Đề tài Tài sản bằng tiền tại công ty TNHH Xây Dựng thuong mại và Dịch vụ

Lời nói mở đầu Tài sản bằng tiền là cơ sở, là tiền đề đầu tiên cho một doanh nghiệp hình thành và tồn tại, là điều kiện cơ bản để doanh nghiệp hoàn thành cũng như thực hiện quá trình sản xuất kinh doanh của mình. Trong điều kiện hiện nay pham vi hoạt động của doanh nghiệp không còn bị giới hạn ở trong nước mà đã được mở rộng, tăng cường hợp tác nhiều nước trên thế giới. Do đó quy mô kết cấu tài sản bằng tiền rất phức tạp, việc sử dụng và quản lý chúng có ảnh hưởng rất lớn tới hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Mặt khác, kế toán là công cụ để điều hành quản ký các hoạt động tính toán kinh tế và kiểm tra việc bảo vệ tài sản, sử dụng tiền vốn nhằn đảm bảo quyền chủ động trong sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Trong công tác kế toán của doanh nghiệp chia ra lam nhiều khâu, nhiều phần hành nhưng giữa chúng lại có mối quan hệ hưu cơ gắn bó tạo thành một hệ thống quản lý thực sự có hiệu quả. Thông tin kế toán là những thông tin về tính hai mặt của mỗi hiện tượng, mỗi quá trình. Mỗi thong tin thu được là kết quả của quá trình có tính hai năm: thông tin và kiểm tra. Do đó, việc tổ chức hạch toán tài sản bằng tiền là nhằm đưa ra những thông tin đầy đủ, chính xác nhất về thực trạng và cơ cấu của tài sản bằng tiền, về nguồn thu và sự chi tiêu của chúng trong quá trinh kinh doanh để nhà quản lý có thể nắm bắt được những thông tin linh tế cần thiết, đưa ra những quyết định tối ưu nhất về đầu tư, chi tiêu trong tương lai như thế nào. Bên cạnh việc kiểm tra các chứng từ, sổ sách về tình hình lưu chuyển tiền tệ, qua đó chúng ta biết được hiệu quả kinh tế của đơn vị mình. Thực tế ở nước ta trong thời gian qua cho thấy ở các doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp nhà nước , hiệu quả sủ dụng tài sản bằng tiền còn rất thấp, chưa kịp khai thác hiệu quả tiềm năng sử dụng chúng trong nền kinh tế thị trường để phục vị sản xuất kinh doanh, công tác hạch toán bị buông lỏng kéo dài. Xuất phát từ những vấn đề trên và thông qua một thời gian thực tập em xin chọn đề tài sau để đi sâu và nghiên cứu và viết báo cáo: “ Hạch toán kế toán tài sản bằng tiền tại công ty TNHH Xây Dựng Thương Mại và Dịch Vụ Minh Chiến. Với thời gian thực tập có hạn và số liệu thực tế chưa nhiều, đặc biệt là kinh nghiệm phân tích đánh giá của em chưa được sâu sắc. Vì vậy trong báo cáo không thể tránh khỏi những sai lầm thiếu sót, kính mong các thầy cô giáo và nhà trường, đặc biệt là thầy Đồng Văn Nam góp ý sửa chữa để em hoàn thành công việc một cách tốt đẹp hơn. Nhân dịp này em xin bày tỏ lời cảm ơn chân thành tới ban lãnh đạo Công ty TNHH Xây Dựng Thương Mại và Dịch Vụ Minh Chiến đã tạo điều kiện và giúp đỡ em trong thời gian thực tập tại công ty. Em cũng xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới các bác, các cô, các chú, các anh chị trong Công ty TNHH Xây Dựng Thương Mại và Dịch Vụ Minh Chiến đã nhiệt tình giúp đỡ về mặt thực tiễn và cung cấp cho em những tài liệu quan trọng làm cơ sở nghiên cưú chuyên đề ,giúp em hoàn thành báo cáo này. Phụ Lục Trang Lời mở đầu 1 Chương I: Quá trình hình thành và phát triển của công ty TNHH XD TM và DV Minh Chiến 4 1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty 4 1.1.1. Quá trình hình thành của công ty 4 1.1.2. Sự phát triển của công ty 5 1.2. Cơ cấu bộ máy quản lý kinh doanh 6 1.3. Môi trường kinh doanh của công ty 8 1.4. Tổ chức ké toán tại công ty 8 1.5. Tình hình luân chuyển chứng từ bang tiền trong công ty 9 1.6. Đặc điểm thu chi vốn bằng tiền tại công ty 10 Chương II: Thực trạng công tác kế toán bằng tiền của công ty TNHH XD TM và DV Minh Chiến 11 1.1 Nội dung phản ánh các khoản vốn bằng tiền 11 1.1.1. Kế toán bằng tiền mặt 11 1.1.2. Kế toán bằng tiền gửi Ngân hang 14 1.2. Đối chiếu và điều chỉnh sổ sách 15 1.2.1. Đối chiếu kiểm tra và điều chỉnh nghiệp vụ phát sinh tiềm mặt tại quỹ 16 1.2.2. Đối chiếu, kiểm tra và điều chỉnh nghiệp vụ phát sinh TGNH 19 Một số ký hiệu và từ viết tắt DN: Doanh nghiệp TNHH: Trách nhiêm hữu hạn XD,TM, DV: Xây dựng, thương mại, dịch vụ TGNH: Tiền gửi Ngân hàng Chương I: Quá trình hình thành và phát triển của công ty TNHH Xây Dựng Thương Mại và Dịch Vụ Minh Chiến. 1.1. Quá trình hinhg thành và phát triển của công ty. 1.1.1. Quá trình hình thành của công ty. Tên công ty: Công ty TNHH Xây Dựng Thương Mại và Dịch Vụ Minh Chiến Ngày thành lập: ngày 02/ tháng 10 năm 2008. Địa chỉ: Cao Sơn – Tiên Phương – Chương Mỹ – Hà Nội. Điện thoại: 0467576995 Fax: 0467576995 Vốn điều lệ: 2.000.000.000 đồng Ngành nghề kinh doanh cảu công ty là mua bán vật liệu xây dựng chủ yếu là kinh doanh hai loại mặt hàng là Cát vàng, Cát đen và vận chuyển vật liệu đến công trình. Trải qua quá trình xây dựng, phấn đấu và trưởng thành công ty đã gặp không ít những khó khăn, biến động thử thách như sự cạnh tranh của các yếu tố bên ngoài, cơ chế quản lú kinh tế mới… Song bên cạnh đó cùng với sự cố gắng nỗ lực của toàn thể cán bộ công nhân viên trong toàn công ty đã giúp công ty vượt qua được những khó khăn này. Mặc dù gặp nhiều khó khăn nhưng công ty vẫn đứng vững và phát triển đặc biệt là đời sống của công nhân viên ngày càng được cải thiện. Đồng thời, công ty luôn luôn hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế với Nhà nước. 1.1.2. Sự phát triển của công ty. Với đặc thù là công ty thương mại phục vụ cho thi trường đông đân mạng lưới kinh doanh rộng khắp trên địa bàn thành phố Hà Nội từ khi mới thành lập, công ty đã có những thành quả cao. Chỉ tiêu Năm 2009 Quý 3 năm 2010 Chênh lệch Số tiền % chênh lệch Doanh thu 4.400.204.500 5.679.326.000 1.279.121.500 29,06 Tổng chi phí 3.926.785.000 4.865.962.000 939.177.000 23,9 LN trước thuế 473.719.500 813.364.000 339.944.500 71,8 CP thuế TNDN 132.557.460 227.741.920 95.184.460 71,8 LN sau thuế 340.862.040 585.622.080 244.760.040 71,8 Thành quả của công ty trong thời gian gần đay nhất: Bảng: thành quả của công ty trong thời gian gần nhất 1.2. Cơ cấu bộ máy quản lý kinh doanh của công ty. Doanh nghiệp thương mại là DN chuyên lam nhiêm vụ lưu thông hàng hóa¸vừa là người mua hàng, vừa là người bán hàng. Để thực hiên tốt và có hiệu quả nhiệm vụ của một doanh nghiệp thương mại là phải tổ chức bộ máy quản lý trên cơ sở hiệu quả và tiết kiệm nhất. Công ty TNHH vận tải và thương mại Vân Sơn là một đơn vị hạch toán độc lập. Do đó công ty đã tổ chức một bộ máy quản lý trên cơ sở tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả kinh tế thúc đẩy kinh doanh phát triển tạo điều kiện cho DN tồn tại. a. Sơ đồ bộ máy quản lý của công ty. Đứng đầu công ty là hội đồng quant trị - bộ phận quản lý cao nhất và quản lý chung mọi mặt hoạt động của công ty, sau đó đến giám đốc và các phòng ban chức năng. Ÿ hình 2.1. Sơ đồ bộ máy quản ký công ty. Hội đồng quản trị Giám đốc Phòng kinh doanh Phong kế hoạch Phòng kế toán Phòng tổ chức hành chính Các phòng ban Phó giám đốc b. Chức năng, nhiêm vụ của từng bộ phận. - Hội đồng quản trị: là người đứng đầu công ty, có trách nhiêm giám sát tất cả các hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Đồng thời là người chịu trách nhiêm cao nhất trước công ty. - Giám đốc: là người chịu trách nhiệm với nhà nước và tập thể cán bộ công nhân biên trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh trên cơ sở chấp hành đúng chủ trương, chính sách và pháp luật của nhà nước. Giúp việc cho giám đốc là các phó giám đốc cùng với phòng ban và các đội sản xuất: - Phó giám đốc: là người giúp việc cho giám đốc, chịu trách nhiêm trước giám đốc về công việc được giao trực tiếp tổ chức lãnh đạo các phòng ban chức năng về phần việc có liên quan đến trách nhiệm của mình. Phong kế toán: Công tác kế toán được tổ chức chặt chẽ, khoa học, công ty tổ chức kế toán theo hinh thức tập trung, mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh được phòng kế toán thu thập, xử lý, tổng hợp và lập báo cáo đúng niên độ kế toán nhằm phản ánh đầy đủ, số liệu chính xác, kịp thời trong phát sinh của quá trình sản xuất kinh doanh, mở sổ theo dõi chặt chẽ từng loại TSCĐ, vốn lưu động, vốn cố định và các nguồn vốn khác. - Phòng tổ chức hành chính: Có trách nhiệm quản lý lao động tiền lương, điều động tiếp nhận, xây dựng định mức lao động và công tác bảo vệ quyền lợi cho người lao động, công tác quản lý hành chính, giao dịch giấy tờ, giám sát thuwcjk hiện nội quy, quy chế của công ty. - Phòng kinh doanh: Có nhiêm vụ ký kết các hợp đồng và tiêu thụ sản phẩm, xây dựng kế hoạch tiêu thụ sản phẩm, tìm kiếm thị trường, nghiên cứu sản phẩm và chiến lược kinh doanh của đối thủ cạnh tranh, cập nhật thông tin. 1.3. Môi trường kinh doanh của công ty. Công ty TNHH Xây Dựng Thương Mại và Dịch Vụ Minh Chiến là một doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực thương mại từ nhiều năm nay, công ty luôn đứng vững trên thị trường, là một DN quan trọng trong lĩnh vực kinh doanh thương mại của Huyện Chương Mỹ, mọi quyền lợi của mỗi đều gắn liền với sự phát triển của công ty. Do vậy bộ máy lãnh đạo của công ty luôn quan tâm đén việc nâng cao hiệu quả kinh doanh, việc phân phối lợi nhuận và điều lệ của công ty luôn quan tâm, khuyến khích và có chế độ đãi ngộ kịp thời đối với cán bộ công nhân viên. Là một công ty Công ty TNHH XD TM và DV Minh Chiến, công ty là một DN kinh doanh thương mại luôn đứng vững trên thị trường trong nhiều năm qua. Khách hàng của công ty là các cơ quan, xí nghiệp, nông trường, trang trại, đóng trên địa bàn, các đơn vị bộ đội, CBCNV và nhân dân. Các mặt hàng mà công ty khai thác, kinh doanh đều được chọn lựa, nghiên cứu phù hợp với thị trường để xác định chính sách kinh doanh hợp lý. Là một DN thương mại nên công ty luôn là cầu nối giữa sản xuất và tiêu dùng.Công ty vừa có nhiệm vụ mua hàng, vừa có nhiệm vụ bán hàng. Do vậy công ty xác định rõ các thông tin về các DN, công ty sản xuất, các nhu cầu kinh doanh về số lượng, chất lượng, giá cả, chính sách bán hàng và khả năng cung cấp hàng hoá của công ty đó. Thông qua đó công ty xác định rõ đặc điểm của từng nguồn hàng, lựa chọn các nhà cung cấp hàng hoá tốt nhất về chất lượng,có uy tín, giao hàng với độ tin cậy cao và giá thành hợp lý. 1.4. Tổ chức kế toán tại công ty. Ÿ hình 4.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của bộ máy kế toán công ty. Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng Thủ quỹ Kế toán vật tư, TSCĐ và tiền Kế toán bán hàng và thanh toán Kế toán tính giá thành Kế toán trưởng: là người được bổ nhiệm đứng đàu bộ máy kế toán, là người chỉ đạo và tham mưu chính cho lãnh đạo về tài chính và các chiến lược tài chính, kế toán cho doanh nghiệp. kế toán trưởng là người hướng dẫn chỉ đạo, kiểm tra, ddiieuf chỉnh những công việc mà các kế toán viên đã lam sao cho phù hợp nhất. Kế toán tổng hợp: Thường xuyên đôn đốc, đối chiếu sổ sách kế toán với các kế toán viên khác thep từng lỳ kế toán đã quy định. Kiểm tra và lưu trữ toàn bộ chứng từ, hồ sơ thanh toán, sổ sách kế toán tài chính của đơn vị theo quy định hiện hành. Kế toán viên: Cập nhật các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hằng ngày phản ánh thong qua số lượng, giá trị hiện có và tình hình biến động vật tư, hang hóa, nguyên giá và giá trị hao mòn TSCĐ hiện có và tình hình biến động của TSCĐ. Định kỳ, đối chiếu sổ sách, chứng từ với kế toán tổng hợp. Thủ quỹ: Phản ánh số hiệu có và tình hình biến động các loại vốn bằng tiền của công ty gồm tiền mặt, ngoại tệ và các chứng từ có giá trị tại quỹ của đơn vị. Chịu trách nhiệm bảo quản tốt và an toàn tiền mặt tại quỹ của đơn vị. Thường xuyên đói chiếu với các kế toán khác để xá định chính xác số tiền dư tiền mặt tại quỹ của đơn vị. Thực hiện đầy đủ các sổ sách kế toán liên quan theo đúng quy định hiện hành. Tiến hành thu chi tại doanh nghiệp, hàng tháng cân đối vào các khoản thu chi vào cuối ngày, theo dõi tài sản cố định, phản ánh tình hình tăng giảm TSCĐ trên cơ sở nguyên giá TSCĐ hiện có của Công ty và tỷ lệ trích khấu hao đã được cục quản lý vốn và tài sản của thành phố Hà Nội phê duyệt. Do tình hình kinh doanh mang tính chất phân tán, để tạo sự năng động trong điều hành sản xuất, công ty đã quản lý và cung cấp một số chất chủ yếu cho các cửa hàng , đồng thời đảm bảo đầy đủ nhu cầu về tài chính cho công ty. Các cửa hàng tự quyết định phương án bán hàng, tổ chức bán hàng theo kế hoạch đề ra. Mọi chứng từ thu chi tài chính đều phải đơợc thống kê giao cho phòng kế toán tài vụ công ty để hạch toán chung toàn công ty. 1.5. Tình hình luân chuyển chứng từ trong công ty: Chứng từ kế toán vốn bằng tiền là cơ sở để thu nhập thông tin đầy đủ và chính xác về sự biến động của các loại vốn bằng tiền trong công ty, là căn cứ để ghi sổ kế toán. Quá trình luân chuyển chứng từ trong công ty bao gồm các khâu sau: * Chứng từ phát sinh trơớc khi đến phòng kế toán gồm: +Phiếu thu +Phiếu chi + Thông tin kèm hợp đồng, biên bản thanh lý, thanh toán + Giấy đề nghị tạm ứng + Các văn bản đã được duyệt về chi trả, thanh toán khác kèm các chứng từ hoá đơn liên quan. ....................... Kiểm tra và thực hiện phần hành : Phó phòng kế toán sau khi nhận được các chứng từ trên sẽ tiến hành kiểm tra chứng từ và giao cho kết toán chi tiết phần hành vốn bằng tiền. Căn cứ vào chứng từ này kế toán phần hành lập phiếu thu, phiếu chi ... rồi trình lên kế toán trưởng kiểm tra sau đó trình lên cấp trên ký duyệt. Kế toán phần hành chịu trách nhiệm cập nhật số liệu vào các sổ kế toán chi tiết rồi bàn giao lại sổ chi tiết cho kế toán tổng hợp. Cuối tháng kế toán tổng hợp lập các chứng từ ghi sổ và đăng ký chứng từ và sử dụng nó làm căn cứ vào sổ cái rồi trình tài liệu này cho trưởng phòng ký duyệt. * Tập hợp, lưu trữ chứng từ: Các chứng từ gốc sau khi được dùng làm căn cứ để lập sổ đăng ký chứng từ và sổ kế toán chi tiết sẽ được lưu một bản trong bảng tổng hợp chứng từ gốc, một bản khác được đóng lại thành quyển và lưu giữ kèm với sổ kế toán chi tiết. Các chứng từ này được bảo quản, lưu trữ. Khi hết thời hạn lưu trữ sẽ được bộ phận lưu trữ đưa ra huỷ. 1.6. Đặc điểm thu chi vốn bằng tiền tại Công ty TNHH Xây Dựng Thương Mại và Dịch Vụ Minh Chiến Để tiến hành sản xuất và kinh doanh, Công ty luôn phải có vốn nhất định. Ngoài vốn cố định Công ty còn phải có một số vốn lưu động đủ để tiến hành sản xuất kinh doanh. Trong vốn lưu động thì vốn bằng tiền là rất quan trọng. Bởi vốn bằng tiền có thể sử dụng trực tiếp để chi trả những khoản mua sắm, hay để trả lương cho cán bộ công nhân viên và các khoản chi phí khác bằng tiền. Vốn bằng tiền hiện có của Công ty bao gồm: Tiền mặt tại quỹ, tiền gửi tại ngân hàng, kho bạc. Kế toán phải mở sổ chi tiết để theo dõi các khoản tiền này. Chương II: Thực trạng công tác kế toán bằng tiền của công ty TNHH Xây Dựng Thương Mại và Dịch Vụ Minh Chiến. 1.1 Nội dung phản ánh các khoản vốn bằng tiền. 1.1.1 Kế toán tiền mặt. Hình thức hạch toán chứng từ ghi sổ:Căn cứ vào các chứng từ thu, chi để lập chứng từ ghi sổ.Chứng từ ghi sổ sau khi lập xong được ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ để lấy số hiệu sau đó căn cứ và chứng tơh ghi sổ để ghi vào sổ cái. Số liệu từ các chứng từ thu, chi cũng được dùng để ghi vào các sổ quỹ và sổ kế toán chi tiết. Trong năm 2010 đã hoàn thành nhiều kế hoạch bán hàng đề ra làm doanh thu cao quỹ tiền mặt của Công ty tăng. Để phục vụ cho các cửa hàng được tốt hơn Công ty đã chi một số tiền tương đối lớn Công ty chi tiền mua vật tư, công cụ dụng cụ, nâng cấp các thiết bị dụng cụ cho việc bán hàng được tốt hơn, Công ty cũng đã nhượng bán một số tài sản mà Công ty không sử dụng nữa, căn cứ vào các chứng từ gốc kế toán lập các định khoản làm tăng lượng tiền mặt của Công ty trong tháng 10 (Trích một số nghiệp vụ) - Ngày 7/10 Công ty nhượng bán máy phôtô trị giá 10.543.720 đồng bao gồm cả thuế GTGT 10%. Khách hàng đả thanh toán bằng tiên mặt. Nợ TK 111 : 10.543.720đ Có TK 333 : 985.520đ Có TK 711 : 9.585.200đ - Ngày 11/10 Xuất bán cho Công ty đầu tư hạ tầng và đô thị VIGLACERA 342 m3 khối lượng Bây và Cát Vàng với tổng giá thanh toán cả thuế là 75.784.750đ Nợ TK111 : 75.784.750đ Có TK511: 31.622.500đ Có TK333: 3.162.250đ - Ngày 15/10 Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt với số tiền là 670.000.000 đồng Nợ TK 111 : 670.000.000đ Có TK 112 : 670.000.000đ - Ngày 16/10 Công ty TNHH XD và KDVL Tổng hợp Hồng Mai thanh toán số nợ kỳ trước bằng tiền mặt 330.000.000đ Nợ TK111: 330.000.000đ Có TK131: 330.000.000đ - Ngày 22/10 Chị Trần Thị Loan thanh toán số tiền thừa tạm ứng là 3.245.000đ Nợ TK111: 3.245.000đ Có TK141: 3.245.000đ - Ngày 28/10 Công ty nhận báo cáo doanh thu bán vật liệu. Nợ TK 111 : 361.900.000đ Có TK 511 : 329.000.000đ Có TK 333 : 32.900.000đ * Ngoài ra các nghiệp vụ phát sinh làm giảm quỹ tiền mặt của công ty . - Ngày 5/10 mua dầu dieesel của công ty xăng dầu khu vực I Nợ TK 156 : 86.941.100đ Nợ TK 133 : 8.694.110đ Có TK 111 : 95.635.210đ -Ngày 7/10 Tạm ứng cho anh Bùi Thanh Tâm số tiền 10.000.000đ Nợ TK 141: 10.000.000đ Có TK 111: 10.000.000đ -Ngày 10/10 Công ty mua một máy vi tính trị giá 7.218.750đồng bao gồm cả thuế GTGT 10%. Công ty đã thanh toán bằng tiền mặt. Nợ TK 211 : 6.562.500đ Nợ TK 133 : 565.250đ Có TK 111: 7.218.750đ - Ngày 12/10 Công ty thanh toán nợ kỳ trước cho tổng công ty xăng dầu Việt Nam. Tổng số thanh toán là 315.769.000đồng Nợ TK 331 : 315.769.000đ Có TK 111: 315.769.000đ - Ngày 17/10 Thuê sửa chữa sân sau nhà kho số tiền phải trả 5.100.000 bao gồ thuế GTGT 10% công ty đã thanh toán bằng tiền mặt Nợ TK 241: 4.100.000đ Nợ TK 133: 410.000đ Có TK 111 : 5.100.000đ -Ngày 25/10 Rút tiền mặt gửi ngân hàng số tiền là 150.000.000đ Nợ TK112: 150.000.000đ Có TK111: 150.000.000đ - Ngày 28/10 Nhận được hoá đơn tiền điện của công ty điện lực số tiền phải thanh toán là 3.740.000đ Nợ TK 641: 400.000 Đồng Nợ TK 642: 3.000.000đồng Nợ TK 133 : 340.000đ Có TK 111 : 3.740.000đ 1.1.2. Kế toán tiền gửi ngân hàng Hàng ngày kế toán tập hợp giấy đề nghị tạm ứng, uỷ nhiệm chi, giấy báo nợ, báo có, chứng từ ghi sổ, bảng kê chứng từ sổ cái, các chứng từ gốc Các nghiệp vụ phát sinh trong tháng. *Trích một số nghiệp vụ làm giảm TGNH - Ngày 5/10 rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt Nợ TK 111 : 670.000.000đ Có TK 112 : 670.000.000đ - Ngày 10/10 trả tiền mua nguyên vật liệu tháng trơớc Nợ TK 152 : 15.960.000đ Có TK 112 : 15.960.000đ - Ngày 11/10 chi trả tạm ứng bằng tiền gửi ngân hàng. Nợ TK 141 : 12.000.000 đồng Có TK 112 : 12.000.000đồng Các nghiệp vụ làm tăng tiền gửi ngân hàng của Công ty. *Trích một số nghiệp vụ phát sinh trong kỳ làm tăng TGNH : -Ngày 12/10 Công ty cổ phần - XD Thuỷ Lợi II Thanh toán nợ kỳ trước bằng TGNH với số tiền là 48.789.000. Nợ TK112: 48.789.000 Có TK 131: 48.789.000 -Ngày15/10 Công ty bán 18m3 cho Công ty TNHH Phong Mai. Tổng số tiền phải thu là 53.112.125 (bao gồm cả thuế GTGT). Khách hàng đã thanh toán bằng TGNH. Nợ TK112: 53.112.125 Có TK511: 48.283.750 Có TK333: 4.828.375 - Ngày 21/10 Thu từ quỹ ký cược ngắn hạn Nợ TK 112 : 16.000.000đ Có TK 144 : 16.000.000đ -Ngày 26/10 Rút quỹ tiền mặt đem gửi ngân hàng với số tiền là 250.000.000. Nợ TK 112: 250.000.000 Có TK 111: 250.000.00 - Ngày 29/10 Thu lợi tiền gửi qua ngân hàng Nợ TK 112 : 18.500.000đ Có TK 711 : 18.500.000đ 1.2. Đối chiếu và điều chỉnh sổ sách. Toàn bộ hệ thống sổ sách, báo cáo kế toán của công ty sau khi đơợc lập và hoàn chỉch, đều đơợc lơu trữ trong máy vi tính, nhờ vậy đã giảm bớt số lơợng sổ sách cần lơu trữ cũng nhơ tạo điều kiện hết sức thuận lợi cho việc tìm kiếm, đối chiếu, kiểm tra, điều chỉnh sổ sách. Theo định kỳ hàng tháng, kế toán chi tiết vốn bằng tiền tiến hành in sổ cho từng tài khoản để chuyển cho phó phòng kế toán, kế toán tổng hợp và các bộ phận có liên quan đối chiếu và lập các báo cáo kế toán cần thiết phục vụ cho nhu cầu quản lý . 1.2.1. Đối chiếu, kiển tra và điều chỉnh nghiệp vụ phát sinh tiền mặt tại quỹ. Việc quản lý tiền mặt tại két bạc càng tốt thì càng hạn chế đơợc sự mất mát thiếu hụt, chênh lệch với sổ sách. Song, cho dù thủ quỹ có cẩn thận thế nào chăng nữa thì việc thừa hay thiếu tiền mặt vẫn có thể xảy ra. Những nguyên nhân dẫn đến sự chênh lệch tiền mặt giữa sách và thực tế là: - Khi nhận hoặc chi tiền, thông thường số lượng tiền phát sinh rất nhiều, thủ quỹ không kiểm soát được một cách chặt chẽ số lượng tiền mà mình đã nhận hoặc đã chi như: Không đếm hết được hoặc không kiểm soát được số nghiệp vụ phát sinh do có sự chênh lệch rất ít qua mỗi nghiệp vụ mà số phát sinh lại quá nhiều. - Do những nguyên nhân về mặt kỹ thuật nhơ máy đếm tiền, có thể bị trục trặc hoặc không phân biệt đơợc những tờ tiền khác chủng loại. - Do kế toán chi tiết vốn bằng tiền không phản ánh hết tất cả các nghiệp vụ phát sinh trong ngày, hoặc cũng do bị nhầm lẫn số liệu khi phản ánh một nghiệp vụ phát sinh nào đó mà chơa phát hiện đơợc kịp thời. Chính vì vậy viêc kiểm tra, đối chiếu số tiền thực tế còn tồn quỹ và trên sổ sách giữa hai bên nhân viên kế toán và thủ quỹ là hết sức cần thiết. Có như vậy mới có khả năng phát hiện kịp thời những chênh lệch sai sót có thể xảy ra. Khi xảy ra tình trạng chênh lệch nhân viên kế toán phải kiểm tra lại số phát sinh của từng nghiệp vụ trên sổ sách của mình trong kỳ, sau đó hai bên đối chiếu với nhau để đi đến một sự thống nhất. Khi đó tuỳ vào sự sai lệch ở khâu nào, của ai thì người đó có trách nhiệm điều chỉnh lại trên sổ sách của mình. Nếu sai sót thuộc về thủ quỹ thì thủ quỹ phải điều chỉnh lại số liệu trên sổ quỹ cho đúng với thực tế. Nếu sai sót thuộc về nhân viên kế toán thì nhân viên đó phải điều chỉnh lại số liệu trên sổ kế toán chi tiết, chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ tương ứng để máy điều chỉnh lại số liệu trên các sổ kế toán mà máy đã tự động trích ra. Nếu có các chứng từ, sổ sách mà nhân viên kế toán đã chuyển đi nơi khác thì tiến hành lập biên bản, lập chứng từ ghi sổ mới, đăng ký chứng từ ghi sổ mới điều chỉnh lại sổ cũ. Trường hợp hai bên sổ sách cùng thống nhất số liệu với nhau nhưng vẫn chênh lệch với số tiền thực tế còn tồn quỹ khi kiểm kê, thì hai bên lập biên bản với số chênh lệch đó và nhân viên kế toán sẽ có trách nhiệm phản ánh số chênh lệch này vào sổ kế toán. Nếu chênh lệch thực tế tăng so với sổ sách kế toán ghi : Nợ TK : 1111 Có TK : 3381 Nếu chênh lệch thực tế giảm so với sổ sách, kế toán ghi: Nợ TK : 1381 Có TK : 1111 Sau đó sẽ trình lên cấp trên để tìm ra nguyên nhân và biện pháp giải quyết. Trường hợp sổ sách của kế toán và thủ quỹ đã thống nhất với nhau về số liệu cùng với thực tế còn tồn ở két bạc, để đảm bảo kế toán và thủ quỹ cần xem xét lại các nghiệp vụ phát sinh trong kỳ để có thể tìm thấy những sai sót chênh lệch đáng tiếc. Khi phát hiện chênh lệch giữa sổ sách phản ánh và thực tế phát sinh mà trên sổ sách và thực tế tồn quỹ đồng nhất, kế toán điều chỉnh lại các nghiệp vụ đã ghi sổ đồng thời phản ánh số chênh lệch đó như trên (tuỳ vào từng trường hợp cụ thể). 1.2.2. Đối chiếu, kiểm tra và điều chỉnh nghiệp vụ phát sinh TGNH. Việc kiểm tra, đối chiếu và điều chỉnh trên tài khoản TGNH nhằm đảm bảo sự thống nhất số tiền đã phát sinh và hiện còn dư tại tài khoản tiền gửi giữa sổ sách của NH và sổ sách của nhân viên kế toán công ty. Thông thường mỗi khi nhận được giấy báo của NH về nghiệp vụ phát sinh trên tài khoản TGNH của công ty, nhân viên kế toán sẽ đối chiếu các chứng từ, sổ sách của mình với sổ sách của NH về số phát sinh, số dư của tài khoản. Do cả hai bên cùng quản lý những số liệu phát sinh trên một tài khoản duy nhất thông qua hệ thống sổ sách khác nhau nên cả hai đều cố gắng không để tình trạng chênh lệch xảy ra và thực tế ở công ty vẫn chưa xảy ra tình trạng này. Tuy nhiên dù rất cẩn thận trong công tác hạch toán cũng như việc ghi sổ và hệ thống kiểm soát rất có hiệu quả ở NH và ở đơn vị mở tài khoản, song khi công việc và nghiệp vụ phát sinh nhiều thì tình trạng nhầm lẫn vẫn có thể xảy ra. Khi có sự chênh lệch, dù cho là do nguyên nhân gì, phát sinh ở khâu nào thì cả hai bên cũng cần có sự đối chiếu, kiểm tra sổ sách để tiến tới thống nhất về số phát sinh cũng như số dư thực tế của đơn vị, từ đó có thể điều chỉnh kịp thời sổ sách của mỗi bên. Nếu chưa kịp thời tìm ra nguyên nhân dẫn đến sự chênh lệch đó mà kỳ quyết toán đã đến thì nhân viên kế toán phải tạm thời căn cứ theo số liệu của NH để phản ánh vào TK 112. Số chênh lệch sẽ được phản ánh như sau: Nếu sổ sách của nhân viên kế toán phản ánh thừa so với sổ sách NH, kế toán ghi: Nợ TK 1381 Có TK 112 Nếu sổ sách kế toán thiếu so với sổ sách của NH, kế toán ghi: Nợ TK112 Có TK 3381 Sang kỳ sau kế toán phải tiếp tục tìm nguyên nhân của sự chênh lệch đó và kiến nghị những biện pháp điều hoà chênh lệch giữa hai hệ thống sổ sách với cấp trên. Kết luận Qua thời gian thực tập, kết hợp với nghiên cứu lý luận và thực tiễn, em nhận thấy công tác kế toán tài sản bằng tiền vừa mang tính lý luận vừa mang tính thực tế cao. Để kế toán phát huy được vai trò của mình trong quản lý kinh tế thông qua việc phản ánh với giám đốc một cách chăt chẽ, toàn vẹn tài sản tiền vốn của công ty ở mọi khâu của quá trình tái sản xuất nhằm cung cấp các thông tin chính xác và hợp lý phục vụ cho việc lãnh đạo hoạt động sản xuất kinh doanh. Do đó việc hoàn thiện công tác kế toán của công ty là một tất yếu, nhất là trong quá trình chuyển đổi nền kinh tế sang cơ chế thị trơờng có sự quản lý của Nhà nước. Tài sản bằng tiền đã trở thành vấn đề quan tâm hàng đầu đối với mọi doanh nghiệp cũng nhơ các nhà quản lý thì việc hạch toán tài sản bằng tiền đòi hỏi cũng phải được kiện toàn. Do hạn chế về hiểu biết lý luận và thực tiễn, hơn nữa thời gian thực tập tại công ty có hạn nên trong quá trình nghiên cứu và trình bày bài viết này không tránh khỏi sai sót và hạn chế. Em rất mong có được sự đóng góp và giúp đỡ của các thầy cô cùng cán bộ phòng kế toán Công ty TNHH Xây Dựng Thương Mại và Dịch Vụ Minh Chiến. Em xin chân thành cảm ơn Thầy Đồng Văn Nam và các cô chú trong Công ty đã tận tình giúp đỡ em hoàn thành báo cáo thực tập này.