Đề tài Thực trạng kế toán hoạt động nhập khẩu hàng hoá tại Công ty xuất nhập khẩu và xây dựng Nông Lâm Nghiệp

y Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên trong hạch toán hàng tồn kho và hình thức sổ sách kế toán “ Chứng từ ghi sổ”. Trình tự ghi sổ chung: - Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc kế toán lập chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào sổ cái. Các chứng từ gốc sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào sổ kế toán chi tiết. - Cuối tháng phải khoá sổ tính ra tổng số của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, tính số phát sinh nợ, tổng số phát sinh có và số dư của từng tài khoản trên sổ cái. Căn cứ vào sổ cái lập bảng cân đối tài khoản. Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ sổ ké toán chi tiết) được dùng để lập các báo cáo tài chính. Quan hệ đối chiếu kiểm tra phải đảm bảo tổng số phát sinh nợ và tổng số phát sinh có của tất cả các tài khoản trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau và bằng tổng số tiền phát sinh trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Tổng số dư nợ và tổng số dư có của tài khoản trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau và bằng số dư của từng tài khoản tương ứng trên bảng tổng hợp chi tiết. Kỳ kế toán bắt đầu từ 01/01/ N đến 31/12/ N Chứng từ gốc Sổ quỹ Sổ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái Bảng cân đối tài khoản Báo cáo tài chính Kế toán hoạt động nhập khẩu hàng hoá tại công ty xuất nhập khẩu và xây dựng Nông lâm nghiệp. Đặc điểm hoạt động nhập khẩu hàng hoá tại Công ty . Công ty XNK và XD Nông Lâm Nghiệp là một trong những Công ty xuất nhập khẩu có tổng doanh thu từ hoạt động xuất nhập khẩu hàng năm tương đối lớn. Trong hoạt động nhập khẩu hiện có hai hình thức : Nhập khẩu trực tiếp và nhập khẩu uỷ thác. Mặt hàng nhập khẩu của Công ty rất đa dạng và phong phú nhưng chủ yếu vẫn là giống cây trồng và gỗ. Khi hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình nhập khẩu kế toán Công ty sử dụng tỷ giá thực tế. Đó là tỷ giá giao dịch bình quân liên ngân hàng do ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố. Chênh lệch tỷ giá phát sinh của các tài khoản tiền mặt, tiền gửi ngân hàng ngoại tệ, ngoại tệ ký quỹ được xử lý vào ngày cuối của niên độ kế toán. Trong thương vụ nhập khẩu kho có chênh lệch tỷ giá phát sinh, kế toán thường phản ánh ngay vào TK 413 “Chênh lệch tỷ giá”. Về đồng tiền thanh toán ngoại, Công ty thường sử dụng các ngoại tệ mạnh như USD, EURO... để thanh toán trước, thanh toán ngay hay thanh toán sau cho người xuất khẩu. Về phương thức thanh toán Công ty thường sử dụng phương thức thanh toán chuyển tiền bằng điện, thư đối với khách hàng quen thuộc ngoài ra còn thanh toán bằng hối phiếu hay séc, thư tín dụng. Đối với giá cả hàng hoá nhập khẩu Công ty thường nhập theo điều kiện CIF (giá mua + cước phí vận tải ngoài nước + bảo hiểm quốc tế của hàng hoá nhập khẩu) hay điều kiện CFR (gồn giá mua + cước phí vận tải ngoài nước), nhưng điều kiện cơ sở giao hàng hay được sử dụng nhất là điều kiện CIF. Hiện tại Công ty áp dụng cơ chế khoán kinh doanh theo từng phương án của phòng kinh doanh xuất nhập khẩu và các đơn vị khác. Đối với phương thức thanh toán bằng thư tín dụng thì trình tự của một nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp được tiến hành như sau: + Trước hết phòng kinh doanh lập phương án kinh doanh hàng nhập khẩu. Trong đó phải nêu rõ được các thông tin cần thiết về khách hàng ngoại và khách hàng nội, hàng hoá nhập khẩu và hiệu qủa kinh doanh. Sau khi trình giám đốc và giám đốc duyệt thực hiện theo cơ chế khoán, phương án kinh doanh hàng nhập khẩu được gửi xuống phòng kế toán, kế toán trưởng ký và chuyển cho một kế toán hàng hoá theo dõi trực tiếp phòng kinh doanh đó. + Giám đốc uỷ quyền bằng văn bản cho trưởng phòng hoặc một cán bộ nghiệp vụ của phòng kinh doanh đứng ra đàm phán, ký kết và thực hiện hợp đồng ngoại thương. + Trưởng phòng kinh doanh trình bản cam kết sử dụng vốn của Công ty hay vốn của Công ty vay ngân hàng vào đúng mục đích kinh doanh để giám đốc và kế toán trưởng duyệt. + Cùng ngày Giám đốc ký giấy uỷ quyền, trưởng phòng hoặc cán bộ nghiệp vụ đàm phán, ký kết chính thức hợp đồng ngoại thương. Nếu hàng nhập khẩu thuộc phạm vi hạn ngạch nhập khẩu của Công ty phải xin giấy phép xuất nhập khẩu. + Đồng thời kế toán thanh toán đối ngoại viết một giấy cam kết gửi đến ngân hàng để mở L/C với tổng trị giá như trong hợp đồng ngoại thương. Thường Công ty xin ký quỹ 10% và cam kết hoàn trả 90% còn lại đúng hạn. + Để thanh toán tiền ký quỹ mở L/C và chi phí phát sinh trong quá trình nhập khẩu, nộp thuế qua ngân hàng kế toán viết uỷ nhiệm chi cho từng làn thanh toán hoặc nếu đã đồng ý với mọi chi phí phát sinh kế toán có thể uỷ quyền cho ngân hàng tự động thanh toán mà không cần phải có uỷ nhiệm chi. + Khi ngân hàng chuyển tiền từ tài khoản tiền gửi của Công ty để mở L/C thì ngân hàng sẽ mở một sổ phụ để theo dõi. Định kỳ ngân hàng gửi sổ phụ cho Công ty dưới dạng sổ hạch toán chi tiết để Công ty theo dõi sự thay đổi của các tài khoản tiền gửi. + Sau khi mở L/C ngân hàng gửi cho Công ty một bản copy L/C và gửi bản chính L/C đến người xuất khẩu thông qua ngân hàng thông báo hoặc một ngân hàng nào đó ở nước ngoài mà L/C cho phép. Bộ chứng từ này thường gồm: Hoá đơn thương mại, Vận tải đơn, giấy chứng nhận bảo hiểm, giấy chứng nhận xuất xứ , giấy chứng nhận số lượng, phẩm chất, bảng kê chi tiết... Ngân hàng kiểm tra bộ chứng từ. Nếu hoàn toàn phù hợp thì ngân hàng thông báo cho Công ty. trong vòng 07 ngày (tính từ ngày bộ chứng từ được gửi đến ngân hàng ngoại thương) Công ty phải chấp nhận thanh toán. Nếu chứng từ không phù hợp, ngân hàng sẽ thông báo cho Công ty biết tất cả các lỗi của bộ chứng từ, yêu cầu Công ty chọn chấp nhận thah toán (từng phần hoặc toàn bộ) hay không chấp nhận thanh toán. Nếu Công ty từ chối thanh toán thì ngân hàng gửi trả lại toàn bộ chứng từ cho người xuất khẩu. Nếu Công ty chấp nhận thanh toán thì ngân hàng sẽ giao toàn bộ chứng từ cho Công ty để đi nhận hàng. Khi nhận được giấy báo hàng về đến địa điểm giao hàng, Công ty chuẩn bị mọi điều kiện, phương tiện đi nhận hàng, bộ phận nghiệp vụ nhập khẩu mang bộ chứng từ đi nhận hàng, làm thủ tục hải quan nhập khẩu hàng, điền vào tờ khai hàng hoá nhập khẩu và phụ lục kèm theo tờ khai hàng hoá nhập khẩu. Trường hợp phát sinh hàng thừa thiếu,hàng hoá sai quy cách, kém phẩm chất Công ty có thể nhờ một trong những Công ty giám định như Vinacontrol để giám định hàng hoá nhập khẩu. Vinacontrol sẽ lập biên bản giám định chứng nhận tình trạng của hàng hoá và ký nhận, sau đó sẽ Fax cho bên xuất khẩu để hai bên cùng giả quyết. Tiếp đó chi cục quản cảng gửi cho Công ty giấy thông báo thuế, thu chênh lệch giá yêu cầu Công ty nộp thuế nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng hoặc thuế tiêu thụ đặc biệt. Công ty sẽ uỷ nhiệm chi hay uỷ quyền cho ngân hàng nộp thuế . Mọi chi phí phát sinh trong qúa trình nhập hàng tuỳ vào việc thanh toán bằng tiền mặt hay tiền gửi ngân hàng mà kế toán sẽ lập chứng từ phù hợp. Nếu thanh toán bằng tiền mặt, kế toán lập phiếu chi để thủ quỹ chi tiền. Nếu thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng kế toán sẽ viết uỷ nhiệm chi hoặc uỷ quyền trực tiếp cho ngân hàng. Khi ngân hàng thanh toán xong sẽ gửi sổ phụ cho Công ty dưới dạng sổ hạch toán chi tiết có kèm theo giấy báo nợ của từng lần thanh toán. Khi ngân hàng thu thủ tục phí, bưu phí, điện phí thanh toán ngân hàng cũng gửi giấy báo nợ cho Công ty cùng sổ phụ như trên. Khi hàng hoá được vận chuyển về kho của Công ty, kế toán hàng hoá sẽ viết phiếu nhập kho. Đặc điểm nghiệp vụ tiêu thụ hàng nhập khẩu tại Công ty:Công ty XNK và XD NLN tiêu thụ hàng nhập khẩu theo phương thức bán buôn vận chuyển thẳng. b. Kế toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá Chứng từ sử dụng . Bộ chứng từ hàng hoá sử dụng trong nhập khẩu trực tiếp và nhập khẩu uỷ thác gồm: Hoá đơn thương mại. Vận tải đơn Giấy nhận bảo hiểm Giấy chứng nhận xuất xứ Giấy chứng nhận số lượng hoặc trọng lượng Giấy chứng nhận chất lượng Tờ khai hải quan Giấy thông báo thuế, thu chênh lệch giá. Biên lai thu thuế Hoá đơn GTGT Ngoài ra kế toán còn căn cứ vào các chứng từ khác để hạch toán như phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, giấy báo có. Tài khoản sử dụng Khi hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình nhập khẩu trực tiếp hay nhập khẩu uỷ thác kế toán Công ty sử dụng các tài khoản sau: TK 156 “Hàng hoá tự doanh” phản ánh trị giá trị hiện có và tình hình biến động theo giá thực tế của các loại hàng hoá nhập khẩu. TK 133 “Thuế giá trị gia tăng đầu vào được khấu trừ” phản ánh số thuế giá trị gia tăng đầu vào được khấu trừ và tình hình khấu trừ thuế. TK 133 được chi tiết thành 3 tài khoản: TK 133 11: “ Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ ”. Tất cả số thuế giá trị gia tăng của các chi phí mua hàng, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh ghiệp được hạch toán vào tài khoản này. TK 133 12: “Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ hàng hoá” TK 1312: “Phải thu khách hàng khác” phản ánh số phải thu từ người giao uỷ thác về các khoản chi phí hộ và tiền hàng uỷ thác nhập. TK 144 12: “ Ngoại tệ ký quỹ” TK 1562: “Hàng hoá xuất nhập khẩu uỷ thác” được dùng để phản ánh trị giá trị hàng hoá nhập khẩu uỷ thác và sự gia tăng giảm của các loại hàng hoá đó tại Công ty. TK 3311: “ Phải trả người cung cấp” phản ánh số hiện có và tình hình biến động các khoản thanh toán giữa Công ty với người xuất khẩu về các laọi hàng hoá nhập khẩu trực tiếp. TK 3312: “Phải trả người cung cấp khác” phản ánh số hiện có và tình hình biến động các khoản thanh toán giữa Công ty với người xuất khẩu về các loạii hàng hoá nhập khẩu uỷ thác. TK 3331 12: “Thuế GTGT đầu ra của hàng hoá uỷ thác” TK 3331 2: “ Thuế GTGT hàng nhập khẩu” TK 3333 1: ‘Thuế nhập khẩu” phản ánh số thuế nhập khẩu phải nộp của cả hàng hoá nhập khẩu trực tiếp và nhập khẩu uỷ thác và tình hình nộp thuế. TK 413: “Chênh lệch tỷ giá hối đoái” Phản ánh số chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh trong hoạt động đầu tư XDCB, chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ cuối năm tài chính, khoản chênh lệch tỷ giá hối đoái khi chuyển đổi báo cáo tài chính của cơ sở nước ngoài và tình hình xử lý số chênh lệch tỷ giá hối đoái đó. TK 515: Doanh thu hoạt động tài chính. TK 635: Chi phí tài chính. TK 5111: “Doanh thu bán hàng” được dùng để phản ánh số hoa hồng được hưởng. TK 3331 11: “Thuế GTGT đầu ra của hàng hoá dịch vụ” được dùng để phản ánh số thuế GTGT đầu ra của hoa hồng uỷ thác nhập khẩu. Các chi phí phát sinh trong qúa trình nhập khẩu trực tiếp và uỷ thác kế toán đều phản ánh vào TK 641 “Chi phí bán hàng” trong đó: TK 641 3: “Chi phí điện thoại – fax” TK 641 5: “Chi phí hàng uỷ thác” TK 641 7: “Chi phí giấy phép – tờ khai – kiểm tra – mẫu – thủ tục phí” TK 641 8: “Chi phí bốc xếp, vận chuyển, bảo quản, vận tải biển , bảo hiểm” Ngoài ra kế toán còn sử dụng các tài khoản khác để hạch toán như tài khoản 1111 1 “ Quỹ tiền mặt VND tại Hà Nội”, TK 1121 11 “Tiền VND gửi ngân hàng ngoại thương” TK 1122 11: “ Ngoại tệ USD gửi ngân hàng ngoại thương” Tất cả các TK trên trừ TK 133, TK 144 12, TK 3331 11, TK 3331 12 TK 3331 2, TK 3333 1, TK 413 và các tài khoản tiền, đều được chi tiết từng đơn vị kinh doanh. * Trình tự kế toán Trường hợp nhập khẩu trực tiếp. Khi kế toán lập uỷ nhiệm chi hoặc uỷ quyền cho ngân hàng trích từ tài khoản tiền gửi ngoại tệ của Công ty để mở L/C, căn cứ vào giấy báo nợ kế toán ghi: Nợ TK 144: Số tiền ký quỹ (tỉ giá hối đoái ngày giao dịch) Có TK 1122: TGNT Hoặc yêu cầu ngân hàng trích từ tài khoản tiền gửi VND hoặc vay ngắn hạn ngân hàng để mua ngoại tệ để ký quỹ hoặc để thanh toán, căn cứ vào giấy báo nợ, kế toán ghi: Nợ TK 1122: Số ngoại tệ được mua( tỷ giá hối đoái ngày giao dịch) Có TK 1121 Có TK 3111: Vay ngắn hạn VND để mua ngoại tệ( Tỷ giá hối đoái ngày giao dịch) Đồng thời ghi: Nợ TK 144: Số ngoại tệ ký quỹ(Tỷ giá hối đoái ngày giao dịch) Có TK 1122 Khi nhận được bộ chứng từ thanh toán và các chứng từ ngân hàng có liên quan, kế toán sẽ lưu bộ chứng từ vào " hàng mua đang đi đường". Nếu cuối tháng mà hàng nhập khẩu vẫn chưa về. Nếu phát sinh lỗ chênh lệch tỷ giá trong giao dịch bằng ngoại tệ kế toán ghi: Nợ TK 151: Trị giá mua của hàng nhập khẩu đang đi đường (theo tỷ giá hối đoái ngày giao dịch) Nợ TK 635: Chi phí tài chính( Nếu lỗ tỷ giá hối đoái) Có TK 144: Số tiền ký quỹ đã thanh toán( Theo tỷ giá đã ghi sổ kế toán) Có TK 3311: Số tiền hàng nhập khẩu còn nợ người bán (tỷ giá hối đoái ngày giao dịch) Sang tháng, khi có hàng nhập khẩu về kế toán tiến hành kiểm nhận, nhập kho và ghi: Nợ TK 1561: Trị giá hàng nhập khẩu nhập kho theo TGTT ngày ghi sổ Có TK 151: Trường hợp trong tháng hàng về kế toán tiến hành kiểm nhận, nhập kho hoặc gửi bán thẳng kế toán ghi: Nợ TK 1561: Trị giá hàng nhập khẩu nhập kho theo TGTT Nợ TK 157: Trị giá hàng nhập khảu gửi bán thẳng theo TGTT Nợ TK 6321: Trị giá vốn hàng nhập khẩu bán tại cảng theo TGTT. Có TK 3311: Trị giá hàng phải trả cho người bán theo TGTT Khi thanh toán cho người bán: + Thanh toán bằng L/C, căn cứ vào giấy báo nợ, kế toán ghi: *Nếu phát sinh lỗ tỷ giá hối đoái trong giao dịch thanh toán nợ phải trả, kế toán ghi: Nợ 3311: (Tỷ giá hối đoái ghi sổ kế toán) Nợ TK 635: Chi phí tài chính( Lỗ tỷ giá hối đoái ghi sổ kế toán) Có TK 144: (Tỷ giá hối đoái ghi sổ kế toán) Có TK 1122: ( Tỷ giá hối đoái ghi sổ kế toán) *Nếu phát sinh lãi tỷ giá hối đoái trong giao dịch thanh toán nợ phải trả, kế toán ghi: Nợ TK 3311: ( Tỷ giá hối đoái ngày ghi sổ kế toán) Có TK 515: Doanh thu từ hoạt động tài chính( lãi tỷ giá hối đoái ghi sổ kế toán) Có TK 144: (Tỷ giá hối đoái ghi sổ kế toán) Có TK 1122: ( Tỷ giá hối đoái ghi sổ kế toán) Khoản chênh lệch tỷ giá phát sinh được xử lý như sau: ( vào cuối quý ) + Nếu phát sinh lãi tỷ giá hối đoái, kế toán ghi Nợ các TK 1112, 1122, 131, 136, 138, 311, 315, 341,... Có TK 413: Chênh lệch tỷ giá hối đoái + Nếu phát sinh lỗ tỷ giá hối đoái, kế toán ghi: Nợ TK 413: Chênh lệch tỷ giá hối đoái Có các TK 1112, 1122, 131, 136, 138, 311, 315... * Khi xử lý chênh lệch tỷ giá hối đoái đánh giá lại cuối năm + Kết chuyển toàn bộ khoản chênh lệch tỷ giá hối đoái đánh giá lại cuối năm tài chính của doanh nghiệp . - Kết chuyển lãi chênh lệch tỷ giá hối đoái đánh giá lại cuối năm tài chính vào doanh thu hoạt động tài chính, kế toán ghi: Nợ TK 413: Chênh lệch tỷ giá hối đoái Có TK 515: Doanh thu hoạt động tài chính( Nếu lãi tỷ giá hối đoái) - Kết chuyển lỗ chênh lệch tỷ giá hối đoái đánh giá lại cuối năm tài chính vào doanh thu hoạt động tài chính, kế toán ghi: Nợ TK 635: Chi phí tài chính( nếu lỗ tỷ giá hối đoái) Có TK 413: Chênh lệch tỷ giá hối đoái Khi cơ quan Hải quan gửi tới Công ty giấy thông báo thuế, thu chênh lệch giá yêu cầu Công ty nộp thuế nhập khẩu, thuế GTGT hoặc thuế tiêu htụ đặc biệt, căn cứ vào giấy thông báo thuế, thu nhập chênh lệch giá và tờ khai hải quan kế toán ghi: Nợ TK 1561 Có TK 3333 1: Thuế nhập khẩu theo TGTT tại thời điểm tính thuế. Nợ TK 133 12 Có TK 3331 2: Thuế GTGT theo TGTT tại thời điểm tính thuế Nợ TK 15611: Có TK 3332: Thuế tiêu thụ đặc biệt theo TGTT tại thời điểm tính thuế. Khi nộp thuế, căn cứ vào biên lai thu thuế và phiếu chi hoặc giấy báo nợ của ngân hàng, kế toán ghi: Nợ TK 3333 1, 3331 2, 3332: Có TK 1111, 1121: Số thuế đã nộp Đối với các chi phí phát sinh trong qúa trình nhập khẩu như bưu phí, điện phí chuyển tiền, thủ tục phí mở L/C, phí thanh toán, phí sửa đổi L/C... căn cứ vào giấy báo nợ, phiếu chi, giấy tạm ứng kế toán ghi: Nợ TK 641 : Chi phí phát sinh chưa thuế ( 6413: Chi phí điện thoại 6417: Chi phí giấy phép, kiểm tra, mẫu, thủ tục phí 6418: Chi phí bốc xếp, vận chuyển, bảo quản vận tải biển, bảo hiểm ) Nợ TK 133 11: Thuế GTGT của phí Có TK 1111, 1121, 141: Tổng giá trị thanh toán. Ví dụ minh hoạ: Công ty nhập khẩu hàng nông sản. Tổng giá trị lô hàng là 120.000 USD theo giá CIF ở cảng Hải Phòng, hàng đã về đến cảng có xác nhận của Hải quan, tiền hàng trừ vào tiền ký quỹ 20.000 USD còn lại thanh toán bằng ngoại tệ gửi ngân hàng( đã có giấy báo nợ)Thuế nhập khẩu phải nộp , tỷ suất 20%, VAT 10% Công ty đã nộp bằng tiền gửi ngân hàng, số hàng nhập khẩu công ty đã bán thẳng tại cảng 1/2, hoá đơn giá trị gia tăng giá bán chưa thuế, TSTM 10%, VAT 10% bên mua ký nhận nợ . Số còn lại chuyển về kho đủ, chi phí vận chuyển thuê ngoài thanh toán bằng tiền mặt 11.000.000 hoá đơn đặc thù VAT 10%. Biết rằng tỷ giá thanh toán 14.500đ/USD, tỷ giá hạch toán 14.000đ/ USD Kế toán hạch toán như sau: - Nợ TK 151: 120.000x14.500=1740.000.000 Nợ TK 635: 60.000.000 Có TK 144: 290.000.000 Có TK 1122:1510.000.000 - Có TK 007: 100.000USD - Thuế nhập khẩu= 1740.000.000x 20%= 348.000.000 Nợ TK 151: 348.000.000 Có TK 3333: 348.000.000 Thuế GTGT= ( 1740.000.000 + 348.000.000)x 10%= 208.800.000 Nợ TK 1331: 208.800.000 Có TK 33312: 208.800.000 - Nợ TK 3333: 348.000.000 Có TK 33312: 208.800.000 Có TK 1122: 556.800.000 Giá bán chưa thuế = 1044x(1+10%) = 1148.400.000 Thuế GTGT = 1148.400.000x 10% = 114.840.000 - Nợ TK 131: 1263.240.000 Có TK 511: 1148.400.000 Có TK 33311: 114.840.000 - Nợ TK 632: 1044.000.000 Có TK 151: 1044.000.000 * Nợ TK 1561: 1044.000.000 Có TK 151: 1044.000.000 Nợ TK 1562: 10.000.000 Nợ TK 1331: 1000.000 Có TK 111: 11.000.000 * Sổ sách kế toán: Hiện nay Công ty áp dụng Từ các chứng từ gốc (đã được định khoản) kế toán vào số liệu cho chứng từ chung, chứng từ hàng hoá, chứng từ ngoại tệ. Mẫu của 3 loại chứng từ như sau: * Chứng từ chung; CHỨNG TỪ CHUNG Bút toán: Lưu: [ ] Tổng : Mã chứng từ: Số chứng từ : Tháng hạch toán: Diễn giải: Lô hàng: Tiền ngoại tệ: Tỷ giá: Tiền VND: TK ghi nợ: Chi tiết ghi nợ: TK ghi có: Chi tiết ghi có: % thuế VAT: Tên khách hàng: *Mẫu chứng từ hàng hoá, chứng từ ngoại tệ (giống nhau) CHỨNG TỪ HÀNG HOÁ (chứng từ ngoại tệ) Bút toán: Lưu: [ ] Tổng: Mã chứng từ: Số chứng từ: Ngày chứng từ: Tháng hạch toán: Diễn giải: Lô hàng: Mặt hàng: Số lượng: Tiền ngoại tệ: Tỷ giá: Tiền VND: TK ghi nợ: Chi tiết ghi nợ: TK ghi có: Chi tiết có: % thuế VAT: Tên khách hàng: *Sổ cái các tài khoản chi tiết SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Từ tháng 1 đến tháng 12 năm N Dư nợ đầu tháng: Dư có đầu tháng: Phát sinh nợ: Phát sinh có: Dư nợ cuối tháng: Dư có cuối tháng: Tài khoản: Chi tiết: @Sổ cái khoản tiền mặt: *TK 111 ĐVT: Đồng Ngày tháng ghi sổ Chứng từ ghi sổ DIỄN GIẢI Số hiệu TK đối ứng SỐ TIỀN Số hiệu Ngày tháng Nợ Có 112 Tiền chuyển vào TK TGNH 112 135.717.000 Khách hàng trả tiền mua hàng 511 135.717.000 * TK 112: ĐVT: Đồng Ngày tháng ghi sổ Chứng từ ghi sổ DIỄN GIẢI Số hiệu TK đối ứng SỐ TIỀN Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Chuyển tiền vào tài khoản 111 240.500.000 Thanh toán tiền mua hàng 156 240.500.000 * TK 141: ĐVT: Đồng Ngày tháng ghi sổ Chứng từ ghi sổ DIỄN GIẢI Số hiệu TK SỐ TIỀN Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Tiền tạm ứmg để mua hàng 111 135.717.000 Dùng tiền tạm ứng để mua hàng 331 135.717.000 * TK 133: ĐVT: Đồng Ngày tháng ghi sổ Chứng từ ghi sổ DIỄN GIẢI Số hiệu TK SỐ TIỀN Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Thuế GTGT được khấu trừ 112 6.786.000 *TK 156: ĐVT: Đồng Ngày tháng ghi sổ Chứng từ ghi sổ DIỄN GIẢI Số hiệu TK SỐ TIỀN Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Mua hàng 112 135.717.000 Xuất bán trực tiếp 632 135.717.000 *TK 331 : ĐVT: Đồng Ngày tháng ghi sổ Chứng từ ghi sổ DIỄN GIẢI Số hiệu TK SỐ TIỀN Số hiệu Ngày tháng Nợ Có *TK 511: ĐVT: Đồng Ngày tháng ghi sổ Chứng từ ghi sổ DIỄN GIẢI Số hiệu TK SỐ TIỀN Số hiệu Ngày tháng Nợ Có * TK 641 ĐVT: Đồng Ngày tháng ghi sổ Chứng từ ghi sổ DIỄN GIẢI Số hiệu TK SỐ TIỀN Số hiệu Ngày tháng Nợ Có * TK 911: ĐVT: Đồng Ngày tháng ghi sổ Chứng từ ghi sổ DIỄN GIẢI Số hiệu TK SỐ TIỀN Số hiệu Ngày tháng Nợ Có * TK 632: ĐVT: Đồng Ngày tháng ghi sổ Chứng từ ghi sổ DIỄN GIẢI Số hiệu TK SỐ TIỀN Số hiệu Ngày tháng Nợ Có @. Sổ cái các TK tổng hợp: phản ánh số liệu của các TK của một phòng kinh doanh hoặc của tất cả các phòng trong một khoảng thời gian. Sổ chi tiết tài khoản Từ tháng... đến tháng... năm... Dư nợ đầu tháng: Dư có đầu tháng: Phát sinh Nợ: Phát sinh có: Dư nợ cuối tháng: Dư có cuối tháng: Tài khoản: Đơn vị: Chi tiết: ĐVT: đồng Ngày Diến giải Đối ứng Phát sinh nợ Phát sinh có ... ... ... ... ... Ngày... tháng... năm... Người lập biểu Kế toán trưởng @. Sổ cái ngoại tệ các TK ngoại tệ: dùng để phản ánh giá trị của một loại ngoại tệ nào đó và sự biến động của nó trong một khoảng thời gian theo nguyên tệ và theo VND. Sổ chi tiết TK – NT theo nguyên tệ Từ tháng... đến tháng... năm... Nguyên tệ: Dư nợ đầu tháng: Dư có đầu tháng: Phát sinh nợ: Phát sinh có: Dư nợ cuối tháng: Dư cuối tháng: Tiền VND: Dư nợ đầu tháng: Dư có đầu tháng: Phát sinh nợ: Phát inh có: dư nợ cuối tháng: Dư có cuối tháng: Ngày Diễn giải Đối ứng Tỷ giá Phát sinh nợ Phát sinh có Tiền VND Nguyên tệ Tiền VND Nguyên tệ ... ... ... ... ... ... ... ... Ngày...tháng...năm... Người lập biểu Kế toán trưởng @. Sổ TK chi tiết – theo đối ứng: phản ánh số liệu trên các TK chi tiết theo từng phòng kinh doanh và từng thương vụ trong một khoảng thời gian. Tổng hợp phát sinh theo đối ứng 1 tìa khoản. Từ tháng... đến tháng...năm... Dư nợ đầu: Dư có đầu kỳ: Phát sinh nợ trong kỳ: Phát sinh có trong kỳ: Dư nợ cuối kỳ: Dư có cuối kỳ: Tài khoản: Chi tiết: * Sổ kế toán chi tiết TK 141: ĐVT: đồng Ngày tháng năm Chứng từ DIỄN GIẢI TK đối ứng Số phát sinh Số dư Số ngày tháng Nợ Có Nợ Có Tạm ứng tiền để mua hàng 111 135.717.000 Dùng tiền tạm ứng để thanh toán tiền mua hàng 135.717.000 * Sổ quỹ tiền mặt TK 111: ĐVT: Đồng Ngày tháng Số phiếu DIỄN GIẢI TK đối ứng Số tiền Thu Chi Thu Chi Tồn quỹ Chuyển tiền vào TK TGNH 112 135.717.000 Khách hàng trả tiền mua hàng 511 135.717.000 * Sổ chi tiết thanh toán với người mua, người bán: ĐVT : Đồng Ngày tháng ghi sổ Chứng từ diễn giải T/h được chiêt khấu TK đối ứng Só phát sinh Số dư Ghi chú Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Nợ Có * Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ: ĐVT : Đồng Chứng từ ghi sổ SỐ TIỀN Số hiệu Ngày tháng 01/2002 150.000 Chứng từ ghi sổ số 02/2002 100.000 Chứng từ ghi sổ số 03/2002 352.000 * Sổ tiền gửi ngân hàng TK 112 : ĐVT : đồng Chứng từ DIỄN GIẢI TK đối ứng SỐ TIỀN Số hiệu Ngày tháng Gửi vào Rút ra Còn lại @. Sổ TK tổng hợp – theo đối ứng: phản ánh số liệu của các TK theo từng phòng hoặc tất cả các phòng trong một khoảng thời gian. Tổng hợp phát sinh theo đối ứng một tài khoản. Từ tháng...đến tháng...năm... Dư nợ đầu: Dư có đầu kỳ: Phát sinh nợ trong kỳ: Phát sinh có trong kỳ: Dư nợ cuối kỳ: Dư có cuối kỳ: Đơn vị/Bộ phận: Tài khoản: Tiểu khoản: ĐVT: đồng TKĐU Tên TK đối ứng Phát sinh nợ Phát sinh có ... .... .... .... .... Ngày... tháng... năm... Người lập biểu Kế toán trưởng Quy trình hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá: Bảng cân đối tài khoản Sổ cái TK 151, 1561,133,144, 3311, 3312, 1111, 1112 Chứng từ ghi sổ Chứng từ gốc Hoá đơn GTGT Phiếu chi Phiếu thu Sổ phụ Giấy báo nợ Giấy báo có Uỷ nhiệm chi ... Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chi tiết Sổ chi tiết TK 151, 1561,133,144,3311,3312, 1111,1112... CHƯƠNG III CÁC GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN HOẠT ĐỘNG NHẬP KHẨU HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU VÀ XÂY DỰNG NÔNG LÂM NGHIỆP I. ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NHẬP KHẨU HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU VÀ XÂY DỰNG NÔNG LÂM NGHIỆP Ưu điểm: Xuất phát từ đặc điểm kinh doanh, hoạt động quản lý, điều hành, các phòng kinh doanh đều tập trung tại trụ sở chính của Công ty, các nghiệp vụ kế toán được theo dõi, ghi chép, phản ánh tại phòng Kế toán tài chính. Do vậy Công ty đã chọn hình thức kế toán tập chung là hợp lý, đáp ứng tốt được các yêu cầu quản lý. Với mô hình này toàn bộ công tác hạch toán kế toán như: theo dõi phản ánh biến động của tài sản, nguồn vốn, doanh thu, chi phí, thuế đều được tập chung tại Phòng Kế toán. Phòng Kế toán có trách nhiệm hạch toán chi tiết và tổng hợp, lập báo cáo tài chính, phân tích hoạt động kinh tế và kiểm tra công tác kế toán toàn doanh nghiệp. Nhân viên kế toán ở các đơn vị chỉ có nhiệm vụ thu thập và xử lý sơ bộ chứng từ, định kỳ hoặc cuối ngày gửi về phòng Kế toán. Do vậy đã giảm được số lượng nhân viên kế toán mà vẫn đảm bảo hạch toán chính xác kịp thời đưa ra những thông tin cần thiết phục vụ yêu càu quản lý. Đội ngũ cán bộ phòng kế toán là những người có năng lực, trình độ, nhiệt tình, có kinh nghiệm được phân công lao động theo chuyên môn hoá do vậy mà mọi công tác hạch toán kế toán được tiến hành nhanh chóng, kịp thời, ít sai sót. Mọi văn bản chỉ đạo của Nhà nước như các Quyết định, Thông tư hướng dẫn của Bộ tài chính và Cơ quan chủ quản đều được cán bộ nghiên cứu áp dụng theo quy định đồng thời cũng đề xuất các phản hồi khi thông tin đưa ra trong các văn bản là chưa hợp lý với tình hình hiện tại của Công ty. Các chứng từ kế toán nói chung và các chứng từ sử dụng để hạch toán các nghiệm vụ nhập khẩu nói riêng đều theo đúng mầu của Bộ tài chính ban hành, phù hợp với yêu cầu pháp lý và kinh tế của nghiệp vụ. Những thông tin về nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được ghi chép đầy đủ, chính xác và chứng từ, có đầy đủ chữ ký của các bên liên quan. chứng từ đều được kiểm tra, giám sát chặt chẽ và xử lý kịp thời, được tập hợp và phân loại theo từng hợp đồng, theo trình tự thời gian phát sinh, theo từng phòng kinh doanh và được đóng thành tập theo từng tháng, năm, phân loại và lưu trữ một cách khoa học thuận tiện cho công ttác kiểm tra đối chiếu khi cần thiết. Trong hạch toán kế toán nghiệp vụ, kế toán sử dụng tài khoản kế roán theo hệ thống danh mục tài khoản kế toán doanh nghiệp (bán hàng theo Quyết định Số: 1141TC/ĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ trưởng Bộ Tài chính). để phù hợp với đặc điểm kinh doanh của Công ty, kế toán chi tiết các tài khoản cấp 2, cấp 3, cấp 4 theo từng hợp đồng, từng Phòng kinh doanh, từng loại tiền, từng ngân hàng... để tiện cho việc theo dõi và hạch toán, tránh được sự nhầm lẫm giữa các đối tượng khác nhau. Về sổ sách kế toán Công ty áp dụng hình thức “ chứng từ ghi sổ”. Mọi công việc của kế toán đều được thực hiện trên máy vi tính bằng phần mềm kế toán doanh nghiệp được thiết kế phù hợp với đặc điểm kinh doanh và hạch toán kế toán của Công ty. Do vậy công việc của nhân viên kế toán được đơn giản hoá tránh được những ghi chép trùng lặp của hình thức chứng từ ghi sổ. Đồng thời các mẫu biểu, sổ sách kế toán chi tết, tổng hợp, báo cáo tài chính in ra có kết cấu đơn giản, cụ thể, dễ theo dõi và đáp ứng mọi yêu cầu của quản lý. Tuy nhiên trong qúa trình hạch toán nói chung cũng như quá trình hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu nói riêng, bên cạnh những ưu điểm không thể phủ nhận của mình, Công ty không thể tránh khỏi những thiếu sót nhất định trong quá trình hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu, đặc biệt là trong lúc giao thời của các chế độ chính sách và việc ban hành Thông tư số: 108/2001/TT – BTC ngày 31/12/2001 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc hướng dẫn kế toán hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu uỷ thác, ban hành 4 chuẩn mực kế toán, việc sửa đổi hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp đang gây nhiều tranh cãi. - Nhược điểm: Tại Công ty không có sự phân biệt hai hình thức mua hàng gửi bán thẳng và mua hàng nhập kho. Nghĩa là khi nhận hàng bao giờ Công ty cũng lập phiếu nhập kho để chính thức hoá quyền sở hữu của Công ty về lô hàng đó. Khi hàng hoá nhập khẩu về giao ngay cho khách hàng trong nước, kế toán cũng định khoản như trường hợp mua hàng nhập kho. Trong qúa trình ghi chép phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Công ty sử dụng tỷ giá thực tế để hạch toán. Việc sử dụng tỷ giá thực tế hay tỷ giá hạch toán để kế toán là do Công ty lựa chọn sao cho phù hợ với đặc thù kinh doanh của mình. Tuy nhiên khi hạch toán bằng tỷ giá thực tế thì việc theo dõi và tính toán chênh lệch tỷ giá do tỷ giá thực tế thay đổi giữa các thời điểm phát sinh khác nhau là tương đối phức tạp. Đối với các chi phí mua hàng phát sinh trong quá trình nhập khẩu như phí lưu kho, lưu bãi, vận chuyển, bảo quản, bốc xếp, thủ tục phí thanh toán, phí mở L/C... kế toán không phản ánh vào TK 1562 – “ Chi phí thu mua hàng hoá” mà phản ánh vào tài khoản 641 “chi phí bán hàng” chi tiết cho từng loại chi phí như tài khoản 6418 “ Chi phí bốc xếp, vận chuyển, bảo quản, bảo hiểm”, tài khoản 6417 “ Chi phí giấy phép tờ khai, kiểm tra, mẫu, thủ tục phí’. Việc hạch toán như vậy là không đúng nội dung phản ánh của tài khoản 641, đồng thời sẽ dẫn tới xác định giá vốn hàng xuất kho và lợi nhuận gộp thiếu chính xác. Tất cả các chi phí này cùng với chi phí bán hàng khác sẽ được kết chuyển sang tài khoản 911 vào cuối kỳ để xác định kết quả. Trong qua trình hạch toán khi có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến thu chi ngoại tệ, kế toán không sử dụng tài khoản ngoài bảng là TK 007 “ngoại tệ các loại” để phản ánh. Nguyên nhân là do khi vào số liệu cho các chứng từ ngoại tệ trên máy vi tính, kế toán đã nhập số liệu về tiền ngoại tệ và tỷ giá quy đổi cùng voí tiền VND. Vì vậy số ngoại tệ, các khoản ngoại tệ thể hiện cả thông tin về ngoại tệ và thông tin về VND. Kế toán vẫn theo dõi sự biến động của các ngoại tệ tại các ngân hàng khác nhau vài giá trị của chúng quy đổi ra VND mà không cần sử dụng tài khoản 007. II. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU VÀ XÂY DỰNG NÔNG LÂM NGHIỆP . Các giải pháp đề xuất. ảnh hưởng của việc thay đổi tỷ giá. Do chức năng chính của Công ty là xuất nhập khẩu trực tiếp hàng hoá, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình xuất nhập khẩu liên quan nhiều đến ngoại tệ. Hiện nay theo thông tư 105 của bộ tài chính hướng dẫn kế toán chuẩn mực" ảnh hưởng của việc thay đổi tỷ giá" Đối với TK 413, Công ty chỉ phản ánh các khoản chênh lệch tỷ giá hối đoái vào TK 413- Chênh lệch tỷ giá hối đoái trong các trường hợp: + Chênh lệch tỷ giá hối đoái đã thực hiện và chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại của các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ cuối năm tài chính . + Khoản chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại của các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ cuối năm tài chính của hoạt động kinh doanh,... + Khoản chênh lệch tỷ giá hối đoái khi chuyển đổi báo cáo tài chính của cơ sở ở nước ngoài hoạt động độc lập. Thay vì sử dụng như trước đây thì bây giờ các nghiệp vụ kinh tế mua, bán ngoại tệ phát sinh được quy đổi ra đồng Việt Nam đồng theo tỷ lệ giá mua bán thực tế phát sinh. Chênh lệch giữa tỷ giá thực tế mua vào và tỷ giá thực tế bán ra của ngoại tệ được hạch toán vào TK635” Chi phí tài chính “ và tài khoản 515” Doanh thu từ hoạt động tài chính”. Phương pháp hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu thể hiện rất rõ trong cuốn “6 chuẩn mực kế toán mới và hướng dẫn thực hiện” thông qua thông tư 105 Ví dụ : Khi nhận toàn bộ chứng từ hàng hoá do người xuất khẩu chuyển đến, nếu cuối tháng mà hàng chưa về, kế toán ghi: Nợ TK 151: Trị giá hàng nhập khẩu theo tỷ giá thực tế.(TGTT) Có TK 3311: Số tiền phải trả cho người xuất khẩu theo trị TGTT Khi thanh toán chi người bán , căn cứ giấy báo nợ kế toán ghi: Nợ TK 3311 : Số tiền thanh toán cho người bán theo TGTT ngày ghi sổ Có TK 144 : Số tiền ký quỹ theo TGTT ngày ký quỹ( Nếu thanh toán bằng L/C) Có TK1122 : Số ngoại tệ quy ra VND theo TGTT ngày thanh toán Sau đó có bút toán phản ánh chênh lệch tỷ giá: * Trường hợp TGTT ngày ký quỹ hoặ ngày thanh toán > TGTT ngày ghi sổ, ké toán ghi: Nợ TK : 413: Chênh lệch tăng Có TK : 3311 * Trường hợp TGTT ngày ký quỹ hoặc ngày thanh toán < TGTT ngày ghi sổ, kế toán ghi: Nợ TK 3311 Có TK 413 : Chênh lệch giảm Thay và ghi như trên các nghiệp vụ được định khoản lại như sau: Khi nhận được bộ chứng từ hàng hoá do người xuất khẩu chuyển đến, nếu cuối tháng mà hàng chưa về, kế toán ghi: Nợ TK 151 : ( Theo tỷ giá hối đoái ngày giao dịch) Có TK 3311: ( Theo tỷ giá hối đoái ngày giao dịch) Khi thanh toán cho người bán hàng, căn cứ vào giấy báo nợ, kế toán ghi: + Nếu phát sinh lỗ tỷ giá hối đoái trong giao dịch thanh toán , ghi: Nợ TK 3311 : ( Tỷ giá hối đoái ghi sổ kế toán) Nợ TK 635: Chi phí tài chính( Nếu lỗ tỷ giá hối đoái) Có TK 144 :( Tỷ giá hối đoái ghi trên sổ kế toán) Có TK 1122: (Tỷ giá hối đoái ghi trên sổ kế toán) +Nếu phát sinh lãi tỷ giá hối đoái trong giao dịch thanh toán , ghi: Nợ TK 3311: ( Tỷ giá hối đoái ghi sổ kế toán) Có TK 515: Doanh thu tài chính( Lãi tỷ giá hối đoái) Có TK 144:( Tỷ giá hối đoái ghi trên sổ kế toán) Có TK 1122:( Tỷ giá hối đoái ghi trên sổ kế toán) ) Đối với việc sử dụng các loại nguyên tệ Khi các nghiệp vụ liên quan đến thu chi ngoại tệ kế toán nên sử dụng TK 007 - " nguyên tệ các loại " để phản ánh chi tiết số phát sinh liên quan đến ngoại tệ đồng thời với hạch toán tổng hợp. Theo chế độ hiện hành, TK 007 được mở sử dụng để theo dõi tình hình thu chi của ngoại tệ trong đơn vị và được mở chi tiéet cho từng loại nguyên tệ (USD, EUR, JPY, GBP…) Kết cấu TK007: - Bên nợ : Số nguyên tệ tăng thên trong kỳ - Bên có : Số nguyên tệ giảm trong kỳ - Dư nợ : Số nguyên tệ hiện còn. Khi kế toán viết uỷ nhiệm chi hoặc uỷ quyền cho Ngân hàng trích từ tài khoản tiền gửi ngoại tệ cuả Công ty dể mở L/C , căn cứ vào giấy báo nợ , kế toán ghi: Nợ TK 144: Số tiền ký quỹ theo TGTT Có TK 1122 Đồng thời ghi Có TK 007 : Số nguyên tệ dùng để ký quỹ. Trường hợp kế toán yêu cầu ngân hàng trích từ TK tiền gửi VND (hoặc vay ngắn hạn ngân hàng để mua ngoại tệ), căn cứ vào giấy báo nợ kế toán ghi: + Nếu phát sinh lỗ tỷ giá trong giao dịch thanh toán, ghi: Nợ TK 1122: ( Theo tỷ giá hối đoái ngày giao dịch) Nợ TK 635: Chi phí tài chính( Lỗ tỷ giá hối đoái) Có TK 1121 : ( Theo tỷ giá ghi sổ kế toán) Có TK 3311 : (Theo tỷ giá hối đoái ngày giao dịch)Số tiền vay để mua ngoại tệ + Nếu phát sinh lãi tỷ giá trong giao dịch thanh toán, ghi: Nợ TK 1122: ( Theo tỷ giá hối đoái ngày giao dịch) Có TK 515: Doanh thu tài chính( Lãi tỷ giá hối đoái) Có TK 1121 : ( Theo tỷ giá ghi sổ kế toán) Có TK 3311 : (Theo tỷ giá hối đoái ngày giao dịch)Số tiền vay để mua ngoại tệ Đồng thời ghi Nợ TK 007 : Số nguyên tệ * Mẫu sổ TK 007 Sổ chi tiết ngoại tệ theo nguyên tệ Từ tháng năm ... đến tháng.....năm... Tài khoản: Dư nợ đầu tháng: Dư có đầu tháng: Phát sinh nợ: Phát sinh có: dư nợ cuối tháng: Dư nợ cuối tháng: Chứng từ Diễn giải Phát sinh nợ Phát sinh có Số hiệu Ngày tháng ... ... ... ... ... Ngày ... tháng...năm... Người lập biểu Kế toán trưởng TK 007 nên mở chi tiết cho từng ngân hàng, từng loại ngoại tệ. Chẳng hạn: TK 007 A1: “Ngoại tệ USD gửi ngân hàng ngoại thương” TK 007 B1: “ Ngoại tệ USD gửi ngân hàng Nông nghiệp và phát triển nông thôn” + Tài khoản 151: “Hàng mua đang đi trên đường” a) Nguyên tắc hạch toán tài khoản 151 - Vật tư, hàng hoá được coi là thuộc quyền sở hữu của đơn vị, nhưng chưa về nhập kho, bao gồm: + Vật tư, hàng hoá mua ngoàI đã thanh toán tiềnhoặc đã chấp nhậnthanh toán nhưng còn để ở kho người bán, ở bến cảng, bến bãI hoặc đang tren đường vận chuyển. + Vật tư hàng hoá mua ngoàI đã về doanh nghiệp nhưng đang chờ kiểm nghiệm nhập kho. - Hàng ngày khi nhận được hoá đơn mua hàng, nhưng chưa về nhập kho , kế toán chưa ghi sổ mà tiến hành đối chiếu với hợp đồng kinh tế và lưu hoá đơn vào tập hồ sơ riêng – “ Hàng mua đang đI trên đường”. +Trong tháng, nếu hàng về nhập kho, kế toán căn cứ phiếu nhập kho và hoá đơn đã nhận ghi sổ trực tiếp vào các tài khoản 152- “ Nguyên liệu, vật liệu ”; tài khoản 153 – “Công cụ, dụng cụ”; tài khoản 156 – “Hàng hoá”. + Nếu cuối tháng hàng vẫn chưa về thì căn cứ hoá đơn ghi vào tài khoản 151 – “Hàng mua đang đi trên đường”. - Kế toán phải mở sổ chi tiết để theo dõi hàng mua đang đi trên đường theo từng chủng loại hàng hoá, vật tư, từng lô hàng, từng hợp đồng kinh tế. b) Phản ánh tài khoản 151 Bên nợ: Trị giá vật tư, hàng hoá đang đi trên đường. Kết chuyển trị giá thực tế của hàng hoá, vật tư đang đi trên đường cuối kỳ Bên có: Trị giá vật tư, hàng hoá đang đi trên đường đã về nhập kho, hoặc đã chuyển giao thẳng cho khách hàng. Kết chuyển trị giá hàng hoá thực té vật tư, hàng hoá đang đi trên đường đã về nhập kho, hoặc đã chuyển giao thẳng cho khách hàng. Kết chuyển trị giá thực tế vật tư, hàng hoá đang đi trên đường đầu kỳ (trường hợp doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ). Số dư bên nợ: Giá trị hàng hoá, vật tư đã mua nhưng còn đang đi trên đường. c) Phương pháp hạch toán hàng mua đang đi trên đường. Cuối tháng, căn cứ vào hoá đơn mua hàng của các loại hàng chưa về nhập kho, ghi: Mua vật tư, hàng hoá dùng vào hoạt động SXKD hàng hoá, dịch vụ chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế: Nợ TK 151 – Hàng mua đang đi trên đường Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ ( Thuế GTGT đầu vào) Có TK 111, 112, 331,… - Mua vật tư, hàng hoá dùng vào hoạt động SXKD hàng hoá, dịch vụ không chịu thuế GTGT hoặc chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp kế toán phản ánh giá trị vật tư, hàng hoá mua vào bao gồm tổng số tiền phải thanh toán cho người bán ( bao gồm cả thuế GTGT đầu vào): Nợ TK 151 – Hàng mua đang đi trên đường Có TK 111,112,331,… Đối với vật tư, hàng hoá mua về dùng đồng thời cho sản xuất kinh doanh hàng hoá, dịch vụ chịu thuế GTGT nhưng không tách riêng được ghi: Nợ TK 151 – Hàng mua đang đi trên đường ( Giá mua chưa có thuế GTGT) Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ ( Thuế GTGT đầu vào ) Có TK 111, 112, 331, … - Trường hợp hàng hoá, vật tư mua vào được dùng hoá đơn, chứng từ đặc thù giá thanh toán là giá đã có thuế GTGT, kế toán căn cứ vào giá hàng hoá, mua vào có thuế để xác định giá không có thuế và thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, ghi: Nợ TK 151 – Hàng mua đang đi trên đường ( Giá mua chưa có thuế GTGT ) Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ ( Thuế GTGT đầu vào ) Có TK 111, 112, 331… - Trường hợp cơ sở sản xuất, chế biến mua nguyên liệu là nông sản, lâm sản, thuỷ sản chưa qua chế biến của người trực tiếp bán ra không có hóa đơn, kế toán căn cứ Bảng kê thu mua hàng hoá nông sản, lâm sản, thuỷ sản tính ra số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, ghi: Nợ TK 151 – Hàng mua đang đi trên đường Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ ( Thuế GTGT đầu vào ) Có TK 111, 112, 331,… Sang tháng sau khi hàng về nhập kho, căn cứ hoá đơn và phiếu nhập kho, ghi: Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu Nợ TK 153 – Công cụ, dụng cụ Nợ TK 156 – Hàng hoá Có TK 151 – Hàng mua đang đi trên đường - Nếu mua vật tư, hàng hoá không nhập kho của doanh nghiệp mà giao thẳng cho khách hàng, hoặc người sử dụng theo hợp đồng kinh tế, ( cơ sở nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp) ghi: Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán hoặc Nợ TK 157 – Hàng gửi đi bán Có TK 151 - Hàng mua đang đi trên đường ) Đối với việc hạch toán chi phí mua hàng Theo chế độ hiện hành, các chi phí phát sinh trong khâu mua hàng được tập hợp vào tài khoản 1562 – “ Chi phí thu mua hàng hoá” theo giá thực tế. Khi hàng hoá được xác định là tiêu thụ, cùng với bút toán ghi nhận doanh thu, kết chuyển giá vốn kế toán phải phân bổ chi phí mua hàng tương xứng với số hàng đã tiêu thụ. Hiện công ty hạch toán chi phí mua hàng vào tài khoản 641 – “ Chi phí bán hàng” cuối kỳ kết chuyển chi phí mua hàng phát sinh cùng các chi phí bán hàng khác sang tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh. Vì vậy kế toán không cần có bút toán phân bổ chi phí mua hàng cho hàng đã tiêu thụ. Việc hạch toán như thế dẫn đến xác định giá vốn hàng bán và lợi nhuận gộp thiếu chính xác. Chi phí thu mua hàng hoá là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ các khoản hao phí về lao động sống và lao động vật háo mà đơn vị bỏ ra có liên quan đến việc thu mua hàng hoá. Chi phí thu mua hàng hoá bao gồm chi phí vận chuyển , bốc dỡ, bảo quản, tiền thuê kho, bến bãi , chi phí giám định , kiểm tra phí thanh toán, thủ tục mở phí mở L/C. Do chi phí thu mua liên quan đến toàn bộ hàng hoá trong kỳ nên cần phải phân bổ cho hàng tiêu thụ và hàng còn lại theo tiêu thức phù hợp ( theo doanh thu bán hàng , theo trị giá mua hàng , theo số lượng hoặc theo trrọng lượng…). Căn cứ vào tình hình thực tế, các mặt hàng nhập khẩu của Công ty , Vì vậy lựa chọn tiêu thức phân bổ theo trị giá của mua hàng là thích hợp . Công thức phân bổ được xác định như sau: Tiêu thức phân bổ của hàng Phí thu mua Chi phi thu mua đã tiêu thụ của hàng tồn phân bổ cho hàng = * đầu kỳ và phí thu tiêu thụ Tổng tiêu thức phân bổ của hàng tiêu mua phát sinh trong kỳ thụ trong kỳ và hàng còn lại cuối kỳ Nếu phân bổ chi phí mua hàng cho hàng đã tiêu thụ theo trị giá mua vào thì công thức phân bổ sẽ được viết lại như sau: Chi phí thu mua Trị giá mua của hàng đã tiêu thụ Phí thu mua của hàng phân bổ cho hàng = * tồn đầu kỳ và phí tiêu thụ Tổng giá trị mua của hàng tiêu thụ thu mua phát sinh trong kỳ và hàng còn lại cuối kỳ trong kỳ Trong đó, hàng còn lại cuối kỳ bao gồm hàng còn tồn quầy, kho (TK 1561), hàng đang gửi bán(TK 157), hàng mua đang đi đường (TK 151). Mẫu số của công thức trên còn được tính bằng cách lấy số dư đầu kkỳ của các TK 1561, 151, 157 cộng với trị giá hàng tăng trong kỳ ( phần ghi nợ TK 151, 1561, 157, 632 đối ứng với các tài khoản 111, 112, 144, 311…) *TK 1562 " Chi phí thu mua hàng hoá" được dùng dể phản ánh tình hình tập hợp chi phí mua hàng phát sinh trong kỳ và phân bổ chi phí mua hàng cho các hàng hoá đã tiêu thụ. - TK 1562 Là TK cấp 2 của TK 1561, có kết cấu tương tự như các TK 1561 cụ thể: - Bên nợ : Tập hợp chi phí thu mua hàng phát sinh. - Bên có : Phân bổ phí thu mua cho hàng tiêu thụ. - Dư nợ : Chi phí thu mua hàng hoá hiện còn cuối kỳ. + Cách hạnh toán : - Khi phát sinh các khoản chi phí thu mua, kế toán ghi: Nợ TK 156 (1562) : Tập hợp chi phí thu mua. Nợ TK 133 (1331) : Thú GTGT được khấu trừ (nếu có) Có TK liên quan (111,112,311,141…) - Phân bổ chi phí thu mua cho hàng tiêu thụ: Nợ TK 632 Có TK 156 (1562) - Phân bổ chi phí thu mua cho hàng tiêu thụ : Nợ TK 632 Có TK 156 (1562) 4 ) Về hoàn thiện chứng từ kế toán Khâu viết hoá đơn giá trị gia tăng theo mẫu quy định mà Công ty đang áp dụng chỉ có ba chữ ký của thủ trưởng đơn vị, trưởng phòng kế toán và người mua hàng là chưa hợp lý. Vì người chịu trách nhiệm đối với nghiệp vụ còn có cả người viết hoá đơn. Người viết hoá đơn chịu trách nhiệm về tính đúng đắn, trung thực của số liệu trên hợp đồng về số lượng hàng thực xuất kho. Do đó trên hoá đơn giá trị gia tăng cần bổ sung chữ ký của người viết hoá đơn và thủ kho để ràng buộc trách nhiệm vật chất đối với nghiệp vụ kế toán, xác định tính pháp lý của Công ty. 2.Biện pháp thực hiện: Trong thời đại thông tin hiện nay, xu hướng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán của các đơn vị sản xuất kinh doanh ngày càng được phổ biến rộng rãi. Tuỳ thuộc vào đặc thù của hoạt động sản xuất kinh doanh của mình mà các đơn vị lựa chọn và ứng dụng phần mềm tin học thích hợp nhất. Nhưng sử dụng máy vi tính trong việc tổ chức công tác kế toán vẫn phải tuân theo các nội dung và yêu cầu của tổ chức công tác kế hoạch trong điều kiện thủ công, đồng thời từng nội dung có đặc điểm riêng phù hợp với iệc ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại. Để hoàn thiện công tác hạch toán kế toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá Công ty nên áp dụng phần mềm kế toán doanh nghiệp , phải đảm bảo tính đồng bộ, bắt đầu từ việc mã hoá các đối tượng quản lý, tổ chức chứng từ kế toán, tổ chức hệ thống tài khoản kế toán, lựa chọn hình thức kế toán thích hợp, tổ chức bộ máy kế hoạch và người sử dụng. Khi áp dụng cần tuân thủ: Phải đảm bảo những nội dung cơ bản về xây dựng hệ thống danh mục chứng từ, tổ chức hạch toán ban đầu và tổ chức các nghiệp vụ nội sinh, tổ chức kiểm tra trong chứng từ kế toán, tổ chức luân chuyểnn, xử lý, lưu trữ và bảo quản chứng từ. Hệ thống chứng từ kế toán được quy định trong chế độ kế toán hiện hành gồm hệ thống chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc (khi tổ chức công tác kế toán trên máy vi tính, Công ty cần phải căn cứ vào đặc điểm, tính chất hoạt động sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý của đơn vị để quyết định sử dụng hệ thống chứng từ kế toán bắt buộc sao cho phù hựop với chế độ hiện hành và thực tế của đơn vị) và hệ thống chứng từ hướng dẫn ( nhằm chỉ hướng dẫn các chỉ tiêu đặc trưng, các doanh nghiệp vận dụng vào từng trường hợp để đảm bảo phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý của đơn vị). Trên cơ sở hệ thống chứng từ kế toán doanh nghiệp quyết định sử dụng, kế toán xây dựng danh mục chứng từ kế toán. Danh mục chứng từ kế toán được dùng để quản lý các loại chứng từ kế toán, làm cơ sở để mã hoá, cài đặt trong chương trình phần mềm kế toán mà doanh nghiệp sử dụng. Việc tổ chức kiểm tra thông tin trong chứng từ kế toán trước khi nhập vào máy bao gồm những công việc sau: Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh phản ánh trong chứng từ kế toán, kiểm tra tính trung thực của các chỉ tiêu số lượng của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phản ánh trong chứng từ kế toán. Kiểm tra tính chính xác của việc tính toán các chỉ tiêu số lượng nhằm đảm bảo tính chính xác của số liệu kế toán. Kiểm tra tính đầy đủ của các yếu tố trong chứng từ kế toán nhằm đảm bảo tính pháp lý của chứng từ. Tổ chức kiểm tra thông tin trong chứng từ kế toán chủ yếu được thực hiện trước khi nhập dữ liệu vào máy, tuy nhiên trong và sau quá trình nhập dữ liệu bằng nội dung của các phương pháp kế toán và nguyên tắc tổ chức xử lý hệ thống hoá thông tin trong máy vi tính với phần mềm kế toán đã XD phù hợp, còn cho phép tự động kiểm tra, tìm kiếm, sửa chữa thông tin trên các chứng từ đã nhập trong máy một cách nhanh chóng, thuận tiện. Từng loại nghiệp vụ kinh tế, tài chính liên quan đến các bộ phận, cá nhân nhất định, phù hợp với trách nhiệm được phân công. Vì vậy, cần phải xây dựng trình tự luân chuyển chứng từ kế toán thích hợp với từng loại nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh ở đơn vị, trình tự luân chuyển chứng từ phải quy định những nội dung sau: Quy định người lập và kiểm tra chứng từ, thời hạn chuyển giao chứng từ, nơi nhận và sử dụng chứng từ, thời gian và người nhập chứng từ vào máy, bộ phận lưu giữ chứng từ. Hình thức kế toán được quyết định bởi hệ thống kế toán sổ tổng hợp và trình tự hệ thống hoá thông tin kế toán. Mỗi hình thức kế toán có hệ thống sổ kế toán và trình tự hệ thống hoá thông tin kế toán khác nhau. Vì vậy khi tổ chức kế toán máy cần phải lựa chọn hình thức kế toán phù hợp. Theo điều kiện hiện tại, hình thức kế toán nhật ký chung và hình thức chứng từ ghi sổ có nhiều đặc điểm phù hợp và thuận lợi cho quá trình thực hiện kế toán trên máy. Phải căn cứ vào việc tổ chức sản xuất kinh doanh, phân cấp quản lý, quy mô, trình độ ứng dụng tin học của đơn vị để lựa chọn mô hình tổ chức bộ máy kế toán thích hợp. Trên cơ sở mô hình tổ chức bộ máy kế toán đã chọn lựa mà thực hiện quy định chức trách nhiệm vụ cho từng cấp, từng bộ phận, từng nhân viên kế toán. Quản trị người dùng là một vấn đề quan trọng khi thực hiện bộ máy kế toán trong điều kiện sử dụng máy vi tính, nó giúp doanh nghiệp có thể yên tâm hơn về tính bảo mật dữ liệu của mình. Có thể phân công chuyên môn hoá, phân quyền nhập dữ liệu cũng như quyển in sổ sách, báo cáo kế toán cho từng nhân viên kế toán, kế toán trưởng kiểm tra, có thể quy trách nhiệm cho các các nhân viên nhập dữ liệu khi có sai sót. KẾT LUẬN Nền kinh tế thị trường có sự cạnh tranh gay gắt như hiện nay, mặc dù được Đảng và Nhà nước quan tâm, khuyến khích, thúc đẩy phát triển kinh doanh, các doanh nghiệp vãn không ngừng tự đổi mới, phát huy tính năng động, sáng tạo, nghiên cứu khảo sát thị trường, định hướng cho hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm mục đích tạo ra lợi nhuận tối đa cho chính bản thân mình, thích ứng với môi trường kinh doanh, đảm bảo tồn tại và phát triển bền vững, góp phần lành mạnh hoá nền kinh tế. Thực hiện chế độ hạch toán kinh doanh xã hội chủ nghĩa, các đơn vị được trao quyền tự chủ về tài chính, tìm kiếm bạn hàng, tự hạch toán kinh doanh và đảm bảo kinh doanh có hiệu quả. Điều đó đặt ra cho các đơn vị nhiệm vụ phải củng cố, tăng cường việc hoàn thiện tổ chức công tác hạch toán nội bộ, để hạch toán kinh tế phát huy được đầy đủ vai trò quan trọng của mình đối với công tác quản lý. Thông qua các số liệu do kế toán cung cấp, các nhà quản lý sẽ thấy được bức tranh toàn cảnh về tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị một cách đầy đủ, toàn diện và sau sắc nhất, từ đó có thể dưa ra những biện pháp cần thiết trong từng điều kiện hoàn cảnh cụ thể. Chuyên đề với đề tài "Hoàn thiện kế toán hoạt động nhập khẩu hàng hoá tại Công ty xuất nhập khẩu và xây dựng Nông lâm nghiệp " - là sự nghiên cứu lý luận, bổ sung kiến thức thực tế đã được hoàn thành với sự giúp đỡ tận tình của thầy Nguyễn Viết Tiến - Giáo viên khoa kế toán tài chính và cán bộ phòng kế toán tài chính của Công ty. Tuy nhiên trong qúa trình nghiên cứu, tìm hiểu và viết đề tài này, do hạn chế về thời gian, phạm vi đề tài quá rộng, với kinh nghiệm thực tế ít ỏi nên bài viết này không tránh khỏi những hạn chế, thiếu sót. Vì vậy, em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các thầy cô giáo. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn sự quan tâm giúp đỡ nhiệt tình của thầy giáo hướng dẫn cùng cán bộ phòng kế toán tài chính Công ty trong quá trình nghiêm cứu đề tài này. DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Thông tư 105/2004- Chuẩn mực kế toán Việt Nam – Bộ tài chính. 2. Giáo trình kế toán Doanh nghiệp Thương mại- Dịch vụ- Nhà xuất bản Giáo dục- Trường đại học Thương Mại. 3. Thanh toán tín dụng quốc tế (TS Trần Hoàng Ngân) – Nhà xuất bản thống kê 2001. 4. Kỹ thuật thương mại quốc tế (TS Đào Thị Bích Hoà chủ biên) - Đ HTM – Nhà xuất bản ĐHQG Hà Nội. 5. Kế toán doanh nghiệp thương mại – Nguyễn Văn Công ( chủ biên). 6. Kế toán doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường – Trường ĐHKT Quốc dân). 7. Nghiệp vụ kinh doanh xuất nhập khẩu ĐH ngoại thương. 8. Bài giảng của các thầy cô trong tổ bộ môn kế toán và phân tích- Trường đại học ThươngMại. 9. Tài liệu tham khảo của khoá trước.