Đề tài Quy trình kiểm soát nội bộ quy trình mua hàng – phải trả tại công ty TNHH S4 FASHION PARTNER

Mục lục LỜI MỞ ĐẦU Nền kinh tế thị trường, đặc biệt là giai đoạn khó khăn hiện nay đã tạo một áp lực mạnh mẽ đối với các doanh nghiệp là làm sao để đáp ứng tốt nhu cầu thị trường và tạo ra lợi nhuận cao nhất. Để đạt được điều này, một vấn đề quan trọng mà các công ty luôn tìm cách tối ưu hóa là giảm thiểu chi phí và chống thất thoát tài sản. Đối với một doanh nghiệp sản xuất quy mô lớn như công ty TNHH S4 FASHION PARTNER thì quá trình mua nguyên phụ liệu phục vụ cho hoạt động sản xuất của đơn vị rất phức tạp. Do đó một hệ thống kiểm soát nội bộ quy trình mua hàng - phải trả chặt chẽ tại công ty sẽ ngăn ngừa được các rủi ro, hạn chế đến mức thấp nhất các sai sót dẫn đến việc thất thoát, lãng phí làm tăng chi phí đầu vào. Ngoài ra kiểm soát tốt quy trình mua hàng sẽ có tác động tích cực đến các quy trình khác, như quy trình sản xuất sẽ có được nguyên liệu phù hợp nhất để sản xuất, đáp ứng đúng, đủ theo đơn hàng của khách hàng. Từ đó công ty sẽ dần tạo được uy tín với khách hàng, đẩy mạnh quá trình tiêu thụ, mở rộng sản xuất. Tóm lại kiểm soát tốt quy trình mua hàng góp phần mang lại hiệu quả thiết thực cho hoạt động sản xuất kinh doanh tại công ty. Xuất phát từ thực tế đó, nhóm đã chọn đề tài nghiên cứu là “Quy trình kiểm soát nội bộ quy trình mua hàng – phải trả tại công ty TNHH S4 FASHION PARTNER”. TỔNG QUAN VỀ S4 FASHION PARTNER: Lịch sử hình thành và phát triển công ty: CÔNG TY TNHH S4 FASHION PARTNER được thành lập ngày 10/7/2008 theo quyết định số 3232/QĐ-BCN của Bộ Công Nghiệp. Tên gọi công ty: Công ty TNHH S4 FASHION PARTNER Địa chỉ: Lô A- C1 – CN&A -14 – CN, KCN Mỹ Phước 3, Huyện Bến Cát, Tỉnh Bình Dương Giám đốc/Đại diện pháp luật: Sebastian Sasse Là công ty mới thành lập, tuy nhiên ông ty được đầu tư với số vốn khá lớn, các trang thiết bị máy móc tiên tiến, tuyển chọn trình độ nhân viên có tay nghề, nên qua 5 năm hoạt động đến nay công ty đã hoạt động khá mạnh, việc kinh doanh của công ty đạt hiệu quả cao với tốc độ tăng trưởng từ 15-25% một năm. Ngày nay, công ty đã xây dựng thương hiệu của mình trên thị trường các nước như Singapor, Đài Loan, Hồng Kong Lĩnh vực hoạt động, sản xuất, chức năng và nhiệm vụ của công ty Hoạt động chính: Sản xuất hàng may sẵn, may trang phục sản xuất. Cơ cấu tổ chức và bộ máy quản lý tại công ty Cơ cấu tổ chức. Sơ đồ tổ chức –bộ máy quản lý Giám Đốc Phó Giám Đốc 1 Phó Giám Đốc 2 Phòng tổ chức hành chính Phòng tài chính kế toán Phòng kinh doanh Phòng kỹ thuật sản xuất Xí nghiệp may 1 Xí nghiệp may 2 Xí nghiệp cơ khí Quan hệ phối hợp Quan hệ lãnh đạo trực tiếp Chức năng của từng bộ phận, phòng ban trong công ty: Giám đốc: Là người tổ chức điều hành mọi hoạt động của công ty. Giám đốc cũng là người chịu trách nhiệm trước luật, lãnh đạo công ty hoạt động theo đúng pháp luật hiện hành, đảm bảo an toàn về mọi mặt. Phó giám đốc: Là người tham mưu giúp việc cho giám đốc, chịu trách nhiệm trước giám đốc. PGĐ sẽ được giám đốc phân công trách nhiệm, ủy quyền trực tiếp phụ trách một số lĩnh vực chuyện môn, nghiệp vụ hoặc các công việc theo yêu cầu cụ thể của tổ chức bộ máy. Phòng tổ chức hành chính: Tham mưu cho GĐ về mô hình tổ chức bộ máy sản xuất, quản lý nguồn nhân lực, thực hiện đào tạo tuyển dụng và phân công lao động, thực hiện tốt các thông tư công văn bảo mật theo quy định, thực hiện tốt các công tác chính trị nội bộ, bảo vệ môi trường, phòng cháy chữa cháy, duy trì an toàn lao động và vệ sinh công nghiệp Phòng tài chính kế toán : Tổ chức hoạch toán kế toán về hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Phòng tài chính- kế toán chịu trách nhiệm phản ánh đầy đủ tình hình sử dụng vốn vào các hoạt động sản xuất kinh doanh, tình hình biến động lao động, vật tư và tập hợp đầy đủ các chi phí sản xuất để tính giá thành sản phẩm, xác định kết quả kinh doanh, phân phối thu nhập một cách công bằng và hợp lý theo đúng chế độ quy định của Nhà nước, thực hiện các nghĩa vụ thuế đối với ngân sách, đồng thời thực hiện các chức năng về quản lý và chịu trách nhiệm trước GĐ về mọi hoạt động. Phòng kế hoạch kinh doanh: Lập kế hoạch sản xuất kinh doanh và điều độ kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty; quyết định cung ứng và quản lý phụ tùng, vật tư, nguyên liệu, từng loại hàng hóa, thực hiện các hoạt động kinh doanh phụ trách đầu ra cho các sản phẩm của công ty. Phòng gồm: Bộ phận mua hàng: Nhiệm vụ khảo sát giá nhà cung cấp, lập hợp đồng, đơn đặt hàng,. Theo yêu cầu mua nguyên vật liệu và các đồ dùng cần cho việc sản xuất. Bộ phận nhận hàng: Kiểm tra chất lượng, số lượng hàng mua trước khi nhập kho. Phòng kỹ thuật sản xuất bao gồm: Xí nghiệp may: Tổ chức may các loại sản phẩm may mặc dân dụng theo chỉ thị của cấp trên. Xí nghiệp cơ khí: Đáp ứng được nhu cầu khi có sự cố máy móc xảy ra, đảm bảo không bị gián đoạn trong quá trình sản xuất nhằm tạo ra những sản phẩm đạt chất lượng cao. Bộ phận kho: Tiến hành quản lý xuất nhập nguyên vật liệu, thành phẩm theo yêu cầu của bộ phận sản xuất. Cơ cấu tổ chức công tác kế toán Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại công ty Phòng Tài chính- Kế toán gồm có 7 nhân viên tại công ty và một số nhân viên ở các xí nghiệp trực thuộc: Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán thanh toán ( tiền mặt, ngân hàng) Kế toán giá thành Kế toán vật tư Kế toán công nợ Thủ quỹ Nhân viên thống kê ở các xí nghiệp. Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán thanh toán Kế toán giá thành Kế toán vật tư Kế toán công nợ Thủ quỹ Nhân viên thống kê ở các xí nghiệp Chức năng và nhiệm vụ của bộ phận kế toán Bộ máy kế toán tại công ty hiện được áp dụng theo mô hình kế toán tập trung, mọi công tác kế toán đều được tập trung tại phòng kế toán. Các bộ phận như: kho, các phân xưởng có nhiệm vụ ghi chép số liệu rồi định kỳ chuyển số liệu lên phòng kế toán. Kế toán trưởng: Tổ chức thực hiện công tác kế toán trong đơn vị, giúp Giám đốc giám sát tình hình tài chính và tham mưu các vấn đề về tình hình tài chính tại đơn vị như xây dựng kế hoạch vay vốn, các phương pháp kinh doanh thực hiện các quy định về kế toán, tài chính trong đơn vị. Kiểm tra giám sát công việc của các kế toán phần hành, phê duyệt các chứng từ Kế toán tổng hợp: Lập các báo cáo tài chính theo yêu cầu của Bộ tài chính và của công ty. Ghi và giữ sổ cái, sổ thống kê. Theo dõi công tư xây dựng cơ bản, tổng hợp các khoản tiền, lương cho từng xí nghiệp được bộ phận thống kê gửi lên. Phân bổ lương cho từng sản phẩm, cuối tháng kết chuyển cho kế toán tính giá thành. Theo dõi tăng giảm sử dụng tài sản cố định, hằng tháng trích khấu hao và trích chi phí trả trước cố định. Cuối tháng lập bảng tính khấu hao tài sản cố định rồi chuyển cho kế toán giá thành. Kế toán vật tư: Cập nhật số liệu nhập xuất tồn từng loại vật tư về cả số lượng lẫn giá trị. Kiểm kê, đánh giá định kỳ và cung cấp số liệu cho kế toán tổng hợp. Lập báo cáo thống kê về phần hành công việc của mình khi có yêu cầu. Kế toán giá thành: Cuối tháng lập báo cáo +Báo cáo phân bổ tiền lương +Báo cáo trích khấu hao tài sản cố định +Báo cáo sử dụng điện nước +Báo cáo sản phẩm dở dang ở xí nghiệp +Hóa đơn xuất kho nguyên vật liệu,công cụ dở dang Tính giá thành chi tiết cho từng loại sản phẩm ở từng công đoạn Ghi các loại sổ chi tiết có liên quan đến phần công việc của mình. Lập báo cáo thống kê về phần hành công việc của mình khi có yêu cầu . Kế toán thanh toán: Theo dõi các loại vốn bằng tiền, các khoản đi vay và các khoản thanh toán. Hàng tháng theo dõi tình hình sử dụng điện và các chi phí khác bằng tiền theo từng xí nghiệp. Cuối tháng gửi báo cáo tình hình sử dụng điện, nước, hóa đơn các chi phí khác để kế toán giá thành phân tích và phân bổ cho từng đối tượng chịu chi phí. Lập các báo cáo thống kê về phần công việc của mình khi có yêu cầu. Kế toán công nợ: Theo dõi tình hình công nợ, các khoản phải thu khách hàng và phải trả cho người bán. Lập báo cáo công nợ khi cần thiết. Thủ quỹ: Bảo quản và thực hiện thu chi bằng tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ Sử dụng các sổ chi tiết để quản lý quỹ. Lập báo cáo thu chi khi có yêu cầu. Nhân viên thống kê ở các xí nghiệp: Tính lương cho công nhân ở xí nghiệp mình Theo dõi tính hình nhập xuất tồn các loại nguyên liệu, thành phẩm của đơn vị mình và lập báo cáo định kỳ. Tổ chức luân chuyển chứng từ Kiểm tra chứng từ ban đầu, phân loại chứng từ, định khoản, theo dõi chi tiết và tổng hợp, hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm, đồng thời lập báo cáo tài chính. Chế độ kế toán áp dụng tài công ty. Công ty áp dụng chế độ kế toan theo QĐ số 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/3/2006, sửa đổi bổ sung theo thông tư số 116/2007/TTT-BTC ngày 31/12/2007 của BTC Hình thức kế toán áp dụng tại công ty. Hiện nay, công ty đang áp dụng hình thức “ nhật kí chung”. Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Đơn vị thực hiện ghi sổ, thẻ kế toán chi tiết đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung. Đơn vị thực hiện ghi nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan. Định kỳ cuối tháng, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt. Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các Sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo tài chính. Hệ thống sổ chi tiết mà công ty đang sử dụng là: sổ theo dõi sản xuất, sổ tài sản chi tiết thành phẩm hàng hóa, sổ chi tiết vật tư, sổ chi tiết công nợ, sổ tài sản cố định. Hệ thống tổng hợp là sổ cái tài khoản 111,112, 131, 152, .., CHÍNH SÁCH CỦA CÔNG TY ĐỐI VỚI QUY TRÌNH MUA HÀNG: Đặt hàng: Khi công ty nhận được đơn hàng của khách hàng, bộ phận Kỹ thuật- sản xuất thực hiện tính toán lượng nguyên vật liệu cần thiết dựa trên định mức tiêu hao nguyên vật liệu của công ty và số lượng thành phẩm cần sản xuất, gửi kèm Phiếu yêu cầu mua hàng. Khi được xét duyệt thì mới được lập Đơn đặt hàng gửi cho bộ phận mua hàng. Lựa chọn nhà cung cấp: Đối với nhà cung cấp có chất lượng nguyên vật liệu tốt, đảm bảo cung ứng nguyên vật liệu kịp thời, đầy đủ , (dựa vào tiêu chí xét chọn của công ty) thì được ưu tiên lựa chọn cung cấp nguyên vật liệu thường xuyên cho công ty. Công ty đưa ra những nguyên tắc đạo đức đối với nhà cung cấp như không tặng quà, hoa hồng cho nhân viên mua hàng, chỉ làm việc với những nhận viên mua hàng đã được chỉ định, để các giao dịch kinh doanh được thực hiện trung thực, liêm chính. Thường xuyên tìm kiếm các nguồn cung cấp mới, tốt để tránh bị thiếu hụt nguồn nguyên vật liệu khi các nhà cung cấp cũ gặp vấn đề về nguồn cung cũng như để so sánh giá cả giữa các nhà cung cấp nhằm tối thiểu hóa chi phí cho công ty. Thanh toán: Ưu tiên thanh toán trước cho các nhà cung cấp mà thường xuyên cung cấp các loại nguyên vật liệu chính phục vụ cho việc sản xuất của công ty. Sau khi kiểm tra độ chính xác của hóa đơn, kế toán theo dõi công nợ riêng rẽ cho từng nhà cung cấp và theo dõi hóa đơn theo thời hạn thanh toán để xác định thời gian thanh toán kịp thời, chính xác. Việc thanh toán cho nhà cung cấp luôn được phê duyệt và chuyển tiền bằng hình thức chuyển khoản hay chi tiền mặt (theo thỏa thuận trên hợp đồng) và đóng dấu “đã thanh toán” để tránh thanh toán 2 lần cho cùng hóa đơn. Tất cả các hợp đồng đều phải có sự phê duyệt của ban giám đốc nhằm tránh rủi ro gian lận. Khen thưởng cho bộ phận mua hàng nói chung và nhân viên nói riêng khi hoàn thành tốt việc mua hàng, đem lại lợi ích cho công ty. Các giấy tờ cần lưu ở nhiều bộ phận khác nhau như Đơn đặt hàng, Phiếu nhập kho, Phiếu chi, cần được lập thành nhiều liên, đánh số liên tục và lưu trữ. Các chứng từ làm việc chỉ được thực hiện khi có đầy đủ sự phê duyệt trên chứng từ. QUY TRÌNH MUA HÀNG- NỢ PHẢI TRẢ TẠI CÔNG TY TNHH S4 FASHION PARTNER: Bảng YCMH 1 Lựa chọn, so sánh NCC BP mua hàng Thông tin NCC Bảng báo giá Bảng YCMH Thông tin NCC Bảng báo giá Phiếu so sánh Phê duyệt PSS Bảng YCMH Thông tin NCC Bảng báo giá Phiếu so sánh (duyệt) A A Soạn thảo Hợp đồng Bảng YCMH Thông tin NCC Bảng báo giá Phiếu so sánh N ĐĐH ĐĐH Đơn đặt hàng Nhà cung cấp BP nhận hàng BP sản xuất Lập, phê duyệt kế hoạch sản xuất Bảng YCMH 1 BP mua hàng N Quy trình mua hàng Lưu đồ chứng từ Hợp đồng Lập đơn đặt hàng Mục tiêu Đảm bảo lựa chọn tốt nhà cung cấp để mua hàng và đảm bảo các bước trong quy trình mua hàng được thực hiện đầy đủ dưới sự cho phép, phê duyệt của các cấp quản lý. Mô tả lưu đồ Lập yêu cầu mua hàng Bộ phận sản xuất Khi nhận được yêu cầu mẫu mã từ khách hàng, bộ phận sản xuất sẽ xem xét, đánh giá và tính ra định mức kỹ thuật (tính ra % vải chính, vải lót, phụ liệu cần dùng để may được một sản phẩm) cũng như loại vải cần dùng. Sau đó, bảng định mức kỹ thuật sẽ được đính kèm với phiếu yêu cầu mua hàng gửi cho Trưởng Bộ phận sản xuất. Ngoài ra nhân viên bộ phận sản xuất cần kết hợp với thủ kho để biết được số lượng tồn kho nguyên vật liệu và số lượng cần mua thêm. Nhà quản lý phê duyệt mua hàng Trưởng bộ phận sản xuất Dựa vào phiếu yêu cầu mua hàng và bảng định mức kỹ thuật, xem xét việc yêu cầu mua hàng như vậy là phù hợp chưa? Nếu đã phù hợp, trưởng bộ phận sản xuất sẽ ký tên phê duyệt việc mua hàng. Mẫu phiếu yêu cầu mua hàng CÔNG TY TNHH S4 FASHION PARTNER Webite: Email: Tel: Fax: PHIẾU ĐỀ XUẤT MUA VẬT TƯ, HÀNG HÓA, CÔNG CỤ Họ và tên người đề xuất: NGUYỄN VĂN A Ban/Phòng/Đơn vị: Phòng kỹ thuật Căn cứ nhu cầu: Mua nguyên vật liệu cho Hợp đồng bán hàng số hiệu HĐA34/04 Đề xuất các loại hàng hóa, vật tư, công cụ sau: Stt Tên hàng hóa, mã hiệu Màu sắc ĐVT Số lượng Đơn giá dự toán Thành tiền (VND) Ghi chú 01 Vải Royel đen m 2.000 47.000 94.000.000 02 Vải kẻ AT xanh m 3.000 35.500 106.500.000 TPHCM, ngày 23 tháng 4 năm 2014 Người đề nghị Trưởng phòng sản xuất Nguyễn Văn A Lê Văn Đức Lựa chọn nhà cung cấp Bộ phận mua hàng Trong một số trường hợp khách hàng sẽ yêu cầu một số nhà cung cấp nguyên vật liệu cụ thể để sản xuất cho đơn đặt hàng của họ. Nếu khách hàng chưa chỉ định nhà cung cấp thì Bộ phận mua hàng sẽ trực tiếp tìm kiếm nguồn cung cấp dựa trên bảng báo giá của tối thiểu 3 nhà cung cấp, việc lựa chọn nhà cung cấp nào dựa trên nhiều nguồn thông tin khác nhau. Tiêu chí lựa chọn nhà cung cấp Bộ phận mua hàng tìm kiếm nhà cung ứng trên tất cả các phương tiện thông tin đại chúng, quảng cáo, chào hàng, các đối tác quen biết trong ngành.. để tìm ra nhà cung ứng với chi phí hợp lý nhất. Việc tìm kiếm nhà cung ứng phải đáp ứng các nhu cầu: Nhà cung cấp có chất lượng nguyên vật liệu đảm bảo yêu cầu chất lượng và quy trình sản xuất sản phẩm. Có đủ năng lực đáp ứng nhu cầu về nguyên vật liệu phục vụ sản xuất nhu cầu công ty Phương thức thanh toán phù hợp với chính sách tài chính của công ty Ngoài ra có một số yêu cầu như: Hỗ trợ trợ quá trình vận chuyển, thái độ phục vụ, Thông qua những thông tin thu thập trên, bộ phận mua hàng và bộ phận sản xuất cùng nhau lựa chọn nhà cung cấp dựa trên những tiêu chí: Năng lực sản xuất Trình độ công nghệ Quy mô sản xuất, thị phần Năng lực tài chính, các khách hàng chính của nhà cung cấp Lập phiếu so sánh Bộ phận mua hàng Sau khi xem xét lựa chọn nhà cung cấp, Bộ phận mua hàng sẽ lập phiếu so sánh nhà cung cấp sau khi đã chọn ra 3 nhà cung cấp tốt. Mẫu phiếu so sánh CÔNG TY TNHH S4 FASHION PARTNER BẢNG SO SÁNH GIÁ CUNG CẤP NGUYÊN PHỤ LIỆU ( HĐA34/04) Người lập: Nguyễn Thị B Họ và tên người đề xuất: NGUYỄN THỊ B Ban/Phòng/Đơn vị: Phòng mua hàng TPHCM, ngàythángnăm Tên nhà cung cấp Loại nguyên phụ liệu Đơn vị tính Công ty cổ phần nguyên phụ liệu Nha Trang Công ty TNHH Phương Đông Công ty TNHH Quốc Oai Ghi chú Vải kaki 100% cotton m 59.000 60.000 59.500 Vải nỉ m 42.000 42.500 43.000 Vải dệt kiểu Jacquard m 45.000 41.000 44.000 Dây kéo Nylon 100 cái 12.000 12.000 11.000 Cúc tròn 13mm 100 cái 15.000 20.000 16.000 Đầu khóa 56k.56 100 cái 21.000 22.000 19.000 Phí vận chuyển 900.000 800.000 600.000 Người lập Trưởng bộ phận Giám đốc Phê duyệt mua hàng Ban Giám đốc Bộphận mua hàng gửi thông tin của các nhà cung cấp kèm theo Phiếu so sánh và bảng báo giá cho Ban giám đốc. Sau khi xem xét bảng so sánh, Ban giám đốc sẽ ký phê duyệt chọn nhà cung cấp tốt nhất và phù hợp nhất. Mẫu bảng báo giá CÔNG TY TNHH NGUYÊN PHỤ LIỆU MAY QUỐC OAI Văn phòng đại diện: 33 Hông lạc, P.14, Q.Tân Bình, TP.HCM Tel: (08) 22060234 Fax: (08) 22060234 Xưởng sản xuất: Khu Công Nghiệp Tây Bắc - Củ Chi, B3-3 Quốc Lộ 22, X. Tân An Hội, H. Củ Chi, Tp. Hồ Chí Minh BẢNG BÁO GIÁ Công ty TNHH nguyên phụ liệu may Quốc Oai chân thành cảm ơn. Quý công đã quan tâm đến sản phẩm của công ty chúng tôi. Xin được gửi đến quý khách bảng báo giá nguyên liệu vải may mặc với những chi tiết sau: Stt Loại vải ĐVT Đơn giá Ghi chú 01 Denil khổ 1,6m m 22.000 02 Kaki65/35 m 32.000 03 Kaki 100% cotton lỡ m 59.000 04 Kaki 100% cotton dày m 49.000 Chú ý: - Đơn giá trên chưa bao gồm VAT Bảng giá có hiệu lực từ ngày 05/04/2014 đến 20/04/2014 Vận chuyển trong phạm vi TP.HCM, Đồng Nai, Bình Dương Chi phí vận chuyển thỏa thuận trong hợp đồng Mọi thắc mắc xin liên hệ qua số điện thoại (08) 22060234 để biế rõ hơn chi tiết. Lập hợp đồng và gửi cho khách hàng Bộ phận mua hàng Sau khi BGĐ phê duyệt mua hàng, bộ phận mua hàng và các bộ phận liên quan đến việc mua hàng soạn thảo hợp đồng với những điều khoản được xem là những thỏa thuận cơ bản cho các đơn đặt hàng trong tương lai. Sau đó Bộ phận mua hàng gửi đơn đặt hàng đã lập cho nhà cung cấp và sắp xếp thời gian giao nhận. Lập dự toán chi phí Chi phí mua NVL trực tiếp đối với công ty sản xuất, gia công là chủ yếu. Do hạn chế về thời gian và số liệu nên nhóm chỉ đưa ra trường hợp lập dự toán chi phí mua NVL trực tiếp. Bộ phận kỹ thuật - sản xuất Căn cứ vào nhu cầu sử dụng thực tế thuộc phạm vi do bộ phận mình quản lý, căn cứ vào định mức sử dụng của các kỳ trước và tốc độ gia tăng nhu cầu sử dụng, căn cứ vào mức tồn kho hiện có Đầu mỗi quý, trưởng các bộ phận kỹ thuật - sản xuất sẽ lập dư toán chi phí trong quý, ký nhận và chuyển cho bộ phận kế toán theo dõi. Khi có chi phí phát sinh, phòng kỹ thuật sản xuất sẽ phân công nhân viên ghi chép cập nhật các chi phí. Cuối quý, so sánh giữa dự toán và thực tế phát sinh, tiến hành phân tích tình hình thực hiện kế hoạch chi phí để tiến hành lập dự toán cho quý sau Lập bảng phân tích chi phí: Trưởng bộ phận kỹ thuật – sản xuất Cuối quý, trưởng bộ phận tiến hành tổng hợp tình hình thực hiện kế hoạch về chi phí phát sinh trong tháng rồi gửi về bộ phận kế toán. Kế toán tổng hợp Đối chiếu sổ nhật ký với sổ theo dõi chi phí của từng bộ phận và đối chiếu với bảng tổng hợp tình hình thực hiện kế hoạch của trưởng bộ phận nhằm quản lý chi phí mua hàng của từng bộ phận. Dưới đây là minh họa bảng lập chi phí mua NVL trực tiếp tại công ty Tên NVL : Vải các loại, nút và phụ tùng, chỉ các loại, vật liệu khác. HTK: thành phẩm Chi phí NVL trực tiếp bao gồm chi phí phụ liệu, bao bì, nút, phụ tùng và vật liệu khác CPNVLTT= SLSPSX x Mức tiêu hao NVL x Đơn giá mua CPNVLTT chịu ảnh hưởng 3 nhân tố Số lượng sản phẩm sản xuất Định mức tiêu hao NVL Đơn giá mua Quý 1 Quý 2 Quý 3 Quý 4 Hàng bán quý tới (dự toán) 5350 4964 6217 3469 TL % HTK 10% 10% 10% 10% HTK cuối kì 535 496 622 347 Cộng hàng bán quý này 4320 6790 4567 5320 Tổng lượng hàng cần thiết 4855 7286 5189 5667 Trừ HTK đầu kì 350 457 392 620 Thành phẩm cần sx quý này 4505 6829 4797 5047 NVL Định mức tiêu hao NVL cho 1 sp Đơn giá NVL Vải các loại (kg) 1,12 114.500đ Nút và phụ tùng (kg) 0,32 56.700đ Bao bì (cuộn) 1,4 45.500đ Vật liệu khác (kg) 0,45 32.900đ Chi phí NVL từng quý Vải các loại 577.721.200 875.750.960 615.167.280 647.227.280 Nút và phụ tùng 81.738.720 123.905.376 87.036.786 91.572.768 Bao bì 286.968.500 435.007.300 305.568.900 321.493.900 Vật liệu khác 66.696.525 101.103.345 71.019.585 74.720.835 Tổng cộng 1.103.124.945 1.535.766.981 1.078.792.533 1.135.014.783 Thông qua bảng phân tích chi phí NVL trực tiếp chỉ ra những biến động bất lợi hay thuận lợi của định mức tiêu hao nguyên liệu và giá cả nguyên liệu từ đó bộ phận quản lý có trách nhiệm giải thích rõ nguyên nhân chủ quan hay khách quan tác động đến sự biến động này và đồng thời đề ra các giải pháp thích hợp để kiểm soát chi phí NVL. Chi phí NVL trực tiếp được xác định căn cứ trên giá mua và định mức tiêu hao khi sản xuất ra 1 đơn vị thành phẩm. Giá mua NVL trực tiếp do bộ phận kinh doanh khảo sát trên thị trường. Tình hình thị trường nguyên liệu luôn thay đổi vì vậy đòi hỏi bộ phận kinh doanh phải dự báo được biến động này để tránh được những rủi ro. Định mức tiêu hao dựa trên định mức tiêu hao trung bình theo tài liệu thống kê của kỳ trước. Kiểm soát chi phí NVL mua vào qua bảng kê nguyên liệu mua vào với bảng kê định mức chi phí đã giúp cho việc kiểm soát được số lượng và chất lượng của vật liệu mua vào, là căn cứ để quy trách nhiệm cho từng bộ phận hoạt động liên quan. Đây là khâu rất quan trọng và rất khó quản lý, để xảy ra tiêu cực. Dự toán chi phí mua NVL trực tiếp được lập theo từng quý được trưởng bộ phận, Giám đốc hoặc Phó Giám đốc ủy quyền phê duyệt. Trường hợp mua hàng đột xuất phải có sự phê duyệt của Giám đốc hoặc Phó Giám đốc được uỷ quyền. Nhận hàng mua Lưu đồ chứng từ BP mua hàng Bộ phận nhận hàng Phiếu gởi hàng Bảng nhập hàng Phiểu kiểm tra phụ liệu Đối chiếu lại Bảng nhập hàng và Đơn đặt hàng, Hợp đồng. Xử lý CL (nếu có) Phiếu gởi hàng Bảng nhập hàng Phiểu kiểm tra phụ liệu N A B N Đơn đặt hàng BP mua hàng C Phiếu nhập kho Lập phiếu nhập kho Bảng nhập hàng B A Phiểu kiểm tra phụ liệu Bảng nhập hàng Phiếu gởi hàng Đối chiếu đặt hàng, đếm hàng Phiếu gởi hàng (cùng hàng hóa) Nhà cung cấp Bộ phận kho C Phiếu nhập kho Đếm, kiểm hàng. Ký phiếu Phiếu nhập kho được ký Kế toán công nợ Thủ kho Nhà cung cấp BP mua hàng Mục tiêu Đảm bảo rằng đơn vị nhận được tất cả hàng hóa đã đặt và kiểm tra chúng đều đạt được tiêu chuẩn, tiến hành nhập kho và bảo quản hàng cho đến khi cần thiết. Mô tả quy trình Quá trình này bao gồm từ lúc nhận hàng đến lúc kiểm kê, cho nhập hàng và lập phiếu nhập kho. Nhận hàng Nhà cung cấp sẽ mang hàng hóa kèm theo Phiếu gởi hàng đến cho bộ phận nhận hàng. Bộ phận nhận hàng Nhận hàng, kiểm đếm số kiện hàng, lập Bảng nhập hàng. Khi kiểm đếm số lượng kiện hàng, bộ phận nhận hàng đối chiếu với Phiếu gởi hàng của nhà cung cấp và số Đơn đặt hàng tương ứng. So sánh số lượng thực tế với số lượng ghi trên Phiếu gởi hàng đã trùng khớp chưa và lập Bảng nhập hàng để báo cáo số lượng thừa thiếu lên phòng mua hàng. Bảng nhập hàng là các tờ rời, không được đánh số thứ tự có kết cấu như sau. Công ty TNHH S4 Fashion Partner Việt Nam Bộ phận: Nhận hàng BẢNG NHẬP HÀNG Số: BNH/01 Khách hàng: Đinh Thị Huệ Số hợp đồng: NVL/01 Số hóa đơn: STT TÊN VẬT TƯ ĐVT SL trên Hóa đơn Số lượng thực tế Thừa Thiếu Ghi chú 01 Chỉ đen Met 1.200 1.200 02 Chỉ Astra Met 100 100 03 Chỉ nhuộm Met 200 200 Tổng cộng 1.500m 1.500m Bình Dương, ngày 19/04/2014 Trưởng Bộ phận nhận hàng Mỗi nhân viên ở bộ phận nhận hàng sẽ đảm nhận việc nhận vật tư và quản lý việc nhận vật tư cho một đối tượng khách hàng cụ thể, hoặc một nhóm khách hàng cụ thể. Sau đó nhân viên mới tiến hành kiểm tra chất lượng hàng bên trong và lập Phiếu kiểm tra phụ liệu. Các quy định chi tiết về kiểm tra phụ liệu như sau: Các loại bao bì: Kiểm tra về hình dáng, màu sắc, dày mỏng (bao gồm cả quy cách sắp xếp đáy của bao); kiểm tra thông tin in trên bao bì, các chữ in trên bao không bị nhòe, mất chữ, độ bám của chữ trên bao, các vị trí in trên bao; kiểm tra các vị trí đục lỗ, kích thước lỗ; kiểm tra độ bám của keo dán bao bì;... Vải: Kiểm tra mã hàng, màu sắc, chất lượng vải Thùng Carton: Kiểm tra thông tin in trên mặt thùng, kết cầu đóng thùng (thùng đóng bằng đinh ghim hay dán keo). Các loại chỉ: Kiểm tra độ chắc và bền, màu sắc, độ bóng của các loại chỉ. Các loại nút, phụ tùng: Kiểm tra thông số, màu sắc, độ bóng của các loại nút; kiểm tra thông tin in trên mặt nút, sự đồng bộ của nút; kiểm tra quy cách lỗ nút, hình dáng xem có biến dạng hay bể, mẻ, độ dày mỏng của nút... Các loại nguyên vật liệu khác (băng keo, keo dán, bút lông, giấy chống ẩm) tùy theo yêu cầu quy định trên tài liệu mua hoặc sản phẩm mẫu để kiểm tra. Nếu số lượng hàng trong một kiện hàng không đầy đủ hoặc là chất lượng không đảm bảo như quy định thì bộ phận nhận hàng sẽ quay phim, chụp hình, mô tả lại đặc điểm của kiện hàng đó và gửi cho phòng mua hàng để họ làm việc lại với nhà cung cấp trong thời gian sớm nhất. Nếu phòng mua hàng đàm phán với nhà cung cấp và nhận thấy lỗi đó có thể cho qua được, thì phòng mua hàng sẽ ký vào một quyết định để số lượng này vẫn được tiếp tục sản xuất. Nếu lỗi không thể cho qua được thì công ty trả lại lô hàng này và nhà cung cấp sẽ cung cấp lại lô hàng khác. Phiếu kiểm tra nguyên vật liệu cũng là một tờ rời, mỗi loại vật liệu được kiểm tra sẽ đính một mẫu lên tờ phiếu mà không cần mô tả lại tên gọi hay đặc điểm của loại nguyên liệu đó. Chấp nhận cho nhận hàng hóa nhập kho Bộ phận mua hàng Nhận Phiếu gởi hàng, Bảng nhập hàng, Phiếu kiểm tra phụ liệu và xử lý kịp thời các chênh lệch (nếu có). Nhân viên phụ trách đơn hàng sẽ đối chiếu lại Bảng nhập hàng và Đơn đặt hàng, Hợp đồng. Thông thường trong các Hợp đồng yêu cầu nhà cung cấp cung ứng số hàng không được vượt quá hay ít hơn 2% số lượng trong Đơn đặt hàng đã chấp thuận. Nếu số hàng nhiều hơn số lượng đã đặt nhưng trong hạn mức cho phép, thì công ty có thể thanh toán theo số lượng thực tế này, nhưng vượt quá hạn mức thì phần thừa ngoài hạn mức đơn vị sẽ từ chối thanh toán. Trường hợp giao hàng thiếu ngoài hạn mức, đơn vị sẽ hoãn lại việc thanh toán và yêu cầu nhà cung cấp gửi tiếp phần thiếu. Bộ phận nhận hàng Sau khi nhận Biên bản kiểm hàng từ phòng mua hàng chuyển sang, bộ phận nhận hàng dựa vào thông tin đó để tiến hành lập Phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho được đánh số thứ tự liên tục, phải có đầy đủ chữ ký của bộ phận nhận hàng, thủ kho, nhà cung cấp, kế toán công nợ và thường lập 4 liên. Bộ phận kho Nhận phiếu nhập kho, đếm kiểm hàng, ký xác nhận. Sau đó gửi các liên sang: kế toán công nợ, nhà cung cấp, và 1 liên cho Bộ phận mua hàng lưu. Đơn vị: Công ty TNHH S4 Fashion Partner Việt Nam Bộ phận: Nhận hàng PHIẾU NHẬP KHO Ngày 19 tháng 4 năm 2013 Số 045 Nợ 1521 Có 3311 - Họ và tên người giao: Đinh Thị Huệ - Theo Hợp đồng số NVL/01 ngày 10/4/2013 Nhập tại kho: S4 Fashion. Địa điểm: KCN Mỹ Phước 3, Bến Cát, Bình Dương. - Tổng số tiền (viết bằng chữ): Hai mươi ba triệu ba trăm nghìn. - Số chứng từ gốc kèm theo: BNH/01 Ngày 19 tháng 4 năm 2013 STT Tên, nhãn hiệu quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ sản phẩm, hàng hóa Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 Chỉ đen Chỉ Astra Chỉ nhuộm Met Met Met 1200 100 200 1200 100 200 10.000 9.500 11.500 12.000.000 9.000.000 2.300.000 Cộng x x 1.500 1.500 23.300.000 - Tổng số tiền (viết bằng chữ): Hai mươi ba triệu ba trăm nghìn. - Số chứng từ gốc kèm theo: BNH/01 Ngày 19 tháng 4 năm 2013 Người lập phiếu (Ký, họ tên) Người giao hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Lê Văn Xa Đinh Thị Huệ Nguyễn Vũ Lê Thị Lý Quy trình ghi nhận nợ phải trả và thanh toán cho nhà cung cấp: Lưu đồ: Kế toán công nợ Kế toán thanh toán Thủ quỹ A Kiểm tra, lập Phiếu chi ĐĐH PNK Hóa đơn Phiếu chi Xét duyệt thanh toán ĐĐH PNK Hóa đơn Phiếu chi đã phê duyệt C Yêu cầu thanh toán BPMH B Sổ chi tiết phải trả Nhà cung cấp Kho BPMH Hóa đơn PNK ĐĐH Kiểm tra, đối chiếu , ghi sổ ĐĐH PNK Hóa đơn A C Phiếu chi đã phê duyệt Chi tiền, ghi sổ quỹ Sổ quỹ Phiếu chi đã phê duyệt D E F B F Phiếu chi Đối chiếu, ghi sổ Sổ nhật kí chi tiền Phiếu chi D B ĐĐH PNK Hóa đơn E Phiếu chi Đối chiếu, ghi sổ Sổ chi tiết phải trả ĐĐH PNK Hóa đơn Phiếu chi A Mục tiêu Nhằm đảm bảo rằng công ty ghi nhận nợ và thanh toán tiền hàng hóa dịch vụ nhận được đúng nhà cung cấp, đúng hàng đã mua và đúng giá đã thỏa thuận. Mô tả: Ghi sổ Kế toán công nợ: Sau khi nhận chứng từ từ Kho, Người bán, Bộ phận mua hàng; kế toán tiến hành kiểm tra, đối chiếu chứng từ và ghi sổ chi tiết Nợ phải trả. Nếu có sai sót thì yêu cầu các bộ phận liên quan, người bán tiến hành điều chỉnh, sửa chữa cho chính xác. Kế toán công nợ không được điều chỉnh mà chỉ theo dõi và kiểm tra. Hàng tháng, kế toán công nợ sẽ lập các báo cáo Sổ tổng hợp phải trả người bán , Sổ chi tiết phải trả người bán, Sổ tổng hợp phải trả người bán theo từng đối tượng, Sổ cái tài khoản 331, Kế toán trưởng, Ban giám đốc: Thực hiện kiểm tra, phê duyệt lại các chứng từ một lần nữa để đảm bảo tính đúng đắn, chính xác trước khi ghi sổ. Thanh toán : Tùy theo hợp đồng thỏa thuận giữa 2 bên thì phương thức thanh toán sẽ khác nhau, thời gian thanh toán cũng khác nhau. Kế toán công nợ sẽ theo dõi thời hạn trả nợ cùng với yêu cầu thanh toán từ phía bộ phận mua hàng tiến hành gửi yêu cầu sang kế toán tiền để thực hiện thanh toán. Công ty S4 Fashion Partner Địa chỉ: KCN Mỹ Phước 2, Huyện Bến Cát, tỉnh Bình Dương MST: 0304107386 GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN Ngày .........tháng .......... năm ........ Kính gửi: ......Phòng kế toán tài chính.................................................................................................................. Đề nghị phòng kế toán tài chính công ty thanh toán tiền cho : Đơn vị: Số tiền: ................................ Viết bằng chữ:................................................................... Về khoản : Mua Nguyên vật liệu Thời gian thanh toán chậm nhất 25/09/2014. (Kèm theo:...............chứng từ gốc) Người đề nghị thanh toán Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Kế toán thanh toán: Sau khi nhận được yêu cầu thanh toán cùng với bộ chứng từ, căn cứ vào phương thức thanh toán, kế toán sẽ lập Ủy nhiệm chi (hoặc Phiếu chi), trình lên để cấp trên phê duyệt và chuyển cho Thủ quỹ và kế toán công nợ để thực hiện. Khi việc chi trả đã hoàn thành và nhận được phiếu chi có đóng dấu Đã chi, kế toán thực hiện ghi nhận việc trả tiền vào sổ sách. Hằng kì, kế toán tiền đối chiếu sổ sách với sổ quỹ ( Sổ phụ ngân hàng) để kiểm tra các khoản đã thanh toán , kiểm tra đối chiếu số dư đầu kì, số phát sinh trong kì. Cuối kỳ, lập báo cáo Sổ chi tiết tài khoản 112, 111; Sổ tổng hợp 112, Sổ cái 112, 111, Công ty S4 Fashion Partner Mẫu số: 02 – TT Địa chỉ: KCN Mỹ Phước 2, Huyện Bến Cát, tỉnh Bình Dương MST: 0304107386 PHIẾU CHI Quyển số: Ngày tháng năm Số: Nợ: Có: Họ và tên người nhận tiền: Địa chỉ: Lý do chi: Số tiền: Viết bằng chữ: Kèm theo: ..............chứng từ gốc Ngày tháng năm Giám đốc Kế toán trưởng Thủ quỹ Người lập phiếu (Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Thủ quỹ: Nhận được phiếu chi, tiến hành chi trả cho người bán và ghi nhận vào Sổ quỹ, lưu 1 Phiếu chi và chuyển 2 phiếu chi còn lại cho kế toán công nợ và kế toán tiền. Kế toán công nợ: Việc chi trả được hoàn thành thì kế toán công nợ nhận được bộ chứng từ. Lúc này kế toán thực hiện đối chiếu, kiểm tra và tiến hành ghi giảm Nợ phải trả, bộ chứng từ lưu lại để phục vụ cho việc kiểm tra, đối chiếu. Đánh giá nhà cung cấp cuối quy trình: Lưu đồ: Ban giám đốc BP mua hàng BP có liên quan Phiếu đánh giá NCC cuối chu trình NCC Lập phiếu đánh giá NCC Phiếu đánh giá NCC cuối chu trình đã xác nhận thông tin Xem xét và phê duyệt phiếu đánh giá NCC Phiếu đánh giá NCC cuối chu trình đã phê duyệt A Thu thập ý kiến thủ kho, kế toán, đánh giá và ký xác nhận thông tin Mục tiêu: Nhằm đảm bảo các nhà cung cấp nguyên vật liệu đều được xem xét, kiểm tra và đánh giá để lựa chọn ra nhà cung cấp tốt nhất cho công ty. Mô tả: Xem xét, đánh giá, thu thập ý kiến cách sử dụng, đưa ra ý kiến nhận xét các nhà cung cấp Bộ phận mua hàng: Thực hiện xem xét, đánh giá và thu thập ý kiến của các bộ phận có liên quan. Đồng thời yêu cầu xác nhận của đơn vị liên quan (Bộ phận kho, Kế toán,). Dựa vào phiếu đánh giá nhà cung cấp đã được lãnh đạo và các bộ phận phê duyệt, Bộ phận mua hàng có thể đưa ra nhận xét dựa trên cách nhìn nhận tổng thể nhà cung cấp. Đệ trình bảng xem xét nhà cung cấp lên Ban giám đốc Bộ phận mua hàng: Đệ trình bảng xem xét cho Ban Giám đốc. Ban giám đốc: Tiến hành xem xét đánh giá , phê duyệt để lựa chọn được nhà cung cấp tốt nhất cho công ty. CÔNG TY S4 FASHION PARTNER QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ NHÀ CUNG CẤP CUỐI QUY TRÌNH Mục tiêu : tạo cơ sở công bằng và thực tế khi xét chọn nhà cung cấp nguyên vật liệu cho công ty nhằm đạt lợi ích cao nhất cho công ty và cả nhà cung ứng. Thông tin: Tên nhà cung cấp: MST : Địa chỉ: Số điện thoại: Fax: STT TIÊU CHÍ ĐIỂM SỐ GHI CHÚ 1 Giao hàng đúng hạn 2 Thông báo tình trạng lô hàng 3 Gửi chứng từ chính xác 4 Gửi chính xác số lượng lô hàng 5 Đóng gói đúng quy cách 6 Đáp ứng đúng quy cách sản phẩm 7 Tỷ lệ hàng lỗi 8 Đáp ứng mục tiêu chi phí 9 Hóa đơn chính xác 10 Hóa đơn đúng hạn 11 Giải quyết vấn đề và trả lời làm hài long 12 Hiệu quả hoạt động của NCC 13 Yếu tố khác: mối quan hệ truyền thống, tập đoàn lớn, uy tín, Cách thức đánh giá: Tốt :10 điểm Đạt: 5 điểm Chưa đạt : 0 điểm NCC đạt từ 60 điểm trở lên được xem xét để tiếp tục chấp nhận cung cấp NVL lâu dài cho đơn vị. Phê duyệt của BGĐ Xác nhận của các đơn vị liên quan Cách thức đánh giá : Tốt: 10 điểm Đạt: 5 điểm Chưa đạt: 0 điểm NCC đạt từ 60 điểm trở lên được xem xét để đưa vào danh sách nhà cung cấp thường xuyên và lâu dài của đơn vị. Phê duyệt của BGĐ Xác nhận của các đơn vị liên quan ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG- NỢ PHẢI TRẢ TẠI S4 FASHION PARTNER: Ưu điểm Với quan điểm kinh doanh lành mạnh, luôn tuân thủ nguyên tắc đạo đức kinh doanh, luôn giữ uy tín với khách hàng, nhờ thế đã nâng cao vị thế của công ty. Đội ngũ quản lý luôn gương mẫu, năng động và nhiệt tình, có năng lực chuyên môn và năng lực lãnh đạo, có khả năng hoạch định chiến lược kinh doanh và tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ. Cơ cấu tổ chức quản lý tương đối phù hợp, đơn giản, mỗi bộ phận đều có chức năng, quyền hạn rõ ràng nên không xảy ra sự đùn đẩy và chồng chéo lẫn nhau. Chính sự phân chia trách nhiệm cụ thể cho mỗi cá nhân đã nâng cao tinh thần trách nhiệm đối với công việc mình thực hiện. Với lực lượng cán bộ công nhân viên năng động, nhiệt tình, giàu kinh nghiệm, có chuyên môn nghiệp vụ, những người lao động có tay nghề, không ngừng học hỏi trau dồi kiến thức. Mặt khác, với ý thức làm việc tập thể cao và có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban với nhau cũng như giữa các phòng ban với ban quản lý trong việc thực hiện các chiến lược kinh doanh. Mặt khác, công ty rất coi trọng chính sách nhân sự, tuyển dụng, khen thưởng hay đề bạt các cán bộ công nhân viên tạo lòng tin và động lực để cống hiến hết mình cho công ty. Công tác lập kế hoạch sản xuất kinh doanh và xây dựng định mức cũng được quan tâm và thường xuyên tiến hành kiểm tra đối chiếu việc thực hiện để phát hiện và xử lý kịp thời các sai lệch giúp cho kế hoạch đặt ra luôn sát với thực tế. Hạn chế Theo sơ đồ tổ chức không thấy có ban kiểm soát. MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM PHÁT HUY HIỆU QUẢ CỦA QUY TRÌNH MUA HÀNG- PHẢI TRẢ TẠI CÔNG TY TNHH S4 FASHION PARTNER: Nghiệp vụ mua nhận hàng Tính có thật Đơn đặt hàng phải được lập tại bộ phận mua hàng dựa trên giấy đề nghị mua hàng và kết qua lựa chọn nhà cung cấp, đơn đặt hàng trước khi chuyển đến nhà cung cấp phải có sự kiểm tra lại của bộ phận đề nghị mua để tránh tình trạng đặt mua không đúng số lượng và mẫu mã theo yêu cầu. Bộ phận mua hàng kết hợp với thủ kho để căn cứ nguyên phụ liệu căn cứ vào tình hình tồn kho thực tế để tính ra số lượng cần mua, tính toán thời gian hàng đến là phù hợp, đáp ứng kịp thời nhu cầu sản xuất. Thủ kho ghi nhận đối chiếu với số lượng thực nhận và đơn đặt hàng khi hàng về. Cùng lúc đó, nhân viên bộ phận đề nghị mua hàng sẽ kiểm tra quy cách chất lượng hàng. Như vậy hàng mua về sẽ đảm bảo cả về chất lượng và số lượng. Kế toán kiểm tra, đối chiếu tính hợp pháp của chứng từ, đối chiếu thông tin trên hóa đơn mua hàng, phiếu nhập kho, đơn đặt hàng và phiếu yêu cầu mua hàng trước khi ghi sổ kế toán. Sự phê chuẩn Đối với phiếu yêu cầu mua hàng: Chỉ khi phiếu yêu cầu mua hàng được người có thẩm quyền phê duyệt thì nghiệp vụ mua hàng mới được tiến hành. Tại công ty , trên phiếu yêu cầu mua hàng phải có chữ ký của người lập và trưởng phòng của bộ phận có nhu cầu mua hàng. Thủ tục này đảm bảo việc mua hàng là đáp ứng đúng nhu cầu sử dụng, tránh tình trạng người lập phiếu thông đồng với nhà cung cấp để hưởng lợi từ việc mua hàng. Thông qua giấy đề nghị mua hàng, đơn vị có thể xác định được trách nhiệm và những người có liên quan nếu phát hiện có sự thông đồng giữa nhân viên công ty và nhà cung cấp. Phê duyệt mua hàng: Bộ phận mua hàng gửi thông tin của các nhà cung cấp kèm theo Phiếu so sánh và bảng báo giá cho Ban giám đốc. Sau khi xem xét bảng so sánh, Ban giám đốc sẽ ký phê duyệt chọn nhà cung cấp tốt nhất và phù hợp nhất. Hợp đồng mua bán: là sự ký kết giữa hai bên có chữ ký, con dấu và tên người đại diện đầy đủ. Tính đầy đủ Giấy đề nghị mua hàng phải đánh số thứ tự liên tục để dễ bảo quản và theo dõi. Nếu có thất lạc các nhân viên phụ trách đề nghị mua hàng sẽ thông báo ngay cho bộ phận mua hàng để yêu cầu không tiến hành các thủ tục tiếp theo. Cần in sẵn đơn đặt hàng và chỉ giao cho duy nhất bộ phận mua hàng giữ để tránh làm mất đơn đặt hàng hay ngụy tạo đơn đặt hàng không có thật. Phải đánh số thứ tự liên tục trên các đơn đặt hàng. Đơn đặt hàng phải lập thành nhiều liên để gửi cho các bộ phận (bộ phận mua hàng, bộ phận đề nghị mua, thủ kho, kế toán, nhà cung cấp) Bảng nhập hàng cũng nên được đánh số thứ tự liên tục . Sự đánh giá Lựa chọn nhà cung cấp phù hợp nhất. Rủi ro lớn nhất trong lựa chọn nhà cung cấp là nhân viên mua hàng sẽ không chọn nhà cung cấp có giá cả và chất lượng phù hợp nhất mà sẽ chọn nhà cung cấp mình đã nhận hoa hồng từ trước. Vì thế: Đối với hàng hóa có giá trị cao nên đấu thầu công khai để lựa chọn. Mỗi khi mua hàng cần có ít nhất 3 bảng báo giá từ ba nhà cung cấp khác nhau. Mọi thông tin trong bảng báo giá (giá cả, chất lượng, quy cách, điều kiện thanh toán,) cần phải được ghi chép lưu trữ và tổng hợp để báo cáo cho người chịu trách nhiệm phê duyệt. Bảng báo giá này cần phải được công khai cho bất cứ nhân viên nào có nhu cầu muốn biết. Việc lựa chọn lập phiếu so sánh cho 3 nhà cung cấp tốt nhất sẽ sẽ độc lập với nhân viên đặt hàng. Bảng so sánh sánh ba nhà cung cấp tốt nhất sẽ được đưa lên cho giám đốc lựa chọn, trên bảng so sánh sẽ có chữ ký của nhân viên lập và trưởng phòng bộ phận mua hàng. Ngoài ra đơn vị cần quản lý và cập nhật danh sách các nhà cung cấp. Như vậy đảm bảo rằng đơn vị chỉ giao dịch với những nhà cung cấp mà công ty hiểu rõ, có đủ năng lực. Sự phân loại Khi xuất hiện loại hàng mới, một nhà cung cấp mới sẽ đều được kế toán công nợ khai báo đầy đủ. Mở tài khoản chi tiết để theo dõi từng loại vật tư, từng nhà cung cấp sau khi có sự thông qua của kế toán trưởng. Vì có trường hợp kế toán viên tạo ra mã nhà cung cấp không có thực. Hàng tháng, kế toán công nợ sẽ lập các báo cáo Sổ tổng hợp phải trả người bán , Sổ chi tiết phải trả người bán, Sổ tổng hợp phải trả người bán theo từng đối tượng, Sổ cái tài khoản 331, Đúng hạn Chỉ sau khi thủ kho kiểm tra, đối chiếu hàng mua vào so với hóa đơn và đơn đặt hàng, thì phiếu nhập kho sẽ chuyển ngay lên phòng kế toán để ghi nhận ngay nghiệp vụ. Chuyển sổ và tổng hợp Kế toán công nợ kỳ lập bảng kê phiếu nhập và đối chiếu với các nghiệp vụ ghi nhận trong kỳ, cũng như đối chiếu giữa các số liệu chi tiết và tổng hợp. Nghiệp vụ thanh toán Tính có thật Lệnh chi/ Ủy nhiệm chi tham chiếu đến hóa đơn mua hàng tương ứng. Các hóa đơn mua hàng đã được thanh toán sẽ đóng dấu đã được thanh toán. Uỷ nhiêm chi/Phiếu chi phải đính kèm với tất cả các chứng từ có liên quan. Để kiểm soát tốt các hoạt động thanh toán nên thực hiện qua ngân hàng để tránh tình trạng chi trả cho nhà cung cấp không có thực. Sự phê duyệt Kế toán công nợ sẽ theo dõi thời hạn trả nợ cùng với yêu cầu thanh toán từ phía bộ phận mua hàng tiến hành gửi yêu cầu sang kế toán tiền để thực hiện thanh toán. Sau khi nhận được yêu cầu thanh toán cùng với bộ chứng từ, căn cứ vào phương thức thanh toán, kế toán sẽ lập Ủy nhiệm chi (hoặc Phiếu chi) , trình lên để cấp trên phê duyệt và chuyển cho Thủ quỹ và kế toán công nợ để thực hiện. Tính đầy đủ Ủy nhiệm chi sẽ được đánh số thứ tự liên tục và nghiệp vụ chi tiền sẽ phản ánh theo số thứ tự này. Cuối kỳ đối chiếu với các khoản chi so với sổ phụ ngân hàng. Sự đánh giá Tính toán tính đúng đắn các khoản chiết khấu thanh toán, nếu thanh toán sớm hay đúng thời hạn So sánh đối chiếu số tiền của các khoản chi so với sổ phụ ngân hàng. Nếu có hàng trả lại hoặc được giảm giá, các chứng từ liên quan như biên bản trả hàng, giấy chấp thuận giảm giá của nhà cung cấp phải được chuyển ngay cho kế toán. Các khoản chiết khấu thanh toán, chiết khấu thương mại nên được quy định trong hợp đồng tránh tình trạng nhân viên thông đồng với người bán để hường chiết khấu thanh toán. Sự phân loại Kế toán công nợ người bán theo dõi và lưu hóa đơn theo ngày đến hạn thanh toán theo dõi cho từng đối tượng nhà cung cấp. Theo dõi các tài khoản chi tiết cho từng ngân hàng và từng loại tiền tệ. Đúng hạn Bộ phận mua hàng có trách nhiệm thông báo cho kế toán bất cứ thay đổi nào về nghiệp vụ mua hàng, thời hạn thanh toán, chiết khấu thanh toán, điều kiện mua hàng để đảm bảo công ty thanh toán đúng hạn cho nhà cung cấp . Kế toán nên lưu hóa đơn theo thứ tự thời hạn thanh toán. Hàng ngày, căn cứ theo hồ sơ đã sắp xếp trên để chọn ra những khoản cần thanh toán để không bị trễ hạn. KẾT LUẬN Bất kể hệ thống nào được thiết kế đều tồn tại những nhược điểm nhất định, chỉ khác nhau là nhiều hay ít và có thể chấp nhận được mức độ hợp lý của nó hay không. Do đó việc tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ đối với quy trình mua hàng - phải trả của đơn vị chưa được hoàn thiện về mọi mặt nhưng cũng đã đáp ứng được phần lớn các mục tiêu. Tuy nhiên trong nền kinh tế ngày càng khó khăn hiện nay, nhiều doanh nghiệp bị phá sản cũng như các doanh nghiệp mới cũng liên tục xuất hiện, điều này chắc chắn khiến cho đơn vị gặp không ít trở ngại trong việc kinh doanh của mình. Do đó ngoài việc vạch ra các chiến lược cạnh tranh mới thì một điều tất yếu là công ty phải hoàn thiện hơn nữa hệ thống kiểm soát nội bộ nói chung và kiểm soát quy trình mua hàng – phải trả nói riêng nhằm tiết kiệm chi phí, gia tăng lợi nhuận, xây dựng sự phát triển bền vững của công ty, hơn nữa còn giúp công ty bắt nhịp kịp thời xu thế mới. Nhận thức được tầm quan trọng của điều này, công ty đã không ngừng cố gắng hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ của mình để nâng cao hơn nữa hiệu quả trong kinh doanh. Qua quá trình nghiên cứu các lý luận về kiểm soát nội bộ quy trình mua hàng – phải trả và thông qua khảo sát thực tiễn kiểm soát nội bộ quy trình mua hàng tại công ty TNHH S4 FASHION PARTNER nhóm đã giải quyết được các vấn đề: Tìm hiểu hoạt động sản xuất kinh doanh, tổ chức quản lý, thực trạng kiểm soát nội bộ quy trình mua hàng tại công ty TNHH S4 FASHION PARTNER; phân tích , đánh giá từ đó chỉ ra được những ưu điểm và các mặt hạn chế cũng như nguyên nhân dẫn đến các mặt tồn tại này. Đề xuất một số giải pháp nhằm tăng cường tính hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ đối với quy trình mua hàng – phải trả tại công ty. Do hạn chế về điều kiện tìm hiểu và trình độ chuyên môn của nhóm nên nội dung trình bày sẽ không tránh được những thiếu sót. Vì thế nhóm rất mong nhận được sự thông cảm và đóng góp ý kiến của các quý thầy cô cùng các bạn sinh viên. TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo trình Kiểm Soát Nội Bộ - trường Đại học Kinh Tế Tp. Hồ Chí Minh Giáo trình Hệ thống thông tin kế toán- trường Đại học Kinh Tế Tp. Hồ Chí Minh Quy trình mẫu của công ty bao bì Biên Hòa. Website: webketoan.com.vn, ketoankiemtoan.com.vn