Đề tài Thay đổi tổ chức

Đề tài: Thay đổi tổ chức Môn học: Quản trị thay đổi  Phan Thị Mỹ Hằng 4 Nguyễn Thế Hưng Phạm Bảo Trân Trần Thị Hà Phương 1 2 3 Đội “Innovation” Huỳnh Thị Yến Trinh Trần Minh Trí 6 5 * Mục tiêu * Phần này được thiết kế nhằm giúp các bạn: Hiểu rõ về “tổ chức” thông qua 4 ẩn dụ của Morgan. Ứng dụng mô hình Lewin, Bullock & Batten, Kotter để thay đổi tổ chức. * 1. Những ẩn dụ về “tổ chức” 4 ẩn dụ thường được các nhà lãnh đạo, các học giả sử dụng: Tổ chức Cỗ máy Dòng chảy Sự biến hóa Hệ thống chính trị Cơ thể sống * * Với cách nhìn nhận tổ chức như một cỗ máy, có thể đưa ra một số nhận định: Mỗi nhân viên chỉ nên có 1 quản lý trực tiếp. Nhân viên phải được phân chia vai trò cụ thể. Mỗi nhân viên phải được quản lý theo mục tiêu. Tất cả các thành viên trong đội phải cùng nỗ lực để mang đến thành công cho đội. 1.1 “Tổ chức” như một cỗ máy * Từ những nhận định trên, có thể đưa ra một số giả định về thay đổi tổ chức: Tổ chức có thể được thay đổi cho tới khi đạt được sự đồng thuận của các vị trí có thẩm quyền. Kháng lực xảy ra là tất yếu, quan trọng là chúng ta phải kiểm soát chúng. Thay đổi có thể được thực hiện tốt nếu được lên kế hoạch tốt và được kiểm soát tốt. “Tổ chức” như một cỗ máy (tt) * Mỗi nhân viên là một phần trong hệ thống chính trị. Phải tạo dựng sự ủng hộ trong tổ chức nếu muốn thay đổi tổ chức. Xác định người có quyền lực trong tổ chức và những người thân tín của họ. Các quyết định quan trọng nhất trong một tổ chức tập trung vào việc phân bổ nguồn lực; ai đạt được nó, và đạt được bằng cách nào (thông qua thương lượng, đàm phán, cạnh tranh). 1.2 “Tổ chức” như một hệ thống chính trị Với cách nhìn nhận tổ chức như một hệ thống chính trị, có thể đưa ra một số nhận định: Sự thay đổi sẽ không hiệu quả trừ khi nó được ủng hộ bởi những người có quyền lực thực sự trong tổ chức. Tìm kiếm sự ủng hộ cho tiến trình thay đổi càng rộng càng tốt. Chiến lược tích cực bao gồm tạo nên nhiều liên minh mới và tạo nên sự thỏa hiệp giữa các liên minh. “Tổ chức” như một hệ thống chính trị (tt) Từ những nhận định trên, có thể đưa ra một số giả định về thay đổi tổ chức: * Không có cách tối ưu để thiết kế hay quản lý một tổ chức. Khả năng thích nghi giữa cơ thể với môi trường bên ngoài là chìa khóa thành công của tổ chức. Cân bằng giữa nhu cầu của cá nhân, nhóm và tổ chức. 1.3 “Tổ chức” như một cơ thể sống Với cách nhìn nhận tổ chức như một cơ thể sống, có thể đưa ra một số nhận định: Những thay đổi được thực hiện chỉ để đáp ứng với những thay đổi của môi trường bên ngoài (thay vì tập trung vào bên trong). Cá nhân và nhóm cần phải nhận thức được sự cần thiết phải thay đổi để thích ứng. Tổ chức có thể được thiết kế, vận hành theo hướng thích nghi với sự thay đổi của môi trường. Sự tham gia và tinh thần hợp tác là yếu tố cần thiết mang lại sự thành công trong quá trình thay đổi tổ chức. “Tổ chức” như một cơ thể sống (tt) Từ những nhận định trên, có thể đưa ra một số giả định về thay đổi tổ chức: * Trật tự có thể được sắp xếp một cách tự nhiên thông qua quá trình vận động hỗn độn. Các tổ chức có khả năng tự nhiên để tự làm mới mình. Vòng đời của tổ chức không bị chi phối bởi các quy luật nhân quả. Xung đột là động lực quan trọng để nảy ra các phương thức mới giúp giải quyết vấn đề. 1.4 “Tổ chức” như một dòng chảy và sự biến hóa Với cách nhìn nhận tổ chức như một dòng chảy và sự biến hóa, có thể đưa ra một số nhận định: * Sự thay đổi không thể quản lý được. Nó tự xuất hiện. Nhà lãnh đạo không đứng ngoài hệ thống mà họ là một phần của hệ thống. Căng thẳng và xung đột là một yếu tố quan trọng thúc đẩy sự thay đổi. “Tổ chức” như một dòng chảy và sự biến hóa (tt) Từ những nhận định trên, có thể đưa ra một số giả định về thay đổi tổ chức: 2. Mô hình và phương pháp thay đổi tổ chức * Một số mô hình và các phép ẩn dụ được sử dụng trong mô hình: Mô hình và phương pháp thay đổi tổ chức (tt) Một số mô hình và các phép ẩn dụ được sử dụng trong mô hình: * Kurt Lewin (1951) đưa ra ý tưởng thay đổi tổ chức từ quan điểm về phép ẩn dụ cỗ máy và cơ thể sống: 2.1 Mô hình 3 bước của Lewin Hành động Bắt đầu thay đổi Lôi kéo mọi người cùng tham gia Phá vỡ Thay đổi Ổn định Kiểm tra hiện trạng Thúc đẩy, hướng mọi người đến sự thay đổi Giảm sự chống đối Tạo nên sự ổn định Thiết lập phương pháp mới Khen thưởng, động viên Ưu, nhược điểm của mô hình Lewin: Mô hình 3 bước của Lewin (tt) Mô hình của Lewin cho phép các chuyên gia tiếp cận, thảo luận với những bộ phận có nhu cầu thay đổi. Giúp các nhà quản lý nhanh chóng xác định các bước tiếp theo trong quá trình thay đổi. Ưu điểm Nhược điểm Được sử dụng như một công cụ để lập kế hoạch hơn là một qui trình để phát triển tổ chức. Hướng tiếp cận này bỏ qua yếu tố cơ bản trong ẩn dụ cơ thể sống. Nỗ lực thay đổi có thể không thành công vì không khắc phục được các kháng lực và không khai thác được năng lực của những người tham gia. * * Bullock và Batten đưa ra thuật ngữ “thay đổi có kế hoạch” dựa trên những nguyên tắc của việc quản lý dự án: 2.2 Mô hình của Bullock & Batten Xem tổ chức như một cỗ máy, từ đó đơn giản hóa quá trình thay đổi bằng cách cô lập một phần của bộ máy tổ chức để thực hiện thay đổi * 2.3 Mô hình 8 bước của Kotter Thank You!