Đề tài Thực trạng hoạt động kiểm soát nội bộ đối với hoạt động ngân quỹ tại Ngân hàng thương mại cổ phần Ngoại Thương Việt Nam – Chi nhánh Huế

KSNB được phát hiện bởi kiểm toán nội bộ hoặc kiểm toán độc lập được báo cáo trực tiếp và kịp thời với cấp phụ trách cao hơn, kể cả ban lãnh đạo để điều chỉnh đúng lúc. - Đơn vị đã yêu cầu các cấp quản lý trung gian báo cáo ngay với lãnh đạo về mọi trường hợp gian lận, nghi ngờ gian lận, về các vi phạm nội quy, quy định của doanh nghiệp cũng như quy định của luật pháp hiện hành có khả năng làm giảm uy tín doanh nghiệp và gây thiệt hại về kinh tế. 3.1.1.2. Những vấn đề còn tồn tại Khái niệm “Hệ thống KSNB”chưa được hiểu một cách đúng đắn và đầy đủ. Hệ thống kiểm tra, kiểm soát, kiểm toán nội bộ của các TCTD Việt Nam được xây dựng và vận hành trên cơ sở Luật các TCTD ban hành năm 1997 và Quy chế về kiểm tra, kiểm toán nội bộ của các TCTD ban hành kèm theo QĐ số 03/1998/QĐ-NHNN3 ngày 3/1/1998 của Thống đốc NHNN. Về thực chất, bộ phận này làm chức năng kiểm toán và chịu sự quản lý của Tổng giám đốc (Giám đốc), do vậy, các kết quả kiểm tra, kiểm toán khó có thể mang tính độc lập. Bên cạnh đó, chức năng KSNB bị đánh đồng với chức năng kiểm toán nội bộ và mới chỉ dừng lại ở công tác hậu kiểm dưới hình thức tổ chức từng đợt kiểm tra. Vì vậy, những vấn đề phát hiện thường là những sai phạm đã phát sinh, do đó hạn chế tác dụng trong việc phát hiện, ngăn ngừa và quản lý rủi ro. Như vậy, mô hình hiện tại về kiểm tra, kiểm soát và kiểm toán nội bộ của các TCTD Việt Nam không đảm bảo được chất lượng của hệ thống KSNB. Cụ thể, việc phân định trách nhiệm giữa các cấp lãnh đạo trong các TCTD đối với hệ thống KSNB chưa được rõ ràng, dẫn đến công tác tự đánh giá đối với hệ thống KSNB chưa được thực hiện và bị xem nhẹ, đồng thời, công tác đánh giá độc lập đối với hệ thống KSNB không đảm bảo tính độc lập. Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật các TCTD (được Quốc hội thông qua ngày 15/6/2004) đã tách bạch hai chức năng KSNB và kiểm toán nội bộ. Tuy nhiên, nếu hệ thống kiểm tra, KSNB của TCTD lại vẫn được hiểu và được thiết lập dưới hình thức một bộ phận chuyên trách, chịu sự quản lý, điều hành của Tổng Giám đốc (Giám đốc) như hiện nay lại là một sai lầm và lãng phí lớn. TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD:Nguyễn Thị Hải Bình SVTH: Nguyễn Thùy Dung 83 Có thể kết luận rằng hoạt động công tác kiểm tra nội bộ và kiểm toán nội bộ tại các NHTM tuy đã đạt được những kết quả bước đầu, nhưng vẫn còn nhiều điểm bất hợp lý, thiếu khoa học dẫn đến hiệu lực và hiệu quả hoạt động còn thấp, chưa đáp ứng được nhu cầu giám sát và tư vấn quản lý ngân hàng trong điều kiện các NHTM đang đứng trước thử thách khắc nghiệt của tiến trình hội nhập với khu vực và thế giới. 3.1.2. Về hệ thống KSNB đối với hoạt động ngân quỹ 3.1.2.1. Những ưu điểm đạt được - Nhìn chung về công tác ngân quỹ tại chi nhánh luôn được thực hiện nghiêm túc quy định về giao nhận, bảo quản, vận chuyển; quy trình thu chi tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá và ấn chỉ quan trọng theo quyết định của Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam ban hành. Đạt được những kết quả đó trước tiên là Ban Giám đốc đã xây dựng những chuẩn mực về đạo đức trong đơn vị, phổ biến những quy định liên quan đến hoạt động ngân quỹ, đảm bảo mọi cán bộ điều hiểu biết và thực hành theo đúng nội quy định. Vậy nên tại chi nhánh không có vụ việc nổi côm, tiêu cực nào xảy ra. - Ban Giám đốc đã luôn chú trọng và quan tâm đến công tác kiểm tra, giám sát các hoạt động nghiệp vụ an toàn kho quỹ, tạo môi trường làm việc lành manh, phù hợp với quy định hiện hành của Nhà nước. - Cán bộ công nhân viên luôn nêu cao tinh thần phòng, chống tham nhũng, tội phạm do vậy hầu hết những sai phạm được ngăn chặn kịp thời và xử lý triệt để. - Những sai sót, tồn tại trong hoạt động KSNB của hoạt động ngân quỹ tại ngân hàng TMCP Ngoại thương – chi nhánh Huế đã được kịp thời sửa chữa và điều chỉnh thích hợp theo các kiến nghị của Đoàn thanh tra Ngân hàng Nhà nước, Đoàn kiểm toán nội bộ của ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam, công ty TNHH KPMQ, phòng KTGSTT. 3.1.2.2. Những vấn đề còn tồn tại - Theo quy chế thì trong quá trình kiểm tra kiểm soát, bộ phận KTGSTT được độc lập trong đánh giá, kết luận, kiến nghị trong phạm vi chức năng nhiệm vụ được giao. Tuy nhiên, sự độc lập chỉ có tính chất tương đối vì con người cơ bản lấy từ chi nhánh, mọi điều kiện làm việc của phòng kiểm tra đặt tại chi nhánh như phòng làm việc, phương tiện đi lại, sinh hoạt đoàn thể, sinh hoạt Đảng, đều ghép với chi nhánh, do vậy vẫn còn có sự phụ thuộc nhất định ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động kiểm tra. Xét về góc độ văn hóa, người Việt Nam có lối sống vật chất còn đời sống tinh thần TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD:Nguyễn Thị Hải Bình SVTH: Nguyễn Thùy Dung 84 phụ thuộc nhiều vào các quan hệ xã hội chưa kể một số cán bộ có chồng, vợ, con, họ hàng, đang làm việc tại chi nhánh. Do vậy, dẫn đến việc kiểm tra thiếu tính khách quan, dễ bị e dè, không dám nói. - Hiện nay, vẫn chưa áp dụng được công nghệ tin học vào hoạt động kiểm tra, giám sát. - Cơ chế kiểm tra tại chi nhánh mới chỉ chú trọng đến công tác kiểm soát xử lý và kiểm soát bảo vệ tài sản mà chưa chú ý đến công tác kiểm quản lý cũng như kiểm soát tổng quát. Nói cách khác, KSNB chưa làm tốt chức năng ngăn chặn và giám sát mà mới chỉ thực hiện chức năng kiểm tra và xử lý các vấn đề đã phát sinh. Cơ chế kiểm soát quá tập trung vào các cuộc kiểm tra, kiểm tra đột xuất trong khi cơ chế kiểm soát thường xuyên cần được xây dựng và thực hiện. - Về nhân sự: chưa có chương trình đào tạo cụ thể cho nhân viên của hệ thống KSNB, chưa có yêu cầu cụ thể về bằng cấp, trình độ nghiệp vụ, chứng chỉ nghề nghiệp hay kỹ năng để trở thành kiểm toán viên, chưa có số giờ quy định tối thiểu về bồi dưỡng nghề nghiệp liên tục để duy trì và phát triển nghiệp vụ của cán bộ phòng KTGSTT. - Sự phối kết hợp giữa kiểm tra, kiểm toán với các phòng ban chức năng chưa chặt chẽ, chưa có những cuộc gặp thường xuyên với các lãnh đạo bộ phận chức năng để thu thập ý kiến phản hồi của bộ phận này trong công tác và những ý kiến đóng góp nhằm xây dựng kế hoạch, nâng cao chất lượng của công tác kiểm tra, kiểm soát. - Đơn vị chưa có hệ thống sao lưu dữ liệu dự phòng khi có sự cố xảy ra trên mạng máy tính. 3.2. Một số giải pháp hoàn thiện hoạt động KSNB hoạt động ngân quỹ tại ngân hàng TMCP Ngoại thương – chi nhánh Huế - Tiếp tục thực hiện nghiêm túc theo quyết định số 158 của Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam về quy định giao nhận, bảo quản, vận chuyển; quy trình thu chi tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá và ấn chỉ quan trọng. - Duy trì việc thường xuyên kiểm tra, kiểm soát việc chấp hành pháp luật và các quy định nội bộ; trực tiếp kiểm tra, kiểm soát các hoạt động nghiệp vụ trên tất cả các lĩnh vực tại chi nhánh, phòng giao dịch. - Hoàn thiện cơ chế phân cấp ủy quyền rõ ràng, minh bạch; bảo đảm tách bạch nhiệm vụ, quyền hạn của các cá nhân, các cán bộ trong đơn vị. - Mọi rủi ro có nguy cơ gây ảnh hưởng xấu đến hiệu quả và mục tiêu hoạt động TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD:Nguyễn Thị Hải Bình SVTH: Nguyễn Thùy Dung 85 của đơn vị đều phải được nhận dạng, đo lường, đánh giá một cách thường xuyên, liên tục để kịp thời phát hiện, ngăn ngừa và có biện pháp quản lý rủi ro thích hợp. - Người điều hành các bộ phận, đơn vị nghiệp vụ, các cá nhân có liên quan đến hoạt động ngân quỹ phải thường xuyên xem xét, đánh giá về tính hiệu lực và hiệu quả của hệ thống kiểm tra, KSNB; những khiếm khuyết lớn có thể gây tổn thất lớn hoặc nguy cơ rủi ro phải được báo cáo ngay cho Giám đốc. - Tiếp tục hoàn thiện và nâng cấp hệ thống thông tin. Hệ thống thông tin, tin học của đơn vị phải được giám sát, bảo vệ một cách hợp lý, an toàn và phải có cơ chế quản lý dự phòng độc lập nhằm xử lý kịp thời những tình huống bất ngờ. - Thông qua việc quan sát, đối chiếu, tính toán và ghi chép các giao dịch phát sinh, hệ thống kế toán cung cấp thông tin cho các cấp quản lý ra quyết định, kiểm soát nhiều mặt hoạt động của ngân hàng. Vì vậy, hệ thống kế toán là một mắt xích quan trọng của cơ chế KSNB. Ngân hàng cần chú trọng hơn nữa tới việc hoàn thiện các yếu tố của hệ thống kế toán. - Trang bị thêm các phương tiện phục vụ kho quỹ: két sắt, máy đếm tiền, máy soi tiền giả, các phương tiện PCCC: hệ thống thiết bị đầu báo cháy, hệ thống camera, bình CO2, - Thường xuyên rà soát lại các mã quyền truy cập trên hệ thống, bảo đảm quyền truy cập phải gắn với từng cán bộ cụ thể; quyền truy cập của các cán bộ với đúng với chức năng, nhiệm vụ được phân công. TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD:Nguyễn Thị Hải Bình SVTH: Nguyễn Thùy Dung 86 PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 1. Kết luận Tóm lại luận án đã đi vào giải quyết các vấn đề sau: - Về lý luận đã khái quát được lý luận về hệ thống KSNB nói chung và hệ thống KSNB hoạt động ngân quỹ nói riêng. Xây dựng được hệ thống KSNB tốt góp phần hoàn thành các mục tiêu hoạt động, sử dụng các nguồn lực một cách kinh tế và có hiệu quả. Đồng thời hệ thống KSNB hoạt động ngân quỹ đã hạn chế đến mức thấp nhất các rủi ro tiền mặt, tài sản quý, ấn chỉ quan trọng và các loại giấy tờ có giá, coi như có giá xảy ra. KSNB đóng vai trò rất quan trọng trong việc bảo quản và nâng cao hiệu quả các hoạt động nghiệp vụ liên quan đến ngân quỹ tại ngân hàng. - Đề tài đã nêu được thực trạng hoạt động hiện nay của hệ thống KSNB của ngân hàng TMCP Ngoại thương – chi nhánh Huế; hoạt động công tác kiểm soát tại Đơn vị còn nhiều điểm hạn chế dẫn đến hiệu lực và hiệu quả hoạt động còn thấp, chưa đáp ứng được nhu cầu giám sát và tư vấn quản lý ngân hàng. Nguyên nhân chính của sự hạn chế là xuất phát từ mô hình tổ chức của hệ thống kiểm tra, KSNB của Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam hiện nay. Đồng thời đã đưa ra được các biện pháp nhằm hoàn thiện hệ thống KSNB hoạt động ngân quỹ tại ngân hàng TMCP Ngoại thương – chi nhánh Huế. Những diễn biến mấy năm nay cho thấy, rủi ro đối với hệ thống NHTM Việt Nam dường như không thay đổi về tên và phân loại, tuy nhiên tính chất của chúng đã có những thay đổi và khác biệt đáng kể. Những tính chất mới này là do điều kiện nền kinh tế, hệ thống tài chính ngân hàng Việt Nam đã phát triển ở mức cao hơn về chiều sau, do tính đa dạng và mức độ phức tạp hơn, do có sự hội nhập quốc tế sâu rộng hơn. Sự thay đổi này hoàn toàn phù hợp với sự thay đổi về kinh tế, xã hội và bản thân hệ thống ngân hàng. Trong bối cảnh này và do các yêu cầu đặt ra đối ngành ngân hàng Việt Nam nói chung và ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam nói riêng cần sớm xây dựng hệ thống KSNB, kiểm toán nội bộ hữu hiệu và hiệu quả, tiến gần tới chuẩn mực quốc tế. Đó là một đòi hỏi cấp bách và là mục tiêu quan trọng của ngành ngân hàng Việt Nam. TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD:Nguyễn Thị Hải Bình SVTH: Nguyễn Thùy Dung 87 2. Một số kiến nghị 2.1. Đối với Nhà nước Thành lập cơ quan Giám sát an toàn hoạt động ngân hàng là đơn vị thuộc NHNN - Trên cơ sở bộ máy Thanh tra NHNN hiện có, xây dựng hệ thống giám sát ngân hàng hiện đại và hữu hiệu (về thể chế, mô hình tổ chức) nhằm đáp ứng yêu cầu thực tiền phát triển hệ thống ngân hàng Việt Nam và thực hiện đúng các nguyên tắc, chuẩn mực quốc tế về giám sát ngân hàng. - Mục tiêu và trách nhiệm chính của cơ quan Giám sát an toàn hoạt động ngân hàng của NHNN là góp phần bảo đảm sự an toàn, ổn định của hệ thống các TCTD và chấp hành nghiêm minh pháp luật về tiền tệ, hoạt động ngân hàng, bảo vệ lợi ích của công chúng. Hoàn thiện các điều kiện tiên quyết cho một hệ thống giám sát có hiệu quả - Hoàn thiện khuôn khổ pháp luật về giám sát ngân hàng và hạ tầng cơ sở kỹ thuật phục vụ hoạt động giám sát ngân hàng: - Đến nay, chưa có một văn bản nào hướng dẫn cụ thể về vấn đề kiểm tra, kiểm soát và kiểm toán nội bộ của TCTD. Vì vậy, Ngân hàng Nhà nước cần sớm ban hành văn bản hướng dẫn giải thích rõ khái niệm “Hệ thống KSNB” và quy định cụ thể trách nhiệm của các cấp lãnh đạo trong TCTD đối với hệ thống KSNB theo nguyên tắc phù hợp với thông lệ quốc tế, để các TCTD có cơ sở xây dựng một hệ thống KSNB đầy đủ, hiệu lực và hiệu quả, tiến tới xây dựng các mô hình quản trị ngân hàng hiện đại tại Việt Nam, chuẩn bị tốt cho quá trình hội nhập kinh tế quốc tế. - Hiện đại hóa và sử dụng có hiệu quả công nghệ thông tin trong công tác thanh tra, giám sát ngân hàng. Đổi mới và nâng cao hiệu quả phương pháp giám sát ngân hàng Nâng cao chất lượng, hiệu quả nghiệp vụ giám sát từ xa và thanh tra tại chỗ, trong đó giám sát từ xa được coi là nghiệp vụ quan trọng, có chức năng cảnh báo sớm rủi ro trong hoạt động ngân hàng. TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD:Nguyễn Thị Hải Bình SVTH: Nguyễn Thùy Dung 88 Hoàn thiện hệ thống pháp luật về tiền tệ và hoạt động ngân hàng Xây dựng môi trường pháp luật trong lĩnh vực tiền tệ, hoạt động ngân hàng minh bạch và công bằng nhằm thúc đẩy cạnh tranh và bảo đảm an toàn hệ thống tiền tê, ngân hàng. 2.2. Đối với ngân hàng Thứ nhất, Hội đồng quản trị và Ban giám đốc ngân hàng cần quan tâm và có trách nhiệm cao trong việc xây dựng môi trường kiểm soát tốt thông qua một số các biện pháp cụ thể như sau: - Khuyến khích các chuẩn mực cao về đạo đức, tính tuân thủ các nguyên tắc kiểm toán nội bộ của cán bộ. - Tổ chức cơ cấu hoạt động của ngân hàng một cách khoa học trong đó sự phân công phân nhiệm cho các đơn vị, bộ phận, cán bộ được quy định rõ ràng. - Tăng cường ứng dụng tin học trong công tác quản trị điều hành, đặc biệt là quản lý tài chính, quản lý giao dịch và quản lý tài sản, tin học hoá hoàn toàn hệ thống kế toán của ngân hàng và các đơn vị thành viên. Điều này cho phép xây dựng một cơ chế giám sát tự động, thường xuyên và liên tục, hoạt động thống nhất tại HSC, có khả năng phát hiện và ngăn chặn kịp thời những sai sót phát sinh. Thứ hai, Ban giám đốc cần phân tích từng lĩnh vực kinh doanh để nhận biết và đánh giá rủi ro một cách đầy đủ, đặc biệt khi ngân hàng hoạt động ở lĩnh vực mới, kinh doanh một loại sản phẩm mới hoặc môi trường kinh doanh có sự phát triển. Trên cơ sở đó, xây dựng cơ chế kiểm tra, kiểm soát gắn với quy trình nghiệp vụ đầy đủ, hiệu quả. Thứ ba, xây dựng và củng cố bộ phận kiểm toán nội bộ để nó hoạt động có chất lượng và hiệu quả. Muốn vậy, Ban giám đốc cần giải quyết một loạt các vấn đề sau: (1) Về mô hình, tổ chức của bộ phận kiểm toán nội bộ Bộ phận kiểm toán nội bộ nên tổ chức làm 2 cấp:  Cấp trụ sở chính, có ban kiểm toán nội bộ, đứng đầu là Trưởng ban kiểm toán nội bộ là người chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc về việc điều hành hoạt động của bộ phận kiểm toán nội bộ chuyên ngành. Ban kiểm toán có nhiệm vụ điều hành TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD:Nguyễn Thị Hải Bình SVTH: Nguyễn Thùy Dung 89 hoạt động chung của hệ thống kiểm toán nội bộ, chỉ đạo về mặt kỹ thuật nghiệp vụ, xây dựng các kế hoạch chiến lược về kiểm toán nội bộ cho cả hệ thống và kế hoạch chi tiết cho hoạt động kiểm toán của ban kiểm toán nội bộ. Thực hiện các cuộc kiểm toán theo kế hoạch đề ra tại trụ sở chính và tổ chức, cũng như là trực tiếp tham gia các cuộc kiểm toán tại các chi nhánh.  Cấp chi nhánh: có phòng kiểm toán nội bộ. Phòng kiểm toán nội bộ có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch chiến lược về kiểm toán trong chi nhánh mình và kế hoạch chi tiết để đảm bảo tất cả các bộ phận, các hoạt động nghiệp vụ, các đơn vị trực thuộc sau một thời gian tổi thiểu phải được kiểm toán. Thực hiện kiểm toán theo kế hoạch đề ra. Đồng thời, tham gia các cuộc kiểm toán do ban kiểm toán tại trụ sở chính tổ chức để kiểm toán chéo chi nhánh bạn. (2) Về bố trí nhân sự và đào tạo cán bộ cho bộ phận kiểm toán nội bộ  Ban giám đốc cần bố trí nhân sự và cơ sở vật chất cho bộ phận kiểm toán nội bộ về mặt số lượng cũng như chất lượng phải tương xứng với hình thức và quy mô công việc của họ. Cần phải đảm bảo kiểm toán viên nội bộ luôn có một trình độ nghiệp vụ phù hợp với bước phát triển mới nhất trong quá trình hoạt động và kinh doanh được kiểm toán. Họ phải có kiến thức chuyên môn được cập nhật về kiểm toán và hiểu biết toàn diện về lĩnh vực được kiểm toán.  Cần phải hình thành một mô hình đào tạo thường xuyên và kiểm tra chất lượng đội ngũ kiểm toán viên nội bộ. Công tác đào tạo kiểm toán viên nội bộ được tiến hành trên các lĩnh vực: Kiến thức chung về nghiệp vụ ngân hàng, kiến thức về pháp luật, kiến thức về kinh tế, kiến thức chuyên môn về lĩnh vực kiểm toán, kiến thức về tin học ngoại ngữ; kỹ năng kiểm toán; kỹ năng giao tiếp. (3) Đảm bảo tính độc lập của kiểm toán viên  Kiểm toán nội bộ thực hiện nhiệm vụ của mình một cách tự chủ và độc lập. Kiểm toán nội bộ không chịu bất cứ một sự chỉ đạo nào trong việc lập báo cáo kiểm tra và đánh giá kết quả của kiểm toán.  Các kiểm toán viên làm việc thường xuyên tại các chi nhánh, hưởng lương tại chi nhánh vẫn chịu sự quản lý và điều hành của Ban Kiểm toán nội bộ toàn hệ thống ngân hàng, do Ban Giám đốc quyết định về tiền lương hay đề bạt thuyên chuyển công tác mà không chịu sự can thiệp về tiền lương, đề bạt của Giám đốc chi nhánh. Kiểm toán viên nội bộ không kiểm toán tại những bộ phận, đơn vị có người thân của mình công tác. TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD:Nguyễn Thị Hải Bình SVTH: Nguyễn Thùy Dung 90 (4) Vị thế của kiểm toán nội bộ trong ngân hàng Bộ phận kiểm toán nội bộ trực thuộc trực tiếp Ban Tổng Giám đốc ngân hàng chịu sự chỉ đạo của Ban Tổng giám đốc chức năng chứ không phải từ bất cứ một cấp nào khác. Ban kiểm toán trong những trường hợp phát hiện sai phạm của thành viên Ban Tổng giám đốc có quyền báo cáo cho hội đồng quản trị. Bộ phận kiểm toán nội bộ tại chi nhánh có quyền báo cáo trực tiếp cho ban kiểm toán, không cần sự chấp thuận của Giám đốc chi nhánh. Bộ phận kiểm toán nội bộ có quyền được nhận thông tin về những nghị quyết của Ban Giám đốc đối với hoạt động kinh doanh. Bộ phân kiểm toán nội bộ được quyền tiếp cận không hạn chế các hồ sơ, thông tin tại các bộ phận được kiểm toán. Các quy chế về tổ chức, hoạt động trước khi công bố được gửi cho bộ phận kiểm toán nội bộ để xin ý kiến. (5) Xây dựng kế hoạch kiểm toán và thực hiện kiểm toán cần định hướng theo rủi ro  Hoạt động kiểm toán của kiểm toán nội bộ phải bao trùm lên mọi quy trình hoạt động kinh doanh của ngân hàng, có lưu ý đến quy mô và mức độ rủi ro của các hoạt động kinh doanh.  Phải thường xuyên rà soát lại và không ngừng hoàn thiện công tác lập kế hoạch, phương pháp kiểm toán và chất lượng kiểm toán. Chu kỳ kiểm toán không đều đặn để các đơn vị kiểm toán không thể đối phó với kế hoạch kiểm toán. (6) Thay đổi phương pháp kiểm toán  Lựa chọn phương pháp kiểm toán phù hợp tuỳ theo mục đích yêu cầu của cuộc kiểm toán. Phương pháp kiểm toán chung nên theo hướng chuyển dịch trọng tâm kiểm tra từ kiểm toán từng trường hợp riêng lẻ sang kiểm toán hệ thống và kiểm toán chức năng như: kiểm toán tổ chức quy trình hoạt động, kiểm toán việc quản lý và điều tiết rủi ro, cũng như tính hiệu quả và hiệu lực của cơ chế điều tra nội bộ cài đặt trong các quy trình hoạt động và kinh doanh của ngân hàng. Chất lượng hoạt động của hệ thống kiểm toán nội bộ nói chung, của bộ phận kiểm toán nội bộ nói riêng là yếu tố cơ bản ảnh hưởng lớn đến hiệu quả, an toàn hoạt động của đơn vị NHTM. Để hoạt động này ngày càng tốt, hoàn thiện thì bản thân từng NHTM, và các cơ quan giám sát ngân hàng phải giải quyết nhiều vấn đề toàn diện hơn. TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD:Nguyễn Thị Hải Bình VTH: Nguyễn Thùy Dung TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Ersnt & Young (2003). Hội thảo rủi ro ngân hàng và vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ. TPHCM. 2. GS. TS. Lê Văn Tư (2005). Ngân hàng thương mại. NXB Thống kê 3. Khoa Kế toán – Kiểm toán (2012). Kiểm soát nội bộ. NXB Phương Đông. 4. Khoa Kế toán – Kiểm toán (2012). Kiểm toán. NXB Lao động xã hội.ThS. Lâm Thị Hồng Hoa (2002). Kiểm toán ngân hàng. NXB Thống Kê. 5. PGS.TS. Nguyễn Văn Tiến (2008). Tài chính – tiền tệ ngân hàng. NXB Thống kê. 6. ThS. Lâm Thị Hồng Hoa (2002). Kiểm toán ngân hàng. NXB Thống Kê. 7. TS. Đào Minh Phúc và ThS. Lê Văn Hinh, “Hệ thống kiểm soát nội bộ gắn với quản lý rủi ro tại các ngân hàng thương mại Việt Nam trong giai đoạn hiện nay”, Tạp chí ngân hàng, số 12/2012, tr 20-21. 8. TS. Lê Văn Luyện. Bài giảng Kiểm toán ngân hàng thương mại. 9. Victor Z. Brink and Herbert Witt. Kiểm toán nội bộ hiện đại (Modern Internal Auditing – 2002). NXB Tài chính. 10. Wesite: TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD:Nguyễn Thị Hải Bình VTH: Nguyễn Thùy Dung MỤC LỤC Trang PHẦN I: ĐẶT VẤN ĐỀ ................................................................................................1 1. Lý do chọn đề tài .....................................................................................................1 2. Mục tiêu nghiên cứu ................................................................................................2 3. Đối tượng nghiên cứu ..............................................................................................2 4. Phạm vi nghiên cứu .................................................................................................2 5. Phương pháp nghiên cứu .........................................................................................3 PHẦN II : NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU.............................................4 CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI VÀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG NGÂN QUỸ ..................................4 1.1. Cơ sở lý luận về NHTM .......................................................................................4 1.1.1. Khái niệm về NHTM .....................................................................................4 1.1.2. Đặc điểm của NHTM .....................................................................................4 1.1.3. Chức năng của NHTM ...................................................................................5 1.1.4. Vai trò của NHTM .........................................................................................6 1.1.5. Các nghiệp vụ cơ bản của NHTM..................................................................7 1.2. Hệ thống KSNB của NHTM.................................................................................7 1.2.1. Khái niệm, mục tiêu, chức năng, vai trò của KSNB ......................................7 1.2.2. Các bộ phận hợp thành hệ thống KSNB ......................................................10 1.2.3. Những hạn chế tiềm tàng của hệ thống KSNB ............................................15 1.2.4. Rủi ro trong hoạt động của NHTM ..............................................................16 1.2.5. Các hoạt động kiểm soát tại NHTM ............................................................16 1.2.6. Các thủ tục KSNB ........................................................................................17 1.3. KSNB hoạt động ngân quỹ .................................................................................20 1.3.1. Nội dung của hoạt động ngân quỹ ...............................................................20 1.3.2. Mục tiêu kiểm soát ngân quỹ .......................................................................20 1.3.3.Các sai sót, rủi ro dễ xảy ra trong hoạt động ngân quỹ.................................21 1.3.4. Cơ chế kiểm tra KSNB ................................................................................21 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI HOẠT ĐỘNG NGÂN QUỸ TẠI NGÂN HÀNG TMCP NGOẠI THƯƠNG VIỆT NAM – CHI NHÁNH HUẾ ........................................................................................23 TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD:Nguyễn Thị Hải Bình VTH: Nguyễn Thùy Dung 2.1. Khái quát về ngân hàng TMCP Ngoại thương – chi nhánh Huế ........................23 2.1.1. Sự hình thành và phát triển ..........................................................................23 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ ...................................................................................24 2.1.3. Tổ chức bộ máy quản lý ...............................................................................24 2.1.4. Tình hình tổ chức công tác kế toán tại Ngân hàng.......................................27 2.1.5. Kết quả đạt được trong năm 2012 ................................................................30 2.2. Thực trạng hoạt động KSNB đối với hoạt động ngân quỹ tại ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam – chi nhánh Huế .................................................................32 2.2.1. Trách nhiệm quản lý tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá, ấn chỉ quan trọng và kho tiền ..............................................................................................................33 2.2.2. Đóng gói, niêm phong tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá, ấn chỉ quan trọng....40 2.2.3. Kiểm đếm và giao nhận tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá, ấn chỉ quan trọng..42 2.2.4. Bảo quản tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá và ấn chỉ quan trọng ...........64 2.2.5. Vận chuyển hàng đặc biệt ............................................................................70 2.2.6. Kiểm tra, kiểm kê, kiểm quỹ, bàn giao tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá và ấn chỉ quan trọng ...............................................................................................73 2.2.7. Kiểm soát bằng hệ thống vi tính ..................................................................76 2.3. Rủi ro trong hoạt động ngân quỹ ........................................................................77 CHƯƠNG 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG KSNB HOẠT ĐỘNG NGÂN QUỸ ....................................................................................................80 3.1. Một số đánh giá về Hệ thống KSNB ..................................................................80 3.1.1. Về hệ thống KSNB tại Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam ...........80 3.1.2. Về hệ thống KSNB đối với hoạt động ngân quỹ .........................................83 3.2. Một số giải pháp hoàn thiện hoạt động KSNB hoạt động ngân quỹ tại ngân hàng TMCP Ngoại thương – chi nhánh Huế ......................................................................84 PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ .................................................................86 1. Kết luận ..................................................................................................................86 2. Một số kiến nghị ....................................................................................................87 2.1. Đối với Nhà nước ............................................................................................87 2.2. Đối với ngân hàng ...........................................................................................88 TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD:Nguyễn Thị Hải Bình VTH: Nguyễn Thùy Dung DANH MỤC VIẾT TẮT NHTM Ngân hàng thương mại KSNB Kiểm soát nội bộ TCTD Tổ chức tín dụng TCMP Thương mại cổ phần NHTW Ngân hàng trung ương NHNN Ngân hàng nhà nước KBNN Kho bạc nhà nước HĐQT Hội đồng quản trị PCCC Phòng cháy chữa cháy NHNT Ngân hàng ngoại thương CMND Chứng minh nhân dân TNHH Trách nhiệm hữu hạn DPRR Dự phòng rủi ro KTGSTT Kiểm tra giám sát tuân thủ VND Việt Nam đồng USD Dollar HSC Hội sở chính KSV Kiểm soát viên GDV Giao dịch viên TTV Thanh toán viên BQL Ban quản lý quỹ tiền mặt ATM VCB Vietcombank KH Khách hàng TQ Thủ quỹ ATM TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD:Nguyễn Thị Hải Bình VTH: Nguyễn Thùy Dung DANH MỤC BẢNG Bảng 01: Cơ cấu lao động của ngân hàng TMCP Ngoại thương – chi nhánh Huế năm 2012 (Đơn vị tính: người)..............................................................................................30 Bảng 02: Phân tích tổng quát tài sản, nguồn vốn năm 2012 (ĐVT: Tỷ đồng)..............31 Bảng 03: Kết quả hoạt động kinh doanh năm 2012 (ĐVT: triệu đồng) ........................32 TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD:Nguyễn Thị Hải Bình VTH: Nguyễn Thùy Dung DANH MỤC SƠ ĐỒ - BIỂU MẪU * SƠ ĐỒ Sơ đồ 1: Sơ đồ tổ chức ngân hàng TMCP Ngoại Thương Việt Nam – Chi nhánh Huế........25 Sơ đồ 2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán .........................................................................28 * BIỂU MẪU Biểu mẫu 01: Mẫu Giấy niêm phong bó tiền VND.......................................................40 Biểu mẫu 02: Mẫu Giấy niêm phong bó tiền Ngoại tệ..................................................41 Biểu mẫu 03: Mẫu Giấy niêm phong tải, túi, bao, thùng, hộp tiền, .........................41 tải/thùng chuyên dùng ..................................................................................................41 Biểu mẫu 04: Biên bản thu giữ ......................................................................................50 Biểu mẫu 05: Mẫu NHBL 27 ........................................................................................53 Biểu mẫu 06: Yêu cầu tiếp quỹ .....................................................................................55 TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD:Nguyễn Thị Hải Bình VTH: Nguyễn Thùy Dung PHỤ LỤC PHỤ LỤC 01 MẪU TẢI/THÙNG CHUYÊN DÙNG * Tải tiền chuyên dùng - Kích thước: + Chiều dài: 80cm + Chiều rộng: 50cm - Chất liệu: vải Cotton/vải bạt tương tự loại tải đựng tiền xu của NHNN, có Logo VCB. * Tải tiền ATM: - Kích thước: + Chiều dài: 110cm + Chiều rộng: 90cm - Chất liệu: vải Cotton/vải bạt tương tự loại tải đựng tiền xu của NHNN, có Logo VCB. * Thùng chuyên dùng: - Kích thước: 40cm x 30cm x 30cm - Chất liệu: tôn, sắt không rỉ, có Logo VCB. TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD:Nguyễn Thị Hải Bình VTH: Nguyễn Thùy Dung PHỤ LỤC 02 GIẤY NỘP TIỀN TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD:Nguyễn Thị Hải Bình VTH: Nguyễn Thùy Dung PHỤ LỤC 03 NGÂN HÀNG TMCP NGOẠI THƯƠNG VIỆT NAM CHI NHÁNH HUẾ BẢNG KÊ CÁC LOẠI TIỀN NỘP VÀO NGÂN HÀNG Ngày.tháng.năm..... Họ và tên người nộp tiền: Địa chỉ:. Nội dung:.. Mệnh giá Số lượng Thành tiềnTờ/Bó Miếng/Túi 500.000đ 200.000đ 100.000đ 50.000đ 20.000đ 10.000đ 5.000đ 2.000đ 1.000đ 500đ 200đ CỘNG: Số tiền bằng chữ:.. .. Người nộp tiền Người thu tiền Ký tên Ký tên TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD:Nguyễn Thị Hải Bình VTH: Nguyễn Thùy Dung PHỤ LỤC 04 NGÂN HÀNG TMCP NGOẠI THƯƠNG CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ------------------- ------------------------------- CHI NHÁNH. , ngàythángnăm 20. HỢP ĐỒNG DỊCH VỤ THU TIỀN MẶT TẠI ĐỊA CHỈ THEO YÊU CẦU CỦA KHÁCH HÀNG Số: ............./HĐ - NHNT Căn cứ: - Bộ Luật dân sự năm 2005; - Luật các TCTD năm 1997 và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật các TCTD năm 2004; - Quy chế mở và sử dụng tài khoản tiền gửi tại Ngân hàng Nhà nước và TCTD ban hành kèm theo Quyết định số 1284/2002/QĐ - NHNN ngày 21/11/2002 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước; - Quyết định số 60/2006/QĐ - NHNN ngày 27/12/2006 ban hành chế độ giao nhận, bảo quản, vận chuyển tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam. - Quyết định số:....ngày ....của ....về việc thành lập ......(tên khách hàng) - Quyết định số 1151/QĐ - NHNN ngày 23/5/2008 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước về việc chuẩn y Điều lệ về tổ chức và hoạt động của Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam được thông qua tại Đại hội đồng cổ đông lần thứ nhất của Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam ngày 26/04/2008; - Quy định về chế độ giao nhận, bảo quản, vận chuyển tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá của Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam ban hành kèm theo Quyết định số.....ngày.......của Hội đồng quản trị Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam. Hôm này, ngày.......tháng......năm.......tại...................................., các bên gồm: BÊN A: NGÂN HÀNG TMCP NGOẠI THƯƠNG CHI NHÁNH........... Địa chỉ:........................................................................................................................ Điện thoại:.................................Fax:....................... Người đại diện:.............................,chức vụ:................... (Theo Biên bản phân công, phân nhiệm công tác số..........ngày........của Giám đốc Chi nhánh ngân hàng TMCP Ngoại thương đã được Tổng Giám đốc ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam chấp thuận). BÊN B: .......................(tên khách hàng) Địa chỉ:........................................................................................................................ Điện thoại:.................................Fax:....................... Tài khoản số:.............................tại ngân hàng TMCP Ngoại thương chi nhánh............. Người đại diện:.............................,chức vụ:................... Theo Giấy ủy quyền số..........ngày........tháng...........năm...........của.......(nếu có) Hai bên thống nhất ký kết hợp đồng này với các điều khoản và điều kiện thỏa thuận TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD:Nguyễn Thị Hải Bình VTH: Nguyễn Thùy Dung PHỤ LỤC 05 GIẤY ỦY NHIỆM CHI TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD:Nguyễn Thị Hải Bình VTH: Nguyễn Thùy Dung PHỤ LỤC 06 BIÊN BẢN TẠM GIỮ TIỀN NGHI GIẢ ********** Hôm nay, tại phòng ......................... thuộc Chi nhánh NHNT Ông (Bà) , Giấy CMND/Hộ Chiếu số:Nơi cấp ..ngàythángnăm..nộp vào Chi nhánh ngân hàng TMCP Ngoại Thương. Sau khi kiểm đếm và kết luận những tờ bạc nghi giả như sau: STT Loại tiền Mệnh giá Số tờ Số Series Thành tiền Tổng số xxxxxxxx Bằng chữ Theo luật pháp của nước CHXNCN Việt Nam quy định về việc sản xuất, lưu hành và tàng trữ tiền giả (Sắc lệnh số 180/SL ngày 20/12/1950, Bộ Luật hình sự nước CHXNCN Việt Nam, Thông tư Liên bộ NHNN – Bộ Nội vụ số 14/TTLB ngày 01/11/1992 và Thông tư Liên bộ NHNN – Bộ Nội vụ số 10/NH – NV ngày 11/03/1996 về việc lưu hành tiền giả, tiền nghi giả và biện pháp xử lý; Quyết định số 28/2008/QĐ – NHNN ngày 10 tháng 10 năm 2008 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam “Ban hành Quy định về việc xử lý tiền giả, tiền nghi giả trong ngành ngân hàng”) Ngân hàng TMCP Ngoại thương quyết định tạm thu số tiền nghi giả nói trên. Trong vòng 05 ngày làm việc, Ngân hàng TMCP Ngoại thương sẽ thông báo kết quả và hoàn trả cho khách hàng nếu số tiền trên được xác định là tiền thật. Biên bản này được lập thành 03 bản có giá trị như nhau - 01 bản cho người có tiền nghi giả. - 01 bản lưu tại Chi nhánh Ngân hàng TMCP Ngoại thương. - 01 bản gửi cơ quan thẩm quyền có liên quan (nếu có). Người có tiền nghi giả Người giám định Trưởng phòng (hoặc người có liên quan) TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI N TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD:Nguyễn Thị Hải Bình VTH: Nguyễn Thùy Dung PHỤ LỤC 07 NGÂN HÀNG TMCP NGOẠI THƯƠNG CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ------------------- ------------------------------- CHI NHÁNH. , ngàythángnăm 20. LỆNH ĐIỀU CHUYỂN (Kiêm ủy quyền vận chuyển) Theo đề nghị của Trưởng phòng Ngân quỹ, Giám đốc ngân hàng TMCP Ngoại thương chi nhánh, quyết định: Điều chuyển từ chi nhánh ngân hàng TMCP Ngoại thương., địa chỉđến chi nhánh ngân hàng TMCP Ngoại thương., địa chỉ * Số tiền điều chuyển như sau: - Loại tiền: (USD, EURO, VND.) - Bằng số: - Bằng chữ: . (Bảng kê nộp tiền đính kèm). 1. Họ và tên người đi nộp (áp tải): Chức vụ: Giấy CMND số: .do công an..cấp ngày 2. Họ và tên người bảo vệ Chức vụ:. Giấy CMND số: .do công ancấp ngày.. 3. Họ và tên người lái xe: Giấy CMND số: .do công an..cấp ngày Những cán bộ có tên trong danh sách này phải tuân thủ theo quy định hiện hành của ngân hàng TMCP Ngoại thương và chịu trách nhiệm về từng phần hành được giao của mình trong việc giao nhận, áp tải, vận chuyển, bảo quản an toàn tài sản đến đúng địa chỉ quy định. Người đi nộp Trưởng phòng Ngân quỹ Giám đốc (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) * Trường hợp điều chuyển tài sản, giấy tờ có giá, ấn chỉ quan trọng trong nội bộ hệ thống ngân hàng TMCP Ngoại thương hoặc Thu tiền/Chi tiền tại địa chỉ theo yêu cầu của KH ngoài địa bảng Tỉnh, Thành phố cũng sử dụng Lệnh điều chuyển này TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD:Nguyễn Thị Hải Bình VTH: Nguyễn Thùy Dung PHỤ LỤC 08 NGÂN HÀNG TMCP NGOẠI THƯƠNG CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ------------------- ------------------------------- CHI NHÁNH. , ngàythángnăm 20. GIẤY ỦY QUYỀN VẬN CHUYỂN TIỀN* Căn cứ vào bản fax/điện thoại yêu cầu tiếp quỹ lúcgiờthángnăm 20của Ông/Bà:, Trưởng phòng/Phụ trách phòng (Bà)là cán bộ phòng Ngân quỹ/Ban quản lý quỹ ATM nhận số tiền mặt sau tại quỹ chính/Ban quản lý quỹ ATM để tiếp quỹ cho phòng/ATM:.. A/ * Ngoại tệ (USC, EUR) - Bằng số: .................................................................................................................... - Bằng chữ: .................................................................................................................. * Tiền đồng Việt Nam (VND) - Bằng số: .................................................................................................................... - Bằng chữ: .................................................................................................................. Người được ủy quyền TP Ngân quỹ/Trưởng quỹ/ Giám đốc Trưởng Ban/Trưởng nhóm (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) B/ Xác nhận của nơi nhận tiền: - Đã nhận đủ số tiền nói trên  ................................. - Số tiền thừa (nếu có)  ................................. - Số tiền thiếu (nếu có)  ................................. Thủ quỹ Phòng xin tiếp quỹ Trưởng phòng xin tiếp quỹ (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) * Trường hợp vận chuyển tiền tiếp quỹ ATM, Chi tiền/Thu tiền tại địa chỉ theo yêu cầu của KH trong cùng địa bàn Tỉnh, Thành phố cũng sử dụng phần (A) mẫu này TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD:Nguyễn Thị Hải Bình VTH: Nguyễn Thùy Dung PHỤ LỤC 09 NGÂN HÀNG TMCP NGOẠI THƯƠNG CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ------------------- ------------------------------- CHI NHÁNH. , ngàythángnăm 20. BIÊN BẢN KIỂM ĐẾM* Kính gửi: .. Căn cứ theo quy định hiện hành của Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam về việc giao nhận, bảo quản, vận chuyển, quy trình thu chi tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá, ấn chỉ quan trọng trong hệ thống ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam. Ngàytháng..năm 20., Chi nhánh NHNT/Phòngcó giao nhận tiền mặt VND/ngoại tệ theo bó nguyên của đơn vị.. - Số tiền là: - Bằng chữ: Chi nhánh NHNT/Phòngđã tổ chức kiểm đếm số tiền nhận nói trên. Sau khi kiểm đếm, kết quả như sau: - Số tiền thừa là: - Số tiền thiếu là: ... - Số tiền giả: . Tổng số tiền thiếu, tiền giả (thừa) là: Vậy chúng tôi lập biên bản này và gửi tới Qúy đơn vị để nộp số tiền thiếu, tiền giả (nhận lại số tiền thừa) nói trên. Các thành viên kiểm đếm gồm: Kiểm ngân/GDV Thủ quỹ/KSV Trưởng phòng/Giám đốc (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (* Có thể sử dụng mẫu này khi kiểm đếm tiền nhận của NHNN)TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD:Nguyễn Thị Hải Bình VTH: Nguyễn Thùy Dung PHỤ LỤC 10 NGÂN HÀNG TMCP NGOẠI THƯƠNG CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ------------------- ------------------------------- CHI NHÁNH................ , ngàythángnăm 20. YÊU CẦU TIẾP QUỸ **** Kính trình: Ban giám đốc Hiện này, tại Ban quản lý Qũy tiền mặt ATM còn tồn quỹ số tiền mặt: ...................... Số tiền bằng chữ: .......................................................................................................... Số dư trên tài khoản “Tiền mặt tại hộp cassette của ATM” là: .................................... Số tiền bằng chữ: .......................................................................................................... Số máy ATM cần tiếp quỹ:............................................................................................ Số tiền yêu cầu tiếp quỹ: ............................................................................................... Số tiền bằng chữ: .......................................................................................................... Người đề nghị Trưởng Ban/Trưởng nhóm Giám đốc TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD:Nguyễn Thị Hải Bình VTH: Nguyễn Thùy Dung PHỤ LỤC 11 NGÂN HÀNG TMCP NGOẠI THƯƠNG CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ------------------- ------------------------------- CHI NHÁNH................ , ngàythángnăm 20. BIÊN BẢN NẠP TIỀN VÀO HỘP CASSETTE Thành phần Ban quản lý quỹ tiền mặt ATM thực hiện nạp tiền gồm: 1. Ông (Bà).........................., Chức vụ: Trưởng Ban/KSV 2. Ông (Bà).........................., Chức vụ: Thanh toán viên 3. Ông (Bà).........................., Chức vụ: Thủ quỹ Số tiền mặt được nạp vào các hộp cassette như sau: Loại tiền nạp vào hộp Số tờ trong mỗi hộp Số hộp Thành tiền .VND .VND .VND .VND Tổng cộng Bằng chữ: Thủ quỹ Thanh toán viên Trưởng phòng/Kiểm soát viên (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD:Nguyễn Thị Hải Bình VTH: Nguyễn Thùy Dung PHỤ LỤC 12 NGÂN HÀNG TMCP NGOẠI THƯƠNG CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ------------------- ------------------------------- CHI NHÁNH............... , ngàythángnăm 20. BIÊN BẢN TIẾP QUỸ ATM SỐ... Căn cứ giấy Uỷ quyền số ... ngày ... tháng ... năm ... của Giám đốc chi nhánh V/v “Uỷ quyền vận chuyển tiền tiếp quỹ cho hệ thống ATM”. Hôm này, ngày ... tháng ... năm 20..., vào lúc ... giờ ... tại ..............., Ban quản lý quỹ tiền mặt ATM tiến hành tiếp quỹ cho máy ATM số ... Thành phần tham giao tiếp quỹ gồm: 1. Ông (Bà).........................., Chức vụ: Trưởng Ban/KSV 2. Ông (Bà).........................., Chức vụ: Thanh toán viên 3. Ông (Bà).........................., Chức vụ: Thủ quỹ Tình trạng máy ATM, các hộp tiền, hộp đựng tiền loại tại thời điểm tiếp quỹ: ........... Số dư tài khoản của ATM tại thời điểm tiếp quỹ: - Bằng số: .................................................................................................................... - Bằng chữ: .................................................................................................................. Số tiền thực tế tiếp quỹ như sau: Hộp tiền Loại tiền Số tờ thếp Số tờ còn sau test Thành tiền Hộp 1 ................. Hộp 2 ................. Hộp 3 ................. Hộp 4 ................. Tổng cộng Số tiền bằng chữ: Nội dung công việc khác đã thực hiện *:...................................................................... Tình trạng máy sau khi tiếp quỹ: ................................................................................. Biên bản kết thúc vào hồi ... giờ ... ngày ... tháng ... năm ... Thủ quỹ Thanh toán viên TB/Kiểm soát viên (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) * Lấy thẻ nuốt (số lượng, số seri), bảo trì (nếu có)... TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD:Nguyễn Thị Hải Bình VTH: Nguyễn Thùy Dung PHỤ LỤC 13 NGÂN HÀNG TMCP NGOẠI THƯƠNG CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ------------------- ------------------------------- CHI NHÁNH................ BIÊN BẢN KIỂM QUỸ ATM SỐ Hôm nay, ngày ... tháng ... năm 20, vào lúc ... giờ ... tại trụ sở của Chi nhánh........, Ban quản lý quỹ tiền mặt ATM tiến hành kiểm quỹ của ATM số ... Thành phần kiểm quỹ gồm: 1. Ông (Bà).........................., Chức vụ: Trưởng Ban/KSV 2. Ông (Bà).........................., Chức vụ: Thanh toán viên 3. Ông (Bà).........................., Chức vụ: Thủ quỹ Thực trạng các hộp tiền tại thời điểm kiểm quỹ là: ................................................. Sau khi kiểm quỹ, số tiền mặt thực tế như sau: Hộp số Loại tiền Số tờ Thành tiền Hộp 1 ..................... Hộp 2 ..................... Hộp 3 ..................... Hộp 4 ..................... Hộp purge ....* ....* Tổng cộng Số tiền bằng chữ: Số dư tài khoản của máy ATM trước khi tiếp quỹ mới là: - Bằng số: .................................................................................................................... - Bằng chữ: .................................................................................................................. Chênh lệch : Thừa ............................................, Thiếu: .............................................. Nguyên nhân tình trạng thừa/thiếu tiền của ATM so với số dư tài khoản ATM:........................................................................................................................... Biên bản kết thúc vào hồi ... giờ ... ngày ... tháng ... năm ... Thủ quỹ Thanh toán viên Kiểm soát viên (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) * Các loại mệnh giá trong hộp purge TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD:Nguyễn Thị Hải Bình VTH: Nguyễn Thùy Dung PHỤ LỤC 14 NGÂN HÀNG TMCP NGOẠI THƯƠNG CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ------------------- ------------------------------- CHI NHÁNH................ BIÊN BẢN NIÊM PHONG CHÌA KHÓA DỰ PHÒNG CÁNH CỬA KHO TIỀN Hôm nay, ngày ... tháng ... năm 20, vào lúc ... giờ ... tại trụ sở Chi nhánh........, Chúng tôi gồm có: - Ông (Bà).........................., Chức vụ: Giám đốc - Ông (Bà).........................., Chức vụ: Phó Giám đốc - Ông (Bà).........................., Chức vụ: Trưởng phòng Kế toán - Ông (Bà).........................., Chức vụ: Phó Trưởng phòng Kế toán (người được ủy quyền) * - Ông (Bà).........................., Chức vụ: Thủ kho - Ông (Bà).........................., Chức vụ: Trưởng phòng/cán bộ phòng Kiểm tra nội bộ Tiến hành niêm phong chìa khóa dự phòng cánh cửa kho tiền của các thành viên giữ chìa khóa như sau: 1. Chìa khóa dự phòng của Ban Giám đốc gồm:  Bì thứ nhất: Chìa khóa định vị ổ khóa số cánh cử ngoài cử kho tiền và 03 mã số dự phòng của Giám đốc  Bì thứ hai: 03 mã số dự phòng của Phó Giám đốc 2. Chìa khóa dự phòng của Phòng Kế toán gồm:  Bì thứ nhất: Chìa khóa định vị ổ khóa số cánh cử ngoài cử kho tiền và 03 mã số dự phòng của Trưởng phòng Kế toán  Bì thứ hai: 03 mã số dự phòng của Phó phòng Kế toán 3. Bì chìa khóa dự phòng của Thủ kho:  Chìa khóa nhíp cánh trong cửa kho tiền. Các bì trên sau khi các thành viên giữ chìa khóa tự niêm phong được bỏ chung vào một hộp sắt nhỏ có 2 ổ khóa ống trước sự chứng kiến của Trưởng phòng/cán bộ Kiểm tra nội bộ. Các thành viên có mặt tiến hành cùng ký tên trên niêm phong để niêm phong 2 ổ khóa hộp sắt. Biên bản này được lập thành 03 bản có giá trị như nhau: 01 bản lưu tại phòng Ngân quỹ; 01 bản lưu tại phòng KTNB; 01 bản gửi phòng Quản lý Ngân quỹ HSC để báo cáo. Thủ kho Trưởng phòng Kế toán Phó phòng Kế toán (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Kiểm tra nội bộ Phó Giám đốc Giám đốc (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) *Trường hợp Giám đốc ủy quyền cho các Phó Giám đốc thì các Phó Giám đốc này cũng phải tiến hành niêm phong chìa khóa dự phòng (03 mã khóa). Mẫu này cũng áp dụng cho các Phòng giao dịch có kho tiền. TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp GVHD:Nguyễn Thị Hải Bình VTH: Nguyễn Thùy Dung PHỤ LỤC 15 NGÂN HÀNG TMCP NGOẠI THƯƠNG CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ------------------- ------------------------------- CHI NHÁNH................ BIÊN BẢN MỞ HỘP CHÌA KHÓA DỰ PHÒNG CÁNH CỬA KHO TIỀN Căn cứ Quyết định số... ngày... tháng... năm... của Giám đốc Chi nhánh ngân hàng TMCP Ngoại thương....... V.v mở chìa khóa dự phòng cánh cửa kho tiền tại: Chi nhánh/PDG............... Hôm nay, ngày.... tháng.... năm 20...., vào lúc.... giờ.... tại trụ sở....................., Chúng tôi gồm có*: Ông (Bà)............................. Giám đốc Ông (Bà)............................. Trưởng phòng Kế toán Ông (Bà)............................. Thủ kho Ông (Bà)............................. Trưởng phòng/cán bộ Kiểm tra nội bộ Sau khi xem xét tình trạng bên ngoài của hộp chìa khóa dự phòng được nhận từ ........ về trụ sở cơ quan, các thành viên cùng chứng kiến xác định hộp chìa khóa dự phòng còn nguyên niêm phong, không bị rách nát. Giám đốc cử Ông (Bà)............................. là Thủ kho tiền trực tiếp mở hộp đựng chìa khóa dự phòng. Sau khi mở hộp, thực trạng các túi đụng chìa khóa bên trong là: .................. Biên bản này được lập thành 04 bản có giá trị như nhau: 01 bản lưu tại phòng Kế toán; 01 bản lưu tại phòng Ngân quỹ; 01 bản lưu tại phòng KTNB; 01 bản gửi phòng Quản lý Ngân quỹ NHNT VN để báo cáo. Thủ kho Trưởng phòng Kế toán/Phó phòng Kế toán (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Kiểm tra nội bộ Giám đốc /Phó Giám đốc (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) *Các thành viên chính thức gửi chìa khóa cánh cửa kho tiền chứng kiến mở hộp chìa khóa dự phòng. Trường hợp vắng mặt thì người được ủy quyền cho Giám đốc chỉ định sẽ chứng kiến việc mở hộp chìa khóa dự phòng TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ