Đề tài Thực trạng và giải pháp phát triển erp (hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp) tại các doanh nghiệp dệt may Việt Nam

a doanh nghiệp phải thích ứng với cách quản trị tiên tiến.  Không còn sự hỗ trợ từ phía nhà nước. Chính những cơ hội và thách thức như vậy đã làm cho nhu cầu của doanh nghiệp dệt may về một phong cách quản lý ngày càng lớn và trở nên cấp thiết hơn bao giờ hết. Theo nhiều chuyên gia công nghệ thông tin thì trong một hai năm tới đây thị trường giải pháp quản trị doanh nghiệp tại Việt Nam sẽ bùng nổ vì đây là nhu cầu bức bách của nhiều doanh nghiệp trong đó có các doanh nghiệp dệt may. III. GIẢI PHÁP PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG ERP TẠI CÁC DOANH NGHIỆP DỆT MAY VIỆT NAM: 1. Nhóm giải pháp vĩ mô: 1.1. Giải pháp từ phía nhà nước: 1.1.1. Môi trường pháp lý: ERP là một sản phẩm về công nghệ nên cũng như bất cứ sản phẩm công nghệ nào khác đều có thị trường cung và thị trường cầu về sản phẩm này. Thị trường cung muốn phát triển thì phải có thị trường cầu. Cũng như bất kỳ một thị trường cung cấp một sản phẩm công nghệ nào thị trường cung ERP cũng có các yếu tố môi trường vĩ mô tác động tới. Một trong những yếu tố vĩ mô đó chính là môi trường pháp luật. Một 70 môi trường pháp luật thông thoáng và rõ ràng là một trong những yếu tố thúc đẩy thị trường ERP phát triển. Hiện nay các quy định của nhà nước trong lĩnh vực khoa học công nghệ đặc biệt là phần mềm vẫn thiếu tính đồng bộ và chặt chẽ. Do đó làm cho các doanh nghiệp sản xuất phần mềm đặc biệt là các doanh nghiệp cung cấp giải pháp ERP không có cơ sở vững chắc để an tâm trong kinh doanh. Hơn nữa một hệ thống pháp luật “sáng nắng chiều mưa” sẽ làm cho rủi ro trong kinh doanh ngày càng gia tăng cũng như làm mất lòng tin của doanh nghiệp, họ không muốn đổi mới bởi đổi mới chẳng mang lại hiệu quả khi mà hệ thống luật pháp hay thay đổi. Dịch vụ tư vấn công nghệ cũng chưa được pháp luật đề cập đến nhiều. Dịch vụ tư vấn công nghệ là một lĩnh vực rất mới mẻ tại Việt Nam hiện nay đặc biệt là dịch vụ tư vấn triển khai hệ thống ERP bởi vì hệ thống ERP mới được biết đến trong những năm gần đây. Hiện nay có những bất cập và có những mâu thuẫn giữa phân hệ kế toán trong hệ thống ERP với hệ thống kế toán của Việt Nam. Điều này dẫn tới những hạn chế trong việc áp dụng một chế độ kế toán hiện đại tại các doanh nghiệp. Các doanh nghiệp sử dụng hệ thống ERP của các công ty cung cấp phần mềm hàng đầu thế giới mà trong đó phân hệ kế toán được thiết kế theo các tiêu chuẩn của các nước tiên tiến trên thế giới như Mỹ, Đức thì đều phải thay đổi phân hệ này cho phù hợp với hệ thống kế toán Việt Nam. Do đó việc nâng cấp hệ thống kế toán Việt Nam là hết sức cần thiết để tạo ra một hệ thống kế toán hiện đại, minh bạch.  Thứ nhất, hiện tượng trả lại hàng sau khi mua thường xuyên xảy ra trong kinh tế thị trường, theo định nghĩa của kế toán hiện đại thì đó là sự ghi nhận doanh thu sau đó “giảm” có kèm theo thuế GTGT, nghĩa là phát sinh chứng từ có số lượng âm, đơn giá bằng hay khác đơn giá cũ và thành tiền “âm”. Điều này thực chất đã được luật kế toán chấp nhận qua khái niệm “bút toán đỏ”. Nhưng theo thông lệ hay quy định của Bộ tài chính về quản lý hoá đơn tài chính thì lại không cho phép làm điều này. Nghĩa là không được phép xuất hoá đơn có giá trị âm hay 71 bất cứ một ghi chép nào có giá trị âm. Vì có quy định này mà các doanh nghiệp phải áp dụng những biện pháp hoàn toàn sai để ghi nhận, đó là việc khách hàng muốn trả lại hàng thì phải xuất hoá đơn cho người đã bán hàng. Đa số đối tác coi việc này là đúng vì cân đối tồn kho đúng, nhưng khi họ không nhận thức được là việc này đã gây nên 2 điều sai cơ bản: sự kiện “bán hàng lại” khác với “trả lại hàng” và tổng doanh số của hai bên “tăng” lên chỉ qua sự việc bán hàng được “đưa đẩy” dẫn đến sai lệch về kết quả kinh doanh và giá vốn. Việc này chỉ có thể giải quyết được khi có quy định rõ ràng hơn từ Bộ Tài chính để mọi doanh nghiệp áp dụng đúng hơn và hơn nữa là việc áp dụng phần mềm hiện đại dễ dàng hơn  Thứ hai, vì chưa có những quy định cụ thể về quyền sử dụng những tài khoản tự lập nên đa số doanh nghiệp không dám áp dụng những lợi thế của ERP là tạo tiểu tài khoản và theo dõi chi tiết đến từng thời điểm hay trung tâm hạch toán vì họ lập luận rằng kế toán Việt Nam không cho phép làm điều đó.  Thứ ba, theo thông lệ trước đây ở Việt Nam thường phát sinh doanh thu dựa theo ngoại tệ (những nhà nhập khẩu thường làm như vậy khi bán hàng để loại trừ rủi ro về tỷ giá) nhưng theo quy định của Nhà nước, trên lãnh thổ Việt nam tất cả mọi giao dịch đều phải bằng tiền Việt Nam. Đã gọi là luật thì không thể tranh cãi, có điều là thông lệ này rất rộng rãi không dễ dàng bỏ ngay được. Hơn nữa Bộ tài chính chưa hề có văn bản hướng dẫn nào cho việc kinh doanh như vậy nên các doanh nghiệp không biết phải làm thế nào cho đúng với luật hiện hành. Đa số doanh nghiệp nội thương tự tiện áp dụng điều khoản kế toán ngoại tệ quy định cho những giao dịch ngoại tệ bằng việc xử lý trực tiếp các bút toán điều chỉnh chênh lệch tỷ giá qua công văn giữa hai bên mà không cần đến hoá đơn tài chính. Điều này tai hại là: kế toán không có chứng từ phát sinh gốc, giao dịch nội thương không có hoá đơn tài chính thì không kiểm soát được thuế GTGT mặc dù về tổng thể Nhà nước không thu thêm được đồng nào qua hiệu 72 chỉnh giá qua tỷ giá kể cả khi doanh nghiệp có xuất hoá đơn tài chính nhưng nó không thể hiện được đúng đắn các giao dịch, nhập nhèm khi áp dụng luật tai hại hơn là những cán bộ thuế không hiểu vấn đề vẫn chấp nhận là đúng. Thực ra việc điều chỉnh “tỷ giá” trong nội thương chúng ta nên hiểu là việc doanh nghiệp điều chỉnh “chênh lệch giá bán thông qua tỷ giá ngoại tệ”, cũng giống như việc giảm hay tăng giá vậy. Chính những mâu thuẫn này là nguyên nhân dẫn tới sự e ngại của doanh nghiệp đó là liệu việc áp dụng một hệ thống quản lý mới ERP có phù hợp với quy định về tài chính kế toán hay không. 1.1.2. Sự hỗ trợ về khoa học công nghệ: Nhà nước đặc biệt là các cơ quan ban ngành mà cụ thể là Bộ Khoa học và công nghệ có vai trò rất quan trọng đối với sự phát triển khoa học công nghệ trong tất cả các ngành kinh tế nói chung và ngành dệt may nói riêng. Một sự hỗ trợ từ phía chính phủ cũng như các ban ngành là một nguồn động viên rất lớn cho các doanh nghiệp trong việc ứng dụng công nghệ thông tin hiện nay. Một định hướng từ các bộ ngành là rất cần thiết đối với các doanh nghiệp dệt may. Các doanh nghiệp hiện nay đang mắc phải một vấn đề đó là không biết nên ứng dụng công nghệ thông tin như thế nào là hợp lý và không lãng phí tiền của. Do vậy, các bộ ngành đặc biệt là bộ khoa học và công nghệ cần đưa ra các văn bản có tính chất định hướng trong đó đề ra một lộ trình hợp lý để giúp các doanh nghiệp đỡ bị bỡ ngỡ trong việc biến công nghệ thông tin thành sức mạnh của mình. Nhà nước, với các quyền hành của mình và với các khả năng lớn về xúc tiến thương mại, có thể có những động thái giúp đỡ doanh nghiệp về việc tìm kiếm nhà cung cấp công nghệ ERP nguồn có uy tín và chất lượng thông qua việc ký kết các hiệp định về hợp tác về khoa học công nghệ với các nước có thế mạnh về khoa học công nghệ, các hội chợ triển lãm, giới thiệu sản phẩm công nghệ thông tin, các dự án về khoa học công nghệ … 1.1.3. Hỗ trợ về đào tạo nguồn nhân lực: 73 Nhà nước cũng như các cơ quan ban ngành có liên quan phối hợp với các doanh nghiệp dệt may mở các trường đào tạo dạy nghề, học nghề. Xuất phát từ thực trạng các doanh nghiệp dệt may hiện nay đang rất thiếu một đội ngũ nhân viên am hiểu về công nghệ thông tin, chính phủ phối hợp với các doanh nghiệp mở các lớp tập huấn tay nghề cũng như bồi dưỡng các kiến thức về công nghệ thông tin cho các nhân viên trong doanh nghiệp. Theo số liệu thống kê của Bộ GD&ĐT, hiện nay cả nước có 13 cơ sở đào tạo sau đại học về công nghệ thông tin (9 trường đại học và 4 viện nghiên cứu), đào tạo theo ngành: đảm bảo máy tính và tin học, vô tuyến điện tử, với số lượng chỉ tiêu tuyển sinh tăng 30% hàng năm. Về đào tạo đại học, cao đẳng hiện cả nước có 27 khoa công nghệ thông tin đào tạo theo 11 chuyên ngành: điện tử- viễn thông, viễn thông, điện tử tin học, tin học, kỹ thuật máy tính, công nghệ thông tin, tin học ứng dụng, cơ khí-tin học, toán- tin học, vật ly tin học với chỉ tiêu tuyển sinh bình quân hàng năm tăng bình quân 50%. Số lượng sinh viên khá lớn như vậy về công nghệ thông tin tuy là một nguồn nhân lực dồi dào cho các doanh nghiệp nhưng lại có trình độ không cao, khả năng thực hành kém bởi chương trình đào tạo còn thiên về lý thuyết, đào tạo một cách ồ ạt của các trường đại học cũng như cao đẳng, dạy nghề. Chính vì lý do này dẫn đến hiện tượng sử dụng nguồn nhân lực cho công nghệ thông tin một cách lãng phí. Để giảm bớt hiện tượng này, nhà nước và đặc biệt là Bộ GD&ĐT cần có những biện pháp cải tiến phương pháp dạy và học tại các trường đại học, cao đẳng, trung học dạy nghề hiện nay để đáp ứng nhu cầu về kỹ sư khoa học công nghệ thông tin của các doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp dệt may nói riêng. Hơn nữa, Bộ Bưu chính Viễn thông cần phối hợp cùng với Bộ GD&ĐT xây dựng đề án quy hoạch phát triển nguồn nhân lực công nghệ thông tin để tạo ra một nguồn nhân lực có chất lượng cao cho doanh nghiệp. 1. 2. Từ phía Hiệp hội dệt may Việt Nam, Tổng công ty dệt may Việt Nam: Tổng công ty dệt may Việt Nam và Hiệp hội dệt may là những tổ chức đại diện cho cộng đồng các doanh nghiệp, có nhiệm vụ hỗ trợ các doanh nghiệp trong hoạt động 74 sản xuất, phân phối và tiêu thụ sản phẩm dệt may. Do đó, cả hai tổ chức này cần có những chính sách hợp lý để thu hút thêm nhiều thành viên tham gia và trở thành cầu nối giữa các doanh nghiệp, các doanh nghiệp có cơ hội học hỏi trao đổi kinh nghiêm với nhau trong lĩnh vực công nghệ thông tin đặc biệt là phong cách quản lý hiện đại. 2. Nhóm giải pháp vi mô: 2.1. Đổi mới nhận thức của doanh nghiệp đối với việc ứng dụng công nghệ thông tin nói chung là hệ thống ERP nói riêng: Để khuyến khích phổ biến và áp dụng bất kỳ một đổi mới nào, điều đòi hỏi trước tiên là phải nâng cao nhận thức của doanh nghiệp. Một mô hình kịch bản với tư cách là một phương tiện để đi từ giai đoạn đổi mới nhận thức đến giai đoạn ứng dụng công nghệ thông tin một cách chiến lược sẽ đóng vai trò quan trọng. Ứng dụng đầu tiên của phương pháp xây dựng kịch bản trong bối cảnh kinh tế và quản lý được bắt đầu vào năm 1967. Phương pháp này khác với phương pháp dự báo truyền thống. Nếu phương pháp dự báo cố gắng loại bỏ sự bất định thì phương pháp kịch bản nêu ra những triển vọng cơ bản trong tương lai. Chúng là công cụ giúp hình thành tư duy chiến lược của các nhà lãnh đạo, quản lý và các doanh nghiệp. Mô hình kịch bản công nghệ thông tin có tính chiến lược của công nghệ thông tin từ triển vọng trong dài hạn. Vai trò của mô hình này là nâng cao nhận thức của mọi người đang quan tâm đến công nghệ thông tin bằng cách kích thích các quá trình học hỏi mà sẽ tác dụng tích cực. 2.2. Đầu tư cho công nghệ: Công nghệ chính là chìa khoá của sự thành công, ai nắm được công nghệ người đó sẽ chiến thắng. Tuy nhiên không phải cứ đầu tư cho công nghệ một cách bừa bãi, ồ ạt, không mục đích là mang lại hiệu quả. Chính vì vậy, doanh nghiệp cần khải có một kế hoạch đầu tư thật hợp lý. Vậy đầu tư cho ERP thế nào là hợp lý? Theo các chuyên gia, có hai cách tiếp cận để xác định tỷ lệ đầu tư cho ERP:  Cách thứ nhất: tỷ lệ đầu tư ERP bằng một nửa tổng chi phí một tháng của doanh nghiệp. Ví dụ: doanh nghiệp có 50 nhân viên, chi phí bình quân đầu người 6 75 triệu đồng thì chi phí cho hệ thống ERP là: (6X50)/2 = 150 triệu đồng (khoảng 10000 USD).  Cách thứ hai: Nhân số lượng nhân viên trong doanh nghiệp với hệ số (số tiền tính trên đầu nhân viên), mà hệ số này phụ thuộc vào ngành nghề sản xuất kinh doanh. Ví dụ: công ty sản xuất bao bì có 100 nhân viên (kể cả công nhân) thì chi phí cho hệ thống ERP khoảng: 100X150 = 15000 USD. Nếu công ty có 1000 nhân viên thì chi phí là 150000 USD. Tuy nhiên cũng có nhiều ý kiến cho rằng việc xác định chi phí cho ERP theo doanh số là hợp lý và thông thường có thể chiếm từ 1-3% doanh số của doanh nghiệp. Ngoài ra có thể xác định chi phí cho ERP theo tổng chi phí là hợp lý vì không phải cứ doanh nghiệp có doanh số cao (lợi nhuận nhiều) thì phải bỏ ra nhiều tiền cho hệ thống ERP. Bảng 12: Tỉ lệ đầu tư cho ERP theo doanh số Tỷ lệ đầu tƣ (%) Doanh số (USD) Đầu tƣ cho ERP (USD) 1-5 triệu 10000-15000 1-3 ≤10 triÖu ≤300000 ≤50 triÖu ≤1500000 (Nguồn: www.pcworld.com) Phát triển cơ sở hạ tầng phục vụ cho hệ thống ERP. Như đã đề cập ở trên, không phải bất kỳ doanh nghiệp nào muốn triển khai hệ thống ERP là được mà cần phải có một nền tảng vững chắc về cơ sở hạ tầng cho công nghệ thông tin. Đó chính là cần phải trang bị hệ thống máy tính, xây dựng được hê thống mạng nội bộ, các giải pháp về truyền thông cơ sở, mạng INTERNET. 2.3. Đào tạo nguồn nhân lực: Nguồn nhân lực là nguồn lực quan trọng nhất trong một doanh nghiệp nói chung và ngành dệt may nói chung. Chất lượng của nguồn nhân lực sẽ quyết định tới sự thành công của việc triển khai dự án ERP. Do vậy, để thực hiện hoạt động sản xuất kinh doanh thành công đặc biệt là thực hiện dự án ERP, doanh nghiệp cần đầu tư cho nguồn 76 nhân lực của mình. 2.3.1. Thứ nhất, các doanh nghiệp cần phải xác định được rằng nguồn nhân lực là nguồn lực quan trọng nhất của mình. Chính nhận thức của doanh nghiệp là một trong những yếu tố quyết định sự thành công của dự án. Doanh nghiệp nên đặt nguồn nhân lực của mình ở vị trí trung tâm trong mọi kế hoạch đầu tư, phát triển của mình. 2.3.2. Thứ hai, sau khi xác định được tầm quan trọng của nguồn nhân lực doanh nghiệp cần đề ra một chiến lược sử dụng nguồn nhân lực hợp lý. a) Các doanh nghiệp nên dành một tỷ lệ phần trăm hợp lý theo vốn hoặc theo doanh thu hàng năm để đào tạo nhân lực. b) Mở trường đào tạo, dạy nghề nhằm bổ sung cho lực lượng lao động thông qua việc liên kết đào tạo với các trường đại học, cao đẳng, trung học… c) Rèn luyện cho nhân viên tác phong làm việc công nghiệp thông qua các chính sách khen thưởng nhân viên có tác phong làm việc khoa học, kỷ luật các nhân viên có ý thức kém… d) Có nhiều cách thu hút và chọn lọc được nhân tài ví dụ như trong ngắn hạn doanh nghiệp có thể tổ chức các cuộc thi tài năng, hội chợ việc làm; đăng tin tuyển dụng… Còn trong dài hạn có thể tham khảo một trong các cách sau:  Tổ chức thực tập cho học sinh cấp 3 và sinh viên đặc biệt là sinh viên công nghệ thông tin tại công ty.  Tài trợ cho sinh viên nghèo học giỏi, đổi lại các sinh viên đó phải phục vụ cho công ty trong một khoảng thời gian sau khi ra trường.  Tài trợ cho các chương trình nâng cao trình độ giảng dạy ở các trường tiểu học và trung học hoạt động kém.  Đưa các hình thức làm việc tại nhà, làm việc theo thời gian linh động hay làm việc nhóm và bán thời gian để thu hút lực lượng lao động nữ.  Tạo điều kiện chuyên sâu cho nhân viên. Điều này sẽ cho họ có động lực rất lớn. 77  Tham gia rộng rãi vào các hoạt động quần chúng để quảng bá cho doanh nghiệp.  Thu hút sự chú ý của các phương tiện thông tin đại chúng bằng cách tạo ra phong cách văn hoá doanh nghiệp mới lạ và môi trường làm việc lý tưởng cho những người trẻ tuổi. Các hoạt động này sẽ giúp doanh nghiệp khuếch trương thanh thế, đồng thời hỗ trợ các trường học đào tạo ra lao động có trình độ cao hơn, đó chính là nguồn cung cấp nhân lực cho các doanh nghiệp. Đặc biệt cách đối đãi nhân viên và một môi trường lành mạnh sẽ giúp doanh nghiệp có ưu thế rất lớn không việc thu hút nhân tài. Khi doanh nghiệp đã tạo ra được nguồn cung cấp nhân lực trình độ cao trong lĩnh vực công nghệ thông tin thì bước cần thiết ngay sau đó là phải lập chiến lược sàng lọc và tuyển chọn kỹ lưỡng người có năng lực thực sự. Sau khi tuyển dụng được nhân tài, chính sách sử dụng nhân lực sẽ mang tính sống còn. Để giữ chân được người tài, các doanh nghiệp cần có những chính sách đãi ngộ xứng đáng, tạo môi trường làm việc lành mạnh, mang tính cạnh tranh cao. 2.4. Học hỏi kinh nghiệm quản lý của các doanh nghiệp khác: Trong một dự án ERP, các nhà tư vấn triển khai có nhiệm vụ đưa ra kế hoạch triển khai và hướng dẫn các doanh nghiệp triển khai theo từng giai đoạn, còn các doanh nghiệp với lực lượng của mình sẽ tự triển khai. Do vậy công tác quản lý việc sử dụng nguồn lực là hết sức quan trọng. Nếu đội ngũ cán bộ triển khai có trình độ quản lý kém sẽ dẫn đến quá trình triển khai bị kéo dài đôi khi còn dẫn đến thất bại. 2.5. Đẩy nhanh quá trình cổ phần hoá doanh nghiệp, tham gia vào thị trường chứng khoán, một kênh huy động vốn hiệu quả. Một trong những đặc điểm mà chỉ có ở Việt Nam và Trung Quốc là giải quyết vấn đề doanh nghiệp nhà nước trong quá trình đàm phán gia nhập WTO. Ở Việt Nam hiện nay có khoảng 5000 doanh nghiệp nhà nước, tồn tại chủ yếu dựa vào độc quyền, bảo hộ, ưu đãi, trợ giá…Tổng công ty Dệt may VIệt Nam là một trong những tổng công ty nhà nước được Thủ tướng Chính Phủ quyết định thành lập theo quyết định số 78 91/QĐ-TTg ngày 07 tháng 3 năm 1994. Đến tháng 9/2004, tổng công ty có 37 doanh nghiệp hạch toán độc lập, doanh nghiệp cổ phần hóa, 12 doanh nghiệp hạch toán phụ thuộc, 7 đơn vị sự nghiệp. Quyết định 155/2004/QĐ-TTg ngày 24/3/2004 của Thủ tướng Chính phủ ban hành tiêu chí phân loại doanh nghiệp quy định ngành dệt may không thuộc diện Nhà nước giữ cổ phần chi phối. Cổ phần hoá là con đường đúng đắn, giúp cho các doanh nghiệp dệt may có thể huy động vốn cho sản xuất kinh doanh đặc biệt là phát triển công nghệ thông tin. Hơn nữa, các doanh nghiệp có thể tự chủ trong sản xuất kinh doanh, giảm bớt tiến tới việc không còn phụ thuộc vào sự hỗ trợ của Nhà nước. Tuy nhiên quá trình cổ phần hoá doanh nghiệp không phải đơn giản, doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn. Do vậy để thực hiện tốt quá trình cổ phần hóa, biến cổ phần hoá thành một kênh huy động vốn hiệu quả thì các doanh nghiệp cần thực hiện các biện pháp sau:  Nâng cao hơn nữa nhận thức của cán bộ nhân viên trong doanh nghiệp về sự cần thiết của việc cổ phần hoá. Đẩy mạnh công tác tuyên truyền, phổ cập rộng rãi kiến thức cơ bản về kinh tế thị trường, pháp luật về doanh nghiệp trong cơ chế thị trường, về công ty cổ phần, quyền và nghĩa vụ của cổ đông, đặc biệt đối với người lao động trực tiếp trong công ty.  Đẩy nhanh tiến độ xác định giá trị doanh nghiệp và bán cổ phần, khắc phục việc bán cổ phần khép kín trong nội bộ doanh nghiệp và chống thất thoát tài sản Nhà nước. Thực hiện lành mạnh hoá tài chính của các doanh nghiệp trước khi chuyển sang công ty cổ phần. Thực hiện bán cổ phần ưu đãi cho người lao động với mức giá được giảm 40% so với giá đấu bình quân.  Tăng cường công tác quản trị công ty cổ phần, nâng cao vai trò của cổ đông nhà nước, thực sự đưa công ty cổ phần hoá hoạt động trong môi trường bình đẳng với các doanh nghiệp khác. Tăng cường tập huấn, bồi dưỡng cán bộ quản lý công ty cổ phần, người lao động, cổ đông về quyền hạn, trách nhiệm của cổ đông, của các cơ quan quản lý trong công ty cổ phần. Đổi mới phương thức 79 quản lý và điều hành công ty cổ phần, có quy định bảo vệ quyền lợi của các cổ đông thiểu số.  Đẩy mạnh công tác cải cách hành chính trong cổ phần hoá doanh nghiệp nhà nước, đơn giản hoá thủ tục trong các bước. 2.6. Tích cực chủ động hợp tác với các doanh nghiệp mạnh về khoa học công nghệ cả trong và ngoài nước. Việc hợp tác đặc biệt là hợp tác trong khoa học công nghệ là hết sức cần thiết đối với các doanh nghiệp có trình độ áp dụng công nghệ còn thấp. Xuất phát từ thực trạng triển khai công nghệ thông tin còn rất yếu cả về chất và lượng trong hoạt động quản lý, các doanh nghiệp dệt may nên học hỏi kinh nghiệm triển khai hệ thống ERP tại các doanh nghiệp trong nước cũng như nước ngoài thông qua các hoạt động trao đổi, đào tạo nguồn nhân lực cho khoa học công nghệ. Từ đó định ra cho mình một kế hoạch triển khai thật phù hợp với khả năng. Thực tế là số lượng doanh nghiệp dệt may triển khai hệ thống ERP chưa nhiều nên trước khi bắt tay vào dự án triển khai các doanh nghiệp nên học hỏi kinh nghiệm triển khai của các doanh nghiệp đi trước vì dù sao đây cũng là một dự án khá mới mẻ tại Việt Nam. Công ty May 10, May Tiền Tiến là hai ví dụ điển hình về việc triển khai dự án ERP và quá trình triển khai của họ để lại cho các doanh nghiệp nhiều bài học kinh nghiệm quý giá như việc triển khai rất cần sự đồng thuận và quyết tâm của ban lãnh đạo cũng như của tất cả các nhân viên trong doanh nghiệp, một sự táo bạo giám loại bỏ phương thức quản lý lạc hậu áp dụng phương pháp quản lý hiện đại. Hơn nữa, công tác đào tạo nguồn nhân lực được đặc biệt coi trọng. Ngoài hai doanh nghiệp trên, các doanh nghiệp có thể học hỏi kinh nghiệm của các doanh nghiệp khác ngành như công ty FPT, công ty bảo hiểm Việt Nam…Tuy khác ngành nhưng kinh nghiệm mà các doanh nghiệp này có thể đưa ra là rất hữu ích như kinh nghiệm lựa chọn nhà cung cấp, tổ chức đấu thầu… Các doanh nghiệp dệt may nước ngoài cũng là một nguồn kinh nghiệm quý giá cho các doanh nghiệp dệt may trong nước trong việc triển khai dự án ERP. Trên thế 80 giới hiện nay, các nước có ngành công nghiệp dệt may phát triển mạnh trên thế giới cần phải kể đến Băng la đét, Trung Quốc, Ấn Độ. Doanh nghiêp dệt may của những nước này sở dĩ thành công trên thị trường thế giới là nhờ áp dụng khoa học công nghệ trong sản xuất và đặc biệt là quản lý. Các doanh nghiệp nước ta nên có những kế hoạch cử nhân viên mình đi học hỏi kinh nghiệm triển khai khoa học công nghệ nói chung và hệ thống ERP nói riêng của các doanh nghiệp dệt may của những nước có ngành dệt may rất phát triển này để có thể giảm thiểu được các rủi ro trong quá trình triển khai. 3.2.7. Chuẩn hoá quy trình sản xuất kinh doanh: Việc tiến hành chuẩn hoá quy trình sản xuất kinh doanh là một trong những công việc làm cho việc triển khai hệ thống ERP dễ dàng hơn. Các doanh nghiệp dệt may có thể chuẩn hoá quy trình sản xuất kinh doanh của mình bằng việc áp dụng các hệ thống CAD/CAM, những chương trình cho phép doanh nghiệp thiết kế sản phẩm, thiết kế sản xuất của mình thông qua hệ thống máy tính. IV. MÔ HÌNH ERP CHO CÁC DOANH NGHIỆP DỆT MAY: Dệt may là một ngành sản xuất khá đặc thù thường kéo dài trên rất nhiều công đoạn, mỗi công đoạn lại có quy trình sản xuất riêng và có nhiều quy trình sản xuất con. Trong khi đó, việc sản xuất lại phục vụ cho nhiều tiêu thức như gia công theo đơn đặt hàng hay sản xuất tự tiêu thụ… Mỗi phương thức lại có những khác biệt về việc theo dõi bán hàng, cung ứng nguyên phụ liệu cũng như phân tích quản trị khác liên quan đến điều độ sản xuất. Ngoài ra việc triển khai ERP trong dệt may còn phải tính đến các vấn đề cốt tử như việc kết nối với hệ thống CAD/CAM, bài toán cân đối và điều hành dây chuyền may, sự đa dạng của sản phẩm (với các tiêu thức như kích cỡ, màu sắc, mẫu mã luôn thay đổi. Như vậy, ngoài những tính năng chung, một giải pháp ERP hoàn hảo cho ngành dệt may cần phải tính đến những tính năng và tiện ích riêng dể phù hợp với các đặc thù của ngành. 1. Các phân hệ chính: 81 Xuất phát từ tình hình các doanh nghiệp dệt may Việt Nam hiện nay đó là thiếu vốn đầu tư, trình độ quản lý thấp và nguồn nhân lực phục vụ cho công nghệ thông tin còn yếu cả về chất và lượng, do vậy một hệ thống ERP thích hợp cho các doanh nghiệp đó là một hệ thống cần tối thiểu các phân hệ sau:  Quản lý thông tin tài chính  Quản lý bán hàng/phân phối  Quản lý các thông tin sản xuất  Quản lý hệ thống  Quản lý nhân lực Sơ đồ 16: Hệ thống ERP cho các doanh nghiệp dệt may. 2. Yêu cầu đối với các phân hệ: 2.1. Phân hệ quản lý thông tin tài chính: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG TỔNG THỂ Hệ thống ERP ERPP ERP Quản lý tài chính Quản lý sản xuất Quản lý nhân lực Quản lý hệ thống Quản trị bán hàng 82 2.1.1. Sổ cái: Hệ thống ERP phải hỗ trợ một hệ thống tài khoản chi tiết cho tất cả các tài sản có, tài sản nợ, nguồn vốn chủ sở hữu, thu nhập và chi phí. Sổ phụ được sử dụng để theo dõi các chi tiết liên quan đến các tài khoản tổng hợp trong sổ cái, trên cơ sở lưu lại số dư tài khoản và tập hợp các thông tin kết chuyển các phần mềm ứng dụng khác, ngay lập tức hoặc theo từng kỳ cụ thể. Cần có các báo cáo tài chính so sánh để thực hiện các dữ liệu của kỳ hiện tại, của từ đầu năm, trong năm trước và kế hoạch năm nay. Phần mềm này phải cho phép phát triển các mẫu báo cáo tài chính thông qua việc tập hợp thành nhóm các số dư tài khoản và xác định các nội dung các tài khoản mục theo hàng. Phần mềm này phải cho phép các nhân viên được nhập trực tiếp các nhật ký vào sổ cái. Theo yêu cầu của người sử dụng, các bút toán này được cập nhật cho kỳ hiện tại hay kỳ trước đó và tự động chuyển số dư đó sang kỳ tiếp theo. Hệ thống cần đáp ứng các yêu cầu sau:  Linh hoạt trong việc trợ giúp kế toán đa tiền tệ và đa công ty (bao gồm cả việc hạch toán nội bộ), các chu trình tổng kết, sửa chữa báo cáo và mã số.  Theo đúng các yêu cầu và tiêu chuẩn kế toán của Việt Nam và quốc tế.  Có khả năng báo cáo chi tiết cả về mặt báo cáo chuẩn mực, báo cáo không định kỳ và các mối quan hệ với các bộ phận bên ngoài.  Có hệ thống báo cáo đáp ứng yêu cầu của kế toán Việt Nam.  Có hệ thống tài khoản linh hoạt để giúp cho việc mã hoá chi tiết các thông tin Tài chính Kế toán.  Có khả năng dự trù ngân sách và đánh giá các chi phí (trừ khi có các phần hành riêng biệt về ngân sách và chi phí).  Có khả năng xây dựng ngân sách dự trù đầy đủ và cặn kẽ.  Cho phép các cấp lãnh đạo trong công ty theo dõi ngân sách một cách đầy đủ.  Có khả năng lập ngân sách một cách đầy đủ theo nhiều chiều (cho từng bộ phận, 83 cho toàn bộ công ty hoặc theo từng dòng ngân sách).  Cung cấp một loạt các tính năng kiểm soát việc nhập dữ liệu, thay đổi ngân sách, tổng kết…  Có các kiểm soát chi tiết trong việc tạo ra, xoá bỏ và sửa chữa các tài khoản cũng như khả năng xử lý kiểm toán các nghiệp vụ phát sinh.  Cung cấp các tiện ích tiền mặt thu chi (bao gồm việc cập nhật tự động từ các phân hệ phải thu và phải trả và tự động đối chiếu với tài khoản Ngân hàng) như là một phần của phân hệ sổ cái hoặc phân hệ thu/chi riêng biệt.  Có những bước kiểm tra độ chính xác của dữ liệu nhập vào và có khả năng mềm dẻo trong việc nhập số liệu.  Giúp đỡ cho việc dự báo trong tương lai. 2.1.2. Phải trả: Chức năng chủ yếu của ứng dụng tài khoản phải trả là ghi chép các hoá đơn phải trả, phân bổ chi phí và chuẩn bị các khoản thanh toán cho người bán. Bên cạnh đó, phần mềm này cần cho phép người sử dụng kiểm soát quá trình thanh toán nhờ kiểm tra chứng từ đã được lên kế hoạch thanh toán, các khoản thanh toán bị tạm lưu lại đối với một số hoá đơn, chi tiết của nợ phải trả cũng như phương án tối ưu thanh toán. Hệ thống cần đáp ứng các yêu cầu sau:  Cung cấp các chi tiết đầy đủ về nhà cung cấp/ giao dịch.  Có khả năng kiểm tra hoá đơn và chứng từ thanh toán.  Có khả năng xử lý một loạt các phương pháp/ lựa chọn thanh toán.  Có các công cụ đối chiếu tự động tài khoản Ngân Hàng với ghi chép của nhà cung cấp.  Có các kiểm soát chặt chẽ bao gồm việc cho phép truy cứu lịch sử sử dụng.  Có khả năng tự động cập nhật sổ cái.  Có những bước kiểm tra độ chính xác của dữ liệu nhập vào, kiểm soát để hoá đơn của nhà cung cấp là duy nhất. 84 2.1.3. Phải thu: Chức năng quản lý các khoản phải thu là bước cuối kỳ trong chu kỳ hoạt động của công ty, theo dõi và thu các khoản thanh toán của khách hàng cho các hàng hoá đã giao và dịch vụ thực hiện. Hơn thế, hệ thống tài khoản phải thu cung cấp các thông tin cho nhà quản lý liên quan đến hoa hồng bán hàng, tình trạng tín dụng khách hàng và phân tích doanh thu. Hệ thống này cũng là một thành phần cơ bản trong hệ thống tài chính kế toán của công ty. Để đạt được các mục tiêu này, ứng dụng phải duy trì được các thông tin về khách hàng, số dư tài khoản của khách hàng, trên cơ sở khoản mục mở hoặc số dư chuyển tiếp và cho phép nhập các hóa đơn viết tay và các điều chỉnh tài khoản của khách hàng. Người sử dụng phải có khả năng nhập các khoản thanh toán và các khoản thu tiền nhỏ khác vào tài khoản. Hệ thống cũng phải cho phép nhập các khoản thanh toán một phần hay tạm ứng của khách hàng. Khả năng phân tích chi tiết các khoản nợ liên quan đến đối tượng cụ thể cần được cung cấp bởi hệ thống. Hệ thống cần đáp ứng các yêu cầu sau:  Cung cấp các chi tiết về khách hàng/ giao dịch thật đầy đủ.  Được thiết kế cho các phương pháp thanh toán linh hoạt  Có các tiện ích đầy đủ cho việc phát hành và kiểm soát các hoá đơn.  Có khả năng cung cấp báo cáo hàng loạt để trợ giúp cho việc quản lý công nợ.  Cung cấp phân tích tuổi các khoản nợ  Có khả năng phân bố tiền mặt.  Có các kiểm soát cặn kẽ bao gồm kiểm toán toàn bộ.  Có khả năng cập nhật sổ cái tự động.  Có những bước kiểm tra độ chính xác của dữ liệu nhập vào. kiểm soát để số hoá đơn là duy nhất. 2.1.4. Tài sản cố định: Phần ứng dụng cho quản lý tài sản cố định sẽ được sử dụng để cung cấp các 85 thông tin tài chính về tài sản cố định, tài sản thuê ngoài và các tài sản khác. các dữ liệu miêu tả, vị trí cụ thể, giá gốc, khấu hao hoặc các thông tin về tài sản thuê ngoài, và bảo dưỡng hoặc các yêu cầu hiệu chuẩn phải được duy trì. Thêm vào đó, người sử dụng có thể lưu các dữ liệu về thuế tài sản/ lệ phí tài sản hoặc bảo hiểm trên file báo cáo. Mỗi tài sản cần phải có một phương pháp khấu hao hoặc kế hoạch khấu hao thiết lập trước để tính khấu hao từng giai đoạn. Phần ứng dụng này phải ghi khấu hao vào sổ cái và tạo các báo cáo khấu hao theo giai đoạn. Nếu công ty sử dụng các phương pháp khấu hao khác nhau cho mục đích ghi sổ và báo cáo thuế, phần ứng dụng này cho phép mỗi tài sản có nhiều bảng tính khấu hao và được báo cáo riêng. Phần ứng dụng quản lý tài sản cố định cũng cung cấp dấu vết kiểm toán cho việc mua và bán tài sản cố định và quản lý được vị trí và sự luân chuyển của tài sản cố định. Hệ thống cần đáp ứng các yêu cầu sau:  Được kết hợp đầy đủ với sổ cái.  Quản lý giá trị tài sản theo nhiều nguồn vốn khác nhau  Có khả năng đáp ứng được một loạt các phương pháp đánh giá tài sản cố định  Có khả năng đáp ứng được các tái đánh giá tài sản cố định bằng nhiều phương pháp đánh giá.  Có các tiện ích nhận biết tài sản một cách đầy đủ và chi tiết.  Có khả năng xử lý được các tài sản thuê  Thực hiện các chuyển giao tài sản trong công ty;  Linh hoạt trong khả năng xử lý các điều chỉnh sau khi tài sản đã được đưa vào vốn.  Có khả năng xử lý theo lô đối với những tài sản cùng có những thay đổi.  Có quy trình thanh lý tài sản thật đầy đủ và linh hoạt.  Có khả năng đáp ứng một loạt các phương pháp khấu hao tài sản.  Có khả năng báo cáo đầy đủ và chi tiết. 86  Có những bước kiểm tra độ chính xác của dữ liệu nhập vào. 2.1.5. Quản lý tiền: Chức năng quản lý tiền phải hỗ trợ tất cả các giao dịch tiền mặt và Ngân hàng đối với tất cả các quy trình thanh toán. Chức năng này cần phải cung cấp được các tham chiếu phục vụ kiểm toán đối với tất cả các khoản thanh toán, đông thời cần cung cấp các chức năng cân đối số dư Ngân hàng tự động đối với các tài khoản Ngân hàng khác nhau. Chức năng quản lý tiền cần hỗ trợ việc dự báo luân chuyển tiền trong ngắn hạn và dài hạn. Hệ thống cần đáp ứng các yêu cầu sau:  Được kết hợp đầy đủ với phân hệ sổ cái, phải thu phải trả để có thể đối chiếu và kiểm tra dữ liệu tự động.  Có chức năng dự báo luồng tiền.  Đối chiếu tự động với tài khoản tiền gửi tại ngân hàng  Có khả năng báo cáo đầy đủ và chi tiết cho từng tài khoản theo yêu cầu của người sử dụng.  Có khả năng đối chiếu và truy xuất dữ liệu ra các hệ thống bên ngoài  Có những bước kiểm tra độ chính xác của dữ liệu nhập vào.  Có khả năng quản lý các hợp đồng, khế ước vay vốn về thời hạn, lãi suất, dự chi lãi. 2.2. Phân hệ quản lý bán hàng/phân phối: 2.2.1. Quản lý mua hàng: Chức năng quản lý mua hàng có khả năng theo dõi quản lý mua/bổ sung những mặt hàng trong kho, đặt hàng trực tiếp, đặt hàng theo cho từng hơp đồng cụ thể. Hệ thống cần cho phép người sử dụng xác định được người cung cấp, phải tiếp cận được với những thông tin để giải quyết, kết nối các bên cung cấp với đơn mua hàng và ngược lại. Các dữ liệu lịch sử của đơn mua hàng phải được lưu trữ. Hệ thống cũng cần theo dõi được toàn bộ quá trình mua hàng từ khi phát hành đơn đặt hàng cho đến khi nhận được hàng và nhập kho. Hệ thống cũng cần theo dõi được các chênh lệch nếu có 87 giữa số đặt mua và số thực nhận. Hệ thống cần có sự liên kết chặt chẽ với các chức năng khác như sổ cái, quản lý kho, quản lý phải trả để có thể tự động cập nhật thông tin qua các phần chức năng. Hệ thống phải cho phép quản lý các thay đổi/cập nhật các thông tin liên quan tới một đơn đặt mua hàng. Hệ thống cần đáp ứng câc yêu cầu sau:  Theo dõi quá trình nhận hàng, ngày dự định nhận hàng.  Theo dõi các lô hàng chuyển thẳng không qua kho.  Theo dõi đến từng đơn đặt hàng số lượng hàng đã nhận, số lượng hàng còn lại.  Theo dõi các đơn hàng của các bộ phận khác.  Sử dụng chung danh sách nhà cung cấp đang có trong hệ thống.  Quản lý tiến trình xử lý mua hàng, cho đến khi nhận được hoá đơn, chứng từ hàng và sau đó thanh toán tiền theo từng đơn đặt hàng. 2.2.2. Quản lý bán hàng: Hệ thống quản lý bán hàng cần cung cấp các chức năng cần thiết phục vụ công tác kinh doanh, xuất khẩu và phân phối hàng hoá. Hệ thống phải hỗ trợ cho nhiều loại quy trình nghiệp vụ khác nhau như xuất đại lý, bán trực tiếp, xuất khẩu…Đối với các hợp đồng hoặc các đơn đặt hàng với số lượng lớn, hệ thống phải hỗ trợ việc lập kế hoạch giao hàng một cách uyển chuyển theo nhiều tiêu chí khác nhau như theo tiến độ sản xuất, theo mức tồn kho, theo nhiều địa điểm khác nhau. Ngoài ra hệ thống phải hỗ trợ triệt để các nghiệp vụ liên quan như kiểm tra tín dụng, quản lý doanh số theo các tiêu chí khác nhau. Hệ thống quản lý bán hàng phải tích hợp chặt chẽ với các phân hệ khác nhau trong quản lý hàng tồn kho, phải thu và sổ cái và có khả năng cung cấp các báo cáo liên quan về bán hàng để hỗ trợ cho công tác quản lý. Hệ thống cần đáp ứng các yêu cầu sau:  Cho phép theo dõi đơn đặt hàng, ngày đặt hàng, ngày định giao và ngày giao hàng thực tế.  Cho phép lập các đơn đặt hàng theo các loại tiền tệ khác nhau. 88  Có thể lựa chọn khách hàng, mã khách, tên khách khi lập đơn đặt hàng và hệ thống cung cấp các thông tin có sẵn về khách hàng.  Cho phép nhiều lần giao hàng cho một đơn hàng.  Cho phép kiểm tra mức tín dụng của khách hàng trước khi lập đơn hàng.  Cho phép quản lý các đơn vị vận chuyển liên quan đến khách hàng.  Cho phép xác định nhân viên bán hàng liên quan tới đơn hàng. 2.2.3. Quản lý kho: Chức năng quản lý kho đảm bảo cung cấp được các thông tin chi tiết về khối lượng xuất, nhập, tồn kho từng loại hàng hoá hiện đang quản lý trong kho. Hệ thống cần có khả năng cung cấp tức thời các thông tin về số lượng hàng tồn kho để phục vụ công tác kiểm soát mức độ đáp ứng của hàng tồn kho đối với các đơn đặt hàng. Hệ thống cần có khả năng quản lý nhiều kho hàng khác nhau và quản lý được việc vận chuyển giữa các kho hàng. Bên cạnh việc quản lý bằng hiện vật, hệ thống cần quản lý đồng thời giá trị của hàng hoá trong kho. Cho phép quản lý giá xuất kho theo nhiều phương pháp khác nhau. Tối thiểu phải có các cách tính giá: bình quân gia quyền, giá đích danh, giá nhập trước xuất trước… hệ thống cần có khả năng cho phép xác định mã hàng cho các loại hàng theo yêu cầu đặc thù của người quản lý. Chức năng quản lý kho cần có sự tích hợp với các chức năng khác như quản lý sản xuất, mua hàng, bán hàng. Hệ thống cần đáp ứng các yêu cầu sau:  Cho phép đặt số phiếu nhập tăng tự động theo thứ tự mỗi giao dịch  Cho phép nhập/xuất nhiều mặt hàng trong cùng một phiếu.  Có khả năng cho xuất hàng với nhiều mục đích xuất khác nhau  Có thể thực hiện nghiệp vụ xuất hàng trả lại cho việc xuất thừa hoặc xuất sai.  Có khả năng tự động định khoản theo các mã lý do khác nhau.  Có thể thực hiện các nghiệp vụ điều chỉnh đối với hàng tồn kho  Cho phép thực hiện các nghiệp vụ chuyển kho  Tất cả các nghiệp vụ về hàng tồn kho sẽ được tự động tạo bút toán và cập nhật 89 vào sổ cái.  Cung cấp các báo cáo để tiến hành kiểm kê hàng tồn kho tạo bút toán điều chỉnh.  Cho phép quản lý các mặt hàng tồn kho theo chủng loại  Cho phép lưu trữ vị trí của các mặt hàng trong các kho khác nhau  Có khả năng xác định điểm đặt hàng  Cung cấp các báo cáo về hàng tồn kho  Có khả năng cung cấp thông tin hiện thời về hàng tồn kho  Có khả năng quản lý tồn kho theo kho, mục đích, vị trí. 2.3. Quản lý sản xuất: Hệ thống quản lý sản xuất cần cung cấp các chức năng quản lý bộ hàng, hỗ trợ quản lý chi tiết các công đoạn sản xuất và ráp các chi tiết cấu thành của một sản phẩm hoàn chỉnh. Hệ thống sẽ phải hỗ trợ theo các quy trình quản lý sản xuất theo các tiêu chí như: cấu trúc sản phẩm, các công đoạn dây chuyền sản xuất… Hệ thống quản lý sản xuất phải hỗ trợ việc tính giá sản phẩm theo nhiều phương pháp khác nhau cũng như có khả năng tổng hợp giá thành từ các chi tiết sản phẩm tới sản phẩm cuối cùng theo các công đoạn và các loại chi phí khác nhau. Hệ thống sản xuất sẽ cung cấp các thông tin liên quan đến nhu cầu về nguyên vật liệu cho các yêu cầu sản xuất, các thay đổi về cấu hình sản phẩm. Hệ thống quản lý sản xuất hỗ trợ các công tác sản xuất hàng ngày như lên kế hoạch sản xuất, tính toán các yêu cầu về nguyên vật liệu cho các lệnh sản xuất khác nhau, kiểm soát các chi phí phát sinh, theo dõi hàng sản xuất dở dang. Hệ thống cần đáp ứng các yêu cầu sau:  Cho phép quản lý bộ hàng một cách chi tiết theo từng bộ phận và theo nhiều lớp khác nhau  Cho phép tính dồn chi phí và giá thành từ lớp thứ nhất đến sản phẩm cuối cùng  Cung cấp các thông tin về nhu cầu nguyên vật liệu và nhân công liên quan đến một lệnh sản xuất nhằm hỗ trợ việc lập kế hoạch nhập hàng hoặc khai thác hàng 90 tồn kho hiện có  Cho phép báo cáo giá thành của từng bộ phận riêng lẻ của một bộ hàng và tỷ suất tương ứng trong sản phẩm cuối cùng.  Cung cấp cơ chế uyển chuyển cho việc quản lý các thông tin chung về bộ hàng như các thay đổi kỹ thuật liên quan đến cấu trúc bộ hàng.  Cho phép quản lý các thông tin về hàng sản xuất theo các hợp đồng, lệnh sản xuất cũng như sản xuất dở dang.  Quản lý hợp đồng sản xuất theo thị trường và khách hàng.  Hỗ trợ hệ thống báo cáo quản trị và thống kê đầy đủ liên quan đến sản xuất theo yêu cầu của doanh nghiệp  Theo dõi được chỉ tiêu kế hoạch sản xuất tháng về số lượng và giá trị so với thực tế  Theo dõi năng suất lao động cho từng công đoạn 2.4. Quản lý hệ thống: 2.4.1. Phần quản lý hệ thống cần quản lý tổng quan về quyền truy cập và sử dụng của các đối tượng khác nhau. Phần quản lý hệ thống cần quản lý quyền truy cập đối với các phân hệ khác nhau đến từng đối tượng sử dụng hoặc nhóm người sử dụng chi tiết tới từng màn hình nghiệp vụ hoặc từng báo cáo. Phần quản lý hệ thống cần quản lý các thông tin chung được sử dụng cho các phân hệ khác nhau trong hệ thống như các thông tin về mã nhà cung cấp được sử dụng chung cho phân hệ quản lý phải trả và quản lý mua hàng… Phần quản lý hệ thống cũng cần quản lý sự tích hợp và đảm bảo sự thống nhất về dữ liệu xử lý thông tin giữa các phân hệ. Chức năng bảo mật và đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu cũng là các chức năng cần thiết của phân hệ quản lý hệ thống. Hệ thống cần đáp ứng các yêu cầu sau:  Cho phép quản lý chi tiết quyền truy cập và sử dụng của các đối tượng/nhóm đối tượng khác nhau. 91  Cho phép thiết lập và quản lý các thông tin chung sử dụng tại các phân hệ khác nhau của hệ thống.  Cho phép nhập dữ liệu nhanh theo các phương pháp khác nhau (nhập tự động hoặc thủ công có hỗ trợ bởi phần mềm).  Quản lý tính tích hợp giữa các phân hệ và quản lý truy cập dữ liệu từ các phân hệ khác nhau.  Quản lý được tính toàn vẹn của dữ liệu trước các khả năng hư hỏng của phần cứng và phần mềm.  Bảo mật cho toàn bộ hệ thống thông qua việc cung cấp các mật khẩu theo nhiều mức độ khác nhau chi tiết tới phân hệ, màn hình và các thông tin bộ phận trên một màn hình.  Hoạt động tương thích với các ứng dụng khác của Microsoft. 2.4.2. Công cụ phát triển hệ thống: Phần công cụ phát triển hệ thống cần cung cấp các chức năng cho phép người sử dụng thay đổi hệ thống và ứng dụng phần hành để đáp ứng các yêu cấu của người sử dụng. Công cụ này phải cho phép thay đổi các giao diện của ứng dụng mà không làm thay đổi mã nguồn. Công cụ này cho phép thực hiện các thay đổi bằng việc thêm bớt các trường dữ liệu, các kiểm soát đối với các dữ liệu, đặt mặc định cho các trường. Phần công cụ phát triển hệ thống cần có phần đảm bảo an toàn riêng để đảm bảo việc thay đổi chỉ được thực hiện bởi các nhân viên có thẩm quyền. Công cụ này cần cho phép việc nhập/xuất các thay đổi từ môi trường bên ngoài và kết hợp các thay đổi với các màn hình hiện có. Hệ thống cần đáp ứng các yêu cầu sau:  Cho phép thêm bớt các trường dữ liệu vào các màn hình  Cho phép truy cập các cơ sở dữ liệu khác ngoài cơ sở dữ liệu của hệ thống  Thích hợp với các phát triển khác của hệ thống  Cho phép phát triển thêm các màn hình khác ngoài các màn hình đặc định 92  Cho phép tự điều chỉnh để đảm bảo tính thống nhất của màn hình ứng dụng sau khi đã thay đổi  Bảo mật thông qua việc cung cấp các mật khẩu theo nhiều mức độ khác nhau. 2.4.3. Công cụ viết báo cáo: Công cụ viết báo cáo cần cung cấp khả năng viết báo cáo mạnh để có thể khai thác toàn bộ các thông tin trong hệ thống. Công cụ này cần cho phép thay đổi các báo cáo mặc định cũng như tạo các báo cáo mới theo yêu cầu của người sử dụng, cho phép chuyền các báo cáo lên WEB, cho phép thêm các phần minh hoạ (biểu đồ, hình vẽ…) lên các báo cáo và cho phép khai thác thông tin theo nhiều chiều khác nhau. Bên cạnh đó, việc cho phép xem các thông tin chi tiết tức thời từ báo cáo tổng hợp (drill down) là một chức năng cần thiết. Hệ thống cần đáp ứng các yêu cầu sau:  Cho phép thay đổi các báo cáo theo yêu cầu của người sử dụng  Cho phép phát triển các báo cáo mới với số lượng không xác định  Cho phép thêm các minh hoạ vào báo cáo  Có khả năng thay đổi cho bất lỳ báo cáo/biểu mẫu của hệ thống báo gồm các biểu mẫu như hoá đơn, phiếu thu…  Cung cấp khả năng tính toán tự động để tạo ra các báo cáo phân tích theo nhiều yêu cầu khác nhau.  Cho phép liên kết truy xuất các báo cáo theo nhiều hình thức khác nhau như WEB, EXCEL  Bảo mật thông quan việc cung cấp các báo cáo theo nhiều mức độ khác nhau  Cho phép xem các thông tin chi tiết cho một khoản mục trên báo cáo tổng hợp  Cung cấp các báo cáo phụ để có thể phân tích thông tin theo nhiều góc độ khác nhau. 2.5. Quản lý nhân lực: 2.5.1. Thiết lập và điều chỉnh cơ cấu nhân sự: 93 a) Cơ cấu nhân sự của doanh nghiệp dễ dàng thiết lập và thay đổi theo:  Danh mục phòng ban, tổ chức  Sơ đồ tổ chức thể hiện dưới dạng cây thư mục  Danh mục chức vụ hiện có của doanh nghiệp  Danh mục chức danh tương ứng tại các phòng ban  Mô tả công việc tương ứng với các vị trí làm việc b) Việc điều chỉnh cơ cấu nhân sự được thực hiện tự động qua hệ thống các quyết định:  Quyết định bổ nhiệm vị trí công tác  Quyết định thuyên chuyển  Quyết định nghỉ việc  Quyết định thử việc  Quyết định khác 2.5.2. Lưu trữ thông tin cá nhân của nhân viên: a) Hệ thống phải cho phép ghi nhận và lưu trữ thông tin đầy đủ nhất về cá nhân nhân viên:  Thông tin lý lịch cá nhân  Thông tin về chuyên môn  Thông tin về quan hệ gia đình  Thông tin tham gia đoàn thể xã hội  Thông tin về quá trình bản thân b) Thực hiện các chức năng tìm kiếm thông tin nhân viên nhanh chóng:  Tìm kiếm dựa trên thông tin chính xác hoặc tìm kiếm gần đúng  Cho phép kết hợp nhiều điều kiện tìm kiếm 2.5.3. Ghi nhận thông tin về quá trình làm việc và năng lực của nhân viên: a) Hệ thống phải ghi chép toàn bộ thông tin về quá trình làm việc của nhân viên tại doanh nghiệp: 94  Thông tin về các quyết định khen thưởng, kỷ luật liên quan đến nhân viên  Thông tin về các vị trí đã và đang làm việc qua các quyết định thuyên chuyển  Thông tin về các quá trình đi công tác  Thông tin về các vị trí kiêm nhiệm b) Thông tin về năng lực nhân viên được ghi nhận theo:  Kết quả qua các đợt qua các đợt đánh giá nhân viên  Chuyên môn và kết quả các chương trình đào tạo 2.5.4. Thực hiện chấm công và tính lương: a) Thực hiện các hình thức chấm công theo ca làm việc, theo giờ, theo sản phẩm. b) Thiết lập và thực hiện tính lương theo các phương án:  Tính lương theo sản phẩm  Tính lương theo giờ  Tính lương theo hệ số chức vụ  Tính lương khoán c) Quản lý phụ cấp, tiền thưởng, các loại chi phí và lệ phím, theo dõi tạm ứng nhân viên. d) Quá trình chi trả lương cho nhân viên, số phải trả số thực trả, số lần cho trả lương e) Theo dõi hợp đồng lao động:  Quản lý thông tin về hợp đồng lao động của từng nhân viên  Các hình thức hợp đồng lao động do người dùng tự thiết lập  Theo dõi hợp đồng lao động: thông báo sắp hết hạn hợp đồng lao động, thực hiện gia hạn và thông tin về gia hạn hợp đồng. 2.5.6. Ghi nhận và theo dõi thông tin tuyển dụng: Toàn bộ thông tin về quá trình tuyển dụng được ghi nhận từ khi xác định nhu cầu tuyển dụng cho tới khi hoàn thành đợt tuyển dụng. 2.5.7. Thống kê, báo cáo và phân tích tình hình nhân sự: 95 a) Thực hiện thống kê phân - phân tích về:  Thông tin lý lịch nhân viên: cơ cấu giới tính, tình trạng hôn nhân, thành phần dân tộc, thành phần tôn giáo  Trình độ lao động: trình độ học vấn trình độ chuyên môn nghiệp vụ  Cơ cấu độ tuổi lao động, độ tuổi giới tính  Biến động tổng quỹ lương và mức lương bình quân  Biến động lao động  Cơ cấu tổ chức: số lượng, cơ cấu tỷ trọng nhân sự tại các bộ phận, tại các vị trí b) Báo cáo nhân sự:  Các loại danh sách nhân viên theo đơn vị - phòng ban, chức vụ, trình độ học vấn, chuyên môn  Danh sách nhân viên theo thông tin cá nhân: dân tộc, tôn giáo, lý lịch cá nhân  Danh sách các đơn vị, phòng ban  Danh sách khen thưởng, kỷ luật, nhân viên đi công tác nước ngoài, nhân viên nghỉ việc, thuyên chuyển công tác…  Bảng đánh giá của từng nhân viên theo các chỉ tiêu đánh giá  Các báo cáo tuyển dụng  Các báo cáo về chấm công, tiền lương  Các báo cáo về hợp đồng lao động. Tóm lại, để có thể giúp doanh nghiệp trong quá trình quản lý các nguồn lực của mình một hệ thống ERP phù hợp cho ngành dệt may cần đạt được các tiêu chuẩn và yêu cầu trên. 96 KẾT LUẬN Công nghiệp dệt may là ngành công nghiệp mũi nhọn của nhiều quốc gia, đặc biệt là các nước đang phát triển trong thời kỳ đầu của quá trình công nghiệp hoá. Trong giai đoạn hiện nay, khi xu thế toàn cầu hoá trở thành một xu thế nổi trội, bao trùm lên mọi mặt hoạt động đời sống quốc tế, khi mọi rào cản do các nước đặt ra để bảo hộ sản xuất trong nước đã, đang và sẽ dần được dỡ bỏ thì cạnh tranh trong ngành công nghiệp này trở nên gay gắt trên tất cả các thị trường. Với những điều kiện, lợi thế nhất định, Việt Nam cũng rất quan tâm đến phát triển ngành công nghiệp dệt may và đã đạt được một số thành công trên thị trường chính như thị trường Mỹ, EU và đặc biệt là thị trường Nhật Bản. Ngành công nghiệp dệt may hiện nay trở thành một trong những ngành công nghiệp chủ chốt, có đóng góp đáng kể cho nền kinh tế Việt Nam trong việc giải quyết nạn thất nghiệp và làm tăng kim ngạch xuất khẩu. Tuy nhiên nếu so sánh với Trung Quốc, Ấn Độ, Hàn Quốc… thì ngành công nghiệp này của Việt Nam còn nhiều hạn chế đặc biệt là việc ứng dụng công nghệ hiện đại trong sản xuất kinh doanh cũng như quản lý. Trong thời gian tới, Việt Nam sẽ trở thành thành viên chính thức của Tổ chức Thương mại Thế giới, mọi sự hỗ trợ từ phía nhà nước đối với các doanh nghiệp dệt may sẽ dần dần bị xoá bỏ. Các doanh nghiệp dệt may đứng trước những thách thức rất lớn cả thị trường trong và ngoài nước. Muốn tồn tại và phát triển bền vững, các doanh nghiệp dệt may không thể không cải tiến hoạt động quản lý, sản xuất kinh doanh của mình sao cho phù hợp với tiêu chuẩn chung của thế giới. Các doanh nghiệp cần tiến tới ứng dụng một mô hình hoạch định nguồn lực doanh nghiệp nhằm sử dụng một cách tối ưu nguồn lực hiện có của mình. Để phát triển việc ứng dụng hệ thống ERP trong ngành dệt may, Nhà nước cũng như bản thân doanh nghiệp cần tiến hành một số giải pháp nhằm nâng cao trình độ quản lý, trình độ của đội ngũ nhân viên, trình độ khoa học công nghệ. 97 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1) “Những vấn đề quan trọng khi đánh giá phần mềm kế toán và ERP ở Việt Nam”- Mekong Capital, Ngày 24/2/2004 2) “Báo cáo sơ kết tình hình sản xuất kinh doanh 6 tháng đầu năm và giải pháp thực hiện nhiệm vụ 6 tháng cuối năm 2006” của Tập đoàn Dệt may Việt Nam, tháng 7 năm 2006. 3) Quyết định số 55/2001/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ ngày 23 tháng 04 năm 2001. 4) Các báo cáo tài chính của công ty May 10 năm 2004, 2005 5) “Kế hoạch phát triển cho 3 năm tiếp theo của công ty May 10 từ năm 2006-2008”. 6) “Chiến lược phát triển của Công ty May 10 từ năm 2005-2015.” 7) “Enterprise Resource Planning – Global Opportunities and Challenges”, Liaquat Hossain, Jon David Patrick, M.A. Rashid. 8) 9) 10) 11) 12) 13) 14) 15) 16) 98 17) 18) 19) 20) 21) 22) 23) 24) 25) 26) 27) 99