Đề tài Quy trình tổ chức, thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại các doanh nghiệp kinh doanh xuất khẩu

g cũng giữ được tình hữu nghị và hợp tác có lợi. Theo số liệu tế bảng 4 ta thấy từ trước đến nay thị trường Châu á vẫn là thị trường tiềm năng nhất của Tổng Công ty, chiếm tỉ lệ luôn lớn hơn 60%. Các nước như Malaisia, Nhật Bản, Indonesia....Tỷ trọng xuất khẩu sang Nhật Bản vẫn là cao nhất và tăng đều qua các năm , năm 2004 đạt 18,96 đến năm 2005 tăng lên là 19,35% và đến năm 2006 là 20,39 . Khu vùc Châu á là khu vùc thuận lợi cho hàng thủ công mỹ nghệ của Việt Nam nói chung và Công ty nói riêng vì vận chuyển hàng hóa dễ dàng, yêu cầu của những thị trường này không quá cao nên hàng thủ công mỹ nghệ của ta cể thể đáp ứng và thỏa mãn được. Nhưng Châu Á cũng là nơi có nhiều biến động khó có thể lường trước được những diễn biến có thể xảy ra trong kinh doanh xuất nhập khẩu. Vì vậy Tổng Công ty phải thường xuyên dự báo và nghiên cứu xu thế của thị trường này. Các thị trường khác như Châu Âu, Châu Phi, Châu Mü Tổng Công ty vẫn luôn duy trì và phát triển. Hai thị trường mới là Châu Úc và Châu Mỹ tỉ trọng còn thấp, mới chiếm ở mức 2,18% và 1,05%. Trong mấy năm gần đây, Tổng Công ty tập trung vào phát triển thị trường Châu Âu, một thị trường khó tính nhưng khả năng thanh khoản cao và lợi nhuận lớn. Cụ thể: năm 2005 kim ngạch xuất khẩu sang thị trường Châu Âu chiếm 14,96% nhưng đến năm 2006 đã tăng lên 19,31%. Bảng 4: Một số thị trường xuất khẩu chính của công ty Đơn vị tính: USD Nguồn: báo cáo tổng kết - Phòng khu vực thị trường TT Thị trường Năm 2004 Năm 2005 Năm 2006 Giá trị TT(%) Giá trị TT(%) Giá trị TT(%) 1 Châu á 2.765.569 67,50 4.140.571 71,70 6.803.613 73,59 Nhật Ban 776.648 18,96 1.117.954 19,35 1.885.044 20,39 Mailaixia 461.021 11,25 633.508 10,97 1.047.306 11,33 Singapo 378.947 9,25 558.977 9,68 907.714 9,82 Inđụnêxia 470.707 11,49 665.116 11,51 1.008.084 10,91 Philipin 251.970 6,15 414.057 7,17 837.797 9,06 Ấn Độ 288.954 7,05 434.760 7,53 767.985 8,31 Nước khác 137.322 3,35 316.199 5,48 349.683 3,78 2 Châu Âu 463.898 11,32 863.988 14,96 1.785.834 19,31 3 Châu Phi 695.848 16,98 465.221 8,06 357.017 3,86 4 Châu Úc 153.251 3,74 252.400 4,37 201.952 2,18 5 Châu Mỹ 18.574 0,45 52.440 0,91 97.014 1,05 Tổng 4.097.140 100 5.774.660 100 9.245.430 100 Tóm lại một công ty tham gia vào lĩnh vực kinh doanh xuất khẩu như công ty Hoàng Minh Anh,cần phải phát huy được tối đa nội lực, tăng khả năng tích lũy công ty nên khai thác triệt để nhu cầu của một thị trường cụ thể cùng với số liệu trên bảng 4 xét thấy để hoạt động kinh doanh có hiệu quả công ty nên tập trung đi sâu khai thác thị trường Nhật Bản. Với nhiều điểm tương đồng giữa hai quốc gia Việt-Nhật sản phẩm thủ công mỹ nghệ Việt Nam ngày càng gần gũi với người dân Nhật Bản và thị trường này hứa hẹn là một thị trường tiêu thụ đầy tài năng. II/ THỰC TRẠNG QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU HÀNG THỦ CÔNG MỸ NGHỆ TẠI CÔNG TY HOÀNG MINH ANH 1. Nghiên cứu thị trường Khi tiến hành nghiên cứu thị trường công ty cần phải tiến hành nghiên cứu cả thị trường nước ngoài và thị trường trong nước vì cả hai thị trường này đều liên quan đến hoạt động kinh doanh của công ty. Công ty tiến hành nghiên cứu thị trường nước ngoài để nắm bắt được nhu cầu của khách hàng, đồng thời nghiên cứu thị trường trong nước để lựa chọn nguồn cung ứng thích hợp phục vụ cho hoạt động xuất khẩu. Tổng quan về thị trường Nhật Bản. Nhật Bản là thị trường lớn xuất khẩu lớn nhất của Việt Nam trong khu vực Châu Á luôn được nhấn mạnh là đối tác quan trọng hàng đầu cả về ngoại thương lẫn đầu tư và là bạn hàng trụ cột đầy tiềm năng của Việt Nam. Nhật Bản với các đặc điểm: là nước có nền kinh tế phát triển, người lao động có thu nhập và mức sống cao, là một quốc gia có đặc điểm dân số già do xu hướng đẻ con ít trong xã hội Nhật Bản. Vì thế nguồn lao động ở nước này dự tính đến năm 2010 là thiếu nghiêm trọng. Nhu cầu tiêu dùng của người dân Nhật Bản có xu hướng thiên về các sản phẩm nhập khẩu 100% nguyên liệu thiên nhiên được làm hoàn toàn bằng thủ công. Trong khi đó, hiện tại giá công nhân trên thị trường Nhật là rất đắt, chính vì vậy các sản phẩm thủ công mỹ nghệ rất được ưa chuộm trên thị trường này. Cùng với nhiều điểm tương đồng về văn hóa, con người giữa hai quốc gia Viêt - Nhật, các sản phẩm hàng hóa Việt Nam nói chung và hàng thủ công mỹ nghệ nói riêng đã và đang được người dân Nhật tiêu dùng rất nhiều. Nhật Bản và Việt Nam - quốc gia có đặc điểm kinh tế - xã hội khác nhau: mức thu nhập của người dân Nhật cao, dân số già còn mức thu nhập của người dân Việt Nam thì thấp, cơ cấu dân số lại rất trẻ. Hoạt động ngoại thương giữa hai quốc gia này được thực hiện dường như sự khác biệt về kinh tế - văn hoá lại sự bù đắp cho nhau và thúc đẩy nền kinh tế của hai nước này càng phát triển. Điều này càng khẳng định trong định hướng phát triển kinh tế ngoại thương từ nay đến năm 2010 của bộ ngoại thương Việt Nam có nói : "Nhật Bản là bạn hàng quan trọng nhất, là thị trường xuất khẩu chính và là thị trường nhập khẩu tiềm năng của Việt Nam. Thị trường này đóng vai trò không nhỏ giúp Việt Nam thoát khỏi ngu cơ tụt hậu, vì sự công nghiệp hoá- hiện đại hoá của Việt Nam đang rất cần những máy móc, thiết bị, dây chuyền công nghệ hiện đại của Nhật Bản". Nghiên cứu thị trường trong nước Đẩy mạnh xuất khẩu là mục tiêu quan trọng trong hoạt động kinh tế đối ngoại, là yếu tố quyết định trong hoạt động ngoại thượn, khâu quan trọng để đảm bảo cân bằng cán cân thanh toán quốc tế. Hiện nay, công ty muốn đẩy mạnh hoạt động xuất khẩu phải tập trung nghiên cứu thị trường trong nước, tìm ra nguồn hàng xuất khẩu, xác định mặt hàng xuất khẩu chủ lực. Do công ty chỉ có rất ít cơ sở sản xuất của mình nên để đáp ứng được lượng hàng xuất khẩu thì phần lớn các công ty phải tiến hành tổ chức thu mua hàng thủ công mỹ nghệ từ nhiều cơ sở sản xuất trong nước. Chính vì vậy, nghiên cứu thị trường trong nước là một khâu rất quan trọng và có ý nghĩa hết sức to lớn: - Nghiên cứu thị trường trong nước để phát triển nguồn hàng xuất khẩu, tạo ra nguồn hàng ổn định lâu dài. Xây dựng mối quan hệ tốt đẹp đôi bên cùng có lợi đối với các địa phương cung cấp hàng chủ yếu như Hà Tây, Bát Tràng, Hà Nam,... và các tỉnh phía nam như thành phố Hồ Chí Minh, Bình Dương,... - Nghiên cứu thị trường trong nước để đưa ra một chính sách hợp lý, định giá dựa vào yếu tố biến động chung về giá cả của mặt hàng thủ công mỹ nghệ, đảm bảo cả nhà sản xuất và công ty đều có lãi. - Nghiên cứu thị trường góp phần giúp doanh nghiệp thu mua hàng hoá xuất khẩu như thế nào sao cho đạt được hiệu quả kinh doanh cao nhất. Nghiên cứu phương thức thu mua hàng hoá xuất khẩu giúp công ty xác định được khả năng nguồn hành, giá thành sản xuất, giá xuất xưởng, bao bì, đóng gói, các chi phí và giá giao hàng,... Tóm lại việc nghiên cứu thị trường trong nước là khâu hết sức quan trọng không kém gì viêc nghiên cứu thị trường nước ngoài. Nhờ việc nghiên cứu thị trường trong nước công ty sẽ có được những nguồn cung hàng hoá xuất khẩu ổn định, giá rẻ, chất lượng cao. Và công việc này góp phần không nhỏ giúp tăng doanh thu, giảm chi phí cho hoạt động kinh doanh của công ty. 2. Tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại công ty trách nhiệm hữu hạn Hoàng Minh Anh Sau khi ký kết hợp đồng ngoại thương, đơn vị kinh doanh với tư cách là một bên ký kết hợp đồng phải thực hiện tổ chức hợp đồng đó. Đây là một công việc rất phức tạp nó đòi hỏi phải tuân theo luật quốc gia và quốc tế, đồng thời đảm bảo quyền lợi quốc gia và đảm bảo uy tín kinh doanh của đơn vị. Hình thức xuất khẩu chủ yếu của công ty Hoàng Minh Anh áp dụng phổ biến nhất là hình thức xuất khẩu trực tiếp theo điều kiện FOB Hải Phòng. Sơ đồ 3: quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu hàng thủ công mỹ nghệ tai công ty Hoàng Minh Anh Giục người mua mở L/C (áp dụng đối với các hợp đồng thanh toán bằng L/C) Xin giấy phép xuất khẩu Chuẩn bị hàng hoá Kiểm tra hàng hoá Thuê tầu lư cước nếu có Làm thủ tục hải quan Giao hàng cho người vận tải Làm thủ tục thanh toán 2.1. Giục người mua mở L/C Đối với hợp đồng thanh toán bằng L/C, sau khi hợp đồng mua bán được ký kết, công ty giục người mua mỏ L/C, thông thường công ty sử dụng ngân hàng Vietcombank là ngân hàng thông báo. Khi nhận được L/C từ ngân hàng thông báo, công ty tiến hành kiểm tra L/C gồm: - Kiểm tra ngân hàng, nơi người mua mở L/C có hoạt động hợp pháp hay không. Kiểm tra L/C gồm: loại L/C, số tiền L/C, người được thụ hưởng L/C, điều kiện giao hàng,... 2.2. Chuẩn bị hang xuất khẩu Sơ đồ 4 : Quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu của công ty Hoàng Minh Anh Hợp đồng xuất khẩu Chuẩn bị nguồn hàng Thông báo cho các đơn vị cơ sở thu thập nguồn hàng Chuẩn bị phương tiện nhân công để chuyên chở hàng Xác định kho chứa hàng Chở hàng về kho phân loại bao gói ký mã hiệu hàng hoá Chuẩn bị các bước tiếp theo Trong bước này, công ty phải tiến hàng thu mua tạo nguồn hàng xuất khẩu, nhiệm vụ chủ yếu ở đây là tìm kiếm nguồn hàng, lựa chọn khu vực đặt hàng, địa điểm tập kết, phương tiện mua bán. Do đặc điểm nước ta là một nền sản xuất nhỏ lẻ, manh mún, phân tán, vì vậy hàng xuất khẩu của công ty chủ yếu thu gom từ nhiều cơ sở sản xuất khác nhau. Điều đó dẫn tới chi phi thu mua vận chuyển khá lớn, mặc dù công ty đã có gắng phấn đấu tiết kiệm mọi chi phí đến mức có thể. Cơ sở của việc thu gom hàng hoá được thực hiện bởi các hợp đống kinh tế được ký kết giữa công ty với các cơ sở sản xuất. Các hình thức thu mua công ty thường áp dụng là: - Đặt hàng: Đây là hình thức mà công ty Alan dựa vào mẫu mã theo quy định của hợp đồng ký kết với bạn hàng nước ngoài để tiến hành đặt hàng các cơ sở sản xuất trong nước sao cho đúng mặt hàng, số lượng, chất lượng. - Thu mua tự do: Đây là hình thức thu mua xảy ra khi có nhu cầu về hàng hoá trên thị trường thì công ty tiến hành thu gom hàng hoá ở các đơn vị chân hàng. - Thu mua theo hợp đồng bao tiêu: hình thức này công ty sẽ ký hợp đồng mua chọn gói tất cả các sản phẩm được sản xuất tại các hộ gia đình như các sản phẩm được sản xuất từ sừng trâu, mây tre đan. 2.3. Kiểm tra hàng hoá Khi hàng hóa chuẩn bị song, bước tiếp theo của công ty là phải kiểm tra hàng hoa xem có phù hợp với điều khoản của hợp đồng hay không. Trước khi xuất khẩu, công ty kiểm tra về phẩm chất, số lượn, trọng lượng bao bì đảm bảo quyền lợi của khách hàng, đảm bảo uy tín cho công ty, ngăn chặn tệ nạn xấu có thể xẩy ra. Công ty thường kiểm tra theo các cách sau : Kiểm tra giữa kỳ: kiểm tra để chắc chắn những hàng hóa đó đồng ngoại thương mình đã ký. Nếu có sai sót bất cứ vấn đề gì như sai về mẫu mã, kiểu dáng,... thì công ty tiến hành điều chỉnh ngay vì nếu không sẽ dẫn nhiều rủi ro làm mấy uy tín của công ty, mất cơ hội kinh doanh xuất khẩu. Kiểm tra cuối kỳ: công việc này được công ty tiến hành trước 7 ngày so với thời hạn giao hàng công ty đã ký với cơ sở sản xuất. Việc kiểm tra này bao gồm: - Kiểm tra chất lượng: cán bộ của công ty xuống tận cơ sở sản xuất để tiến hành kiểm tra từng sản phẩm trong quá trình kiểm tra nếu có sai sót hoạc trục trặc gì thì có thể tiến hành sửa chữa luôn tại cơ sở sản xuất, không sửa chữa được thì loại hẳn. Kiểm tra số lượng: trong quá trình kiểm tra chất lượng cán bộ trong công ty tiến hành kiểm tra luôn số lượng, nếu thấy không đủ hoạc số lượng hàng loại nhiều quá thì phải cho sản xuất thêm ngay. Kiểm tra lúc đóng gói : - Kiểm tra bao bì: đóng gói hàng hóa thì phải đảm bảo các yêu cầu sau: bảo đảm phẩm chất lượng hàng hóa trong quá trình vận chuyển, tạo điều kiện nhận biết và phân loại hàng hóa, đảm bảo tính thẩm mỹ. - Kiểm tra ký mã hiệu: ký mã hiệu là những ký hiệu bằng chữ hoạc bằng số hình vẽ được ghi trên bao bì nhằm thông báo những chi tiết cần thiết cho việc giao nhận bốc dỡ bảo quản. 2.4. Làm thủ tục hải quan a. Khai báo và làm thủ tục hải quan Công ty tiếng hành khai báo và nộp tờ khai ở bất kỳ cơ quan hải quan thành phố, tỉnh trực thộc tổng cục hải quan. Thông qua công ty khai báo hải quan ở tổng cục hải quan Gia Lâm. Làm tờ khai hải quan: sau khi đến cơ quan hải quan công ty nhận được tờ khải hải quan có mẫu quy định chung là HQ99 và điền vào phần dành cho nhà xuất khẩu gồm: Tên hàng xuất khẩu, người nhập khẩu, số lượng, chất lượng, giá trị lô hành xuất theo giá FOB, số hiệu của hàng hóa theo biểu thuế xuất khẩu. Nộp tờ khai: công ty phải nộp tờ khai cho cơ quan hải quan cùng với các giấy tờ sau: Giấy phép xuất khẩu, bảng kê chi tiết hàng xuất khẩu, hợp đồng xuất khẩu, giấy chứng nhận giám định,... b. Đưa hàng đến địa điểm quy định để kiểm tra - Địa điểm do công ty và cơ quan hải quan thống nhất. - Nội dung kiểm tra bao gồm: Kiểm tra tính hợp pháp của bộ chứng từ và tờ khai hải quan, kiểm tra chất lượng và số lượng thực tế, kiểm tra tính sác thực của tờ khai. yêu cầu đối với công ty: sắp xếp hàng thuận tiện cho việc kiểm soát của cơ quan hải quan, kiểm tra diễn ra rất nhanh, hầu hết các lô hàng xuất khẩu của công ty chỉ phải kiểm tra xác suất không quá 10% khối lượng hàng hóa xuất khẩu. c. Thực hiện quyết định của hải quan Sau khi kiểm tra giấy tờ, hàng hóa hoàn toàn hợp lệ nhân viên hải quan cho phép xếp hàng vào container để kẹp chì.Và nhân viên hải quan yêu cầu công ty nộp thuế và lê phí hải quan. 2.5. Giao hàng cho người vận tải Hình thức xuất khẩu của công ty là xuất khẩu trực tiếp theo điều kiện FOB Hải Phòng. Theo điều kiện này công ty tiến hành giao nhận hàng theo các bước sau: Trước thời gian giao hàng 7-8 ngày công ty nhận lịch thông báo giờ tầu đến và số hiệu của tàu từ nhà nhập khẩu. Khi tàu vào cảng, chuẩn bị xong mọi điều kiện để có thể xếp hàng, tàu sẽ thông báo sẵn sàng xếp dỡ (NOR) cho người giao hàng. Nhận được NOR, công ty tiến hành kiểm tra xem thực tế tàu đã sãn sàng xếm dỡ hàng chưa và ký vào NOR, bắt đầu tính thời gian xếp hàng và thực hiện các công việc sau: - Tổ chức chuyên chở hàng hoá ra cảng để xếp hàng lên tàu. - Căn cứ vào bảng kê khai hàng hoá, tàu sẽ lên sơ đồ xếp hàng, người giao hàng (thông thường công ty uỷ nhiệm cho cảng giao hàng) cùng phòng điều độ của cảng lên kế hoạch giao hàng lên tàu. - Cùng với tàu, cảng theo dõi đôn đốc việc xếp hàng lên tàu, có mặt liên tục để giải quyết vấn đề phát sinh. - Lập biên bản cần thiết khi có các hư hỏng, thiếu hụt hàng hoá. - Lập thủ tục thanh toán các chi tiết cần thiết cho cảng. Đánh giá công tác hàng hoá xuất khẩu. 2.6. Làm thủ tục thanh toán Thanh toán là khâu trọng tâm, là kết quả cuối cùng của tất cả các giao dịch kinh doanh xuất khẩu của công ty. Thời gian thanh toán được tính từ ngày trình bộ chứng từ thanh toán, tuy nhiên đôi khi cũng có sự chậm chễ. Công ty thường sử dụng đồng tiền thanh toán là USD. Để nhận được tiền thanh toán theo phương thức thanh toán bằng thư tín dụng công ty phải chuẩn bị bộ chứng từ bao gồm: Hợp đồng, thư tín dụng (L/C), vận đơn đường biển, giấy chứng nhận chất lượng, số lượng, hoá đơn thương mại, giấy chứng nhận xuất sứ, hối phiếu và các giấy tờ có liên quan khác. Sau khi công ty đã có tiền ở bạn hàng gửi về thì lúc đó sẽ kết thúc một hợp đồng xuất khẩu. 2.7. Khiếu nại và giải quyết khiếu nại (nếu có) Nếu nhà nhập khẩu mà khiếu nại vi phạm hợp đồng của công ty thì căn cứ vào nội dung hợp đồng và luật quốc tế để giải quyết. Côngty có thể khiếu nại người nhập khẩu không thanh toán đúng hạn, tàu không đến đúng thời gian quy định,... thường thì khách hàng hay khiếu nại công ty về việc giao hàng không đúng thời hạn, không đúng chất lượng do vậy mà tuỳ theo từng hợp đồng khách khiếu nại mà công ty xem xét giải quyết giao hàng bù. III/ NHẬN XÉT QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY HOÀNG MINH ANH 1. Ưu điểm Qua thời gian hoạt động, việc tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu hàng thủ công mỹ nghệ của công ty Hoàng Minh Anh đã đạt được những thành tích đáng kể. Công ty ngày càng khẳng định được vị thế của mình trên thị trường trong nước cũng như quốc tế, những ưu điểm công ty đạt được như: - Công ty đã trụ vững, ổn định dần nhằm tạo hướng đi lên nhằm nâng cao kim ngạch xuất khẩu và đảm bảo kinh doanh có hiệu quả. Bên cạnh đó công ty đã tích cực chủ động khai thác thị trường mà mình có nhiều điểm thuận lợi nhất như Nhật Bản, sản phẩm của công ty đã được khách hàng ở thị trường này chấp nhận, uy tín của công ty trong và ngoài nước đã được nâng lên. Điều nay góp phần không nhỏ vào việc duy trì tốt các mối quan hệ tốt với khách hàng của mình, đặc biệt là khách hàng Nhật Bản nơi mà kim ngạch xuất khẩu luôn chiếm một vị trí cao trong nhất tổng số kim ngạch xuất khẩu. Trong khi hiện nay sự cạnh tranh giữa các công ty trong và ngoài nước diễn ra hết sức khốc liệt, để tạo ra và duy trì được mối quan hệ làm ăn hiểu biết và tin tưởng lẫn nhau là rất khó thì công ty đã và đang làm được điều đó. - Công ty đã tạo được mối quan hệ tốt với bất cứ đơn vị chân hàng, cơ sở sản xuất, đây là ưu điểm mà bất cứ một công ty kinh doanh sản xuất mặt hàng thủ công mỹ nghệ nào cũng cần phải có. Bởi vì trong quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu tập trung thu gom hàng hóa xuất khẩu là đặc biệt quan trọng. Nhờ có được mối quan hệ tốt đẹp mà hàng hóa của công ty ngày càng đảm bảo được chất lượng phù hợp với hợp đồng, đảm bảo thời gian giao hàng đúng hẹn từ đó mà uy tín của công ty được tăng lên đáng kể. - Để đảm bảo luôn có hàng cho các hợp đồng xuất khẩu, trải qua thời gian hoạt động công ty đã linh hoạt sử dụng và kết hợp với các phương thức tập trung hàng xuất khẩu. Vì thế, công ty luôn đảm bảo đầy đủ hàng hóa theo yêu cầu của khách hàng và cũng đảm bảo thực hiện điều khoản giao hàng chính xác. - Mối quan hệ giữa lãnh đạo vào công ty với các công nhân viên cũng như giữa các công nhân viên với nhau rất hòa đồng, gắn bó thân thiết. Đây là ưu điểm góp phần không nhỏ giúp cho công ty đạt hiệu quả cao trong hoạt động kinh doanh xuất khẩu khi phải đối mặt với nhiều đối thủ cạnh tranh trong và ngoài nước. - Bên cạnh đó cùng với sự lãnh đạo của giám đốc năng động và đầy nhiệt huyết, anh đã có một thời gian sống và học tập tại nước ngoài cũng có đi sang thăm và tìm hiểu thị trường Nhật Bản. Chính vì vậy, văn hóa, con người và thị trường Nhật Bản anh nắm rất rõ. Dưới sự điều hành của ban lãnh đạo, lợi nhuận hàng năm của công ty từ hoạt động xuất khẩu luôn tăng. Chất lượng đời sống của công nhân viên ngày càng nâng cao. - Công ty có đội ngũ cán bộ bộ phận kinh doanh xuất khẩu của công ty trẻ trung năng động, sáng tạo. Với đội ngũ cán bộ kinh doanh trẻ, năng động, khả năng tiếp thu những kiến thức về nghiệp vụ kinh doanh cũng như kỹ năng khác của họ cũng rất nhanh nhậy. Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho công ty trong quá trình nâng cao bồi dưỡng kiến thức, kỹ năng cho họ. Việc áp dụng linh hoạt các hình thức thanh toán trong kinh doanh cũng là một ưu điểm của công ty. Cùng với chính sách xâm nhập thị trường mới là chính sách giữ vững thị trường truyền thống, vì thế thị trường tiêu thụ của công ty ngày càng mở rộng. Công ty chủ yếu sử dụng phương thức thanh toán bàng L/C, tuy nhiên đối với các khách hàng quen thuộc, có mối quan hệ thường xuyên với công ty thì có thể dùng phương thức thanh toán khác như: chuyển tiền, nhờ thu kèm theo chứng từ. Việc áp dụng linh hoạt các hình thức thanh toán không những tạo điều kiện cho bạn hàng thực hiện hợp đồng, giúp cho công ty đảm bảo được hiệu quả kinh doanh mà còn thể hiện thiện chí của công ty: tạo lòng tin lẫn nhau, gây dựng mối quan hệ làm ăn lâu dài. Những thuận lợi trong công tác tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu do môi trường khách quan mang lại bao gồm: - Những thành công của Việt Nam trong lĩnh vực kinh tế đối ngoại đã tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp nói chung và công ty Alan nói riêng trong hoạt động kinh doanh buôn bán với nước ngoài. Việt Nam gia nhập vào các tổ chức ASEM, APEC và đặc biệt là việc gia nhập vào tổ chức thương mại quốc tế WTO là tiền đề cho công ty mở rộng thị trường xuất khẩu. - Mặt hàng thủ công mỹ nghệ là một trong mười mặt hàng được khuyến khích xuất khẩu, vì thế công ty được hưởng rất nhiều ưu đãi từ phía nhà nước: không bị hạn ngạch xuất khẩu, mức thuế xuất khẩu bằng 0%,... 2. Một số tồn tại Bên cạnh một số ưu điểm đã đạt được, công tác tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu của công ty cũng có một số hạn chế nhất định. Những hạn chế này chính là nguyên nhân lam giảm hiệu quả của việc thực hiện hợp đồng xuất khẩu hàng thủ công mỹ nghệ. - Trong hoạt động xuất khẩu, công ty chưa chủ động tìm kiếm bạn hàng mà phần lớn họ tự tìm đến công ty để ký kết hợp đồng. Công ty không nắm sát được nhu cầu thực tế của một số thị trường nên bỏ lỡ nhiều cơ hội thâm nhập sâu và tìm kiếm nhiều cơ hội trong thị trường này - Công ty hoạt động trong tình trạng eo hẹp về vốn, điều này cản trở đến rất nhiều hoạt động kinh doanh dẫn đến ảnh hưởng việc thực hiện hợp đồng xuất khẩu. - Trình độ chuyên môn của các cán bộ thu mua, kiểm tra hàng xuất khẩu của công ty có gắn bó với nghề nhưng chưa thực sự giỏi, ít kinh nghiệm. Do vậy đôi khi còn lúng túng trong công việc như: Phân loại hàng xuất chưa chính xác, chon nguồn hàn chất lượng không cao. - Kho tàng dùng để dự trữ hàng và bảo quản chưa được chú trọng về chất lượng. Do vậy, hàng hóa xuất khẩu của công ty vẫn mắc phải tình trạng như phát sinh nâm mốc đối với hàng mây tre ,... Gây thiệt hại cho công ty và không đảm bảo hàng xuất về số lượng và chất lượng như đã thỏa thuận trong hợp đồng đã ký kết vơi đối tác nước ngoài. 3. Nguyên nhân - Mặc dù nhu cầu sử dụng hàng thủ công mỹ nghệ là rất lớn, song không phải là mặt hàng thiết yếu. Đời sống nhân dân ngày cành cao, người tiêu dùng ngày càng khó tính trong viêc lựa chọn mặt hàng này, đòi hỏi đa dạng về chủng loại, phong phú vể màu sắc, đặc biệt là phải có những nét độc đáo mang đậm bản sác dân tộc. Trước những yêu cầu đó công ty đã có phần chưa đáp ứng được, nguyên nhân là do công ty chưa nhanh nhậy trong việc mở rộng mặt hàng kinh doanh, chưa chú trọng nhiều cho việc nghiên cứu và phát triển sản phẩm mới, ngoài ra, công ty chưa đưa ra được các biện pháp marketing cần thiết để tìm hiểu nhu cầu như quảng cáo, tham gia hội nhiều vào hội trợ triển lãm,... - Do đặc điểm của việc sản xuất hàng thủ công mỹ nghệ ở nước ta cỏn nhỏ lẻ, manh mún, các làng nghề dải khắp các nơi trên đất nước. Điều này làm cho việc gom hàng càng trở nên khó khăn, đây là một trong những nguyên nhân việc thực hiện hợp đồng không có hiệu quả. Đồng thời, điều này làm cho các sản phẩm thủ công mỹ nghệ Việt Nam có sức cạnh tranh không cao so với các nước khác như Trung Quốc, Đài Loan,... - Do cơ chế kinh tế thị trường phát triển làm cho các làng nghề ngày càng bị mai một: nhiều nơi phải giải thể hoạc chuyển hướng thành nghề phụ do sản xuất không có thị trường tiêu thụ. Vì vậy gây khó khăn cho công ty trong việc huy động nguồn hàng xuất khẩu và đảm bảo chất lượng hàng hóa. - Số lượng các đơn vị kinh doanh mặt hàng thủ công mỹ nghệ ngày càng nhiều tạo nên sự cạnh tranh gay gắt giữa các công ty trong và ngoài nước. - Cùng với việc áp dụng luật thuế giá trị gia tăng còn nhiều bất cập, công tác quản lý thị trường và một số chính sách của nhà nước đề ra còn nhiều trở ngại. Do đó làm cho việc định giá của công ty khó khăn dẫn tới nguồn hàng xuất khẩu không ổn định - Thủ tục hành chính trong tất cả các khâu sản xuất, lưu thông, giao nhận, vận chuyển và xuất khẩu hàng hóa vẫn còn là vấn đề gặp không ít khó khăn phiền hà cho người sản xuất kinh doanh. - Thủ tục vay vốn ngân hàng còn khó khăn, để vay được vốn ngân hàng công ty cần có phương án kinh doanh khả thi tức là cần có hợp đồng mua hàng hóa và hợp đồng bán hàng hóa đó. Nhưng để có được hợp đồng ngoại thương bên đối tác lại yêu cầu công ty phải có đủ vốn. Công ty Alan là công ty tuy đã được thành lập được 14 chục năm, thời gian tham gia vào hoạt động xuất khẩu cũng không phải là ít. Nhưng cũng không thể tránh khỏi những thiếu sót, hạn chế trong quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu nói riêng và toàn bộ quá trình kinh doanh sản xuất nói chung. CHƯƠNG III: MỘT SỐ GIẢI PHÁP CHỦ YẾU NHẰM HOÀN THIỆN QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU MẶT HÀNG THỦ CÔNG MỸ NGHỆ TẠI CÔNG TY TNHH HOÀNG MINH ANH I/ PHƯƠNG HƯỚNG HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY TRONG THỜI GIAN TỚI 1. Dự báo nhu cầu về hang thủ công mỹ nghệ trên thị trường Nhật Bản Hiện nay, việc xuất khẩu các mặt hàng thủ công mỹ nghệ sang thị trường Nhật Bản ngày càng mở rộng. Tuy nhiên, thực tế cho thấy việc mở rộng thị trường này không hề dễ dàng bởi vì Nhật Bản là nước đòi hỏi cao về chất lượng sản phẩm cũng như quy cách phẩm chất hàng hoá cũng như thời gian giao hàng. Mặt khác các công ty xuất khẩu hàng thủ công mỹ nghệ của nước ta còn phải cạnh tranh gay gắt với các nước như : Trung Quốc, Thái Lan, Đài Loan,... Đây là một trở ngại lớn đối với việc xâm nhập và mở thị trường của các công ty xuất khẩu nói chung. Thị trường này có nhu cầu lớn về sản phẩm thủ công mỹ nghệ, đòi hỏi những sản phẩm độc đáo, tinh sảo, có tính thẩm mỹ cao. Theo kinh nghiệm của nhiều quốc gia trên thế giới, công ty muốn thâm nhập thị trường này thì phải quan tâm tới chất lượng sản phẩm ngay từ khâu chuẩn bị nguyên vật liệu đến công đoạn sản xuất, kiểm tra chất lượng sản phẩm, bao bì, đóng gói và vận chuyển. Trong những năm tới, yêu cầu của một số hàng thủ công mỹ nghệ có thể phát triển theo su hướng sau: - Hàng sơn mài mỹ nghệ mang phong cách kết hợp hài hoà giữa phương đông và phương tây hoạc phắc hoạ theo những kiệt tác của thế giới từ những thế kỷ trước. - Hàng gốm sứ mỹ nghệ thiên về xu hướng giả cổ, hàng men rạn, hàng ghép tre,... thoả mãn nhu cầu sưu tập đồ cổ của người dân Nhật Bản. - Hàng mây tre đan xu hướng đòi hỏi những mặt hàng có tính thẩm mỹ cao, độc đáo hơn cộng với những đòi hỏi cao hơn về chất lượng. - Sản phẩm từ sừng trâu như: các loại thìa, rĩa, các con giống, đón giầy,... đòi hỏi kiểu dánh, mẫu mã đẹp thuận tiện trong sử dụng và mang tính thẩm mỹ cao. - Túi sách có xu hướng thiên về kiểu dáng, màu sắc trẻ trung làm từ chất liệu như vải bò, lụa,... Bên cạnh đó, các sản phẩm túi thêu tay trên chất liệu vải xa tanh, vải tắc ta vẫn được ưa chuộm. - Đồ gỗ mỹ nghệ thì thương về xu hướng chất liệu, kiểu dáng và tính thẩm mỹ cao. Các sản phẩm đồ gỗ mỹ nghệ này thường phải rất trang trọng hoạc trông kiểu dáng giống đồ cổ. Đây là thị trường lớn có nền kinh tế ổn định, đời sống tinh thần cao và có sức mua cao đối với các sản phẩm thủ công mỹ nghệ, có thể nói thị trường này là thị trường tiềm năng lớn. Vì vây, các công ty xuất khẩu các mặt hàng thủ công mỹ nghệ của nước ta cần phải nghiên cứu thị trường này một cách kỹ lưỡng để có thể đưa ra các sản phẩm phù hợp với nhu cầu, thị hiếu và xu hướng tiêu dùng, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của thị trường này. 2. Phương hướng hoạt động kinh doanh của công ty trong thời gian tới Trước những biến động của thị trường thế giới đối cứo các mặt hàng thủ công mỹ nghệ, ban giam đốc của công ty đã đặt ra những mục tiêu phương hướng phát triển của công ty trong giai đoạn từ năm 2007-2011 như sau: Bảng 5: Định hướng kết quả hoạt động kinh doanh trong thời gian tới Đơn vị: triệu đồng nguồn: phương hướng hoạt động kinh doanh trong giai đoạn 2007-2011 Năm Tổng kim ngạch xuất khẩu Tổng doanh thu Nộp ngân sách nhà nước Lợi nhuận Thu nhập bq đầu người (d/tháng) 2007 220.564 270.968 2.356,4 32.586,5 2.000.000 2008 252.652 291.256 2.5320,5 35.652,7 2.100.000 2009 278.356 326.587 2.986,8 38.653,0 2.200.000 2010 301.256 354.623 3.2530,8 42.658,4 2.300.000 2011 341.215 398.452 3.602,5 45.568,8 2.400.000 Từ số liệu ở bảng trên có thể kết luận mục tiêu cụ thể của công ty là tổng doanh thu và kim ngạch xuất khẩu tăng đều năm sau cao hơn năm trước. Đồng thời số nộp ngân sách và lợi nhuận cũng tăng, đảm bảo đời sống của người lao động ngày một nâng cao. Để đạt được những kết quả nêu trên, công ty đưa ra một số giải pháp hoạt động cụ thể cần phải làm như sau: - Tiếp tục củng cố mối quan hệ với bạn hàng quen thuộc, đồng thời mở rộng thâm nhập vào thị trường các nước châu Âu và đặc biệt là các thị trường châu Á như Nhật Bản, indonesia, malaisia,... Tận dụng tối đa những điểm tương đồng của các nước trong khu vực để khai thác triệt để 2 thị trường này. - Đa dạng hoá các mặt hàng kinh doanh, lĩnh vực kinh doanh trên cơ sở tập trung vào một số hàng mũi nhọn như: gốm sứ, sản phẩm từ sừng trâu, hay mây tre đan đặc biệt là đồ gỗ mỹ nghệ. - Tăng cường tổ chức sản xuất kết hợp chặt chẽ với các cơ sở sản xuất, chủ động tham gia quản lý chất lượng, từng bước nâng cao chất lượng sản phẩm, giảm giá thành hàng xuất khẩu, tăng sức cạnh tranh cho hàng hoá của công ty. - Đẩy mạnh kinh ngạch xuất khẩu bằng nhiều biện pháp như mở rộng cơ sở sản xuất gốm sứ để tăng sản phẩm liên doanh liên kết hỗ trợ vốn cho các cơ sở sản xuất hàng xuất khẩu. Khuyến khích tiền lương, tiền thưởng cho nhưng cán bộ, bộ phận thực hiện tốt cá chỉ tiêu xuất khẩu đề ra. - Đa dạnh hoá hình thức kinh doanh đào tạo cán bộ kinh doanh có đủ trình độ và năng lực, tiếp tục đào tạo lại cán bộ về nghiệp vụ kinh doanh xuất nhập khẩu và vốn kiến thức ngoại ngữ để đáp ứng nhu cầu hội nhập. II/ MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU ĐỐI VỚI CÔNG TY HOÀNG MINH ANH 1. Các giải pháp đối với công ty Các vấn đè cần phải làm để thực hiện tốt hợp đồng xuất khẩu a. Chuẩn bị các giấy tờ, chứng từ liên quan đến thủ tục xuất khẩu hàng hoá - Chuẩn bị các thủ tục đầy đủ, kịp thời, chính sác, tránh tình trạng gấp rút chồng chéo. - Yêu cầu khách hàng cung cấp các thông tin cũng như thủ tục giấy tờ liên quan đến việc xuất khẩu hàng hoá sớm, kịp thời và phải có thời gian đủ dài để chuẩn bị trước khi xuất hàng. - Tiến hàng nhanh chóng và đầy đủ các thủ tục mà nhà nước quy định như làm thủ tục hải quan, kiểm hoá,... - Theo dõi các mặt hàng từng loại một nhằm xử lý các thông tin chính xác về ngày giao hàng, ký mã hiệu lô hành, số hiệu tàum điều kiện thanh toán,... b. Chuẩn bị để giao hàng Chuẩn bị hàng tốt việc nghiên cứu lựa chọn nguồn hàng là rất quan trọng, nó góp phần đáp ứng kịp thời chính xác nhu cầu của thị trường, thực hiện đúng thời hạn hợp đồng với chất lượng tốt. Trong kinh doanh hành thủ công mỹ nghệ, công ty phát triển, đạt hiệu quả cao khi các đơn vị trong công ty có sự kết hợp đồng bộ cân đối từ thu mua, thực hiện đúng thời hạn hợp đồng, thanh toán, giao hàng. c. Kiểm tra hàng hoá xuất khẩu Điều mà mọi khách hàng đều mong muốn là lúc nhận lô hàng đúng số lượng và chất lượng,... bởi vây, kiểm tra hàng hàng hoá có vai trò rất quan trọng giúp cho mọi phía không bị thiệt hại. Do vây: - Công ty cần tăng cường cơ sở vật chất kỹ thuật kho hàng hoá và quy hoạch hợp pháp bằng kho... Để đảm bảo hàng hoá không bị ẩm mốc, rạng nứt hàng trước khi xuất khẩu nhằm hạn chế chi phí tái chế biến sản và đảm bảo chất lượng hàng hoá để xuất khẩu. - Căn cứ vào đặc điểm, tính chất hàng hoá để sắp xếp hàng hoá trong kho cho hợp lý tiện cho việc kiểm tra, bảo quản hàng hoá. Tiến hành phân loại, làm mã hàng hoá đưa hàng vào vị trí đã được xác định trước. - Trước khi xuất hàng công ty phải kiểm tra quy cách, phẩm chất của hàng hoá, màu sắc, cách đóng gói,... xem có phù hợp với điều khoản của hợp đồng đã ký không?. - Tổ chức giám sát hàng hoá trong trường hợp hợp đồng bắt buộc kiểm tra qua khâu này, công ty thêu Vinacontrol đứng ra kiểm tra, mục tiêu chủ yếu là nhằm phát hiện sai sót và khuyết tật nếu có, kịp thời giao hàng đúng hạn. - Hàng hoá được giao phải phù hợp với quy định của hợp đồng nếu không có thể dẫn đến khiếu nại hoạc chậm nhận hàng, chấm dứt hợp đồng. d. Làm thủ tục hải quan Để làm thủ tục hải quan một cách chọn vẹn phải qua hai giai đoạn. -Giai đoạn 1: Chủ hàng phải nộp bộ chứng từ đầy đủ, các chứng từ phải thất khớp với hợp đồng. Các giấy tờ này công ty phải chuẩn bị từ trước. -Giai đoạn 2 kiểm tra hàng hoá sẽ được đối chứng với chứng từ, bất kỳ sự không ăn khớp nào trong bộ chứng từ sẽ gây cho công ty khó khăn, mất nhiều thời gian, chi phí. e. Giao hàng Khi có được quy trình giao nhận hàng hóa hợp lý, công ty sẽ thực hiện giao hàng có hiệu quả tốt hơn nhiều. Tuy nhiên, nếu chỉ có quy trình giao nhận hợp lý thì chưa đủ. Vấn đề ở chỗ công ty cần tổ chức thực hiện chúng sao cho có hiệu quả cao nhất. Để giải quyết vấn đề này công ty cần có những giải pháp cụ thể sau: - Quy trình cần giao nhiệm vụ cụ thể cho một hoạc một số cán bộ công nhân viên chuyên môn hóa một công việc cụ thể nào đó. Điều này sẽ giúp cho việc thực hiện quy trình giao nhận sẽ diễn ra nhanh chóng, tiết kiệm thời gian tránh lãng phí không cần thiết. - Xây dựng mối quan hệ cần thiết với cán bộ điều độ cảng, với các cơ quan kiểm nhiệm, cơ quan hải quan. Xây dựng tốt mối quan hệ này giúp cho công ty tiết kiệm được thời gian, chi phí trong các công việc như: thông quan hải quan, kiểm nghiệm, kiểm dịch, kiểm tra hàng, bốc hàng,...được tiến hành nhanh chóng có chất lượng tốt, tránh được tình trạng khi hàng đến công tác giao nhận hàng diễn ra chậm chạp gây ách tắc. - Cán bộ làm ở các khâu khác nhau trong quy trình xuất khẩu cần thường xuyên thông tin, liên lạc chặc chẽ với nhau. Chỉ cần trục trặc ở khâu nào đớ của quy trình sẽ gây ra tác động lớn tới việc giao hàng xuất khẩu. Công ty cần phải làm cho mỗi cán bộ hiểu rõ được trách nhiệm, ý thức nhiệm vụ của họ. Bên cạnh đó là những quy chế, quy định thưởng phạt rõ ràng, nếu như vậy công ty mới nâng cao được ý thức trách nhiệm của họ, kích thích động viên họ làm hết mình trong công việc. - Tăng cường liên doanh, liên kết với các hãng tàu, các cơ quan giao hàng trong và ngoài nước cụ thể là công ty có thể mời các cơ quan giao hàng tại cảng biển trong và ngoài nước tham gia liên doanh. Việc liên doanh liên kết sẽ tạo nhiều thuận lợi cho công ty trong quá trình kinh doanh của mình. f. Thanh toán Quản lý khâu thanh toán là vấn đề quan trọng trong kinh doanh thương mại quốc tế. Công ty cũng như nhiều nhà xuất khẩu ở Việt Nam đều nhận thấy sự phức tạp trong khâu này và trong thực tế đây cũng là khâu thường xuyên xảy ra tranh chấp. Hiện nay, công ty thường áp dụng phương pháp thanh toán L/C cho hợp đồng xuất khẩu của mình, đây là phương thức thanh toán có nhiều ưu điểm. Tuy nhiên, để nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh xuất khẩu cho khâu này từ khi ký kết hợp đồng, trong quá trình thực hiện hợp đồng và cả sau khi thực hiện hợp đồng. Các rủi ro thanh toán thường gặp mà công ty cần phải tránh nhất là trong hợp đồng thực hiện với khách hàng có quan hệ làm ăn lâu dài: - Rủi ro biến động tỷ giá, đồng tiền thanh toán bị mấy giá. - Rủi ro từ giá ngân hàng phát hành L/C không có uy tín trong thanh toán dẫn đến không giữ đúng cam kết thanh toán của nhân hàng đã ghi trong L/C đối với công ty. - Rủi ro xuất phát từ nguồn gốc là do không thực hiện đúng các điều kiện ghi trong L/C như: thời hạn giao hàng chậm so với quy định trong L/C, không phù hợp với nội dung của L/C. Để tránh các rủi ro nói trên, nâng cao hiệu quả thanh toán quốc tế công ty cần thực hiện quản lý khâu thanh toán theo cách thức: - Trước khi ký kết hợp đồng cần phải tìm hiểu rõ bạn hàng. Nắm bắt thiện trí, nhu cầu của họ tránh sự lừa đảo giá trị hợp đồng thu về bằng các điều khoản đảm bảo tỷ giá ngay khi ký kết hợp đồng. Có thể dùng các cách bảo đảm như: Bảo đảm bằng vàng, bảo đảm bằng các đồng tiền có giá trị ổn định. - Luôn cẩn thận với L/C do ngân hàng gửi đến, phân tích kỹ lưỡng từng nội dung nhỏ của L/C nhận được. - Nếu gặp khó khăn trong thời gian giao hàng, thời hạn xuất trình chứng từ và có một số sai lệch dù nhỏ nhất trong bộ chứng từ thanh toán công ty cần phải kiên quyết yêu cầu chỉnh sửa L/C cho phù hợp. - Phải cố gắng hết sức để có bộ chứng từ hoàn hảo theo đúng yêu cầu của L/C từng chi tiết nhỏ nhất phải phù hợp với luất lệ điều tiết của L/C trong thời gian hiệu lực của L/C. - Nếu cần thiết thì sử dụng cố vấn của ngân hàng để có được bộ chứng từ hoàn hảo, nên tôn trọng những lời khuyên của ngân hàng. g. giải quyết tranh chấp Tranh chấp là điều cả hai bên không muốn xảy ra bời vì nó không chỉ gây tốn kém về thời gian và tiền bạc mà còn ảnh hưởng tới mối quan hệ làm ăn lâu dài giữa họ. Hợp đồng xuất khẩu hàng thủ công mỹ nghệ của công ty Alan thường không lớn nên có khi tranh chấp xảy cần phải dựa trên ngyên tắc trước tiên là tôn trọng lợi ích của hai bên và bình đẳng trong mọi quan hệ. Quản lý hợp đồng xuất khẩu Việc quản lý hợp đồng xuất khẩu là nhằm đảm bảo rằng người mua thực sự nhận hàng và ký kết theo các điều khoản và điều kiện của hợp đồng, như vậy, công tác quản lý hợp đồng yêu cầu người xuất khẩu có trách nhiệm tìm được các biện pháp tháo gỡ và giải quyết các vấn đề vướng mắc có thể phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng. Đối với công ty hiện nay công tác quản lý hợp đồng xuất khẩu cần phải chú trọng vào việc quản lý toàn diện chất lượng sản phẩm bởi vì, phần lớn các khiếu nại trong hợp đồng xuất khẩu là về chất lượng sản phẩm. Để quản lý tốt hợp đồng xuất khẩu cần thực hiện một số công việc sau: - Liên tục tìm kiếm các nguyên nhân dẫn đến sự không phù hợp của sản phẩm và các biện pháp xóa bỏ chúng. - Luôn lắng nghe và tiếp thu ý kiến của khách hàng về chất lượng sản phẩm để nhận thức được sự yếu kém của mình với tinh thần thực sự cầu thị. - Phát huy sự trung thực trong kinh doanh, tránh hiện tượng bao che đẻ hàng có chất lượng xấu được giao đi làm mất uy tín với khách hành. - Hoàn thiện cơ chức quản cấu tổ lý sản xuất. - Tăng cường công tác theo dõi từng khâu trong quá trình sản xuất. Duy trì củng cố mối quan hệ làm ăn với các bạn hàng cũ và tìm kiếm bạn hàng mới Trong quá trình kinh doanh việc thực hiện hợp một số hợp đồng với các điều kiện cơ bản là tương đối giống nhau, chỉ khác một phần trong hợp đồng là chủ thể khác nhau mà kết quả khác nhau, nhiều khi lại trái ngược nhau. có hợp đồng được tiến hành rất thuận lợi, có hợp đồng lại tiến hành rất rắc rối rồi đến khi lại phải hủy bỏ. Vấn đề có được bạn hàng là rất khó khăn, còn giữ được bạn hàng lại còn khó khăn hơn nhiều, để chiến thắng trong cạnh tranh và hợp tác chặc chẽ với các bạn hàng. Muốn giữ được bạn hàng trong quan hệ làm ăn lâu dài công ty cần phải có phải nâng cao uy tín của mình với bạn hàng bằng cách: phát hiện liên tục các nhu cầu mới và sản xuất ra các sản phẩn phù hợp. Tuân thủ nghiêm ngặt những quy định sản xuất liên tục cải tiến, nâng cao chất lượng, hình thức sản phẩm, loại hình sản phẩm, đặt lợi ích của các bạn hàng. Các phương thức trên được tiến hành kết hợp chặt chẽ với việc duy trì và cũng có mối quan hệ tốt đẹp với các đơn vị chân hàng sẽ mang lại hiệu quả to lớn: - Nắm chắc những nhu cầu và mong muốn của bạn hàng để từ đó tạo ra sự thỏa mãn cao nhất cho bạn hàng. - Thường xuyên tổ chức hội nghị bạn hàng, mời bạn hàng sang tham gia các buổi họp báo cáo, tổng kết từng quý, năm. Ký kết hợp đồng chặt chẽ Trong thực tiễn kinh doanh xuất khẩu hàng thủ công mỹ nghệ các điều khoản của hợp đồng thương mại quốc tế được soạn thảo với sự tham khảo của nhiều nguồn khác nhau, chủ yếu là thực hiện hợp đồng thương mại quốc tế. Theo cách mà việc buôn bán thông thường được thực hiện mà không tham chiếu tới bất kỳ một hệ thống pháp luật cụ thể nào và hệ thống luật quốc gia trong khi việc xuất khẩu của công ty lại đang vươn đến nhiều thị trường khác nhau. Một số hợp đồng đã không được đối tác thực hiện nghiêm túc như trong hợp đồng theo quan điểm của công ty khi ký kết dẫn tới một số hợp đồng không mang lại hiệu quả kinh tế. Sau đây là một số sai sót công ty cần tránh khi ký kết hợp đồng ngoại thương: - Choáng ngập bởi quy mô hợp đồng mà không thấy hết được những bất lợi có thể sẽ gặp phải trong quá trình thực hiện hợp đồng sau này. - Không tìm hiểu kỹ đối tác dẫn đến hợp đồng thiếu giá trị pháp lý do ký kết với đối tác không đủ tư cách pháp nhân hay dẫn đến những sai sót đáng tiếc, những nhượng bộ không cần thiết. - Vội vàng thỏa thuận, đàm phán và ký kết hợp đồng dẫn đến những điều khoản không có lợi trong việc thực hiện sau này như tăng chi phí, giao hàng không đúng thời hạn, số lượng, chất lượng. - Không chú ý đúng mức đến sự khác nhau trong tập quán buôn bán quốc tế dẫn đế những sai lầm do không hiểu rõ gây nên những tranh chấp, làm mất quan hệ làm ăn lâu dài. Nâng cao trình độ nghiệp vụ kinh doanh xuất khẩu cho đội ngũ cán bộ kinh doanh của công ty Sự cạnh tranh trên thị trường quốc tế đang ngày càng trở nên gay gắt hơn, sự cạnh tranh trên thương trường làm cho công ty ít có khả năng tăng giá hàng hóa xuất khẩu của công ty. Mục tiêu của công ty hiện nay là tăng doanh số bán thông qua đó tăng tỷ xuất lợi nhuận. Để làm tốt vấn đề này, công ty luôn phải chú trọng đến nhân tố con người bởi họ là đối tượng của công tác lãnh đạo, công tác quản lý và là những người điều hành, thúc đẩy các hoạt động của công ty, trong đó phải chú trọng đặc biệt tới đội ngũ cán bộ kinh doanh của công ty. Là một công ty thương mại có hoạt động xuất khẩu trực tiếp nên càng đòi hỏi công ty phải có một đội ngx nhân viên có đầy đủ năng lực để tìm hiểu rõ ràng, chính sác, kịp thời nhu cầu đó của công ty. Công ty phải tôn trong nguyên tắc: "Làm theo lao động, hưởng theo năng lực". Trên cơ sở đó, công ty nên có chế đọ thưởng phạt chặt chẽ hơn, không nên dừng lại bình bầu ở từng phòng bánau mỗi quý, mỗi năm bởi vì chẳng qua đó chỉ là hình thức. Thực chất là sự thỏa mãn thuận giữa các thành viên, không đem lại sự phấn đấu trong công việc. Nâng cao hiệu quả sử dụng vốn Một thực tế công ty đang gặp phảt khó khăn về vấn đề vốn, trong khi đó vấn là công cụ quan trọng góp phần chiến thắng trong cạnh tranh và mang lại lợi nhuận cao. Trong cớ chế mới, công ty không thể xin trợ cấp từ phía nhà nước mà chỉ có thể huy động từ ngân hàng, các đơn vị đoàn thể và từ các cán bộ, công nhân viên của công ty. Vì vậy điều quan tâm là phải sử dụng vốn sao cho có hiệu quả nhất. Muốn vậy, công ty phải giải quyết tốt công tác thu hồi công nợ, giải phóng hàng tồn kho, chống phát sinh công nợ và hàng tồn kho mới. Tập trung đầu tư vào hoạt động kinh doanh có hiệu quả, tiết kiệm các khoản chi tiêu không hợp lý, giảm bớt chi phí hành chính để tạo vốn trong kinh doanh. Tăng cường phân tích và đánh giá hiệu quả của hợp đồng xuất khẩu Trên thực tế, không có hợp đồng nào giống hệt hợp đồng nào dù cho đơn đặt hàng có lặp lại như cũ vì nhu cầu của khách hàng là luôn thay đổi, đồng thời các điều kiện trong và ngoài nước cũng thanh đổi. Việc phân tích đánh giá hợp đồng xuất khẩu không đơn thuần là xác định các lợi ích thu được từ hợp đồng xuất khẩu mà còn xác định khả năng của công ty trong việc thỏa mãn và tác động tới nhu cầu của khách hàng như thế nào. Do vậy, mỗi khi kết thúc một hợp đồng xuất khẩu, công ty cần thực hiện đánh giá lại công tác ký kết và thực hiện hợp đồng xuất khẩu đã hoàn tất để sẵn sàng thay đổi các phương án sản xuất thu mua sao cho phù hợp với các điều kiện mới. 2. Một số kiến nghị với nhà nước Công ty là một thực thể trong nền kinh tế phải hoạt động theo pháp luật của nhà nước, do đó ngoài các biện pháp đẩy mạnh hoạt động xuất khẩu hàng thủ công mỹ nghệ ở phạm vi công ty. Vai trò của Nhà nước được thể hiện ở các hệ thống văn bản pháp quy có liên quan đến hoạt động xuất khẩu đều có ảnh hưởng quan trọng tới hoạt động này. Nó có thể là nhân tố quan thúc đẩy hoạc kìm hãm sự phát triển của mỗi công ty nhất là những công ty hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu. Để tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động của các công ty xuất nhập khẩu nói chung và công ty Alan nói riêng, Nhà nước cần quan tâm hỗ trợ hơn nữa bằng các biện pháp cụ thể sau: Tăng cường mức ưu đãi đầu tư cho sản xuất kinh doanh mặt hàng thủ công mỹ nghệ Với hệ thống chính sách khuyến khích, ưu đãi hiện hành thì trong sản xuất kinh doanh nội địa, các dự án sản xuất kinh doanh các mặt hàng thủ công mỹ nghệ thuộc các ngành nghề truyền thống được hưởng các mức ưu đãi cao hơn các mặt hàng thủ công mỹ nghệ khác không thuộc ngành nghề truyền thống. Nhưng trong trường hợp nến xuất khẩu đạt giá trị trên 30% giá trị hàng hóa sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp thì mức ưu đãi không có gì khác biệt giữa hàng thủ công mỹ nghệ thộc ngành nghề truyền thống và các hàng hóa xuất khẩu khác. Vì vậy đề nghị: hàng thủ công mỹ nghệ thuộc các ngành nghề truyền thống theo quy định( thộc diện khuyến khích, ưu đãi trong danh mục A). trong trường hợp có xuất khẩu trên 30% giá trị của đơn vị sản xuất kinh doanh (đây cũng là một nội dung ưu đãi trong danh mục A). Tức là đặt hai nội dung được ưu đãi trong danh mục A, thì cho hưởng mức ưu đãi cao hơn, cụ thể là cho hưởng mức ưu đãi liền kề. Ví dụ: Dự án kinh doanh mặt hàng thủ công mỹ nghệ thộc ngành nghề truyền thống (thuộc danh mục A), có sử dụng nhiều lao động, được miễn thuế thu nhập 2 năm và giảm 50% cho 4 năm tiếp theo. Nếu dự án đạt được trên 30% ( tức là đạt một nội dung khác trong danh mục A) thì được hưởng mức ưu đãi cao hơn liền kề, tức là miễn 3 năm thuế thu nhập doanh nghiệp và giảm 50% cho 5 năm tiếp theo. Tăng cường trợ cấp xuất khẩu cho các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu Có hai hình thức trợ cấp xuất khẩu đó là trợ cấp xuất khẩu trực tiếp và trợ cấp xuất khẩu gián tiếp. Trợ cấp xuất khẩu trực tiếp là việc áp dụng thuế suất ưu đãi đối với hàng xuất khẩu hoạc miễn giảm thuế đối với các nguyên vật liệu nhập khẩu để sản xuất hàng xuất khẩu, cho nhà sản xuất được hưởng giá ưu đãi đối với các yếu tố đầu vào sản xuất như vấn đề điện, nước, thông tin liên lạc. Trợ cấp xuất khẩu gián tiếp là hình thức trợ cấp của nhà nước thông qua việc nhà nước dùng ngân sách để quảng cáo các mặt hàng sản xuất trong nước tạo điều kiện thuận lợi cho giao dịch xuất khẩu hoạc nhà nước trợ giúp kỹ thuật và đào tạo chuyên gia. Đối với mặt hàng thủ công mỹ nghệ xuất khẩu, cả hai hình thức trợ cấp nói trên đều rất cần thiết. Hình thức trợ cấp xuất khẩu trực tiếp tạo điều kiện thuận lợi cho sản xuất, nâng cao chất lượng hàng xuất khẩu, giảm giá thành, nâng cao tính cạnh tranh. Hình thức trợ cấp xuất khẩu gián tiếp có tác dụng giúp các công ty xuất nhập khẩu hàng thủ công mỹ nghệ nói chung và công ty Hoàng Minh Anh nói riêng nâng cao kim ngạch xuất khẩu và mở rộng thị trường. Ngoài ra, tỷ giá hối đoái là một nhân tố quan trọng để thực hiện chiến lược hướng ngoại, đấy mạnh xuất khẩu hàng hóa. Tỷ giá hối đoái ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh của các doanh nghiệp xuất khẩu. Thực tế cho thấy trong thời gian hoạt động của công ty đã có lần phải hủy bỏ hợp đồng xuất khẩu lớn do sự biết động về tỷ giá theo hướng bất lợi cho công ty, Biến hợp đồng có hiệu quả thành hợp đồng thua lỗ. Vì vậy, để đảm bảo hiệu quả cho hoạt động kinh doanh xuất khẩu của các doanh nghiệp, nhà nước phải có biện pháp để giảm tình trạng lạm phát, ổn định giá trị của đồng nội tệ và có tỷ giá chính thức hợp lý, phù hợp với mục tiêu chung trong chiến lược phát triển đất nước. KẾT LUẬN Cùng với sự phát triển không ngừng của kinh tế cả nước, ngành XNK thủ công mỹ nghệ đã và đang triển khai thực hiện theo đường lối phát triển của Nhà nước, chuyển dịch cơ cấu một cách hợp lý và có hiệu quả nhất, nhằm cải tạo, nâng cấp và có hiệu quả nhất, nhằm cải tạo, nâng cấp và xây dựng mới cơ sở hạ tầng, nâng cao năng lực, kỹ năng chế tạo các mặt hàng có giá trị lớn trong xuất nhập khẩu, chuyển đổi từ xuất khẩu nguyên liệu sang xuất khẩu thành phẩm; từng bước tiếp cận với các thị trường khó tính nhất (như Tây, bắc Âu, Bắc Mỹ). Phát triển khoa học công nghệ, hình thành một lực lượng sản xuất có ý nghĩa quyết định đến toàn bộ sự nghiệp công nghiệp hoá và hiện đại hoá ngành sản xuất đồ gỗ mỹ nghệ, góp phần đưa sự nghiệp đổi mới đến tất cả các ngành có liên quan. Tất nhiên muốn thực hiện được các mục tiêu ngoài những cố gắng nỗ lực của ngành, một trong những yếu tố quyết định khác là sự quan tâm và ưu đãi của nhà nước cũng như sự hỗ trợ và hiệp lực tích cực của các ngành liên quan đối với công ty xuất khẩu hàng thủ công mỹ nghệ Hoàng Minh Anh. Hy vọng rằng trên cơ sở những thành tích đã đạt được trong thời gian vừa qua, công ty sẽ tiếp tục đa dạng hoá các sản phẩm cho phù hợp với từng thị trường, nâng cao chất lượng sản phẩm, hạ giá thành, tăng cường tiếp thị để tăng sức cạnh tranh của các sản phẩm chủ yếu ở các thị trường đối với các mặt hàng chủ lực có nhiều tiềm năng. Điều cuối cùng là phải phải nâng cao được hiệu quả của xuất khẩu đồ thủ công Việt Nam nói chung và công ty TNHH Mỹ Nghệ Hoàng Minh Anh nói riêng. PHẦN 2: BÁO CÁO CÔNG VIỆC THỰC HIỆN TRONG QUÁ TRÌNH THỰC TẬP Trong quá trình thực tập từ ngày 15/8/2007 đến ngày 26/10/2007 trong bộ phận nhân viên kinh doanh của phòng marketing thuộc công ty trách nhiệm hữu hạn Hoàng Minh Anh, em đã có cơ hội tìm hiểu về quá trình thực hiện hợp đồng xuất nhập khẩu của Việt Nam nói chung và công ty nói riêng. Các công việc chủ yếu trong thời gian này là: - Tìm hiểu tài liệu xuất nhập khẩu của Việt Nam, những quy định pháp luật liên quan, nhu cầu khách hàng, khả năng cạnh tranh, thu thập tài liệu về hoạt động xuất nhập khẩu của các công ty cạnh tranh khác rồi tổng hợp thành báo cáo hàng tuần. Từ đó tìm ra những cơ hội và thách thức cho công ty. - Tìm hiểu các vấn đề cơ bản của công ty như: lịch sử thành lập, cơ cấu tổ chức, giá trị văn hoá đến các yếu tố tạo nên chiến lược kinh doanh của công ty, các chương trình xúc tiến và hỗ trợ kinh doanh, so sánh với các đối thủ cạnh tranh. Từ đó nhận thức được điểm mạnh điểm yếu và đưa ra các biện pháp khắc phục khó khăn. - Hàng ngày thu thập thống kê và lập báo cáo các số liệu về các mặt hàng xuất nhập khẩu của công ty, thu thập ý kiến đánh giá, yêu cầu của các đối tác nhằm thúc đẩy hoạt động xuất khẩu của công ty trong quá trình xuất khẩu. - Tham khảo các tài liệu về các thị trường của công ty nhằm tìm hiểu thực tế hoạt động kinh doanh xuất khẩu của công ty với các đối tác. TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Giáo trình Chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp kinh doanh thương mại - PGS.TS Nguyễn Thừa Lộc - Đại học Kinh tế Quốc dân. 2. Giáo trình Marketing lý thuyết - Trường Đại học Ngoại Thương - Nhà Xuất bản Giáo dục - 2000 3. Giáo trình vận tải và bảo hiểm - Trường ĐH Ngoại thương - NXB Giáo dục 2000. 4. Quản trị Marketing Quốc tế - Philip Kotler. 5. Tài liệu nghiên cứu của công ty TNHH Hoàng Minh Anh 6. www. vnexpress.net 7.www.dantri.com 8. www.vietnamnet.vn 9. www.brewvietnam.org 10. Thời báo kinh tế MỤC LỤC