Đề tài Qui trình giao nhận sản phẩm phế liệu nhập khẩu để sản xuất giấy tại công ty cổ phần kho vận miền Nam – Sotrans

TRƯỜNG ĐH NGOẠI THƯƠNG CƠ SỞ II TẠI TP.HCM CHUYÊN NGÀNH: KINH TẾ ĐỐI NGOẠI BÁO CÁO THỰC TẬP GIỮA KỲ ĐỀ TÀI: QUI TRÌNH GIAO NHẬN SẢN PHẨM PHẾ LIỆU NHẬP KHẨU ĐỂ SẢN XUẤT GIẤY TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN KHO VẬN MIỀN NAM – SOTRANS Sinh viên thực hiện: ĐINH ĐỨC TÂM Lớp: A16 Khóa: K47E Giảng viên hướng dẫn: Th.S Trần Thị Cẩm Trang TP.HCM, tháng 8/2011 MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU .............................................................................................................. 1 PHẦN 1: CÔNG TY CỔ PHẦN KHO VẬN MIỀN NAM – SOTRANS .................. 2 I. Lịch sử hình thành và phát triển ....................................................................... 2 1. Tổng quan ........................................................................................................ 2 2. Quá trình hình thành và phát triển .................................................................... 3 2.1. Giai đoạn thành lập (1975 – 1987) ............................................................... 3 2.2. Giai đoạn hội nhập (1988 – 1991) ................................................................ 3 2.3. Giai đoạn phát triển (1992 - nay).................................................................. 4 II. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức nhân sự .................................................. 5 1. Chức năng, nhiệm vụ ....................................................................................... 5 2. Cơ cấu tổ chức nhân sự ................................................................................... 6 III. Tình hình kinh doanh của công ty trong những năm gần đây ............................ 9 PHẦN 2: XÍ NGHIỆP DỊCH VỤ KHO VẬN GIAO NHẬN - SOTRANS F&W .. 12 I. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức nhân sự ................................................ 12 1. Chức năng, nhiệm vụ ..................................................................................... 12 2. Cơ cấu tổ chức nhân sự .................................................................................. 13 II. Công việc được giao ...................................................................................... 14 PHẦN 3: NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN SẢN PHẨM PHẾ LIỆU NHẬP KHẨU ĐỂ SẢN XUẤT GIẤY TẠI XÍ NGHIỆP DỊCH VỤ KHO VẬN GIAO NHẬN – SOTRANS F & W ..................................................................................................... 15 I. Qui trình giao nhận ........................................................................................ 15 II. So sánh thực tiễn với lý thuyết ....................................................................... 18 III. Kiến nghị đối với việc dạy và học ở Đại học Ngoại thương ............................ 19 KẾT LUẬN ................................................................................................................ 20 LỜI MỞ ĐẦU Kể từ Đại hội Đảng lần thứ VI, Việt Nam chuyển mình từ nền kinh tế theo cơ chế quan liêu bao cấp sang cơ chế thị trường. Với sự thay da đổi thịt này, nền kinh tế của Việt Nam bắt đầu vươn mình phát triển và bành trướng thị trường sang các nước lân cận và thế giới. Mọi hoạt động kinh doanh, sản xuất đều phát triển, các hoạt động kinh tế đối nội, đối ngoại được đẩy mạnh, dòng vốn ra vào trong nước không ngừng xoay vòng. Ngoại thương ngày càng đóng một vai trò quan trọng bởi tính tất yếu và nhiệm vụ của nó trong sự sinh tồn của quốc gia trong cơ chế kinh tế thị trường, một nền kinh tế tuân theo những qui luật khách quan vô hình, và khi nhắc đến ngoại thương thì ta phải nhắc ngay đến hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, kim chỉ nam của nền kinh tế nói chung và của hoạt động kinh tế đối ngoại nói riêng. Việt Nam đang ở trong thời đại toàn cầu hóa, thời đại mà hoạt động giao thương quốc tế là tất yếu và ngày càng được đẩy mạnh, nghiệp vụ giao nhận hàng hóa theo đó cũng đã đang thể hiện vai trò to lớn của mình trong việc khẳng định vị thế và năng lực của quốc gia khi kinh doanh buôn bán với các nước khác. Có thể nói, ngoại thương càng được chú trọng, giao nhận hàng hóa càng hiệu quả thì nền kinh tế càng phát triển, và một trong những công ty giao nhận hàng đầu của Việt Nam, một công ty có 35 năm kinh nghiệp trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, kinh doanh kho bãi, Công ty Cổ phần Kho vận Miền Nam – SOTRANS chính là một điển hình cho tính chuyên nghiệp, năng động và sáng tạo trong quá trình thích ứng với sự chuyển hóa của nền kinh tế. Với thực tế phát triển của nền kinh tế ở nước ta trong giai đoạn toàn cầu hóa hiện nay, với uy tín và tính hiệu quả trong hoạt động giao nhận của SOTRANS, em đã lựa chọn kiến tập ở công ty này với đề tài: “QUI TRÌNH GIAO NHẬN SẢN PHẨM PHẾ LIỆU NHẬP KHẨU ĐỂ SẢN XUẤT GIẤY”. PHẦN 1: CÔNG TY CỔ PHẦN KHO VẬN MIỀN NAM – SOTRANS I. Lịch sử hình thành và phát triển 1. Tổng quan CÔNG TY CỔ PHẦN KHO VẬN MIỀN NAM – SOTRANS được thành lập từ năm 1975 với hệ thống kho và vận chuyển chủ lực của ngành thương mại. Năm 2007 SOTRANS chuyển đổi từ Doanh nghiệp nhà nước sang Công ty cổ phần. SOTRANS hiện đang là một trong những công ty hàng đầu trong ngành giao nhận vận tải quốc tế, giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu và dịch vụ kho đa chức năng tại Việt Nam với 7 đơn vị thành viên hoạt động trong các lĩnh vực này. Ngoài ra, Công ty có hệ thống đại lý tại hơn 70 quốc gia trên thế giới, trong đó tập trung vào các thị trường lớn như Mỹ, Nhật Bản, Hàn Quốc, EU,… Với hệ thống đại lý mạnh và mối quan hệ mật thiết với các hãng tàu uy tín, các dịch vụ của Công ty luôn đảm bảo đúng lịch trình với giá cước phù hợp, đáp ứng yêu cầu riêng của từng khách hàng. Trong năm 2010, Công ty tiếp tục phát triển hoạt động Cảng thông quan nội địa với tổng vốn đầu tư hơn 50 tỉ đồng. Trong tương lai Công ty sẽ tiếp tục phát triển đa ngành với các hoạt động như đầu tư cảng, hậu cần, tiếp vận, trung tâm phân phối, thương mại, văn phòng phức hợp,… Nổi bật nhất trong các thế mạnh của SOTRANS là hệ thống kho ngoại quan và kho chứa hàng đa chức năng với hơn 35 năm kinh nghiệm. Hệ thống kho của SOTRANS hiện có hơn 230.000 m2, nằm tại trung tâm TP. HCM, các khu vực lân cận và các khu công nghiệp tiếp giáp với sông Sài Gòn thuận tiện cho việc vận chuyển hàng hóa bằng đường bộ lẫn đường sông. SOTRANS được Hải quan TP.HCM công nhận là đại lý hải quan mẫu đầu tiên tại Việt Nam. Với tính chuyên nghiệp và vượt trội trong các hoạt động của mình, SOTRANS còn được các tập đoàn đa quốc gia như Scavi, Cargil, Holcim, Uni Presdent, PepsiCo, Samsung, P&G,… lựa chọn là nhà cung ứng dịch vụ giao nhận tại thị trường Việt Nam. - Tên công ty:  Tên tiếng Việt: Công ty Cổ phần Kho vận Miền Nam  Tên tiếng Anh: South Logistics Joint-stock Company  Tên viết tắt: SOTRANS - Biểu tượng: - Trụ sở chính: 1B Hoàng Diệu, Quận 4, TP. Hồ Chí Minh, Việt Nam. - ĐT: (84.8) 3825 3009 - Fax: (84.8) 3826 6593 - Email: info@sotrans.com.vn - Website: www.sotrans.com.vn - Vốn điều lệ: 83.518.570.000 VND - Mã số thuế: 0300645369-002 2. Quá trình hình thành và phát triển: có 3 giai đoạn chính 2.1. Giai đoạn thành lập (1975 – 1987): Ngày 14 tháng 10 năm 1975, công ty Kho Vận Cấp 1 – tiền thân của Công ty CP Kho Vận Miền Nam SOTRANS ngày nay – đã được thành lập trên cơ sở tiếp quản Kho Tồn Trữ Thủ Đức và Nha chuyển vận/ Nha bảo trì thuộc cơ quan tiếp vận trung ương của chính quyền Sài Gòn. Nhiệm vụ chính của Công ty tại thời điểm này là các hoạt động kho bãi, vận chuyển nội địa các mặt hàng nhu yếu phẩm trên tuyến đường Nam – Bắc, tham gia vào quá trình tái thiết đất nước sau thời gian chiến tranh, cũng như làm các nghĩa vụ Quốc tế đối với các nước bạn Lào và Campuchia. Trong thời kỳ này, Công ty là đơn vị đầu ngành trong lĩnh vực kho bãi và vận chuyển nội thương, với hàng trăm xe tải, hàng ngàn tấn phương tiện vận tải ven biển và vận tải đường sông. Trong nhiều năm liền, Công ty đã liên tục hoàn thành vượt mức kế hoạch nhà nước về kho bãi, giao nhận, vận chuyển Nam Bắc và các nghĩa vụ quốc tế. 2.2. Giai đoạn hội nhập (1988 – 1991): - Năm 1990, Công ty thành lập Xí Nghiệp Kinh Doanh Thương Mại, hoạt động trong lĩnh vực sản xuất và kinh doanh dầu nhờn thương hiệu SOLUBE, một hướng đi mới của Công ty sau khi thời kỳ kinh tế kế hoạch hóa tập trung bao cấp đã kết thúc. Cũng trong năm này, bắt kịp với những thay đổi của thị trường, Xí Nghiệp Vận Tải Giao Nhận Kiểm Kiện, sau đó là Liên doanh ShingViệt lần lượt ra đời. 2.3. Giai đoạn phát triển (1992 - nay): - Năm 1992, SOTRANS INTERNATIONAL FREIGHT FORWARDERS (tiền thân của SOTRANS LOGISTICS ngày nay) bắt đầu đi vào hoạt động, đánh dấu một bước tiến quan trọng trong lịch sử công ty. - Năm 1993, văn phòng đại diện Công ty Kho Vận Miền Nam tại Đồng Nai được thành lập. - Năm 1995, SOTRANS là thành viên Phòng Thương Mại và Công Nghiệp Việt Nam (VCCI). - Năm 1996, SOTRANS là thành viên Hiệp hội Giao Nhận Kho Vận Việt Nam (VIFFAS). - Năm 1997, SOTRANS hợp tác với GEMADEPT xây dựng cảng ICD Phước Long 2. Cũng trong thời gian này, Công ty trở thành thành viên Hiệp hội Vận tải Giao nhận Quốc tế (FIATA). - Năm 1999, Chi nhánh Công ty Kho Vận Miền Nam tại Hà Nội được thành lập. - Năm 2000, Chi nhánh Công ty Kho Vận Miền Nam tại Cần Thơ được thành lập. - Năm 2001, hệ thống quản lý chất lượng của Sotrans đã được DNV – một trong những tổ chức quản lý chất lượng có uy tín nhất thế giới - cấp chứng chỉ ISO 9001 phiên bản 2000. - Năm 2002, Văn phòng đại diện Công ty Kho Vận Miền Nam tại Bình Dương được thành lập. Mặt khác, Công ty cũng tham gia tích cực các hoạt động cộng đồng như quỹ vì người nghèo, quỹ khuyến học, các công tác từ thiện, chương trình “đền ơn đáp nghĩa” phụng dưỡng Bà mẹ Việt Nam anh hùng,… nên cũng trong năm này, SOTRANS được nhà nước trao tặng Huân Chương Lao Động Hạng Ba. - Năm 2004, SOTTRANS là thành viên Hiệp Hội Vận Tải Hàng Không Quốc Tế (IATA). - Năm 2005, SOTRANS được nhà nước trao tặng Huân Chương Lao Động Hạng Nhì. - Năm 2007, SOTRANS được chuyển đổi thành Công ty Cổ phần với tên mới là CÔNG TY CỔ PHẦN KHO VẬN MIỀN NAM. - Năm 2010, SOTRANS thành lập 3 bộ phận quan trọng là Xí nghiệp GNVT Quốc Tế Tiêu Điểm (Sotrans Focus), Cảng kho vận (Sotrans ICD) và Xí nghiệp Vật tư Xăng dầu (Sotrans Petrol). II. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức nhân sự 1. Chức năng, nhiệm vụ Như đã đề cập từ trước, CÔNG TY KHO VẬN MIỀN NAM – SOTRANS là một doanh nghiệp nhà nước trực thuộc Bộ Thương Mại được thành lập vào năm 1975 với chức năng kinh doanh về giao nhận vận tải hàng hóa quốc tế bằng đường biển, hàng không và đường bộ từ Việt Nam đến các nơi trên thế giới và ngược lại. Đến năm 2007, SOTRANS được chuyển đổi thành Công ty Cổ phần với tên mới là CÔNG TY CỔ PHẦN KHO VẬN MIỀN NAM. Hiện nay, Công ty có một số hoạt động kinh doanh chính như sau: - Dịch vụ giao nhận vận tải quốc tế - Dịch vụ kho đa chức năng - Sản xuất, kinh doanh xăng, dầu, nhớt - Dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khấu Chức năng của Công ty là cung cấp các dịch vụ trọn gói về khai báo Hải Quan hàng hóa xuất nhập khẩu thương mại và phi thương mại, giao nhận, đóng gói, lưu kho, tổ chức, sắp xếp các loại phương tiện vận chuyển theo yêu cầu của khách hàng để đảm bảo hàng hóa được vận chuyển từ nơi đi đến nơi đến an toàn với giá cả hợp lý, đảm bảo uy tín, chuyên nghiệp và hiệu quả theo phương châm “RICH”: R – Responsibility: có tinh thần trách nhiệm cao trong mọi hoạt động; I – Innovation: luôn tự đổi mới để thích ứng; C – Choice: SOTRANS luôn là một sự lựa chọn đúng đắn cho khách hàng và H – Home: đoàn kết dưới mái nhà chung SOTRANS. 2. Cơ cấu tổ chức nhân sự SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC NHÂN SỰ CỦA CÔNG TY SOTRANS Nguồn: Hệ thống của công ty được tổ chức theo cơ cấu Trực tuyến - Chức năng, tận dụng được ưu điểm của cả hai cơ cấu trực tuyến và cơ cấu chức năng. Điều này có nghĩa là trong sơ đồ cơ cấu tổ chức nhân sự trên, ban Tổng Giám đốc là người trực tiếp lãnh đạo, theo dõi tất cả các vấn đề liên quan đến công ty. Tuy nhiên, để có thể tận dụng nguồn nhân lực cũng như giải quyết các vấn đề thật sâu sắc và hiệu quả, ban Tổng Giám đốc đã cử ra các Giám đốc nhỏ hơn ở các bộ phận phòng ban, xí nghiệp. Qua đó, ban Tổng Giám đốc sẽ làm việc trực tiếp với các Giám đốc này về tất cả các vấn đề liên quan đến phòng ban và xí nghiệp. Việc này đã mang lại lợi ích vô cùng lớn lao là nó vừa giúp lãnh đạo của công ty có thể theo sát tình hình của các bộ phận, đồng thời nó vừa ủy thác và nâng cao chuyên môn nguồn nhân lực của công ty, giảm bớt gánh nặng cho những người lãnh đạo của công ty vì họ buộc phải am hiểu và có tất cả những kiến thức và thông tin liên quan đến vấn đề phát sinh để có thể giải quyết thấu đáo chúng nếu như chỉ mình họ giải quyết vấn đề. Sử dụng sự phân cấp như trên, các Giám đốc sẽ toàn quyền quyết định các vấn đề liên quan đến phòng ban và xí nghiệp, và ban Tổng Giám đốc sẽ toàn quyết định các vấn đề liên quan đến công ty cũng như là người quyết định cuối cùng vấn đề của các Giám đốc. Đây là sự cải tiến hiệu quả cách thức tổ chức của một công ty cổ phần với rất nhiều sự phân cấp theo phòng ban và theo chức năng khác nhau. Thế nhưng, một hạn chế rất lớn nảy sinh trong cơ cấu tổ chức này, đó là ban Tổng Giám đốc phải thường xuyên tiến hành các cuộc họp định kì với các phòng ban và xí nghiệp để có thể theo dõi và đưa ra quyết định kịp thời. Hơn nữa khi cân nhắc đến các vấn đề về hướng đi, chiến lược hay các chính sách phát triển của công ty, ban Tổng Giám đốc sẽ lắng nghe rất nhiều ý kiến trái chiều, điều này dẫn đến sự căng thẳng giữa các bên, các chi phí phát sinh cho các cuộc họp cũng như phải tiêu tốn rất nhiều thời gian để có thể thống nhất và đưa ra quyết định cuối cùng. Do vậy, SOTRANS đã sử dụng các bộ phận tham mưu ở các phòng ban của công ty để có thể đưa ra những quyết định chính xác, cắt giảm các chi phí không nên có cũng như thuyết phục và thống nhất tất cả các bên. Có thể nói sơ đồ cơ cấu tổ chức nhân sự của SOTRANS rất thành công, thế hiện sự thích nghi cao, năng động và sáng tạo trong cách xử lí nội bộ công ty. Mặt khác, một vấn đề không thể không đề cập đến chính là nguồn nhân lực của công ty. Dưới đây là bảng phân loại về trình độ của nguồn nhân lực: Phân loại Số người Tỷ trọng (%) Trên đại học 10 2.9 Đại học 156 45.0 Cao đẳng 39 11.3 Trung cấp, công nhân kĩ thuật lành nghề 93 26.9 Lao động phổ thông 48 13.9 Tổng cộng 346 100 Nguồn: Theo Bản cáo bạch năm 2010 SOTRANS hiện đang có trên dưới 10 thạc sĩ và tiến sĩ, chiếm 2.9% tổng nguồn nhân lực. Tất cả các vị thạc sĩ và tiến sĩ này đều là những người thuộc bộ phận lãnh đạo của công ty. Với những kinh nghiệm và tri thức từ thực tiễn cuộc sống cũng như từ lý thuyết chuyên môn, họ đã đang mở rộng con đường phát triển của SOTRANS và đã gặt hái không it thành công. Một điểm đáng lưu ý là đến 195 nhân viên SOTRANS, chiếm 56,3% tổng nguồn nhân lực đều là những cử nhân Đại học và Cao đẳng. Con số này khẳng định rằng SOTRANS luôn luôn chọn lựa rất kĩ đầu vào cho các vị trí quan trọng của công ty, và ngay cả hoạt động của các phòng ban và xí nghiệp đều sử dụng những con người với lượng tri thức và trình độ nhất định. Ngoài ra SOTRANS cũng có thêm lực lượng nhân viên thuộc trình độ Trung cấp cũng như lao động phổ thông cho các vị trí thứ yếu và các hoạt động kho bãi khác, ít cần trình độ chuyên môn cao nhưng cũng được đào tạo bài bản và qua thời gian đều có thể thực hiện xuất sắc nghiệp vụ của mình. Với số lượng và trình độ nguồn nhân lực trên, SOTRANS vừa chọn lọc và sử dụng những trí thức cho các vị trí then chốt để đề ra các chiến lược phát triển của công ty, vừa tạo điều kiện tuyển chọn nguồn nhân lực thuộc trình độ thấp hơn cho các vị trí khác, giải quyết công ăn việc làm và tạo cơ hội phát triển bản thân cho các nhân viên, xây dựng một môi trường làm việc hiệu quả và năng động trong toàn công ty. III. Tình hình kinh doanh của công ty trong những năm gần đây BÁO CÁO KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH TRONG BA NĂM 2008, 2009, 2010 Mã số Chỉ tiêu Năm 2008 VND Năm 2009 VND Năm 2010 VND 01 1 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 631.327.030.337 468.445.219.812 647.667.147.428 02 2 Các khoản giảm trừ doanh thu - - - 10 3 Doanh thu thuần bán hàng và cung cấp dịch vụ 631.327.030.337 468.445.219.812 647.667.147.428 11 4 Giá vốn hàng bán 525.416.380.148 368.985.774.017 538.695.003.664 20 5 Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ 105.910.650.189 99.459.445.795 108.972.143.764 21 6 Doanh thu hoạt động tài chính 3.473.185.035 1.995.463.344 2.201.154.471 22 7 Chi phí tài chính 13.623.252.041 (2.413.727.708) 487.441.767 23 Trong đó: Chi phí lãi vay 1.777.264.253 217.951.127 - 24 8 Chi phí bán hàng 64.452.676.910 62.260.396.799 70.997.795.323 25 9 Chi phí quản lý doanh nghiệp 9.293.586.343 12.804.749.878 13.054.724.765 30 10 Lợi nhuận/(lỗ) thuần từ hoạt động kinh doanh 22.014.319.930 28.803.490.170 26.633.336.380 31 11 Thu nhập khác 1.069.736.317 4.004.856.165 16.620.940.783 32 12 Chi phí khác 73.218.821 1.162.167.668 1.779.035.533 40 13 Lợi nhuận khác 996.517.496 2.842.688.497 14.841.905.250 50 14 Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế 23.010.837.426 31.646.178.667 41.475.241.630 51 15 Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành - 5.256.605.011 7.229.046.948 52 16 Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hoãn lại - 89.143.430 - 60 17 Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp 23.010.837.426 26.300.430.226 34.246.194.682 70 18 Lãi cơ bản trên cổ phiếu 4.512 4.094 4.100 Nguồn: báo cáo kiểm toán 2009, 2010 Nhận xét: Doanh thu: Năm 2008, tổng doanh thu đạt 631.3 tỷ, đến năm 2009 giảm mạnh chỉ bằng 74.2% năm 2008, tức 468.4 tỷ, đạt 94% nghị quyết của Đại hội. Nguyên nhân chính là vì năm 2009 có nhiều biến động do tác động bởi khủng hoảng tài chính quốc tế và suy giảm kinh tế trong nước, tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh, tài chính của công ty cũng gặp khó khăn do phải tổ chức lại một số đơn vị trực thuộc. Tuy nhiên, đến năm 2010, doanh thu tăng mạnh đạt mức 647.7 tỷ, bằng 138.28% năm 2009 và bằng 102.6% năm 2008. Nguyên nhân chính là vì công ty đã có chiến lược đầu tư, tập trung phát triển c á c lĩnh vực, ngành nghề có thế mạnh, lợi thế cạnh tranh cao và khả năng sinh lời tốt, đặc biệt là sự kiện chấm dứt hoạt động của 3 đơn vị sản xuất kinh doanh kém hiệu quả: trạm xăng dầu Ngũ Phúc – Đồng Nai, chi nhánh công ty tại Cần Thơ, giải thể xưởng dầu nhớt Solube, đồng thời tổ chức thành lập 2 đơn vị mới là Cảng kho vận (Sotrans ICD) và Xí nghiệp Giao nhận Vận tải Quốc tế Tiêu điểm (Sotrans Focus), tổ chức lại xí nghiệp hóa dầu Solube thành xí nghiệp vật tư xăng dầu. Tất cả đều đúng pháp luật, đúng tiến độ và đảm bảo lợi ích công ty cũng như quyền lợi của người lao động. Lợi nhuận: Năm 2008, lợi nhuận thu được từ hoạt động kinh doanh đạt 22 tỷ, tổng lợi nhuận trước thuế và sau thuế đạt 23 tỷ. Đến năm 2009, mặc dù hoạt động sản xuất kinh doanh vẫn gặp nhiều khó khăn do suy thoái kinh tế thế giới chưa được phục hồi, đầu tư và xuất nhập khẩu đạt thấp hơn năm trước, song Hội đồng quản trị đã kịp thời định hướng phù hợp, tập trung chỉ đạo điều hành để ổn định các lĩnh vực sản xuất kinh doanh chủ lực như kho vận giao nhận, sắp xếp lao động hợp lý và sử dụng vốn kinh doanh có hiệu quả. Các giải pháp trên đã đem lại lợi nhuận cao hơn kế hoạch và năm trước, giảm được dự phòng tài chính từ đầu tư tài chính ngắn hạn và giảm giá hàng tồn kho do tiêu thụ chậm. Cụ thể, lợi nhuận thu được từ hoạt động kinh doanh tăng 30.91% từ 22 tỷ lên 28.8 tỷ, dẫn đến tổng lợi nhuận trước thuế đạt 31.65 tỷ (tăng 8.636 triệu, đạt 158% so với kế hoạch) và lợi nhuận sau thuế đạt 26.3 tỷ. Đến năm 2010, lợi nhuận từ hoạt động sản xuất kinh doanh giảm 2.17 tỷ, chủ yếu là vì sự thay đổi lớn trong chiến lược kinh doanh: trực tiếp tổ chức khai thác ICD thay cho hình thức thuê để đơn vị khác đứng tên khai thác. Tuy nhiên do những khó khăn không dự báo được năm đầu nên kết quả kinh doanh bị lỗ hơn 1 tỷ đồng, Tuy vậy, với triển vọng phát triển lĩnh vực kho vận giao nhận và các dịch vụ logistics có nhiều cơ hội phát triển bền vững và mang lại hiểu quả kinh doanh cho công ty, giá trị doanh nghiệp và lợi ích cổ đông được tăng trưởng mạnh. Hơn thế nữa, nền kinh tế có dấu hiệu phục hồi, môi trường kinh tế vĩ mô ổn định, các chính sách vĩ mô đã có phản ứng kịp thời bằng giải pháp tài chính nhằm giảm bớt đà suy giảm kinh tế trong nước, cụ thể là hỗ trợ lãi suất, miễn giảm, giãn thời gian nộp thuế, cắt giảm những hạng mục đầu tư chưa thật cần thiết, khuyến khích và thúc đẩy sản xuất, xuất nhập khẩu phát triển. Do vậy, dù lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh giảm nhưng tổng lợi nhuận trước thuế lại tăng đáng kể, từ 31.65 tỷ lên 41.48 tỷ, tăng 31,06%, đạt 115.2% so với kế hoạch. Lợi nhuận sau thuế tăng từ 26.3 tỷ lên 34.25 tỷ, tăng 30.23%. Hiện nay, SOTRANS đang gặp phải những khó khăn và thách thức lớn như: giá cước vận tải đi một số tuyến Quốc tế có thời điểm giảm trên 70% đã ảnh hưởng nghiêm trọng trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu và Đại lý giao nhận vận tải Quốc tế trong khi chi phí vận chuyển lại tăng cao, sự biến động của giá dầu mỏ Quốc tế và giá bán lẻ xăng dầu trong nước, Việt Nam thực hiện cam kết WTO về hội nhập, hầu hết các công ty logistics ở nước ngoài đã có mặt ở Việt Nam dưới nhiều hình thức khác nhau, sự cạnh tranh khắc nghiệt với các doanh nghiệp trong ngoài nước, về số lượng cũng như chất lượng,… Tuy vậy, với thương hiệu đã được khẳng định qua 35 năm kinh nghiệm và bằng chứng rằng SOTRANS vẫn duy trì được lợi nhuận trong những hoàn cảnh khó khăn nhất của thời kì khủng hoảng đã khẳng định vị thế và tính chuyên nghiệp của công ty ở thị trường trong nước và quốc tế, xứng đáng trở thành một trong những công ty giao nhận hàng đầu của quốc gia và trên thế giới. CHƯƠNG II: XÍ NGHIỆP DỊCH VỤ KHO VẬN GIAO NHẬN - SOTRANS F&W - Địa chỉ: 1B Hoàng Diệu, Phường 13, Quận 4, tp HCM. - Tel: +84 (08) 8269727 - Fax: +84 (08) 9402566 - E-mail: sotranstft@hcm.vnn.vn. I. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức nhân sự 1. Chức năng, nhiệm vụ Xí nghiệp Dịch vụ Kho vận Giao nhận – SOTRANS F&W có tiền là thân là trạm vận tải thương mại trực thuộc Công ty Kho Vận Miền Nam với nhiệm vụ ban đầu là giao nhận hàng hóa, chủ yếu là vận chuyển trong nước, bằng đường thủy và đường bộ. Ngày 2/6/1990, theo quyết định số 70/QĐ-KVNM, Công ty Kho Vận Miền Nam ban hành quyết định thành lập Xí nghiệp Dịch Vụ Giao Nhận Vận Tải và Kiểm Kiện (Sotrans T.F.T), về sau đổi tên thành Xí Nghiệp Dịch Vụ Kho Vận & Giao Nhận (Sotrans F&W- Sotrans Forwarding and Warehousing Service). Nguyên nhân là vì Công ty Kho Vận Miền Nam đã năng động và sáng tạo trong việc đưa ra một chiến lược hoạt động mới để thích nghi với tình hình kinh tế đang liên tục thay đổi. Đặc biệt là từ sau Đại hội Đảng lần thứ VI, Việt Nam chuyển từ nền kinh tế bao cấp sang nền kinh tế thị trường có sự điều tiết của chính phủ, quá trình hội nhập quốc tế đang từng bước tiến triển mạnh mẽ, SOTRANS đã nhanh chóng nắm bắt tình hình thành lập các xí nghiệp kinh doanh phù hợp để đáp ứng xu thế và nhu cầu của thời đại. Kể từ khi thành lập, Xí nghiệp Dịch vụ Kho vận Giao nhận cùng với các xí nghiệp khác đã tiếp nhận thêm vô số các hoạt động giao nhận vận tải trong nước và đặc biệt là quốc tế. Cụ thể, doanh thu từ giao nhận vận tải quốc tế và giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu tăng ngoạn mục từ 205.7 tỷ năm 2007 lên 355,6 tỷ năm 2008, tăng 72.87%. Đến năm 2009, tuy doanh thu có giảm song vẫn chiếm 49.61% tổng doanh thu và 40.48% tổng lợi nhuận (Theo Bản cáo bạch năm 2010). Có thể nói, Xí nghiệp Dịch vụ Kho vận Giao nhận nói riêng và Công ty SOTRANS nói chung đã hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ của mình. 2. Cơ cấu tổ chức nhân sự SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC NHÂN SỰ CỦA XÍ NGHIỆP DỊCH VỤ KHO VẬN GIAO NHẬN SOTRANS F&W Nguồn: thông tin từ Xí nghiệp F&W Số lượng và trình độ nhân sự của Xí nghiệp được tóm tắt cụ thể ở bảng sau: Đơn vị Ban Giám đốc P. Kinh doanh P. Giao nhận P. Kế toán Kho Tổng Số lượng (người) 2 4 24 5 10 45 Trình độ đại học trở lên (%) 100 100 67 60 50 75.4 Nguồn: thông tin từ Xí nghiệp F&W Từ bảng trên, ta thấy trình độ nhân viên của Xí nghiệp phần lớn đều là những tri thức lành nghề được đào tạo bài bản. Ở ban Giám đốc và phòng Kinh doanh, trình độ PHÒNG KINH DOANH PHÒNG GIAO NHẬN PHÓ GIÁM ĐỐC PHÒNG KẾ TOÁN CÁC KHO HÀNG GIÁM ĐỐC nhân sự đều đạt 100% Đại học cho thấy sự tuyển lựa gắt gao vào các vị trí then chốt của Xí nghiệp, nhân viên ở hai ban này là người dẫn dắt con đường thành công của Xí nghiệp nên sự lựa chọn đầu vào khắt khe là hoàn toàn phù hợp. Ở các phòng Giao nhận, Kế toán, trình độ Đại học chiếm trên 50% cho thấy nguồn nhân lực cũng phải đạt được một mức chất lượng nhất định, nếu không thể hiện qua trình độ học vấn cũng thể hiện qua số năm kinh nghiệm, do vậy mà đa số nhân viên trong các ban đều là những con người có trình độ cao, lành nghề, được lựa chọn đầu vào rất kĩ để đáp ứng được những chuẩn mực nhất định của Xí nghiệp Dịch vụ Kho vận Giao nhận nói riêng và của Công ty Cổ phần Kho Vận Miền Nam – SOTRANS nói chung. II. Công việc được giao - Khai hải quan đối với hàng xuất, hàng nhập để đầu tư, để sản xuất nguyên vật liệu, vận chuyển các chứng từ đến khu vực cửa khẩu sân bay. - Photocopy, phân loại, tìm kiếm, bổ sung và sắp xếp các loại giấy tờ liên quan đến giao nhận hàng hóa: B/L, Packing list, Invoice, tời khai hải quan hàng xuất nhập khẩu, bản sao hợp đồng, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho,… - Lấy D/O, lấy B/L, giấy kiểm định chất lượng, các giấy tờ khác thuộc bộ hồ sơ hàng hóa xuất nhập khẩu, cược container và thanh toán các chi phí liên quan đến nghiệp vụ. CHƯƠNG III: NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN SẢN PHẨM PHẾ LIỆU NHẬP KHẨU ĐỂ SẢN XUẤT GIẤY TẠI XÍ NGHIỆP DỊCH VỤ KHO VẬN GIAO NHẬN – SOTRANS F&W I. Qui trình giao nhận SƠ ĐỒ QUI TRÌNH GIAO NHẬN SẢN PHẨM PHẾ LIỆU NHẬP KHẨU ĐỂ SẢN XUẤT GIẤY Nguồn: thông tin Xí nghiệp Sotrans F&W Bước 1: Ký kết hợp đồng giao nhận hàng nhập khẩu Như đã đề cập, bộ phận kinh doanh sẽ xác định các khách hàng là các doanh nghiệp trong nước có nhu cầu nhập khẩu, và ở đây là doanh nghiệp có nhu cầu nhập Ký kết hợp đồng giao nhận Nhận bộ chứng từ và kiểm tra Nhận D/O (cược công, thanh toán các chi phí phát sinh (nếu có)) Khai hải quan Lấy phiếu xuất nhập bãi Thanh lý ở hải quan cổng Bàn giao chứng từ, thanh toán với khách hàng Giao chứng từ cho người vận chuyển khẩu phế liệu để sản xuất giấy nhưng chưa có khả năng thực hiện cả một qui trình giao nhận đầy đủ, chuyên nghiệp với chi phí và thời gian hợp lí. Trong hợp đồng sẽ đề cập đến các điều khoản cơ bản như: - Thời gian thực hiện dịch vụ: là nghiệp vụ giao nhận thực hiện cho một lần nhập khẩu (ngắn hạn) hay cho các lần sau trong một khoảng thời gian nhất định (dài hạn). - Chi phí của dịch vụ giao nhận (có bao gồm các chi phí liên quan đến nghiệp vụ giao nhận: phí hải quan, phí lưu container, phí cược container,…) - Mức độ đại diện của SOTRANS F&W,… Bước 2: Nhận bộ chứng từ và kiểm tra Nhân viên của SOTRANS sẽ hỏi trực tiếp người nhập khẩu hoặc đại diện của người nhập khẩu về việc chứng từ đã đến chưa (thường là theo đường ngân hàng). Sau đó nhân viên sẽ dùng Giấy giới thiệu, trên giấy đó có con dấu và chữ kí của đại diện công ty trực tiếp nhập khẩu lô hàng phế liệu (thường là chữ kí của giám đốc), đi nhận bộ chứng từ ở Ngân hàng. Sau khi nhận bộ chứng từ, nhân viên sẽ kiểm tra các nội dung có liên quan xem có đúng với những thông tin được cung cấp từ người nhập khẩu hay không. Trong trường hợp ở mục “người nhận” trong vận đơn là “theo lệnh của ngân hàng X” thì nhân viên phải cầm vận đơn đó cùng với Giấy giới thiệu đến ngân hàng X và yêu cầu ngân hàng X kí hậu chuyển nhượng. Bước 3: Nhận D/O (cược công, thanh toán các chi phí phát sinh (nếu có)) Sau khi đã có vận đơn gốc trong tay (đã kí hậu chuyển nhượng cho công ty nhập khẩu), nhân viên xuất trình vận đơn gốc và giấy giới thiệu đến hãng tàu để nhận D/O. Thông thường khi nhận D/O, nhân viên cũng sẽ đóng các loại phí như phí chứng từ, phí vệ sinh container, phí lưu kho bãi,... và cung cấp mã số thuế của công ty nhập khẩu để hãng tàu đối chiếu, xuất hóa đơn và đóng dấu “Đã thanh toán”. Trong trường hợp lệnh giao hàng đã hết hạn trong một ngày trước đó và bắt đầu tính lãi phát sinh thì nhân viên SOTRANS sẽ phải trả thêm 1 phí gọi là phí lưu công (nhưng thường thì nhân viên sẽ yêu cầu hãng tàu kiểm tra lại vì trong đa phần trường hợp thì công ty nhập khẩu đã gia hạn với hãng tàu từ trước). Ngoài ra, nhân viên cũng có thể làm đơn mượn container (theo yêu cầu của khách hàng) và phải trả một khoản phí để đem container về kho dỡ hàng, phí này gọi là phí cược container. Sau khi cung cấp vận đơn hợp lệ và đóng đầy đủ các loại phí, hãng tàu sẽ giữ lại vận đơn gốc và cấp cho nhân viên từ 3-5 bản D/O gốc và hóa đơn. Bước 4: Khai hải quan Xí nghiệp Dịch vụ Kho vận Giao nhận – SOTRANS F&W áp dụng hình thức khai hải quan điện tử. Với phần mềm chuyên dụng, nhân viên cung cấp đầy đủ các thông tin có từ bộ hồ sơ như cảng đi, cảng đến, số hiệu tàu, tên chuyến đi, số lượng các container, loại container, số hiệu vận đơn, phiếu đóng gói, hóa đơn thương mại,… Sau khi đã điền đầy đủ thông tin, mạng lưới hải quan sẽ gửi phản hồi cho nhân viên số tờ khai hải quan, số tiếp nhận (người tiếp nhận hồ sơ hải quan) và phân luồng hải quan. Có 3 luồng tất cả: - Luồng xanh: nhân viên chỉ cần cầm tờ khai hải quan (gồm 2 tờ và giống nhau) đưa cho người tiếp nhận. Người này sẽ kiểm tra và đóng dấu, sau đó đưa cho nhân viên cả 2 tờ khai để nhân viên đến bàn của trưởng/ phó/ người chịu trách nhiệm chính trong phòng khai hải quan đó để ký nháy. Sau khi kí nháy xong, nhân viên sẽ đưa lại cho người tiếp nhận một tờ khai để lưu trữ, tờ còn lại nhân viên giữ, kết thúc quá trình này gọi là “hàng hóa đã được thông quan”. - Luồng vàng: nhân viên cầm tờ khai và bộ hồ sơ để xuất trình. Người tiếp nhận sẽ kiểm tra chi tiết bộ hồ sơ xem có đúng với những gì đã tiếp nhận từ mạng hải quan hay không. Các bước còn lại tương tự như luồng xanh. - Luồng đỏ: ngoài việc kiểm tra chi tiết bộ hồ sơ, hàng hóa cũng sẽ bị kiểm tra. Nhân viên sẽ cầm hồ sơ đến nộp ở kiểm tra viên, sau đó sẽ có nhân viên luân chuyển của hải quan đến tiếp nhận các hồ sơ đó và nhập dữ liệu vào máy và truyền đến bộ phận kiểm hóa. Ngay lúc này, nếu nhân viên SOTRANS nộp hồ sơ vào buổi sáng thì nhân viên sẽ điền vào một tờ giấy tên là “Giấy đăng kí phân kiểm”, giấy này sẽ được bộ phận kiểm hóa chuyển lên cho Trưởng phòng phân kiểm và tiến hành phân kiểm (phân xem ai và vào thời gian nào sẽ tiến hành kiểm tra hàng hóa). Sau nhân viên SOTRANS có đầy đủ thông tin sẽ cầm hồ sơ và tiến hành việc kiểm tra và kí nháy như luồng xanh và luồng vàng. Tuy nhiên, nếu nhân viên nộp hồ sơ vào buổi chiều thì nhân viên không cần ghi vào “Giấy đăng kí phân kiểm” mà sẽ rút và cầm hồ sơ trực tiếp mang đến cho trưởng phòng phân kiểm (vì bộ phận phân kiểm bắt đầu làm việc vào buổi chiều). Bước 5: Lấy phiếu xuất nhập bãi Tại cảng, nhân viên nộp 1 bản gốc D/O và cung cấp mã số thuế của công ty nhập khẩu. Sau khi đóng phí, nhân viên sẽ nhận được phiếu xuất nhập bãi, là phiếu thông hành để người vận chuyển có thể vào bãi container để chở hàng về. Bước 6: Thanh lý ở hải quan cổng Hải quan sẽ đối chiếu các giấy tờ sau: tờ khai hàng hóa nhập khẩu đã đóng dấu của hải quan (1 bản sao), vận đơn (1 bản chính), 2 bản gốc D/O. Sau khi xem xét, đối chiếu, nhân viên hải quan đóng dấu và trả lại 1 bản D/O. Nhân viên SOTRANS đến khu vực hải quan cổng, xuất trình: phiếu xuất nhập bãi, tờ khai hải quan gốc và D/O đã có đóng dấu đối chiếu. Cán bộ ở đây sẽ giữ lại D/O, đóng dấu vào phiếu xuất nhập bãi và trả lại cùng với tờ khai gốc. Lúc này, phiếu mới có tác dụng. Bước 7: Giao chứng từ cho người vận chuyển Nhân viên SOTRANS giao phiếu xuất nhập bãi kèm phiếu vận chuyển (biên bản giao hàng) cho người vận chuyển. Người vận chuyển đến cảng, xuất trình phiếu này và mang hàng về kho của người nhập khẩu. Tại kho, biên bản giao hàng sẽ được truyền lại cho người nhập khẩu. Sau khi dỡ hàng, container được trả về bãi theo yêu cầu của hãng tàu, nhân viên SOTRANS nhận phiếu hạ rỗng tại bãi rồi đến hãng tàu xuất trình cùng với giấy mượn container để nhận lại tiền cược đã đóng ban đầu. Bước 8: Bàn giao chứng từ, thanh toán với khách hàng Nhân viên SOTRANS sẽ đưa lại cho công ty nhập khẩu tất cả các chứng từ gốc có liên quan hoặc đã mượn để thực hiện quá trình giao nhận, tất cả các hóa đơn về các khoản phí đã nộp và hóa đơn cung ứng dịch vụ. Dựa vào các chứng từ và hóa đơn này, nhà nhập khẩu sẽ thanh toán cho công ty tất cả các chi phí có liên quan, chi phí phát sinh và phí dịch vụ. II. So sánh thực tiễn với lý thuyết Những gì em được học khi áp dụng vào thực tiễn, trong đa số trường hợp, đều phù hợp và đúng với lý thuyết. Đặc biệt khi được kiến tập ở bộ phận giao nhận, và cụ thể là trong các trường hợp hàng nhập khẩu, các khâu và các giai đoạn đều có trình tự và các bước thực hiện khá giống với kiến thức em được học ở trường, chỉ trừ một số trường hợp phát sinh cần phải có sự ứng biến phù hợp hoặc có những giai đoạn được tinh giảm để quá trình giao nhận diễn ra nhanh chóng và hiệu quả. Tuy vậy, vẫn có một điểm khác biệt nổi bật giữa thực tiễn và lý thuyết, đó là Incoterms 2000 và ngay cả Incoterms 2010 đều gọi là CFR và không hề đề cập đến khái niệm CNF nhưng trong hợp đồng của SONTRANS và các đối tác, thậm chí ngay cả trong bảng kê khai hải quan của phần mềm khai hải quan điện tử lại gọi là CNF. III. Kiến nghị đối với việc dạy và học ở Đại học Ngoại thương Việc giảng dạy ở trường rất sát với thực tế, những gì em đã ghi chép và nghe giảng đều có thể áp dụng được khi kiến tập. Tuy nhiên, thực tế thay đổi từng ngày từng giờ trong khi lý thuyết lại được cập nhật theo năm tháng nên khác biệt là không thể tránh khỏi. Do đó, em chỉ có một đề xuất nhỏ để việc giảng dạy thật sự hiệu quả hơn, giúp các sinh viên tránh bỡ ngỡ và linh hoạt hơn khi bước vào nghề, đó là kính mong trường tổ chức những buổi đi thực tế ở các cảng, các kho bãi, các xí nghiệp giao nhận để chúng em được tận mắt chứng kiến quá trình xếp dỡ, giao nhận, vận chuyển, đóng hàng, các quá trình xử lí giấy tờ, các bộ hồ sơ cần thiết cho một quá trình xuất nhập khẩu và đặc biệt là cách các công ty giao nhận khai hải quan (dù một số vấn đề này đã được đề cập trong lí thuyết nhưng việc thao tác và quan sát một quá trình hiện hữu trong thực tiễn như thế là một điều hết sức quan trọng, cần thiết và bổ ích). KẾT LUẬN Giao nhận là một lĩnh vực quan trọng trong nền kinh tế, đặc biệt là trong kinh doanh hàng hóa xuất nhập khẩu. Nó là yếu tố quyết định thành công của một giao thương quốc tế, tạo nên uy tín cho một doanh nghiệp, góp phần nâng cao hình ảnh nghiệp vụ giao nhận của đất nước. Nhận thức được điều đó, Việt Nam đã khéo léo nắm bắt và đề ra những chiến lược phát triển mới, tập trung vào kinh doanh sản xuất và buôn bán với các đối tác nước ngoài, đẩy mạnh và khuyến khích xuất khẩu, không ngừng cải tiến thượng tầng kiến trúc, nâng cao chất lượng của các dịch vụ trong và ngoài nước để thu hút và đẩy mạnh hoạt động kinh tế đối ngoại mà cốt lõi chính là nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, giao nhận vận tải quốc tế. Đến với SOTRANS, em đã thấy được những điều mà đất nước đã làm được và đang hướng đến. Nhờ vào độ uy tín được mài dũa qua 35 năm kinh nghiệm, những nỗ lực, những thay đổi và chính sách phù hợp với chuyển biến của nền kinh tế, một đội ngũ tri thức lành nghề, một cơ sở hạ tầng hiện đại, một hệ thống kho bãi cảng qui mô lớn, SOTRANS xứng đáng là bạn hàng tin cậy đối với các doanh nghiệp trong và ngoài nước. Ở SOTRANS là kết tinh của sự điêu luyện, tinh thần trách nhiệm, tính hài hòa và sự tận tụy sâu sắc. Vì thế, SOTRANS đã gặt hái được vô số những thành quả lao động xứng đáng, đạt được những kết quả tối ưu và đã xây dựng được tên tuổi trong Hiệp hội giao nhận của Việt Nam. SOTRANS là một cơ hội để em được học tập tính tiên tiến của thời đại và tính chuyên môn của nghiệp vụ giao nhận. Với sự chỉ dẫn tận tâm của các anh chị ở Xí nghiệp Dịch vụ Kho vận Giao nhận – SOTRANS F&W, những công việc mang tính chuyên môn cao, em đã được chứng kiến và học hỏi cũng như tích lũy được rất nhiều kinh nghiệm phục vụ cho việc học tại trường. Em xin chân thành gửi lời cảm ơn đến các anh chị ở Xí nghiệp, ban Giám đốc, Công ty CP Kho vận Miền Nam - SOTRANS và nhà trường đã tạo điều kiện cho em được kiến tập và viết báo cáo này.