Đề tài Thiết kế cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần sản xuất và thương mại BSC

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KĨ THUẬT CÔNG NGHIỆP KHOA QLCN & MT ---------------&-------------- BÀI TẬP LỚN MÔN: QUẢN TRỊ HỌC Giáo viên hướng dẫn: TRẦN THỊ THU HUYỀN Sinh viên thực hiện : TRẦN THỊ HUYỀN Lớp : 44U MSSV : DTK0851070031 THÁI NGUYÊN, tháng 11 năm 2009 TRƯỜNG ĐẠI HỌC KĨ THUẬT CÔNG NGHIỆP KHOA QLCN & MT BÀI TẬP LỚN Môn: QUẢN TRỊ HỌC Đề tài: Thiết kế cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần sản xuất và thương mại BSC. Giáo viên: Trần Thị Thu Huyền Sinh viên : Trần Thị Huyền Lớp : 44U MSSV : DTK0851070031 THÁI NGUYÊN, tháng 11 năm 2009 MỤC LỤC Nội dung Trang Chương 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ THIẾT KẾ CƠ CẤU TỔ CHỨC 1.1. Tổ chức và cơ cấu tổ chức 1.2. Vai trò của cơ cấu tổ chức 1.3. Những yếu tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức Chương 2: THỰC TRẠNG CỦA CƠ CẤU TỔ CHỨC 2.1. Giới thiệu về công ty cổ phần sản xuất và thương mại BSC 2.2. Các yếu tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức 2.3. Chuyên môn hoá công việc Chương 3: THỂ CHẾ HOÁ CƠ CẤU TỔ CHỨC 3.1. Xây dựng sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty 3.2. Sơ đồ phân bổ quyền hạn i LỜI MỞ ĐẦU Mỗi một công ty, một doanh nghiệp đều cần có một cơ cấu tổ chức nhất định. Việc thiết kế cơ cấu tổ chức của công ty BSC là một quá trình đưa ra những định hướng, vạch ra những mục tiêu nhiệm vụ cụ thể, từ đó mới chuyên môn hoá được công việc hình thành nên cơ cấu tổ chức của công ty. Sơ đồ cơ cấu tổ chức sẽ chỉ cho các nhà quản trị và nhân viên biết họ đang ở đâu trong tổ chức và họ có những nhiệm vụ nào trong công ty, nó giúp các nhà quản trị thấy được những điểm hợp lí hay bất hợp lí trong sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty. Thiết kế cơ cấu tổ chức chịu ảnh hưởng của nhiều yếu tố bên trong và bên ngoài tổ chức như: chiến lược, công nghệ, thái độ của nhà lãnh đạo và các yếu tố về môi trường bao gồm môi trường vi mô và môi trường vĩ mô. ii Danh mục chữ viết tắt STT chữ viết tắt viết đầy đủ 1. HĐQT hội đồng quản trị 2. R.O Reverse Osmosis (thẩm thấu ngược) 3. CPSX Cổ phần sản xuất 4. TM Thương mại Danh mục hình và bảng STT Tên hình và bảng Trang 1. Hình 2.1.Máy lọc nước tinh khiết R.O 8 2. Hình 2.2.Máy lọc nước tinh khiết R.O 9 3. Bảng 2.1.Nguồn lực tài chính của công ty BSC 13 4. Hình 2.3.Sự ô nhiễm của môi trường nước 16 5. Hình 2.4.Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty BSC 20 6. Bảng 3.1.Sơ đồ phân bổ quyền lực 21.22 iii Chương 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ THIẾT KẾ CƠ CẤU TỔ CHỨC 1.1.Tổ chức và cơ cấu tổ chức Tổ chức là tập hợp của hai hay nhiều người cùng hoạt động trong một hình thái cơ cấu nhất định nhằm đạt được những mục tiêu chung đã đề ra trong điều kiện môi trường biến động. Mỗi một công ty, một doanh nghiệp, một cơ quan hay một gia đình đều là một tổ chức. Cơ cấu tổ chức là hình thức cấu tạo của tổ chức theo một trật tự xác định mà ở đó mỗi người đều có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, có quyền hạn và những nhiệm vụ nhất định nhằm bố trí theo những cấp khác nhằm thực hiện những mục tiêu đã xác định. 1.2. Vai trò của cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức quyết định toàn bộ quá trình hoạt động của tổ chức. Cơ cấu tổ chức gọn nhẹ, linh hoạt phù hợp với yêu cầu của tổ chức sẽ giúp cho việc thực hiện các nhiệm vụ một cách nhanh chóng và đạt hiệu quả. Cơ cấu tổ chức giúp công ty cụ thể hoá những công việc, nhiệm vụ để tạo dựng nên các bộ phận chức năng và các phòng ban. Nó còn xây dựng nên các mối quan hệ, các mối liên hệ, quyền hạn, trách nhiệm và nghĩa vụ giữa các bộ phận, tạo nên một môi trường thuận lợi cho doanh nghiệp thực hiện những mục tiêu chung của tổ chức. Cơ cấu tổ chức là công cụ giúp tổ chức thực hiện những mục tiêu đã đề ra thông qua những chiến lược cụ thể. Chiến lược có vai trò định hướng những mục tiêu dài hạn của tổ chức, từ đó đưa ra những phương án hành động và sự phân bổ các nguồn lực cần thiết để đạt được những mục tiêu, những định hướng đó. Từ đó, có thể thiết kế hay hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty giúp công ty đạt được những kế hoạch, mục tiêu đã đề ra. Việc xây dựng nên các chiến lược sẽ đòi hỏi mỗi công ty có một cơ cấu tổ chức riêng. 1.3. Những yếu tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức Không một yếu tố riêng lẻ nào có thể quyết định cơ cấu của một tổ chức. Ngược lại, cơ cấu tổ chức chịu ảnh hưởng của nhiều yếu tố thuộc về môi trường bên trong và bên ngoài của tổ chức, với mức độ tác động và ảnh hưởng theo từng trường hợp. Phân tích các nhân tố ảnh hưởng tới tổ chức bộ máy quản lí nhằm đưa ra một mô hình phù hợp với quy mô và tình hình sản xuất của công ty nhằm đạt được hiệu quả cao nhất trong công tác tổ chức quản lí, từ đó thúc đẩy công ty có một mô hình, một cơ cấu tổ chức phù hợp cho công ty của mình nhằm tăng sức cạnh tranh của công ty trên thị trường. Các yếu tố cơ bản ảnh hưởng đến cơ cấu của tổ chức là: chiến lược của công ty, công nghệ sản xuất, thái độ của các nhà lãnh đạo, năng lực của đội ngũ cán bộ trong công ty và các yếu tố về môi trường bao gồm các yếu tố về môi trường vĩ mô và môi trường vi mô. Chương 2 THỰC TRẠNG CỦA CƠ CẤU TỔ CHỨC 2.1. Giới thiệu về công ty cổ phần sản xuất và thương mại BSC Công ty cổ phần sản xuất và thương mại BSC là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xử lí nước và môi trường, nhập khẩu và phân phối các thiết bị lọc nước tinh khiết R.O, với kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực này cùng đội ngũ nhân viên có trình đọ chuyên môn kỹ thuật cao, chất lượng sản phẩm tốt đã tạo nên thương hiệu BSC. Công ty cổ CPSX và TM SBC đượ sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội cấp giấy phép đăng ký kinh doanh số 0103011944 vào ngày 26/04/2006. Công ty hoạt động kinh doanh trong những lĩnh vực sau: Nhập khẩu và phân phối thiết bị lọc nước tinh khiết R.O. Tư vấn thiết kế, thi công hệ thống xử lí nước và môi trường như nước dân dụng, nước thải công nghiệp… cho các hộ gia đình, trường học, xí nghiệp và các cơ quan. Với định hướng đi tiên phong và phát triển lâu dài trong lĩnh vực xử lí nước và môi trường, trong suốt thời gian qua công ty đã không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm, áp dụng những công nghệ tiên tiến trên thế giới để mang đến cho khách hàng những sản phẩm tốt nhất. 2.2. Các yếu tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức 2.2.1. Chiến lược Chiến lược là những mụch tiêu, những định hướng và những phương án được đề ra để thực hiện những mục tiêu đó. Khi mới thành lập, công ty tập trung phát triển và tiêu thụ sản phẩm máy lọc nước R.O tại thị trường Hà Nội, thông qua các chi nhánh và đại lý của công ty trên địa bàn. Do máy lọc nước R.O là sản phẩm mới đối với thị trường nên mục tiêu của giai đoạn này là mở rộng thị trường để khách hàng tại Hà Nội biết đến những lợi ích mà sản phẩm mang lại cho khách hàng. Khi thị trường Hà Nội biết đến sản phẩm, tin tưởng sử dụng sản phẩm của công ty , công ty tập trung tiến hành các dự án cung cấp dây chuyền xử lí nước tinh khiết với công suất lớn cho các trường học, các xí nghiệp trên khắp cả nước. Khi công ty đã có một chỗ đứng vững chắc trên thị trường, công ty tiếp tục mở rộng thị trường ra các lĩnh vực xử lí nước thải và ô nhiễm nguồn nước cho các bệnh viện, trường học, khu công nghiệp, khu chế xuất… và đặc biệt chú trọng tới môi trường của người lao động. Cùng với việc mở rộng thị trường, công ty còn chú trọng vào việc đầu tư sản xuất với công nghệ cao, đào tạo thêm nhiều đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm. Để thực hiện được những chiến lược đó công ty cần phải có các nhân viên có tay nghề cao để hướng dẫn kỹ thuật sử dụng vận hành các máy móc, theo dõi và bảo hành các sản phẩm. Từ đó xây dựng nên bộ phận kỹ thuật chuyên quản lí toàn bộ máy móc thiết bị của công ty, đề xuất việc mua sắm những phụ tùng thiết bị, vật tư dùng cho kinh doanh. 2.2.2. Công nghệ Công nghệ là một yếu tố ảnh hưởng nhiều đến quá trình thiết kế cơ cấu tổ chức. Công nghệ R.O và thiết bị lọc nước tinh khiết R.O: Máy lọc nước tinh khiết R.O     hình 2.1 Tên SP: Máy lọc nước tinh khiết R.O Mã SP: BSC - 50GDP/ML Công xuất: 10lít/h. Kích thước: 210x370x450mm Hệ thống lọc nước R.O được hoạt động theo nguyên lí thẩm thấu ngược là công nghệ cao trong việc xử lí nước sạch, do nhà khoa học Mỹ Oriranjin phát minh năm 1950 và đã được cấp bản quyền sáng chế tại Hoa Kỳ. Hệ thống lọc này là giải pháp công nghệ lọc nước tối ưu nhất, khả năng loại bỏ hoàn toàn chất có hại cho cơ thể như: thuốc trừ sâu, virus… các chất hoà tan trong nước như: canxi, amoniac, mangan, sắt, chì… Máy lọc nước tinh khiết R.O tủ INOX hình 2.2 Tên SP: Máy lọc nước tinh khiết có tủMã SP: BSC - 50GPD/TW/T Công xuất: 10 lít/h Kích thước: 300x400x800mm. Điện áp: Đâù vào: 220V. Đâù ra: 24V/28W Máy lọc nước R.O làm chất lượng nước trở nên tinh khiết, sạch tiệt trùng, ngọt và uống ngay được. Các phương pháp lọc thông thường không thể loại bỏ được chất hoà tan trong nước, những chất này không có giá trị dinh dưỡng mà còn gây hại cho các cơ quan nội tạng như gan, mật, thận… Các cơ quan này dễ bị tổn thương, nếu phải chịu độc tố trong suốt thời gian dài do đó dễ mắc bệnh ung thư, sỏi thận. Công nghệ lọc nước R.O đã được ứng dụng thành công trong việc sản xuất các thiết bị phục vụ cho ngành y học như máy chạy thận nhân tạo - lọc máu, biến nước biển thành nước nhạt, lọc nước thải thành nước tinh khiết. Để công ty ngày càng phát triển cần đầu tư nhiều vào yếu tố công nghệ, đặc biệt là các dây chuyền sản xuất hiện đại, cùng với đó phải đa dạng hoá sản phẩm để mở rộng thị trường sản xuất chiếm được lòng tin của khách hàng. Trong công nghệ, ngoài việc đầu tư vào sản phẩm thiết bị lọc nước tinh khiết R.O, công ty cần đầu tư vào vào ngành điện tử viễn thông như là mở các diễn đàn trực tuyến của công ty, thiết lập Blogs viết về các ý kiến phản hồi của khách hàng, tích cực quảng bá các sản phẩm cho công ty thông qua việc tiếp thị, maketting. Để làm được điều đó cần có một đội ngũ nhân viên thị trường giàu kinh nghiệm, các nhân viên này sẽ chịu trách nhiệm đi tiếp thị, giao bán sản phẩm, tìm kiếm nguồn hàng và phát triển thị trường tiêu thụ sản phẩm cho công ty. Do vậy công ty sẽ thiết lập nên một phòng kinh doanh phối hợp với phòng kỹ thuật để nâng cao công nghệ, giao bán sản phẩm và thiết lập thị trường. 2.2.3. Thái độ lãnh đạo Lãnh đạo là việc định ra những chủ trương, đường lối, mục đích, tính chất, nguyên tắc hoạt động của một hệ thống hay một công ty trong điều kiện môi trường nhất định. Nhà lãnh đạo là người hay tập thể vạch ra các đường lối, mục đích của công ty và đưa ra các quyết định quản trị. Thái độ của nhà lãnh đạo cấp cao thường ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức. Cán bộ quản trị theo phương thức truyền thống thường sử dụng những mô hình cổ điển. Họ ít vận dụng các hình thức tổ chức theo ma trận hay mạng lưới. Tuy nhiên trong công ty SBC này cần phải có một nhà lãnh đạo vừa dân chủ vừa phân quyền. Đứng đầu công ty là hội đồng quản trị, các quyết định quan trọng đều phải thông qua HĐQT, các quyết định này đều có sự thống nhất của ban kiểm soát, giám đốc và các phòng ban trong công ty. 2.2.4. Môi trường vi mô, vĩ mô Môi trường là một khái niệm dùng để chỉ các yếu tố, các lực lượng, các thể chế tồn tại bên ngoài của tổ chức mà các nhà quản trị khó hoặc không kiểm soát được nhưng chúng lại ảnh hưởng đến hoạt động và kết quả của tổ chức. Những tính chất của môi trường như tính tích cực, tính phức tạp và mức độ thay đổi có ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức. Trong điều kiện môi trường phong phú về nguồn lực, đồng nhất và ổn định, tổ chức thường có cơ cấu cơ học, trong đó việc ra quyết định mang tính tập trung với những chỉ thị, nguyên tắc thể lệ cứng rắn vẫn có thể mang lại hiệu quả cao. Việc nghiên cứu môi trường giúp đỡ những nhà quản trị có thể nhận diện được những cơ hội và mối đe doạ mà môi trường có thể đem lại cho tổ chức. Từ đó mà thiết kế nên cơ cấu tổ chức phù hợp với từng công ty. Môi trường bao gồm môi trường vi mô và môi trường vĩ mô. a. Môi trường vi mô Các yếu tố của môi trường vi mô thường tác động một cách trực tiếp đến hoạt động và kết quả hoạt động của tổ chức. Mỗi một tổ chức đều có một môi trường vi mô đặc thù riêng của mình và các yếu tố của môi trường vi mô thường đơn lẻ tác động đến mỗi tổ chức. Các yếu tố cơ bản của môi trường vi mô đó là: + Đối thủ cạnh tranh + Khách hàng + Nguồn nhân lực bên trong + Các cơ quan chính quyền + Các nhóm quyền lợi + Nhà cung cấp Nhóm các yếu tố của môi trường vi mô luôn có những tác động trực tiếp đến sự tồn tại của doanh nghiệp, bởi một doanh nghiệp không thể tồn tại nếu không có người tiêu thụ sản phẩm, người cung cấp nguyên vật liệu hay không duy trì được vị trí cạnh tranh so với đối thủ. Đồng thời thông qua việc bảo vệ quyền lợi riêng, các nhóm quyền lợi luôn tìm cách tác động trực tiếp các quyết định quản trị. Thêm vào đó, sự can thiệp của các cơ quan chính phủ nhằm duy trì hiệu lực của luật pháp sẽ có những tác động nhất định, thậm chí có thể làm cho doanh nghiệp phải đóng cửa. ² Đối thủ cạnh tranh Công ty cổ phần sản xuất và thương mại BSC là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xử lí nước và môi trường, nhập khẩu và phân phối các thiết bị lọc nước tinh khiết R.O nên đối thủ cạnh tranh của công ty là các công ty cùng buôn bán và sản xuất các thiết bị lọc nước cụ thể là công ty sản xuất kinh doanh xuất nhập khẩu trực tiếp máy lọc nước Trường Tiền nhãn hiệu là Pucomtech: Pucomtech là nhãn hiệu về sản phẩm máy lọc nước đã được công ty TNHH máy lọc nước Trường Tiền đăng ký độc quyền tại cục sở hữu công nghiệp Việt Nam. Pucomtech bao gồm nhiều sản phẩm như: Máy lọc nước uống trực tiếp nóng, nguội, lạnh vỏ nhựa phục vụ trong công nghiệp và dân dụng. Hệ thống xử lí nước giếng, nước đóng chai R.O, nước ô nhiễm môi trường. Hệ thống khử trùng nước bằng nước ozone đèn cực tím Các phụ tùng thay thế và lõi lọc các loại Thiết kế xây dựng các công trình xử lí nước thải, nước công nghiệp, nước uống đóng trai R.O Pucomtech là sản phẩm có công nghệ tiên tiến nhất của Hoa Kỳ, với các hệ thống lọc thẩm thấu R.O, Ozone và đèn cực tím diệt khuẩn cho ra nguồn nước tinh khiết sử dụng được ngay mà không cần nấu chín. Pucomtech hiện đang là nhãn hiệu sản phẩm máy lọc nước được sự tin dùng của khách hàng khắp mọi nơi. Do vậy Pucomtech hiện đang là đối thủ cạnh tranh lớn nhất của công ty BSC, để có thể cạnh tranh được với công ty Trường Tiền công ty BSC cần đưa ra những chiến lược cụ thể và cần có những chính sách hợp lí và để làm được điều này công ty cần có một phòng Maketting chuyên tìm hiểu nắm bắt thị trường nắm được những nhu cầu thiết yếu của khách hàng, hơn thế nữa bộ phận này còn phải phối hợp với bộ phận chuyên về tài chính và về kỹ thuật để có thể sản xuất ra những sản phẩm có công nghệ cao hơn, chất lượng tốt hơn, từ đó mới có thể cạnh tranh được với các công ty khác. ² Khách hàng Cùng với sự phát triển của công ty, thị trường được mở rộng thì hiện nay số lượng khách hàng của công ty đã tăng lên rất nhanh. Hiện nay, công ty có khoảng hơn 2000 khách hàng. Đối với khách hàng của công ty chủ yếu là các trường học, cơ quan, hộ gia đình và các nhà máy… Ngoài việc chú trọng tới chất lượng sản phẩm bán ra thị trường, công ty luôn quan tâm đến dịch vụ chăm sóc khách hàng. Khách hàng sử dụng sản phẩm của công ty luôn được bảo dưỡng, kiểm tra máy và chất lượng nước định kỳ thông qua các nhân viên kỹ thuật của công ty. Nhân viên của công ty sẽ có những tư vấn cần thiết cho khách hàng để khách hàng có thể khắc phục những khó khăn trong quá trình sử dụng máy. ² Nguồn lực bên trong Công ty cổ phần sản xuất và thương mại BSC luôn có nguồn tài chính ổn định. Nguồn tài chính này có đủ khả năng để tiến hành các dự án cung cấp hệ thống xử lí nước và môi trường cho các cơ quan, xí nghiệp nhà máy và trường học. Tóm tắt tài chính cụ thể: STT Tài sản Năm 2007 Năm 2008 1 Tổng số tài sản có 2.307.405.540 2.307.405.540 2 Nguồn vốn lưu động 3.500.000.000 3.500.000.000 3 Doanh thu trước thuế 1.453.500.000 2.810.273.973 4 Lợi nhuận trước thuế 805.306.201 1.425.000.000 5 Lợi nhuận sau thuế 425.000.000 802.560.500 6 Tổng số nợ phải trả 500.000.000 7 Nguồn vốn kinh doanh 4.800.000.000 4.800.000.000 Bảng 2.1 Ngoài những nguồn lực về tài chính công ty BSC còn là một tập thể bao gồm các nhà quản lí, nhân viên tư vấn tuổi đời còn trẻ nhưng đầy nhiệt huyết và lòng đam mê với công việc, mong muốn đem lại những giá trị tốt nhất cho cuộc sống và xã hội. Sức trẻ cùng với kinh nghiệm làm việc của mỗi thành viênluôn mang đến tính sáng tạo, lòng nhiệt tình để đảm bảo mọi sản phẩm, dịch vụ chuyển tới tay khách hàng đều thoả mãn mọi nhu cầu của khách hàng. Công ty cổ phần sản xuất và thương mại BSC có đội ngũ cán bộ nhiều năng lực, công nhân kỹ thuật lành nghề, luôn có tinh thần làm việc đoàn kết, nhiệt tình, sẵn sàng hoàn thành nhiệm vụ trong mọi điều kiện. Đây là một trong những yếu tố tác động mạnh đến việc thiết kế cơ cấu tổ chức của công ty. Thêm vào đó dưới sự chỉ đạo của HĐQT, giám đốc và các phòng ban trong công ty, công ty đã thực hiên được nhiều dự án lớn và dần chiếm được lòng tin của khách hàng. Một số dự án công ty đã thực hiện đó là: 1. Công ty cổ phần sản xuất rượu bia Việt Nam với dự án “ Lắp đặt dây chuyền máy lọc nước tinh khiết phục vụ sản xuất rượu bia.” 2. Viện kỹ thụât hoá sinh và tài liệu nghiệp vụ - TC5 - Bộ công an với dự án “cung cấp dây chuyền sản xuất máy lọc nước tinh khiết các tỉnh miền trung, miền nam.” 3. Công ty cổ phần sản xuất bao bì Việt Thắng khu công nghiệp Ngọc Hồi với dự án “Cung cấp dây chuyền sản xuất nước tinh khiết phục vụ công nhân xưởng sản xuất.” 4. Công ty cổ phần thương mại vận tải xây dựng Thăng Long với dự án “ Cung cấp hệ thống xử lí nước thải.” ² Các cơ quan chính quyền Các cơ quan chính quyền có tác động mạnh mẽ đến việc hình thành nên cơ cấu tổ chức của công ty nó bao gồm các cơ quan thuế của nhà nước, các cơ quan chính quyền địa phương. ² Các nhóm quyền lợi Các nhóm quyền lợi bao gồm quyền lợi giữa nhân viên và các nhà lãnh đạo, các nhà quản trị. Để tránh được mâu thuẫn này công ty cần có những chính sách phù hợp với từng đối tượng từng nhân viên khác nhau. Như vậy đòi hỏi phải có một phòng ban luôn quan tâm đến vấn đề này. ² Nhà cung cấp Đối với công ty BSC thì nhà cung cấp về công nghệ thì chủ yếu là các công ty sản xuất thiết bị và công nghệ ở trong và ngoài nước. Còn nhà cung cấp về nhân sự thì chủ yếu là các trường đại học kinh tế hoặc các trường đại học về kỹ thuật. Việc liên hệ giữa các nhà cung cấp với công ty thì giao cho các phòng ban phụ trách về kỹ thuật và quản lí nhân sự. b. Môi trường vĩ mô Các yếu tố của môi trường vĩ mô thường tác động một cách gián tiếp đến hoạt động và kết quả của tổ chức. Các tổ chức hoạt động trong lĩnh vực khác nhau có thể có chung một môi trường vĩ mô, các yếu tố của môi trường vĩ mô có mối quan hệ tương tác với nhau để cùng tác động lên một tổ chức. Các yếu tố của môi trường vĩ mô đó là: + Môi trường văn hoá xã hội + Môi trường chính trị pháp luật + Môi trường tự nhiên + Môi trường kinh tế + Môi trường công nghệ Nhóm các yếu tố môi trường vĩ mô là những yếu tố bên ngài có tác động gián tiếp đến doanh nghiệp. Mặc dù không tác động trực tiếp đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, nhưng mỗi khi có sự biến đổi về nhân khẩu, về thu nhập dân cư, cơ sở hạ tầng hay sự ra đời của một công nghệ mới đều có những tác động dây chuyền đến doan nghiệp. Đồng thời sự khan hiếm hay dồi dào tài nguyên, sự cởi mở hay bảo thủ của luật pháp đều là những yếu tố mà nhà quản trị phải quan tâm khi ra quyết định quản trị, từ đó mới có thể thiết kế được cơ cấu tổ chức hợp lí cho công ty. ² Môi trường văn hoá xã hội Môi trường văn hóa xã hội chính là sự hoà đồng, đoàn kết của tất cả các nhân viên trong công ty, đây là điều kiện giúp công ty có thể phát triển mạnh hơn. Môi trường này cũng có tác động mạnh đến việc hình thành cơ cấu tổ chức của công ty. ² Môi trường chính trị pháp luật Môi trường chính trị pháp luật bao gồm pháp luật của nhà nước cùng với các nội quy trong công ty mà tất cả các thành viên trong công ty đều phải thực hiện. Muốn công ty có kỷ luật và tuân theo một nguyên tắc chung thì phải có một ban chuyên làm nhiệm vụ này đó là bộ phận kỷ luật, bộ phận này chuyên giám sát mọi hành vi của từng thành viên trong công ty từ đó báo cáo lên cấp trên để điều chỉnh các hành vi đó có thể là khen thưởng hoặc kỷ luật. Như vậy các yếu tố về môi trường chính trị pháp luậtnó cũng có ảnh hưởng đến việc hình thành nên cơ cấu tổ chức của công ty. ² Môi trường tự nhiên Đây là yếu tố có tác động nhiều đến việc thiết kế cơ cấu tổ chức và hình thành nên cơ cấu tổ chức của công ty BSC. Theo điều tra thực tế cho thấy số người được sử dụng nước sạch đúng tiêu chuẩn thấp hơn nhiều so với số liệu được công bố. Theo đó mục tiêu nước sạch đến năm 2010 của Việt Nam có thể không thực hiện. Theo báo cáo, hiện nay 50% dân nông thôn được tiếp cận với nước sạch,40% được tiếp xúc với các dịch vụ vệ sinh, 70% dân thành thị đã được dùng nước máy. Tuy nhiên, theo điều tra, 31% hộ gia đình ở nông thôn vẫn dùng nước giếng khoan, 32% dùng nước giếng đào, 1,8% dùng nước mưa, 1,7% dùng nước ao hồ, chỉ 11,7% dùng nước máy. Thậm chí 10% người kinh vẫn uống nước lã. Hình 2.3 Một trong những nguyên nhân quan trọng khiến Việt Nam khó có thể đạt được mục tiêu về nước sạch vào năm 2010 là vấn đề vệ sinh còn yếu kém. Theo các nhà phân tích, đây không chỉ là vấn đề riêng của VN mà còn là vấn đề chung của nhiều nước trên thế giới. Ông Hoàng Văn Bảy, phó cục trưởng cục quản lí tài nguyên nước, cho biết, thực tế là nhiều dòng sông đã ô nhiễm, nhiều sông đã và đang chết. Hiện nay, tại Hà Nội, mỗi ngày 600000m3 nước thải đổ ra môi trường, TPHCM mỗi ngày 1.2 triệu m3, hầu hết đều chưa xử lí. Thứ trưởng bộ xây dựng Trần Ngọc Chính cho rằng, việc quản lí vệ sinh môi trường trên toàn bộ lưu vực các sông đã được nêu ra từ nhiều năm nay, nhưng chưa được thực hiện. Đó là nguyên nhân làm suy thoái chất lượng nước ở nhiều dòng sông. Sông Nhuệ, Đáy, Cầu, Đồng Nai, Sài Gòn… hàng ngàn đời nay phục vụ đời sống hàng chục triệu người, nhưng nay màu xanh của nước không còn, nhiều đoạn bốc mùi hôi thối, không thể dùng tắm giặt, sinh hoạt, cũng không thể cung cấp cho sản xuất công nghiệp và hoạt động dịch vụ… Trước bối cảnh đó, công ty BSC là một doanh nghiệp hạot động trong lĩnh vực xử lí nước và môi trường, nhập khẩu và phân phối các sản phẩm thiết bị lọc nước tinh khiết R.O đã đưa ra các chiến lược nhằm giải quyết phần nào tình trạng thiếu nước sạch hiện nay. Để cho các chiến lược thực hiện tốt hơn công ty đã và đang nhập khẩu nhiều thiết bị máy móc mới để cải tiến công nghệ và để làm được như vậy cần phải có các nhân viên kỹ thuật cao phối hợp với các phòng ban khác. ²Môi trường kinh tế Hiện nay, nền kinh tế đang phát triển nhanh chóng, đời sống của người dân trong xã hội không ngừng được được nâng cao và đổi mới trong tư duy từng ngày, từng giờ. Do vậy nhu cầu của người dân cũng tăng lên, đặc biệt là nhu cầu về nước sạch. Để có thể đáp ứng được nhu cầu về nước sạch ngày càng lớn công ty đã không ngừng mở nâng cao chất lượng sản phẩm, áp dụng những công nghệ tiên tiến trên thế giới để mang đến cho khách hàng những sản phẩm tốt nhất. Để sản phẩm đến được tận tay khách hàng cần có một bộ phận đi tiếp thị thị trường, giới thiệu về các sản phẩm máy lọc nước của công ty và một bộ phận chuyên hướng dẫn kỹ thuật sử dụng vận hành máy lọc nước cho khách hàng, dần dần công ty mới chiếm được lòng tin của khách hàng và khách hàng sẽ sử dụng ngày càng nhiều các sản phẩm của công ty. Như vậy là môi trường kinh tế cũng có ảnh hưởng nhiều đến việc thiết kế cơ cấu tổ chức. ²Môi trường công nghệ Công nghệ là một yếu tố ảnh hưởng rất lớn đến công ty. Hiện nay việc áp dụng các công nghệ mới trong việc sản xuất ra các sản phẩm của công ty là một trong những chiến lược lớn của công ty. Việc đổi mới công nghệ, nâng cao chất lượng sản phẩm sẽ nâng cao được uy tín của công ty và ngày càng chiếm được lòng tin của khách hàng. Môi trường công nghệ tác động mạnh đến dây chuyền công nghệ sản xuất của công ty và nó cũng ảnh hưởng đến việc thiết kế cơ cấu tổ chức của công ty. Công nghệ đòi hỏi phải có đội ngũ nhân viên có trình độ cao và chuyên nghiệp, do vậy cần một bộ phận để tuyển nhân sự, quản lí tuyển dụng, sắp xếp lao động trong công ty vào từng bộ phận cụ thể, có như vậy mới đạt được hiệu quả tốt nhất trong công việc. Như vậy, tất cả các yếu tố của môi trường vi mô và vĩ mô đều tác động đến việc hình thành nên cơ cấu tổ chức của công ty cho dù những yếu tố này tác động trực tiếp hay gián tiếp tới công ty nhưng nó đều mang lại hiệu quả nhất định trong việc thiết kế cơ cấu tổ chức của công ty. Việc tìm hiểu và nghiên cứu những ảnh hưởng của các yếu tố này sẽ giúp cho việc thiết kế cơ cấu tổ chức của công ty trở nên dễ dàng hơn, từ đó mới phát huy được hết ưu thế của công ty, giúp công ty ngày càng phát triển. 2.3 Chuyên môn hoá công việc Với mục tiêu mở rộng thị trường và chiếm được lòng tin của khách hàng công ty cần phải có một bộ phận chuyên đi khảo sát thị trường, tìm kiếm nguồn hàng và phát triển thị trường tiêu thụ sản phẩm của công ty. Với mục tiêu này công ty cần phải thực hiện ngay từ thời gian đầu và công việc này cần có sự phối hợp giữa các phòng ban với nhau trong công ty. Bộ phận kinh doanh có chức năng tìm kiếm nguồn hàng phải phối hợp với bộ phận maketting chuyên đi tiếp thị và giao bán sản phẩm ra ngoài thị trường có như vậy mới thực hiện được được mục tiêu mở rộng thị trường. Với mục tiêu đào tạo thêm nhiều nhân viên mới giàu kinh nghiệm thì công việc này phải thực hiện khi công ty có các chính sách tuyển nhân viên và công việc này thì cần phải có một bộ phận phụ trách riêng, từ đó hình thành nên phòng nhân sự. Phòng nhân sự chuyên có nhiệm vụ tuyển dụng và sắp xếp lao động trong công ty nhưng sự sắp xếp này cần phải có sự chỉ đạo của cơ quan cấp trên cụ thể là của giám đốc hay là HĐQT. Và khi thực hiện mục tiêu này công ty cần có sự liên hệ với các trường đại học kinh tế hay các trường đại học về kỹ thuật. Có như vậy thì việc cần tìm và tuyển các nhân viên mới cũng trở nên dễ dàng hơn. Còn với mục tiêu đầu tư sản xuất công nghệ thì công ty cần phải có sự phối hợp với nhà cung cấp và nhà chuyên sản xuất công nghệ trong và ngoài nước. Để thực hiện nhiệm vụ này công ty nên tìm hiểu và ký hợp đồng với các công ty chuyên sản xuất công nghệ khác. Chương 3 THỂ CHẾ HOÁ CƠ CẤU TỔ CHỨC 3.1. Xây dựng sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty BSC Sơ đồ cơ cấu tổ chức chỉ cho các nhà quản trị và nhân viên biết họ đang ở đâu trong tổ chức, gắn bó với bộ phận khác và với toàn tổ chức ra sao. Nó là công cụ hữu hiệu để loại bỏ sự mập mờ, trốn tránh trách nhiệm, thiếu phối hợp, quyết định không đúng người đúng việc. Việc thiết kế cơ cấu tổ chức đòi hỏi phải nghiên cứu những yếu tố ảnh hưởng và tác động đến công ty. Từ những nhiệm vụ và mục tiêu cụ thể của công ty đã đề ra ta có thể thiết kế cơ cấu tổ chức của công ty BSC như sau: 3.2. Sơ đồ phân bổ quyền hạn Sơ đồ phân bổ quyền hạn giúp xác định các nhiệm vụ và quyền ra quyết định của các nhà quản trị trong việc thực hiện các nhiệm vụ và mục tiêu mà công ty đã đề ra. Sơ đồ quyền hạn là công cụ hiệu quả nhất để xác định và làm rõ các mối quan hệ quyền hạn trong tổ chức, qua đó thấy được ai có quyền ký duyệt các quyết định có liên quan tới việc thực hiện một nhiệm vụ nhất định. Các phòng ban, HĐQT và Giám đốc Nhiệm vụ 1. HĐQT Ra các quyết định quản trị, thống nhất hoạch định các chiến lược kinh doanh cũng như các chiến lược phát triển của công ty. 2. Giám đốc Chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động kinh doanh và các hoạt động khác của công ty, tổ chức thực hiện các kế hoạch kinh doanh va phương án đầu tư của công ty. 3. Phòng kinh doanh Chịu trách nhiệm tìm kiếm nguồn hàng, điều tra nắm bắt nhu cầu của thị trường về những sản phẩm mà công ty kinh doanh, qua đó báo cáo lên giám đốc để giám đốc có những quyết định điều chỉnh cơ cấu sản phẩm đầu ra và đầu vào của công ty. 4. Phòng kỹ thuật công nghệ Có nhiệm vụ quản lí toàn bộ máy mọc thiết bị trong công ty, quản lí hồ sơ lí lịch máy móc thiết bị, đề xuất việc mua sắm những phụ tùng thiết bị, vật tư dùng cho hoạt động kinh doanh, sửa chữa các thiết bị, giải đáp và hướng dẫn kỹ thuật vận hành máy, theo dõi và bảo hành các sản phẩm. 5. Phòng nhân sự Có nhiệm vụ tổ chức quản lí, tuyển dụng, sắp xếp lao động trong công ty cũng như bố trí đào tạo nguồn lực cho công ty. Ngoài ra phòng nhân sự có nhiệm vụ phối hợp với các nhà cung cấp như các trường đại học để tuyển các nhân viên có trình độ tay nghề cao cho công ty. 6. Phòng tài chính Quản lý công tác kế toán thống kê tài chính, tham mưu cho giám đốc các công tác kế toán, thống kê tài chính, tổ chức thực hiện các nghiệp vụ tài chính, tính toán chi phí kinh doanh và giá thành, lập các chứng từ sổ sách thu chi với khách hàng và nội bộ, theo dõi lưu chuyển tiền tệ của công ty, báo cáo giám đốc về kết quả hoạt động kinh doanh của công ty. 7. Phòng Maketting Chuyên đi tiếp thị các sản phẩm của công ty đến tay khách hàng, mở rộng thị trường tiêu thụ cho công ty, phối hợp với phòng kinh doanh và các phòng ban khác tìm kiếm thêm nhiều thị trường mới. Bảng 3.1 Kết luận Thiết kế cơ cấu tổ chức của một công ty là một quá trình nghiên cứu và tìm hiểu về những yếu tố ảnh hưởng đến công ty bao gồm các yếu tố bên trong và bên ngoài công ty. Việc phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến công ty sẽ giúp công ty xây dựng được một cơ cấu tổ chức hợp lí từ đó phát huy được hết ưu thế về nhân công,nguồn lực trong công ty từ đó công ty sẽ đứng vững trên thị trường và ngày càng chiếm được lòng tin của khách hàng.