Đề tài Thiết kế hệ thống quản lý tiền gửi tiết kiệm cho ngân nông nghiệp và phát triển nông thôn Việt Nam, chi nhánh huyện Thanh Trì

tổ chức quầy tiết kiệm. a. Tổ chức quầy tiết kiệm. Căn cứ vào tình hình nhân sự và khả năng của cán bộ nhân viên, giám đốc chi nhánh Ngân Hàng Nông Nghiệp Việt Nam quyết định thành lập Quầy Tiết Kiệm có tối thiểu ba người, đó là: Trưởng quầy, Kế toán, Thủ quỹ. Để khai thác hết khả năng của trang thiết bị hiện tại, quầy tiết kiệm được tổ chức như sau: Ø Trưởng quầy: Lãnh đạo hoặc kiểm soát tại phòng Kế toán/Ngân quỹ. Ø Kế toán: Nhân viên phòng Kế toán/Ngân quỹ thực hiện giao dịch với khách hàng. Ø Thủ quỹ: Nhân viên thuộc phòng Ngân quỹ. b. Nhiệm vụ và trách nhiệm của thành viên Quầy Tiết Kiệm. Ø Trưởng quầy: ü tham mưu cho giám đốc chi nhánh về tổ chức thực hiện nhiệm vụ huy động tiền gửi tiết kiệm, chịu trách nhiệm trước giám đốc chi nhánh Ngân Hàng Nông Nghiệp Việt Nam về hoạt động của Quầy Tiết Kiệm theo quy định. ü Thực hiện kiểm soát chung các hoạt động của kế toán, thủ quỹ, tại Quầy Tiết Kiệm và phê duyệt các chứng từ liên quan đến tiền gửi tiết kiệm của khách hàng theo đúng quy định. ü Chịu trách nhiệm cao nhất về tính đũng đắn, hợp lệ trên các chứng từ giao dịch với khách hàng. ü Trực tiếp giải quyết các vướng mắc của khách hàng trong giao dịch vượt thẩm quyền của Kế toán Quầy Tiết Kiệm hoặc báo cáo giám đốc chi nhánh giải quyết khi vượt thẩm quyền của mình. ü Tổ chức thực hiện và quản lý công tác bảo mật các thông tin giao dịch của khách hàng. ü Báo cáo hoạt động tiền gửi tiết kiệm tại quầy theo yêu cầu của cấp trên. Ø Kế toán: ü Hướng dẫn thủ tục, giải đáp thắc mắc và giao dịch trực tiếp với khách hàng về việc gửi tiết kiệm tại Quầy Tiết Kiệm theo quy định. Thực hiện các chức năng nhiệm vụ của nhân viênkế toán giao dịch theo quy định hiện hành của Ngân Hàng Nông Nghiệp Việt Nam. ü Chịu trách nhiệm trước hết về sự ăn khớp của chi tiết trên các chứng từ tiên quan đến gửi tiết kiệm của khách hàng. Quản lý mẫu chữ ký của khách hàng và tài khoản tiết kiệm của Quầy Tiết Kiệm, chịu trách nhiệấcco nhất về sự chính xác giữa chữ ký mẫu của khách hàng và chữ ký trên các chứng từ giao dịch của khách hàng với ngân hàng. ü Chịu trách nhiệm cung cấp và quản lý chứng từ đã được phê duyệt liên quan đến giao dịch tiền gửi tiết kiệm của khách hàng. Ø Thủ quỹ: ü Thu nhận, chi trả bằng tiền mặt cho khách hàng gửi tiền tiết kiệm và chịu trách nhiệm kiểm tra, kiểm đếm, phân loại tiền theo đúng quy định hiện hành của Ngân Hàng Nông Nghiệp Việt Nam về quản lý quỹ nghiệp vụ. ü Ký xác nhận các chứng từ thu chi tiền mặt. ü Thực hiện cập nhật, hạch toán các giao dịch ngân quỹ với khách hàng trên hệ thống tin học của Ngân Hàng Nông Nghiệp Việt Nam theo quy định của phân hệ ngân quỹ. Lập sổ và đối chiếu số liệu giao dịch tiền mặt hằng ngày với giao dịch nghi chép của kế toán. III. Những nghiệp vụ tiền gửi chủ yếu. Việc kinh doanh của các đơn vị tài chính - ngân hàng chủ yếu là huy động vốn và sử dụng vốn huy động đó để cho vay hay đầu tư vào các dự án mà đơn vị có thể tham gia. Các đơn vị có thể huy động vốn từ các nguồn sau đây: Ø Tiền gửi thanh toán không kỳ hạn của khách hàng (pháp nhân hay thế nhân). Ø Tiền gửi có kỳ hạn. Ø Tiền gửi tiết kiệm, kỳ phiếu, chứng chỉ tiền gửi, trả góp v.v. Ø Vốn bảo đảm thanh toán của khách hàng. Ø Vốn huy động từ các nguồn khác như: vay từ các tổ chức, ngân hàng, tin dụng trong và ngoài nước. 1. Quy định chung. Ø Huy động tiền gửi tiết kiệm là nghiệp vụ huy động vốn bằng đồng tiền Việt Nam(VND) và đô la Mỹ(USD) của Ngân Hàng Nông Nghiệp Việt Nam từ các tầng lớp nhân dân dưới hình thức tiết kiệm. Ø Kỳ hạn của tiền gửi được quy định theo đơn vụ tháng hoặc năm. lãi suất tiền gửi tính theo % tháng hoặc & năm và quy định trong từng thời kỳ phù hợp với thị trường lãi suất: ü 01 tháng được tính bằng 30 ngày. ü 01 năm được tính bằng 365 ngày. ü Kỳ hạn được bắt đầu và kết thúc vào ngày làm việc của chi nhánh. Trong trường hợp ngày đến hạn rơi vào ngày nghỉ của ngân hàng(Chủ nhật, ngày lễ, tết,…) thì ngày được quy định là ngày làm việc đầu tiên tiếp theo của ngày đó. Ø Nghiệp vụ huy động tiết kiệm được tổ chức thành từng quầy, gọi là Quầy Tiết Kiệm, được quản lý an toàn và chặt chẽ bằng hệ thống tin học. Ø Nguồn huy động tiền gửi tiết kiệm là nguồn vốn kinh doanh của chi nhánh NHNo&PTNT Việt Nam. 2. Chứng từ và hồ sơ nghiệp vụ trong huy động tiền gửi tiết kiệm (1). Giấy gửi tiết kiệm: là chứng từ khách hàng kê khai khi nộp tiền mặt vào quỹ nghiệp vụ theo mẫu in sẵn. (2). Phiếu thu tiền mặt: là chứng từ của quỹ nghiệp vụ NHNo&PTNT cấp sau khi đã thu nhận xong tiềnmặt do khách hàng nộp. Chứng từ này được in từ máy tính và được các bên liên quan khi giao dịch ký xác nhận. (3). Giấy lĩnh tiến tiết kiệm: là chứng từ chi tiền mặt cho khách hàng khi ngân hàng hoàn trả gốc hoặc lãi suất gửi tiết kiệm đến hạn. (4). Đăng kí giao dịch gửi tiết kiệm: là chứng từ do kế toán chuẩn bị cho khách hàng sau khi có phiếu thu tiền mặt. Chứng từ này được in từ máy tính và được các bên liên quan khi giao dịch ký xác nhận. (5). Giấy chứng nhận tiền gửi: là chứng từ do ngân hàng cấp cho khách hàng gửi tiền mặt sau khi đăng ký giao dịch gửi tiết kiệm được phê duyệt. (6). Yêu cầu chi tìn mặt(nội bộ ngân hàng): là chứng từ mà quầy tiết kiệm yêu cầu quỹ nghiệp vụ chi tiền mặt cho người gửi khi ngân hàng hoàn trả lại gốc, lãi tiền gửi tiết kiệm đến hạn. (7). Bảng liệt kê giao dịch tiền gửi tiết kiệm: là chứng từ liệt kê các phất sinh gửi, rút, trả lãi suất tiết kiệm trong ngày giao dịch tại quầy tiết kiệm. (8). Phiếu nhận tiền lãi: là chứng từ tính toán tiền lãi phải trả cho người gửi đến hạn. Chứng từ này được in từ máy tính và được các bên kí xác nhận khi giao dịch. (9). Phiếu chuyển kỳ hạn: là chứng từ chuyển kỳ hạn mới do ngân hàng lập theo cam kết và ủy thác của khách hàng khi gửi tiền trong trường hợp người gửi không đến rút tiền khi đến hạn. (10). Thông báo mất giấy chứng nhận tiền gửi: là chứng từ do người sử dụng khai báokhi mất giấy chứng nhận tiền gửi. (11). Giấy xác nhận mất giấy chứng nhận tiềng gửi: là chứng từ cấp cho người gửi xác nhận việc đăng ký báo mất gấy chứng nhận tiền gửi. (12). Giấy ủy quyền rút tiền: là chứng từ do người gửi ủy quyền cho người khác rút tiền khi đến hạn. 3. Ghi chép kế toán giao dịch tiền gửi tiết kiệm. Ø Ghi chép với khách hàng của quầy tiết kiệm. ü Mọi giao dịch của khách hàng với quầy tiết kiệm được ghi chép đầy đủ trên hệ thống tin học của NHNo&PTNT Thanh Trì. ü Các giao dịch chi tiết liên quan đến hạch toán kế toán của khách hàng gửi tiết kiệm được thực hiện duy nhất theo mã giao dịch do quầy tiết kiệm cung cấp cho mỗi khách hàng trong mẫi lần giao dịch gửi tiền. Mã giao dịch bao gồm: ký hiệu của chi nhánh NHNo&PTNT, ký hiệu của quầy tiết kiệm thuộc chi nhánh NHNo&PTNT và số thứ tự của mỗi khách hàng trong mỗi lần giao dịch gửi tiền tại quầy tiết kiệm, mã giao dịch này được hệ thống phần mềm đảm bảo không trùng lặp trong mỗi quầy tiết kiệm của chi nhánh. Ø Ghi chép đối với quầy tiết kiệm của chi nhánh. ü Các giao dịch chi tiết của khách hàng tại mỗi quầy tiết kiệm được ghi chép tổng hợp tài khoản tiền gửi tiết kiệm và tài khoản trả lãi tiết kiệm tại chi nhánh NHNo&PTNT. ü Tài khoản tiền gửi tiết kiệm, tài khoản trả lãi tiết kiệm được mở chi tiết theo kỳ hạn, loại tiền và mỗi quầy tiết kiệm của chi nhánh. ü Việc ghi chép của kế toán tại quầy tiết kiệm và chi nhánh phải đảm bảo cho việc báo cáo chi tiết đến giao dịch gửi, rút tiền, tính lãi và trả lãi đối với từng khách hàng gửi tiết kiệm cũng như kỳ hạn, loại tiền gửi của khách hàng. Đồng thời phải đảm bảo cho việc báo cáo tổng hợp liên quan đến nghiệp vụ huy động tiền tiền gửi tiết kiệm tại chi nhánh NHNo&PTNT Việt Nam. 4. Quy trình thu - nhận tiền gửi. (Sơ đồ hình 1) ü Khách hàng tiếp nhận sự hướng dẫn của kế toán, kê khai vào giấy nộp tiền và nộp tiền vào quỹ. ü Kế toán tiếp nhận giấy nộp tiền và hồ sơ, mở sổ tiết kiệm trên máy tính. Kiểm tra tính khớp đúng và chỉnh sửa (nếu cần), tiếp nhận yêu cầu về kỳ hạn, lãi suất, hình thức trả lãi. In hai bản đăng ký giao dịch đăng ký giao dịch gửi tiết kiệm; một chuyển cho khách hàng và một chuyển cho thủ quỹ. ü Thủ quỹ tiếp nhận giấy nộp tiền, giấy tuỳ thân và tiền mặt từ khách hàng. Thủ quỹ kiểm tiền, kiểm tra tính khớp đúng ghi trên giấy nộp tiền, viết biên lai thu tiền và trả lại giấy tờ cho khách hàng. ü Kế toán trình trưởng quầy các hồ sơ, chững từ, phiếu thu tiền mặt, báo cáo... ü Khi khớp đúng, trưởng quầy ký duyệt vào chứng từ và in duy nhất một giấy chứng nhận gửi tiền và các chứng từ kèm theo cho kế toán để kết thúc giao dịch. ü Kế toán kiểm tra lại và ký nhận trên giấy chứng nhận tiền gửi sau đó chuyển đến khách hàng các giấy tờ cần thiết. Lưu một bản đăng ký giao dịch gửi tiền tiết kiệm trong hồ sơ giao dịch với khách hàng và phiếu thu tiền mặt là chứng từ lưu kế toán cuối ngày. 5. Quy trình trả tiền tiết kiệm. Ø Khách hàng rút tiền gốc và lãi: ü Kế toán hướng dẫn khách hàng làm thủ tục. Khách hàng lập yêu cầu rút tiền bằng cách kê khai vào giấy chứng nhận tiền gửi. Người gửi uỷ nhiệm cho người khác rút tiền, ngoài chứng từ trên thì người rút phải suất trình giấy ủy quyền rút tiền. ü Kế toán tiếp nhận yêu cầu, kiểm tra, đối chiếu hợp lệ đúng với chữ ký. Kế toán tính tiền gốc và lãi, lập và in hai bản in theo yêu cầu chi tiền mặt. Toàn bộ chứng từ được chuyển cho trưởng quầy phê duyệt. ü Trưởng quầy kiểm soát tính hợp lệ, chính xác rồi chuyển lại cho kế toán . ü Kế toán phân loại hồ sơ, chuyển một bản yêu cầu chi tiền mặt và giấy tờ tuỳ thân của khách hàng cho thủ quỹ. ü Thủ quỹ thực hiện kiểm tra, chi tiền mặt, giao lại giấy tờ tuỳ thân cho khách hàng và giữ lại phiếu chi tiền mặt, yêu cầu chi tiền mặt có chữ ký của hai bên làm chứng từ gốc. Ø Khách hàng rút tiền lãi: Quy trình chi trả tiền lãi tương tự như trên nhưng khách hàng kê khai rút tiền lãi và yêu cầu trả lãi. Ø Trả tiền cho người thừa kế: của người gửi được lĩnh tiền gốc và lãi theo đúng quy định hiện hanhf của pháp luật. 6. Chuyển kỳ hạn mới cho sổ tiết kiệm đã gửi. Ø Khi tiền gửi tiết kiệm đến hạn, khách hàng có nhu cầu chuyển kỳ hạn mới thì yêu cầu NHNo&PTNT làm thủ tục trực tiếp hoặc ủy thác cho NHNo&PTNT theo đăng ký giao dịch gửi tiết kiệm khi gửi tiền. ü Đối với chuyển kỳ hạn theo ủy thác của khách hàng: Quầy tiết kiệm của chi nhánh NHNo&PTNT chuyển số tiền gốc và lãi sang kỳ hạn mới có thời gian bằng kỳ hạn ban đầu và lãi suất theo quy dịnh tại thời điểm chuyển kỳ hạn mới. Thời điểm chuyển kỳ hạn mới theo quy định của ngân hàng. Căn cứ vào thông báo của máy tính, kế toán quầy tiết kiệm mở hồ sơ tiết kiệm của ngân hàng trên máy tính và hồ sơ lưu bằng văn bản, thực hiện kiểm tra và cập nhật kỳ hạn mới, in một phiếu chuyển kỳ hạn, ký tên trên chứng từ này và chuyển đến trưởng quầy duyệt. Trưởng quầy thực hiện kiểm tra bảo đảm khớp đúng và kỹ phê duyệt trên chứng từ. Các chứng từ và hồ sơ giao dịch tiền gửi của khách hàng được quản lý, theo dõi bằng văn bản tại quầy tiết kiệm và trên máy tính cho đến khi khách hàng rút tiền và tất toán giao dịch. Ø Đối với chuyển kỳ hạn theo yêu cầu trực tiếp tại quầy tiết kiệm, kế toán quầy tiết kiệm trực tiếp hướng dẫn khách hàng làm thủ tục. 7. Tính lãi tiền gửi tiết kiệm. Ø nguyên tắc tính lãi(cho một kỳ hạn): ü Đối với tiền gửi là VND, lãi suất được tính theo tháng. ü Đối với tiền gửi là USD, lãi suất được tính theo tháng. Ø Phương pháp tính lãi: ü Trường hợp rút lãi khi gửi hoặc khi đến hạn: Tiền lãi = Tiền gốc *Lãi suất tháng ü Trường hựop rút lãi hàng tháng: Công thức tính lãi được tính như trên, nhưng thời gian tính lãi của các kỳ trả lãi (trừ kỳ cuối là 30 ngày). Đến ngày trả lãi hàng tháng rơi vào các ngày nghỉ thì tiền lãi được trả vào ngày làm việc đầu tiên tiếp theo của ngày nghỉ đó. 8. Đối chiếu và lưu trữ cuối ngày. Ø Để đảm bảo an toàn và giữ bí mật tiền gửi của khách hàng, trong mỗi chi nhánh chỉ có giám đốc hoặc người uỷ quyền, trưởng phòng kế toán, trưởng quầy, kế toán quầy tiết kiệm là những người được phép truy cập vào chương trình quản lý tiền gửi tiêt kiệm để theo dõi quàn lý trên màn hình (không được sửa đổi ). Ø Cuối ngày giao dịch, kế toán quầy tiết kiệm thực hiện in bảng liệt kê giao dich phát sinh trong ngày, kiểm tra đối chiếu, kí xác nhận và chuyển cho trưởng quầy cùng các chứng từ lư kế toán để phê duyệt . Ø Trưởng quầy thực hiện kiểm tra, kiểm soát khớp đúng kí xác nhận trên bảng liệt kê giao dịch kèm chứng từ gốc của Quầy Tiết Kiệm và chuyển đến phòng kế toán hoặc phòng giao dịch để đối chiếu khớp đúng với các bộ phận liên quan. Ø Trong quá trìng tổng hợp, đối chiếu cuối ngày nếu phát sinh các sai sót thì phòng kế toán/phòng giao dịch của chi nhánh NHNGVN phải yêu cầu các bên kiểm tra và xử lý trước khi lưu trữ cuối ngày . 9. Những vấn đề liên quan dén tiền gửi và giấy chứng nhận tiền gửi. Ø Giấy chứng nhận tiền gửi: Là một chứng chỉ tiền gửi có giá trị rút tiền trong phạm vi các chi nhánh của NHNo&PTNT Việt Nam. Vì vậy, giấy chứng nhận tiện gửi phải còn nguyên vẹn, phát hành thống nhất theo quy định của NHNo&PTNT Việt Nam và phần chứng nhận được in từ máy tính đã được mã hoá thì mới có giá trị rút tiền, cầm cố, chiết khấu. Ø Không cho người khác rút tiền: Việc không cho rút tiền gửi tiết kiệm được ngân hàng thực hiền theo yêu cầu của khách hàng khi báo mất. Việc rút tiền gửi tiết kiệm được thực hiện lại khi có yêu cầu của khách hàng công nhận là hợp lệ hoặc ngân hàng cấp lại giáy mới. Ø Thông báo và đăng kí giấy chứng nhận tiền gửi : ü Khi mất giáy chứng nhận tiền gửi, người gửi phải thông báo ngay cho quầy tiết kiệm nơi gửi tiền trong vong 24 giờ. NHNo&PTNT không chịu trách nhiệm về viẹc giấy chứng nhận tiền gửi đã rút tiền trước khi nhận được thông báo mất giấy chứng nhận này của khách hàng . ü Kế toán quầy tiết kiệm nhận thông báo mât giấy chứng nhận tiền gửi từ khách hàng, thực hiện kiểm tra, đối chiếu với đang kí giao dịch gửi tiết kiệm đã đăng ký. Nếu đúng, thực hiện mở hồ sơ tiền gửi tiết kiệm của khách hàng trên máy tính để đăng ký báo mất sổ dưới hình thức phong toả tiền gửi tiết kiệm của khách hàng.In hai bản giấy xác nhận báo mất giấy chứng nhận tiền gửivà trinh trưởng quầy tiết kiệm phê duyệt. ü Sau khi kiểm tra thông báo mất giấy chứng nhận tiền gửi và xác nhận báo mất, nếu khớp đúng, trưởng quầy ký xác nhận phong toả tiền gửi trên máy tính. ü Khi việc phong toả tiền gửi được phê duyệt, kế toán quầy tiết kiệm chuyển một giấy xác nhận báo mất giấy chứng nhận tiền gửi của khách hàng, một bản lưu lại kế toán quầy tiết kiệm cùng thông báo mất giấy chứng nhận tiền gửi của khách hàng. ü Việc chấm dứt phong toả tiền gửi do mất giấy chứng nhận tiền gửi chỉ được thực hiện khi người gửi tiền tìm thấy giấy chứng nhận tiền gửi và xuất trình cùng giấy xác nhận báo mất giấy chứng nhận tiền gửi cho quầy tiết kiệm để sử lý giải toả tiền gưit tiết kiệm theo bước tương tự như khi phong toả. Quầy tiết kiệm thu hồi lại giấy xác nhận báo mất giấy chứng nhận tiền gửi từ khách hàng và có xác nhận đă giao cho họ. ü NHNo&PTNT Việt Nam chỉ trả cho người bị mất giấy chứng nhận tiền gửi khi hội đủ các điều kiện sau: Người rút tiền đúng là người gửi tiền khi đăng ký giao dịch gửi tiền. Có giấy xác nhận báo mất giấy chứng nhận tiền gửi do quầy tiết kiệm phát hành. Sau 15 ngày kể từ ngày đến hạn trong đăng ký giao dịch gửi tiền, việc chi trả cho người gửi này được thực hiện tương tự như các bước đă quy định, nhưng người quyết định chi trả là giám đốc chi nhánh NHNo&PTNT Việt Nam hoặc là người ủy quyền thay thế. Bản gốc thông báo mất giấy chứng nhận tiền gửi là chứng từ lưu kế toán thay thế cho giấy chứng nhận tiền gửi. Ø Cầm cố, chiết khấu giấy chứng nhận tiền gửi tại NHNo&PTNT. ü Người gửi tiền theo giấy chứng nhận tiền gửi do quầy tiết kiệm phát hành có thể cầm cố, chiết khấu tại chi nhánh NHNo&PTNT cho quầy tiết kiệm đó theo quy định về nghiệp vụ cầm cố, chiết khấu hiện hành của NHNo&PTNT Việt Nam. ü Ngoài việc cân đối nguồn vốn, chi nhánh NHNo&PTNT phải thực hiện kiểm tra, đối chiếu với quầy tiết kiệm đă phát hành giấy chứng nhận tiền gửi trước khi quyết định thực hiện cầm cố, chiết khấu giấy chứng nhận tiền gửi này. Chi nhánh chỉ giao dịch nghiệp vụ này trực tiếp với người gửi trong giấy chứng nhận tiền gửi. ü Quầy tiết kiệm căn cứ vào bản đề nghị, yêu cầu của khách hàng về cầm cố, chiết khấu giấy chứng nhận tiền gửi để kiểm tra, đối chiếu như quy định về chi trả tiền gửi tiết kiệm ở phần trên. Nếu khớp đúng thì thực hiện phong toả tiền gửi và xác nhận phong toả cho bên liên quan. CHƯƠNG II THIẾT KẾ CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ TIỀN GỬI TIẾT KIỆM TẠI NGÂN HÀNG NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN THANH TRÌ. 1. Thiết kế cơ sở dữ liệu bằng phương pháp mô hình hoá. a. Những khái niệm về thông tin và cơ sở dữ liệu. Dữ liệu và thông tin là hai khái niệm thường được dùng lẫn lộn dù chúng là hai khái niệm khác nhau. Dữ liệu là các con số, các dữ liệu về một đối tượng nào đó. Thông tin có thể coi như dữ liệu đã xử lí ở dạng tiện dùng, dễ hiểu. Như vậy thông tin có thể ví như đầu ra còn dữ liệu giống như đầu vào. Người ta còn định nghiã thông tin là sự phản ánh và biến thành tri thức mới của chủ thể phản ánh. Qua các định nghĩa đó ta có thể thấy thông tin luôn được gắn với sự tiện dùng, có ích đối với chủ thể nhận tin. Khái niệm dữ liệu và thông tin là hai khái niệm cơ bản dùng trong hệ thống thông tin. Hệ thống thông tin(HTTT) là một tập hợp các yếu tố có liên quan với nhau cùng làm nhiệm vụ thu thập, xử lí, lưu trữ và phân phối thông tin để nhằm mục đích hỗ trợ cho việc ra quyết định, phân tích tình hình, lập kế hoạch, điều phối kiểm soát tình hình hoạt động của cơ quan. Trong hệ thống thông tin người ta lưu trữ và quản lí dữ liệu trong những kho dữ liệu, đó là nơi cất giữ dữ liệu một cách có tổ chức sao cho có thể tìm kiếm nhanh chóng các dữ liệu cần thiết. Nếu kho dữ liệu này được cài đặt trên các phương tiện nhớ của máy tính điện tử và được bảo quản nhờ các chương trình của máy tính(phần mềm quản trị dữ liệu) thì được gọi là ngân hàng dữ liệu hay hệ cơ sở dữ liệu. Nếu ta ứng dụng tin học vào công tác quản lí thư viện thì hệ thống thông tin của thư viện sẽ được lưu trữ trong các phương tiện nhớ của máy tính điện tử, kho dữ liệu của hệ thống thông tin thư viện sẽ được được bảo quản bởi một chương trình, chương trình này cho phép lưu trữ, tìm kiếm, thêm, xoá... thuận tiện mà không cần phải lưu trữ ra giấy. Cơ sở dữ liệu là một tập hợp dữ liệu được tổ chức có cấu trúc, được lưu trữ trên những phương tiện trữ tin thoả mãn một cách đồng thời và có chọn lọc cho nhiều người dùng khác nhau và cho những mục đích khác nhau. Đặc tính của cơ sở dữ liệu là giảm trùng lặp dữ liệu, chia sẻ cho nhiều người dùng, truy suất dễ dàng. Dữ liệu đảm bảo tính nhất quán, bảo mật và có thể phục hồi. b. Các thành phần cơ sở dữ liệu: ü Ngôn ngữ mô tả dữ liệu: Bao gồm mô tả cấu trúc của cơ sở dữ liệu và mô tả các liên hệ của dữ liệu, các loại ràng buộc. ü Ngôn ngữ sử dụng dữ liệu: có đặc tính như ngôn ngữ lập trìnhdùng để: truy xuất, cập nhật và khai thác dữ liệu. ü Từ điển dữ liệu: là nơi tập trung lưu trữ về thành phần cấu trúc của cơ sở dữ liệu, chương trương trình, mã bảo mật và thẩm quyền sử dụng. c. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu. ü Hệ quản tri CSDL: là các phần mềm cho phép xây dựng CSDL và cung cấp công cụ để thao tác trên CSDL đó. Các hệ quản trị CSDL hiện nay gồm có Access, Visual Fox, SQL server.. ü Các mức biểu diễn của CSDL. Mức biểu diễn ngoài hay gọi là lược đồ ngoài: đây là mức đặc tả dữ liệu theo quan niệm của người dùng. Mức biểu diễn trong hay lược đồ vật lý trong: dặc tả dữ liệu được lưu trữ phù hợp với thiết bị lưu trữ tin hoặc tổ chức lưu trữ của hệ điều hành. Mức biểu diễn quan niệm hay lược đồ quan niệm: là quá trình diễn đạt thế giới thực bằng ngôn ngữ định nghĩa dữ liệu. ü Ngôn ngữ mô tả dữ liệu (Data Definition Language - DDL)gồm: Mô tả cấu trúc của CSDL. Mô tả các liên hệ của dữ liệu, các loại ràng buộc. ü Ngôn ngữ sở dụng dữ liệu (Data Manipulation Language – DML): có đặc tính như ngôn ngữ lập trình dùng để Truy xuất dữ liệu. Cập nhật dữ liệu. Khai thác dữ liệu. ü Từ điển dữ liệu (Data Dictionnary – DD): là nơi tập trung lưu trữ về: Thành phần cấu trúc của CSDL (thuộc tính., mối quan hệ v.v...) Chương trình. Mã bảo mật, thẩm quyền sử dụng. ü Các khái niệm cơ bản: Thực thể (entity) hay đối tượng (object): là khái niệm để chỉ một vật cụ thể hay trừu tượng trong thế giới thực. Ta có thể phân biệt thực thể này hay thực thể khác. Thuộc tính (attribute): là các tính chất của thực thể. Thực thể có chung thuộc tính: thành lập tập các thực thể hay tập các đối tượng mà các thuộc tính đó luôn luôn phải có. 2. Cơ sở dữ liệu cho hệ thống quản lý tiền gửi tiết kiệm. a. Sơ đồ luồng thông tin của hệ thống quản lý tiết kiệm. Ø Các ký pháp của sơ đồ: ü Sử lý: Thñ c«ng Giao t¸c ng­êi – m¸y Tin häc ho¸ ü Kho lưu trữ dữ liệu: Thủ công Tin học hoá ü Dòng thông tin: Tài liệu Ø Quy trình lập sổ tiền gửi tiết kiệm: Quy trình lập sổ tiết kiệm được thực hiện thông qua các bước: ü Khách hàng gọi sổ tiết kiệm và điền các thông tin vào phiếu yêu cầu theo sự hướng dẫn của nhân viên kế toán. ü Phiếu yêu cầu sau đó được chuyển đến cho kế toán kiểm tra, nếu phát hiện sai sót sẽ yêu cầu khách hàng lập lại phiếu. Sau khi kiểm tra song, kế toán tến hành cập nhật dữ liệu vào cơ sở dữ liệu khách hàng. Từ cơ sở dữ liệu này tiến hành lập sổ tiết kiệm cho khách hàng rồi chuyển cho trưởng quầy phê duyệt. ü Trưởng quầy tiết kiệm phê duyệt sau đó chuyển sang cho thủ quỹ, hệ thống chuyển sang bước hai. Kh¸ch hµng KÕ to¸n Tr­ëng quÇy Thñ quü §iÒn phiÕu yªu cÇu PhiÕu yªu cÇu KiÓm tra phiÕu y/c PhiÕu hîp lÖ PhiÕu y/c kh«ng hîp lÖ Kho DL Sæ tiÕt kiÖm DuyÖt sæ tiÕt kiÖm Sæ tiÕt kiÖm ®¨ duyÖt Thu nhËn tiÒn göi LËp sæ tiÕt kiÖm CËp nhËt d÷ liÖu S¬ ®å luång th«gn tin trong hÖ thèng thu nhËn tiÒn göi tiÕt kiÖm. Ø Quy tr×nh thu nhËn tiÒn göi: ü Sau khi tr­ëng quÇy chuyÓn sæ tiÕt sang, thñ quü tiÕn hµnh kiÓm tra sæ tiÕt kiÖm, viÕt ho¸ ®¬n vµ thu tiÒn cña kh¸ch hµng. ü Kh¸ch hµng nép tiÒn cho thñ sau ®ã nhËn l¹i sæ tiÕt kiÖm vµ ho¸ ®¬n thu tiÒn. Nép tiÒn cho thñ quü Tr­ëng quÇy Thñ quü Kh¸ch hµng KiÓm tra sæ tiÕt kiÖm Ho¸ ®¬n Sæ tiÕt kiÖm Sæ tiÕt kiÖm Thu tiÒn cña kh¸ch hµng ViÕt ho¸ ®¬n S¬ ®å luång th«ng tin trong hÖ thèng thu nhËn tiÒn göi tiÕt kiÖm. Ø Quy tr×nh chi - tr¶ tiÒn göi tiÕt kiÖm. Kh¸ch hµng KÕ to¸n Tr­ëng quÇy Thñ quü Yªu cÇu rót tiÒn KiÓm tra chøng tõ KiÓm tra giÊy tê tuú th©n PhiÕu yªu cÇu rót tiÒn Yªu cÇu chi tiÒn mÆt cho kh¸ch hµng Sæ tiÕt kiÖm Chøng tõ, sæ tiÕt kiÖm Phª duyÖt Chi tr¶ tiÕt kiÖm Chøng tõ ®· phª duyÖt GiÊy tê tuú th©n TiÒn mÆt vµ giÊy tê kh¸c NhËp kho d÷ liÖu TÝnh to¸n vµ ghi sæ DL Sæ hÕt h¹n bÞ lo¹i bá S¬ ®å lu«ng th«ng tin trong hÖ thèng chi, tr¶ tiÕt kiÖm. Quy tr×nh chi tr¶ tiÕt kiÖm ®­îc thùc hiÖn th«ng qua c¸c b­íc sau: ü Kh¸ch hµng göi yªu cÇu rót tiÒn vµ sæ tiÕt kiÖm cho kÕ to¸n ü KÕ to¸n kiÓm tra chøng tõ vµ sæ tiÕt kiÖm, sau ®ã nhËp d÷ liÖu, tÝnh to¸n vµ ghi sæ tiÕt kiÖm, cuèi cïng chuyÓn sæ cho tr­ëng quÇy kiÓm so¸t. ü Tr­ëng quÇy phª duyÖt sau ®ã chuyÓn cho thñ quü kÌm theo yªu cÇu chi tiÒn mÆt. ü Thñ quü nhËn chøng tõ ®· phª duyÖt vµ yªu cÇu kh¸ch hµng cho kiÓm tra giÊy tê tuú th©n. Cuèi cïng tr¶ tiÒn giÊy tê tuú th©n cho kh¸ch hµng. Tr¶ sæ tiÕt kiÖm hÕt h¹n vÒ cho kÕ to¸n. Ø Quy tr×nh chuyÓn kú h¹n. Kh¸ch hµng KÕ to¸n Tr­ëng quÇy PhiÕu yªu cÇu chuyÓn kú h¹n Sæ tiÕt kiÖm B¸o c¸o KiÓm tra sæ vµ phiÕu yªu cÇu chuyÓn kú h¹n Kho DL LËp sæ míi L©p b¸o c¸o Sæ tiÕt kiÖm S¬ ®å lu«ng th«ng tin trong hÖ thèng chuyÓn kú h¹n. ü Khi muèn chuyÓn kú h¹n kh¸ch hµng göi phiÕu yªu cÇu tíi nh©n viªn kÕ to¸n. ü KÕ to¸n tiÕp nhËn phiÕu yªu cÇu vµ sæ tiÕt kiÖm. KiÓm tra sæ tiÕt kiÖm, tiÕn hµnh cËp nhËt d÷ liÖu vµ chuyÓn kú h¹n cho sæ tiÕt kiÖm sau ®ã b¸o c¸o cho tr­ëng quÇy. ü Kh¸ch hµng nhËn l¹i sæ tiÕt kiÖm víi kú h¹n míi ®· chuyÓn. b. S¬ ®å luång d÷ liÖu: Ø S¬ ®å luång d÷ liÖu: dïng ®Ó m« t¶ còng chÝnh hÖ thèng th«ng tin nh­ s¬ ®å luång th«ng tin nh­ng trªn gãc ®é trõu t­îng. Trªn s¬ ®å chØ bao gåm c¸c luång d÷ liÖu, c¸c xö lý, c¸c l­u tr÷ d÷ liÖu, nguån vµ ®Ých nh­ng kh«ng hÒ quan t©m tíi n¬i, thêi ®iÓm vµ ®èi t­îng chÞu tr¸ch nhiÖm xö lý. S¬ ®å luång d÷ liÖu chØ m« t¶ ®¬n thuÇn hÖ thèng th«ng tin lµm g× vµ ®Ó lµm g×. Ø C¸c ký ph¸p dïng trong s¬ ®å DFD: Tên người/ Bộ phận phát/ nhận tin Tªn dßng d÷ liÖu Tiến trình sử lý TÖp d÷ liÖu Ø Sơ đồ ngữ cảnh(DFD mức 0). HÖ thèng xö lý tiÕt kiÖm Kh¸ch hµng KÕ to¸n Tr­ëng quÇy C¸c yªu cÇu lËp sæ, göi, rót tiÒn. Chi tr¶ tiÒn vµ ct C¸c yªu cÇu lËp phiÕu, tra cøu.. Tr¶ lêi C¸c yªu cÇu lËp b¶ng, tra cøu… Tr¶ lêi Sơ đồ ngữ cảnh Ø DFD mức 1: Sö lý gäi tiÕt kiÖm Sö lý rót tiÒn HÖ thèng tra cøu HÖ thèng thèng kª LËp b¶ng thiÕt kÕ giao dÞch Sö lý chuyÓn kú h¹n Kh¸ch hµng Nh©n viªn quÇy tiÕt kiÖm Tr­ëng quÇy, kiÓm so¸t Kh¸ch hµng Sæ tiÕt kiÖm Nh©n viªn Kh¸ch hµng Sæ tiÕt kiÖm Giao dÞch Kh¸ch hµng Giao dÞch (2) (5) (4) (6) (9) (10) (13) (12) (15) (18) (16) (19) (20) (21) (22) (27) (23) (26) (29) (30) (28) (17) (14) (7) (24) (25) (31) (32) (36) (37) (33) (34) (8) (11) (35) (1) (3) Hệ thống DFD mức 1 Chú thích sơ đồ hệ thống DFD mức 1: Yêu cầu gọi tiết kiệm. Thông báo và gọi tra hồ sơ. Yêu cầu kiểm tra và lập phiếu. Trả hai bản chi tiền mặt. Cập nhật danh sách. ,(17),(32)Danh sách khách hàng. ,(11),(34) Danh sách hoặc mã sổ tiết kiệm. Cập nhật danh sách sổ tiết kiệm. Danh sách nhân viên. Danh sách mã khách hàng. Mã nhân viên. Yêu cầu rút tiền. Trả giấy và tiền mặt. Yêu cầu kiểm tra phiếu gọi và chữ ký. In hai bản chi tiền mặt. (18),(20) Yêu cầu chuyển kỳ hạn. (19),(21) Thông báo kỳ hạn đã chuyển. (22),(24) Yêu cầu tra cứu thông tin. (23),(25) Các thông tin tra cứu. (26) Yêu cầu lập bảng liệt kê giao dịch. (27) Bảng liệt kê giao dịch. (28) Thông tin của phiên giao dịch. (29) Cập nhật danh sách giao dịch. (30),(33) Danh sách các giao dịch. (31) Yêu cầu lập bảng liệt kê giao dịch. (34) Thông tin về sổ tiết kiệm. (35) Yêu cầu thống kê. (36) Trả lời thống kê. Ø Hệ Thống DFD mức 2. Từ hệ thống DFD mức 1, ta phân rã thành các hệ thống DFD mức 2 bao gồm: hệ thống mở sổ tiết kiệm, hệ thống sử lý rút tiền, hệ thống sử lý chuyển kỳ hạn và hệ thống tra cứu. ü Hệ thống gửi tiết kiệm: 1.0 HÖ thèng giao dÞch tiÕt kiÖm 2.0 HÖ thèng më sæ tiÕt kiÖm 3.0 HÖ thèng lËp phiªn giao dÞch Kh¸ch hµng Nh©n viªn quÇy tiÕt kiÖm Nh©n viªn Sæ tiÕt kiÖm Kh¸ch hµng L·i suÊt Giao dÞch (1) (3) (2) (5) (4) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12) (13) (14) (15) (16) (17) (18) (19) (20) DFD mức 2 (Sơ đồ hệ thống gửi tiết kiệm) Là hệ thống DFD mức 2, mô tả luồng dữ liệu vào, ra trong hệ thống nhận gửi tiết kiệm. Sơ đồ này được phân rã từ sơ đồ DFD mức 1. Chú thích sơ đồ: (1). Yêu cầu gọi tiết kiệm. (2). Yêu cầu kiểm tra và lập phiếu. (3). Hồ sơ không hợp lệ. (4). Trả hai bản thu tiền mặt. (5). Bảng giao dịch gọi tiết kiệm. (6). Yêu cầu mở sổ tiết kiệm. (7). Hai chữ ký mẫu. (8). Bảng giao dịch gọi tiết kiệm. (9). Cập nhật danh sách. (10). Danh sách khách hàng. (11). Danh sách nhân viên. (12). Cập nhật sổ tiết kiệm. (13). Danh sách sổ tiết kiệm. (14). Kỳ hạn và lãi suất. (15). Chứng từ và giấy chứng nhận gọi tiền. (16). Yêu cầu kết thúc giao dịch. (17). Thông báo và gọi trả hồ sơ. (18). Thông báo giao dịch gọi tiết kiệm. (19). Danh sách các giao dịch. (20). Thêm vào một giao dịch. ü Sơ đồ sử lý rút tiền: 1.0 HÖ thèng sö lý rut tiÒn 2.0 HÖ thèng ph©n hÖ quý Kh¸ch hµng Nh©n viªn quÇy tiÕt kiÖm Nh©n viªn Sæ tiÕt kiÖm Kh¸ch hµng Giao dÞch quý (2) (1) (3) (4) (7) (5) (6) (8) (9) (11) (10) (12) DFD mức 2 (Sơ đồ hệ thống rút tiền tiết kiệm) Chú thích sơ đồ hệ thống rút tiền tiết kiệm: (1). Mã khách hàng. (2). Mã sổ tiết kiệm. (3). Yêu cầu rút tiền. (4). Chuyển kỳ hạn. (5). Mã nhân viên. (6). Yêu cầu cung cấp giấy tờ tuỳ thân. (7). Trả lời chuyển kỳ hạn. (9). Thông báo đã cập nhật. (10). Yêu cầu cập nhật vào phân hệ ngân quỹ. (11). Danh sách giao dịch quỹ. (12). Cập nhật danh sách giao dịch quỹ. ü Sơ đồ sử lý chuyển kỳ hạn: 1.0 HÖ thèng tiÕp nhËn yªu cÇu 2.0 HÖ thèng chuyÓn kú h¹n Kh¸ch hµng Nh©n viªn quÇy tiÕt kiÖm Sæ tiÕt kiÖm Kh¸ch hµng (1) (3) (6) (7) (9) (8) (10) 3.0 HÖ thèng kiÓm tra (2) (4) (5) DFD mức 2 (Sơ đồ hệ thống chuyển kỳ hạn) Chú thích sơ đồ hệ thống chuyển kỳ hạn: (1). Yêu cầu chuyển kỳ hạn. (2). Mã khách hàng. (3). Chuyển hạn mới. (4). Mã sổ tiết kiệm. (5). Chứng nhận sổ tiết kiệm. (6). Thông báo kỳ hạn đã chuyển. (7). Yêu cầu chuyển kỳ hạn của nhân viên. (8). Phiếu chuyển kỳ hạn. (9). Thông báo đã chuyển. (10). Chấp nhận chuyển. ü Hệ thống tra cứu: 1.0 Hệ thống tiếp nhận yêu cầu 2.0 Hệ thống chuyển kỳ hạn Khách hàng Nhân viên quầy tiết kiệm Giao dịch Giao dịch qũy (3) (4) (8) Chi tiết giao dịch qũy Chi tiết giao dịch (7) (6) (5) (2) (9) (1) DFD mức 2 (Sơ đồ hệ thống tra cứu) Chú thích sơ đồ hệ thống tra cứu: (1). Mã giao dịch quỹ. (2). Thông tin của phiên giao dịch. (3). Yêu cầu tra cứu thông tin. (4). Mã giao dịch hoặc giao dịch quỹ. (5). Yêu cầu tra cứu thông tin. (6). Thông tin về việc tra cứu. (7). Các thông tin tra cứu. (8). Chi tiết giao dịch quỹ. (9). Dữ liệu về chi tiết giao dịch. c. Tạo các bảng dữ liệu. Nhằm tạo ra sự nhất quán cho cơ sở dữ liệu, ta tạo các bảng bằng cách: mỗi thực thể tạo thành một bảng, mỗi thuộc tính tạo thành một trường. Các trường chứa một mẩu tin về thực thể cụ thể. Tập hợp bộ giá trị của các trường của một thực thể cụ thể làm thành một bản ghi. Toàn bộ các bản ghi này lưu trữ thông tin cho một thực thể tạo ra một bảng mà mỗi dòng là một bản ghi và mỗi cột là một trường. Theo ngôn ngữ SQL thì có thể lệnh CREATE TABLE để tạo bảng dữ liệu. Cú pháp: CREATE TABLE . Các dòng tiếp theo mô tả từng cột trong bảng, mỗi dòng thường có: tên cột(ví dụ MAKHACHHANG),kiểu dữ liệu trong cột(ví dụ CHAR) và độ rộng của cột(ví dụ 5). Nếu muốn chọn một trường nào đó làm khóa chính thì đặt tính chất cho trường đó là NOT NULL. Từ NOT NULL có nghĩa là không được để trống bất cứ dòng nào trong cột này. Dòng cuối cùng của lệnh CREATE TABLE xác định khoá chính: PRIMARI KEY. Khi khoá chính đẵ được xác định thì hệ quản trị cơ sở dữ liệu sẽ đảm bảo tính duy nhất cho nó. Nói rõ hơn, trước khi bổ sung một dòng bất kỳ nào vào bảng, máy sẽ kiểm tra xem khoá chính đã có chưa, nếu có rồi thì không cho phép thêm dòng mới vào đó nữa. Mỗi dòng phảI có một giá trị không rỗng của khoá chính để xác định cá thể suất hiện ở dòng đó một cách duy nhất. Quy tắc này được gọi là quy tắc kiện toàn thực thể. Ø Chi tiết bảng loại tiền: create table LOAITIEN ( MALOAITIEN CHAR(5) not null, TENLOAITIEN CHAR(25), Primary key MALOAITIEN ) Thuộc tính Diễn giải Kiểu Kích thước Ràng buộc MALOAITIEN Mã loại tiền CHAR 5 Khoá chính TENLOAITIEN Tên loại tiền CHAR 20 Ø Chi tiết bảng chi nhánh. create table CHINHANH ( MACHINHANH CHAR(5) not null, TENCHINHANH CHAR(30), DIADIEM CHAR(40), primary key MACHINHANH ) Thuộc tính Diễn giải Kiểu Kích thước Ràng buộc MACHINHANH Mã chi nhánh CHAR 5 Khoá chính TENCHINHANH Tên chi nhánh CHAR 30 DIADIEM Địa điểm CHAR 40 Ø Chi tiết bảng tài khoản. create table TAIKHOAN ( MATK CHAR(5) not null, TENTK CHAR(30), SODUDAUKY NUMBER, SODUCUOIKY NUMBER, NO NUMBER, CO NUMBER, NOTHANG NUMBER, COTHANG NUMBER, NONAM NUMBER, CONAM NUMBER, primary key MATK ) Thuộc tính Diễn giải Kiểu Kích thước Ràng buộc MATK Mã tài khoản CHAR 5 Khoá chính TENTK Tên tài khoản CHAR 30 SODUDKY Số dư đầu kỳ NUMBER SODUCKY Số dư cuối kỳ NUMBER NO Nợ NUMBER CO Có NUMBER NOTHANG Nợ tháng NUMBER COTHANG Có tháng NUMBER NONAM Nợ năm NUMBER CONAM Có năm NUMBER Ø Chi tiết bảng kỳ hạn. create table KYHAN ( MAKYHAN CHAR(5) not null, MALOAITIEN CHAR(5) not null, KYHAN CHAR(20), LAISUAT NUMBER(3, 2) primary key MAKYHAN ) Thuộc tính Diễn giải Kiểu Kích thước Ràng buộc MAKYHAN Mã kỳ hạn CHAR 5 Khoá chính MALOAITIEN Mã loại tiền CHAR 5 KYHAN Kỳ hạn CHAR 20 LAISUAT Lãi suất NUMBER 5 Ø Chi tiết bảng quầy. create table QUAY ( MAQUAY CHAR(5) not null, MACHINHANH CHAR(5) not null, TENQUAY CHAR(30), primary key MAQUAY ) Thuộc tính Diễn giải Kiểu Kích thước Ràng buộc MAQUAY Mã quầy CHAR 5 Khoá chính MACHINHAHH Mã chi nhánh CHAR 5 TENQUAY Tên quầy CHAR 30 Ø Chi tiết bảng khách hàng. create table KHACHHANG ( MAKH CHAR(5) not null, TENKH CHAR(30), DIACHI CHAR(50), SOGCMND CHAR(10) , CAPNGAY DATE, NOICAP CHAR(40), DIENTHOAI NUMBER(10), primary key MAKH ) Thuộc tính Diễn giải Kiểu Kích thước Ràng buộc MAKH Mã khách hàng CHAR 5 Khoá chính TENKH Tên khách hàng CHAR 30 DIACHI Địa chỉ CHAR 50 SOGCMND Số giấy CMND CHAR 10 CAPNGAY Cấp ngày DATE 8 NOICAP Nơi cấp CHAR 40 DIENTHOAI §iƯn tho¹i NUMBER 10 Ø Chi tiết bảng nhân viên. create table NHANVIEN ( MANV CHAR(5) not null, TENNV CHAR(30), CHUCVU CHAR(20), MACHINHANH CHAR(30), TINHTRANG CHAR(1), primary key MANV ) Thuộc tính Dieón giaỷi Kieồu Kớch thửụực Raứng buoọc MANV Mã nhân viên CHAR 5 Khoá chính TENNV Tên nhân viên CHAR 30 CHUCVU Chức vụ CHAR 20 MACHINHANH M· chi nh¸nh CHAR 30 Khoá ngoại Ø Chi tiết bảng sổ tiết kiệm. create table SOTIETKIEM ( MASO CHAR(20) not null, MAKH CHAR(5) not null, MANV CHAR(5) not null, MAKYHAN CHAR(5), SOTIENGOC NUMBER , NGAYMOSO DATE , NGAYDENHAN DATE , SOTIENLAI NUMBER, MATTSO CHAR(5), primary key MASO ) Thuộc tính Diễn giải Kiểu Kích thước Ràng buộc MASO Mã sổ CHAR 20 Khoá chÝnh MAKH Mã khách hàng CHAR 5 Khoá ngoại MANV Mã nhân viên CHAR 5 Kho¸ ngo¹i MAKYHAN Mã kỳ hạn CHAR 5 Khoá ngoại SOTIENGOC Số tiền gốc NUMBER NGAYMOSO Ngày mở sổ DATE NGAYD.HAN Ngày đến hạn DATE SOTIENLAI Số tiền lãi NUMBER MATTSO Mã thanh toán sổ CHAR 5 Ø Chi tiết bảng giao dịch quỹ create table GIAODICHQUY ( SOBTQ CHAR(5) not null, MAKH CHAR(5) not null, MANV CHAR(5) not null, NGAYGDQ DATE, SOTIEN NUMBER, primary key SOBTQ ) Thuộc tính Diễn giải Kiểu Kích thước Ràng buộc SOBTQ Số bút toán qũy CHAR 5 Khoá chính MAKH Mã khách hàng CHAR 5 Kho¸ ngo¹i MANV Mã nhân viên CHAR 5 Kho¸ ngo¹i NGAYGDQ Ngày giao dịch qũy DATE SOTIEN Số tiền NUMBER Ø Chi tiết bảng giao dịch. create table GIAODICH ( SOBUTTOAN CHAR(5) not null, MANV CHAR(5) not null, MASO CHAR(20) not null, MAQUAY CHAR(5) not null, SOGIAODICH CHAR(10), NGAYGIAODICH DATE primary key SOBUTTOAN ) Thuộc tính Diễn giải Kiểu Kích thước Ràng buộc SOBUTTOAN Số bút toán CHAR 5 Khoá chính MANV Mã nhân viên CHAR 5 Kho¸ ngo¹i MASO Mã sổ CHAR 20 Kho¸ ngo¹i MAQUAY Mã quầy CHAR 5 Khoá ngoại SOGIAODICH Số giao dịch CHAR 10 NGAYGD Ngày giao dịch DATE Ø Bảng chi tiết giao dịch. create table CHITIETGIAODICH ( MATK CHAR(5) not null, SOBUTTOAN CHAR(5) not null, TINHCHAT CHAR(30), SOTIENGD NUMBER primary key MATK,SOBUTTOAN ) Thuộc tính Diễn giải Kiểu Kích thước Ràng buộc MATK Mã tài khoản CHAR 5 Khoá chính SOBUTTOAN Số bút toán CHAR 5 Khoá chính TINHCHAT Tính chất CHAR 30 SOTIENGD Số tiền giao dịch NUMBER Ø Bảng chi tiết giao dịch quỹ. create table CHITIETGIAODICHQUY ( MACTGDQ CHAR(5) not null, SOBTQ CHAR(5) not null, MALTO CHAR(10), SOTO INTEGER, primary key MACTGDQ ) Thuộc tính Diễn giải Kiểu Kích thước Ràng buộc MACTGDQ Mã chi tiết GDQ CHAR 5 Khoá chính SOBTQ Số bút toán qũy CHAR 5 Kho¸ ngo¹i MALTO Mã loại tờ CHAR 10 SOTO Số tờ INTEGER Ø Tạo mối quan hệ. Sau khi tạo xong các bảng dữ liệu ta tiến hành thiết lập các mối quan hệ cho chúng. Một thực thể trong thực tế không tồn tại độc lập với các thực thể khác. Có sự liên kết qua lại giữa các thực thể khác nhau. Các thực thể trong mô hình này đều có loại liên kết là “Một” - “Nhiều”. Mỗi lần xuất của thực thể phĩa “Một” tương ứng với nhiều lần xuất của thực thể phĩa “Nhiều”. Nhưng mỗi lần xuất của thực thể phía “Nhiều” chỉ tương ứng duy nhất một lần xuất của thực thể phĩa “Một”. Khi muốn tạo liên kết giữa hai bảng dữ liệu ta dùng khoá chính của bảng này làm khoá ngoại lai cho bảng kia Quan hệ giữa các thực thể còn đảm bảo nguyên tắc toàn vẹn dữ liệu. Các bản ghi thuộc phĩa “Một” được cập nhật trước và chỉ có thể xoá khi đã xoá hết các bản ghi thuộc phĩa “Nhiều” liên kết với nó. Sử dụng Access để liên kết các bảng ta được sơ đồ sau:  3. Thiết kế chương trình. a.Giới thiệu về Microsoft access. Microsoft Access là hệ quản trị cơ sở dữ liệu đang được được sử dụng rộng rãi trên thế giới và trong nước. Chương trình này do tập đoàn Microsoft phát hành phiên bản đầu tiên vào năm 1989(Microsoft Access 1.0), đến nay chương trình không ngừng được cải tiến qua các phiên bản 1.1,..,2.0,..7.0, Microsoft Access 95, 97 rồi Microsoft Access 2000, mới nhất đây là phiên bản Microsoft access XP(2002). Microsoft Access là một chương trình quan trọng trong bộ chương trình Microsoft Office Professional. Microsoft Access là hệ quản trị cơ sở dữ liệu sử dụng theo mô hình dữ liệu quan hệ đã trình bày ở trên. Cơ sở dữ liệu của đề tài sẽ được thiết kế ở Microsoft Access XP. Microsoft Access XP chạy trong môi trường hệ điều hành Microsoft Windows(từ 9x trở lên) cũng của Microsoft. Đây là hệ điều hành thời gian thực(đa nhiệm) hoạt động theo chế độ đồ hoạ, tức là con người giao tiếp với máy tính và máy tính giao tiếp lại với chúng ta thông qua các biểu tượng(icon) bằng hành động kích chuột(click). Mỗi chương trình là một cửa sổ(window). Giao diện đồ hoạ là một trong những cách giúp chúng ta làm việc với máy tính trở lên đơn giản và dễ hiểu hơn, tương tự như vậy Microsoft Access cũng là một chương trình hoạt động theo ý tưởng đồ hạo trên. Để cài đặt Microsoft Access 2000 hay XP, nói chung là cả bộ Microsoft Office Professsional cùng phiên bản cần: Máy tình PC từ 486 trở lên, tốt nhất là dùng bộ xử lí Intel Pentium tốc độ từ 75 Mhz trở lên. 16MB RAM tốt nhất là từ 32MB RAM trở lên. Tối thiểu ổ cứng còn trồng 161 MB, tuy nhiên tốt nhất là trống từ 217 MB trở lên. Các thiết bị như CD-ROM, VGA hay Super VGA, mouse. Máy tính có cài đặt hệ điều hành Microsoft Windows từ 95 trở lên, tốt nhất là từ 98 trở lên, hoặc Microsoft Windows NT 4.0. Theo đánh giá của PC World 1999 thì hiện nay Microsoft Access đã giành được phần thị trường lớn nhất trên thế giới. Với ngôn ngữ lập trình Microsoft Visual Basic, chương trình cơ sở dữ liệu viết trên Access sẽ dễ dàng, dễ bản trì, với giao diện đồ hoạ, thân thiện, chương trình cơ sở dữ liệu viết bằng Access sẽ sử dụng hết sức dễ dàng. Đó cũng là lí do để em chọn Access cho đề tài này. b. Các chức năng của chương trình. Chương trình quản lý tiền gửi tiết kiệm được thiết kế bao gồm nhiều bảng, Form, Macro và các Modune chương trình. Các chức năng của nó bao gồm: Ø Chức năng cập nhật dữ liệu. Chương trình được thiết kế với giao diện người sử dụng cho phép nhập dữ liệu vào các bảng qua các Form với các tiêu đề và chỉ đẫn bằng tiếng Việt đồng thời bàI trí một cách hợp lý làm cho quá trình nhập dữ liệu trở nên đơn giản và thuận tiện hơn so với nhập qua bảng. Form dùng để cập nhật dữ liệu được thiết kế như một hộp thoại để gợi ý một vài phương án cho người dùng chọn lựa rồi tiến hành các hành động theo phương án đó. Quá trình nhập liệu phải tiến hành một cách có hệ thống, các tệp dữ liệu cơ sở phải được cập nhật trước tiên. Ví dụ tệp “CHINHANH”, “NHANVIEN”, “KHACHHANG”… phải được cập nhật trước sau đó mới đến tệp “SOTIETKIEM”. Ví dụ: khi lập sổ tiết kiệm ta nhập mã khách hàng mà không có khách hàng nào trong danh mục khách hàng thì chương trình sẽ báo lỗi và ta phải mở Form “KHACHHANG” để cập nhật khách hàng mới sau đó mới mở sổ tiết kiệm cho khách hàng đó được. Trong các Form cập nhật dữ liệu có Macro dùng để thêm mới dữ liệu vào bảng. Khi có hành động Click chuột vào núm lệnh “Thêm” được liên kết với Macro này thì các Text box sẽ tự động làm trắng để người dùng thêm vào một mẩu tin mới. Ø Chức năng lưu trữ dữ liệu. Yêu cầu đặt ra đối với thiết kế cơ sở dữ liệu là làm thế nào để giảm thiểu được sự trùng lặp và dư thừa dữ liệu, tạo điều kiện thuận lợi nhất cho việc tìm kiếm và sử dụng dữ liệu, tăng cường khả năng chia sẻ dữ liệu đồng thời có thể bảo mật dữ liệu. Chương trình được thiết kế bằng Microsoft Access, một hệ quản trị cơ sở dữ liệu cho phép lưu trữ thông tin trong các bảng. Hành động lưu trữ dữ liệu được thực hiện thông qua một Macro như sau: Private Sub Ghi_Click() On Error GoTo Err_Ghi_Click DoCmd.DoMenuItem acFormBar, acRecordsMenu, acSaveRecord, , acMenuVer70 Exit_ Ghi _Click: Exit Sub Err_ Ghi _Click: MsgBox Err.Description Resume Exit_ Ghi _Click End Sub Ø Chức năng tính tiền lãi và tổng tiền cuối kỳ gửi. Đây là chức năng quan trọng của trương trình. Nó là yếu tố giúp ta dễ nhận ra sự khác biệt giữa làm tiết kiệm thủ công với quản lý tiết kiệm có sụ trợ giúp của máy tính. Với chức năng này chương trình sã tự động tính ra tiền lãi và tổng tiền khi ta vào số tiền gốc và mã kì hạn. Trên Form “Lập sổ tiết kiệm” có các Text box “Mã kỳ hạn” và “Số tiền gốc” làm nguồn dữ liệu đầu vào cho quá trình tính toán. Khi ta nhập vào “Mã kỳ hạn” thì lãi suất sẽ tự động hiện lên vì ứng với mỗi kỳ hạn chỉ có một mức lãi suất nhất định. Quá trình tính toán sẽ được chương trình tự động thực hiện thông qua các hàm sau đây: Hàm tính tiền lãi FunctionTienlai(sotiengoc As Double, laisuat As Double, Makyhan As string) As Double If Makyhan = K001 Then Tienlai = sotiengoc * laisuat * 1 ElseIf Makyhan = K003 Then Tienlai = sotiengoc * laisuat * 3 ElseIf Makyhan = K006 Then Tienlai = sotiengoc * laisuat * 6 EndIf End Function Hàm tính tổng số tiền được lĩnh: Function Tongtien ( Tienlai As Double, Sotiengoc As Double) As Double Tongtien = Tienlai + Sotiengoc End Function Ø Chức năng tìm kiếm thông tin. Trong tất cả các chương trình quản lý, việc sắp xếp và lưu trữ dữ liệu nhằm phục vụ cho mục đích chính đó là tìm kiếm các thông tin một cách nhanh chóng. Trong chương trình này, việc tìm kiếm thông tin được tiến hành một cách thuận tiện bởi được sự trợ giúp của ngôn ngữ truy vấn dữ liệu (SQL) có sẵn trong hệ quản trị CSDL Microsoft Access. Quá trình tìm kiếm được thực hiện thông qua các bước: Dùng Query tạo thành các bảng ảo từ một hay nhiều bảng dữ liệu, dùng Macro để tham chiếu tới mẩu tin trên bảng ảo đó, cuối cùng thiết kế các Form để hiện lên nguồn dữ liệu và thông tin tìm được. KẾT LUẬN. Cùng với sự phát triển của hệ thống ngân hàng tài chính, NHNo&PTNT Việt Nam đang tập trung cố gắng đầu tư lớn vào phát triển công nghệ trông tin và xem đó nh một lực trợ giúp, một chất xúc tác trong việc nâng cao hiệu quả công việc. Những khái niệm về cơ sở dữ liệu , phần mềm thế hệ thứ tư, hệ chuyên gia, vệ tinh viễn thông và vi tin học là những công cụ sử lý thông tin mà các tổ chức hiện đại đã và đang sử dụng thờng ngày. Trên đây là chương trình quản lý tiền gửi tiết kiệm thuộc chuyên đề thực tập. Sau khi hoàn thành chuyên đề này sẽ giúp em tập hợp và sâu chuỗi những dãy kiến thức đã được học tập trong nhà trường và học hỏi thêm được nhiều kinh ngiệm cho quá trình công tác sau này của mình. PHỤ LỤC A. Giới thiệu chương trình quản lý tiền gửi tiết kiệm. ü Ví dụ Form cập nhật nhân viên: Các command buton Form cập nhật chi nhánh Command Button(núm lệnh) dùng để điều khiển Form: Command button “Thêm”, “Xoá” dùng để thêm hay xoá một bản ghi. Command button “Đóng” dùng để đóng Form. Command button “Ghi” để lưu giữ lại bản ghi vừa mới nhập. - Hưởng ứng sự kiện “Them”: Private Sub Them_Click() On Error GoTo Err_ Them _Click DoCmd.GoToRecord , , acNewRec Exit_ Them _Click: Exit Sub Err_ Them _Click: MsgBox Err.Description Resume Exit_ Them _Click - Hưởng ứng sự kiện “Ghi”: Private Sub Ghi_Click() On Error GoTo Err_Ghi_Click DoCmd.DoMenuItem acFormBar, acRecordsMenu, acSaveRecord, , acMenuVer70 Exit_ Ghi _Click: Exit Sub Err_ Ghi _Click: MsgBox Err.Description Resume Exit_ Ghi _Click End Sub - Hưởng ứng sự kiện “Xoá”: Private Sub Xoa_Click() On Error GoTo Err_ Xoa _Click DoCmd.DoMenuItem acFormBar, acEditMenu, 8, , acMenuVer70 DoCmd.DoMenuItem acFormBar, acEditMenu, 6, , acMenuVer70 Exit_ Xoa _Click: Exit Sub Err_ Xoa _Click: MsgBox “Bạn có chắc chắn muốn xóa không?”, VbOkCancel, “Thông báo” Resume Exit_ Xoa _Click End Sub - Hưởng ứng sự kiện “Đóng”: Private Sub Dong_Click() On Error GoTo Err_ Dong _Click DoCmd.Close Exit_ Dong _Click: Exit Sub Err_ Dong _Click: MsgBox “Bạn có chắc muốn thoát không?”,VbOKcancel, “Thông báo” Resume Exit_ Dong _Click End Sub ü Form giao dịch mở sổ tiết kiệm. Các Command Button hưởngứng các sự kiện: - Hưởng ứng sự kiện “Tiep”: Private Sub Tiep_Click() On Error GoTo Err_Tiep_Click DoCmd.GoToRecord , , acNext Exit_Tiep_Click: Exit Sub Err_Tiep_Click: MsgBox "Không thể xem tiếp vì đây là mẩu tin cuối!", vbOKOnly, "Thông báo" Resume Exit_Tiep_Click End Sub - Hưởng ứng sự kiện “Q. Lai”: Private Sub QLai_Click() On Error GoTo Err_ QLai _Click DoCmd.DoMenuItem acFormBar, acRecordsMenu, acSaveRecord, , acMenuVer70 Exit_ QLai _Click: Exit Sub Err_ QLai _Click: MsgBox “Bạn đang ở mẩu tin đầu tiên”, VbOkonly, “Thông báo” Resume Exit_ QLai _Click End Sub - Hưởng ứng sự kiện “Them”: Private Sub Them_Click() On Error GoTo Err_ Them _Click DoCmd.GoToRecord , , acNewRec Exit_ Them _Click: Exit Sub Err_ Them _Click: MsgBox Err.Description Resume Exit_ Them _Click - Hưởng ứng sự kiện “Ghi”: Private Sub Ghi_Click() On Error GoTo Err_Ghi_Click DoCmd.DoMenuItem acFormBar, acRecordsMenu, acSaveRecord, , acMenuVer70 Exit_ Ghi _Click: Exit Sub Err_ Ghi _Click: MsgBox Err.Description Resume Exit_ Ghi _Click End Sub - Hưởng ứng sự kiện “Xoá”: Private Sub Xoa_Click() On Error GoTo Err_ Xoa _Click DoCmd.DoMenuItem acFormBar, acEditMenu, 8, , acMenuVer70 DoCmd.DoMenuItem acFormBar, acEditMenu, 6, , acMenuVer70 Exit_ Xoa _Click: Exit Sub Err_ Xoa _Click: MsgBox “Bạn có chắc chắn muốn xóa không?”, VbOkCancel, “Thông báo” Resume Exit_ Xoa _Click End Sub - Hưởng ứng sự kiện “Đóng”: Private Sub Dong_Click() On Error GoTo Err_ Dong _Click DoCmd.Close Exit_ Dong _Click: Exit Sub Err_ Dong _Click: MsgBox “Bạn có chắc muốn thoát không?”,VbOKcancel, “Thông báo” Resume Exit_ Dong _Click End Sub - Thuật toán tính tiền tiết kiệm: Hàm tính tiền lãi FunctionTienlai(sotiengoc As Double, laisuat As Double, Makyhan As string) As Double If Makyhan = K001 Then Tienlai = sotiengoc * laisuat * 1 ElseIf Makyhan = K003 Then Tienlai = sotiengoc * laisuat * 3 ElseIf Makyhan = K006 Then Tienlai = sotiengoc * laisuat * 6 EndIf End Function Hàm tính tổng số tiền được lĩnh: Function Tongtien ( Tienlai As Double, Sotiengoc As Double) As Double Tongtien = Tienlai + Sotiengoc End Function ü Form giao dịch tra cứu thông tin. Khi nhân viên muốn tra cứu thông tin về sổ tiết kiệm, khách hàng, hoặc nhân viên, chọn các mục theo ý muốn, chọn thông tin cần tra cứu rồi C_lick vào nút ba chấm(…). Chương trình sẽ tìm thông tin theo yeu cầu. Thuật toán cho Form tra cứu: Option Compare Database Private Sub Chon_BeforeUpdate(Cancel As Integer) Select Case Chon Case 1: Sotietkiem.Visible = True Khachhang.Visible = False Nhanvien.Visible = False a1.Visible = True a2.Visible = False a3.Visible = False Case 2: Sotietkiem.Visible = False Khachhang.Visible = True Nhanvien.Visible = False a1.Visible = False a2.Visible = True a3.Visible = False Case 3: Sotietkiem.Visible = False Khachhang.Visible = False Nhanvien.Visible = True a1.Visible = False a2.Visible = False a3.Visible = True End Select End Sub Private Sub …_Click() On Error GoTo Err_..._Click Dim stDocName As String stDocName = "kh" DoCmd.RunMacro stDocName Exit_..._Click: Exit Sub Err_a1_Click: MsgBox Err.Description Resume Exit_..._Click End Sub Private Sub …_Click() On Error GoTo Err_..._Click Dim stDocName As String stDocName = "nv" DoCmd.RunMacro stDocName Exit_..._Click: Exit Sub Err_..._Click: MsgBox Err.Description Resume Exit_..._Click End Sub Private Sub …_Click() On Error GoTo Err_..._Click Dim stDocName As String stDocName = "stk" DoCmd.RunMacro stDocName Exit_..._Click: Exit Sub Err_..._Click: MsgBox Err.Description Resume Exit_..._Click End Sub Private Sub a3_Click() On Error GoTo Err_a3_Click Dim stDocName As String stDocName = "nv" DoCmd.RunMacro stDocName Exit_a3_Click: Exit Sub Err_a3_Click: MsgBox Err.Description Resume Exit_a3_Click End Sub Private Sub a2_Click() On Error GoTo Err_a2_Click Dim stDocName As String stDocName = "kh" DoCmd.RunMacro stDocName Exit_a2_Click: Exit Sub Err_a2_Click: MsgBox Err.Description Resume Exit_a2_Click End Sub Private Sub a1_Click() On Error GoTo Err_a1_Click Dim stDocName As String stDocName = "stk" DoCmd.RunMacro stDocName Exit_a1_Click: Exit Sub Err_a1_Click: MsgBox Err.Description Resume Exit_a1_Click End Sub Ví dụ về kết quả tra cứu: Kết quả tra cứu hiện ra sẽ là một mẩu tin với các thông tin đầy đủ trên Form. Trên Form này ta có thể in trực tiếp thông tin. C_lick vào nut In ấn. Report Sổ tiết kiệm: Ø Menu chính của chương trình: Là hệ thống menu giúp cho người sử dụng dễ dàng truy nhập đến các bảng, Form, các giao dịch của hệ thống. Hệ thống menu hiển thị StartUp Form, menu, toolmenu. Giấu cửa sổ Database, người sử dụng chỉ thao tác trên các Form, Report mà không cần quan tâm đến cách thức hoạt động của hệ thống PHỤ LỤC B. Danh mục tài liệu tham khảo. Tài lệu tham khảo: ü Giáo trình cơ sở dữ liệu và Access 97, Th.S Trần Công Uốn. ü Giáo trình Hệ thống thông tin quản lý, TS Trương Văn Tú. ü Giáo trình công ngệ phần mềm , công ty tư vấn Tài ngân BFC, Hà Nội 10/1999. ü Bảng tổng kết hoạt động, NHNo&PTNT Thanh Trì. MỤC LỤC