Đề tài Thiết kế Bài toán quản lý kho tại Công ty TNHH Ngọc Khánh

LỜI NÓI ĐẦU Quản lý kho trong doanh nghiệp là một việc rất quan trọng đòi hỏi bộ phận quản lý phải tiến hành nhiều nghiệp vụ phức tạp, các doanh nghiệp không chỉ có mô hình tập trung mà còn tổ chức mô hình kho phân tán trên nhiều địa điểm trong phạm vi vùng, quốc gia, quốc tế. Quản lý thống nhất mô hình này trong kho không phải là việc đơn giản nếu chỉ sử dụng phương pháp kho truyền thống. Phần mềm quản lý kho hàng vật tư là một giải pháp tiên tiến. Nó là một hệ thống quản lý đầy đủ các thông tin về kho, vật tư hàng hóa cũng như các nhiệm vụ nhập kho, xuất kho nội bộ, kiểm kê kho vật tư và điều hành chỉnh vật tư sau khi kiểm kê. Để xử lý thông tin một cách nhanh chóng, chính xác và có hiệu quả thì nghành công nghệ thông tin đã phát triển tương đối phổ biến trên Thế giới nói chung và Việt Nam nói riêng, nó đã cung cấp cho chúng ta những biện pháp cần thiết đó. Đã qua đi thời gian tính toán, lưu trữ dữ liệu bằng các phương pháp thủ công truyền thống mang nặng tính chất lạc hậu, lỗi thời. Công nghệ thông tin đã đi vào các nghành với một phương thức hoạt động hoàn toàn mới mẻ, sáng tạo và nhanh chóng mà không mất đi sự chính xác. Việc ứng dụng công nghệ thông tin đã mang lại bước đột phá mới cho công tác quản lý kho, giúp doanh nghiệp nắm bắt được thông tin về hàng hóa, vật tư, nguyên vật liệu và sản phẩm một cách chính xác kịp thời. Từ đó người quản lý doanh nghiệp có thể đưa ra cá kế hoạch và quyết định đúng đắn giảm chi phí và tăng khả năng cạnh tranh, nâng cao kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh.  PHẦN I GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH NGỌC KHÁNH I. Giới thiệu chung về công ty TNHH Ngọc Khánh Tên công ty: Công ty TNHH Ngọc Khánh Lĩnh vực hoạt động: sản xuất dây và cáp điện Giám đốc công ty: Ông Vũ Quang Khánh Trụ sở chính: 37 Nguyễn Sơn – Long Biên – Hà Nội Điện thoại: (04) 3.8 271389 - (04) 3.8 733 534 Email: goldcup@ngockhanh.vn Website: www.goldcup.com.vn Fax: : (04) 3.8 733 605 Các cơ sở sản xuất của công ty: Cơ sở 1: Nhà máy Dây ô tô Ngọc Khánh – Khu CN Phố Nối A –Trưng Trắc – Văn Lâm – Hưng Yên Cơ sở 2: Nhà máy Dây và cáp điện Đông Giang – Khu CN Phố Nối A – Trưng Trắc – Văn Lâm – Hưng Yên. Công ty TNHH Ngọc Khánh là một trong những doanh nghiệp hàng đầu của Việt nam trong lĩnh vực sản xuất đây và cáp điện cho ngành điện lực và dân dụng. Trên cơ sở một hợp tác nhỏ, thành lập năm 1989, chuyên sản xuất các mặt hàng cơ khí nhẹ phục vụ tiêu dùng, đến năm 1994 công ty TNHH Ngọc Khánh được thành lập, với trụ sở đồng thời là xưởng sản xuất với diện tích 1200m2 tại địa chỉ số 37 phố Nguyễn Sơn, thị trấn Gia lâm, huyện Gia Lâm, nay là phường Ngọc Lâm, quận Long Biên, Hà Nội. Được thành lập tại một thời điểm nền kinh tế đang chuyển đổi, nhu cầu về phát triển cơ sở hạ tầng rất lớn, cộng với điều kiện mặt bằng sản xuất, nhân lực sẵn có nên phương hướng hoạt động và nghành nghề chính của công ty được xác định là sản xuất kinh doanh các loại dây và cáp điện hạ thế phục vụ phát triển cơ sở hạ tầng, xây dựng, cải tạo mạng lưới điện sinh hoạt. Dựa trên cơ sở áp dụng công nghệ sản xuất mới, khả năng quản lý sản xuất và trình độ tay nghề công nhân, công ty luôn sản xuất ra các sản phẩm đạt chất lượng cao, thỏa mãn yêu cầu của mọi khách hàng, đáp ứng các yêu cầu của tiêu chuẩn về kỹ thuật điện. Sản phâm và hệ thống quản lý chất lượng của công ty đã được cấp chứng chỉ Chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn Việt Nam (cho sản phẩm) và Tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 (cho hệ thống) trong năm 2001, do trung tâm chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn – QUACERT cấp. II. Cơ cấu tổ chức của công ty Hình 1. Cơ cấu tổ chức của công ty TNHH Ngọc Khánh III. Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý kho hàng tại công ty. Kho hàng của công ty TNHH Ngọc Khánh vẫn quản lý theo phương pháp thủ công như việc xuất nhập hàng hóa hàng ngày cho các xí nghiệp sản xuất vẫn ghi sổ sách, dựa trên giấy tờ là chủ yếu, việc tổng hợp vật tư nhập xuất tồn vẫn do cán bộ vật tư tính bằng tay với sự trợ giúp của máy tính, và bảng tính excel. Với cách quản lý như vậy không thể tránh khỏi những sai sót và khó khăn trong công việc như việc tính sai giá trị hàng hóa, nhầm lẫn trong việc kiểm kê hàng hóa, tốn nhiều thời gian cho việc tra cứu vật tư do phải qua rất nhiều lần sổ sách và gây chậm chễ kho khăn cho việc tổng hợp báo cáo thống kê trình lên ban giám đốc phê duyệt. Điều này đã gây cản trở cho việc quản lý và ra quyết định của ban lãnh đạo, gây tổn thất cho công ty và hạ thấp năng suất lao động. PHẦN II PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ KHO HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH NGỌC KHÁNH A. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN 1. Sơ đồ thông tin của hệ thống đang hoạt động tại công ty TNHH Ngọc Khánh. 1.1. Quá trình nhập hàng từ các nhà máy. Các sản phẩm dây và cáp điện của công ty được sản xuất từ hai nhà máy. Quá trình nhập hàng từ các nhà máy sản xuất được mô tả trong sơ đồ dưới. Thời điểm Kho Ban lãnh đạo Khi yêu cầu sản xuất của công ty được nhà máy thực hiện Danh sách hàng do nhà máy cung cấp Khi hàng về kho Đưa ra thông báo Kết thúc Đối chiếu thấy trùng khớp giữa danh sách của nhà máy sản xuất và sổ kiểm hàng Phiếu nhập kho Vào sổ chi tiết hàng hóa Sô chi tiết Lập phiếu nhập kho Thông báo về sự cố hàng hoá Hình 2. Sơ đồ luồng thông tin của nghiệp vụ nhập hàng 1.2. Quá trình xuất bán cho khách hàng Đối với quá trình xuất bán cho khách hàng, Ngọc Khánh có hai hình thức bán, một là bán cho khách lẻ hai là bán cho các đại lý bán buôn khác, hai hình thức này có cách thanh toán khác nhau. Các nhà quản lý ở công ty này cũng yêu cầu phần mềm quản lý kho phải đảm bảo yêu cầu quản lý được những tổng hợp thu chi với các đại lý nói trên. Thời điểm Cửa hàng Kho hàng Ban lãnh đạo Khi khách hàng có yêu cầu Lập phiếu xuất bán Yêu cầu về hàng hoá Phiếu xuất kho ban đầu Thông tin vào phiếu xuất kho Sổ chi tiết hàng hóa Sổ theo dõi thu chi các đại lý Phiếu xuất kho hoàn chỉnh Vào sổ Hình 3. Sơ đồ luồng thông tin của quá trình xuất bán Theo yêu cầu của lãnh đạo hoặc định kỳ Lập báo cáo Báo cáo về thu chi đối với các đại lý Báo cáo về hàng hoá 1.3 Quá trình kiểm kê Mỗi khi có yêu cầu thông tin chính xác về hàng tồn, Ngọc Khánh cũng thực hiện các hình thức kiểm kê hàng trong kho, mục đích của việc này là điều chỉnh lại các thông tin sai lạc về hàng hoá để có thông tin chuẩn trong việc nhập xuất hàng hoá từ nhà máy sản xuất, cũng như có thông tin hàng hóa chính xác để tư vấn và cung cấp dịch vụ cho khách hàng, sau khi phần mềm quản lý ra đời, có thể không nhất thiết phải có quá trình vào sổ kiểm kê nữa, mà sẽ chỉ là việc cập nhật và sửa chữa lại một số thông tin sai lạc trong cơ sở dữ liệu. Thời điểm Kho Ban lãnh đạo Khi lãnh đạo yêu cầu kho cần khẳng định thông tin hàng hoá S Đ Đối chiếu với các văn bản xuất nhập khác để điều chỉnh sổ chi tiết Sổ kiểm kê Thực hiện kiểm kê Vào sổ kiểm kê Đối chiếu thấy trùng khớp giữa sổ kiểm kê và sổ chi tiết Kết thúc kiểm kê Lập báo cáo Báo cáo Hình 4. Sơ đồ luồng thông tin của nghiệp vụ kiểm kê 1.4. Sơ đồ chức năng kinh doanh (BDF) của hệ thống quản lý kho hàng QUẢN LÝ KHO HÀNG Quản lý người dùng Quản lý danh mục Quản lý xuất nhập Báo cáo Đăng nhập hệ thống Thoát khỏi hệ thống Đổi mật khẩu Nhập mới Hiệu chỉnh Tìm kiếm Nhập mới Hiệu chỉnh Tìm kiếm In danh mục In chứng từ In báo cáo In báo cáo tổng hợp Hình 5. Sơ đồ chức năng kinh doanh của hệ thống Giải thích: Hệ thống quản lý kho hàng gồm 4 chức năng: Quản lý người dùng, quản lý danh mục, quản lý xuất nhập, báo cáo thống kê. 2. Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) của hệ thống đang hoạt động 2.1. Sơ đồ luồng dữ liệu Yêu cầu và kiến nghị về số lượng và chất lượng hàng hoá Hàng hoá Phiếu xuất kho Sổ chi tiết hàng hóa Trả lời Hàng hoá Yêu cầu kiểm kê Thông tin hàng hoá Thông tin nhập hàng Thông tin điều chỉnh Thông tin xuất hàng Thông tin hàng hoá Phiếu nhập kho 2.0 Xuất kho Thông tin hàng hoá Báo cáo Yêu cầu Ban lãnh đạo 1.0 Nhập kho Khách hàng 4.0 Lập báo cáo Nhà máy sản xuất 3.0 Kiểm kê Ban lãnh đạo Hình 6. Sơ đồ luồng dữ liệu của hệ thống 2.2.Phân rã sơ đồ DFD Qúa trình nhập hàng Sự chênh lệch giữa thông tin của ban cung tiêu và hàng của nhà máy sản xuất Bộ phận cung tiêu Sổ chi tiết hàng hóa Phiếu nhập Hàng hoá và thông tin về hàng thực nhập Thông tin nhập hàng Thông tin về số, chất lượng hàng hoá sẽ nhập Hàng hoá 1.2 Nhập hàng vào kho 1.1 Kiểm tra đối chiếu thông tin của 1.3 Vào sổ Nhà máy sản xuất Hình 7. Sơ đồ luồng DFD quá trình nhập hàng Chi tiết xử lý Xử lý 1.1 : trước khi hàng về ban cung tiêu sẽ có thông báo về số lượng quy cách phẩm chất của hàng sắp nhập về. Khi hàng về kho phải kiểm tra xem số, chất lượng hàng có giống thông báo nói trên không. Nếu thông tin của ban cung tiêu và hàng hoá không đồng nhất thì kho phải thông báo với ban cung tiêu. Xử lý 1.2: Khi việc kiểm tra nói trên cho thấy hàng hoá và thông tin hàng hoá thống nhất với nhau thì hàng được nhập vào kho. Xử lý 1.3: Thông tin về số lượng và chất lượng hàng xuất được đưa vào sổ chi tiết vật tư để cập nhật kịp thời thông tin hàng tồn kho. Quá trình xuất hàng Sổ chi tiết hàng hóa Thông tin xuất hàng Thông tin xuất hàng Yêu cầu về số, chất lượng hàng hoá Phiếu xuất 2.3 Vào sổ 2.1 Kiểm tra lượng hàng tồn tương ứng và chất lượng sản phẩm 2.2 Xuất hàng ra khỏi kho Bộ phận sử dụng Thông tin về số, chất lượng hàng thực sự đáp ứng Hình 8. Sơ đồ DFD- Quá trình xuất hàng hoá Chi tiết xử lý: Xử lý 2.1: Sau khi hợp đồng mua hàng được ký giữa khách hàng và bộ phận kinh doanh, yêu cầu về hàng hoá của khách hàng cả về số lượng và chất lượng sẽ được gửi cho kho hàng. Tại đây sẽ diễn ra việc kiểm tra xem trong kho có còn đủ số lượng hàng với chất lượng yêu cầu. Xử lý 2.2: Nếu kiểm thấy có thể đáp ứng nhu cầu khách hàng thì hàng được xuất ra khỏi kho. Xử lý 2.3: Thông tin về số lượng và chất lượng hàng xuất được đưa vào sổ chi tiết vật tư để cập nhật kịp thời thông tin hàng tồn trong kho Quá trình kiểm kê hàng hoá Sổ chi tiết hàng hóa Sự chênh lệch thông tin giữa các văn bản và hàng thực tồn Thông tin hàng hoá thực tồn Yêu cầu kiểm kê Ban giám đốc hoặc cung tiêu 3.3. Điều chỉnh thông tin sổ chi tiết 3.1 Kiểm tra lượng hàng hoá thực tồn trong kho 3.2 Đối chiếu với các phiếu xuất nhập và sổ chi tiét Hình 9. Sơ đồ DFD - Quá trình kiểm kê hàng hoá Chi tiết các xử lý: Xử lý 3.1: Khi cần khẳng định thông tin về một loại hàng hoá nào đó, ban giám đốc hoặc ban cung tiêu sẽ yêu cầu kho kiểm tra thông tin hàng hoá đó thông qua hình thức kiểm kê. Xử lý 3.2: Những thông tin hàng hoá thực tồn trong kho thu được ở bước trên sẽ được so sánh với thông tin ghi trong sổ chi tiết hàng cũng như các phiếu nhập xuất có liên quan đến hàng hoá đó. Xử lý 3.3: Thông tin trong sổ chi tiết sẽ đựơc điều chỉnh sao cho phù hợp với thông tin hàng tồn trong kho và thông tin trong các phiếu nhập xuất. Quá trình lập báo cáo Tiêu thức lập báo cáo 4.2 Lập báo cáo Yêu cầu về thông tin Báo cáo 4.1 Chọn loại báo cáo Nhà quản lý Hình 10. Sơ đồ DFD- Quá trình lập báo cáo Xử lý 4.2: Khi có yêu cầu về thông tin tổng hợp hay chi tiết về hàng hoá, nhà quản lý sẽ yêu cầu bộ phận lạp báo cáo. Dựa trên những yêu cầu đó, bộ phận kho xác định các tiêu thức lập báo cáo. Xử lý 4.2: Báo cáo được lập theo các tiêu chí nói trên và chuyển tới nhà quản lý B. THIẾT KẾ CƠ SỞ DỮ LIỆU I. Mô hình thực thể liên kết. Qua khảo sát nghiên cứu công tác quản lý kho hàng qua sổ sách, tài liệu các mẫu bảng biểu báo cáo… của công ty, ta xây dựng được mô hình thực thể liên kết như sau: Trong mô hình thực thể liên kết ta có nội dung của các kho dữ liệu như sau: Kho Khach: Lưu trữ mã khách, tên khách, số điện thoại, địa chỉ Kho Hang: Lưu trữ thông tin về mã hàng, tên hàng, đơn vị tính Kho Kho: Mô tả được thông tin về mã kho, tên kho Kho Hangnhap: Mô tả thông tin về hàng nhạp gồm số hóa đơn, mã hàng, số lượng, đơn giá, thành tiền. Kho Hangxuat: Mô tả thông tin về hàng xuất ra gồm số hóa đơn, mã khách, mã kho, ngày xuất, người xuất. Kho Hoadonnhap: Mô tả được thông tin về hóa đơn nhập gồm số hóa đơn, mã kho, ngày nhập, người nhập. Kho Hoadonxuat: Mô tả được thông tin về hóa đơn xuất gồm số hóa đơn, mã kho, mã khách, ngày xuất, người xuất. Kho Quyen: Lưu trữ thông tin về mã quyền, tên quyền. Kho Logion: Lưu trữ thông tin về mã quyền, tên đăng nhập, password. II. Thiết kế cơ sở dữ liệu. Từ mối quan hệ các thực thể và các thuộc tính đã phân tích ta tiến hành xây dựng các bảng cơ sở dữ liệu như sau: Bảng Khách (KHACH) Cụ thể như sau: Tên trường Khóa Kiểu Độ rộng Ghi chú MAKHACH X Text 10 Mã khách TENKHACH Text 50 Tên khách DIACHI Text 50 Địa chỉ SODT Number 15 Số điện thoại Bảng Kho (KHO) Cụ thể như sau: Tên trường Khóa Kiểu Độ rộng Ghi chú MAKHO X Text 10 Mã kho TENKHO Text 25 Tên kho Bảng Hàng (HANG) Cụ thể như sau: Tên trường Khóa Kiểu Độ rộng Ghi chú MAHANG X Text 25 Mã hàng TENHANG Text 50 Tên hàng DVT Text 25 Đơn vị tính Bảng Hóa đơn xuất (HOADONXUAT) Cụ thể như sau: Tên trường Khóa Kiểu Độ rộng Ghi chú SOHD X Text 25 Số hóa đơn MAKHO Text 50 Mã kho MAKHACH Text 15 Mã khách NGUOIXUAT Text 25 Người xuất NGAYXUAT Date/Time 25 Ngày xuất 5. Bảng Hóa đơn nhập(HOADONNHAP) Cụ thể như sau : Tên trường Khóa Kiểu Độ rộng Ghi chú MANX X Text 25 Mã nhập xuất MAKHO Text 50 Mã kho MAKHACH Text 15 Mã khách NGUOINHAP Text 25 Người nhập NGAYNHAP Date/Time 25 Ngày nhập 6. Bảng Hàng nhập (HANGNHAP) Cụ thể như sau: Tên trường Khóa Kiểu Độ rộng Ghi chú SOHD Text 25 Số hóa đơn MAHANG Text 50 Mã hàng SOLUONG Number 15 Số lượng DVT Number 25 Đơn vị tính THANHTIEN Number 25 Thành tiền 7. Bảng Hàng xuất (HANGXUAT) Cụ thể như sau: Tên trường Khóa Kiểu Độ rộng Ghi chú SOHD Text 25 Số hóa đơn MAHANG Text 50 Mã hàng SOLUONG Number 15 Số lượng DVT Number 25 Đơn vị tính THANHTIEN Number 25 Thành tiền 8. Bảng Login Cụ thể như sau: Tên trường Khóa Kiểu Độ rộng Ghi chú MAQUYEN x Text 15 Mã quyền TENDANGNHAP Text 50 Tên đăng nhập PASSWORD Text 20 Mật khẩu KẾT LUẬN Với sự phát triển của công nghệ thông tin, thì tin học ngày càng được áp dụng trong thực tế và mang lại những hiệu quả to lớn. Khi áp dụng tin học vào bài toán quản lý kho đã giảm nhẹ được rất nhiều công việc tính toán cho các kế toán viên. Đảm bảo thông tin được kịp thời, chính xác và doanh nghiệp chủ động trong việc mua bán hàng hóa. Bài toán quản lý kho là một bài toán không hề mới mẻ, trên thị trường có rất nhiều công ty đã xây dựng và nghiên cứu, đáp ứng yêu cầu quản lý khác nhau. Sự lựa chọn đề tài này làm đề án chuyên nghành cũng mong muốn góp một phần nhỏ về bài toán quản lý kho. TÀI LIỆU THAM KHẢO TS. Trương Văn Tú, TS Trần Thị Song Minh (2000), Giáo trình hệ thống thông tin quản lý, NXB Bộ văn hóa thông tin. ThS. Trần Công Uẩn (2005), Giáo trình cơ sở dữ liệu, NXB Thống kê. PGS.TS Hàn Viết Thuận (2005), Giáo trình cấu trúc dữ liệu và giải thuật, NXB Thống kê. Nguyễn Văn Vy, Giáo trình phân tích thiết kế các hệ thống thông tin hiện đại, NXB Thống kê.  MỤC LỤC