Đề tài Thực tập tốt nghiệp tại công ty TNHH GLOBAL FAB: Kế toán nguyên vật liệu

iá mua trên hóa đơn Các loại thuế không được hoàn lại Chi phí liên quan trực tiếp đến việc mua hàng Các khoản triết khấu thương mại = + + + Giá gốc của NVL mua ngoài nhập kho Chi phí thu mua bao gồm : chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua hàng và các chi phí có liên quan trực tiếp đến việc mua hàng tồn kho. Giá gốc của NVL tự chế biến nhập kho: Giá gốc nhập kho = giá gốc VL xuất kho + chi phí chế biến Vật liệu thuê ngoài gia công: Giá thực tế nhập kho Giá thực tế vật liệu xuất thuê ngoài gia công Chi phí gia công Chi phí vận chuyể = + + Nguyên vật liệu nhận góp vốn liên doanh: Giá thực tế nhập kho Giá thõa thuận giữa các bên tham gia góp vốn Chi phí liên quan (nếu có) = + Giá thực tế xuất kho NVL Giá gốc của NVL xuất kho do giá gốc của nguyên vật liệu nhập kho từ các nguồn nhập khác nhau, để tính giá gốc hàng xuất kho, kế toán có thể sử dụng một trong các phương pháp tính giá trị hàng tồn kho sau: Phương pháp tính theo giá thực tế đích danh Giá trị thực tế của nguyên vật liệu xuất kho tính theo giá thực tế của từng lô hàng nhập áp dụng với các doanh nghiệp sử dụng ít nhất những loại nguyên vật liệu và có giá trị lớn có thể nhận diện được. Phương pháp bình quân gia quyền (liên hoàn,cuối kỳ) Giá trị của từng loại hàng tồn kho được tính theo giá trị trung bình của từng loại hàng tốn kho tương tự đầu kỳ và giá trị từng loại hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất trong kỳ Giá trị thực tế NVL xuất kho = Số lượng NVL xuất kho x Đơn giá bình quân gia quyền Trong đó giá đơn vị bình quân có thể tính một trong các phương pháp sau: Phương pháp 1: Tính theo giá bình quân gia quyền cuối kỳ Đơn giá bình quân gia quyền cuối kỳ = Trị giá thực tế NVL tồn đầu kỳ Trị giá thực tế NVL nhập trong kỳ + Số lượng NVL tồn kho đầu kỳ Số lượng NVL nhập trong kỳ + - Phương pháp 2: Tính theo giá bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập Đơn giá bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập = Trị giá thực tế NVL trước khi nhập + Trị giá thực tế NVL nhập kho của từng lần nhập Số lượng NVL tồn kho trước khi nhập Số lượng NVL nhập kho của từng lần nhập + - Phương pháp 3: Nhập trước- xuất trước Áp dụng dựa trên giả định là hàng tồn kho được mua trước hoặc sản xuất trước thì được xuất trước và hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất gần thời điểm cuối kỳ, theo phương pháp này thì giá trị hàng xuất kho gần đầu kỳ. Giá trị của hàng tồn kho được tính theo giá trị của hàng nhập kho ở thời điểm cuối kỳ hoặc gần cuối kỳ còn tồn kho. Phương pháp 4: Phương pháp nhập sau – xuất trước Áp dụng dựa trên giả định là hàng tồn kho được mua sau hoặc sản xuất sau thi được xuất trước. Theo phương pháp này thì giá hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập sau hoặc gần sau cùng giá trị của hàng tồn kho được tính theo giá của hàng nhập kho đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ còn tồn kho. 2.2.2.2 Đánh giá nguyên vật liệu theo giá hạch toán Doanh nghiệp có thể lựa chọn giá hạch toán NVL theo giá thực tế tồn kho cuối kỳ trước hoặc theo giá dự tính của doanh nghiệp. Phương pháp điều chỉnh có thể được tiến hành theo hai bước: Đầu tiên, xác định hệ số chênh lệch giá theo công thức: Hệ số chênh lệch giá Trị giá thực tế NVL tồn đầu kỳ Trị giá thực tế NVL nhập kho trong kỳ Trị giá hạch toán NVL nhập kho trong kỳ = + + Trị giá hạch toán NVL tồn kho đầu kỳ Sau đó, xác định trị giá thực tế NVL xuất kho trong kỳ theo công thức: Trị giá thực tế NVL xuất kho trong kỳ Trị giá hạch toán của NVL xuất kho trong kỳ Hệ số chênh lệch giá = x 2.3. Nhiệm vụ kế toán nguyên vật liệu Ghi chép, tính toán, phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời số lượng chất lượng, và giá thành thực tế của NVL nhập kho. Tập hợp và phản ánh đầy đủ, chính xác, kịp thời số lượng và giá trị NVL xuất kho, kiểm tra tình hình chấp hành các định mức tiêu hao NVL. 2.4.Thủ tục quản lý nhập xuất kho NVL và các chứng từ kế toán có liên quan 2.4.1 Thủ tục nhập kho Bộ phận cung cấp vật tư căn cứ vào kế hoạch mua hàng và hợp mua hàng đã ký kết để tiến hành mua hàng. Khi hàng về đến nơi nếu xét thấy cần thiết có thể lập biên bản kiểm nghiệm vật tư sau đó đánh giá hàng mua về các mặc số lượng, chất lượng và quy cách. Căn cứ vào kết quả kiệm nghiệm, ban kiểm nghiệm lập “Biên bản kiểm nghiệm vật tư”. Sau đó bộ phận cung cấp hàng lập phiếu nhập kho trên cơ sở hóa đơn và biên bản sẽ ghi số lượng thực nhập vào phiếu nhập, giao cho thủ kho làm thủ tục nhập kho. Trường hợp phát hiện thừa, thiếu, sai quy cách phẩm chất thủ kho phải báo cáo cho bộ phận cung cấp và cùng với người giao lập biên bản. Hàng ngày hoặc định kỳ thủ kho chuyển giao phiếu nhập kho cho kế toán vật tư làm căn cứ để ghi sổ kế toán. 2.4.2 Thủ tục xuất kho Căn cứ vào phiếu xuất kho, thủ kho xuất vật tư và ghi số thực xuất vào phiếu xuất, sau đó ghi số lượng xuất và tồn kho của từng loại vật tư vào thẻ kho. Hàng ngày hoặc định kỳ thủ kho chuyển phiếu xuất cho kế toán vật tư, kế toán tính giá hoàn chỉnh phiếu xuất để lấy số liệu ghi vào sổ. 2.4.3 Các chứng từ kế toán có liên quan Chứng tứ kế toán sử dụng được quy định theo chứng từ kế toán ban hành của Bộ trưởng Bộ tài chính và các quyết định khác có liên quan gồm: Phiếu nhập kho (mẫu số 01 – VT) Phiếu xuất kho ( mẫu số 02 – VT) Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hóa (mẫu số 08 – VT) Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho (mẫu 02 – BH) Hóa đơn GTGT Phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu Hiện nay chế độ kế toán quy định việc hạch toán chi tiết NVL được thực hiện ở phòng kế toán và được tiến hành theo phương pháp sau: Phương pháp thẻ song song Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Phương pháp số dư. Phương pháp thẻ song song Nguyên tắc hạch toán: Ở kho, thủ kho ghi chép tình hình nhập – xuất – tồn trên thẻ kho về mặt số lượng, ở phòng kế toán sử dụng sổ (thẻ) kế toán để ghi chép tình hình nhập – xuất – tồn của từng loại NVL về mặt số lượng. Trình tự kế toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song: Hàng ngày, căn cứ vào phiếu nhập, phiếu xuất kho, thủ kho tiến hành nhập, xuất kho và ghi số lượng thực nhập, thực xuất vào chứng từ. Sau đó ghi vào thẻ kho và tính số tồn sau mỗi lần xuất nhập. Hàng ngày sau khi ghi xong vào thẻ kho, thủ kho phải chuyển chứng từ nhập, xuất cho phòng kế toán kèm theo giấy giao nhận chứng từ do thủ kho lập. Hàng ngày hoặc định kỳ ghi nhận được chừng từ nhập, xuất vật tư, kế toán phải kiểm tra chứng từ, hoàn chỉnh chứng từ, ghi đơn giá, tính thành tiền, phân loại chứng từ và ghi vào sổ (thẻ) kế toán chi tiết. Định kỳ hoặc cuối tháng, kế toán chi tiết vật tư, thủ kho đối chiếu số liệu giữa thẻ kho và sổ kế toán chi tiết. Căn cứ vào số liệu từ sổ (thẻ) kế toán chi tiết để lập bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn, sau đó tổng hợp theo từng nhóm, từng loại NVL. SƠ ĐỒ KẾ TOÁN CHI TIẾT THEO PHƯƠNG PHÁP THẺ SONG SONG Chứng từ nhập Thẻ kho Sổ chi tiết vật liệu Chứng từ xuất Bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn Sổ tổng hợp Ghi chú : Đối chiếu kiểm tra Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Ưu điểm: Việc ghi sổ đơn giản, dễ kiểm tra đối chiếu số liệu. phát hiện sai sót trong việc ghi chép và kiểm tra. Nhược điểm: Việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn bị trùng lặp chỉ tiêu, số lượng ghi chép nhiều. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Nguyên tắc hạch toán: Thủ kho sử dụng thẻ kho theo dõi số lượng nhập-xuất-tồn. Kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển để theo dõi số lượng giá trị nhập-xuất-tồn của từng loại vật liệu. Trình tự kế toán chi tiết theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển: Thủ kho tiến hành công việc quy định tương tự phương pháp thẻ song song Định kỳ kế toán mở bảng kê thống nhất tổng hợp nhập-xuất- tồn trên cơ sở các chứng từ nhập xuất của từng loại NVL luân chuyển trong tháng theo chỉ tiêu trên số lượng và giá trị. Căn cứ vào bảng tổng hợp trên bảng kê để ghi sổ đối chiếu luân chuyển trong tháng, mỗi loại ghi một dòng vào cuối tháng. Cuối tháng, đối chiếu giá trị NVL nhập – xuất – tồn của từng loại vật liệu trên thẻ kho với sổ đối chiếu luân chuyển. Đối chiếu sổ giá trị NVL nhập-xuất-tồn trên cơ sở đối chiếu luân chuyển với sổ kế toán tổng hợp. SƠ ĐỒ KẾ TOÁN CHI TIẾT THEO PHƯƠNG PHÁP SỔ ĐỐI CHIẾU LUÂN CHUYỂN Thẻ kho Phiếu nhập Phiếu xuất Bảng kê nhập Bảng kê xuất Sổ đối chiếu luân chuyển Sổ cái Ghi chú: Đối chiếu, kiểm tra Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Ưu điểm: Giảm được khối lượng ghi sổ kế toán do chỉ ghi một lần vào cuối tháng. Nhược điểm: Việc ghi sổ kế toán vẫn trùng lặp với thủ kho về mặt số lượng, việc kiểm tra đối chiếu chỉ tiến hành vào kỳ kế toán do đó hạn chế chức năng của kế toán. Phương pháp số dư Nguyên tắc hạch toán: Thủ kho dùng để ghi chép số lượng nhập-xuất-tồn và cuối kỳ, ghi sổ tồn kho đã tính được trên thẻ kho vào cột số lượng trên sổ. Kế toán lập bảng tổng hợp giá trị nhập-xuất-tồn của từng nhóm NVL của từng kho và ghi giá trị tồn kho vào cuối kỳ của từng loại NVL vào cột số tiền trên sổ số dư để đối chiếu với bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn về mặt số liệu đã được lập vào dùng cả năm. Trình tự kế toán chi tiết theo phương pháp sổ số dư: Hàng ngày hoặc định kỳ, sau khi nhận thẻ xong, thủ kho tập hợp và phân loại chứng từ theo từng nhóm vật tư. Thủ kho lập phiếu giao nhận chứng từ nhập, xuất của từng nhóm NVL theo chứng từ gốc gửi cho kế toán vật tư. Kế toán chi tiết vật liệu, khi nhận được phiếu giao nhận chứng từ của từng nhóm đính kèm chứng từ gốc phải kiểm tra phân loại chứng từ và ghi giá trị hạch toán trên từng chứng từ gốc, tổng cộng số tiền của các chứng từ nhập xuất theo từng nhóm để ghi vào cột số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ sau đó lập bảng lũy kế nhập-xuất-tồn theo từng kho. Kế toán chi tiết vật liệu căn cứ vào bảng thiết kế nhập- xuất –tồn để lập bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn. Căn cứ vào thẻ kho, thủ kho ghi số lượng vật liệu ở kho vào sổ số dư sau đó chuyển cho phòng kế toán. Sổ số dư do kế toán lập cho từng kho và dùng cho cả năm giao cho thủ kho trước cuối tháng. Khi nhận sổ số dư, kế toán kiểm tra và ghi chỉ tiêu giá trị vào sổ số dư, sau đó đối chiếu giá trị trên bảng lũy kế nhập-xuất-tồn hoặc bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn với sổ số dư. SƠ ĐỒ KẾ TOÁN CHI TIẾT THEO PHƯƠNG PHÁP SỔ SỐ DƯ Phiếu nhập kho Thẻ kho Phiếu xuất kho SỔ SỐ DƯ Bảng lũy kế Sổ cái Phiếu giao nhận chứng từ nhập Phiếu giao nhận chứng từ xuất Ghi chú: Đối chiếu hàng ngày Ghi hàng tháng Ghi cuối tháng Ưu điểm: Giảm nhẹ khối lượng ghi chép hàng ngày do kế toán chi tiết vật liệu chỉ theo dõi về mặt giá trị của từng nhóm vật tư, tránh việc trùng lặp với thủ kho. Công việc kế toán được tiến hành đều trong tháng. Nhược điểm: Khó phát hiện được nguyên nhân khi đối chiếu để phát hiện sai sót và đòi hỏi yêu cầu trình độ yêu cầu của kế toán phải cao. 2.6 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu 2.6.1 Các tài khoản chủ yếu sử dụng TK 152 – Nguyên vật liệu: Kế toán sử dụng tài khoản này để phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động tăng giảm các loại nguyên vật liệu. Nội dung, kế cấu của TK 152 Tài khoản 152 “Nguyên liệu, vật liệu” Trị giá nguyên, vật liệu tồn đầu kỳ Nhập NVL trong kỳ (mua ngoài, tự chế, thuê ngoài gia công, chế biến,…) Trị giá NVL thừa phát hiện khi kiểm kê Kết chuyển trị giá thực tế NVL tồn kho cuối kỳ (Trường hợp DN kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ). Xuất NVL trong kỳ (sản xuất, kinh doanh, để bán, thuê ngoài gia công, chế biến hoặc góp vốn liên doanh) Trị giá NVL trả lại người bán hoặc được giảm giá. Trị giá NVL thiếu hụt phát hiện khi kiểm kê; kết chuyển trị giá thực tế NVL tồn kho đầu kì(theo phương pháp kiểm kê định kỳ) Tổng số phát sinh nợ Tổng số phát sinh có Trị giá NVL tồn cuối kỳ TK 151 – Hàng mua đang đi trên đường : Kế toán sử dụng tài khoản này để phản ánh trị giá thực tế của hàng hóa, vật tư mua đang đi trên đường. Nội dung, kế cấu của TK 151 Tài khoản 151 “Hàng mua đang đi trên đường” Trị giá hàng mua trên đường đầu kỳ Trị giá hàng mua đi trên đường phát sinh tăng Kết chuyển trị giá thực tế của hàng hóa, vật tư mua đang đi trên đường cuối kỳ.(Trường hợp DN hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ). Trị giá hàng mua đi trên đường đã về nhập kho. Kết chuyển trị giá thực tế của hàng hóa, vật tư mua đang đi trên đường đầu kỳ. DN hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ). Tổng số phát sinh nợ Tổng số phát sinh có Trị giá hàng mua trên đường cuối kỳ TK 611 – Mua hang : Kế toán sử dụng tài khoản này để phản ánh trị giá NVL, công cụ - dụng cụ, hàng hóa mua vào trong kỳ. Nội dung, kế cấu của TK 611 Tài khoản 611 “Mua hàng” Kết chuyển trị giá thực tế của hàng hóa, NVL, CCDC tồn kho đầu kỳ.(Theo kết quả kiểm kê). Trị giá thực tế của hàng hóa, NVL, CCDC mua vào trong kì, hàng hóa đã bán bị trả lại. Kết chuyển trị giá thực tế của hàng hóa, NVL, CCDC, tồn kho cuối kỳ.( Theo kết quả kiểm kê). Trị giá thực tế của hàng hóa, NVL, CCDC xuất sử dụng trong kỳ, hoặc trị giá thực tế háng hóa xuất bán (chưa được xác định là tiêu thụ trong kỳ). Trị giá thực tế của hàng hóa, NVL, CCDC mua vào trả lại cho người bán, hoặc được giảm giá. Tổng số phát sinh nợ Tổng số phát sinh có Tài khoản 611 không có số dư cuối kỳ. Tài khoản 611 có 2 tài khoản cấp hai: Tài khoản 6111 “ Mua nguyên vật liệu” Tài khoản 6112 “ Mua hàng hóa” 2.6.2 Kế toán các nghiệp vụ kinh tế chủ yếu liên quan đến nguyên vật liệu 2.6.2.1 Kế toán tổng hợp nhập kho nguyên vật liệu Nhập kho có chứng từ đầy đủ, số lượng hàng nhập kho đúng với số lượng phản ánh trên hóa đơn, chứng từ. Phản ánh chi phí mua NVL, thuế GTGT và tổng số tiền phải thanh toán, kế toán ghi: Nợ 152 Giá mua NVL theo hóa đơn Nợ 133 Thuế GTGT (nếu có) Có 111,112,331,…Tổng giá trị thanh toán Nếu được bên bán cho doanh nghiệp hưởng chiết khấu thương mại, giảm giá hoặc trả lại vật liệu cho bên bán, thì ghi giảm trị giá vật liệu nhập kho: Nợ 111,112,331,… Tổng số tiến đươc giảm giá hoặc trả lại Có 152 Trị giá NVL giảm giá hoặc trả lại Có 133 Thuế GTGT (nếu có) Đối với hàng nhập khẩu, bao gồm các khoảng thuế như thuế nhập khẩu, thuế TTĐB, thuế GTGT không được khấu trừ phải nộp Nhà nước được tính vào giá nhập và kế toán ghi: Nợ 152 nguyên vật liệu Có 3333 Thuế nhập khầu phải nộp Có 3332 Thuế tiêu thụ đặt biệt phải nộp Có 33312 Thuế GTGT hàng nhập khẩu Đối với thuế GTGT của hàng nhập khẩu phải nộp nếu được khấu trừ Nợ 133 Thuế GTGT của hàng nhập khẩu được khấu trừ Có 33312 Thuế GTGT hàng nhập khẩu Ngay khi hàng về nhập kho, xác định được nguyên nhân thiếu NVL, kế toán ghi: Nợ 152 Trị giá thực tế NVL nhập kho Nợ 133 Thuế GTGT Nợ 138 Trị giá NVL thiếu phải thu hồi Có 111,112,331,… Tổng giá trị thanh toán. Khi xác định được nguyên nhân thiếu và có quyết định xử lý, liên quan đến nhà cung cấp, nếu nhà cung cấp giao tiếp số hàng thiếu, kế toán ghi: Nợ 152 Trị giá NVL thiếu Có 1381 Trị giá NVL thiếu Khi có quyết định giải quyết số NVL thừ, mua luôn số thừa Nợ 3388 Trị giá NVL thừa Nợ 133 Thuế GTGT liên quan đến NVL thừa Có 111,112,331,…Thanh toàn bổ sung 2.6.2.2 Kế toán tổng hợp xuất kho nguyên vật liệu Xuất dùng cho quản lý, cho sản xuất,…kế toán ghi: Nợ 621 Dùng để trực tiếp sản xuất, chế biến trong kỳ Nợ 627 Chi phí sản xuất chung trong kì Nợ 641 Chi phí bán hàng trong kỳ Nợ 642 Chí phí quản lý doanh nghiệp trong kỳ Có 152 Giá trị nguyên vật liệu xuất kho Xuất góp vốn liên doanh, ghi theo giá thõa thuận: Nợ 222 Giá thõa thuận giữa các bên tham gia liên doanh Có 152 Giá trị nguyên vật liệu xuất kho Xuất gia công, chế biến, kế toán ghi: Nợ 154 Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang Có 152 Giá trị nguyên vật liệu xuất kho Xuất bán ra ngoài, kế toán ghi: Nợ 632 Giá vốn hàng bán Có 152 Giá trị nguyên vật liệu xuất kho 2.6.2.3 Các trường hợp khác Nguyên vật liệu nhận góp vốn liên doanh Nợ 152 Giá thõa thuận Có 411 Giá thõa thuận Nguyên vật liệu do bộ phận sản xuất dùng không hết nhập kho, phế liệu thu hồi nhập kho: Nợ 152 Trị giá NVL dư hoặc phế liệu nhập kho Có 621,627 Trị giá NVL dư nhập kho Có 154 Trị giá phế liệu nhập kho SƠ ĐỒ KẾ TOÁN TỔNG HỢP THEO PHƯƠNG PHÁP KÊ KHAI THƯỜNG XUYÊN 111 152 621 112 331 141 338 Nhập kho nguyên liệu trả bằng tiền mặt Nhập kho nguyên liệu trả bằng chuyển khoản Nhập kho nguyên liệu chưa trả người bán Nhập kho nguyên liệu bằng tạm ứng Nhập kho nguyên liệu thừa chờ giải quyết Xuất kho nguyên liệu trực tiếp sản xuất sản phẩm Xuất kho nguyên liệu sử dụng bộ phận quản lý phân xưởng Xuất kho nguyên liệu sử dụng bộ phận bán hàng quản lý Xuất kho nguyên liệu sử dụng bộ phận sữa chữa lớn tài sản Nhập kho nguyên liệu thiếu chờ giải quyết 627 641,642 241 138 xxx xxx CHƯƠNG 3 : TÌNH HÌNH THỰC TIỄN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH GLOBAL FAB 3.1 Tình hình chung về nguyên vật liệu tại công ty TNHH GLOBAL FAB 3.1.1 Đặc điểm của vật liệu tại công ty Căn cứ vào chức năng sử dụng NVL tại công ty được phân loại thành nguyên vật chính, nguyên vật liệu phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế. Nguyên vật liệu chính là những thành phần chính tạo nên các sản phẩm như cushion, ống tube, plastic tray,… Nguyên vật liệu chính gồm: mút xốp, mút xốp có keo, màng pet, dây điện, phụ tùng nhựa và cao su, ống cao su, ống PE các loại, cao su xốp, cao su có dán keo, hợp chất nhựa PVC. Nguyên vật liệu phụ gồm : băng keo, giấy decal, bao nylon,…. Nhiên liệu : điện, xăng, dầu công nghiệp,… Bao bì đóng gói : thùng cacton, bao tải, dây buộc, băng keo, giấy nhãn,… 3.1.2 Công tác quản lý nguyên vật liệu Do đặc điểm khác biệt của từng loại nguyên vật liệu, công ty có kế hoạch thu mua một cách hợp lý để dự trữ đủ sản xuất và vừa đủ để hạn chế ứ đọng vốn, giảm tiền vay ngân hàng. Công tác quản lý nguyên vật liệu được đặt ra là phải bảo quản sử dụng tiết kiệm, đạt hiệu quả tối đa, đặc biệt là nguyên vật liệu chính, hiểu ra điều này, công ty đã tổ chức hệ thống kho nguyên vật liệu chính hợp lý và gần phân xưởng sản xuất. Hệ thống kho đều được trang bị khá đầy đủ phương tiện cân, đo, đong, đếm, để tạo điều kiện tiến hành chính xác các nghiệp vụ quản lý bảo quản chặt chẽ vật liệu. Để công tác quản lý có hiệu quả và chặt chẽ hơn, cứ mỗi tháng một lần vào đầu tháng, công ty thực hiện kiểm kê vật liệu nhằm xác định chính xác số lượng, chất lượng giá trị của từng loại vật liệu. Việc kiểm kê đươc tiến hành ở kho gồm có thủ kho và kế toán kho. Sau khi kết thúc kiểm kê, thủ kho kí xác nhận vào biên bản kiểm kê. Thực tế cho thấy có sự kết hợp chặc chẽ giữ kế toán và thủ kho nên ở công ty hầu như không có sự chênh lệch giữa tồn kho thực tế và sổ sách. 3.1.3 Các chứng từ sử dụng trong hạch toán nguyên vật liệu Trong hạch toán nguyên vật liệu, các chứng từ sủ dụng liên quan đến từng nghiệp vụ như sau: Bộ chứng từ nhập kho nguyên vật liệu : hóa đơn GTGT của bên bán, phiếu nhập kho và phiếu xuất kho bên bán. Bộ chứng từ xuất kho nguyên vật liệu : phiếu xuất kho và phiếu yêu cầu vật tư Chứng từ sử dụng để điều chỉnh chênh lệch kiểm kê : biên bản kiểm kê và biên bản điều chỉnh chênh lệch kiểm kê Bộ chứng từ trả lại nguyên vật liệu do ko đạt chất lượng : phiếu xuất kho, hóa đơn, biên bản trả hàng. 3.2 Quá trình tổ chức hạch toán nhập xuất kho nguyên vật liệu 3.2.1 Hạch toán nhập kho nguyên vật liệu 3.2.1.1 Tính giá nguyên vật liệu nhập kho Tính giá nguyên vật liệu là dùng tiền để biểu hiện giá trị nguyên vật liệu Muốn tính giá được chính xác thì mỗi doanh nghiệp làm cho mình một cách tính toán hợp lý nhất. Về nguyên tắc đánh giá nguyên vật liệu nhập kho là phải theo đúng giá mua thực tế của vật liệu, tức là kế toán phải phản ánh đầy đủ chi phí thực tế mà Công ty đã bỏ ra để có được vật liệu đó. Khi tổ chức kế toán vật tư tại công ty, do yêu cầu phản ánh chính xác giá trị nguyên vật liệu nên khâu nhập kho công ty đã sử dụng giá thực tế. Giá này được xác định theo từng nguồn nhập. Nguyên vật liệu chính của công ty chủ yếu được mua trên thị trường trong nước và ngoại nhập. Giá thực tế vật liệu mua trong nước bằng giá mua ghi trên hóa đơn với chi phí thu mua phát sinh (nếu có) Giá thực tế vật liệu ngoại nhập bằng giá ghi trên hóa đơn cộng với thuế nhập khẩu và cộng chi phí mua phát sinh Đối với nguyên vật liệu do công ty sản xuất gia công chế biến thì giá thực tế vật liệu nhập kho là giá trị thực tế vật liệu xuất kho cộng với các chi phí chế biến phát sinh. Đối với phế liệu thu hồi nhập kho là các sản phẩm hỏng giá thực tế nhập kho là giá trị thực tế có thể sử dụng được, giá có thể bán hoặc ước tính. 3.2.1.2 Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu Phòng kế hoạch thị trường là bộ phận đảm nhiệm cung ứng vật tư, có nhiệm vụ mở sổ theo dõi tình hình thực hiện cung ứng, thực hiện hoạt động. Căn cứ vào tình hình thực hiện sản xuất và dự trữ để lập kế hoạch thu mua vật liệu bằng cách làm phiếu đề nghị mua nguyên vật liệu tới bộ phận mua hàng, để bộ phận mua hàng lập đơn đặt hàng (đã được Giám đốc duyệt) trực tiếp với bên bán vật tư, khi nhận được hóa đơn, kiểm phiếu xuất kho của bên bán hoặc giấy báo nhập hàng của bên bán gửi lên phòng kế hoạch thị trường sẽ kiểm tra đối chiếu với các bản hợp đồng. Khi hàng được chuyển đến công ty, cán bộ tiếp liệu phòng kế hoạch thị trường sẽ kết hợp với thủ kho tiến hành đánh giá kiểm tra về mặt số lượng, chất lượng, quy cách vật tư rồi lập biên bản kiểm nghiệm vật tư. Nếu vật tư đạt yêu cầu thì tiến hành nhập kho theo số thực nhập. Trên cơ sở hóa đơn, giấy báo nhận hàng và biên bản kiểm nghiệm vật tư, phòng kế hoạch thị trường lập phiếu nhập kho. Đối với vật liệu nhập khẩu, phòng cũng lập biên bản kiểm nghiệm. Trong trường hợp kiểm nhận phát hiện vật liệu thiếu hoặc thừa, không đúng quy cách mẫu mã như ghi trên phiếu nhập kho, thủ kho phải cùng người giao hàng lập biên bản và báo ngay cho phòng kinh doanh biết. Phiếu xuất kho được lập cho từng lần xuất và được lập thành ba liên Một liên lưu tại phòng vật tư Một liên thủ kho giữ Một liên đối tượng lĩnh vực tư giữ Ví dụ minh họa: Ngày 7 tháng 5 năm 2010, nhận được giấy đề nghị mua hàng của bộ phận sản xuất Biểu số 1: GF PHIẾU ĐỀ NGHỊ MUA HÀNG Ký mã hiệu GF – TT -7.4/BM06 Lần ban hành 01 Ngày ban hành 01/02/2008 Người đề nghị : Trần Nam Trung Bộ phận : sản xuất STT Tên sản phẩm cần mua Đvt Số lượng Mục đích sử dụng Ghi chú 1 CR 44 “.5mm (white + No AD) yard 300 San yo 2 CR 44 “.5mm (white + AD) yard 1500 San yo 3 CR 44 “.5mm (white + 2AD) yard 500 Gastech (panasonic) Các yêu cầu khác Thời gian giao hàng : 14/05/2010 Ngày 1 tháng 5 năm 2010 Người phê duyệt Người đề nghị Minh họa biểu thực tế khác : xem phụ lục 01 Phòng kế hoạch thị trường căn cứ vào phiếu đề nghị mua hàng, lập lệnh đặt hàng với bên bán vật tư. Biểu số 2: GLOBAL FAB CO., Ltd Lot No. 3, Road 11, TAN BINH Industrial park Tel : 84-8-8155567 TAN BINH District, Hochiminh City, Fax : 84-8-855568 VIET NAM TO : CRMTO Date : may.01,2010 Attn : Ms THANH PO No: GF09-01 Tel : 0650 743601/ FAX : 0650 743605 From : GLOBAL FAB CO., LTD PURCHASE ORDER No Item Unit Quantity 1 CR 44 “ x 5mm (white + No Adhesive) Yards 300 2 CR 44 “.5mm (white + Adhesive ) Yards 1500 3 CR 44 “.5mm (white + 2 Adhesive) (Một mặt hai lần keo) Yards 500 Condition : DELIVERY MUST BE ON TIME, GOOG QUALITY Delivery date : January 12,2009 Delivery place : GLOBAL FAB CO., LTD GLOBAL FAB Co., LTD Minh họa biểu thực tế khác : xem phụ lục 02 Khi bên bán vật tư giao nguyên vật liệu đến kho của công ty, kèm phiếu giao hàng và hóa đơn GTGT Biểu 03: CRMTO PHIẾU GIAO HÀNG 006696 Ngày xuất hàng 14/05/2010 Số đơn xuất hàng 90114005673 Số ký hiệu khách hàng GLO Tên khách hàng GLBAL FAB Địa điểm giao đến Ký hiệu sản phẩm Tên sản phẩm màu sắc quy cách Đơn vị Số lượng Số kiện 1-GF09-01 CR XANH 5MM 44” Y 300 6 (50 X6) Ghi chú Trước khi khách hàng thanh toán tiền mặt (chi phiếu) hàng hóa vẫn thuộc quyền sở hữu của KH Người lập phiếu Người kiểm hàng Người giao hàng Khách hàng kí nhận Minh họa biểu thực tế khác : xem phụ lục 03 Biểu 04: Mẫu số :01 GTKT-3LL QN /2008N 0144616 HÓA ĐƠN GÍA TRỊ GIA TĂNG Liên 2 : Giao khách hàng Ngày 22 tháng 05 năm 2010 Đơn vị bán hàng : CTY CRECIMIENTO INDUSTRIAL VIETNAM Địa chỉ : Đường số 4 - Ấp Đông An Xã Bình Hòa- Thuận An – Bình Dương Số tài khoản : MST : 030122104 Điện thoại : 0650374601 Họ tên người mua hàng : Tên đơn vị : Công ty TNHH Global Fab Địa chỉ : Lô III 2b2 nhóm CN 3, KCN Tân bình, Q. Tân Phú, TPHCM Số tài khoản : Hình thức thanh toán CK MS : 0301982423 STT Tên hàng hóa dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 01 CR 5 mm x 4” yard 300 9925 2.977.500 Cộng tiền hàng 2.977.500 Thuế suất GTGT 10% Tiền thuế giá trị gia tăng 297.750 Tổng cộng tiền thanh toán 3.275.250 Số tiền viết bằng chữ : ba triệu hai trăm bảy mươi lăm ngàn, hai trăm năm mươi đồng Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Minh họa biểu thực tế khác : xem phụ lục 04 Khi hàng được chuyển đến công ty, cán bộ tiếp liệu phòng kế hoạch thị trường sẽ kết hợp với thủ kho tiến hành đánh giá kiểm tra về mặt số lượng, chất lượng, quy cách vật tư rồi lập biên bản kiểm nghiệm vật tư. Biểu 05: GF PHIẾU KIỂM TRA HÀNG NHẬP Ký mã hiệu GF -7.4.3/BM02 Lần ban hành 02 Ngày ban hành 19/06/2008 Tên nguyên liệu : CR 5 mm (white) Số lượng nhận: 300Y Tên nhà cung cấp : CRMTO Mã nguyên liệu : CR 5 - White Ngày nhận hàng: 14/05/10 Lô nguyên liệu : 140510 Số invoice : 06696 (PGH) Số mẫu kiểm tra : 2 mẫu STT Hạng mục kiểm tra Tiêu chuẩn kiểm tra Thực tế kiểm tra Kết quả đánh giá Ghi chú Mẫu 1 Mẫu 2 1 Quy cách 5 ± 0.5 5.1 5.2 Ok 2 Màu sắc Trắng Trắng Trắng Ok 3 Keo Không Không Không Ok Ghi chú : Ok : đạt ; NG : không đạt Kiểm tra Phê duyệt (ký, ghi rõ họ tên) (đã ký) Minh họa biểu thực tế khác : xem phụ lục 05 Nếu vật tư đạt yêu cầu thì tiến hành nhập kho theo số thực nhập. Trên cơ sở hóa đơn, giấy báo nhận hàng và biên bản kiểm nghiệm vật tư, phòng kế hoạch thị trường lập phiếu nhập kho. Biểu 06: CTY TNHH GLOBAL FAB Mẫu số: 01-VT –QĐ số: 1141-TC/QĐ/CĐKT ngày 1-11-1995 của Bộ Tài Chính KCN TB-Q. Tân Phú- TPHCM Nợ: Có: Số : PHIẾU NHẬP KHO NVL Ngày 14 tháng 05 năm 2010 Lý do nhập kho: sản xuất STT Tên nguyên vật liệu, quy cách phẩm chất Mã nguyên liệu ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Chứng từ Thực nhập 1 CR 5 mm GF-SR008 Yard 300 Tổng cộng 300 Xuất tại kho: GLOBAL FAB ngày 14 tháng 05 năm 2010 Giám đốc Thủ kho người lập phiếu (ký , họ tên) (ký , họ tên) (ký , họ tên) Minh họa biểu thực tế khác : xem phụ lục 06 Đối với hàng nhập khẩu từ nước ngoài: Giá thực tế vật liệu ngoại nhập bằng giá ghi trên hóa đơn cộng với thuế nhập khẩu và cộng chi phí mua phát sinh. Bộ phận xuất nhập khấu sẽ tổng hợp giá và chi phí vận chuyển cùng các loại phí và chuyển cho phòng kế toán (bộ chứng từ xem phục lục số 07) BẢNG BÁO GIÁ INVOICE : I0900296 TK: 2177 Exc .Rate 1670 19/01/2009 NO PART NAME Q.TY UNIT PRICE AMOUNT EQV.IN IMPORT DELIVERY TOTAL COST ROLL USD USD VND TAX VND VND PRICE/UNIT (1) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9)=(6)->(8) (10)=(9)/(3) 01 DOUBLE COATED TAPE (1200MM X 50M) 6 153.600 921.60 15,639,552 2,948,914 6,756,729 25,345,195 4,224,199 TOTAL 6 ROLL 921.60 15,639,552 2,948,914 6,756,729 25,345,195 4,224,199 Mẫu số: 02 GTTT-3LL LG/ 2008N 0017927 Các loại nguyên vật phụ mua ngoài khác Biểu 08: HÓA ĐƠN BÁN HÀNG THÔNG THƯỜNG Liên 2: Giao khách hàng Ngày 13 tháng 05 năm 2010 Đơn vị bán hàng : TRƯỜNG PHÁT- TRẦN SIÊU DUNG Địa chỉ : 65 Hải Thượng Lãng Ông P.10, Q.5 Số tài khoản: Điện thoại: MST :0303921151 Họ tên người mua hàng: Tên đơn vị : CTY TNHH GLOBAL FAB Địa chỉ : Lô III- 2B2- nhóm CN III, KCN Tân Bình, Q.Tân Phú Số tài khoản : Hình thức thanh toán: TM MS : 0302610033 STT Tên hàng hóa dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 01 Mũ chụp nhựa Cái 50.000 85 4.250.000 Cộng tiền bán hàng hóa, dịch vụ 4.250.000 Số tiền viết bằng chữ : bốn triệu hai trăm năm mươi ngàn đồng chẳn. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) Minh họa biểu thực tế khác : xem phụ lục 08 3.2.2 Hạch toán xuất kho nguyên vật liệu 3.2.2.1 Tính giá nguyên vật liệu xuất kho Các loại mút xốp xuất kho chủ yếu dùng để sử dụng cho sản xuất sản phẩm của công ty, việc xuất bán ra ngoài là rất hạn hữu. Để phản ánh giá vật liệu xuất kho được chính xác, Công ty đã sử dụng phương pháp giá trung bình để tính giá vật liệu xuất kho. Đây là phương pháp đơn giản được thực hiện để đưa ra một mức giá phù hợp với nghiệp vụ xuất kho nguyên vật liệu, phát sinh cuối kỳ hạch toán. Lý do Công ty sử dụng phương pháp này là vì nguyên vật liệu chính và một số vật liệu phụ nhập từ nước ngoài luôn có sự biến động, nó phụ thuộc vào yếu tố chủ quan và khách quan (mùa vụ, thuế nhập khẩu, tình hình kinh tế trong và ngoài nước,..). Nhờ có hệ thống máy vi tính đã được lập trình sẵn, việc tính toán được thực hiện nhanh gọn hơn kế toán chỉ việc cập nhật số liệu thực tế của một loại vật liệu nào đó xuất kho, máy tính sẽ tự động tính ra trung bình theo công thức sau: Đơn giá bình quân gia quyền cuối kỳ = Trị giá thực tế NVL tồn đầu kỳ Trị giá thực tế NVL nhập trong kỳ + Số lượng NVL tồn kho đầu kỳ Số lượng NVL nhập trong kỳ + Giá trị thực tế NVL xuất kho = Số lượng NVL xuất kho x Đơn giá bình quân gia quyền Ví dụ: Ngày 2/1 mua 5000 kg PVC Compound BDT-7205 GRAY với tổng số thành tiền bao gồm thuế, chi phí vận chuyển,…là 149.020.916, vậy giá trung bình là 29.804 Số lượng đầu kỳ của nguyên vật liệu này là 4.323kg x 31.385 = 135.678.710 Đơn giá bình quân gia quyền cuối kỳ = 135.678.710 +149.020.916 4.323+ 5000 = 30.537 đ/Kg => 3.2.2.2 Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu Giống như các đơn vị sản xuất kinh doanh khác thì xuất kho vật liệu cho sản xuất hay bất kỳ một mục đích gì, để phản ánh kịp thời, tính toán và bổ sung chính xác cho đối tượng vật liệu, phải thực hiện đầy đủ các thủ tục chứng từ đúng quy cách. Để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh, Công ty sử dụng nhiều loại vật liệu, các vật liệu này được bảo quản tại kho. Trong đó loại vật liệu chính được sử dụng nhiều nhất là mút xốp, loại vật liệu thấm ẩm nhanh, dễ cháy, khó bảo quản nếu việc bảo quản và sử dụng vật liệu ở Công ty phải được theo dõi chặc chẽ dựa trên cơ sở các chứng từ vật liệu. Ở Công ty, việc xuất kho sử dụng các chứng từ phiếu xuất kho. Việc xuất kho vật liệu để sản xuất được tiến hành như sau: Khi các phòng ban, phân xưởng sản xuất có nhu cầu vật tư, người phụ trách bộ phận sử dụng sẽ lập phiếu “đề nghị xuất kho”. Nếu vật liệu có giá trị lớn thì phải qua Tổng Giám Đốc ký duyệt. Nếu là vật tư xuất kho định kỳ thì không cần qua kí duyệt của Ban lãnh đạo công ty. Khi đó yêu cầu xuất vật tư được chuyển lên phòng kế hoạch thị trường, xét thấy nhu cầu là hợp lý và tại kho còn loại vật tư đó, phòng kế hoạch thị trường sẽ lập phiếu xuất kho cho phép lĩnh vật tư. Các phiếu này được lập thành 3 liên: 1 liên lưu tại phòng kinh doanh thi trường 1 liên giao cho người lĩnh vật tư 1 liên giao cho thủ kho làm căn cứ xuất kho và ghi thẻ kho. Định kỳ phiếu xuất kho được chuyển lên phòng kế toán để luân chuyển và ghi sổ lưu. Ví dụ minh họa: Ngày 2 tháng 1 năm 2009, bộ phận “máy cắt - ép nhiệt” cần vật liệu để sản xuất sản phẩm theo đơn đặt hàng của khách hàng, sẽ lập phiếu đề nghị xuất kho Biểu 09: GF PHIẾU ĐỀ NGHỊ XUẤT KHO Ký mã hiệu GF – TT -7.1/BM01 Lần ban hành 01 Ngày ban hành 01/02/2008 Người đề nghị : Vo Van Trai Khách hàng : SANYO Bộ phận : MC – EN Đơn hàng : SANYO STT Tên sản phẩm cần mua Đvt Số lượng Ghi chú 1 INS SUCTION TUBE Ống 600 210608 2 CR 5mm (white ) yard 350 120808-22110 3 CR 5mm (white + AD) yard 300 291208 Ngày 22 tháng 5 năm 2010 Phê duyệt Thủ kho Người nhận NVL Người lập biểu (đã ký) (đã ký) (đã ký) (đã ký) Minh họa biểu thực tế khác : xem phụ lục 09 Biểu 10: CTY TNHH GLOBAL FAB Mẫu số: 01-VT –QĐ số: 1141-TC/QĐ/CĐKT ngày 1-11-1995 của Bộ Tài Chính KCN TB-Q. Tân Phú- TPHCM Nợ: Có: Số : PHIẾU XUẤT KHO NVL Ngày 02 tháng 05 năm 2010 Lý do nhập kho: sản xuất Xuất tại kho: GLOBAL FAB STT Tên nguyên vật liệu, quy cách phẩm chất Mã nguyên liệu ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Chứng từ Thực nhập 1 INS SUCTION TUBE GF-SR029 PCS 600 2 CR 5mm (white ) GF-SR008 Yard 350 3 CR 5mm (white + AD) GF-SR006 Yard 300 Tổng cộng 1250 ngày 02 tháng 01 năm 2009 Giám đốc Thủ kho người lập phiếu (ký , họ tên) (ký , họ tên) (ký , họ tên) Minh họa biểu thực tế khác : xem phụ lục 10 Thủ kho dựa vào phiếu nhập kho và phiếu xuất kho tổng hợp vào thẻ kho. Biểu 11: THẺ KHO Tên vật liệu: CR 5mm (White) Chứng từ Diễn giải Số lượng SH NSX Nhập Xuất Tồn Tồn đầu tháng 5/2010 0 511 14/05 Mua của cty CRMTO 500 500 350 15/05 Xuất sx cho Sanyo 350 150 Cộng tồn cuối tháng 150 Biểu 12: THẺ KHO Tên vật liệu: GA -808 Chứng từ Diễn giải Số lượng SH NSX Nhập Xuất Tồn Tồn đầu tháng 5/2010 0 511 14/05 Mua của cty NITTO DENKO 6 6 350 15/05 Xuất sx cho FOSTER 2 4 Cộng tồn cuối tháng 4 Bên cạnh việc theo dõi việc xuất nhập tồn nguyện vật hàng ngày thì kế toán cũng tiến hành hạch toán tổng hợp quá trình nhập xuất nguyên vật liệu trong tháng. Đây là công việc cần thiết quan trọng, bởi vì qua đây kế toán mới có thể phản ánh được giá trị của vật liệu nhập kho, từ đó có thể nắm rõ được sự luân chuyển của từng loại nguyên vật liệu. GLOBAL FAB Co., LTD STOCK OF MATERIAL ON JAN.30.2010 NO ITEM Mã hàng UNIT PREVIOUS STOCK BOUGHT USED ACCOUNTING STOCK Q.TY PRICE AMOUNT Q.TY PRICE AMOUNT Q.TY PRICE AMOUNT Q.TY PRICE AMOUNT SANYO REF 01 CR2 mm + AD CR02AD YARD 170 9.168 1.558.560 170 9.168 1.558.560 02 CR3 mm + AD CR02AD YARD 136 11.153 1.516.809 55 11.153 613.415 81 11.153 903.394 03 CHT 5mm +AD CHT05AD YARD 300 21.753 6.525.900 200 21.753 4.350.600 100 21.753 2.175.300 04 CR 5mm + AD CR05AD YARD 1.600 15.123 24.196.800 3.500 15.123 52.930.500 4.950 15.123 74.858.850 150 15.123 2.268.450 05 PE 2 mm +2TAPE INOA004 SHEET 75 159.992 11.999.374 75 159.992 11.999.374 06 Băng keo # 5015 ZNITO002 ROLL 115 25.443 2.925.924 105 25.443 2.671.496 10 25.443 254.428 07 Màng PET 800 PET800-500 MET 103 26.832 2.763.696 4.032 26.818 108.122.857 2.938 26.819 78.800.870 1.196,4 26.819 32.085.683 … ………………. …………. …….. TOTAL SANYO REF 36.665 1.013.052.562 9.027 275.272.651 26.279 743.510.593 19.412 544.814.620 HARADA 01 TAPE 501L NITO007 SHEET 35.672 40.475 1.443.814.655 1.144 40.475 46.303.094 34.528 40.475 1.397.511.561 02 18X44X25L -GRY ZVNFO003 MET 50 43.892 2.194.621 50 43.892 2.194.621 03 3X44X200L-GRY ZVNFO001 MET 1000 7.810 7.809.638 3000 8.352 25.056.252 4000 8560 34.241.451 04 PVC COMOUND C21456BLK KG 1.102 26.181 28.851.030 100 26.181 2.618.100 598 26.181 15.656.023 604 26.181 15.813.107 … ………………….. ………….. ……… TOTAL HARADA 38.782 1.515.229.974 5.100 54.106.165 2.569 73.144.931 41.313 1.522.623.021 …………………. ……………. ……….. ……… ……………… ………... …………… ……… …………… ……… …………….. GRAND TOTAL 211.571 4.598.397.675 37.946 725.936.995 54.027 1.716.663.501 195.649 3.634.102.982 3.3 Hạch toán tổng hợp vật liệu tại Công ty TNHH Global Fab 3.3.1 Tài khoản sử dụng Hạch toán tổng hợp vật liệu tại công ty sử dụng chủ yếu một số tài khoản sau: Tài khoản 152 : Nguyên vật liệu. TK 152 được chi tiết thành các tiểu khoản phù hợp với cách phân loại theo mục đích kinh tế và yêu cầu của kế toán quản trị bao gồm: TK 1521 : Nguyên vật liệu chính TK 1522 : Nguyên vật liệu phụ TK 1523 : Nhiên liệu TK 1524 : Phụ tùng thay thế sữa chữa TK 1526 : Phụ từng khác Tk 1527 : Phế liệu Ngoài ra trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan khác như: 111,112,133,331,… 3.3.2 Phương pháp kế toán tổng hợp vật liệu tại công ty Khi nhận được phiếu nhập kho, kế toán nguyên vât liệu tiến hành ghi vào sổ chi tiết nguyên liệu vật liệu, sổ này được mở cho từng loại nguyên vật liệu, cũng giống như thẻ kho nhưng chỉ khác là có thêm cột giá trị, sổ chi tiết này được dùng để ghi cho cả quý. Đồng thời các chứng từ nhập kế toán tiến hành ghi chép vào “ sổ chi tiết nguyên vật liệu”, sồ này phản ánh chứng từ ghi theo trình tự thời gian, rất tiện cho việc thu mua cũng như theo dõi hình thức thanh toán. GLOBAL FAB CO., LTD Tên vật liệu: CR 5mm SỔ CHI TIẾT NGUYÊN VẬT LIỆU ĐVT: Yard Ngày tháng Chứng từ Diễn giải Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất SL ĐG TT SL ĐG TT SL ĐG TT Tồn đầu kỳ 1.050 9.925 10.421.250 14/5 511 Nhập kho 300 9.925 2.977.500 1.350 9.925 13.398.750 16/5 350 Xuất sx SP cho Sanyo 20 9.925 198.500 1330 9.925 13.200.250 17/5 351 Xuất sx SP cho Sanyo 50 9.925 496.250 1280 9.925 12.704.000 30/5 352 Xuất sx SP cho Sanyo 50 9.925 496.250 1230 9.925 12.207.750 Cộng phát sinh 120 9.925 1.191.000 Tồn cuối tháng 1.230 9.925 12.207.750 GLOBAL FAB CO., LTD Tên vật liệu: CR 10mm + 2AD SỔ CHI TIẾT NGUYÊN VẬT LIỆU Ngày tháng Chứng từ Diễn giải Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất SL ĐG TT SL ĐG TT SL ĐG TT Tồn đầu kỳ 500 30.717 15.358.500 15/5 514 Nhập kho 500 30.717 15.358.500 1000 30.717 30.717.000 17/5 350 Xuất sx SP cho Panasonic 30 30.717 921.510 970 30.717 29.795.490 20/5 351 Xuất sx SP cho Panasonic 45 30.717 1.382.265 925 30.717 28.413.225 25/5 352 Xuất sx SP cho Panasonic 100 30.717 3.071.100 825 30.717 25.341.525 Cộng phát sinh 175 30.717 5.375.475 Tồn cuối tháng 825 30.717 25.341.525 ĐVT: Yard 3.3.2.1 Hạch toán tổng hợp về nhập nguyên vật liệu Cùng với việc hạch toán chi tiết vật liệu hàng ngày thì việc tổ chức hạch toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu là một khâu quan trọng trong công tác hạch toán vật tư. Do vật liệu của công ty hầu hết là mua ngoài nhập kho nên đã nảy sinh quan hệ thanh toán giữa công ty với người cung cấp vật tư. Thực tế ở công ty khi mua vật tư về sản xuất thì vật liệu được đưa về công ty bao giờ cũng có hóa đơn kèm theo. Cụ thể hạch toán tổng hợp vật liệu được thể hiện như sau: Hàng ngày, căn cứ vào phiếu nhập kho và các hóa đơn kế toán lên bảng kê chứng từ gốc cùng loại, cuối tháng dùng số liệu của từng bản kê này để ghi vào chứng từ ghi sổ. Trong tháng khi vật liệu được mua về nhập kho, căn cứ vào hóa đơn, các phiếu chi, nếu công ty thanh toán bằng tiền mặt thì kế toán ghi vào bảng kê chứng từ gốc cùng loại Nợ TK 152 : Nguyên vật liệu Nợ TK 133 : Thuế GTGT Có TK 111,112,331,… Khi có khả năng thanh toán và đã tiến hành thanh toán cho người bán, kế toán ghi: Nợ TK 331: phải trả người bán Có TK 111,112: tiền mặt, tiền gửi ngân hàng GLOBAL FAB CO., LTD BẢNG KÊ NHẬP KHO NGUYÊN VẬT LIỆU Ghi nợ TK 152, Ghi có TK liên quan CT Ngày nhập Tên vật liệu ĐVT SL Đơn giá Thành tiền TK Có 511 14/5 CR 5mm Yard 300 9.925 2.977.500 112 511 14/5 CR 5mm +AD Yard 3.500 15.123 52.930.500 112 512 16/5 CR 10mm +AD Yard 395 25.048 9.893.960 112 513 20/5 PE Foam with AD (2x1000x2000) Met 1000 90.306 90.306.186 331 513 20/5 PE Foam with AD (5x1000x20000 Met 100 140.191 14.019.148 331 514 25/5 Màng PET 800 Met 4.032 26.818 108.122.857 331 515 27/5 UEI-3 (10mm x 1mx2m) Met 300 166.537 49.961.248 331 516 28/5 Decal (1.08x3000m) Met 3000 5400 16.200.000 111 Tổng cộng 294.450.156 Người ghi sổ kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) 3.3.2.2 Hạch toán tổng hợp về xuất nguyên vật liệu Vật liệu công ty xuất kho chủ yếu là phục vụ sản xuất, cụ thể là cung cấp cho các khách hàng. Bên cạnh đó, cũng có một ít vật liệu được xuất dùng cho chí phí quản lý doanh nghiệp, chi phí sản xuất chung để gia công chế biến, xuất trả nợ, xuất cho vay,…vật liệu. Phải phản ánh kịp thời Khi xuất vật liệu để trực tiếp sản xuất, kế toán ghi: Nợ TK 621 : Chí phí nguyên vật liệu trực tiếp Có TK 152 : Nguyên vật liệu Khi xuất kho nguyên vật liệu cho quản lý doanh nghiệp, chí phí sản xuất chung, kế toán ghi: Nợ TK 627,642:chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí sản xuất chung Có TK 152 : nguyên vật liệu GLOBAL FAB CO., LTD BẢNG KÊ XUẤT KHO NGUYÊN VẬT LIỆU Ghi Có TK 152, Ghi Nợ TK liên quan CT Ngày xuất Tên vật liệu ĐVT SL Đơn giá Thành tiền TK Nợ 350 14/5 CR 5mm Yard 300 9.925 2.977.500 621 350 14/5 CR 5mm +AD Yard 3.500 15.123 52.930.500 621 351 16/5 CR 10mm +AD Yard 395 25.048 9.893.960 621 352 20/5 PE Foam with AD (2x1000x2000) Met 1000 90.306 90.306.186 621 352 20/5 PE Foam with AD (5x1000x20000 Met 100 140.191 14.019.148 621 353 25/5 Màng PET 800 Met 4.032 26.818 108.122.857 621 354 27/5 UEI-3 (10mm x 1mx2m) Met 300 166.537 49.961.248 621 355 28/5 Decal (1.08x3000m) Met 3000 5400 16.200.000 627 Tổng cộng 294.450.156 Người ghi sổ kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Đối chiếu các sổ BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ GỐC CÙNG LOẠI Ghí Có TK 111 Loại chứng từ mua NVL nhập kho tháng 5/2010 Chứng tứ Diễn giải Số tiền TK 152 TK 133 NT SH 14/5 516 Decal (1.08x3000m) 17.820.000 16.200.000 1.620.000 15/5 517 Bột talc 3.850.000 3.500.000 350.000 Cộng 21.670.000 19.700.000 1.970.000 BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ GỐC CÙNG LOẠI Ghí Có TK 152 Loại chứng từ mua NVL xuất kho tháng 5/2010 Chứng tứ Diễn giải Số tiền TK 621 TK 2411 NT SH 14/5 350 CR 5mm +AD 52.930.500 52.930.500 15/5 351 CR 10mm +AD 9.893.960 9.893.960 Cộng 62.824.460 62.824.460 BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ GỐC CÙNG LOẠI Ghí Có TK 331 Loại chứng từ mua NVL nhập kho tháng 5/2010 Chứng tứ Diễn giải Số tiền TK 152 TK 133 NT SH 14/5 513 PE Foam with AD (5x1000x20000 15.421.063 14.019.148 1.401.915 15 514 Màng PET 800 118.935.143 108.122.857 10.812.286 Cộng 134.356.206 122.142.005 12.214.200 Cuối tháng, căn cứ vào bảng chứn từ gốc cùng loại, kế toán lập chứng từ ghi sổ CHỨNG TỪ GHI SỔ Tháng 05/2010 Số 28 Ghi nợ TK 152 : NVL STT Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Nợ Có 1 Decal (1.08x3000m) 152 112 17.820.000 2 Bột talc 152 112 3.850.000 3 PE Foam with AD (5x1000x20000 152 331 15.421.063 4 Màng PET 800 152 331 118.935.143 Cộng 156.026.206 CHỨNG TỪ GHI SỔ Tháng 05/2010 Số 29 Ghi nợ TK 152 : NVL STT Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Nợ Có 1 Chí phí NVL trực tiếp 621 152 149.122.857 2 Chí phí sản xuất chung 627 152 17.820.000 Cộng 166.942.857 SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ Tháng 05/2010 Chứng từ ghi sổ Số tiền Số hiệu Ngày tháng 28 5/2010 156.026.206 29 5/2010 166.942.857 SỐ CÁI Tháng 05/2010 TK 112: Tiền gửi ngân hàng NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền SH NT Nợ Có Tồn đầu tháng 14/5 516 14/1 Decal(1.08x3000m) 153 16.200.000 133 1.62.000 15/5 517 14/1 Bột talc 152 3.500.000 133 350.000 Cộng 21.670.000 Ngày 31/05/2010 Người ghi sổ Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) SỐ CÁI Tháng 05/2010 TK 152: Nguyên vật liệu NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền SH NT Nợ Có Tồn đầu tháng 14/5 516 14/5 Decal(1.08x3000m) 111 17.820.000 15/5 517 15/5 Bột talc 111 3.850.000 15/5 513 15/5 PE Foam with AD (5x1000x20000) 331 15.421.063 15/5 514 15/5 Màng PET 800 331 118.935.143 15/5 350 15/5 CR 5mm +AD 621 52.930.500 15/5 351 15/5 CR 10 mm +AD 621 9.893.960 Cộng 156.026.206 62.824.460 SỐ CÁI Tháng 05/2010 TK 331: Phải trả người bán NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền SH NT Nợ Có Tồn đầu tháng 14/5 513 14/5 PE Foam with AD (5x1000x20000) 153 14.019.148 133 1.401.915 15/5 514 14/5 Màng PET 800 152 108.122.857 133 10.812.286 Cộng 134.356.206 CHƯƠNG 4: NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH GLOBAL FAB Sau gần 10 năm xây dựng và trưởng thành, Công ty Global Fab đã không ngừng lớn mạnh về mọi mặt. Công ty đã và đang gặt hái được những thành tựu to lớn. Nhìn chung, Công ty đã có bộ máy quản lý chặc chẽ, các phòng ban được phân công nhiệm vụ một cách rõ ràng, khoa học và phối hợp nhịp nhàng. Cùng với sự phát triển của công ty, công tác tổ chức quản lý và hạch toán nguyên vật liệu nói riêng và hạch toán nói chung cũng không ngừng được hoàn thiện để phù hợp với quy mô sản xuất kinh doanh. Thực hiện được điều đó sẽ góp phần vào việc sự dụng nguyên vật liệu hiệu quả hơn nữa và góp phần tích cực hạ giá thành sản phẩm, từ đó tạo ra sức cạnh tranh cho sản phẩm trên thị trường. Sau một thời gian được thực tập tại phòng kế toán – tài chính của Công ty TNHH Global Fab, được tiếp xúc với các bộ, nhân viên kế toán cũng như các phần mà họ phụ trách, em thấy việc hạch toán tại công ty có những điểm nổi bật sau: Những ưu điểm trong công tác kế toán tại công ty Về cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán: Về tổ chức: Bộ mày kế toán được tổ chức gọn nhẹ với đội ngũ nhân viên kế toán làm việc nhiệt tình. Để có được điều này đội ngũ kế toán của công ty phải có trình độ tay nghề cao, chuyên môn vững vàng và sử dụng máy tính thành thạo. Về sổ sách kế toán: Công ty áp dụng hình thức “Chứng từ ghi sổ” phù hợp với đặt điểm của công ty bởi đây là hình thức sổ có kết cấu đơn giản do vậy nên áp dụng vào hình thức kế toán máy rất phù hợp. Về công tác quản lý vật tư, TSCĐ: Vật tư của công ty được quản lý theo kho và chỉ được xuất nhập theo đơn hàng. Nói tóm lại, công tác hạch toán chi phí nguyên vật liệu được tổ chức theo đúng chế độ kế toán hiện hành của Bộ Tài Chính ban hành. Các phòng ban, phân xưởng thường xuyên phối hợp chặc chẽ với phòng kế toán đảm bảo cho công tác diển ra thuận lợi, nhịp nhàng đáp ứng được nhu cầu cung cấp thông tin, thực hiện tốt phần lưu trữ, tập hợp chi phí và tính giá thành. Những tồn tại cần khắc phục trong công tác kế toán tại công ty Thứ nhất: Về vấn đề kế toán sử dụng Hiện nay, công ty đang vận dụng hệ thống sổ sách kế toán theo hình thức “Chứng từ ghi sổ”, hình thức này giúp việc ghi chép đơn giản, kiểm tra, đối chiếu,…nhưng việc ghi chép vẫn còn bị trùng lặp, việc kiểm tra, đối chiếu thường dồn vào cuối kỳ hạch toán nên việc cung cấp số liệu kế toán về định mức nguyên vật liệu để lập báo cáo bị chậm, ảnh hưởng nhiều đến tính kịp thời của công tác kế toán nguyên vật liệu. Thứ hai: Về sử dụng tài khoản kế toán Theo như quy định của Bộ Tài Chính ban hành về hệ thống tài khoản và với từng phần ngành kế toán nói riêng, để phản ánh tình hình vật tư hàng hóa đã mua ( công ty đã trả tiền hoặc đã chấp nhận thanh toán) nhưng vì lý do nào đómà cuối tháng chưa nhập kho, kế toán sẽ tiến hành hạch toán vào TK 151 “ Hàng mua đang đi đường”. Song hiện nay, ở công ty kế toán vật tư không sử dụng tài khoản này trong khi thường xuyên có một khối lượng lớn vật liệu mua từ nước ngoài phải chờ thủ tục hải quan, chờ thủ tục nhập kho,…điều đó cũng đồng nghĩa với việc một số lượng lớn tài sản của công ty không được phản ánh vào sổ sách trong một thời gian, cho dù đó là tạm thời nhưng cũng sẽ gây ra sự thiếu chính xác về số lượng, về thông tin tài chính cho các đối tượng sử dụng. Thêm nữa công tác lưu trữ chứng từ cho đến khi nhập kho mới hạch toán nếu thực hiện không tốt sẽ gây ra nhầm lẫn và mất mát chứng từ. Một số ý kiến đóng góp Vận dụng đúng trình tự ghi sổ và mẫu sổ theo hình thức “chứng từ ghi sổ”. Như đã trình bày ở trên, nhược điểm của hình thức này là việc ghi chép vẫn bị trùng lặp, việc kiểm tra đối chiếu thường dồn vào cuối kỳ gây ra một số khó khăn không nhỏ. Do vậy khi sử dụng hình thức này các nhân viên phòng kế toán của công ty cần phải chú ý hơn trong việc ghi chép lưu giữ chứng từ và chú ý cập nhật số liệu về số lượng nguyên vật liệu ở công ty. Kế toán cần sử dụng tài khoản 151 “hàng mua đang đi trên đường” Với những bất cập của việc không sử dụng tài khoản 151 như đã nêu ở trên, theo em khi xảy ra trường hợp này kế toán phải lưu các chứng từ về trước này vào một tập hồ sơ “Hàng đang đi đường” và theo dõi trên TK 151cho tới khi hàng về thì hạch toán vào TK 152. Cuối tháng phát sinh hàng mua đang đi đường chưa về nhập kho kế toán ghi : Nợ TK 151 : Trị giá số hàng mua đang đi trên đường Nợ TK 133 : Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 311,111,112,… : Tổng số tiền phải thanh toán Sang tháng khi hàng về nhập kho: Nợ TK 152 : Trị giá số hàng nhập kho Có TK 151 : Trị giá số hàng đi đường thàng trước nay nhập kho. Nhận xét Nói tóm lại nguyên vật liệu là một yếu tố không thể thiếu được trong quá trình sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp. Giá trị nguyên vật liệu thường chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh vì vậy quản lý tốt khâu thu mua, dữ trữ và sử dụng nguyên liệu là điều kiện cần thiết để đảm bảo chất lượng sản phẩm, từ đó đi đến tiết kiệm chi phí, giảm giá thành, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Kết luận Một lần nữa chúng ta có thể khẳng định kế toán nguyên vật liệu có vai tró quan trọng trong công tác quản lý kinh tế. Kế toán nguyên vật liệu giúp cho các đơn vị sản xuất kinh doanh theo dõi chặc chẽ về số lượng và chất lượng, chủng loại, giá trị nguyên vật liệu nhập – xuất – tồn trong kho. Từ đó đề ra những phương pháp hữu hiệu nhằm giảm chi phí nguyên liệu trong giá thành, tăng lợi nhuận. Sau một thời gian thực tập tại công ty, nắm bắt được tầm quan trọng của công tác kế toán nguyên vật liệu đối với chi phí sản xuất, em đã mạnh dạn tìm hiểu nghiên cứu để thấy được những mặt mạnh cần phát huy và những điểm tồn tại cần khắc phục nhằm góp một phần nhỏ ý kiến của mình về công tác hạch toán kế toán nguyên vật liệu ở công ty. Em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến thầy Hoàng Minh Nghĩa cũng như sự giúp đỡ của các anh chị trong phòng kế toán của Công ty trong suốt thời gian em thực tập tại Công ty. Tuy đã cố gắn, nhưng do chuyên đề này còn quá lớn cũng như trình độ của bản thân còn hạn chế nên không tránh khỏi những sai sót. Vậy em rất mong có được những ý kiến đóng góp quý báu của thầy cũng như các nhân viên kế toán của công ty để bản báo cáo của em được hoàn thiện hơn.