Đề tài Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty Giống miền Nam tại miền Bắc

và kế hoạch thu mua, chế biến thức ăn gia súc. Về hợp tác và liên doanh: mở rộng hợp tác liên kết với các công ty giống của các địa phương trong vùng như Hưng Yên, Hải Dương…để tổ chức sản xuất tạo vùng nguyên liệu cho hoạt động của nhà máy chế biến giống cây trồng đặt tại Hưng Yên. Hợp tác, liên doanh, liên kết với các công ty giống cây trồng nước ngoài nhằm mục đích tăng cường mối quan hệ hợp tác hai bên về công tác nghiên cứu, chuyển giao công nghệ, kinh doanh và phát triển tạo uy tín trên thị trường cũng như tăng cường sự lớn mạnh của công ty. 2. Đặc điểm hoạt động kinh doanh của đơn vị: Là một công ty trực thuộc Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn nhưng lĩnh vực hoạt động kinh doanh của công ty không chỉ bó hẹp trong phạm vi cung cấp các giống cây trồng mà còn mở rộng ra các lĩnh vực chế biến nông sản. Lĩnh vực kinh doanh chính của công ty bao gồm: Sản xuất kinh doanh, xuất nhập khẩu giống cây trồng và vật tư nông nghiệp các loại. Cung cấp các thiết bị chế biến và cơ khí nông nghiệp các loại. Kinh doanh mua bán nông sản các loại. Để phù hợp với lĩnh vực kinh doanh của, công ty có các chức năng cơ bản sau: Nghiên cứu, phát triển sản phẩm, trình diễn và hội thảo: công ty hiện nay có đội ngũ chuyên làm nhiệm vụ nghiên cứu, trình diễn hội thảo và phát triển sản phẩm. Công ty thường xuyên phối hợp với Trung tam khảo kiểm nghiệm giống cây trồng Trung ương, các sở nông nghiệp và phát triển nông thôn, các Trung tâm khuyến nông tỉnh, các Công ty giống, các trạm khuyến nông để thực hiện các khảo nghiệm, các mô hình trình diễn sản phẩm. Từ năm 2004 trở lại đây, công ty đã thực hiện khảo nghiệm cơ bản, khảo nghiệm Quốc gia được 216 giống lúa, 77 giống ngô và gần 80 giống rau, dưa… trên bốn vùng sinh thái của các tỉnh phía Bắc và đã xác định nhiều giống có triển vọng, có thể đưa ra phục vụ cho sản xuất trong thời gian gần nhất. Phát triển sản xuất: nhà máy chế biến giống cây trồng Hà Nội của công ty tại khu công nghiệp Phố Nối A, Hưng Yên với công suất thiết kế của hệ thống máy sấy có sức chứa 200 tấn bắp ngô/mẻ; năng suất máy tẽ hạt là 3 tấn bắp/giờ; dây chuyền chế biến, xử lý, đóng gói hạt giống ngô đạt 2,5 tấn/giờ; tổng công suất chế biến giống là 2.000 tấn/năm. Do đó, công ty đã bảo đảm chủ động cung cấp và đáp ứng kịp thời nhu cầu hạt giống cho từng khu vực, từng mùa vụ. Xây dựng mạng lưới khách hàng, đại lý: hệ thống khách hàng, đại lý đã được cán bộ, nhân viên công ty phát triển mạnh mẽ. Từ khách hàng chỉ là bảy Trung tâm giống cấy trồng, công ty giống cây trồng năm 1997, đến nay công ty đã đa dạng hệ thống khách hàng, bao gồm các Công ty giống cây trồng, các Công ty vật tư nông nghiệp, các trung tâm giống cây trồng, các công ty trách nhiệm hữu hạn kinh doanh các mặt hàng phục vụ nông nghiệp và hơn rất nhiều đại lý trên 32 tỉnh và thành phố phía Bắc. Kinh doanh: công ty đã cung ứng nhiều giống cây trồng có chất lượng tốt phục vụ cho nhu cầu sản xuất như: các giống ngô lai, lúa lai, giống rau, dưa, và các mặt hàng vật tư nông nghiệp… Trong đó, nhiều loại giống cây trồng đã trở thành sản phẩm được ưa chuộng như các giống dưa hấu An Tiêm, giống ngô nếp lai MX2, MX4, MX10. Thực hiện chủ trương phát triển lúa lai, công ty đã sản xuất và nhập khẩu nhiều giống lúa lai chất lượng cao như Bác ưu 903, Nhị ưu 838, Nông ưu 28…Từ năm 2003 trở lại nay, thông qua một số khách hàng trong nước, công ty đã bắt đầu xuất khảu các sản phẩm của mình sang thị trường Trung Quốc và Lào. Đây là hai thị trường tiềm năng mà công ty sẽ khai thác trong các năm tiếp theo để mở rộng quy mô sản xuất kinh doanh. Theo đà phát triển, doanh thu của công ty ngày càng tăng cao, năm 2006 đã tiến tới con số 50 tỷ, bao gồm hơn 9400 tấn ngô lai giống, gần 3700 tấn lúa lai, hơn 20 tấn hạt cỏ phục vụ chăn nuôi, cùng nhiều sản phẩm rau, dưa các loại. Tốc độ tăng trưởng bình quân đạt 52,95 %/năm. Ngoài ra, công ty còn tham gia cung ứng nhiều loại máy sấy, máy sàng và các thiết bị nông nghiệp khác, góp phần nâng cao chất lượng giống cây trồng của nhiều tỉnh, thành phố phía Bắc. Các sản phẩm chủ yếu của công ty bao gồm các loại hạt giống, các sản phẩm bảo vệ thực vật và các thiết bị nông nghiệp: Bắp lai các loại: LVN10, Pacific 848, Pacific 963, Pacific 60. Bắp nếp lai các loại: MX2, MX4, MX6, MX8, MX10. Lúa lai các loại: Bác ưu 903, Nhị ưu 838, Nông ưu 28, Nam ưu 1, Pac 807. Dưa hấu lai các loại: CuC 23, CuC 39, CuC 134, Daddy 2231. Khổ qua lai các loại: BiG 14, BiG 21, BiG 49. Lúa thuần các loại: IR 59606, IR 56279, OM 1490, Jassmine 85, OM 3536. Các loại hạt giống rau đậu. Do quy định của công ty giống cây trồng Miền Nam, thị trường của công ty là các tỉnh phía Bắc từ Thừa Thiên Huế trở ra với bốn vùng sinh thái: vùng Đồng bằng song Hồng, vùng núi Tây Bắc, vùng núi Đông Bắc và Bắc Trung Bộ. Các vùng sinh thái trên có các đặc điểm khác nhau về điều kiện sản xuất nên công ty đã tổ chức hình thức khác nhau cho từng địa bàn. Ngô lai: thị trường chủ yếu của sản phẩm ngô lai là vùng núi phía Bắc do diêu kiên thổ nhưỡng và khí hậu ở đây phù hợp với điều kiện sinh trưởng và phát triển của cây ngô. Sau đó là vùng núi Đông Bắc và các tỉnh Bắc Trung Bộ. Lúa lai: công ty cung cấp sản phẩm này chủ yếu cho vùng đồng bằng sông Hồng và đồng bằng thuộc các tỉnh duyên hải Bắc Trung Bộ. Hạt giống rau: do các loại hạt giống rau này thích hợp cho việc gieo đồng tại đồng bằng sông hồng và các tỉnh thuộc vùng núi Đông Bắc vào mùa đông nên đây là thị trường chính mà công ty tập trung cung ứng các loại hạt giống rau mùa đông, và đây là một thị trường rất tiềm năng, cần được khai thác khi công ty đã xây dựng nhà máy chế biến hạt giống tại miền Bắc. 3. Đặc điểm bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh của đơn vị: 3.1. Cơ cấu quản lý của công ty: Bộ máy quản lý của công ty được tổ chức một mặt phù hợp với điều kiện sản xuất kinh doanh hiện nay của công ty, mặt khác cũng thích ứng với xu thế phát triển mạnh mẽ của công ty trong thời gian qua với việc đa dạng hóa lĩnh vực kinh doanh và sản xuất. Do vậy việc mở rộng cơ cấu tổ chức của công ty cũng là một tất yếu khách quan. Hiện nay công ty có ba phòng ban, một kho và một nhà máy trực thuộc công ty. Các phòng ban của công ty gồm: phòng quản trị, phòng tài chính - kế toán, phòng nghiên cứu và kỹ thuật. Các phòng ban này là “xương sống” để duy trì sự hoạt động đều đặn, nhịp nhàng và liên lục của công ty. Nhà máy chế biến giống cây trồng Hà Nội trực thuộc sự quản lý của công ty. Đứng đầu công ty là giám đốc công ty: giám đốc có vị trí, thẩm quyền cao nhất tại công ty, chịu trách nhiệm trước pháp luật, trước công ty cổ phần giống cây trồng Miền Nam về hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, trực tiếp quản lý hoạt động của công ty về mọi mặt: nghiên cứu, sản xuất, tài chính, kinh doanh,… Phó giám đốc: là người giúp việc cho giám đốc, chịu trách nhiệm trước giám đốc về phần hoạt động sản xuất kinh doanh mà mình được giao phụ trách. Cơ cấu tổ chức tại công ty quy định có hai phó giám đốc: phó giám đốc phụ trách kinh doanh và phó giám đốc phụ trách sản xuất với các quyền hạn và nhiệm vụ cụ thể như sau: Phó giám đốc kinh doanh phụ trách các hoạt động kinh doanh của công ty, có nhiệm vụ đôn đốc, chỉ đạo phòng kinh doanh trong các vấn đề tìm kiếm khách hàng, mở rộng thị trường, kinh doanh và bán hàng trong kỳ, chính sách thanh toán với các khách hàng tiềm năng và các khách hàng truyền thống. Phó giám đốc sản xuất phụ trách hai mảng hoạt động của công ty. Là người tham gia vào quá trình xuất nhập sản phẩm, hàng hóa với công ty cổ phần giống cây trồng Miền Nam. Đồng thời là người phụ trách nhà máy của công ty, thực hiện các các nhiệm vụ liên quan đến quá trình hoạt động sản xuất của nhà máy. Bộ máy quản lý của công ty được khái quát theo sơ đồ sau: Giám đốc Phó giám đốc kinh doanh Phòng tài chính - kế toán Phòng nghiên cứu - sản xuất Phó giám đốc phụ trách sản xuất Phòng kinh doanh Nhà máy chế biến Sơ đồ 1 Bộ máy tổ chức quản lý của công ty 3.2. Hoạt động và chức năng của các phòng ban của công ty: Phòng tài chính - kế toán: Theo dõi tình hình sản xuất và tình hình kinh doanh cũng như tình trạng tài chính của công ty trong kỳ. Phòng thực hiện chức năng của mình thông qua việc thu thập và xử lý các số liệu kế toán, từ đó tiến hành lập và trình bày các báo cáo tài chính cũng như các loại báo cáo nội bộ theo yêu cầu của ban giám đốc công ty. Ngoài ra, phòng còn có nhiệm vụ dựa trên các báo cáo tài chính đã được lập để tiến hành phân tích tài chính để có thể cung cấp thông tin tìa chính đầy đủ, kịp thời và có hiệu quả cho bộ máy lãnh đạo để đưa ra các quyết định kinh tế đúng đắn và chính xác nhất. Do công ty là một chi nhánh của công ty giống cây trồng Miền Nam nên các số liệu kế toán của công ty sau khi được thu thập và xử lý sẽ được chuyển về phòng kế toán trung tâm của công ty giống cây trồng Miền Nam để tổng hợp kết quả sản xuất kinh doanh của toàn công ty. Mặt khác, công ty đã tham gia niêm yết trên thị trường chứng khoán nên phòng tài chính - kế toán không nhưng chỉ cung cấp thông tin kế toán cho ban lãnh đạo và nhưng người sử dụng thông tin trong nội bộ công ty mà định kỳ còn phải cung cấp thông tin dưới dạng các báo cáo tài chính bắt buộc ra bên ngoài theo yêu cầu của Ủy ban chứng khoán Nhà nước. Phòng kinh doanh: Do nhiệm vụ chủ yếu của công ty là kinh doanh các loại giống cầy trồng và các sản phẩm có liên quan đến phục vụ cho nông nghiệp nên kinh doanh là lĩnh vực trọng tâm của công ty. Phòng kinh doanh có nhiệm vụ xác lập kế hoạch kinh doanh của công ty theo yêu cầu của công ty và của công ty giống cây trồng Miền Nam. Và phòng còn tổ chức thực hiện và điều chỉnh các kế hoạch kinh doanh cho phù hợp với điều kiện khách quan. Phòng là đầu mối tiến hành việc phân phối thành phẩm, hàng hóa cho các đại lý, ký kết hợp đồng tiêu thụ với các đối tác kinh doanh lớn. Các bộ phận của phòng có nhiệm vụ phát triển các thị trường tiềm năng, khai thác các thị trường hiện có để nâng cao doanh số bán, đẩy mạnh quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa của công ty. Do đặc thù công ty phải nhập nhiều sản phẩm từ miền Nam ra nên hạn chế trong việc đap ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng, vì vậy phòng kinh doanh còn có chức năng tìm kiếm các nhà cung cấp tại chỗ để có thế đáp ứng được nhu cầu sản xuất kinh doanh của công ty với chất lượng sản phẩm tốt, giá cả phù hợp. Phòng nghiên cứu - sản xuất: Trước đây công ty chỉ tiến hành kinh doanh các loại giống cây trồng và vật tư nông nghiệp nên việc nghiên cứu sản xuất không được coi trọng. Tuy nhiên, theo xu thế phát triển mạnh mẽ của công ty trong những năm gần đây và chiến lược kinh doanh lâu dài của công ty, phòng nghiên cứu - sản xuất ngày càng có vai trò quan trọng. Nhiệm vụ của phòng không chỉ gói gọn trong việc tiến hành các hội thảo trình diễn giống cây mới, tổ chức thí nghiệm trên các vùng thổ nhưỡng khác nhau, mà còn vươn rộng ra tiến hành nghiên cứu và khảo nghiệm các giống cây mới phù hợp với điều kiện khí hậu, đất đai đặc thù của miền Bắc. Mặt khác, với việc xây dựng và đưa vào vận hành nhà máy chế biến giống cây trồng Hà Nội đặt tại Phố Nối, Hưng Yên, nhiệm vụ của phòng còn tăng thêm với việc điều hành hoạt động sản xuất tại nhà máy. Phần hai THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY GIỐNG MIỀN NAM TẠI MIỀN BẮC *** 1. Đặc điểm bộ máy kế toán: 1.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán: Việc tổ chức thực hiện các chức năng nhiệm vụ hạch toán trong một đơn vị hạch toán cơ sở do bộ máy kế toán đảm nhiệm. Do vậy, cần thiết phải tổ chức hợp lý bộ máy kế toán cho đơn vị - trên cơ sở định hình được khối lượng công tác kế toán cũng như chất lượng cần đạt được về hệ thống thông tin kế toán. Căn cứ vào điều kiện cụ thể của công ty, tổ chức bộ máy kế toán được tổ chức theo mô hình tập trung, trực tuyến. Theo cách thức tổ chức này, kế toán trưởng của công ty trực tiếp điều hành các nhân viên kế toán phần hành không qua khâu trung gian nhận lệnh. Phòng kế toán thực hiện toàn bộ công tác kế toán từ thu nhận, ghi sổ, xử lý thông tin trên hệ thống báo cáo phân tích và tổng hợp của đợn vị. Hình thức tổ chức này làm cho bộ máy kế toán trở nên đơn giản, tinh gọn, có thể xử lý thông tin nhanh chóng và kịp thời. Bộ máy kế toán của công ty gồm nhiều người, được bố trí thực hiện các nhiệm vụ theo yêu cầu của công tác kế toán như sau: Kế toán trưởng: là người giúp việc trong lĩnh vực chuyên môn kế toán, tài chính cho giám đốc công ty, đồng thời là giám sát viên kế toán - tài chính của Nhà nước đặt tại doanh nghiệp. Là người điều hành và kiểm soát hoạt động của bộ máy kế toán, chịu trách nhiệm về nghiệp vụ chuyên môn kế toán, tài chính của công ty. Kế toán trưởng chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc, có trách nhiệm và quyền hạn theo quy định của pháp luật. Kế toán tổng hợp kiêm kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương, kế toán thanh toán: có nhiệm vụ tổng hợp số liệu từ các Nhật ký - Chứng từ để ghi vào các sổ tổng hợp, giám sát và kiểm tra công tác hạch toán kế toán của các nhân viên kế toán khác. Định kỳ, căn cứ vào bảng tính lương và các khoản trích theo lương do phòng kế toán của công ty giống cây trồng Miền Nam chuyển ra để hạch toán chi phí phát sinh trong kỳ. Căn cứ vào các chứng từ liên quan đến quá trình thanh toán của công ty để tiến hành ghi các sổ chi tiết thanh toán, cuối quý lập bảng kê thanh toán của công ty theo yêu cầu của ban giám đốc. Kế toán chi tiết công nợ kiêm kế toán vật tư: có nhiệm vụ theo dõi tình hình công nợ phát sinh trong kỳ của công ty để ghi vào các sổ chi tiết, đồng thời lập bảng kê theo dõi chi tiết các đối tượng công nợ hàng tháng. Kế toán còn tiến hành theo dõi biến động vật tư hàng ngày tại kho về cả mặt hiện vật lẫn giá trị. Định kỳ tiến hành kiểm kê kho để xác định mức hao hụt cũng như giá trị còn lại của từng loại vật tư hàng hóa, cũng như kiến nghị biện pháp xử lý đối với từng loại vật tư nếu xảy ra hao hụt, mất mát. Kế toán chi phí kiêm kế toán doanh thu: có nhiệm vụ theo dõi và tập hợp các loại chi phi phát sinh trong kỳ của công ty. Các loại chi phí này có thể do kế toán chi phí tự tính toán và phân bổ dựa trên tình hình hoạt động tại công ty hoặc do phòng kế toán của công ty giống cây trồng Miền Nam chuyển ra như chi phí hao mòn tài sản cố định, chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương. Kế toán tiến hành theo dõi và tổng hợp doanh thu của công ty, các khoản giảm trừ doanh thu chủ yếu là chiết khấu thanh toán, các khoản hoa hồng phải trả cho đại lý. Sau khi tiến hành tổng hợp doanh thu và chi phí, kế toán sẽ thực hiện tính toán lợi nhuận trong kỳ của công ty. Kế toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng kiêm kế toán giá thành: chịu trách nhiệm về các nghiệp vụ liên quan đến tình hình biến động tiền mặt và tiền gửi tại các ngân hàng, thực hiện các gia dịch với ngân hàng và theo dõi các khoản vay, trả đối với ngân hàng. Do nhà máy chế biến giống cây trồng Hà Nội trực thuộc công ty không thành lập bộ phận kế toán riêng nên các số liệu của nhà máy sẽ được tổng hợp tại phòng kế toán của công ty. Tại đây, sau khi thu thập đầy đủ số liệu sẽ tiến hành tính toán các loại chi phí để có thể tính chính xác giá thành của các sản phẩm được sản xuất tại nhà máy. Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo hình thức tập trung, khái quát theo sơ đồ sau đây: Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Bộ phận kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương, kế toán thanh toán Bộ phận kế toán công nợ, kế toán vật tư Bộ phân kế toán chi phí, kế toán doanh thu Bộ phận kế toán tiền mặt và tiền gởi ngân hàng, kế toán giá thành Sơ đồ 2 Bộ máy tổ chức kế toán của công ty Một tổ chức kinh tế muốn quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả đòi hỏi phải có thông tin về tình hình huy động, phân bổ, sử dụng tài sản và kiểm soát toàn bộ quá trình luân chuyển tài sản trong đơn vị. Để đạt được những thông tin hữu ích đó, bộ máy quản lý của công ty đã đặt ra những nhiệm vụ cơ bản của công tác kế toán như sau: Cung cấp kịp thời, đầy đủ và chính xác các tài liệu về tình hình cung ứng, dự trữ, sử dụng tài sản trong quan hệ với nguồn hình thành tài sản. Giám sát tình hình kinh doanh của doanh nghiệp, tình hình sử dụng vốn nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh trên cơ sở pháp luật và các chế độ thể lệ hiện hành. Theo dõi tình hình huy động và sử dụng các nguồn tài sản 1.2. Mối quan hệ giữa bộ máy kế toán và bộ máy quản lý chung: Bộ máy kế toán là một phân hệ nằm trong bộ máy quản lý của công ty nhưng có tính độc lập tương đối. Công ty tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình tập trung, thống nhất để phù hợp với quy mô cũng như điều kiện hoạt động kinh doanh của mình. Bộ máy kế toán luôn phải cung cấp các thông tin kịp thời, chính xác và đầy đủ cho bộ máy quản lý để có thể ra các quyết định đúng đắn. Để đạt được điều đó, kế toán luôn được tạo những điều kiện tốt nhất để thu thập, xử lý và trình bày các thông tin kế toán. Tuy nhiên, bộ máy kế toán luôn chịu sự quản lý và giám sát chặt chẽ của ban giám đốc để đảm bảo bộ máy kế toán hoạt động đúng theo chức năng và nhiệm vụ của mình. Bộ máy kế toán trong công ty phải thỏa mãn các đòi hỏi về thông tin về tài sản và nguồn vốn của lãnh đạo một cách nhanh chóng, đúng đắn và đầy đủ nhất. Ngoài ra, theo chức năng quy định của pháp luật, kế toán của công ty còn phải đáp ứng yêu cầu của các đối tượng có liên quan như các cổ đông và ngân hàng với các thông tin trung thực và khách quan. Đây là lí do để bộ máy kế toán phải có tính độc lập tương đối với bộ máy quản lý. Nguyên tắc này được tuân thủ chặt chẽ ở công ty để đảm bảo hoạt động của bộ máy kế toán phù hợp với quy định của pháp luật. 2. Vận dụng chế độ kế toán hiện hành: Căn cứ vào đặc điểm tổ chức kinh doanh, căn cứ vào yêu cầu quản lý cũng như trình độ nghiệp vụ của các nhân viên trong phòng kế toán và các trang thiết bị, đồng thời trên cơ sở xem xét nội dung, đặc điểm, cách thức ghi chép của các hình thức sổ kế toán, ngoài ra để đáp ứng yếu cầu thống nhất trong việc áp dụng chế độ kế toán với công ty giống cây trồng Miền Nam, công ty đã áp dụng hình thức sổ kế toán Nhật ký - chứng từ theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. 2.1. Chế độ chứng từ: Công ty là một đơn vị kinh doanh có nhiều hoạt động đa dạng nên các loại chứng từ được tổ chức khá phong phú để đáp ứng được nhu cầu thu thập tài liệu kế toán, lưu trữ các bằng chứng kế toán cũng như yêu cầu quản lý của đơn vị, bao gồm hệ thống chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc và hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn. Hệ thống chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc tại công ty tuân thủ theo đúng quy định trong chế độ kế toán hiện hành về hình thức, cách thức lập, ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, làm căn cứ pháp lý cho việc bảo vệ tải sản và xác minh tính hợp pháp trong việc giải quyết các mối quan hệ kinh tế pháp lý thuộc đối tượng hạch toán kế toán, kiểm tra và thanh tra hoạt động kinh doanh tại công ty. Hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn được sử dụng trong nội bộ công ty. Các chứng từ này tùy thuộc vào hoạt động của công ty đã được thêm bớt một số chỉ tiêu đặc thù và thay đổi thiết kế mẫu biểu cho thích hợp với việc ghi chép và yêu cầu nội dung phản ánh nhưng vẫn đảm bảo tính pháp lý cần thiết của chứng từ. Công ty đã dựa vào quy trình luân chuyển của chứng từ theo chế độ kế toán hiện hành và đặc điểm tổ chức quản lý các đối tượng kế toán của doanh nghiệp để xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ kế toàn phù hợp. Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán của công ty được khái quát qua sơ đồ sau: Bộ phận có nhu cầu Lập các chứng từ để nghị có liên quan Giám đốc đơn vị Ký duyệt các chứng từ Kế toán trưởng Kiểm tra và ký duyệt các chứng từ Kế toán phần hành Lập các chứng từ đặc trưng của các phần hành Kế toán trưởng Giám đốc đơn vị Ký duyệt các chứng từ Kế toán phần hành Ghi sổ kế toán chi tiết Bảo quản, lưu trữ Sơ đồ 3 Quy trình luân chuyển chứng từ 2.2. Chế độ tài khoản: Hệ thống tài khoản được sử dụng tại công ty là hệ thống tài khoản doanh nghiệp theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Một số tài khoản cấp hai được mở chi tiết theo các đối tượng quản lý đặc thù của công ty như các tài khoản theo dõi vật tư, hàng hóa của công ty. Việc mở thêm các tài khoản chi tiết cũng như hệ thống tài khoản đang được áp dụng đã tuân thủ các yêu cầu về tính thống nhất và hơp lý của chế độ kế toán. Do đặc thù của công ty là đơn vị kinh doanh nên kế toán sử dụng nhiều các loại tài khoản thuộc nhóm tài khoản 15: “Hàng tồn kho” để phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động hàng tồn kho của công ty. Trong đó kế toán vật tư thường xuyên sử dụng Tài khoản 155 - “Thành phẩm” và Tài khoản 156 - “Hàng hóa”. Các tài khoản này đều được hạch toán chi tiết theo từng sản phẩm để phục vụ cho nhu cầu quản lý tại kho cũng như nhu cầu tính toán giá thành và doanh thụ cho từng loại sản phẩm. Công ty là một chi nhánh của công ty cổ phần giống cây trồng Miền Nam nên công ty sử dụng nhiều các tài khoản hạch toán nội bộ là Tài khoản 136 - “Phải thu nội bộ” và Tài khoản 336 - “Phải trả nội bộ”. Tài khoản 136 - “Phải thu nội bộ” dùng để phản ánh các khoản nợ và tình hình thành toán các khoản nợ phải thu của công ty cũng như các khoản vay mượn, chi hộ, trả hộ, thu hộ, hoặc các khoản mà công ty có nghĩa vụ phải nộp với công ty cổ phần giống cây trồng Miền Nam. Tài khoản 336 - “Phải trả nội bộ” dùng để phản ánh các khoản phải trả giữa công ty với công ty cổ phần giống cây trồng Miền Nam, được theo dõi chi tiết theo từng khoản phải nộp, phải trả. 2.3. Chế độ sổ sách: Theo hình thức sổ kế toán nhật ký chứng từ mà công ty đang áp dụng, kế toán sử dụng các loại sổ kế toán chi tiết và tổng hợp. Do công ty sử dụng kế toán máy nên các loại sổ kế toán được thiết kế không hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay mà được thiết kế linh hoạt, phù hợp với đặc điểm của công ty. Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện đầy đủ các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay. Căn cứ để ghi sổ là các chừng từ gốc và bảng phân bổ. Hằng ngày căn cứ vào các chừng từ kế toán đã được kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp vào các Nhật ký - Chứng từ hoặc Bảng kê, sổ chi tiết có liên quan. Đối với các Nhật ký - Chứng từ được ghi căn cứ vào các Bảng kê, sổ chi tiết thì căn cứ vào số liệu tổng cộng của Bảng kê, sổ chi tiết, cuối tháng chuyển số liệu vào Nhật ký - Chứng từ. Cuối tháng khóa sổ, công số liệu trên các Nhật ký - Chứng từ, kiểm tra, đối chiếu số liệu trên các Nhật ký - Chứng từ với các sổ, thẻ kế toán chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết co liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các Nhật ký - Chứng từ ghi trực tiếp vào Sổ Cái. Đối với các chứng từ có liên quan đến các sổ, thẻ kế toán chi tiết thì được ghi trực tiếp vào các sổ, thẻ kế toán có liên quan. Cuối tháng, cộng các sổ, thẻ kế toán chi tiết và căn cứ vào sổ, the kế toán chi tiết để lập các Bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản để đối chiếu với Sổ Cái. Số liệu tổng cộng ở Sổ Cái và một số chỉ tiêu chi tiết trong Nhật ký - Chứng từ, Bảng kê và các Bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập báo cáo tài chính. Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Bảng kê Nhật ký - chứng từ Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ cái Bảng tổ hợp chi tiết Báo cáo tài chính Ghi chú Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Sơ đồ 4 Quy trình ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký - Chứng từ 2.4. Chế độ báo cáo kế toán: Các báo cáo kế toán của công ty được lập tuân thủ theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Kế toán trưởng của công ty là người chịu trách nhiệm lập và kiểm tra các báo cáo kế toán. Các báo cáo kế toán bao gồm bảng tổng hợp cân đối và bảng tổng hợp bộ phận. Bảng tổng hợp cân đối bao gồm các loại báo cáo tài chính sau: Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ và Thuyết minh báo cáo tài chính. Các loại báo cáo này được lập định kỳ vào cuối mỗi quý và cuối năm.Sau khi lập báo cáo, kế toán trưởng sẽ phải gửi lên giám đốc duyệt. Những báo cáo này không chỉ được gửi lên tổng công ty để phục vụ mục đích quản trị của doanh nghiệp mà còn được gửi cho cơ quan thuế, cơ quan thống kê và cơ quan đăng ký kinh doanh. Bảng tổng hợp bộ phận là các báo cáo quản trị phù hợp với các đối tượng hạch toán cụ thể trong công ty. Bao gồm các Báo cáo về lương và các khoản trích theo lương, Báo cáo tình hình công nợ, Báo cáo tình hình thanh toán với ngân sách Nhà nước, các Báo cáo chi phí, Bảng tổng hợp giá trị hợp đồng và tình hình thực hiện hợp đồng, Bảng tổng hợp doanh thu, Bảng kê tiền mặt và tiền gửi, Bảng tổng hợp tình hình sử dụng vật tư,... Các loại báo cáo này không được lập định kỳ như bảng tổng hợp cân đối mà chỉ được lập khi có yêu cầu của nhà quản lý và chủ yếu phục vụ cho nội bộ công ty. Do đó, hình thức của loại báo cáo này được thiết kế phù hợp với nhu cầu của bộ máy quản lý. Các báo cáo cơ bản được lập tại công ty bao gồm: Bảng cân đối kế toán: Bảng cân đối kế toán là một báo cáo tài chính chủ yếu phản ánh tổng quát tình hình tài sản của doanh nghiệp theo giá trị tài sản và nguồn hình thành tài sản tại một thời điểm nhất định, được kết cấu dưới dạng bảng cân đối số dư các tài khoản kế toán và sắp xếp trật tự các chỉ tiêu theo yêu cầu quản lý. Khi lập bảng cân đối kế toán, kế toán của công ty sử dụng nguồn số liệu sau: Bảng cân đối kế toán cuối kỳ trước, Sổ cái các tài khoản tổng hợp và tài khoản phân tích, Bảng cân đối tài khoản và các tài khoản lien quan khác như sổ chi tiết, bảng tổng hợp và chi tiết, bảng kê,… Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh là một báo cáo chính phản ánh tóm lược các khoản doanh thu, chi phí và kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong một thời kỳ nhất định bao gồm kết quả hoạt động kinh doanh (hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ, hoạt động tài chính) và hoạt động khác. Ngoài ra, công ty còn thường xuyên lập các báo cáo tổng hợp bộ phận phục vụ cho nhu cầu quản trị cũng như theo dõi tình hình tài chính của công ty như: Bảng tổng hợp các khoản phải thu, Bảng tổng hợp các khoản phải trả, Bảng kê tiền mặt và tiền gửi để cung cấp cho ban giám đốc tình hình công nợ, khả năng thu hồi vốn, tình hình và khả năng thành toán hiện tại của công ty, qua đó công ty co thể cân đối các khoản thu chi và công nợ để bảo đảm khả năng tài chính cũng như mức độ an toàn vốn của mình. Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn, Bảng theo dõi tình hình tiêu thụ cho biết tình hinh luân chuyển thành phẩm, hàng hóa cũng như khả năng tiêu thụ của từng mặt hàng để công ty có sự điều chỉnh hợp lý cho từng loại sản phẩm cụ thể. Bảng theo dõi các khoản thanh toán với ngân sách Nhà nước giúp cho kế toán theo dõi được tình hình thanh toán với các cơ quan chức năng, số thuế còn phải nộp, số thuế được khấu trừ để điều chỉnh cho hợp lý. 3. Đặc điểm phương pháp, quy trình hạch toán trên một số phần hành kế toán cơ bản: 3.1. Kế toán phần hành vật tư: 3.1.1. Đặc điểm Vật tư tại cơ sở: Do hoạt động kinh doanh chủ yếu của công ty là cung cấp hàng hóa nên các loại vật tư đóng vai trò rất quan trọng. Các loại vật tư chính của công ty bao gồm: Bắp lai các loại: LVN10, Pacific 848, Pacific 963, Pacific 60. Bắp nếp lai các loại: MX2, MX4, MX6, MX8, MX10. Lúa lai các loại: Bác ưu 903, Nhị ưu 838, Nông ưu 28, Nam ưu 1, Pac 807. Dưa hấu lai các loại: An Tiêm 95, An Tiêm 103, An Tiêm 107, 109, 111, 113. Dưa leo lai các loại: CuC 23, CuC 39, CuC 134, Daddy 2231. Khổ qua lai các loại: BiG 14, BiG 21, BiG 49. Lúa thuần các loại: IR 59606, IR 56279, OM1490, Jasmine 85, OM 3536. Các loại hạt giống rau đậu khác. Các loại vật tư của công ty được bảo quản tại kho của công ty. Do công ty chỉ nhập kho vật tư, hàng hóa khi đã ký kết đơn đặt hàng với người mua hoặc khi có nhu cầu sản xuất kinh doanh nên số lương vật tư, hàng hóa tồn kho không nhiều. Chính quá trình quản lý vật tư, hàng hóa hợp lý nên dù các sản phẩm chính là sản phẩm nông nghiệp dễ bị hao hụt mất mát, hư hỏng nhưng việc bảo quản tại kho của công ty không quá khó khăn phức tạp, tốn nhiều chi phí và công sức nhưng vẫn bảo đảm chất lượng vật tư hàng hóa dù hàng hóa chủ yếu được chuyên chở từ miền Nam ra. Vì vậy kế toán công ty không phải quan tâm nhiều tới định mức hao hụt của các loại hàng tồn kho. Việc tính giá xuất hàng tồn kho cũng gặp nhiều khó khăn do tình hình biến động của giá nông sản rất thất thường, khó dự báo trước, mặt khác, do quá trình luân chuyển hàng tồn kho nhanh nên số lượng rất lớn. Để việc tính giá sát với giá cả của thị trường, kế toán vật tư đã sử dụng phương pháp tính giá bình quán gia quyền theo từng tháng để tính giá xuất kho. Phương pháp này giúp cho việc ghi nhận doanh thu và chi phí chính xác và hợp lý. Công ty tiến hành kiểm kê kho mỗi tháng hai lần. Sau khi tiến hành kiểm kê, kế toán vật tư se đối chiếu với sổ của thủ kho để xem xét các số liệu. Nếu có hao hụt ngoài định mức thì kế toán phải tiến hành lập biên bản và tiến hành xử lý theo quy định của công ty. 3.1.2. Chứng từ sử dụng và quy trình luân chuyển chứng từ: Các loại chứng từ sau được sử dụng trong quá trình hạch toán vật tư: Chứng từ nguồn nhập: giấy đề nghị nhập vật tư, chứng từ có liên quan Chứng từ nguồn xuất: phiếu đề nghị xuất vật tư Phiếu nhập kho và phiếu xuất kho được lập làm 3 liên theo quy định hiện hành Quy trình luân chuyển phiếu nhập (xuất) kho được khái quát qua sơ đồ sau: Người giao vật tư (người nhận vật tư) Lập: giấy đề nghị nhập vật tư (giấy đề nghị xuất vật tư) Giám đốc công ty Ký duyệt giấy đề nghị nhập (xuất) vật tư Kế toán trưởng Ký duyệt giấy đề nghị nhập (xuất) vật tư Kế toán vật tư Lập phiếu nhập (xuất) kho Kế toán trưởng Ký duyệt phiếu nhập (xuất) kho Thủ kho Kiểm nhập (xuất kho) vật tư Ghi thẻ kho Kế toán vật tư Ghi sổ kế toán chi tiết Bảo quản, lưu trữ Sơ đồ 5 Quy trình luân chuyển phiếu nhập (xuất) kho 3.1.3. Tài khoản, sổ sách sử dụng và quy trình ghi sổ: Hạch toán chi tiết: Công ty hạch toán chi tiết vật tư theo phương pháp thẻ song song. Sau khi kế toán vật tư lập phiếu nhập, xuất vật tư, kế toán sẽ ghi sổ chi tiết hàng tồn kho, kế toán tổng hợp ghi sổ kế toán tổng hợp, thủ kho ghi thẻ kho theo dõi về mặt hiện vật. Sổ kế toán chi tiết sẽ được đối chiếu với thẻ kho định kỳ mỗi lần kiểm kê. Đến cuối tháng kế toán vật tư sẽ căn cứ vào sổ kế toán chi tiết lập Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn, và bảng này được sử dụng để đối chiếu với sổ tổng hợp kế toán. Quy trình ghi sổ chi tiết theo phương pháp này được minh họa theo sơ đồ sau: Phiếu nhập Thẻ kho Sổ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp nhập -xuất - tồn Sổ kế toán tổng hợp Phiếu xuất Sơ đồ 6 Quy trình ghi sổ chi tiết vật tư, hàng hóa Hạch toán tổng hợp: Các tài khoản được sử dụng trong hạch toán tổng hợp vật tư tại công ty: Tài khoản 155 - “Thành phẩm”: do đặc thù của công ty là nhập các loại sản phẩm của công ty giống cây trồng Miền Nam sản xuất, hạch toán kế toán như một đơn vị phụ thuộc. Tài khoản 156 - “Hàng hóa”: dùng để hạch toán đối với các loại sản phẩm do công ty mua ở bên ngoài với mục đích kinh doanh trên thị trường. Các loại tài khoản trên được chi tiết theo từng loại vật tư, hàng hóa để xác định doanh thu, chi phí cho từng mặt hàng cụ thể. Tài khoản 336 - “Phải trả nội bộ”: dùng để phản ánh các khoản phải trả giữa công ty với công ty cổ phần giống cây trồng Miền Nam, được theo dõi chi tiết theo từng khoản mục phải nộp, phải trả. Quy trình ghi sổ phần hành kế toán vật tư được khái quát theo sơ đồ sau: Chứng từ ban đầu Bảng kê số 8 Nhật ký - Chứng từ số 1, 2, 10 Sổ chi tiết 331 Nhật ký - Chứng từ số 5 Bảng kê số 9 Sổ Cái tài khoản 155,156,336, 331 Nhật ký - Chứng từ số 8 Ghi chú Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Sơ đồ 7 Quy trình ghi sổ tổng hợp phần hành kế toán vật tư 3.2. Kế toán phần hành tiền lương và các khoản trích theo lương: 3.2.1. Cách tính lương và các khoản trích theo lương tại công ty: Kế toán của công ty không tính lương mà dựa vào bảng kê tiền lương do phòng kế toán của công ty cổ phần giống cây trồng Miền Nam chuyển ra để xác định lương của nhân viên trong công ty. Hàng tháng, kế toán công ty tiến hành trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và kinh phí công đoàn vào chi phí sản xuất kinh doanh theo chế độ quy định. Căn cứ để trích các khoản theo lương là lương cơ bản, cụ thể: bảo hiểm xã hội trích 15%, bảo hiểm y tế trích 2% và kinh phí công đoàn trích 2%. Đồng thời kế toán tiền lương tiến hành trích 6% lương của cán bộ công nhân viên để lập các quỹ trên - bảo hiểm xã hội 5% và bảo hiểm y tế 1%. Hàng tháng công ty trả lương một lần vào cuối tháng sau khi đã trừ các khoản tạm ứng, đền bù thiệt hại và cộng các khoản bảo hiểm xã hội của cán bộ công nhân viên. 3.2.2. Chứng từ sử dụng và quy trình luân chuyển chứng từ: Khi thực hiện hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương, kế toán căn cứ vào các chứng từ sau: Bảng phân bổ tiền lương, Bảng kê bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, kinh phí công đoàn tính vào chi phí. Các chứng từ được luân chuyển theo sơ đồ sau: Kế toán tiền lương Kế toán trưởng Giám đốc Nhận: Bảng tính lương Lập:Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương Bảng kê BHXH, BHYT, KPCĐ trích vào chi phí Bảng tổng hợp tiền lương của công ty Kiểm tra vào ký duyệt: Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương Bảng kê BHXH, BHYT, KPCĐ trích vào chi phí Bảng tổng hợp tiền lương của công ty Kế toán tiền lương Ký duyệt Bảng tổng hợp tiền lương của công ty Ghi sổ kế toán Kế toán thanh toán Thanh toán tiền lương Bảo quản, lưu trữ Sơ đồ 8 Quy trình luân chuyển chứng từ tiền lương 3.2.3. Các tài khoản, sổ sách sử dụng và quy trình ghi sổ Để hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương kế toán công ty sử dụng các tài khoản sau: Tài khoản 334 - “Phải trả người lao động”: phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh toán các khoản phải trả cho người lao động của công ty về tiền lương, tiền công, tiền thưởng, bảo hiểm xã hội và các khoản phải trả khác thuộc về thu nhập của người lao động. Tài khoản 338 - “Phải trả, phải nộp khác”: dùng để phản ánh tình hình thanh toác các khoản phải trả và phải nộp khác ngoài các khoản đã phản ánh ở các tài khoản thanh toán nợ phải trả (từ Tài khoản 331 đến Tài khoản 337) như tình hình trích nộp và sử dụng kinh phí công đoàn, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế; tình hình giá trị thừa chừ xử lý,; về doanh thu chưa thực hiện; về các khoản nhận ký quỹ, ký cược ngắn hạn; khoản phải trả về cổ phần hóa doanh nghiệp và các khoản phải trả khác,… Kế toán công ty sử dụng các tài khoản cấp 2 sau: Tài khoản 3382 - “Kinh phí công đoàn”: phản ánh tình hình trích và thanh toán kinh phí công đoàn tại công ty. Tài khoản 3383 - “Bảo hiểm xã hội”: phản ánh tình hình trích và thanh toán bảo hiểm xã hội tại công ty Tài khoản 3384 - “Bảo hiểm y tế”: phản ánh tình hình trích và thanh toán bảo hiểm y tế tại công ty. Quy trình ghi sổ kế toán phần hành lương và các khoản trích theo lương được khái quát qua sơ đồ sau: Chứng từ gốc Bảng kê số 5 Báo cáo tài chính Nhật ký - Chứng từ số 7 Nhật ký - Chứng từ số 10 Sổ Cái tài khoản 334 Sổ Cái tài khoản 338 Sơ đồ 9 Quy trình ghi sổ phần hành tiền lương 3.3. Kế toán phần hành doanh thu tiêu thụ: 3.3.1. Đặc điểm doanh thu tiêu thụ tại công ty: Doanh thu tiêu thụ tại công ty bao gồm hai nguồn chính là doanh thu từ hoạt động kinh doanh và doanh thu từ hoạt động sản xuất. Tuy nhiên do nhà máy chế biến của công ty mới đưa vào hoạt động nên doanh thu từ hoạt động sản xuất chưa nhiều, phần lớn doanh thu của công ty là từ hoạt động kinh doanh nên trong phần hành kế toán doanh thu tiêu thụ sẽ chủ yếu giới thiệu về doanh thu tiêu thụ sản phẩm. Công ty áp dụng chính sách trả chậm đối với khách hàng mua với số lượng lớn và khách hàng thường xuyên của doanh nghiệp nhng thời hạn trả chậm không quá 3 tháng. Khuyến khích trả ngay bằng chiết khấu thanh toán, mức độ chiết khấu sẽ tùy thuộc vào số lượng hàng mua và thời hạn thanh toán. Hình thức bán hàng của công ty ngoài bán hàng trực tiếp cho khách hàng tại kho, theo phương thức chuyển hàng, công ty còn thông qua hệ thống đại lý trải khắp các tỉnh và thành phố trên toán miền Bắc.Các đại lý của công ty sẽ trực tiếp nhận hàng tại kho của công ty hoặc được công ty vận chuyển đến tận nơi. Sauk hi bán hàng sẽ căn cứ vào hợp đồng và số lượng hàng bán để hưởng mức hoa hồng theo mỗi hợp đồng. Doanh thu được hạch toán riêng biệt cho từng nhóm mặt hàng khác nhau nhằm phục vụ cho việc xác định đầy đủ, chính xác kết quả kinh doanh theo nhu cầu quản lý hoạt động kinh doanh và lập báo cáo kết quả kinh doanh của công ty. Các khoản giảm trừ doanh thu bán hàng như chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại phát sinh trong kỳ được hạch toán riêng biệt. Các khoản này được tính trừ vào doanh thu ghi nhận ban đầu để xác định doanh thu thuần làm căn cứ xác định kết quả kinh doanh trong kỳ. 3.3.2. Chứng từ sử dụng và quá trình luân chuyển chứng từ: Các chứng từ sử dụng trong quá trình bán hàng bao gồm nhiều chứng từ do các nguồn khác nhau nhưng một bộ chứng từ bắt buộc phải có là hợp đồng, phiếu xuất kho, hóa đơn bán hàng. Ngoài ra tùy thuộc vào các hình thức bán hàng khác nhau mà có các loại chứng từ khác nhau như phiếu xuất kho hàng gửi đại lý, Bảng kê hàng hóa bán ra, hóa đơn vận chuyển… Quy trình lập và luân chuyển chứng từ phụ thuộc vào từng hình thức bán hàng khác nhau của công ty. Phương thức bán hàng theo hình thức chuyển hàng: Khách hàng và giám đốc Ký kết hợp đồng Bộ phận cung ứng Nhận hợp đồng Lập lệnh xuất kho Thủ kho Lập phiếu xuất kho Chuyển cho kế toán vật tư Người vận chuyển Lập phiếu vận chuyển (hóa đơn vận chuyển) Bộ phận cung ứng Lập hóa đơn bán hàng Kế toán doanh thu Ghi sổ kế toán Bảo quản, lưu trữ Sơ đồ 10 Quy trình luân chuyển chứng từ theo hình thức chuyển hàng Phương thức bán hàng qua đại lý: Khách hàng và giám đốc Ký kết hợp đồng Bộ phận cung ứng Nhận hợp đồng Lập lệnh xuất kho gửi giao đại lý Thủ kho Lập phiếu xuất kho và giao hàng cho đại lý Đại lý Lập Bảng kê hàng hóa bán ra Bộ phận cung ứng Lập hóa đơn bán hàng Kế toán doanh thu Ghi sổ kế toán Bảo quản, lưu trữ Sơ đồ 11 Quy trình luân chuyển chứng từ theo phương thức bán qua đại lý 3.3.3. Tài khoản, sổ sách sử dụng và quy trình ghi sổ: Hạch toán chi tiết: Công ty tiến hành hạch toán chi tiết nhằm mục đích cung cấp thông tin chi tiết để quản trị bán hàng, xây dựng phương án kinh doanh mới và lập báo cáo tài chính. Do công ty có nhiều mặt hàng khác nhau nên yêu cầu của hạch toán chi tiết là phải theo dõi được doanh thu từng mặt hàng và doanh thu theo từng bộ phận bán hàng, theo dõi được giá vốn hàng bán và phải lập được các bảng tổng hợp về bán hàng. Để phục vụ cho các mục đích trên, công ty sử dụng sổ chi tiết bán hàng để theo dõi doanh thu và giá vốn hàng bán theo từng loại mặt hàng bán ra: TỔNG HỢP CHI TIẾT HÀNG BÁN Tháng … năm … Loại hàng Đơn vị tính Số lượng bán ra Giá vốn hàng bán Doanh thu hóa đơn Thuế giá trị gia tăng Giảm trừ doanh thu Lãi gộp bán hàng Cộng Tài khoản sử dụng trong hạch toán tổng hợp phần hành doanh thu tiêu thụ: Tài khoản 632 - “Giá vốn hàng bán”: dùng để phản ánh giá vốn của thành phẩm, hàng hóa tiêu thụ trong kỳ; các khoản mất mát, hao hụt của hàng tồn kho sau khi trừ phần bồi thường do trách nhiệm các nhân gây ra; số trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Tài khoản 511 - “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”: phản ánh doanh thu và doanh thu thuần của khối lượng hàng hóa đã bán trong kỳ của công ty. Đối với các hàng hóa giao đại lý thì doanh thu chỉ được ghi nhận căn cứ vào Bảng kê hóa đơn bán ra của hàng hóa đã bán do các bên nhận đại lý hưởng hoa hồng lập gửi về. Tài khoản 521 - “Chiết khấu thương mại”: dùng để phản ánh khoản chiết khấu thương mại mà công ty đã giảm trừ hoặc đã thanh toán cho người mua do việc người mua đã mua hàng với số lượng lớn. Thông thường các khoản chiết khấu thương mại phụ thuộc vào định mức bán hàng của công ty và được ghi trong hợp đồng bán hàng. Các khoản chiết khấu thương mại đã thực hiện được hạch toán chi tiết theo từng khách hàng. Tài khoản 531 - “Hàng bán bị trả lại”: dùng để phản ánh giá trị của số sản phẩm, hàng hóa bị khách hàng trả lại do các nguyên nhân: vi phạm hợp đồng kinh tế, mất phẩm chất, không đúng chủng loại, quy cách. Giá ttrij của hàng bán bị trả lại sẽ điều chỉnh doanh thu bán hàng thực tế thực hiện trong kỳ kinh doanh. Tài khoản này chỉ phản ánh giá trị của số hàng đã bị trả lại tính theo đơn giá bán ghi trên hóa đơn, các chi phí khác có liên quan hạch toán vào Tài khoản 641 - “Chi phí bán hàng”. Tài khoản 532 - “Giảm giá hàng bán”: dùng để phản ánh khoản giảm giá hàng bán thực tế phát sinh và việc xử lý khoản giảm giá hàng bán trong kỳ kế toán. Các khoản giảm giá hàng bán chỉ được phản ánh nếu việc chấp nhuận giảm giá sau khi đã bán hàng và phát hành hóa đơn (giảm giá ngoài hóa đơn). Hạch toán tổng hợp: Kế toán phải sử dụng các loại bảng Chứng từ gốc Bảng kê số 8 Bảng kê số 9 Bảng kê số 10 Bảng kê số 5 Sổ chi tiết bán hàng Nhật ký - Chứng từ số 8 Bảng tổng hợp bán hàng Sổ Cái các tài khoản 155,156,157,632,131,911 Báo cáo tài chính Sơ đồ 12 Quy trình ghi sổ tổng hợp doanh thu tiêu thụ 3.4. Kế toán phần hành vốn bằng tiền: 3.4.1. Đặc điểm vốn bằng tiền và yêu cầu quản lý: Vốn bằng tiền là loại tài sản có tính thanh khoản lớn nhất của công ty, bao gồm tiền mặt và tiền gửi ngân hàng. Việc quản lý hai loại tiền này có ý nghĩa rất quan trọng đến khả năng đáp ứng nhu cầu thanh toán tức thời của công ty. Tiền mặt: được thủ quỹ quản lý tại công ty, chỉ bao gồm tiền Việt Nam mà không sử dụng các loại ngoại tệ. Các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến tiền mặt bao gồm các nghiệp vụ tạm ứng, thanh toán lương, thưởng, rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ, thanh toán với khách hàng, dùng để mua các đồ dùng văn phòng trong công ty. Quy mô của các nghiệp vụ không lớn nhưng số lượng giao dịch nhiều và xảy ra hàng ngày. Do vậy công ty tiến hành kiểm kê quỹ hàng tuần để đối chiếu số lượng tiền mặt có trong két sắt và số lượng tiền mặt ghi trên sổ để phát hiện sai sót, mất mát có thể xảy ra. Trong quá trình kiểm kê quỹ từ khi phát lệnh kiểm kê đến khi biên bản được lập phải thực hiện đúng theo quy định hiện hành của chế độ tài chính. Tiền gửi ngân hàng: tiền gửi ngân hàng của công ty bao gồm cả tiền Việt Nam và ngoại tệ. Các nghiệp vụ liên quan đến tiền gửi ngân hàng chủ yếu là các trường hợp thanh toán với nhà cung cấp vật tư, hàng hóa, thanh toán với khách hàng, chuyển tiền về công ty cổ phần giống cây trồng Miền Nam, thanh toán với ngân sách Nhà nước… Cuối mỗi quý, căn cứ vào giấy báo số dư khách hàng do ngân hàng lập, kế toán đối chiếu với Sổ Cái và Sổ chi tiết Tài khoản 112 - “Tiền gửi ngân hàng” để kiểm tra việc ghi chép và phản ánh tiền gửi ngân hàng có chính xác và phù hợp hay không. Trong phần hành kế toán này, nghiệp vụ tạm ứng thường xuyên xảy ra . Khoản tạm ứng là một khoản tiền do doanh nghiệp giao cho người nhận tạm ứng để thực hiện nhiệm vụ sản xuất, kinh doanh hoặc giải quyết một nhiệm vụ nào đó được phê duyệt. Người nhận tạm ứng phải là nhân viên trong công ty. Theo quy định của công ty, người nhận tạm ứng phải chịu trách nhiệm với công ty về số đã nhận tạm ứng và chỉ được quyền sử dụng tạm ứng theo đúng mục đích và nội dung công việc đã được phê duyệt. Nếu số tiền nhận tạm ứng không sử dụng hoặc sử dụng không hết phải nộp lại quỹ. Người nhận tạm ứng không được chuyển số tiền tạm ứng cho người khác sử dụng. Khi hoàn thành, kết thúc công việc được giao, người nhận tạm ứng phải lập bảng thanh toán tạm ứng kèm theo chứng từ gốc để thanh toán toàn bộ dứt điểm theo từng lần, từng khoản số tạm ứng đã nhận, số tạm ứng đã sử dụng và khoản chênh lệch giữa số đã nhận tạm ứng với số đã sử dụng. Khoản tạm ứng sử dụng không hết nếu không nộp lại quỹ thì phải tính trừ vào khoản lương của người nhận tạm ứng. Trường hợp chi quá số nhận tạm ứng thì công ty sẽ chi bổ sung số còn thiếu. 3.4.2. Chứng từ sử dụng và quy trình luân chuyển chứng từ: Trong phần hành kế toán vốn bằng tiền có các loại chứng từ chủ yếu sau: Các chứng từ gốc: giấy đề nghị tạm ứng, hóa đơn, hợp đồng, phiếu thu dịch vụ… Các chứng từ tiền mặt: phiếu thu và phiếu chi do kế toán tiền mặt lập thành 3 liên theo đúng quy định của chế độ: liên 1 lưu tại quyển, liên 2 giao cho người nộp tiền hay người nhận tiền, liên 3 dùng đề kiểm tra đối chiếu giữa thủ quỹ và kế toán tiền mặt. Các chứng từ tiền gừi ngân hàng: giấy báo nợ, giấy báo có, ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi, séc, lệnh chi. Các chứng từ này có quy trình luân chuyển khác nhau, tùy thuộc vào yêu cầu quản lý và lưu trữ của từng loại. Phiếu thu: Thủ quỹ Người nộp tiền Kế toán tiền mặt Kiểm tra các chứng từ Lập phiếu thu gồm 3 liên: liên 1 lưu tại quyển gốc, 2 liên cồn lại chuyển cho kế toán trường Kế toán trưởng Kiểm tra và ký duyệt phiếu thu Thu tiền và ghi sổ quỹ Chuyển 1 liên cho người nộp tiền và một liên cho kế toán tiền mặt Kế toán tiền mặt Tiến hành ghi sổ kế toán Bảo quản, lưu trữ Sơ đồ 13 Quy trình lập và luân chuyển phiếu thu Phiếu chi: Thủ quỹ Người nhận tiền Kế toán tiền mặt Kiểm tra chừng từ Lập phiếu chi gồm 3 liên: liên 1 lưu tại quyển gốc, 2 liên chuyển cho kế toán trường Kế toán trưởng Kiểm tra tính hợp lý và hợp thức của các phiếu chi Giám đốc Ký duyệt các phiếu chi Nhận phiếu chi Chi tiền và ghi sổ quỹ Chuyển 1 liên cho kế toán tiền mặt và một liên cho người nhận tiền Kế toán tiền mặt Tiến hành ghi sổ kế toán Bảo quản, lưu trữ Sơ đồ 14 Quy trình lập và luân chuyển phiếu chi Phần hành kế toán vốn bằng tiền còn liên quan đến quá trình tạm ứng của cán bộ công nhân viên trong công ty. Quá trình lập và luân chuyển chứng từ liên quan đến nghiệp vụ tạm ứng gồm hai phần: Giấy đề nghị tạm ứng Người tạm ứng Người giao nhiệm vụ Kế toán trưởng Kế toán tạm ứng Kế toán tiền mặt và tiền mặt ngân hàng Thủ quỹ Kế toán tiền mặt và tiền mặt ngân hàng Bảo quản, lưu trữ Lập giấy đề nghị tạm ứng Ký duyệt giấy đề nghị tạm ứng Ký duyệt giấy đề nghị tạm ứng Sổ chi tiết nhân viên tạm ứng Lập phiếu chi Ghi sổ quỹ Chuyển phiếu chi về cho kế toán Ghi sổ kế toán Sơ đồ 15 Quy trình lập và luân chuyển giấy đề nghị tạm ứng Giấy thanh toán tạm ứng Người tạm ứng Người giao nhiệm vụ Kế toán trưởng Kế toán tạm ứng Chứng từ gốc Giấy thanh toán tạm ứng Ký duyệt giấy thanh toán tạm ứng Ký duyệt giấy thanh toán tạm ứng Ghi sổ chi tiết nhân viên tạm ứng Lưu trữ, bảo quản Sơ đồ 16 Quy trình lập và luân chuyển giấy thanh toán tạm ứng 3.4.3. Tài khoản, sổ sách sử dụng và quy trình ghi sổ kế toán: Tài khoản kế toán sử dụng trong phần hành vốn bằng tiền: Tài khoản 111 - “Tiền mặt”: chỉ phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ số tiền mặt bằng đồng Việt Nam. Tài khoản 112 - “Tiền gửi ngân hàng”: phản ánh số hiện có và tình hình biến động tăng giảm các khoản tiền gửi tại các ngân hàng của công ty. Tài khoản này được chi tiết theo từng ngân hàng. Tài khoản 141 - “Tạm ứng”: phản ánh các khoản tạm ứng của công ty cho người lao động trong đơn vị và tình hình thanh toán các khoản tạm ứng đó. Hạch toán tổng hợp tiền mặt: Phiếu thu, phiếu chi Báo cáo quỹ Nhật ký - Chứng từ số 1 Bảng kê số 1 Sổ Cái tài khoản 111 Sơ đồ 17 Quy trình ghi sổ tiền mặt Tiền gửi ngân hàng Giấy báo nợ Bảng sao kê Giấy báo có Kiểm tra - đối chiếu Chứng từ gốc Nhật ký - Chứng từ số 2 Bảng kê số 2 Sổ Cái tài khoản 112 Nhật ký - Chứng từ khác Sơ đồ 18 Quy trình hạch toán tiền gửi ngân hàng Thanh toán tạm ứng Giấy đề nghị tạm ứng Phiếu chi Giấy báo Nợ Giấy thanh toán tạm ứng Chứng từ có liên quan Nhật ký - Chứng từ số 1 Nhật ký - Chứng từ số 2 Nhật ký - Chứng từ số 10 Sổ Cái Tài khoản 141 Sơ đồ 17 Quy trình hạch toán thanh toán tạm ứng 3.5. Kế toán phần hành tài sản cố định: 3.5.1. Đặc điểm tài sản cố định trong công ty: Phân loại tài sản cố định: tài sản cố định của công ty gồm hai phần chính là các tài sản cố định dùng cho quản lý và bán hàng và các tài sản cố định tại nhà máy. Các tài sản cố định sử dụng tại văn phòng công ty không phải trích khấu hao, mà định kỳ khấu hao sẽ được trích lập bởi phòng kế toán của công ty cổ phần giống cây trồng Miền Nam. Kế toán công ty chỉ dựa vào bảng trích lập đó để hạch toán chi phí trong kỳ. Các tài sản cố định sử dụng tại nhà máy được trích khấu hao theo quy định để tính giá thành sản phẩm. 3.5.2. Chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ: Do số lượng tài sản cố định của công ty không nhiều nên phần hành tài sản cố định có các loại chứng từ sau: Quyết định tăng, giảm và thanh lý tài sản cố định; Biên bản giao nhận tài sản cố định; Thẻ tài sản cố định. Ngoài ra, còn có các chứng từ tính và phân bổ khấu hao của tài sản cố định như Bảng tính và phân bổ khấu hao; Chứng từ sửa chữa, nâng cấp tài sản cố định. Quy trình lập và luân chuyển chứng từ tài sản cố định: Nghiệp vụ tài sản cố định Giám đốc công ty Quyết định tăng, giảm, thanh lý tài sản cố định Hội đồng giao nhận, thanh lý Giao nhận tài sản Lập biên bản giao nhận, thanh lý tài sản cố định Kế toán tài sản cố định Lập hoặc hủy thẻ tài sản cố định Bảo quản, lưu trữ Sơ đồ 18 Quy trình lập và luân chuyển chứng từ tài sản cố định 3.5.3. Tài khoản, sổ sách kế toán và quy trình ghi sổ kế toán: Hạch toán chi tiết Chứng từ tăng, giảm tài sản cố định Thẻ tài sản cố định Bảng tổng hợp tăng, giảm tài sản cố định Báo cáo tài chính Sơ đồ 19 Quy trình hạch toán chi tiết tài sản cố định Tài khoản sử dụng để hạch toán phần hành tài sản cố định: Tài khoản 211 - “Tài sản cố định hữu hình”: phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động tăng, giảm toàn bộ tài sản cố định hữu hình của công ty Tài khoản 214 - “Hao mòn tài sản cố định”: phản ánh tình hình tăng, giảm giá trị hao mòn và giá trị hao mòn lũy kế của các loại tài sản cố định trong quá trình sử dụng và những khoản tăng, giảm hao mòn khác của tài sản cố định. Hạch toán tổng hợp Chứng từ gốc Nhật ký - Chứng từ số 1, số 2, số 3, số 4, số 5, số 9, số 10 Sổ chi tiết tài sản cố định Sổ Cái Tài khoản 211 Bảng tổng hợp tài sản cố định Báo cáo tài chính Sơ đồ 20 Quy trình hạch toán tổng hợp tài sản cố định MỤC LỤC