Đề tài Thiết kế hệ thống thông tin kế toán bán hàng tại công ty TNHH Phú Mỹ

, hàng hóa không đủ số lượng theo yêu cầu của khách hàng thì bộ phận bán hàng sẽ lập báo cáo chuyển cho bộ phận sản xuất hoặc bộ phận mua hàng tùy theo từng loại mặt hàng mà khách hàng yêu cầu. Nếu thành phẩm, hàng hóa trong kho đáp ứng được yêu cầu của khách hàng thì kế toán bán hàng sẽ viết hóa đơn bán hàng kèm theo phiếu xuất kho dựa trên những yêu cầu của khách hàng. Hóa đơn bán hàng gồm 3 liên: Liên 1 giữ lại tại đơn vị bán hàng; liên 2 giao cho khách hàng; liên 3 liên giao cho cơ quan thuế. * Trường hợp hàng hóa không đáp ứng được yêu cầu của khách hàng và bị trả lại. Hàng hóa bị trả lại sẽ được bộ phận bán hàng kiểm tra lại. Nếu đúng sẽ tiến hành thủ tục nhập lại kho. Khi nhập lại hàng, bộ phận bán hàng sẽ lập phiếu nhập kho hàng bán bị trả lại. Phiếu nhập kho hàng bán bị trả lại gồm có 3 liên:1 liên giao cho khách hàng, 1 liên thủ kho giữ còn 1 liên cuối tháng giao cho kế toán hàng hóa. Về việc thanh toán của với Nhà cung cấp, bộ phận kế toán căn cứ vào hoá đơn bán hàng do Nhà cung cấp giao để lập phiếu chi thanh toán cho Nhà cung cấp. Phiếu chi này gồm ba liên :1 liên giao cho Nhà cung cấp, 1liên giao cho thủ quỹ và 1liên cuối tháng giao cho kế toán. Việc thanh toán với khách hàng cũng diễn ra tương tự. bộ phận kế toán kiểm tra hóa đơn bán hàng lập phiếu thu để thu tiền của khách hàng. Phiếu thu này gồm ba liên :1 liên giao cho khách hàng, 1liên giao cho thủ quỹ và 1liên cuối tháng giao cho kế toán. Quá trình kiểm kê hàng hóa: Khi có yêu cầu kiểm kê bộ phận kiểm kê sẽ tiến hành kiểm kê hàng hóa trong kho. Căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế bộ phận kiểm kê sẽ lập biên bản kiểm kê giao cho bộ phận kế toán. Từ biên bản kiểm kê này bộ phận kế toán kiểm tra đối chiếu để xác định lượng chênh lệch hàng hóa và tình hình hàng hóa cần thanh lý sau đó lập báo cáo kiểm kê đưa cho Giám đốc. Giám đốc sẽ đưa ra quyết định thanh lý hàng và quyết định xử lý hàng hóa thừa, thiếu. Bộ phận xử lý kiểm kê sẽ căn cứ vào đó mà tiến hành giải quyết. Báo cáo: Cuối mỗi tháng hoặc khi có yêu cầu của ban giám đốc, bộ phân kế toán căn cứ vào các hồ sơ, chứng từ để lập các báo cáo đưa cho Giám Đốc. Từ đó Giám đốc sẽ có kế hoạch điều chỉnh kinh doanh cho hợp lý và đạt hiệu quả cao. Báo cáo nhập xuất tồn. Báo cáo tổng hợp doanh thu. Báo cáo tổng hợp công nợ khách hàng. Báo cáo tổng hợp công nợ nhà cung cấp. Báo cáo tổng hợp hàng mua. Báo cáo tổng hợp hàng bán. 3.1.2.3. Các hồ sơ dữ liệu thu thập được: CTY TNHH PHÚ MỸ TT Thổ Tang-Vĩnh Tường -Vĩnh Phúc Mẫu số: 02- TT Ban hành theo QĐ số: 1141- TC/QĐ/CĐKT Ngày 1 tháng 11 năm 1995 Của Bộ Tài Chính PHIẾU CHI Ngày…..tháng …. Năm…. Số: 042 Nợ: 336 Có: 1111 77 267 000 77 267 000 Họ và tên: ………………………………………………………………………………. Địa chỉ: …………………………………………………………………………………. Lý do: …………………………………………………………………………………... Số tiền: ……………………………………(viết bằng chữ) ……………………………. ………………………………………………………………………………………….. Kèm theo: ………………………… Chứng từ gốc: …………………………………… Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ) ……………………………………………………… Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Người lập phiếu (Ký, họ tên) Thủ quỹ (Ký, họ tên) Người nhận tiền (Ký, họ tên) CTY TNHH PHÚ MỸ TT Thổ Tang-Vĩnh Tường -Vĩnh Phúc Mẫu số: 02- TT Ban hành theo QĐ số: 1141- TC/QĐ/CĐKT Ngày 1 tháng 11 năm 1995 Của Bộ Tài Chính PHIẾU THU Ngày…..tháng …. Năm…. Số: 042 Nợ: 336 Có: 1111 77 267 000 77 267 000 Họ và tên: ………………………………………………………………………………. Địa chỉ: …………………………………………………………………………………. Lý do: …………………………………………………………………………………... Số tiền: ……………………………………(viết bằng chữ) ……………………………. ………………………………………………………………………………………….. Kèm theo: ………………………… Chứng từ gốc: …………………………………… Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ) ……………………………………………………… Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Người lập phiếu (Ký, họ tên) Người nộp tiền (Ký, họ tên) Thủ quỹ (Ký, họ tên) CTY TNHH PHÚ MỸ TT Thổ Tang-Vĩnh Tường-Vĩnh Phúc HÓA ĐƠN BÁN HÀNG Số: 0000 Ngày ….tháng …..năm….. Khách hàng:……………………………………………………………………………………. Địa chỉ: ………………………………………………………………………………………... Diễn giải: ………………………………. Số xe:…………Lái xe:…………………………… STT Mặt hàng ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Cộng tiền hàng Tổng tiền (Bằng chữ) ………………………………………………………………………… Đã thanh toán: ……………………………………………………………………………….. Người nhận tiền, ký, họ tên: ………………………………………………………………… Phòng KD Thủ Kho Bảo vệ Lái xe Người nhận hàng CTY TNHH PHÚ MỸ TT Thổ Tang-Vĩnh Tường-Vĩnh Phúc PHIẾU NHẬP KHO Số: 0000 Ngày ….tháng …..năm….. Người nhập: ………………………………………………………………………………. Đơn vị: ……………………………………………………………………………………. Nội dung: …………………………………………………………………………………. Kho: ……………………………………………………………………………………….. STT Mặt hàng ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Cộng tiền hàng: Thuế GTGT Tổng tiền Cộng thành tiền ( bằng chữ) : ……………………………………………………………. Người giao hàng Người nhập hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị  CTY TNHH PHÚ MỸ TT Thổ Tang – Vĩnh Tường – Vĩnh Phúc SỔ TỔNG HỢP PHẢI THU CỦA KHÁCH HÀNG Từ Ngày:………….. Đến Ngày: ………... Đối Tượng Dư Đầu Phát Sinh Dư Cuối Mã Tên Nợ Có Nợ Có Nợ Có Tổng Cộng Kế toán ghi sổ (ký, họ tên ) Ngày ……Tháng …..Năm…… Kế toán trưởng (Ký, họ tên ) CTY TNHH PHÚ MỸ TT Thổ Tang – Vĩnh Tường – Vĩnh Phúc BẢN KÊ PHIẾU NHẬP Từ ngày: ……………Đến ngày:……….. Chứng từ Diễn giải Mã Kho Số lượng Giá Tiền vốn Tiền thuế Tk Mã Ngày Số Tổng cộng Kế toán ghi sổ (Ký, họ tên) Giám đốc công ty (Ký, họ tên) Ngày ….tháng….năm.... Kế toán Trưởng (Ký, họ tên) 3.2. MÔ HÌNH CHỨC NĂNG NGHIỆP VỤ CỦA HỆ THỐNG 3.2.1. Biểu đồ ngữ cảnh của hệ thống NHÀ CUNG CẤP 0 HTTT KẾ TOÁN BÁN ÀNG KHÁCH HÀNG Hóa đơn bán hàng Phiếu nhập hàng bị trả lại Hoá đơn bán hàng Phiếu nhập Báo cáo GIÁM ĐỐC Yêu cầu báo cáo Phiếu xuất Phiếu thu Phiếu chi BỘ PHẬN KHO THỦ QUỸ Yêu cầu kiểm kê Phiếu chi Phiếu xuất hàng trả lại Phiếu xuất, phiếu nhập BP KIỂM KÊ Biên bản kiểm kê QĐ xử lý hàng thừa,thiếu QĐ thanh lý Phiếu nhập hàng trả lại Phiếu xuất hàng trả lại Phiếu thu Hình 2.1 Biểu đồ ngữ cảnh Phiếu nhập hàng bị trả lại Báo cáo kiểm kê 3.2.2. Biểu đồ phân rã chức năng 4. Thống kê, báo cáo 1. Nhập hàng 2. Bán hàng 2.2. Lập phiếu xuất 2.3. Lập phiếu thu 3.1. Lập báo cáo kiểm kê 3.2. Xử lý hàng thừa, thiếu 3.3. Xử lý hàng thanh lý 4.1. Lập báo cáo tổng hợp hàng mua 4.2. Lập báo cáo tổng hợp hàng bán QUẢN LÝ BÁN HÀNG 4.Thống kê,báo cáo 3.Giải quyết kiểm kê 4.3. Lập báo cáo công nợ KH 1.3. Lập phiếu xuất hàng trả lại 4.4. Lập báo cáo công nợ NCC 4.5. Lập báo cáo TH doanh thu 2.4. Lập phiếu nhập hàng bị trả lại 1.1.Lập phiếu nhập 2.1. Lập hóa đơn bán hàng 1.2. Lập phiếu chi 4.6. Lập báo cáo Nhập-Xuất-Tồn Hình 2.2: Biểu đồ phân rã chức năng Đặc tả chức năng: 1.1.Lập phiếu nhập kho: Sau khi hàng về thì bộ phận thủ kho tiến hành viết phiếu nhập kho. 1.2. Lập phiếu chi: Bộ phận kế toán lập phiếu chi để trả tiền hàng đã mua từ nhà cung cấp và chi cho các khoản giảm trừ (nếu có) như: hàng bị trả lại do lỗi, hàng giảm giá... 1.3.Lập phiếu xuất hàng trả lại: Khi hàng hóa do Nhà cung cấp giao không đáp ứng yêu cầu thì bộ phận kiểm tra sẽ viết phiếu xuất kho hàng trả lại cho Nhà cung cấp. 2.1. Lập hóa đơn bán hàng: Khi xuất hàng bán cho khách hàng, bộ phận bán hàng lập hóa đơn GTGT bán hàng gồm ba liên: Liên 1 giữ lại tại đơn vị bán hàng, liên 2 giao cho khách hàng , liên 3 giao cho cơ quan thuế. 2.2. Lập phiếu xuất kho: Kế toán bán hàng căn cứ vào hoá đơn bán hàng đã được lập để lập viết phiếu xuất kho xuất hàng cho khách hàng. 2.3. Lập phiếu thu: Nếu kiểm tra hóa đơn bán hàng của khách hàng thấy hợp lệ thì bên kế toán lập phiếu thu thu tiền hàng của khách hàng để chứng tỏ khách đã trả tiền. 2.4. Lập phiếu nhập hàng bị trả lại: Khi hàng hóa giao không đáp ứng bị khách hàng trả lại, bộ phận bán hàng tiến hành kiểm tra hàng. Nếu đúng thì sẽ lập phiếu nhập kho hàng bị trả lại để nhập lại hàng vào kho. 3.1 Lập báo cáo kiểm kê: căn cứ vào biên bản kiểm kê bộ phận kế toán lập báo cáo kiểm kê để đưa lên Giám đốc. 3.2 Xử lý hàng thừa, thiếu: sau khi Giám đốc ra quyết định xử lý hàng thừa thiếu, bộ phận xử lý kiểm kê sẽ tiến hành xử lý theo yêu cầu của Giám đốc. 3.3 Xử lý hàng thanh lý: sau khi Giám đốc ra quyết định xử lý hàng thanh lý, bộ phận xử lý kiểm kê sẽ tiến hành xử lý theo yêu cầu của Giám đốc. 4.1. Lập báo cáo tổng hợp hàng mua: Cuối kỳ, dựa trên hoá đơn bán hàng từ phía Nhà cung cấp, kế toán tổng hợp số hàng đã mua trong kỳ để làm báo cáo tổng hợp hàng mua. 4.2. Lập báo cáo tổng hợp hàng xuất bán: Dựa trên các hóa đơn bán hàng đã lập trong kỳ, kế toán xác định chi tiết về lượng hàng hóa đã bán trong kỳ rồi lập ra báo cáo tổng hợp hàng xuất bán. 4.3. Báo cáo công nợ khách hàng: Dựa vào hóa đơn bán hàng và báo cáo công nợ khách hàng trước đó, phiếu thu thu tiền khách hàng lập báo cáo công nợ khách hàng để xác định phải thu của khách hàng nào, số tiền bao nhiêu. 4.4. Báo cáo công nợ nhà cung cấp: Dựa vào phiếu nhập kho, báo cáo công nợ nhà cung cấp trước đó và phiếu chi chi cho Nhà cung cấp lập báo cáo công nợ nhà cung cấp để xác định phải trả của nhà cung cấp nào, số tiền bao nhiêu. 4.5. Báo cáo tổng hợp doanh thu: Dựa vào hóa đơn bán hàng và báo cáo tổng hợp doanh trước đó lập báo cáo tổng hợp doanh thu. 4.6. Lập báo cáo nhập xuất tồn: Đây là công việc của kế toán cuối kỳ để xác định lượng hàng đã mua vào, bán ra và số tồn kho cuối kỳ. 3.2.3. Danh sách các hồ sơ dữ liệu sử dụng a. Hóa đơn bán hàng. b. Phiếu nhập kho (bao gồm cả phiếu nhập kho hàng bị trả lại). c. Phiếu nhập kho (bao gồm cả phiếu xuất kho hàng trả lại). d. Phiếu thu. e. Phiếu chi. f. Biên bản kiểm kê. g. Quyết định thanh lý hàng. h. Quyết định xử lý hàng thừa, thiếu. i. Báo cáo tổng hợp hàng mua. j. Báo cáo tổng hợp hàng bán. k. Báo cáo công nợ Nhà cung cấp. l. Báo cáo công nợ khách hàng. m. Báo cáo tổng hợp doanh thu. n. Báo cáo nhập, xuất, tồn. p. Báo cáo kiểm kê. 3.2.4 Ma trận thực thể dữ liệu - chức năng Các hồ sơ dữ liệu a. Hóa đơn bán hàng b. Phiếu nhập c. Phiếu xuất d. Phiếu thu e. Phiếu chi f. Biên bản kiểm kê g. QĐ thanh lý hàng h. QĐ xử lý hàng thừa, thiếu i. Báo cáo TH hàng mua j. Báo cáo TH hàng bán k.Báo cáo công nợ NCC l. Báo cáo công nợ KH m. Báo cáo TH doanh thu n. Báo cáo nhập xuất tồn p. Báo cáo kiểm kê Các chức năng nghiệp vụ a b c d e f g h i j k l m n p Mua hàng R C C C Bán hàng C C C C Giải quyết kiểm kê R R R R R C Thống kê và báo cáo R R R R R C C C C C C Hình 2.3: Ma trận thực thể dữ liệu chức năng 3.2.5. Mô hình khái niệm- logic 3.2.5.1. Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0 KHÁCH HÀNG n Báo cáo NXT f Biên bản kiểm kê 4.0 Thống kê báo cáo e phiếu chi Phiếu xuất a Hóa đơn bán hàng Mua hàng 2.0 Bán hàng 3.0 Giải quyết kiểm kê BP KIỂM KÊ Biên bản kiểm kê Hóa đơn BH a Hóa đơn bán hàng Phiếu nhập hàng bị trả lại Phiếu xuất c Phiếu nhập 1.0 d phiếu thu Yêu cầu kiểm kê Hoá đơn BH Hình 2.4: Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0 BP QUỸ Phiếu chi Phiếu thu BP KHO Phiếu nhập Phiếu xuất Phiếu xuất hàng trả lại Phiếu nhập hàng bị trả lại Phiếu chi Phiếu nhập hàng trả lại Phiếu xuất hàng trả lại NHÀ CUNG CẤP Phiếu thu b Phiếu nhập Phiếu nhập b l báocáo TH công nợ KH k báo cáo TH công nợ NCC i báo cáo TH hàng mua m báo cáo TH doanh p Báo cáo kiểm kê j Báo cáo TH hàng bán GIÁM ĐỐC Y/c báo cáo Báo cáo Báo cáo kiểm kê QĐ thanh lý QĐ xử lý thừa, thiếu hàng Phiếu xuất c h QĐ xử lý hàng thừa thiếu g QĐ thanh lý hàng d phiếu thu 3.2.5.2. Biểu đồ luồng dữ liệu chi tiết mức 1 Để vẽ được các biểu đồ này, ta căn cứ vào biểu đồ luồng dữ liệu mức 0, biểu đồ phân rã chức năng và mô tả các chức năng lá. Khi ấy: + Đối với mỗi tiến trình trong biểu đồ luồng dữ liệu mức 0, ta thay thế bằng các tiến trình con tương ứng trong biểu đồ phân rã chức năng. Các tiến trình con có số hiệu được đánh theo hai phần: phần đầu là số hiệu của tiến trình được sử dụng để phân rã, phần số thứ tự là thứ tự của tiến trình con + Giữ nguyên tác nhân ngoài, các kho dữ liệu và các luồng dữ liệu liên quan đến các tiến trình được thay thế ở luồng dữ liệu mức 0 tương ứng và chuyển chúng sang mức 1 nhưng đặt lại các đầu mút của các luồng dữ liệu vào các tiến trình con mới thêm vào cho phù hợp + Thêm các luồng dữ liệu giữa các tiến trình con căn cứ vào việc mô tả các chức năng lá Dựa vào các quy tắc trên, áp dụng cho 4 tiến trình ở biểu đồ luồng dữ liệu, ta được các biểu đồ luồng dữ liệu vật lý mức 1 của 4 tiến trình như sau: 3.2.5.2.1 biểu đồ của tiến trình 1.0 –Nhập hàng. 1.2 Lập phiếu chi NHÀ CUNG CẤP Hóa đơn bán hàng 1.3 Lập phiếu xuất hàng trả lại Hóa đơn bán hàng a Hình 2.5: DFD mức 1 tiến trình “1.0. Nhập hàng” BP KHO Phiếu nhập 1.1 Lập phiếu nhập Phiếu nhập Phiếu xuất hàng trả lại Phiếu nhập hàng trả lại Phiếu xuất hàng trả lại Phiếu chi b Phiếu nhập Hóa đơn bán hàng a c Phiếu xuất BP QUỸ Phiếu chi e phiếu chi 3.2.5.2.2 Biểu đồ của tiến trình: ( 2.0- Bán hàng). 1.3 Lập phiếu thu KHÁCH HÀNG Hóa đơn bán hàng 1.4 Lập phiếu nhập hàng bị trả lại Hoá đơn bán hàng a Hóa đơn bán hàng a Hình 2.6: DFD mức 1 tiến trình “2.0.Bán hàng” BP KHO Phiếu xuất 1.1 Lập hoá đơn bán hàng Phiếu nhập hàng bị trả lại Phiếu xuất hàng trả lại Phiếu thu d phiếu thu b Phiếu nhập Hóa đơn bán hàng a 1.2 Lập phiếu xuất KHÁCH HÀNG Phiếu xuất c Phiếu xuất THỦ QUỸ Phiếu thu Hóa đơn bán hàng a 3.2.5.2.3 Biểu đồ của tiến trình (3.0 Giải quyết kiểm kê). 3.3 Xử lý hàng thanh lý 3.2 Xử lý hàng thừa thiếu g th ,thiếu BP KIỂM KÊ GIÁM ĐỐC Hình 2.7: DFD mức 1 tiến trình “3.0. Giải quyết kiểm kê” 3.1 Lập báo cáo kiểm kê Biên bản kiểm kê Quyết định thanh lý Quyết định xử lý thừa thiếu Biên bản kiểm kê f Báo cáo kiểm kê Báo cáo kiểm kê p c Phiếu xuất b Phiếu nhập g QĐ thanh lý hàng h QĐ xử lý hàng thừa thiếu 3.2.5.2.4 Biểu đồ của tiến trình (4.0 Thống kê và báo cáo). 4.5 Lập báo cáo TH doanh thu 4.3 Lập báo cáo công nợ KH 4.6 Lập báo cáo nhập- xuất-tồn Báo cáo tổng hợp doanh thu m Báo cáo công nợ KH l n Báo cáo nhập-xuất-tồn Yêu cầu báo cáo Báo cáo Yêu cầu báo cáo Báo cáo GIÁM ĐỐC 4.4 Lập báo cáo công nợ NCC Báo cáo Báo cáo Yêu cầu báo cáo Yêu cầu báo cáo k Báo cáo công nợ NCC e Phiếu chi Hóa đơn bán hàng a 4.1 Lập báo cáo TH hàng mua 4.2 Lập báo cáo TH hàng bán GIÁM ĐỐC Yêu cầu báo cáo Báo cáo Yêu cầu báo cáo Báo cáo d phiếu thu b Phiếu nhập Hóa đơn bán hàng a j Báo cáo TH hàng bán i báo cáo TH hàng mua c Phiếu xuất Hình 2.8: DFD mức 1 tiến trình “4.0. Thống kê và báo cáo” Hóa đơn bán hàng a 3.2.6. Mô hình thực thể liên kết 3.2.6.1 Liệt kê, chính xác, chọn lọc thông tin Hồ sơ DL Rút gọn 1 2 3 Hồ sơ DL Rút gọn 1 2 3 a. phiếu nhập kho b. Hoá đơn bán hàng Ngày lập phiếu √ Số hóa đơn √ HT người nhập √ Ngày tháng √ Số phiếu √ Tài khoản nợ √ Nội dung √ Tên khách hàng √ Tài khoản có √ Địa chỉ √ Mã kho √ Nội dung √ Tên hàng √ Mã kho √ Tài khoản nợ √ Tên hàng √ Đvt √ Mã hàng √ Số lượng √ Đơn vị tính √ Đơn giá √ Số lượng √ Thành tiền √ Đơn giá √ Tổng cộng tiền hàng √ Thành tiền √ Chi phí √ Tổng cộng tiền √ Thuế gtgt √ Bằng chữ √ Tổng tiền thanh toán √ Người mua hàng √ Bằng chữ √ Kế toán trưởng √ Thủ trưởng đơn vị √ Giám đốc √ Kế toán trưởng √ Người lập phiếu √ Người giao hàng √ c. Phiếu thu d. Phiếu chi số phiếu thu số phiếu chi tên khách hàng √ tên NCC √ số HĐBH √ Địa chỉ NCC √ Thành tiền đặt √ ĐT/Fax NCC √ diễn giải √ diễn giải √ ngày thu √ tổng tiền chi √ thủ quỹ thu √ ngày chi √ thủ quỹ chi √ e. BC công nợ KH f. BC công nợ NCC Khách hàng √ Nhà cung cấp √ Từ ngày √ Từ ngày √ Đến ngày √ Đến ngày √ Số chứng từ √ Số chứng từ √ Số dư nợ đầu kì √ Số dư có đầu kì √ Ngày chứng từ √ Ngày chứng từ √ Diễn giải √ Diễn giải √ Tk đ/ư √ Tk đ/ư √ Phát sinh nợ √ Phát sinh nợ √ Phát sinh có √ Phát sinh có √ Tổng phát sinh nợ √ Tổng phát sinh nợ √ Tổng phát sinh có √ Tổng phát sinh có √ Số dư nợ cuối kì √ Số dư nợ cuối kì √ Ngày tháng √ Ngày tháng √ Kế toán trưởng √ Kế toán trưởng √ Người lập biểu √ Người lập biểu √ g. Bảng kê NXT h. BC tổng hợp DT Kho √ Từ ngày √ Từ ngày √ Đến ngày √ Đến ngày √ Số dư có đầu kì √ Stt √ Ngày chứng từ √ Mã hàng √ Số chừng từ √ Hàng √ Diễn giải √ Đvt √ Tk đ/ư √ Tồn đầu √ Số phát sinh nợ √ Số lượng nhập √ Số phát sinh có √ Số lượng xuất √ Tông phát sinh nợ √ Tồn cuối √ Tổng phát sinh có √ Ngày tháng √ Số dư có cuối kì √ Kế toán trưởng √ Ngày tháng √ Người lập biểu √ Kế toán trưởng √ Thủ quĩ √ Người ghi sổ √ i. Biên bản kiểm kê j. Bảng tổng hợp chi Số biên bản kiểm kê √ số hiệu chứng từ , Ngày kiểm kê √ ngày chứng từ Tên hàng hóa √ mã hàng √ Mã hàng hóa √ tên hàng √ Đơn vị tính √ diễn giải √ Đơn giá √ Cộng tổng tiền Số lượng theo sổ √ Thành tiền theo sổ √ Số lượng theo kiểm kê √ Thành tiền theo kiểm kê √ Số lượng chênh lệch thừa √ Số lượng chênh lệch thiếu √ Thành tiền chênh lệch thừa √ Thành tiền chênh lệch thiếu √ Phẩm chất hàng hóa √ Thủ kho kiểm kê √ k. Bảng T.hợp hàng xuất bán l. Bảng T.hợp hàng mua từ ngày < √ Từ ngày √ đến ngày √ Đến ngày √ STT √ STT √ số HĐBH √ số HĐBH √ ngày bán √ Ngày mua √ Mã hàng √ mã hàng , √ Tên hàng √ Tên hàng √ Đvt hàng √ ĐVT hàng √ SL bán √ SL mua √ số tiền bán √ Số tiền bán √ 3.2.6.2. Xác định các thực thể và các thuộc tính Các thuộc tính được chọn ở cột 2 là các thuộc tính là thực thể (thường là các thuộc tính tên gọi, gần với tên các đối tượng hay khái niệm sử dụng và phản ánh đúng các đối tượng nghiệp vụ ), là thuộc tính của thực thể ( tìm trong các thuộc tính chưa bị đánh dấu và thực sự là của thực thể này ) và là định danh của chúng ( là một trong số các thuộc tính của thực thể đã xác định, nếu không có thì thêm vào làm định danh cho nó ) Quá trình này được lặp lại cho đến khi không thể tiếp tục được nữa. Từ đó, ta có các thực thể và các thuộc tính tương ứng của nó là: TÊN KHO Þ KHO có các thuộc tính: makho: Mã kho tenkho: Tên kho dchikho: Địa chỉ kho TÊN HÀNG Þ HANG có các thuộc tính: mahang: Mã hàng dvt: Đơn vị tính tenhang: Tên hàng TÊN KHÁCH HÀNG Þ KHACHHANG có các thuộc tính: sotk: Số tài khoản khách hàng makh: Mã khách hàng tenkh: Tên khách hàng dchikh: Địa chỉ khách hàng dt/fax: Số điện thoại/fax khách hàng TÊN NHÀ CUNG CẤP Þ NHACC có các thuộc tính: sotk: Số tài khoản của nhà cung cấp mancc: Mã nhà cung cấp tenncc: Tên nhà cung cấp dchincc: Địa chỉ nhà cung cấp dt/fax: Điên thoại/fax nhà cung cấp THỦ QUỸ có các thuộc tính: mathuquy: mã thủ quỹ tentq: tên thủ quỹ điachi: địa chỉ THỦ KHO có các thuộc tính: mathukho: mã thủ kho tentk: tên thủ kho diachi: địa chỉ SỐ HIỆU TÀI KHOẢN Þ TAIKHOAN có các thuộc tính: sohieutk: số hiệu tài khoản tentk: Tên tài khoản nhomtk: Nhóm tài khoản captk: Cấp tài khoản SỐ DƯ NỢ ĐẦU KÌ Þ DUNODK có các thuộc tính: madt: Mã đối tượng (khách hàng, nhà cung cấp) tendt: Tên đối tượng (khách hàng, nhà cung cấp) dunodk: Dư nợ đầu kì TỒN ĐẦU KÌ Þ TONDAUKI có các thuộc tính: mahang: Mã hàng hóa makho: Mã kho soluongt: Số lượng tồn dongiat: Đơn giá tồn thangton: Tháng tồn 3.2.6.3. Xác định mối quan hệ và thuộc tính Trong các thuộc tính còn lại trong bảng liệt kê, tìm ra tất cả các động từ, ta được các động từ và với mỗi động từ ta đặt câu hỏi như dưới đây. Có thể thêm vào động từ sở hữu như thuộc, của, ở, là … Ta được bảng sau: Bảng câu hỏi để xác định mối quan hệ và thuộc tính của nó: Câu hỏi cho động từ Câu trả lời Thực thể Thuộc tính Nhập Nhập của ai? Nhà cung cấp Nhập cái gì? Hàng Nhập khi nào? Ngày nhập Nhập ở đâu? Kho Nhập bằng cách nào? Số phiếu nhập Theo cái gì? Đơn giá nhập Tại sao nhập? Nội dung nhập Bao nhiêu? Số lượng nhập, tiền hàng Bán Bán cho ai? Khách hàng Bán ở đâu? Kho Bán cái gì? Hàng Bán khi nào? Ngày xuất Bán bao nhiêu? Số lượng xuất, tiền hàng Bán bằng cách nào? Số hoá đơn bán hàng Tại sao bán? Nội dung xuất Bán theo cái gì? Đơn giá Thu Ai thu Thủ quỹ Thu cho ai Khách hàng Thu khi nào? Ngày thu Thu bao nhiêu? Tổng số tiền thu Thu bằng cách nào? Số phiếu thu Tại sao thu? Nội dung thu Kiểm kê Ai kiểm kê? Thủ kho Kiểm kê cái gì? Hàng Kiểm kê ở đâu? Kho Kiểm kê khi nào? Ngày kiểm kê Kiểm kê bằng cách nào? Số biên bản kiểm kê Bao nhiêu? Số lượng kiểm kê Mối quan hệ Thực thể tham gia Thuộc tính Có 1 Nhà cung cấp, khách hàng Dư nợ đầu kỳ Có 2 Hàng hóa, Tồn đầu kỳ Ở Kho, Tồn đầu kỳ 3.2.6.4. Mô hình thực thể quan hệ ER tentk diachi matk sobbkk ngaykk soluongkknN KIỂM KÊ THỦ KHO tentq diachi dunodk mahang dongiat soluongt loaitk captk tenkho sophieuth sophieun TAIKHOAN dchikho makho ---------------------- Thực đơn chính makho KHO Ở BÁN NHẬP CÓ 1 11 dongian sotkkh otkkh noidungbB noidungn ngayn tienhangn HANGHOA soluongnN TONDAUKY makh ndungth tenkh madt tendt DUNODK sotienth ngayth THU CHI KHACHHANG diachikh dt/fax dchincc sotkncc tenncc dt/Fax NHACC matq THỦ QUỸ tienhangb CÓ 2 tenhang mahang dvt soluongbB mancc ngayb sohdb sotienc dongiab tentk sohieutk sotienth ngayc ndungc sophieuc 3.2.7. Chuyển mô hình E-R sang mô hình quan hệ Từ các động từ ở biểu đồ ERM, nếu một mối quan hệ bậc hai 1:N không có thuộc tính riêng được biểu diễn bằng cách thêm khóa của quan hệ tương ứng với thực thể bên 1 vào quan hệ tương ứng với thực thể bên nhiều để trở thành một khóa ngoại của quan hệ này. Đối với quan hệ bậc hai nhưng có dạng 1:1, khi áp dụng quy tắc trên ta cần chọn một trong hai thực thể đó ( sao cho có ý nghĩa đúng ) làm bên nhiều. 3.2.7.1. Biểu diễn các thực thể Từ các thực thể của mô hình ERM ta biểu diễn thành một quan hệ theo nguyên tắc: Tên thực thực thể thành tên quan hệ Thuộc tính của thực thể thành thuộc tính của quan hệ Thuộc tính định danh thành khóa của quan hệ Từ nguyên tắc trên ta được các quan hệ sau: KHO Þ KHO( makho, tenkho,dchikho) HANGHOA Þ HANGHOA( mahang, dvt, tenhang) KHACHHANG Þ KHACHHANG( makh, sotk, tenkh, dchikh, dt/fax) NHACC Þ NHACC( mancc, sotk, tenncc, dchincc, dt/fax) THỦ QUỸ Þ THUQUY ( mathuquy, tenthuquy, diachi) THỦ KHO Þ THUKHO(mathukho, tenthukho, diachi) TAIKHOAN Þ TAIKHOAN (sohieutk, tentk, loaitk) DUNODK Þ DUNODK (madt, tendt, dudk) TONDAUKI Þ TONDAUKI( mahang, soluongt, dongiat, makho, thangton) 3.2.7.2. Biểu diễn các mối quan hệ thành các quan hệ. NHAPÞ PHIEUNHAPKHO(sopn, tienhangn, noidungn, ngayn, soluongn, dongian, mahang, mancc, tkno, tkco, makho, ) BAN Þ HOADONBANHANG(sohdb, ngayb, noidungb, tienhangb, soluongb, dongiab, makh, mahang, tkno, tkco, makho) CHI Þ PHIEUCHI(sophieuchi, mathuquy, mancc, sotienc, ngaychi, noidungc) THU Þ PHIEUTHU(sophieuthu, mathuquy, makh, sotienth, ngayth, noidungth) KIEM KE Þ BIENBANKIEMKE(sobbkk, mathukho, mahang, makho, dongia, ngaykk, soluongkk, thanhtienkk, phamchat) 3.2.7.3. Chuẩn hoá: Tất cả các quan hệ, trừ PHIEUNHAPKHO, HOADONBAN, BIENBANKIEMKE đều đã ở dạng chuẩn 3, do đó ta đi chuẩn hóa 2 quan hệ này. Chuẩn hóa PHIEUNHAPKHO: PHIEUNHAPKHO chứa thuộc tính lặp (mahang, soluong, dongia) nên chưa ở 1NF, tách hóa đơn mua thành hai quan hệ: DONGPHIEUNHAP(sopn, mahang, dongian, soluongn) PHIEUNHAPKHO( sophieun, ngayn, noidung, makho, tkno, tkco, tongtienn, mancc) Chuẩn hóa HÓA ĐƠN BÁN: HOADONBAN chứa thuộc tính lặp (mahang, soluongb, dongiab) nên chưa ở 1NF, tách hóa đơn bán hàng thành hai quan hệ: DONGHĐBAN( sohdb, mahang, soluongb, dongiab) HOADONBAN( sohdb, ngayban, tkno, tkco, tongtienb, makh) Chuẩn hoá BIÊN BẢN KIỂM KÊ: BIENBANKIEMKE chứa thuộc tính lặp(mahang, soluongkk, dongia ,phamchat) nên chưa ở 1NF, tách biên bản kiểm kê thành 2 quan hệ: DONGBIENBAN(sohdb, mahang, soluongkk, dongia, phamchat) BBKIEMKE( sbbkk, ngaykk, mathukho, makho) Các quan hệ trên đã ở 3NF 3.2.7.4. Biểu đồ quan hệ của mô hình quan hệ: #manv NHANVIEN TAIKHOAN #sohieuTk DUNODK #madt HANGHOA #mahang KHO #makho NHACC #mancc mahang sophieun DONGPNHAP #sophieun mancc Tkno Tkco makho PHIEUNKHO #makh KHACHHANG mahang sohdb DONGHDBAN #sohdb makh Tkno Tkco makho HOADONBAN TONDAUKI mahang makho #sobbkk manv makho BBKIEMKE mahang sobbkk DONGBBKK #sophieuc manv mancc Tkno Tkco PHIEUCHI #sophieuth manv makh Tkno Tkco PHIEUTHU Hình 3.1: Sơ đồ mô hình quan hệ 3.3 THIẾT KẾ CHƯƠNG TRÌNH PHẦN MỀM 3.3.1. Thiết kế cơ sở dữ liệu 3.3.1.1 Cấu trúc các bảng dữ liệu Căn cứ vào sơ đồ ERM cùng với việc chọn hệ quản trị CSDL Access, ta tiến hành thiết kế CSDL vật lý ( chỉ thiết kế các tệp dữ liệu chính ) và phi chuẩn hoá đối với các quan hệ. 1. Bảng NGUOIDUNG Thuộc tính Kiểu dữ liệu Khoá Ten Char(20) Mk Char(20) quyen Char(20) 2. Bảng TAIKHOAN Tên trường Kiểu dữ liệu Khóa sohieutk Character(7) Khoá chính captk Character(2) tentk Character(40) loaitk Character(2) 3. Bảng DUNODAUKI Tên trường Kiểu dữ liệu Khóa madt Character(6) Khoá chính, cũng là khoá quan hệ tendt Character(60) dunodk Float(15) 4. Bảng TONDAUKI Tên trường Kiểu dữ liệu Khóa mahang Character(6) Khoá chính soluongt Float(15) dongiat Float(15) makho Character(6) Khóa ngoại ngay Date(8) 5. Bảng DMHANGHOA Thuộc tính Kiểu dữ liệu Khoá Mahang Char(6) Khóa chính Tenhang Char(50) Dvt Char(10) 6. Bảng DMKHACHHANG Thuộc tính Kiểu dữ liệu Khoá Makh Char(6) Khóa chính Tênkh Char(50) Dc Char(100) Sdt Char(15) 7. Bảng DMUCNHACUNGCAP Thuộc tính Kiểu dữ liệu Khoá Mancc Char(6) Khóa chính Tênncc Char(50) Dc Char(100) Sdt Char(15)  8. Bảng DMNHANVIEN Thuộc tính Kiểu dữ liệu Khoá Manv Char(6) Khóa chính Tênnv Char(50) Dc Char(100) Sdt Char(15) 9. Bảng DMKHO Thuộc tính Kiểu dữ liệu Khoá Makho Char(6) Khóa chính Tenkho Char(50) Dc Char(100) Manv Char(6) 10. Bảng PHIEUNHAPXUAT Thuộc tính Kiểu dữ liệu Khoá Sophieu Char(6) Khóa chính Ngaylap Date(8) Mancc Char(6) Khóa ngoại Tkno Char(7) Tkco Char(7) Noidung Char(80) Tongtien N(13,1) 11. Bảng DONGPHIEU Thuộc tính Kiểu dữ liệu Khoá Sophieu Char(6) Khóa ngoại Mahang Char(6) Khoangoai Sl Numeric(12) Dongia Numeric(12) St Numeric(12,1) 12. Bảng PHIEUTHUCHI Thuộc tính Kiểu dữ liệu Khoá Sophieu Char(6) Khóa chính Ngaylap Date(8) Mancc Char(6) Khóa ngoại Makh Char(6) Khóa ngoại Tkno Char(7) Tkco Char(7) Noidung Char(80) Sotien N(12,1) Manv Char(6) 13. Bảng HOADON Thuộc tính Kiểu dữ liệu Khoá Idhoadon Char(6) Khóa chính Ngaylap Date(8) Makh Char(6) Khóa ngoại Makho Char (6) Tkno Char(7) Tkco Char(7) Noidung Char(80) Sotien N(12) 14. Bảng DONGHOADON Thuộc tính Kiểu dữ liệu Khoá Idhoadon Char(6) Khóa chính Mahang Char(6) Khóa ngoại Sl N(12) dongia N(12) 15. Bảng BBKIEMKE Thuộc tính Kiểu dữ liệu Khoá Sobbkk Char(6) Khóa chính Ngaykk Date(8) Manv Char(6) Khóa ngoại Makho Char(6) Khóa ngoại 16. Bảng DONGBBKIEMKE Thuộc tính Kiểu dữ liệu Khoá Sobbkk Char(6) Khóa chính Mahang Char(6) Khóa ngoại Đongia N(12) Soluongkk N(12) Phamchat Char(60) 3.3.1.2 Mã hóa dữ liệu * Thiết kế mã đối tượng: Mỗi một mã đối tượng sẽ có quy tắc thiết kế mã như sau: Quy định: chữ C : kí hiệu 1 chữ cái N: kí hiệu 1 chữ số - Thiết kế mã hàng hoá: Hệ thống mã Mã hàng hoá Mã chi tiết Ghi chú Cách mã CC NNNN Ví dụ MA 4040 Gạch Matino 40x40 DU 2025 Gạch Duny 20x25 Mã hàng hóa được mã hóa gồm 6 ký tự, trong đó có: 2 ký tự đầu là hai chữ cái đầu của tên hàng 4 ký tự tiếp theo thường thể hiện đặc tính của hàng hóa. Cụ thể ở ví dụ trên là kích thước. - Thiết kế mã kho: Hệ thống mã Tên kho Mã chi tiết Ghi chú Cách mã C NN Ví dụ K 01 Kho số 1 K 02 Kho số 2 Mã kho được mã hóa gồm 3 ký tự, trong đó có: Ký tự đầu là chữ K : kho 2 ký tự sau cùng là 2 chữ số Thiết kế mã nhà cung cấp: Hệ thống mã Tên nhà Cung cấp Mã chi tiết Ghi chú Cách mã CC CCCC Ví dụ CC KQHM Công ty TNHH Hoàn Mỹ Mã nhà cung cấp được mã hóa gồm 6 ký tự, trong đó: 2 ký tự đầu là 2 chữ cái CC : nhà cung cấp. 2 ký tự tiếp theo là 2 chữ cái: tên viết tắt của địa chỉ nhà cung cấp Như trong ví dụ trên KQ là viết tắt từ : Khu công nghiệp Khai Quang 2 ký tự cuối là 2 chữ cái: tên viết tắt của tên nhà cung cấp. Thiết kế mã khách hàng: Hệ thống mã Tên khách hàng Mã chi tiết Ghi chú Cách mã CC CCCC Ví dụ KH VPPH Công ty TNHH Hoàn Mỹ Mã khách hàng được mã hóa gồm 6 ký tự, trong đó: 2 ký tự đầu là 2 chữ cái KH : khách hàng. 2 ký tự tiếp theo là 2 chữ cái: tên viết tắt của địa chỉ khách hàng. Như trong ví dụ trên VP là viết tắt từ : Vĩnh Phúc 2 ký tự cuối là 2 chữ cái: tên viết tắt của tên khách hàng. - Thiết kế mã nhân viên: Hệ thống mã Tên nhân viên Mã chi tiết Ghi chú Cách mã CC NNNN Ví dụ TK 001 Thủ kho: Dương Văn Dũng Mã nhân viên được mã hóa gồm 5 chữ số 2 ký tự đầu là 2 chữ cái viết tắt của chức vụ nhân viên 3 ký tự sau là 3 chữ số - Thiết kế mã số phiếu nhập - số phiếu xuất: Hệ thống mã Tên phiếu Mã chi tiết Ghi chú Cách mã CC NNNN Ví dụ PN 0058 Phiếu nhập số 0058: Nhập kho hàng mua về PX 0058 Phiếu xuất 0058: Xuất kho hàng để bán Số phiếu nhập- xuất được mã hóa gồm 6 ký tự, trong đó có: 2 ký tự đầu của phiếu xuất là: PX 2 ký tự đầu của phiếu nhập là: PN 4 ký tự sau gồm 4 chữ số - Thiết kế mã số phiếu thu chi: Hệ thống mã Tên phiếu Mã chi tiết Ghi chú Cách mã CC NNNN Ví dụ PT 0045 Phiếu chi số 0045: Chi trả tiền hàng mua cho nhà cung cấp PC 0045 Phiếu thu 0045: Thu tiền hàng của khách hàng Số phiếu nhập- xuất được mã hóa gồm 6 ký tự, trong đó có: 2 ký tự đầu của phiếu xuất là: PX 2 ký tự đầu của phiếu nhập là: PN 4 ký tự sau gồm 4 chữ số - Thiết kế mã số hóa đơn bán hàng: Hệ thống mã Tên hoá đơn Mã chi tiết Ghi chú Cách mã CC NNNN Ví dụ HD 0058 Hóa đơn số 0058: bán hàng hóa Số hóa đơn bán hàng được mã hóa gồm 6 ký tự, trong đó có: 2 ký tự đầu của phiếu xuất là: HD 4 ký tự sau gồm 4 chữ số - Thiết kế mã số biên bản kiểm kê: Hệ thống mã Tên biên bản Mã chi tiết Ghi chú Cách mã CC NNNN Ví dụ KK 0058 Biên bản số 0058: kiểm kê hàng hóa Số biên bản kiểm kê được mã hóa gồm 6 ký tự, trong đó có: 2 ký tự đầu của biên bản kiểm kê là: KK 4 ký tự sau gồm 4 chữ số 3.3.1.3 Quan hệ giữa các bảng 3.3.2. Thiết kế chương trình 3.3.2.1. Xác định luồng hệ thống Xác định luồng hệ thống nhằm phân định công việc giữa người và máy, các kho dữ liệu liên quan đến tiến trình máy làm được thay thế bằng các File tương ứng. Luồng dữ liệu cho tiến trình “1.0 Nhập hàng” NHÀ CUNG CẤP e phiếu chi Phiếu chi BP QUỸ Phiếu chi Phiếu nhập 1.3 Lập phiếu xuất hàng trả lại Hóa đơn bán hàng Lập phiếu chi 1.2 c Phiếu xuất Hóa đơn bán hàng a PHIEUNHAP DONGPNHAP HANGHOA KHO TAIKHOAN 1.1 Lập phiếu nhập Phiếu nhập hàng trả lại Phiếu xuất hàng trả lại BP KHO Hóa đơn bán hàng a Phiếu nhập Phiếu xuất hàng trả lại b Phiếu nhập Hình 3.2: Biểu dồ luồng hệ thống tiến trình “1.0. Nhập hàng” Máy thực hiện tiến trình 1.1, 1.2, 1.3, 1.4 Tiến trình “ 1.1. Lập phiếu nhập kho” - Xử lý theo lô mỗi khi có thông tin mới về hàng nhập - Sau khi nhập các số liệu vào phiếu nhập kho, có thể in ra để gửi tới nhà cung cấp Tiến trình “ 1.2. Lập phiếu chi” Xử lý theo lô mỗi khi có thông tin hàng nhập Sau khi nhập vào số phiếu nhập kho máy sẽ tự động đọc phiếu nhập kho, lấy trường tổng tiền, tên hàng, mã hàng, cập nhật vào phiếu chi, chỉ cần nhập thêm số phiếu, ngày tự lấy từ ngày giờ hệ thống. Máy sẽ tự động in phiếu chi. Tiến trình “ 1.3. Lập phiếu xuất kho hàng trả lại” - Xử lý theo lô mỗi khi có thông tin về hàng trả lại - Sau khi nhập vào số phiếu nhập kho, máy sẽ tự động đọc phiếu nhập kho, lấy trường tổng tiền, tên hàng, mã hàng cập nhật vào phiếu xuất kho hàng trả lại, có thể in ra để gửi tới nhà cung cấp Luồng dữ liệu của tiến trình “2.0 bán hàng” 1.3 Lập phiếu thu KHÁCH HÀNG Hóa đơn bán hàng 1.4 Lập phiếu nhập hàng bị trả lại BP KHO Phiếu xuất 1.1 Lập hoá đơn bán hàng Phiếu nhập hàng bị trả lại Phiếu xuất hàng trả lại Phiếu thu d phiếu thu b Phiếu nhập 1.2 Lập phiếu xuất KHÁCH HÀNG Phiếu xuất c Phiếu xuất THỦ QUỸ Phiếu thu Hóa đơn bán hàng a HOADONBAN DONGHDBAN TAIKHOAN KHO HANGHOA Hình 3.3: Biểu dồ luồng hệ thống tiến trình “2.0. Mua hàng” Máy thực hiện các tiến trình 2.1, 2.2, 2.3, 2.4: Tiến trình “ 2.1. Lập hoá đơn bán hàng” - Xử lý theo lô ngay sau khi tiến trình “Kiểm tra hàng tồn” được thực hiện và nhận được lệnh gọi tự động từ tiến trình này. - Lập hoá đơn chỉ đơn giản là đọc Đơn mua hàng, máy sẽ lấy mã số hàng và số lượng hàng yêu cầu, đơn giá lấy từ bảng báo giá. Máy sẽ tự động tạo ra hóa đơn theo mẫu có sẵn, sau đó in ra cho khách hàng. Công thức: Tổng số tiền thanh toán = Số lượng hàng bán* đơn giá Tiến trình “ 2.2. Lập phiếu xuất” - Sau khi xuất hóa đơn bán hàng, kế toán căn cứ vào hóa đơn bán hàng lập phiếu xuất kho. Người dùng sẽ nhập đầy đủ thông tin vào máy và có thể in ra phiếu xuất kho. Tiến trình “ 2.3. Lập phiếu thu” - Xử lý theo lô mỗi khi có thông tin hàng xuất - Sau khi nhập vào số hoá đơn bán hàng máy sẽ tự động đọc bảng hoá đơn bán hàng, lấy trường tổng tiền, cửa hàng số, tên khách cập nhật vào Phiếu thu, chỉ cần nhập thêm số phiếu, ngày tự lấy từ ngày giờ hệ thống. Máy sẽ tự động in phiếu thu. Tiến trình “ 2.4. Lập phiếu nhập hàng bị trả lại” - Xử lý theo lô mỗi khi có thông tin về hàng bị trả lại - Sau khi nhập các số liệu vào số phiếu xuất kho, máy sẽ tự động đọc phiếu xuất kho, lấy trường tổng tiền, tên hàng, mã hàng cập nhật vào phiếu nhập kho hàng bị trả lại, sau đó có thể in ra để gửi tới khách hàng. Luồng dữ liệu của tiến trình (3.0 Giải quyết kiểm kê). 3.3 Xử lý hàng thanh lý 3.2 Xử lý hàng thừa thiếu g th ,thiếu BP KIỂM KÊ GIÁM ĐỐC 3.1 Lập báo cáo kiểm kê Biên bản kiểm kê Quyết định thanh lý Quyết định xử lý thừa thiếu Biên bản kiểm kê f Báo cáo kiểm kê g QĐ thanh lý hàng h QĐ xử lý hàng thừa thiếu BBKIEMKE DONGBIENBAN TAIKHOAN KHO HANGHOA BAOCAOKIEMKE TONDAUKY HOADON DONGHOADON PHIEUNHAPXUAT DONGPHIEU Hình 3.4: Biểu dồ luồng hệ thống tiến trình “3.0. Giải quyết kiểm kê” Máy thực hiện các tiến trình 3.1: Tiến trình “ 3.1. Lập báo cáo kiểm kê” Khi có yêu cầu có thể in ra báo cáo kiểm kê. Máy sẽ dựa trên các chứng từ nhập vào và yêu cầu của người sử dụng để lập báo cáo công nợ khách hàng. Luồng dữ liệu của tiến trình (4.0 thống kê và báo cáo). 4.5 Lập báo cáo TH doanh thu 4.3 Lập báo cáo công nợ KH 4.6 Lập báo cáo nhập- xuất-tồn Báo cáo tổng hợp doanh thu m Báo cáo công nợ KH l n Báo cáo nhập-xuất-tồn Yêu cầu báo cáo Báo cáo Yêu cầu báo cáo Báo cáo GIÁM ĐỐC 4.4 Lập báo cáo công nợ NCC Báo cáo Báo cáo Yêu cầu báo cáo Yêu cầu báo cáo k Báo cáo công nợ NCC e Phiếu chi Hóa đơn bán hàng a 4.1 Lập báo cáo TH hàng mua 4.2 Lập báo cáo TH hàng bán GIÁM ĐỐC Yêu cầu báo cáo Báo cáo Yêu cầu báo cáo Báo cáo d phiếu thu b Phiếu nhập Hóa đơn bán hàng a j Báo cáo TH hàng bán i báo cáo TH hàng mua c Phiếu xuất Hóa đơn bán hàng a Hình 3.5: Biểu dồ luồng hệ thống tiến trình “4.0 Thống kê, báo cáo” Máy làm các tiến trình :4.1, 4.2, 4.3, 4.4, 4.5, 4.6 Tiến trình “ 4.1. Lập báo cáo tổng hợp hàng mua” - Xử lý theo lô thông tin hàng mua trong tháng Máy sẽ tự động đọc thông tin phiếu nhập lấy trường mã hàng, tên hàng, số lượng xuất cập nhật vào bảng tổng hợp hàng mua. Tiến trình “ 4.2. Lập báo cáo tổng hợp hàng bán” - Xử lý theo lô thông tin hàng xuất bán trong tháng. Máy sẽ tự động đọc thông tin các hoá đơn bán hàng lấy trường mã hàng, tên hàng, số lượng xuất bán cập nhật vào bảng tổng hợp hàng xuất bán. Tiến trình “ 4.3. Lập báo cáo công nợ khách hàng” Cuối mỗi tháng hoặc khi có yêu cầu có thể in ra báo cáo tổng hợp doanh thu. Máy sẽ dựa trên các chứng từ nhập vào và yêu cầu của người sử dụng để lập báo cáo công nợ khách hàng. Tiến trình “ 4.4. Lập báo cáo công nợ nhà cung cấp” Cuối mỗi tháng hoặc khi có yêu cầu có thể in ra báo cáo tổng hợp doanh thu. Máy sẽ dựa trên các chứng từ nhập vào và yêu cầu của người sử dụng để lập báo cáo công nợ nhà cung cấp. Tiến trình “ 4.5. Lập báo cáo tổng hợp doanh thu” Cuối mỗi tháng hoặc khi có yêu cầu có thể in ra báo cáo tổng hợp doanh thu. Máy sẽ dựa trên các chứng từ nhập vào và yêu cầu của người sử dụng để lập báo cáo. Tiến trình “ 4.6. Lập báo cáo nhập- xuất- tồn” Cuối mỗi tháng hoặc khi có yêu cầu có thể in ra báo cáo nhập-xuất-tồn. Bảng được tạo ra dưới dạng một báo cáo, được xác định như sau: Tổng hợp số lượng, số tiền của tất cả các lần nhập, xuất vật tư và ghi vào cột nhập, xuất Tồn đầu kì về số lượng và giá trị: được lấy trong bảng TONDAUKI. Tồn cuối kì: Số lượng tồn cuối kì = Số lương tồn đầu kì + + Tổng số lượng nhập trong kì - - Tổng số lượng xuất trong kì Giá trị tồn cuối kì = Giá trị tồn đầu kì + Tổng giá trị nhập trong kì - Tổng giá trị xuất trong kì * Đặc tả logic của tiến trình này: Cuối mỗi tháng hoặc khi nào có yêu cầu có thể in báo cáo nhập xuất tồn soluong = sltondk sotien = sltondk * dgtondk DO WHILE (chưa hết các dòng phiếu trong bảng DONGPHIEU) IF (hàng hóa là loại đang được xét , kho là kho đang xem xét và tháng lập phiếu là tháng trước tháng cần xem ) THEN IF (loại phiếu là phiếu nhập) THEN Soluong1 = soluong1 + số lượng trên dòng phiếu Sotien 1= Sotien1 + số lượng * đơn giá trên dòng phiếu ELSE Soluong2 = soluong2 + số lượng trên dòng phiếu Sotien2 = Sotien2 + số lượng * đơn giá trên dòng phiếu ENDIF ENDDO sltondt= sltondk+ Soluong1- Soluong2 sotiendt= sotien+ Sotien1- Sotien2 DO WHILE (chưa hết các dòng phiếu trong bảng DONGPHIEU) IF (hàng hóa là loại đang được xét , kho là kho đang xem xét và tháng lập phiếu là tháng cần xem ) THEN IF (loại phiếu là phiếu nhập) THEN Soluong1 = soluong1 + số lượng trên dòng phiếu Sotien 1= Sotien1 + số lượng * đơn giá trên dòng phiếu ELSE Soluong2 = soluong2 + số lượng trên dòng phiếu Sotien2 = Sotien2 + số lượng * đơn giá trên dòng phiếu ENDIF ENDDO sltonct= sltondt+ soluong1- soluong2 sotienct= sotiendt +Sotien1- Sotien2 Các tiến trình khác tương tự 3.3.2.2. Xác định các giao diện Các giao diện cập nhật: Cập nhật Khách hàng Û Thực thể KHÁCH HÀNG Cập nhật Nhà cung cấp Û Thực thể NHÀ CUNG CẤP Cập nhật Hàng hóa Û Thực thể HÀNG HÓA Cập nhật Nhân viên Û Thực thể NHÂN VIÊN Cập nhật Kho Û Thực thể KHO Cập nhật Tài khoản Û Thực thể TÀI KHOẢN Cập nhật Hóa đơn bán hàng Û Mối quan hệ BÁN Cập nhật Phiếu nhập kho Û Mối quan hệ NHẬP Các giao diện xử lý Lập phiếu nhập kho Û “Tiến trình 1.1” Lập phiếu chi Û “Tiến trình 1.2” Lập phiếu xuất kho hàng trả lại Û “Tiến trình 1.3” Lập hoá đơn bán hàng Û “Tiến trình 2.1” Lập phiếu xuất kho Û “Tiến trình 2.2” Lập phiếu thu Û “Tiến trình 2.3” Lập phiếu nhập kho hàng bị trả lại Û “Tiến trình 2.4” Lập báo cáo kiểm kê Û “Tiến trình 3.1” Lập báo cáo hàng mua Û “Tiến trình 4.1” Lập báo cáo hàng bán Û “Tiến trình 4.2” Lập báo cáo công nợ khách hàng Û “ Tiến trình 4.3” Lập báo cáo công nợ nhà cung cấp Û “Tiến trình 4.4” Lập bảng kê nhập- xuất- tồn Û “Tiến trình 4.5” Lập báo cáo tổng hợp doanh thu Û “Tiến trình 4.6” Lựa chọn và tích hợp các giao diện: Giao diện cập nhật Giao diện xử lý Cập nhật khách hàng Lập phiếu nhập kho Cập nhật nhà cung cấp Lập phiếu xuất kho Cập nhật hàng hóa Lập hóa đơn bán hàng Cập nhật kho Báo cáo nhập- xuất- tồn Cập nhật nhân viên Báo cáo tổng hợp doanh thu Cập nhật tài khoản Báo cáo công nợ khách hàng Cập nhật phiếu nhập kho Báo cáo công nợ nhà cung cấp Cập nhật hóa đơn bán hàng Báo cáo tổng hợp hàng mua Báo cáo tổng hợp hàng bán Báo cáo kiểm kê Các giao diện được chọn Cập nhật khách hàng Cập nhật nhà cung cấp Cập nhật hàng hóa Cập nhật kho Cập nhật nhân viên Cập nhật tài khoản Cập nhật hóa đơn bán hàng Cập nhật phiếu nhập kho Cập nhật phiếu xuất kho Lập báo cáo nhập- xuất- tồn Báo cáo tổng hợp doanh thu Báo cáo công nợ khách hàng Báo cáo công nợ nhà cung cấp Báo cáo tổng hợp hàng mua Báo cáo tổng hợp hàng bán Báo cáo kiểm kê Ta có 16 giao diện cần phải thực hiện Ngoài ra, để hoàn thiện thêm hệ thống, chúng ta còn thêm một số giao diện nữa, tương ứng với các chức năng hỗ trợ cho chính hệ thống: về quản lí chính người dùng của hệ thống, hỗ trợ tra cứu, truy vấn thêm thông tin; chức năng xem được các danh mục, in và xem thông tin thẻ tiết kiệm của khách hàng, và thêm một số báo cáo khác phục vụ cho quản lý trong quá trình sử dụng. 3.3.2.3. Thiết kế menu chức năng Xét trên quan điểm công nghệ, cần bổ sung thêm cho hệ thống một số chức năng để hoàn thiện các yêu cầu của hệ thống. Menu chức năng của hệ thống được thể hiện qua các giao diện dưới đây: Menu hệ thống: Menu hệ thống à quản trị người sử dụng: Menu hệ thống àKhai báo TT chung vè đơn vị và nhân viên: Menu danh mục: Menu Cập nhật: Menu báo cáo: Menu hướng dẫn: 3.3.3. Môi trường vận hành của hệ thống 3.3.3.1. Kiến trúc hệ thống phần cứng: Hệ thống phần cứng của ứng dụng có những yêu cầu tối thiểu sau: - Bộ vi xử lý: Pentium Class - Bộ nhớ trong: RAM 64 MB (Khuyến nghị nên dùng Ram 128 MB hoặc hơn) - Dung lượng trống trên Ổ cứng: Cài đặt tối thiểu là 115 MB, tối đa là 155 MB Chú ý: Phải cài đặt VFP trên ổ hệ thống - Màn hình: Độ phân giải 800*600, 256 mầu (Khuyến nghị nên dùng High Color 16 bit) 3.3.3.2. Hệ điều hành: Ứng dụng được hỗ trợ trên các hệ điều hành sau: Windows 2000 Service Pack 3 và sau đó, Win XP, Win Service Pack 3. Có thể chạy ứng dụng trên Windows 98, Windows Me. Tuy nhiên việc cài đặt trên Windows NT không được hỗ trợ. 3.3.4. Thiết kế giao diện 3.3.4.1. Nguyên tắc: + Đầu vào của hệ thống là các dữ liệu trên các chứng từ, các bảng kiểm kê… Mục đích của thiết kế vào là thiết kế các thủ tục nhập dữ liệu từ các chứng từ kế toán vào hệ thống đạt hiệu quả và giảm thiểu các sai sót trong quá trình nhập. Cụ thể là thiết kế vào bao gồm các công việc: + Lựa chọn các phương thức nhập: Để nhập thông tin vào hệ thống người ta có nhiều phương thức nhập. Ở đây phương thức nhập được lựa chọn cho hệ thống là nhận trực tiếp lên các thiết bị vào. Nghĩa là nhập các dữ liệu từ các tài liệu gốc thủ công qua bàn phím. + Thiết kế khuôn dạng cho thông tin nhập: Tuân theo những quy tắc cho việc thiết kế khuôn dạng cho thông tin nhập đã được quy định khi xây dựng CSDL. 3.3.4.2. Các form giao diện 3.3.4.2.1. Đặc tả các giao diện điều khiển Giao diện truy nhập hệ thống: Mục tiêu: Xác định đúng người dùng cho phép truy nhập vào hệ thống, để từ đó cung cấp các chức năng và quyền hạn mà người dùng đó sử dụng. Người sử dụng: Tất cả các người dùng đã đăng ký với hệ thống Mẫu thiết kế: Hình GD1 : Giao Diện “ truy nhập hệ thống” Bảng dữ liệu sử dụng: NGUOIDUNG Thao tác xử lý: xác nhận mật khẩu của người truy nhập hệ thống, mã hoá xâu nhận được và xuất trả lại màn hình ở dạng ký tự đặc biệt. Xác định bản ghi có trường ten trùng với tên được nhập, so sánh trường matkhau với xâu mật khẩu vừa nhập, nếu chính xác cho phép đăng nhập hệ thống. Hướng dẫn sử dụng: nhập tên người dùng hoặc chọn từ bảng các tên truy nhập hệ thống do hệ thống đưa ra, nhập mật khẩu truy nhập, kết thúc chọn Đăng nhập, nếu muốn thoát khỏi chương trình nhấn ESC. Kết quả: người dùng được phép truy nhập vào hệ thống khi đăng nhập đúng và cho ra màn hình giao diện điều khiển hệ thống có các chức năng cho phép tương ứng với mỗi người dùng. Giao diện điều khiển hệ thống: Mục tiêu: cung cấp các chức năng của hệ thống cho người dùng, phục vụ cho nghiệp vụ của đơn vị. Người sử dụng: tất cả người dùng đã được đăng ký với hệ thống. Mẫu thiết kế: Hình GD2 : Hệ thống giao diện tương tác của hệ thống Hướng dẫn sử dụng: hệ thống menu của giao diện được gắn ở phần đầu của giao diện. Người dùng có thể dùng chuột để tuỳ chọn theo các chức năng của chương trình. Giao diện có menu phân quyền tương ứng theo quyền của người đăng nhập: Xem, Xóa, Sửa. Giao diện đăng ký người sử dụng mới: Mục tiêu: Cung cấp các chức năng khai báo thêm người dùng mới. Người sử dụng: Chỉ người được cung cấp quyền là toàn quyền mới được vào. Mẫu thiết kế: Hình GD3: Giao Diện Đăng kí Người sử dụng Mới Hướng dẫn sử dụng: Nhập đầy đủ dữ liệu yêu cầu, click vào nút thêm để thêm người dùng. Nếu không nhập đủ sẽ không thêm được. Giao diện thay dổi mật khẩu: Mục tiêu: Cung cấp chức năng thay đổi mật khẩu cho người sử dụng Người sử dụng: Tất cả người dùng đã đăng ký với hệ thống Mẫu thiết kế: Hình GD4: Giao Diện Thay Đổi Mật Khẩu Hướng dẫn sử dụng: Người dùng nhập tên và mật khẩu của mình vào, sau đó nhập mật khẩu mới. Click vào chấp nhận để thay đổi mật khẩu. Trong giao diện này có đặt bẫy nhập dữ liệu. Nếu người dùng không nhập tên và mật khẩu cũ thì sẽ không thay đổi được mật khẩu. Đề phòng người không đăng ký với hệ thống có thể thay đổi mật khẩu của người đang dùng. 3.3.4.2.2. Đặc tả các giao diện nhập liệu Giao diện lập hóa đơn bán hàng: Mẫu thiết kế: Hình GD5: Giao Diện “Lập Hóa Đơn Bán Hàng” Bảng dữ liệu sử dụng: hoadon Thao tác xử lý:Giao diện “Lập hóa đơn bán hàng” cho phép bạn lập hóa đơn bán hàng. Hướng dẫn sử dụng: Từ giao diện “Lập hóa đơn bán hàng” ấn nút “ Lập” để Lập hóa đơn, Nút “ Sửa” để sửa hóa đơn, nút “ Xóa” để xóa, ESC để Thoát. Kết quả: sau khi kết thúc các thao tác: Lập, Sửa, Xóa – các thông tin mới được cập nhập vào tệp hoadon Giao diện cập nhật phiếu nhập kho hàng hóa Mẫu thiết kế: Hình GD6: Giao Diện “Phiếu Nhập Kho Hàng Hóa” Bảng dữ liệu sử dụng: Phieunhapxuat Thao tác xử lý:Giao diện “Cập nhật phiếu nhập kho” cho phép bạn lập phiếu nhập kho. Hướng dẫn sử dụng: Từ giao diện “Phiếu nhập kho hàng hoá” ấn nút “ Cập nhật” để Lập Phiếu, Nút “ Sửa” để sửa phiếu, nút “ Xóa” để xóa, ESC để Thoát. Kết quả: sau khi kết thúc các thao tác: Lập, Sửa, Xóa – các thông tin mới được cập nhập vào tệp phieunhapxuat 3.3.4.2.3. Đặc tả các giao diện xử lý Giao diện in bảng kê hàng xuất bán Mục tiêu: Lập và in Bảng Kê Hàng Xuất Bán Người sử dụng: Những người đăng nhập hệ thống. Mẫu thiết kế: Hình GD7: Giao diện “ In Bảng Kê Hàng Xuất Bán” Bảng dữ liệu sử dụng: danh mục hàng hóa, hóa đơn bán hàng và một số bảng dữ liệu liên quan khác. Thao tác xử lý: Căn cứ vào các giá trị người dùng nhập vào để tạo điều kiện lọc các bản ghi. Hướng dẫn sử dụng: Nhập ngày đầu và ngày cuối để xác định in hàng bán từ ngày nào đến ngày nào . Ấn In để xem báo cáo. Kết quả: Tạo một báo cáo cung cấp thông tin về hàng xuất bán. Giao diện in bảng kê thu chi Mục tiêu: Lập và in Bảng Kê Thu Chi Người sử dụng: Những người đăng nhập hệ thống. Mẫu thiết kế: Hình GD8: Giao Diện “ Lập bảng Kê thu chi” Bảng dữ liệu sử dụng: Phiếu Thu Chi và một số bảng dữ liệu liên quan khác. Thao tác xử lý: Căn cứ vào các giá trị người dùng nhập vào để tạo điều kiện lọc các bản ghi. Hướng dẫn sử dụng: Nhập ngày đầu và ngày cuối để xác định in Bảng Kê Thu Chi từ ngày nào đến ngày nào. Ấn in để xem báo cáo. Kết quả: Tạo một báo cáo cung cấp thông tin về Tình Hình Thu Chi trong khoảng thời gian đã chọn. Giao diện in báo cáo nhập xuất tồn Mục tiêu: Lập và in Báo Cáo Xuất Nhập Tồn Người sử dụng: Những người đăng nhập hệ thống. Mẫu thiết kế: Hình GD9: Giao diện “ Lập báo cáo xuất nhập tồn kho” Bảng dữ liệu sử dụng :phieunhap và một số bảng dữ liệu liên quan khác. Thao tác xử lý: Căn cứ vào các giá trị người dùng nhập vào để tạo điều kiện lọc các bản ghi. Hướng dẫn sử dụng: Nhập ngày đầu và ngày cuối để xác định in Bảng Kê Thu Chi từ ngày nào đến ngày nào. Ấn in để xem báo cáo. Kết quả: Tạo một báo cáo cung cấp thông tin về nhập xuất và tồn hàng hóa trong khoảng thời gian đã chọn. 3.3.5. Thiết kế đầu ra 3.3.5.1. Nguyên tắc: Các đầu ra nói chung là các báo cáo tài chính, các báo cáo quản trị, các sổ kế toán và một số chứng từ như: phiếu chi, giấy gửi tiền,.. + Lựa chọn vật mang tin: Vật mang tin có nhiệm vụ chuyển tải và lưu trữ thông tin. Với các báo cáo tài chính và các báo cáo quản trị thì vật mang thông tin đầu ra là bằng giấy, nhưng trước đó cho phép người sử dụng xem báo cáo trước khi in. Còn các sổ sách kế toán có thể in ra giấy khi cần thiết, chủ yếu là xem trên màn hình. Các chứng từ thì phải in ra giấy để lưu trữ. Ở đây các đầu ra trên giấy thì được in trên giấy khổ A4. + Bố trí thông tin trên vật mang tin (trên màn hình hoặc trên giấy): Phải tuân theo các quy định của Bộ Tài Chính và Ngân hàng Nhà Nước bởi các báo cáo, các mẫu sổ, mẫu chứng từ đều được quy định sẵn. 3.3.5.2. Một số mẫu báo cáo cơ bản của hệ thống Bảng kê hoá đơn bán hàng Báo cáo tổng hợp thu chi Báo cáo tổng hợp doanh thu Báo cáo hàng bán Báo cáo hàng mua Báo cáo công nợ khách hàng Báo cáo công nợ nhà cung cấp Báo cáo nhập xuất tồn Báo cáo kiểm kê NHẬN XÉT CỦA NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC Họ và tên người hướng dẫn khoa học: Nguyễn Hữu Xuân Trường Nhận xét Đồ án tốt nghiệp Sinh viên: Phạm Thị Hải Anh Lớp: K44/41.02 Trường: Học viện Tài Chính Đề tài: Thiết kế hệ thống thông tin kế toán bán hàng tại công ty TNHH Phú Mỹ. Điểm: Bằng số: Người nhận xét Bằng chữ: