Đề tài Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp than Cao Thắng

và đơn giá nhập kho thực tế của lô hàng đó để tính ra giá trị thực tế xuất kho Phương pháp bình quân gia quyền: Trị giá thực tế Số lượng nguyên Đơn giá nguyên vật liệu = vật liệu x thực tế xuất kho xuất kho bình quân Phương pháp nhập trước, xuất trước: Theo phương pháp này, trước hết phải xác định được đơn giá thực tế nhập kho của từng lần nhập và giả thiết hàng nào nhập trước thì xuất trước. Do vậy giá trị của hàng tồn kho cuối kì là trị giá thực tế của hàng mua vào sau cùng trong kỳ. Phương pháp nhập sau, xuất trước: Theo phương pháp này, cũng phải xác định được đơn giá thực tế của từng lần nhập kho và giả thiết hàng nào nhập kho sau thì xuất trước. Giá thực tế xuất kho của nguyên vật liệu được xác định theo giá thực tế nhập kho của những lô hàng được ưu tiên xuất trước đó. 1.1.3.3 Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu Để đáp ứng được các nhu cầu quản lý, kế toán NLV cần thực hiện tốt các nhiệm vụ: Tổ chức đánh giá, phân loại vật liệu phù hợp với các nguyên tắc, yêu cầu quản lý thống nhất của Nhà nước và yêu cầu quản trị doanh nghiệp. Tổ chức chứng từ, sổ kế toán, tài khoản phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho và phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu của doanh nghiệp để ghi chép, phân loại, tổng hợp số liệu về tình hình hiện có và sự biến động của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh, cung cấp số liệu kịp thời để tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. Tham gia kiểm kê nguyên vật liệu, xử lý kết quả kiểm kê theo quyết định của cấp có thẩm quyền nhằm đảm bảo sự chính xác, trung thực của thông tin kế toán. Thực hiện việc phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch mua, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu 1.2.1 Thủ tục, chứng từ kế toán Mọi nghiệp vụ kinh tế xảy ra trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp có liên quan đến nhập xuất nguyên vật liệu đều phải lập chứng từ kế toán một cách kịp thời, đầy đủ, chính xác theo đúng chế độ ghi chép ban đầu về nguyên vật liệu đã được bộ tài chính ban hành, ghi chép trên thẻ kho và trên sổ kế toán để kiểm tra, giám sát tình hình biến động và số hiện có của từng nguyên vật liệu, thực hiện quản lý có hiệu quả, phục vụ kịp thời, đầy đủ nhu cầu về nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất. Hệ thống chứng từ kế toán về nguyên vật liệu trong doanh nghiệp áp dụng theo chế độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam được ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ - BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ tài chính gồm: Hoá đơn giá trị gia tăng (Mẫu số: 01 GTKT – 3LL) Hoá đơn bán hàng thông thường (Mẫu số: 02 GTKT – 3LL) Phiếu nhập kho (Mẫu số: 01 – VT) Phiếu xuất kho (Mẫu số: 02 – VT) Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm (Mẫu số 05 –VT) Biên bản kiểm nghiệm vật tư, sản phẩm (Mẫu số 03 – VT) Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (Mẫu số 04 – VT) Bảng kê mua hàng (Mẫu số 06 – VT) Bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ (Mẫu số 07 – VT) Tất cả chứng từ kế toán về vật liệu phải được tổ chức luân chuyển theo đúng trình tự và thời gian phục vụ cho việc ghi chép, tổng hợp kịp thời của các bộ phận, cá nhân có liên quan. Như vậy, khi tổ chức kế toán ban đầu ở các doanh nghiệp, cần phân công trách nhiệm cụ thể cho từng người lập chứng từ đối với mỗi loại chứng từ. Sự thống nhất giữa các bộ phận liên quan là rất quan trọng. Tổ chức tốt khâu kế toán ban đầu về vật tư sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết. 1.2.2 Các phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu Phương pháp thẻ song song: (phụ lục 1) Nội dung của phương pháp: Ở kho: Việc ghi chép tình hình nhập – xuất – tồn vật liệu do thủ kho tiến hành trên thẻ kho và chỉ ghi theo chỉ tiêu số lượng. Thẻ kho do kế toán lập theo mẫu quy định cho từng danh điểm vật liệu theo từng kho và phát cho thủ kho để ghi chép hàng ngày. Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ nhập – xuất nguyên vật liệu, thủ kho phải kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ để ghi chép số thực tế nhập xuất vào thẻ kho. Cuối ngày, tính ra số nguyên vật liệu tồn kho ghi vào thẻ kho. Thủ kho phải thường xuyên đối chiếu số liệu tồn kho ghi trên thẻ kho với số vật liệu thực tế còn lại ở kho để đảm bảo sổ sách và hiện vật luôn khớp với nhau. Hàng ngày hoặc định kỳ sau khi ghi thẻ kho, thủ kho phải chuyển các chứng từ nhập – xuất đã được phân loại theo từng loại nguyên vật liệu về phòng kế toán. Ở phòng kế toán: Sử dụng sổ ( thẻ) kế toán chi tiết để ghi chép tình hình nhập – xuất – tồn nguyên vật liệu theo các chỉ tiêu giá trị và hiện vật cho từng danh điểm vật liệu tương ứng với thẻ kho mở ở kho. Cuối tháng, kế toán cộng sổ chi tiết nguyên vật liệu và đối chiếu với thẻ kho. Số lượng nguyên vật liệu tồn kho trên sổ (thẻ) kế toán chi tiết phải khớp với số tồn kho ghi trên thẻ kho. Ngoài ra, để có số liệu đối chiếu, kiểm tra với kế toán tổng hợp, kế toán nguyên vật liệu phải tổng hợp số liệu các sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu và bảng kê tổng hợp nhập – xuất – tồn theo từng nhóm, loại vật liệu. Ưu điểm: Ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu. Nhược điểm: Việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn trùng lặp về chỉ tiêu số lượng. Phương pháp số dư: (phụ lục 2) Nội dung phương pháp: Ở kho: Thủ kho vẫn dùng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập – xuất – tồn vật liệu theo chỉ tiêu số lượng như ở phương pháp thẻ song song. Cuối tháng, căn cứ số tồn kho đã tính được trên thẻ kho ghi vào sổ số dư (Cột số lượng sau đó chuyển trả cho kế toán). Số dư do kế toán mở cho từng kho, sử dụng cho cả năm, cuối mỗi tháng giao cho thủ kho ghi một lần. Ở phòng kế toán: Khi nhận được các chứng từ nhập xuất và phiếu giao nhận chứng từ do nhân viên phụ trách kho chuyển lên, kế toán nguyên vật liệu lập bảng kê nhập xuất tồn cho từng kho để ghi chép tình hình nhập xuất vật liệu hàng ngày hoặc định kỳ theo chỉ tiêu giá trị. Cuối tháng, khi nhận được sổ số dư do thủ kho gửi lên, kế toán căn cứ số lượng tồn kho mà thủ kho đã ghi ở sổ số dư và đơn giá từng thứ vật liệu tính ra thành tiền ghi vào cột số tiền ở sổ số dư. Số liệu trên cột số tiền ở sổ số dư sẽ được đối chiếu với số tồn kho trên bảng kê nhập – xuất – tồn và đối chiếu với số liệu của kế toán tổng hợp. Ưu điểm: Giảm nhẹ đáng kể khối lượng công việc ghi chép hàng ngày và công việc được tiến hành đều trong tháng. Nhược điểm: Do kế toán chØ ghi theo giá trị nên qua số liệu kế toán không thể biết được tình hình biến động của từng thứ nguyên vật liệu mà muốn biết phải xem trên thẻ kho. Ngoài ra, khi kiểm tra đối chiếu nếu sai sót thì việc phát hiện sai sót sẽ khó khăn. Phương pháp số dư áp dụng thích hợp trong các doanh nghiệp có khối lượng các nghiệp vụ về nhập xuất nguyên vật liệu lớn, nhiều chủng loại vật liệu, đã xây dựng được hệ thống danh điểm vật liệu, dùng giá hạch toán để hạch toán hàng ngày và trình độ cán bộ kế toán của doanh nghiệp tương đối cao. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển: (phụ lục 3) Theo phương pháp này thì kho và phòng kế toán cũng đồng thời theo dõi hai chØ tiêu số lượng và giá trị. Tại kho ghi thẻ kho của thủ kho tương tự như phương pháp ghi thẻ song song. Sau khi đã ghi vào thẻ kho thì phải chuyển các chứng từ nhập – xuất kho về phòng kế toán. Tại phòng kế toán: kế toán không dùng thẻ hoặc sổ chi tiết mà dùng sổ đối chiếu luân chuyển. Sau khi đã kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của chứng từ nhập – xuất kho thì kế toán lập bảng kê nhập, bảng kê xuất của từng loại, thứ vật liệu theo từng kho, mỗi thứ chỉ ghi một dòng trong sổ. Cuối tháng, đối chiếu số liệu vật liệu trên sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho, đối chiếu số tiền với kế toán tổng hợp. Ưu điểm: Khối lượng ghi chép của kế toán được giảm bớt do chØ ghi một lần vào cuối tháng. Nhược điểm: phương pháp này vẫn còn ghi sổ trùng lặp giữa kho và phòng kế toán về chỉ tiêu số lượng, việc kiểm tra đối chiếu giữa kho và phòng kế toán chỉ được tiến hành vào cuối tháng nên hạn chế tác dụng kiểm tra của kế toán. Phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển thích hợp với các doanh nghiệp có chủng loại vật tư ít, không có điều kiện ghi chép, theo dõi tình hình nhập, xuất hàng ngày, phương pháp này ít được áp dụng trong thực tế. Kế toán tổng hợp tăng giảm nguyên vật liệu Nguyên vật liệu là tài sản ngắn hạn thuộc nhóm hàng tồn kho của doanh nghiệp. Theo quy định hiện hành, trong một doanh nghiệp chỉ được sử dụng một trong hai phương pháp kế toán tổng hợp hàng tồn kho là phương pháp kê khai thường xuyên và phương pháp kiểm kê định kỳ. 1.3.1 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi, phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng, giảm hàng tồn kho nói chung và nguyên vật liệu nói riêng một cách thường xuyên, liên tục trên các tài khoản phản ánh từng loại. Phương pháp này được sử dụng phổ biến hiện nay ở nước ta vì có độ chính xác cao và cung cấp thông tin kịp thời, cập nhật. Theo phương pháp này, tại mọi thời điểm, kế toán có thể xác định được lượng nhập, xuất, tồn kho của nguyên vật liệu. Trị giá thực tế nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ = Trị giá thực tế nguyên vật liệu tồn kho đầu kỳ + Trị giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho trong kỳ - Trị giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho trong kỳ Tuy nhiên, với những doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật tư, giá trị nhỏ, thường xuyên phát sinh các nghiệp vụ xuất dùng, xuất bán mà áp dụng phương pháp này thì sẽ tốn nhiều công sức. a, Tài khoản sử dụng: Để hạch toán nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên, kế toán dùng các tài khoản sau: + Tài khoản 152 “ Nguyên liệu, vật liệu”, Tài khoản này dùng để phản ánh số hiện có và tình hình tăng giảm nguyên vật liệu của doanh nghiệp theo giá thực tế. Tài khoản 152 có nội dung kết cấu như sau: Bên Nợ: Trị giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho do mua ngoài, tự chế, thuê gia công, chế biến, nhận góp vốn từ các nguồn khác. Trị giá nguyên vật liệu thừa phát hiện kỳ kiểm kê. Kết chuyển trị giá thực tế của nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ (trường hợp doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ). Bên Có: Trị giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho dùng vào sản xuất kinh doanh, để bán, thuê ngoài gia công chế biến, hoặc đưa đi góp vốn. Trị giá nguyên vật liệu phải trả lại người bán hoặc được giảm giá hàng mua. Chiết khấu thương mại giảm giá hàng mua. Trị giá nguyên vật liệu hao hụt, mất mát phát hiện khi kiểm kê. Kết chuyển trị giá thực tế của nguyên vật liệu tồn kho đầu kỳ (trường hợp doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ) Số dư Nợ: Trị giá thực tế của nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ. + Tµi kho¶n 151 : “Hµng mua ®i ®­êng” , tµi kho¶n nµy ®­îc dïng ®Ó theo dâi c¸c lo¹i nguyªn, vËt liÖu, c«ng cô, hµng ho¸... mµ doanh nghiÖp ®· mua hay chÊp nhËn mua, ®· thuéc quyÔn së h÷u cña doanh nghiÖp nh­ng cuèi th¸ng ch­a vÒ nhËp kho (kÓ c¶ sè ®ang göi kho ng­êi b¸n) Ngoµi ra, trong qu¸ tr×nh h¹ch to¸n, kÕ to¸n cßn sö dông mét sè tµi kho¶n liªn quan kh¸c nh­ 331, 311, 111, 112... b, Sơ đồ kế toán: xem phụ lục 4 1.3.2 Kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp kiểm kê định kỳ a, Khái niệm và tài khoản sử dụng: - Khái niệm: Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp không theo dõi một cách thường xuyên, liên tục về tình hình biến động nguyên vật liệu trên tài khoản cua nó mà chỉ phản ánh giá trị tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ của chúng trên cơ sở kiểm kê cuối kỳ, xác định lượng tồn kho thực tế. Từ đó xác định được lượng xuất dùng cho sản xuất và mục đích kinh doanh khác. Trị giá thực tế nguyên vật liệu xuất dùng trong kú = Trị giá thực tế nguyên vật liệu tồn kho đầu kú + Trị giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho trong kú - Trị giá thực tế nguyên vật liệu tồn kho dùng cuối kú Phương pháp này tiết kiệm được công sức ghi chép nhưng độ chính xác không cao và nó chỉ thích hợp với các đơn vị kinh doanh những chủng loại vật tư khác nhau, giá trị thấp, thường xuyên xuất dùng, xuất bán. - Tài khoản sử dụng : Theo ph­¬ng ph¸p nµy, kÕ to¸n sö dông nh÷ng tµi kho¶n sau: + TK 611 Mua hµng: dïng ®Ó theo dâi t×nh h×nh thu mua, t¨ng, gi¶m nguyªn vËt liÖu theo gi¸ thùc tÕ (gåm c¶ gi¸ mua vµ chi phÝ thu mua) Bªn nî: ph¶n ¸nh gi¸ trÞ thùc tÕ nguyªn vËt liÖu tån ®Çu kú vµ t¨ng thªm trong kú Bªn cã: ph¶n ¸nh gi¸ trÞ thùc tÕ vËt liÖu xuÊt dïng, xuÊt b¸n , thiÕu hôt ... trong kú vµ tån kho cuèi kú. TK611 cuèi kú kh«ng cã sè d­ vµ ®­îc chi tiÕt thµnh 2 tiÓu kho¶n: 6111- Mua nguyªn vËt liÖu 6112- Mua hµng ho¸ + TK 152 - "Nguyªn vËt liÖu" dïng ®ể ph¶n ¸nh gi¸ thùc tÕ nguyªn vËt liÖu tån kho, chi tiÕt theo tõng lo¹i Bªn nî: gi¸ thùc tÕ vËt liÖu tån kho cuèi kú Bªn cã: kÕt chuyÓn gi¸ thùc tÕ vËt liÖu tån kho ®Çu kú D­ nî: gi¸ thùc tÕ vËt liÖu tån kho + TK 151- "Hµng mua ®ang ®i ®­êng": dïng ®Ó ph¶n ¸nh trÞ gi¸ sè hµng mua nh­ng ®ang ®i ®­êng hay ®ang göi t¹i kho ng­êi b¸n, chi tiÕt theo tõng lo¹i hµng, tõng ng­êi b¸n Bªn nî: gi¸ thùc tÕ hµng ®ang ®i trªn ®­êng cuèi kú Bªn cã: kÕt chuyÓn trị gi¸ thùc tÕ hµng ®ang ®i trªn ®­êng ®Çu kú D­ nî : trị gi¸ thùc tÕ hµng ®ang ®i trên ®­êng b, Sơ đồ kế toán: xem phụ lục 5 CHƯƠNG II THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI XÍ NGHIỆP THAN CAO THẮNG 2.1 Tổng quan về xí nghiệp than Cao Thắng 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của xí nghiệp than Cao Thắng Xí nghiệp than Cao Thắng là đơn vị trực thuộc công ty than Hòn Gai thành viên của Tập đoàn Than Việt Nam . Đoàn thành lập theo quyết định 263 NL- TCCB- LĐ ngày 27/4/1989 của Bộ trưởng bộ năng lượng và đi vào hoạt động từ đó với cái tên là Xí Nghiệp khai thác các mỏ nhỏ. Ngày 30/06/1993, xí nghiệp khai thác các mỏ nhỏ chính thức được đổi tên thành mỏ than Cao Thắng theo quyết định số 403 NL-TCCB-LĐ và đến bây giờ là Xí Nghiệp than Cao Thắng. Sau khi được công ty than Hòn Gai giao quản lý và khai thác than tại khu vực Bắc Bành Danh và khu vực Cái Đá hoá chất với tổng dự toán nguồn vốn xây dựng cơ bản trên 20 tỷ quy mô sản xuất của Xí Nghiệp được mở rộng. Trụ sở làm việc: Phường Cao Thắng thành phố Hạ Long- Tỉnh Quảng Ninh. Giấy phép đăng ký kinh doanh số 1009013 do uỷ ban kế hoạch tỉnh Quảng Ninh cấp ngày 05/08/1993. Tài khoản giao dịch của XN: 0141000000273 NH Ngoại Thương QN. Mã số thuế: 5700100506. Nguồn vốn chủ sở hữu: 6.019.245.977: +Vốn cố định: 5.651.21.208 + Vốn lưu động: 367.945.769 Giá trị tài sản từ 4.000.000.000 đến nay đã là 37.000.000.000 Số lượng lao động là hơn 1000 người. Điện thoại giao dịch: 0333.825311 - Fax: 0333.626354 Chức năng sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp: XN than Cao Thắng là doanh nghiệp trực thuộc Công ty than Hòn Gai, chuyên khai thác, chế biến kinh doanh than cung ứng cho các nhà máy nhiệt điện, xi măng và các nhu cầu khác trong và ngoài nước. 2.1.3 Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất của XN Than Cao Thắng Thông qua thăm dò địa chất cho thấy các vỉa than dày từ 10-14m, chất lượng than đạt từ cám 3 đến cám 5. Khai trường của xí nghiệp có địa hình đồi núi phức tạp, hơn 1/2 các vỉa than nằm ở độ sâu từ 200-220m so với mức nước biển. Quy trình công nghệ của Xí nghệp phải tiến hành bằng khai thác hầm lò, không lợi nhuận như các mỏ lộ thiên. Để phù hợp với địa hình khai thác của khai trường, Xí nghiệp áp dụng khai thác theo hệ thống lò chợ, sử dụng công nghệ khoan nổ mìn kết hợp với thủ công chống lò bằng gỗ phá hoả toàn phần. Vận chuyển than trong lò chủ yếu bằng máng cào, xe goòng. Chính vì vậy mà chi phí cho quá trình sản xuất khai thác than thường rất lớn, chủ yếu là chi phí khoan nổ mìn làm cho giá thành khai thác ra tương đối cao. 2.1.4 Tổ chức bộ máy quản lý của XN Than Cao Thắng (phụ lục 6) Ban điều hành: Giám đốc: Điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp. Giúp việc cho giám đốc là ba phó giám đốc: chịu trách nhiệm về công tác kỹ thuật, công tác sản xuất và công tác an toàn của Xí nghiệp. Chức năng các phòng ban: - Phòng kế toán: Thực hiện công việc kế toán, thống kê trong Xí nghiệp và quản lý các nguồn tài chính của Xí nghiệp. - Phòng kế hoạch vật tư: Có nhiệm vụ lập các phương án kinh doanh làm căn cứ cho việc thực hiện các hợp đồng kinh tế cũng như đề ra các phương án sản xuất kinh doanh, cung ứng nguyên vật liệu cho các công trường phân xưởng sản xuất. - Phòng tổ chức lao động: quản lý về mặt lao động tiền lương của công nhân viên chức trong Xí nghiệp, nắm vững thông tin tình hình lao động sản xuất. - Phòng bảo vệ: có nhiệm vụ bảo vệ chính trị nội bộ, bảo vệ trật tự an ninh, công quân sự địa phương, công tác thanh tra nội bộ. - Phòng y tế: đảm bảo chăm lo sức khoẻ cho công nhân viên chức và vệ sinh phòng bệnh trong cơ quan. - Văn phòng xí nghiệp : có nhiệm vụ tổng hợp các mặt hoạt động của Xí nghiệp. - Phòng kỹ thuật: có chức năng chỉ đạo kỹ thuật tìm kiếm khai thác mỏ, bảo vệ môi trường. - Phòng an toàn: kiểm tra giám sát công tác kỹ thuật an toàn bảo hộ lao động, vệ sinh công nghiệp trong quá trình tổ chức sản xuất kinh doanh. - Phòng điều khiển sản xuất: quản lý giám sát chỉ đạo, điều hành công việc sản xuất than, đảm bảo lượng than theo kế hoạch trong năm. - Phân xưởng đời sống: chịu trách nhiệm về chăm lo đời sống cho tập thẻ CBCNV trong toàn XN 2.1.5 T×nh h×nh tµi chÝnh cña xÝ nghiÖp 2 n¨m gÇn ®©y (phụ lục 7 & 8): Qua số liệu hai bảng cho thấy tổng tài sản và tổng nguồn vốn của Xí nghiệp tại thời điểm cuối năm là 79.972.829.349 đồng và thời điểm đầu năm là: 79.185.540.105 đồng. Vậy tổng tài sản và tổng nguồn vốn cuối năm tăng so với đầu năm là: 742.289.244 đồng, tương ứng tăng 101%. Điều này cho thấy trong năm 2009 quy mô về tài sản và nguồn vốn mà Xí nghiệp sử dụng đã tăng so với năm 2008. + Về tài sản: Tài sản ngắn hạn giảm 7.041.833.783 đồng so với đầu năm, tương ứng giảm còn 81%; còn tài sản dài hạn tăng 7.829.123.027 đồng, tương ứng với tăng 118%. Nguyên nhân tăng là do chuyển đổi tài sản giữa các xí nghiệp trong Công ty. + Về nguồn vốn: Tăng chủ yếu là do các khoản nợ vay ngắn hạn. Điều này cho thấy trong kỳ Xí nghiệp có các biện pháp huy động vốn để chi trả các khoản nợ. + Về nguồn kinh phí và quỹ khác: hầu như không thay đổi trong vài năm gần đây. Qua bảng ta thấy doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp giảm 6.065.631.233đ tương đương với 86.2%. Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ cũng giảm 6.065.631.233đ , giảm còn 86,2%. Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp cũng giảm 17.078.806.289 đ , giảm còn 25.5% 2.1.6 Hình thức tổ chức công tác kế toán tại XN than Cao Thắng Để phản ánh toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp tổ chức công tác kế toán theo hình thức tập trung . Phòng kế toán có vị trí quan trọng thuộc sự quản lý trực tiếp của giám đốc. Nhiệm vụ chủ yếu là quản lý vốn. Phản ánh theo dõi toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của toàn Xí nghiệp. 2.1.7 Tổ chức bộ máy kế toán tại XN (phụ lục 9) - Kế toán trưởng: Phụ trách chung, giúp giám đốc quản lý và chỉ đảo tổ chức thực hiện công tác kế toán, thống kê tài chính của Xí nghiệp. - Phó phòng kế toán: Chịu trách nhiệm về công tác hạch toán từ các đội sản xuất, phân xưởng đến xí nghiệp, bao gồm tổ chức vận dụng công tác kế toán, các chế độ, thể lệ kế toán, sổ sách kế toán, chứng từ kế toán… - Kế toán tiền lương: Có nhiệm vụ phản ánh chính xác, kịp thời về các khoản phải trả, phải thu công nhân viên( số lương, bồi dưỡng, BHXH, BHYT…) - Kế toán tài sản cố định và nguyên vật liệu: Theo dõi nhập, xuất vật liệu vào đối tượng sử dụng, lên bảng kê số 3, bảng phân bổ số 3, theo dõi chi phí đầu tư xây dựng cơ bản dở dang. - Kế toán giá thành: tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm, phân tích các khoản chi phí, đánh giá tiềm lực của Xí nghiệp về lao động, vật tư, tiền vốn… dự toán chi phí trong quá trình sản xuất. - Kế toán vốn bằng tiền: theo dõi thu chi tiền mặt. Mở số theo dõi tình hình xuất-nhập-tồn tiền mặt. - Kế toán công nợ: Theo dõi toàn bộ công nợ trong nội bộ xí nghiệp cũng như bên ngoài. TK sử dụng TK141, TK136, TK336. - Kế toán tổng hợp: Kiểm tra, kiểm soát các nghiệp vụ kinh tế. Căn cứ vào nhật ký chung, bảng kê để lên báo cáo kế toán định kỳ. - Nhân viên kinh tế các bộ phận: Theo dõi công lao động, sản lượng công trường và nhu cầu vật tư, các chi phí trên công trường. 2.1.8 Các chính sách kế toán áp dụng tại Xí nghiệp : Chế độ kế toán áp dụng: + Chế độ kế toán áp dụng : áp dụng theo chế độ kế toán Việt Nam ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/3/2006 của bộ tàI chính. + Các chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán Việt Nam Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 01/01/2009 kết thúc ngày 31/12/2009 Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán : Đồng Việt Nam ( VNĐ) Hình thức kế toán: XN áp dụng hình thức kế toán “ Nhật ký chung”. Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho : Theo giá gốc. Phương pháp kế toán hàng tồn kho: áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên. Nguyên tắc ghi nhận các khoản phải thu thương mại và phải thu khác: - Nguyên tắc ghi nhận : Công nợ đã phát sinh tiền bán sản phẩm, hàng hoá cung cấp dịch vụ đã được khách hàng chấp nhận trả. - Lập dự phòng phải thu khó đòi : Lập vào thời đIểm cuối năm cho những khoản thu đã quá hạn > 01 năm hoặc khách hàng đang trong thời gian xem xét giải thể phá sản. Nguyên tắc đánh giá TSCĐ : Nguyên tắc đánh giá TSCĐ: theo nguyên giá (NG) và giá trị còn lại. Phương pháp tính khấu hao TSCĐ : Theo phương pháp đường thẳng. Nguyên tắc ghi nhận doanh thu: Doanh thu được ghi nhận khi phát hành hoá đơn cho khách hàng và được khách hàng chấp thuận trả tiền. Hệ thống tài khoản: Hệ thống tài khoản mà xí nghiệp đang vận dụng là hệ thống tài khoản áp dụng cho các doanh nghiệp theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc ban hành chế độ kế toán trong các doanh nghiệp. 2.2 Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp than Cao Thắng 2.2.1 Đặc điểm, phân loại và đánh giá NVL sử dụng trong Xí nghiệp 2.2.1.1 Đặc điểm NVL sử dụng trong Xí nghiệp Xí Nghiệp Than Cao Thắng là một đơn vị hạch toán và kinh doanh phụ thuộc với quy trình công nghệ hiện đại và phức tạp nhưng lại chịu sự quản lý trực tiếp của Công Ty Than Hòn Gai. Xí nghiệp hoạt động khai thác than bằng công nghệ khai thác hầm lò và khai thác lộ thiên ( chủ yếu là khai thác hầm lò ) do vậy vật liệu chủ yếu là chất nổ và gỗ chống lò. Để phù hợp với từng loại vật liệu, Xí nghiệp đã xây dựng một hệ thống kho tàng để quản lý và bảo vệ loại vật tư theo đúng yêu cầu, hệ thống đã phù hợp với đặc tính lý, hoá của vật liệu, kho tàng được tổ chức thuận lợi cho việc cung cấp, phát và quản lý. Để khai thác than, Xí nghiệp sử dụng rất nhiều loại vật liệu, phần lớn là các loại vật liệu được mua từ trong nước ( mua chất nổ của Xí nghiệp hoá chất mỏ Quảng Ninh, sắt thép từ Xí nghiệp vật tư và một số nguồn khác……). Do tỷ trọng vật liệu của Xí nghiệp chiếm tỷ trọng tương đối lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất. Nên việc tổ chức ghi chép, hạch toán và quản lý chặt chẽ vật liệu có ý nghĩa rất quan trọng đối với XN. 2.2.1.2 Phân loại NVL trong Xí nghiệp Nhìn chung trong Xí nghiệp sản xuất bao gồm rất nhiều loại, mỗi loại có vai trò và công dụng khác nhau, chúng luôn biến động tăng, giảm để đáp ứng cho cho nhu cầu hoạt động sản xuất kinh doanh. Xí nghiệp than Cao Thắng là đơn vị sản xuất kinh doanh than nên sản phẩm của Xí nghiệp là than. Để đáp ứng cho nhu cầu sản xuất đòi hỏi số lượng vật tư lớn,vì vậy yêu cầu quản lý hạch toán NVL Xí nghiệp đã phân thành các loại. - Vật liệu chính : Do XN than Cao Thắng là đơn vị khai thác hầm lò, đối tượng LĐ là tài nguyên trong lòng đất do đó NVL chính không tham gia vào quá trình sản xuất. - Vật liệu phụ (TK152.2): Là những VL có tác dụng phụ tuy không cấu thành nên thực thể sản phẩm nhưng vật liệu phụ có vai trò rất quan trọng trong quá trình sản xuất như sắt thép, gỗ chống lò, chất nổ …. - Nhiên liệu (TK 152.3): bao gồm các loại xăng, dầu hoả, hoá chất. - Phụ tùng thay thế (Tk 152.4) : như vòng bi, giây cuaroa, xăm, lốp ô tô … - Phế liệu thu hồi (TK 152.5) là các loại vật liệu loại ra trong quá trình sản xuất -VL khác (152.6). 2.2.1.3 Đánh giá NVL tại Xí nghiệp * Đánh giá NVL nhập kho: Xí nghiệp đánh giá NVL nhập kho theo phương pháp giá thực tế - Đối với vật liệu mua ngoài : Trị giá thực tế VL mua ngoài = Trị giá mua thực tế + Chi phí thu mua - Chiết khấu TM, giảm giá hàng mua Ví dụ: Theo hoá đơn ngày 02/07/2009 ( phụ lục 10) XN nhập mua 4.700kg thuốc nổ P2541 đơn giá 16.600đ và 605kg thuốc nổ AH1 đơn giá 12.500đ . Thuế GTGT 5% Trị giá thực tế NVL mua ngoài = [(4700 x 16600) + (605 x 12500) ] x 105% = 89.861.625đ - Vật liệu mua ngoài cho thuê, gia công chế biến: trị thì giá thực tế của vật liệu là giá mua tại kho. Trị giá thực tế NVL nhập kho do gia công chế biến = Trị giá vốn thực tế của VL, CCDC xuất thuê gia công, chế biến + Số tiền thuê gia công, chế biến + Chi phí vận chuyển, bốc dỡ (nếu có) Ví dụ: Ngày 22/07/2009 XN xuất 12 tấn sắt thép thuê gia công bộ phận băng truyền tải than trị giá 59.000.000đ . Chi phí gia công 13.000.000 đ. Chi phí vận chuyển là 3.000.000 đ. Trị giá thực tế vật liệu nhập kho do gia công, = 59.000.000 + 13.000.000 + 3.000.000 chế biến = 75.000.000 đ - Đối với vật liệu thu hồi ( phế liệu thu hồi): Trị giá thực tế của chúng được tính bằng giá bán thực tế của phế liệu bán trên thị trường * Đánh giá NVL xuất kho : Để đảm bảo yêu cầu cho công tác kế toán giá của vật liệu xuất kho được tính theo phương pháp giá bình quân sau mỗi lần nhập. Ví dụ : Đơn vị có số liệu trong tháng 7/2009 của thuốc nổ AH1 Tồn đầu kỳ 1.600kg đơn giá 12.000đ Ngày 02/07 nhập 605kg đơn giá 12.500đ Ngày 08/07 xuất 400kg cho Vỉa 14.1 Đơn giá bình (1600 x 12000) + (605 x 12500) quân sau = = 12.137đ lần nhập 2/7 1600 + 605 Trị giá thực tế vật liệu xuất kho = 12.137 x 400 = 485.487 đ 2.2.2 Kế toán chi tiết NVL tại XN Than Cao Thắng 2.2.2.1 Tài khoản sử dụng - Tài khoản 152 sử dụng để hạch toán NVL tại Xí Nghiệp được mở chi tiết thành: TK 1521 : Vật liệu phụ TK 1522 : Nhiên liệu. Tk 1523 : Phụ tùng thay thế TK 1528 : Vật liệu khác. - Cách mã hoá NVL tại Xí Nghiệp : Xí Nghiệp mã hoá theo kho, mỗi kho là một nhóm mặt hàng, mỗi mặt hàng là một mã theo các ký tự A, B, C, D….và tương ứng với ký hiệu tên của loại VL đó. Ví dụ: Gỗ chống lò ký hiệu là A. Gỗ loại 2,5M phi 11 thì mã là : A2,5P11 Thuốc nổ là B1, kíp nổ là B2 …. 2.2.2.2 Chứng từ và thủ tục kế toán * Thủ tục nhập kho Theo qui định của CĐKT kế toán hiện hành thì tất cả các NVL mua ngoài khi về đến doanh nghiệp đều phải qua thủ tục kiểm nhận mới nhập kho. Thực tế tại Xí Nghiệp Than Cao Thắng thì nhân viên cung ứng vật tư của Xí nghiệp trực tiếp đi mua nên hoá đơn GTGT của người bán bao giờ cũng về cùng hàng. Khi hàng về đến Công ty ban kiểm nghiệm của Xí nghiệp sẽ căn cứ vào hoá đơn, như số lượng, chất lượng, chủng loại, đơn vị tính, đơn giá, thuế suất và tổng số tiền phải thanh toán. quá trình kiểm nghiệm gồm 4 người: Thủ kho ,Phó giám đốc, Phó phòng kế hoạch vật tư,Phó phòng kỹ thuật sản xuất. khi biên bản kiểm nghiệm xong, hàng đã được nhập kho, kế toán vật tư lập phiếu nhập kho dựa trên hoá đơn GTGT của người bán và biên bản kiểm nghiệm (có đầy đủ của các thành viên). Thủ tục nhập kho hoàn thành. Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên: 1 liên giao cho thủ kho để làm căn cứ ghi thẻ kho, 1 liên giao cho kế toán thanh toán cùng hoá đơn GTGT và biên bản kiểm nghiệm để làm căn cứ thanh toán cho người bán, liên còn lại lưu ở gốc để làm căn cứ ghi thẻ và các số kế toán có liên quan. Thủ kho căn cứ vào phiếu nhập kho do kế toán chuyển đến và thực tế số vật tư nhập kho tiến hành ghi thẻ kho. Thủ kho có trách nhiệm sắp xếp các loại vật tư, hàng hoá một cách khoa học, hợp lý, đúng số kho ghi trên phiếu nhập để đảm bảo cho việc quản lý và xuất kho vật tư được chặt chẽ, dễ dàng và thuận tiện. Nếu số vật tư mua về bị sai so với yêu cầu thì ban kiểm nghiệm không cho nhập kho và xin ý kiến của ban lãnh đạo Xí nghiệp. Ví dụ : Ngày 02/07/2009 XN mua thuốc nổ của xí nghiệp hoá chất mỏ Quảng Ninh. Các thủ tục nhập kho được tiến hành như sau: Các thành viên căn cứ hoá đơn GTGT trên ( phụ lục 11) và sổ vật tư hiện có, ban kiểm nghiệm vật tư tiến hành lập biên bản kiểm nghiệm ( phụ lục 12). Khi hàng về đến xí nghiệp, phòng kỹ thuật căn cứ vào hoá đơn mua hàng (hoá đơn vật liệu nổ công nghiệp của Công Ty hoá Chất Mỏ Quảng Ninh) và biên bản xác nhận chất lượng nổ tiến hành kiểm nghiệm ( phụ lục 13) về mặt số lượng hàng nếu đảm bảo thì kết luận cho nhập kho. Kế toán NVL căn cứ vào hoá đơn GTGT và biên bản kiểm nghiệm trên để lập phiếu nhập kho ( phụ lục 14) * Thủ tục xuất kho Xí Nghiệp Than Cao Thắng là doanh nghiệp sản xuất than nên vật liệu trong kho của Xí nghiệp chủ yếu xuất dùng cho các công trường sản xuất chính NVL phần lớn để phục vụ cho quá trình sản xuất sản phẩm theo kế hoạch đã được duyệt. Căn cứ vào nhu cầu sản xuất sau khi tính toán bộ phận kế hoạch sẽ viết phiếu đề nghị cung cấp vật tư chuyển lên các phòng chức năng, chuyên quản ký duyệt rồi được chuyển qua phó giám đốc phụ trách sản xuất duyệt. Sau đó chuyển qua phòng kế toán, kế toán vật tư kiểm tra lại lần nữa xem phiếu có gì sai sót không. Nếu không thì kế toán sẽ tiến hành lập phiếu xuất kho cho riêng từng loại vật liệu để tiện cho việc theo dõi, hạch toán dễ dàng. Cuối tháng thủ kho phải chuyển toàn bộ các chứng từ xuất kho lên cho kế toán để làm căn cứ ghi vào sổ kế toán có liên quan. Ví dụ: Phân xưởng khai thác Vỉa 14.2 có giấy đề nghị cấp vật tư ( phụ lục 11) , đã được phòng kế hoạch đồng ý duyệt cấp vật tư như sau. Thuốc nổ P2541 : 600kg và 400kg thuốc nổ AH1 để phục vụ cho việc phá hoả xây dựng hệ thống lò. Xuất 500M3 gỗ lò loại 2,5M phi 13 Sau khi xem xét các giấy tờ đề nghị cấp vật tư và xét duyệt của phòng kế hoạch, kế toán tiến hành viết phiếu xuất kho ( phụ lục 12 , 13 , 14) 2.2.2.3 Phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại XN Than Cao Thắng Để thuận tiện cho việc ghi chép, đối chiếu kiểm tra tình hình xuất và tồn kho NVL một cách thường xuyên và liên tục, có hệ thống. Xí Nghiệp Than Cao Thắng đã sử dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết NVL. Trình tự ghi chép cụ thể tại Xí nghiệp như sau: -Tại kho: Hàng ngày, thủ kho căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất NVL (phiếu nhập, phiếu xuất) ghi lượng thực nhập, thực xuất vào thẻ kho tương ứng với từng loại NVL. Thủ kho phải thường xuyên đối chiếu số tồn thực tế còn ở thẻ kho với số tồn thực tế ở trong kho. Hàng ngày hoặc định kỳ 3 - 5 ngày, thủ kho phải chuyển nhượng toàn bộ chứng từ nhập, xuất về phòng kế toán. - Tại phòng kế toán: Phòng kế toán mở sổ chi tiết vật liệu cho từng danh điểm vật liệu tương ứng với thẻ kho của từng kho để theo dõi về mặt số lượng và giá trị. Cuối tháng kế toán cộng tổng số nhập, tổng số xuất và tồn kho của từng thứ NVL trên Sổ và đối chiếu với thẻ của thủ kho. Đồng thời kế toán tính giá trị thực tế của NVL xuất dùng theo phương pháp bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập và ghi vào cột đơn giá, cột thành tiền trên phiếu xuất kho để làm căn cứ ghi sổ chi tiết và ghi các số kế toán có liên quan. Cuối tháng kế toán và thủ kho đối chiếu với số lượng nhập, xuất, tồn trên thẻ kho. Khi 2 bên nhất trí được ký vào thẻ kho, kế toán ký vào thẻ kho của thủ kho, thủ kho ký vào thẻ của kế toán vật tư. Cuối tháng, kế toán dùng sổ chi tiết nguyên vật liệu đối chiếu với kế toán tổng hợp nguyên vật liệu. 2.2.2.3.1 Kế toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu: a, Đối với nguyên vật liệu mua ngoài: Khi XN có nhu cầu mua vật tư, đơn vị bán sẽ gửi phiếu báo giá đến. Căn cứ vào phiếu báo này, XN xem xét và chuẩn bị phương thức thanh toán. Như vậy sẽ không có trường hợp hàng về mà hoá đơn chưa về hoặc ngược lại. Kế toán ghi sổ trường hợp duy nhất hàng về hoá đơn cùng về. Để theo dõi quan hệ thanh toán với những người bán, XN sử dụng sổ chi tiết thanh toán với người bán – TK 331 “ phải trả cho người bán”. Đây là sổ dùng để theo dõi chi tiết các nghiệp vụ nhập vật liệu và quá trình thanh toán với từng người bán của XN. * Nếu nguyên vật liệu thanh toán cho người bán bằng tiền mặt: Ví dụ: Ngày 12/07/2009 XN nhập mua 100 cây thép pomina Φ12 đơn giá 135.000đ, phục vụ cho việc chống lò với hoá đơn GTGT số 004522 số tiền cả thuế GTGT 10% là 148.500.000đ . Kế toán định khoản: Nợ TK 152: 135.000.000 Nợ TK 1331: 13.500.000 Có TK 111: 148.500.000 * Nếu mua nguyên vật liệu thanh toán cho người bán bằng tiền gửi ngân hàng: Ví dụ: Căn cứ vào chứng từ gốc nhập vật liệu ( phụ lục 13) và hoá đơn ngày 02/07/2009 (phụ lục 10). XN nhập mua 4.700kg thuốc nổ P2541 đơn giá 16.600đ và 605kg thuốc nổ AH1 đơn giá 12.500đ . Thuế GTGT 5%. Kế toán định khoản các nghiệp vụ phát sinh trong quá trình nhập kho NVL và thanh toán với người bán. Khi nhập kho NVL nhưng chưa thanh toán với người bán. Căn cứ vào 2 hoá đơn trên kế toán ghi vào “sổ nhật ký chung” (phụ lục 18) và “sổ cái TK 152” (phụ lục 19). Nợ TK 152: 85.582.500 đ Nợ TK 1331: 4.279.125 đ Có TK 331: 89.861.625 đ Ngày 04/07/2009 nhận được giấy báo nợ của ngân hàng Công Thương Hạ Long báo đã trả tiền cho công ty hoá chất Mỏ Quảng Ninh ngân hàng Ngoại Thương Hạ Long số tiền 89.861.625 : Nợ TK 331: 89.861.625 đ Có TK 112: 89.861.625 đ Trong tháng căn cứ vào hoá đơn của đơn vụ bán gửi đến và phiếu nhập kho. Kế toán tiến hành phân loại và sắp xếp theo từng người bán sau đó kế toán ghi vào các cột phù hợp trên sổ chi tiết TK 331 (phụ lục 20) theo các định khoản trên. * Nếu mua nguyên vật liệu chưa thanh toán cho người bán: Ví dụ: Ngày 13/07/2009 XN nhập mua 20 lốp ôtô tải đơn giá 900.000đ theo phiếu nhập kho số 34 phục vụ cho phân xưởng ôtô. Số tiền công ty phải thanh toán cho Cửa hàng phụ tùng Thắng Hoa là 19.800.000đ. (Thuế GTGT 10%) Kế tóan định khoản: Nợ TK 152 : 18.000.000 đ Nợ TK 133: 1.800.000 đ Có TK 331(TH): 19.800.000đ * Trường hợp tạm ứng tiền cho nhân viên để mua nguyên vật liệu Ví dụ: Theo phiếu chi số 50 ngày 14/07/2009, XN chi tiền tạm ứng cho đồng chí Nguyễn Minh Châu mua 1.000lít dầu bao gồm cả thuế GTGT là 13.200.000đ (thuế GTGT 10%) Kế toán định khoản trên phiếu chi: Nợ TK 141: 13.200.000 Có TK 111: 13.200.000 Khi nhập kho kế toán định khoản: Nợ TK 152: 12.000.000 Nợ TK 133: 1.200.000 Có TK 141: 13.200.000 b, Trường hợp nhập kho NVL từ phế liệu thu hồi: * Khi có phế liệu nhập kho: Ví dụ: Theo phiếu nhập kho số 98 ngày 24/07/2009 XN nhập lại kho 20kg thuốc nổ AH1 không dùng được – đơn giá 12.500đ . Tổng số tiền là 250.000đ. Kế toán định khoản: Nợ TK 152 : 250.000đ Có TK 621: 250.000đ * Trường hợp xuất dùng cho phân xưởng sản xuất, nhưng phân xưởng sản xuất sử dụng không hết phải nhập lại kho: Ví dụ: Ngày 25/07/2009 nhập lại kho 3 m3 gỗ lò loại 2,5M phi 13 do xuất cho vỉa 14.3 làm giàn chống lò, nhưng dùng không hết trả lại nhập kho. Đơn giá là 473.000đ, tổng trị giá 1.419.000đ. Kế toán định khoản: Nợ TK 152: 1.419.000đ Có TK 621: 1.419.000đ 2.2.2.3.2 Kế toán tổng hợp xuÊt nguyên vật liệu a, Trường hợp xuất kho nguyên vật liệu phục vụ sản xuÊt Khi tiến hành xuất vật liệu cho sản xuất, căn cứ vào số lượng vật tư yêu cầu được tính toán theo định mức sử dụng của cán bộ kĩ thuật, phòng vật tư lập phiếu xuất vật tư. Ví dụ: Sau khi nhận được phiếu yêu cầu xuất vật tư của Vỉa 14.2 ngày 19/07/2009 . Phòng vật tư lập phiếu xuất kho NVL. Phiếu này được chuyển cho kế toán giữ và ghi vào sổ nhật kí chung. Căn của vào số thực xuất ghi trong phiếu xuất kho và giá bán đơn vị của NVL xuất dùng. Kế toán định khoản: Nợ TK 621: 271.460.000 đ Có TK 152: 271.460.000 đ Cùng với việc ghi sổ nhật ký chung ( phụ lục 18) kế toán ghi sổ chi tiết TK 621 “ Chi phí NVL trực tiếp” ( phụ lục 21 ). Để xác định giá trị vật liệu xuất kho kế toán lập bảng phân bổ nguyên vật liệu nhằm theo dõi số lượng vật liệu xuất dùng cho từng đơn vị. ( phụ lục 21) Từ bảng phân bổ NVL tháng 07/2009 của XN có thể phản ánh lên Nhật ký chung ( phụ lục 18) và sổ cái theo từng công trình, cho công việc kế toán được gọn nhẹ. b, Trường hợp xuất nguyên vật liệu cho bộ phận quản lý Ví dụ: Ngày 24/07/2009 xuất kho 2 lốp ôtô cho quản lý phân xưởng trị giá 1.980.000đ . Kế toán phản ánh: Nợ TK 627: 1.980.000 Có TK 152: 1.980.000 c, Trường hợp xuất nguyên vật liệu cho bộ phận bán hàng Ví dụ: Ngày 20/07/2009 xuất 100 lít xăng phục vụ cho bộ phận bán hàng trị giá 1.430.000đ. Kế toán phản ánh: Nợ TK 641: 1.430.000 Có TK 152: 1.430.000 2.2.4 Tổ chức kiểm kê kho nguyên vật liệu Xí nghiệp tiến hành kiểm kê kho nguyên vật liệu tại xí nghiệp nhằm mục đích xác định chính xác số lượng, chất lượng, giá trị của từng loại nguyên vật liệu có tại thời điểm kiểm kê. Bên cạnh đó còn giúp công ty kiểm tra được tình hình bảo quản phát hiện và xử lý các trường hợp hao hụt, hư hỏng, mất mát nguyên vật liệu để có biện pháp xử lý kịp thời. Vì nguyên vật liệu của xí nghiệp có số lượng lớn, nhiều chủng loại nên quá trình kiểm tra đòi hỏi mất nhiều thời gian và phải làm thường xuyên. Xí nghiệp thường kiểm kê định kỳ 6 tháng 1 lần. Mỗi kho được lập 1 biên bản kiểm kê gồm 3 người: một thủ kho, một thống kê và một kế toán nguyên vật liệu. Kết quả kiểm kê được ghi vào biên bản kiểm kê do phòng Kinh doanh lập cuối kỳ kiểm kê, sau đó gửi lên phòng Kế toán tổng hợp , kế toán tập hợp giá trị để xác định thừa thiếu cho từng loại nguyên vật liệu rồi tiến hành tính giá trị chênh lệch cho từng loại. Kế toán sử dụng sổ chi tiết nguyên vật liệu để ghi chép, theo dõi tình hình nhập-xuất-tồn kho theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị. Cuối tháng kế toán cộng sổ tính ra tổng số nhập-xuất-tồn kho của từng thứ vật liệu rồi đối chiếu với thẻ kho của thủ kho, trên cơ sở đó lập bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn kho vật liệu về mặt giá trị của từng loại vật liệu Ví dụ: Theo biên bản kiểm kê kho tháng 06 năm 2009 . Kế toán phát hiện thừa 5kg thuốc nổ AH1 – đơn giá 12.500đ. Tổng số tiền là 62.500đ . Kế toán định khoản: Nợ TK 152 : 62.500đ Có TK 338(1): 62.500đ Vì xác định không rõ nguyên nhân thừa nên hội đồng xử lý quyết định đưa vào khoản thu nhập khác của XN: Nợ TK 338(1) : 62.500đ Có TK 711: 62.500đ Ví dụ: Theo biên bản kiểm kê kho tháng 06/2009, kế toán phát hiện thiếu 1 cây thép pomina Φ12 trị giá 135.000đ. Kế toán định khoản : Nợ TK 138(1) : 135.000đ Có TK 152: 135.000đ Sau khi xác định được nguyên nhân thiếu là do trách nhiệm của thủ kho. Thủ kho đồng ý bồi thường bằng tiền mặt. Nợ TK 111 : 135.000đ Có TK 138(1): 135.000đ CHƯƠNG III MỘT SỐ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI XÍ NGHIỆP THAN CAO THẮNG 3.1 Nhận xét về thực trạng kế nguyên vật liệu tại xí nghiệp than Cao Thắng Qua quá trình thực tập tìm hiểu thực tế công tác kế toán tại Xí nghiệp than Cao Thắng em thấy tình hình chấp hành công tác thống kê của đơn vị đã đạt được những kết quả sau: Mọi hoạt động liên quan đến nguyên vật liệu đều được ghi chép trên chứng từ ban đầu, số liệu sạch sẽ đáng tin cậy. Là Xí nghiệp làm công tác sản xuất và tiêu thụ than, Xí nghiệp đã thực hiện đầy đủ hợp đồng kinh tế. Số liệu chi tiết tương đối khớp với bảng tổng hợp. Xí Nghiệp có một hệ thống kho tàng tương đối tốt, vật liệu được sắp xếp khá gọn gàng, phù hợp với đặc điểm, tính chất lý, hoá học của từng thứ, từng loại cho nên việc bảo quản vật liệu ở đây cũng tương đối tốt để đáp ứng cho nhu cầu sản xuất kinh doanh và mỗi kho đều có dấu niêm phong giá của thủ kho, tránh hiện tượng xâm phạm từ bên ngoài. Công tác kế toán nói chung và kế toán vật liệu nói riêng ở công ty nhìn chung đã đảm bảo tuân thủ theo đúng chế độ kế toán ban hành. Tình hình nhập, xuất, tồn vật tư ở công ty được theo dõi và phản ánh một cách nhanh chóng, cung cấp kịp thời số liệu cho việc tập hợp chi phí tính giá thành sản phẩm. Đồng thời với việc quản lý các số liệu trên sổ sách, chứng từ, việc quản lý công tác hạch toán, kế toán trên máy vi tính đã giúp cho kế toán giảm bớt được khối lượng công việc nhưng vẫn đảm bảo theo dõi chặt chẽ tình hình biến động của vật tư. Đây thực sự là một cố gắng rất lớn của đội ngũ kế toán trong Xí Nghiệp . Xí nghiệp đã bố trí bộ máy kế toán phù hợp với trình đội và khả năng chuyên môn của từng người , do vậy hạch toán kịp thời và đáp ứng được yêu cầu của Xí nghiệp và công ty, kế toán ở Xí nghiệp áp dụng hình thức nhật ký chung là phù hợp. Công tác hạch toán vật tư được tiến hành theo quy định do đó không để sảy ra hiện tượng vật tư tồn kho kém phẩm chất, việc theo dõi thường xuyên, liên tục NVL cho chính xác và đầy đủ tình hình nhập, xuất , tồn kho của đơn vị. 3.1.1 Những ưu điểm - Bộ máy kế toán của Xí nghiệp đã được xây dựng khá hợp lý và đã chuyên môn hoá được công tác kế toán theo từng phần cụ thể, tổ chức phù hợp theo từng phần công việc, với trình độ và chuyên môn của từng người. Do vậy việc hạch toán công tác kế toán được tiến hành một cách thuận lợi đảm bảo thực hiện đầy đủ chức năng thông tin và kiểm tra hoạt động của đơn vị. Bộ máy kế toán đã có sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban trong Xí nghiệp ,đảm bảo công tác kế toán được trôi chảy nhịp nhàng. Phòng kế toán thống kê đã xây dựng được về quy chế chức năng nhiệm vụ ,quyền hạn của nhân viên, do đó đã tao được mối liên hệ co tính vị trí, lệ thuộc vào kiểm soát lẫn nhau.Bộ máy kế toán đã hoạt động rất hiệu quả do sự phân công, tạo mối liên hệ chặt chẽ giữa các kế toán theo tính chất khác nhau của khối lượng công việc kế toán. - Việc sử dụng sổ kế toán theo hình thức NKC đã mang lại nhiều thuận lợi phù hợp với việc thực hiện chuyên môn hoá va phân công lao động kế toán tại Xí nghiệp đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời cho quản lý và lập báo cáo định kỳ kịp thời hạn. * Đánh giá kế toán NVL nói riêng: - Xí nghiệp đã có nhiều chú trọng đến công tác quản lý NVL từ khâu thu mua ,dự trữ, bảo quản đến khâu sử dụng. - Về khâu thu mua :Xí nghiệp đã tổ chức được đội ngũ các bộ tiếp liệu năng động, có trình độ. Mỗi nhân viên tiếp liệu được phân công một mảng vật liệu nhất định nên các chứng từ, hoá đơn mua NVL được quản lý một cách hệ thống hợp lý và thuận lợi, đồng thời cũng đảm bảo việc cung cấp NVL đầy đủ kịp thời cho sản xuất. - Về hệ thống kho vật tư: Các kho đều được bố trí một cách khoa học ,hợp lý, đồng thời luôn được đầu tư nâng cấp hệ thống thiết bị bảo quản, bảo vệ như hệ thống khoá, bình chữa cháy, hệ thống quạt thông gió,…tao điều kiện thuận lợi cho công việc quản lý- sử dụng.Ngoài ra, đội ngũ thủ kho là đội ngũ cán bộ có trình độ, kinh nghiệm và tinh thần trách nhiệm do đó công tác bảo quản tiếp nhận và cấp phát vật tư cũng như hạch toán tại kho được tiến hàng một cách trôi chảy. - Về khâu dự trữ: Kế toán đã sử dụng được định mức tiêu hao, định mức dự trữ, định mức hao hụt của NVL sát với thực tế giúp cho việc lên kế hoạch mua sắm, sử dụng NVL được diễn ra kịp thời, đảm bảo cho quá trình sản xuất. - Về việc sử dụng NVL: Từ khâu thu mua đến khâu sử dụng đều thông qua phòng kế hoạch vật tư nên mọi nhu cầu sử dụng NVL đều được phòng này kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ thông qua định mức sử dụng, kế hoạch san xuất và số NVL tồn kho do đó đảm bảo việc sự dụng NVL được tiết kiệm một cách triệt để. - Về công tác kế toán: Công tác kế toán NVL được tuân thủ chế độ một cách khá chặt chẻ, hệ thống sổ sách,chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ được tổ chức hợp lý hợp lệ đày đủ, có kinh nghiệm và tinh thần trách nhiệm cao, thêm vào đó lại được sự giúp đỡ của hệ thống máy tính nên công tác kế toán NVL được thực hiện một cách trôi chảy. 3.1.2 Tồn tại Tuy nhiên bên cạnh những ưu điểm có tác dụng tích cực đến việc tiết kiệm nguyên vật liệu, hạ giá thành sản phẩm và nâng cao hiệu quả sản xuất thì công tác kế toán NVL tại Xí nghiệp vẫn còn những khó khăn và tồn tại cần tiếp tục được hoan thiện hơn nữa. Thứ nhất: Về lập sổ danh điểm NVL. Hiện nay XN chưa lập sổ danh điểm nguyên vật liệu nên việc quản lý nguyên vật liệu còn có nhiều khó khăn do không theo dõi chi tiết được hết từng loại NVL. Thứ hai: Về trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Hiện nay một số hàng tồn kho của xí nghiệp có thể bị giảm giá nhưng xí nghiệp không thực hiện trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Việc này có thể dẫn đến làm mất vốn khi hàng tồn kho bị giảm giá, gây thiệt hại cho xí nghiệp. Thứ ba: Về mở sổ nhật ký mua hàng. Hiện nay nghiệp vụ mua hàng của xí nghiệp khá nhiều nhưng xí nghiệp không mở nhật ký mua hàng để theo dõi chi tiết tình hình mua NVL tại xí nghiệp. Tất cả các nghiệp vụ mua hàng đều phản ánh vào Nhật ký chung. 3.2 Một số ý kiến đề xuất nhằm nâng cao chất lượng công tác kế toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp than Cao Thắng Thứ nhất: Về lập sổ danh diểm nguyên vật liệu Nguyên vật liệu ở XN gồm rất nhiều loại không thể nhớ hết . Để công tác quản lý nguyên vật liệu tốt hơn nên lập sổ danh điểm nguyên vật liệu cụ thể hơn như: Sổ danh điểm vật liệu là tổng hợp toàn bộ các loại vật liệu mà ở Xí nghiệp đã và đang sử dụng trong số danh điểm vật liệu được theo dõi từng loại, từng nhóm, từng quy cách một cách chặt chẽ giúp cho công tác quản lý và hoạch toán vật liệu được quy hoạch một cách riêng, sắp xếp một cách trật tự rất thuận tiện khi cần tìm những thông tin về một thứ, một nhóm, một loại vật liệu nào đó. Để lập sổ danh điểm vật liệu, điều quan trọng nhất là phải xây dựng được bộ mã vật liệu chính xác, đầy đủ, không trùng lặp, có dự trữ để bổ xung những vật liệu mới thuận tiện và hợp lý. Ở XN đã xây dựng bộ mã vật tư theo các ký hiệu A, B, C, D, M … Nhưng chưa thể hiện rõ được thứ, nhóm, loại vật liệu cần tìm. Do đó cần xây dựng bộ mã cụ thể hơn. Trước hết bộ mã vật liệu được xây dựng trên cơ sở số liệu các TK cấp 2 đối với nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu phụ: 1521 Nhiên liệu: 1522 Phụ tùng thay thế: 1523 Vật liệu khác: 1528 Trong mỗi nhóm vật liệu ta phân thành các nhóm và lập mã cho từng nhóm, ở công ty số nhóm vật liệu trong mỗi loại thường dưới 10 nhóm nên dùng một chữ số để biểu thị. - Trong loại vật liệu phụ +Nhóm thuốc nổ: 1521-1 +Nhóm gỗ chống lò : 1521-2 +Nhóm các vật liệu sắt : 1521-3 +Nhóm vật liệu phụ khác: 1521-4 - Trong loại nhiên liệu : +Nhóm xăng: 1522-1 +Nhóm dầu hoả: 1522-2 - Trong loại phụ tùng thay thế. +Nhóm phụ tùng(dây curoa, vòng bi ….) : 1523-1 +Nhóm phụ tùng điện(Bóng điện, cầu chì …..) : 1523-2 - Trong loại phế liệu +Nhóm sắt hỏng: 1528-1 +Nhóm gỗ hỏng : 1528-2 Còn quy cách vật liệu nếu thật chi tiết cũng không tới 100 quy cách nên ta dùng 2 chữ số để biểu thị. Ví dụ: Lập sổ danh điểm vật liệu cho Xí nghiệp . Công ty than Hòn Gai Xí nghiệp than Cao Thắng SỔ DANH ĐIỂM VẬT LIỆU (Loại vật liệu chính) Kí hiệu : 1521 Kí hiệu Tên nhãn hiệu quy cách vật liệu Đơn vị tính Nhóm Danh điểm VL 1521-1 1521-2 1521-1-001 1521-1-002 …………… 1521-2-001 1521-2-002 ………….. Thuốc nổ AH 01 Thuốc nổ P2541 ……………… Gỗ 2m phi 11 Gỗ 2.5m phi 13 ……………… Kg Kg M3 M3 Thứ hai: Về trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho Hiện nay, với thị trường đang phát triển mạnh hàng hoá nói chung và nguyên vật liệu nói riêng được mua bán với dự đa dạng về nhu cầu sử dụng và chủng loại. Giá cả nguyên vật liệu cũng thường xuyên lên xuống, không ổn định. Đối với XN chủ yếu nhập nguyên vật liệu từ bên ngoài thì phụ thuộc rất nhiều vào giá cả thị trường. Hiện nay thị trường lúc lên cao lúc xuống thấp do nhiều nguyên nhân như khủng hoảng, tỷ giá thay đổi,… Do vậy để thực hiện tốt việc bảo toàn vốn kinh doanh và thực hiện nguyên tắc thận trọng trong kế toán thì XN nên trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho nhiều khi còn đóng vai trò là bằng chứng quan trọng của công tác kế toán và kiểm tra kế toán toàn XN và được thực hiện vào cuối niên độ kế toán. Doanh nghiệp chỉ thực hiện trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho khi giá gốc của hàng tồn kho lớn hơn giá trị thuần của hàng tồn kho. Mức trích lập Số lượng Giá gốc Giá trị thuần dự phòng giảm = NVL bị x của NVL - có thể thực hiện giá HTK giảm giá được của HTK Theo chế độ kế toán hiện hành việc trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho được thực hiện theo thông tư số 89 của Bộ Tài chính ban hành 09/10/2003. Trường hợp khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế toán năm nay lớn hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kỳ kế toán năm trước thì số chênh lệch lớn hơn được lập thêm, kế toán ghi: Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán Có TK 159 – Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Trường hợp khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế toán năm nay nhỏ hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kỳ kế toán năm trước thì số chênh lệch nhỏ hơn được hoàn nhập, kế toán ghi: Nợ TK 159 – Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Có TK 632 – Giá vốn hàng bán Thứ ba: Về mở nhật ký mua hàng Ngoài số nhật ký chung kế toán có thể mở các sổ nhật ký chuyên dùng như Nhật ký mua hàng để theo dõi chi tiết các nghiệp vụ mua hàng của xí nghiệp. Hàng ngày khi có nghiệp vụ mua hàng phát sinh kế toán căn cứ vào các hoá đơn GTGT để ghi vào sổ nhật ký mua hàng. Cuối tháng kế toán tổng hợp các số liệu . Tên sổ nhật ký mua hàng để ghi vào sổ cái các TK liên quan như TK 152, TK331,.. Công ty Than Hon Gai Công ty than Cao Thắng Mẫu số S03a3-DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ NHẬT KÝ MUA HÀNG Ngày, tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Tài khoản ghi Nợ Phải trả người bán (ghi Có) Số hiệu Ngày tháng Hàng hoá Nguyên liệu, vật liệu Tài khoản khác Số hiệu Số tiền Số trang trước chuyển sang 02/7 89.861.625 02/7 Nhập mua NVL Thuốc nổ AH1, P2541 152 112 13/7 19.800.000 13/7 Nhập mua phụ tùng Lốp ôtô 152 331 .... ..... .... ...... .... ..... ..... Cộng chuyển sang trang sau Năm 2009 - Sổ này có...... trang, đánh số từ trang số 01 đến trang..... - Ngày mở sổ:..... Ngày..... tháng.... năm ..... Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Cách ghi sổ: Căn cứ vào hoá đơn GTGT, hoá đơn mua hàng, kế toán tiến hành ghi chép vào sổ Nhật ký mua hàng các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh để định kỳ (10 ngày) tổng hợp số liệu ghi chép sổ cái theo quy định . MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU KẾT LUẬN