Đề tài Thực tập tại ngân hàng thương mại cổ phần hàng hải Việt Nam chi nhánh MSB Ngô Quyền

ảo hiểm ngay sau khi giao hàng và cung cấp cho chi nhánh MSB toàn bộ chứng thư bảo hiểm (trường hợp giá bán không bao gồm phí bảo hiểm) Chứng từ chứng minh mối quan hệ cung cấp hàng hóa hay dịch vụ cố định thường xuyên với người thụ hưởng L/C (trường hợp mở L/C tuần hoàn) Hồ sơ yêu cầu sửa đổi, hủy L/C bao gồm: Giấy yêu cầu sửa đổi, hủy bỏ tín dụng khoản nhập khẩu (tham khảo mẫu số 02/LC- MSB) Bản sao thỏa thuận sửa đổi giữa người mua và người bán (nếu có) 11.3. Thẩm định và phê duyệt a) Căn cứ nguyên tắc quy định tại Điều 1 và Điều 8 điểm 8.1, bộ phận cấp dịch vụ chủ động thẩm định hoặc chuyển hố sơ yêu cầu mở, sửa đổi L/C cho bộ phận cấp tín dụng để thẩm định. Ngoài ra bộ phận cấp tín dụng chỉ nhận hồ sơ để thẩm định lại khách hàng trong các trường hợp sau: - Chứng từ vận tải không phải là chứng từ sở hữu hàng hóa (vận chuyển bằng máy bay, đường bộ...) và khách hàng đề nghị ký quỹ thấp hơn 100% trị giá L/C - Khách hàng yêu cầu mở sửa đổi L/C làm thay đổi các thỏa thuận đã ký với MSB trong Hợp đồng tín dụng hay hợp đồng bảo đảm bảo lãnh b) Thẩm định của bộ phận cấp tín dụng được thực hiện theo quy định hiện hành của MSB c) Bộ phận cấp dịch vụ có thể ghi kết luận của mình sau khi có thẩm định về nghiệp vụ L/C vào giấy đề nghị mở thư tín dụng của khách hàng hoặc lập riêng báo cáo thẩm định nếu cần thiết d) Giám đốc chi nhánh MSB (hoặc người được ủy quyền) là người có thẩm quyền duyệt việc mở, sửa đổi và hủy L/C cho khách hàng dựa trên các căn cứ sau: - Hồ sơ yêu cầu mở, sửa đổi hoặc hủy L/C của khách hàng - Hạn mức đã cấp và mức ký quỹ tối thiểu quy định cho khách hàng - Kết quả thẩm định nghiệp vụ - Phê duyệt của cấp có thẩm quyền (L/C vượt hạn mức bảo đảm, bảo lãnh của chi nhánh hoặc ký quỹ thấp hơn mức tối thiểu) 11.4. Phát hành điện mở L/C, sửa đổi, hủy L/C Bộ phận cấp dịch vụ thực hiện mở, sửa đổi, hủy L/C cho khách hàng qua SWIFT (loại điện MT7nn) hoặc TELEX có mã khóa khi có đủ các điều kiện sau: Có chấp thuận của Giám đốc chi nhánh MSB (hoặc người được ủy quyền) trên giấy yêu cầu mở, sửa đổi hủy L/C của khách hàng Phê duyệt của cấp có thẩm quyền trong trường hợp mở, sửa đổi L/C vượt hạn mức bảo đảm bảo lãnh hoặc ký quỹ thấp hơn mức tối thiểu Hợp đồng tín dụng (nếu khách hàng vay vốn MSB để thanh toán) hoặc hợp đồng bảo đảm bảo lãnh (đối với L/C trả chậm, trả dần, dự phòng, tuần hoàn) đã ký với khách hàng Đơn vị đã chuyển đủ tiền ký quỹ theo mức đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt 11.5. Các vấn đề khác cần lưu ý a) Vấn đề bảo hiểm: - Trường hợp hàng hóa được mua theo điều kiện cơ sở giao hàng CIF, CIP,.. (giá bán bao gồm cả phí bảo hiểm) thì L/C yêu cầu phải xuất trình một bộ đầy đủ chứng từ bảo hiểm - Trường hợp hàng hóa được mua theo điều kiện FOB, FOR, CFR, FOT... (giá bán không gồm phí bảo hiểm) thì L/C buộc phải yêu cầu xuất trình thông báo xếp hàng lên tàu gửi cho ngân hàng mửo L/C bằng Fax hoặc Telex b) Khống chế vận tải đơn, chứng từ vận tải: Đối với trường hợp khách hàng ký quỹ nhỏ hơn 100% trị giá L/C, nếu L/C yêu cầu chuyển trực tiếp cho người mua hàng 01 bản chứng từ vận tải thì đồng thời L/C phải yêu cầu vận đơn giao hàng theo lệnh của MSB (to the order of MSB) c) Thư tín dụng giáp lưng - Thư tín dụng thứ nhất đã mở phải được thông báo qua MSB - Trị giá thư tín dụng thứ nhất do Ngân hàng nước ngoài phát hành phải lớn hơn hoặc bằng số tiền Thư tín dụng thứ hai do MSB mở cho nhà xuất khẩu - Thời hạn hiệu lực của L/C do MSB mở phải sớm hơn thời hạn hiệu lực của L/C thứ nhất do Ngân hàng nước ngoài phát hành, sao cho khách hàng của MSB có đủ thời gian cần thiết để đòi tiền theo L/C thứ nhất d) Thư tín dụng có xác nhận - L/C phải quy định rõ phí xác nhận do ai chịu - L/C phải chỉ ra đầy đủ tên, địa chỉ của ngân hàng xác nhận e) Việc hủy L/C chỉ có hiệu lực sau khi ngân hàng thông báo gửi điện có mã xác nhận ý kiến của người hưởng lợi chấp thuận việc hủy bỏ L/C và xác nhận việc ngân hàng thông bóa đã thu hồi để lưu giữ hoặc hủy các thông báo gốc của họ về viẹc mở L/C và sửa đổi (nếu có) ban hành trước đó. 11.6. Hạch toán ngoại bảng - Mở, sửa đổi tăng giá trị L/C Ghi nhập tài khoản cam kết trong nghiệp vụ L/C: Trị giá L/C - L/C hết hạn, sửa đổi tăng giá trị, hủy L/C đã chấp thuận của các bên: Ghi xuất tài khoản Cam kết trong nghiệp vụ L/C: Trị giá thay đổi (Hiện tại là tài khoản 9216, 9215 tương ứng với L/C trả ngay, trả chậm) 2.Trình tự thực hiện giao dịch A. Phát hành thư tín dụng (L/C) Đơn vị thực hiện Nội dung thực hiện 1/ Chi nhánh 1. Nhân viên Phòng Khách hàng doanh nghiệp (P.KHDN) hoặc Phòng Tín dụng (P.TD) – Sau đây gọi tắt là Nhân viên Chi nhánh _ tiếp nhận hồ sơ từ Khách hàng ( hồ sơ pháp lý và hồ sơ L/C). 2. Kiểm đếm số lượng hồ sơ/chứng từ và ký giao nhận vơi Khách hàng (nếu cần). 3. Ghi nhận thời gian tiếp nhận hồ sơ xhứng từ. 2/Chi nhánh 1.Thẩm định hồ sơ tiến hành trình hạn mức tín dụng và mức ký quỹ L/C (đối với Khách hàng lần đầu giao dịch). 2. Kiểm tra hồ sơ đề nghị thực hiện giao dịch: Kiểm tra số lượng hồ sơ để đảm bảo rằng hồ sơ đề nghị thực hiện giao dịch đã đầy đủ. Hồ sơ yêu cầu đối với từng nghiệp vụ cụ thể thực hiện theo quy trình nghiệp vụ tương ứng. Kiểm tra chữ ký, dấu trên hồ sơ đề nghị thực hiện giao dịch của Khách hàng để đảm bảo rằng chữ ký, dấu trên hồ sơ đề nghị phù hợp với mẫu chữ ký, dấu đã đăng ký tại Ngân hàng. Kiểm tra các chỉ dẫn trên hồ sơ để đảm bảo rằng các thông tin trên hồ sơ không bị tẩy xóa, sửa chữa. (Nếu phát hiện sai sót, thông báo tới Khách hàng để chỉnh sửa, bổ sung. Nhân viên thực hiện không được tự động sẳ chữa hoặc bổ sung các chi tiết thay cho Khách hàng) 3. Kiểm tra nguồn thanh toán: đảm bảo rằng giao dịch đã được phê duyệt nguồn thanh toán ( đối với những giao dịch cần phê duyệt nguồn thanh toán).. 4. Kiểm tra hạn mức phát hành L/C 5. Kiểm tra danh mục hàng hóa được nhập khẩu theo từng thời kỳ ban hánh của Bộ Thương mại. 6. Kiểm tra tờ trình phê duyệt của Tổng Giám đốc ( từng lần hoặc nhiều lần trong trường hợp vượt pham mức phán quyết của Chi nhánh) 7. Kiểm tra đơn bảo hiểm ( Trường hợp người nhập khẩu phải mua bảo hiểm) 8. Kiểm tra văn bản của Ngân hàng Nhà nước xác nhận việc đăng ký vay, trả nợ nước ngoài cho ngưòi nhập khẩu (trường hợp L/C trả chậm, trung và dài hạn) 9. Lập hợp đồng bảo lãnh L/C trả chậm ( Nếu có) Lưu ý: Chi nhánh có trách nhiệm phối hợp với Trung tâm Thanh toán (TTTT) để xửlý những nghiệp vụ phát sinh đặc biệt liên quan đến Thanh toán quốc tế (TTQT). 3/Chi nhánh .Hồ sơ yêu cầu phát hành L/C của Khách hàng thỏa mãn các điều kiện ở bước 2, Chi nhánh đã phê duyệt phát hành L/C. Nhân viên Chi nhánh thực hiện các bước sau: 1.Vào sổ theo dõi các khoản tín dụng thư nhập khẩu 2.Tạo hạn mức liên quan trên phân hệ BDS ( brands delivery system) đối với Khách hàng mới hoặc khi thay đổi hạn mức 3. Lập giấy đề nghị thực hịên giao dịch phì hợp với loại nghiệp vụ đề nghị thực hiện (Mẫu 01), ngoài nội dung theo mẫu phải ghi rõ tài khoản yêu càu TTTT hạch toán ký quỹ và thu phí trên phân hệ TF-SIBS. 4/Chi nhánh 1. Fax/Scan bộ hồ sơ đã được phê duyệt gửi tới TTTT gồm: Yêu cầu phát hành thư tín dụng khoản nhập khẩu đã được phê duyệt. Hợp đồng ngoại thương Giấy đề nghị thực hiện giao dịch đã đựoc phê duyệt 2. Theo dõi tình trạng giao dịch đã chuyển. Lưu ý: Chi nhánh đảm bảo đối chiếu nội dung giữa yêu cầu phát hành Thư tín dụng và các hồ sơ khác. 5/Trung tâm thanh toán 1.Tiếp nhận Fax/Scan hoặc file do Chi nhánh gửi. Đóng dấu ghi nhận ngày, giờ nhận fax, file. 2.Kiểm tra số lượng hồ sơ, chứng từ nhận qua fax, file với số lượng chứng từ liệt kê trên Giấy đề nghị thực hiện. Nếu phát hiện có bất kì vấn đề gì thì liên hệ với Chi nhánh để được bổ sung, làm rõ. 6/Trung tâm thanh toán 1. Vào sô theo dõi các khoản L/C nhập khẩu theo Chi nhánh. 2. Kiểm tra nội dung các chứng từ do Chi nhánh Fax/Scan phải phù hợp với nhau và phải tuân thủ theo quy trình nghiệp vụ phát hành L/C. 3.Đăng ký giao dịch vào hệ thống TF-SIBS thực hiện việc phát hành L/C, hạch toán ký quỹ và thu phí của giao dịch theo như đề nghị. Lưu ý: Trong quá trình thực hiện giao dịch nếu phát sinh vướng mắc thì phối hợp với Chi nhánh để giải quyết. 7/Chi nhánh 1.Tiếp nhận thông tin phản hòi từ TTTT. Tùy từng nội dung của thông tin phản hồi mà Chi nhánh có hành động xử lý phù hợp. 2. Gửi giấy cập nhật hồ sơ (nếu có) tới TTTT. Lưu ý: Trình tự thực hiện việc gửi hồ sơ cập nhật thực hiện như đối với hồ sơ gửi lần đầu, tức là hồ sơ cũng phải được phê duyệt trước khi gửi. 8/Trung tâm thanh toán 1.Thông báo cho Chi nhánh biết giao dịch đã được thực hiện bằng Fax/Scan (đã được phê duyệt). 2.Hoàn tất giao dịch /lưu hồ sơ. Hồ sơ thực hiện giao dịch phải lưu gồm: Lưu hồ sơ L/C: Copy bộ hồ sơ Chi nhánh gửi qua Fax/Scan. Các điện giao dịch (bản Draft) đã được ký duệt. Các phêíu hạch toán liên quan đã được ký duyệt( Nếu có) Các chứng từ khác liên quan Lưu báo cáo TF2213P theo ngày. Đề nghị thực hiện giao dịch của Chi nhánh Điện phát hành L/C đã được ký duyệt. Phiếu hạch toán đã được ký duyệt 9/Chi nhánh 1.Sử dụng chức năng vấn tin trong chương trình TF-SIBS để kiểm tra xem giao dịch đã được Trung tâm Thanh toán thực hiện chưa. 2.In và phê duyệt các chứng từ liên quan của giao dịch: In L/C gổctên giấy có tiêu đề của Chi nhánh; Đóng dấu “Issued, date:; “Authorized Signature”, đóng dấu giáp lai các trang của L/C. Phát hành L/C (đã ký và đóng dấu) và phiếu hạch toán liên quan cho khách hàng 10/Chi nhánh 1.Hoàn tất các giao dịch đã được TTTT thực hiện và tiến hành lưu hồ sơ tại Chi nhhanhL: Lưu hồ sơ: Hồ sơ liên quan đến việc phát hành L/C. Điện phát hành L.C đã ký duyệt Các phêíu hạch toán liên quan đã ký duyệt nếu có. Các chứng từ khác liên quan. Lưu theo báo cáo TF2213P ( Lưu kế toán) Điện phát hành L/C đã ký duyệt Phiếu hạch toán đã được ký duyệt. Chương II: NGHIỆP VỤ THÔNG BÁO VÀ XÁC NHẬN L/C 1.Quy định chung Điều 1: Kiểm tra L/C Bộ phận cấp dịch vụ cần kiểm tra tính chân thật và tính thống nhất của L/C hoặc các sửa đổi L/C của Ngân hàng phát hành trước khi thông báo cho khách hàng. 1.1. Kiểm tra tính chân thật - Kiểm tra mã khóa nếu nhận L/C bằng điện (SWIFT (MT7nn) hoặc TELEX Kiểm tra chữ ký ủy quyền nếu nhận L/C bằng thư do ngân hàng đại lý chuyển tới. Kiểm tra bản gốc thông báo chuyển tiếp có dấu, chữ ký ghi rõ họ tên, chức danh nếu ngân hàng thông báo trước đó là ngân hàng đóng trụ sở tại Việt Nam. Thông báo của ngân hàng chuyển tiếp phải có xác nhạn về việc họ đã kiểm tra đúng mã hoặc chữ ký ủy quyền. Trường hợp chi nhánh MSB không xác định được tính chân thật của L/C hoặc sửa đổi L/C thì chi nhánh phải lập điện tra soát hoặc có văn bản gửi ngân hàng mở L/C hoặc ngân hàng chuyển tiếp sau yêu cầu họ xác nhận lại. 1.2. Kiểm tra tính thống nhất Kiểm tra tính thống nhất thể hiện trên bề mặt L/C và các sửa đổi . Nếu phát hiện ra điểm không rõ ràng hay không thống nhất chi nhánh MSB phải lập điện yêu cầu ngân hàng nước ngoài hoặc công văn yêu cầu Ngân hàng chuyển tiếp đóng trụ sở ở Việt Nam xác nhận lại. Điều 2: Thông báo L/C ` 2.1. Sau khi đã xác định tính chân thật và kiểm tra tính thống nhất của L/C, sửa đổi L/C chi nhánh tiến hành thông báo cho khách hàng hoặc ngân hàng thông báo kế tiếp nêu rõ các điểm không rõ ràng hay không thống nhất mà MSB đã phát hiện ra nhưng chưa có xác nhận lại. Việc thông báo phải thực hiện trong vòng 01 ngày kể từ khi nhận được L/C sửa đổi hoặc sửa đổi L/C (không kể thời gian trà soát với ngân hàng khác theo khoản 9.1 - điều 9) 2.2. Thông báo gửi khách hàng hoặc ngân hàng thông báo kế tiếp phải đóng dấu giáp lai và gồm các chứng từ sau: - Bản gốc duy nhất Thông báo thư tín dụng/ sửa đổi thư tín dụng (tham khảo mẫu số 05/LC-MSB) - Bản gốc L/C hoặc sửa đổi L/C 2.3. Hồ sơ lưu tại MSB gồm: - Bộ phận cấp dịch vụ lưu bản sao photocopy của thông báo L/C hoặc sửa đổi L/C có chữ ký xác nhận đã nhận bản gốc của khách hàng và bản sao L/C hoặc sửa đổi L/C có liên quan. - Bộ phận hành chính chỉ được lưu tại hồ sơ công văn bản photocopy của thông báo L/C hoặc sửa đổi L/C 2.4. Chi nhánh MSB không thông báo điện, thư, công văn của ngân hàng mở L/C hoặc ngân hàng chuyển tiếp có ghi “ các chi tiết đầy đủ gửi sau” hay câu có nội dung tương tự và cũng sẽ không thông báo sửa đổi L/C nếu chi nhánh không phải là ngân hàng thông báo L/C gốc. 2.5. Trường hợp ngân hàng từ chối thông báo L/C, sửa đổi L/C vì bất cứ lý do gì thì phải thông báo ngay cho Ngân hàng mở L/C hoặc ngân hàng chuyển tiếp việc từ chối đó. 2.6. Chi nhánh điện thông báo việc chấp nhânj hay không chấp nhận L/C, sửa đổi L/C trong các trường hợp sau: - Khi người được hưởng hoặc ngân hàng thông báo kế tiếp yêu cầu - MSB tài trợ cho nhà xuất khẩu và do đó có quyền xem xét để chấp nhận hoặc không chấp nhận các điều kiện, điều khoản của L/C hay sửa đổi L/C. Điều 3: Xác nhận L/C 3.1. Hạn mức xác nhận L/C cho các ngân hàng đại lý của MSB do bộ phận quản lý tín dụng của trụ sở chính thẩm định trên cơ sở phối hợp với bộ phận quan hệ quốc tế và tham mưu cho tổng giám đốc trình chủ tịch HĐQT quyết định. 3.2. Chi nhánh MSB chỉ thực hiện nghiệp vụ xác nhận L/C thỏa mãn những điều kiện sau: - Ngân hàng mở L/C còn hạn mức xác nhận L/C của MSB - Nội dung các điều khoản trong L/C không gây bất lợi cho MSB 3.3. Nếu chi nhánh MSB đồng ý xác nhận L/C thì thông báo L/C phải ghi rõ “Chúng tôi thông báo L/C này kèm theo sự xác nhận của chúng tôi” (We hereby add our confirmation to this credit) 3.4. Nếu chi nhánh MSB không đồng ý xác nhận trên thông báo gửi khách hàng phải ghi” Chúng tôi thông báo L/C này không kèm theo sựu xác nhận của chúng tôi” (We advise this credit adding our confirmation) đồng thời thông báo cho ngân hang mở L/C việc từ chối xác nhận. 3.5. Chi nhánh MSB không bổ sung xác nhận cho sửa đổi L/C trong các trường hợp sau: - L/C gốc không được MSB xác nhận - Xác nhận bổ sung làm vượt hạn mức cấp cho ngân hàng mở L/C, trừ khi được trụ sở chính MSB chấp thuận bằng văn bản - Các điều khoản sửa đổi bất lợi cho MSB 3.6. Xác nhận L/C hết hiệu lực trong các trường hợp sau: - Hết thời hạn hiệu lực của L/C - Thanh toán hết toàn bộ giá trị cam kết trong L/C - Tất cả các bên liên quan đồng ý hủy L/C 3.7. Hạch toán ngoại bảng - Xác nhận L/c hoặc bổ sung xác nhận cho sửa đổi tăng giá trị L/C Ghi nhập tài khoản bảo lãnh thanh toán: Giá trị L/C (TK 92121, 92122 tương ứng với L/C trả chậm, trả ngay) - Xác nhận L/C hết hiệu lực hoặc bổ sung xác nhận cho sửa đổi giảm giá trị L/C Ghi xuất tài khoản bảo lãnh thanh toán: Giá trị xác nhận hết hiệu lực 2.Quy trình thực hiện nghiệp vụ sửa đổi/hủy bỏ L/C nhập khẩu B1. Chi nhánh tiếp nhận yêu cầu sửa đổi/hủy bỏ từ Khách hàng Đơn vị thực hiện Nội dung thực hiện 1/Chi nhánh 1.Tiếp nhận hồ sơ từ khách hàng: Yêu cầu sửa đổi/hủy bỏ L/C (theo mẫu PL02/LC/2008) Bản sao thỏa thuận sửa đổi giữa người phát hành L/C và người hưởng ( nếu có) - trừ trường hợp gia hnạ hiệu lực cửa L/C 2.Lưu ý: Trong trường hợp sửa đổi tăng tiền( trừ trường hợp ký quỹ 100% giá trị tăng tiền) nhân viên Chi nhánh tiến hành: Thẩm định hạn mức L/C, nếu vượt quá hạn mức phê duyệt của Chi nhánh phải có tờ trình phê duyệt của Tổng Giám Đốc . tạo hạn mức bổ sung trên phân hệ BDS nếu cần Đề nghị TTTT thu ký quỹ bổ sung và thu phí tu chỉnh nếu có Bổ sung bảo hiểm trị giá sửa đổi tăng tiền (Trường hợp người yêu cầu mở L/C phải mua bảo hiểm) Trong trưòng hợp hủy L/C: MSB không chấp nhận hủy L/C trong trường hợp Khách háng đã nhận hàng thông qua bảo lãnh của MSB hoặc có tranh chấp thương mại dù hai bên mua bán thỏa thuận nhưng chưa ssược sự chấp thuận hủy L/C của các ngân hàng liên quan. Trường hợp hủy L/C còn hiệu lực do người phát hành L/C khi có sự chấp thuận hủy bỏ L/C của các bên liên quan( chú ý chuyển trả tiền ký quỹ theo đúng nguồn khi Chi nhánh ký quỹ) 3.Trình tự thực hiện đề nghị giao dịch tu chỉnh/hủy L/C cho TTTT giống như đề nghị giao dịch phát hành L/C 2/Trung tâm thanh toán 1. Tiếp nhận Fax/Scan hoặc file do Chi nhánh gửi. Đóng dấu ghi nhận ngày, giờ nhận fax, file. 2. Kiểm tra số lượng hồ sơ, chứng từ nhận qua fax, file với số lượng chứng từ liệt kê trên Giấy đề nghị thực hiện. Nếu phát hiện có bất kì vấn đề gì thì liên hệ với Chi nhánh để được bổ sung, làm rõ. 3 Vào sô theo dõi các khoản L/C nhập khẩu theo Chi nhánh. 4. Kiểm tra nội dung các chứng từ do Chi nhánh Fax/Scan phải phù hợp với nhau và phải tuân thủ theo quy trình nghiệp vụ phát hành L/C. 5. Đăng ký giao dịch vào hệ thống TF-SIBS thực hiện việc phát hành L/C, hạch toán ký quỹ và thu phí của giao dịch theo như đề nghị. Lưu ý: Trong quá trình thực hiện giao dịch nếu phát sinh vướng mắc thì phối hợp với Chi nhánh để giải quyết. 6. Thông báo cho Chi nhánh biết giao dịch đã được thực hiện bằng Fax/Scan (đã được phê duyệt). 7.. Hoàn tất giao dịch /lưu hồ sơ. Hồ sơ thực hiện giao dịch phải lưu gồm: Lưu hồ sơ L/C: Copy bộ hồ sơ Chi nhánh gửi qua Fax/Scan. Các điện giao dịch (bản Draft) đã được ký duệt. Các phêíu hạch toán liên quan đã được ký duyệt( Nếu có) Các chứng từ khác liên quan Lưu báo cáo TF2213P theo ngày. a. Đề nghị thực hiện giao dịch của Chi nhánh b. Điện phát hành L/C đã được ký duyệt. c. Phiếu hạch toán đã được ký duyệt Lưu ý: Đối với hủy L/C do TTTT nhận được điện xác nhận hủy L/C từ Ngân hàng Nước ngoài, TTTT sễ chủ động thông báo cho Chi nhánh để lưu và đóng hồ sơ L/C. B2. TTTT tiếp nhận yêu cầu sửa đổi/hủy bỏ từ Ngân hàng nước ngoài (NHNN) Bước này chỉ phát sinh trong trường hợp đề nghị sửa đổi/hủy bỏ do phía NHNN thông báo cho Maritime Bank. Trường hợp chỉnh sửa nội dung L/C do lỗi tác nghiệp của Thanh toán viên thì TTTT tiến hành xác nhận nội dung đúng cho phía NHNN. Các trường hợp khác, Thanh toán viên nhận được thông báo sửa đổi/hủy bỏ từ NHNN, kiểm tra và thông báo lại với Chi nhánh. Nhân viên chi nhánh tiếp nhận thông tin và liên hệ với khách hàng, yêu cầu Khách hàng kiểm tra và xác nhận lai thông tin với Chi nhánh. Trình tự thực hiện nghiệp vụ tiép theo như các bước quy định ở phần B1. Chương III: NGHIỆP VỤ KIỂM TRA CHỨNG TỪ VÀ THANH TOÁN L/C 1.Quy định chung Điều 1: Tiếp nhận và kiểm tra chứng từ 1.1. Bộ phận cấp dịch vụ có thể tiếp nhận chứng từ ghi rõ loại chứng từ, số lượng và ngày nhận chứng từ L/C trong các trường hợp sau: - Nhận từ bộ phận hành chính/ văn phòng của chi nhánh - Khách hàng xuất trình trực tiếp tại quầy giao dịch cuả MSB 1.2. Sau khi tiếp nhận chứng từ chi nhánh phải kiểm tra sự phù hợp của các chứng từ L/C và các sửa đổi (nếu có) và giữa các chứng từ với nhau, phù hợp với “Các quy tắc và thực hành thống nhất về tín dụng chứng từ” của phòng thương mại quốc tế và các thông lệ tập quán khác mà L/C có dẫn chiếu. Việc kiểm tra chứng từ phải được thực hiện khẩn trương, chính xác với thời gian không quá 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận chứng từ. 1.3. Kết quả của việc kiểm tra chứng từ cụ thể là các điểm phù hợp hay không phù hợp (nếu có) phải được ghi vào phiếu kiểm tra chứng từ (tham khảo mẫu 03/LC- MSB). Việc kiểm tra chứng từ thông qua 2 người là nhân viên nghiệp vụ và lãnh đạo bộ phận cấp dịch vụ. 1.4. Đối với những bộ chứng từ mà các cán bộ bộ phận cấp dịch vụ không có khả năng xác định được ở một vài điểm nào đó có sự phù hợp hay không phù hợp. Bộ phận cấp dịch vụ phải báo cáo lãnh đạo chi nhánh bằng văn bản để xin ý kiến quyết định. 1.5. Hạch toán ngoại bảng - Đối với chứng từ L/C nhập khẩu Ghi nhập tài khoản chứng từ đòi tiền L/C của ngân hàng nước ngoài gửi đến MSB chờ thanh toán: Trị giá hối phiếu - Đối với chứng từ L/C xuất khẩu Ghi nhập tài khoản chứng từ thanh toán L/C xuất khẩu đòi tiền nước ngoài: Trị giá hối phiếu Điều 2: Thông báo tình trạng bộ chứng từ 2.1. Việc thông báo tình trạng bộ chứng từ cho khách hàng (tham khảo mẫu 04/LC- MSB đối với L/C nhập có bất hợp lệ hoặc ghi mẫu06/ LC- MSB đối với L/C xuất) - Có điện gắn mã của ngân hàng nước ngoài thông báo cho MSB tình trạng bộ chứng từ L/C nhập khẩu - Bộ chứng từ xuất trình đã được thông qua các cấp kiểm soát kiểm tra lại 2.2. Chi nhánh MSB cũng tiến hành thông báo tình trạng bộ chứng từ tới Ngân hàng xuất trình chứng từ đòi tiền theo L/C do MSB mở khi bộ chứng từ có những điểm không phù hợp mà chưa được ngân hàng xuất trình thông báo trước đó cho MSB bằng điẹn mã và khách hàng không/ chưa chấp nhận hoặc chưa có ý kiến gì về bộ chứng từ. Điện thông báo tình trạng bộ chứng từ đáp ứng đủ các yêu cầu sau: Được gửi trong vòng 7 ngày làm việc kể từ khi nhận được chứng từ Ghi rõ những điểm không phù hợp Ghi rõ chi nhánh MSB đang giữ chứng từ chờ sự định đoạt của họ (We are holding the documents at your disposal) b. Ngân hàng mở L/C trong trường hợp bộ chứng từ xuất khẩu có điểm không phù hợp khi: - Khách hàng yêu cầu điện hỏi ngân hàng mở trước khi đòi tiền và/ hoặc: - L/C cho phép đòi tiền bằng điện 2.3. Chi nhánh MSB không tiếp tục thực hiện dịch vụ đối với chứng từ L/C trong các trường hợp sau: - Chuyển sang nhờ thu hoặc trả lại chứng từ L/C nhập khẩu bất hợp lệ cho ngân hàng nước ngoài. Khi đó bộ phận cấp dịch vụ thực hiện: Ghi xuất ngoại bảng tài khoản chứng từ đòi tiền L/C của ngân hàng nước ngoài gửi đến MSB chờ thanh toán: Trị giá hối phiếu - MSB chủ động hoặc theo đề nghị của khách hàng trả lại bộ chứng từ L/C xuất khẩu cho người xuất trình. Khi đó bộ phận cấp dịch vụ thực hiện: Ghi xuất tài khoản chứng từ thanh toán L/C xuất khẩu đòi tiền nước ngoài: Trị giá hối phiếu Điều 3: Thanh toán L/C nhập khẩu 3.1. Chi nhánh MSB với tư cách là ngân hàng mở L/C trả tiền theo chỉ dẫn của ngân hàng đòi tiền khi có một trong các điều kiện sau: - Chứng từ xuất trình hoàn toàn hợp lệ. Hối phiếu được ký dưới dạng để trống hoặc theo lệnh của MSB - Ngân hàng nước ngoài điện có mã thông báo bộ chứng từ hoàn toàn phù hợp ( L/C cho phép đòi tiền bằng điện) - Đến hạn thanh toán L/C trả chậm, trả dần đã được chấp nhận - Khách hàng có văn bản chấp nhận thanh tóan bộ chứng từ có bất hợp lệ do chủ tài khoản và kế toán trưởng (nếu có) ký. Trong trường hợp này, nếu bất hợp lệ thuộc các yếu tố liên quan đến mô tả hàng hoá và L/C được thanh toán bằng tiền vay MSB khách hàng còn phải đáp ứng các điều kiện bổ sung nêu tại khoản 4.3 Điều 4 4.2. Chi nhánh MSB có trách nhiệm đôn đốc khách hàng chuyển đủ tiền để đảm bảo thanh toán L/C trả ngay theo cam kết tại yêu cầu mở tín dụng khoản nhưng không trễ hơn ngày làm việc thứ bảy kể từ khi nhận được chứng từ hoặc ngày làm việc thứ ba kể từ khi nhận được điện đòi tiền của nước ngoài. Đối với L/C trả chậm, Bộ phận cấp tín dụng và Bộ phận cấp dịch vụ phải theo dõi đôn đốc khách hàng và tham mưu giám đốc chi nhánh lập văn bản yêu cầu khách hàng chuyển tiền về MSB theo hợp đồng bảo lãnh đã ký 4.3. Chi nhánh MSB chỉ giao chứng từ cho khách hàng khi họ đã chấp nhận bộ chứng từ và đáp ứng một trong các điều kiện sau: - Khách hàng đã chuyển đủ tiền để thanh toán L/C - Khách hàng đã hoàn thành thủ tục giải ngân theo hợp đồng tín dụng và chuyển đủ phần tiền còn lại để thanh toán L/C - Khách hàng đã chấp nhận thanh toán L/C trả chậm vào ngày đáo hạn 4.4. Đối với những bộ chứng từ L/C trả ngay hoàn toàn phù hợp nhưng khách hàng không chuyển đủ tiền thì bộ phận cấp dịch vụ phải báo cáo ngay cho giám đốc chi nhánh đồng thời chuyển hồ sơ sang bộ phận cấp tín dụng để thực hiện theo các bước sau: a) Xác định nguyên nhân khách hàng không thanh toán đúng hạn L/C, loại trừ các yếu tố bất khả kháng của người mua, người ban nếu không có yếu tố bất khả kháng thì tiến hành thực hiện các bước tiếp theo dưới đây: b) Yêu cầu khách hàng hoàn thiện thủ tục nhận nợ bắt buộc, ký giấy xác nhận nhận nợ bắt buộc với lãi suất 150% lãi suất vay trong hạn cao nhất để thực hiện thanh toán L/C cho nước ngoài theo nghĩa vụ của người bảo lãnh là ngân hàng mở L/C c) Quản lý hàng hóa và quản lý nguồn thu từ việc bán hàng hóa d) Nếu khách hàng không nhận nợ bắt buộc thì chi nhánh dùng các biện pháp để thu giữ hàng hóa đồng thời thực hiện thanh toán L/C cho nước ngoài theo đúng nghĩa vụ của ngân hàng mở L/C và tiến hành khởi kiện khách hàng trong trường hợp cần thiết: e) Chi nhánh có trách nhiệm báo cáo về trụ sở chính toàn bộ những chi tiết về L/C nguyên nhân dẫn đến phải cho vay bắt buộc và/ hoặc trả thay cho khách hàng và hướng giải quyết để thu hồi nợ, tiền trả thay 4.5. Việc xử lý các vi phạm của khách hàng trong việc chuyển tiền về MSB để thanh tóan L/C trả chậm đến hạn được thực hiện theo hợp đồng bảo lãnh và quy định hiện hành của MSB 4.6. Hạch toán ngoại bảng Ghi xuất tài khoản chứng từ đòi tiền L/C của ngân hàng nước ngoài gửi đến MSB chờ thanh toán: Trị giá hối phiếu Ghi xuất tài khoản cam kết trong nghiệp vụ L/C: Trị giá cam kết mà MSB đã hết trách nhiệm Điều 5: Thanh toán L/C xuất khẩu 5.1. Chi nhánh MSB tiến hành đòi tiền ngân hàng nước ngoài theo L/C xuất khẩu khi khách hàng đã xuất trình hối phiếu và các chứng từ theo yêu cầu của L/C tại MSB và hoàn thành các thủ tục sau: - Xuất trình yêu cầu thanh toán chứng từ theo hình thức L/C (Mẫu 06/LC-MSB) - Xuất trình bản gốc L/C và bản gốc các sửa đổi (nếu có) kèm theo bản gốc các thông báo của ngân hàng thông báo L/C - Có ý kiến bảo lưu các bất hợp lệ (nếu có) ghi trên yêu cầu thanh toán chứng từ theo hình thức L/C 5.2. Căn cứ theo các điều kiện của L/C, chi nhánh MSB có thể đòi tiền theo một trong các cách sau: - Gửi thư (tham khảo mẫu 07/LC-MSB) kềm hối phiếu đã ký hậu phù hợp và các chứng từ cho ngân hàng mở và / hoặc ngân hàng trả tiền. Thư gửi chứng từ cũng cần nêu rõ các bất hợp lệ (nếu có) mà ngân hàng mở L/C đã chấp nhận bằng điện. - Đối với L/C cho phép đòi tiền bằng điện: Ngoài việc gửi thư như trên và chỉ rõ “ Việc đòi tiền bằng điện được thực hiện ngày................. tránh thực hiện 2 lần” (T.T Reimbursement claim is effected on .......... please avoid duplication). Chi nhánh lập điện mã hoặc MT742 (nếu bằng Swift) xác nhận sự phù hợp của chứng từ chỉ dẫn ngân hàng nước ngoài trả tiền. - Xuất trình chứng từ tại quầy của ngân hàng khác để tái chiết khấu, thương lượng hoặc nhờ thu nếu thấy thuận lợi, hiệu quả hơn. 5.3. Khi gửi bộ chứng từ, lập điện đòi tiền, cán bộ nghiệp vụ và lãnh đạo bộ phận cấp dịch vụ phải ký hậu và ghi chú số tiền hối phiếu xuất trình vào L/C gốc. Nếu L/C do ngân hàng khác thông báo phải lập thêm hồ sơ theo dõi. 5.4. Khi tiến hành gửi bộ chứng từ đòi tiền (và điện thanh toán nếu có) các cán bộ bộ phận cấp dịch vụ cần phải theo dõi chặt chẽ việc thực hiện thanh toán của ngân hàng nước ngoài. Căn cứ thông báo của dịch vụ bưu chính về ngày giao chứng từ hoặc tùy theo từng khu vực địa lý của ngân hàng nước ngoài, cán bộ nghiệp vụ có thể tính toán một cách tương đối về thời gian luân chuyển, kiểm tra chứng từ để làm cơ sở tra soát và phạt chậm trả đối với ngân hàng nước ngoài (nếu như việc thanh toán đã bị thực hiện chậm). Nếu qua 3 ngày kể từ ngày điện đòi tièn, 12 ngày kể từ ngày gửi thư đòi tiền kèm chứng từ mà không nhận được báo có hoặc chấp nhận thanh toán của ngân hàng nước ngoài, chi nhánh phải điện tra soát yêu cầu ngân hàng nước ngoài trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền. 5.5. Tùy theo nội dung trên yêu cầu thanh toán chứng từ theo hình thức L/C mà khách hàng đã xuất trình, việc thanh toán tiền cho khách hàng được thực hiện theo một trong ba cách thức sau: a) Chiết khấu: - Hạn mức chiết khấu: Bộ phận quản lý tín dụngtrụ sở chính xem xét và phối hợp với bộ phận quan hệ quốc tế trình tổng giám đốc để quyết định cấp hạn mức chiết khấu cho các ngân hàng đại lý. - Chi nhánh MSB chỉ xem xét chiết khấu bộ chứng hoàn hảo, thời hạn thanh toán dưới 1 năm. Bộ phận cấp dịch vụ chi nhánh MSB căn cứ vào hạn mứuc chiết khấu còn lại của ngân hàng phát hành L/C, dựa trên giá trị hối phiếu và tính toán số ngày cần thiết để đòi tiền theo thông lệ (đối với L/C trả ngay) hoặc số ngày đến hạn thanh toán (đối với hối phiếu L/C trả chậm đã được chấp nhận) sẽ trình giám đốc chi nhánh quyết định giá chiết khấu của bộ chứng từ tuân thủ “ Hướng dẫn nghiệp vụ chiết khấu giấy tờ có giá ngắn hạn” hiện hành của tổng giám đốc. Trên cơ sở giá chiết khấu, chi nhánh MSB thanh toán cho khách hàng sau khi trừ đi các phí dịch vụ của MSB. b) Thương lượng: Bộ phận cấp dịch vụ thẩm định việc thương lượng theo “ Quy định về chiết khấu hối phiếu của bộ chứng từ xuất khẩu theo L/C” hiện hành của tổng giám đốc. c) Khi nhận được tiền do ngân hàng nước ngoài thanh toán: Chi nhánh MSB sẽ thanh toán tiền L/C cho khách hàng sau khi trừ các khoản chi phí liên quan 5.6. Hạch toán ngoại bảng - Khi gửi chứng từ đòi tiền nước ngoài: Ghi xuất tài khoản chứng từ thanh toán L/C xuất khẩu đòi tiền nước ngoài: Giá trị hối phiếu Ghi nhập tài khoản chứng từ thanh toán L/C xuất khẩu đòi tiền ngân hàng nước ngoài: Trị giá hối phiếu - Khi nước ngoài thanh toán Ghi xuất tài khoản chứng từ thanh toán L/C xuất khẩu đòi tiền ngân hàng nước ngoài: Trị giá hối phiếu 2.Quy trình nghiệp vụ C. Tiếp nhận và kiểm tra bộ chứng từ. Đơn vị thực hiện Nội dung thực hiện 1/Chi nhánh 1.Nhân viên Chi nhánh tiếp nhận bộ chứng từ L/C Vào sổ theo dõi giao nhận chứng từ. Ghi ngày, tháng, năm nhận chứng từ. Ký và đóng dấu RECEIVED trên Covẻing letter 2.Kiểm tra số lượng, loại chứng từ xuất trình so với liệt kê chứng từ trên Chỉ dẫn đòi tiền ( Cover letter). 3.Kiểm tra bề mặt bộ chứng từ để đảm bảo rằng các thông tin trên hồ sơ không bị tẩy xõa, sửa chữa hoặc có dấu hiệu giả mạo. Lưu ý: Nếu phát hiện hoặc nghi ngờ bộ chứng từ có dấu hiệu giả mạo, nhân viên Chi nhánh thông báo tới TTTT để cùng xử lý. 2/Chi nhánh 1.Lập giấy đề nghị thực hiện giao dịchphù hợp với loại nghiệp vụ đề nghị thực hiện )Mẫu 01) 2.Lập phiếu kiểm tra chứng từ (Mẫu 03). 3/Chi nhánh 1.Fax/Scan toàn bộ hồ sơ liên quan gửi tới TTTT. Toàn bộ các chứng từ đã được liệt kê trong phiếu kiểm tra chứng từ (Mẫu 03) Phiếu kiểm tra chứng từ Giấy đề nghị thực hiện giao dịch đã được phê duyệt 2.Theo dõi tình trạng giao dịch đã chuyển Lưu ý: Chi nhánh phải thông báo kịp thời cho TTTT về tình trạng bộ chứng từ đòi tiền: Chi nhánh đã ký hậu vận đơn cho Khách hnàg đi nhận hàng trước khi bộ chứng từ đòi tiền về đến Chi nhánh hay chưa? Chi nhánh đã phát hành bảo lãnh nhận hàng/ủy quyền nhận hàng hay chưa? 4/Trung tâm Thanh toán 1.Tiếp nhận fax/scan do chi nhánh gửi. Đóng dấu ghi nhận ngày, giờ nhận fax/file 2.Kiểm tra tình trạng bộ chứng từ theo Quy trình nghiệp vụ và các tiêu chuẩn kiểm tra bộ chứng từ hiện hành. Thời gian kiểm tra tối đa là một ngày làm việc kể từ sau ngày nhận được Fax/can của Chi nhánh. 3.Lập phiếu kiểm tra chứng từ. 4. Đăng ký giao dịch vào hệ thống TF-SIBS: nhập theo dõi bộ chứng từ đòi tiền theo L/C và thực hiện việ thu phí của các giao dịch (nếu có) đồng thời lập điện thôing báo tình trạng sai sót của bộ chứng từ tùy theo quyền định đoạt của NHNN hoặc từ chối thanh toán gửi dến NHNN ( Nếu chứng từ có sai sót) 5. Thông báo cho Chi nhánh biết kết quả kiểm tra bộ chứng từ bằng Fax, filehoặc phương tiện truyền tin khác. 5/Chi nhánh 1.Căn cứ vào thông báo của TTTT, chi nhánh laapj công văn thông báo tình trạng bộ chứng từ cho Khách hàng. 2. Theo dõi, đôn đốc Khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán. 6/Chi nhánh Lưu ý: 1. Đối với bộ chúng từ không có sai sáot: Thông báo kết quả kiểm tra chứng từ ghi rõ ngày đến hạn phải thanh toán/ chấp nhận thanh toán. Đối với L/C trả ngay: Chi nhánh phải đôn đốc người yêu cầu phát hành L/C thanh toán đúng hạn, nếu quá thời hạn thanh toán yêu cầu nhận nợ vay bắt buộc và trả lãi chậm trả thanh toán cho NHNN. Đối với L/C trả chậm: Trong vòng 04 ngày làm việc kể từ sau ngày Chi nhánh nhận chứng từ, nếu khách hnàg không đưa ra ý kiến, Chi nhánh lập đề nghị thực hiẹn giao dịch gửi TTTT yêu cầu lập điịen MT7XX xác nhận với NHNN việc chấp nhận thanh toan bộ chứng từ đòi tiền vào ngày đến hạn. 2. Đối với bộ chứng từ có sai sót: Trong vòng 04 ngày làm việc kể từ ngàu Chi nhánh nhận chứng từ, nếu chưa nhận được ý kiến gì của Khách hàng về bộ chứng từ, hoặc chưa nhận được điện thông báo óc mã của Ngân hàng xuất trình thông báo về các sai sót của bộ chứng từ, Chi nhánh phải gửi Đề nghị thực hiện giao dịch cho TTTT yêu cầu lập điện MT734/799/999 từ chối thanh toán gửi đến NHNN. Trường hợp từ chối thanh toán bộ chứng từ, Chi nhánh sẽ chuyển trả bộ chứng từ kèm thư từ chối do TTTT lập. Căn cứ vào quyết định của Khách hàng đối với bộ chứng từ, Chi nhánh lập đề nghị thực hiện giao dịch liên quan để gửi TTTT. 7/Trung tâm Thanh toán 1.Căn cứ vào đề nghị của Chi nhánh, TTTT tiến hành lập điện Swift trong phân hệ TF-SIBS: Thông báo tình trạng bộ chứng từ trong trường hợp bộ chứng từ có bất hợp lệ Lập điện chấp nhận thanh toán và thu phí chấp nhận thanh toán trường hợp L/C trả chậm Lập điện hủy L/C và thông báo chuyển trả bộ chứng từ bất hợp lệ cho NHNN Lập thư từ chối thanh toán và chuyển trả bộ chứng từ cho NHNN Lập điện tra soát liên quan L/C 2. Thông báo kết quả giao dịch cho Chi nhánh. 3. Hoàn tất giao dịch lưu hồ sơ L/C gồm: Các hồ sơ chứng từ Chi nhánh Fax/Scan gửi Các điện giao dịch ( bản Draft) liên quan đã được ký duyệt Các phiếu hạch toán liên quan (Nếu có) Các chứng từ khác liên quan 4. Lưu báo cáo TF2213P theo ngày D. Thanh toán L/C D1. Thanh toán L/C dựa trên thư đòi tiền gửi kèm bộ chứng từ đòi tiền của Ngân hàng nước ngoài Đơn vị thực hiện Nội dung thực hiện 1/Chi nhánh 1.Nhân viên Chi nhánh tiếp nhận hồ sơ từ Khách hàng: Hồ sơ nhận nợ vay thanh toán bộ chứng từ ( nếu thanh toán L/C bằng nguồn vốn vay). Công văn ( đầy đủ chữ ký của Kế toán trưởng và Giám đốc) chấp nhận thanh toán bộ chứng từ L/C theo như tình trạng bộ chứng từ mà Chi nhánh đã thông báo ( hợp lệ hoặc bất hợp lệ) hoặc chứng nhận chứng từ trong tình trạng chưa được kiểm tra. 2. Hoàn thiện các thủ tục về hồ sơ tín dụng (nếu có) 3. Phê duyệt nguồn ngoại tệ: xác định số ngoại tệ bán, tỷ giá hạch toán; Lập đề nghị Phòng DVKH hoặc TTTT hạch toán... 4. Ký hậu vận đơn cho Khách hàng( nếu có) 5. Thực hiện bàn giao chứng từ cho Khách hàng theo quy định. Khách hàng sẽ phải ký nhận chứng từ ghi rõ đã nhận đầy đủ bộ chứng từ, ngày tháng, tên người nhận Cover letter. Lưu ý: Trong trường hợp L/C trả chậm, Chi nhánh sẽ giao chứng từ cho Khách hàng khi: Nhận được công văn nhận chứng từ của Khách hàng do Kế toán trưởng và Giám đốc ký nêu rõ chấp nhận thanh toán bộ chứng từ L/C khi đến hạn thanh toán theo như tình trạng bộ chứng từ mà Chi nhánh đã thông báo (hợp lệ hoặc bất hợp lệ) hoặc nhận chứng từ trong tình trạng chưa được kiểm tra. Khách hàng ký chấp nhận thanh toán trên hối phiếu Chi nhánh đảm bao được nguồn thanh toán bọ chứng từ đòi tiền theo L/C và sẽ thực hiện thu tiền khi đến hạn thanh toán L/C Lập phiếu đề nghị thực hiện giao dịch (mẫu 01) yêu cầu TTTT lập điện chấp nhận thanh toán cho NHNN. 2/Chi nhánh 1. Lập phiếu đề nghị thực hiện giao dịch (mẫu 01) 2. Fax/Scan hồ sơ đề nghị thực hiện giao dịch đã được phê duyệt gửi TTTT trong dố nêu rõ các nội dung : Số tham chiếu của bộ chứng từ thanh toán L/C liê quan. Số tiền thanh toán Chi tiết số tiền thu phí liên quan (nếu khcáh hàng đặc biệt) Tên và tài khỏảntích nợ của Khách hàng để thanh toán và thu phí liên quan đến thanh toán bộ chứng từ đòi tiền theo L/C Lưu ý: Chi nhánh ahỉ đảm bảo dủ nguồn vốn tyhanh toán trứôc khi gửi đề nghị cho TTTT. 3/Trung tâm Thanh toán 1. Căn cứ vào phiếu đề nghị của Chi nhánh và chỉ dẫn thanh toán của NHNN lập điện thanh toán trong ngày trên hệ thống TF-SIBS. 2. Thực hiện hạch toán thanh toán và thu các loại phí liên quan của giao dịch. 3. Thông báo cho Chi nhánh biết kết quả thực hiện. 4. Lưu hồ sơ L/C và báo cáo TF2213P: Lưu hồ sơ L/C: Đề nghị thực hiện giao dịch thanh toán Chi nhánh gửi qua Fax/Scan. Các điện giao dịch đã được ký duyệt Các phiếu hạch toán liên quan đa được ký duyệt Các chứng từ khác liên quan (nếu có) Lưu báo cáo TF2213P theo ngày: Điện thanh toán L/C (bản copy) đã được ký duyệt Bản copy Covể letter Các phiếu hạch toán liên quan đã được ký duyệt 4/Chi nhánh 1. Sử dụng chức năng vấn tin trong chương trình TF-SIBS để kiểm tra xem giao dịch đã được TTTT thực hiện qua chưa. 2. In ấn và ký điện Swift và các chứng từ giao dịch liên quan 3. Hoàn tất các giao dịch đã được TTTT thực hiện và tiến hành lưu hồ sơ: Lưu hồ sơ L/C Bản gốc đề nghị thực hiện giao dịch Bản photo Cover letter có ký nhận bộ chứng từ của Khách hàng; Hối phiếu. Bộ photo các chứng từ đòi tiền theo L/C Bản photo vận đơn ký hậu (nếu có) Bản photo bảo lãnh ủy quyền nhận hàng và 01 bản gốc vận đơn (nếu có) Các điện giao dịch liên quan đã được ký duyệt Các phiếu hạch toán liên quan đã được ký duyệt Các chứng từ khác theo quy định của từng nghiêp vụ cụ thể (nếu có) Lưu theo báo cáo TF2213P chi nhánh: Điện thanh toán L/C đã đựoc ký duyệt Điện chấp nhận thanh toán L/C đã được ký duyệt( L/C trả chậm). Cover letter có ký nhận chứng từ của Khách hàng. Bản gốc hối phỉếu. Các phiếu hạch toán liên quan đã được ký duyệt D2. Thanh toán L/C dựa trên điện đòi tiền của Ngân hàng nước ngoài Đơn vị thực hiện Nội dung thực hiện 1/Chi nhánh 1. Phối hợp với TTTT tư vấn cho Khách hàng trước khi quyết định phát hành L/C được phép đòi tiền bằng điện; Thực hiện thanh toán L/C dựa trên điện đòi tiền từ Ngân hàng đòi tiền( Claiming bank) xác nhận bộ chứng từ L/C hoàn toàn phù hợp cho dù Ngân hàng phát hành (Maritime Bank ) (Issuing Bank) chưa nhận bộ chứng từ đòi tiền theo L/C. Nếu yêu cầu nêu rõ tên Ngân hàng hoàn trả (Reimbursing bank) thì Ngân hảng hoàn trả phải là Ngân hàng đại lý mà Maritime Bank có mở tài khoản và hoạt động giao dịch thường xuyên. Trường hợp không nêu rõ tên Ngân hàng hoàn trả thì Maritime Bank sẽ là ngân hàng nhạn lệnh đòi tiền thanh toán từ Ngân hàng đòi tiền. 2. Thông báo cho Khách hàng thời hạn thanh tóanbộ chứng từ L/C khi nhận được thông báo từ TTTT. 3. Đôn đốc khách hàng và chuẩn bị nguồn thanh toán theo thời hạn đã được TTTT thông báo. 4. Lập đề nghị giao dịch thanh toán khi đến hạn thanh toán. 5. Khi nhận bộ chứng từ từ Ngân hàng đòi tiền gửi về, Chi nhánh thực hiện các bước đề nghị kiểm tra bộ chứng từ như 1 bộ chứng từ bình thường. 6. Lưu hồ sơ : a. Lưu hồ sơ L/C Bản gốc đề nghị thực hiện giao dịch Bản photo Cover letter có ký nhận bộ chứng từ của Khách hàng; Hối phiếu. Bộ photo các chứng từ đòi tiền theo L/C Bản photo vận đơn ký hậu (nếu có) Bản photo bảo lãnh ủy quyền nhận hàng và 01 bản gốc vận đơn (nếu có) Các điện giao dịch liên quan đã được ký duyệt Các phiếu hạch toán liên quan đã được ký duyệt Các chứng từ khác theo quy định của từng nghiêp vụ cụ thể (nếu có) b. Lưu theo báo cáo TF2213P chi nhánh: Điện thanh toán L/C đã đựoc ký duyệt Điện chấp nhận thanh toán L/C đã được ký duyệt( L/C trả chậm). Cover letter có ký nhận chứng từ của Khách hàng. Bản gốc hối phỉếu. Các phiếu hạch toán liên quan đã được ký duyệt 2/Truing tâm thanh toán 1. Trường hợp L/C nêu rõ Ngân hàng hoàn trả có quan hệ tài khỏan Nostro, uy tín, TTTT sẽ tiến hành như sau: Lập điện ủy quyền hoàn trả gửi cho Ngân hàng hoàn trả ngay khi phát hành L/C được phép đòi tiền bằng điện(MT740) ghi rõ: Số L/C, loại tiện và số tiền ủy quyền thanh toán (bao gồm cả phần dung sai được phép) Tên Ngân hàng đòi tiền. Phí các bên liên quan sẽ phải thanh toán. Ngân hàng hoàn trả phải có thông báo cho Maritime Bank về thời gian thanh toán bộ chứng từ đòi tiền theo L/C khi nhận được điện đòi tiền từ Ngân hàng đòi tiền Có cụm từ “Subject to URR725” Lập điện sửa đổi hoàn trả (MT747) gửi cho Ngân hàng hoản trả (MT740) do yêu cầu của câc bên liên quan. Nhận điện thông báo thanh toán từ Ngân hàng hoàn trả va fthông báo cho Chi nhánh về thời gian thanh toán. 2. Trường hợp L/C khong nêu rõ Ngân hàng hoan trả, TTTT sẽ thực hiện thanh toná L/C trong vòng 3 ngày làm việc kể từ sau ngày nhận điện đòi tiền từ Ngân hàng đòi tiền (lập điện MT202) 3. TTTT tiến hành lưu hồ sơ chứng từ : Lưu hồ sơ L/C: Đề nghị thực hiện giao dịch thanh toán Chi nhánh gửi qua Fax/Scan. Các điện giao dịch đã được ký duyệt Các phiếu hạch toán liên quan đa được ký duyệt Các chứng từ khác liên quan (nếu có) Lưu báo cáo TF2213P theo ngày: Điện thanh toán L/C (bản copy) đã được ký duyệt Bản copy Covể letter Các phiếu hạch toán liên quan đã được ký duyệt 3/Trung tâm thanh toán Lưu ý: trong quá trình thực hiện thanh toán L/C dựa vào điện đòi tiền từ Ngân hàng đòi tiền, nếu phát sinh lãi châm trả thanh toán, lãi phát sinh do thanh tóan L/C trước khi nhận bộ chứng từ bất hợp lệ, TTTT sẽ dựa vào các điều khoản URR725 để phân định trách nhiêm giữa các bên phải tra những khoản phí phát sinh. Chương IV: NGHIỆP VỤ KHÁC LIÊN QUAN ĐẾN L/C Điều 1: Bảo lãnh nhận hàng không có vận tải đơn gốc theo L/C do MSB mở 1.1. Chi nhánh MSB có thể lập bảo lãnh nhận hàng không có vận tải đơn gốc khi thỏa mãn các điều kiện sau: - Khách hàng xuất trình đơn xin bảo lãnh, thông báo nhận hàng của hãng tàu/đại lý, bản sao vận đơn, bản sao hóa đơn thương mại đã ký - Khách hàng có văn bản do chủ tài khoản và kế toán trưởng (nếu có) ký, cam kết vô điều kiện sẽ thanh toán L/C bất kể tình trạng thực tế của bộ chứng từ xuất trình có phù hợp hay không - Khách hàng đã chuyển đủ 100% trị giá bộ chứng từ về tài khoản ký quỹ tại MSB - Bộ phận cấp tín dụng đã thẩm định theo quy định hiện hành của MSB về bảo đảm, bảo lãnh và có sự chấp thuận của cấp có thẩm quyền (nếu khách hàng chưa chuyển đủ 100% trị giá bộ chứng từ) 1.2. Riêng đối với các L/C mà khách vay vốn MSB để thanh toán ngoài các điều kiện trên cần bổ sung các điều kiện sau: - Có bản sao bản lược khai hàng hóa (Cargo manifest) của người chuyên chở đã hoàn thành thủ tục hải quan Việt Nam - Hàng hóa phù hợp với quy định trong hợp đồng tín dụng đã ký hoặc người yêu cầu mở L/C chấp nhận hàng hóa đã về đến Việt Nam - Khách hàng hoàn thành thủ tục vay của MSB 1.3. Chi nhánh MSB cần lưu lại bản sao Bảo lãnh nhận hàng không có vận đơn gốc và bản sao các chứng từ do khách hàng xuất trình theo quy định tại khoản 16.2 1.4. Sau khi nhận được bộ chứng từ L/C chi nhánh tiến hành việc kiểm tra chứng từ và thông báo cho khách hàng theo quy định tại điều 12 và 13. Đồng thời phải ghi vào bộ vận tải đơn gốc “ Ngân hàng đã phát hành bảo lãnh nhận hàng không có vận tải đơn gốc số....ngày...............” và lưu 01 bản gốc vào hố sơ nghiệp vụ và chuyển 01 bản cho người hưởng lưọi trong thư bảo lãnh nhận hàng không có vận đơn gốc trong trường hợp bảo lãnh có cam kết giao bản gốc vận tải đơn khi nhận được. Điều 2: Ủy quyền thanh toán L/C nhập khẩu 2.1. Chi nhánh chỉ được ký thỏa thuận yêu cầu ngân hàng nước ngoài làm dịch vụ hoàn trả L/C do MSB mở sau khi có sự chấp thuận bằng văn bản của tổng giám đốc 2.2. Trường hợp khách hàng yêu cầu chỉ định ngân hàng hoàn trả nagy khi mở L/C, chi nhánh MSB xem xét từng trường hợp cụ thể để quyết định trên cơ sở hội đủ các điều kiện sau: - Khách hàng không vay vốn của MSB để thanh toán L/C - L/C phải hạn chế thanh toán tại một ngân hàng thương lượng (Negotiating bank) có tín nhiệm với MSB và trị giá tối đa L/C theo quy định của tổng giám đốc - Ngân hàng được chỉ định hoàn trả là ngân hàng nơi MSB mở tài khoản thanh toán của ngoại tệ tương ứng - L/C phải dẫn chiếu hoàn trả giữa các ngân hàng tuân thủ theo “ Các quy tắc thống nhất về hoàn trả tiền giữa các ngân hàng” hiện hành của ICC và phải nêu rõ Ngân hàng đòi tiền (Claiming bank) phải thông báo việc đòi tiền trước 04 ngày làm việc của ngày hiệu lực thanh toán. Đối với L/C cho phép tự động ghi Nợ, trong nội dung L/C phải quy định rõ: Phải thông báo nợ trước 03 ngày làm việc của ngày hiệu lực thanh toán. 2.3. Sau khi mở L/C chi nhánh tiến hành lập ủy quyền hoàn trả gửi ngân hàng hoàn trả bằng Swift (MT 740) hoặc bằng Telex có mã khóa. Trường hợp cần sửa đổi hoặc hủy việc ủy quyền thanh toán chi nhánh phải thông báo ngay cho ngân hàng đuợc ủy quyền bằng Swift theo mẫu MT 747 hoặc bằng Telex có mã khóa. Điều 3: Giải quyết tranh chấp với nước ngoài 3.1. Đối với L/C nhập khẩu cho phép đòi tiền bằng điện - Sau khi nhận và kiểm tra chứng từ nếu chi nhánh MSB phát hiện có điểm không phù hợp mà trước đó điện của ngân hàng nước ngoài chưa đề cập đến thì phải lập điện yêu cầu họ phải chịu trách nhiệm về những thiếu sót này nếu có phát sinh tranh chấp từ phía khách hàng. - Trường hợp người yêu cầu mở L/C không chấp nhận bộ chứng từ vì các bất hợp lệ chưa được ngân hàng nước ngoài thông báo chi nhánh MSB cần gửi điện truy đòi ngân hàng chuyển chứng từ khoản tiền đã thanh toán và ghi rõ “ Chúng tôi đang giữ chứng từ và chờ sự định đoạt của quý ngân hàng” (We are holding documents at your disposal) 3.2. Khi ngân hàng nước ngoài từ chối thanh toán chứng từ L/C xuất khẩu chi nhánh phải xác minh lý do ngân hàng nước ngoài từ chối thanh tóan hoặc từ chối chấp nhận thanh toán đồng thời thông báo ngay cho khách hàng. Mặt khác phải điện phản đối việc từ chối của ngân hàng nước ngoài nếu lý do từ chối thanh toán hoặc từ chối chấp nhận thanh toán không xác đáng. 3.3. Khi việc thương lượng chứng minh giải thích không đem lại kết quả như MSB yêu cầu chi nhánh MSB tiến hành khởi kiện. Điều 4: Lưu trữ hồ sơ và báo cáo 4.1. Việc cập nhật và lưu trữ hồ sơ được thực hiện dưới hình thức văn bản và trên máy tính một cách chính xác và kịp thời. Chi nhánh MSB phải có trách nhiệm lưu trữ hồ sơ của từng L/C một cách cẩn thận, đầy đủ và chính xác. Hồ sơ nghiệp vụ được lưu trữ bao gồm các văn bản trong giao dịch mà MSB phải lưu trữu, bản sao các bút toán thu phí, chứng từ, văn bản, giấy ủy quyền, giấy giới thiệu và điện báo có liên quan mà MSB không được giữu bản chính hoặc bản chính đã lưu ở hồ sơ khác, bản liệt kê các tài liệu lưu giữ. 4.2. Các L/C đang trong quá trình thực hiện thì hồ sơ nghiệp vụ L/C được bảo quản tại bộ phận cấp dịch vụ. Đối với L/C đã hoàn thành thì hồ sơ nghiệp vụ L/C phải lưu trữ tại kho lưu trữ hồ sơ theo quy định hiện hành của MSB. 4.3. Chi nhánh MSB có trách nhiệm cung cấp kịp thời các báo cáo liên quan đến hoạt động dịch vụ L/C bằng văn bản hoặc trên mạng máy tính theo yêu cầu của trụ sở chính và các cơ quan quản lý khác. Điều 5: Kiểm tra, kiểm soát nội bộ 5.1. Kiểm soát nội bộ của chi nhánh MSB có trách nhiệm theo dõi thường xuyên và định kỳ kiểm tra việc thực hiện hướng dẫn này của các phòng nghiệp vụ tại chi nhánh mình. Hàng quý kiểm soát nội bộ của chi nhánh MSB phải có báo cáo kiểm tra nghiệp vụ L/C tại chi nhánh mình cho giám đốc và phòng kiểm soát nội bộ trụ sở chính theo quy định hiện hành của MSB. 5.2. Phòng kiểm soát nội bộ trụ sở chính có trách nhiệm kiểm tra định kỳ hoặc đột xuất đối với việc thực hiện nghiệp vụ L/C tại chi nhánh MSB và kiến nghị chỉnh sửa các tồn tại đồng thời đề xuất xử lý các vi phạm trong qua trình thực hiện của chi nhánh MSB Phần 4: KẾT LUẬN MSB là 1 trong 6 Ngân hàng Thương mại Việt Nam được Ngân hàng Thế giới lựa chọn và tài trợ để tham gia Dự án Hiện đại hoá ngân hàng và Hệ thống thanh toán, có mạng lưới giao dịch trải rộng trên khắp 3 miền Bắc, Trung, Nam với hệ thống 19 chi nhánh, phòng giao dịch và gần 600 CBNV tại những đầu mối kinh tế quan trọng của cả nước như Hà Nội, Hải Phòng, Quảng Ninh, Đà Nẵng, Vũng Tàu, TP HCM, Cần Thơ…  Thiết lập quan hệ đại lý với hơn 200 ngân hàng và chi nhánh ngân hàng ở nhiều nước trên thế giới, nhằm thúc đẩy tốc độ của hoạt động thanh toán quốc tế. Chính vì vậy, MSB hoàn toàn tự tin trong vai trò là người bạn đồng hành tin cậy của các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực kinh tế đối ngoại. Trở thành thành viên của nhiều tổ chức liên ngân hàng trong nước và thế giới như Hiệp hội Ngân hàng Việt Nam, Hiệp hội Ngân hàng Châu Á, Tổ chức Thanh toán toàn cầu SWIFT, Đại lý chuyển tiền nhanh toàn cầu Money Gram… với mục đích nâng cao vị thế của MSB trong thị trường tài chính Việt Nam và hội nhập kinh tế thế giới  Thực hiện chính sách giao dịch một cửa (uni-teller), đảm bảo sự nhanh chóng, thuận lợi tối đa cho khách hàng. Đến với Ngân hàng Hàng Hải, Quý khách hàng sẽ luôn cảm thấy hài lòng bởi phong cách phục vụ chuyên nghiệp, tận tình của CBNV MSB. Mặc dù địa bàn hoạt động của Chi nhánh MSB Ngô Quyền không nằm trong trung tâm thành phố, khu vực đông dân cư xong thu nhập chưa cao nhưng Chi nhánh đã đưa các sản phẩm của Maritime Bank đến được với từng người dân trong khu vực thông qua các phương tiện như đài phát thanh phường, các poster, các thông báo lãi suất.... Qua đó mà doanh số luôn tăng, hoàn thành các chỉ tiêu do Tổng công ty đề ra, thu hút thêm được nhiều khách háng cá nhân và đặc biệt là các tổ chức kinh tế trong các quan hệ tín dụng và thanh toán, phát hành nhiều thẻ tiết kiệm với mệnh giá lớn hơn, thực hiện chuyển tiền trong và ngoài nước, tiến hành nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng... nhằm đem hình ảnh của MSB đến với công chúng nhiều hơn. Dù thời gian thực tập tại Ngân hàng Thương mại Cổ phần Hàng Hải Chi nhánh Ngô Quyền không dài nhưng đó thật sự là một quãng thời gian bổ ích. Qua đó em đã được vận dụng nhiều những kiến thức mình đã học trên lớp, hiểu thêm được nhiều nghiệp vụ văn phòng và giao tiếp. Được tiếp cận với thực tế và thể hiện được năng lực của mình là điều rất cần thiết cho mỗi sinh viên, đặc biệt là sinh viên năm cuối như chúng em. Đồng thời bổ sung thêm được những kiến thức mới, thấy được sự khác biệt trong các quy trình, nghiệp vụ thanh toán. Trên thực tế, khi tiến hành thanh toán bằng hình thức L/C đòi hỏi sự chính xác rất cao, bởi phương thức thanh toán này chỉ dựa trên chứng từ nên về phía ngân hàngyêu cầu phải hết sức chặt chẽ. Có thể phát sinh rất nhiều hiểu lầm gây ảnh hưởng không tốt đến uy tín của ngân hàng. Mặt khác, bên cạnh việc nắm vững nghiệp vụ (quy trình liên tục được thay đổi cho phù hợp hơn) còn đòi hỏi cán bộ tín dụng phải am hiểu thêm về các văn bản pháp luật, có kiến thức sâu rộng về mọi lĩnh vực kinh doanh để có thể đưa ra những đánh giá chính xác về tình hình tài chính doanh nghiệp. Em xin chân thành cảm ơn nhà trường, các thầy cô trong tổ bộ môn và các cán bộ công nhân viên tại Ngân hàng Thương mại Cổ phần Hàng Hải-Chi nhánh Ngô Quyền đã tạo điều kiện và giúp đỡ em trong quá trình thực tập tốt nghiệp lần này. Trong báo cáo của em vẫn còn nhiều thiếu xót, em mong được thầy cô giúp đỡ và chỉ bảo thêm. Em xin chân thành cảm ơn.!.