Đề tài Thực trạng công tác kế toán công nợ tại công ty cổ phần sợi Phú Bài

toán các khoản nợ phải trả người bán tại Công ty a. Tài khoản sử dụng Khoản nợ phải trả người bán tại Công ty CP Sợi Phú Bài được phản ánh trên tài khoản 331 – Phải trả người bán. Tài khoản này được mở chi tiết cho từng đối tượng nhà cung cấp. b. Chứng từ và sổ kế toán sử dụng Chứng từ sử dụng - Hợp đồng kinh tế (Hợp đồng thương mại – Contract) hoặc Xác nhận mua bán; - Hóa đơn GTGT - Hóa đơn thương mại vàTờ khai hải quan (nếu mua hàng hóa nhập khẩu) - Phiếu nhập kho - Khi thanh toán tiền cho nhà cung cấp, kế toán sử dụng một trong các chứng từ: + Phiếu chi (nếu trả nợ nhà cung cấp bằng tiền mặt); + Giấy báo Nợ (nếu trả nợ nhà cung cấp bằng tiền gửi Ngân hàng); + Biên bản bù trừ công nợ (nếu giữa Công ty với đối tác trước đó có quan hệ mua – bán qua lại). Sổ kế toán sử dụng - Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ - Sổ chi tiết công nợ - phải trả người bán - Sổ Cái TK 331 c. Trình tự hạch toán Kế toán ghi tăng nợ phải trả người bán Khi có nhu cầu, bộ phận sản xuất lập phiếu dự trù vật tư đưa lên trưởng bộ phận xem xét và kí duyệt. Sau đó sẽ gửi đến phòng kinh doanh, nhân viên phòng kinh doanh lập đơn đặt hàng gồm có 2 liên, được in từ máy tính rồi trình lên Giám đốc để ký duyệt trên cả 2 liên. Sau đó, liên 1 được lưu tại phòng kế toán, liên 2 gửi đến nhà cung cấp. Sau khi mua hàng về, thủ kho, nhân viên phòng kỹ thuật và nhân viên kế toán thực hiện kiểm kê hàng hóa để đánh giá về số lượng cũng như chất lượng hàng hóa mua vào có đúng và đủ như trong đơn đặt hàng hay không. Nếu đúng thì thủ kho tiến hành nhập kho và lập biên bản giao nhận và chuyển đến kế toán vật tư làm cơ sở lập phiếu nhập kho. Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Trần Nguyễn Hạnh Nhi Trang 51 Nếu nhà cung cấp xuất hóa đơn GTGT ngay khi bán hàng thì kế toán căn cứ vào đó để đối chiếu tính hợp pháp, hợp lí đồng thời kiểm tra ngành nghề, dịch vụ đăng kí kinh doanh của nhà cung cấp đối với mặt hàng trên hóa đơn có thuộc quyền kinh doanh theo đúng quy định không. Sau đó, sử dụng những hóa đơn, chứng từ đã kiểm tra để ghi sổ kế toán nợ phải trả người bán trong trường hợp chưa thanh toán cho nhà cung cấp. Nếu nhà cung cấp chưa xuất hóa đơn khi giao hàng thì kế toán phải lưu lại các chứng từ liên quan. Sau khi nhận được hóa đơn GTGT từ nhà cung cấp, kế toán mới hạch toán ghi sổ. Cụ thể khi một nghiệp vụ mua hàng chưa thanh toán xảy ra, kế toán công nợ phải trả hạch toán: Nợ TK 152/153/156/211/ Nợ TK 133 – Thuế GTGT của HH, DV mua vào được khấu trừ Có TK 331 – Nợ phải trả người bán Đối với nghiệp vụ nhập khẩu, để ghi nhận nợ phải trả, kế toán công nợ phải trả sử dụng tỷ giá ngoại tệ bán ra của Ngân hàng tại ngày phát sinh nghiệp vụ để ghi sổ. Sau khi hoàn tất công tác nhập liệu, phần mềm sẽ tự động chuyển dữ liệu vào Chứng từ ghi sổ, Sổ đăng kí chứng từ ghi sổ, Sổ chi tiết TK 131 cho khách hàng tương ứng với mã đối tượng đã chọn và sau đó đưa lên Sổ Cái TK 131. Ví dụ: Ngày 07/10/2015 theo Hóa đơn GTGT số 0000417, Công ty CP Sợi Phú Bài mua của Công ty CP Sợi Phú Mai một lô hàng gồm 19.164,60 kg Sợi Ne 30/1 CVCCm (53/47). Tổng cộng số tiền bên mua phải thanh toán là 1.201.262.042 đồng, chưa thanh toán cho người bán. Căn cứ vào Hóa đơn GTGT số 0000417, kế toán công nợ phải trả vào phân hệ “Mua hàng - phải trả”,chọn đối tượng 331PHUMAI và ghi tăng nợ phải trả người bán như sau: Hạch toán thuế GTGT được khấu trừ: Nợ TK 133: 109.205.640 đồng Có TK 331: 109.205.640 đồng; Hạch toán nguyên giá hàng hóa, dịch vụ mua vào: Nợ TK 152/153/156/211,: 1.092.056.402 đồng Có TK 331: 1.092.056.402 đồng. Một số chứng từ và sổ sách liên quan đến nghiệp vụ này như sau: Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Trần Nguyễn Hạnh Nhi Trang 52 Biểu mẫu 2.6 – Hóa đơn Giá trị gia tăng CÔNG TY CỔ PHẦN SỢI PHÖ MAI PHU MAI SPINNING JOINT STOCK COMPANY Địa chỉ: Khu Công nghiệp Phú Bài, P.Phú Bài, TX.Hương Thủy, TT.Huế, Việt Nam Điện thoại: (84.54) 3 954891 *Fax: (84.54) 3 954890 Email: biz@phumaispinning.com Mã số thuế (Tax code): 3301233927 Mẫu số: 01GTKT2/001 Ký hiệu: PM/14P Số hóa đơn: 0000417 HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG VAT INVOICE Liên 2: Giao cho người mua Ngày (Date)07Tháng (Month)10Năm (Year)2015 Họ tên người mua hàng (Customer’s name): Công ty Cổ phần Sợi Phú Bài Tên đơn vị (Organization): Công ty Cổ phần Sợi Phú Bài Địa chỉ (Adress): KCN Phú Bài, P.Phú Bài, TX. Hương Thủy, Tỉnh Thừa Thiên Huế Mã số thuế (Tax code): 3300352720 Hình thức thanh toán (Method of payment): CK Số tài khoản (Account No.): 0161000053266 TT TÊN HÀNG HÓA, DỊCH VỤ Description ĐƠN VỊ TÍNH Unit SỐ LƢỢNG Quantity ĐƠN GIÁ Unit price THÀNH TIỀN Amount 1 2 3 4 5 6=4 5 1 Sợi Ne 30/1 CVCCm (53/47) W W (S11.14) (PMCVCM30I5-1) Thùng: 845 – Quả: 10140 Kg 19.164,60 56.983 1.092.056.402 Xin vui lòng trả vào tài khoản của chúng tôi: Please transfer to our bank A/C no Cộng tiền hàng (Total): 1.092.056.402 Thuế suất GTGT (VAT rate): 10% Tiền thuế GTGT (VAT Amount): 109.205.640 Tổng cộng tiền thanh toán (Grand total): 1.201.262.042 Số tiền viết bằng chữ (Amount in words): Một tỉ hai trăm lẻ một triệu hai trăm sáu mƣơi hai nghìn không trăm bốn mƣơi hai đồng chẵn. NGƢỜI MUA HÀNG CUSTOMER (Ký, ghi rõ họ, tên) NGƢỜI BÁN HÀNG SALES EXECUTIVE (Ký, ghi rõ họ, tên) THỦ TRƢỞNG ĐƠN VỊ DIRECTOR (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Trần Nguyễn Hạnh Nhi Trang 53 Bảng 2.15 – Chứng từ ghi sổ Bảng 2.16 – Sổ chi tiết phải trả người bán SỔ CHI TIẾT PHẢI TRẢ CHO NGƢỜI BÁN Tháng 10 năm 2015 Tài khoản: 331 – Phải trả cho ngƣời bán Đối tƣợng: 331PHUMAI – Công ty Cổ phần Sợi Phú Mai CHỨNG TỪ DIỄN GIẢI TK ĐƯ PHÁT SINH Mà NGÀY SỐ NỢ CÓ 1 2 3 4 5 6 7 [Dƣ đầu kỳ] 707.288.021 BN 05/10/15 2178 T/toán phần còn lại tiền mua sợi 30/1 TCCm theo HĐ 0000369, 09/09/15 112102 643.386.791 NM 07/10/15 042S Nhập HĐ 0000417 ngày 07/10/15 1331 109.205.640 NM 07/10/15 042S Nhập HĐ 0000417 ngày 07/10/15 156 1.092.056.402 [Tổng phát sinh] 3.598.239.184 6.236.066.920 [Dƣ cuối kỳ] 3.345.115.757 Ngàytháng năm Kế toán ghi sổ Kế toán trƣởng C«ng ty Cæ phÇn Sîi Phó Bµi KCN Phó Bµi, H-¬ng Thuû, Thõa Thiªn HuÕ Sè Ct Ngµy Ct DiÔn gi¶i Tk Nî Tk cã TiÒn TiÒn Nt 042S 07/10/15 NhËp H§ 0000417 ngµy 07/10/15 . 1331 331 109 205 640 042S 07/10/15 NhËp H§ 0000417 ngµy 07/10/15 . 156 331 1 092 056 402 043S 14/10/15 NhËp H§ 0000431 ngµy 14/10/15 . 1331 331 109 058 073 043S 14/10/15 NhËp H§ 0000431 ngµy 14/10/15 . 1331 331 46 538 634 043S 14/10/15 NhËp H§ 0000431 ngµy 14/10/15 . 156 331 1 090 580 728 043S 14/10/15 NhËp H§ 0000431 ngµy 14/10/15 . 156 331 465 386 342 045S 15/10/15 NhËp H§ 0000432 ngµy 15/10/15 . 1331 331 100 273 814 045S 15/10/15 NhËp H§ 0000432 ngµy 15/10/15 . 156 331 1 002 738 139 047S 22/10/15 NhËp H§ 0000445 ngµy 22/10/15 . 1331 331 102 840 283 047S 22/10/15 NhËp H§ 0000445 ngµy 22/10/15 . 156 331 1 028 402 827 050S 29/10/15 NhËp H§ 0000457 ngµy 29/10/15 . 1331 331 98 998 731 050S 29/10/15 NhËp H§ 0000457 ngµy 29/10/15 . 156 331 989 987 307 - - : : Tæng céng 6 236 066 920 CHỨNG TỪ GHI SỔ Th¸ng 10 n¨m 2015 Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Trần Nguyễn Hạnh Nhi Trang 54 Bảng 2.17 – Sổ Cái tài khoản 331 CÔNG TY CỔ PHẦN SỢI PHÖ BÀI KCN Phú Bài, Hƣơng Thủy, Thừa Thiên Huế SỔ CÁI TÀI KHOẢN Tháng 10 năm 2015 Tài khoản: 331 – Phải trả cho ngƣời bán Chứng từ DIỄN GIẢI TK đối ứng Phát sinh Ngày Số Nợ Có 1 2 3 4 5 6 Dƣ đầu kỳ 1.494.466.899 38.949.257.837 Thuế VAT được khấu trừ của HHDV 1331 117.595.353 Vật liệu phụ 1522 83.897.131 Hàng hóa 156 1.092.056.402 Tổng phát sinh 1.293.548.886 Dƣ cuối kỳ 1.494.466.899 40.242.806.723 Kế toán ghi sổ Kế toán trƣởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Kế toán ghi giảm nợ phải trả người bán Đối với những lô hàng có giá trị nhỏ, hình thức thanh toán bằng tiền mặt thì kế toán lập phiếu chi để thanh toán cho nhà cung cấp. Còn đối với những lô hàng có giá trị lớn, có ký hợp đồng mua hàng thì kế toán lập ủy nhiệm chi để thanh toán cho nhà cung cấp theo điều khoản trong hợp đồng. Khi đến hạn thanh toán, kế toán lập giấy đề nghị chi tiền trình lên kế toán trưởng, sau khi được ký duyệt sẽ lập Ủy nhiệm chi hoặc chi tiền mặt để tiến hành thanh toán cho nhà cung cấp. Để ghi nhận nghiệp vụ thanh toán này, kế toán sẽ làm việc trên phân hệ “Vốn bằng tiền”, hạch toán như sau: Nợ TK 331 – Nợ phải trả người bán Nợ TK 635/Có TK 515 – Lỗ/lãi chênh lệch tỷ giá với khoản phải trả bằng ngoại tệ Có TK 111/112 – Tiền mặt/Tiền gửi Ngân hàng Sau khi kế toán nhập liệu, chứng từ sẽ được tập hợp vào Chứng từ ghi sổ rồi chuyển số liệu vào Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Sau đó, dữ liệu được phần mềm Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Trần Nguyễn Hạnh Nhi Trang 55 chuyển vào Sổ chi tiết TK 331 cho nhà cung cấp tương ứng với mã đối tượng đã chọn và sau đó đưa lên Sổ Cái TK 331. Ví dụ: Đến hạn thanh toán, Công ty sẽ thực hiện thanh toán cho Hóa đơn 0000417 bằng bù trừ công nợ và chuyển khoản phần còn lại như quy định trong Hợp đồng. Do Công ty CP Sợi Phú Mai còn nợ Công ty CP Sợi Phú Bài 166.893.925 đồng tiền ăn ca của người lao động nên số tiền này sẽ được bù trừ vào công nợ Sợi xuất bán theo HĐ 0000417. Kế toán hạch toán như sau: Nợ TK 331: 166.893.925 Có TK 1311: 166.893.925 Phần nợ 1.034.368.117 đồng còn lại sẽ được thanh toán chuyển khoản qua Ngân hàng. Kế toán lập giấy đề nghị chi tiền (Phụ lục 06) trình lên kế toán trưởng, sau khi được ký duyệt sẽ lập Ủy nhiệm chi để tiến hành thanh toán. Định khoản cụ thể như sau: Nợ TK 331: 1.034.368.117 Có TK 112: 1.034.368.117 Biểu mẫu 2.7 - Ủy nhiệm chi ỦY NHIỆM CHI Số: 2340 PAYMENT ORDER Ngày: 30/10/15 Số tiền bằng số/Amount in figures: 1.034.368.117 VNĐ Số tiền bằng chữ/Amount in words: Một tỉ không trăm ba mươi bốn triệu ba trăm sáu mươi tám nghìn một trăm mười bảy đồng chẵn. Nội dung thanh toán/Remarks: T/toán phần còn lại tiền mua 19 tấn Sợi CVCCm theo HĐ 0000417, 07/10/15 Phí trong Phí NH: Charge included Charges Phí ngoài Charge excluded ĐƠN VỊ/NGƢỜI YÊU CẦU (APPLYCANT): CÔNG TY CỔ PHẦN SỢI PHÖ BÀI Số CMT/ ID/PP: Không Ngày cấp Date: Không Số TK A/C No: 55110000098162 Tại NH At Bank: TMCP Đầu tư & Phát triển VN – CN Huế ĐƠN VỊ/NGƢỜI HƢỞNG(BENEFICIARY): CÔNG TY CỔ PHẦN SỢI PHÖ MAI Số CMT/ ID/PP: Không Ngày cấp Date: Không Số TK A/C No: 55110000233343 Tại NH At Bank: TMCP Đầu tư & Phát triển VN – CN Huế Phần dành cho Ngân hàng KẾ TOÁN CHỦ TÀI KHOẢN NGÂN HÀNGGỬI/SENDING BANK (BIDV) Giao dịch viên Kiểm soát NGÂN HÀNG NHẬN/RECEIVING BANK Giao dịch viên Kiểm soát  Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Trần Nguyễn Hạnh Nhi Trang 56 Bảng 2.18 – Sổ chi tiết phải trả người bán CÔNG TY CỔ PHẦN SỢI PHÖ BÀI KCN Phú Bài, Hƣơng Thủy, Thừa Thiên Huế SỔ CHI TIẾT PHẢI TRẢ CHO NGƢỜI BÁN Tháng 10 năm 2015 Tài khoản: 331 – Phải trả cho ngƣời bán Đối tƣợng: 331PHUMAI – Công ty Cổ phần Sợi Phú Mai CHỨNG TỪ DIỄN GIẢI TK ĐƯ PHÁT SINH Mà NGÀY SỐ NỢ CÓ 1 2 3 4 5 6 7 [Dƣ đầu kỳ] 707.288.021 BN 05/10/15 2178 T/toán phần còn lại tiền mua sợi 30/1 TCCm theo HĐ 0000369, 09/09/15 (331PHUMAI) 112102 643.386.791 NM 07/10/15 042S Nhập HĐ 0000417 ngày 07/10/15 (331PHUMAI) 1331 109.205.640 NM 07/10/15 042S Nhập HĐ 0000417 ngày 07/10/15 (331PHUMAI) 156 1.092.056.402 NM 14/10/15 043S Nhập HĐ 0000431 ngày 14/10/15 (331PHUMAI) 1331 155.596.707 NM 14/10/15 043S Nhập HĐ 0000431 ngày 14/10/15 (331PHUMAI) 156 1.090.580.728 NM 14/10/15 043S Nhập HĐ 0000431 ngày 14/10/15 (331PHUMAI) 156 465.386.342 NM 15/10/15 045S Nhập HĐ 0000432 ngày 15/10/15 (331PHUMAI) 1331 100.273.814 NM 15/10/15 045S Nhập HĐ 0000432 ngày 15/10/15 (331PHUMAI) 156 1.002.738.139 NM 22/10/15 047S Nhập HĐ 0000445 ngày 22/10/15 (331PHUMAI) 1331 102.840.283 NM 22/10/15 047S Nhập HĐ 0000445 ngày 22/10/15 (331PHUMAI) 156 1.028.402.827 BT 22/10/15 071 Bù trừ công nợ sợi xuất bán theo HĐ 0001340, 22/10/2015 (331PHUMAI) 1311 1.103.011.953 BN 26/10/15 2404 T/toán tiền gia công sợi Ne 30/2 PE theo HĐ 0000398, 26/09/2015 (331PHUMAI) 112105 63.901.230 BT 26/10/15 074 Bù trừ công nợ tiền ăn ca theo HĐ 0001350, 26/10/2015 (331PHUMAI) 1311 166.893.925 NM 29/10/15 050S Nhập HĐ 0000457 ngày 29/10/15 (331PHUMAI) 1331 98.998.731 NM 29/10/15 050S Nhập HĐ 0000457 ngày 29/10/15 (331PHUMAI) 156 989.987.307 BN 30/10/15 2340 T/toán phần còn lại tiền mua 19 tấn sợi CVCCm theo HĐ 0000417, 07/10/15 (331PHUMAI) 112108 1.034.368.117 BT 31/10/15 076 Bù trừ công nợ Sợi xuất bán theo HĐ 0001368 ngày 31/10/15 (331PHUMAI) 1311 586.677.168 [Tổng phát sinh] 3.598.239.184 6.236.066.920 [Dƣ cuối kỳ] 3.345.115.757 Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Trần Nguyễn Hạnh Nhi Trang 57 Đánh giá lại nợ phải trả người bán có gốc ngoại tệ cuối năm tài chính Vì Công ty thường xuyên nhập khẩu các loại nguyên liệu, máy móc, từ nước ngoài nên ở Công ty phát sinh các khoản phải trả người bán có gốc ngoại tệ. Do đó vào các thời điểm lập báo cáo tài chính, kế toán phải đánh giá lại các khoản phải trả đó. Công việc này được kế toán công nợ thực hiện bằng việc lập một Phiếu kế toán trên phần mềm (công tác hạch toán cũng được thực hiện ngay trên phiếu kế toán và được in ra làm chứng từ căn cứ cho việc ghi nhận nghiệp vụ). Cụ thể như sau: Nếu chênh lệch đánh giá tăng số dư gốc ngoại tệ, hạch toán: Nợ TK 4131 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái đánh giá lại cuối năm tài chính Có TK 331 – Phải trả người bán Nếu chênh lệch đánh giá giảm số dư gốc ngoại tệ, hạch toán: Nợ TK 331 – Phải trả người bán Có TK 4131 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái đánh giá lại cuối năm tài chính Cũng tương tự như trường hợp đánh giá lại khoản phải thu khách hàng có gốc ngoại tệ, sau khi kế toán hạch toán xong, phần mềm sẽ tự động chuyển dữ liệu vào Chứng từ ghi sổ và Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Sau đó cập nhật vào đúng đối tượng nhà cung cấp có giao dịch ở Sổ chi tiết TK 331 và đưa lên Sổ Cái TK 331. Khoản chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh do đánh giá lại các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ được xử lý như sau: Kế toán kết chuyển toàn bộ khoản chênh lệch tỷ giá hối đoái đánh giá lại (theo số thuần sau khi bù trừ số phát sinh bên Nợ và bên Có của TK 4131) vào chi phí tài chính (nếu lỗ tỷ giá hối đoái), hoặc doanh thu hoạt động tài chính (nếu lãi tỷ giá hối đoái) để xác định kết quả hoạt động kinh doanh: - Kết chuyển lãi tỷ giá hối đoái đánh giá lại cuối năm tài chính vào doanh thu hoạt động tài chính, ghi: Nợ TK 413 - Chênh lệch tỷ giá hối đoái (4131) Có TK 515 - Doanh thu hoạt động tài chính (nếu lãi tỷ giá hối đoái). - Kết chuyển lỗ tỷ giá hối đoái đánh giá lại cuối năm tài chính vào chi phí tài chính, ghi: Nợ TK 635 - Chi phí tài chính (nếu lỗ tỷ giá hối đoái) Có TK 413 - Chênh lệch tỷ giá hối đoái (4131). Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Trần Nguyễn Hạnh Nhi Trang 58 Ví dụ: Tại ngày 31/12/2015, kế toán công nợ đánh giá lại khoản phải trả có gốc ngoại tệ của nhà cung cấp JINTRADING. Số ngoại tệ cần phải đánh giá lại là 1064,45 USD; tỷ giá bán ra của Vietcombank ngày 31/12/2015 là 22.540 VND/USD. Phần chênh lệch đánh giá giảm số dư nợ phải trả có gốc ngoại tệ được tính theo công thức như sau: Chênh lệch tỷ giá = Số dư NPT bằng ngoại tệ (USD) x Tỷ giá VND/USD (31/12/2015) - Số dư NPT có gốc ngoại tệ trước khi đánh giá lại (VND) = 1064,45 22.540 – 24.000.154 = - 7.451 VND Theo công thức trên, nếu tính ra kết quả dương thì đó chính là phần chênh lệch đánh giá tăng số dư khoản phải trả có gốc ngoại tệ. Bảng 2.19 – Phiếu kế toán đánh giá lại nợ phải trả người bán có gốc ngoại tệ cuối năm tài chính CÔNG TY CỔ PHẦN SỢI PHÖ BÀI KCN Phú Bài, Hƣơng Thủy, Thừa Thiên Huế PHIẾU KHÁC Ngày 31/12/2015 Số: CLTG Chứng từ Nội dung Tài khoản Số tiền Ghi chú Ngày Số Nợ Có 31/12/15 CLTG Chênh lệch tỷ giá cuối năm tài chính 31/12/2015 (tỷ giá 22540) 331 4131 7.451 Tổng cộng: 2.992.703 Cộng thành tiền (bằng chữ): Hai triệu chín trăm chín mươi hai nghìn bảy trăm lẻ ba đồng chẵn. Tổng giám đốc Kế toán trƣởng Ngƣời lập phiếu (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Trần Nguyễn Hạnh Nhi Trang 59 Việc lập phiếu kế toán này trên phần mềm đã vừa giúp tạo ra chứng từ làm căn cứ ghi nhận nghiệp vụ đồng thời tiến hành hạch toán ngay trên đó. Tiếp theo phần mềm đưa dữ liệu vào Chứng từ ghi sổ, Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và Sổ kế toán chi tiết TK 331 của nhà cung cấp JINTRADING . Sau đó số phát sinh Nợ được đưa lên Sổ Cái TK 331. Bảng 2.20 – Chứng từ ghi sổ Bảng 2.21 – Sổ chi tiết công nợ phải trả người bán Kế toán ghi sổ Kế toán trƣởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) C«ng ty Cæ phÇn Sîi Phó Bµi KCN Phó Bµi, H-¬ng Thuû, Thõa Thiªn HuÕ Sè Ct Ngµy Ct DiÔn gi¶i Tk Nî Tk cã TiÒn TiÒn Nt CLTG 31/12/2015 0:00 Chªnh lÖch tû gi¸ 31/12/15 (Tû gi¸: 22.540®/usd) 413 331 31 933 - - : : Tæng céng 31 933 Chøng tõ ghi sæ Th¸ng 12 n¨m 2015 CÔNG TY CỔ PHẦN SỢI PHÖ BÀI KCN Phú Bài, Hƣơng Thủy, Thừa Thiên Huế Tài khoản: 331 - Phải trả cho ngƣời bán Đối tƣợng: 331JINTRADING - JINTRADING, KOREA Ngµy M· Ct Sè Ct DiÔn gi¶i Ps Nî Ps Cã M· §t Tk DU - - D- ®Çu kú 23/12/2015 PK HHMG01.T07iÒn hoa hång m«i giíi XK 01 cont Sîi T08/2015 (2.0%) 24 000 154 331JINTRADING 6417 31/12/2015 PK CLTG Chªnh lÖch tû gi¸ 31/12/15 (Tû gi¸: 22.540®/usd) 7 451 331JINTRADING 413 - - Ph¸t sinh trong kú 38 494 301 62 487 004 - - D- cuèi kú 23 992 703 SỔ CHI TIẾT PHẢI TRẢ NGƢỜI BÁN Tháng 12 năm 2015 Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Trần Nguyễn Hạnh Nhi Trang 60 Bảng 2.22 – Sổ Cái TK 331 CÔNG TY CP SỢI PHÖ BÀI KCN Phú Bài, Hƣơng Thủy, Thừa Thiên Huế SỔ CÁI TÀI KHOẢN Tháng 12 năm 2015 Tài khoản: 331 – Phải trả ngƣời bán Kế toán ghi sổ Kế toán trƣởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Cuối cùng, toàn bộ khoản chênh lệch tỷ giá hối đoái đánh giá lại trong năm 2015 (theo số thuần sau khi bù trừ số phát sinh bên Nợ và bên Có của TK 4131) được kết chuyển vào TK 635 - chi phí tài chính (nếu lỗ tỷ giá hối đoái), hoặc TK 515 - doanh thu hoạt động tài chính (nếu lãi tỷ giá hối đoái) để xác định kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty trong năm này. 2.2.2.2. Kế toán thuế GTGT a. Đặc điểm tổ chức công tác thuế GTGT tại Công ty CP Sợi Phú Bài Công ty Cổ phần Sợi Phú Bài là cơ sở kinh doanh nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, kê khai và nộp thuế theo tháng. Công ty sản xuất và kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT nên thuế GTGT đầu vào của hàng hóa, dịch vụ dùng chung cho sản xuất, kinh doanh đều được khấu trừ toàn bộ. Các mức thuế suất GTGT được áp dụng tại công ty: 0%, 5% và 10%. b. Chứng từ sử dụng: Công ty nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, do vậy công ty thực hiện đầy đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định của Nhà nước. Bao gồm: - Hóa đơn GTGT (mẫu 01GTKT2/002) - Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ mua vào (Mẫu số 01-2/GTGT). Ngµy Ct M· Ct Sè Ct DiÔn gi¶i Tk §/ø Ps Nî Ps Cã Tû gi¸ Ps Nî Nt Ps Cã Nt - - D- ®Çu kú 485 775 570 13 012 262 181 10 304 594 850 014 - - PK Chªnh lÖch tØ gi¸ hèi ®o¸i 413 5 425 788 8 881 319 1 - - PK Chi phÝ vËt liÖu 62721 75 865 345 1 - - Tæng ph¸t sinh 6 135 526 981 42 711 983 923 155 257 1 850 819 - - D- cuèi kú 351 233 100 49 454 176 653 10 301 376 2 542 358 Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Trần Nguyễn Hạnh Nhi Trang 61 - Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ bán ra (Mẫu số 01-1/GTGT). - Tờ khai thuế GTGT mẫu số 01/GTGT. - Biên lai thuế nhập khẩu, thuế GTGT hàng nhập khẩu, tờ khai hải quan. c. Tài khoản sử dụng: Công ty sử dụng TK 3331 để hạch toán thuế GTGT phải nộp với hai TK cấp 3 như sau: TK 33311: Thuế GTGT đầu ra hàng nội địa. TK 33312: Thuế GTGT hàng nhập khẩu. d. Sổ kế toán sử dụng: - Sổ đăng kí chứng từ ghi sổ - Sổ cái TK 333 và các tài khoản liên quan. - Sổ chi tiết TK 333 e. Trình tự hạch toán Công ty CP Sợi Phú Bài chỉ sản xuất kinh doanh mặt hàng chịu thuế GTGT với mức thuế suất 0% ( đối với hàng xuất khẩu), 5% và 10%. Khi có các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến doanh thu, thu nhập thì kế toán phải phản ánh số thuế GTGT đầu ra phải nộp trên giá trị khoản doanh thu, thu nhập đó. Khách hàng trực tiếp giao dịch bằng điện thoại, email hoặc Fax với phòng kinh doanh. Sau khi đã thỏa thuận hai bên về các điều khoản như số lượng, chất lượng, đơn giá và phương thức thanh toán Phòng kế hoạch kinh doanh tiến hành lập hợp đồng kinh tế trình lên Phó Tổng Giám đốc kinh doanh. Nếu hợp đồng kinh tế được chấp thuận thì Phó Tổng Giám đốc và đại diện khách hàng sẽ kí hợp đồng. Căn cứ trên hợp đồng đã được ký kết, nhân viên kinh doanh tiến hành lập hóa đơn GTGT gồm có 3 liên, liên 1 lưu tại cuốn, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 lưu nội bộ và sử dụng để hạch toán ghi sổ, ghi nhận doanh thu và số thuế GTGT đầu ra phải nộp. Tại kho, thủ kho căn cứ vào hóa đơn GTGT để xuất hàng giao cho khách hàng. Đồng thời, tiến hành ghi vào thẻ kho số lượng thực xuất. Khách hàng của công ty thanh toán chủ yếu bằng hình thức chuyển khoản qua ngân hàng, một số ít thanh toán bằng tiền mặt. Đối với các hợp đồng có hình thức thanh toán bằng chuyển khoản, kế toán công nợ ghi sổ để đối chiếu thanh toán với các Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Trần Nguyễn Hạnh Nhi Trang 62 đối tác theo đúng tiến độ hợp đồng mà hai bên đã thỏa thuận. Còn đối với khách hàng thanh toán bằng tiền mặt thì căn cứ vào hóa đơn GTGT, kế toán thanh toán lập phiếu thu gồm có 3 liên, liên 1 lưu tại cuốn, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 lưu nội bộ và dùng để ghi sổ. Kế toán tiến hành nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán, đồng thời thể hiện số thuế GTGT đầu ra phải nộp trên bảng kê HHDV bán ra. Thủ kho sẽ dựa vào HĐ GTGT để xuất kho đúng số lượng và giao cho khách hàng. Bên cạnh việc ghi nhận doanh thu thì phải ghi nhận GVHB trên số lượng hàng bán ra. Đối với hoạt động xuất khẩu hàng hóa, mặc dù không phát sinh thuế GTGT do thuộc diện chịu thuế suất GTGT 0% nhưng vẫn phải phản ánh lên Bảng kê HHDV bán ra ở khoản mục “ Hàng hóa dịch vụ chịu thuế suất thuế GTGT 0%” Ví dụ: Trích nghiệp vụ kinh tế liên quan trong tháng 12/2015: Ngày 04/12/2015: theo Hóa đơn GTGT số 0001447, Công ty CP Sợi Phú Bài bán cho Công ty TNHH Dệt may Việt Hoàng Thanh một lô hàng gồm 1874,698 kg Sợi Ne 30/1 CVCCm (53/47). Tổng cộng số tiền bên mua phải thanh toán là 117.508.507 đồng. Định khoản: Phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ: Nợ TK 131: 117.508.507 Có TK 511: 106.825.915 Có TK 3331: 106.825.915 10%= 10.682.592 Giá vốn hàng xuất bán: Nợ TK 632: 89.758.880 Có TK 155: 89.758.880 Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Trần Nguyễn Hạnh Nhi Trang 63 Biểu mẫu 2.8 – Hóa đơn Giá trị gia tăng CÔNG TY CỔ PHẦN SỢI PHÖ BÀI PHU BAI SPINNING MILL JOINT STOCK COMPANY Địa chỉ: Khu Công nghiệp Phú Bài, P.Phú Bài, TX.Hương Thủy, TT.Huế, Việt Nam Điện thoại: (84.54) 3863355 *Fax: (84.54) 3863363 Email: sales@phubaispinning.com Mã số thuế (Tax code): 3300352720 Mẫu số: 01GTKT2/002 Ký hiệu: PB/14P Số hóa đơn: 0001447 HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG VAT INVOICE Liên 1: Lưu Ngày (Date)04Tháng (Month)12Năm (Year)2015 Họ tên người mua hàng (Customer’s name): Công ty TNHH Dệt may Việt Hoàng Thanh Tên đơn vị (Organization): Công ty TNHH Dệt may Việt Hoàng Thanh Địa chỉ (Adress): Số 10 ngách 299/48 đường Hoàng Mai, Phường Hoàng Văn Thụ, Quận Hoàng Mai, Hà Nội Mã số thuế (Tax code): 0101429081 Hình thức thanh toán (Method of payment): CK Số tài khoản (Account No.): 1508201018167 TT TÊN HÀNG HÓA, DỊCH VỤ Description ĐƠN VỊ TÍNH Unit SỐ LƢỢNG Quantity ĐƠN GIÁ Unit price THÀNH TIỀN Amount 1 2 3 4 5 6=4 5 1 Ne 30/1 CVCCm (53/47) W (S01.03) (N7) Kg 1874,698 58.790,00 106.825.915 Xin vui lòng trả vào tài khoản của chúng tôi: Please transfer to our bank A/C no Cộng tiền hàng (Total): 106.825.915 Thuế suất GTGT (VAT rate): 10% Tiền thuế GTGT (VAT Amount): 10.682.592 Tổng cộng tiền thanh toán (Grand total): 117.508.507 Số tiền viết bằng chữ (Amount in words): Một trăm mƣời bảy triệu năm trăm lẻ tám nghìn năm trăm lẻ bảy đồng. NGƢỜI MUA HÀNG CUSTOMER (Ký, ghi rõ họ, tên) NGƢỜI BÁN HÀNG SALES EXECUTIVE (Ký, ghi rõ họ, tên) THỦ TRƢỞNG ĐƠN VỊ DIRECTOR (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Trần Nguyễn Hạnh Nhi Trang 64 Dựa vào PXK, HĐ GTGT số 0001447 ngày 04/12/2015, do khách hàng chưa thanh toán cho Hóa đơn này nên kế toán chọn phân hệ “Bán hàng – phải thu” để nhập dữ liệu. Sau khi hoàn tất, dữ liệu sẽ được tự động chuyển vào Chứng từ ghi sổ, Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, Sổ chi tiết TK 333, Sổ Cái TK 333 và Bảng kê hàng hóa, dịch vụ bán ra ở khoản mục “Hàng hóa, dịch vụ chịu thuế suất thuế GTGT 10%”. Một số sổ sách liên quan đến nghiệp vụ này như sau: Bảng 2.23 – Sổ chi tiết Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước CÔNG TY CỔ PHẦN SỢI PHÖ BÀI KCN Phú Bài, Hƣơng Thủy, Thừa Thiên Huế SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Tháng 12 năm 2015 Tài khoản: 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nƣớc Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Phát sinh Số dƣ Ngày Số Nợ Có Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 8 Dƣ đầu kỳ 01/12/15 0000468 Sợi xuất khẩu 1311 .. 04/12/15 0001447 Sợi xuất bán 1311 10.682.592 55.484.108 . 31/12/15 95 Kết chuyển VAT 33311 1331 1331 950.446.488 Tổng phát sinh 1.483.875.372 1.483.875.372 Dƣ cuối kỳ Kế toán ghi sổ Kế toán trƣởng Kê khai, khấu trừ và nộp thuế Kê khai thuế: Việc kê khai thuế tại công ty CP Sợi Phú Bài được thực hiện vào cuối tháng. Quy trình lập bảng kê khai thuế tại công ty như sau: Dựa vào HĐ GTGT của hàng hóa dịch vụ mua vào hằng ngày, kế toán tiến hành ghi sổ thuế GTGT đầu vào trên bảng kê hóa đơn, chứng từ mua vào theo mẫu 01- Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Trần Nguyễn Hạnh Nhi Trang 65 2/GTGT và phản ánh số thuế GTGT đầu ra phải nộp lên bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ bán ra theo mẫu số 01-1/GTGT. Dưới sự hỗ trợ của phần mềm kê khai thuế, kế toán sẽ tiến hành phản ánh tổng số thuế GTGT đầu vào và thuế GTGT đầu ra lên Tờ Khai Thuế GTGT theo mẫu 01/GTGT. Ví dụ : Trong kỳ tính thuế tháng 12 năm 2015: Theo nghiệp vụ kinh tế diễn ra hàng ngày, hóa đơn chứng từ hàng hóa dịch vụ mua vào và bán ra kế toán nhập vào phần mềm hỗ trợ kê khai thuế HTKK 3.3.4. Sau đó phần mềm sẽ xuất ra các bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa dịch vụ mua vào (mẫu số 01-2/GTGT) cũng như bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa dịch vụ bán ra (mẫu số 01-1/GTGT). Từ các Bảng kê đó kế toán lập Tờ khai thuế GTGT tháng, in ra và trình kế toán trưởng và Giám đốc xem xét và phê duyệt. Sau khi được xét duyệt, kế toán tiến hành nộp tờ khai thuế GTGT cùng với bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa dịch vụ mua vào trong tháng, bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa dịch vụ bán ra trong tháng cho chi Cục thuế tỉnh Thừa Thiên Huế trước ngày 20/01/2016 làm cơ sở để xét hoàn thuế hay nộp thuế vào NSNN. Dựa vào bảng kê hóa đơn, chứng từ mua vào và bảng kê hóa đơn chứng từ bán ra trong tháng 12/2015 kế toán sẽ lập tờ khai thuế GTGT kỳ tính thuế là tháng 12 năm 2015 như sau: Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Trần Nguyễn Hạnh Nhi Trang 66 Biểu mẫu 2.9 – Tờ khai thuế Giá trị gia tăng STT A Không phát sinh hoạt động mua, bán trong kỳ (đánh dấu "X") [21] B [22] 266.720.939 C I 1 [23] 23.236.619.620 [24] 2.310.625.916 2 [25] 2.310.625.916 II 1 [26] 2 [27] 50.704.463.529 [28] 950.446.488 a [29] 40.734.037.202 b [30] 931.923.000 [31] 46.596.152 c [32] 9.038.503.327 [33] 903.850.336 3 [34] 50.704.463.529 [35] 950.446.488 III [36] -1.360.179.428 IV 1 [37] 2 [38] V [39] VI 1 [40a ] 2 [40b ] 3 [40] 4 [41] 1.626.900.367 4 Tổng số thuế GTGT đề nghị hoàn [42] 1.301.520.293 4 [43] 325.380.074 NHÂN VIÊN ĐẠI LÝ THUẾ Họ và tên:............................ Chứng chỉ hành nghề số:.......................... Ghi chú: - GTGT: Giá trị Gia tăng - HHDV: Hàng hoá dịch vụ CỘNG HOÀ Xà HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc TỜ KHAI THUẾ GIÁ TRỊ GIA TĂNG [01] Kỳ tính thuế: Tháng .......12.... năm 2015.. (Dành cho người nộp thuế khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ) [02] Lần đầu [ X ] [03] Bổ sung lần thứ [ ] [04] Tên người nộp thuế: Công ty Cổ phần Sợi Phú Bài Hàng hoá, dịch vụ bán ra trong kỳ Thuế GTGT Tổng số thuế GTGT được khấu trừ kỳ này Chỉ tiêu Đơn vị tiền: đồng Việt Nam [05] Mã số thuế: [06] Địa chỉ: KCN Phú Bài, P. Phú Bài, TX. Hương Thủy, Tỉnh Thừa Thiên Huế, VN [09] Điện thoại: (054) 3863367 [10] Fax: (054) 3863363 [11] E-mail: Thuế GTGT phát sinh trong kỳ ([36]=[35]-[25]) Thuế GTGT còn được khấu trừ kỳ trước chuyển sang Giá trị và thuế GTGT của hàng hoá, dịch vụ mua vào Kê khai thuế GTGT phải nộp Ngân sách nhà nước [07] Quận/huyện: Thị xã Hương Thủy [08] Tỉnh/thành phố: Tỉnh Thừa Thiên Huế Hàng hoá, dịch vụ bán ra chịu thuế suất 10% Hàng hóa, dịch vụ bán ra không chịu thuế GTGT Hàng hóa, dịch vụ bán ra chịu thuế GTGT ([27]=[29]+[30]+[32]; Giá trị HHDV (chưa có thuế GTGT) Hàng hoá, dịch vụ (HHDV) mua vào trong kỳ Trần Thị Kim Chi Điều chỉnh tăng Hàng hoá, dịch vụ bán ra chịu thuế suất 5% (Ký, ghi rõ họ tên; chức vụ và đóng dấu (nếu có)) NGƯỜI NỘP THUẾ hoặc Thuế GTGT mua vào của dự án đầu tư được bù trừ với thuế GTGT còn phải nộp của hoạt động sản xuất kinh doanh cùng kỳ tính thuế Thuế GTGT còn phải nộp trong kỳ ([40]=[40a]-[40b]) Điều chỉnh giảm Thuế GTGT chưa khấu trừ hết kỳ này (nếu [41]=[36]-[22]+[37]-[38]-[39]< 0) Tổng doanh thu và thuế GTGT của HHDV bán ra ([34]=[26]+[27]; Điều chỉnh tăng, giảm thuế GTGT còn được khấu trừ của các kỳ trước ĐẠI DIỆN HỢP PHÁP CỦA NGƯỜI NỘP THUẾ Thuế GTGT phải nộp của hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ ([40a]=[36]-[22]+[37]-[38] - [39]≥ 0) Tôi cam đoan số liệu khai trên là đúng và chịu trách nhiệm trước pháp luật về những số liệu đã khai./. ...., ngày ......tháng ...... năm ......... Thuế GTGT còn được khấu trừ chuyển kỳ sau ([43]=[41]-[42]) Hàng hoá, dịch vụ bán ra chịu thuế suất 0% Thuế GTGT đã nộp ở địa phương khác của hoạt động kinh doanh xây dựng, lắp đặt, bán Xác định nghĩa vụ thuế GTGT phải nộp trong kỳ: Mẫu số: 01/GTGT (Ban hành kèm theo Thông tư số 119/2014/TT-BTC ngày 25/8/2014 của Bộ Tài chính) 033 0 3 5 2 7 2 0 Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Trần Nguyễn Hạnh Nhi Trang 67 Khấu trừ thuế và nộp thuế Bút toán khấu trừ thuế GTGT được diễn ra vào cuối tháng. Cuối mỗi tháng căn cứ vào số liệu tổng hợp trên bảng kê hóa đơn, chứng từ HHDV mua vào và bán ra hay tờ khai thuế GTGT, kế toán tiến hành khấu trừ thuế GTGT. Trong tháng 12 năm 2015, căn cứ vào số liệu tổng hợp trên bảng kê hóa đơn chứng từ HHDV mua vào và bán ra tháng 12/2015, kế toán xác định: Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ : 2.310.625.916 đồng. Thuế GTGT đầu ra phải nộp: 950.446.488 đồng. Thuế GTGT phát sinh trong kỳ : 950.446.488 – 2.310.625.916 = (1.360.179.428) đồng Thuế GTGT còn được kỳ trước chuyển sang : 266.720.939 đồng Thuế GTGT chưa khấu trừ hết kỳ này : 1.360.179.428 + 266.720.939 = 1.626.900.367 đồng Số thuế GTGT khấu trừ trong tháng 12 : 2.310.625.916 đồng. Định khoản: Nợ TK 333: 950.446.488 đồng Có TK 133: 950.446.488 đồng Kế toán chọn phân hệ “Phiếu kế toán khác” để hạch toán nghiệp vụ kết chuyển thuế GTGT được khấu trừ như trên. Sau khi việc nhập liệu hoàn tất, dữ liệu sẽ được tự động chuyển vào Chứng từ ghi sổ, Sổ đăng kí chứng từ ghi sổ, Sổ chi tiết TK 133 và TK 333,Sổ cái TK 133 và TK 333. Thuế GTGT chưa được khầu trừ hết của kỳ này là: 1.626.900.367 đồng. Số thuế này sẽ được chuyển khấu trừ tiếp vào kỳ sau. Do đó trong tháng 12/2015 công ty không phải nộp thuế GTGT. Nếu trong tháng phát sinh thuế GTGT phải nộp, công ty sẽ tiến hành nộp thuế đúng thời hạn và chuyển tiền qua tài khoản ngân hàng để nộp thuế. Tóm lại: nếu chương 1 đã trình bày cơ sở lý luận về công tác kế toán công nợ trong doanh nghiệp thì ở chương 2, đề tài này đã nêu ra thực trạng về công tác kế toán một số khoản nợ phải thu, nợ phải trả tại Công ty Cổ phần Sợi Phú Bài. Phần đầu của chương này đã trình bày tổng quan về quá trình hình thành, phát triển, chức năng nhiệm vụ, nguồn lực và tình hình SXKD giai đoạn 2012 – 2014, bộ máy quản lý và Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Trần Nguyễn Hạnh Nhi Trang 68 đặc điểm công tác kế toán tại Công ty. Sau đó tập trung đi sâu tìm hiểu và phân tích về công tác kế toán đối với một số khoản nợ phải thu, nợ phải trả: từ tài khoản, chứng từ, sổ kế toán sử dụng, đến trình tự hạch toán và đưa vào một số ví dụ minh họa. Thực trạng đó là cơ sở để đưa ra các đánh giá, nhận xét và một số giải pháp đề xuất nhằm góp phần hoàn thiện công tác kế toán công nợ tại Công ty Cổ phần Sợi Phú Bài. Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Trần Nguyễn Hạnh Nhi Trang 69 CHƢƠNG 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM GÓP PHẦN HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN CÔNG NỢ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SỢI PHÖ BÀI 3.1. Đánh giá về công tác kế toán công nợ tại Công ty Cổ phần Sợi Phú Bài Quá trình thực tập và tìm hiểu về công tác kế toán công nợ tại Phòng Kế toán của Công ty Cổ phần Sợi Phú Bài đã cho thấy phần hành kế toán này đóng vai trò rất quan trọng trong hoạt động kinh doanh của Công ty. Đề tài xin được đưa ra một số nhận định mang tính chủ quan về công tác kế toán công nợ tại Công ty như sau: 3.1.1. Ưu điểm - Việc đưa phần mềm kế toán Bravo 7.0 vào sử dụng đã giúp khối lượng công việc của kế toán viên giảm đi đáng kể. Nhờ đó các phần hành liên quan đến kế toán công nợ được thực hiện một cách nề nếp, khoa học và đáp ứng các quy định của chế độ kế toán. Phần mềm kế toán còn giúp cho việc tổng hợp số liệu và lập các báo cáo được thuận tiện, nhanh chóng và đem lại hiệu quả công việc cao hơn cho công tác quản trị nội bộ và kiểm tra tài chính. - Các tài khoản kế toán liên quan đến các khoản nợ phải thu, nợ phải trả được Công ty áp dụng đúng theo quy định của Bộ Tài chính. Bên cạnh việc sử dụng các tài khoản cấp 1, cấp 2 đã được mở sẵn thì tại Công ty có mở thêm một số tài khoản chi tiết theo nhóm đối tượng để thuận lợi hơn cho việc theo dõi thông tin, đáp ứng yêu cầu quản lý của Công ty. - Hệ thống sổ kế toán được mở theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ giúp giảm khối lượng ghi chép, phù hợp với đặc điểm kinh doanh của Công ty. Nhờ đó mà công việc kế toán được nhẹ nhàng hơn và tránh những sai sót do quá trình nhập liệu. - Chứng từ mà Công ty sử dụng phục vụ cho công tác hạch toán ban đầu đối với các khoản nợ phải thu, nợ phải trả tương đối đầy đủ, được tổ chức khoa học, không chồng chéo. Mẫu chứng từ tuân thủ các quy định pháp lý, được đánh số liên tục theo trình tự thời gian phát sinh. Trên các chứng từ được ghi chép đầy đủ và chính xác các thông tin cần thiết, có đầy đủ chữ ký và con dấu hợp pháp. Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Trần Nguyễn Hạnh Nhi Trang 70 - Quy trình luân chuyển chứng từ được tổ chức khoa học, góp phần hoàn thiện hơn hệ thống kiểm soát nội bộ của Công ty về các khoản nợ phải thu, nợ phải trả. Khi chứng từ qua mỗi đối tượng hay phòng ban trong Công ty đều có sự kiểm soát chặt chẽ và nhanh chóng hoàn thiện để có một bộ chứng từ chính xác, đầy đủ. Ngoài những mẫu chứng từ do Bộ Tài chính ban hành, Công ty còn thiết kế thêm những chứng từ khác như “Giấy đề nghị thanh toán”, “Giấy đề nghị tạm ứng”, để phù hợp với yêu cầu quản lý của Công ty. Các chứng từ sau khi sử dụng để hạch toán, được phân loại và đóng thành tập theo trình tự thời gian, sau đó được kế toán lưu trữ vào tủ rất cẩn thận. - Tại Công ty đã xây dựng “bộ mã đối tượng” phục vụ cho công tác hạch toán, bằng sự kết hợp giữa số hiệu tài khoản kế toán và tên đối tượng là rất dễ nhớ, giúp kế toán viên tìm kiếm rất nhanh chóng để sử dụng. Đặc biệt khi hạch toán liên quan tới các khoản nợ phải thu, nợ phải trả, nó giúp đưa dữ liệu vào các sổ chi tiết các đối tượng rất chính xác. - Việc theo dõi khoản nợ phải thu khách hàng, được cả kế toán công nợ và Phòng Kinh doanh thực hiện, thường xuyên có sự kiểm tra đối chiếu nên tránh được sự nhầm lần, sai sót. Bên cạnh đó việc thu hồi nợ cũng rất được chú trọng, thường xuyên đôn đốc khách hàng thanh toán cho Công ty. Nếu khách hàng thanh toán chậm, sẽ áp dụng các chính sách như: giảm tiến độ giao hàng, giảm sản lượng hàng trong các đơn hàng tới hoặc chấm dứt hợp đồng, Do vậy mà các khoản nợ hầu hết được thu hồi đúng kế hoạch. - Thực hiện đúng quy định về sử dụng tỷ giá hối đoái đối với việc hạch toán các giao dịch phát sinh liên quan tới ngoại tệ trong kỳ, cũng như đánh giá lại số dư khoản nợ phải thu khách hàng, phải trả người bán vào cuối năm tài chính. - Định kỳ vào cuối mỗi quý, kế toán công nợ lập Biên bản đối chiếu công nợ để gửi cho từng khách hàng nhằm xác minh số công nợ mà tại phòng Kế toán tập hợp được. Điều này nhằm kiểm tra sự khớp đúng về số liệu giữa hai bên và phát hiện các sai lệch để có các biện pháp điều chỉnh kịp thời. Hơn hết nó còn giúp củng cố thêm bằng chứng chắc chắn về quyền thu nợ. Về mặt thời gian hoàn toàn phù hợp với kỳ trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi của Công ty. Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Trần Nguyễn Hạnh Nhi Trang 71 3.1.2. Nhược điểm Bên cạnh những ưu điểm, công tác kế toán công nợ tại Công ty vẫn còn tồn tại một số nhược điểm sau: - Đối với khoản nợ phải thu khách hàng, với phương thức thu hồi nợ như hiện nay, hầu hết các khách hàng của Công ty đều thanh toán theo phương thức trả chậm với thời gian 7-30 ngày. Và thường gần đến hạn trên hợp đồng mới thanh toán cho Công ty, có một số trường hợp quá hạn. Như vậy, Công ty có thể bị lỗ khoản lãi tiền vay trả cho Ngân hàng, ảnh hưởng đến tiến độ sản xuất kinh doanh hoặc tái đầu tư do bị khách hàng chiếm dụng vốn quá lâu. - Đối với công tác kế toán tạm ứng, Công ty chưa có quy định cụ thể về số phiếu báo giá hàng hóa, dịch vụ tối thiểu mà người nhận tạm ứng phải nộp cùng với các chứng từ gốc khi thanh toán tạm ứng. Điều này dễ dẫn đến rủi ro là người nhận tạm ứng sẽ thông đồng với nhà cung cấp có quan hệ với mình để nâng giá hàng hóa, dịch vụ cần mua lên để hưởng chênh lệch, gây thất thoát cho Công ty. - Đối với công tác kế toán khoản phải trả người bán, doanh nghiệp mở sổ chi tiết theo dõi từng đối tượng trả nhưng chưa theo dõi được chi tiết thời gian trả các khoản nợ đó. Điều này dẫn đến tình trạng doanh nghiệp chiếm dụng vốn của nhà cung cấp hoặc khách hàng kéo dài. Nếu tình trạng này diễn ra nhiều năm thì doanh nghiệp sẽ mất đi tính chủ động trong kinh doanh và trầm trọng hơn là mất đi khả năng thanh toán các khoản nợ đến hạn. - Nhân viên kế toán thuế vừa phụ trách mảng thuế vừa làm kế toán công nợ. Do khối lượng công việc quá nhiều nên dễ dẫn đến sai sót khi kê khai, quyết toán thuế cũng như khó khăn trong việc cập nhật các quy định mới về thuế. - Một số trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ bên ngoài nhận được Hóa đơn bán hàng (mặc dù rất ít) nên không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào. 3.2. Một số giải pháp nhằm góp phần hoàn thiện công tác kế toán công nợ tại Công ty Cổ phần Sợi Phú Bài Từ những phân tích về các ưu, nhược điểm như trên, đề tài xin đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán công nợ tại Công ty như sau: Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Trần Nguyễn Hạnh Nhi Trang 72 - Cần có các chính sách khuyến khích thanh toán sớm nhằm đẩy nhanh công tác thu hồi nợ như cho khách hàng hưởng chiết khấu thanh toán đối với các khoản nợ được thanh toán sớm. Những món nợ gần đến hạn thu hồi, Công ty nên có những động thái như: gửi giấy báo, gọi điện thoại, gặp trực tiếp khách hàng, trước khi đến hạn từ 5 đến 10 ngày để nhắc nhở khách hàng thanh toán đúng hạn. Hoặc có thể gửi thông báo yêu cầu thanh toán có tính lãi suất tiền vay trên số tiền trả chậm quá hạn, trả theo lãi suất quá hạn do Ngân hàng quy định (Điều này cũng có thể quy định trước thông qua hợp đồng kinh tế hoặc xác nhận mua bán). - Công ty nên tiến hành phân loại khách nợ. Căn cứ vào các hoạt động mua bán, khả năng thanh toán để chia khách nợ thành hai nhóm theo tiêu chí: ưu tiên và bình thường. Tùy vào từng loại khách nợ để có chính sách thu hồi nợ hợp lý hơn và đưa ra các quyết định liên quan. - Công ty nên đưa ra quy định cụ thể về số phiếu báo giá tối thiểu mà người nhận tạm ứng phải nộp khi thanh toán tạm ứng để tránh trường hợp người nhận tạm ứng móc ngoặc với nhà cung cấp có quan hệ với mình để nâng giá hàng hóa, dịch vụ cần mua. - Công ty cũng nên tiến hành phân loại các khoản nợ phải trả. Từ đó biết được khoản nợ nào có thể kéo dài, khoản nợ nào cần thanh toán kịp thời, tránh trường hợp kéo dài các khoản nợ quá lâu làm ảnh hưởng đến uy tín của Công ty với các nhà cung cấp. - Để việc kê khai thuế hàng tháng và cập nhật thông tin về thuế thực sự nhanh chóng thì Công ty nên có một kế toán chỉ chuyên theo dõi về thuế. - Cuối mỗi kỳ kế toán nên kiểm tra đối chiếu giữa hệ thống chứng từ kế toán với phần mềm kế toán để đảm bảo công tác nhập liệu chính xác, đặc biệt là chứng từ của các nghiệp vụ hay xảy ra như Hóa đơn mua hàng, Hóa đơn bán hàng đế đảm bảo tính chính xác hơn nữa khi nộp thuế và khi cơ quan thuế đến kiểm tra. - Đối với hoạt động mua hàng hóa, dịch vụ bên ngoài, Công ty nên tìm kiếm những nhà cung cấp vừa đáp ứng được yêu cầu về sản phẩm, dịch vụ vừa sử dụng Hóa đơn GTGT để có thể khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Trần Nguyễn Hạnh Nhi Trang 73 Tóm lại: Công tác kế toán công nợ của Công ty Cổ phần Sợi Phú Bài nhìn chung khá hoàn thiện, có mối quan hệ chặt chẽ với các phần hành kế toán khác và đã có nhiều đóng góp cho Công ty. Tuy nhiên vẫn còn tồn tại một số hạn chế cần khắc phục. Để không bị chiếm dụng vốn quá nhiều, cũng như xây dựng được hiện trạng tài chính vững bền cho mục tiêu phát triển lâu dài của Công ty, thì hệ thống kế toán cần phải tìm nhiều giải pháp để hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán công nợ. Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Trần Nguyễn Hạnh Nhi Trang 74 PHẦN III. KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ III.1. Kết luận Qua quá trình thực tập tại Công ty Cổ phần Sợi Phú Bài, đề tài đã hoàn thành được các mục tiêu nghiên cứu sau: - Thứ nhất, hệ thống hóa những vấn đề lý luận về kế toán công nợ trong doanh nghiệp. - Thứ hai, tìm hiểu thực trạng công tác kế toán công nợ tại Công ty Cổ phần Sợi Phú Bài. - Thứ ba, đề xuất một số giải pháp nhằm góp phần hoàn thiện công tác kế toán công nợ tại Công ty Cổ phần Sợi Phú Bài. III.2. Hạn chế của đề tài Nhìn chung, đề tài cơ bản đã hoàn thành được các mục tiêu đề ra, tuy nhiên vẫn còn một số điểm hạn chế như sau: - Do giới hạn về thời gian, nên khóa luận chỉ mới đề cập đến những vấn đề có tính chất cơ bản, chưa có điều kiện đi sâu vào phân tích tất cả các khoản nợ phải thu, nợ phải trả tại Công ty. - Đề tài chỉ mới chọn mẫu một số nghiệp vụ để đưa ra ví dụ minh họa nên chưa thể khái quát hết được đặc điểm các khoản nợ phải thu, nợ phải trả tại Công ty. - Các giải pháp góp phần hoàn thiện công tác kế toán công nợ được đưa ra trong đề tài còn rất chung chung, chưa cụ thể và mang tính chủ quan, khó có thể đánh giá được doanh nghiệp có áp dụng hay không. III.3. Đề xuất hƣớng tiếp tục nghiên cứu đề tài Để phát triển đề tài này, tôi xin đề xuất một số ý kiến như sau: - Mở rộng nghiên cứu đề tài theo hướng phân tích và đưa ra các đánh giá dựa trên chỉ số về công nợ phải thu, phải trả như: số vòng quay khoản phải thu, kỳ thu tiền bình quân, tỷ số thanh toán hiện hành, - Xây dựng một hệ thống tiêu chí cụ thể làm cơ sở đánh giá công tác kế toán công nợ tại đơn vị. Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Trần Nguyễn Hạnh Nhi Trang 75 - Nghiên cứu về hiệu quả của công tác thu hồi các khoản nợ phải thu trong mối tương quan với các chi phí bỏ ra để thực hiện việc thu nợ. Nhìn chung, công tác kế toán công nợ của doanh nghiệp thường rất phức tạp, chịu sự ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố cả bên trong và bên ngoài. Do vậy, cần có thời gian tìm hiểu, tích lũy kiến thức và kinh nghiệm để tập trung phân tích đánh giá. Nếu thực hiện được những điều trên thì kết quả đánh giá của đề tài sẽ hoàn thiện và chính xác hơn, phục vụ tốt cho yêu cầu quản lý và ra quyết định của Ban lãnh đạo doanh nghiệp./. Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Trần Nguyễn Hạnh Nhi Trang 76 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Bộ Tài chính (2006), Chế độ kế toán doanh nghiệp (ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC, ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính). 2. Bộ Tài chính (2009), Hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam, Nhà xuất bản Tài chính, Hà Nội. 3. Bộ Tài chính (2014), Chế độ kế toán doanh nghiệp (ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC, ngày 22/12/2014 của Bộ trưởng Bộ tài chính). 4. Nguyễn Tấn Bình (2011), Kế toán tài chính, Nhà xuất bản Tổng hợp TP.HCM. 5. Phan Đình Ngân & Hồ Phan Minh Đức (2005), Kế toán quản trị, Nhà xuất bản Giáo dục, Hà Nội. 6. Võ Văn Nhị (2010), Kế toán tài chính, Nhà xuất bản Tài chính, Hà Nội. 7. Nguyễn Năng Phúc (2004), Phân tích tài chính trong các công ty cổ phần ở Việt Nam, Nhà xuất bản Tài chính, Hà Nội. Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Trần Nguyễn Hạnh Nhi PHỤ LỤC Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Trần Nguyễn Hạnh Nhi Phụ lục số 01 Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Trần Nguyễn Hạnh Nhi Phụ lục số 02 Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Trần Nguyễn Hạnh Nhi Phụ lục số 03 Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Trần Nguyễn Hạnh Nhi Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Trần Nguyễn Hạnh Nhi Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Trần Nguyễn Hạnh Nhi Phụ lục số 04 CÔNG TY CP SỢI PHÖ BÀI KCN Phú Bài, Hƣơng Thủy, Thừa Thiên Huế Mẫu số: C30-BB (Ban hành theo QĐ số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/03/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU THU Số 27 Ngày 20 tháng 01 năm 2015 Quyển số: 01 Nợ: 1111 600.000 Có: 141 600.000 Họ tên người nộp tiền: TRẦN THÁI QUỐC Địa chỉ: Phòng Điện Lý do nộp: Nộp lại tiền tạm ứng Số tiền: 600.000 VND (Viết bằng chữ): Sáu trăm nghìn đồng chẵn. Kèm theo: . Chứng từ kế toán. Thủ trƣởng đơn vị (Ký, họ tên, đóng dấu) Trần Quang Vinh Kế toán trƣởng (Ký, họ tên) Trần Thị Kim Chi Ngƣời lập (Ký, họ tên) Lê Thị Minh Trang Đã nhận đủ số tiền (Viết bằng chữ): Sáu trăm nghìn đồng chẵn. Ngày 20 tháng 04 năm 2015 Ngƣời nộp tiền (Ký, họ tên) Trần Thái Quốc Thủ quỹ (Ký, họ tên) Trần Thị Thu Loan Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Trần Nguyễn Hạnh Nhi Phụ lục số 05 CÔNG TY CỔ PHẦN SỢI PHÖ BÀI KCN Phú Bài, Hƣơng Thủy, Thừa Thiên Huế PHIẾU NHẬP KHO Số: 042S Ngày 07 tháng 10 năm 2015 Người nhập: CÔNG TY CỔ PHẦN SỢI PHÚ MAI Đơn vị: Công ty Cổ phần Sợi Phú Mai (331PHUMAI) Nội dung: Nhập HĐ 0000417 ngày 07/10/15 Kho: Hàng hóa (HANGHOA) Stt Mặt hàng Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Ne 30/1 CVCCm (53/47) W (SPM.21) Quả: 10140 (SPM.21) Kg 19.164,60 56.983,00 1.092.056.402 Cộng tiền hàng Thuế NK Thuế GTGT Tổng tiền 1.092.056.402 109.205.640 1.201.262.042 Cộng thành tiền (bằng chữ): Một tỉ hai trăm lẻ một triệu hai trăm sáu mươi hai ngàn không trăm bốn mươi hai đồng chẵn. Lập phiếu Ngƣời nhập Thủ kho Kế toán trƣởng Thủ trƣởng đơn vị Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Trần Nguyễn Hạnh Nhi Phụ lục số 06 CÔNG TY CỔ PHẦN SỢI PHÖ BÀI CỘNG HÕA Xà HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc GIẤY ĐỀ NGHỊ CHI TIỀN Nay chi cho: Công ty Cổ phần Sợi Phú Mai Đơn vị: Công ty Cổ phần Sợi Phú Mai NỘI DUNG SỐ TIỀN (VNĐ) T/toán tiền mua Sợi theo HĐ 0000417, 07/10/2015 (PNK: 042S) 1.201.262.042 Bù trừ công nợ 166.893.925 Còn lại thanh toán 1.034.368.117 Bằng chữ: Một tỉ không trăm ba mươi bốn triệu ba trăm sáu mươi tám nghìn một trăm mười bảy đồng./. Ngày 30 tháng 10 năm 2015 Kế toán P.P Kế toán – Tài chính Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Trần Nguyễn Hạnh Nhi Phụ lục số 07 BẢNG KÊ HOÁ ĐƠN, CHỨNG TỪ HÀNG HOÁ, DỊCH VỤ BÁN RA (Kèm theo tờ khai thuế GTGT mẫu số 01/GTGT) [01] Kỳ tính thuế: tháng....12...năm .2015..... [02] Tên ngƣời nộp thuế: Công ty Cổ phần Sợi Phú Bài [03] Mã số thuế: 3 3 0 0 3 5 2 7 2 0 Đơn vị tiền: đồng Việt Nam STT Hoá đơn, chứng từ bán ra Tên ngƣời mua Mã số thuế ngƣời mua Doanh thu chƣa có thuế GTGT Thuế GTGT Ghi chú Số hoá đơn Ngày, tháng, năm lập hóa đơn (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) 1. Hàng hóa, dịch vụ không chịu thuế giá trị gia tăng (GTGT): Tổng 2. Hàng hóa, dịch vụ chịu thuế suất thuế GTGT 0%: ... ... ... ... ... ... ... ... Tổng 3. Hàng hóa, dịch vụ chịu thuế suất thuế GTGT 5%: ... ... ... ... ... ... ... ... Tổng 4. Hàng hóa, dịch vụ chịu thuế suất thuế GTGT 10%: ... ... ... ... ... ... ... ... 5 0001447 04/12/2015 Công ty TNHH Dệt may Việt Hoàng Thanh 0101429081 106.825.915 10.682.592 ... ... ... ... ... ... ... Tổng 9.038.503.327 903.850.336 Mẫu số: 01-1/GTGT (Ban hành kèm theo Thông tư số 119/2014/TT-BTC ngày 25/8/2014 của Bộ Tài chính) Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Trần Nguyễn Hạnh Nhi Tổng doanh thu hàng hoá, dịch vụ bán ra chịu thuế GTGT (*): 50.704.463.529 Tổng số thuế GTGT của hàng hóa, dịch vụ bán ra (**): 950.446.488 Tôi cam đoan số liệu khai trên là đúng và chịu trách nhiệm trước pháp luật về những số liệu đã khai./. NHÂN VIÊN ĐẠI LÝ THUẾ Họ và tên:. Chứng chỉ hành nghề số:....... ..., ngày ....tháng ....năm .... NGƢỜI NỘP THUẾ hoặc ĐẠI DIỆN HỢP PHÁP CỦA NGƢỜI NỘP THUẾ (Ký, ghi rõ họ tên; chức vụ và đóng dấu (nếu có)) __________________________ Ghi chú: (*) Tổng doanh thu hàng hóa, dịch vụ bán ra chịu thuế GTGT là tổng cộng số liệu tại cột 6 của dòng tổng của các chỉ tiêu 2, 3, 4. (**) Tổng số thuế GTGT của hàng hóa, dịch vụ bán ra là tổng cộng số liệu tại cột 7 của dòng tổng của các chỉ tiêu 2, 3, 4.