Đề tài Quy trình thủ tục Hải quan dối với hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển và một số giải pháp nâng cao hiệu quả quy trình nhập khẩu tại Công ty TNHH thương mại Hoàng Thạnh

ều độ Cảng giữ lại “liên 1” (liên lưu) và trả các liên cho chủ hàng. Thanh lí bãi, cổng Nhân viên Giao nhận mang tờ khai, D/O và 04 liên phiếu giao nhận cont đến Hải quan giám sát để nhân viên Hải quan đối chiếu, và ghi vào sổ theo dõi hàng hóa. Sau khi xác nhận hàng hóa đã được hoàn thành thủ tục, nhân viên Hải quan sẽ kí tên, đóng dấu và giữ lại D/O và trả lại phiếu giao nhận (liên khách hàng màu hồng và liên kiểm soát Cảng màu xanh) Sau khi liên hệ đội xe đến Cảng để kéo cont về, nhân viên Giao nhận sẽ giao cho tài xế chìa khóa container và 02 liên giao nhận nói trên để làm thủ tục ra cổng và chở hàng kho công ty. Khi thanh lí cổng, chủ hàng phải xuất trình tờ khai Hải quan, lệnh giao hàng, phiếu EIR liên Hải quan và liên kiểm soát Cảng. Hải quan kiểm soát Cảng sẽ giự lại liên Hải quan và lệnh giao hàng, đóng dấu xác nhận có tên của nhân viên Hải quan giám sát lên liên kiểm soát Cảng và trả lại kiểm soát Cảng, tờ khai cho chủ hàng. Khi đến cổng ra vào Cảng, chủ hàng (đại diện là tài xế) phải xuất trình và nộp liên 04 cho nhân viên giám sát cổng ra vào. Rút hàng tại kho riêng và kiểm tra thực tế hàng hóa Hàng hóa sau khi được vận chuyển về kho riêng thì tiến hành mở khóa container, mở cửa cont và rút hàng. Trả container tại bãi quy định Sau khi rurt hàng xong, cont rỗng sẽ được vận chuyển đến cảng do hãng tàu quy định để hoàn trả cho hãng tàu. Container rỗng sau khi hạ bãi sẽ được nhân viên điều độ Cảng kí xác nhận lên phiếu “xin cấp container về kho riêng” ý nói chủ hàng đã hạ cont rỗng tại bãi quy định. Nhân viên Giao nhận mang phiếu này đến đại lí hãng tàu để lấy lại tiện cược container. Trong lô hàng “Thạch cao dạng bột MOLDA SN 75” của Công ty Sứ Bình Dương là hàng container và là hàng giao thẳng nên tổ chức nhận hàng cũng thực hiện như đã trình bày trên. Trường hợp rút ruột tại bãi Hàng rút ruột: Là hàng rút ngay tại Cảng chứ không mượn cont về kho riêng để rút hàng. Hàng rút ruột thì không cần phải đóng tiền cược cont, trên lệnh giao hang (D/O) sẽ đóng dấu “rút ruột”. Đối với hàng rút ruột phải đóng thêm tiền thương vụ “phí rút ruột bằng xe nâng” Điều độ xe nâng: Mang D/O đóng dấu “đã thu tiền” đến trung tâm điều độ Cảng làm “phiếu điều động công nhân” cho chủ hàng. Trên phiếu có ghi rõ đội công nhân nào giúp Doanh nghiệp rút hàng. In phiếu xuất: Nhân viên Giao nhận mang D/O đến trung tâm điều độ cấp phiếu “phiếu đóng dỡ hàng Cont” (phiếu ra cổng) gồm 04 liên: Liên 1: Liên lưu (màu trắng) Liên 2: Kiểm soát Cảng (màu xanh) Liên 3: Khách hàng (màu hồng) Liên 4: Liên Hải quan (màu vàng) Rút hàng: Mang “phiếu điều động công nhân” và “phiếu đóng dỡ hàng cont” đến giao cho đội trưởng đội công nhân rút hàng . Sau khi rút hàng xong, mang D/O giao cho đội trưởng để xác nhận hoàn thành việc rút hàng. Đội trưởng sẽ xác nhận lên D/O như sau: “đã rút hàng xong, vệ sinh cont ngày …,ký tên” và trả lại cont cho doanh nghiệp. Thanh lí bãi, cổng: Thanh lí bằng cách xuất trình D/O có ghi số tờ khau trên đó. Nhân viên giám sát bãi ghi tên công ty, tên hàng, cont 20’ (40’), số hiệu cont vào sổ quản lý bãi và trả D/O lại cho doanh nghiệp. Nhân viên Giao nhận mang tờ khai Hải quan, D/O đã thanh lí bãi, phiếu đóng dỡ hàng bằng cont, liên Hải quan và liên kiểm soát Cảng, để Hải quan giám sát thanh lý. Hải quan giám sát Cảng sẽ giữ lại D/O và phiếu ra cổng, đóng dấu lên liên kiểm soát cảng và trả lại cho chủ hàng. Chủ hàng giao cho tài xế “liên kiểm soát cảng” để nộp cho bảo vệ Cảng ở cổng ra vào, để được phép đưa hàng ra khỏi Cảng. Trường hợp nhận hàng lẻ (LCL) Đối với hàng lẻ thì không cần đóng tiền Thương vụ, nhân viên Giao nhận cầm D/O (đã có đối chiếu đối với các cảng thuộc KV3) đến kho để làm phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho sẽ được xuất 03-04 liên tùy theo các Cảng. Nhân viên Giao nhận sẽ xuất trình phiếu xuất kho cho đội quản lí hàng tại kho để nhân viên tại đây xác định hàng ở vị trí nào và xuất hàng ra khỏi kho. Người Giao nhận cầm 02 phiếu xuất kho còn lại kiểm tra sơ bộ hàng hóa lần nữa và cho đặt hàng lên phương tiện vận tải để chở hàng về kho riêng của nhà nhập khẩu. Thanh lí cổng: Người Giao nhận phải mang theo tờ khai để làm thủ tục Hải quan, 02 phiếu xuất kho nói trên, lệnh giao hàng (có đối chiếu) để xuất trình cho Hải quan cổng xem, nếu không có vấn đề gì thì Hải quan cổng sẽ đóng dấu lên 02 phiếu xuất kho và trả lại toàn bộ chứng từ trên cho người giao nhận. Trước khi xe ra khỏi cổng thì người Giao nhận sẽ xuất trình 01 phiếu xuất kho cho bảo vệ cảng, cuối cùng người Giao nhận chỉ còn lại 01 phiếu xuất kho và hoàn tất quy trình. Chú ý: - Đối với những cảng không có máy tính phục vụ việc dò tìm container thì để biết được container của mình đã vào bãi chưa thì đem lệnh giao hàng xuống Hải quan bãi đối chiếu. (cảng VICT không có máy phục vụ) - Cảng VICT khác với các cảng khác ở chỗ là khi đối chiếu lệnh giao hàng phải qua Hải quan đối chiếu Manifest. - Phí CFS đóng tại hãng tàu, nên hàng nguyên container chi đóng phí chuyển từ bãi trung tâm ra bãi kiểm hoá và phí rút ruột (nếu hàng rút ruột) ở tại cảng, còn hàng lẻ thì không đóng lệ phí nào ở cảng trừ khi hàng bị lưu kho thì phải đóng phí lưu kho. - Khi kiểm hoá / rút ruột thì nhân viên phải giám sát công nhân điều độ cảng làm việc để bảo quản hàng hoá và container. - Thông thường việc chuyển container khá lâu nên sẽ làm công việc này trước khi đăng ký tờ khai hoặc có thể làm việc này trong khi chờ Hải quan chuyển tờ khai sang phân công kiểm hoá. Quy trình tổ chức nhận hàng có thể khác nhau đôi chút trong những trường hợp sau: Cảng, hãng tàu, công ty Giao nhận khác nhau Đối với hàng siêu trường, siêu trọng (sắt, thép…) thì thủ tục vẫn như đối với hàng LCL nhưng khác ở chỗ là phải đóng tiền Thương vụ Cảng rồi mới được làm phiếu xuất kho. Các Cảng thường hay nhập về hàng siêu trường, siêu trọng là các Cảng thuộc khu vực 3 đó là: Cảng Tân Thuận, Tân Thuận Đông, Bến Nghé, Lotus. Giao hàng cho khách hàng Sau khi đã làm thủ tục nhận hàng tại Cảng, nhân viên Giao nhận đưa cho tài xế xe chở hàng 01 biên bản bàn giao hàng với khách hàng. Tài xế sẽ chở hàng đến kho hay vị trí mà khách hàng yêu cầu. Khi giao hàng cho khách hàng, tài xế sẽ kí nhận đã nhận hàng. Trường hợp nếu hàng có bị hư hỏng hay đổ vỡ thì khách hàng ghi bổ sung lên xe biên bản bàn giao hàng về tình trạng hàng hóa nhận được. Khi đó trách nhiệm sẽ bị quy cho công ty Giao nhận, nên đây là vấn đề hết sức quan trọng trong công tác Giao nhận, cần pải có sự thận trọng khi nhận hàng tại Cảng, kiểm tra hàng hóa nhận được, nếu có vấn đề gì sảy ra đối với hàng hóa thì phải làm công tác khiếu nại ngay lập tức để tránh trách nhiệm về sau. Khiếu nại Trong quá trình giao nhận hàng nhập khẩu việc hao hụt, mất mát, đổ vỡ, hư hỏng hàng rất thường sảy ra. Khi có tổn thất sảy ra, tùy từng trường hợp, người Giao nhận sẽ tiến hành khiếu nại các bên như: người bán, người vận chuyển, người bảo hiểm hay Cảng nếu phạm vi thiệt hại đó thuộc trách nhiệm của họ. Nhưng trước khi thực hiện khiếu nại, việc quan trọng nhất là tổn thất về hàng hóa không phải mình gây ra. Sau đây là trường hợp và cách khiếu nại đối với các đối tượng trên. Khiếu nại đối với người bán Người Giao nhận sẽ khiếu nại người bán trong những trường hợp sau: người bán không giao hàng, giao hàng không đúng theo hợp đồng, bao bì, kí mã hiệu hàng hóa sai, giao thiếu…với những sai xót nói nói trên, khi người Giao nhận khiếu nại người bán, thì họ phải hoàn toàn chịu trách nhiệm vì họ đã không thực hiện đúng như thỏa thuận trong hợp đồng. Thời hạn khiếu nại theo quy định trong hợp đồng ngồng ngoại thương hay theo quy định của Pháp luật hiện hiện hành của mộPháp luật hiện hiện hành của một trrong hai bên, mà trong hợp đồng ngoại thương hai bên đã kí kết. Chứng từ khiếu nại: thư khiếu nại, hợp đồng ngoại thương, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, giấy chứng nhận hàng thiếu (trường hợp người bán giao thiếu), giấy chứng nhận hàng hư hỏng, bao bì bị rách, vỡ mà do lỗi của người bán bởi người vận tải lập. Khiếu nại người vận chuyển Tại các Cảng Việt Nam, hầu hết người Giao nhận không được trực tiếp nhận hàng từ người vận tải mà chỉ nhận hàng từ Cảng, do đó Cảng phải có trách nhiệm lập biên bản khiếu nại người vận tải cho người Giao nhận trong những trường hợp sau: Người vận tải giao hàng thiếu (Cảng tiến hành lập chứng nhận CSC – Certificate of short overlanded cargo and out turn report) và yêu cầu thuyền trưởng kí xác nhận lên giấy chứng nhận, hàng hóa tổn thất rõ rệt như đổ vỡ, hư hỏng, bao bì rách, cont bị hư hỏng nặng hay bị dẹp…(Cảng lập COR – cargo out turn report) với người vậm chuyển để quy trách nhiệm vận tổn thất cho họ, nếu nghi ngờ hàng có thiệt hại thì lập chứng từ đảm bảo (LOR – letter of reservation). Nếu có một trong ba trường hợp trên sảy ra, mà Cảng không lập biên bản với người Vận tải thì người Giao nhận sẽ tiến hành khiếu nại với Cảng, và Cảng sẽ chịu trách nhiệm trước người người Giao nhận về những khiếu nại chính đáng của họ. Thời hạn khiếu nại theo quy định của Bộ Luật Hàng hải Việt Nam. Chứng từ khiếu nại: Giấy chứng nhận CSC (khi người vận tải giao hàng thiếu); giấy chứng nhận COR khi hàng giao ở tình trạng hư hỏng rõ rệt do đổ vỡ, bao bì rách, LOR khi Cảng nghi ngờ có thiệt hại cho hàng hóa nhưng không thể khẳng định ngay được, tất cả giấy chứng nhận trên là do Cảng cấp cho người Giao nhận để họ khiếu nại người vận chuyển. Khiếu nại Cảng Trong quá trình kiểm hóa hàng, người Giao nhận phát hiện hàng có tổn thất, và không phải lỗi của người Giao nhận và cũng không có biên bản quy trách nhiệm tổn thất hàng là do người bán hay người vận tải gây ra, thì trong trường hợp này cảng sẽ chịu trách nhiệm về tổn thất hàng hóa do đội ngũ xếp dỡ hàng tại Cảng gây ra. Khi có tổn thất hàng, người Giao nhận hàng tiến hành lập biên bản ngay với người xếp dỡ và nhờ Hải quan kiểm hóa làm chứng từ để người Giao nhận khiếu nại Cảng. Thời hạn khiếu nại theo quy định của Bộ Luật Hàng hải Việt Nam. Chứng từ khiếu nại: Thư khiếu nại, biên bản giám định tổn thất (nếu có), biên bản hàng đổ vỡ, hư hỏng, hàng bị mất cắp do Cảng gây ra có chữ kí xác nhận của nhân viên Cảng. Khiếu nại người bảo hiểm Người Giao nhận khiếu nại người bảo hiểm đối với những tổn thất thuộc phạm vi trách nhiệm bảo hiểm trong hợp đồng bảo hiểm, ngoài ra người Giao nhận có thể yêu cầu người bảo hiểm bồi thường cho lượng hàng hóa bị tổn thất do bên thứ ba gây ra, khi người Giao nhận chuyển nhượng đòi bồi thường tổn thất hàng đó với bên thứ ba cho công ty bảo hiểm. Để thực hiện việc khiếu nại đối với người bảo hiểm, người được bảo hiểm ở đây có thể là công ty Giao nhận được công ty khách hàng yêu cầu. Lập hồ sơ khiếu nại gửi đến công ty bảo hiểm gồm có: Đơn bảo hiểm hoặc giấy chứng nhận bảo hiểm. Vận đơn đường biển bản gốc Bản gốc hóa đơn thương mại kèm theo bản kê chi tiết hàng hóa. Bản gốc biên bản giám định và các chứng từ tài liệu khác, ghi rõ mức tổn thất của hàng hóa: ROROC (Report on receipt of cargo) – Biên bản kết toán nhận hàng với tàu. CSC (Certificate ò short overlanded cargo and out turn report) – giấy chứng nhận hàng thiếu so với lược khai của tàu. COR (Cargo out turn report) – biên bản hàng hư hỏng, hàng đổ vỡ… LOR (Letter of reservation) – Thư dự kháng: được lập trong trường hợp tổn thất rõ rệt, khó thấy hoặc nghi ngờ tổn thất bên trong. LOR được gửi cho thuyền trưởng hoặc đại lí hãng tàu trong vòng 03 ngày kể từ ngày giao hàng. Các chứng từ chứng minh hàng hóa ở Cảng đích và nơi nhận hàng cuối cùng như phiếu kiểm đếm và các chứng từ báo cáo dỡ hàng, biên bản nhận kho hàng. Bản sao nhật kí hàng hải hoặc báo cáo Hải sự. Các chứng từ liên quan đến việc đòi người thứ ba bồi thường và thư trả lời của họ. Bản chính hoặc bản sao biên lai, hóa đơn cho các chi phí thuộc phạm vi trách nhiệm bảo hiểm như: phí tái chế, sửa chữa, đề phòng và hạn chế tổn thất, chi phí giám định (nếu có). Giấy chuyển nhượng (subrogation): Chuyển nhượng cho công ty bảo hiểm quyền thay mặt người bảo hiểm đòi người thứ ba bồi thường tổn thất do họ gây ra đối với hàng hóa được bảo hiểm. Trong thời gian nộp hồ sơ khiếu nại: Bộ hồ sơ khiếu nại phải gửi đến công ty bảo hiểm trong vòng 9 tháng (nhiều công ty Bảo hiểm nước ngoài quy định 01 năm) kể từ khi có tổn thất để người bảo hiểm còn kịp khiếu nại các bên có liên quan. Trên đây là chi tiết nghiệp vụ Giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển cho một lô hàng nói chung và lấy dẫn chứng cụ thể của lô hàng “bột thạch cao dạng bột MOLDA SN 75” của công ty Sứ Viglacera Bình Dương. Nếu đi sâu vào một lô hàng cụ thể có thể rút ngắn hoặc kéo dài thêm một số nghiệp vụ khác, do tính chất của từng mặt hàng. Cho nên khi áp dụng quy trình trên vào tron thực tế, ta cần đặt biệt chú ý đến vấn đề này nhằm hạn chế về những sai sót về nhầm lẫn, dẫn đến hiệu quả Giao nhận không cao, có khi gây thiệt hại cho công ty Giao nhận. Những quy định trong thủ tục Hải quan Hồ sơ đăng kí mở tờ khai hàng nhập khẩu kinh doanh Tổng cục trưởng tổng cục Hải quan đã có quyết định số 874/QĐ-TCHQ ngày 15/5/2006 về việc ban hành quy trình thủ tục Hải quan đối với hàng hoá xuất nhập khẩu thương mại; quyết định số 621/QĐ-TCHQ ngày 29/3/2006 về ban hành quy trình phúc tập hồ sơ Hải quan và quy trình kiểm tra sau thông quan đối với hàng hoá xuất nhập khẩu. Để thực hiện tốt các quyết định trên, các chi cục Hải quan đã có những thay đổi về hồ sơ đăng ký mở tờ khai hàng nhập khẩu kinh doanh như sau: Kể từ ngày 01/06/2006 khi nộp hồ sơ đăng ký làm thủ tục Hải quan, người khai Hải quan cần xếp thứ tự các loại chứng từ theo quy định tại 621/QĐ-TCHQ. Trên mỗi bộ hồ sơ, người khai Hải quan phải kê khai một “Phiếu tiếp nhận và bàn giao hồ sơ Hải quan” theo mẫu mới. Thứ tự sắp xếp hồ sơ như sau: Phiếu tiếp nhận bàn giao hồ sơ theo mẫu mới. Tờ khai Hải quan. Bảng kê chi tiết hàng hoá (nếu có) Hoá đơn thương mại. Giấy giới thiệu Hợp đồng thương mại. Tờ khai trị giá (nếu có). Giấy chứng nhận xuất xứ (nếu có). Giấy phép xuất nhập khẩu (nếu cần). Vận tải đơn. Các chứng từ khác (nếu cần). Lệnh hình thức, mức độ kiểm tra Hải quan Lệnh hình thức, mức độ kiểm tra Hải quan được xác định là lệnh có giá trị thi hành sau khi lãnh đạo chi cục duyệt và quyết định; có thay đổi một số tiêu thức so với lệnh hình thức cũ để có chỗ ghi chép cho công chức và cho lãnh đạo chi cục. Lệnh hình thức, mức độ kiểm tra Hải quan trong quy định mới chỉ in ra 1 bản sử dụng trong nội bộ Hải quan, là căn cứ để công chức thực hiện theo chỉ đạo của lãnh đạo chi cục và được giao cùng bộ hồ sơ Hải quan, không giao cho người khai Hải quan. (Mẫu mới kèm theo phụ lục chứng từ nhập khẩu bằng đường Sea). Thẩm định quyết định thông quan hàng hóa Thẩm quyền quyết định thông quan hàng hoá với các trường hợp đã làm xong thủ tục Hải quan thì do các công chức trong dây chuyền thủ tục Hải quan thực hiện sau khi đã làm xong thủ tục Hải quan theo lệnh hình thức mà lãnh đạo chi cục đã ký quyết định. (Việc công chức ký thông quan là căn cứ quy định tại điểm d, khoản 2 điều 16 Luật Hải quan và phê duyệt của Lãnh đạo bộ tài chính tại tờ trình của TCHQ ngày 8/5/2006). Theo cách này thì lãnh đạo chi cục chỉ phải ký 1 chữ ký và đóng dấu công chức trên 1 lệnh hình thức mà không phải ký xác nhận trên hai tờ khai nữa. Riêng các trường hợp chưa làm xong thủ tục Hải quan mà được phép thông quan thì do Lãnh đạo chi cục ký quyết định.  Thực hiện Hải quan điện tử Giai đoạn trước 31/12/2005 mới chỉ áp dụng cho hàng hoá xuất nhập khẩu theo hợp đồng mua bán của các doanh nghiệp đăng ký làm thủ tục tại chi cục Hải quan điện tử thuộc cục Hải quan TP. Hồ Chí Minh và chi cục Hải quan điện tử thuộc cục Hải quan TP. Hải phòng. Sau đó mở rộng phạm vi áp dụng phù hợp với các loại hình hàng hoá xuất nhập khẩu khác và tại các cục Hải quan Tỉnh, liên Tỉnh, TP khác phù hợp với định hướng triển khai thí điểm thủ tục Hải quan điện tử giai đoạn 2005-2006 theo quyết định 149/2005/QĐ-TTg ngày 20/06/2005 của Thủ tướng Chính phủ. Hải quan điện tử hiện nay chưa được áp dụng rộng rãi và đang khuyến khích tất cả các doanh nghiệp thuộc mọi thành phần kinh tế tự nguyện đăng ký tham gia, nhưng giai đoạn đầu cần đáp ứng các điều kiện sau: - Minh bạch trong tài chính: có xác nhận của cơ quan thuế nội địa trong việc chấp hành tốt kê khai và nộp thuế theo quy định. - Không vi phạm luật Hải quan quá một lần thuộc thẩm quyền xử phạt vi phạm hành chính của cục trưởng Cục Hải quan Tỉnh, liên Tỉnh, Thành Phố trực thuộc Trung Ương trở lên trong thời gian một năm tính đến ngày đăng ký tham gia làm thủ tục Hải quan điện tử. - Có kim ngạch xuất nhập khẩu và/hoặc có lưu lượng tờ khai đạt mức do Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan quyết định cụ thể theo từng giai đoạn thực hiện thí điểm thủ tục Hải quan điện tử. - Sẵn sàng nối mạng máy tính với Chi cục Hải quan điện tử hoặc sử dụng dịch vụ của đại lý làm thủ tục Hải quan để làm thủ tục Hải quan điện tử. Khi khai Hải quan điện tử Doanh nghiệp thực hiện các công việc sau: Tạo thông tin khai Hải quan điện tử trên máy tính theo đúng các tiêu chí và khuôn dạng chuẩn theo hướng dẫn của Tổng cục Hải quan và chịu trách nhiệm về tính chính xác của thông tin khai hải quan điện tử. Gửi các thông tin khai hải quan điện tử đến các Chi cục Hải quan điện tử nơi đăng ký tham gia. Nhận và thực hiện các công việc theo thông báo hướng dẫn làm thủ tục hải quan điện tử, cụ thể: Sửa đổi, bổ sung các nội dung thông tin khai điện tử theo yêu cầu của cơ quan Hải quan. In tờ khai (02 bản) dựa trên thông tin khai điện tử đã được cơ quan Hải quan chấp nhận, ký, đóng dấu vào tờ khai HQ/2005-TKĐT, phụ lục tờ khai HQ/2005-PLTKĐT(nếu có 4 mặt hàng trở lên). Đối với hàng hoá được Chi cục hải quan điện tử chấp nhận thông tin khai hải quan điện tử và thông quan thì doanh nghiệp mang tờ khai in đến bộ phận giám sát của Chi cục hải quan cửa khẩu nơi có hàng hóa nhập khẩu để thông quan hàng hoá. Đối với hàng hoá Chi cục hải quan điện tử yêu cầu xuất trình, nộp chứng từ giấy thuộc hồ sơ hải quan trước khi thông quan thì doanh nghiệp nộp, xuất trình tờ khai in cùng các chứng từ giấy thuộc hồ sơ hải quan theo yêu cầu. Đối với hàng hoá Chi cục hải quan điện tử yêu cầu phải xuất trình chứng từ giấy thuộc hồ sơ hải quan và kiểm tra thực tế hàng hoá thì doanh nghiệp phải nộp, xuất trình tờ khai in cùng các chứng từ giấy thuộc hồ sơ hải quan cho Chi cục hải quan điện tử và xuất trình hàng hoá cho Chi cục hải quan cửa khẩu để kiểm tra theo yêu cầu. Riêng đối với hàng hoá thuộc danh mục cấm nhập khẩu hoặc danh mục nhập khẩu có điều kiện hoặc phải giám định thì doanh nghiệp nộp hoặc xuất trình các loại giấy phép hoặc văn bản cho phép, giấy đăng ký kiểm tra chất lượng hàng hóa hoặc thông báo miễn kiểm tra, giấy đăng ký kiểm dịch, kết quả giám định… Chương 3: NHỮNG NHẬN XÉT, GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH TM HOÀNG THẠNH NHẬN XÉT CHUNG VÀ ĐÁNH GIÁ Qua quá trình thực tập tại công ty, em xin co một số nhận xét và đánh giá đối với công ty như sau: Những thuận lợi của công ty trong thời gian qua Nhân viên Công ty Hoang Thạnh am hiểu và luôn cập nhập các thông tin về hàng hóa, chuyên nghiệp và đáng tin cậy trong việc thực hiện thủ tục hải quan, nên tạo được sự tin cậy lớn đối với khách hàng. Công ty có trụ sở kinh doanh gần với khu vực các cảng biển như: cảng Tân Thuận, Bến Nghé, Khánh Hội, Tân Cảng, Vict,...là một lợi thế cho công ty trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa bằng đường biển. Ngoài ra, công ty còn nằm gần các ngân hàng như: Ngân hàng Nhà nước Việt Nam, Ngân hàng ngoại thương, Ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn, Trung tâm III Cục hải quan Thành phố Hồ Chí Minh, Công ty bảo hiểm prudential, do đó thuận tiện trong việc làm thủ tục, hỗ trợ cho quá trình giao nhận hàng hóa được nhanh chóng hơn. Công ty luôn có các chính sách và kế hoạch xuất nhập khẩu nhằm đáp ứng kịp thời nhu cầu trong nước, các khách hàng của công ty TNHH TM Hoàng Thạnh là các khách hàng truyền thống, họ luôn ký hợp đồng xuất nhập khẩu trước khi công ty tiến hành các thủ tục xuất nhập khẩu. Chính vì vậy trong cùng thời điểm, các công ty đang gặp khó khăn trong việc tìm kiếm khách hàng thì công ty TNHH TM Hoàng Thạnh có đủ hợp đồng để duy trùy hoạt động và có lãi. Cách quản lí của giám đốc và trưởng phòng giao nhận rất linh hoạt, thân thiện nên tạo môi trường làm việc thoải mái cho nhân viên làm việc hiệu quả cao. Đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm đặc biệt là nhân viên phòng kinh doanh rất năng động giúp công ty trong việc tìm kiếm thêm những khách hàng mới, duy trì được mối quan hệ tốt đẹp với tất cả các khách hàng. Đội ngũ nhân viên giao nhận với nghiệp vụ cao, làm việc nhiệt tình, tích cực, mặc dù làm việc ở bên ngoài nhưng không lãng phí thời gian của công ty. Có mối quan hệ tốt với khách hàng trong và ngoài nước, luôn giữ uy tín trong mua bán, giữ được mối quan hệ tốt vơí nhà cung ứng. Nhân viên của công ty đều đã tốt nghiệp Đại học, những nhân viên đã tốt nghiệp Cao đẳng, Trung cấp thì đều đang tham gia hệ hoàn chỉnh kiến thức ở các trường Đại học. Ngoài ra công ty còn tạo điều kiện cho nhân viên tham gia các lớp bồi dưỡng kiến thức vào buổi tối để nâng cao kiến thức và cập nhật được xu thế phát triển của đất nước. Công ty thu hút được một lượng lớn sinh viên thực tập hàng năm, nhờ đó công ty có thể tận dụng và tuyển chọn được những nhân viên tốt từ nguồn nhân lực dồi dào và đầy tiềm năng này. Hệ thống cơ sở vật chất của công ty tương đối ổn định, sẵn sàng cho việc kết nối hệ thống mạng với Hải quan theo tinh thần của Nghị định 79 trong thời gian sắp tới để duy trì chức năng làm đại lý Hải quan. Những hạn chế và khó khăn của công ty trong thời gian qua Bên cạnh những thuận lợi luôn là những khó khăn mà công ty phải đối mặt: Thị trường dịch vụ giao nhận vận tải hàng hóa xuất nhập khẩu ngày càng được đông đảo các công ty tham gia nên sức cạnh tranh ngày càng lớn. Chưa tìm được nhà đầu tư để mở rộng kinh doanh. Hiện nay công ty đang thiếu nhân viên chứng từ, nên việc nhân viên giao nhận phải đảm trách luôn khâu chứng từ nhiều khi gây khó khăn cho công việc giao nhận trong việc sắp xếp thời gian. Nhiều vốn cố định trong khi nguốn vốn lưu động thì ít, nên khó xoay sở khi có nhiều mặt hàng nhập cùng một lúc. Phân bổ nhân sự trong công ty chưa thật sự phù hợp, chẳng hạn phòng kế toán toàn là nữ gây khó khăn trong việc đi lại để lấy chứng từ ở Ngân hàng cũng như đi nộp tiền vào Ngân hàng với số lượng lớn, khi ấy thường phải nhờ vào phòng giao nhận. Công ty chưa xây dựng cho mình một thương hiệu mạnh. Cơ cấu hàng hóa không tuơng đối, lợi nhuận mang về chủ yếu là hàng nhập, số lượng hàng xuất chưa cao. Chưa chủ động tìm hiểu, cung cấp dịch vụ và mở rộng thị phần nội địa. Công ty thiếu hẳn một bộ phận Sales dịch vụ, bộ phận Sales của công ty chủ yếu là trong lĩnh vực kinh doanh hàng hoá do đó không am hiểu lắm về lĩnh vực Hải quan, gây khó khăn trong việc tìm kiếm khách hàng mới trong lĩnh vực giao nhận. Hiện công ty đang làm chủ yếu với những khách hàng cũ. Định hướng của công ty thời gian sắp tới. Ngoài dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu từ trước đến nay vẫn thực hiện, Cty có định hướng, phát triển và duy trì thêm dịch vụ tư vấn và thực hiện ký kết hợp đồng ngoại thương thay khách hàng với thương nhân nước ngoài. Mặc dù 2008, đã thực hiện loại hình dịch vụ này nhưng chưa phát huy tối đa cả về quy mô lẫn chất lượng. Đồng thời, đào tạo, bồi dưỡng thêm kiến thức cho các nhân viên của công ty bằng các khóa học ngắn, mở rộng thêm quy mô hoạt động, cơ sở vật chất và đội ngũ nhân viên. Tăng cường việc chào hàng dịch vụ Giao nhận đến các công ty có nhu cầu thuê dịch vụ XNK qua các phương tiện thông tin như : Gửi email, chào khách hàng qua điện thoại, fax bảng báo giá đến các công ty để họ tham khảo … Phấn đấu trở thành đại lý tốt nhất của các hãng tàu nước ngoài bằng cách giữ uy tín với khách hàng trong việc booking, lịch tàu chạy, tránh việc chậm trễ phải thay đổi lịch làm phiền hà tới khách hàng. Bảng 2.9: Bảng chỉ tiêu kế hoạch lợi nhuận năm 2010 Chỉ tiêu Kế hoạch 2010 số tiền(VNĐ) tỷ trọng % Tổng lợi nhuận 3,500,000,000 100 Lợi nhuận hoạt động dịch vụ cũ 2,700,000,000 77.1429 Lợi nhuận từ hoạt động dịch vụ mới 500,000,000 18.5185 Lợi nhuận hoạt động dịch vụ tài chính 300,000,000 0.6 Tăng cường nhận viên bộ phận sales cả về số lượng, chất lượng. Vì bộ phận này sẽ tìm kiếm và duy trì khách hàng có tiềm năng cho công ty. Thị trường cạnh tranh càng khốc liệt thì đội ngũ nhân viên Sales cần có năng lực thực sự. Tìm kiếm thị trường tiềm năng, khách hàng tốt và ký được hợp đồng buôn bán với họ là điều mà các doanh nghiệp xuất nhập khẩu rất quan tâm và đầu tư nhiều công sức, nhưng không phải doanh nghiệp nào cũng có các phòng ban nghiên cứu thị trường, đội ngũ nhân viên Marketing hùng hậu, đủ năng lực. Chính vì thế, Công ty Hoàng Thạnh cũng có thể kiêm luôn dịch vụ tư vấn và thực hiện dịch vụ này. Nếu như các dịch vụ này không nhiều lợi nhuận nhưng với các dịch vụ đa dạng, chất lượng như thế, chắc chắn sẽ thu hút được lượng khách hàng lớn, có thêm khả năng cạnh tranh và chỗ đứng vững vàng trên thị trường. Mở rộng thị trường, đẩy mạnh công tác marketing, đặc biệt chú trọng tới thị trường Thành phố Hồ Chí Minh, Hà Nội và cả những thị trường ở các tỉnh khác như Hải phòng, Đà Nẵng, Phú Yên, Vũng Tàu,….Cao hơn nữa công ty sẽ hỗ trợ khách hàng truyền thống mở rộng nhiều thị trường nước ngoài hơn nữa nhất là các thị trường Đông Nam Á, EU, Mỹ, Nhật Bản, Hàn Quốc…tìm kiếm khả năng mở rộng ngành nghề. Phấn đấu mở rộng nguồn vốn bằng cách đổi loại hình công ty dưới loại hình cổ phần, như thế sẽ thu hút được nhiều nguồn vốn cho công ty. Đồng thời, khi nguồn vốn đã lớn mạnh công ty sẽ không chỉ dừng lại ở loại hình công ty chuyên về dịch vụ mà sẽ phát triển thành công ty Quản trị xuất nhập khẩu, công ty sẽ thầu cả viêc kinh doanh hàng hóa xuất khẩu mà không phải từ trước đến nay chỉ là làm dịch vụ nhập xuất cho các công ty khác. Như thế, công ty sẽ kiếm thêm một khoản lợi nhuận khá lớn, góp phần đẩy mạnh thương hiệu Hoàng Thạnh ngày càng vươn xa không những ở thị trường trong nước mà cả thị trường quốc tế. Xây dựng, thực hiện cơ chế điều hành kinh doanh; tạo đòn bẩy thúc đẩy kinh doanh; tăng cường công tác quản lý; tiết kiệm chi phí; nâng cao chất lượng dịch vụ và khả năng cạnh tranh trên thị trường trong nước nhằm thu hút khách hàng mới, giữ vững khách hàng truyền thống. Đầu tư, tận dụng, khai thác tối đa cơ sở vật chất, đổi mới thiết bị để tổ chức tốt việc giao nhận hàng hóa nói chung và hàng nhập khẩu nói riêng. Nâng cao chất lượng giao nhận hàng hóa trên cơ sở khai thác triệt để những thế mạnh sẵn có trong kinh doanh như hệ thống cơ sở vật chất kỹ thuật về kho hàng, đội ngũ cán bộ được đào tạo và có kinh nghiệm. Hoàn thiện về mặt tổ chức cho phù hợp với cơ chế quản lý của nền kinh tế thị trường đang diễn ra hết sức chặt chẽ. - Đào tạo và phát triển đội ngũ Sale chuyên nghiệp, am hiểu kiến thức XNK hơn nữa nhằm tăng số lượng khách hàng hiện có của công ty lên. Nâng cấp công ty lên thành một đại lý Hải quan đủ tiêu chuẩn Nhà nước theo Nghị định 79. Mở rộng thị trường trong nước gắn với thị trường nước ngoài, giữ vững thị trường đã có, đẩy mạnh tìm kiếm khai thác thị trường mới. Xây dựng hình ảnh công ty TNHH TM Hoàng Thạnh thành công ty mạnh, uy tín đáp ứng được mọi nhu cầu của khách hàng. Mục tiêu sắp tới: Công ty TNHH TM Hoàng Thạnh cố gắng cung cấp những giải pháp tối ưu về chi phí và thời gian cho những nhu cầu đa dạng về kỹ thuật của khách hàng. Với sự nhận thức về tầm quan trọng của những mối quan hệ, Công ty luôn cố gắng xây dựng và phát triển những mối quan hệ song phương và hai bên cùng có lợi bằng mọi khả năng, nguồn lực và thời gian. Với các dịch vụ khách hàng cao cấp, khả năng hoàn thành các hợp đồng hoàn hảo, và các chương trình tìm kiếm khách sáng tạo, mục đích của Công ty là tạo ra một môi trường thuận lợi và thoải mái cho khách hàng của Công ty thuận tiện. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ GIAO NHẬN HÀNG HÓA Đối với công ty Công ty nên hoàn chỉnh lại bộ máy quản lý: Áp lực của công việc này ngày một khó khăn cho nhân viên, đặc biệt là nhân viên Giao nhận và phòng kế toán. Nên với tương lai lâu dài và để giảm chi phí, công ty nên tuyển thêm nhân viên để tránh tình trạng ùn tắt trong công việc. Công ty nên tăng cường tìm kiếm khách hàng. Với một số khách hàng như hiện nay, không thể nói là ít nhưng với một doanh nghiệp muốn ổn định kinh doanh thì với số lượng đó là chưa đủ. Công ty TNHH TM Hoàng Thạnh là một công ty có tiềm năng lớn, với đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm, công ty đã đạt được những thành quả to lớn. Vì thế, việc tìm kiếm mở rộng thêm nhiều khách hàng là rất cần thiết. Công ty nên có biện pháp thu hút thêm vốn, vì công ty nguồn vốn của công ty hiện nay còn eo hẹp làm khó khăn trong việc mở rộng ngành nghề kinh doanh. Công ty có thể mở rộng nguồn vốn bằng cách vay vốn Ngân hàng, hoạt động với hình thức kinh doanh cổ phần hoăc phát hành cổ phiếu nhằm tạo nguồn vốn lớn từ các nhà đầu tư có giá trị hơn lĩnh vực Giao nhận. Có như vậy công ty mới có thể phát triển nhanh nâng cao uy tín, cạnh tranh trên thương trường và vươn tầm hoạt động ra thế giới. Công ty nên xây dựng hệ thống kho bãi vì đôi khi hàng gặp vấn đề chưa thể giao cho khách hàng . Công ty nên mở rộng thêm lĩnh kinh doanh của mình, hiện nay công ty mới chỉ hoạt động dưới hình thức kinh doanh dịch vụ Giao nhận Xuất nhập khẩu chứ không phải là kinh doanh hàng hóa xuất nhập khẩu nên nguồn thu lợi nhuận chủ yếu là nhờ vào giá chênh lệch trên thị trường. Công nên nâng tầm lên thành công ty kinh doanh hàng hóa với nước ngoài thì sẽ thu được nhiều lợi nhuận hơn, điều này đòi hỏi công ty phải có một nguồn vốn lớn. Công ty nên có những chính sách ưu đãi hơn nữa cho nhân viên. Vì hiện nay, khi Việt Nam gia nhập WTO thì sự trợ giá cho các ngành nghề giảm, giá xăng dầu tăng, chi phí cuộc sống tăng. Nếu mức lương trợ cấp như cũ thì nhân viên sẽ bị eo hẹp trong đời sống hàng ngày. Từ việc đó sẽ dẫn đến hiệu quả công việc không cao, nhân viên sẽ có xu hướng rời bỏ công ty. Như thế, công ty sẽ gặp khó khăn trong việc kinh doanh. Nếu công ty có chính sách lương bổng, phúc lợi và trợ cấp hợp lý thì nhân viên sẽ xem công ty như nhà của mình và tất nhiên công việc của nhân viên sẽ hoàn thành hiệu quả hơn. Điều kiện tối ưu nhất là phải nâng cao nghiệp vụ cho các nhân viên trong công ty, nhất là những nhân viên Giao nhận. Vì với nền kinh tế hôm nay và sau này thì các đối thủ cạnh tranh trên thị trường sẽ ngày càng nhiều hơn. Để có thể cạnh tranh được với điều liện khắc nghiệt ấy thì thật sự đòi hỏi chất lượng dịch vụ phải hoàn hảo. Thường xuyên theo dõi các điều khoản thay đổi trong Hải quan như biểu thuế phải cập nhật mỗi năm, theo dõi lịch trình tàu chạy và đến để không sảy ra những trường hợp sai sót ảnh hưởng đến lợi ích của khách hàng và làm tổn hại đến uy tín của chính công ty. Tạo ra một môi trường làm việc năng động, sáng tạo, thu hút nhân tài đến cũng như những người nhiều kinh nghiệm ở lại với Hoàng Thạnh bằng các chính sách như: Đãi ngộ nhân tài, chính sách lương và chính sách đảm bảo cuộc sống gia đình của nhân viên. Đối với nhà nước Muốn kinh tế của một quốc gia phát triển thì không chỉ riêng các công ty, doanh nghiệp tăng cường đẩy mạnh sản xuất mô hình kinh doanh chiến lược đầu tiên, mà nhà nước cần phải có những chính sách cải cách hợp lý với tình hình thế giới. Cho nên: Nhà nước cần có một chính sách thống nhất về việc đăng ký thủ tục Hải quan tại các Cảng. Thực tế cho thấy mỗi cảng đều có một quy trình làm thủ tục Hải quan khác nhau. Đồng thời thủ tục thủ tục Xuất nhập khẩu thay đổi liên tục làm cho các doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn trong việc đăng ký làm thủ tục xuất nhập khẩu cho nhiều lô hàng hóa. Nhà nước nên có chính sách cho vay vốn dài hạn, muốn mở rộng kinh doanh, các doanh nghiệp cần nguồn vốn rất lớn mà các Ngân hàng Việt Nam lại rất ngại khi cho vay vốn dài hạn. Do đó, các doanh nghiệp thường huy động vốn thừ nhiều nguồn khách nhau gây mất thời gian cho công ty. Vì thế, chính sách cho vay vốn dài hạn của Nhà nước tạo điều kiện cho các doanh nghiệp phát triển. Nhà nước nên đầu tư vào cơ sở hạ tầng cho các Cảng, sân bay, hãng tàu. Hiện nay, nhà nước đang có chính sách mở cửa, nền kinh tế đang phát triển, quá trình Xuất nhập khẩu của các công ty tăng với cơ sở hạ tầng của các Cảng, sân bay, hãng tàu như hiện nay sẽ gây khó khăn cho doanh nghiệp. Do đó, đầu tư nâng cấp cơ sở hạ tầng cho các Cảng, sân bay, hãng tàu là điều cần thiết. Cần đẩy mạnh công tác đầu tư và xúc tiến thương mại, tổ chức thường xuyên những chương trình: hội chợ, triễn lãm trong nước nhằm giúp cho các doanh nghiệp Xuất nhập khẩu quản bá sản phẩm. Công việc này giúp cho các doanh nghiệp Xuất nhập khẩu và công ty Giao nhận trong việc tìm kiếm thị trường, ký kết hợp và thực hiện hợp đồng. Từ đó, giúp nâng cao kim nghạch đồng thời tạo được niềm tin nơi khách hàng cũ, thu hút khách hàng mới. Hiện nay, vấn đề thuế cũng gây nên một vài ách tắc trong trong quá trình thực hiện hợp đồng. Biểu thuế quan thường xuyên thay đổi. Khi có quyết định thay đổi mức thuế thì Bộ Tài chính và Hải quan áp dụng ngay tức thì khiến cho các công ty Xuất nhập khẩu bị lúng túng. Vì vậy, khi có chính sách thay đổi về thuế, Nhà nước nên tính đến thời hạn để các doanh nghiệp kịp thời thay đổi kế hoạch kinh doanh của mình. Cần tạo điều kiện thuận lợi hơn để quy trình làm thủ tục Hải quan hàng hóa Xuất nhập khẩu nhanh chóng, tiết kiệm được thời gian giao nhận hàng, như tạo những điều kiện: nơi đăng ký tờ khai phải thoáng mát, thực hiện nếp sống văn minh, tránh tình trạng chen lấn phức tạp như hiện nay, làm việc theo một trình tự, không ưu tiên cho ai cả. Cần có những biện pháp tích cực, xử lý nghiêm khắc các trường hợp vi phạm nhằm phát sinh tiêu cực như doanh nghiệp phải “bôi trơn” đối với một vài lô hàng, làm cản trở các doanh nghiệp. Nếu vấn đề này được giải quyết, nó góp phần làm trong sạch hóa đội ngũ Hải quan, giảm chi phí cho các doanh nghiệp. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY TNHH TM HOÀNG THẠNH Nguồn nhân lực Lực lượng nhân viên của công ty có nhiều người làm việc không đúng với chức năng làm việc, do đó dù năng suất làm việc cao nhưng hiệu quả thực tế khó đạt được do nhiều yếu tố, trong đó có cả yếu tố tâm lý trong khi đó ngành giao nhận hàng hóa Xuất nhập khẩu, làm thủ tục Hải quan đòi hỏi người chuyên trách phải rất linh hoạt và mềm dẻo, đặc biệt là trong lĩnh vực tiếp xúc với các cơ quan chức năng khác. Cần thiết phải bổ sung và nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ của các nhân viên công ty bằng cách tạo điều kiện cho các nhân viên tham gia các khóa huấn luyện về nghiệp vụ Giao nhận và nghiệp vụ Hải quan cũng như các nghiệp vụ liên quan khác. Cần phân bổ, sắp xếp nhân sự trong công ty cho hợp lý hơn. Chẳng hạn, phòng kế toán cần tuyển thêm hay phân bổ nhân viên nam vào phòng ban này để có những việc như đi lại xa cần có nhân viên nam để đảm trách. Qua các hiệp hội mà Hoàng Thạnh tham gia, cần cử cán bộ học hỏi, trao đổi kinh nghiệm, tham gia các khóa học do các hiệp hội này tổ chức như khóa học của FIATA, khóa học nghiệp vụ của VISABA…Đây cũng là cơ hội để các cán bộ của công ty có điều kiện cọ xát với thị trường quốc tế, tìm nguồn hàng, thực hiện các giao dịch, đàm phán, ký kết hợp đồng mới. Ngay từ khâu tuyển dụng, công ty cần nghiêm túc, khách quan để chọn được những nhân viên trẻ, nhiệt tình, năng động. Có thế mới tạo thuận lợi cho khâu đào tạo về sau. Hàng năm, công ty nên tổ chức các cuộc sát hạch về nghiệp vụ, đặc biệt là ngoại ngữ để mỗi cán bộ luôn phải tự học tập, không lơ là việc trao dồi, làm giàu kiến thức, trình độ cho mình. Bên cạnh đó, việc nâng cao ý thức cho cán bộ công nghân viên cũng rất quan trọng, góp phần giúp công ty nâng cao hiệu quả trong công việc… Đó là tinh thần trách nhiệm, tư duy sáng tạo trong công việc, ý thức tiết kiệm, giữ gìn tài sản, cơ sở vật chất của công ty. Đối với một công ty như Hoàng Thạnh, tinh thần trách nhiệm, tính cần mẫn trong công việc càng đặc biệt quan trọng. Hơn thế, việc nâng cao ý thức còn giúp công ty sử dụng hiệu quả các phương tiện kỹ thuật phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Để làm được như vậy công ty cần: Tuyên truyền để nâng cao ý thức của mọi cán bộ công nhân viên trong công việc, trong sử dụng thiết bị, tài sản của công ty. Đưa ra nội quy chặt chẽ, chính sách thưởng phạt rõ ràng để khuyến khích tinh thần tự giác, đãi ngộ tốt đối với người có sáng kiến cải tiến công việc. Chính sách sử dụng lao động phải đúng người, đúng việc, lãnh đạo công ty phải gương mẫu trong thực hành tiết kiệm, ý thức, trách nhiệm cao với công việc. Chuẩn bị làm thẻ nhân viên cho nhân viên của công ty để tạo nên một phần văn hóa và thương hiệu của công ty. Tăng cường thêm bộ phận Sales dịch vụ xuất nhập khẩu cho Công ty. Vì sắp tới mức cầu về dịch này sẽ tăng lên, việc tìm kiếm khách hàng là rất quan trọng trong việc nâng cấp Công ty lên đạt tiêu chuẩn là đại lý Hải quan. Tuyển thêm nhân viên chứng từ, nhân viên này sẽ phụ trách khâu chuẩn bị chứng từ, lên tờ khai cho những lô hàng mà công ty nhận làm thủ tục Hải quan và hỗ trợ nhân viên Giao nhận trong các khâu như: nhận và kiểm tra bộ chứng từ khách hàng, lấy lệnh giao hàng. Khi tuyển nhân viên chứng từ thì nhân viên giao nhận không phải làm tất cả các khâu của một lô hàng. Nhờ đó thời gian hoàn tất một lô hàng nhanh hơn và hiệu quả công việc tốt hơn. Vì khi có nhiều lô hàng dồn dập cùng một lúc thì trong thời gian nhân viên Giao nhận khai báo Hải quan cho lô hàng kia, nhân viên Giao nhận chỉ việc quay về nhận bộ chứng từ hoàn chỉnh từ nhân viên chứng từ để chuẩn bị làm thủ tục Hải quan cho lô hàng sau. Cơ sở vật chất và công nghệ: Đầu tư vào cơ sở vật chất là một chiến lược lâu dài cần nhiều thời gian và nguồn lực tài chính, do đó công ty nên có kế hoạch cải tiến cơ sở vật chất hợp lý nhằm đáp ứng quy mô hiện tại của công ty như: thay thế một số thiết bị máy móc hiện đại để giảm thiểu lao động chân tay nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh của công ty. Công ty nên đầu tư thêm cho đội xe riêng của mình để chủ động hơn trong thời gian vận chuyển nhất là thời gian ban đêm và cũng được chủ động trong giá cả, vì hiện nay công ty phải thuê xe bên ngoài dẫn đến việc không chủ động về xe vận chuyển, giá cả và thời gian giao hàng trong trường hợp lô hàng cần gấp. Cùng với sự bùng nổ về công nghệ thông tin trên toàn cầu, Công ty cũng đầu tư nhiều trang thiết bị công nghệ hiện đại cho công việc một cách tốt nhất, nhưng bên cạnh đó Công ty nên cải tạo và nâng cấp trang Web hiện đại và phong phú hơn nữa góp phần quản bá hình ảnh Công ty đến khách hàng một cách hiệu quả nhất. 3.2.3 Cập nhật thông tin. Liên tục cập nhật thông tin liên quan đến nghiệp vụ Giao nhận như biểu thuế mới, công văn mới, thông tư về nghiệp vụ Hải quan như: Đăng ký nhận các văn bảng mới thông qua các Website của nhà nước. Theo dõi các thông tin về việc ban hành các thông tư trên các Website của cơ quan nhà nước, trong đó các Website phải theo dõi thường xuyên để cập nhật thông tin là: của tổng cục Hải quan. Xem các thông báo mới tại chi cục Hải quan, theo dõi thông tin qua các báo đài. Liên tục cập nhật thông tin về diễn biến của thị trường dịch vụ Giao nhận, nhất là thị trường giá cả, cập nhật thông tin kịp thời là một lợi thế cạnh tranh dành lấy sự lựa chọn của khách hàng sử dụng dịch vụ của Công ty. 3.2.4 Quảng cáo, tiếp thị: Lên kế hoạch quảng cáo, tiếp thị để tìm sự trung thành của khách hàng cũ và thu hút khách hàng mới. Có thể quảng cáo dịch vụ của Công ty trên một số tạp chí chuyên nghành như: tạp chí Hàng hải – Shipping Times, công báo lịch tàu – Shipping Gazette và trên các báo đài. Triển khai các chương trình khuyến mãi vào những tháng, quý có ít đơn đặt hàng trong năm. Các chương trình khuyến mãi mà công ty có thể sử dụng là: giảm giá cước, phí dịch vụ thủ tục Hải quan, giảm giá một số dịch vụ nào đó trong số các dịch vụ mà Công ty cung cấp, sử dụng quà tặng… 3.2.5. Tìm kiếm mở rộng thị trường: Trong tình hình cạnh tranh gay gắt trên thị trường Giao nhận hàng hóa nói chung và hàng nhập khẩu nói riêng như hiện nay, muốn tồn tại và phát triển đồng thời mở rộng nâng cao thị phần, Hoàng Thạnh cần phải mở rộng thị trường giao nhận. Đây là một biện pháp hữu hiệu để đạt được các mục tiêu về lợi nhuận, mục tiêu củng cố, tăng cường vị thế và mục tiêu an toàn. Khi thị trường đã được mở rộng thì cho dù một khu vực thị trường nào đó có biến động cũng sẽ không gây ra ảnh hưởng nghiệm trọng đến hoạt động của Công ty. Có mở rộng được thị trường mới đảm bảo được lợi ích lâu dài của Công ty cũng như toàn bộ cán bộ công nhân viên, mới nâng cao triển vọng phát triển của Công ty. Để làm được điều này, phòng kinh doanh cần Tăng cường công tác nghiên cứu thị trường, nghiên cứu nhu cầu về Giao nhận hàng hóa ở thị trường đó cũng rất quan trọng. Tìm hiểu xem nhu cầu và lượng cầu trên thị trường đó đang ở mức độ nào, khả năng phát triển ra sao bởi có thể một thị trường đang ở dạng tiềm năng nhưng trong tương lai hứa hẹn sẽ rất phát triển, nếu được phát hiện sớm để thâm nhập tạo chỗ đứng vững chắc thì Công ty sẽ thu được nhiều lợi nhuận. Một vấn đề cần nghiên cứu nữa đó là nghiên cứu đối thủ cạnh tranh. Cần tìm hiểu mức độ cạnh tranh trên thị trường đó ra sao, những đối thủ cạnh tranh chính, có điểm mạnh, điểm yếu gì; để cạnh tranh Công ty cần chuẩn bị những phương thức gì. Các thông tin trên đấy đủ, chính xác sẽ giúp Công ty thâm nhập thị trường với chi phí thấp nhất mà lại đạt hiệu quả cao và hạn chế rủi ro. Ngoài ra, với những thị trường truyền thống, Công ty cần phải nắm bắt được nhu cầu hiện tại và khả năng phát triển trong những năm tới. Hiện Công ty có thể đáp ứng được ở mức độ nào và khả năng đáp ứng được nhu cầu đó trong tương lai. 2.1.4 Cải thiện và bổ sung thêm một số chính sách: Ngoài những định hướng phát triển của công ty trong năm 2010, Công ty nên có thêm chính sách sau: Trong xu thế hội nhập Của nghành Hải quan với các tổ chức Hải quan Quốc tế cùng với sự nghiệp hiện đại hoá ngành Hải quan và sự bùng nổ Công nghệ thông tin trên toàn thế giới, Hải quan Việt Nam đã từng bước đưa mạng công nghệ thông tin vào nghiệp vụ Hải quan. Công tác chuyển sang làm việc bằng Hải quan điện tử là công tác chủ yếu và được quan tâm nhiều nhất trong thời gian gần đây. Từ khi ra đời đến nay chỉ mới áp dụng thí điểm ở Hải Phòng và Thành Phố Hồ Chí Minh, hiện nay đang cố gắng triển khai áp dụng rộng rãi và toàn diện đối với tất cả các doanh nghiệp. Việc khai Hải quan điện tử ra đời không những chỉ thay đổi về cách làm, trình độ và sự nhận thức của nhân viên làm việc trong công tác xuất nhập khẩu mà còn làm thay đổi cả về cơ sở vật chất để chuẩn bị cho công việc này, điều này thật sự cần thiết cho sự tồn tại của Công ty đang hoạt động trong lĩnh vực giao nhận, đại lý làm thủ tục Hải quan. Để đáp ứng cho sự cải cách trong nghiệp vụ Hải quan và sự phát triển, hội nhập của đất nước, Nghị Định 79 đã ra đời quy định một số điều liên quan đến các Công ty làm đại lý Hải quan. Nghị định hiện đã được ban hành nhưng thực tế chưa được áp dụng và sẽ triển khai vận dụng trong thời gian sắp tới. Nghị định này ra đời là một sự đổi mới Công ty làm Đại lý hải quan và đây là thời điểm để Công ty cũng như nhân viên giao nhận của Công ty chuẩn bị tốt cho thời gian sắp tới. Nghị Định quy định một tổ chức được đăng ký làm đại lý Hải quan khi hội đủ bốn điều kiện sau đây: Đăng ký kinh doanh theo quy định của Pháp luật. Có ngành nghề kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu hoặc dịch vụ khai thuê Hải quan ghi trong giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. Có ít nhất một nhân viên đại lý Hải quan. Đáp ứng điều kiện nối mạng máy tính với cơ quan Hải quan để thực hiện thủ tục hải quan điện tử tại các Cục hải quan tỉnh, Thành Phố đã thực hiện thủ tục hải quan điện tử. Có ít nhất một nhân viên giao nhận ở đây là nhân viên này phải có thẻ nhân viên đại lý Hải quan theo quy định của nhà nước. Điều kiện làm nhân viên đại lý Hải quan: Là công dân Việt Nam; có bằng Trung cấp trở lên thuộc các ngành kinh tế, luật; có chứng chỉ của lớp đào tạo nghiệp vụ Hải quan. Khi đã có đầy đủ những điều kiện này thì sẽ làm đơn xin cấp thẻ nhân viên đại lý Hải quan. Sắp tới những nhân viên không có thẻ này sẽ không được làm thủ tục Hải quan và Công ty làm đại lý Hải quan phải có ít nhất một nhân viên có thẻ này. Lớp đào tạo nghiệp vụ này hiện chỉ đang được tổ chức tại trường Cao đẳng Hải quan. Với quy định này thì số lượng nhân viên làm thủ tục Hải quan sẽ giảm về số lượng và nâng cao về chất lượng, môi trường làm việc sẽ chuyên nghiệp hơn. Họ thật sự hiểu sâu và được đào tạo sát thực tế công việc giúp công việc được thuận lợi và cũng dễ dàng giải quyết khi gặp vấn đề phát sinh về chứng từ cũng như thực tế hàng hóa. Khi Nghị Định này được đưa vào vận dụng thì đa số các doanh nghiệp sẽ giao nhận hàng hoá thông qua dịch vụ làm đại lý Hải quan chứ không làm trực tiếp. Do đó lượng khách hàng của Công ty sắp tới sẽ tăng lên, tạo điều kiện làm tăng tính chuyên nghiệp cho nhân viên giao nhận của Công ty và đồng thời giúp cho Cán bộ hải quan làm việc dễ dàng hơn. Với quy định này thì số lượng Công ty làm đại lý Hải quan sẽ không tăng nhiều như những năm trước đây, mà các Công ty này sẽ mở rộng hơn với số lượng khách hàng đông hơn và quy mô hơn. Như vậy công ty sẽ không phải cạnh tranh trong xu thế tăng lên của các dịch vụ giao nhận mà là cạnh tranh trong sự gia tăng về nhu cầu sử dụng dịch vụ của khách hàng. Trước đây, tuy doanh nghiệp giao nhận hàng hoá qua đại lý nhưng trách nhiệm pháp lý đối với Pháp luật cũng như đối với Hải quan vẫn thuộc về doanh nghiệp do doanh nghiệp ký trực tiếp lên tờ khai. Sắp tới thì nhân viên giao nhận của Công ty sẽ chịu sự giám sát của cơ quan có thẩm quyền thuộc lĩnh vực Hải quan. Với viện ban hành Nghị Định này thì trách nhiệm pháp lý của doanh nghiệp khách hàng sẽ giảm bớt và trách nhiệm của Công ty giao nhận sẽ tăng lên. Với mục tiêu hiện đại hoá, điện tử hoá thủ tục Hải quan, để tiếp tục duy trì hoạt động làm đại lý Hải quan thì Công ty phải có đủ cơ sở vật chất để kết nối mạng với các Chi cục hải quan. Như vậy sắp tới, cùng với việc vận dụng Nghị Định 79, Công ty sẽ có những thuận lợi như nguồn cầu về dịch vụ Hải quan sẽ tăng lên trong khi các Công ty về dịch vụ này không thể tăng nhiều như trước đây; chất lượng nhân viên được nâng cao hơn; tiêu cực trong lĩnh vực Hải quan sẽ giảm đáng kể….Bên cạnh đó Công ty cũng phải đương đầu với những thử thách như sự cạnh tranh cao, phải đầu tư cơ sở vật chất để nâng cấp công ty đạt yêu cầu, trách nhiệm pháp lý của công ty nặng hơn trước đây… KẾT LUẬN Sau một thời gian dài nghiên cứu và học tập tại Công ty TNHH TM Hoàng Thạnh, em đã tiếp thu được nhiều kinh nghiệm bổ ích, cũng như làm sáng tỏ hơn về quy trình nghiệp vụ đã được học trong nhà trường mà cụ thể là việc tổ chức thực hiện thủ tục và nghiệp vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển tại công ty , em củng có cơ hội được liên hệ công tác với một số cơ quan liên quan như: Cục Hải quan TP. Hồ Chí Minh, Hải quan các cảng, đại lý các hãng tàu…nhằm góp phần bổ sung kiến thức thực tế để phụ vụ cho nghề nghiệp của mình sau này. Công ty Hoàng Thạnh chỉ mới thành lập được 9 năm, với tuổi đời còn ngắn ngủi, nhưng những gì mà Công ty Hoàng Thạnh làm được cho thấy sự nỗ lực không ngừng nhằm đạt kết quả tốt nhất. Nhưng như thế vẫn chưa đủ, nhất là trong giai đoạn đầu hội nhập của nền kinh tế Viêt Nam, hiện mang đến nhiều thuận lợi cho những doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực Xuất nhập khẩu. Bao giờ cũng thế, đi kèm với môi trường kinh doanh thuận lợi luôn là sự cạnh tranh gay gắt giữa các Công ty. Vì thế các doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển phải cải tổ và hoàn thiện mình để đủ sức cạnh tranh và hòa nhập với nền kinh tế thế giới. Hiện nay, Công ty Hoàng Thạnh đang hoạt động tốt và ngày càng có uy tín đối với khách hàng. Tuy nhiên trước ngưỡng cửa mới, sự phát triển hơn nữa luôn là phương châm của Công ty để trở thành một Công ty giao nhận mạnh ở Việt Nam. Bài báo cáo này đạt được một số kết quả sau: Bằng công tác nghiên cứu toàn diện, đã nói lên được năng lực hoạch định, thực thi chính sách, năng lực điều hành, quản lý, trình độ công nghệ, kỹ thuật hiện đại thích ứng với nền kinh tế thị trường nhất là những thành công trong lĩnh vực xuất nhập khẩu. Đưa ra những đề xuất của bản thân nhằm góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của Công ty. Sau một thời gian thực tập tại Công ty TNHH TM Hoàng Thạnh em đã tiếp thu được nhiều kinh nghiệm bổ ích, cũng như làm sáng tỏ hơn về tổ chức hoạt động giữa các phòng ban, phân công lao động hợp lý, công tác kế toán, Marketing và đặc biệt là cách thức tổ chức XNK tại Công ty. Tất cả những điều này đã bổ sung kiến thức thực tế của em đã học tại trường và góp phần phục vụ cho nghề nghiệp của mình sau này. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn quý thầy cô khoa Thương mại – Du lịch của trường Đại Học Công Nghiệp Tp. HCM, cô Phan Thị Thu Trang – Giáo viên hướng dẫn, ban giám đốc cùng toàn thể các anh chị Công ty đã giúp em hoàn thành bài báo cáo này. Tp. Hồ Chí Minh, tháng 06 năm 2010 TÀI LIỆU THAM KHẢO Những tài liệu nội bộ của Công ty TNHH Thương mại Hoàng Thạnh như: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh tại công ty (năm 2007-2009) Danh sách hợp đồng của công ty (năm 2007-2009) Danh sách nhân sự của công ty (năm 2010) Giáo trình Quản trị kinh doanh quốc tế - TS. Bùi Lê Hà, nhà xuất bản lao động xã hội, năm 2008. Giáo trình Quản lý chiến lược - Phạm Lan Anh, nhà xuất bản KH & XH, năm 2000. Giáo trình Kỹ thuật ngoại thương – nhà xuất bản thống kê Thời báo kinh tế Việt Nam, tạp chí thương mại, báo đầu tư, báo doanh nghiệp. Giáo trình Tài chính doanh nghiệp – Đại học kinh tế Quốc dân Giáo trình Tài chính – Kế toán, trường Đại học kinh tế Quốc dân Giáo trình Quản trị Marketing – Phillipkorler Giáo trình Marketing căn bản – PGS.TS Trần Minh Đạo, Trường Đại học kinh tế Quốc dân. Giáo trình phân tích hoạt động doanh nghiệp – Nguyễn Tấn Bính, Đại học Kinh tế Tp. Hồ Chí Minh, năm 2003. Một số trang Web tham khảo: www.google.com.vn www.itpc.hochiminhcity.gov.vn www.customns.gov.vn