Đề tài Thực trạng tổ chức kế toán tại công ty TNHH tập đoàn Phương Nhung

ựng các phương án đầu tư, tham mưu xây dựng chiến lược kinh doanh, tăng cường mở rộng thị trường thông qua các hoạt động quảng bá... Phụ trách và quản lý trực tiếp Phòng Kế hoạch - Kinh doanh Phòng Kế hoạch - kinh doanh: Có chức năng nghiên cứu, phát triển thị trường tiêu thụ sản phẩm, thực hiện công tác giới thiệu và quảng cáo sản phẩm, lập kế hoạch lưu chuyển hàng hoá tiêu thụ, quản lý kho hàng hóa và thực hiện bán lẻ sản phẩm, lên kế hoạch nhập kho và tiêu thụ từng loại sản phẩm trong năm…Dựa trên chức năng công tác, Phòng Kế hoạch - kinh doanh được chia thành hai bộ phận chủ yếu là : bộ phận Bán hàng và bộ phận Marketing. Bộ phận bán hàng chịu trách nhiệm về doanh thu hay doanh số hàng hóa bán ra, bộ phận Marketing có chức năng tham mưu Ban Lãnh đạo trong việc phát triển mở rộng thị trường, thị phần; nghiên cứu chiến lược thị trường, nghiên cứu và phát triển sản phẩm, dịch vụ mới... giữ gìn và gia tăng giá trị thương hiệu của đơn vị, đồng thời, trực tiếp thiết kế ý tưởng, lên kế hoạch và tổ chức thực hiện kế hoạch Marketing của công ty CHƯƠNG II : THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH TẬP ĐOÀN PHƯƠNG NHUNG 2.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán Trong hệ thống hoạt động của công ty, bộ máy kế toán đóng vai trò đặc biệt quan trọng. Chính vì thế, công tác tổ chức bộ máy kế toán được công ty hết sức quan tâm nhằm đảm bảo cho bộ phận này hoạt động đúng chức năng và mang lại hiệu quả nhất. Bộ máy kế toán của công ty được chia thành những bộ phận khác nhau, mỗi bộ phận chịu trách nhiệm thực hiện chức năng đối với từng phần hành kế toán của công ty. Các bộ phận này nằm dưới sự chỉ đạo của kế toán trưởng, đồng thời có mối liên hệ chặt chẽ với nhau. Các nhân viên kế toán trong bộ máy kế toán có sự tương tác qua lại xuất phát từ sự phân công lao động phần hành trong bộ máy. Mỗi cán bộ, nhân viên đều được quy định rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn để từ đó tạo thành mối liên hệ có tính vị trí lệ thuộc, chế ước lần nhau. Guồng máy kế toán hoạt động được có hiệu quả là do sự phân công tạo lập mối liên kết chặt chẽ giữa các loại lao động kế toán theo tính chất khác nhau của khối lượng công tác kế toán. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán theo phương pháp tập trnng. Phòng kế toán trung tâm của công ty thực hiện toàn bộ công tác kế toán từ thu nhận, ghi sổ, xử lý thông tin trên hệ thống báo cáo phân tích và tổng hợp của các đơn vị trực thuộc. Các đơn vị trực thuộc trở thành đơn vị thực hiện hạch toán ban đầu theo chế độ báo sổ. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán của công ty được thể hiện thông qua sơ đồ sau : Sơ đồ II.1 : Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty TNHH tập đoàn Phương Nhnng Tổng Giám đốc Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán vốn bằng tiền Thủ quỹ Kế toán tiền lương Kế toán công nợ - bán hàng ……….. ……….. Ngành hàng L’Oreal Ngành hàng sữa Hà Lan Ngành hàng Unilever Dưới đây là chức năng và nhiệm vụ của các mắt xích trong bộ máy kế toán của công ty : Kế toán trưởng : là thành viên của Ban giám đốc, là người được bổ nhiệm đứng đầu bộ phận kế toán, người chỉ đạo chung và tham mưu chính cho lãnh đạo về tài chính và các chiến lược tài chính, kế toán cho doanh nghiệp. Kế toán trưởng là người hướng dẫn, chỉ đạo, kiểm tra, điều chỉnh những công việc mà các kế toán viên đã làm sao cho hợp lý nhất (có lợi cho doanh nghiệp mà vẫn hợp pháp), phân chia nhiệm vụ và quyền hạn truy xuất thông tin trong công tác sử dụng phần mềm kế toán của kế toán viên, ký duyệt việc lập các báo cáo tài chính cuối quý, cuối năm. Kế toán tiền lương và BHXH : Tổ chức ghi chép, phản ánh, tổng hợp số liệu về số lượng lao động, thời gian kết quả lao động, tính lương và trích các khoản theo lương, phân bổ chi phí nhân công theo đúng đối tượng sử dụng lao động. Theo dõi tình hình thanh toán tiền lương, tiền thưởng, các khoản trợ cấp, phụ cấp cho người lao động. Lập các báo cáo về lao động, tiền lương như Bảng tính lương tháng, Bảng phân bổ lương – BHXH, Bảng tổng hợp chi trả lương-BHXH, BHYT phục vụ cho công tác quản lý của Nhà nước và của doanh nghiệp. Kế toán tổng hợp : Có nhiệm vụ giúp việc cho kế toán trưởng, kiểm tra đối chiếu tổng hợp số liệu và lập các báo cáo phục vụ yêu cầu sử dụng của ban lãnh đạo hay các cổ đông. Trong công việc thực hiện trên phần mềm kế toán, kế toán viên có quyền hạn sử dụng thông tin trong bộ phận Kế toán tổng hợp để truy xuất dữ liệu và in ấn các báo cáo theo yêu cầu. Kế toán vốn bằng tiền : Hàng ngày, phản ảnh tình hình thực thu chi và tổng quỹ tiền mặt. Thường xuyên đối chiếu tiền mặt tồn quỹ thực tế với sổ sách, phát hiện và xử lý kịp thời các sai sót trong việc quản lý và sử dụng tiền mặt. Phản ánh tình hình tăng, giảm số và số dư tiền gửi ngân hàng hàng ngày, giám sát việc chấp hành chế độ thanh toán không dùng tiền mặt. Trong công tác trên phần mềm kế toán, kế toán thanh toán trong kỳ hàng ngày nhập liệu cho các phiếu thu, chi, giấy báo Nợ, Có của ngân hàng, cuối kỳ in các báo cáo như Sổ quỹ tiền mặt, Bảng kê thu – chi… Thủ quỹ : Có nhiệm vụ lĩnh tiền mặt tại ngân hàng về nhập quĩ, thu tiền mặt bán hàng và thu các khoản thanh toán khác, chi tiền mặt, theo dõi thu, chi quĩ tiền mặt hàng ngày. Mọi khoản chi của thủ quỹ đều phải được cấp trên có thẩm quyền phê duyệt, thủ quỹ ghi phiếu chi và chuyển cho kế toán rồi đối chiếu số liệu sau đó ghi thông tin vào sổ quỹ. Kế toán công nợ - Bán hàng : Phân bổ hợp lí chi phí mua hàng ngoài giá mua cho số hàng đã bán và tồn cuối kì, từ đó xác định giá vốn hàng hóa đã bán và tồn cuối kì. Phản ánh kịp thời khối lượng hàng bán ghi nhận doanh thu bán hàng và các chỉ tiêu liên quan khác của khối lượng hàng bán (giá vốn hàng bán, doanh thu thuần, thuế tiêu thụ,…). Kế toán quản lý chặt chẽ tình hình biến động và dự trữ kho hàng hóa, phát hiện, xử lý kịp thời hàng hóa ứ đọng. Lựa chọn phương pháp và xác định đúng giá vốn hàng xuất bán để đảm bảo độ chính xác của chỉ tiêu lợi nhuận gộp hàng hóa đã tiêu thụ. Xác định kết quả bán hàng và thực hiện chế độ báo cáo hàng hóa và báo cáo tình hình tiêu thụ, kết quả tiêu thụ hàng hóa. Theo dõi và thanh toán kịp thời công nợ với nhà cung cấp và khách hàng có liên quan của từng thương vụ giao dịch. Cuối kì, lập và trình cấp trên các báo cáo về mua bán hàng như các bảng kê mua bán hàng, bảng kê hóa đơn, báo cáo về công nợ như sổ chi tiết thanh toán, bảng tổng hợp công nợ (theo khách hàng, theo hóa đơn )… 2.2 Áp dụng chế độ kế toán trong doanh nghiệp 2.2.1 Chính sách chung Doanh nghiệp áp dụng chế độ kế toán theo Quyết định sô 15/2006/QD- BTC ngày 20/03/2006, sửa đổi bổ sung theo Thông tư sô 161/2007/TT- BTC ngày 31/12/2007 của Bộ Tài chính. Theo đó : Niên độ kế toán : bắt đầu từ ngày 01/01 kết thúc ngày 31/12 hàng năm. Đơn vị tiền tế sử dụng trong kế toán : Việt Nam Đồng ( VND ) Nguyên tăc hạch toán các chỉ tiêu kinh doanh có gốc ngoại tệ, vàng, đá quý : Doanh nghiệp sử dụng tỷ giá thực tế để ghi sổ. Hình thức sổ kế toán áp dụng : Nhật ký chung Hệ thống danh mục tài khoản: Sử dụng hệ thống tài khoản theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC. Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho : Hàng tồn kho được xác định giá trị theo phương pháp kê khai thường xuyên, hạch toán theo phương pháp giá bình quân gia quyền. Phương pháp tình khấu hao TSCĐ hữu hình : Doanh nghiệp tính khấu hao TSCĐ hữu hình theo phương pháp đường thẳng. Thời gian để tính khấu hao được xác định theo Quyết định số 203/2006/QĐ-BTC như sau: Nhóm tài sản Thời gian khấu hao (Năm) Nhà xưởng, vật kiến trúc 06 - 20 Máy móc thiết bị 05 – 10 Phương tiện vận tải 06 – 10 Dụng cụ quản lý 03 – 05 Phương pháp tính thuế Giá trị gia tăng (VAT): Thuế Giá trị gia tăng được tính theo Phương pháp khấu trừ Phương pháp ghi nhận doanh thu: Doanh thu được ghi nhận khi phát sinh một giao dịch hàng hoá được xác định trên cơ sở đáng tin cậy và Công ty có khả năng thu được các lợi ích kinh tế từ giao dịch này. Doanh thu cung cấp dịch vụ được ghi nhận khi có bằng chứng về tỷ lệ dịch vụ cung cấp được hoàn thành tại ngày kết thúc niên độ kế toán. Nguyên tắc và phương pháp ghi nhận chi phí thuế Thu nhập doanh nghiệp hiện hành, chi phí thuế thu nhập hoãn lại: Thuế thu nhập Doanh nghiệp được tính ở mức 28% lợi nhuận kế toán trước thuế đối với những báo cáo tài chính trước năm 2008 và ở mức 25% cho báo cáo tài chính các quý, báo cáo tài chính cuối năm kể từ 01/01/2009 tương ứng với thời điểm có hiệu lực của Luật thuế thu nhập doanh nghiệp 2008. 2.2.2 Đặc điểm vận dụng chế độ kế toán trong doanh nghiệp 2.2.2.1 Chứng từ kế toán : Công ty áp dụng hệ thống chứng từ theo quyết định 15/2006/QD – BTC ngày 26/03/2006. Áp dụng theo quyết định này hệ thống chứng từ kế toán của công ty bao gồm các loại chứng từ trong các lĩnh vực: Lao động tiền lương gồm các chứng từ như: bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương, bảng thanh toán tiền thưởng, bảng thanh toán tiền làm thêm giờ, Bảng phân bổ lương – BHXH, Bảng tổng hợp chi trả lương-BHXH, BHYT … Hàng tồn kho gồm các chứng từ như: phiếu nhập kho, hóa đơn mua hàng, hóa đơn kiêm phiếu xuất kho, biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, hàng hóa, bảng kê mua hàng,.. Tiền tệ gồm các chứng từ như: phiếu thu, phiếu chi, biên lai thu tiền , giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tiền tạm ứng,… Tài sản cố định gồm các chứng từ như: biên bản giao nhận TSCĐ, biên bản kiểm kê TSCĐ, biên bản thanh lý TSCĐ, … Công ty TNHH tập đoàn Phương Nhung tập hợp chứng từ 1 tháng một lần và được luân chuyển theo 4 bước: Lập chứng từ: chứng từ được lập khi có nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan tới hoạt động của công ty và chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ phát sinh. Kiểm tra chứng từ: trước khi được dùng để ghi sổ các chứng từ kế toán sẽ được kiểm tra về các mặt như: nội dung kinh tế của nghiệp vụ phát sinh, số liệu kế toán được phản ánh trên chứng từ và kiểm tra tính hợp pháp (chữ ký , con dấu,…). Ghi sổ: sau khi kiểm tra chứng từ kế toán tiến hành việc phân loại, sắp xếp các chứng từ và ghi vào sổ liên quan tới các chứng từ đó. Bảo quản và lưu trữ chứng từ: công ty bảo quản chứng từ kế toán trong phòng hồ sơ của xí nghiệp trong các tủ đựng chứng từ. Công ty lưu trữ chứng từ ít nhất là 5 năm kể từ ngày lập chứng từ. Sơ đồ II.2 : Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán công ty TNHH tập đoàn Phương Nhung Lập chứng từ Kiểm tra chứng từ Ghi sổ kế toán Lưu trữ, bảo quản chứng từ 2.2.2.2 Tài khoản kế toán : Hầu hết là TK kế toán theo quyết định số 15/2006/ QĐ-BTC ban hành ngày 26/03/2006. Tuy nhiên để vận dụng tốt hơn và phù hợp với phần mềm kế toán của công ty, công ty đã tạo thêm một số tài khoản cấp 2, cấp 3. Bộ phận kế toán Công ty hiện sử dụng hai phương pháp mã hóa cơ bản để phân cấp tài khoản trong kế toán máy ở là mã hóa phân cấp (sử dụng dãy số kéo dài về phía phải để chi tiết cho đối tượng) và mã hóa tổng hợp, loại mã hóa kết hợp của mã hóa phân cấp với mã hóa gợi nhớ (sử dụng tên viết tắt của đối tượng để đại diện cho đối tượng đó). Phân cấp theo phương pháp mã hóa phân cấp thường được kế toán Công ty áp dụng cho các tài khoản trên bảng Cân đối kế toán, bao gồm: tiền mặt, hàng tồn kho, nợ ngắn hạn dài hạn, vốn chủ sở hữu…Ví dụ : TK tiền mặt là 111 có hai TK chi tiết là TK tiền mặt Việt Nam- 1111 và TK tiền mặt nước ngoài - 1112. Phân cấp theo phương pháp mã hóa tổng hợp được dùng với các tài khoản công nợ chi tiết cho các khách hàng hoặc các tài khoản cấp 3 của tài khoản tiền gửi để chi tiết cho các ngân hàng. Ví dụ: TK 1121- tiền gửi ngân hàng VNĐ có TK chi tiết là TK 1121VTIB - tiền gửi VNĐ Ngân hàng Công thương Việt Nam (VIETINBANK). Về nguyên tắc phân cấp, việc phân cấp tài khoản được bộ phận kế toán Công ty xác định dựa theo một số tiêu thức sau: với các tài khoản liên quan đến tiền gửi ngân hàng thì phân cấp chi tiết đến tài khoản cấp 3 cho từng ngân hàng (chủ yếu là các ngân hàng trên địa bàn Hà Nội); với các tài khoản công nợ chi tiết đến tài khoản cấp 3 cho từng khách hàng thường xuyên (như các đại lý của Công ty ở Hà Nội và các tỉnh thành miền Bắc), khách hàng có ít giao dịch sẽ được gộp vào một tài khoản cấp 3 chung cho khách lẻ, tài khoản hàng hóa chi tiết cho từng loại hàng. Các tài khoản còn lại sử dụng theo hệ thống tài khoản chuẩn của Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC đã đề cập ở trên. 2.2.2.3 Sổ kế toán : Hình thức áp dụng là sổ Nhật ký chung (Hạch toán trên phần mềm kế toán). Các mẫu sổ được thiết kế theo đúng hình thức và kết cấu quy định và phù hợp với phần mềm kế toán. Sơ đồ II.3 : Tổ chức sổ kế toán tại công ty TNHH tập đoàn Phương Nhung ( Hình thức nhật ký chung) Chứng từ gốc Sổ Nhật ký chung Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Sổ Cái Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Sổ Nhật ký đặc biệt Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng hoặc cuối kỳ : Quan hệ đối chiếu Hiện tại, công ty áp dụng phần mềm kế toán AVTsoft, được thiết kế dựa trên đặc diểm tình hình hoạt động kinh doanh đặc thù của công ty. Quy trình đối với việc nhập liệu và in báo cáo trên phần mêm này được thể hiện qua sơ đồ sau đây : Sơ đồ II.4 : Trình tự váo sổ liệu kế toán trên máy tính tại công ty TNHH tập đoàn Phương Nhung Chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ kế toán Phần mềm vi tinh Sổ kế toán Sổ chi tiết Sổ tổng hợp Báo cáo tài chính Nhập số liệu hàng ngày In sổ, báo cáo cuối tháng hoặc cuối kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra 2.2.2.4 Báo cáo kế toán Công ty đang áp dụng hệ thống báo cáo kế toán theo quyết định số 15/2006/QD – BTC ban hành ngày 26/03/2006 bao gồm các bảng báo cáo chính sau : Bảng cân đối kế toán Báo cáo kết quả kinh doanh Thuyết minh báo cáo tài chính Bảng cân đối kế toán: được lập căn cứ vào số dư trên các sổ kế toán tổng hợp, sổ kế tóan chi tiết trên các tài khoản loại 1, loại 2, loại 3, loại 4 và các TK ngoài bảng và dựa vào bảng cân đối kế toán của niên độ trước. Báo cáo kết quả kinh doanh: được lập dựa trên báo cáo kết quả kinh doanh của năm trước và các sổ chi tiết các TK từ loại 5 đến loại 9, sổ chi tiết các loại thuế phải nộp nhà nước. Thuyết minh báo cáo tài chính: được lập dựa trên báo cáo kết quả kinh doanh và bảng cân đối kế toán của kỳ báo cáo và dựa trên thuyết minh báo cáo tài chính của năm trước. Các báo cáo kế toán này được lập vào giữa niên độ và cuối niên độ và được trình lên Ban Giám đốc Công ty và các cơ quan thuế vào cuối mỗi quý. Ngoài 3 loại báo cáo trên, công ty còn lập các biểu sau trong Báo cáo tài chính : Tờ khai quyết toán thuế TNDN Bảng cân đối tài khoản Báo cáo tình hình thực hiện nghĩa vụ đối với Nhà nước Bên cạnh báo cáo thuế(nhằm thực hiện nghĩa vụ đối với Nhà nước ), công ty còn xây dựng hệ thống báo cáo quản trị nhằm thực hiện các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn của công ty. Để phù hợp với quy mô hoạt động, doanh nghiệp tổ chức hoạt động kế toán quản trị theo hình thức kết hợp. Theo hình thức này thì kế toán viên phụ trách phần hành kế toán nào sẽ thực hiện cả kế toán tài chính và kế toán quản trị của cùng phần hành kế toán đó. Các báo cáo quản trị được lập định kì theo tháng, quý, hoặc năm. Dưới đây là một số báo cáo quản trị được lập chủ yếu trong doanh nghiệp : Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh theo cách ứng xử của chi phí cho từng quý và cho cả năm. Báo cáo doanh thu, chi phí, lợi nhuận của từng sản phẩm, từng công ty thành viên (Báo cáo bộ phận). . Báo cáo bán hàng, mua hàng. Báo cáo tình hình sử dụng lao động và năng suất lao động Báo cáo chi tiết nợ vay, nợ phải thu phải trả theo thời hạn thanh toán và tên khách hàng. 2.3 Đặc điểm tổ chức một số phần hành kế toán chủ yếu Là một doanh nghiệp kinh doanh thương mại, các phần hành kế toán chủ yếu của công ty TNHH tập đoàn Phương Nhung bao gồm : kế toán các nghiệp vụ mua hàng, bán hàng, kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương, kế toán vốn bằng tiền, kế toán tài sản cố định,…Trong khuôn khổ của bài báo cáo này, tôi xin trình bày về tổ chức của phần hành kế toán nghiệp vụ mua hàng, kế toán nghiệp vụ bán hàng, đồng thời phân tích phần hành kế toán vốn bằng tiền dựa trên số liệu phát sinh cụ thể tại doanh nghiệp. 2.3.1 Kế toán nghiệp vụ mua hàng 2.3.1.1 Các thủ tục, chứng từ kế toán áp dụng * Chứng từ hóa đơn kèm theo quá trình mua hàng hóa : Hóa đơn giá trị gia tăng - VAT ( bên bán lập ) Hóa đơn bán hàng ( bên bán lập ) Bảng kê mua hàng hóa Phiếu nhập kho Biên bản kiểm nhận hàng hóa Phiếu chi, giấy báo nợ, phiếu thanh toán tạm ứng Một số mẫu chứng từ nghiệp vụ mua hàng : Biểu II. 1: Phiều nhập kho Công ty TNHH tập đoàn Phương Nhung Số : 1 PHIẾU NHẬP KHO Ngày 06 tháng 04 năm 2009 Nhập của Ông( Bà ) : Cty Ld Unilever Việt Nam Địa chỉ : 672/673 cư xá Kiến Thiết Q9 TPHCM Nội dung : Nhập hàng U STT Vật tư – Hàng hóa Đơn giá Thành tiền Mã hiệu Tên–Nhãn hiệu –Quy cách ĐVT SL 1 2 3 4 5 Cộng Cộng thành tiền bằng chữ : ………………………………………….. Thủ kho : Kế toán trưởng : Tổng giám đốc : ( Ký,họ tên ) ( Ký,họ tên ) ( Ký,họ tên ) Biểu II. 2: Bàng kê mua hàng - Công ty TNHH tập đoàn Phương Nhung - Phòng Kinh doanh BẢNG KÊ MUA HÀNG Ngày … tháng … năm … Quyển số : ………… Số :…………. Họ và tên người mua : …………………………… Nợ 1561 Bộ phận : Cung ứng vật tư Có 3311 STT Tên–Nhãn hiệu –Quy cách Địa chỉ mua hàng ĐVT SL Đơn giá Thành tiền A B C D 1 2 3 Cộng x x x Tổng số tiền ( Viết bằng chữ ) :…………………… * Ghi chú : ……………………………………………. Người mua : Kế toán trưởng : Người duyệt mua : ( Ký,họ tên ) ( Ký,họ tên ) ( Ký,họ tên ) * Phương pháp tính giá hàng nhập kho : Doanh nghiệp áp dụng tính giá theo phương pháp thực tế nhằm đảm bảo nguyên tắc giá phí. Giá thực tế của hàng hóa mua vào được xác định : Giá thực tế của hàng hóa mua vào = Giá mua theo hóa đơn của hàng hóa + Thuế nhập khẩu, thuế TTĐB phải nộp (nếu có) - Giảm giá hàng mua, Chiết khấu thương mại + Chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng * Tài khoản sử dụng : - Tài khoản 156 – Hàng hóa : TK này dùng để phản ánh giá trị hiện có của hàng tổn kho, tồn quầy, và xuất nhập trong ký báo cáo theo trị giá nhập kho thực tế ( trong hệ thống kế toán theo phương pháp kê khai thường xuyên ). TK 156 được chi tiết thành hai tài khoản cấp 2 : TK 1561 – Giá mua của hàng hóa TK 1562 – Phí mua hàng hóa - Tài khoản 151 – Hàng mua đang đi đường : TK này sử dụng để phán ánh các loại hàng hóa mua ngoài đã thuộc sở hữu của doanh nghiệp nhưng chưa kiểm nhận nhập tại nơi quản lý quy định. Ngoài các tài khoản trên, trong quá trình nhập mua hàng, doanh nghiệp còn sử dụng một số TK như : 111, 112, 331, 133,… 2.3.1.2 Quy trình hạch toán nghiệp vụ mua hàng hóa a. Trường hợp hàng mua và chứng từ mua hàng cùng về thì căn cứ vào thực tế kiểm nhận hàng, kế toán ghi : Nợ TK 1561- Hàng hóa ( giá trị hàng hóa thực nhập kho ) Nợ TK 157- gửi bán hàng hóa ( gửi bán đại lý, gửi bán thẳng ) Nợ 632 – Giá vốn hàng bán ( giao bán thẳng trực tiếp) Nợ TK 1331- Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111, 112, 331,… Giá thanh toán b.Trường hợp hàng về chưa có chứng từ, tạm thời ghi hàng nhập theo giá tạm tính : Nợ TK 1561- Hàng hóa ( thực tế nhập theo giá tạm tính) Có TK 331 ( ghi giá tạm tính chưa có thuế GTGT ) Khi nhận được bộ chứng từ của lô hàng này, kế toán ghi bút toán điều chỉnh và ghi nhận số thuế GTGT khấu trừ : Nợ TK 133 Có TK 111, 112, 311, 331 c. Trường hợp chứng từ mua hàng về trước, kế toán lưu chứng từ đồng thời ghi bút toán : Nợ TK 151 – hàng mua đang đi đường Nợ TK 133 – thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111, 112, 311, 331 + Kì sau, khi hàng về được kiểm nhận, căn cứ vào thực tế kiểm nhận, kế toán ghi : Nợ TK 156, 157, 632 – Số hàng thực tế kiểm nhận Có TK 151 – Số hàng đã về theo chứng từ d. Trường hợp mua được hưởng chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán hoặc giảm giá hàng hóa mua, kế toán ghi giảm giá trị hàng mua hoặc doanh thu tài chính Nợ TK 331- Phải trả nhà cung cấp ( Khấu trừ nợ phải trả ) Nợ TK 111, 113 - Chiết khấu, giảm giá được hưởng đã nhận Có TK 156 – Hàng hóa : Giảm giá và chiết khấu thương mại Có TK 515 – Chiết khấu thanh toán Có TK 133 – Giảm thuế GTGT đầu vào đ. Chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng như : Chí phí vận chuyển bốc dỡ, tiền lưu kho, lưu bãi, tiền chi phí đi đường của bộ phận thu mua …theo dõi riêng ở TK 1562 Nợ TK 1562 Nợ TK 133 Có TK 111, 112, 141, 331,… Sơ đồ II.5 : Quy trình hạch toán nghiệp vụ mua hàng hóa tại công ty TNHH tập đoàn Phương Nhung TK 111, 112, 141, 331 TK 156, 157, 632 TK 133 TK 151 TK 111, 112, 331 Mua hàng hóa nhập kho gửi bán HH mua đi đường Nhập hàng 111, 112, 141, 331 Giảm giá hàng mua Trả lại hàng mua, chiết khấu thương mại Thuế GTGT Thuế GTGT hàng mua 2.3.1.3 Quy trình ghi sổ kế toán nghiệp vụ mua hàng Công ty áp dụng hình thức sổ kế toán theo phương pháp Nhật ký chung, vì thế, quy trình ghi sổ kế toán nghiệp vụ mua hàng cũng áp dụng theo sơ đồ chung của phương pháp này. Sơ đồ II.6 : Quy trình ghi sổ kế toán nghiệp vụ mua hàng Nhật ký chung Sổ chi tiết TK 156, 331, 632 Bảng tổng hợp Sổ cái TK 156, 157,632, 331 Bảng cân đối số phát sinh Nhật ký mua hàng Báo cáo tài chính Chứng từ gốc (Hóa đơn GTGT Phiếu chi, giấy báo nợ Phiếu nhập kho..) Quan hệ đối chiếu Ghi cuối tháng hoặc cuối kì Ghi hàng ngày Từ chứng từ hợp lệ như : hóa đơn GTGT, phiếu chi, Phiếu nhập kho,…kế toán công nợ- bán hàng ghi nhật ký mua hàng và sổ chi tiết các TK liên quan như sổ chi tiết công nợ của nhà cung cấp , sổ chi tiết hàng hóa vật tư, … Cuối kì, dựa trên các sổ chi tiết kế toán tổng hợp lập các Bảng tổng hợp như : Bảng tông hợp chi tiết thanh toán với người bán, Bảng kê hóa đơn mua hàng và dịch vụ ... Số cái các tài khoản hàng hóa, công nợ đối với nhà cung cấp … được thực hiện vào cuối kì , đồng thời tiến hành việc kiểm tra, đối chiếu với sô liệu trong các bảng tổng hợp. Từ sổ Cái và các Bảng tổng hợp, kế toán thực hiện lập Báo cáo tài chính của đơn vị vào cuối niên độ kế toán. 2.3.2 Kế toán nghiệp vụ bán hàng 2.3.2.1 Các thủ tục, chứng từ kế toán áp dụng Bán hàng là khâu cuối cùng trong quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thương mại. Thông qua bán hàng giá trị và giá trị sử dụng của hàng hóa được thực hiện, vốn của doanh nghiệp thương mại được chuyển từ hình thái hiện vật sang hình thái giá trị. Doanh nghiệp thu hồi vốn, bù đắp chi phí và có nguồn tích lũy để mở rộng hoạt động kinh doanh. Công ty TNHH tập đoàn Phương Nhung là doanh nghiệp thực hiện phương thức bán sỉ hàng hóa, hàng hóa được bán ra với khối lượng lớn và có nhiều hình thức thanh toán. * Các hóa đơn chứng từ sử dụng trong nghiệp vụ tiêu thụ hàng hóa : Hóa đơn GTGT Hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho Phiếu thu, Giấy báo Có Bảng kê hàng hóa bán ra Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Phiếu xuất kho gửi bán đại lý Thẻ kho Một số mẫu chứng từ nghiệp vụ bán hàng : Biều II.3 : Hóa đơn Giá trị gia tăng Mẫu sổ : 01 GTKT – 3LL EU/2009B HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 2 : giao khách hàng Đơn vị bán hàng : Công ty TNHH tập đoàn Phương Nhung Địa chỉ : sổ 12 ,Tổ 34,phường Yên Hòa,quận Cầu Giấy,thành phố Hà Nội Số TK : 0100429285 Điện thoại : 04.8338317 Họ và tên người mua hàng : ………….. Tên đơn vị : …………………… Địa chỉ : ……………………. Số tài khoản : ……………. Hình thức thanh toán : ………………… Mã số thuế :………………….. STT . Tên sản phẩm ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A C D 1 2 3=1x2 Cộng tiền hàng : ……………………….. Thuế suất thuế GTGT : 10% Tiền thuế GTGT ……………………….. Tổng cộng thanh toán : ……………………….. Số tiền viết bằng chữ :………………………………………………….. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu II.4 : Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho Công ty TNHH tập đoàn Phương Nhung Số : 288 HÓA ĐƠN KIÊM PHIẾU XUẤT KHO Ngày 01 tháng 04 năm 2009 Nợ : 1311 Có : 5111 Xuất cho Ông ( Bà ) : …………………….. Nội dung : Xuất bán hàng Trang : 1 STT Vật tư – Hàng hóa Số lượng Đơn giá VAT Tổng thành tiền Ghi chú Mã hiệu Tên-Hàng hóa-Quy cách ĐVT 1 2 3 4 5 Giám đốc : Kế toán : Thủ kho : Người nhận : (Ký, họ tên ) (Ký, họ tên ) (Ký, họ tên ) (Ký, họ tên ) Sơ đô II.7 : Sơ đồ luân chuyển chứng từ nghiệp vụ bán hàng qua kho tại công ty TNHH tập đoàn Phương Nhung Khách hàng, đại lý Phòng kế hoạch – kinh doanh Phòng kế toán Tổng giám đốc Thủ kho Thủ quỹ (1) (2) (3) (4) (5) (5) (6) (7) (6) (7) Giải thích sơ dồ : Người có nhu cầu mua hàng đề nghị mua hàng trực tiếp hoặc thông qua đơn đề nghị mua hàng. Với trường hợp mua hàng theo hợp đồng thì căn cứ là hợp đồng kinh tế được ký kết giữa cá nhân tổ chức có nhu cầu mua hàng và phòng kế hoạch – kinh doanh của công ty. Căn cứ vào đề nghị mua hàng của khách hàng hoặc hợp đồng kinh tế do phòng kinh doanh chuyển lên, kế toán công nợ - bán hàng tiến hành lập Hóa đơn GTGT, Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho Kế toán trưởng xem xét, thông qua hóa đơn. Sau đó, hóa đơn GTGT được chuyển lên Tổng Giám đốc để duyệt ký Cấp trên kiểm tra, ký duyệt. Kế toán vốn bằng tiền lập phiếu thu. Thủ quỹ nhận tiền từ khách hàng dựa trên phiếu thu và ghi vào sổ quỹ Phòng kinh doanh yêu cầu thủ kho xuất hàng hóa cho khách hàng theo hóa đơn GTGT. Thủ kho xuất kho hàng hóa và ghi thẻ kho. Thủ quỹ và Thủ kho nộp lên phòng kế toán các chứng từ liên quan, Kế toán công nợ - Bán hàng phản ánh: Giá vốn hàng bán, doanh thu, thuế GTGT,… vào sổ chi tiết. * Phương pháp tính giá vốn hàng bán : Giá bán của hàng hóa tiêu thụ được tính theo phương pháp bính quân cả kì dự trữ, là phương pháp tính giá vốn của hàng hóa xuất bán ngày cuối kì. Cơ sở tính giá bình quân cả kì kinh doanh : Giá bình quân gia quyền cả kì dự trữ Giá thực thế hàng nhập mua trong kì = Giá thực tế hàng tồn đầu kì Số lượng hàng tồn đầu kì Số lượng hàng nhập mua trong kì + + Giá trị hàng hóa xuất kho Số lượng hàng hóa xuất kho Giá bình quân gia quyển cả kì dự trữ = x * Tài khoản sử dụng : Tài khoản 157 – Hàng gửi bán : Phản ánh sư vận động của hàng xuất bán theo phương thức gửi hàng bán. Tài khoản này được chi tiết cho từng loại hàng. Tài khoản 156 – Hàng hóa : Sử dụng trong phương thức bán hàng lưu chuyển qua kho, TK mở chi tiết cho từng loại hàng. Tài khoán 632 – Giá vốn hàng bán : Tài khoản này được mở chi tiết theo từng loại hàng bán. Tài khoản 511 – Doanh thu bán hàng hóa Tài khoản 512 – Doanh thu nội bộ Tài khoản 531 – Hàng bán bị trả lại Tài khoản 531- Giảm giá hàng bán Tài khoản 521 – Chiết khấu thương mại Ngoài ra, trong quá trình tiêu thụ hàng hóa có thể sử dụng các TK sau : 111, 112, 131, 3331, … 2.3.2.2 Quy trình hạch toán nghiệp vụ bán hàng hóa a. Bán buôn qua kho theo hình thức gửi bán : - Xuất bán hàng hóa gửi cho khách hàng hoặc đại lý, kế toán ghi : Nợ TK 157 – Hàng gửi bán Có TK 1561 – Hàng hóa - Khi Hàng gửi bán đã bán, kế toán ghi : Nợ TK 632 – Giá vốn Hàng bán Có TK 157 – Hàng gửi bán - Doanh thu và thuế GTGT đầu ra phải nộp  Nợ TK 111, 112, 131 : Tổng giá thanh toán Có TK 511 : Doanh thu bán hàng Có TK 3331 : Thuế GTGT phải nộp b. Bán buôn qua kho theo hình thức trược tiếp khi xuất bán trực tiếp hàng hóa, kế toán ghi giá vốn : Nợ TK 632 Có TK 1561 Doanh thu và thuế GTGT đầu ra thu hộ phải nộp : Ghi tương tự c. Bán hàng vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán : - Mua hàng vận chuyển bán thẳng : Nợ TK 157 Nợ TK 133 Có TK 111, 112, 331 - Mua hàng bán thẳng giao nhận trực tiếp tay ba giữa nhà cung cấp và khách hàng mua : Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán Nợ TK 133 Có TK 111, 112, 331 Căn cứ vào chứng từ kế toán ghi nhận doanh thu và thuế GTGT phải nộp - Thanh toán tiền mua lô hàng cho nhà cung cấp Nợ TK 331 – Phải trả nhà cung cấp Có TK 111, 112 d. Bán buôn vận chuyển thẳng không tham gia thanh toán - Nhận tiền hoa hồng được hưởng từ việc môi giới Nợ TK 111, 112 Có TK 511 – Doanh thu bán hàng Có TK 3331 – Thuế GTGT đầu ra - Chi phí môi giới bán hàng , ghi nhận vào chi phí bán hàng TK 641 đ. Xuất hàng hóa khuyến mại, quảng cáo, biếu tặng : - Giá trị hàng hóa xuất khuyến mại, quảng cáo : Nợ Tk 641 – Chi phí bán hàng Có TK 512 – Doanh thu nội bộ - Hàng hóa xuất biếu tặng trừ vào quỹ khen thưởng ghi : Nợ TK 431 – Quỹ khen thưởng phúc lợi ( tổng giá thanh toán Có TK 512 – Doanh thu nội bộ Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp - Ghi nhận Giá vốn hàng bán : Ghi tương tự trường hợp xuất hàng bán trực tiếp 2.3.2.2 Quy trình ghi sổ ké toán nghiệp vụ bán hàng Khi phát sinh một nghiệp vụ bán hàng, trên cơ sỏ hóa đơn đầu vào như : Hóa đơn GTGT, phiếu thu, Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho ,… Kế toán công nợ - Bán hàng thực hiện Ghi sổ Nhật ký bán hàng và lập sổ Chi tiết hàng hóa, giá vốn hàng bán, doanh thu bán hàng, Sổ chi tiết công nợ với khách hàng …. Cuối kì, kế toán tổng hợp lập Sổ cái các tài khoản liên quan và các Bảng tổng hợp tiêu thụ hàng hóa, bảng tổng hợp thanh toán với khách hàng, đồng thời tiến hành kiểm tra đối chiếu sô liệu gữa các sổ kế toán với nhau. Cuối niên độ kế toán, kế toán tiến hành tổng hợp các thông tin trên các Bảng tổng hợp và Sổ cái vào Báo cáo tài chính của doanh nghiệp. Quy trình ghi sổ kế toán nghiệp vụ bán hàng được khái quát trong sơ đồ sau đây : Sơ đồ II.8 : Quy trình ghi sổ kế toán nghiệp vụ bán hàng Nhật ký chung Sổ chi tiết TK 156, 157, 632,511, 641, 642 Bảng tổng hợp doanh thu, giá vốn, chi phí, lợi nhuận Sổ cái TK 156, 157,632, 632, 131, 511, 512, 531, 532, 911,… Bảng cân đối số phát sinh Nhật ký bán hàng Báo cáo tài chính Chứng từ gốc (Hóa đơn GTGT Phiếu thu, giấy báo có Phiếu xuất kho..) Quan hệ đối chiếu Ghi cuối tháng hoặc cuối kì Ghi hàng ngày 2.3.3 Kế toán vốn bằng tiền Vốn bằng tiền là một bộ phận của vốn kinh doanh thuộc tài sản lưu dộng của doanh nghiệp, được hình thành chủ yếu trong quá trình bán hàng và trong các quan hệ thanh toán. Vốn bằng tiền của doanh nghiệp là tài sản tồn tại trực tiếp dưới hình thức tiền tệ bao gồm tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ngân hàng. Trong quá trình kinh doanh, vốn bằng tiền được vừa sử dụng để đáp ứng nhu cầu thanh toán các khoản nợ, nhập mua hàng hóa vừa là kết quả của việc tiêu thụ hoặc thu hồi các khoản nợ. Quy mô của vốn bằng tiền phản ánh khả năng thanh toán tức thời của doanh nghiệp. Mặt khác, vốn bằng tiền là loại vốn đòi hỏi doanh nghiệp phải quản lý hết sức chặt chẽ vì trong quá trình luân chuyển vốn bằng tiền rất dễ bị tham ô, lợi dụng, mất mát. Do vậy việc sử dụng vốn bằng tiền cần phải tuân thủ các nguyên tắc, chế độ quản lý chặt chẽ và khoa học. 2.3.3.1 Các thủ tục, chứng từ kế toán áp dụng * Các hóa đơn, chứng từ sử dụng để hạch toán vốn bằng tiền : Phiếu thu – Mẫu 01-TT Phiếu chi – Mẫu 03 –TT Giấy nộp tiền Giấy thanh toán tiền Giấy thanh toán tiền tạm ứng Giấy đề nghị thanh toán Sổ quỹ tiền mặt kiêm báo cáo quỹ Sổ tiền gửi ngân hàng Giấy báo nợ, giấy báo có Ủy nhiệm thu, Ủy nhiệm chi Sơ đô II.9 : Sơ đồ luân chuyển chứng từ nghiệp vụ nghiệp vụ hạch toán vốn bằng tiền tại công ty TNHH tập đoàn Phương Nhung Đối tượng nhận \ nộp tiền Phòng kế toán Tổng Giảm đốc Thủ quỹ Ngân hàng (1) (1) (2) (3) (4) (5) (4) Giải thích sơ dồ : Kế toán vốn bằng tiền nhận các chứng từ đầu vào từ đối tượng nhận/nộp tiền để kiểm tra đối chiếu tính hợp lệ, hợp lý. Nếu chứng từ đạt tiêu chuẩn, kế toán viên lập phiếu thu - chi thành 3 liên, 1 liên được giữ lại để lưu trữ, 2 liên còn lại được chuyển sang cho kế toán trưởng. Trong trường hợp thanh toán diễn ra thông qua ngân hàng, kế toán viên chỉ cần nhận giấy báo Nợ, giấy báo Có từ ngân hàng để kiểm tra đối chiếu với chứng từ đầu vào rồi lưu lại. Kế toán trưởng duyệt phiếu thu, phiếu chi. Đối với phiếu chi, sau khi xét duyệt, kế toán trưởng trình phiếu chi lên Tổng giám đốc xét duyệt Tổng giám đốc ký duyệt phiếu chi. Thủ quỹ nhận 2 liên sau khi đã có sự phê chuẩn của Kế toán trưởng (phiếu thu), của Giám đốc (phiếu chi). Thủ quỹ thu/chi tiền với đối tượng nộp/nhận tiền đồng thời chuyển cho đối tượng 1 liên của phiếu thu/chi. (5) Thủ quỹ ghi sổ quỹ, nộp sỏ quỹ kiêm báo cáo quỹ và liên còn lại của phiếu thu, phiếu chi cho phòng kế toán. Kế toán vốn bằng tiền phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ chi tiết. * Tài khoản sử dụng hạch toán vốn bằng tiền : * Tài khoản 111 – Tiền mặt Tài khoản này có 3 TK cấp 3 : TK 1111 – Tiền Việt Nam TK 1112 – Ngoại tệ TK 1113 – Vàng , bạc, kim khí quý, đá quý * Tài khoản 112 – Tiền gửi ngân hàng Tài khoản này có 3 TK cấp 3 : TK 1121 – Tiền Việt Nam TK 1122 – Ngoại tệ TK 1123 – Vàng , bạc, kim khí quý, đá quý Tài khoản 112 – Tiền gửi được mở đến tài khoản cấp 3, chi tiết cho từng ngân hàng Ví dụ : - TK 1121CTB – Tiền gửi Việt Nam Đồng tại ngân hàng Citibank. - TK 1122AGRB(USD) – Tiền gửi bằng USD tại ngân hàng Argribank. Ngoài ra trong quá trình hạch toán vốn bằng tiền còn sử dụng một số TK khác như : - Tk 511, 3331 : Thu tiền bán hàng - TK 131 – Thanh toán với khách hàng - TK 331 – Thanh toán với nhà cung cấp - TK 413 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái - TK 138 – Phải thu khác - TK 338 – Phải trả khác 2.3.3.2 Quy trình hạch toán các nghiệp vụ hạch toán vốn bằng tiền * Hạch toán tiền mặt tại quỹ : Một số nghiệp vụ thu chi tiền tại quỹ được phản ánh vào Tk như sau : - Thu Tiền mặt nhập quỹ : dựa vào phiếu thu và các chứng từ liên quan để kế toán xác định nọi dung thu, từ dó xác định tài khoản ghi Có, đối ứng với nợ TK 111 - Chi tiêu Tiền mặt tại quỹ , căn cứ vào Phiếu chi và các chứng từ có liên quan kế toán xác định nội dung chi tiền mặt, từ đó xác định TK ghi Nợ đối ứng với Có TK 111 * Hạch toán tiền gửi ngân hàng : Một số nghiệp vụ liên quan đến Tiền gửi ngân hàng được kế toán phản anh vào tài khoản như sau : - Các nghiệp vụ làm tăng Tiền gửi ngân hàng : Kế toán dựa vào Giấy báo có hoặc Bảng sao kê của Ngân hàng và các chứng từ có liên quan để xác định nội dung thu, từ đó xác định tài khoản ghi Có đối ứng với Nợ TK 112. - Các nghiệp vụ làm giảm Tiền gửi ngân hàng : Kế toán dựa vào các Giấy báo nợ hoặc Bảng sao kế của ngân hàng và các chứng từ có liên quan để xác định nội dung chi tiêu Tiền gửi ngân hàng, từ đó xác định TK ghi Nợ đối ứng với có TK 112. Đối với các nghiệp vụ rút tiền gửi ngân hàng về quỹ tiền mặt và gửi tiền vào ngân hàng, kế toán hạch toán như sau : - Rút tiền gửi ngân hàng về quỹ tiền mặt Nợ TK 111 Có TK 112 - Gửi tiền mặt vào tài khoản ngân hàng: Nợ TK 112 Có TK 111 Các nghiệp vụ đối với tiền mặt và tiền gửi ngân hàng phản ảnh trong sơ đổ sau đây : Sơ đồ II.10 : Hạch toán tổng hợp nghiệp vụ kế toán vón bằng tiền tại công ty TNHH tập đoàn Phương Nhung TK 111, 112 TK 511, 512 TK 156,157 Thu tiền bán hàng Mua hàng hóa TK 515, 711 Thu từ hoạt động tài chính Thu khác TK131 Khách hàng thanh toán hoặc ứng trước TK 411,441 Nhận vốn chủ sử hữu TK 121,128, 221,222,223,228 Thu hồi vốn đầu tư tài chính TK 3331 Thu thuế GTGT cho nhà nước khi bán hàng cung cấp dịch vụ TK 331 Trả nợ hoặc ứng trước tiền cho người bán TK 133 Thanh toán thuế GTGT TK 311,334, 338,341,343 Trả nợ vay, nợ nhà nước, CNV và các khoản nợ khác TK 121,128, 221,222,223,228 Chi đầu tư tài chính TK 411, 441 Trả vốn cho chủ sở hữu TK 211,213, 217 Mua TSCĐ, bất động sản đầu tư 2.3.3.3 Đặc điểm quy trình ghi sổ kế toán vốn bằng tiền tại công ty TNHH tập đoàn Phương Nhung Khái quát quy trình ghi sổ kế toán vốn bằng tiền như sau: Sơ đồ II.11 : Quy trình ghi sổ kế toán vốn bằng tiền tại công ty TNHH tập đoàn Phương Nhung Chứng từ gốc - Phiếu thu, phiếu chi - Giấy báo Nợ, giấy báo Có, bảng sao kê Báo cáo quỹ Sổ chi tiết tiền mặt, tiền gửi ngân hàng Nhật ký thu tiền Nhật ký thu tiền Sổ cái 111, 112 Vào sổ hàng ngày Kiểm tra, đối chiếu Ghi cuối tháng hoặc cuối kì Thủ quỹ Kế toán tiền mặt Kế toán tồng hợp Hàng ngày, trên cơ sở các chứng từ gốc hợp lệ và có chữ ký đấy đủ của kế toán trưởng và Giám đốc công ty : Phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, giấy báo có, ….Thủ quỹ lập sổ quỹ kiêm báo cáo quỹ, sổ tiền gửi ngân hàng. Cuối ngày, Thủ quỹ nộp lại sổ quỹ, sổ tiền gửi và các chứng từ liên quan cho Kế toán Vốn bằng tiền, bộ phận này lập Sổ chi tiết Tiền mặt và Tiền gửi ngân hàng, Nhật ký thu và Nhật ký chi tiền. Cuối tháng, trên cơ sở Nhật ký Thu – Chi tiền, Kê toán Tổng hợp tiến hành lập Sổ cái Tiền mặt và Sổ cái Tiền Gửi, kiểm tra và đối chiếu số liệu với các Sổ chi tiêt. Cuối năm tài chính, thực hiện tổng hợp các số liệu vào Bảng cân Đối kế toán và Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. 2.3.3.4 Công tác kế toán tiền mặt tại công ty TNHH tập đoàn Phương Nhung tháng 4/2009 Hoạt động liên quan đến thu và chi tiền mặt tại công ty TNHH tập đoàn Phương Nhung phát sinh liên tục và với khối lượng lớn. Trong phạm vi cho phép, tôi xin được phản ánh công tác kế toán đối với một số nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt tại công ty trong tháng 4/2009 cùng với những chứng từ, sổ kế toán mà tôi đã thu hoạch được trong quá trình thực tế tại công ty. Các nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt phát sinh trong tháng 4/2009 tại công ty như sau : Phiếu thu sô 01, ngày 1\4, lý do thu : Thu tiền bán hàng - Số tiền : 444.052.521 ( VNĐ ) - Định khoản : Nợ TK 1111 444.052.521 Có TK 1311 444.052.521 Phiếu chi số 10, ngày 5\4, lý do chi : Chi tiền tiếp khách – Số tiền : 990.000 ( VNĐ) - Định khoản : Nợ TK 642 990.000 Có TK 1111 990.000 Phiếu thu sô 02, ngày 6\4, lý do thu : Thu tiền bán hàng – Số tiền : 373.291.532 ( VNĐ) - Định khoản : Nợ TK 1111 373.291.532 Có TK 1311 373.291.532 Phiếu chi số 08, ngày 20\4, lý do chi : Chi tiền thuê kho và điện nước – Số tiền : 16.883.000 (VNĐ) - Định khoản : Nợ TK 642 15.348.182 Nợ Tk 133 1.534.818 Có TK 1111 16.883.000 Phiếu chi số 20, ngày 22\4, lý do chi : Chi tiền điện thoại – Số tiền : 6.809.300(VNĐ) - Định khoản : Nợ TK 642 6.809.300 Có TK 1111 6.809.300 Phiếu chi số 29, ngày 29\4, lý do chi : Chi tiền đổ mực, thay trông, thay linh kiện máy in – Số tiền : 3.576.999 ( VNĐ) - Định khoản : Nợ TK 642 3.251.817 Nợ TK 133 325.182 Có TK 1111 3.576.999 Khi có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tiền mặt, kế toán định khoản như trên và tiến hành lập các phiếu thu, phiếu chi. Mẫu phiếu thu, phiêu chi như sau : Biểu II.5: Mẫu Phiếu thu Công ty TNHH tập đoàn Phương Nhung liên số : …. PHIẾU THU số : 01 Ngày 01 tháng 04 năm 2009 Nợ : 1111 Có : 131.1 Người nộp tiền : Cô Hảo Địa chỉ :……………………. Lý do thu : Thu tiền bán hàng Số tiền : 444.052.521 Bằng chữ : Bốn trăm bốn mươi bốn triệu năm mươi hai ngàn năm trăm hai mốt đồng. Kèm theo 01 chứng từ gốc Đã nhận đủ số tiền : Bốn trăm bốn mươi bôn triệu năm mươi hai ngàn năm trăm hai mươi mốt đồng Người nộp Thủ quỹ Kế toán trưởng Giám đốc (ký, họ tên ) (ký, họ tên ) (ký, họ tên ) (ký, họ tên ) Biểu II.6 : Mẫu phiếu chi Công ty TNHH tập đoàn Phương Nhung PHIẾU CHI Số : 10 Ngày 05 tháng 04 năm 2009 Nợ : 642 Có : 1111 Họ và tên người nhận tiền : Cô Hảo Địa chỉ :………………… Lý do chi : Chi tiền tiếp khách Số tiền : 990.000 Viết bằng chữ : Chín trăm chín mươi ngàn đồng Kèm theo : 01 Chứng từ gốc Giám đốc Kế toán Thủ quỹ Người lập Người trưởng phiếu Nhận tiền (ký, họ tên ) (ký, họ tên ) (ký, họ tên ) (ký, họ tên ) (ký, họ tên ) Tất cả các khoản thu chi tiền mặt đều phải có các chứng từ thu chi hợp lệ, chứng từ phải có chữ ký của Tổng giám đốc và kế toán trưởng. Sau khi đã kiểm tra chứng từ hợp lệ, thủ quỹ tiến hành thu vào hoặc chi ra các khoản tiền hoặc chi ra các khoản tiền và gửi lại chứng từ đã có chữ ký của người nhận tiền hoặc nộp tiền. Cuối mỗi ngày, thủ quỹ căn cứ và các chứng từ thu- chi để ghi sổ quỹ. Sổ quỹ được lập thành 2 liên, một liên lưu lại làm sổ quỹ, một liên làm báo cáo quỹ kèm theo các chứng từ nộp cho kế phòng kế toán để ghi sổ chi tiết : Biểu II.7 : Mẫu Sổ quỹ 1 - Ngày 1\4 : Công ty TNHH tập đoàn Phương Nhung SỔ QUỸ TIỀN MẶT (Kiêm báo cáo quỹ ) Số hiệu chứng từ Diễn giải Tk đối ứng Số tiền THU CHI THU CHI Số dư đầu ngày xxx 01 Số phát sinh trong ngày - Thu tiền bán hàng 1311 444.052.521 Cộng phát sinh - 444.052.521 Kèm theo : 01 Phiếu thu Ngày 01 tháng 04 năm 2009 Thủ quỹ (ký, họ tên) Biểu II.8 : Mẫu sổ quỹ 2 - Ngày 5\4 : Công ty TNHH tập đoàn Phương Nhung SỔ QUỸ TIỀN MẶT (Kiêm báo cáo quỹ ) Số hiệu chứng từ Diễn giải Tk đối ứng Số tiền THU CHI THU CHI Số dư đầu ngày xxx 10 Số phát sinh trong ngày - Chi tiền tiếp khách 642 990.000 Cộng phát sinh - 990.000 Kèm theo : 01 Phiếu chi Ngày 05 tháng 04 năm 2009 Thủ quỹ (ký, họ tên) Dựa trên báo cáo quỹ, phiếu thu và phiếu chi hàng ngày, kế toán tiền mặt thực hiện lập sổ chi tiết : Biểu II.9 : Sổ chi tiết tiền mặt Công ty TNHH tập đoàn Phương Nhung SỔ CHI TIẾT TIỀN MẶT Tháng 4\2009 Số dư đầu kì : xxx Chứng từ Diễn Giải TK đối ứng Số phát sinh Ngày Số Nợ Có A B C D 1 2 1\4 5\4 6\4 20\4 22\4 29\4 01 10 02 08 20 29 - Thu tiền bán hàng - Chi tiền tiếp khách - Thu bán hàng - Chi tiền thuê kho+điện nước - Chi tiền điện thoại - Chi tiền đổ mực +thay trống+thay linh kiện máy in 1311 642 1311 642 133 642 642 133 444.052.521 373.291.532 990.000 15348182 1534818 6.809.300 3.251.817 325.182 Kèm theo : 02 phiếu thu Tổng phát sinh nợ : 817.344.053 04 phiếu chi Tổng phát sinh có : 12.911.117 Số dư cuối kì : xxx Ngày 31 tháng 04 năm 2009 Kế toán trưởng Người lập sổ (ký, họ tên) (ký, họ tên) Khi một nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tiền mặt và tiền gửi kế toán vốn bằng tiền lập nhật ký thu tiền và nhật ký chi tiền của từng tháng trên cơ sở các phiếu thu và phiếu chi. Biểu II.10 Nhật ký thu tiền NHẬT KÝ THU TIỀN Tháng 04\2009 Chứng từ Diễn giải TK Nợ Tk Có Số phát sinh Ngày tháng Số 1\4 6\4 01 02 - Thu tiền bán hàng - Thu tiền bán hàng 1111 1111 1311 1311 444.052.521 373.291.532 Tổng cộng : 817.344.053 Ngày 31 tháng 04 năm 2009 Người lập sổ Kế toán trưởng Giám đốc (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Biểu II.11: Nhật ký chi tiền NHẬT KÝ CHI TIỀN Tháng 04\2009 Chứng từ Diễn giải TK Nợ Tk Có Số phát sinh Ngày tháng Số 5\4 20\4 22\4 29\4 10 08 20 29 - Chi tiền tiếp khách - Chi tiền thuê kho+điện nước - Chi tiền điện thoại - Chi tiền đổ mực +thay trống+thay linh kiện máy in 642 642 133 642 642 133 1111 1111 1111 1111 1111 1111 990.000 15348182 1534818 6.809.300 3.251.817 325.182 Tổng cộng : 12.911.117 Ngày 31 tháng 04 năm 2009 Người lập sổ Kế toán trưởng Giám đốc (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Cuối kì kế toán, kế toán tổng hợp tiến hành lập Sổ cái Tiền mặt, đồng thời kiểm tra, đối chiếu số liệu với Sổ chi tiết . Biểu II.12: Sổ Cái tiền mặt Công ty TNHH tập đoàn Phương Nhung SỔ CÁI Tháng 04\2009 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Số NT Nợ Có A B C D E 1 2 31\4 01 10 02 08 20 29 1\4 5\4 6\4 20\4 22\4 29\4 Số dư đầu kỳ - Thu tiền bán hàng - Chi tiền tiếp khách - Thu bán hàng - Chi tiền thuê kho+điện nước - Chi tiền điện thoại - Chi tiền đổ mực +thay trống+thay linh kiện máy in - 1311 642 1311 642 133 642 642 133 xxx 444.052.521 373.291.532 990.000 15348182 1534818 6.809.300 3.251.817 325.182 Số phát sinh Số dư cuối kì - 817.344.053 xxx 12.911.117 Ngày 31 tháng 04 năm 2009 Giám đốc Kế toán trưởng Người lập (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) CHƯƠNG III : ĐÁNH GIÁ TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH TẬP ĐOÀN PHƯƠNG NHUNG 3.1 Ưu điểm : Tuy quá trình thành lập và hoạt động kinh doanh chưa lâu nhưng công ty TNHH tập đoàn Phương Nhung đã không ngừng học hỏi sáng tạo và dần tự khẳng định được uy tín của mình trên thị trường. Thành công này thể hiện công tác tổ chức quản lý của công ty rất khoa học và hợp lý phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty. Để có được nhứng thành tựu như ngày hôm nay, đòi hỏi phải có sự cố gắng tích cực không ngừng của Ban Giám đốc cũng như tất cả cán bộ công nhân viên trong công ty đặc biết là những đóng góp to lớn của bộ phận kế toán. Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo mô hình tập trung phù hợp với tình hình thực tế của Công ty. Bộ máy kế toán được thiết kế nhằm thực hiện chức năng kiểm tra giám sát đầy đủ và chặt chẽ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, có sự phân công phân nhiệm chức năng giữa các phần hành kế toán khác nhau. Bộ máy kế toán đã thể hiện rõ vai trò quan trọng của mình trong việc tham mưu cho các nhà quản lý trong việc ra các quyết định kinh tế. Với mô hình tổ chức này, năng lực của kế toán viên được khai thác một cách hiệu quả đồng thời hạn chế việc tiêu hao công sức. Công ty đã vận dụng kịp thời hệ thống tài khoản trong các doanh nghiệp kinh doanh thương mại theo quyết định số 15/2006/QĐ- BTC ngày 26/03/2006 của Bộ tài chính tạo điều kiện thuận lợi hơn trong việc hạch toán kế toán và kiểm tra, kiểm soát. Phòng Kế toán – Tài vụ được trang bị hệ thống máy móc hiện đại giúp nâng cao hiệu quả làm việc. Việc sớm áp dụng phần mềm kế toán đã đẩy nhanh tốc độ công việc, giảm thiểu đến mức tối đa sự lãng phí thời gian và nguồn nhân lực. Sổ sách kế toán được bày trí theo hệ thống giúp việc theo dõi, đối chiếu số liệu chính xác và thuận tiện. Hình thức sổ sách kế toán áp dụng tại Công ty là hình thức Nhật ký chung nên đã tận dụng được ưu điểm của hình thức này là mẫu sổ đơn giản, dễ thiết kế, dễ ghi chép, dễ hiểu, minh bạch, dễ kiểm tra, kiểm soát. Sổ sách kế toán dược tập hợp và và hạch toán rõ ràng cho từng loại sản phẩm, từng kì kế toán tạo điều kiện cho việc theo dõi và quản lý. Công ty có bộ máy quản lý với đa sô là các cán bộ trẻ năng động, linh hoạt và nhiệt tình với công việc, bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ giàu kinh nghiệm đã có thâm niên hoạt động trong lĩnh vực tài chính. Chính sự kết hợp hài hòa này tạo nên sức mạnh nội lực mạnh mẽ giúp công ty ngày càng phát triển vững chăc hơn. 3.2 Những hạn chế còn tồn tại Thứ nhất, nhìn chung chứng từ lưu chuyển trong công ty còn chậm làm ảnh hưởng đến tốc độ của công tác hạch toán kế toán tại doanh nghiệp. Việc chứng từ lưu chuyển chậm như trên là do nhiều nguyên nhân : Trước hết là do trình độ lao động kế toán là chưa dồng đều. Quan niệm về việc luân chuyển chứng từ bị coi nhẹ và không được tập trung đẩy nhanh chứng từ vào lưu chuyển. Tiếp đó, mô hình bộ máy kế toán của công ty tổ chức theo hình thức tập trung, toàn bộ công việc ghi sổ (thậm chí cả việc hạch toán ban đầu cho một số hoạt động ) lập báo cáo kế toán đều thực hiện ở phòng kế toán trung tâm, các đơn vị trực thuộc thực hiện hạch toán ban đầu theo chế độ báo sổ. Do đặc điểm về không gian và địa lý của các đơn vị trực thuộc nên việc báo sổ tiến hành chưa đồng bộ dẫn đến tình trạng một số đơn vị hoàn thành đúng hạn nhưng số khác thì chưa. Điều này ảnh hưởng không nhỏ đến công tác tổng hợp số liệu của phòng kế toán trung tâm. Chứng từ luân chuyển chậm làm cho khối lượng công tác kế toán dồn vào cuối tháng, cuối quý, cuối năm, khiến cho việc theo dõi và phản ánh vào sổ sách không cập nhật, không chính xác, không đảm bảo cung cấp số liệu kịp thời. Thứ hai, việc xác định giá hàng hóa tiêu thụ thực hiện theo phương pháp bình quân cả kì dự trữ, cách tính này có ưu điểm là đơn giản, tốn ít công sức. Tuy nhiên, việc xác định giá chỉ sau khi kết thúc kỳ hạch toán( tháng, quý ) nên ảnh hưởng đến công tác quyết toán giá vốn hàng bán và doanh thu hoạt động kinh doanh. Cuối cùng, hiện nay, công tác kế toán quản trị của công ty đã được chú trọng tuy vậy vẫn còn nhiều hạn chế do bộ máy kế toán tổ chức tương đối mỏng, chưa có bộ phận chuyên môn về công tác này. Điều này đã gây khó khăn cho việc theo dõi, nắm bắt thông tin kế toán để đưa ra các quyết định kịp thời và hiệu quả của nhà quản lý. 3.3 Một số kiên nghị hoàn thiện tổ chức kế toán tại công ty TNHH tập đoàn Phương Nhung Trên cơ sở phát huy những ưu điểm và khắc phục những hạn chế còn tồn tại, qua việc thực tế hoạt động tổ chức kế toán tại công ty, tôi xin đưa ra một số giải pháp kiến nghị hoàn thiện sau : Doanh nghiệp cần thường xuyên tổ chức nâng cao trình độ nghiệp vụ chuyên môn cho bộ máy kế toán. Việc cập nhật nhanh chóng và ứng dụng nhạy bén các thông tin kế toán là một công việc hết sức cần thiết vì vậy doanh nghiệp cần có những giải pháp nâng cao hơn nữa về nghiệp vụ chuyên môn cho đội ngũ kế toán viên. Tiến hành phân tích mối quan hệ giữa chi phí – khối lượng – lợi nhuận, đây là một bộ phận của kế toán quản trị doanh nghiệp, việc này giúp các nhà quản trị sẽ nắm vững mối quan hệ giữa chi phí, khối lượng, lợi nhuận, từ đó chủ động đưa ra các giải pháp nhằm tiết kiệm chi phí, sử dụng có hiệu quả các yếu tố sản xuất, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, từ đó tăng cường khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường. Việc luân chuyển chứng từ chậm là vấn đề còn tồn tại mà hiện nay vẫn chưa có giải pháp triệt để. Công ty cần có những quy chế cụ thể về việc nộp sổ đối với những đơn vị thành viên. Đối với những đơn vị trong phạm vi thành phố Hà Nội thì định kì khoản 5 ngày tập hợp chứng từ một lần nộp cho phòng kế toán của Công ty. Với những đơn vị ở xa có thể tập hợp chứng từ theo tháng (ít nhất là một tháng một lần vào đầu tháng để tiện cho việc hạch toán của phòng Tài vụ ). Bên cạnh đó cần phải có sự hỗ trợ của lãnh đạo Công ty trong việc nâng cao ý thức trách nhiệm của các nhân viên kế toán đồng thời xây dựng chế độ thưởng phạt công bằng, hợp lý. Có như vậy, tình trạng luân chuyển chứng từ chậm sẽ sớm được giải quyết. Mạng lưới tiêu thụ hàng hóa trên cả nước của công ty rộng khắp, bên cạnh những khách hàng thường xuyên. Công ty luôn mở rộng quan hệ kinh doanh tới những khách hàng mới. Do đó, việc dự trữ hàng hóa song chưa tiêu thụ ngay trong kỳ khiến lợi nhuận ròng của công ty bị ảnh hưởng. Vì thế, để có thể giảm thiểu thiệt hại xuống mức thấp nhất, công ty nên lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Về mặt kinh tế, cũng như tài chính, Quỹ dự phòng cho phép Công ty luôn thực hiên được nguyên tăc hạch toán tài sản theo chi phí gốc lại vừa có thể ghi nhận trên các báo cáo tài chính của mình. Mặt khác, quỹ dự phòng còn tạo lập cho công ty một quỹ tiền tệ đủ mạnh để khắc phục trước các thiệt hại có thể xảy ra trong kinh doanh và được nhìn nhận như một đối sách tài chính cần thiết để duy trì hoạt động của Công ty. Trên đây là một số nhận xét và ý kiến đóng góp của tôi về công tác hạch toán tại công ty TNHH tập đoàn Phương Nhung. Mặc dù còn nhiều thiếu xót xong tôi rất mong được đóng góp một phần vào công tác hoàn thiện tổ chức kế toán tại công ty, thúc đẩy tăng cường chức năng kế toán giúp doanh nghiệp hoạt động ngày càng hiệu quả hơn.