Đề tài Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ quy trình cho vay khách hàng doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Chi nhánh Agribank huyện Lệ Thủy

hi ý kiến của mình trên các hồ sơ đó; ký kết các hợp đồng tín dụng, hợp đồng bảo đảm tiền vay theo thẩm quyền được phân cấp; + Giám sát, kiểm tra việc chấm điểm, xếp hạng khách hàng, việc phân loại nợ của CBTD. - Giám đốc nơi cho vay hoặc người được Giám đốc ủy quyền là người được chịu trách nhiệm chỉ đạo điều hành nghiệp vụ tín dụng theo quyền hạn được phân công và tự chịu trách nhiệm về quyết định của mình (cho vay, không cho vay), thực hiện các công việc sau: + Xem xét nội dung báo cáo thẩm định do phòng tín dụng trình lên để quyết định cho vay hoặc không cho vay; + Ký kết hợp đồng tín dụng, hợp đồng bảo đảm tiền vay và các hồ sơ ngân hàng và khách hàng cùng lập; + Quyết định các biện pháp xử lý nợ, cho gia hạn nợ, điều chỉnh kỳ hạn trả nợ, chuyển nợ quá hạn, chuyển nhóm nợ và các biện pháp xử lý khác đối với khách hàng. Chính sách nhân sự và thực tế về quản lí nhân sự Chi nhánh đưa ra một chính sách và những tiêu chuẩn cụ thể cho việc tuyển dụng, đào tạo, đánh giá, đề bạt và sa thải cho các nhân viên trong Chi nhánh. Ví dụ: Cơ chế tuyển dụng trung bình hằng năm, yêu cầu phải tốt nghiệp các khối ngành kinh tế, NH bằng khá trở lên, có bằng anh văn và chứng chỉ tin học tối thiểu là loại B. Đối với những nhân viên có trình độ thạc sĩ sẽ được hưởng thêm một tháng 500.000 đồng cùng với mức lương cơ bản cao hơn so với những nhân viên khác. Ngoài ra, nhân viên được đề bạt, nâng lương, thăng chức tùy theo mức độ, thành tích và thái độ làm việc của mình. Các chính sách này luôn được truyền đạt đến mọi nhân viên trong NH cóTrư ờ g Đạ ọc Ki tế H uế Trường Đại học Kinh tế Huế SVTH: Lê Thị Hoài Thu 52 văn bản quy định cụ thể của Trung Ương hướng dẫn. Kết quả công việc của mỗi nhân viên được đánh giá và soát xét định kỳ. 2.2.1.2. Đánh giá rủi ro Chi nhánh đã hình thành một cơ chế để nhận dạng, phân tích và đánh giá các rủi ro liên quan, bao gồm cả rủi ro môi trường bên ngoài và rủi ro bên trong (rủi ro hoạt động, rủi ro tuân thủ). Ban Giám đốc hằng năm luôn tổ chức các cuộc họp cấp cao nhằm xây dựng kế hoạch, dự đoán, dựa vào BCTC, hệ thống kế toán để ước tính rủi ro cho các chỉ tiêu đã đề ra, trích lập các quỹ dự phòng hằng năm, đặc biệt đối với hoạt động tín dụng luôn trích lập quỹ dự phòng nợ xấu. Đối với việc ban hành lãi suất, tổ chức huy động vốn, Chi nhánh ngân hàng luôn có sự giám sát, nghiên cứu động thái từ phía các NHTM khác và dựa trên khả năng về vốn của mình để đưa ra các quyết định. Khi những rủi ro trong kinh doanh được phát hiện thì sẽ có biện pháp xử lí tùy thuộc mức độ ảnh hưởng. Ví dụ: Rủi ro tín dụng: Cân đối thu nợ, xử lý bán tài sản...;Rủi ro lãi suất: Tham khảo, điều chỉnh lãi suất...;Rủi ro nghiệp vụ: Cảnh cáo, kỉ luật, sa thải cán bộ không liêm chính,... 2.2.1.3. Các hoạt động kiểm soát Việc phân chia trách nhiệm cho các nhân viên trong Chi nhánh được bố trí một cách phù hợp và đầy đủ cho mọi nhân viên tùy theo kinh nghiệm, trình độ và năng lực của họ. Định kỳ hằng năm, Chi nhánh tổ chức hội nghị nhằm tiến hành phân tích soát xét lại việc thực hiện các chỉ thị của nhà quản lí, đưa ra các ý kiến đánh giá và tổng kết những mặt còn yếu kém. Về công tác kiểm tra luôn tiến hành một cách độc lập. 2.2.1.4. Thông tin và truyền thông Để có thể hoàn thành với mục tiêu đề ra, NH đã thường xuyên cập nhật hệ thống thông tin kế toán, xây dựng hệ thống thông tin đảm bảo tính hữu ích và bảo mật, đến được với toàn bộ mọi nhân viên trong NH. Các chỉ thị, mệnh lệnh của các cấp lãnh đạo được thực hiện bằng văn bản và phổ biến đến từng phòng ban, nhân viên giúp mỗi thành viên biết được nhiệm vụ, trách nhiệm cụ thể của mình để có thể thực hiện tốt.Trư ờ Đại học Kin h tế Hu ế Trường Đại học Kinh tế Huế SVTH: Lê Thị Hoài Thu 53 2.2.1.5. Giám sát Giám sát thường xuyên và kiểm tra định kỳ Chi nhánh tổ chức các hoạt động kiểm tra thường xuyên và kiểm tra định kỳ (thường xuyên theo tín dụng, có thể đột xuất về kho quỹ). 2.2.2. Quy trình cho vay khách hàng doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Chi nhánh Agribank huyện Lệ Thủy 2.2.2.1. Khái quát về hoạt động cho vay khách hàng doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Chi nhánh Agribank huyện Lệ Thủy Điều kiện vay vốn đối với khách hàng doanh nghiệp vừa và nhỏ - Có năng lực pháp luật dân sự, năng lực hành vi dân sự và chịu trách nhiệm dân sự theo quy định của pháp luật. + Doanh nghiệp tư nhân phải có đủ năng lực pháp luật dân sự, năng lực hành vi dân sự theo quy định của Bộ luật Dân sự và hoạt động theo Luật Doanh nghiệp. + Tổ chức là pháp nhân: Phải được công nhận là pháp nhân và có năng lực pháp luật dân sự theo quy định của Bộ luật Dân sự. Đối với doanh nghiệp thành viên hạch toán phụ thuộc: Phải có giấy uỷ quyền vay vốn của pháp nhân trực tiếp quản lý theo quy định của pháp luật. Đối với Công ty hợp danh: Thành viên của công ty hợp danh phải có năng lực pháp luật dân sự và năng lực hành vi dân sự theo quy định của Bộ luật Dân sự và Công ty hoạt động theo Luật Doanh nghiệp. - Mục đích sử dụng vốn vay hợp pháp. - Có khả năng tài chính đảm bảo trả nợ trong thời gian cam kết. Thể loại cho vay Thường là ngắn và trung hạn. Những nhu cầu vốn không được cho vay - Để thanh toán các chi phí cho việc thực hiện các giao dịch mà pháp luật cấm. - Để đáp ứng các nhu cầu tài chính các giao dịch mà pháp luật cấm. - Để mua sắm các tài sản và các chi phí hình thành nên tài sản mà pháp luật cấm mua bán, chuyển nhượng, chuyển đổi. Thời hạn cho vayTrư ờng Đạ i họ c K i h tế H uế Trường Đại học Kinh tế Huế SVTH: Lê Thị Hoài Thu 54 NHNN&PTNT nơi cho vay và khách hàng thỏa thuận về thời hạn cho vay căn cứ vào: - Chu kỳ sản xuất, kinh doanh; - Thời hạn thu hồi vốn của dự án đầu tư; - Khả năng trả nợ của khách hàng; - Nguồn vốn cho vay của NHNN&PTNT Việt Nam; - Thời hạn hoạt động còn lại theo quyết định thành lập hoặc giấy phép hoạt động tại Việt Nam. Lãi suất cho vay - NHNN nơi cho vay và khách hàng thỏa thuận về mức lãi suất cho vay đối với từng khoản vay, thời hạn điều chỉnh (tối thiểu ba tháng hoặc sáu tháng một lần) phù hợp với sự biến động của lãi suất thị trường từng thời kỳ và quy định của NHNN Việt Nam. - Mức lãi suất áp dụng đối với khoản nợ gốc quá hạn do Giám đốc Chi nhánh thuộc trụ sở chính ấn định nhưng tối đa bằng 150% lãi suất cho vay áp dụng trong thời hạn cho vay đã được ký kết hoặc điều chỉnh trong hợp đồng tín dụng theo quy định của NHNN Việt Nam và NH Nông nghiệp Việt Nam. Phương thức cho vay - Cho vay theo hạn mức tín dụng: Khách hàng vay ngắn hạn có nhu cầu vay vốn thường xuyên và định kỳ. - Cho vay theo dự án đầu tư: Khách hàng vay để thực hiện các dự án đầu tư phát triển sản xuất, kinh doanh, dịch vụ và phục vụ đời sống. NH Nông nghiệp cùng khách hàng ký hợp đồng tín dụng và thỏa thuận mức vốn đầu tư duy trì cho cả thời gian đầu tư của dự án, phân định các kỳ hạn trả nợ. Nguồn vốn cho vay được giải ngân theo tiến độ thực hiện dự án. 2.2.2.2. Quy trình cho vay đối với khách hàng doanh nghiệp vừa và nhỏ Quy trình chung cho vay khách hàng doanh nghiệp vừa và nhỏ được áp dụng thống nhất trong toàn bộ hệ thống Agribank. Quy trình cho vay và quản lý tín dụng doanh nghiệp được soạn thảo với mục đích giúp cho quá trình vay diễn ra thống nhất, khoa học, hạn chế, phòng ngừa rủi ro và nâng cao chất lượng quản lý tín dụng, gópTrư ờng Đạ i họ c K i h tế H uế Trường Đại học Kinh tế Huế SVTH: Lê Thị Hoài Thu 55 phần đáp ứng ngày một tốt hơn nhu cầu vay vốn của khách hàng doanh nghiệp. Quy trình này cũng xác định người thực hiện công việc và trách nhiệm của cán bộ liên quan trong quá trình cho vay. Quy trình này được soạn thảo trên nguyên tắc tuân thủ các văn bản pháp lý hiện hành liên quan tới quá trình cho vay và quản lý tín dụng do NHNN Việt Nam và NHNN&PTNT Việt Nam ban hành. Quy trình nghiệp vụ cho vay được bắt đầu từ khi CBTD bắt đầu tiếp nhận hồ sơ khách hàng và kết thúc khi kế toán viên thanh lý hợp đồng tín dụng. Được tiến hành theo các bước sau: Bước 1: Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ vay vốn của khách hàng Cán bộ tín dụng được phân công sẽ giao dịch với khách hàng có nhu cầu vay vốn. Khách hàng đến xin vay vốn cần phải nộp hồ sơ cho vay. Hồ sơ vay vốn của khách hàng bao gồm: Giấy đề nghị vay vốn, các giấy tờ chứng minh tư cách pháp lý của DN, (Bản gốc hoặc bản sao có công chứng của cơ quan có thẩm quyền), báo cáo tài chính qua các năm (bản gốc hoặc bản sao công chứng), giấy chứng nhận đăng ký thuế, báo cáo kinh tế kỹ thuật của dự án đầu tư, kế hoạch hoạt động kinh doanh năm, bản đăng ký mẫu dấu, chữ ký của khách hàng, các giấy tờ khác (nếu có). - Đối với khách hàng quan hệ tín dụng lần đầu: CBTD hướng dẫn khách hàng đăng ký những thông tin về khách hàng, các điều kiện vay vốn và tư vấn việc thiết lập hồ sơ vay. - Đối với khách hàng đã cã quan hệ tín dụng: CBTD kiểm tra các điều kiện vay, bộ hồ sơ vay, hướng dẫn khách hàng hoàn thiện hồ sơ vay. - Khách hàng đủ hoặc chưa đầy đủ điều kiện hồ sơ vay đều được CBTD báo cáo lãnh đạo Chi nhánh ngân hàng cho vay và thông báo lại cho khách hàng (nếu không đủ điều kiện vay). - CBTD làm đầu mối tiếp nhận hồ sơ; kiểm tra tính đầy đủ, hợp pháp, hợp lệ với những nội dung thuộc: Hồ sơ pháp lý, hồ sơ khoản vay, hồ sơ bảo đảm tiền vay. - CBTD kiểm tra tính xác thực của hồ sơ vay vốn qua cơ quan phát hành ra chúng hoặc qua các kênh thông tin khác.Trư ờng Đại học Kin h tế Hu ế Trường Đại học Kinh tế Huế SVTH: Lê Thị Hoài Thu 56 Khi tiếp xúc với khách hàng, CBTD cần thu thập đầy đủ các thông tin về khách hàng (tên, địa chỉ, chứng minh nhân dân, ngành nghề sản xuất kinh doanh, năng lực quản lý, định hướng, phương thức sản xuất kinh doanh, nhu cầu vay vốn, mục đích sử dụng vốn vay, tình hình thu nhập và tiềm lực tài chính). Ví dụ: Ngày 05/10/2011, Ông Võ Xuân Thanh, Giám đốc Công ty TNHH Xây Dựng Tổng Hợp Xuân Thanh đến Chi nhánh Agribank Lệ Thủy đề nghị xin vay vốn. Căn cứ vào nhu cầu xin vay vốn của Ông Võ Xuân Thanh, CBTD sẽ tư vấn các hình thức vay vốn với thời hạn vay vốn hợp lý. Khi thấy hợp lý khách hàng sẽ làm hồ sơ xin vay vốn trình lên cho Phòng Tín dụng để thẩm định. Hồ sơ xin vay vốn của khách hàng là DN bao gồm: - Giấy đề nghị vay vốn - Các giấy tờ chứng minh tư cách pháp lý của DN. (Bản gốc hoặc bản sao có công chứng của cơ quan có thẩm quyền). - Báo cáo tài chính qua các năm (Bản gốc hoặc bản sao công chứng). - Giấy chứng nhận đăng ký thuế. - Báo cáo kinh tế kỹ thuật của dự án đầu tư. - Kế hoạch hoạt động kinh doanh năm 2011 – 2012 (Phụ lục 1). - Bản đăng ký mẫu dấu, chữ ký của khách hàng. - Các giấy tờ khác (nếu có). Theo giấy đề nghị vay vốn: - Tổng nhu cầu vốn để thực hiện dự án: 3.699.837.448 đồng. - Vốn tự có: 2.899.837.448 đồng. - Vốn vay ngân hàng: 800.000.000 đồng - Mục đích sử dụng vốn vay: Chi phí nguyên, nhiên, vật liệu, nhân công, máy thi công, xây dựng các công trình. - Thời hạn thực hiện hạn mức: 12 tháng kể từ ngày 06/10/2011 đến 06/10/2012. - Thời hạn vay vốn: 10 tháng. - Phương thức vay vốn: Hạn mức tín dụng. - Lãi suất xin vay: 19,00%/năm.Tr ờn Đạ i họ c K inh tế H uế Trường Đại học Kinh tế Huế SVTH: Lê Thị Hoài Thu 57 - Hình thức bảo đảm tiền vay: Bảo đảm bằng tài sản được định giá 1.354.400.000 đồng. CBTD sẽ kiểm tra tính xác thực những thông tin mà khách hàng cung cấp. Bước 2: Phân tích và thẩm định tín dụng CBTD tiếp nhận hồ sơ vay vốn, căn cứ vào hồ sơ vay vốn cụ thể, thu thập thông tin liên quan và thực hiện việc thẩm định tín dụng đối với khách hàng bao gồm: - Thẩm định khách hàng vay vốn: Phân tích về tư cách và năng lực pháp lý, năng lực điều hành, năng lực quản lý sản xuất kinh doanh của khách hàng. - Thẩm định phương án kinh doanh, dự án đầu tư, mục đích sử dụng vốn vay và khả năng trả nợ của khách hàng. - Thẩm định tính khả thi và hiệu quả của dự án đầu tư, phương án sản xuất, kinh doanh, dịch vụ. - Thẩm định tài sản đảm bảo: Kiểm tra hồ sơ giấy tờ tài sản đảm bảo; xác định rõ quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản bảo đảm, tính hợp lệ, hợp pháp của các loại giấy tờ đó; kiểm tra tình trạng thực tế của tài sản đảm bảo, khả năng quản lý tài sản đảm bảo, xác định giá trị tài sản...). - Đánh giá tình hình khách hàng quan hệ với ngân hàng và lợi ích ngân hàng được hưởng. - Trên cơ sở các kết quả thẩm định theo các nội dung trên, CBTD phải lập Báo cáo thẩm định cho vay (BCTĐCV), BCTĐCV là các tài liệu dạng văn bản trong đó phải nêu rõ, cụ thể những kết quả của quá trình thẩm định, đánh giá phương án đầu tư xin vay vốn của khách hàng cũng như các ý kiến đề xuất đối với các đề nghị của khách hàng. - Cán bộ tín dụng kiểm tra lại hồ sơ vay vốn, hồ sơ bảo đảm tiền vay kèm theo báo cáo thẩm định trình trưởng phòng xem xét. Ví dụ: Căn cứ vào hồ sơ vay vốn cụ thể, thu thập thông tin liên quan và tiến hành thẩm định tín dụng đối với khách hàng bao gồm: - Công ty đủ năng lực pháp luật dân sự và ông Xuân Thanh, đại diện cho Công Ty TNHH Xây Dựng Tổng Hợp Xuân Thanh cũng đủ năng lực hành vi dân sự.Trư ờng Đạ i họ c K inh tế H uế Trường Đại học Kinh tế Huế SVTH: Lê Thị Hoài Thu 58 - Công ty luôn sản xuất kinh doanh có hiệu quả, uy tín, lợi nhuận luôn ở mức dương, doanh thu năm sau cao hơn năm trước, quy mô sản xuất kinh doanh ngày càng mở rộng và các chỉ số tài chính đều có xu hướng tốt. - Tất cả các loại tài sản đảm bảo đều hợp pháp, có đủ giấy tờ chứng minh, không tranh chấp, giá trị thị trường cao, khả năng chuyển nhượng nhanh chóng. Đánh giá: Công ty kinh doanh có hiệu quả, uy tín, tuy nhiên các rủi ro có thể xảy ra là do sự biến động của nền kinh tế, rủi ro bất khả kháng. Đề xuất duyệt cho vay: - Phương thức cho vay: Hạn mức tín dụng. - Mức dư nợ cao nhất: 800.000.000 đồng (Tám trăm triệu đồng chẵn). - Lãi suất cho vay: 19,00%/ năm. - Thời hạn thực hiện hạn mức: 12 tháng. - Thời hạn từng lần nhận nợ: Cụ thể theo từng lần nhận nợ, tối đa 10 tháng. - Phương thức trả gốc: 01 kỳ. - Phương thức trả lãi: Định kỳ 06 tháng/ 01 lần vào ngày 30. - Mục đích sử dụng vốn vay: Chi phí nguyên, nhiên, vật liệu, nhân công, máy thi công xây dựng các công trình. Sau đó CBTD tiến hành lập báo cáo thẩm định tín dụng nêu rõ kết quả quá trình thẩm định trình trưởng phòng xem xét. Bước 3: Phê duyệt - Nhận được báo cáo thẩm định của cán bộ tín dụng, trưởng phòng tín dụng rà soát danh mục hồ sơ vay vốn. Nếu hồ sơ vay vốn thiếu, chưa đầy đủ thì yêu cầu bổ sung, hoàn thiện. - Căn cứ vào hồ sơ do Trưởng phòng tín dụng đưa lên, Giám đốc Chi nhánh xem xét quyết định phê duyệt khoản vay. Ví dụ: Dựa trên ý kiến đánh giá Cán bộ tín dụng đề xuất duyệt cho vay. CBTD sẽ nộp Báo cáo thẩm định lên Trưởng phòng tín dụng và Trưởng phòng đồng ý cho vay, cuối cùng trình lên Giám đốc/ Người được ủy quyền phê duyệt (Phó Giám đốc). Nếu không có sai sót gì thì Phó Giám đốc sẽ ký duyệt cho vay với các đề xuất mà Cán bộ tín dụng đề ra. Khoản vay đã được phê duyệt.Trư ờ g Đạ i họ c K inh tế H uế Trường Đại học Kinh tế Huế SVTH: Lê Thị Hoài Thu 59 Bước 4: Soạn thảo, ký kết hợp đồng, hoàn thiện các điều kiện trước giải ngân Nếu khoản vay được Lãnh đạo duyệt đồng ý cho vay và hình thức đảm bảo nợ vay đã được xác định, trên cơ sở nội dung, điều kiện đã được duyệt và hợp đồng mẫu, CBTD soạn thảo Hợp đồng tín dụng và Hợp đồng bảo đảm tiền vay cho phù hợp để trình trưởng phòng tín dụng giám sát. Trưởng phòng tín dụng kiểm tra lại các điều khoản hợp đồng tín dụng, hợp đồng bảo đảm tiền vay theo đúng nội dung điều kiện đã duyệt: - Nếu đúng ký trình lãnh đạo. - Nếu chưa đúng, yêu cầu CBTD chỉnh lại. Lãnh đạo ký duyệt: - Nếu đúng: Ký hợp đồng tín dụng. - Nếu chưa đúng thì yêu cầu chỉnh sửa lại. Ví dụ: Khoản vay đã được Phó Giám đốc phê duyệt, hợp đồng tín dụng được soạn thảo và ký kết (Phụ lục 2). Bước 5: Giải ngân Sau khi khách hàng đã hoàn thiện, bổ sung hồ sơ theo yêu cầu hoặc đã công chứng, chứng thực, đăng ký giao dịch bảo đảm, cán bộ tín dụng tiếp nhận lại hồ sơ, kiểm tra lại lần cuối. Nếu đảm bảo đầy đủ, đúng yêu cầu thì thực hiện nhập các thông tin cần thiết vào hệ thống IPCAS (số tiền vay, kỳ hạn trả nợ gốc lãi, mức lãi suất cho vay, kỳ hạn nợ cuối cùng...) và phối hợp cùng bộ phận kế toán – ngân quỹ thực hiện giải ngân. Bước 6: Kiểm tra giám sát quá trình sử dụng khoản vay - Kiểm tra và giám sát khoản vay là quá trình thực hiện các bước công việc sau khi cho vay nhằm hướng dẫn, đôn đốc người vay sử dụng đúng mục đích, có hiệu quả số tiền cho vay, hoàn trả nợ gốc, lãi vay đúng hạn, đồng thời thực hiên các biện pháp thích hợp nếu người vay không thực hiện đầy đủ, đúng hạn các cam kết. - NHNN&PTNT Việt Nam quy định việc kiểm tra, giám sát khoản vay được tiến hành định kỳ, đột xuất với 100% khoản vay, một hay nhiều lần tùy theo độ an toàn của khoản vay.Trư ờng Đạ i họ c K inh tế H uế Trường Đại học Kinh tế Huế SVTH: Lê Thị Hoài Thu 60 Bước 7: Thu nợ lãi, gốc và xử lý phát sinh - Đây là công việc sau khi hướng dẫn nhằm giải ngân hướng dẫn, đôn đốc người vay sử dụng đúng mục đích, có hiệu quả số tiền vay, hoàn trả nợ gốc, lãi vay đúng hạn. Các khoản nợ đến hạn đều phải lập thông báo gởi cho khách hàng trước 05 ngày làm việc so với ngày đến hạn nợ. - Căn cứ vào chương trình, kế hoạch kiểm tra, kiểm soát; kết quả chấm điểm xếp hạng khách hàng; các báo cáo tài chính, quá trình trả nợ, cán bộ tín dụng thực hiện kiểm tra sau khi cho vay. - Tiến hành thu nợ gốc, lãi tiền vay và phí. - Có biện pháp xử lý nếu trường hợp xấu xảy ra và cố gắng thu hồi nợ. Ví dụ: Lập bảng theo dõi (Phụ lục 3). Bước 8: Thanh lý hợp đồng và giải chấp TSĐB - Khi khách hàng trả hết nợ, CBTD tiến hành phối hợp với bộ phận kế toán đối chiếu, kiểm tra về số tiền trả nợ gốc, lãi, phí để tất toán khoản vay. - Thời hạn hiệu lực của hợp đồng tín dụng theo thỏa thuận trong hợp đồng tín dụng đã ký kết: Khi bên vay trả xong nợ gốc và lãi thì hợp đồng tín dụng đương nhiên hết hiệu lực và các bên không cần lập biên bản thanh lý hợp đồng. Trường hợp bên vay yêu cầu, CBTD soạn thảo biên bản thanh lý hợp đồng trình TPTD kiểm soát và TPTD trình lãnh đạo ký biên bản thanh lý. 2.2.3. Các hoạt động kiểm soát nội bộ quy trình cho vay khách hàng doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Chi nhánh Agribank Lệ Thủy Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ vay vốn của khách hàng Cán bộ tín dụng sẽ tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ vay vốn của khách hàng. Trong quá trình thực hiện các rủi ro có thể xảy ra đó là: Khách hàng không hiểu đầy đủ quy trình cho vay; Khách hàng không cung cấp thông tin đúng sự thật; CBTD không kiểm tra kỹ hồ sơ pháp lý, hồ sơ dự án, phương án vay vốn của khách hàng một cách đầy đủ và chính xác; CBTD tự lập hồ sơ cho khách hàng; CBTD móc nối với khách hàng dẫn đến sự sai lệch thông tin, thiếu giấy tờ nhưng vẫn chấp nhận hồ sơ; Để nâng cao thành tích một số CBTD sẽ chấp nhận những khoản vay nằm ngoài khả năng trả nợ của khách hàng.Trư ờng Đạ i ọ c K inh tế H uế Trường Đại học Kinh tế Huế SVTH: Lê Thị Hoài Thu 61 Để ngăn chặn những rủi ro này, cán bộ tín dụng phụ trách tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ vay vốn của khách hàng cần phải thực hiện theo các thủ tục kiểm soát sau: - Thực hiện theo đúng quy định mà Ngân hàng về điều kiện vay vốn đối với khách hàng doanh nghiệp (Điều 7 Quyết định 666 - quy định về cho vay khách hàng trong hệ thống NHNN&PTNT Việt Nam). - CBTD làm đầu mối tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra tính đầy đủ, hợp pháp, hợp lệ đối với danh mục hồ sơ pháp lý, danh mục hồ sơ khoản vay, danh mục hồ sơ bảo đảm tiền vay theo yêu cầu; tính phù hợp, đầy đủ trên bề mặt hồ sơ; đối với hồ sơ bản sao có đối chiếu với các hồ sơ gốc (nếu có); đảm bảo sự phù hợp về thông tin giữa các hồ sơ. Ví dụ: Ngày 05/10/2011. Ông Võ Xuân Thanh, Giám đốc Công ty TNHH Xây dựng Tổng hợp Xuân Thanh có nhu cầu vay vốn kinh doanh nên đến Chi nhánh Agribank Lệ Thủy xin vay vốn. Sau khi tiếp nhận hồ sơ vay vốn của Ông Thanh, CBTD sẽ kiểm tra điều kiện vay vốn của khách hàng dựa vào Quyết định 666. Sau khi kiểm tra nhận thấy khách hàng đủ điều kiện vay vốn, CBTD tiếp tục kiểm tra tính đầy đủ, chính xác, hợp pháp những thông tin trên hồ sơ cho vay mà khách hàng cung cấp. Hồ sơ cho vay của khách hàng bao gồm: Giấy đề nghị vay vốn, kế hoạch hoạt động kinh doanh năm 2011 – 2012, báo cáo kinh tế kỹ thuật của dự án đầu tư,... Phân tích và thẩm định tín dụng Phòng tín dụng phân công CBTD phụ trách công việc phân tích và thẩm định tín dụng. Các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình thực hiện: - CBTD thực hiện đánh giá về khách hàng chưa đầy đủ trên các phương diện: Về thông tin khách hàng, PASX/DAĐT, tài sản đảm bảo. - CBTD xác định hạn mức tín dụng khi chưa có đủ căn cứ điều kiện cần thiết. - Xác định thời hạn vay và trả lãi không phù hợp. - Cán bộ tín dụng còn hạn chế về năng lực trong công tác thẩm định. - Cán bộ tín dụng móc nối với khách hàng nên kết quả thẩm định không đúng với thực tế. Các thủ tục kiểm soát để ngăn ngừa rủi ro có thể xảy ra: - Các chỉ tiêu về đánh giá chung khách hàng phải được thực hiên theo đúng nội dung “Hướng dẫn phân tích về tư cách và năng lực pháp lý, năng lực điều hành, năngTrư ờ g ạ i họ c K in tế H uế Trường Đại học Kinh tế Huế SVTH: Lê Thị Hoài Thu 62 lực quản lý sản xuất kinh doanh của khách hàng” trong quy định chung của NHNN&PTNT Việt Nam. - Việc đánh giá phân tích PASXKD/DAĐT được thực hiện theo đúng nội dung “Hướng dẫn phân tích thẩm định PASXKD/DAĐT” trong quy định của NH. - Việc báo cáo thẩm định được thể hiện qua mẫu báo cáo thẩm định theo quy định. - Giám đốc quy định bằng văn bản mức thẩm định đối với Phó Giám đốc, TPTD, CBTD. - Trưởng phòng tín dụng kiểm tra lại toàn bộ hồ sơ vay vốn, tờ trình của cán bộ thẩm định tín dụng, cho ý kiến trên tờ trình thẩm định về việc cho vay không cho vay để trình Giám đốc hoặc người được uỷ quyền hợp pháp xem xét quyết định. - Hoạt động thẩm định phải được thể hiện qua báo cáo thẩm định, ghi ý kiến thẩm định trong giấy đề nghị vay vốn. Ví dụ: Khi xem xét hồ sơ xin vay vốn của khách hàng, cán bộ tín dụng cần phải thu thập thông tin từ mọi nguồn khác nhau (Sách, báo, thuyết minh báo cáo tài chính,) để tiến hành: - Thẩm định năng lực pháp luật dân sự, năng lực hành vi dân sự của khách hàng vay vốn ( Phụ lục 4 ). - Thẩm định về tình hình tài chính và kết quả sản xuất kinh doanh của khách hàng vay + Căn cứ thẩm định, đánh giá: Báo cáo tài chính hai năm trước liền kề 2009 – 2010 và các hợp đồng xây dựng. + Bảng cân đối tài khoản rút gọn có cấu trúc tài sản, nguồn vốn phù hợp với đối tượng kinh doanh của Công ty. (Phụ lục 5) + Kết quả sản xuất kinh doanh 2009 – 2010 có hiệu quả, lợi nhuận dương và doanh thu năm sau cao hơn năm trước. (Phụ lục 6). + Các chỉ tiêu đánh giá tài chính:  Khả năng thanh toán và sự ổn định: Hệ số tự tài trợ = 0,68 lần, hệ số thanh toán ngắn hạn = 2,9 lần, hệ số thanh toán nhanh = 0,23 lần.  Năng lực hoạt động: Vòng quay vốn lưu động bình quân = 1,93 vòng, vòng quay khoản phải thu bình quân = 5,81 vòng, vòng quay tồn kho = 3,50 vòng.Trư ờng Đạ i họ c K inh tế H uế Trường Đại học Kinh tế Huế SVTH: Lê Thị Hoài Thu 63  Nhóm chỉ tiêu lợi nhuận: Tỷ suất lợi nhuận trước thuế trên doanh thu = 0,0019, tỷ suất lợi nhuận trước thuế trên tài sản = 0,003, tỷ suất trước thuế trên vốn chủ sở hữu = 0,0056. Công ty không có quan hệ tín dụng với các tổ chức tín dụng khác. Công ty đạt mức xếp hạng tín dụng loại B. Công ty luôn Sản xuất kinh doanh có uy tín, hiệu quả, lợi nhuận năm 2010 thấp hơn năm 2009 nhưng vẫn ở mức dương, doanh thu năm sau cao hơn năm trước, quy mô sản xuất kinh doanh ngày càng mở rộng các chỉ số tài chính có xu hướng tốt. Kết luận: Công ty đủ điều kiện vay vốn. - Thẩm định phương án sản xuất kinh doanh + Kế hoạch sản xuất kinh doanh năm 2011- 2012. + Tổng nhu cầu vốn và phương án vốn. Tổng chi phí cần thiết: 4.604.358.973 đồng. Vòng quay vốn lưu động: 1,2 vòng. Vốn lưu động cần thiết: 3.699.837.448 đồng. Vốn tự có và huy động khác: 2.988.837.448 đồng. Nhu cầu vay vốn Ngân hàng: 800.000.000 đồng. - Tính khả thi của phương án + Thị trường tiêu thụ sản phẩm: Công ty luôn nhận được các công trình xây dựng trong huyện, là nơi công ty đã có bạn hàng lâu dài, tốt, đã có uy tín. + Thị trường cung cấp nguyên, nhiên, vật liệu: Nguyên vật liệu được mua chủ yếu từ các đại lý trong huyện và trong cả nước. + Năng lực về máy móc thiết bị: Hiện tại công ty đang có máy móc thiết bị xây dựng đủ năng lực phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh hiệu quả. - Hiệu quả kinh tế và khả năng trả nợ của phương án Tổng doanh thu: 4.999.438.000 đồng. Tổng chi phí: 4.604.358.973 đồng. Lợi nhuận trước thuế: 395.079.027 đồng. Thuế thu nhập doanh nghiệp: 98.769.757 đồng. Lợi nhuận sau thuế: 296.309.270 đồng. - Bảo đảm tiền vayTrư ờng Đạ i họ c K inh tế H uế Trường Đại học Kinh tế Huế SVTH: Lê Thị Hoài Thu 64 Bảo đảm tiền vay được thực hiện theo hợp đồng bảo lãnh bằng tài sản số: Hợp đồng bảo lãnh của bên thứ ba số: 2001DN/0121/HĐTD ngày 28/09/2011 ký giữa NHNN & PTNT Lệ Thủy (bên nhận bảo lãnh), với ông Võ Xuân Thanh (bên bảo lãnh) và Công ty TNHH Xây dựng Tổng Hợp Xuân Thanh (bên vay vốn) bao gồm các loại tài sản:  Nhà ở trên đất có giá trị 800.000.000 đồng.  Quyền sử dụng đất thổ cư gắn nhà có giá trị 554.400.000 đồng. Tất cả các loại tài sản trên đều hợp pháp, có đủ các loại giấy tờ chứng minh, không tranh chấp, tài sản nằm ở khu dân cư đông đúc, có giá thị trường cao, khả năng chuyển nhượng nhanh chóng. CBTD đưa ra đánh giá: Công ty kinh doanh có hiệu quả, uy tín, tuy nhiên các rủi ro có thể xảy ra là do sự biến động của nền kinh tế, rủi ro bất khả kháng. Sau đó đưa ra đề xuất duyệt cho vay. CBTD sẽ lập báo cáo thẩm định nêu rõ kết quả của quá trình thẩm định trên sau đó trình lên Trưởng phòng tín dụng. Trưởng phòng tín dụng nêu rõ ý kiến của mình trên tờ trình thẩm định về việc cho vay. Giới hạn tín dụng của Công ty TNHH Xây dựng Tổng hợp Xuân Thanh theo Báo cáo đề xuất tín dụng là 800.000.000 đồng, là khoản vay bắt buộc phải qua thẩm định rủi ro và thuộc phạm vi thẩm quyền phê duyệt tín dụng của Giám đốc Chi nhánh. Do đó báo cáo khi đã có đầy đủ chữ ký của cán bộ tín dụng và Trưởng phòng tín dụng cùng toàn bộ hồ sơ giấy tờ liên quan sẽ được chuyển Giám đốc hoặc người ủy quyền xem xét phê duyệt. Phê duyệt Giám đốc Chi nhánh hoặc người ủy quyền sẽ thực hiện phê duyệt khoản vay của doanh nghiệp. Khi phê duyệt một số rủi ro có thể xảy ra: - Phê duyệt không đúng với thẩm quyền quy định. - Không có sự kiểm soát lại trước khi phê duyệt. - Có thể cho vay những khoản vay vượt quá hạn mức tín dụng cho phép. Để hạn chế những rủi ro có thể xảy ra, những thủ tục kiểm soát sau cần phải tuân thủ:Trư ờng Đạ i họ c K inh tế H uế Trường Đại học Kinh tế Huế SVTH: Lê Thị Hoài Thu 65 - Quy định rõ thẩm quyền phê duyệt của các cấp khác nhau. - Phải có đầy đủ văn bản, chữ ký của các bộ phận, phòng ban đã kiểm soát trước khi chuyển cho bộ phận phê duyệt. - Quy định bằng văn bản giới hạn tín dụng của Chi nhánh. - Ban hành quy định bằng văn bản về danh mục hàng hóa, dịch vụ cấm kinh doanh. Ví dụ: Căn cứ vào Báo cáo thẩm định do Cán bộ tín dụng lập ngày 06/10/2010, Trưởng phòng tín dụng rà soát lại hồ sơ vay vốn. Hồ sơ đủ nên Trưởng phòng tín dụng ký vào và trình lên Giám đốc Chi nhánh hoặc người được ủy quyền phê duyệt. Người được ủy quyền phê duyệt là Phó giám đốc sau khi xem xét không có vấn đề gì bất thường sẽ quyết định phê duyệt (Phụ lục 7). Soạn thảo và ký kết hợp đồng, hoàn thiện các điều kiện trước khi giải ngân Cán bộ tín dụng được phân công sẽ thực hiện công việc này. Những rủi ro có thể xảy ra trong khi thực hiện: - CBTD thực hiện việc gửi thông báo tín dụng sai khách hàng. - Thiếu sót một số thông tin trên thông báo tín dụng. - Soạn thảo hợp đồng không đúng với những điều kiện đã phê duyệt. - Từ chối ký kết hợp đồng với khách hàng tốt, ký kết hợp đồng với khách hàng không tốt. - Chưa thực hiện đăng kí giao dịch đảm bảo đối với TSĐB. Để hạn chế rủi ro xảy ra tới mức thấp nhất, cán bộ tín dụng cần thực hiện đúng những thủ tục kiểm soát: - Phải có sự phê duyệt đầy đủ của các phòng ban liên quan trước khi đi đến thỏa thuận cho vay. - Cần có sự độc lập kiểm tra thông báo tín dụng trước khi gửi cho khách hàng. - Hợp đồng tín dụng phải được rà soát lại và ký kết bởi người đại diện có thẩm quyền của Chi nhánh và khách hàng. - Quy định những trường hợp bắt buộc phải thực hiện những thủ tục đăng ký giao dịch đảm bảo. - Mẫu hợp đồng tín dụng phải được quy định cụ thể, nếu sửa đổi, bổ sung phải theo quy định.Trư ờng Đạ i họ c K inh tế H uế Trường Đại học Kinh tế Huế SVTH: Lê Thị Hoài Thu 66 - Hợp đồng tín dụng, hợp đồng bảo đảm tiền vay phải được Trưởng phòng tín dụng kiểm tra lại. Nếu chưa đúng yêu cầu CBTD bổ sung, nếu được ký nháy vào các trang hợp đồng tín dụng, trình giám đốc ký duyệt. - Đóng dấu giáp lai nếu hợp đồng tín dụng là tờ rời. Ví dụ: Sau khi khoản vay có được sự phê duyệt của đầy đủ của các phòng ban, quyết định cấp tín dụng sẽ được ký cùng hồ sơ tín dụng sẽ được chuyển về phòng tín dụng. CBTD sẽ thông báo cho Ông Thanh, trao đổi, thương thảo về các điều kiện tín dụng. Sau khi Ông Thanh đồng ý với các điều kiện tín dụng đã được phê duyệt, bộ phận tín dụng chịu trách nhiệm soạn thảo hợp đồng tín dụng theo mẫu (Phụ lục 2), hợp đồng thế chấp tài sản đảm bảo, biên bản định giá, biên bản giao nhận, đăng ký giao dịch đảm bảo (Vì tài sản bảo đảm của Công ty TNHH Xây dựng Tổng hợp Xuân Thanh có quyền sử dụng đất nên yêu cầu bắt buộc phải thực hiện đăng kí giao dịch bảo đảm theo quy định). Hợp đồng tín dụng được soạn thảo xong cần được rà soát lại, sau đó được ký kết bởi Phó giám đốc đại diện cho Chi nhánh Agribank huyện Lệ Thủy và ông Thanh đại diện cho Công ty xin vay vốn. Giữa các tờ rời của Hợp đồng tín dụng phải được đóng dấu giáp lai. Giải ngân Giải ngân được thực hiện bởi bộ phận kế toán – ngân quỹ. Các rủi ro có thể xảy ra khi giải ngân là: - Các chứng từ làm căn cứ giải ngân không đầy đủ, không đảm bảo cơ sở pháp lý. - Giải ngân không đúng số tiền. - Cách thức, thời gian giải ngân không đúng quy định. - Giải ngân không theo quy trình. - Thiếu chữ ký của các bên liên quan. Thủ tục kiểm soát cần thực hiện đúng: - Quá trình giải ngân được thực hiện căn cứ trên đề xuất giải ngân đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt. - Nhân viên giải ngân thực hiện giải ngân căn cứ vào các chứng từ giải ngân (Đề xuất giải ngân, hồ sơ đề nghị giải ngân).Trư ờng Đạ i họ c K inh tế H uế Trường Đại học Kinh tế Huế SVTH: Lê Thị Hoài Thu 67 - Ban hành quy định bằng văn bản về nội dung, cách thức giải ngân cụ thể cho từng trường hợp cụ thể. - Thực hiện giải ngân theo đúng hướng dẫn đã được Ngân hàng quy định. - Quy định bằng văn bản thẩm quyền giải ngân đối với từng cán bộ tín dụng. - Chỉ giải ngân những khoản thuộc thẩm quyền phê duyệt. Nằm ngoài thẩm quyền thì phải có sự phê duyệt của Trưởng phòng tín dụng, Giám đốc trước khi nhập liệu, giải ngân. - Trước khi giải ngân yêu cầu khách hàng ký trên giấy nhận nợ. Kiểm tra giám sát quá trình sử dụng khoản vay Công việc này được thực hiện bởi cán bộ tín dụng. Khi thực hiện, CBTD cần chú ý để tránh xảy ra các rủi ro sau: - Vốn vay không được sử dụng đúng mục đích đã cam kết trong hồ sơ vay vốn. - TSĐB bị giảm giá trị hoặc mất mát trong trường hợp khách hàng không trả được nợ. - Không theo dõi nợ vay chặt chẽ. - Khả năng thanh toán của khách hàng bị sụt giảm. Nhằm hạn chế các rủi ro trên, CBTD cần thực hiện theo các thủ tục kiểm soát: - Quy định việc kiểm tra, giám sát khoản vay được tiến hành định kỳ, đột xuất 100% với khoản vay một hay nhiều lần tùy theo độ an toàn của khoản vay. - CBTD thực hiện theo hướng dẫn nội dung “Kiểm tra, giám sát khoản vay” do NH quy định. - Định kỳ CBTD tiến hành chấm điểm và xếp hạng lại khách hàng để phát hiện kịp thời sự sụt giảm khả năng thanh toán từ đó có biện pháp xử lý như yêu cầu khách hàng bổ sung TSBĐ nợ vay. - CBTD thường xuyên, định kỳ kiểm tra mục đích vay vốn của khách hàng. - Cán bộ được giao theo dõi khoản vay có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc trả nợ gốc, lãi của khách hàng đầy đủ, đúng kỳ. Thu nợ lãi gốc và xử lý phát sinh Các rủi ro có thể xảy ra:Trư ờng Đạ i họ c K inh tế H uế Trường Đại học Kinh tế Huế SVTH: Lê Thị Hoài Thu 68 - Khách hàng mất khả năng thanh toán hoặc cố tình không trả nợ. - Khách hàng không nhận được thông báo trả nợ. - Khách hàng trả nợ gốc và lãi không đúng hạn. - Khách hàng phát sinh nợ quá hạn. - Cơ cấu lại thời hạn trả nợ không đúng quy định. Thủ tục kiểm soát nhằm hạn chế rủi ro: - Có hình thức thu nợ và lãi vay phù hợp với từng Khách hàng để giảm thiểu rủi ro trong thanh toán. - Định kỳ hàng tháng bộ phận tín dụng lập thông báo danh sách các khoản nợ đến hạn, các khoản vay điều chỉnh lãi suất để đôn đốc khách hàng trả nợ gốc và lãi đúng hạn. Theo dõi diễn biến trạng thái các khoản nợ vay, phát hiện kịp thời các dấu hiệu rủi ro. - Việc xử lý khoản vay cho những tình huống khác nhau của khoản vay gồm trả nợ trước hạn, thu nợ trước hạn, gia hạn nợ, chuyển nợ quá hạn, - Việc cơ cấu lại thời hạn trả nợ phải dựa trên đơn xin cơ cấu thời hạn trả nợ gốc và/hoặc lãi, các tài liệu chứng minh nguyên nhân không trả nợ đúng hạn và các tài liệu chứng. - Thực hiện thu nợ lãi và xử lý phát sinh theo nội dung hướng dẫn “Thu nợ lãi và xử lý những phát sinh” được quy định bởi NH. Ví dụ: Căn cứ vào hợp đồng tín dụng cụ thể, cán bộ kế toán lập bảng theo dõi nợ vay (Phụ lục 3), liệt kê số lãi phải trả, đã trả theo từng tháng; những thay đổi về thời hạn vay, lãi suất và trình Trưởng phòng tín dụng ký duyệt. Thanh lý hợp đồng và giải chấp tài sản đảm bảo Rủi ro có thể xảy ra khi thực hiện công việc này đó là: - Giải chấp tài sản khi chưa kết thúc khoản vay. - CBTD không nhập thông tin giải chấp tài sản bảo đảm tiền vay vào hệ thống sau khi đã giải chấp tài sản. Thủ tục kiểm soát nhằm ngăn ngừa rủi ro:Trư ờng Đại học Kin h tế Hu ế Trường Đại học Kinh tế Huế SVTH: Lê Thị Hoài Thu 69 - Khi khách hàng trả hết nợ gốc, lãi và phí, CBTD phải đối chiếu, kiểm tra số liệu giữa chứng từ để tất toán khoản vay. - Sau khi được Giám đốc phê duyệt, CBTD phối hợp với các bộ phận có liên quan và người được giao giữ tài sản kiểm tra tình trạng tài sản, giấy tờ liên quan lập biên bản bàn giao giấy tờ và tài sản với khách hàng. Trư ờng Đạ i họ c K inh tế H uế Trường Đại học Kinh tế Huế SVTH: Lê Thị Hoài Thu 70 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP ĐỀ XUẤT NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ QUY TRÌNH CHO VAY KHÁCH HÀNG DOANH NGHIỆP VỪA VÀ NHỎ TẠI CHI NHÁNH AGRIBANK HUYỆN LỆ THỦY 3.1. Một số nhận xét về hệ thống kiểm soát nội bộ quy trình cho vay khách hàng doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Chi nhánh Agribank Lệ Thủy 3.1.1. Ưu điểm Trong thời gian qua, hệ thống kiểm soát tín dụng tại Chi nhánh Agribank Lệ Thủy đã đạt được những thành tích đáng khích lệ. Trong bối cảnh nền kinh tế còn nhiều khó khăn, Chi nhánh Agribank Lệ Thủy đã phân tích tình hình, đưa ra các giải pháp xử lý linh hoạt nhằm đảm bảo an toàn chất lượng và hiệu quả hoạt động. - Ban Giám đốc Chi nhánh đã luôn bám sát những chủ trương, quy định của NHNN&PTNT Việt Nam đề ra. Mặc khác, Ban Giám đốc đã xây dựng một môi trường kiểm soát lành mạnh, luôn cố gắng giữ được tính chính trực và giá trị đạo đức, có hành vi cư xử đúng mực, là tấm gương cho nhân viên cấp dưới. Đồng thời, quan tâm chỉ đạo điều hành công tác tín dụng và động viên, nhắc nhở CBTD hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. - Chi nhánh có đội ngũ cán bộ nhân viên nhiệt tình, có năng lực, kinh nghiệm cả về trình độ chuyên môn lẫn đạo đức nghề nghiệp. Sự phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban, giữa cấp trên và cấp dưới đã giúp cho hoạt động của ngân hàng được diễn ra tốt hơn. - Chi nhánh đang áp dụng thành công hệ thống IPCAS đã giúp hoạt động của ngân hàng nói chung và hoạt động tín dụng nói riêng được diễn ra nhanh chóng, kịp thời, chính xác, có thể hạn chế các rủi ro và giúp việc kiểm soát khoản vay được tốt hơn. - Chi nhánh đã xây dựng một quy trình cho vay thống nhất áp dụng trong toàn hệ thống dựa trên QĐ 666, hướng dẫn các văn bản cụ thể hoá đối với từng nội dung cụ thể và Sổ Tay Tín Dụng Agribank, điều này đã tạo thuận lợi trong việc kiểm soát quy trình cho vay. Formatted: Vietnamese Formatted: No underline, Font color: Auto, Vietnamese Formatted: No underline, Font color: Auto, Vietnamese Formatted: Vietnamese Trư ờng Đạ i họ c K inh tế H uế Trường Đại học Kinh tế Huế SVTH: Lê Thị Hoài Thu 71 - Phần lớn các khoản vay đều được kiểm tra, kiểm soát một cách thường xuyên, liên tục. Chi nhánh đã ban hành quy chế kiểm tra, kiểm soát khoản vay bằng văn bản, tạo cơ sở pháp lý cho việc thực hiện giám sát khoản vay. Quy chế kiểm soát tín dụng được thực hiện thống nhất trên toàn hệ thống, từ Hội sở đến tất cả các điểm giao dịch, thể hiện ở việc kiểm tra thường được lập kế hoạch trước và tiến hành thành từng đợt. Hàng quý, Chi nhánh thường tổ chức các đợt kiểm tra về việc thực hiện quy trình, quy chế của CBTD. Điều này đã phần nào giúp phát hiện kịp thời những điểm sai sót trong việc thực hiện quy trình kiểm soát. - Chính sách phát triển tín dụng của Chi nhánh Agribank Lệ Thủy luôn đi kèm với nâng cao chất lượng tín dụng, hạn chế rủi ro tín dụng. Do đó, về chủ trương, Chi nhánh luôn quan tâm đến việc quản lý rủi ro tín dụng, tăng cường kiểm soát tín dụng để luôn đảm bảo an toàn cho hoạt động của Ngân hàng. Nhìn chung, hệ thống KSNB của Chi nhánh đã đảm bảo đầy đủ các yếu tố giúp cho hoạt động của Chi nhánh diễn ra nhanh chóng, kịp thời, chính xác, góp phần, đem lại hiệu quả trong điều hành, quản lý hoạt động đồng thời nâng cao chất lượng hoạt động tín dụng nói riêng và toàn bộ hoạt động kinh doanh của chi nhánh nói chung. Tất cả những kết quả đó đã tạo niềm tin và động lực phấn đấu cho tập thể cán bộ của Chi nhánh trong thời gian sắp tới. 3.1.2. Nhược điểm Bên cạnh những CBTD có thâm niên trong nghề vẫn còn nhiều CBTD xuất thân là sinh viên vừa ra trường, chưa có nhiều kinh nghiệm trong công tác thẩm định. Các CBTD am hiểu về các lĩnh vực sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp còn quá ít, đa số khi thực hiện thẩm định thường phải tham khảo ý kiến của các chuyên gia tư vấn. Đạo đức, tinh thần trách nhiệm trong công việc còn hạn chế Thẩm định là khâu quan trọng nhất khi xem xét cấp tín dụng cho khách hàng. Đây cũng là khâu dễ xảy ra rủi ro nhất một khi CBTD có hành vi thông đồng với khách hàng vay vốn. Khi tiến hành thẩm định các biện pháp bảo đảm tiền vay, việc định giá TSBĐ sẽ có sự chênh lệch trong những trường hợp CBTD không có “tâm”, “vì khách hàng mà không vì NH”, từ đó thẩm định giá trị TSĐB cao hơn giá trị thực khiến khách hàng được vay nhiều hơn giá trị của tài sản. Công tác thẩm định một số dự án còn chưa chặt chẽ.Trư ờng Đạ i họ c K inh tế H uế Trường Đại học Kinh tế Huế SVTH: Lê Thị Hoài Thu 72 Mặc dù nhiều CBTD công tâm, có tinh thần trách nhiệm trong thẩm định cho vay, song vẫn còn tồn tại một số cá nhân vì lợi ích kinh tế hay áp lực chỉ tiêu của NH mà chấp nhận thông đồng với DN để thông qua hồ sơ vay vốn. Mặc dù không ngân hàng nào có thể tránh khỏi hoàn toàn rủi ro tín dụng nhưng theo tổng kết, một trong những nguyên nhân quan trọng khiến khoản vay bị quá hạn là do CBTD đã không kiểm soát khoản vay một cách kịp thời, từ đó không phát hiện sớm việc sử dụng vốn vay không đúng mục đích của khách hàng. Mặt khác, việc thu thập thông tin để lưu trữ trở nên khó khăn đối với những khách hàng ở xa, cán bộ tín dụng không đủ thời gian và có sẵn các đầu mối tin cậy để phân tích, nắm bắt hoặc dễ rơi vào sự sắp đặt trước của những khách hàng thiếu trung thực. Việc kiểm tra giám sát sau cho vay nhiều khi chỉ mang tính hình thức và chưa thật sự chặt chẽ. Thông tin về khách hàng bất cân xứng Một khó khăn đối với các ngân hàng là luôn thiếu thông tin chính xác về khách hàng hoặc thông tin luôn trong tình trạng không cân xứng, không cập nhật. Hiện nay, tại Chi nhánh, thông tin về khách hàng chủ yếu cập nhật từ phòng tín dụng. Tuy nhiên những thông tin này thường chưa đầy đủ và không được cập nhật thường xuyên. Vì vậy quá trình thẩm định của CBTD rất mất thời gian, và thiếu hiệu quả, có khi là không chính xác. Vẫn chưa có phòng kiểm soát nội bộ mà chỉ là cán bộ thuộc phòng tín dụng thực hiện nhiệm vụ kiểm tra, kiểm soát. Vì vậy, hiệu quả công tác kiểm soát chưa cao. 3.2. Giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ quy trình cho vay khách hàng doanh nghiệp vừa và nhỏ Chú trọng nâng cao trình độ, chất lượng nguồn nhân lực, chất lượng cán bộ làm công tác quản lý tín dụng. Thường xuyên tổ chức tập huấn, hội thảo, trao đổi về hoạt động nghiệp vụ. Chi nhánh có thể tổ chức các cuộc thi dành cho CBTD, trong đó đặt ra các tình huống để các CBTD có thể trải nghiệm, rèn luyện kiến thức và kỹ năng xử lý tình huống, đặc biệt là mang lại những bài học nhẹ nhàng mà sâu sắc về tầm quan trọng của hoạt động kiểm soát tín dụng và đánh vào ý thức của CBTD để họ thấy được sự cần thiết phải Formatted: No underline, Font color: Auto, Vietnamese Trư ờng Đạ i họ c K inh tế H uế Trường Đại học Kinh tế Huế SVTH: Lê Thị Hoài Thu 73 thực hiện sát sao công tác này. Đồng thời xây dựng kế hoạch đào tạo, huấn luyện và đào tạo lại nhân viên mỗi khi có sự thay đổi về cơ chế, chính sách, mục tiêu kinh doanh, quy trình công nghệ kỹ thuật. Nên tạo những cơ hội để cán bộ có thâm niên có thể truyền đạt kinh nghiệm cho những nhân viên mới. Giáo dục ý thức trách nhiệm cho cán bộ, nêu cao tầm quan trọng của công việc thẩm định Thẩm định là một khâu quan trọng trong quy trình cho vay. Mục đích của nó là để phục vụ cho việc ra quyết định cho vay hoặc từ chối cho vay, làm cơ sở tham gia góp ý, tư vấn cho Chủ đầu tư, tạo điều kiện để đảm bảo hiệu quả cho vay, thu được nợ gốc và lãi đúng hạn, hạn chế, phòng ngừa rủi ro; làm cơ sở để xác định giá trị cho vay, thời gian cho vay, dự kiến tiến độ giải ngân, mức độ thu nợ hợp lý, các điều kiện cho vay, tạo tiền đề cho khách hàng hoạt động có hiệu quả và đảm bảo mục tiêu đầu tư của Chi nhánh. Vì vậy, CBTD cần thực hiện thẩm định chặt chẽ, hiệu quả. Nên có chế độ kiểm tra chéo lẫn nhau để tránh gian lận trong công tác thẩm định. Dựa trên chất lượng tín dụng và hiệu quả công việc của từng cán bộ thực hiện, Chi nhánh nên xây dựng chế độ đánh giá khen thưởng và kỉ luật phù hợp. Có như vậy mới nâng cao tính tự chịu trách nhiệm trong các quyết định tín dụng của các cán bộ có liên quan, làm tăng hiệu quả công việc. Xây dựng chính sách tiền lương thỏa đáng, thể hiện được sự công bằng, vai trò và giá trị của từng cán bộ nhân viên. Xử lý triệt để những sai sót dù là nhỏ để kịp thời uốn nắn hành vi sai phạm. Không thể bỏ qua sai sót dù với bất cứ lý do gì. Đảm bảo công tác kiểm tra giám sát sau cho vay phải được thực hiện thường xuyên, liên tục đối với tất cả các khoản vay của khách hàng Một trong những nguyên nhân cơ bản khiến cho nợ quá hạn gia tăng là do một số khoản vay chưa được kiểm tra, giám sát thường xuyên dẫn đến rủi ro tín dụng không được phát hiện kịp thời. Đảm bảo công tác kiểm soát phải được thực hiện thường xuyên, liên tục đối với tất cả các khoản vay của khách hàng là một yêu cầu cấp thiết bởi lẽ trong thời gian thực hiện hợp đồng tín dụng, doanh nghiệp có thể gặp nhiều rủi ro từ khách quan đến chủ quan. Những rủi ro xảy đến là không thể tránh khỏi vàT ư ờng Đạ i họ c K inh tế H uế Trường Đại học Kinh tế Huế SVTH: Lê Thị Hoài Thu 74 nguyên nhân cũng như các loại rủi ro cũng vô cùng phong phú do vậy ngân hàng phải luôn theo dõi để nắm bắt tình hình của DN. Ngân hàng cần đảm bảo việc thực hiện hoạt động kiểm soát thường xuyên, liên tục theo đúng kế hoạch, định kỳ trên tất cả các khoản vay để có thể tìm biện pháp phòng ngừa và khắc phục kịp thời, hiệu quả. Bên cạnh đó, NH cũng cần phải tiến hành kiểm tra đột xuất, ngay lập tức đối với các khoản vay xảy ra sự kiện bất thường để kịp thời đề ra hướng giải quyết thích hợp. Không ngừng nâng cấp phần mềm ứng dụng, nâng cấp hệ thống máy tính và nghiệp vụ cho các CBTD để phục vụ cho hoạt động kiểm soát. Thành lập phòng Kiểm soát nội bộ Hoạt động của Chi nhánh ngày càng được mở rộng, nền kinh tế ngày càng phát triển, vì vậy lượng khách hàng muốn vay vốn ngày càng tăng. Khi đó công việc kiểm soát sẽ ngày càng nhiều, do đó trong thời gian sắp tới Chi nhánh cũng nên cân nhắc việc thành lập Bộ phận KSNB nhằm tạo hiệu quả cao nhất trong hoạt động kiểm soát nội bộ nói chung và kiểm soát tín dụng nói riêng. Trư ờng Đạ i họ c K i h tế H uế Trường Đại học Kinh tế Huế SVTH: Lê Thị Hoài Thu 75 PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 1. Kết luận Có thể nói hội nhập kinh tế quốc tế đã mang lại những cơ hội và thách thức mới cho các ngân hàng thương mại. Thách thức lớn nhất là các ngân hàng phải đảm bảo cho hoạt động lưu thông tiền tệ, tài chính của mình được thông suốt trong môi trường cạnh tranh khốc liệt như hiện nay. Muốn làm được điều này, đòi hỏi hệ thống kiểm soát nội bộ của ngân hàng phải hoạt động vô cùng hiệu quả, hạn chế tới mức tối thiểu những rủi ro có thể xảy ra. Nếu không làm được điều này, hậu quả tạo ra sẽ ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động kinh doanh của chính ngân hàng và bất kì doanh nghiệp nào. Sau thời gian thực tập tại Chi nhánh, được sự hướng dẫn tận tình của cô giáo Th.S Hoàng Thị Kim Thoa và sự giúp đỡ của các cô, chú, anh, chị, trong Chi nhánh đã giúp tôi có điều kiện tìm hiểu về đề tài: “Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ quy trình cho vay khách hàng doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Chi nhánh Agribank huyện Lệ Thủy”. Cùng với những kiến thức đã được học và quá trình tìm hiểu, quan sát thực tế đã giúp tôi hoàn thiện đề tài này. Về cơ bản, đề tài đã giải quyết được những vấn đề sau: - Hệ thống hóa những vấn đề lý luận cơ bản về hệ thống kiểm soát nội bộ nói chung, hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động cho vay khách hàng doanh nghiệp vừa và nhỏ nói riêng và các vấn đề liên quan đến ngân hàng thương mại. - Phân tích hoạt động kinh doanh, tìm hiểu thực trạng và phân tích tình hình tín dụng của Chi nhánh qua 3 năm 2010-2012. - Tìm hiểu thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ quy trình cho vay khách hàng doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Chi nhánh Agribank huyện Lệ Thủy. - Đưa ra một số ý kiến nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ quy trình cho vay khách hàng doanh nghiệp vừa và nhỏ. Trong giới hạn khả năng và thời gian nghiên cứu, Khoá luận chỉ nên được xem như là một tài liệu tham khảo về đề tài kiểm soát nội bộ trong ngân hàng. Hy vọng trong những nghiên cứu tiếp theo sẽ nghiên cứu rõ nét hơn về lĩnh vực này. Formatted: Vietnamese Formatted: No underline, Font color: Auto, Vietnamese Trư ờng Đạ i họ c K nh t ế H uế Trường Đại học Kinh tế Huế SVTH: Lê Thị Hoài Thu 76 2. Một số kiến nghị Đề tài mới chỉ tìm hiểu thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ quy trình cho vay khách hàng doanh nghiệp vừa và nhỏ trên khía cạnh các yếu tố định tính mà chưa phân tích các yếu tố định lượng để làm rõ quá trình và thủ tục kiểm soát, các tiêu chí để đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ còn ít và chưa cụ thể. Các giải pháp đưa ra chỉ mang tính định hướng và chưa có sự thẩm định qua thực tế. Do đó, các đề tài nghiên cứu sau này có thể mở rộng nghiên cứu toàn bộ quy trình cho vay của Chi nhánh Agribank Lệ Thủy, nếu có thể tìm hiểu thêm hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động tín dụng của một số ngân hàng trên địa bàn tỉnh Quảng Bình có quy mô tương tự để có thể đánh giá và so sánh tốt hơn. Xây dựng một hệ thống tiêu chí cụ thể làm cơ sở đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của Ngân hàng đó. Hoặc có thể khảo sát sự cần thiết của việc xây dựng bộ phận kiểm toán nội bộ trong Chi nhánh Ngân hàng. Formatted: No underline, Font color: Auto, Vietnamese Formatted: No underline, Font color: Auto, German (Germany) Formatted: German (Germany)Trư ờng Đạ i họ c K inh tế H uế Trường Đại học Kinh tế Huế SVTH: Lê Thị Hoài Thu 77 TÀI LIỆU THAM KHẢO [1]. Committee Of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission, Internal control – Intergrated Framework, Including Executive Summary, September 1992. [2]. Committee Of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission, Internal control – Intergrated Framework, Evaluation Tools, September 1992. [3]. Ersnt & Young (2003). Hội thảo rủi ro ngân hàng và vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ. TPHCM. [4]. Hoàng Văn Liêm (2007). Giáo trình Tài chính-Tiền tệ. Huế. [5]. Kiểm toán nội bộ hiện đại (Mordern Internal Auditing - 2002). Victor Z.Brink and Herbert Witt. NXB Tài chính. [6]. Lâm Thị Hồng Hoa (2002). Giáo trình Kiểm toán ngân hàng. NXB Thống kê. [7]. Lê Văn Tư (2005). Ngân hàng thương mại. NXB Thống kê. [8]. Nguyễn Minh Kiều (2007). Nghiệp vụ Ngân hàng hiện đại. NXB Thống kê. [9]. Quy định cho vay đối với khách hàng trong hệ thống Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Việt Nam (Quyết định 666/ QĐ-HĐQT-TDHO). [10]. Quy định về phân loại nợ, trích lập dự phòng rủi ro tín dụng trong hệ thống Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Việt Nam.( Ban hành kèm quyết định số 469/QĐ-HĐTV-XLRR). [11]. Quyết định số 636 của Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Việt Nam về việc ban hành quy định phân loại nợ, trích lập dự phòng và xử lý rủi ro tín dụng. [12]. Sổ tay tín dụng của Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Việt Nam. Các website: [13]. p_nhar_van_v_1 [14]. [15]. [16]. ư ờng Đạ i họ c K inh tế H uế Trường Đại học Kinh tế Huế SVTH: Lê Thị Hoài Thu 78 PHỤ LỤC PHỤ LỤC 1. KẾ HOẠCH SẢN XUẤT KINH DOANH NĂM 2011 -2012 PHỤ LỤC 2. HỢP ĐỒNG TÍN DỤNG PHỤ LỤC 3. BẢNG THEO DÕI NỢ GỐC VÀ LÃI PHỤ LỤC 4. NĂNG LỰC PHÁP LUẬT DÂN SỰ, NĂNG LỰC HÀNH VI DÂN SỰ CỦA KHÁCH HÀNG VAY VỐN PHỤ LỤC 5. BẢNG CÂN ĐỐI TÀI SẢN, NGUỒN VỐN RÚT GỌN NĂM 2009 – 2010 PHỤ LỤC 6. KẾ HOẠCH SẢN XUẤT KINH DOANH NĂM 2009 – 2010 PHỤ LỤC 7. PHÊ DUYỆT CỦA GIÁM ĐỐC/ NGƯỜI ĐƯỢC ỦY QUYỀN Formatted: Vietnamese Trư ờng Đạ i họ c K inh tế H uế