Đề tài Thực trạng tổ chức công tác kế toán tại công ty CP Traphaco

chÝnh, th­êng xuyªn th«ng b¸o víi héi ®ång qu¶n trÞ vÒ kÕt qu¶ ho¹t ®éng, tham kh¶o ý kiÕn cña héi ®ång qu¶n trÞ khi tr×nh c¸c b¸o c¸o kÕt luËn vµ kiÕn nghÞ lªn ®¹i héi ®ång cæ ®«ng. - Ban Gi¸m ®èc bao gåm: + Gi¸m ®èc C«ng ty: Th¹c sü Vò ThÞ ThuËn. Lµ ng­êi chÞu tr¸ch nhiÖm chÝnh vµ cã quyÒn cao nhÊt vÒ c«ng viÖc s¶n xuÊt kinh doanh. Gi¸m ®èc lµ chñ tµi kho¶n, thùc hiÖn tr¶ l­¬ng cho c¸n bé c«ng nh©n viªn. + Phã Gi¸m ®èc s¶n xuÊt: D­îc sü Ph¹m ThÞ Ph­îng. Lµ ng­êi cã quyÒn chØ ®¹o, tæ chøc c¸c ph©n x­ëng, c¸c c¸ nh©n vÒ vÊn ®Ò liªn quan ®Õn s¶n xuÊt vµ chÞu tr¸ch nhiÖm tr­íc Gi¸m ®èc vÒ chÊt l­îng s¶n phÈm trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt nh­: Cã tu©n theo quy tr×nh c«ng nghÖ chÕ biÕn, s¶n phÈm lµm ra cã ®¹t tiªu chuÈn kü thuËt … + Phã Gi¸m ®èc tæ chøc – hµnh chÝnh: D­îc sü NguyÔn ViÖt Th¾ng Lµ ng­êi chÞu tr¸ch nhiÖm tr­íc Gi¸m ®èc vÒ c¸c vÊn ®Ò liªn quan ®Õn nh©n sù, båi d­ìng tuyÓn chän c¸n bé c«ng nh©n viªn, gi¶i quyÕt c¸c chÕ ®é cña Nhµ n­íc, chØ ®¹o c«ng t¸c hµnh chÝnh cña c«ng ty. + Phã Gi¸m ®èc kinh doanh: Cö nh©n TrÇn Tóc M·. Lµ ng­êi chÞu tr¸ch nhiÖm tr­íc Gi¸m ®èc vÒ kÕ ho¹ch kinh doanh, ®­îc Gi¸m ®èc uû quyÒn ký kÕt c¸c hîp ®ång SXKD víi b¹n hµng. Ngoµi ra Phã Gi¸m ®èc kinh doanh cßn ph¶i chÞu tr¸ch nhiÖm lËp biÓu gi¸ phï hîp, s¸t víi thÞ tr­êng ®Ó tiªu thô s¶n phÈm. - Phßng tæ chøc hµnh chÝnh: NhiÖm vô chÝnh cña phßng lµ bè trÝ, s¾p xÕp ®éi ngò c¸n bé. §µo t¹o, båi d­ìng, tuyÓn chän c¸n bé c«ng nh©n viªn, xö lý, gi¶i quyÕt c¸c chÕ ®é cña Nhµ n­íc. - Phßng Kinh doanh: Lµ mét phßng quan träng cña C«ng ty cã nhiÖm vô tæ chøc thùc hiÖn viÖc mua, b¸n hµng ®¶m b¶o viÖc cung øng vËt t­ vµ s¶n phÈm ®­a ra thÞ tr­êng, dù b¸o cung cÇu, tham gia lËp kÕ ho¹ch s¶n xuÊt, thu thËp l­u tr÷ vµ xö lý, b¸o c¸o th«ng tin cho c¸c bé phËn kh¸c. - Phßng Tµi chÝnh – KÕ to¸n: Cã chøc n¨ng vµ nhiÖm vô sau: Ÿ Ph¶n ¸nh, ghi chÐp c¸c nghiÖp vô kinh tÕ tµi chÝnh ph¸t sinh trong qu¸ tr×nh ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña doanh nghiÖp mét c¸ch ®Çy ®ñ kÞp thêi, chÝnh x¸c. Ÿ Thu thËp, ph©n lo¹i, xö lý, tæng hîp sè liÖu vÒ ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña C«ng ty nh»m x¸c ®Þnh, cung cÊp nh÷ng th«ng tin cÇn thiÕt cho c¸c ®èi t­îng kh¸c. Ÿ Thùc hiÖn ph©n tÝch t×nh h×nh tµi chÝnh, ®Ò xuÊt c¸c biÖn ph¸p cho ban l·nh ®¹o C«ng ty ®Ó cã ®­êng lèi ph¸t triÓn ®óng ®¾n, ®¹t hiÖu qu¶ cao nhÊt trong c«ng t¸c qu¶n trÞ doanh nghiÖp. - Phßng ®¶m b¶o chÊt l­îng: NhiÖm vô chÝnh cña phßng lµ theo dâi, gi¸m s¸t vµ kiÓm tra chÊt l­îng ®Çu vµo, qu¸ tr×nh s¶n xuÊt vµ s¶n phÈm ®­îc s¶n xuÊt ra. - Phßng nghiªn cøu ph¸t triÓn: Lµm c«ng t¸c nghiªn cøu ph¸t triÓn s¶n xuÊt, nghiªn cøu thÞ tr­êng. - Phßng kiÓm tra chÊt l­îng: Cã nhiÖm vô kiÓm tra chÊt l­îng s¶n phÈm tr­íc khi xuÊt dïng. - Phßng KÕ ho¹ch: LËp kÕ ho¹ch s¶n xuÊt, lªn lÖnh s¶n xuÊt vµ cung øng c¸c nguyªn liÖu ®Çu vµo. - Chi nh¸nh t¹i TP. Hå ChÝ Minh: T¹i ®©y C«ng ty cæ phÇn TRAPHACO ®· lËp mét v¨n phßng ®¹i diÖn ®Ó gi¶i quyÕt c¸c vÊn ®Ò liªn quan ®Õn c¸c tØnh phÝa Nam, thu thËp th«ng tin cña kh¸ch hµng, cung cÊp vµ ph©n phèi hµng ho¸ cho kh¸ch hµng. 2. §Æc ®iÓm tæ chøc s¶n xuÊt cña C«ng ty cæ phÇn TRAPHACO. 2.1. C¬ cÊu tæ chøc cña C«ng ty. C«ng ty cæ phÇn TRAPHACO g«m 8 ph©n x­ëng chÝnh cã mèi quan hÖ chÆt chÏ víi nhau, trong ®ã mçi ph©n x­ëng cã chøc n¨ng nhiÖm vô riªng: Ø Ph©n x­ëng viªn nÐn: Dïng ®Ó s¶n xuÊt c¸c lo¹i thuèc d¹ng viªn nÐn, viªn nang, viªn bao ®­êng, bao film theo tiªu chuÈn GMP ASEAN (Asean good Manufacturing Practise) ®­îc ¸p dông trong ngµnh d­îc. Ø Ph©n x­ëng viªn hoµn: Cã nhiÖm vô chÕ biÕn thµnh thuèc cã d¹ng viªn hoµn, trµ lan, trµ tói läc…tõ c¸c nguyªn liÖu cã nguån gèc d­îc liÖu ®­îc s¶n xuÊt theo c«ng nghÖ hiÖn ®¹i. Ø Ph©n x­ëng thuèc bét: s¶n xuÊt c¸c lo¹i d¹ng thuèc bét ®Ó b«i, chñ yÕu lµ lo¹i TRAPHA(lo¹i thuèc khö mïi h«i). Ø Ph©n x­ëng thùc nghiÖm: nghiªn cøu s¶n xuÊt c¸c lo¹i s¶n phÈm míi, qua qu¸ tr×nh kiÓm nghiÖm, sau khi hoµn thµnh sÏ chuyÓn sang s¶n xuÊt chÝnh thøc lo¹i s¶n phÈm hoµn chØnh, ®­a ra thÞ tr­êng tiªu thô. Ø Ph©n x­ëng thuèc èng: S¶n xuÊt c¸c lo¹i thuèc èng thuû tinh kiÒm hay trung tÝnh Ø Ph©n x­ëng T©y y: S¶n xuÊt c¸c lo¹i thuèc d¹ng n­íc nh­ n­íc sóc miÖng, thuèc ho… Ø Ph©n x­ëng thuèc mì: S¶n xuÊt c¸c lo¹i thuèc b«i d¹ng mì hay cream nh­ thuèc trÞ nÊm, kem d­ìng da… Ø Ph©n x­ëng s¬ chÕ d­îc liÖu: NhiÖm vô cña ph©n x­ëng nµy lµ bµo chÕ c¸c lo¹i d­îc liÖu tõ d¹ng th« sang d¹ng tinh bét mÞn, cèm ®Ó h×nh thµnh c¸c s¶n phÈm d¹ng viªn hoµn. 2.2. §Æc ®iÓm vÒ quy tr×nh c«ng nghÖ s¶n xuÊt s¶n phÈm cña C«ng ty. Quy tr×nh c«ng nghÖ s¶n xuÊt s¶n phÈm cña C«ng ty lµ quy tr×nh gi¶n ®¬n, khÐp kÝn tõ kh©u ®Çu ®Õn kh©u cuèi cïng. Mçi ph©n x­ëng s¶n xuÊt theo mét d©y chuyÒn c«ng nghÖ khÐp kÝn gåm 3 giai ®o¹n sau: w Giai ®o¹n chuÈn bÞ s¶n xuÊt: C¨n cø vµo lÖnh s¶n xuÊt mµ tæ tr­ëng tæ pha chÕ cã nhiÖm vô chuÈn bÞ ®Çy ®ñ c¸c thñ tôc nh­: ViÕt phiÕu lÜnh vËt t­, vµo kho lÜnh vËt t­ ( Ph¶i c©n ®ong, ®o ®Õm thËt chÝnh x¸c) cã sù gi¸m s¸t cña kü thuËt viªn n»m t¹i ph©n x­ëng s¶n xuÊt. ChuÈn bÞ dông cô, trang bÞ b¶o hé cho c«ng nh©n s¶n xuÊt. w Giai ®o¹n s¶n xuÊt: Tæ tr­ëng tæ s¶n xuÊt, kü thuËt viªn ph¶i trùc tiÕp gi¸m s¸t c¸c c«ng viÖc pha chÕ ®Çu tiªn mµ c«ng nh©n b¾t ®Çu lµm, cÇn thiÕt cã thÓ chia thµnh c¸c mÎ nhá sau ®ã ph¶i trén ®Òu theo l«. TÊt c¶ c¸c c«ng viÖc nµy ®Òu ®­îc phßng kü thuËt qu¶n lý cã hå s¬ l«. Khi pha chÕ xong, kü thuËt viªn ph¶i kiÓm tra b¸n thµnh phÈm, nÕu ®¹t tiªu chuÈn ngµnh quy ®Þnh th× c«ng viÖc tiÕp theo míi ®­îc tiÕn hµnh tiÕp. w Giai ®o¹n kiÓm nghiÖm, nhËp kho thµnh phÈm: Khi chuyÓn vÒ tæ ®ãng gãi, kü thuËt viªn b¾t ®Çu kiÓm nghiÖm thµnh phÈm ®¹t tiªu chuÈn kü thuËt vµ ph¶i cã phiÕu kiÓm nghiÖm. Sau ®ã, míi tiÕn hµnh ®ãng gãi nhËp kho thµnh phÈm. KiÓm so¸t, kiÓm nghiÖm b¸n thµnh phÈm, gi¸m s¸t thùc hiÖn quy tr×nh kü thuËt KiÓm nghiÖm thµnh phÈm Nguyªn liÖu, phô liÖu ®· qua kiÓm tra ®¹t tiªu chuÈn NhËp kho §ãng gãi S¶n xuÊt, pha chÕ XuÊt nguyªn liÖu, phô liÖu LÖnh s¶n xuÊt S¬ ®å2: S¬ ®å tæ chøc s¶n xuÊt chung cña C«ng ty. Ch­¬ng II: Thùc tr¹ng tæ chøc h¹ch to¸n kÕ to¸n t¹i C«ng ty cæ phÇn TRAPHACO. I. §Æc ®iÓm bé m¸y tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n t¹i C«ng ty cæ phÇn TRAPHACO. 1. §Æc ®iÓm tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n cña C«ng ty. §Ó phï hîp víi ®Þa bµn ho¹t ®éng, yªu cÇu qu¶n lý bé m¸y kÕ to¸n cña C«ng ty ®­îc x©y dùng theo m« h×nh võa tËp trung võa ph©n t¸n. H×nh thøc tæ chøc nµy rÊt phï hîp víi t×nh h×nh hiÖn t¹i cña C«ng ty: §Þa ®iÓm s¶n xuÊt ph©n t¸n, ®Þa bµn ho¹t ®éng réng, nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh nhiÒu,… HiÖn nay toµn C«ng ty gåm 21 kÕ to¸n ( trong ®ã bé phËn kÕ to¸n t¹i chi nh¸nh thµnh phè HCM gåm 3 kÕ to¸n) vµ phßng kÕ to¸n trung t©m ®­îc ®Æt t¹i 75- Yªn Ninh – Ba §×nh – Hµ Néi. T¹i ®©y c«ng t¸c kÕ to¸n ®· ®­îc c¬ giíi ho¸, mçi kÕ to¸n viªn ®Òu ®­îc trang bÞ mét m¸y vi tÝnh vµ phßng kÕ to¸n cã 02 m¸y in. Sau ®©y lµ s¬ ®å bé m¸y kÕ to¸n cña C«ng ty: KÕ to¸n tr­ëng Phßng kÕ to¸n trung t©m t¹i 75 – Yªn Ninh Nh©n viªn h¹ch to¸n ban ®Çu tõ c¸c c¬ së KÕ to¸n TGNH KÕ to¸n b¸n hµng KÕ to¸n TM Thñ quü Bé phËn KT t¹i chi nh¸nh TP.HCM KÕ to¸n vËt t­, TSC§ KÕ to¸n tæng hîp KÕ to¸n C«ng nî S¬ ®å 3: S¬ ®å bé m¸y kÕ to¸n cña C«ng ty cæ phÇn TRAPHACO. NhiÖm vô vµ chøc n¨ng cô thÓ cña c¸c kÕ to¸n nh­ sau: KÕ to¸n tr­ëng: Lµ ng­êi chÞu tr¸ch nhiÖm cao nhÊt vÒ ho¹t ®éng kÕ to¸n cña C«ng ty. Lµ ng­êi tæ chøc, ®iÒu hµnh bé m¸y kÕ to¸n, tham m­u cho ban l·nh ®¹o C«ng ty ®Ó cã thÓ ®­a ra c¸c quyÕt ®Þnh ®óng ®¾n trong s¶n xuÊt kinh doanh cña C«ng ty. Bé phËn kÕ to¸n t¹i chi nh¸nh thµnh phè Hå ChÝ Minh: Thùc hiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n b¸n hµng cña C«ng ty t¹i TP Hå ChÝ Minh vµ c¸c tØnh phÝa Nam gåm 2 kÕ to¸n vµ 1 thñ quü. Hµng th¸ng göi c¸c b¸o c¸o kÕ to¸n, thèng kª kÕ to¸n vÒ phßng kÕ to¸n trung t©m. Nh©n viªn h¹ch to¸n ban ®Çu t¹i c¸c c¬ së ( 102- Th¸i ThÞnh,36 NguyÔn chÝ Thanh,… ): Thùc hiÖn c¸c phÇn hµnh c«ng viÖc h¹ch to¸n ban ®Çu t¹i c¸c c¬ së, ®Þnh kú chuyÓn chøng tõ vÒ phßng kÕ to¸n trung t©m. T¹i phßng kÕ to¸n trung t©m: Ÿ KÕ to¸n tæng hîp: KÕ to¸n tæng hîp kiªm phã phßng kÕ to¸n trung cã nhiªm vô sau: + Tæng hîp, tÝnh gi¸ thµnh s¶n xuÊt. + Ph©n tÝch t×nh h×nh tµi chÝnh cña c«ng ty. + Tæng hîp sè liÖu tõ c¸c phÇn hµnh kÕ to¸n ®Ó lªn c¸c b¸o c¸o kÕ to¸n. +Trùc tiÕp b¸o c¸o víi kÕ to¸n tr­ëng vÒ c«ng t¸c kÕ to¸n t¹i c«ng ty. +Thùc hiÖn h¹ch to¸n tiÒn l­¬ng cho c¸n bé c«ng nh©n viªn trong C«ng ty. • KÕ to¸n vËt t­, TSC§: +Vµo sæ chi tiÕt t¨ng gi¶m TSC§. +Theo dâi khÊu hao TSC§. +LËp b¸o c¸o tæng hîp t¨ng gi¶m TSC§. +Vµo sæ tæng hîp nguyªn vËt liÖu, c«ng cô dông cô. +H¹ch to¸n còng nh­ vµo sæ chi tiÕt theo dâi nhËp, xuÊt, tån vËt t­. • KÕ to¸n tiÒn mÆt: + Theo dâi, h¹ch to¸n c¸c nghiÖp vô liªn quan ®Õn tiÒn mÆt +LËp vµ hoµn chØnh c¸c chøng tõ liªn quan ®Õn tiÒn mÆt • KÕ to¸n tiÒn göi ng©n hµng: +Thùc hiÖn viÖc giao dÞch víi ng©n hµng vµ víi c¸c bé phËn kh¸c cã liªn quan. + LËp vµ hoµn chØnh c¸c chøng tõ liªn quan ®Õn TGNH. • KÕ to¸n b¸n hµng: Cã nhiÖm vô theo dâi h¹ch to¸n t×nh h×nh biÕn ®éng cña thµnh phÈm trªn c¶ hai sè l­îng vµ gi¸ trÞ. Theo dâi vµ ph¶n ¸nh qu¸ tr×nh tiªu thô thµnh phÈm, t×nh h×nh thanh to¸n víi kh¸ch hµng. • KÕ to¸n c«ng nî: Cã nhiÖm vô theo dâi t×nh h×nh thanh to¸n gi÷a c«ng ty víi c¸c nhµ cung cÊp, víi ng­êi mua, víi NSNN. • Thñ quü: Cã nhiÖm vô theo dâi qu¸ tr×nh thu, chi tiÒn mÆt, lËp c¸c b¸o c¸o thu chi hµng th¸ng, chÞu tr¸ch nhiÖm qu¶n lý vµ xuÊt quü tiÒn mÆt. 2. ChÝnh s¸ch kÕ to¸n ¸p dông t¹i C«ng ty cæ phÇn TRAPHACO. w Niªn ®é kÕ to¸n: B¾t ®Çu tõ ngµy 01/01 vµ kÕt thóc vµo ngµy 31/12. w §¬n vÞ tiÒn tÖ sö dông trong ghi chÐp kÕ to¸n vµ nguyªn t¾c, ph­¬ng ph¸p chuyÓn ®æi c¸c ®ång ngo¹i tÖ kh¸c: Sö dông §ång ViÖt Nam (VND) ghi chÐp vµ h¹ch to¸n. Khi quy ®æi ®ång tiÒn kh¸c: C¨n cø vµo tû gi¸ ngo¹i tÖ do ng©n hµng Nhµ n­íc ViÖt Nam c«ng bè t¹i thêi ®iÓm nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh. w H×nh thøc sæ kÕ to¸n ¸p dông: NhËt ký chung w Ph­¬ng ph¸p kÕ to¸n TSC§: Nguyªn t¾c ®¸nh gi¸ TSC§. Ph­¬ng ph¸p khÊu hao ¸p dông vµ c¸c tr­êng hîp khÊu hao ®Æc biÖt: ¸p dông ph­¬ng ph¸p khÊu hao ®­êng th¼ng theo quyÕt ®Þnh sè 166/1999/Q§ - BTC. w Ph­¬ng ph¸p kÕ to¸n hµng tån kho: Nguyªn t¾c ®¸nh gi¸ hµng tån kho: Theo gi¸ trÞ thùc tÕ Ph­¬ng ph¸p x¸c ®Þnh gi¸ trÞ hµng tån kho cuèi kú: §¸nh gi¸ theo ph­¬ng ph¸p b×nh qu©n gia quyÒn. Ph­¬ng ph¸p h¹ch to¸n hµng tån kho: Theo ph­¬ng ph¸p kª khai th­êng xuyªn. w TrÝch lËp vµ hoµn nhËp dù phßng: C¨n cø vµo gi¸ trÞ hµng tån kho Møc ®é t¨ng, gi¶m gi¸ trªn thÞ tr­êng 3. §Æc ®iÓm hÖ thèng chøng tõ, tµi kho¶n, sæ s¸ch, BCTC t¹i C«ng ty cæ phÇn TRAPHACO. C«ng ty cæ phÇn TRAPHACO lµ mét doanh nghiÖp cã quy m« lín, ¸p dông chÕ ®é kÕ to¸n theo quyÕt ®Þnh sè 1141TC/ C§KT ngµy 1/ 11/ 1995 cña Bé tr­ëng Bé Tµi chÝnh ®· söa ®æi bæ sung. ª HÖ thèng chøng tõ kÕ to¸n: HÖ thèng chøng tõ hiÖn t¹i cña C«ng ty bao gåm hÖ thèng chøng tõ b¾t buéc vµ hÖ thèng chøng tõ h­íng dÉn, ®­îc x©y dùng dùa trªn hÖ thèng chøng tõ do Bé Tµi chÝnh ban hµnh. Trong ®ã, hÖ thèng chøng tõ b¾t buéc ®­îc C«ng ty tu©n thñ theo ®óng chÕ ®é, cßn chøng tõ h­íng dÉn vÉn cã ®ñ nh÷ng yÕu tè quy ®Þnh cña chøng tõ vµ cã thªm mét sè chØ tiªu kh¸c phôc vô cho yªu cÇu qu¶n lý. Ngoµi ra, C«ng ty kh«ng xin c¬ quan qu¶n lý Nhµ n­íc më thªm chøng tõ nµo theo mÉu riªng. ª HÖ thèng tµi kho¶n kÕ to¸n: HÖ thèng tµi kho¶n hiÖn t¹i cña C«ng ty ®­îc x©y dùng dùa trªn: HÖ thèng tµi kho¶n kÕ to¸n thèng nhÊt ¸p dông cho c¸c Doanh nghiÖp do Bé Tµi chÝnh ban hµnh theo quyÕt ®Þnh sè 1141TC/ Q§/ C§KT ngµy 01/ 01/1995 ®· ®­îc söa ®æi bæ sung. Yªu cÇu qu¶n lý, ®iÒu kiÖn hiÖn t¹i vµ ®Æc ®iÓm tÝnh chÊt ngµnh nghÒ kinh doanh cña TRAPHACO. HiÖn nay C«ng ty ¸p dông 56 tµi kho¶n cÊp 1 trong hÖ thèng tµi kho¶n kÕ to¸n do Bé Tµi chÝnh ban hµnh, cßn l¹i 20 tµi kho¶n cÊp 1 kh«ng sö dông nh­: TK 121, TK128, TK 141, Tk 161,… Sö dông 376 tµi kho¶n cÊp 2; 21 tµi kho¶n cÊp 3; kh«ng cã tµi kho¶n cÊp 4, cÊp 5. ª §Æc ®iÓm tæ chøc sæ kÕ to¸n: C«ng ty lùa chän h×nh thøc nhËt ký chung ®Ó tæ chøc sæ kÕ to¸n cho ®¬n vÞ m×nh. Theo h×nh thøc nµy, hµng ngµy c¨n cø vµo chøng tõ gèc ®· ®­îc kiÓm tra hîp ph¸p, kÕ to¸n nhËp d÷ liÖu vµo m¸y vµ gâ lÖnh víi ch­¬ng tr×nh cµi s½n, m¸y tÝnh tù ®éng tËp hîp vµo Sæ NhËt ký chung sau ®ã m¸y sÏ tù ®éng ghi vµo sæ c¸i tµi kho¶n liªn quan. §èi víi c¸c ®èi t­îng cÇn h¹ch to¸n chi tiÕt th× kÕ to¸n c¨n cø vµo chøng tõ gèc më sæ chi tiÕt trªn m¸y vµ vµo sæ. Cuèi th¸ng, c¨n cø vµo sæ chi tiÕt nµy kÕ to¸n tiÕn hµnh lËp B¶ng tæng hîp chi tiÕt vµ c¨n cø vµo Sæ c¸i ®Ó lËp B¶ng c©n ®èi ph¸t sinh. Sau ®ã ®èi chiÕu sè liÖu cña B¶ng tæng hîp chi tiÕt víi c¸c sè liÖu ghi chÐp trªn Sæ c¸i. Cuèi kú, m¸y sÏ tæng hîp sè liÖu vµ ®­a ra c¸c B¸o c¸o tµi chÝnh. H×nh thøc nµy ®­îc thÓ hiÖn qua s¬ ®å sau: B¶ng tæng hîp chi tiÕt Chøng tõ gèc M¸y tÝnh NhËt ký chung Sæ c¸i B¸o c¸o TC B¶ng c©n ®èi PS Sæ (ThÎ) kÕ to¸n chi tiÕt NK §Æc biÖt S¬ ®å4: S¬ ®å vÒ h×nh thøc nhËt ký chung Ghi chó: : Ghi hµng ngµy : Ghi ®Þnh kú : §èi chiÕu kiÓm tra ª HÖ thèng B¸o c¸o tµi chÝnh: C«ng ty cæ phÇn TRAPHACO ®· sö dông ®Çy ®ñ c¶ 4 lo¹i BCTC. - B¶ng c©n ®èi kÕ to¸n (MS B01 – DN) - B¸o c¸o kÕt qu¶ kinh doanh (Ms B02 – DN) - ThuyÕt minh b¸o c¸o tµi chÝnh (MS B09 – BN) - B¸o c¸o l­u chuyÓn tiÒn tÖ (MS B03 – DN) 4. PhÇn mÒm kÕ to¸n ¸p dông t¹i C«ng ty cæ phÇn TRAPHACO. N¨m 1995 C«ng ty cæ phÇn TRAPHACO ®· tiÕn hµnh ¸p dông phÇn mÒm kÕ to¸n FAST ACCOUNTING. §©y lµ phÇn mÒm cã nhiÒu ­u viÖt vµ tá ra rÊt phï hîp víi ®Æc ®iÓm, yªu cÇu qu¶n lý cña C«ng ty. Quy tr×nh ¸p dông phÇn mÒm kÕ to¸n m¸y t¹i C«ng ty ®­îc m« t¶ qua s¬ ®å: Chøng tõ ban ®Çu NhËp d÷ liÖu vµo MVT C¸c b¸o c¸o kÕ to¸n Sæ kÕ to¸n chi tiÕt Sæ kÕ to¸n tæng hîp Xö lý tù ®éng theo quy tr×nh S¬ ®å5: S¬ ®å quy tr×nh ¸p dông phÇn mÒm kÕ to¸n m¸y t¹i C«ng ty. II. Giíi thiÖu mét sè phÇn hµnh kÕ to¸n chñ yÕu vµ b¸o c¸o kÕ to¸n t¹i C«ng ty cæ phÇn TRAPHACO. 1. Giíi thiÖu mét sè phÇn hµnh kÕ to¸n chñ yÕu t¹i C«ng ty cæ phÇn TRAPHACO. C«ng ty h¹ch to¸n hµng tån kho theo ph­¬ng ph¸p kª khai th­êng xuyªn vµ tÝnh thuÕ GTGT theo ph­¬ng ph¸p khÊu trõ. Sau ®©y lµ mét sè phÇn hµnh kÕ to¸n chñ yÕu t¹i C«ng ty. KÕ to¸n vËt t­: Ÿ §Æc ®iÓm: VËt t­ bao gåm c¸c yÕu tè vËt liÖu, c«ng cô, dông cô. VËt liÖu lµ nh÷ng ®èi t­îng lao ®éng thÓ hiÖn d­íi d¹ng vËt ho¸. VËt liÖu chØ tham gia vµo mét chu kú s¶n xuÊt kinh doanh nhÊt ®Þnh vµ toµn bé gi¸ trÞ vËt liÖu ®­îc chuyÓn hÕt mét lÇn vµo chi phÝ kinh doanh trong kú. T¹i C«ng ty cæ phÇn TRAPHACO vËt liÖu ®­îc tæ chøc rÊt da d¹ng vµ phong phó nªn h¹ch to¸n vËt liÖu t¹i C«ng ty ®­îc qu¸n triÖt theo nguyªn t¾c sau: - VËt liÖu ®­îc h¹ch to¸n chi tiÕt theo tõng thø, tõng lo¹i - VËt liÖu ®­îc tÝnh theo gi¸ thùc tÕ Do nh÷ng s¶n phÈm C«ng ty s¶n xuÊt ra nh»m ch¨m sãc søc khoÎ céng ®ång nªn C«ng ty rÊt chó träng ®Õn chÊt l­îng cña nguyªn vËt liÖu.Nh÷ng nguyªn vËt liÖu C«ng ty mua vÒ ®Òu tr¶i qua qu¸ tr×nh kiÓm nghiÖm rÊt chÆt chÏ ®¶m b¶o ®­îc nh÷ng tiªu chuÈn mµ C«ng ty ®Ò ra. §ång thêi, nh÷ng s¶n phÈm cña C«ng ty chñ yÕu ®­îc t¹o ra tõ nguån d­îc liÖu thiªn nhiªn nh­: ChÌ d©y, tái, gõng, nghÖ, ... nªn viÖc tæ chøc mua nguyªn vËt liÖu rÊt ®­îc C«ng ty chó träng. §èi víi nh÷ng d­îc liÖu mang tÝnh thêi vô nh­: chÌ d©y, gõng,… C«ng ty tæ chøc mua theo thêi vô nh»m ®¶m b¶o ®ñ chÊt l­îng vµ sè l­îng d÷ tr÷ cho s¶n xuÊt còng nh­ hiÖu qu¶ kinh tÕ do viÖc mua ®óng thêi vô ®­a l¹i. C«ng cô, dông cô lµ nh÷ng t­ liÖu lao ®éng kh«ng ®ñ tiªu chuÈn vÒ gi¸ trÞ vµ thêi gian sö dông quy ®Þnh ®Ó xÕp vµo tµi s¶n cè ®Þnh. C«ng cô, dông cô mang ®Çy ®ñ ®Æc ®iÓm nh­ tµi s¶n cè ®Þnh h÷u h×nh tham gia nhiÒu chu kú kinh doanh, gi¸ trÞ hao mßn dÇn trong qu¸ tr×nh sö dông, gi÷ nguyªn h×nh th¸i vËt chÊt ban ®Çu cho ®Õn lóc h­ háng. Ÿ Chøng tõ sö dông: Biªn b¶n kiÓm nhËn vËt t­. QuyÕt ®Þnh nhËn vËt t­. PhiÕu nhËp kho. PhiÕu xuÊt kho. PhiÕu xuÊt kho kiªm vËn chuyÓn néi bé. LÖnh xuÊt. Biªn b¶n kiÓm nghiÖm. Ho¸ ®¬n mua hµng. ThÎ kho. Ÿ Tµi kho¶n sö dông: - TK 152 – “Nguyªn liªu, vËt liÖu” §­îc chi tiÕt thµnh 2 tiÓu kho¶n: - TK 1521 - “Nguyªn liÖu, vËt liÖu chÝnh”. - TK 1522 – “Nguyªn liÖu, vËt liÖu phô”. - TK 151 – “Hµng mua ®ang ®i ®­êng” - TK 153 – “C«ng cô, dông cô” §­îc chi tiÕt thµnh 3 tiÓu kho¶n: TK 1531 –“C«ng cô, dông cô”. TK 1532 –“Bao b× lu©n chuyÓn”. TK 1533 – “§å dïng cho thuª”. Vµ mét sè TK cã liªn quan nh­: TK 621; TK 627; TK 111; TK 112;… Ÿ Sæ s¸ch sö dông: Sæ c¸i TK 1521, TK 1522,… Sæ nhËt ký chung B¶ng tæng hîp nhËp, xuÊt, tån. Sæ chi tiÕt vËt t­. Sæ chi tiÕt Tk 152, TK 153… • Quy tr×nh lu©n chuyÓn chøng tõ: *§èi víi tr­êng hîp nhËp vËt t­: Ng­êi nhËp vËt t­ §Ò nghÞ nhËp Ban kiÓm nghiÖm KiÓm nghiÖm vËt t­, lËp biªn b¶n kiÓm nghiÖm Tr­ëng phßng §BCL, P.G§ SX C¸n bé cung tiªu Phô tr¸ch cung tiªu Thñ kho QuyÕt ®Þnh nhËp vËt t­ KÕ to¸n vËt t­ Ghi sæ, b¶o qu¶n, l­u tr÷ KiÓm nhËn vËt t­ Ký phiÕu nhËp kho LËp phiÕu nhËp kho S¬ ®å 6 : Quy tr×nh lu©n chuyÓn chøng tõ ®èi víi tr­êng hîp nhËp vËt t­. Tr×nh tù lu©n chuyÓn chøng tõ nh­ sau: B­íc 1: Ng­êi nhËp vËt t­ ®Ò nghÞ ®­îc nhËp vËt t­. B­íc 2: Ban kiÓm nghiÖm thuéc phßng §¶m b¶o chÊt l­îng sÏ tiÕn hµnh kiÓm nghiÖm vËt t­ vµ lËp Biªn b¶n kiÓm nghiÖm. B­íc 3: C¨n cø vµo Biªn b¶n kiÓm nghiÖm vËt t­, Tr­ëng phßng ®¶m b¶o chÊt l­îng vµ Phã gi¸m ®èc s¶n xuÊt ký duyÖt quyÕt ®Þnh nhËp vËt t­. B­íc 4: Sau khi cã quyÕt ®Þnh nhËp vËt t­, c¸n bé cung tiªu tiÕn hµnh lËp phiÕu nhËp kho. PhiÕu nµy ®­îc lËp thµnh 3 liªn: Liªn 1: L­u t¹i quyÓn. Liªn 2: Giao cho ng­êi nhËp vËt t­. Liªn 3: Lu©n chuyÓn gi÷a thñ kho vµ kÕ to¸n. B­íc 5: Phô tr¸ch cung tiªu ký phiÕu nhËp kho. B­íc 6: Thñ kho thùc hiÖn c¸c c«ng viÖc sau: - KiÓm nhËn vËt t­ theo ph­¬ng thøc kiÓm kª. - Ghi sè thùc nhËp vµo phiÕu nhËp kho. - Ký phiÕu nhËp kho, chuyÓn 1 liªn cho ng­êi nhËp hµng. - Ghi thÎ kho. - §Þnh kú chuyÓn chøng tõ vÒ cho kÕ to¸n B­íc 7: KÕ to¸n vËt t­ thùc hiÖn c¸c c«ng viÖc sau: - KiÓm tra chøng tõ. - Ghi ®¬n gi¸ tÝnh thµnh tiÒn vµo phiÕu nhËp vËt t­. - §Þnh kho¶n vµ ghi sæ. - B¶o qu¶n vµ l­u tr÷ chøng tõ. * §èi víi tr­êng hîp xuÊt vËt t­: Trong C«ng ty TRAPHACO xuÊt vËt t­ chñ yÕu ®Ó phôc vô cho s¶n xuÊt vµ sau ®©y lµ quy tr×nh lu©n chuyÓn chøng tõ trong tr­êng hîp xuÊt vËt t­. N¬i cã nhu Phã gi¸m ®èc Bé phËn Phô tr¸ch cÇu vËt t­ s¶n xuÊt cung tiªu cung tiªu ( 1) ( 2) ( 3) ( 4) Xin xuÊt b»ng DuyÖt xuÊt LËp phiÕu Ký phiÕu Chøng tõ xuÊt kho XuÊt kho Thñ kho KÕ to¸n vËt t­ ( 5) (6) B¶o qu¶n L­u tr÷ (7) XuÊt hµng Ghi sæ B­íc 1: Bé phËn cã nhu cÇu vËt t­ ®Ò nghÞ ®­îc xuÊt vËt t­ b»ng giÊy xin xuÊt vËt t­. B­íc 2: Phã gi¸m ®èc s¶n xuÊt xem xÐt vµ ký duyÖt vµo giÊy xin xuÊt vËt t­. B­íc 3: C¨n cø vµo giÊy xin xuÊt vËt t­ ®­¬c duyÖt, Bé phËn cung tiªu lËp phiÕu xuÊt kho. PhiÕu nµy ®­îc lËp thµnh 3 liªn. - Liªn 1: L­u t¹i quyÓn. - Liªn 2 vµ liªn 3 lu©n chuyÓn sau ®ã giao cho ng­êi nhËn vËt t­ 1 liªn, liªn cßn l¹i chuyÓn cho kÕ to¸n. B­íc 4: Phô tr¸ch bé phËn cung tiªu tiÕn hµnh ký phiÕu xuÊt kho. B­íc 5: Thñ kho c¨n cø vµo giÊy xin xuÊt vËt t­ vµ phiÕu xuÊt kho, thùc hiÖn c¸c c«ng viÖc sau: kiÓm so¸t hµng xuÊt b»ng ph­¬ng ph¸p kiÓm kª. Ghi sè thùc xuÊt vµo phiÕu ( NÕu cã sù chªnh lÖch víi sè ë cét chøng tõ). Cïng víi ng­êi nhËn vËt t­ ký vµo phiÕu xuÊt kho, sau ®ã chuyÓn 1 liªn cho ng­êi nhËn vËt t­. Ghi thÎ kho. ChuyÓn liªn cßn l¹i cho kÕ to¸n. B­íc 6: KÕ to¸n vËt t­ thùc hiÖn c¸c c«ng viÖc sau: C¨n cø ph­¬ng ph¸p tÝnh gi¸ xuÊt ®Ó ghi ®¬n gi¸ vµo phiÕu xuÊt kho. §Þnh kho¶n, ghi sæ tæng hîp vµ chi tiÕt. B­íc 7: B¶o qu¶n vµ l­u tr÷ c¸c chøng tõ liªn quan. KÕ to¸n tµi s¶n cè ®Þnh (TSC§): Ÿ §Æc ®iÓm: Tµi s¶n cè ®Þnh lµ nh÷ng tµi s¶n cã ®ñ tiªu chuÈn theo quy ®Þnh hiÖn hµnh vÒ TSC§, tham gia nhiÒu chu kú SXKD. TSC§ vÉn gi÷ nguyªn h×nh th¸i vÊt chÊt ban ®Çu cho tíi khi h­ háng. Trong qu¸ tr×nh tham gia vµo qu¸ tr×nh s¶n xuÊt, TSC§ bÞ hao mßn dÇn vµ gi¸ trÞ cña nã ®­îc chuyÓn dÞch tõng phÇn vµo chi phÝ kinh doanh. HiÖn nay t¹i C«ng ty cæ phÇn TRAPHACO cã 427 TSC§ trong ®ã chñ yÕu lµ nhµ x­ëng, m¸y ®ãng gãi, m¸y trén, m¸y dËp viªn, m¸y sÊy tÇng s«i,… Ÿ Chøng tõ sö dông: Biªn b¶n giao nhËn TSC§ ThÎ TSC§ Biªn b¶n giao nhËn TSC§ s÷a ch÷a lín hoµn thµnh Biªn b¶n ®¸nh gi¸ l¹i TSC§ ( chøng tõ nµy ph¶i ®i kÌm víi biªn b¶n kiÓm kª TSC§ ) - QuyÕt ®Þnh cña Gi¸m ®èc vÒ sù t¨ng, gi¶m TSC§ trong C«ng ty. - Biªn b¶n thanh lý TSC§. - C¸c chøng tõ khÊu hao TSC§ bao gåm: + B¶ng tÝnh khÊu hao TSC§. + B¶ng ph©n bæ khÊu hao TSC§. + B¶ng ®¨ng ký møc trÝch khÊu hao TSC§ Ÿ Tµi kho¶n sö dông: TK 211 – “ Tµi s¶n cè ®Þnh h÷u h×nh”. §­îc chi tiÕt thµnh c¸c tiÓu kho¶n: + TK 2111 – “ §Êt ”. + TK 2112 – “ Nhµ cöa vËt kiÕn tróc ”. + TK 2113 – “ M¸y mãc thiÕt bÞ ”. + TK 2114 – “ Ph­¬ng tiÖn vËn t¶i truyÒn dÉn ”. + TK 2115 – “ ThiÕt bÞ, dông cô qu¶n lý ”. + TK 2118 – “ Tµi s¶n cè ®Þnh kh¸c ”. - TK 212 – “ Tµi s¶n cè ®Þnh thuª tµi chÝnh”. TK 213 – “ Tµi s¶n cè ®Þnh v« h×nh”. §­îc chi tiÕt thµnh c¸c tiÓu kho¶n: + TK 2131 – “ QuyÒn sö dông ®Êt ”. + TK 2132 – “ Chi phÝ thµnh lËp, chuÈn bÞ SX ”. + TK 2133 – “ B»ng ph¸t minh s¸ng chÕ ”. + TK 2134 – “ Chi phÝ nghiªn cøu ph¸t triÓn ”. + TK 2135 – “ Chi phÝ vÒ lîi thÕ th­¬ng m¹i ”. + TK 2138 – “ TSC§ v« h×nh kh¸c ”. TK 214 – “ Hao mßn TSC§”. §­îc chi tiÕt thµnh c¸c tiÓu kho¶n: + TK 2141 – “ Hao mßn TSC§ h÷u h×nh ”. + TK 2142 – “ Hao mßn TSC§ ®i thuª tµi chÝnh ”. + TK 2143 – “ Hao mßn TSC§ v« h×nh ”. Vµ mét sè TK liªn quan nh­: 621; 627; 111; 112;… • Quy tr×nh lu©n chuyÓn chøng tõ: §èi víi tr­êng hîp t¨ng TSC§. Ban gi¸m ®èc Héi ®ång giao KÕ to¸n TSC§ nhËn TSC§ (1) (2) (3) B¶o qu¶n L­u tr÷ (4) QuyÕt ®Þnh t¨ng - Giao nhËn TSC§ - LËp thÎ TSC§ TSC§ - LËp c¸c Biªn b¶n - LËp b¶ng tÝnh Giao nhËn TCS§ khÊu hao - §Þnh kho¶n, ghi sæ. B­íc 1: Ban gi¸m ®èc ra quyÕt ®Þnh t¨ng TSC§. B­íc 2: Héi ®ång giao nhËn TSC§ tiÕn hµnh kiÓm tra TSC§ vµ lËp c¸c biªn b¶n cho tõng tr­êng hîp cô thÓ sau: Biªn b¶n giao nhËn TSC§ ( MS 02-TSC§): Nh»m x¸c ®Þnh viÖc giao nhËn TSC§ sau khi x©y dùng hoµn thµnh, mua s¾m, ®­îc biÕu tÆng, … Biªn b¶n giao nhËn TSC§ ®­îc lËp thµnh 02 b¶n, mçi bªn ( giao, nhËn ) gi÷ 1 b¶n. - Biªn b¶n giao nhËn TSC§ söa ch÷a lín hoµn thµnh (MS 04 – TSC§): Biªn b¶n nµy lµ chøng tõ theo dâi s÷a chøa lín hoµn thµnh kÓ c¶ s÷a ch÷a n©ng cÊp. Biªn b¶n nµy ®­îc lËp thµnh 02 b¶n, hai bªn giao vµ nhËn cïng ký vµ mçi bªn gi÷ 1 b¶n, sau ®ã kÕ to¸n tr­ëng ký duyÖt vµ chuyÓn cho kÕ to¸n TSC§. - Biªn b¶n ®¸nh gi¸ l¹i TSC§ ( MS 05- TSC§): Lµ chøng tõ theo dâi viÖc ®¸nh gi¸ l¹i TSC§, chøng tõ nµy ph¶i ®i kÌm víi biªn b¶n kiÓm kª. Biªn b¶n ®¸nh gi¸ l¹i TSC§ ®­îc lËp thµnh 02 b¶n, 1 b¶n l­u t¹i phßng kÕ to¸n ®Ó ghi sæ kÕ to¸n vµ 1 b¶n l­u cïng víi hå s¬ kü thuËt cña TSC§ B­íc 3: C¸c biªn b¶n ®· lËp ®­îc chuyÓn cho kÕ to¸n TSC§ vµ kÕ to¸n TSC§ thùc hiÖn c¸c c«ng viÖc sau: LËp thÎ TSC§. LËp b¶ng tÝnh vµ ph©n bæ khÊu hao. Ghi sæ chi tiÕt vµ tæng hîp TSC§. B­íc 4: TiÕn hµnh b¶o qu¶n vµ l­u tr÷ c¸c chøng tõ ®· lËp. * §èi víi tr­êng hîp gi¶m TSC§: Ban gi¸m ®èc Héi ®ång ®¸nh KÕ to¸n TSC§ gi¸ l¹i ( hoÆc ban thanh lý TSC§) B¶o qu¶n L­u tr÷ (1) (2) (3) (4) QuyÕt ®Þnh gi¶m LËp c¸c biªn b¶n - Huû thÎ TSC§ TSC§ liªn quan - Ghi sæ B­íc 1: Ban gi¸m ®èc ra quyÕt ®Þnh gi¶m TSC§. TSC§ trong C«ng ty gi¶m do nhiÒu nguyªn nh©n nh­ng cã 2 nguyªn nh©n chñ yÕu lµ: TSC§ gi¶m do thanh lý. TSC§ gi¶m do ®¸nh gi¸ l¹i. B­íc 2: Ta xÐt 2 tr­êng hîp chñ yÕu sau: TH 1: TSC§ gi¶m do thanh lý Khi ph¸t hiÖn 1 TSC§ trong C«ng ty ®· qu¸ cò kh«ng sö dông ®­îc Ban gi¸m ®èc C«ng ty ra quyÕt ®Þnh thanh lý TSC§ vµ lËp ra Ban thanh lý TSC§ nh»m xem xÐt: HiÖn tr¹ng TSC§, gi¸ trÞ hao mßn vµ gi¸ trÞ cßn l¹i cña TSC§. Biªn b¶n thanh lý ph¶i cã ®Çy ®ñ ch÷ ký cña tr­ëng ban thanh lý, kÕ to¸n tr­ëng vµ gi¸m ®èc C«ng ty. TH 2: TSC§ gi¶m do ®¸nh gi¸ l¹i Khi cã quyÕt ®Þnh ®¸nh gi¸ l¹i TSC§, C«ng ty ph¶i thµnh lËp Héi ®ång ®¸nh gi¸ l¹i TSC§. Sau khi ®¸nh gi¸ xong, Héi ®ång cã tr¸ch nhiÖm lËp biªn b¶n ®¸nh gi¸ l¹i TSC§ ghi râ ®Çy ®ñ c¸c néi dung, cã ®Çy ®ñ ch÷ ký vµ hä tªn cña c¸c thµnh viªn trong héi ®ång. B­íc 3: C¨n cø vµo c¸c biªn b¶n chuyÓn vÒ, kÕ to¸n TSC§ sÏ tiÕn hµnh c¸c c«ng viÖc sau: Huû thÎ TSC§. §Þnh kho¶n. Ghi sæ chi tiÕt vµ sæ tæng hîp. B­íc 4: KÕ to¸n TSC§ tiÕn hµnh b¶o qu¶n vµ l­u tr÷ c¸c chøng tõ ®· lËp. Ÿ Sæ s¸ch sö dông: Sæ c¸i c¸c TK 211,214… Sæ NhËt ký chung. Sæ TSC§. Cuèi n¨m, kÕ to¸n TSC§ sÏ lËp B¸o c¸o t×nh h×nh t¨ng gi¶m TSC§ vµ b¸o c¸o khÊu hao TSC§ tr×nh lªn ban gi¸m ®èc. 1.3. KÕ to¸n tiÒn l­¬ng vµ c¸c kho¶n trÝch theo l­¬ng: Ÿ §Æc ®iÓm: TiÒn l­¬ng chÝnh lµ phÇn thï lao lao ®éng ®­îc biÓu hiÖn b»ng tiÒn mµ doanh nghiÖp ph¶i tr¶ cho ng­êi lao ®éng c¨n cø vµo thêi gian, khèi l­îng vµ chÊt l­îng c«ng viÖc cña hä. VÒ b¶n chÊt tiÒn l­¬ng lµ biÓu hiÖn b»ng tiÒn cña gi¸ c¶ søc lao ®éng, mÆt kh¸c tiÒn l­¬ng cßn lµ ®ßn bÈy kinh tÕ ®Ó khuyÕn khÝch tinh thÇn h¨ng h¸i lao ®éng cña c¸n bé c«ng nh©n viªn, ngoµi ra tiÒn l­¬ng cßn lµ bé phËn cÊu thµnh nªn chi phÝ s¶n xuÊt ¶nh h­ëng trùc tiÕp ®Õn ®Õn hiÖu qu¶ s¶n xuÊt kinh doanh. Do ®ã tiÒn l­¬ng vµ c¸c kho¶n trÝch theo l­¬ng lu«n lµ vÊn ®Ò ®­¬c C«ng ty hÕt søc quan t©m. Ÿ Chøng tõ sö dông: - QuyÕt ®Þnh tuyÓn dông, bæ nhiÖm, thuyªn chuyÓn, … B¶ng thanh to¸n tiÒn l­¬ng. B¶ng chÊm c«ng. B¶ng thanh to¸n tiÒn th­ëng. PhiÕu nghØ h­ëng b¶o hiÓm x· héi. PhiÕu x¸c nhËn s¶n phÈm hoÆc c«ng viÖc hoµn thµnh. ….. Ÿ Tµi kho¶n sö dông: TK 334- “Ph¶i tr¶ c«ng nh©n viªn”. §­îc chi tiÕt thµnh 2 tiÓu kho¶n: + TK 3341 – “ Ph¶i tr¶ c«ng nh©n viªn ”. + TK 3342 – “ Ph¶i tr¶ lao ®éng thuª ngoµi ”. - TK 335 – “ Chi phÝ ph¶i tr¶”. TK 338 – “Ph¶i tr¶, ph¶i nép kh¸c”. §­îc chi tiÕt thµnh c¸c tiÓu kho¶n: + TK 3382 – “ Kinh phÝ c«ng ®oµn ”. + TK 3383 – “ B¶o hiÓm x· héi ”. + TK 3383 – “ B¶o hiÓm y tÕ ”. + TK 3388 – “ Ph¶i tr¶ ph¶i nép kh¸c ”. Ngoµi ra, cßn sö dông mét sè tµi kho¶n kh¸c nh­: TK 621, TK 627, TK111,… Ÿ Quy tr×nh lu©n chuyÓn chøng tõ. N¬i sö dông lao ®éng theo dâi Phßng tæ chøc hµnh chÝnh X¸c ®Þnh: C¬ cÊu, ®Þnh møc, ®¬n gi¸ tiÒn l­¬ng LËp: Chøng tõ thanh to¸n l­¬ng, BHXH… LËp:+ B¶ng chÊm c«ng + C¸c chøng tõ theo dâi kÕt qu¶ lao ®éng Ra quyÕt ®Þnh vÒ L§, TL, th­ëng, phô cÊp Ghi sæ Thêi gian L§ KÕt qu¶ L§ Bé phËn kÕ to¸n * N¬i sö dông lao ®éng: H»ng ngµy qu¶n ®èc c¸c ph©n x­ëng, tr­ëng c¸c phßng ban hoÆc ng­êi cã tr¸ch nhiÖm sÏ theo dâi kÕt qu¶ lao ®éng, thêi gian lao ®éng, thùc tÕ vµ tiÕn hµnh lËp b¶ng chÊm c«ng cho tõng ng­êi trong bé phËn m×nh. Cuèi th¸ng, ng­êi chÊm c«ng tÝnh ra sè ngµy lµm viÖc, sè s¶n phÈm hoµn thµnh vµ lËp b¶ng tæng hîp chÊm c«ng. Sau ®ã chuyÓn b¶ng tæng hîp chÊm c«ng cïng c¸c chøng tõ ®i kÌm theo nh­ giÊy nghØ èm, giÊy c«ng t¸c, … vÒ phßng Tæ chøc hµnh chÝnh. * Phßng Tæ chøc hµnh chÝnh: Phßng tæ chøc hµnh chÝnh sÏ xem xÐt c¸c giÊy tê, c¸c chøng tõ do n¬i sö dông lao ®éng chuyÓn vÒ nh»m x©y dùng c¬ cÊu lao ®éng, ®Þnh møc, ®¬n gi¸ l­¬ng vµ ra c¸c quyÕt ®Þnh vÒ l­¬ng, th­ëng, phô cÊp cho tõng c¸n bé c«ng nh©n viªn. * T¹i phßng KÕ to¸n: T¹i ®©y kÕ to¸n tiÒn l­¬ng sÏ kiÓm tra c¸c chøng tõ do phßng Tæ chøc hµnh chÝnh chuyÓn sang, tiÕn hµnh lËp c¸c chøng tõ thanh to¸n l­¬ng, th­ëng, phô cÊp…tr×nh lªn kÕ to¸n tr­ëng vµ ban gi¸m ®èc C«ng ty ký duyÖt. Sau khi c¸c giÊy tê cÇn thiÕt ®· ®­îc ký duyÖt, Thñ quü c¨n cø vµo phiÕu chi vµ c¸c chøng tõ cã liªn quan tiÕn hµnh thanh to¸n l­¬ng cho c¸n bé c«ng nh©n viªn, kÕ to¸n sÏ tiÕn hµnh ®Þnh kho¶n vµ ghi vµo c¸c sæ cã liªn quan. Ÿ Sæ kÕ to¸n sö dông: Sæ c¸i c¸c tµi kho¶n 334, 338,… Sæ NhËt ký chung Sæ chi tiÕt ph¶i tr¶ c«ng nh©n viªn, ph¶i tr¶ ph¶i nép kh¸c,… 1.4. KÕ to¸n b¸n hµng: • §Æc ®iÓm: B¸n hµng lµ kh©u cuèi cïng trong qu¸ tr×nh ho¹t ®éng kinh doanh cña C«ng ty. Khi thùc hiÖn qu¸ tr×nh b¸n hµng vèn cña doanh nghiÖp chuyÓn tõ h×nh th¸i hµng ho¸ sang h×nh th¸i gi¸ trÞ. §©y lµ ho¹t ®éng chñ yÕu vµ th­êng xuyªn cña C«ng ty cæ phÇn TRAPHACO. • Chøng tõ sö dông: PhiÕu xuÊt kho. Hîp ®ång kinh tÕ, hîp ®ång cung cÊp. B¸o c¸o b¸n hµng. PhiÕu thu, giÊy b¸o cã. ….. • Tµi kho¶n sö dông: -TK 511,TK 155,TK 131,TK 632,TK 33311,… • Quy tr×nh lu©n chuyÓn chøng tõ: Ta xem xÐt quy tr×nh lu©n chuyÓn ho¸ ®¬n GTGT tr­êng hîp b¸n hµng kh«ng qua kho vµ thanh to¸n ngay b»ng tiÒn mÆt. Ng­êi mua phßng kinh doanh Phã gi¸m ®èc KD KÕ to¸n TM KÕ to¸n tr­ëng (1) (2) (3) (4) Xin xuÊt hµng DuyÖt xuÊt, lËp Ký ho¸ ®¬n LËp phiÕu thu Ho¸ ®¬n GTGT KÕ to¸n tr­ëng Thñ quü KÕ to¸n B¶o qu¶n, l­u tr÷ (5) (6) (7) (8) Ký duyÖt PT Thu tiÒn Ghi sæ B­íc 1: Ng­êi mua c¨n cø vµo c¸c chøng tõ liªn quan nh­: Hîp ®ång mua b¸n, c¸c cam kÕt liªn quan,…xin xuÊt hµng. B­íc 2: Phßng kinh doanh xem xÐt vµ lËp ho¸ ®¬n GTGT. B­íc 3: Phã gi¸m ®èc kinh doanh, kÕ to¸n tr­ëng duyªt xuÊt vµ ký duyÖt vµo ho¸ ®¬n GTGT. B­íc 4: KÕ to¸n tiÒn mÆt tiÕn hµnh lËp phiÕu thu thµnh 3 liªn. B­íc 5: KÕ to¸n tr­ëng ký duyÖt phiÕu thu. B­íc 6: Thñ quü tiÕn hµnh c¸c c«ng viÖc sau: -KiÓm tra chøng tõ. -§ãng dÊu vµ ký phiÕu thu. -ChuyÓn cho ng­êi nép tiÒn 1 liªn. -Ghi sæ quü. - ChuyÓn liªn cßn l¹i cho kÕ to¸n tiÒn mÆt. B­íc 7, 8: KÕ to¸n thùc hiÖn c¸c c«ng viÖc: - Ghi sæ, ®Þnh kho¶n. - B¶o qu¶n, l­u tr÷ ho¸ ®¬n GTGT, phiÕu thu vµ c¸c chøng tõ liªn quan • Sæ kÕ to¸n sö dông: Sæ chi tiÕt hµng tån kho. Sæ chi tiÕt theo dâi gi¸ vèn hµng b¸n. Sæ chi tiÕt theo dâi doanh thu b¸n hµng. Sæ nhËt ký mua hµng. Sæ nhËt ký chung. Sæ c¸i c¸c tµi kho¶n 155, 131, …. 1.5. KÕ to¸n vèn b»ng tiÒn: • §Æc ®iÓm: Trong mäi doanh nghiÖp tiÒn lµ mét lo¹i TSL§ tån t¹i trùc tiÕp d­íi h×nh thøc gi¸ trÞ bao gåm tiÒn mÆt t¹i quü, tiÒn göi vµ c¸c kho¶n tiÒn ®ang chuyÓn. Cã thÓ nãi tiÒn lµ mét lo¹i tµi s¶n cã tÝnh “láng” cao, nã cã thÓ dÔ dµng chuyÓn sang mét h×nh th¸i kh¸c mµ vÉn gi÷ nguyªn gi¸ trÞ. V× vËy tiÒn ®ãng vai trß hÕt søc quan träng trong qu¸ tr×nh ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña doanh nghiÖp. TiÒn ®­îc sö dông ®Ó t¹o ra c¸c yÕu tè ®Çu vµo cña qu¸ tr×nh s¶n xuÊt, tiÒn cßn lµ ph­¬ng tiÖn thanh to¸n chñ yÕu gi÷a c¸c bªn trong thùc hiÖn hîp ®ång kinh tÕ. Còng gièng nh­ c¸c doanh nghiÖp kh¸c, t¹i C«ng ty Cæ phÇn TRAPACO tiÒn chñ yÕu tån t¹i d­íi hai h×nh thøc chÝnh: TiÒn mÆt t¹i quü vµ tiÒn göi. 1.5.1. TiÒn mÆt t¹i quü. • Tµi kho¶n sö dông: Tµi kho¶n 111- “TiÒn mÆt”. §­îc chi tiÕt thµnh: + TK 1111 – “TiÒn mÆt ViÖt Nam”. + TK 1112 – “TiÒn mÆt ngo¹i tÖ” (m· ngo¹i tÖ USD). + TK 1113 - “Vµng b¹c, ®¸ quý”. • HÖ thèng chøng tõ sö dông: Theo chÕ ®é hiÖn hµnh vµ theo quy ®Þnh qu¶n lý cña C«ng ty mäi kho¶n thu chi tiÒn mÆt ®Òu ph¶i cã phiÕu thu vµ phiÕu chi. Nh­ng c¸c phiÕu thu, phiÕu chi nµy kh«ng ®i mét m×nh riªng lÎ mµ chóng lu«n ®i kÌm víi c¸c chøng tõ minh chøng néi dung cña c¸c kho¶n thu chi nh­: -GiÊy ®Ò nghÞ t¹m øng . -GiÊy thanh to¸n tiÒn t¹m øng. -KhÕ ­íc vay. -…... • Quy tr×nh lu©n chuyÓn chøng tõ: TH1: C¸c nghiÖp vô thu tiÒn TiÒn mÆt t¹i quü cã thÓ t¨ng do nhiÒu nguyªn nh©n kh¸c nhau: §i vay, thu tiÒn tõ kh¸ch hµng, thu håi c¸c kho¶n t¹m øng thõa,…Ta cã thÓ quan s¸t m« h×nh sau ®©y ®Ó h×nh dung vÒ sù lu©n chuyÓn chøng tõ thu tiÒn: Ng­êi nép tiÒn LËp giÊy ®Ò nghÞ nép tiÒn Phßng kÕ to¸n C«ng ty Xem xÐt, ký duyÖt KÕ to¸n tiÒn mÆt LËp phiÕu thu Ghi sæ kÕ to¸n, b¶o qu¶n, l­u tr÷ KÕ to¸n tiÒn mÆt Thñ quü Ký duyÖt phiÕu thu KÕ to¸n tr­ëng Thu tiÒn S¬ ®å 7: Quy tr×nh lu©n chuyÓn chøng tõ thu tiÒn mÆt. B­íc 1: Trªn c¬ s¬ ho¸ ®¬n GTGT, hîp ®ång kinh tÕ,… Ng­êi nép tiÒn sÏ lËp giÊy ®Ò nghÞ nép tiÒn vµ göi dÕn phßng Tµi chÝnh kÕ to¸n cua C«ng ty. B­íc 2: Phßng tµi chÝnh kÕ to¸n sÏ xem xÐt ký duyÖt giÊy ®Ò nghÞ nép tiÒn. B­íc 3: KÕ to¸n tiÒn mÆt sÏ xem xÐt vµ lËp phiÕu thu. PhiÕu thu ®­îc lËp thµnh 3 liªn: Liªn 1 l­u t¹i quyÓn. 2 vµ liªn 3 : Sau khi lu©n chuyÓn sÏ chuyÓn cho ng­êi nép tiÒn 1 liªn, liªn cßn l¹i do kÕ to¸n tiÒn mÆt gi÷. B­íc 4: PhiÕu thu sau khi ®· ®­îc lËp sÏ chuyÓn cho kÕ to¸n tr­ëng ký duyÖt. B­íc 5: Thñ quü tiÕn hµnh c¸c c«ng viÖc sau: -KiÓm tra chøng tõ. -§ãng dÊu vµ ký phiÕu thu. -ChuyÓn cho ng­êi nép tiÒn 1 liªn. -Ghi sæ quü. -ChuyÓn liªn cßn l¹i cho kÕ to¸n tiÒn mÆt. B­íc 6: KÕ to¸n tiÒn mÆt sau khi nhËn chøng tõ tõ thñ quü thùc hiÖn c¸c c«ng viÖc sau: -KiÓm tra phiÕu thu -§Þnh kho¶n. -Ghi sæ. -B¶o qu¶n vµ l­u tr÷. Trong n¨m kÕ to¸n, phiÕu thu do kÕ to¸n tiÒn mÆt b¶o qu¶n nÕu cã sù chuyÓn giao c«ng viÖc ph¶i lËp biªn b¶n bµn giao chøng tõ ®· ®­îc b¶o qu¶n. Khi quyÕt to¸n n¨m ®­îc duyÖt phiÕu thu ®­îc chuyÓn vµo l­u tr÷. TH2: C¸c nghiÖp vô chi tiÒn. T¹i c«ng ty cæ phÇn TRAPHACO cã rÊt nhiÒu c¸c kho¶n chi kh¸c nhau nh­: Chi tr¶ l·i vay, chi tr¶ l­¬ng cho c¸n bé c«ng nh©n viªn chøc, chi tr¶ chiÕt khÊu b¸n hµng cho c¸c ®¹i lý, chi mua nguyªn vËt liÖu phôc vô cho s¶n xuÊt. Sau ®©y lµ s¬ ®å chung vÒ quy tr×nh lu©n chuyÓn chøng tõ chi tiÒn mÆt t¹i C«ng ty cæ phÇn TRAPHACO: Ng­êi nhËn tiÒn Gi¸m ®èc c«ng ty KÕ to¸n tr­ëng Xem xÐt ký duyÖt LËp giÊy ®Ò nghÞ chi tiÒn KÕ to¸n tiÒn mÆt LËp phiÕu chi KÕ to¸n tr­ëng Ký, duyÖt phiÕu chi Gi¸m ®èc C«ng ty Ký duyÖt phiÕu chi Chi tiÒn Ghi sæ, b¶o qu¶n, l­u tr÷ KÕ to¸n tiÒn mÆt Thñ quü Xem xÐt ký duyÖt Gi¸m ®èc c«ng ty S¬ ®å 8: Quy tr×nh lu©n chuyÓn chøng tõ chi tiÒn mÆt. B­íc 1: Trªn c¬ së nhu cÇu thùc tÕ vÒ c¸c kho¶n tiÒn ph¸t sinh, ng­êi nhËn tiÒn lËp giÊy ®Ò nghÞ chi tiÒn. B­íc 2, 3: Gi¸m ®èc C«ng ty xem xÐt ký duyÖt sau ®ã chuyÓn cho kÕ to¸n tr­ëng xem xÐt ký duyÖt. B­íc 4: Sau khi giÊy ®Ò nghÞ chi tiÒn ®­îc ký duyÖt, kÕ to¸n tiÒn mÆt lËp phiÕu chi. PhiÕu chi th­êng ®­îc lËp thµnh 2 liªn ( ChØ lËp 3 liªn trong tr­êng hîp cÊp vèn cho ®¬n vÞ trùc thuéc ) trong ®ã liªn 1 l­u t¹i quyÓn, liªn 2 ®­îc dïng ®Ó lu©n chuyÓn vµ ghi sæ. B­íc 5, 6: PhiÕu chi ®­îc tr×nh lªn kÕ to¸n tr­ëng vµ gi¸m ®èc ký duyÖt. B­íc 7: Thñ quü tiÕn hµnh c¸c c«ng viÖc sau: - KiÓm tra phiÕu chi. - §Ò nghÞ ng­êi nhËn tiÒn ký x¸c nhËn sè tiÒn sÏ nhËn. - Chi tiÒn. - Ký, ®ãng dÊu. - Ghi sæ quü. - ChuyÓn chøng tõ vÒ cho kÕ to¸n. B­íc 8: KÕ to¸n tiÒn mÆt thùc hiÖn c¸c c«ng viÖc sau: - KiÓm tra phiÕu chi vµ c¸c chøng tõ liªn quan. - §Þnh kho¶n, ghi sæ. - B¶o qu¶n, l­u tr­ c¸c chøng tõ. • Sæ s¸ch ¸p dông: Sæ tæng hîp: Sæ nhËt ký chung, sæ c¸i TK 1111, TK 1112. Sæ chi tiÕt: B¸o c¸o quü, sæ quü tiÒn mÆt. 1.5.2 . TiÒn göi ng©n hµng, kho b¹c • Tµi kho¶n sö dông: TK 112-“ TiÒn göi ng©n hµng”. §­îc chi tiÕt thµnh c¸c tiÓu kho¶n: + TK 1121- “ TiÒn VN§ göi ng©n hµng” TK 11211- “ TiÒn VN§ göi ng©n hµng C«ng Th­¬ng”. TK 11212-“ Tµi kho¶n dù to¸n t¹i kho b¹c” TK 11213 –“ Tµi kho¶n phong to¶” TK 11214-“ TiÒn VN§ göi t¹i kho b¹c Ba §×nh” + TK 1122-“ TiÒn ngo¹i tÖ göi ng©n hµng” TK 11221- “ TiÒn ngo¹i tÖ göi t¹i ng©n hµng Ba §×nh” TK 11222- “ TiÒn ngo¹i tÖ göi t¹i ng©n hµng Ngo¹i Th­¬ng”. • Chøng tõ sö dông: §Ó ng©n hµng thùc hiÖn dÞch vô thanh to¸n hé, C«ng ty uû nhiÖm cho ng©n hµng th«ng qua c¸c chøng tõ gèc nh­: Uû nhiÖm chi, Uû nhiÖm thu. C¸c chøng tõ nµy th­êng ®i kÌm víi c¸c chøng tõ kh¸c minh chøng cho néi dung thu chi nh­: Ho¸ ®¬n GTGT. GiÊy nép tiÒn vµo ng©n s¸ch b»ng chuyÓn kho¶n. …. • Quy tr×nh lu©n chuyÓn chøng tõ: KÕ to¸n tiÒn göi LËp UNT, UNC KÕ to¸n tiÒn göi ng©n KÕ to¸n tr­ëng Thùc hiÖn dÞch vô Ghi sæ, B¶o qu¶n,l­u tr÷ Xem xÐt, ký duyÖt Xem xÐt, ký duyÖt Gi¸m ®èc C«ng ty Ng©n hµng S¬ ®å 9: Quy tr×nh lu©n chuyÓn uû nhiÖm chi, uû nhiÖm thu B­íc 1: KÕ to¸n tiÒn göi lËp uû nhiÖm chi, uû nhiÖm thu. C¸c chøng tõ nµy ®­îc lËp thµnh 4 liªn. B­íc 2, 3: KÕ to¸n tr­ëng, gi¸m ®èc C«ng ty tiÕn hµnh xem xÐt vµ ký duyÖt. B­íc 4: Sau ®ã göi tÊt c¶ 4 liªn ®Õn ng©n hµng. Sau khi kiÓm tra vµ lµm c¸c thñ tôc cÇn thiÕt ng©n hµng sÏ göi tr¶ C«ng ty 1 liªn kÌm theo giÊy b¸o sè d­ kh¸ch hµng vµ phiÕu thu dÞch vô kiªm ho¸ ®¬n. B­íc 5: Sau khi nhËn ®­îc UNC, UNT do tr¶ l¹i, kÕ to¸n tiÒn göi tiÕn hµnh ghi sæ tæng hîp, sæ chi tiÕt vµ l­u tr÷ UNC, UNT cïng víi giÊy b¸o sè d­ kh¸ch hµng, phiÕu thu dÞch vô kiªm ho¸ ®¬n trong tËp chøng tõ theo dâi th¸ng. • Sæ s¸ch ¸p dông: Sæ nhËt ký chung. Sæ c¸i TK 112. Sæ chi tiÕt tiÒn göi t¹i c¸c ng©n hµng 2. Tæ chøc b¸o c¸o kÕ to¸n. B¸o c¸o kÕ to¸n lµ “ s¶n phÈm” cuèi cïng cña qu¸ tr×nh tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n. B¸o c¸o kÕ to¸n chøa ®ùng c¸c th«ng tin cÇn thiÕt phôc vô cho c¸c ®èi t­îng th«ng tin: Nhµ n­íc ®Ó qu¶n lý, l·nh ®¹o c«ng ty ®Ó ®¸p øng yªu cÇu qu¶n trÞ, lµ th«ng tin h÷u Ých cho c¸c cæ ®«ng, nhµ ®Çu t­, kh¸ch hµng…Do vËy b¸o c¸o kÕ to¸n ph¶i ®­îc tr×nh bµy trung thùc, hîp lý, chÝnh x¸c, kÞp thêi. HiÖn nay danh môc b¸o c¸o kÕ to¸n cña C«ng ty TRAPHACO gåm c¸c b¸o c¸o tµi chÝnh vµ c¸c b¸o c¸o qu¶n trÞ: 2.1 B¸o c¸o tµi chÝnh gåm: ‐ B¶ng c©n ®èi kÕ to¸n (MS B01 – DN). - B¸o c¸o kÕt qu¶ kinh doanh (MS B02 – DN). -ThuyÕt minh b¸o c¸o tµi chÝnh (MS B09 – BN). - B¸o c¸o l­u chuyÓn tiÒn tÖ (MS B03 – DN). 2.1.1 B¶ng c©n ®èi kÕ to¸n: • ý nghÜa: B¶ng c©n ®èi kÕ to¸n lµ b¸o c¸o tµi chÝnh tæng hîp, ph¶n ¸nh tæng qu¸t toµn bé gi¸ trÞ tµi s¶n hiÖn cã vµ nguån h×nh thµnh tµi s¶n ®ã cña C«ng ty t¹i mét thêi ®iÓm nhÊt ®Þnh. C¨n cø vµo B¶ng c©n ®èi kÕ to¸n cã thÓ nhËn xÐt, ®¸nh gi¸ kh¸i qu¸t t×nh h×nh tµi chÝnh cña C«ng ty. • C¬ së sè liÖu ®Ó lËp: C¨n cø vµo sæ tæng hîp vµ chi tiÕt. C¨n cø vµo B¶ng c©n ®èi kÕ to¸n kú tr­íc. • MÉu B¶ng c©n ®èi kÕ to¸n ¸p dông t¹i C«ng ty cæ phÇn TRAPHACO. Bé GTVT MÉu sè B 01- DN C«ng ty cæ phÇn TRAPHACO. Ban hµnh theo Q§ sè 167/2000/Q§-BTC Ngµy 25 /10 /2000, bæ sung theo th«ng t­ Sè 89 /2002/TT– BTC ngµy 09 /10 / 2002 Vµ th«ng t­ sè 105/2003/ TT- BTC ngµy 04/ 11/ 2003 cña Bé tr­ëng Bé Tµi chÝnh B¶ng c©n ®èi kÕ to¸n T¹i ngµy 31/12/ 2004 §¬n vÞ tÝnh: §ång Tµi s¶n M· sè Sè ®Çu n¨m Sè cuèi kú 1 2 3 4 A- Tµi s¶n l­u ®éng vµ ®Çu t­ ng¾n h¹n I- TiÒn 1. TiÒn mÆt t¹i quü( gåm c¶ ng©n phiÕu) 2. TiÒn göi ng©n hµng 3. TiÒn ®ang chuyÓn II- C¸c kho¶n ®Çu t­ tµi chÝnh ng¾n h¹n 1. §Çu t­ chøng kho¸n ng¾n h¹n 2. §Çu t­ chøng kho¸n ng¾n h¹n kh¸c 3. Dù phßng gi¶m gi¸ ®Çu t­ ng¾n h¹n III- C¸c kho¶n ph¶i thu 1. Ph¶i thu kh¸ch hµng 2. Tr¶ tr­íc cho ng­êi b¸n 3. ThuÕ GTGT ®­îc khÊu trõ 4. Ph¶i thu néi bé 5. ph¶i thu kh¸c 6. Dù phßng ph¶i thu khã ®ßi 100 110 111 112 113 120 121 128 129 130 131 132 133 134 138 139 74.984.161.176 6.074.467.735 9.534.868 6.064.932.867 39.136.328.681 33.847.174.936 4.729.726.100 990.512.967 154.043.836 ( 585.129.221) 88.086.738.594 4.700.416.176 64.817.408 4.635.598.768 38.972.383.364 34.110.365.868 2.825.270.498 2.332.243.662 420.000.000 ( 715.490.664) 1 2 3 4 IV- Hµng tån kho 1. Hµng mua ®ang ®i trªn ®­êng 2. Nguyªn liÖu, vËt liÖu tån kho 3.C«ng cô dông cô trong kho 4.Chi phÝ s¶n xuÊt kinh doanh dë dang 5. Thµnh phÈm tån kho 6. Hµng ho¸ tån kho 7. Hµng göi b¸n 8. Dù phßng gi¶m gi¸ hµng tån kho V- Tµi s¶n l­u ®éng kh¸c 1. T¹m øng 2. Chi phÝ tr¶ tr­íc 3. Chi phÝ chê kÕt chuyÓn 4. Tµi s¶n thiÕu chê xö lý 5. C¸c kho¶n cÇm cè, ký c­îc, ký quü ng¾n h¹n VI- Chi sù nghiÖp 1. Chi sù nghiÖp n¨m tr­íc 2. Chi sù nghiÖp n¨m nay B Tµi s¶n cè ®Þnh vµ ®Çu t­ dµi h¹n I- Tµi s¶n cè ®Þnh 1. Tµi s¶n cè ®Þnh h÷u h×nh Nguyªn gi¸ Gi¸ trÞ hao mßn luü kÕ 2. Tµi s¶n cè ®Þnh thuª tµi chÝnh Nguyªn gi¸ Gi¸ trÞ hao mßn luü kÕ 3. Tµi s¶n cè ®Þnh v« h×nh Nguyªn gi¸ Gi¸ trÞ hao mßn luü kÕ II C¸c kho¶n ®Çu t­ tµi chÝnh dµi h¹n 1. §Çu t­ chøng kho¸n dµi h¹n 2. Gãp vèn liªn doanh 3. §Çu t­ dµi h¹n kh¸c 4. Dù phßng gi¶m gi¸ ®Çu t­ dµi h¹n III Chi phÝ x©y dùng c¬ b¶n dë dang IV C¸c kho¶n ký quü, ký c­îc dµi h¹n V Chi phÝ tr¶ tr­íc dµi h¹n Tæng céng tµi s¶n Nguån vèn A. Nî ph¶i tr¶ I- Nî ng¾n h¹n 1. V¨y ng¾n h¹n 2. Nî dµi h¹n ®Õn h¹n tr¶ 3. Ph¶i tr¶ ng­êi b¸n 4. Ng­êi mua tr¶ tiÒn tr­íc 5.ThuÕ vµ c¸c kho¶n ph¶i nép Nhµ n­íc 6. Ph¶i tr¶ c«ng nh©n viªn 7. Ph¶i tr¶ cho c¸c ®¬n vÞ néi bé 8.C¸c kho¶n ph¶i tr¶ ph¶i nép kh¸c II Nî dµi h¹n 1. Chi phÝ ph¶i tr¶ 2. Tµi s¶n thõa chê xö lý III Nî kh¸c 1. Chi phÝ ph¶i tr¶ 2.Tµi s¶n thõa chê xö lý B. Nguån vèn chñ së h÷u I. Nguån vèn, quü 1.nguån vèn kinh doanh 2. Chªnh lÖch ®¸nh gi¸ l¹i tµi s¶n 3.Chªnh lÖch tû gi¸ hèi ®o¸i 4.Quü ®Çu t­ ph¸t triÓn 5. Quü dù phßng tµi chÝnh 6. Lîi nhuËn ch­a ph©n phèi II Nguån kinh phÝ quü kh¸c 1. Quü khen th­ëng vµ phóc lîi 2. Nguån kinh phÝ sù nghiÖp Nguån kinh phÝ sù nghiÖp n¨m tr­íc Nguån kinh phÝ sù nghiÖp n¨m nay Tæng céng nguån vèn 140 141 142 143 144 145 146 147 149 150 151 152 153 154 155 160 161 162 200 210 211 212 213 214 215 216 217 218 219 220 221 222 228 229 230 240 241 250 300 310 311 312 313 314 315 316 317 318 320 321 322 330 331 332 400 410 411 412 413 414 415 416 420 422 424 425 426 430 26.732.242.119 13.028.580.901 4.004.112.758 8.741.521.085 1.365.007.633 (406.980.258) 1.482.772.360 1.371.505.697 34.466.663 76.800.800 1.558.350.344 1.558.350.344 54.727.842.693 29.189.150.605 29.189.150.605 42.689.896.723 (13.500.746.118) 675.000.000 675.000.000 24.863.692.088 129.712.003.870 78.976.221.128 51.625.634.775 21.453.758.307 11.996.702.546 2.740.909.754 1.195.742.320 10.509.197.281 12.871.126 3.716.453.421 25.723.304.912 25.723.304.912 1.627.281.461 1.627.281.461 50.735.782.742 47.773.370.946 11.829.913.545 18.135.408.426 1.943.576.673 15.864.472.302 2.962.411.796 846.118.877 2.116.292.919 772.008.919 1.344.284.000 129.712.003.870 39.813.154.974 21.420.256.766 5.885.440.226 12.343.544.433 1.477.322.259 (1.313.453.737) 3.057.048.228 2.926.064.302 130.983.926 1543.739.079 69.199.335 1.474.539.744 63.436.656.524 54.450.975.229 54.450.975.229 75.241.168.181 (20.790.192.882) 675.000.000 675.000.000 8.310.681.225 151.523.395.119 93.462.712.357 71.425.691.696 28.384.644.299 16.336.893.156 6.125.628.667 4.164.684.151 16.380.054.838 12.871.126 20.915.732 20.301.588.927 20.301.588.927 1.735.431.461 1.735.431.461 58.060.682.762 54.628.276.025 41.303.862.898 400.347.735 2.601.627.679 10.332.473.713 3.432.406.737 1.351.213.818 2.081.192.919 738.508.919 1.342.684.000 151.523.395.119 2.1.2 B¸o c¸o kÕt qu¶ ho¹t ®éng kinh doanh • ý nghÜa: B¸o c¸o kÕt qu¶ ho¹t ®éng kinh doanh lµ b¸o c¸o tµi chÝnh tæng hîp, ph¶n ¸nh tæng qu¸t t×nh h×nh vµ kÕt qu¶ kinh doanh trong kú kÕ to¸n cña C«ng ty, chi tiÕt theo ho¹t ®éng kinh doanh chÝnh vµ ho¹t ®éng kh¸c; t×nh h×nh thùc hiÖn nghÜa vô víi nhµ n­íc vÒ thuÕ vµ c¸c kho¶n ph¶i nép kh¸c. • C¨n cø ®Ó lËp B¸o c¸o kÕt qu¶ ho¹t ®éng kinh doanh: - C¨n cø vµo b¸o c¸o kÕt qu¶ ho¹t ®éng kinh doanh cña kú tr­íc. - C¨n cø vµo sæ kÕ to¸n trong kú dïng cho c¸c tµi kho¶n tõ lo¹i 5 ®Õn lo¹i 9 vµ tµi kho¶n 113 “ ThuÕ GTGT ®­îc khÊu trõ”, tµi kho¶n 333 “ ThuÕ vµ c¸c kho¶n ph¶i nép Nhµ n­íc”. • MÉu b¶ng sö dông t¹i C«ng ty cæ phÇn TRAPHACO. B¸o c¸o ®­îc C«ng ty lËp thµnh 3 phÇn theo ®óng c¸c quy ®Þnh míi nhÊt cña Bé tµi chÝnh vµ t×nh h×nh thùc tÕ t¹i C«ng ty. Sau ®©y lµ mÉu cña phÇn I. L·i, lç mµ C«ng ty ¸p dông. Bé GTVT MÉu sè B 02- DN C«ng ty cæ phÇn TRAPHACO. Ban hµnh theo Q§ sè 167/2000/Q§-BTC Ngµy 25 /10 /2000, bæ sung theo th«ng t­ Sè 89 /2002/TT– BTC ngµy 09 /10 / 2002 Vµ th«ng t­ sè 105/2003/ TT- BTC ngµy 04/ 11/ 2003 cña Bé tr­ëng Bé Tµi chÝnh KÕt qu¶ ho¹t ®éng kinh doanh Quý IV n¨m 2004 PhÇn I – L·i, lç §¬n vÞ tÝnh: §ång STT ChØ tiªu Kú nµy Kú tr­íc Luü kÕ 1 2 3 4 5 Doanh thu b¸n hµng vµ cung cÊp dÞch vô Trong ®ã: - DT b¸n hµng ho¸ - DT tiªu thô thµnh phÈm - DT cung cÊp dÞch vô - DT hµng xuÊt khÈu C¸c kho¶n gi¶m trõ: - CK th­¬ng m¹i - Gi¶m gi¸ hµng b¸n - Hµng b¸n bÞ tr¶ l¹i - ThuÕ TT§B, thuÕ XK ph¶i nép 1.DTT vÒ b¸n hµng vµ cung cÊp dÞch vô 2.Gi¸ vèn hµng b¸n Trong ®ã: - GV hµng ho¸ - GV thµnh phÈm 3.LN gép vÒ b¸n hµng vµ cung cÊp dÞch vô 4.DT ho¹t ®éng tµi chÝnh 5.Chi phÝ tµi chÝnh 6.Chi phÝ b¸n hµng 7.Chi phÝ QLDN 8.LN thuÇn tõ H§KD 9.Thu nhËp kh¸c 10.Chi phÝ kh¸c 11.Lîi nhuËn kh¸c 12.Tæng lîi nhuËn tr­íc thuÕ 13.ThuÕ TNDN ph¶i nép 14.LN sau thuÕ 2.1.3 B¸o c¸o l­u chuyÓn tiÒn tÖ • ý nghÜa: L­u chuyÓn tiÒn tÖ lµ b¸o c¸o tµi chÝnh tæng hîp ph¶n ¸nh viÖc h×nh thµnh vµ sö dông l­îng tiÒn ph¸t sinh trong kú b¸o c¸o cña C«ng ty . Dùa vµo b¸o c¸o L­u chuyÓn tiÒn tÖ, ng­êi sö dông cã thÓ ®¸nh gi¸ ®­îc kh¶ n¨ng t¹o ra tiÒn, sù biÕn ®éng tµi s¶n thuÇn cña C«ng ty, kh¶ n¨ng thanh to¸n cña doanh nghiÖp vµ dù ®o¸n ®­îc luång tiÒn trong kú tiÕp theo. • C¨n cø ®Ó lËp: - B¶ng c©n ®èi kÕ to¸n - B¸o c¸o kÕt qu¶ ho¹t ®éng kinh doanh. - ThuyÕt minh b¸o c¸o tµi chÝnh - B¸o c¸o l­u chuyÓn tiÒn tÖ kú tr­íc. - C¸c tµi liÖu kÕ to¸n kh¸c nh­: Sæ kÕ to¸n tæng hîp, sæ kÕ to¸n chi tiÕt c¸c Tµi kho¶n “ TiÒn mÆt”, “TiÒn göi ng©n hµng”,... vµ b¶ng tÝnh ph©n bæ khÊu hao TSC§. • MÉu sæ ¸p dông t¹i C«ng ty cæ phÇn TRAPHACO: C«ng ty ¸p dung mÉu sè B 03- DN ban hµnh theo Q§ sè 167 / 2000 / Q§ - BTC ngµy 25/ 10/ 2000, bæ sung th«ng t­ sè 89 / 2002 /TT – BTC ngµy 09 / 10 /2002 vµ th«ng t­ sè 105 / 2003/ TT- BTC ngµy 04/ 11/ 2003 cña Bé tr­ëng BTC. 2.1.4 ThuyÕt minh b¸o c¸o tµi chÝnh • ý nghÜa: ThuyÕt minh b¸o c¸o tµi chÝnh lµ mét bé phËn hîp thµnh hÖ thèng b¸o c¸o tµi chÝnh cña C«ng ty, ®­îc lËp ®Ó gi¶i thÝch vµ bæ sung t×nh h×nh ho¹t ®éng s¶n xuÊt, kinh doanh, t×nh h×nh tµi chÝnh cña C«ng ty trong kú b¸o c¸o mµ b¸o c¸o tµi chÝnh kh¸c kh«ng thÓ tr×nh bµy râ rµng vµ chi tiÕt ®­îc. • C¨n cø ®Ó lËp: - C¸c sæ kÕ to¸n kú b¸o c¸o. - B¶ng c©n ®èi kÕ to¸n kú b¸o c¸o. - B¸o c¸o kÕt qu¶ ho¹t ®éng kinh doanh kú b¸o c¸o. - ThuyÕt minh b¸o c¸o tµi chÝnh kú tr­íc. • MÉu sæ ¸p dông: T¹i C«ng ty cæ phÇn TRAPHACO ¸p dông mÉu sè B 09- DN ban hµnh theo Q§ sè 167 / 2000 / Q§ - BTC ngµy 25/ 10/ 2000, bæ sung th«ng t­ sè 89 / 2002 /TT – BTC ngµy 09 / 10 /2002 vµ th«ng t­ sè 105 / 2003/ TT- BTC ngµy 04/ 11/ 2003 cña Bé tr­ëng Bé Tµi chÝnh. 2.2 B¸o c¸o qu¶ trÞ gåm: ë C«ng ty cæ phÇn TRAPHACO lo¹i b¸o c¸o nµy ®­îc x©y dùng nhiÒu c¶ néi dung lÉn h×nh thøc cho tõng phÇn hµnh kÕ to¸n. C¸c b¸o c¸o qu¶n trÞ cña c«ng ty th­êng lµ b¸o c¸o vÒ t×nh h×nh thùc hiÖn mét c¸ch chi tiÕt vµ cô thÓ theo tõng ®èi t­îng kÕ to¸n vÝ dô nh­: + C¸c b¸o c¸o chi tiÕt vÒ c«ng nî ph¶i thu, c«ng nî ph¶i tr¶: - Sæ chi tiÕt c«ng nî cña 01 kh¸ch hµng. - B¶ng c©n ®èi sè ph¸t sinh c«ng nî ph¶i thu cña kh¸ch hµng. _ …. + C¸c b¸o c¸o chi tiÕt vÒ vèn b»ng tiÒn: - B¸o c¸o sè d­ t¹i quü vµ t¹i c¸c ng©n hµng. - Sæ chi tiÕt cña 01 tµi kho¶n. - …… + C¸c b¸o c¸o chi tiÕt vÒ kÕ to¸n vÒ kÕ to¸n b¸n hµng. - B¸o c¸o b¸n hµng chi tiÕt theo mÆt hµng. - B¸o c¸o doanh sè b¸o hµng theo kh¸ch hµng, theo hîp ®ång. - …….. + C¸c b¸o c¸o chi tiÕt vÒ chi phÝ vµ tÝnh gi¸ thµnh. - Tæng hîp sè ph¸t sinh theo vô viÖc vµ hîp ®ång. - B¶ng tæng hîp tÝnh gi¸ thµnh. - ……. + C¸c b¸o c¸o chi tiÕt vÒ thuÕ: B¶ng kª chøng tõ, ho¸ ®¬n hµng ho¸ mua vµo. Sæ theo dâi thuÕ GTGT ®­îc hoµn l¹i. ……………. Ch­¬ng III: §¸nh gi¸ kh¸i qu¸t c«ng t¸c kÕ to¸n t¹i C«ng ty cæ phÇn TRAPHACO. Sau mét thêi gian thùc tËp t¹i C«ng ty cæ phÇn TRAPHACO, ®­îc trùc tiÕp tiÕp cËn víi c¸ch lµm viÖc thùc tÕ t¹i c«ng ty, em xin ®­îc ®­a ra mét sè nhËn xÐt kh¸i qu¸t sau: VÒ bé m¸y kÕ to¸n: Bé m¸y kÕ to¸n cña C«ng ty ®­îc tæ chøc t­¬ng ®èi phï hîp víi ®Æc ®iÓm, quy m« ho¹t ®éng cña C«ng ty. Víi ®éi ngò kÕ to¸n viªn t­¬ng ®èi trÎ, cã kiÕn thøc chuyªn m«n v÷ng vµng, cã tinh thÇn häc hái cao, cã lßng say mª nghÒ nghiÖp l¹i ®­¬c sù h­íng dÉn, gi¸m s¸t, chØ ®¹o mét c¸ch kÞp thêi cña kÕ to¸n tr­ëng nªn ®· gióp c¸c kÕ to¸n viªn hoµn thµnh tèt nhiÖm vô cña m×nh. VÒ h×nh thøc sæ kÕ to¸n ¸p dông: Cã thÓ nãi h×nh thøc sæ kÕ to¸n NhËt ký chung mµ C«ng ty ®ang ¸p dông lµ h×nh thøc sæ phï hîp nhÊt ®èi víi C«ng ty. Phï hîp víi c«ng t¸c kÕ to¸n m¸y t¹i C«ng ty còng nh­ quy m« ®Æc ®iÓm cña C«ng ty nãi chung vµ bé m¸y kÕ to¸n t¹i C«ng ty nãi riªng. ThuËn lîi cho viÖc nhËp sè liÖu vµo m¸y. HÖ thèng mÉu sæ phï hîp, kÕt cÊu trang sæ võa víi khæ giÊy chuÈn cña m¸y in nªn c«ng viÖc in Ên rÊt thuËn lîi vµ nhanh chãng. VÒ tæ chøc hÖ thèng B¸o c¸o kÕ to¸n: HÖ thèng B¸o c¸o tµi chÝnh ®Òu ®­îc lËp theo chÕ ®é quy ®Þnh, B¸o c¸o l­u chuyÓn tiÒn tÖ mÆc dï ch­a b¾t buéc song C«ng ty còng ®· lËp, ph¶n ¸nh viÖc h×nh thµnh vµ sö dông l­îng tiÒn tÖ ph¸t sinh trong kú b¸o c¸o cña C«ng ty, ®©y lµ nguån th«ng tin h÷u Ých, lµ c¬ së ®Ó ®¸nh gi¸ kh¶ n¨ng t¹o ra c¸c kho¶n tiÒn vµ viÖc sö dông nh÷ng kho¶n tiÒn ®· t¹o ra ®ã trong ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña C«ng ty. HÖ thèng b¸o c¸o qu¶n trÞ ®­îc x©y dùng ®Çy ®ñ, ®¸p øng yªu cÇu sö dông th«ng tin néi bé cho ban l·nh ®¹o C«ng ty. Song h¹n chÕ vÒ hÖ thèng b¸o c¸o qu¶n trÞ cña C«ng ty lµ ch­a x©y dùng ®­îc hÖ thèng danh môc B¸o c¸o kÕ to¸n qu¶n trÞ phôc vô vµ cung cÊp th«ng tin cho tõng lo¹i t×nh huèng cô thÓ ra quyÕt ®Þnh, viÖc nµy cã thÓ dÉn ®Õn t×nh tr¹ng c¸c quyÕt ®Þnh ®­a ra ch­a xem xÐt hÕt c¸c yÕu tè ¶nh h­ëng liªn quan, tõ ®ã lµm gi¶m tÝnh hiÖu qu¶ cña c¸c quyÕt ®Þnh, thËm chÝ cßn ¶nh h­ëng ®Õn kh¶ n¨ng c¹nh tranh, tµi s¶n, nguån vèn,… cña C«ng ty. KÕt luËn Mét c«ng ty mµ tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n tèt vµ hiÖu qu¶ sÏ gióp cho C«ng ty ho¹t ®éng ngµy cµng hiÖu qu¶ h¬n, v× bé phËn kÕ to¸n trong C«ng ty qu¶n lý chñ yÕu vÒ mÆt tµi chÝnh trong ®¬n vÞ. Do ®ã, phßng kÕ to¸n ®ãng vai trß hÕt søc quan träng trong bé m¸y cña toµn C«ng ty Víi sù h­íng dÉn cña thÇy gi¸o vµ sù gióp ®ì cña c¸c c«, chó, c¸c anh chÞ trong phßng kÕ to¸n C«ng ty cæ phÇn TRAPHACO, tuy thêi gian th­c tËp ch­a dµi nh­ng em còng ®· n¾m b¾t ®­îc phÇn nµo t×nh h×nh tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n cña C«ng ty nãi riªng còng nh­ c¬ cÊu tæ chøc qu¶n lý cña toµn C«ng ty nãi chung. Qua thêi gian nµy, gióp em cã ®­îc c¸i nh×n tæng quan vµ s¸t thùc kh«ng chØ vÒ bé m¸y kÕ to¸n trong mét doanh nghiÖp mµ cßn gióp em hiÓu thªm c¶ vÒ c¬ cÊu tæ chøc qu¶n lý kinh tÕ trong C«ng ty. Cã thÓ nãi ®©y lµ qu·ng thêi gian rÊt bæ Ých vµ quan träng, lµ tiÒn ®Ò ®Ó em cã thÓ tiÕp cËn s©u h¬n vÒ c«ng t¸c kÕ to¸n cña c«ng ty cæ phÇn TRAPHACO, gióp em cã thÓ hiÓu râ h¬n c«ng viÖc thùc sù cña mét nh©n viªn kÕ to¸n. Do tr×nh ®é cã h¹n cïng víi thêi gian thùc tËp ch­a dµi, bµi viÕt nµy míi chØ ®Ò cËp ®Õn nh÷ng vÊn ®Ò c¬ b¶n nhÊt, ch¾c ch¾n sÏ kh«ng tr¸nh khái nh÷ng thiÕu sãt vµ h¹n chÕ. Em rÊt mong nhËn ®­îc sù gãp ý vµ s÷a ch÷a cña thÇy gi¸o ®Ó em cã thÓ hoµn thiÖn bµi viÕt cña m×nh vµ lµm tèt h¬n n÷a c«ng viÖc trong giai ®o¹n thùc tËp cßn l¹i. Em xin ch©n thµnh c¶m ¬n thÇy gi¸o NguyÔn Quèc Trung vµ c¸c c«, c¸c chó, c¸c anh chÞ trong phßng tµi chÝnh- kÕ to¸n cña C«ng ty cæ phÇn TRAPHACO ®· nhiÖt t×nh gióp ®ì em hoµn thµnh bµi b¸o c¸o nµy. `