Đề tài Qui trình thông báo thư tín dụng và thanh toán bộ chứng từ hàng xuất khẩu tại ngân hàng thương mại

VBAAVNVX Vietnam Export Import CJS Bank (Eximbank): EBVIVNVX Một số qui định của UCP 600 về việc thông báo L/C( Điều 9): c. Ngân hàng thông báo có thể sử dụng dịch vụ của một ngân hàng khác để thông báo thư tín dụng và bất kì tu chỉnh nào đến người thụ hưởng. Thông qua việc thông báo thư tín dụng, ngân hàng thông báo thư hai cho thấy rằng nó đã xác định tính chân thật bề mặt của thông báo mà nó nhận được và thông báo đó phản án chính xác các điều kiện và điều khoản của thư tín dụng. d. Nếu một ngân hàng được yêu cầu thông báo một thư tín dụng mà nó không làm vậy thì nó phải thông báo không chậm trễ cho ngân hàng mà tại đó nó nhận được thư tín dụng . Kiểm tra nội dung của L/C Kiểm tra nội dung của L/C nhằm giúp ngân hàng thông báo chú ý các điều kiện đặc biệt, các sai sót hoặc bất hợp lệ ( nếu có) trong quá trình thực hiện L/C và báo cho người xuất khẩu biết để yêu cầu người nhập khẩu sửa đổi trước khi tiến hành thực hiện L/C. Ngân hàng giúp người xuất khẩu phát hiện các bất lợi mà họ không thể thực hiện được khi nhà nhập khẩu sửa đổi hoặc thêm bớt các điều khoản trong L/C không phù hợp với hợp đồng thương mại đã kí giữa hai bên. Để kiểm tra L/C tốt, ngân hàng phải dựa trên hai đòi hỏi sau: Nội dung các điều khoản của L/C phải rõ ràng, đầy đủ và chính xác Các nội dung của L/C sẽ không gây bất lợi cho nhà xuất khẩu Thông thường thì ngân hàng sẽ kiểm tra các nội dung sau: Nơi và ngày phát hành L/C Ngân hàng mở L/C (ngân hàng thanh toán) Ngân hàng mở là ngân hàng đại diện cho nhà nhập khẩu đứng ra cam kết thanh toán tiền hàng cho nhà xuất khẩu nên ngân hàng thông báo phải xét đến uy tín, khả năng tài chính của ngân hàng mở L/C để khuyến cáo nhà xuất khẩu đề nghị nhà nhập khẩu mở L/C xác nhận, tức được một ngân hàng khác có uy tín hơn xác nhận. Số và loại L/C Tên và địa chỉ của các đối tượng trong L/C Trị giá của L/C: số tiền ghi trên L/C có đúng với lô hàng không. Thông thường số tiền L/C không nên là số tuyệt đối mà nên kèm theo khoảng chênh lệch hơn hoặc kém. Ngày và địa điểm hết hiệu lực của L/C Các L/C nhận được đều qui định địa điểm hết hiệu lực tại nước người mua, nước người bán, hoặc tại nước thứ ba. Thông thường L/C quy định địa điểm hết hiệu lực của L/C tại nước người bán vì nó có điểm lợi là giúp người bán dễ xuất trình chứng từ để thanh toán. Khi kiểm tra ngày hết hiêu lực ngân hàng lưu ý ngày hết hiệu lực phải sau ngày mở L/C và sau ngày giao hàng một khoảng thời gian hợp lý. Khoảng thời gian này phải bằng tổng số các ngày như sau: Số ngày mà người xuất khẩu giao hàng và lập bộ chứng từ thanh toán. Số ngày chuyển bộ chứng từ thanh toán đến ngân hàng giao dịch. Số ngày lưu giữ bộ chứng từ tại ngân hàng giao dịch Vì thế nếu L/C quy định nơi hết hiệu lực tại nước nhà nhập khẩu hoặc tại ngân hàng phát hành, ngân hàng cần lưu ý khách hàng nên tính toán dự trù thời gian chuyển bộ chứng từ ra nước ngoài để xuất trình chứng từ hết ngày hết hiệu lực. Ngày giao hàng Thông thường ngày giao hàng trên L/C thường là: latest shipmment date. Ngày giao hàng muộn nhất phải trong thời gian hiệu lực L/C. Vì thế cần phải kiểm tra khách hàng có đủ thời gian lập chứng từ xuất trình cho ngân hàng không? Ngày giao hàng muộn nhất phải trước ngày hết hiệu lực L/C một khoảng thời gian hợp lý cho nhà xuất khẩu có thể chuẩn bị giao hàng đầy đủ và kịp thời. Đây cũng là điều quan trọng đối với nhà xuất khẩu vì nếu L/C được mở sớm và cách xa ngày giao hàng thì sẽ thuận lợi cho nhà xuất khẩu trong việc chuẩn bị hàng và giao hàng đúng thời gian quy định. Nếu không giao hàng như thời gian quy định vì quá ngắn, nhà xuất khẩu phải yêu cầu nhà nhập khẩu xem xét, sửa đổi, hay gia hạn thời gian giao hàng trong L/C. Mô tả hàng hóa Ngân hàng phải kiểm tra đối chiếu tổng số tiền trong mục mô tả hàng hóa với trị giá của L/C. Tên gọi, quy cách, số lượng, chất lượng, trọng lượng, bao bì đóng gói phải phù hợp với hợp đồng ngoại thương. Vấn đề giao nhận và vận tải Kiểm tra trong L/C có cho phép giao hàng từng phần và được phép chuyển tải hay không? Ví dụ giao hàng nhiều lần cùng với thời gian quy định và số lượng quy định hoặc giao hàng nhiều lần với số lượng như nhau. Còn việc chuyển tải có thể do người vận chuyển chọn ở bất cứ cảng nào hoặc do người vận chuyển hay nhà nhập khẩu chọn tại một cảng nhất định, Các chứng từ yêu cầu Ngân hàng cần lưu ý nhà xuất khẩu cần đáp ứng được đầy đủ các chứng từ mà phía nước ngoài yêu cầu về số lượng và loại chứng từ liên quan đến hàng hóa, và thời gian các cơ quan cấp chứng từ có thể đáp ứng được kịp để xuất trình chứng từ. Ngân hàng trả tiền Nếu ngân hàng phát hành là ngân hàng trả tiền thì mục DRAWEE: ghi là ISSUING BANK. Nếu ngân hàng phát hành ủy quyền cho ngân hàng khác trả tiền thì trong L/C ở mục drawee sẽ ghi tên ngân hàng khác trả tiền. Cam kết thanh toán của ngân hàng mở L/C. Luật áp dụng: L/C phải ghi rõ áp dụng UCP nào. Thông báo L/C cho khách hàng Ngân hàng lập thư thông báo thư tín dụng, sau khi đã xác thực L/C và ghi chú những yếu tố có thể gây bất lợi cho khách hàng. Có thể thông báo bằng thư nếu ở xa và bằng điện thoại nếu ở gần và liên hệ với khách hàng đến ngân hàng để nhận L/C. Ngân hàng giao L/C bản gốc cho khách hàng sau khi thu phí. Sau đây là ví dụ về thời gian thông báo L/C của ngân hàng Eximbank Nghiệp vụ xử lý Thời gian xử lý Ghi chú Thông báo L/C hoặc tu chỉnh L/C:1. Thông báo trực tiếp đến khách hàng: điện thoại mời khách hàng đến Eximbank nhận L/C hoặc tu chỉnh L/C.  2. Thông báo L/C / tu chỉnh L/C qua Ngân hàng thông báo thứ hai -Trong vòng 01 ngày làm việc sau khi xác thực được L/C / tu chỉnh L/C - Gửi thư thông báo kèm L/C/tu chỉnh gốc qua đường bưu điện trong vòng 01 ngày làm việc  sau khi xác thực được L/C / tu chỉnh L/C. - Trong trường hợp không liên hệ được công ty, trong vòng 3 ngày làm việc sau khi nhận được L/C / tu chỉnh, Phòng TTXK sẽ  gửi thư nhắc qua đường bưu điện. Thu phí Ngân hàng tự động ghi nợ tài khoản tiền gửi để thu phí, mức phí sẽ được tính theo biểu phí hiện hành cộng với 10% thuế VAT, gồm: phí thông báo, phí xác nhận, điện báo…… Sau đây là ví dụ về biểu phí liên quan đến hoặc động xuất khẩu của ngân hàng Vietcombank: Biểu phí dịch vụ thư tín dụng xuất khẩu của ngân hàng Vietcombank THƯ TÍN DỤNG XUẤT KHẨU Thông báo thư tín dụng Thông báo qua một NH khác: 25 USD Thông báo trực tiếp đến KH: 20 USD Thông báo sửa đổi thư tín dụng 10 USD/lần Hủy thư tín dụng theo yêu cầu 20 USD/lần Thanh toán 1 bộ chứng từ (thu ngay khi gửi bộ chứng từ đi đòi tiền ) 0,15%/giá trị bộ chứng từ : Tối thiểu 20 USD Tối đa 200 USD Phí kiểm tra bộ chứng từ: Bộ chứng từ tại VCB Miễn phí BCT VCB đã thực hiện kiểm ra xong nhưng khác hàng lại xuất trình tại NH khác 20-50 USD/bộ chứng từ Chiết khấu bộ chứng từ Theo thỏa thuận Phí sửa đổi/điều chỉnh thư đòi tiền theo yêu cầu của KH 10 USD/lần Lập bộ chứng từ theo thư tín dụng cho KH theo yêu cầu của KH 0.1%trị giá hóa đơn: Tối thiểu 20 USD Tối đa 200 USD Chuyển nhượng thư tín dụng xuất khẩu 0.1% trị giá thư tín dụng chuyên nhượng Tối thiểu 50 USD Tối đa 500 USD Sửa đổi thư tín dụng chuyển nhượng: Sửa đổi tăng số tiền Thu như mức phí chuyển nhượng trên số tiền tăng thêm Sửa đổi khác 20 USD/lần Hủy thư tín dụng chuyển nhượng 20 USD/lần Phí sai sót bộ chứng từ chuyển nhượng 50 USD hoặc theo thỏa thuận XÁC NHẬN THƯ TÍN DỤNG Xác nhận thư tín dụng : thời gian tính phí kể từ ngày xác nhận đến hết ngày hiệu lực của thư tín dụng 0,15%/tháng trên giá trị thư tín dụng Tối thiểu 50 USD Thu bổ sung phí xác nhận trong trường hợp BCT trả chậm đòi tiền theo L/C do VCB xác nhận có gày đáo hạn sau ngày hết hạn hiệu lực của L/C: thời gian tính phí kể từ ngày hết hạn hiệu lực của L/C đến ngày đáo hạn của bộ chứng từ đòi tiền 0,15%/tháng trên giá trị bộ chứng từ Tối thiểu 50 USD Phí xác nhận cho các sửa đổi của thư tín dụng: Cho các sửa đổi tăng giá trị và/hoặc gia hạn thời gian hiệu lực: Tùy từng TH cụ thể thực hiện thu phí trên giá trị tăng thêm kể từ ngày yêu cầu điều chỉnh đến ngày hết hạn hiệu lực (hoặc đến ngày hết hạn hiệu lực mới, nếu có) kể từ ngày hế hiệu lực cũ đến ngày hết hạn hiệu lực mới. Thu như mức phí xác nhận tín dụng Tối thiểu 50 USD Cho các sửa đổi khác 20 USD/lần Điện phí Điện phí, Talex phí, Fax, gửi bằng thư bảo đảm/bằng hình thức chuyển phát nhanh Tùy theo mức phí của bưu điện hoặc của hãng chuyển phát nhanh SWIFT: Trong nước 5 USD Ngoài nước: -Phát hành thư tín dụng 20-50 USD -Điện khác 10 USD Biểu phí áp dụng cho khách hàng là tổ chức, doanh nghiệp có hiệu lực từ ngày 24/10/2008 Biểu phí chưa bao gồm thuế gía trị gia tăng Phí được tính bằng Việt Nam đồng hoặc ngoại tệ theo tỷ giá do VCB công bố tại thời điểm thu phí. Quy trình thanh toán bộ chứng từ hàng xuất khẩu tại ngân hàng thương mại: Khi được thông báo L/C và sau khi đã kiểm tra L/C, nhà xuất khẩu sẽ tiến hành lập bộ chứng từ và sau đó gửi hồ sơ có kèm bộ chứng từ đến ngân hang phục vụ mình để xin thanh toán. Qui trình thanh toán bộ chứng từ hàng xuất khẩu diễn ra tại ngân hàng thương mại với các bước như sau: 1. Tiếp nhận và kiểm tra bộ chứng từ: Hồ sơ gồm có: Thư yêu cầu thanh toán hoặc thư yêu cầu chiết khấu bộ chứng từ hàng xuất khẩu. L/C bản gốc, sửa đổi L/C (nếu có). Hợp đồng ngoại thương (bản sao). Bộ chứng từ (bản gốc). Ngân hàng sẽ tiến hành tiếp nhận và kiểm tra chứng từ. 2. Xử lý bộ chứng từ sau khi kiểm tra và đòi tiền ngân hàng nước ngoài: 2.1 Nếu bộ chứng từ hoàn hảo (clean documents) Sau khi kiểm tra nếu chứng từ hoàn hảo phù hợp với các điều khoản, điều kiện trong L/C. Ngân hàng sẽ gửi bộ chứng từ đến ngân hàng phát hành L/C và kèm theo chỉ thị thanh toán (Covering Letter, Covering schedule) bằng dịch vụ thư bảo đảm hoặc chuyển phát nhanh, hoặc bằng điện theo địa chỉ ghi trong L/C. Nếu L/C không cho phép đòi tiền bằng điện: có hai trường hợp xảy ra: Nếu L/C quy định ngân hàng chiết khấu là ngân hàng thanh toán thì trách nhiệm của ngân hàng này sẽ tiến hành thanh toán cho người bán, Sau đó, gởi bộ chứng từ và thư đòi tiền cho ngân hàng mở L/C. Nếu L/C quy định thanh toán tại ngân hàng mở, thì ngân hàng chiết khấu sẽ gởi bộ chứng từ cho ngân hàng mở L/C và thư đòi tiền cho ngân hàng mở L/C. Nếu L/C cho phép đòi tiền bằng đện (TT Reimbursement allowed) Song song với việc gửi thư đòi tiền cho ngân hàng phát hành L/C, ngân hàng lập điện đòi tiền (MT 742 Reimbursement claim) trong đó ghi rõ: số L/C của ngân hàng nước ngoài, số tham chiếu của ngân hàng, xác nhận bộ chứng từ phù hợp với toàn bộ điều kiện và điều khoản L/C. Dựa vào mục Reimbursement bank trong L/C: - Nếu ngân hàng trả tiền là ngân hàng phát hành thì bộ chứng từ và điện đòi tiền được gửi đến ngân hàng mở. - Nếu ngân hàng trả tiền không phải là ngân hàng phát hành thì bộ chứng từ cùng với Covering schedule được gửi đến ngân hàng mở và điện đòi tiền gửi đến ngân hàng hoàn trả. 2.2 Trong trường hợp bộ chứng từ bất hợp lệ (Discrepant document/ Unclean document) Đối với sai sót có thể sửa chữa được. Các lỗi này liên quan đến việc lập chứng từ . Thường có các trường hợp sau: Người lập chứng từ đánh nhầm hoặc đánh sai lỗi chính tả các thông tin trên chứng từ. Đây có thể là lý do để ngân hàng mở L/C trì hoãn việc thanh toán thậm chí từ chối thanh toán. Do thiếu kinh nghiệm trong việc lập chứng từ nên người lập đã hiểu sai nội dung và thể hiện sai nội dung mà L/C quy định. Sự thiếu sót các điều kiện ghi thêm do người lập chứng từ đọc không kỹ L/C, Ví dụ: L/C yêu cầu ghi số hợp đồng, số L/C hoặc Shipping Mart trên tất cả các chứng từ thanh toán nhưng thực tế có một số chứng từ do đơn vị xuất khẩu xuất trình không được thể hiện trong nội dung này . Các chứng từ xuất trình không phù hợp như: xuất trình hai Hối phiếu đều là bản số 1 hoặc bản số 2, chứng từ xuất trình không phải là bản gốc theo yêu cầu của L/C… Trên đây chỉ liệt kê vài trường hợp sai sót chứng từ cụ thể nhất. Ngoài ra các sai sót trong khi lập chứng từ rất đa dạng phải tuỳ thuộc vào yêu cầu cụ thể của L/C mà đánh giá. Tuy nhiên, các sai sót về lập chứng từ đều có thể sửa chữa được. Do đó, khi bộ chứng từ được kiểm tra có những sai sót thuộc loại này , thanh toán viên của ngân hàng phục vụ đơn vị xuất khẩu sẽ căn cứ vào kết quả để yêu cầu nhà xuất khẩu như sau: Thứ nhất, yêu cầu đơn vị xuất khẩu điều chỉnh lại sai sót hoặc liên hệ với đơn vị nhập khẩu tu chỉnh lại L/C cho phù hợp với chứng từ trước khi gởi bộ chứng từ đòi tiền ngân hàng phát hành L/C. Tuy nhiên, trường hợp này, việc tu chỉnh rất ít được sử dụng vì nếu tu chỉnh thì thời gian tu chỉnh phải còn nằm trong thời hạn xuất trình chứng từ và thời gian hiệu lực của L/C. Thứ hai, chiết khấu chứng từ với điều kiện bảo lưu. Điều này có nghĩa là người bán đứng ra ký chấp nhận bảo lưu một số bất hợp lệ mà Ngân hàng cho là không đáng kể, có thể xác nhận phù hợp với các điều kiện và điều khoản của L/C. Một số bất hợp lệ có thể chiết khấu theo cách này bao gồm: Người lập chứng từ đánh nhầm hoặc sai lỗi chính tả các thông tin trên chứng từ(mà họ không sửa). Tuy nhiên, việc đánh “nhầm” này không ảnh hưởng nghiêm trọng đến bản chất hàng hoá, thời hạn giao hàng, hiệu lực của L/C. Ngày ký các chứng từ khác sau ngày ký vận đơn. Thể hiện cảng đi và cảng đến chung chung không cụ thể. Các đơn vị sửa chứng từ chỉ đóng dấu sửa nhưng không ký nháy và Ngân hàng xác nhận phù hợp với lý do L/C không quy định sửa phải có ký nháy và trong UCP cũng không có khoản nào đề cập đến vấn đề này. Một số chứng từ thiếu Shipping Mart, số L/C nhưng L/C không quy định cụ thể. Đối với những trường hợp như trên, trước khi gửi chứng từ, Ngân hàng yêu cầu khách hàng ký chấp nhận bảo lưu về những bất hợp lệ đó. Khi gửi chứng từ cho ngân hàng nước ngoài, ngân hàng của đơn vị xuất khẩu vẫn xác nhận chứng từ phù hợp với các điều kiện và điều khoản của thư tín dụng. Cách gửi thư và chỉ thị đòi tiền cũng giống như trường hợp chứng từ hoàn toàn phù hợp. Tuy nhiên, điều cần lưu ý ở đây là nếu có quá nhiều lỗi sai như vậy thì ngân hàng bên xuất khẩu sẽ không xác nhận phù hợp và không nêu các bất hợp lệ đó. Vì nếu xác nhận phù hợp thì sẽ gây ảnh hưởng to lớn đến uy tín của Ngân hàng.Trong trường hợp như vậy, ngân hàng bên xuất khẩu chỉ gửi bộ chứng từ đi và chiết khấu với ngân hàng phát hành. Đối với những sai sót không thể sửa chữa được. Các lỗi này thường liên quan đến hàng hóa như chất lượng, số lượng, hay trọng lượng hàng hóa hoặc liên quan các thủ tục cơ quan quản lý Nhà nước hay các cơ quan khác nên không sửa chữa được. Các trường hợp bất hợp lệ không thể sửa chữa được có thể là: Giao hàng thiếu hoặc quá số lượng yêu cầu. Giao hàng trễ. Hàng hóa được giao ngoài qui định của L/C. L/C hết hạn hiệu lực. Xuất trình chứng từ trễ hạn. Sai đơn giá, đơn vị tiền tệ và kim ngạch thư. Cách thức giao hàng và phương thức vận chuyển không phù hợp với yêu cầu của L/C. Hàng hóa có qui cách, phẩm chất thể hiện trên các chứng từ xác minh bản chất hàng hóa không phù hợp với yêu cầu L/C. Trị giá bảo hiểm lô hàng không đúng yêu cầu. Các yêu cầu đặc biệt đối với chứng từ nhằm đáp ứng các thủ tục nhập khẩu ở nước người mua không được thỏa mãn. Đơn vị xuất khẩu làm sai qui định về gửi chứng từ… Rõ ràng với những bất hợp lệ vừa nêu trên, người bán không thể nào sửa chữa được. Trong trường hợp này, thanh toán viên sẽ căn cứ vào mức độ bất hợp lệ và và sự tín nhiệm giữa các bên liên quan để quyết định chiết khấu giải quyết. Đối với bộ chứng từ bất hợp lệ thường có những cách giải quyết sau đây: Thứ nhất, Điện báo bất hợp lệ, gởi bộ chứng từ và đợi thông báo từ phía ngân hàng phát hành. Khi điện thông báo bất hợp lệ cho ngân hàng phát hành, ngân hàng của đơn vị xuất khẩu yêu cầu khách hàng ký chấp nhận bất hợp lệ. Sau đó, ngân hàng của đơn vị xuất khẩu điện yêu cầu ngân hàng phát hành chiết khấu với đơn vị nhập khẩu về những bất hợp lệ đó. Nếu đồng ý thì phải điện báo ngay cho ngân hàng đơn vị nhập khẩu biết. Thứ hai, gởi chứng từ trên cơ sở nhờ thu. Khả năng từ chối thanh toán của ngân hàng phát hành L/C khá lớn đối với những bộ chứng từ có bất hợp lệ nặng liên quan đến hàng hóa hoặc việc nhận hàng của đơn vị nhập khẩu. Vì vậy, trong trường hợp ngân hàng của đơn vị xuất khẩu chỉ gửi bộ chứng từ đi nhờ thu (nếu đơn vị xuất khẩu đồng ý gửi nhờ thu) và mọi rủi ro đều do đơn vị xuất khẩu gánh chịu. Khi gửi nhờ thu, ngân hàng của đơn vị xuất khẩu yêu cầu khách hàng ký chấp nhận gửi nhờ thu. Về phía đơn vị xuất khẩu khi chuyển sang phương thức nhờ thu thì bị chuyển từ thế chủ động sang thế bị động phụ thuộc vào đơn vị nhập khẩu có đồng ý thanh toán hay không. Ngoài ra, đơn vị xuất khẩu còn chịu thiệt hại do bị giam vốn, do chi phí rất nhiều để chiết khấu giữa hai bên xuất khẩu thông qua ngân hàng. Trong trường hợp này, sau đơn vị xuất khẩu đồng ý gửi chứng từ trên cơ sở nhờ thu theo L/C thì ngân hàng của đơn vị xuất khẩu sẽ không đánh điện cho ngân hàng phát hành (mặc dù cho phép đòi tiền bằng điện ) mà ngân hàng của đơn vị xuất khẩu sẽ giải quýet bằng cách gửi bộ chứng từ kèm theo thư đòi tiền (Corvering schedule) đến cho ngân hàng phát hành và yêu cầu ngân hàng phát hành nhờ thu. Tuy nhiên, điều này chỉ được thực hiện khi ngân hàng phát hành đã chiết khấu với đơn vị nhập khẩu và đơn vị nhập khẩu chấp nhận những bất hợp lệ đó. Do đó, nếu chấp nhận những bất hợp lệ đó và đồng ý thanh toán thì ngân hàng phát hành sẽ chuyển trả tiền vào tài khoản của ngân hàng mà đơn vị xuất khẩu chỉ thị. 3. Chiết khấu và thanh toán : 3.1 Thanh toán ngay: (Sight payment) Quy trình thanh toán L/C bắt đầu từ bước 4 trở đi, bao gồm các khâu chính: đó là giao hàng , lập bộ chứng từ và thanh toán của ngân hàng mở L/C. Quy trình thanh toán ngay có thể chia thành hai trường hợp: Thanh toán tại ngân hàng mở L/C và thanh toán tại ngân hàng chỉ định trên thư tín dụng. Thanh toán tại ngân hàng mở L/C: Ngân hàng mở L/C NHẬP KHẨU (6) Bộ chứng từ/thư đòi tiền (5) Bộ chứng từ (8) Thanh toán XUẤT KHẨU Thanh toán và nhận bộ chứng từ (4) Hàng hóa L/C Ngân hàng xuất khẩu (7) Thanh toán (4) Sau khi đơn vị xuất khẩu nhận được thư tín dụng do ngân hàng thông báo gửi đến, tiến hành kiểm tra, dịch thuật, đối chiếu với hợp đồng ngoại thương đã ký trước đó. Đây là khâu quan trọng đối với đơn vị xuất khẩu vì thư tín dụng có thể giống hợp đồng và cũng có thể khác hợp đồng nhưng khi thanh toán thì phải thực hiện điều khoản của thư tín dụng. Vì vậy, sau khi kiểm tra chặt chẽ L/C nếu đồng ý thì tiến hành giao hàng cho đơn vị nhập khẩu; nếu không đồng ý thì đề nghị điều chỉnh hoặc bổ sung thêm cho đến khi hoàn chỉnh thì mới giao hàng. Sau khi thực hiện việc kiểm tra, sửa đổi, bổ sung thư tín dụng được mở hoàn chỉnh, đơn vị xuất khẩu tiến hành giao hàng, thông thường chi phí tu chỉnh L/C do đơn vị xuất khẩu chịu. (5) Sau khi hoàn thành nghĩa vụ giao hàng, đơn vị xuất khẩu lập bộ chứng từ thanh toán theo đúng điều khoản trong thư tín dụng xuất trình cho ngân hàng phục vụ mình để yêu cầu thanh toán. Hồ sơ chứng từ gửi ngân hàng phục vụ đơn vị xuất khẩu gồm có: Thư yêu cầu thanh toán chứng từ hàng xuất khẩu theo hình thức L/C, các chứng từ chi tiết phù hợp với những điều khoản ghi trong thư tín dụng. Lưu ý, trong thư yêu cầu thanh toán chứng từ hàng xuất theo hình thức L/C phải có đầy đủ chữ ký của chủ tài khoản (nếu thủ tưởng đơn vị không phải là chủ tài khoản) và chữ ký của kế toán trưởng. (6) Ngân hàng phục vụ đơn vị xuất khẩu nhận kiểm tra và xử lý bộ chứng từ do đơn vị xuất khẩu nộp vào. Khi ngân hàng của đơn vị xuất khẩu nhận được chứng từ, cùng bản gốc L/C do đơn vị xuất khẩu (người thụ hưởng L/C) gởi đến kèm các bản tu chỉnh (nếu có), ngân hàng phục vụ đơn vị xuất khẩu sẽ kiểm tra sự phù hợp trên bề mặt chứng từ so với các điều kiện đã ghi trong thư tín dụng. Cụ thể, ngân hàng phục vụ đơn vị xuất khẩu cần thực hiện: Thứ nhất: kiểm tra tính thống nhất của bộ chứng từ, có nghĩa là những nội dung trên từng chứng từ và giữa các chứng từ phải thống nhất nhau, không được mâu thuẫn nhau và phải phù hợp với nội dung L/C. Thứ hai: kiểm tra tính đầy đủ của bộ chứng từ về loại, số lượng có phù hợp với yêu cầu của L/C không. Thứ ba: kiểm tra tính chân thật bề ngoài của bộ chứng từ, chứng từ này do ai cấp? Có chữ ký và đóng dấu đầy đủ hay không? Mẫu chữ ký chứng từ phải phù hợp với mẫu chữ ký lưu tại ngân hàng. Lưu ý, thời gian để ngân hàng phục vụ đơn vị xuất khẩu kiểm tra chứng từ và chuyển bộ chứng từ ra nước ngoài cho ngân hàng mở L/C thông thường hai đến ba ngày. Sau khi kiểm tra thì tùy vào tình trạng cụ thể của bộ chứng từ mà ngân hàng sẽ giải quyết như sau: Trường hợp 1: Nếu bộ chứng từ không sai sót thì ngân hàng phục vụ của đơn vị xuất khẩu chuyển bộ chứng từ kèm thư đòi tiền (Covering schedule) gởi về ngân hàng phát hành yêu cầu thanh toán. Do L/C quy định thực hiện trả tiền ngay tại ngân hàng phát hành nên ngân hàng phát hành sẽ tự mình thanh toán bộ chứng từ do ngân hàng của đơn vị xuất khẩu gửi đến. Điều này được quy định trong L/C bằng câu: “AVAILABLE BY PAYMENT AT THE ISSUING BANK’S COUNTER” hoặc “AVAILABLE WITH…(Tên ngân hàng phát hành) BY PAYMENT” hoặc trong trường hợp L/C không quy định thì trách nhiệm thanh toán bộ chứng từ hợp lệ vẫn thuộc về ngân hàng phát hành. Trường hợp 2 : Nếu bộ chứng từ có sai sót thì tất cả các sai sót hoặc bất hợp lệ của chứng từ đều được thanh toán viên ghi vào phiếu kiểm chứng từ xuất khẩu. Sau đó phân chia và xử lý các sai sót ra thành hai loại: Sai sót có thể sửa chữa được và sai sót không sửa chữa được được. Đối với các sai sót có thể sửa chữa được: ngân hàng phục vụ đơn vị xuất khẩu yêu cầu sửa chữa trước khi gởi bộ chứng từ đòi tiền ngân hàng nước ngoài. Hoặc sau khi sửa chữa, vẫn còn những sai sót nhỏ thì ngân hàng phục vụ đơn vị xuất khẩu sẽ chiết khấu với điều kiện bảo lưu và gửi bộ chứng từ ra nước ngoài. Đối với các sai sót không thể sửa chữa được, ngân hàng phục vụ đơn vị xuất khẩu sẽ có 2 cách xử lý như sau: Thứ nhất: gửi bộ chứng từ đòi tiền ngân hàng nước ngoài và có thông báo bất hợp lệ. Thứ hai: gửi bộ chứng từ trên cơ sở nhờ thu từ ngân hàng nước ngoài. (7) Khi ngân hàng mở L/C nhận được bộ chứng từ thanh toán do ngân hàng của đơn vị xuất khẩu gửi đến tiến hành kiểm tra đối chiếu với những điều khoản quy định trên L/C đã mở trước đây. Nếu thấy phù hợp thì ngân hàng mở L/C sẽ thanh toán cho đơn vị xuất khẩu thông qua ngân hàng phục vụ đơn vị xuất khẩu. Nếu bộ chứng từ không phù hợp với những điều kiện và điều khoản đã ghi trong L/C, ngân hàng mở L/C có quyền từ chối thanh toán L/C hoặc có thể xin ý kiến của người yêu cầu mở L/C về việc thanh toán lô hàng nhập khẩu. Đồng thời gửi thông báo bất hợp lệ cho ngân hàng của đơn vị xuất khẩu và chờ ý kiến trả lời từ phía ngân hàng phục vụ đơn vị xuất khẩu. (theo điều 16 UCP 600). Thời gian hiệu lực của ngân hàng mở L/C để kiểm tra và thanh toán bộ chứng từ là 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận bộ chứng từ. Nếu quá 5 ngày mà không có thông báo gì về phía ngân hàng mở L/C, thì đương nhiên coi như ngân hàng đồng ý thanh toán (điều 14 UCP 600). (8) Nhận được điện báo có từ ngân hàng mở L/C, ngân hàng phục vụ đơn vị xuất khẩu tiến hành báo có cho đơn vị xuất khẩu và cũng có thể nhận được thông báo về sự từ chối của ngân hàng mở L/C. (9) Ngân hàng mở L/C yêu cầu nhà nhập khẩu thanh toán bộ chứng từ và chuyển bộ chứng từ cho người yêu cầu mở L/C (đơn vị nhập khẩu). Đơn vị nhập khẩu kiểm tra bộ chứng từ, nếu bộ chứng từ phù hợp với những điều khoản điều kiện đã ghi trong L/C thì hoàn trả lại tiền cho ngân hàng mở L/C, hoặc vay ngân hàng để thanh toán L/C.(Ngân hàng mở L/C tiến hành ký hậu vận đơn và giao nộ chứng từ cho đơn vị nhập khẩu nhận hàng). Nếu đơn vị nhập khẩu từ chối thanh toán thì tùy từng trường hợp mà ngân hàng mở L/C sẽ giải quyết. Cơ sở pháp lý để giải quyết sự tranh chấp này là giấy yêu cầu mở thư tín dụng. 3.1.2. Thanh toán tại ngân hàng chỉ định thanh toán trên L/C: (7) Bộ chứng từ (8) Bồi hoàn Ngân hàng mở L/C Ngân hàng chỉ định NHẬP KHẨU XUẤT KHẨU L/C (7) Bộ chứng từ (5) Bộ chứng từ (6) Thanh toán (4) hàng hóa (9) Thanh toán & nhận bộ chứng từ Đối với trường hợp thanh toán tại ngân hàng chỉ định thanh toán trên L/C, quy trình thanh toán tương tự như trường hợp thanh toán tại ngân hàng mở L/C. Nhưng chỉ khác ở điểm là sau khi đơn vị xuất khẩu xuất trình bộ chứng từ tại ngân hàng chỉ định trong L/C thì ngân hàng này thực hiện kiểm tra một cách cẩn trọng và hợp lý so với các điều kiện và điều khoản của L/C trong thời gian tối đa là 5 ngày làm việc. Sẽ có 2 trường hợp xảy ra: Nếu bộ chứng từ do đơn vị xuất khẩu xuất trình phù hợp so với điều kiện và điều khoản của L/C thì ngân hàng chỉ định sẽ thực hiện thanh toán và tiến hành báo có cho đơn vị xuất khẩu. Nếu bộ chứng từ có sai sót thì ngân hàng thanh toán sẽ xử lý bộ chứng từ giống như bước 6b trong quy trình thanh toán tại ngân hàng mở L/C. 3.2 Trường hợp chiết khấu : Ngân hàng mở L/C NH thượng lượng XUẤT KHẨU NHẬP KHẨU (5) Bộ chứng từ (6) chiết khấu (9) báo có (4) Hàng hóa L/C (7) Bộ chứng từ / chỉ thị đòi tiền (8) thanh toán (10) thanh toán & nhận bộ chứng từ Bước 6: Sau khi đơn vị xuất khẩu xuất trình bộ chứng từ tại ngân hàng chiết khấu thì ngân hàng này thực hiện kiểm tra một cách cẩn trọng và hợp lý so với các điều kiện và điều khoản của L/C. Sẽ có 2 trường hợp xảy ra: Nếu bộ chứng từ do đơn vị xuất khẩu xuất trình phù hợp so với điều kiện và điều khoản của L/C thì ngân hàng chiết khấu sẽ thực hiện chiết khấu và tiến hành báo Có số tiền chiết khấu cho đơn vị xuất. có hai thình thức chiết khấu sau: ♦ Chiết khấu bộ chứng tứ có quyền truy đòi: đây thực chất là nghiệp vụ cho vay ứng trước có đảm bảo bằng bộ chứng từ hàng xuất khẩu với một số tiền của hối phiếu sau khi trừ đi các chi phí có liên quan. Nếu sau 60 ngày kể từ ngày gửi chứng từ mà không nhận được báo có của ngân hàng nước ngoài thì ngân hàng đợc tự động ghi nợ trên tài khoản tiền gửi của khách hàng để thu nợ và phí. Nếu tài khoản không đủ số dư thì ngân hàng thực hiện cho vay bắt buộc và áp dụng lãi suất nợ quá hạn. ♦ Chiết khấu bộ chứng từ miễn truy đòi: sau khi thanh toán ngay cho nhà xuất khẩu mà không nhận được tiền từ ngân hàng nước ngoài thì ngân hàng chiết khấu phải chịu rủi ro. Vì ngân hàng chiết khấu phải chấp nhận rủi ro không thu được tiền trong hình thức chiết khấu miễn truy đòi nên thường là nhà xuất khẩu sẽ phải trả phí chiết khấu cao hơn trong phương thức chiết khấu được phép truy đòi. Trong trường hợp chứng từ bất hợp lệ thì ngân hàng sẽ không đồng ý chiết khấu hoặc chiết khấu vói số tiền chiết khấu thấp hơn mức đề nghị của khách hàng thì ngân hàng phải thông báo cho khách hàng biết trước khi gửi bộ chứng từ qua ngân hàng nước ngoài. Nếu bộ chứng từ có sai sót thì ngân hàng thanh toán sẽ xử lý bộ chứng từ giống như trong quy trình thanh toán tại ngân hàng mở L/C. Bước 7 : Ngân hàng chiết khấu sẽ gửi bộ chứng từ và chỉ thị đòi tiền ngân hàng mở L/C theo L/C quy định : bằng điện (TTR) hoặc bằng thư. Cách thức mở bộ chứng từ và chỉ thị đòi tiền: 3.2.1. Trường hợp L/C không cho phép đòi tiền bằng điện Nếu ngân hàng phát hành cũng là ngân hàng trả tiền, trong trường hợp này hối phiếu sẽ được kí phát cho ngân hàng phát hành. Nghĩa là trên hối phiếu mục TO và mục DRAWN UNDER sẽ ghi tên ngân hàng phát hành. Lúc này ngân hàng chiết khấu sẽ gửi bộ chứng từ thanh toán bao gồm hối phiếu kèm theo thư đòi tiền và bộ chứng từ đến cho ngân hàng phát hành yêu cầu thanh toán. Trong thư đòi tiền phải ghi rõ nội dung sau: ● Chứng nhận các điều khoản của L/C đã được thực hiện đúng ● Số tiền mà ngân hàng phát hành phải trả ● Chỉ thị việc trả tiền vào tài khoản ngân hàng chiết khấu tại ngân hàng đại lý mà ngân hàng chiết khấu có tài khoản Trong tất cả các bộ chứng từ nói trên thì cách thức gửi bộ chứng từ đều thực hiện theo yêu cầu của L/C L/C yêu cầu: ● “NEGOTIATING BANK MST SEND ALL DOCUMENTS TO US IN TWO CÓNECUTIVE SÉ, FIRST BY DHL SERVICE, SECOND BY REGISTERED AIRMAIL..” Lúc là ngân hàng chiết khấu sẽ gửi chứng từ hai lần, một lần bằng DHL một lần bằng thư bảo đảm ● “ALL DOCUMENTS MUST BE SENT BY COURIER SERVICE IN 1 LOT TO THE ISSUING BANK” Lúc này ngân hàng chiết khấu gởi đòi tiền ngân hàng mở L/C, sẽ thể hiện việc xác nhận phù hợp và chỉ thị đòi tiền có nội dung sau: “WE HEREBY CERTIFY THAT ALL TERMS AND CONDITIONS OF THE CREDIT HAVE BEEN COMPLIED WITH. PLEASE TELEREMIT THE PROCEEDS TO OUR ACCOUNT…….(số taì khoản của ngân hàng) WITH….(tên ngân hàng mà ngân hàng chỉ định) UNDER YOUR AND THEIR TESTED TELEX/SWIFT ADVICE TO US QUOTING OUREF. THANKS AND BEST REGARDS” Nếu ngân hàng phát hành không phải là ngân hàng trả tiền: Trường hợp 1: L/C quy định gửi hối phiếu đến ngân hàng phát hành. Lúc này trên hối phiếu mục TO và mục DRAWN UNDER thẻ hiện tên ngân hàng phát hành. Còn thư đòi tiền sẽ gửi đến ngân hàng trả tiền Trường hợp 2 : L/C quy định việc gửi hối phiếu đến ngân hàng trả tiền: Trong trường hợp này, hối phiếu được kí phát cho ngân hàng trả tiền do L/C quy định. Lúc đó ngân hàng chiết khấu sẽ gửi hối phiếu kèm theo thư đòi tiền cho ngân hàng trả tiền mà L/C quy định. Còn bộ chứng từ và thư đòi tiền sẽ được gửi đến ngân hàng phát hành. Lúc đó trên hối phiếu sẽ ghi mục “TO: ngân hàng trả tiền” và mục”DRAWN UNDER: ngân hàng phát hành”. Trên thư đòi tiền gửi cho ngân hàng trả tiền, ngân hàng chiết khấu sẽ nói rõ L/C do ngân hàng nào phát hành. Điều này thể hiện rõ trên thư ở phần REMARKS: “WE HEREBY CERTIFY THAT ALL TERMS AND CONDITIONS OF THE CREDIT HAVE BEEN COMPLIED WITH TODAY WE CLAIM REIMBURSEMENT FROM….( tên ngân hàng trả tiền) BY LETTER AS PER L/C’S TEMS.BEST REGARDS” 3.2.2. Trường hợp L/C cho phép đòi tiền bằng điện Điều khoản này có lợi cho nhà xuất khẩu vì thời gian mà nhà xuất khẩu nhận được tiền thanh toán rất nhanh( thông thường 2-3 ngày) so với trường hợp đòi tiền bằng thư (5-10 ngày). Nếu ngân hàng phát hành L/C cũng là ngân hàng trả tiền Ngân hàng chiết khấu sẽ đánh điện đòi tiền, đồng thời gửi bộ chứng từ kèm theo thư đòi tiền cho ngân hàng phát hành L/C. Trong điện đòi tiền, có sự xác nhận chứng từ phù hợp với L/C và chỉ thị đòi tiền của ngân hàng chiết khấu. Riêng thư đòi tiền phải nói rõ ngân hàng chiết khấu đã đòi tiền bằng điện theo quy định của L/C để tránh trường hợp thanh toán 2 lần. Điều này được thể hiện như sau: “REMARK: REIMBURSUMENT CLAIM HAS BEEN EFECTED BY SWIFT( SỐ SWIFFT). PLEASE AVOID DUPLICATE. “BEST REGARDS”. Nếu ngân hàng phát hành không phải là ngân hàng trả tiền Ngân hàng chiết khấu sẽ đòi tiền ngân hàng trả tiền bằng TELEX hoặc SWIFT, đồng thời, gửi bộ chứng từ kèm theo thư đòi tiền và bản copy điện đòi tiền gửi đến cho ngân hàng phát hành Cần lưu ý là hối phiếu trong trường hợp này phải được gửi đến cho ngân hàng phát hành hay ngân hàng trả tiền tùy theo yêu cầu L/C. Nếu hối phiếu gửi cho ngân hàng trả tiền thì thường gửi sau bức điện đòi tiền, mục đích là gửi cho ngân hàng trả tiền lưu trữ hồ sơ. Điện đòi tiền phải ghi rõ số L/C, tên ngân hàng phát hành, có lời xác nhận phù hợp của ngân hàng chiết khấu và chỉ thị trả tiền. 3.3 Trường hợp thanh toán chậm 3.3.1 Thanh toán bằng chấp nhận hối phiếu (Settlement by acceptance) Nếu trường hợp L/C trả chậm (usance L/C), ngân hàng mở L/C chấp nhận thanh toán hối phiếu, hoặc có thể chỉ thị ngân hàng khác chấp nhận hối phiếu. Sau đó theo dõi hối phiếu đến hạn và thanh toán tiền cho người cho tiền thụ hưởng Hối phiếu. Quy trình thể hiện như sau: Bước 5: Đơn vị xuất khẩu nhận được L/C do NH thông báo gửi đến, tiến hành kiểm tra, dịch thuật, đối chiếu với hợp đồng mua bán ngoại thương đã ký trước đây. Đây là khâu quan trọng với đơn vị xuất khẩu vì L/C có thể giống hoặc khác hợp đồng nhưng thanh toán thì phải theo đúng điều khoản của L/C. Vì vậy sau khi kiểm tra chặt chẽ L/C, nếu đồng ý thì mới tiến hành giao hàng. Bước 6: Sau khi hoàn thành nghĩa vụ giao hàng, đơn vị xuất khẩu lập bộ chứng từ theo đúng điều khoản của L/C. Bước 7: Nhà xuất khẩu xuất trình hối phiếu, bộ chứng từ giao hàng, và thư yêu cầu thanh toán vào ngân hàng phục vụ mình xin thanh toán. Bước 8 : Ngân hàng phục vụ nhà xuất khẩu tiến hành kiểm tra chứng từ nếu phù hợp yêu cầu của L/C, thì ngân hàng tiến hành kí chấp nhận hối phiếu thông báo hối phiếu đã chấp nhận cho nhà xuất khẩu. Bước 9 : Sau đó Ngân hàng chấp nhận lập thư đòi tiền chuyển hối phiếu và chứng từ giao hàng qua Ngân hàng mở L/C và chấp nhân hối phiếu. Bước 10 : Ngân hàng mở L/C kiểm tra chứng từ, nếu chứng từ phù hợp với yêu cầu của L/C ngân hàng mở L/C thông báo với nhà nhập khẩu về tình hình của chứng từ. Nhà nhập khẩu kiểm tra bộ chứng từ, nếu thấy phù hợp với những điều khoản điều kiện đã ghi trong L/C, thì cam kết đồng ý hoàn trả lại tiền cho ngân hàng mở L/C khi đến hạn. Ngân hàng mở L/C tiến hành kí vận đơn và giao bộ chứng từ cho nhà nhập khẩu ra cảng nhận hàng. Bước 11 : Đến ngày đáo hạn ngân hàng mở L/C sẽ hoàn trả tiền cho ngân hàng chấp nhận. Bước 12 : Đến hạn nhà nhập khẩu thanh toán tiền cho ngân hàng mở L/C 3.3.2 Cam kết thanh toán khi đến hạn (settlement by deferred) Tương tự như trên trường hợp đối với L/C trả sau( deffered L/C), Ngân hàng cam kết thanh toán với kì hạn cụ thể và có nghĩa vụ thanh toán trả sau cho nhà nhập khẩu, mà không cần phải sử dụng hối phiếu. Việc thanh toán có thể thực hiện nhiều lần theo thỏa thuận mà không nhất thiết phải thanh toán một lần vào ngày đáo hạn.  IV. ĐÁNH GIÁ VỀ PHƯƠNG TIỆN THANH TOÁN TÍN DỤNG CHỨNG TỪ. Những sai sót khi thanh toán bằng L/C Trong thực tiễn thương mại quốc tế, không ít doanh nghiệp xuất nhập khẩu trong nước gặp khó khăn khi giao dịch bằng L/C, mà nguyên nhân chủ yếu xoay quanh các vấn đề như việc thanh toán chậm trễ, khiếu kiện kéo dài, không được thanh toán hoặc thậm chí là bị lừa, gây thiệt hại về thời gian và kinh tế của doanh nghiệp. Chính vì vậy, nhằm hạn chế đáng kể các thiệt hại xảy ra, doanh nghiệp xuất nhập khẩu trong nước cần nắm vững và hiểu rõ những nguyên nhân dẫn đến sai sót khi giao dịch bằng L/C. Giao dịch bằng L/C luôn gắn với một hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế cụ thể bởi hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế là cơ sở để hình thành L/C, nhưng một khi L/C được phát hành thì nó lại hoàn toàn độc lập với hợp đồng thương mại quốc tế ngay cả khi L/C đó dẫn chiếu đến hợp đồng phái sinh ra nó. Như vậy, nếu doanh nghiệp xuất khẩu xuất trình bộ chứng từ phù hợp thì ngân hàng phát hành có nghĩa vụ phải thanh toán tiền cho họ ngay cả khi doanh nghiệp nhập khẩu khiếu nại hàng hóa thực tế không đúng như hợp đồng, thậm chí hàng hóa không được giao. Đây chính là nguyên tắc cơ bản trong giao dịch bằng L/C mà cả doanh nghiệp xuất khẩu và doanh nghiệp nhập khẩu cần phải hiểu rõ. Bởi giao dịch bằng L/C chỉ căn cứ vào chứng từ, do đó doanh nghiệp xuất khẩu lập bộ chứng từ thanh toán phù hợp là yêu cầu tiên quyết để phương thức L/C trở thành công cụ thanh toán hữu hiệu cho họ. Tuy nhiên, trong thực tiễn giao dịch bằng L/C, không chỉ doanh nghiệp xuất khẩu mà cả doanh nghiệp nhập khẩu cũng mắc phải các sai sót không đáng có khi lập và thanh toán bằng bộ chứng từ L/C và tựu chung lại là do các nguyên nhân sau:2. Các nhóm nguyên nhân chính dẫn đến sai sót chứng từ Thực tiễn cho thấy có ba nhóm nguyên nhân dẫn đến sai sót chứng từ khi thực hiện giao dịch bằng L/C: Doanh nghiệp xuất nhập khẩu thiếu hiểu biết sâu sắc về giao dịch bằng L/C cũng như các văn bản pháp luật quốc tế liên quan điều chỉnh về vấn đề thanh toán quốc tế và mua bán hàng hóa quốc tế như UCP, ISBP, Incortems. Trong doanh nghiệp xuất nhập khẩu không có bộ phận chuyên trách và quy trình giao dịch bằng L/C, hoặc có nhưng bộ phận này yếu, thiếu kinh nghiệm và hoạt động không hiệu quả. Trong quá trình soạn thảo L/C, doanh nghiệp xuất khẩu thường mắc phải sai sót khi lập bộ chứng từ như lỗi cẩu thả của nhân viên văn phòng, của văn thư về đánh máy, in ấn và được biết đến là “sai lầm 3C” bao gồm các lỗi như: lỗi không chính xác (not correct); lỗi không hoàn chỉnh (not complete); lỗi không nhất quán (not consistant). Cụ thể: Trong thực tiễn giao dịch bằng L/C thường xảy ra một số sai sót cụ thể như sau: Doanh nghiệp xuất nhập khẩu thiếu hiểu biết về các quy định của UCP – đây là một trong những nguyên nhân cơ bản dẫn đến sai sót chứng từ bởi đa số các doanh nghiệp xuất nhập khẩu nhận thức UCP là văn bản nghiệp vụ quốc tế dành riêng cho các ngân hàng, vì vậy họ cho rằng chỉ cần tuân thủ hợp đồng thương mại quốc tế và những yêu cầu của L/C là đủ. Quy trình nghiệp vụ giao dịch bằng L/C tại các doanh nghiệp xuất nhập khẩu không cẩn thận, dẫn đến việc đọc và giải thích L/C chưa cụ thể, bộ phận nghiệp vụ thiếu trách nhiệm, dẫn đến lỗi chính tả, lỗi đánh máy, in ấn… Tính không cẩn thận là tư duy phổ biến hiện còn tồn tại trong nhiều doanh nghiệp xuất nhập khẩu trong nước với logic cũ là “một bên chỉ cần mở L/C là bên kia chuyển hàng” mà không quan tâm đến tính chuẩn xác của L/C ngay khi nhận được. Thỏa thuận giữa doanh nghiệp nhập khẩu và doanh nghiệp xuất khẩu không rõ ràng về các chi tiết giao hàng và/hoặc L/C. Doanh nghiệp nhập khẩu đã không kiểm tra cẩn thận L/C mặc dù đã được cảnh báo từ phía ngân hàng. Doanh nghiệp xuất khẩu đã không có đủ thời gian hoặc không tiến hành sửa đổi L/C, thay vào đó là sự im lặng và sự tin tưởng vào doanh nghiệp nhập khẩu là họ sẽ bỏ qua một số lỗi nhỏ, không cơ bản trong L/C. Tình trạng thiếu kinh nghiệm và thiếu sự phối kết giữa các bộ phận của doanh nghiệp xuất nhập khẩu trong nước hiện nay là phổ biến mà chủ yếu là do cách quản lý của doanh nghiệp và sự không hiểu biết về UCP. Trong một số trường hợp L/C được phát hành không chuẩn xác, có chủ ý xấu hoặc L/C không hoàn chỉnh, không khả thi. Tuy nhiên, đa số doanh nghiệp xuất khẩu vẫn coi thường bởi ít khi họ quan tâm đến nội dung của UCP, họ chỉ quan tâm đến việc lấy đủ tiền hàng. Trường hợp cá biệt, có doanh nghiệp nhập khẩu đã cài một số điều khoản không khả thi để bắt lỗi chứng từ, làm cơ sở  từ chối nhận hàng (do hợp đồng thương mại bị ký hớ), hoặc là cơ sở để giảm giá. Do vậy, những L/C dài, nhiều nội dung, yêu cầu nhiều chứng từ và sử dụng ngôn ngữ khó hiểu rất dễ dẫn đến hiểu sai và nhầm lẫn. Nhiều doanh nghiệp xuất khẩu cho rằng, việc từ chối thanh toán toàn bộ tiền hàng do bộ chứng từ có sai sót trên thực tế là rất ít. Chính vì vậy, khi có sai sót xảy ra họ thường chỉ tập trung vào thương lượng, hòa giải mà ít khi tìm cách sửa đổi sai sót. Doanh nghiệp xuất khẩu tin tưởng vào doanh nghiệp nhập khẩu và cho rằng họ chỉ quan tâm vào số lượng, chất lượng của lô hàng nhập khẩu do đó có thể dễ dàng bỏ qua những sai sót nhỏ của chứng từ, từ đó doanh nghiệp xuất khẩu thường có thái độ chủ quan trong khâu lập chứng từ. Doanh nghiệp xuất khẩu quá tin tưởng vào vai trò của L/C là công cụ để nhận tiền thanh toán mà không hiểu một nguyên tắc cơ bản của L/C là “nhận tiền có điều kiện” dẫn đến doanh nghiệp xuất khẩu sao nhãng việc kiểm tra các điều kiện và điều khoản của L/C, hậu quả là lập chứng từ không tham chiếu yêu cầu của L/C. Doanh nghiệp xuất nhập khẩu xuất trình L/C đúng vào thời điểm hết hạn do đó không còn cơ hội để sửa chữa, bổ sung, thay thế chứng từ. Thực tiễn cho thấy, những sai sót về chứng từ bắt nguồn chủ yếu từ phía doanh nghiệp xuất nhập khẩu. Doanh nghiệp xuất khẩu và doanh nghiệp nhập khẩu ở vị trí địa lý khác nhau và môi trường kinh doanh khác nhau, ngôn ngữ, trình độ cũng khác nhau do đó đã trở thành nguồn gốc tạo ra sự sai biệt của chứng từ. Một thực tế là từ trước đến nay, các doanh nghiệp xuất nhập khẩu trong nước đa phần tập trung sức lực vào việc xử lý các sai sót xảy ra trong giao dịch bằng L/C mà xem nhẹ việc tìm kiếm các biện pháp ngăn ngừa hữu hiệu các sai phạm sẽ xảy ra. Thông thường, các công ty sẽ sử dụng L/C trong thời kỳ đầu của quan hệ kinh doanh khi các bên chưa hiểu rõ nhau. Thanh toán qua L/C được thực hiện theo nguyên tắc “thanh toán trước, khiếu nại sau”, khi các chứng từ của người bán phù hợp với toàn bộ các điều kiện trong tín dụng thư (chứng từ hoàn hảo). Đó chính là sự đảm bảo thanh toán tốt nhất sau phương thức thanh toán trả trước. L/C thường là không huỷ ngang và luôn luôn được thanh toán (ngoại trừ trong trường hợp gian lận). Khi sử dụng thanh toán L/C, các công ty phải tuân thủ Quy tắc thực hành tín dụng thống nhất chứng từ (UCP 500) của Phòng Thương Mại quốc tế ICC. Quy định khá chặt chẽ là thế nhưng trên thực tế có không ít trường hợp các công ty tiến hành thanh toán qua L/C gặp phải nhiều bài học khá đau đớn khi tranh chấp xảy ra. Nếu bạn không hiểu rõ và kỹ càng về bản chất của thư tín dụng cùng những quy định pháp lý của nó thì rất có thể bạn sẽ mắc phải những sơ sót dẫn đến việc không nhận được thanh toán từ phía bên đối tác kinh doanh. Ví dụ về những tranh chấp có thể xảy ra trong thanh toán bằng L/C. Lagergren, một hãng kinh doanh các sản phẩm nội thất lớn của Thuỵ Điển, đã bán một lô hàng đồ gỗ cho tập đoàn Cadtrak Furniture Co.Ltd của Đài Loan. Về phần mình, theo thoả thuận giữa hai bên, Cadtrak đã mở tại ngân hàng của mình một thư tín dụng L/C để chuyển nhượng số tiền hàng trị giá 760.000 USD cho Lagergren qua một ngân hàng Thuỵ Điển. Theo thoả thuận giữa hai bên, hàng sẽ được giao thành hai chuyến, mỗi chuyến cách nhau muộn nhất là 20 ngày . Tiền hàng cũng được thanh toán làm hai lần và việc thanh toán qua L/C sẽ tuân theo UCP 500. Có hai điều kiện được quy định cho thư tín dụng. Thứ nhất, ngân hàng Đài Loan sẽ tiến hành thanh toán khi nhận được một bộ đầy đủ vận đơn đường biển đã xếp hàng hoàn hảo. Thứ hai, ngân hàng Thuỵ Điển sẽ phải đợi giấy chấp nhận hàng do ngân hàng tại Đài Loan của Cadtrak cấp. Giấy này sẽ được cấp sau khi có thông báo của Cadtrak rằng họ đã nhận được hàng và hàng đã được cơ quan y tế Đài Loan tại cảng chấp nhận. Sau khi hàng đến Đài Loan, ngân hàng Thuỵ Điển đã gửi bộ chứng từ của chuyến hàng cho Cadtrak và đã bị Cadtrak từ chối với lý do thời gian giữa hai chuyến giao hàng đã vượt quá 20 ngày. Ngân hàng Thuỵ Điển đã không chấp nhận điều này. Do vậy, ngân hàng đã thuyết phục Cadtrak chấp nhận điều không đúng nguyên tắc trên. Sau cùng, Cadtrak chấp nhận thời gian giao hàng quá 20 ngày nhưng vẫn bảo lưu ý kiến từ chối của mình với lý do đợi sự chấp nhận lô hàng của Bộ Y tế Đài Loan, cơ quan mà công ty Cadtrak nộp đơn xin kiểm tra hàng. Sau đó không lâu, Cadtrak thông báo rằng họ chính thức từ chối hàng của Lagergren vì Cơ quan Y tế Đài Loan tại cảng đã phát hiện ra nguy cơ mối mọt trong lô hang đồ gỗ này.Lagergren lập luận rằng, trong biên bản của Cơ quan y tế đã không có dòng chữ bác bỏ sản phẩm. Tuy nhiên, Cadtrak vẫn giữ nguyên quan điểm của mình với nhận định rằng: “theo thông lệ, hàng đồ gỗ phải đủ độ tin cậy để lưu kho trong vòng 12 tháng”. Cadtrak cho rằng sản phẩm mà họ đặt đã không được đảm bảo về chất lượng và bởi vậy khăng khăng không chấp nhận lô hàng này. Về phía Lagergren, hãng đã có đơn kiện gửi Uỷ ban trọng tài quốc tế (Unctad) mà hai bên đã lựa chọn giải quyết khi có tranh chấp. Đơn kiện ghi rõ Cadtrak đã từ chối không đúng cách bộ chứng từ và yêu cầu được thanh toán khoản tiền hàng cộng lãi suất hàng năm 13%. Trước hết, Uỷ ban trọng tài cho rằng lý do duy nhất mà hàng chưa thuộc quyền sở hữu của Cadtrak - người mở thư tín dụng, là do họ đã từ chối lô hàng đó khi hàng đã đến nơi. Quyết định phải đưa ra là trong tình huống này liệu điều kiện “hàng hoá đã được nhận bởi người mở thư tín dụng” được thoả mãn hay chưa? Tiếp đó, Uỷ ban trọng tài định nghĩa bản chất của thư tín dụng và cách mà người ta phải hiểu nó: “Thư tín dụng là một sự cam kết chắc chắn của ngân hàng mở thư tín dụng thanh toán hoặc sẽ thanh toán nếu các điều kiện của thư tín dụng được thoả mãn, nếu thư tín dụng đó dùng để thanh toán (Điều 3 Quy tắc và Thực hành thống nhất tín dụng chứng từ)”.Bản chất của thư tín dụng là người bán chắc chắn sẽ được thanh toán nếu xuất trình đúng bộ chứng từ. Một đặc tính cơ bản của tín dụng chứng từ là tính hình thức của nó. Các chứng từ được xuất trình chỉ có thể là đúng hoặc không đúng. Sự mập mờ ở đây không được chấp nhận. Một tín dụng chứng từ không thể được hiểu theo bất cứ một luật quốc gia nào mà các bên không có thoả thuận, thư tín dụng phải được hiểu theo các thông lệ được áp dụng cho đối tượng này trong thương mại quốc tế. Một đặc tính nữa của thư tín dụng là việc thanh toán bằng phương thức tín dụng chứng từ không phụ thuộc vào ý muốn chủ quan của các bên. Chỉ cần các điều kiện trong thư tín dụng được thoả mãn và người hưởng lợi xuất trình đúng bộ chứng từ thì việc thanh toán sẽ được thực hiện. Cadtrak lập luận rằng trong trường hợp này, với việc hàng giao không được người mở thư tín dụng chấp nhận nên điều kiện “hàng đã được nhận bởi người mở thư tín dụng” đã không được thoả mãn. Nhưng theo trọng tài thì việc thư tín dụng có được thanh toán hay không phụ thuộc vào thiện chí của người mở thư tín dụng (nguời mua). Việc hiểu điều kiện “hàng đã được nhận bởi người mở thư tín dụng” như vậy mâu thuẫn với mục đích của thư tín dụng chứng từ. Theo đó, việc thanh toán không được phụ thuộc vào thiện ý hay ý chí chủ quan của Cadtrak. Ở đây, hàng của Lagergren không có bất cứ sai phạm gì theo thoả thuận giữa hai bên, mà việc hạn sử dụng của hàng hoá là do Cadtrak không kiểm chứng từ trước, hãng có thể khởi kiện vi phạm hợp đồng chứ không thể từ chối thanh toán được. Điều đó có nghĩa là nếu căn cứ vào lập luận của Cadtral thì hoàn toàn không an toàn cho Lagergren.Như vậy rõ ràng Cadtrak đã sai khi từ chối việc thanh toán hoặc việc cho phép thanh toán cho Ngân hàng Thuỵ Điển. Bởi vậy, Uỷ ban trọng tài quyết định Lagergren được hưởng số tiền hàng cộng với mức lãi suất là 13%/năm trong thời gian thanh toán quá hạn. Qua vụ việc trên, chúng ta có thể nhìn thấy một thực tế rằng, ngay cả những phương thức thanh toán an toàn nhất thì nguy cơ rủi ro cũng có thể xuất hiện. Để tránh được rủi ro, các công ty cần nghiên cứu kỹ lưỡng về đối tác cũng như những quy định pháp luật về phương thức thanh toán đang được áp dụng. 3. Một số rủi ro khác và cách phòng chống các rủi ro đó a. Rủi ro do đối tác không cung cấp hàng hoá Ví dụ: Tập đoàn Nestle có nhập khẩu bơ từ hãng Latel của Na Uy để sản xuất các loại sữa giàu dinh dưỡng. Cuộc mua bán được giới thiệu thông quan một số thông tin trên Internet. Do đang trong lúc cần nguyên liệu gấp nên Nestle đã nhanh chóng thoả thuận hợp đồng nhập khẩu với Latel. Họ đã thoả thuận thanh toán theo L/C, vì vội vàng nên Nestle chưa đề cập kỹ các nội dung cụ thể của L/C mà nhanh chóng chuyển tiền cho Latel theo L/C thông qua một ngân hàng do Nestle chỉ định. Nhưng rồi, tiền thì được gửi đi mà hàng thì mãi vẫn chưa thấy về. Tìm hiểu kỹ thì Nestle mới vỡ lẽ ra rằng, Latel chỉ là một công ty ảo trên mạng, không có thật. Những rủi ro như vậy là rất đáng tiếc và bạn cần có những bước đi cụ thể để tránh rủi ro đáng tiếc này, cụ thể là: - Tìm hiểu bạn hàng kỹ lưỡng - Tham khảo ý kiến ngân hàng về quá trình kinh doanh của đối tác - Nghiên cứu kỹ quy định về điều khoản phạt trong hợp đồng (Penalty) - Yêu cầu cả hai bên ký quỹ tại một ngân hàng để đảm bảo thực hiện hợp đồng- Yêu cầu phảI đưa ra những công cụ đảm bảo an ninh thanh toán của ngân hàng như Standby L/C, Bank Guarantee, Performance Bond.. (chỉ áp dụng đối với những hợp đồng lớn và khách hàng không quen biết nhau) để đảm bảo quyền lợi của nhà nhập khẩu. b. Rủi ro thanh toán do chứng từ giả, chứng từ không trung thực, mâu thuẫn giữa hàng hoá và chứng từ: Nếu đối tác không tin cậy hay đối tác có chủ ý “lừa đảo”, rất có thể bạn sẽ gặp rắc rối bởi những lọai giấy tờ giả. Ngoài ra, vấn đề mâu thuẫn giữa hàng và chứng từ cũnglà yếu tố cần để ý, bởi rất có thể hàng hoá khi nhập khẩu sẽ bị hải quan tịch thu do không có sự trùng khớp với giấy tờ. Để tránh những rủi ro này, bạn cần: - Đưa ra các yêu cầu chặt chẽ, thống nhất giữa nộI dung và hình thức chứng từ, không yêu cầu chung chung. - Chứng từ phải do các cơ quan đáng tin cậy cấp - Vận đơn do hãng tàu đích danh lập. Khi xếp hàng hoá phải có sự giám sát của đại diện phía nhà nhập khẩu để kịp thời đối chiếu sự thật giả của vận đơn và lịch trình tàu (đối với lô hàng có giá trị lớn) - Ðề nghị nhà xuất khẩu gửi thẳng 1/3 bộ vận đơn gốc (bản chính) - Hoá đơn thương mại đòi hỏi phải có sự xác nhận của đại diện phía nhà nhập khẩu hoặc của Phòng Thương mại hoặc hoá đơn lãnh sự (Consulars invoice) - Giấy chứng nhận chất lượng do cơ quan có uy tín ở nước xuất khẩu cấp - Giấy chứng nhận số lượng cũng phải có sự kiểm tra, giám sát của đại diện phía mình hoặc đại diện thương mại. - Cung cấp giấy chứng nhận kiểm tra (Certificate of inspection) c. Các rủi ro khác như lựa chọn hãng tàu không tin cậy, hư hỏng hàng hoá do xếp hàng không đúng quy định,… Công ty Hapos của Úc đã ký thoả thuận mua hàng với một đối tác Nhật Bản, nhưng trong hợp đồng, Hapos đã để cho đối tác Nhật Bản lựa chọn hãng tàu vận chuyển. Hapos cứ đinh ninh đợi hàng về, nhưng sự việc bất ngờ đã xảy ra, chiếc tàu của hãng tàu trên trên đường từ Nhật Bản đến Úc đã bị hải quan bắt giữ vì có vận chuyển hàng cấm và hàng chưa kê khai hải quan. Kết quả là tất cả các hàng hoá mà Hapos đặt cũng bị tịch thu luôn.Đây là bài học lớn cho nhiều công ty xuất nhập khẩu. Phương thức thanh toán qua L/C luôn có thể phát sinh nhiều rủi ro tương tự. Do đó, bạn cần có những biện pháp tránh rủi ro như: Giành quyền chủ động thuê tàu (nhập khẩu theo điều kiện nhóm F của Incoterm - Bản quy định về các điều kiện thương mại quốc tế của ICC). Chỉ định hãng tàu nổi tiếng, đặc biệt nên thuê tàu của các hãng có văn phòng giao dịch tại nước nhập khẩ Mua bảo hiểm cho hàng hoá Trong hợp đồng nên ràng buộc trách nhiệm của nhà xuất khẩu trong vấn đề xếp hàng lên tàu như nhập khẩu theo điều kiện FOB stowed, CFR stowed, CIF stowed… của Incoterm. Nhìn chung, trong các cuộc giao thương quốc tế ngày nay, thanh toán theo L/C luôn là phương thức thanh toán quan trọng nhất giữa những đối tác kinh doanh bởi L/C tạo ra sự an tâm và thuận lợi tối đa cho các công ty. Nhưng dù an toàn và tiện lợi đến mấy thì thanh toán qua L/C vẫn không thể tránh khỏi các rủi ro và tranh chấp phát sinh. Bạn cần sớm chuẩn bị cho mình những kiến thức về L/C đồng thời lường trước được những rủi ro trong quá trình thanh toán L/C. Có thế việc mua bán hàng hoá mới diễn ra nhanh gọn và L/C sẽ thực sự trở nên hiệu quả.