Đề tài Thực tập tốt nghiệp về công ty sản xuất và thương mại TMC

sử dụng hệ thống. Dựa vào những quy tắc đã được chấp nhận về đồ họa, ký họa khi thể hiện thông tin trên màn hình hoặc trên giấy. Thiết kế vật lý ngoài yêu cầu phân tích viên phải đặt mình vào vị trí của người sử dụng vì hệ thống thông tin sẽ được sử dụng bởi những người có hiểu biết ít nhiều về tin học và sẽ thực hiện một công việc nào đó trong một môi trường riêng. 2.5.2 Nguyên tắc trình bày thông tin trên màn hình Những điểm cần chú ý khi thiết kế thông tin ra trên màn hình Thông tin ra phải được thiết kế sao cho người sử dụng phải kiểm soát được lượng thông tin ra màn hình. Cần thiết kế thông tin lấp đầy màn hình rồi dừng lại và để người sử dụng chủ động cho tiếp tục hiện thông tin ra hay không? Thiết kế sao cho người sử dụng có thể lùi về trang trước hoặc xem trang sau bằng các phím ( Up, Down, PageUp, PageDown ) Thiết kế viên phải cho phép người sử dụng hạn chế khối lượng thông tin hiện ra trên màn hình Nguyên tắc thiết kế màn hình khi thiết kế thông tin ra trên màn hình Đặt mọi thông tin gắn liền với nhiệm vụ trên cùng một màn hình. Người sử dụng không phải nhớ thông tin từ màn hình này sang màn hình khác. Chỉ dẫn rõ rang cách thoát khỏi màn hình. Đặt giữa các tiêu đề và xếp đặt các thông tin theo trục trung tâm. Nếu đầu ra gồm nhiều trang màn hình thì mỗi trang phải được đánh số thứ tự. Việc này giúp cho người sử dụng biết rõ mình đang ở đâu? Viết văn bản theo quy ước chung bằng cách sử dụng chữ in hoa, gạch chân và ngắt câu hợp lý. Đặt tiêu đề cho mỗi cột, chỉ đặt màu cho những thông tin quan trọng Tổ chức các phần tử của danh sách theo trật tự quen thuộc. Căn trái các cột văn bản và căn phải các cột số. Chỉ tô màu cho những thông tin quan trọng. 2.5.3 Nguyên tắc thiết kế màn hình nhập liệu Mục đích Mục đích của thiết kế màn hình nhập liệu là thiết kế các thủ tục nhập liệu có hiệu quả và giảm thiểu tối đa các sai sót. Các nguyên tắc Việc thiết kế màn hình nhập liệu phải tuân thủ các nguyên tắc sau đây: Khi nhập tài liệu từ một tài liệu gốc, khuôn dạng màn hình phải giống như tài liệu gốc. Nên nhóm các trường trên trên màn hình theo một trật tự có ý nghĩa, theo trật tự tự nhiên, theo tần số chung, theo chức năng ... Không nhập các thông tin mà hệ thống thông tin có thể truy tìm được từ cơ sở dữ liệu hoặc tính toán được. Đặt tên các trường ở trên hoặc trước trường nhập. Đặt các giá trị ngầm định cho phù hợp. Sử dụng phím tab để chuyển trường nhập. 2.5.4 Thiết kế cơ sở dữ liệu Thiết kế cơ sở dữ liệu là xác định các yêu cầu thông tin của người sử dụng hệ thống thông tin mới. Một số khái niệm về cơ sở dữ liệu Mỗi bảng (Table) ghi chép dữ liệu về một nhóm phần tử nào đó gọi là thực thể (Entity). Thực thể là một nhóm người, đồ vật, sự kiện, hiện tượng hay khái niệm với các đặc điểm và tính chất cần ghi chép và lưu giữ. Mỗi thực thể đều có những đặc điểm riêng mà ta gọi đó là thuộc tính. Mỗi thuộc tính là một yếu tố dữ liệu tách biệt, thường không chia nhỏ được nữa. Mỗi bảng có những dòng (Row). Mỗi dòng còn được gọi là một bản ghi (Record). Mỗi bảng có những cột (Column). Mỗi cột còn được gọi là một trường (Field). Cơ sở dữ liệu (Database) là một nhóm gồm một hay nhiều bảng có liên quan với nhau. Một tập hợp các dữ liệu liên quan với nhau được gọi là một hệ CSDL (Database System) hay ngân hàng dữ liệu (Data bank). Hệ quản trị CSDLlà một hệ thống chương trình giúp tạo lập, duy trì và sử dụng các hê CSDL. Thiết kế cơ sở dữ liệu logic đi từ các thông tin ra Xác định các tệp cơ sở dữ liệu trên các thông tin đầu ra của hệ thống là phương pháp cổ điển và cơ bản của việc thiết kế cơ sở dữ liệu . Các bước chi tiết khi thiết kế cơ sở dữ liệu từ các thông tin đầu ra : Bước 1 : Xác định các đầu ra Liệt kê toàn bộ các thông tin đầu ra Nội dung, khối lượng, tần xuất và nơi nhận của chúng Bước 2 : Xác định các tệp cần thiết cung cấp đủ dữ liệu cho việc tạo ra từng đầu ra Liệt kê các phần tử thông tin đầu ra Liệt kê toàn bộ các thuộc tính thành một danh sách. Đánh dấu các thuộc tính lặp. Đánh dấu các thuộc tính thứ sinh. Gạch chân các thuộc khóa cho thông tin đầu ra. Loại bỏ các thuộc tính thứ sinh ra khỏi danh sách, chỉ để lại các thuộc tính cơ sở. Thực hiện việc chuẩn hóa mức 1 (1.NF) Trong mỗi danh sách không được phép chứa những thông tin lặp. Nếu có các thuộc tính lặp thì phải tách các thuộc tính này ra thành các thuộc tính . Gắn tên và tìm cho nó một thuộc tính định danh riêng và thêm thuộc tính định danh của cá danh sách gốc. Thực hiện việc chuẩn hóa mức 2 (2.NF) Trong mỗi danh sách mỗi thuộc tính phụ thuộc vào toàn bộ khóa chính chứ không chỉ phụ thuộc vào một phần của khóa. Nếu có phụ thuộc như vậy thì phải tách những thuộc tính phụ thuộc hàm vào bộ phận của khóa thành một danh sách con mới. Lấy bộ phận khóa đó làm khóa cho danh sách mới. Đặt cho danh sách mới này một tên riêng phù hợp với nội dung của các thuộc tính trong danh sách. Thực hiện việc chuẩn hóa mức 3 (3.NF) Trong mỗi danh sách không được phép có sự phụ thuộc bắc cầu giữa các thuộc tính. Xác định khóa và tên cho mỗi danh sách mới. Mỗi danh sách xác định được sau bước chuẩn hóa mức 3 sẽ là một tệp cơ sở dữ liệu. Mô tả các tệp. Mỗi danh sách xác định được sau khi chuẩn hóa 3.NF sẽ là một tệp CSDL. Biểu diễn các tệp theo ngôn ngữ CSDL về tệp. Bước 3 : Tích hợp các tệp để chỉ tạo ra một CSDL. Từ mỗi đầu ra theo các thực hiện của bước hai sẽ tạo ra rất nhiều danh sách và mỗi danh sách liên quan tới một đối tượng quản lý, có sự tồn tại riêng tương đối độc lập. Những danh sách này cùng mô tả về một thực thể thì phải tích hợp lại, tạo thành một danh sách chung, bằng cách tập hợp các thuộc tính chung và riêng của những danh sách đó lại với nhau. Bước 4 : Xác định liên hệ logic giữa các tệp và thiết lập sơ đồ cấu trúc dữ liệu. Xác định số lượng các bản ghi cho từng tệp. Xác định độ dài cho một thuộc tính. Tính độ dài bản ghi. Xác định mối liên hệ giữa các tệp, biểu diễn chúng bằng các mũi tên hai chiều, quan hệ một – nhiều theo chiều mũi tên. 2.6 Phương pháp luận về công cụ thực hiện đề tài 2.6.1 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Khi thiết kế hệ thống thông tin hay thiết kế phần mềm, việc lựa chọn hệ quản trị cơ sở dữ liệu là rất quan trọng. Đối với lập trình viên mà nói, khi lựa chọn một hệ quản trị cơ sở dữ liệu để dựa vào đó viết những ứng dụng cơ sở dữ liệu (Database application), người ta thường chú ý đến khả năng, mức độ tiện dụng và các lĩnh vực chuyên sâu của bản thân hệ quản trị cơ sở dữ liệu đồng thời chú ý đến tính tương thích của nó với phần cứng hiện có cũng như với các phần mềm mà khách hàng đang thường xuyên sử dụng. Ngày nay, có rất nhiều hệ quản trị cơ sở dữ liệu khác nhau như Oracle, MySQL, SQL Server, Foxpro, Microsoft Access…Trong khuôn khổ hạn chế của đề tài cũng như kiến thức đã học của bản thân em xin đề xuất lựa chọn hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu MS Access. Microsoft Access là một phần trong bộ phần mềm Microsoft Office nổi tiếng của hãng Microsoft. Có thể xem sự ra đời của Microsoft Office gắn mật thiết với sự ra đời và phát triển của hệ điều hành Windows. Vì thế mà những đối tượng thuộc giao diện như thực đơn, thanh công cụ (toolbars) và các hộp thoại đều rất tương tự như các ứng dụng khác của Office mà phần lớn người dùng máy tính đều đã quen thuộc. Trên cơ sở cấu trúc dữ liệu quan hệ, MS Access cung cấp cho người dùng giao diện thân thiện cũng như các thao tác đơn giản, trực quan nhất trong việc xây dựng và quản trị cơ sở dữ liệu cũng như xây dựng các ứng dụng cơ sở dữ liệu. Việc trao đổi (nhập/xuất) dữ liệu giữa Access và các ứng dụng khác trong môi trường Windows như Excel, Word, Visual FoxPro, SQL Server… cũng rất thuận tiện. Access có nhiều chức năng để đáp ứng những nhu cầu khác nhau về cơ sở dữ liệu. Lập trình viên có thể dùng Access để phát triển 6 kiểu ứng dụng phổ biến nhất đó là: Ứng dụng cá nhân. Ứng dụng cho doanh nghiệp nhỏ. Ứng dụng trong nội bộ từng phòng ban. Ứng dụng cho toàn công ty. Ứng dụng ở tuyến trước (front-end) cho các cơ sở dữ liệu theo mô hình khách/chủ trên phạm vi toàn doanh nghiệp. Ứng dụng trên mạng nội bộ của một cơ quan (Intranet) và mạng Internet. Các thành phần chính của một cơ sở dữ liệu Access Bảng (Table) : Là thành phần cơ sở của tập tin cơ sở dữ liệu Access. Nó được dùng để lưu trữ dữ liệu của cơ sở dữ liệu. Các thành phần của bảng gồm có: Cột (Column) hay trường (Field). Dòng (Row. Khóa chính (Primary Key. Khóa ngoại lai (Foreign Key. Truy vấn (Query) : Là công cụ cho phép người sử dụng dùng ngôn ngữ truy vấn có cấu trúc SQL hoặc công cụ truy vấn bằng QBE để thực hiện các truy vấn trích rút, chọn lựa dữ liệu hoặc cập nhật dữ liệu (thêm, sửa, xóa) trên các bảng. Mẫu biểu (Form) : Form cho phép người sử dụng xây dựng trên các màn hình dùng để cập nhật hoặc xem dữ liệu lưu trong các bảng, ngoài ra cũng cho phép người sử dụng tạo ra các hộp thoại. Form dùng để tổ chức cập nhật dữ liệu cho các bảng và thiết kế giao diện chương trình. Báo cáo (Report) Report cho phép tạo ra các kết xuất từ các cơ sở đã lưu trong các bảng, sau đó sắp xếp và định dạng theo một khuôn dạng cho trước và từ đó có thể xuất báo cáo ra màn hình hoặc máy in. Report là một công cụ tuyệt vời phục vụ việc in ấn, nó cung cấp các khả năng: In dữ liệu dưới dạng bảng. In dữ liệu dưới dạng biểu. Sắp xếp dữ liệu trước khi in. Sắp xếp và phân nhóm dữ liệu tới 10 cấp. In dữ liệu của nhiều bảng có quan hệ trên một báo cáo. Lệnh gộp (Macro) Macro bao gồm một dãy các hành động (actions) dùng để tự động hóa một loạt các thao tác. Các Module Đó là nơi chứa các hàm, thủ tục. Các module sử dụng các hàm và thủ tục để thực hiện một số hành động phức tạp nào đó mà không thể làm bằng Macro hay thực hiện những nhiệm vụ đặc biệt phức tạp. 2.6.2 Ngôn ngữ lập trình Việc thiết kế các giao diện và các xử lý cho chương trình sao cho vừa đơn giản, dễ sử dụng lại vừa đáp ứng được các yêu cầu của người sử dụng về mặt chức năng là một vấn đề quan trọng hàng đầu đối với các lập trình viên. Ngày nay có rất nhiều ngôn ngữ lập trình bậc cao có thể đáp ứng được các yêu cầu đó. Một trong những ngôn ngữ được sử dụng phổ biến nhất hiện nay là Microsoft Visual Basic ( VB). Ngôn ngữ lập trình Visual Basic Visual Basic là một ngôn ngữ lập trình bậc cao dùng để xây dựng các trình ứng dụng chạy trong Microsoft Windows. Với VB người lập trình có thể dùng bộ phận thiết kế màn hình để tạo nên các nội dung cho một cửa sổ, chọn các đối tượng điều khiển (các nút bấm, các listbox...) từ một hộp công cụ (toolbox) và đưa chúng vào trong thiết kế. VB ứng dụng phương pháp lập trình hướng sự kiện. Các thủ tục sẽ chạy khi bạn chọn dùng nút bấm hoặc một đôí tượng điều khiển khác. VB là ngôn ngữ lập trình có thể dùng cho Microsoft Access, hay là bất cứ thành viên nào trong bộ phần mềm Microsoft Office. Đây là ngôn ngữ lập trình được sử dụng để phát triển các phần mềm ứng dụng. Nó có nhiều tính ưu việt hơn so với các ngôn ngữ khác ở chỗ tiết kiệm thời gian và công sức khi xây dựng ứng dụng. VB gắn liền với khái niệm lập trình trực quan nghĩa là trong khi thiết kế chương trình, ta được nhìn thấy kết quả qua từng thao tác và giao diện khi chương trình thực hiện. Đây là điểm mạnh của VB so với các ngôn ngữ khác. Trong khi thiết kế, lập trình viên có thể dễ dàng chỉnh sửa màu sắc, kích thước, hình dáng của các đối tượng có mặt trong ứng dụng. Một trong những tính năng thường được sử dụng của VBchính là kỹ thuật lập trình truy cập cơ sở dữ liệu. Visual Basic thực sự thích hợp cho các ứng dụng vừa và nhỏ, giúp giải quyết các bài toán quản lý đơn giản. Các thành phần chính của Visual Basic : Form( mẫu biểu) Form là biểu mẫu của mỗi ứng dụng trong Visual Basic. Form dùng để định vị và sắp xếp các bộ phận trên nó khi thiết kế các thành phần giao tiếp với người dùng. Properties Windows (cửa sổ thuộc tính): Properties Windows là nơi chứa danh sách các thuộc tính của một đối tượng cụ thể. Các thuộc tính này có thể thay đổi được để phù hợp với yêu cầu về giao diện của các chương trình ứng dụng. Tools Box (Hộp công cụ) Bản thân hộp công cụ này chỉ chứa các biểu tượng biểu thị cho các điều khiển mà ta có thể bổ sung vào biểu mẫu, là bảng chứa các đối tượng được định nghĩa sẵn của Visual Basic. Các đối tượng này được sử dụng trong Form để tạo thành giao diện cho các chương trình ứng dụng của Visual Basic. Project Explorer( Cửa sổ dự án) Do các ứng dụng Visual Basic thường dùng chung mã hoặc các Form đã tùy biến trước đó, nên Visual Basic tổ chức các ứng dụng thành các Project. Mỗi Project có thể có nhiều Form và mã kích hoạt các điều khiển trên một Form sẽ được lưu trữ chung với Form đó trong các tập tin riêng biệt. Project Explorer quản lý tất cả các Form và các Module chung, tạo nên các ứng dụng. Data Controls (Điều khiển dữ liệu) Để sử dụng Data Control ta thiết lập các thuộc tính của nó để có thể kết nối đến cơ sở dữ liệu (Database) và các bảng (Table) trong cơ sở dữ liệu đó. Bản thân Data Controls không hiển thị dữ liệu, nó chỉ hiển thị dữ liệu khi thực hiện kết nối đến cơ sở dữ liệu. Recordsets: Sau khi kết nối thành công với cơ sở dữ liệu ta tiến hành truy nhập đến các bản ghi, để thực hiện được việc này, ta sử dụng thuộc tính Recordset. Thuộc tính Recordset của ADODC (Active Data Object Data Control) là một đối tượng được sử dụng để truy nhập đến các bản ghi từ bảng hoặc truy vấn. Đối tượng Recordset thực hiện các thao tác: Thêm bản ghi. Sửa đổi bản ghi. Xóa bản ghi. Module lớp (Class Module) Module lớp là nền tảng của lập trình hướng đối tượng trong Visual Basic, nó bao gồm nhóm các đối tượng có cùng thuộc tính, có chung hành vi và có chung mối quan hệ. Những module lớp thì không bao giờ được gọi trực tiếp. Để sử dụng một lớp, ta phải tạo đối tượng từ lớp thông qua lệnh New. Chương III XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY SẢN XUẤT VÀ THƯƠNG MẠI TMC 3.1 Khảo sát hệ thống thông tin tại công ty 3.1.1 Đối tượng, phạm vi và phương pháp khảo sát. Trong quá trình phân tích hệ thống thông tin, người ta có các phương pháp thu thập thông tin sau: Phỏng vấn Nghiên cứu tài liệu Sử dụng phiếu điều tra Quan sát Trong thời gian thực tế tại cơ sở thực tập, em đã lựa chọn kết hợp hai phương pháp thu thập thông tin, đó là phương pháp phỏng vấn và nghiên cứu tài liệu. Đây là hai công cụ thu thập thông tin đắc lực nhất dùng cho hầu hết các dự án phát triển hệ thống thông tin. Phỏng vấn cho phép thu thập những thông tin được xử lý theo cách khác nhau với mô tả trong tài liệu. Nghiên cứu tài liệu cho phép nghiên cứu kĩ và tỉ mỉ về nhiều khía cạnh của tổ chức như lịch sử hình thành và phát triển của tổ chức, tình trạng tài chính, các tiêu chuẩn và định mức, cấu trúc thứ bậc, vai trò và nhiệm vụ của các thành viên, nội dung và hình trạng của các thông tin đầu vào cũng như đầu ra. Ngoài ra em còn sử dụng phương pháp quan sát nhằm đưa ra những đánh giá chủ quan của bản thân để có những lựa chọn cho phù hợp. Các đối tượng được khảo sát: Phỏng vấn ông Đặng Văn Thắng, giám đõc công ty để tìm hiểu những mong muốn về hệ thống được xây dựng trên phương diện của người lãnh đạo tổng thể. Phỏng vấn ông Nguyễn Văn Lý, thủ kho để tìm hiểu cách thức quản lý kho hàng hiện tại và những yêu cầu, đề xuất đối với hệ thống mới. Phỏng vấn cô Bùi Thị Tuyết, nhân viên bán hàng để tìm hiểu các quy trình bán hàng hiện tại và các mong muốn thay đổi của một nhân viên sẽ trực tiếp làm việc với hệ thống được xây dựng. Nghiên cứu tài liệu về lịch sử hình thành của công ty, cơ cấu tổ chức cảu công ty. Đồng thời nghiên cứu các mẫu biểu sử dụng trong nghiệp vụ bán hàng của công ty để có những điều chỉnh cho phù hợp. 3.1.2 Các kết quả thu được sau quá trình khảo sát Sau một thời gian khảo sát thực tế tại cơ sở thực tập, em đã thu thập được những kết quả nhất định. Các kết quả thu được bao gồm: Bằng phương pháp phỏng vấn rút ra được các kết luận: các bộ phận của công ty từ lãnh đạo đến nhân viên đều mong muốn có một hệ thống quản lý mới khoa học hơn, dễ sử dụng và tốn kém ít nhân lực hơn. Banlãnh đạo công ty còn mong muốn hệ thống được xây dựng phải phù hợp với kế hoạch tin học hoá của công ty. Bằng phương pháp quan sát rút ra được các kết luận: Việc quản lý bằng thủ công mang lại rất nhiều bất cập như thông tin luân chuyển chậm, tính bảo mật không cao. Khối lượng công việc khá lớn đôi khi gây nên nhầm lẫn và đôi khi gây nên ức chế cho các nhân viên xử lý… Bằng phương pháp nghiên cứu tài liệu em đã thu thập được một số mẫu biểu được sử dụng trong quy trình bán hàng của công ty như: mẫu thẻ kho, mẫu hoá đơn bán hàng, mẫu báo cáo hàng tồn… Mẫu thẻ kho Công ty sản xuất và thương mại TMC THẺ KHO Số: …………… Từ ngày……tháng……năm 200… Đến ngày……tháng……năm 200… Mã hàng:…………………………………………………………………. Tên hàng:………………………………………………………………… Tại kho: ………………………………………………………………….. STT Ngày phát sinh Số lượng nhập Số lượng xuất Số lượng tồn …… …………….. ………………... ………………... ………………... …… …………….. ………………... ………………... ………………... …… …………….. ………………... ………………... ………………... …… …………….. ………………... ………………... ………………... …… …………….. ………………... ………………... ………………... …… …………….. ………………... ………………... ………………... …… …………….. ………………... ………………... ………………... Tổng cộng: ………………... ………………... ………………... Thủ kho Người lập (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Mẫu phiếu xuất kho Công ty sản xuất và thương mại TMC 354 Lĩnh Nam,Hà Nội PHIẾU XUẤT KHO Ngày……tháng……năm 200… Mẫu số: 02-VT Theo QĐ:1141-TC/QĐ/CĐKT ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài Chính Nợ:……………. Số:…………… Có:……………. - Họ tên người nhận hàng: ………………………………………………………. - Lý do xuất kho:…….…………………………………………………………… - Xuất tại kho:.………………………………………………………………….... Số TT Tên nhãn hiệu quy cách phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hoá) Mã sản phẩm Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 ….. ……………………… …….. …… ……… ……….. ………… ……………. ….. ……………………… …….. …… ……… ……….. ………… ……………. ….. ……………………… …….. …… ……… ……….. ………… ……………. ….. ……………………… …….. …… ……… ……….. ………… ……………. ….. ……………………… …….. …… ……… ……….. ………… ……………. ….. ……………………… …….. …… ……… ……….. ………… ……………. ….. ……………………… …….. …… ……… ……….. ………… ……………. Cộng …….. …… ……… ……….. ………… ……………. Cộng thành tiền( viết bằng chữ): ……………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… Xuất, ngày……tháng……năm 200… Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Phụ trách cung tiêu (Ký, họ tên) Người nhận hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) 3.1.3 Sơ đồ luồng thông tin (IFD) về quy trình nghiệp vụ bán hàng. Qua khảo sát, quy trình nghiệp vụ của công tác quản lý bán hàng tại công ty có thể được biểu diễn qua sơ đồ IFD sau: Đơn đặt hàng Hoá đơn bán hàng Báo cáo bán hàng Báo cáo tồn kho Phiếu thu Lập hoá đơn bán hàng Lập phiếu thu tiền Lập báo cáo bán hàng Đối chiếu xem xét Hoá đơn bán hàng Phiếu thu tiền Thời điểm Khách hàng Bộ phận bán hàng Bộ phận kho hàng Lãnh đạo công ty Khách hàng đặt hàng Khách hàng nhận hàng và hoá đơn bán hàng Khách hàng thanh toán tiền hàng Cuối kỳ Cân đối công nợ Bảng thống kê công nợ Khách hàng thanh toán công nợ Hình 15: Sơ đồ luồng thông tin IFD 3.2 Xác định và mô hình hoá các yêu cầu của hệ thống 3.2.1 Xác định các yêu cầu của hệ thống. Khi khách hàng gửi đơn đặt hàng đến, bộ phận quản lý bán hàng tiếp nhận đơn đặt hàng và đối chiếu xem lượng hàng trong kho có thoả mãn đơn đặt hàng hay không. Nếu thoả mãn, bộ phận này sẽ lập một hoá đơn bán hàng và phiếu xuất kho gửi cho khách hàng, đồng thời lưu lại đơn đặt hàng và một liên của hoá đơn bán hàng. Khách hàng cầm hoá đơn đặt hàng đến bộ phận quản lý thanh toán. Bộ phận thanh toán xem xét hoá đơn và đối chiếu với công nợ của khách hàng (nếu có) và thống nhất với khách hàng về phương thức thanh toán. Khi đã thoả thuận xong, bộ phận này lập một phiếu thu, một liên lưu lại và một liên gửi cho khách hàng khi khách hàng đã thanh toán đầy đủ. Khách hàng cầm phiếu xuất kho đã nhận tại bộ phận quản lý bán hàng đến bộ phận quản lý kho hàng để nhận hàng. Bộ phận kho sau khi xem xét sẽ xuất hàng cho khách hàng đồng thời lưu lại phiếu xuất kho. Đến định kỳ hoặc khi lãnh đạo yêu cầu lập báo cáo thống kê, bộ phận lên báo cáo có trách nhiệm truy xuất các dữ liệu liên quan, tính toán các chỉ tiêu cần thiết và lập các báo cáo bán hàng thích hợp để gửi cho lãnh đạo. Đồng thời đến định kỳ sẽ gửi báo cáo thống kê công nợ cho khách hàng yêu cầu thanh toán công nợ. 3.2.2 Mô hình hoá các yêu cầu của hệ thống Các yêu cầu của người sử dụng thường được viết bằng ngôn ngữ tự nhiên để những người không có kiến thức về mặt kỹ thuật có thể hiểu được nó. Tuy nhiên, những yêu cầu hệ thống chi tiết phải được mô hình hoá. Mô hình hoá hệ thống giúp cho người phân tích hiểu rõ các chức năng của hệ thống.Ta có thể sử dụng các mô hình khác nhau để biểu diễn hệ thống từ nhiều khía cạnh khác nhau. Qua những thông tin đã khảo sát được có thể mô hình hoá chúng bằng các sơ đồ sau: Sơ đồ chức năng kinh doanh BFD Xác định chức năng nghiệp vụ là bước đầu tiên của phân tích hệ thống. Để phân tích nhu cầu thông tin của tổ chức ta phải biết được tổ chức thực hiện những nhiệm vụ, chức năng gì. Từ đó biết được các dữ liệu, thông tin gì mà tổ chức sử dụng, tổ chức sử dụng và làm thế nào để có các thông tin cần thiết. Hệ thống được xây dựng cần phải đảm bảo được các chức năng: Quản lý bán hàng - Nhận đơn đặt hàng - Đối chiếu, xem xét - Lập hoá đơn bán hàng và phiếu xuất kho Quản lý thanh toán - Cân đối công nợ - Lập phiếu thu tiền - Nhận tiền thanh toán - Cập nhật số liệu Quản lý kho hàng - Nhận phiếu xuất kho - Xem xét - Xuất hàng. - Cập nhật số liệu Thống kê báo cáo - Truy xuất dữ liệu - Tính toán các chỉ tiêu cần dùng - Lên các báo cáo thống kê Các chức năng đó được cụ thể bằng mô hình chức năng kinh doanh sau: QUẢN LÝ BÁN HÀNG Thống kê báo cáo Quản lý thanh toán Quản lý kho hàng Quản lý bán hàng Truy xuất dữ liệu Nhận phiếu xuất kho Nhận đơn đặt hàng Cân đối công nợ Đối chiếu xem xét Tính toán các chỉ tiêu Đối chiếu xem xet Lập phiếu thu tiền Lập các báo cáo thống kê Xuất hàng Lập hoá đơn bán hàng và phiếu xuất Nhận tiền thanh toán Cập nhật số liệu Cập nhật số liệu Hình 16: Sơ đồ chức năng BFD Sơ đồ luồng dữ liệu DFD Sơ đồ luồng dữ liệu được sử dụng để mô hình hoá quy trình xử lý dữ liệu của hệ thống. Mô hình này sẽ biểu diễn các bước mà luồng dữ liệu phải trải qua trong hệ thống từ điểm đầu tới điểm cuối. Sơ đồ BFD mức ngữ cảnh. Khi xem xét một vấn đề, bao giờ chúng ta cũng muốn có cái nhìn tổng thể về vấn đề đó. Sơ đồ ngữ cảnh sẽ cho ta thấy những thành phần cốt lõi của hệ thống. Sơ đồ ngữ cảnh là một dạng sơ đồ được dùng để hỗ trợ cho quá trình xây dựng sơ đồ dòng dữ liệu. Việc sử dụng sơ đồ ngữ cảnh nhằm làm rõ biên giới của hệ thống và hỗ trợ việc nghiên cứu các mối quan hệ của hệ thống với thế giới bên ngoài. Từ đó cũng có thể làm rõ các hoạt động của hệ thống cùng với các thông tin vào, ra của hệ thống. Dưới đây là sơ đồ mức ngữ cảnh của hệ thống quản lý bán hàng cần xây dựng. Quản lý bán hàng Khách hàng Lãnh đạo Đơn đặt hàng Tiền Hàng Hoá đơn bán hàng, phiếu thu Bảng thống kê công nợ Các báo cáo thống kê Các yêu cầu lập báo cáo Hình 17: Sơ đồ BFD mức ngữ cảnh Từ sơ đồ mức ngữ cảnh ta sẽ phân rã thành sơ đồ luồng dữ liệu cụ thể hơn, chi tiết hơn, đó là sơ đồ luồng dữ liệu mức 0. Sơ đồ BFD mức 0 Chức năng của sơ đồ BFD mức 0 ( mức đỉnh) này là: Chỉ ra tấtcả các xử lý chính mà bao gồm toàn bộ hệ thống – các thành phần trong của xử lý . Chỉ ra các xử lý chính tương quan với nhau bởicác luồng dữ liệu như thế nào. Chỉ ra các thực thể ngoài và các xử lý chính với cái mà chúng tương tác. Đưa dữ liệu vào các kho dữ liệu. Sơ đồ mức 0 của hệ thống bán hàng tại công ty sản xuất và thương mại TMC sẽ được xây dựng như sau: Quản lý thanh toán 2.0 Đơn đặt hàng Quản lý bán hàng 1.0 Quản lý kho hàng 3.0 Thống kê báo cáo 4.0 Khách hàng Hàng hoá Hoá đơn Hoá đơn Lãnh đạo Khách hàng Đơn đặt hàng Dữ liệu về hàng hoá Hoá đơn bán hàng Hoá đơn bán hàng Phiếu thu tiền Phiếu thu tiền Tiền Hàng Hàng Nhân viên Phiếu xuất kho Hoá đơn bán hàng Phiếu xuất kho Phiếu xuất kho Các yêu cầu lập báo cáo Các báo cáo thống kê Các thông tin liên quan Các thông tin liên quan Các thông tin liên quan Báo cáo Các chỉ tiêu được tính toán Hình 18: Sơ đồ DFD mức 0 Từ sơ đồ luồng dữ liệu mức 0 ta phân rã thành các sơ đồ chi tiết hơn, đó là các sơ đồ luồng dữ liệu mức 1. Mỗi chức năng trong sơ đồ DFD mức 0 sẽ được phân rã thành một sơ đồ cụ thể hơn tuy nhiên vẫn phải tuân theo nguyên tắc bảo toàn các luồng dữ liệu đã có ở sơ đồ DFD mức 0. Dưới đây là các sơ đồ DFD mức 1 tương ứng của các chức năng đã được xây dựng: Sơ đồ DFD mức 1 Nhận đơn đặt hàng 1.1 Đối chiếu xem xét 1.2 Lập hoá đơn bán hàng và phiếu xuất kho 1.3 Khách hàng Hoá đơn Hàng hoá Hoá đơn bán hàng Phiếu xuất kho Thông tin đặt hàng Đơn đặt hàng Đơn đặt hàng Đơn đặt hàng Báo cáo hàng tồn Hoá đơn bán hàng Yêu cầu lập hoá đơn baán hàng Chức năng Quản lý bán hàng Hình 19: Sơ đồ DFD mức 1 chức năng Quản lý bán hàng Chức năng Quản lý thanh toán Lập phiếu thu tiền 2.2 Cân đối công nợ 2.1 Nhận tiền thanh toán 2.3 Cập nhật số liệu 2.4 Khách hàng Hoá đơn Hoá đơn bán hàng Bảng thống kê công nợ Báo cáo Bảng thống kê công nợ Hoá đơn bán hàng Hoá đơn bán hàng Hoá đơn bán hàng Tiền Phiếu thu tiền Yêu cầu cập nhật Thông tin cập nhật Hình 20: Sơ đồ DFD mức 1 chức năng Quản lý thanh toán Khách hàng Nhận phiếu xuất 3.1 Đối chiếu xem xét 3.2 Xuất hàng 3.3 Cập nhật số liệu 3.4 Hoá đơn Hàng hoá Khách hàng Yêu cầu cập nhật Phiếu xuất kho Phiếu xuất kho Phiếu xuất kho Thông tin hàng tồn Thông báo Hàng Yêu cầu xuất hàng Hàng Thông tin cập nhật Thông tin cập nhật Chức năng Quản lý kho hàng Hình 21: Sơ đồ DFD mức 1 chức năng Quản lý kho hàng Chức năng Thống kê báo cáo Truy xuất dữ liệu 4.1 Tính toán các chỉ tiêu 4.2 Lập báo cáo 4.3 Lãnh đạo Hàng hoá Hoá đơn Nhân viên Báo cáo Các báo cáo thống kê Bảng tổng hợp các chỉ tiêu Các chỉ tiêu đã được tính toán Các chỉ tiêu đã được tính toán Cập nhật báo cáo Dữ liệu cần truy xuất Dữ liệu cần truy xuất Dữ liệu cần truy xuất Yêu cầu lập báo cáo Hình 22: Sơ đồ DFD mức 1 chức năng thống kê báo cáo 3.3 Thiết kế hệ thống thông tin 3.3.1 Thiết kế các giao diện vào/ra Giao diện vào ra là nơi người sử dụng chương trình có thể tương tác với hệ thống, qua đó cập nhật hoặc truy xuất các thông tin. Danh mục Cập nhật Báo cáo Nhóm hàng Hàng hoá Khách hàng Đơn đặt hàng Hoá đơn bán hàng Phiếu nhập kho Phiếu thu tiền Hàng hoá Doanh thu Công nợ QUẢN LÝ BÁN HÀNG Hình 23 : Giao diện vào ra của hệ thống Để người sử dụng thuận tiện trong việc giao tác với chương trình, ta sử dụng Visual Basic để thiết kế một số Form cập nhật thông tin cho chương trình. Có thể đưa ra một số Form tiêu biểu sau: Form Đăng nhập Hình 24 : Form Đăng nhập hệ thống Form này là Form đầu tiên của hệ thống, nó đòi hỏi người dùng phải nhập chính xác Tên sử dụng và mật khẩu để đăng nhập vào hệ thống. Tuỳ theo từng người sử dụng mà hệ thống sẽ phân cho họ các quyền sử dụng khác nhau, được phép hoặc không được phép sử dụng một chức năng nào đó. Tên người sử dụng và mật khẩu tương ứng đã được người lập trình quy định trong cơ sở dữ liệu. Nếu người sử dụng nhập không đúng tên hoặc mật khẩu tối đa là 3 lần thì hệ thống sẽ tự động thoát. Form Hoá đơn bán hàng kiêm Phiếu xuất kho. Form này là nơi nhập các thông tin về hoá đơn bán hàng. Form này được chia làm 2 phần: Phần đầu để nhập các thông tin cơ bản của hoá đơn và khách hàng. Phần thứ hai để nhập các thông tin về hàng hoá được bán trong hoá đơn đó Hình 25 : Hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho Form Đơn đặt hàng Hình 26: Form Đơn đặt hàng Form này là nơi khách hàng điền các thông tin đặt hàng của mình để gửi đến bộ phận bán hàng của công ty. Form Cập nhật danh mục hàng Hình 27: Form Cập nhật danh mục hàng mới Form này là nơi cập nhật mới các thông tin vào danh mục hàng hoá kho có một loại hàng mới. Form Phiếu nhập kho Hình 28 : Form Phiếu nhập kho Form này là nơi cập nhật các số liệu vào kho hàng khi xưởng sản xuất hoàn thành các thành phẩm và đưa vào nhập kho Form Phiếu thu tiền Hình 29: Form Phiếu thu tiền Form này là nơi nhập các thông tin về số tiền thanh toán khi khách hàng thanh toán tiền hàng với công ty. 3.3.2 Thiết kế Cơ sở dữ liệu Phương pháp thiết kế cơ sở dữ liệu Do thời gian và kiến thức của bản thân còn hạn chế, trong đề tài này em xin lựa chọn phương pháp thiết kế Cơ sở dữ liệu là phương pháp thiết kế CSDL logic từ các thông tin đầu ra. Đây là phương pháp cổ điển và cơ bản của việc thiết kế cơ sở dữ liệu . Nguyên nhân của việc lựa chọn phương pháp này là em đã có thời gian khảo sát thực tế tại cơ sở thực tập, đã thu được các mẫu biểu trong công tác quản lý bán hàng tại công ty, qua đó có thể xác định được các thông tin ra dựa trên các mẫu biểu đó. Việc thiết kế cơ sở dữ liệu dựa vào các thông tin đầu ra gồm các bước sau: Bước 1: Xác định các đầu ra Các đầu ra của hệ thống bán hàng tại công ty gồm các biểu mẫu sau: Thẻ kho Đơn đặt hàng Hoá đơn bán hàng Phiếu xuất kho Phiếu nhập kho Phiếu thu tiền Danh sách khách hàng Bước 2: Xác định các tệp cần thiết để cung cấp dữ liệu cho vệc tạo đầu ra. Liệt kê các phần tử thông tin trên đầu ra Qua quá trình khảo sát tại cơ sở thực tập, dựa trên các mẫu biểu thu được ta xác định được các thông tin đầu ra của hệ thống sau: Tệp Thẻ kho có các thông tin sau: Số thẻ Số thứ tự (R) Mã hàng (R) Tên hàng (R) Đơn vị tính (R) Ngày nhập Ngày xuất Số lượng nhập Số lượng xuất Tổng cộng (R) Tệp Phiếu nhập kho có các thông tin sau: Số phiếu nhập Ngày lập phiếu nhập Người lập phiếu Tên hàng (R) Đơn vị tính (R) Số lượng (R) Đơn giá (R) Thành tiền (S) Tệp Hoá đơn bán hàng có các thông tin sau: Số hoá đơn Ngày hoá đơn Người lập hoá đơn Mã khách hàng Địa chỉ Số tài khoản Số thứ tự (R) Mã hàng (R) Tên hàng (R) Đơn vị tính (R) Đơn giá (R) Số lượng (R) Thành tiền (R) Tổng thành tiền (S) Thuế (S) Tổng tiền (S) Tệp Phiếu xuất kho có các thông tin sau: Số phiếu xuất Ngày phiếu xuất Người lập phiếu Người nhận hàng Số thứ tự (R) Tên hàng (R) Đơn vị tính (R) Số lượng (R) Đơn giá (R) Thành tiền (S) Tổng cộng (S) Tệp Phiếu thu tiền có các thông tin sau: Số phiếu thu Ngày lập phiếu Người thu tiền Người nộp tiền Số tiền nộp Đã nộp Còn lại (S) Diễn giải Tệp Đơn đặt hàng có các thông tin sau: Số chứng từ Ngày lập hoá đơn Tên khách hàng Địa chỉ Mã số thuế Điện thoại liên lạc Số tài khoản Số thứ tự (R) Tên hàng (R) Mã hàng (R) Đơn vị tính (R) Số lượng (R) Thực hiện việc chuẩn hoá dữ liệu Quá trình chuẩn hoá dữ liệu được tiến hành theo bảng sau: Các thông tin 1NF 2NF 3NF Thẻ kho Số thẻ Số thứ tự (R) Mã nhóm hàng (R) Mã hàng (R) Tên hàng (R) Đơn vị tính (R) Ngày nhập Ngày xuất Số lượng nhập Số lượng xuất Tổng cộng (R) Hàng hóa Mã nhóm hàng Mã hàng Tên hàng Đơn vị tính Kho hàng Mã hàng Ngày nhập Ngày xuất Số lượng nhập Số lượng xuất Hàng hoá Mã nhóm hàng Mã hàng Tên hàng Đơn vị tính Nhóm hàng Mã nhóm hàng Tên nhóm hàng Đặc điểm Kho hàng Mã hàng Ngày nhập Ngày xuất Số lượng nhâp Số lượng xuất Hàng hoá Mã nhóm hàng Mã hàng Tên hàng Đơn vị tính Nhóm hàng Mã nhóm hàng Tên nhóm hàng Đặc điểm Kho hàng Mã hàng Ngày nhập Ngày xuất Số lượng nhâp Số lượng xuất Phiếu nhập Số phiếu nhập Ngày lập phiếu Người lập phiếu Mã hàng (R) Tên hàng (R) Đơn vị tính (R) Số lượng (R) Đơn giá (R) Thành tiền (S) Phiếu nhập kho Số phiếu nhập Ngày lập phiếu Người lập phiếu Hàng nhập Số phiếu nhập Mã hàng Tên hàng Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Phiếu nhập kho Số phiếu nhập Ngày lập phiếu Người lập phiếu Hàng nhập Số phiếu nhập Mã hàng Số lượng Hàng hoá Mã hàng Tên hàng Đơn vị tính Đơn giá Phiếu nhập kho Số phiếu nhập Ngày lập phiếu Người lập phiếu Hàng nhập Số phiếu nhập Mã hàng Số lượng Hàng hoá Mã hàng Tên hàng Đơn vị tính Đơn giá Hoá đơn bán hàng Số hoá đơn Ngày hoá đơn Người lập hoá đơn Mã khách hàng Địa chỉ Số tài khoản Điện thoại Mã số thuế Số thứ tự (R) Mã hàng (R) Tên hàng (R) Đơn vị tính (R) Đơn giá (R) Số lượng (R) Thành tiền (R) Tổng thành tiền (S) Thuế (S) Tổng tiền (S) Tổng tiền bằng chữ (S) Hoá đơn bán hàng Số hoá đơn Ngày hóa đơn Người lập hóa đơn Mã khách hàng Địa chỉ Số tài khoản Điện thoại Mã số thuế Hàng bán Số hoá đơn Mã hàng Tên hàng Đơn vị tính Đơn giá Số lượng Thuế Hoá đơn bán hàng Số hoá đơn Ngày hóa đơn Người lập hóa đơn Mã khách hàng Địa chỉ Số tài khoản Điện thoại Mã số thuế Hàng bán Số hoá đơn Mã hàng Số lượng Hàng hoá Mã hàng Tên hàng Đơn vị tính Đơn giá Thuế Hoá đơn bán hàng Số hoá đơn Ngày hóa đơn Người lập hóa đơn Mã khách hàng Khách hàng Mã khách hàng Địa chỉ Số tài khoản Điện thoại Mã số thuế Hàng bán Số hoá đơn Mã hàng Số lượng Hàng hoá Mã hàng Tên hàng Đơn vị tính Đơn giá Thuế Phiếu xuất kho Số phiếu xuất Ngày phiếu xuất Người lập phiếu Người nhận hàng Số thứ tự (R) Mã hàng (R) Tên hàng (R) Đơn vị tính (R) Số lượng (R) Đơn giá (R) Thành tiền (S) Tổng cộng (S) Phiếu xuất kho Số phiếu xuất Ngày phiếu xuất Người lập phiếu Người nhận hàng Hàng xuất Số phiếu xuất Mã hàng Tên hàng Đơn vị tính Số lượng xuất Đơn giá Phiếu xuất kho Số phiếu xuất Ngày phiếu xuất Người lập phiếu Người nhận hàng Hàng xuất Số phiếu xuất Mã hàng Số lượng xuất Hàng hoá Mã hàng Tên hàng Đơn vị tính Đơn giá Phiếu xuất kho Số phiếu xuất Mã khách hàng Ngày phiếu xuất Người lập phiếu Khách hàng Mã khách hàng Tên khách hàng Hàng xuất Số phiếu xuất Mã hàng Số lượng xuất Hàng hoá Mã hàng Tên hàng Đơn vị tính Đơn giá Phiếu thu tiền Số phiếu thu Ngày lập phiếu Người thu tiền Người nộp tiền Số tiền nộp Đã nộp Còn lại (S) Diễn giải Phiếu thu Số phiếu thu Ngày lập phiếu Người thu tiền Người nộp tiền Số tiền nộp Đã nộp Diễn giải Phiếu thu Số phiếu thu Ngày lập phiếu Người thu tiền Người nộp tiền Số tiền nộp Đã nộp Diễn giải Phiếu thu Số phiếu thu Ngày lập phiếu Người thu tiền Mã khách hàng Số tiền nộp Đã nộp Diễn giải Khách hàng Mã khách hàng Tên khách hàng Đơn đặt hàng Số chứng từ Ngày lập hoá đơn Tên khách hàng Địa chỉ Mã số thuế Điện thoại liên lạc Số tài khoản Số thứ tự (R) Tên hàng (R) Mã hàng (R) Đơn vị tính (R) Số lượng (R) Đơn đặt hàng Số chứng từ Ngày lập Tên khách hàng Địa chỉ Mã số thuế Điện thoại Số tài khoản Hàng đặt Số chứng từ Mã hàng Tên hàng Đơn vị tính Số lượng Đơn đặt hàng Số chứng từ Ngày lập Tên khách hàng Địa chỉ Mã số thuế Điện thoại Số tài khoản Hàng đặt Số chứng từ Mã hàng Số lượng Hàng hoá Mã hàng Tên hàng Đơn vị tính Đơn đặt hàng Số chứng từ Ngày lập Mã khách hàng Khách hàng Mã khách hàng Tên khách hàng Địa chỉ Mã số thuế Điện thoại Số tài khoản Hàng đặt Số chứng từ Mã hàng Số lượng Hàng hoá Mã hàng Tên hàng Đơn vị tính Bước 3: Tích hợp các tệp Sau khi chuẩn hóa mức 3 NF ta tích hợp các tệp lại và được kết quả sau: Hàng hoá Mã hàng ( Mahang) Mã nhóm hàng (Manhom) Tên hàng (Tenhang) Đơn vị tính (Dvtinh) Đơn giá (Dongia) Đơn đặt hàng Số chứng từ ( Sohd) Ngày chứng từ (Ngayhd) Mã khách hàng (Makh) Tên hàng (Tenhang) Số lượng (Soluong) Hoá đơn bán hàng Số hoá đơn (Sohd) Ngày hoá đơn (Ngayhd) Mã khách hàng (Makh) Người lập hoá đơn (Nguoilap) Chi tiết hoá đơn Số hoá đơn (Sohd) Mã hàng (Mahang) Số lượng (Soluong) Kích cỡ (Kichco) Đơn giá (Dongia) Thuế (Thue) Đã trả (Datra) Khách hàng Mã khách hàng (Makh) Tên khách hàng (Tenkh) Địa chỉ (Diachi) Số điện thoại (Sodt) Mã số thuế (Msthue) Phiếu nhập kho Số phiếu nhập (Sopn) Ngày nhập (Ngaypn) Người lập phiếu (Nguoilap) Chi tiết phiếu nhập Số phiếu nhập (Sopn) Mã hàng (Mahang) Số lượng (Soluong) Đơn giá (Dongia) Phiếu thu tiền Số phiếu thu (Sopt) Ngày lập phiếu (Ngaypt) Người lập phiếu (Nguoilap) Mã khách hàng (Makh) Số tiền (Sotien) Đã nộp (Datra) Diễn giải (Diengiai) Bước 4: Xác định mối liên hệ logic giữa các tệp, thiết lập sơ đồ cấu trúc dữ liệu. Mối liên hệ logic giữa các tệp được biểu diễn qua sơ đồ cấu trúc dữ liệu( DSD- Data Structure Diagram) sau: Mahang Manhom Tenhang Dvtinh HANGHOA Sopn Mahang Soluong Dongia CTPNHAP Manhom Tennhom Dacdiem NHOMHANG Sotk Msthue Diachi Sodt Tenkh Makh KHACHANG Sohd Makh Ngayhd Tenhang Soluong DONDH Sohd Ngayhd Makh Nguoilap HOADONBH Sohd Mahang Soluong Dongia Thue Datra CTHOADON Sopn Ngaypn Nguoilap PHIEUNHAP Sopt Makh Nguoilap Ngaypt Sotien Datra Diengiai PHIEUTHU Hình 30: Sơ đồ DSD Dựa trên việc phân tích và chuẩn hoá dữ liệu đó, cơ sở dữ liệu của hệ thống sẽ được thiết kế gồm những bảng sau: Bảng HANGHOA( Hàng hoá) Field name Type Width Description Mahang Text 10 Mã hàng Manhom Text 10 Mã nhóm hàng Tenhang Text 50 Tên hàng Dvtinh Text 10 Đơn vị tính Khoá chính: Mahang Khoá ngoại: Manhom Bảng này là nơi chứa các thông tin về hàng hoá, các đặc trưng để nhận biết hàng hoá như Mã hàng, tên hàng, đơn vị tính…Các dữ liệu của các trường này sẽ được người quản lý hệ thống nhập vào trực tiếp Bảng NHOMHANG( Nhóm hàng) Field name Type Width Description Manhom Text 10 Mã nhóm hàng Tennhom Text 30 Tên nhóm hàng Dacdiem Text 30 Đặc điểm của nhóm Khoá chính: Manhom Bảng này chứa các thông để quản lý nhóm hàng. Hàng hoá của công ty sẽ được chia ra làm các nhóm khác nhau để dễ nhận biết và quản lý như nhóm tranh có kích thước nhỏ, kích thước trung bình, kích thước lớn… Bảng HOADON (Hoá đơn bán hàng) Field name Type Width Description Sohd Number 5 Số hoá đơn Makh Text 10 Mã khách hàng Ngayhd Date and Time Ngày lập hóa đơn Nguoilap Text 30 Người lập hoá đơn Khoá chính: Sohd Bảng này chứa các thông tin cơ bản của hoá đơn như Số oá đơn, ngày lập hoá đơn, hoá đơn được lập cho khách hàng nào…Bảng này sẽ được liên kết với bảng Chi tiết hoá đơn để lưu lại các thông tin đầy đủ của một hoá đơn hoàn chỉnh. Dữ liệu của các trường Sohd, ngayhd, Nguoilap sẽ được nhập vào trực tiếp dựa trên các thông tin thực tế. Dữ liệu của trường Makh sẽ được lấy từ bảng KHACHHANG Bảng CTHDON( Chi tiết Hoá đơn bán hàng) Field name Type Width Description Sohd Number 5 Số hoá đơn Mahang Text 10 Mã hàng hoá Soluong Number Số lượng Dongia Number Đơn giá Datra Number Đã trả Khoá chính: Sohd Khoá ngoại: Mahang Bảng này lưu các thông tin cụ thể về hàng hoá được bán ra trong một hoá đơn cụ thể. Trong bảng này, dữ liệu của trường Soluong, Dongia, Datra được nhập trực tiếp từ số liệu thực tế, còn dữ liệu của trường Sohd được lấy từ bảng HOADON, trường Mahang được lấy từ bảng HANGHOA. Bảng KHACHHANG( Khách hàng) Field name Type Width Description Makh Text 10 Mã khách hàng Tenkh Text 30 Tên khách hàng Diachi Text 50 Địa chỉ khách hàng Sdthoai Number Số điện thoại Msthue Number Mã số thuế Khoá chính: Makh Khoá ngoại: Diachi Bảng này lưu các thông tin về khách hàng của công ty. Dữ liệu của các trường được nhập trực tiếp từ các thông tin của khách hàng thực tế. Vì trong hệ thống có quy định một mã riêng cho những khách hàng riêng lẻ của công ty (Khách lẻ) nên cần đưa thêm trường Địa chỉ làm khoá ngoại để phân biệt. Bảng PHIEUTHU( Phiếu thu) Field name Type Width Description Sopt Number Số phiếu thu Makh Text 10 Mã khách hàng Ngaypt Date and Time Ngày lập phiếu thu Nguoilap Text 30 Người lập phiếu Sotien Number Số tiền nộp Diengiai Text 50 Diễn giải Khoá chính: Sopt Bảng này lưu các thông tin về phiếu thu tiền khi khách hàng thanh toán. Dữ liệu của các trường sẽ được nhập trực tiếp, riêng dữ liệu của trường Makh sẽ được lấy từ Bảng KHACHHANG Ngoài ra, để tiện quản lý việc sử dụng của người dùng cũng như để bảo mật hệ thống, ta thiết kế thêm bảng Account để quản lý tài khoản và phân quyền cho từng người sử dụng. Bảng ACCOUNT( Người sử dụng) Field name Type Width Description User Text 10 Tên sử dụng đăng nhập Hoten Text 30 Họ tên người sử dụng Matkhau Text 15 Mật khẩu sử dụng Quyen Text 10 Quyền sử dụng chương trình 3.3.3 Thiết kế các logic xử lý Thuật toán đăng nhập hệ thống Bắt đầu i=0 Nhập tài khoản Kiểm tra tài khoản Thông báo mật khẩu sai i=i+1 Vào Form chính Thoát khỏi chương trình i=3 Kết thúc Đ Đ S S Hình 31: Thuật toán đăng nhập hệ thống Bắt đầu Kết thúc Nhập thông tin Dữ liệu hợp lệ Kiểm tra dữ liệu tồn tại hay chưa Ghi thông tin vào Cơ sở dữ liệu Cập nhật lại Hiển thị lỗi Hiển thị lỗi S Đ Đ Đ S S Thuật toán cập nhật dữ liệu Hình 32: Thuật toán cập nhật dữ liệu Bắt đầu Kết thúc Nhập dữ liệu cần sửa Ghi thông tin vào cơ sở dữ liệu Hiển thị lỗi Đ S S Đ Đ S Sửa dữ liệu Dữ liệu hợp lệ Cập nhật lại Thuật toán sửa dữ liệu Hình 33: Thuật toán sửa dữ liệu Thuật toán xoá dữ liệu Bắt đầu Kết thúc Nhập dữ liệu cần xoá Tìm kiếm Thông báo không tìm thấy Xoá dữ liệu Đ Đ S S S Đ Tìm thấy Cập nhật lại Xoá dữ liệu Hình 34: Thuật toán xoá dữ liệu Thuật toán tìm kiếm dữ liệu Bắt đầu Kết thúc Nhập dữ liệu tìm kiếm Hiển thị dữ liệu tìm kiếm được Thông báo dữ liệu không tồn tại Tiếp tục tìm Đ Đ S S Dữ liệu tồn tại Hình 35: Thuật toán tìm kiếm dữ liệu Thuật toán xuất hàng Đ S Bắt đầu Kết thúc Nhập số phiếu xuất Số phiếu xuất đã tồn tại Nhập ngày, mã nhân viên, diễn giải Kiểm tra mã nhân viên Lưu dữ liệu vào tệp Phieuxuat Nhập mã hàng, số lượng, đơn giá Kiểm tra mã hàng hoá Tính thành tiền và lưu trong tệp CTPxuat Xuất thêm hàng Xuất tiếp Thông báo dữ liệu đã tồn tại Gán mã nhân viên trong bảng Nhanvien Gán mã hàng hoá trong bảng Hanghoa Đ S S Đ Đ S S Đ Hình 36: Thuật toán xuất hàng Thuật toán in báo cáo Bắt đầu Kết thúc Nhập dữ liệu Tìm kiếm Hiển thị dữ liệu tìm được Thông tin không tìm thấy In báo cáo Tìm thấy Đ S Đ S S Đ Nhập lại Đồng ý in Hình 37: Thuật toán in báo cáo 3.4 Triển khai hệ thống 3.4.1 Lựa chọn hệ quản trị cơ sở dữ liệu. Khi thiết kế hệ thống thông tin hay thiết kế phần mềm, việc lựa chọn hệ quản trị cơ sở dữ liệu là rất quan trọng. Đối với lập trình viên mà nói, khi lựa chọn một hệ quản trị cơ sở dữ liệu để dựa vào đó viết những ứng dụng cơ sở dữ liệu (database application), người ta thường chú ý đến khả năng, mức độ tiện dụng và các lĩnh vực chuyên sâu của bản thân hệ quản trị cơ sở dữ liệu đồng thời chú ý đến tính tương thích của nó với phần cứng hiện có cũng như với các phần mềm mà khách hàng đang thường xuyên sử dụng. Ngày nay, có rất nhiều hệ quản trị cơ sở dữ liệu khác nhau như Oracle, MySQL, SQL Server, Foxpro, Microsoft Access…Trong khuôn khổ hạn chế của đề tài cũng như kiến thức đã học của bản thân em xin đề xuất lựa chọn hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access. Phiên bản em sử dụng ở đây là phiên bản Access 2003. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access 2003 là phiên bản tương đối mới của hãng Microsoft. Hệ quản trị này có nhiều tính năng mới, khả năng xử lý nhanh, đã được sử dụng rộng rãi trong nhiều cơ quan, trường học…Vì vậy việc sử dụng hệ quản trị này trong việc xây dựng hệ thống thông tin mới trong cơ quan sẽ giảm bớt thay đổi đối với hệ thống cũ. Microsoft Access 2003 là hệ quản trị cơ sở dữ liệu rất phù hợp cho các bài toán quản lý ở quy mô vừa và nhỏ. Sử dụng Access thực sự đơn giản nhưng rất hiệu quả trong việc tìm kiếm, tổ chức, khai thác và truy xuất thông tin từ cơ sở dữ liệu. Khả năng kết nối dữ liệu và công cụ truy vấn mạnh mẽ của Access làm cho việc tìm kiếm và truy xuất thông tin được thực hiện một cách nhanh chóng. Access có hiệu năng cao và đặc biệt dễ sử dụng bởi giao diện phần mềm sử dụng icon và các tính năng khác giống hệt bộ Office 2003. 3.4.2 Lựa chọn ngôn ngữ lập trình. Việc thiết kế các giao diện và các xử lý cho chương trình sao cho vừa đơn giản, dễ sử dụng lại vừa đáp ứng được các yêu cầu của người sử dụng về mặt chức năng là một vấn đề quan trọng hàng đầu đối với các lập trình viên. Ngày nay có rất nhiều ngôn ngữ lập trình bậc cao có thể đáp ứng được các yêu cầu đó.Trong khuôn khổ hạn chế về thời gian của đề tài và kiến thức của bản thân cũng như có thể áp dụng những kiến thức đã học trong nhà trường em xin đề xuất lựa chọn ngôn ngữ Visual Basic. Visual Basic là một ngôn ngữ lập trình bậc cao dùng để xây dựng các trình ứng dụng chạy trong Microsoft Windows. Với Visual Basic người lập trình có thể dùng bộ phận thiết kế màn hình để tạo nên các nội dung cho một cửa sổ, chọn các đối tượng điều khiển (các nút bấm, các listbox...) từ một hộp công cụ (toolbox) và đưa chúng vào trong thiết kế. Visual Basic ứng dụng phương pháp lập trình hướng sự kiện. Các thủ tục sẽ chạy khi bạn chọn dùng nút bấm hoặc một đôí tượng điều khiển khác. Visual Basic là ngôn ngữ lập trình có thể dùng cho Microsoft Access, Visual Basic có nhiều tính ưu việt hơn so với các ngôn ngữ khác ở chỗ tiết kiệm thời gian và công sức khi xây dựng ứng dụng. Visual Basic gắn liền với khái niệm lập trình trực quan nghĩa là trong khi thiết kế chương trình, ta được nhìn thấy kết quả qua từng thao tác và giao diện khi chương trình thực hiện. Đây là điểm mạnh của Visual Basic so với các ngôn ngữ khác. Trong khi thiết kế, lập trình viên có thể dễ dàng chỉnh sửa màu sắc, kích thước, hình dáng của các đối tượng có mặt trong ứng dụng. Một trong những tính năng thường được sử dụng của Visual Basic chính là kỹ thuật lập trình truy cập cơ sở dữ liệu. Visual Basic thực sự thích hợp cho các ứng dụng vừa và nhỏ, giúp giải quyết các bài toán quản lý đơn giản. 3.4.3 Viết chương trình Một số module xử lý của chương trình: Xử lý cho Form Hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho 3.4.4 Thử nghiệm chương trình. Chương trình đã được đưa vào thử nghiệm tại công ty tại bộ phận quản lý bán hàng. Bước đầu cho thấy chương trình đã đáp ứng được phần nào các yêu cầu sử dụng của các bộ phận liên quan. Tuy nhiên, chương trình xuất hiện những lỗi cần khắc phục và những thiếu sót cần được xử lý, đó là: Chức năng quản lý công nợ chưa đáp ứng được yêu cầu. Đã lên được bảng thống kê công nợ nhưng chưa hoàn thiện và chưa chi tiết. Chức năng quản lý hàng bán còn thiếu sót, chưa cập nhật được sự thay đổi của giá cả khi có sự biến động của thị trường. Chưa xây dựng được chức năng thanh toán bằng ngoại tệ gây nên khó khăn trong việc giao dịch với người ngoại quốc. Chưa xây dựng được chức năng xử lý hàng bán bị trả lại. Giao diện của chương trình được thiết kế chưa được khoa học, chưa chứa đựng đầy đủ các thông tin cần thiết cho người sử dụng. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu còn chưa khoa học, tính bảo mật chưa cao vì sử dụng Access 2003. 3.4.5 Khả năng triển khai và hướng phát triển. Tuy hoạt động bán hàng của công ty hiện nay của công ty sản xuất và thương mại TMC còn theo phương pháp thủ công thuần tuý và công ty cũng đang có kế hoạch để tin học hoá các hoạt động của mình. Nhưng do thời gian và kiến thức của bản thân còn hạn chế nên phần mềm xây dựng còn rất nhiều thiếu sót. Vì vậy khả năng triển khai tại công ty chỉ nhằm mục đích thử nghiệm, tham khảo giúp cho ban lãnh đạo của công ty có cái nhìn ban đầu về lợi ích của việc tin học hoá mang lại, qua đó rút ra các kinh nghiệm phục vụ cho việc tin học hoá sau này. Hướng phát triển của đề tài: Cần hoàn thiện hơn tất cả các chức năng của hệ thống, đặc biệt là chức năng quản lý công nợ khách hàng. Xây dựng hệ quản trị cơ sở dữ liệu bằng một hệ quản trị cơ sở dữ liệu khác mang tính bảo mật cao hơn hoặc tạo quyền không cho phép truy nhập đến cơ sở dữ liệu đối với một số đối tượng không được phép sử dụng. KẾT LUẬN Được sự hướng dẫn tận tình của TS. Trần Thị Song Minh, khoa Tin học kinh tế, trường Đại học Kinh tế Quốc dân Hà Nội và ông Đặng Văn Thắng, công ty sản xuất và thương mại TMC cũng như sự cố gắng của bản thân, em đã hoàn thành xong đề tài thực tập của mình. Đề tài này đã bước đầu đấp ứng được yêu cầu của công ty TMC về việc tin học hoá nghiệp vụ bán hàng. Tuy nhiên, mặc dù đã cố gắng vận dụng những kiến thức của bản thân cũng như sự chỉ bảo của cán bộ hướng dẫn, nhưng do điều kiện thời gian và kiến thức của bản thân còn hạn chế nên đề tài không tránh khỏi những thiếu sót. Kính mong được sự góp ý của các thầy cô và các bạn để đề tài của em ngày càng hoàn thiện hơn. Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn các thầy cô trong Khoa Tin học Kinh tế, trường Đại học Kinh tế Quốc dân, đặc biệt là TS. Trần Thị Song Minh và ông Đặng Văn Thắng, công ty Sản xuất và thương mại TMC đã giúp đỡ em thực hiện đề tài này. Hà Nội 5/2008 Sinh viên Nguyễn Tiến Lộc PHỤ LỤC DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý TS. Trương Văn Tú & TS. Trần Thị Song Minh Khoa Tin học – Kinh tế, trường Đại học Kinh tế Quốc dân 2. Bài giảng môn Công nghệ phần mềm PGS.TS Hàn Viết Thuận Khoa Tin học – Kinh tế, Đại học Kinh tế Quốc dân. 3. Cơ sở dữ liệu 1, 2 Ths. Trần Công Uẩn Khoa Tin học – Kinh tế, Đại học Kinh tế Quốc dân. 4. Những bài thực hành Visual Basic căn bản KS. Đinh Xuân Lâm, Nhà xuất bản Thống kê.