Đề tài Thực tập ngoại thương: Thực trạng về hoạt động giao nhận tại công ty TNHH Techconvina thương vận

ười ở khối gián tiếp( Văn phòng, Tài chính kế toán..) và 198 người ở khối trực tiếp sản xuất ( Lái xe, nhân viên giao nhận hàng hoá, thủ kho, công nhân bốc xếp...). Quá trình cung cấp dịch vụ, sản phẩm của công ty còn được thực hiện theo Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000 với sự chứng nhận của tổ chức AFAQ. Bộ máy quản lý của công ty được thể hiện dưới sơ đồ sau: Hội đồng quản trị Sơ đồ bộ máy quản lý công ty Chủ tịch Tổng giám đốc CN Hải Phòng CN Hồ Chí Minh Văn phòng CN Lạng Sơn CN Đà Nẵng TT Vận tải Tổ xuất nhập khẩu Tổ giao nhận Tổ vận tải Tổ điều động xe Tổ vận hành kho Nguồn : phòng tổ chức Công Ty Techconvina Thương Vận Giám đốc Công ty : Là người đứng đầu trong vận hành tổ chức kinh doanh của Công ty, trực tiếp điều hành hoạt động của Công ty, chịu trách nhiệm trước Nhà nước về quản lý tài sản, vốn, các khoản thuế phải nộp về chấp hành đường lối của Đảng và Nhà nước. Giám đốc luôn là người đứng đầu trong việc hoạch định chiến lược kinh doanh của Công ty. Phó Giám đốc: Là người dưới quyền Giám đốc Công ty, đóng vai trò là người tham mưu cho Giám đốc trong công tác, đồng thời có trách nhiệm thay mặt cho Giám đốc khi cần thiết. Phòng hành chính và nhân sự: Có nhiệm vụ tổ chức quản lý, tuyển chọn lao động, đào tạo đội ngũ các bộ công nhân viên và nâng cao trình độ quản lý cho các bộ phận. Phòng này bao gồm hai bộ phận: Bộ phận hành chính và bộ phận nhân sự. Phòng Kế toán : Có nhiệm vụ tổ chức, thực hiện các nghiệp vụ hạch toán, quản lý vốn; thu thập, xử lý và cung cấp các thông tin về tình hình sử dụng vốn, tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty cho các bộ phận quản lý cấp trên và các bộ phận liên quan. Phòng tiếp thị : Có chức năng hoạch định, tổ chức thực hiện các chiến lược marketing của Công ty.Thực hiện việc quảng bá thương hiệu của Công ty trên cả thị trường trong nước cũng như trên thị trường nước ngoài. Phòng tiếp thị gồm nhiều bộ phận, mỗi bộ phận chịu trách nhiệm về một mảng, bao gồm: - Bộ phận Truyền thông : Làm nhiệm vụ đưa hình ảnh của Công ty đến với công chúng thông qua việc thành lập và quản lý trang web của Công ty, thông qua các phương tiện thông tin đại chúng như đài, báo, tivi; lập các chương trình chương trình, sự kiện. - Bộ phận Máy tính : Có nhiệm vụ quản lý và sửa chữa toàn bộ hệ thống máy tính của Công ty, gồm có 3 nhân viên. - Bộ phận dịch vụ khách hàng: Có 15 nhân viên chuyên trách việc chăm sóc khách hàng trước, trong và sau khi bán hàng. - Tổ xe : Đây là bộ phận trực tiếp thực hiện việc giao nhận hàng hóa với đối tác. Phòng xuất nhập khẩu : Có chức năng kinh doanh nguyên liệu nhập khẩu và tổ chức nhập khẩu nguyên liệu phục vụ cho hoạt động sản xuất.Bên cạnh đó còn quản lý việc cung ứng xuất khẩu và làm nhiệm vụ ủy thác. Nhận xét: Công ty Tehconvina Thương Vận luôn chú ý vào đội ngũ cán bộ trẻ,đó là một thế mạnh giúp Công ty không ngừng phát triển. Công ty không ngừng đào tạo và huấn luyện thêm về nghiệp vụ. Tạo cho cán bộ công nhân viên không những có giàu kinh nghiệm mà luôn kịp thời tiếp thu những cái mới áp dụng vào sản xuất cũng như đổi mới chiến lược. Đây chính là lợi thế khiến Công ty không ngừng phát triển và đi lên. 2.2 Nguồn vốn kinh doanh và cơ sở vật chất của công ty 2.2.1 Năng lực tài chính của công ty Công ty có số vốn điều lệ là 23,000,000,000 đồng. Trong những năm qua Công ty luôn nỗ lực hết mình để làm tăng nguồn vốn kinh doanh của mình. Các nguồn vốn của Công ty được huy động từ rất nhiều nguồn bao gồm : - Nguồn vốn từ Công ty mẹ:nguồn vốn này thu được là nhờ các hoạt động kinh doanh của Công ty mẹ . Đây là nguồn vốn lớn sẵn có của Công ty, rất dễ tập trung giúp cho quá trình hoạt động sản xuất, kinh doanh, xây dựng của Công ty được tiến hành một cách nhanh chóng và thuận lợi hơn. Đồng thời, do đây là nguồn vốn chủ sở hữu nên ko phải trả công nợ như các nguồn vốn vay khác. - Nguồn vốn từ các chủ đầu tư vào các dự án của doanh nghiệp - Bên cạnh đó, Công ty còn sử dụng nguồn vốn vay ngân hàng và các tổ chức tài chính khác. Hiện nay nguồn vốn của Công ty đã lên đáng kể và đang tiếp tục trong quá trình tăng trưởng và phát triển giúp Công ty luôn đứng vững, duy trì và phát huy tốt khả năng sản xuất kinh doanh của của mình. Tình hình nguồn vốn kinh doanh của Công ty được thể hiện rõ nét qua bảng dưới đây: Bảng 1:Tình hình nguồn vốn kinh doanh của công ty Đơn vị: Tỷ đồng STT Chỉ tiêu Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008 Vốn Tỷ trọng (%) Vốn Tỷ trọng (%) Vốn Tỷ trọng 1 Vốn cố định 37,600 58,38 38,250 55,56 40,745 46,68 2 Vốn lưu động 26,809 41,62 30,594 44,44 45,961 53,32 Tổng 64,409 100 68,844 100% 86,706 100 Nguồn: Báo cáo Tổng kết các năm của công ty Nhìn vào bảng trên ta có thể thấy Công ty luôn giữ ổn định và phát triển nguồn vốn cố định cũng như nguồn vốn lưu động. Năm 2006 vốn cố định là 37,600 và tăng đến 40,745 tỷ đồng năm 2008, nguồn vốn này tăng do sự đầu tư thêm vào cơ sở vật chất kỹ thuật và nhà xưởng của công ty để mở rộng sản xuất kinh doanh. Bên cạnh đó, vốn lưu động cũng tăng mạnh từ 26,809 tỷ đồng năm 2006 và vào năm 2008 thì tăng vọt lên 45,961 tỷ đồng. Điều này chứng tỏ là Công ty đã tìm ra được hướng đầu tư có lợi và làm ăn ngày càng hiệu quả. Như vậy Techconvina Thương Vận có lợi thế số vốn cố định,ngoài ra Công ty có vốn lưu động từ nhiều nguồn tạo điều kiện để phát triển cơ sở vật chất kĩ thuật tốt. Nhờ vậy tạo được niềm tin từ bạn hàng vào Công ty. Chứng minh được khả năng hoàn thành công việc của mình. 2.2.2 Điều kiện vật chất kĩ thuật - Công ty Techconvina Thương Vận có một điều kiện cơ sở vật chất tương đối đầy đủ, đáp ứng khá tốt yêu cầu về các hoạt động sản xuất kinh doanh của chính Công ty. - Công ty có đầy đủ các trang thiết bị văn phòng phục vụ cho các hoạt động điều hành công việc tổ chức sản xuất, kinh doanh và giao dịch của Công ty. Còn có cả hệ thống thông tin bao gồm: điện thoại, telex, fax, computer, mạng Internet đến tất cả các phòng ban và chi nhánh, cửa hàng có thể liên lạc một cách nhanh chóng cả trong và ngoài nước đã góp phần đưa các thông tin một cách hợp lý, kịp thời. Bên cạnh đó, để phục vụ tốt việc giao nhận Công ty có 1 đội ngũ xe luôn sẵn sàng, luôn đổi mới kịp thời, bảo dưỡng bảo trì…đảm bảo về chất lượng. - Công ty đang có một hệ thống kho bãi tại Quốc lộ 70, Thanh Trì, Hà Nội;hệ thống kho bãi tại km 12 + 300, quốc lộ 1, Thanh Trì, Hà Nội; hệ thống kho bãi, kiốt tại Tân Thanh, Lạng Sơn. - Những cơ sở vật chất này là những điều kiện cơ bản cho mọi quá trình sản xuất, kinh doanh của Công ty. Đó là những điều kiện không thể thiếu và góp một phần không nhỏ, đã giúp Công ty thuận lợi dễ thực hiện các hoạt động của mình. - Có điều kiện cơ sở vật chất kĩ thuật tốt cũng như có được 50% cơ hội để kéo được khách hàng đến với mình. Không chỉ có vậy, điều kiện cơ sở vật chất tốt khiến cho việc liên lạc với nhau, liên kết với bạn hàng đơn giản, dễ dàng hơn. Tiết kiệm chi phí đi lại. III.Đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty Techconvina Thương Vận 3.1.Các loại hình sản xuất kinh doanh của công ty Techconvina Thương Vận Những năm gần đây, nền kinh tế Việt Nam có nhiều biến chuyển mạnh mẽ,đất nước ta đang trong tiến trình mở cửa hội nhập kinh tế thế giới, điều này làm gia tăng sự cạnh tranh của các Công ty đối với Techconvina Thương Vận.Mặc dù vậy, bằng những nỗ lực không ngừng Công ty vẫn luôn luôn đứng vững trên thị trường và ngày một phát triển thích nghi với những biến động của thị trường, đạt và vượt những mục tiêu mà Công ty đã đề ra. Định hướng phát triển của Công ty đã được đại hội cổ đông thông qua trong nghị quyết đại hội về việc tăng cường công tác đầu tư,mở rộng hoạt động sản xuất của Công ty, lấy vận tải và giao nhận hàng làm hoạt động kinh doanh chủ lực, lấy kinh doanh thương mại, xuất nhập khẩu làm hoạt động quan trọng và lấy hoạt động kinh doanh kho bãi, vận hành kho là hoạt động bổ trợ không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh vận tải và chế biến hàng nông sản là hoạt động nhằm tăng tính đa dạng hoá ngành nghề kinh doanh của Công ty. Hoạt động xuất nhập khẩu của Công ty chủ yếu tập trung vào hoạt động xuất nhập khẩu uỷ thác, kinh doanh xuất nhập khẩu các mặt hàng như hàng nông sản, thiết bị máy móc, hàng tiêu dùng, hàng thủ công mỹ nghệ, đồ nội thất. Các đối tác xuất nhập khẩu chủ yếu của Công ty là Trung Quốc, Đài Loan, Đức, Séc, ... với các mặt hàng như chăn ga, gối đệm, quặng, thiết bị điện, tinh bột sắn... Hoạt động kinh doanh kho bãi, vận hành kho tuy có doanh thu không cao nhưng lợi nhuận mang lại thì rất cao do yêu cầu cao về tính chuyên nghiệp trong công tác vận hành kho này. Hàng tháng, hệ thống kho bãi và vận hành kho của Công ty mang lại một nguồn thu ổn định là hơn 300 triệu đồng. Các khách hàng hiện nay thuê kho và vận hành kho của công ty là Công ty liên doanh BP-Petco, Công ty Castrol Việt Nam, Công ty TNHH MTC... 3.2 Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Techconvina Thương Vận Công ty đã đạt được những kết quả đáng mừng, tạo dựng được thương hiệu và uy tín trên thị trường trong nước cũng như quốc tế. Bảng 2: Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty từ 2006-2008 Đơn vị tính:đồng Chỉ tiêu Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008 Tổng doanh thu 1.Doanh thu thuần 2.Giá vốn hàng bán 3.Lợi nhuận gộp 15,942,587,413 15,942,587,413 12,707,634,273 3,234,953,140 17,557,909,074 17,557,909,074 12,137,593,290 5,420,315,784 37,190,442,387 37,182,519,705 26,931,426,530 10,251,093,175 Nguồn: Báo cáo Tổng kết các năm của Công ty Các loại chi phí bao gồm chi phí bán hàng, chi phí quản lý doạnh nghiệp và chi các hoạt động tài chính đều tăng do các hoạt động đầu tư vào sản xuất, kinh doanh, các hoạt động quản lý cũng như các hoạt động tài chính đều tăng. Nguyên nhân là do mở rộng quy mô của Công ty về mọi mặt cơ sở cũng như hoạt động. Tuy các chi phí đều tăng nhưng do làm ăn tốt nên doanh thu thuần của Công ty cũng tăng, vì vậy lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh của Công ty vẫn tăng Qua đây ta thấy rằng, Công ty đang có hướng đi đúng đắn giúp Công ty có bước tiến lớn về mọi mặt: kinh doanh có hiệu quả, làm ăn có lãi, góp phần tăng nguồn vốn ngân sách Nhà nước cũng như góp phần tăng vốn điều lệ của Công ty. Đó là một lợi thế khiến Công ty có thể vươn xa hơn. Số vụ giao dịch giao nhận của Công ty Techconvina Thương Vận Bảng 3: Kết quả giao dịch dịch vụ giao nhận của công ty năm 2008 Hình thức Số vụ giao dịch Tỷ lệ (%) Số hợp đồng được ký kết Tỷ lệ (%) Gián tiếp - Khách hàng tự tìm đến - Công ty chủ động 60 45 15 81,08 60,81 20,27 55 43 12 82,09 64,18 17,91 Trực tiếp - Khách hàng tự tìm đến - Công ty chủ động 14 9 5 18,92 12,16 6,76 12 8 4 17,91 11,94 5,97 Tổng 74 100 67 100 Nguồn: Số liệu tổng hợp của tác giả Theo bảng 3, xét về tình hình thực hiện giao dịch năm 2008 trong tổng số 74 vụ giao dịch thì có 67 vụ giao dịch thành công dẫn đến ký kết hợp đồng. Trong số 67 hợp đồng được ký kết thì có 55 hợp đồng được giao dịch bằng phương thức gián tiếp chiếm 82,09%, trong đó 78,18% là số hợp đồng được giao dịch do khách hàng tự tìm đến còn lại 21,82 % là do Công ty chủ động tiến hành giao dịch với đối tác. Trong 17,91% số hợp đồng còn lại được tiến hành bằng hình thức giao dịch trực tiếp thì có đến 66,67% là do khách hàng tìm đến với Công ty. Ta nhận thấy rằng hình thức giao dịch đàm phán gián tiếp chiếm đa số trong các thương vụ giao dịch của Công ty. Đồng thời trong cả hai hình thức giao dịch trực tiếp và gián tiếp thì phần lớn là do phía đối tác tìm đến giao dịch với Công ty, chứ Công ty chưa chủ động trong việc tìm kiếm giao dịch với khách hàng. Đó chính là điểm yếu kém của Công ty trong công tác nghiên cứu, tìm kiếm, chủ động giao dịch với khách hàng. Các hoạt động giao dịch còn thụ động chưa linh hoạt. 3.3, Đánh giá chung về hoạt động kinh doanh của Công ty Techconvina Thương Vận Nhìn chung, trong những năm gần đây tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty đang trên đà phát triển rất tốt.Công ty đã không ngừng phát huy các lợi thế của mình và tìm ra các hướng đi mới cho Công ty.Thực tế đã chứng minh Công ty luôn hoành thành và vượt mức kế hoạch đã đề ra. Trên thị trường kinh doanh ngày càng cạnh tranh khốc liệt,Công ty đã luôn đứng vững và khẳng định được vị thế của mình.Tình hình kinh doanh về mọi mặt của Công ty đều đạt kết quả cao và quy mô ngày càng được mở rộng.Với những nỗ lực hết mình,Công ty đã phấn đấu hoành thành và vượt mức các chỉ tiêu kinh tế – tài chính,hoạt động có lãi,bảo toàn và phát triển vốn,đảm bảo việc cái thiện đời sống cán bộ công nhân viên,nộp nghĩa vụ cho ngân sách đầy đủ và kịp thời. Trên lĩnh vực giao nhận vận tải,Công ty đã tranh thủ các cơ hội kinh doanh để đẩy mạnh các hợp đồng không chỉ đối với các thị trường quen thuộc mà còn tiếp cận với các thị trường mới tiềm năng. Đã thực hiện việc mở rộng kết nối với mạng lưới các đối tác quốc tế: Trung Quốc,Đài Loan,Hàn Quốc, Nhật Bản, Singapore, Indonesia, Anh, Mỹ, Châu Âu…v.v, xây dựng cơ chế hợp tác hỗ trợ lẫn nhau,cùng khai thác và cung cấp dịch vụ cho khách hàng trong và ngoài nước. Đã thực hiện được nghiệp vụ kinh doanh giao nhận vận tải quốc tế với số lượng ban đầu còn khiêm tốn. Thành thạo nghiệp vụ môi giới hải quan,có khả năng cung cấp dịch vụ hải quan nhanh chóng tiện lợi và tiết kiệm chi phí cho khách hàng. Xây dựng được mối quan hệ hợp tác lâu dài với một số khách hàng ổn định: Z76 – BQP,Ligarden VN,Mộc Sương,Peloyen,Yangsin VN,Formosa VN... Được khách hàng đánh giá cao chất lượng dịch vụ.Tiếp tục gắn kết chặt chẽ với marketing của Tổng Công ty để tìm kiếm khách hàng mới. Đã thực hiện các nghiệp vụ mới như:cho thuê kho,vận chuyển hàng lẻ LCL, Uỷ thác XNK. Gây dựng được hệ thống các đối tác nhà cung cấp là:CB Hải Quan,Các đơn vị vận chuyển đường bộ,các hãng tàu container nội địa và quốc tế,tranh thủ sự hậu thuẫn của họ để làm cơ sở cung cấp dịch vụ tốt cho khách hàng. Về XNK: Đang theo đuổi dự án cung cấp thiết bị cho công ty Sumitomo Mitsui Construction, nhà thầu xây dựng cầu Nhật Tân, gói thầu I. Duy trì cộng tác với các đối tác kinh doanh XNK quốc tế. 3.4 Những thuận lợi và khó khăn ở công ty Techconvina Thương Vận 3.4.1 Thuận lợi của Công ty - Tuy là một Công ty mới thành lập, nhưng trải qua nhiều năm tham gia vào hoạt động kinh doanh Công ty Techconvina Thương Vận đã phát triển nhanh chóng. - Công ty có điều kiện vật chất kĩ thuật tốt giúp Công ty luôn hoành thành kế hoạch. - Có một hệ thống khách hàng quen thuộc luôn tìm đến mình, đó là nguồn thu nhập ổn định hàng năm, đặc biệt năm sau sản lượng luôn cao hơn năm trước. - Có một đội ngũ nhân viên lành nghề được đào tạo chuyên sâu luôn học hỏi tìm tòi sáng tạo cho công việc. 3.4.2 Khó khăn của Công ty - Với hình thức giao dịch với đối tác bằng email thích hợp khi khách hàng của Công ty là khách hàng quen thuộc. Nhưng đối với các khách hàng mới,Công ty cần phải gặp gỡ giao dịch trực tiếp thì mới mong đạt được kết quả cao trong việc ký kết hợp đồng. - Phần lớn các giao dịch ký kết hợp đồng đều diễn ra tại Văn phòng của Công ty. Do đối tác tìm đến tìm hiểu Công ty nên xét về thời gian và địa điểm thì thuận tiện cho Công ty nhưng xét về vị thế đàm phán thì phía đối tác có lợi hơn do họ đã chủ động nghiên cứu, tìm hiểu về Công ty từ trước trong khi thời gian và điều kiện để Công ty tìm hiểu về khách hàng là rất hạn chế. Đối với từng giao dịch đàm phán cụ thể, tùy thuộc đối tác là quốc gia nào mà Công ty xác định những điều khoản cần quan tâm. Tuy nhiên, hầu hết các đối tác của Công ty đều là những khách hàng ở các nước phát triển: Mỹ, Canada, những nước và có đòi hỏi về chất lượng cao thì Công ty luôn chú ý đến vấn đề đạt tiêu chuẩn quốc tế, nhấn mạnh vào những điểm này nhằm chứng tỏ khả năng cung cấp các mặt hàng có chất lượng cao không thua kém so với các nước lớn khác. Bên cạnh đó, trong tiến trình đàm phán, tùy tương quan thế và lực của hai bên mà Công ty có thể có những nhượng bộ trên từng điều khoản, đặc biệt là các về giá cả. Do hiện nay trên thị trường có rất nhiều Công ty cạnh tranh, cả các Công ty trong nước cũng như các Công ty nước ngoài, đặc biệt là một trong những khách hàng lớn của Công ty đã từng là đối tác của phía Trung Quốc nên trong điều khoản về giá cả đôi khi Công ty bị khách hàng ép giá.Tuy nhiên, sự nhượng bộ luôn dựa trên hai nguyên tắc: đạt hiệu quả kinh doanh và tối thiểu hóa rủi ro. CHƯƠNG II THỰC TRẠNG VỀ HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN TẠI CÔNG TY TNHH TECHCONVINA THƯƠNG VẬN I.Giới thiệu chung về hoạt động kinh doạnh giao nhận tại công ty Techconvina Thương Vận 1.1 Các sản phẩm giao nhận của Công ty Techconvina Thương Vận Các loại hình kinh doạnh dịch vụ chủ yếu của công ty Techconvina trong dịch vụ giao nhận vận tải hàng hóa,bao gồm: - Giao nhận hàng hoá theo phương tiện đường biển: Đây là phương thức giao nhận có khối lượng hàng hoá lớn nhất của Công ty trong thời gian qua. Đặc điểm chính của hoạt động giao nhận hàng hoá này là khối lượng giao nhận theo từng lô hàng rất lớn, thời gian giao nhận có thể kéo dài tuy theo tính chất hàng hoá. Giao nhận hàng hoá theo phương tiện đường biển được diễn ra chủ yếu ở các Cảng tại Hải Phòng, Quảng Ninh, thành phố Hồ Chí Minh, Đà Nẵng, Cam Ranh... Với đội ngũ cán bộ giao nhận là người địa phương, có nhiều năm kinh nghiệm nên việc giao nhận hàng hoá theo phương tiện đường biển của Công ty được diễn ra rất hiệu quả, nhanh chóng, an toàn. - Giao nhận hàng hoá theo phương tiện đường sắt: Đây là phương thức giao nhận hàng hoá có khối lượng hàng hoá lớn thứ hai của Công ty.Trong những năm qua,hoạt động giao nhận hàng hoá theo phương tiện đường sắt đóng vai trò cực ký quan trọng trong hoạt động giao nhận. Hoạt động giao nhận này chủ yếu được diễn ra tại các ga trung chuyển hàng hoá như ga Sóng Thần, ga Giáp Bát, ga Hải Phòng, ga Lào Cai, ga Vinh, ga Đà Nẵng với khối lượng hàng hoá giao nhận mỗi năm là gần 100 nghìn tấn. Đặc điểm của hoạt động giao nhận này là khối lượng hàng hoá giao nhận lớn, thời gian giao nhận kéo dài bởi chủ yếu là hàng nhỏ lẻ đóng vào toa như Bia, nước ngọt... - Giao nhận hàng hoá theo phương tiện đường bộ: Đây là phương thức giao nhận mang yếu tố quyết định tới hiệu quả của hoạt động giao nhận toàn Công ty bởi hoạt động giao nhận này tới trực tiếp khách hàng. Trong thời gian qua, cùng với hoạt động đầu tư phát triển phương tiện vận tải ô tô của Công ty thì hoạt động giao nhận phát triển bằng phương tiện đường bộ ngày càng tăng cả về chất và về lượng. Đặc điểm của hoạt động giao nhận hàng hoá này là khối lượng nhỏ nhưng chia làm nhiều phương tiện, nhiều địa điểm nên đỏi hỏi phải có đội ngũ giao nhận lớn, có kế hoạch giao nhận hợp lý để tích kiệm thời gian và nguồn lực con người trong việc giao nhận hàng hoá. - Giao nhận hàng hoá theo phương tiện đường không: Hoạt động giao nhận hàng hoá này chiếm tỷ trọng rất nhỏ trong tổng khối lượng hàng hoá giao nhận của Công ty trong thời gian qua nhưng nó chủ yếu liên quan đến hoạt động giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu nên đòi hỏi chất lượng rất cao, đội ngũ cán bộ giao nhận có trình độ, thời gian giao nhận ngắn. Mặc dù khối lượng hàng hoá giao nhận qua hình thức này thấp nhưng đây là một trong những định hướng phát triển chiến lược của Công ty trong thời gian tới hướng tới đa dạng hoá dịch vụ giao nhận vận chuyển và ngày càng nâng cao chất lượng, mức độ thoả mãn của khách hàng về các dịch vụ giao nhận của Công ty. 2.1. Thực trạng hoạt động kinh doanh giao nhận của Công ty Trong những năm qua, hoạt động giao nhận vận tải của Công ty không ngừng phát triển cà về chất và về lượng. Khối lượng hàng hoá giao nhận vận chuyển của Công ty không những tăng lên, tập trung tại các đầu mối trung chuyển hàng hoá, tại kho của các khách hàng. Khối lượng hàng hoá giao nhận của công ty trong thời gian qua được thể hiện dưới bảng sau. Bảng :khối lượng hàng hóa giao nhận từ năm 2006 đến 2008 TT Chỉ tiêu Đơn vị Năm 2006 Năm 2007 năm 2008 1 Đường sắt tấn 85,000 75,000 73,000 2 Đường biển tấn 76,000 99,000 89,000 3 Đường bộ tấn 18,000 45,000 41,000 Tổng tấn 189,000 219,000 203,000 (Nguồn : Phòng hành chính tổng hợp của Công ty TNHH Techconvina Thương Vận ) Qua bảng trên ta nhận thấy, nếu như khối lượng hàng hoá giao nhận của Công ty năm 2006 mới chỉ đạt 189 nghìn tấn thì đến năm 2007, khối lượng hàng hoá giao nhận của Công ty đã đạt mức 219 nghìn tấn tăng hơn 15% và đến năm 2008, khối lượng hàng hoá giao nhận của Công ty đã đạt mức 203 nghìn tấn. Cơ cấu các hình thức giao nhận của Công ty cũng đang có chiều hướng thay đôi. Nếu như năm 2006, khối lượng hàng hoá giao nhận thông qua phương tiện vận chuyển đường sắt đạt 85 nghìn tấn, chiếm tỷ trong lớn nhất thì đến năm 2007, khối lượng giao nhận hàng hoá thông qua phương tiện đường sắt chỉ còn 75 nghìn tấn ít hơn khối lượng giao nhận hàng hoá thông qua phương tiện đường biển. Nguyên nhân của hiện tượng này là năm 2006, khối lượng hàng hoá vận chuyển bằng phương tiện đường biển thấp do đội tàu vận chuyển nội địa bị giảm đột biết, các mặt hàng chủ yếu đi thông qua đường sắt. Nhưng đến năm 2007 và đặc biệt là năm 2008, khối lượng hàng hoá thông qua đường biển đã tăng ổn định trở lại nên khối lượng hàng hoá giao nhận tại các cảng tăng lần lượt là 99 và 89 nghìn tấn. Chính bởi nguyên nhân trên nên đổi ngũ giao nhận tại cảng của công ty phải được bổ xung thêm từ các đội giao nhận khác. Mặt khác, nhằm thực hiện chủ trương của đại hội cổ đồng Công ty là đầu tư mới phương tiện vận tải đường bộ nhằm tăng tính chủ động của Công ty trong hoạt động sản xuất kinh doanh nên trong năm 2007 và những tháng đầu năm 2008, Công ty đã liên tục đầu tư 20 xe đầu kéo container, 17 xe tải các loại cho các đơn vị trong công ty vận hành. Do có số lượng lớn phương tiện trong tay nên trong năm 2007 và 9 tháng đầu năm 2008, khối lượng hàng hoá vận chuyển bằng phương tiện đường bộ của công ty tăng vọt kéo theo khối lượng hàng hoá giao nhận theo phương thực vận chuyển này cũng tăng. Nếu như năm 2006 khối lượng giao nhận hàng hoá thông qua phương tiện vận chuyển đường bộ mới đạt 18 nghìn tấn thì đến năm 2007, khối lượng này đạt 45 nghìn tấn và 9 tháng đầu năm 2008, khối lượng này đã đạt 41 nghìn tấn. Các hoạt động giao nhận của Công ty được thực hiện chủ yếu tại các cảng biển( Hải Phòng, Quảng Ninh, Đà nẵng, TP Hồ Chí Minh ...); các nhà ga (Giáp Bát, Hải Phòng, Lạng Sơn, Lào Cai, TP Hồ Chí Minh, Vinh, Đà Nẵng...); sân bay( Nội Bài, Tân Sơn Nhất ), nhà kho của khách hàng ... nên với mỗi một địa điểm giao nhận đòi hỏi những kỹ năng giao nhận riêng. Ví dụ như giao nhận hàng ở cảng biển đòi hỏi tiến độ rất cao nên có những chuyền hàng đỏi hỏi phải có đủ đội ngũ giao nhận 24/24 giờ, tập chung giải toả hàng. Đối với giao nhận ở kho khách hàng thì tuỳ theo yêu cầu của khách hàng mà giờ giao hàng phải được thống nhất giữa cán bộ giao nhận và nhân viên tiếp nhận hàng hoá của khách hàng. Đội ngũ giao nhận được thiết lập theo các tổ giao nhận trực thuộc quyền quản lý, điều động của các chi nhánh, trung tâm, trạm của Công ty. Hiện nay, công ty có các tổ giao nhận của chi nhánh TP Hồ Chí Minh( quản lý việc giao nhận tại TP Hồ Chí Minh và các tỉnh thuộc miền Nam bao gồm cả Khánh Hoà ), tổ giao nhận của chi nhánh Đà Nằng, tổ giao nhận của Trạm đại diện Vinh, tổ giao nhận của Trung tâm Vận tải( quản lý việc giao nhận tại Hà Nội và các tỉnh phía Bắc trừ Hải Phòng và Quảng Ninh ), tổ giao nhận của chi nhánh Hải Phòng. Đội ngũ giao nhận này được công ty đào tạo chuyên nghiệp, thực hiện các công đoàn giao nhận hàng hoá theo quy trình ISO đã được công ty xây dựng. Hàng năm, Công ty đều có các chương trình đào tạo nâng cao nghiệp vụ cũng như có các lớp học nhằm nâng cao khả năng giao tiếp, văn hoá doanh nghiệp cho đội ngũ giao nhận. Khối lượng hàng hoá mà Công ty vận chuyển và giao nhận trong thời gian qua là rất đa dạng về chủng loại, lớn về khối lượng. Để đạt được một khối lượng hàng hoá lớn như vậy đòi hỏi đội ngũ nhân viên giao nhận giỏi về nghiệp vụ, nhiệt tình với công việc. Ngoài ra công tác tổ chức, điều hành đội ngũ giao nhận là một yếu tố rất quan trong quyết định tới hiệu quả của công tác giao nhận của Công ty trong thời gian qua. II. Quy trình giao nhận hàng hóa tại công ty TNHH Techconvina Thương vận 2.1 Các bước trong quy trình giao nhận vận tải tại cônt ty Techconvina Thương Vận Giao nhận hàng hoá là một hoạt động không thể tách rời trong hoạt động kinh doanh vận tải hàng hoá của Công ty trong thời gian qua. Đây chính là một trong những thế mạnh cạnh tranh của Công ty trên thị trường vận tải hàng hoá. Quy trình giao nhận hàng hoá nói chung của Công ty bao gồm: - Tiếp xúc với khách hàng, giới thiệu về Công ty và các gói dịch vụ của Công ty.Việc này đòi hỏi nhân viên kinh doanh phải khéo léo biết cách ăn nói làm sao thu hút được khách hàng đến với Công ty của mình. - Khi tiếp xúc được với khách hàng rồi, khách hàng đã chấp nhận, nhân viên tiếo nhận yêu cầu của khách hàng và lên lịch làm việc - Nhân viên kiểm tra, lên phương án và tính toán đơn giá vận chuyển để báo giá lại cho khách hàng - Lên kế hoạch vận chuyển cũng như giao nhận hàng hoá cho tổ giao nhận. Tổ giao nhận sẽ cử nhân viên tới kho (hoặc cảng, nhà ga, bến tàu...) để làm các thủ tục tiếp nhận hàng hoá lên phương tiện vận chuyển.Việc này đòi hỏi nhân viên giao nhận phải nắm vững mặt hàng, làm chủ các số liệu và có các phương án sắp xếp hàng lên phương tiện hợp lý cũng như bảo đảm an toàn cho hàng hoá trong quá trình giao nhận, chờ đưa hàng lên phương tiện. - Tuỳ theo từng loại phương tiện, tính chất hàng hoá, cung đường, hợp đồng vận chuyển mà cán bộ giao nhận có phải đi theo áp tải hàng hay không. - Tiến hành các thủ tục giao nhận hàng hoá tại cảng, nhà ga, bến tàu (hoặc kho của khách hàng), hoàn tất các chừng từ để kết thúc quy trình.Tuỳ theo từng mặt hàng,từng loại hình vận chuyển, giao nhận mà các cán bộ giao nhận sẽ có các biện pháp tổ chức giao nhận hàng hoá khác nhau. 2.1.1 Các chứng từ liên quan đến vận tải bằng đường biển tại Công ty Techconvina Thương Vận 2.1.1.1 Chứng từ đối với hàng xuất khẩu a. Chứng từ hải quan: - 01 bản chính văn bản cho phép xuất khẩu của bộ thương mại hoặc bộ quản lý chuyên ngành (đối với hàng xuất khẩu có điều kiện) để đối chiếu với bản sao phải nộp. - 02 bản chính tờ khai hải quan hàng xuất khẩu - 01 bản sao hợp đồng mua bán ngoại thương hoặc giấy tờ có giá trị tương đương như hợp đồng - 01 bản giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và giấy chứng nhận đăng ký mã số doanh nghiệp (chỉ nộp một lần khi đăng ký làm thủ tục cho lô hàng đầu tiên tại mỗi điểm làm thủ tục hải quan). - 02 bản chính bản kê chi tiết hàng hoá (đối với hàng không đồng nhất) b. Chứng từ với cảng và tầu Ðược sự uỷ thác của chủ hàng. Người giao nhận liên hệ với cảng và tầu để lo liệu cho hàng hóa được xếp lên tâù. Các chứng từ được sử dụng trong giai đoạn này gồm: Chỉ thị xếp hàng (shipping note) Biên lai thuyền phó (Mate’s receipt) Vận đơn đường biển (Ocean Bill of Lading) Bản lược khai hàng hoá (Cargo Manifest) Phiếu kiểm đếm (Dock sheet Tally sheet) Sơ đồ xếp hàng (Ship’s stowage plan) c. Chứng từ khác Ngoài các chứng từ xuất trình hải quan và giao dịch với cảng, tầu, người giao nhận được sự uỷ thác của chủ hàng lập hoặc giúp chủ hàng lập những chứng từ về hàng hoá, chứng từ về bảo hiểm, chứng từ về thanh toán... Trong đó có thể đề cập đến một số chứng từ chủ yếu sau: Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of origin) Hoá đơn thương mại (Commercial invoice) Phiếu đóng gói (Packing list) Giấy chứng nhận số lương/trọng lượng (Certificate of quantity/weight) Chứng từ bảo hiểm 2.1.1.2 Chứng từ phát sinh trong giao nhận hàng nhập khẩu Khi nhận hàng nhập khẩu, người giao nhận phải tiến hành kiểm tra, phát hiện thiếu hụt, mất mát, tổn thất để kịp thời giúp đỡ người nhập khẩu khiếu nại đòi bồi thường. Một số chứng từ có thể làm cở sở pháp lý ban đầu để khiếu nại đòi bồi thường, đó là: Biên bản kết toán nhận hàng với tàu Biên bản kê khai hàng thừa thiếu Biên bản hàng hư hỏng đổ vỡ Biên bản giám định phẩm chất Biên bản giám định số trọng lượng Biên bản giám định của công ty bảo hiểm Thư khiếu nại Thư dự kháng….. 2.1.2 Các giấy từ liên quan đến vận tải bằng đường sắt tại Công ty Techconvina Thương Vận 2.1.2.1 Tàu liên vận quốc tế xuất cảnh: Khi đoàn tàu xuất cảnh tới ga biên giới, trưởng tàu hoặc người đại diện phải nộp cho cơ quan hải quan tại ga những giấy tờ sau đây: - Tờ khai thành phần đoàn tàu, danh sách, tờ khai hành lý của tổ lái và những người làm việc trên tàu; - Bản kê khai hàng hoá xuất khẩu, kể cả hàng quá cảnh, giấy giao tiếp toa xe (nếu là tàu chuyên chở hàng hoá); - Danh sách hành khách và phiếu gửi hành lý không theo người của hành khách (nếu là tàu chuyên chở hành khách); - Tờ khai nhiên liệu, vật liệu, lương thực, thực phẩm của đoàn tàu. 2.1.2.2 Tàu liên vận quốc tế nhập cảnh: Khi đoàn tàu nhập cảnh tới ga biên giới, trưởng tàu hoặc người đại diện nộp cho cơ quan hải quan tại ga những giấy tờ sau: - Tờ khai thành phần đoàn tàu, tờ khai, bản kê hành lý của tổ lái và nhân viên làm việc trên tàu; - Bản kê khai hàng hoá nhập khẩu, giấy giao tiếp toa xe (nếu là tàu chuyên chở hàng hoá); - Danh sách hành khách và các phiếu gửi hành lý không theo người (nếu là tàu chuyên chở hành khách); - Tờ khai nhiên liệu, vật liệu, lương thực, thực phẩm của đoàn tàu; - Bản trích lược khai hàng hóa dỡ xuống từng ga liên vận nội địa. 2.1.2.3. Tàu liên vận quốc tế tại ga liên vận nội địa: Khi đoàn tàu tới ga liên vận nội địa, trưởng tàu hoặc người đại diện hợp pháp phải nộp cho cơ quan hải quan tại ga: - Bản trích lược khai hàng hoá nhập khẩu có xác nhận của cơ quan hải quan tại ga liên vận biên giới; - Vận tải đơn; - Giấy giao tiếp hàng quá cảnh (nếu có hàng quá cảnh quốc tế). 2.1.2.4. Người phụ trách tàu liên vận quốc tế hoặc chủ hàng chịu trách nhiệm bảo đảm nguyên trạng hàng hoá, toa xe trong quá trình vận chuyển từ ga xếp hàng ở nội địa đến ga xuất cảnh (đối với hàng xuất) và từ ga nhập cảnh tới ga dỡ hàng ở nội địa (đối với hàng nhập). 2.1.3 Vận tải đường hàng không 2.1.3.1. Giao hàng xuất khẩu Sau khi ký hợp đồng ngoại thương, người xuất khẩu tiến hành chuẩn bị hàng hoá và lập một số một số chứng từ cần thiết về hàng hoá để giao hàng cho hãng hàng không. Thông thường, họ uỷ thác cho người giao nhận hay đại lý hàng không bằng một hợp đồng uỷ thác giao nhận. Người giao nhận hay đại lý này phải được hãng vận chuyển chỉ định và cho phép khai thác hàng hoá. Trên cơ sở uỷ thác của người xuất khẩu, người giao nhận tiến hành tập hợp và lập chứng từ sau đây để chuẩn bị giao hàng cho hãng hàng không. + Giấy phép xuất nhập khẩu + Bản kê chi tiết hàng hoá + Bản lược khai hàng hoá + Giấy chứng nhận xuất xứ + Tờ khai hàng hoá XNK (khai hải quan + Vận đơn hàng không, hoá đơn thương mại … Sau khi làm song thủ tục với hãng hàng không, sân bay và thanh toán các chi phí, người giao nhận sẽ gửi chứng từ kèm theo hàng hóa gồm: Các bản còn lại của MAWB và HAWB Hoá đơn thương mại Bản kê khai chi tiết hàng hoá Giấy chứng nhận xuất xứ Phiếu đóng gói Lược khai hàng hoá Và các chứng từ cần thiết khác theo yêu cầu của nước nhập khẩu. Người giao nhận sẽ giao lại bản gốc số 3 cho người gửi hàng (MWAB hoặc HAWB) cùng thông báo thuế và thu tiền cước cùng các khoản chi phí cần thiết có liên quan. 2.1.3.2 Nhận hàng nhập khẩu Theo sự uỷ thác của người giao nhận nước ngoài hay người nhập khẩu, người đại lý hay người giao nhận hàng không sẽ tiến hành giao nhận hàng hoá bằng chứng từ được gửi từ nước xuất khẩu và những chứng từ do nước nhập khẩu cung cấp. - Nếu chỉ có trách nhiệm giao hàng cho người nhập khẩu tại kho hay trạm giao nhận hàng hoá của sân bay thì sau khi nhận được thông báo đã đến của hãng vận chuyển cấp vận đơn thì:  -> Người giao nhận trực tiếp lên sân bay nhận bộ hồ sơ gửi kèm theo hàng hoá -> Sau khi thu hồi bản vận dơn gốc số 2, người giao nhận cùng người nhập khẩu làm các thủ tục nhận hàng ở sân bay. -> Nếu người giao nhận là đại lý gom hàng thì phải nhận lô hàng nguyên bằng vận dơn chủ sau đó chia hàng và giao cho các chủ hàng lẻ và thu hồi lại vận đơn gom hàng. - Nếu người giao nhận có trách nhiệm giao hàng đến dích, thì ngoài việc thu hồi các bản số 2 của vận đơn chủ hoặc vận đơn gom hàng, người giao nhận còn phải yêu cầu người nhập khẩu cung cấp các chứng từ sau: Giấy phép nhập khẩu Bản kê khai chi tiết hàng hoá Hợp đồng mua bán ngoại thương  Chứng từ xuất xứ Hoá đơn thương mại Lược khai hàng nếu gửi hàng theo HAWB Tờ khai hàng nhập khẩu Giấy chứng nhận phẩm chất Và các giấy tờ cần thiết khác. Người giao nhận tiến hành nhận hàng từ hãng vận chuyển, thanh toán mọi khoản cước thu sau, làm thủ tục và nộp lệ phí với cảng hàng không, thông quan cho hàng hoá. Giao hàng cho người nhập khẩu tại kho của người nhập khẩu cùng giấy tờ hải quan và thông báo thuế. Người nhập khẩu nhận hàng và thanh toán các chi phí mà người giao nhận đã nộp cùng phí giao nhận cho người giao nhận. 2.2 Những thành tựu đạt được Trong những năm qua, hoạt động vận tải, đại lý vận tải và giao nhận hàng hoá, kinh doanh cho thuê và vận hành kho bãi là những lĩnh vực kinh doanh chính, mang lại công ăn việc làm, doanh thu và đặc biệt là lợi nhuận lớn nhất cho Công ty. Đây là những hoạt động có liên quan chặt chẽ với nhau, hỗ trợ nhau trong quá trình thực hiện các hợp đồng vận tải hàng hoá, xuất nhập khẩu của Công ty. Bắt đầu từ các hoạt động mua bán hàng hoá, xuất nhập khẩu uỷ thác, vận chuyển hàng quá cảnh, vận chuyển hàng hoá sẽ được đội ngũ nhân viên giao nhận hàng hoá bàn giao đầy đủ về khối lượng, chất lượng cho khách hàng cho đến việc lưu giữ, bảo quản, thực hiện các công tác vận hành kho, phân phối sản phẩm đến tay người tiêu dùng. Với đội ngũ nhân viên có trình độ chuyên môn cao, thích ứng với cơ chế thị trường đã mang lại nhiều hiệu quả cho Công ty. Mở rộng được thị trường khách hàng không chỉ trong thị trường Châu Á mà còn lấn sang thị trường Châu Âu. Có nhiều khách hàng tiềm năng đảm bảo về các mặt cung ứng dịch vụ, đảm bảo cho nguồn vốn được lưu thông và ngày càng tăng. Tạo được uy tín ngày càng cao trên thị trường trong nước cũng như quốc tế. 2.3 Những hạn chế Những mặt hạn chế của công tác giao nhận hàng hoá trong thời gian qua của Công ty như chưa thực hiện đầy đủ 100% yêu cầu của quy trình giao nhận hàng hoá; vẫn còn có các hiện tượng nhân viên giao nhận chưa giám sát đầy đủ quá trình giao nhận hàng hoá; nhân viên giao nhận hàng hoá còn chưa tinh thông nghiệp vụ giao nhận, tinh thông nghiệp vụ xuất nhập khẩu, chưa am hiểu luật pháp; chưa có hướng đào tạo tuyển dụng người địa phương làm nhân viên giao nhận tại địa phương mình sinh sống. CHƯƠNG III PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ GIAO NHẬN HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY I. Phương hướng phát triển hoạt động kinh doanh của Công ty Techconvina Thương Vận cần hướng tới 1.1. Định hướng thị trường Định hướng về thị trường được xây dựng nhằm giúp Công ty có một cái nhìn thấu đáo hơn về tình hình phát triển thị trường giao nhận trong thời gian tới. Nó đề ra những chiến lược, những bước đi nhằm phát triển hoạt động kinh doanh giao nhận của Công ty trong thời gian tới. Định hướng về phát triển thị trường giao nhận của Công ty TNHH Techconvina Thương Vận bao gồm những điểm chính như sau: Phát triển hoạt động giao nhận này giúp cho Công ty nâng cao hàm lượng của công việc giao nhận trong toàn bộ quá trình vận chuyển và giao nhận. Đây chính là định hướng phù hợp với tình hình phát triển của đất nước trong giai đoạn phát triển hiện nay. Hoạt động này chủ yếu được dùng cho các doanh nghiệp thường xuyên có các hoạt động ngoại thương, xuất nhập khẩu hàng hoá, các doanh nghiệp đang thực hiện giai đoạn đầu tư cần nhập khẩu hàng hoá, các doanh nghiệp chế xuất, các doanh nghiệp chuyên nhập khẩu nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất. Nếu hoạt động giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu này thực hiện tốt thì các doanh nghiệp sử dụng dịch vụ này cũng sẽ sử dụng nhiều các dịch vụ khác của Công ty kèm theo. Ví dụ như Công ty Canon Việt Nam hàng ngày có khoảng 200 lô hàng xuất nhập khẩu các loại, nếu như công ty Techconvina Thương Vận thực hiện tốt các dịch vụ khai thuê hải quan, nhận lệnh giao hàng... thì khối lượng hàng hoá Canon thuê Techconvina vận chuyển sẽ rất lớn. Cùng với sự phát triển của hoạt động vận chuyển bằng ô tô thì hoạt động giao nhận hàng hoá đối với phương tiện này cùng ngày một phát triển. Hoạt động giao nhận hàng hoá này với khối lượng từng chuyến hàng không lớn nhưng đòi hỏi cán bộ giao nhận phải có sự giám sát chặt chẽ trong quá trình giao nhận, đòi hỏi một đội ngũ cán bộ giao nhận hùng hậu do số lượng chuyến hàng trong ngày là rất lớn. Hiện nay, ngoài khối lượng hàng hoá giao nhận tại cảng, nhà ga nhằm giải toả hàng thì khối lượng hàng hoá giao nhận theo hình thức phân phối sản phẩm. Hình thức này được kết hợp với các dịch vụ về kho bãi, vận chuyển đường ngắn mang lại một dịch vụ hoàn hảo cho khách hàng. Ví dụ Công ty BP-Petco đã sử dụng dịch vụ vận chuyển đường dài, vận chuyển đường ngắn, giao nhận, kho bãi và cả dịch vụ giao nhận sản phẩm từ kho đến các nhà phân phối của Công ty. Như vậy từ một khối lượng hàng nhất địch Công ty đã thu được lợi nhuận từ 4 dịch vụ khác nhau của công ty. Hoạt động giao nhận này phát triển nhanh chóng trong thời gian qua mà nó được thể hiện rõ nét nhất trên bảng khối lượng hàng hoá giao nhận, nếu như năm 2006, tổng khối lượng hàng hoá giao nhận bằng phương tiện ô tô chỉ đạt 19,000 tấn thì đến năm 2007, khối lượng này đã đạt mức 45,000 tấn hàng hoá trên một năm. Trong những năm vừa qua, hoạt động kinh doanh vận chuyển, giao nhận hàng hoá của Công ty chỉ tập chung ở một số Tổng công ty, các công ty lớn có khối lượng hàng hoá luân chuyển nhiều. Nguyên nhân chính của việc này đó là tiềm lực của Công ty về tài chính, về con người còn hạn chế, lợi nhuận của những khách hàng nhỏ là chưa cao nên Công ty đã chưa chú trọng đến lượng hàng tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Sau giai đoạn phát triển mạnh mẽ vừa qua, tiềm lực về tài chính và con người của Công ty đã ngày càng được củng cố và phát triển nên để tận dụng hết tiềm lực này thì ngoài việc giữ vững những khách hàng truyền thống thì việc liên tục phát triển những khách hàng vừa và nhỏ khác là điều tất yếu. Hoạt động giao nhận hàng hoá quá cảnh được Công ty thực hiện rất tốt trong thời gian vừa qua, do khối lượng hàng đến và đi của các công ty tại các tỉnh phía Tây Trung Quốc đi qua đường Việt Nam. Đây là một trong những hoạt động mang lại hiệu quả nhiều nhất cho Công ty, tuy nhiên nó vẫn chưa được đánh giá một cách thích đáng về tầm quan trọng của nó. Trong thời gian tới, Công ty cần chú trong thực hiện tốt hơn việc thực hiện các hợp đồng giao nhận hàng hoá này cũng như các khách hàng rộng lớn tại khu vực Tây Nam Trung Quốc. 1.2. Định hướng sản phẩm Định hướng phát triển sản phẩm giao nhận được xây dựng nhằm giúp Công ty nắm bắt được hướng phát triển trong tương lai của các sản phẩm mà Công ty tiến hành giao nhân. Và được Đại hội cổ đông Công ty xây dựng nhằm giúp lãnh đạo Công ty có những bước đi nhằm phù hợp với tình hình giao nhận hàng hoá của Công ty trong thời gian tới. Các định huớng về phát triển sản phẩm của Công ty TNHH Techconvina Thương Vận trong thời gian tới bao gồm những điểm chính như sau: -Tiếp tục giữ vững tốc độ phát triển của các sản phẩm chủ chốt của công ty như các sản phẩm về bia, nước giải khát, dầu nhờn, giấy, bột nhựa, thiết bị máy móc xây dựng, mì chính... Đây là những sản phẩm chiểm đến 95% tổng khối lượng hàng hoá giao nhận của Công ty. Do đây là những mặt hàng chính nên đội giao nhận của Công ty đã xây dựng những phương án giao nhận cụ thể cho từng mặt hàng, từng địa điểm giao nhận cụ thể đề có thể thực hiện quá trình giao nhận một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất. -Phát triển đa dạng hoá các sản phẩm giao nhận khác nhằm thực hiện chủ trương đa dạng hoá các loại hình doanh nghiệp khách hàng. Đây chính là định hướng nhằm giúp Công ty phát triển một cách bền vững, tránh sự mất ổn định trong hoạt động sản xuất kinh doanh khi có biến động về một sản phẩm chủ lực nào. Ví dụ khối lượng hàng hoá vận chuyển và giao nhận của Tổng công ty Bia Sài Gòn thông qua công ty TNHH Techconvina Thương Vận chiếm tới gần 50% tổng khối lượng hàng hoá vận chuyển và giao nhận của công ty. Trong 6 tháng đầu năm 2007, mặc dù sản lượng của Tổng công ty Bia tăng nhưng khối lượng hàng hoá vận chuyển lại giảm xuống do Tổng công ty đã đầu tư xây dựng nhà máy tại tất cả các miền trên đất nước, điều dó dẫn đến sản lượng vận chuyển và giao nhận của Techconvina Thương Vận giảm rõ rệt. Tuy nhiên do thực hiện tốt định hướng phát triển đa dạng hoá các sản phẩm giao nhận nên khối lượng hàng hoá giao nhận của Công ty vẫn đạt mức tăng trưởng ổn định. 1.3. Mục tiêu kinh doanh của Công ty đến năm 2010 Để đạt được hiệu quả tốt trong quá trình kinh doanh Công ty TNHH Techconvina Thương Vận đã không ngừng tìm kiếm các khách hàng trong và ngoài nước nhằm mở rộng thị trường. Đặc biệt là thị trường Singapore là thị trường lớn của Công ty và mang lại nhiều doanh thu cho Công ty trong những năm vừa qua.Công ty còn có kế hoạch trong việc nâng cấp, làm mới kho bãi và Công ty có thể cung cấp các dịch vụ cho thuê kho bãi và quản lý một cách chuyên nghiệp cho khách hàng. Ngoài ra Công ty còn có kế hoạch thay toàn bộ những chiếc xe chất lượng kém bằng hệ thống xe tải với cơ cấu trọng tải đa dạng và chất lượng đảm bảo với các đời xe mới của hãng xe tải nổi tiếng Hàn Quốc như: Huyndai, Kia, Sumsung… Ngoài ra Công ty còn xây dựng một đội ngũ nhân viên có chuyên môn về nghiệp vụ kỹ thuật cao và am hiểu về luật thương mại. Vì khi có nhưng nhân viên giàu về kinh nghiệm và giỏi về chuyên môn thì càng dễ dàng trong việc tìm đối tác và mở rộng trường của Công ty. II. Các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả giao nhận tại Công ty Techconvina Thương Vận 2.1. Nắm vững quy trình giao nhận hàng hoá, đặc tính của hàng hoá cũng như đối tác Công ty phải yêu cầu nhân viên giao nhận thực hiện đầy đủ các yêu cầu của quy trình giao nhận hàng hoá bao gồm các công đoạn như ghi chép sổ sách, ký nhận chứng từ, bàn giao chứng từ... Hướng dẫn, bổ xung các kiến thức cho nhân viên giao nhận về đặc tính hàng hoá, phương án giao nhận cũng như đặc tính của đối tác của mình. Việc nắm vững các qui trình về giao nhận hàng hoá là vô cùng quan trọng nhằm đảm bảo an toàn khi nhận hàng tại các cảng hoặc tại điạ điểm giao nhận. 2.2. Đào tạo nhân viên giao nhận về nghiệp vụ giao nhận, nghiệp vụ xuất nhập khẩu cũng như các kiến thức cơ bản về pháp luật Các nhân viên giao nhận nắm vững nghiệp vụ sẽ làm hoạt động giao nhận được diễn ra nhanh chóng, chính xác và an toàn nhất. Trong hoạt kinh doanh, việc đào tạo nguồn nhân lực là cần thiết vì nó sẽ bổ xung một phong cách kinh doan mới, có thể làm tăng khả năng cạnh tranh của hàng hoá trên thị trường. Ở Công ty TNHH Techconvina Thương Vận, số lượng các cán bộ phụ trách về mặt kỹ thuật không nhiều, tuy nhiên Công ty cũng đã nhận thức được vấn đề này và cũng đã quan tâm đến việc tuyển các kỹ thuật viên phụ trách về công việc kỹ thuật nhằm đảm bảo tốt cho công việc. Có thể nói trong mọi hoạt động, yếu tố con người luôn đóng vai trò quan trọng nhất. Chính vì vậy, nhiệm vụ hàng đầu đối với Công ty là xây dựng một đội ngũ cán bộ có chuyên môn giỏi, có kinh nghiệm trong kinh doanh xuất nhập khẩu. Công ty cần phải gửi cán bộ đi học tập, nghiên cứu, tiếp cận, cập nhật những vấn đề mới mẻ, định kỳ gửi cán bộ đi đào tạo lại. Ngoài ra Công ty cũng cần phải có chính sách khuyến khích vật chất tinh thần đối với cán bộ làm công tác giao nhận giỏi. Đồng thời tạo ra môi trường làm việc thoải mái để hoạt động có hiệu quả cao. Công ty mạnh dạn tuyển thêm cán bộ để trẻ hóa cán bộ trong hoạt động giao nhận vận tải. Đào tạo đội ngũ cán bộ kỹ thuật có đủ năng lực kiểm tra, giám định hàng hoá, đảm bảo chất lượng hàng hoá an toàn khi giao cho khách hàng 2.3. Tổ chức giám sát, kiểm tra hoạt động giao nhận vận tải một cách thường xuyên, có tổ chức một cách khoa học. Thành lập các tổ kiểm tra thường xuyên hoạt động giao nhận của công ty. Bộ phận này hoạt động độc lập với các chi nhánh, trung tâm, trạm nhằm đưa ra những đánh giá khách quan nhất. Sau khi kiểm tra, giám sát thì công ty cũng cần có những chế tài thưởng phát công minh cho các nhân viên giao nhận. 2.4. Tổ chức đào tạo, tuyển dụng người ở địa phương có các hoạt động giao nhận làm nhân viên giao nhận Việc này sẽ giúp công ty tinh giảm chi phí hoạt động giao nhận do không phải cử người đi xa. Những nhân viên người địa phương sẽ dễ dàng hơn trong việc tiếp cận các phong tục địa phương, cách làm việc của các khách hàng. 2.5. Xây dựng kế hoạch, phương án giao nhận một cách chính xác, hợp lý nhất Luôn xây dựng được kế hoạch, phương án giao nhận một cách chính xác, hợp lý nhằm giúp giảm chi phí, giảm thời gian cho việc giao nhận hàng hoá... Việc đưa ra kế hoạch rất quan trọng trong việc giao nhận hàng hoá nhằm đảm bảo tiến trình giao hàng cho khách đúng thời hạn và tránh được nhầm lẫn. 2.6. Củng cố và phát triển thị trường Công ty cũng cần chú ý đến vấn đề tìm kiếm thị trường mới nhất là những thị trường tiềm năng lớn để tránh những hụt hẫng về thị trường vì khi mất đi thị trường này thì đã có những thị trường khác thay thế. Tuy nhiên, Công ty cũng không chỉ nên chú ý vào những thị trường mới mà cần củng cố, tận dụng những thị trường cũ. Các bạn khách hàng truyền thống của Công ty là nước Trung Quốc Công ty Shenzhen Welltex Housewares, công ty Juntian Indusstrial, công ty Zhenjiang Yongli Knitting với các hoạt động nhập khẩu rèm cửa, chăn ga. Về lâu dài thì đây vẫn là thị trường lớn, hấp dẫn đối với Việt Nam. Đây là bạn hàng truyền thống đã quá hiểu nhau nên việc làm vận tải sẽ nhanh chóng, thuận lợi. 2.7. Định hướng về nguồn nhân lực Đây là một định hướng rất quan trọng trong chiến lược phát triển của Công ty trong giai đoạn mới này. Là một Công ty có thâm niên trong lĩnh vực vận tải và giao nhận, đã từng trải qua bao biến cố lịch sử, hơn ai hết Công ty hiểu rõ tầm quan trọng của nhân tố con người trong sự thành bại của mình. Công ty đã từng có những thế hệ cán bộ giỏi, nhiệt tình với công việc. Trong số ấy hiện nay vần còn những người gắn bó với Công ty nhưng cũng không ít người đã ra đi. Để bổ sung cho sự thiếu hụt ấy, Công ty đã không ngừng tìm kiếm và thay thế một thế hệ cán bộ mới được đào tạo cơ bản trong lĩnh vực ngoại thương, có lòng say mê với với công việc, có trách nhiệm và bản lĩnh 2.8. Ứng dụng công nghệ thông tin và ngoại thương Sử dụng internet điện tử là một điều tất yếu của thế kỷ 21, trong khi đó nền kinh tế đang có xu thế toàn cầu hoá thì thương mại điện tử có vai trò hết sức quan trọng trong kinh doanh. Sử dụng internet cùng catolog điện tử: mạng thông tin internet đang ngày càng trở thành một công cụ hữu hiệu trong thương mại quốc tế. Do đó để quảng bá tốt hơn sản phẩm dịch vụ, Công ty TNHH Techconvina Thương Vận cần xây dựng chiến lược phát triển thương mại điện tử dựa trên trang web. Xây dựng trang web của công ty có tác dụng: Tạo điều kiện cho khách hàng và nhà phân phối tìm kiếm, tra cứu thông tin về sản phẩm và dịch vụ của công ty, tạo dựng lòng tin và xây dựng hình ảnh doanh nghiệp. 2.9. Thận trọng khi lập chứng từ thanh toán Bất kỳ một hoạt động giao dịch bán hàng nào kể cả trong nước cũng như việc giao nhận hàng hoá của các doanh nghiệp thì mục đích cuối cùng là thu lại được tiền hàng thanh toán, có thu được tiền thanh toán của khách hàng thì doanh nghiệp mới thu lại được vốn, có thêm doanh thu và lợi nhuận, từ đó tiếp tục sản xuất mở rộng hoạt động kinh doanh của mình. Kinh doanh giao nhận trong nước, xét về mặt vĩ mô có thể nói tiền từ túi người này bỏ sang túi người khác, dù vào đâu vẫn là công dân nước Việt Nam, nằm trong phạm vi nước Việt Nam, tổng thu nhập quốc dân không thay đổi. Tuy nhiên nhiên hoạt động ngoại thương lại khác hẳn lãi là lãi thật và lỗ là lỗ thật, có thể làm giàu lên hay ngheo đi cho ngân sách Nhà Nước. Vì vậy khi tiến hành hoạt đông giao nhận hàng hoá cho các doanh nghiệp cần phải hết sức thật trọng, đặc biệt là khâu lập chứng từ thanh toán bới đó là khâu quan trọng trong quá trình thực hiện các hợp đồng trong giao nhận vận tải. Hàng đã giao còn tiền có nhận được hay không là câu hỏi hóc búa cho các doanh nghiệp làm kinh doanh. Khi chứng từ đã gửi đi song bất kỳ một sai sót nào cũng gây nhầm lẫn và khách hàng lấy đó là cớ để không thanh toán tiền hàng. Thực tiễn kinh doanh trong giao nhận vận tải cho thấy có những sai sót nhỏ dẫn đến thiệt hại lớn cho công ty. Rút kinh nghiệm từ đó Công ty cần thận trọng khi bộ chứng từ thanh toán cho khách hàng, sao cho chính xác, hợp lý một cách hoàn hảo. Cẩn trọng chứng từ thanh toán trong quá trình xác lập nội dung của từng chứng từ không chỉ riêng nội dung mà các đầu đề tên riêng không được viết sai viết thiếu. Trước khi xác nhận chứng từ gửi đi cho khách hàng cần kiểm tra nội dung đã đúng và đầy đủ chưa và các chứng từ đông bộ đã ăn khớp với nhau chưa. Để đảm bảo công tác này thực hiện tốt Công ty phải lựa chọn những người có tính cách tỉ mỉ, cẩn thận bên cạnh việc chuyên môn nghiệp vụ giỏi, đặc biệt phải có tinh thần trách nhiệm cao trong việc này. Ngoài ra cho đến khi xác lập xong bộ chứng từ Công ty cần phải kiểm tra xem khách hàng có thực hiện đủ khả năng tài chính để thanh toán tiền hàng cho Công ty hay không, trước khi giao hàng, hoàn thành bộ chứng từ và gửi bộ chứng từ đi. Làm như vậy để tránh tình trạng một số khách hàng nước ngoài lấy danh nghĩa là Công ty nhập khẩu nước ngoài để lừa đảo, chiếm dụng hàng của Công ty hoặc có công ty giao nhận nước ngoài trước đây đã từng làm ăn nhưng đến nay sắp phá sản không còn khả năng thanh toán nhưng vấn ký hợp đồng giao nhận với Công ty. Hết: cái này là fix lại bài do sự cố của kilobooks. assssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppasssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssspppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppppp