Đề tài Quản trị học: Kiểm tra nội bộ trong doanh nghiệp

TRƯỜNG CĐ CNTT HỮU NGHỊ VIỆT HÀN KHOA THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ d&c TIỂU LUẬN MÔN HỌC QUẢN TRỊ HỌC Đề tài: KIỂM TRA NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP GVHD : Nguyễn Thị Kim Ánh SVTH : Trương Thị Hòa Lớp : CCTM03F Đà Nẵng, tháng 5 năm 2010 LỜI MỞ ĐẦU Trong một tổ chức bất kỳ, sự thống nhất và xung đột quyền lợi chung - quyền lợi riêng của người sử dụng lao động với người lao động luôn tồn tại song hành. Nếu không có hệ thống kiểm soát nội bộ, làm thế nào để người lao động không vì quyền lợi riêng của mình mà làm những điều thiệt hại đến lợi ích chung của toàn tổ chức, của người sử đụng lao động? Làm sao quản lý được các rủi ro? Làm thế nào có thề phân quyền, ủy nhiệm, giao việc cho cấp dưới một cách chính xác, khoa học chứ không phải chỉ dựa trên sự tin tưởng cảm tính? Mục đích của việc kiểm tra này giúp hệ thống kiểm tra vững mạnh hơn sẽ đem lại cho tổ chức nhiều lợi ích; kiểm tra nội bộ được thiết lập giúp cho doanh nghiệp đạt được mục tiêu lợi nhuận đã đề ra; kiểm tra sẽ giúp cho các nhà quản trị sẽ ứng phó kịp thời với những thay đổi trong kinh tế và môi trường cạnh tranh; tăng cương tính hiệu quả của hoạt động trong doanh nghiệp. Nội dung của đề tài gồm 3 phần chính : Phần I Khái quát về kiểm tra Phần II Nội dung về kiểm tra nội bộ Phần III Sự hiệu quả của kiểm tra nội bộ Trong quá trình làm đề tài có sự hướng dẫn của cô giáo: Nguyễn Thị Kim Ánh.Tuy vậy, đề tài không tránh khỏi những thiếu sót, kính mong quý thầy cô góp ý kiến để đề tài hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn! MỤC LỤC PHẦN I: KHÁI QUÁT VỀ KIỂM TRA 1.1. Chức năng kiểm tra 1.1.1. Kiểm tra là gì? Kiểm tra là một tiến trình đo lường kết quả thực hiện so sánh với những điều đã được họach định, đồng thời sửa chữa và chấn chỉnh những sai lầm để đảm bảo công việc đạt được mục tiêu theo như kế họach hoặc các quyết định đặt ra để đạt được các Như vậy, kiểm tra là chức năng của mọi nhà quản trị, từ nhà quản trị cao cấp đến các nhà quản trị cấp cơ sở trong một xí nghiệp. mặc dù qui mô của đối tượng kiểm tra và tầm quan trọng của sự kiểm tra thay đổi tùy theo cấp bậc của nhà quản trị, tất cả mọi nhà quản trị đều có trách nhiệm thực hiện các mục tiêu đã đề ra, do đó chức năng kiểm tra là chức năng cơ bản đối với mọi nhà quản trị. 1.1.2. Mục đích kiểm tra - Bảo đảm kết quả đạt được phù hợp với mục tiêu của tổ chức.  - Bảo đảm các nguồn lực của tổ chức được sử dụng một cách hữu hiệu.  - Làm sáng tỏ và đề ra những kết quả mong muốn chính xác hơn.  - Xác định và dự đóan những chiều hướng chính và những thay đổi cần thiết trong các vấn đề như: thị trường, sản phẩm, tài nguyên, tiện nghi, cơ sở vật chất …  - Phát hiện kịp thời những vấn đề và những đơn vị bộ phận chịu trách nhiệm. - Làm đơn giản hóa các vấn đề ủy quyền, chỉ huy, quyền hành và trách nhiệm.  - Phác thảo các tiêu chuẩn tường trình báo cáo để lọai bớt những gì ít quan trọng. - Phổ biến những chỉ dẫn cần thiết một cách liên tục để cải tiến sự hòan tất công tác tiết kiệm thời gian, công sức của mọi người để gia tăng năng suất và đem lại lợi nhuận cao. 1.1.3. Tác dụng cua kiểm tra Sự theo dõi thường xuyên công việc và sử dụng các biện pháp kiểm tra sẽ làm nhẹ bớt gánh nặng của cấp chỉ huy phải thường xuyên theo dõi và giải thích báo cáo. Kiểm tra là khâu sau cùng trong khâu họach định, cơ cấu tổ chức thực hiện và điều khiển nhân viên và động viên họ. một nhà quản trị hữu hiệu cần phài theo dõi để biết chắc những công việc mà nhân viên phải làm, những mục tiêu mà họ cần phải đạt, thực sự họ được làm và đã đạt. Song công tác kiểm tra không phải là viên thuốc thần chữa được bách bệnh, giải quyết được mọi vấn đế. Tự nó không giải quyết được gì cả mà chỉ phát huy tác dụng nếu nó được nhà quản trị sử dụng một cách khéo léo, nghĩa là phải có năng lực giải thích các số liệu thống kê và các bảng biểu mà hình thức nội dung đã được phác họa một cách cẩn thận. 1.1.4. Các nguyên tắc để xây dựng cơ chế kiểm tra Trong tác phẩm “Các vấn đề cốt yếu của quản lý”, của các giáo sư Kontz và O’Donnell của đại học California đã liệt kê các nguyên tắc mà các nhà quản trị nên tuân theo để xây dưng cơ chế kiểm tra. Gồm có 7 nguyên tắc: 1. Cơ chế kiểm tra phải được thiết kế căn cứ trên kế họach họat động của doanh nghiệp, và căn cứ theo cấp bậc của đối tượng được kiểm tra. 2.Công việc kiểm tra phải được thiết kế theo đặc điểm cá nhân của nhà quản lý. 3. Sự kiểm tra phải được thực hiện ở những điểm trọng yếu. 4.Việc kiểm tra phải khách quan. 5.Hệ thống kiểm tra phải phù hợp với bầu không khí của tổ chức . 6. Việc kiểm tra cần phải tiết kiệm và công việc kiểm tra phải tương xứng với chi phí của nó. 7.Việc kiểm tra phải đưa đến hành động. 1.1.5. Quy trình kiểm tra Xác định các tiêu chuẩn và lựa chọn phương pháp đo lường. Đo lường và đánh giá các sai lệch Hành động điều chỉnh sai lệch Điều chỉnh Phản hồi 1.2 .Các hình thức thực hiện chức năng kiểm tra 1.2.1. Kiểm tra dự phòng - Nhằm tiên liệu trước việc sai sót có thể sẽ xảy ra trừ khi phải có biện pháp để điều chỉnh ngay trong hiện tại.  - Rất cần thiết do tiến trình lâu dài của hoạt động kiểm tra 1.2.2. Kiểm tra hiện hành - Giúp sửa chữa kịp thời những khó khăn mới phát sinh -   Thực hiện bằng giám thị trực tiếp 1.2.3. Kiểm tra thông tin phản hồi - Xảy ra sau hoạt động. - Có sai lệch rồi quản lý mới biết. -  Nhờ hình thức này mà người quản lý có thể có được những tin tức với nội dung có ý nghĩa về hiệu quả của công tác hoạch định. 1.2.4. Kiểm tra trọng yếu - Phải là những điểm có tác dụng hạn chế sự hoạt động bình thường của tổ chức.  - Chọn đúng điểm trọng yếu là nghệ thuật. 1.2.5. Kiểm tra hành vi 1.2.5.1. Nội dung kiểm tra hành vi - Dùng những tiêu chuẩn tuyệt đối nhân viên được đánh giá theo một tiêu chuẩn cố định chứ không phải so sánh người này với người khác. - Dùng những tiêu chuẩn tương đối so sánh người này với người khác. - Quản lý bằng mục tiêu của họ, và đánh giá họ qua trao đổi. 1.2.5.2. Những hình thức kiểm tra quản lý trực tiếp -  Nhân viên làm tốt thưởng -  Nhân viên làm việc không có kết quả thì tìm nguyên nhân. Nếu do năng lực thì bồi huấn, nếu do động cơ thì kích thích. Nếu hai biện pháp trên vô hiệu thì kỹ luật gồm khiển trách, đình chỉ công tác, chuyển công tác khác có mức lương thấp hơn, sa thải. 1.5.2.3. Những hình thức thay thế cho kiểm tra trực tiếp - Chọn lọc - Văn hóa tổ chức - Tiêu chuẩn hóa - Huấn luyện PHẦN II: NỘI DUNG VỀ KIỂM TRA NỘI BỘ 1.3. Hệ thống kiểm tra nội bộ trong doanh nghiệp và tổ chức 1.3.1. Định nghĩa kiểm tra nội bộ? “Quy trình do hội đồng quản trị, ban điều hành và các cá nhân thực thi, được xây dựng nhằm đưa ra sự đảm bảo ở mức độ hợp lý đối với mục đích đạt được của những nội dung: (i) Tính hiệu quả và hiệu năng của quá trình hoạt động; (ii) Mức độ tin cậy của các báo cáo tài chính; và (iii) Tính tuân thủ các quy định và luật pháp hiện hành.” 1.3.2. Hệ thống kiểm tra nội bô hoạt động ra sao? Hệ thống kiểm tra nội bộ có nhiệm vụ tìm hiểu hệ thống quản lý của công ty, bao gồm cả những hoạt động chính thức hoặc không chính thức, nhằm đưa ra quy định, hướng dẫn về các nhân tố có thể tác động đến hoạt động kinh doanh. Theo nghĩa rộng, kiểm tra nội bộ bao gồm thủ tục quản lý trang thiết bị hoặc những công cụ kiểm tra sản xuất, kinh doanh và phân phối của công ty. Thông tin của người chịu trách nhiệm kiểm tra nội bộ thường được thu thập và tổng hợp từ nhiều nguồn khác nhau như trao đổi với nhân viên cơ sở, điều tra thông qua bảng câu hỏi, bằng thực tế … Sau đó họ ghi lại những thông tin sơ bộ dưới dạng biểu đồ hình cột mô tả, tường thuật hoặc kết hợp cả hai hình thức trên nhằm đưa ra được một hình ảnh cụ thể để phục vụ cho công tác kiểm tra. Phòng kiểm tra nội bộ là một bộ phận thuộc bộ máy điều hành, có chức năng hỗ trợ cho giám đốc công ty, giám sát mọi hoạt động trong công ty, đảm bảo mọi nhân viên thực hiện đúng nội quy, quy chế của công ty. Ngoài ra, bộ phận này còn có nhiệm vụ phải báo cáo kịp thời kết quả kiểm tra, kiểm tra nội bộ và đề xuất các giải pháp kiến nghị cần thiết nhằm đảm bảo cho mọi hoạt động an toàn đúng pháp luật. 1.3.3. Những dấu hiệu bất ổn của việc kiểm tra nội bộ Đây là vấn đề đặc biệt quan trọng. Nếu nhận thấy ở bộ phận kiểm tra nội bộ của công ty mình tồn tại một trong những dấu hiệu dưới đây, thì bạn cần dành nhiều thời gian hơn để chấn chỉnh: Không có quy trình hoạt động bằng văn bản rõ ràng: công việc chỉ được điều hành theo “khẩu lệnh”, lúc nhớ thì kiểm tra, lúc quên lại thôi. Khi nhân viên chấp nhận làm việc“không công”. Có thể họ đang lợi dụng một kẽ hở nào đó trong hệ thống quản lý của công ty để kiếm lợi cho mình. Có sự chồng chéo giữa các phòng ban, không có sự trao đổi thông tin, khi có sai sót xảy ra thì các bộ phận đùn đẩy trách nhiệm cho nhau. Không yên tâm về tài chính công ty. Có lẽ đây là dấu hiệu đáng ngại nhất cho thấy hệ thống kiểm tra nội bộ của bạn đang có trục trặc. Hãy xem xét ngay lập tức hệ thống kiểm tra nội bộ, nếu bạn cảm thấy không an tâm trong thu chi tài chính của công ty. Thậm chí có khi bạn không biết hoạt động kinh doanh của công ty lãi hay lỗ, cho dù trên giấy tờ hợp đồng mua bán, văn bản tài chính vẫn thấy lợi nhuận. Bảng 1.1.3. Phương pháp đánh giá tinh hiệu quả của kiểm tra Tiêu chuẩn Mức độ đánh giá Hoàn toàn không Không chắc chắn Trung bình Khá Hoàn toàn chắc chắn Hệ thống kiểm tra gắn liền với kết quả mong muốn. 1 2 3 4 5 Khách quan 1 2 3 4 5 Toàn diện 1 2 3 4 5 Đúng thời điểm 1 2 3 4 5 Có thể chấp nhận được 1 2 3 4 5 Qua bảng cho thấy, kiểm tra có thể thoả mãn các tiêu chuẩn: kiểm tra gắn liền với những kết quả mong muốn, tính khách quan, tính toàn diện, đúng thời điểm và có thể chấp nhận được.Bảng này còn ngụ ý rằng một hệ thống kiểm tra cần được thiêt kế và đánh giá theo những điều kiệncủa 5 tiêu chuẩn Tổng số điểm thu được qua đánh giá được xếp hạng từ thấp (5điểm) đến cao (25 điểm) Tổng số điểm càng cao, thì tính hiệu quả kiểm tra càng cao. Một hệ thống kiểm tra không đáp ứng năm tiêu chuẩn có thể gây ra những thiệt hại cho tổ chức hơn là đem lại hiệu quả cho nó. Sau đây là mô hình kiểm tra hiệu chỉnh cho phép nhà quản trị khám phá và diều chỉnh những lệch lạc so với mục tiêu ,kế hoạch và tiêu chuẩn đã được thiềt lập của doanh nghiệp.Qúa trình này phụ thuộc rất nhiều vào thông tin phản hồi và phản ứng của kiểm tra. Bắt đầu Xác định hệ thống con Nhận diện các đặc điểm Thiết lập các tiêu chuẩn Thu thập thông tin Tiến hành so sánh Chẩn đoán và hiệu chỉnh 1.4. Các thành phần hệ thống kiểm tra nội bộ Một hệ thống kiểm tra được coi là hữu hiệu được thiết kế bao gồm năm cấu phần sau đây nhằm trợ giúp doanh nghiệp và tổ chức đạt hoạch mục tiêu,chiến lược hay kế hoạch đã đề ra: 1.4.1. Môi trường kiểm tra Môi trường kiểm tra đặt ra nền tảng ý thức của doanh nghiệp có tác động đến ý thức kiểm tra của cán bộ nhân viên trong doanh nghiệp. Môi trường kiểm tra cũng phản ánh phần nào văn hóa của một doanh nghiệp. Môi trường kiểm tra là nền tảng cho các cấu phần khác trong hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp nhằm xây dựng những nguyên tắc và cơ cấu hoạt động phù hợp. Nói đến môi trường kiểm tra, người ta hay đề cập đến những vấn đề như: - Tính chính trực và những giá trị đạo đức trong doanh nghiệp - Năng lực chuyên môn của cán bộ nhân viên trong doanh nghiệp - Sự hiện hữu và chất lượng của hội đồng quản trị và ủy ban kiểm toán trong doanh nghiệp - Triết lý kinh doanh và phong làm việc của ban lãnh đạo doanh nghiệp - Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp - Công tác phân công quyền hạn và trách nhiệm trong doanh nghiệp - Các chính sách và thủ tục về nguồn nhân lực trong doanh nghiệp Ví du: Nhận thức của các nhà quản lý về liêm chính và đạo đức nghề nghiệp, về việc cần thiết phải tổ chức bộ máy hợp lý, về việc phân công, ủy nhiệm rõ ràng, về việc ban hành bằng văn bản các nội quy, quy chế, quy trình kinh doanh ... Một môi trường kiểm tra tốt sẽ là nền tảng cho sự hoạt động hiệu quả của hệ thống kiểm tra nội bộ. 1.4.2. Đánh giá rủi ro Đánh giá rủi ro bao gồm việc xác định và phân tích những rủi ro có liên quan đến quá trình hướng tới mục tiêu của doanh nghiệp làm nền tảng cho việc xác định cách thức xử lý rủi ro. Dù cho quy mô, cấu trúc, loại hình hay vị trí địa lý khác nhau, nhưng bất kỳ công ty nào cũng có thể bị tác động bởi các rủi ro xuất hiện từ các yếu tố bên trong hoặc bên ngoài. - Các yếu tố bên trong: Sự quản lý thiếu minh bạch, không coi trọng đạo đức nghề nghiệp. Chất lượng cán bộ thấp, sự cố hỏng hóc của hệ thống máy tính, của trang thiết bị, hạ tầng cơ sở. Tổ chức và cở sở hạ tầng không thay đổi kịp với sự thay đổi, mở rộng của sản xuất. Chi phí cho quản lý và trả lương cao, thiếu sự kiểm tra, kiểm soát thích hợp hoặc do xa Công ty mẹ hoặc do thiếu quan tâm... - Các yếu tố bên ngoài: Thay đổi công nghệ làm thay đổi quy trình vận hành. Thay đổi thói quen của người tiêu dùng làm các sản phẩm và dịch vụ hiện hành bị lỗi thời. Xuất hiện yếu tố cạnh tranh không mong muốn tác động đến giá cả và thị phần. Sự ban hành của một đạo luật hay chính sách mới, ảnh hưởng đến hoạt động của tổ chức... Để tránh bị thiệt hại do các tác động từ yếu tố bên trong lẫn bên ngoài, bạn cần thường xuyên xác định mức độ rủi ro hiện hữu và tiềm ẩn, phân tích ảnh hưởng của chúng, kể cả tần suất xuất hiện, từ đó vạch ra các biện pháp quản lý và giảm thiểu tác hại của chúng. Bên cạnh đó, hệ thống thông tin và truyền thông nội bộ của công ty bạn cần được tổ chức sao cho có thể bảo đảm tính chính xác, kịp thời, đầy đủ, xác thực, dễ nắm bắt và đến đúng người có trách nhiệm. Thông qua việc xác định mục tiêu đề ra ở cả cấp độ tổng thể doanh nghiệp và cấp độ quy trình hay các bộ phận chức năng, doanh nghiệp có thể xác định được những yếu tố chủ yếu dẫn đến thành công và sau đó xác định những rủi ro gây ảnh hưởng đến những yếu tố thành công này. 1.4.3. Những hoạt động kiểm tra Những hoạt động kiếm tra được thể hiện dưới dạng các chính sách và thủ tục nhằm đảm bảo rằng những định hướng của lãnh đạo được thực thi. Những hoạt động kiểm tra cũng đảm rằng những biện pháp cần thiết được đưa ra để xử lý những rủi ro làm ảnh hưởng đến quá trình đạt mục tiêu của doanh nghiệp. Các hoạt động kiểm tra có mặt ở khắp mọi nơi trong doanh nghiệp ở mọi cấp độ trong các bộ phận chức năng của doanh nghiệp. Các hoạt động kiểm tra thường bao gồm các công việc như: - Phê duyệt - Ủy quyền - Kiểm tra - Đối chiếu - Soát xét hoạt động - Bảo vệ tài sản - Phân công trách nhiệm Những hoạt động kiểm tra có thể được gộp thành hai nhóm chính đó là kiểm tra phòng ngừa và kiểm tra phát hiện. Kiểm tra phòng ngừa được thể hiện ở việc thiết lập những chính sách và thủ tục mang tính chuẩn mực, phân công trách nhiệm hợp lý và ủy quyền, phê duyệt. Kiểm tra phát hiện được thể hiện dưới dạng thực hiện báo cáo đặc biệt, đối chiếu hay kiểm tra định kỳ. 1.4.4. Thông tin và trao đổi thông tin Thông tin được thu thập bên trong và bên ngoài doanh nghiệp nhằm cung cấp cho lãnh đạo với những nội dung về hoạt động của doanh nghiệp liên quan đến những mục tiêu đã được đề ra. Thông tin được cung cấp chi tiết, kịp thời và đúng đối tượng để có thể trợ giúp người được cung cấp thông tin hoàn thành trách nhiệm một cách hiệu quả và hữu hiệu. Việc trao đổi thông tin phải được thực hiện đầy đủ, đúng lúc xuyên suốt trong toàn bộ doanh nghiệp. Những kênh thông tin cởi mở, hữu hiệu cần được thiết lập giữa doanh nghiệp với khách hàng, nhà cung cấp và các đối tác khác nhằm trao đổi thông tin. 1.4.5. Giám sát và thẩm định Giám sát là quy trình do người có trách nhiệm thực hiện đánh giá kịp thời những thiết kế và hoạt động của hệ thống kiểm tra qua đó đưa ra những hành động cần thiết. Giám sát được thực hiện thông qua các hình thức như: - Giám sát thường xuyên - Đánh giá độc lập - Báo cáo những sai sót Đây là quá trình theo dõi và đánh giá chất lượng thực hiện việc kiểm tra nội bộ để đảm bảo nó được triển khai, điều chỉnh khi môi trường thay đổi, cũng như được cải thiện khi có khiếm khuyết. Ví dụ : Thường xuyên rà soát và báo cáo về chất lượng, hiệu quả hoạt động của hệ thống kiểm nội bộ, đánh giá và theo dõi việc ban lãnh đạo cũng như tất cả nhân viên có tuân thủ các chuẩn mực ứng xử của công ty hay không… Toàn bộ năm cấu phần này vận hành tạo thành một nền tảng vững chắc cho hệ thống kiểm tra nội bộ trong doanh nghiệp đặt trong bối cảnh của lãnh đạo trực tiếp, những giá trị được chia sẻ và một văn hóa doanh nghiệp chú trọng đến tính chịu trách nhiệm và kiểm tra. Trong khi đó, những rủi ro khác nhau mà doanh nghiệp phải đối mặt được xác định và đánh giá định kỳ ở các cấp độ và các bộ phận chức năng khác nhau trong doanh nghiệp. Những hoạt động kiểm tra và những cơ chế tương ứng sẽ được chủ động thiết lập nhằm đối phó và hạn chế những rủi ro trọng yếu. Những thông tin quan trọng liên quan đến việc xác định rủi ro phục vụ doanh nghiệp đạt được mục tiêu được trao đổi thông qua những kênh khác nhau theo chiều dọc từ trên xuống dưới và ngược lại cũng như chiều ngang trong toàn bộ doanh nghiệp. Hệ thống kiểm soát nội bộ được giám sát thường xuyên và những vấn đề nảy sinh được xử lý kịp thời. Hiện tại, có một số ý kiến cho rằng các doanh nghiệp của Việt Nam chưa nhận thức rõ tầm quan trọng của kiểm tra nội bộ hoặc chưa xây dựng cho mình những hệ thống kiểm tra nội bộ hữu hiệu. Điều này cũng dễ hiểu bởi nhiều doanh nghiệp đang trong giai đoạn chuyển đổi từ một hình thái kinh tế cũ sang một hệ thống vận hành mới hoặc như cũng nhiều doanh nghiệp mới hoạt động đang phải lo toan vật lộn với cuộc sống “cơm áo gạo tiền” hàng ngày của doanh nghiệp trong một môi trường tồn tại “thách thức” nhiều hơn “cơ hội”. Với nguồn lực có hạn, doanh nghiệp phải giành cho mình những ưu tiên mang tính thiết yếu hơn. Hơn nữa, việc thiết lập những thiết kế hệ thống trong đó có kiểm tra nội bộ hoàn toàn thuộc trách nhiệm của doanh nghiệp. Những đòi hỏi của những đối tác bên trong doanh nghiệp như cổ đông hay cán bộ nhân viên cũng như những đối tác bên ngoài doanh nghiệp như khách hàng, nhà cung cấp hay công chúng là những cổ đông tiềm năng cũng là những sức ép buộc doanh nghiệp phải có những thiết kế hữu hiệu. Với trách nhiệm bảo vệ thị trường, nhà nước cũng có những quy định bắt buộc doanh nghiệp phải có những thiết kế quản trị công ty phù hợp đặc biệt khi tham gia thị trường chứng khoán như quy định của Điều 28 trong Dự thảo Luật chứng khoán đang trong quá trình thẩm định. PHẦN III: SỰ HIỆU QUẢ CỦA KIỂM TRA NỘI BỘ 1.5. Để hệ thống kiểm tra nội bộ thực sự có hiệu quả Rất khó để tìm ra một công thức chung giúp bạn khắc phục những yếu kém của hệ thống kiểm tra trong công ty bạn. Tuỳ từng công ty, tuỳ từng khuyết điểm mà bạn cần có những biện pháp riêng biệt. Chẳng hạn như đối với việc kiểm tra hoạt động chi tiêu trong công ty, bạn cần phải tìm được cách kiểm tra tối ưu phù hợp nhất với đặc điểm của công ty, vì đây là thứ tài sản dễ bị thất thoát nhất. Theo nhiều chuyên gia tài chính thì bạn đừng bao giờ để kế toán trưởng vừa là người duyệt chi, vừa là người ghi sổ sách. Bạn phải lập một quy trình quản lý thật chặt chẽ và không nên có ngoại lệ: bất kỳ phòng ban nào trong công ty muốn chi đều phải lập giấy đề xuất chi, chuyển đến người có trách nhiệm duyệt. Sau khi có chữ ký đồng ý của người có thẩm quyền, kế toán viên mới lập phiếu chi và ra lệnh chi. Lúc đó thủ quỹ mới chi tiền. Còn nếu cẩn thận hơn thì bạn nên tách luôn bộ phận thủ quỹ ra khỏi phòng kế toán, hoặc sử dụng ngân hàng làm thủ quỹ. Còn đối với hoạt động giám sát nguyên vật liệu, một cách thức khá hiệu quả để hạn chế tình trạng nhân viên ăn cắp nguyên vật liệu là hai biện pháp song song: kiểm tra đột xuất và trả lương cao. Bạn nên trả lương thật cao cho những người làm ở bộ phận này, đồng thời nói rõ rằng nếu công ty phát hiện người đó có dấu hiệu gian lận hay ǎn chênh lệch với nhà cung cấp, anh ta sẽ bị sa thải ngay. Như vậy nghĩa là họ sẽ mất đi một chỗ làm tốt nếu để cho lòng tham làm mờ mắt. Bên cạnh đó, bạn nhất thiết phải có những kênh thông tin riêng của mình để giám sát hoạt động xuất nhập nguyên vật liệu. Trong kinh doanh thường nhật, quy trình kiểm tra chéo hệ thống bán hàng, kế toán và thủ kho là rất cần thiết và không thể tách rời. Bộ phận bán hàng sẽ là nơi thống nhất giá với khách đặt hàng. Để công việc này được thuận tiện, bạn nên quy định rõ ràng khung giá cho các nhân viên bán hàng tự quyết hoặc phải trình giám đốc quản lý. Sau đó các nhân viên bán hàng viết phiếu xuất, chuyển qua thủ kho. Trên tờ phiếu này bắt buộc phải có chữ ký của trưởng phòng hoặc một phó phòng được uỷ quyền nào đó thì thủ kho mới xuất hàng và ký vào đó. Tờ phiếu này có ba liên: phòng bán hàng giữ liên một để theo dõi, đôn đốc việc thu nợ; thủ kho giữ liên hai để theo dõi việc thực xuất, thực nhập; liên ba được chuyển sang phòng kế toán để ghi vào sổ sách và theo dõi công nợ. Về phía các nhà quản lý trong công ty, họ có trách nhiệm thành lập, điều hành và giám sát hệ thống kiểm tra nội bộ sao cho phù hợp với mục tiêu của công ty. Để hệ thống này vận hành tốt, các nhà quản lý cần tuân thủ một số nguyên tắc như: xây dựng một môi trường văn hóa chú trọng đến sự liêm chính, đạo đức nghề nghiệp cùng với những quy định rõ ràng về trách nhiệm, quyền hạn và quyền lợi; xác định rõ các hoạt động tiềm ẩn nguy cơ rủi ro cao; bất kỳ thành viên nào của công ty cũng phải tuân thủ hệ thống kiểm tra nội bộ; quy định rõ ràng trách nhiệm kiểm tra và giám sát; tiến hành định kỳ các biện pháp kiểm tra độ Ngoài việc thiết lập các quy chế kiểm tra ngang - dọc hay kiểm tra chéo giữa hệ thống các phòng ban, nhiều công ty còn lập thêm phòng kiểm tra kiểm toán nội bộ và một ban kiểm tra với nhiệm vụ phát hiện những sai sót của ban điều hành, kiểm tra các hợp đồng có đúng thủ tục, đủ điều kiện chưa, kiểm tra kho quỹ để biết tiền có bị chiếm dụng không... nhằm ngǎn ngừa đến mức thấp nhất những rủi ro. Ở các công ty lớn trên thế giới, kiểm tra nội bộ do giám đốc tài chính phụ trách, còn đối với các công ty nhỏ thì chính giám đốc điều hành sẽ thực hiện. 1.6.Làm thế nào để kiểm tra nội bộ hiệu quả? Ban giám đốc có trách nhiệm thành lập, điều hành và kiểm tra hệ thống kiểm tra nội bộ phù hợp với mục tiêu của tổ chức. Để hệ thống này vận hành tốt, cần tuân thủ một số nguyên tắc như: Xây dựng một môi trường văn hóa chú trọng đến sự liêm chính, đạo đức nghề nghiệp cùng với những quy định rõ ràng về trách nhiệm, quyền hạn và quyền lợi. Các quy trình hoạt động và kiểm soát nội bộ được văn bản hóa rõ ràng và được truyền đạt rộng rãi trong nội bộ tổ chức. Xác định rõ các hoạt động tiềm ẩn nguy cơ rủi ro cao. Mọi hoạt động quan trọng phải được ghi lại bằng văn bản. Bất kỳ thành viên nào của tổ chức cũng phải tuân thủ hệ thống kiểm tra nội bộ. Quy định rõ ràng trách nhiệm kiểm tra và giám sát. Tiến hành định kỳ các biện pháp kiểm tra độc lập. Định kỳ kiểm tra và nâng cao hiệu quả của các biện pháp kiêm tra nội bộ. Công ty bạn có định hướng phát triển tốt, có chiến lược kinh doanh khôn khéo và bạn cũng có một đội ngũ nhân viên giỏi nghề. Thật tuyệt vời! Nhưng bạn có dám chắc rằng những ý tưởng của bạn sẽ được mọi người thực thi một cách hoàn hảo, nghĩa là đem lại hiệu quả và thành công như mong muốn? Và điều quan trọng hơn cả là làm cách nào để ngăn chặn những việc làm gian dối, không minh bạch của nhân viên? Với tư cách là người chủ doanh nghiệp, bạn có cho rằng việc thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ là cần thiết? 1.7 .Ý nghĩa của việc kiểm tra nội bộ. Một thực trạng khá phổ biến hiện nay là phương pháp quản lý của nhiều công ty còn lỏng lẻo, khi các công ty nhỏ được quản lý theo kiểu gia đình, còn những công ty lớn lại phân quyền điều hành cho cấp dưới mà thiếu sự kiểm tra đầy đủ. Cả hai mô hình này đều dựa trên sự tin tưởng cá nhân và thiếu những quy chế thông tin, kiểm tra chéo giữa các bộ phận để phòng ngừa gian lận. - Thiết lập một hệ thống kiểm tra nội bộ chính là xác lập một cơ chế giám sát mà ở đó bạn không quản lý bằng lòng tin, mà bằng những quy định rõ ràng nhằm: - Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong kinh doanh (sai sót vô tình gây thiệt hại, các rủi ro làm chậm kế hoạch, tăng giá thành, giảm chất lượng sản phẩm...), - Bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mất mát, hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp… - Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính, - Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy của công ty cũng như các quy định của luật pháp, - Đảm bảo sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu đặt ra, - Bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư, cổ đông và gây dựng lòng tin đối với họ. KẾT LUẬN Theo đánh giá của nhiều chuyên gia, phần lớn các doanh nghiệp chưa hiểu rõ sự cần thiết, lợi ích cũng như cách xây dựng, tổ chức và vận hành bài bản một hệ thống kiểm tra nội bộ. Công tác kiểm tra, kiểm tra thường chồng chéo, phiến diện, chứ ít chú trọng kiểm tra, kiểm soát toàn bộ hoạt động của tổ chức, lấy ngăn chặn, phòng ngừa là chính. Đây là một trong các điểm yếu mà các doanh nghiệp cần khắc phục để nâng cao sức cạnh tranh khi hội nhập vào nền kinh tế toàn cầu.t toàn bộ hoạt động của tổ chức, lấy ngăn chặn, phòng ngừa là chính. Đây là một trong các điểm yếu mà các doanh nghiệp cần khắc phục để nâng cao sức cạnh tranh khi hội nhập vào nền kinh tế toàn cầu.Tỷ số kinh tế - tài chính và kết quả cuối cùng với thói quen tìm lỗi, đổ trách nhiệm chứ ít chú trọng kiểm tra, kiểm tra toàn bộ hoạt động của tổ chức, lấy ngăn chặn, phòng ngừa là chính. Đây là một trong các điểm yếu mà các doanh nghiệp cần khắc phục để nâng cao sức cạnh tranh khi hội nhập vào nền kinh tế toàn cầu. Trong điều kiện hạn chế về thời gian, điều kiện nghiên cưú và khả năng bản thân có hạn nên bài tiểu luận này không tránh khỏi những thiếu sót . Hơn nữa , môi trường kinh doanh luôn luôn biến đổi không ngừng nên chiến lược cũng phải điều chỉnh cho phù hợp với điều kiện tình hình mới. Vì vậy, em rất mong nhận được sự thông cảm và ý kiến đóng góp của quý thầy (cô) để bài tiểu luận có tính thuyết phục và hoàn thiện hơn. TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Nguyễn Hải Sơn, 2003, Quản trị học, NXB Thống Kê,TP Hồ Chí Minh. 2. Giáo trình Quản trị chiến lược - PGS. TS. Lê Văn Tâm 3. Giáo trình Quản trị học - TS. Trần Anh Tài. 4. Giáo trình hoạch định kinh doanh - ThS. Đoàn Nghiệp - ThS. Nguyễn Thị Nguyệt. 5. Thời báo Kinh tế Việt Nam.