Đề tài Thực trạng và một số giải pháp hoàn thiện bộ máy tổ chức của Công ty cổ phần đầu tư và xây dựng Ba Đình

Lêi nãi ®Çu §Ó cã thÓ ®øng v÷ng trong nÒn kinh tÕ thÞ tr­êng, th× viÖc th­êng xuyªn nghiªn cøu, t×m hiÓu c¸i míi nh»m hoµn thiÖn c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý lµ mét yªu cÇu kh¸ch quan mang tÝnh cÊp thiÕt ®èi víi bÊt k× mét doanh nghiÖp nµo. Qua thêi gian nghiªn cøu vµ t×m hiÓu thùc tÕ t¹i c«ng ty cæ phÇn ®Çu t­ vµ x©y dùng Ba §×nh, nhËn thøc ®­îc tÇm quan träng cña vÊn ®Ò trªn vµ ®­îc sù gióp ®ì nhiÖt t×nh cña ban l·nh ®¹o, phßng tæ chøc lao ®éng C«ng ty em ®· lùa chän ®Ò tµi: "Thùc tr¹ng vµ mét sè gi¶i ph¸p hoµn thiÖn bé m¸y tæ chøc cña C«ng ty cæ phÇn ®Çu t­ vµ x©y dùng Ba §×nh" lµm luËn v¨n tèt nghiÖp. §©y lµ mét ®Ò tµi mang tÝnh thùc tiÔn cao, cã ¶nh h­ëng trùc tiÕp ®Õn hiÖu qu¶ ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña C«ng ty cæ phÇn ®Çu t­ vµ x©y dùng Ba §×nh vµ c¸c doanh nghiÖp s¶n xuÊt nãi chung. Néi dung vµ kÕt cÊu cña luËn v¨n gåm 2 phÇn chÝnh sau: PhÇn I: Kh¸i qu¸t chung vÒ c«ng ty cæ phÇn ®Çu t­ vµ x©y dùng Ba §×nh PhÇn II. Thùc tr¹ng vµ mét sè gi¶i ph¸p hoµn thiÖn bé m¸y tæ chøc cña C«ng ty cæ phÇn ®Çu t­ vµ x©y dùng Ba §×nh. Do tr×nh ®é lý luËn vµ kinh nghiÖm thùc tÕ cßn h¹n chÕ nªn ®Ò tµi cña em kh«ng tr¸nh khái nh÷ng thiÕu sãt. Em rÊt mong nhËn ®­îc sù phª b×nh, ®ãng gãp ý kiÕn cña thÇy c« gi¸o vµ b¹n ®äc ®Ó bµi viÕt ®­îc hoµn thiÖn h¬n. PhÇn I Kh¸i qu¸t chung vÒ c«ng ty cæ phÇn ®Çu t­ vµ x©y dùng ba ®×nh 1. LÞch sö h×nh thµnh vµ ph¸t triÓn C«ng ty cæ phÇn ®Çu t­ vµ x©y dùng Ba §×nh C«ng Ty Cæ PhÇn §Çu t­ vµ X©y dùng Ba §×nh lµ mét doanh nghiÖp cæ phÇn ®­îc thµnh lËp theo quyÕt ®Þnh sè 3381 QDUB ngµy 4/8/2000 cña UBND Thµnh phè Hµ néi. C«ng ty cæ phÇn §Çu t­ vµ x©y dùng Ba §×nh ho¹t ®éng chñ yÕu trong lÜnh vùc ®Çu t­ vµ ph¸t triÓn nhµ, x©y dùng d©n dông, c«ng nghiÖp…. C«ng ty gåm 2 xÝ nghiÖp thµnh viªn víi kinh nghiÖm l©u n¨m ho¹t ®éng trong ngµnh x©y dùng. Môc tiªu cña c«ng ty lµ ph¸t huy truyÒn thèng phÊn ®Êu ph¸t triÓn më réng thÞ tr­êng h¬n n÷a trë thµnh c«ng ty cã tiÒm lùc kinh tÕ m¹nh tÇm cì trong ngµnh x©y dùng. Trô së chÝnh: 46 NguyÔn Tr­êng Té – Ba §×nh – Hµ néi Tªn giao dÞch quèc tÕ: Ba §×nh – Construction investment joint stock company Tªn viÕt t¾t: Sacisjco Chøc n¨ng cña c«ng ty: C«ng ty cã tr¸ch nhiÖm nhËn, sö dông cã hiÖu qu¶, b¶o qu¶n vµ ph¸t triÓn vèn do nhµ n­íc giao; nhËn vµ sö dông cã hiÖu qu¶ tµi nguyªn ®Êt ®ai vµ c¸c nguån lùc kh¸c do nhµ n­íc giao ®Ó thùc hiÖn nhiÖm vô s¶n xuÊt kinh doanh vµ nh÷ng nhiÖm vô kh¸c. Tæ chøc qu¶n lý, triÓn khai c«ng t¸c nghiªn cøu øng dông khoa häc kü thuËt, thùc hiÖn ®Çu t­ chiÒu s©u, ®æi míi khoa häc c«ng nghÖ tiªn tiÕn vµ trang thiÕt bÞ hiÖn ®¹i, ®æi míi c«ng t¸c qu¶n lý ®iÒu hµnh s¶n xuÊt kinh doanh. NhiÖm vô cña c«ng ty §Çu t­: + LËp, qu¶n lý thùc hiÖn ®Çu t­ c¸c dù ¸n x©y dùng vµ ph¸t triÓn nhµ, khu d©n c­. + Liªn doanh, liªn kÕt ®Çu t­ vµo ph¸t triÓn nhµ vµ ®« thÞ T­ vÊn: + T­ vÊn ®Çu t­, t­ vÊn x©y dùng + Cung cÊp th«ng tin vÒ v¨n b¶n quy ph¹m ph¸p luËt, c¬ chÕ chÝnh s¸ch vÒ ®Çu t­ vµ x©y dùng vÒ nhµ ®Êt. + T­ vÊn vµ dÞch vô cho c¸c chñ ®Çu t­ vÒ c«ng t¸c gi¶i phãng mÆt b»ng. X©y dùng: + X©y dùng c¸c c«ng tr×nh d©n dông, thÓ thao vui ch¬i gi¶i trÝ + X©y dùng c¸c c«ng tr×nh c«ng nghiÖp. Kinh doanh: + Mua b¸n nhµ cöa, dÞch vô chuyÓn ®æi quyÒn së h÷u + S¶n xuÊt kinh doanh cÊu kiÖn vËt liÖu x©y dùng c¸c lo¹i + Kinh doanh nhµ, kh¸ch s¹n, dÞch vô du lÞch vµ vui ch¬i gi¶i trÝ + Liªn doanh liªn kÕt víi c¸c tæ chøc, c¸ nh©n trong n­íc vµ n­íc ngoµi ®Ó ph¸t triÓn s¶n xuÊt kinh doanh theo ®óng quy ®Þnh cña ph¸p luËt. 2. T×nh h×nh thùc hiÖn nhiÖm vô s¶n xuÊt kinh doanh cña c«ng ty 2.1 KÕt qu¶ ho¹t ®éng kinh doanh Trong nh÷ng n¨m gÇn ®©y c«ng ty ho¹t ®éng ®Çu t­ víi mét c¬ së vËt chÊt c«ng nghÖ hiÖn ®¹i trong lÜnh vùc x©y dùng nh»m hoµn thiÖn muc tiªu ®Èy lïi tôt hËu, tõng b­íc cñng cè x©y dùng c«ng ty trë thµnh mét doanh nghiÖp v÷ng m¹nh trong lÜnh vùc x©y dùng. C«ng ty ®· gÆt h¸i ®­îc nh÷ng thµnh c«ng ®¸ng khÝch lÖ. C«ng ty ®· kh¼ng ®Þnh ph­¬ng ch©m ®a d¹ng ho¸ mÆt hµng thuéc nhiÒu ngµnh chó träng c«ng t¸c thÞ tr­êng v× ®©y lµ nÒn t¶ng v÷ng ch¾c cho viÖc duy tr× tèc ®é t¨ng tr­ëng trong s¶n xuÊt kinh doanh. Qu¸ tr×nh ®æi míi c«ng nghÖ g¾n liªn víi viÖc n©ng cao tay nghÒ, kh¶ n¨ng n¾m b¾t vµ më réng thÞ tr­êng cña ®éi ngò c«ng nh©n viªn vµ c¸n bé qu¶n lý. Tæng doanh thu, lîi nhuËn vµ c¸c c¸c chØ tiªu kh¸c ®Òu t¨ng ®Æc biÖt lµ tiÒn l­¬ng b×nh qu©n cña c¸n bé c«ng nh©n viªn trong tæng c«ng ty ®· t¨ng lªn ®¸ng kÓ, ®iÒu nµy cã gi¸ trÞ to lín trong viÖc khuyÕn khÝch tinh thÇn h¨ng h¸i lao ®éng cña c¸n bé c«ng nh©n viªn bëi ®êi sèng vËt chÊt cña hä ®­îc b¶o ®¶m. Vµ ®©y còng chÝnh lµ nguyªn nh©n lµm cho kÕt qu¶ s¶n xuÊt kinh doanh cña c«ng ty t¨ng lªn. Song ®ßi hái ph¶i cã sù kÕt hîp víi c¸c c«ng t¸c kh¸c nh­, kinh doanh tiÕp thÞ, ®æi míi c«ng nghÖ, chÊt l­îng s¶n phÈm, ®iÒu hµnh s¶n xuÊt, qu¶n lý kÜ thuËt vµ c«ng t¸c nh©n sù... KÕt qu¶ kinh doanh ChØ tiªu 2001 2002 2003 1. Doanh thu (tr.®ång) 18.000 19.569 22.106 2. Lîi nhuËn (tr.®ång) 153 174 223 3. Thu nhËp b×nh qu©n (ngh×n ®ång) 930 1.100 1.270 VÒ doanh thu n¨m 2002 t¨ng 8,7% so víi n¨m 2001, n¨m 2003 t¨ng 12,96% ®¹t 22.106 triÖu ®ång. VÒ lîi nhuËn n¨m 2002 t¨ng 13,73% so víi n¨m 2001, n¨m 2003 t¨ng 28,16% ®¹t 223 triÖu ®ång VÒ thu nhËp b×nh qu©n n¨m sau ®Òu cao h¬n n¨m tr­íc Qua b¶ng trªn ta thÊy c«ng ty cæ phÇn ®Çu t­ vµ x©y dùng Ba §×nh ®ang thùc sù ®i lªn, thùc sù ®· hoµ nhËp víi nÒn kinh tÕ míi. Ho¹t ®éng trong nÒn kinh tÕ thÞ tr­êng c¹nh tranh gay g¾t, c«ng ty ®· tõng b­íc kh¼ng ®Þnh ®­îc m×nh. Cïng víi chuyÓn biÕn cña ngµnh x©y dùng nãi chung, C«ng ty cæ phÇn ®Çu t­ vµ x©y dùng ®· thu ®­îc mét sè kÕt qu¶ ban ®Çu trong viÖc tæ chøc l¹i s¶n xuÊt, tiÕn hµnh s¶n xuÊt kh«ng ngõng n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh, cung cÊp ngµy cµng nhiÒu hµng ho¸ cho s¶n xuÊt. Trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt ®Ó ®¹t hiÖu qu¶ cao nhÊt, c«ng ty ph¶i khai th¸c, tËn dông n¨ng lùc s¶n xuÊt, quy ®Þnh khoa häc kü thuËt, tiÕt kiÖm chi phÝ, n©ng cao ®êi sèng cho ng­êi lao ®éng. §ã lµ mét minh chøng cô thÓ trong c¸ch tæ chøc qu¶n lý tæ chøc s¶n xuÊt. T×nh h×nh s¶n xuÊt kinh doanh cña c«ng ty trong nh÷ng n¨m gÇn ®©y cã chuyÓn biÕn tÝch cùc, tèc ®é t¨ng tr­ëng cao lµ nhê c«ng ty ®· biÕt tù ®æi míi vÒ nhiÒu mÆt, tõ h×nh thøc ®Õn néi dung. ViÖc b¸m s¸t thÞ tr­êng, ph¸t huy néi lùc m¹nh d¹n ®Çu t­ t­ëng nh­ thËt ®¬n gi¶n nh­ng nã l¹i lµ kÕt qu¶ cña qu¸ tr×nh vËn ®éng hÕt m×nh tõ gi¸m ®èc ®Õn toµn thÓ c¸n bé c«ng nh©n viªn trong c«ng ty. - T×nh h×nh thùc hiÖn nghÜa vô víi Nhµ n­íc C«ng ty lµ mét doanh nghiÖp nhµ n­íc, do vËy c«ng ty ®­îc quyÒn qu¶n lý, sö dông vèn, ®Êt ®ai, tµi nguyªn vµ c¸c nguån lùc kh¸c cña nhµ n­íc giao theo quy ®Þnh cña ph¸p luËt. Do ®ã, C«ng ty ph¶i cã tr¸ch nhiÖm vµ nghÜa vô nép Ng©n s¸ch theo quy ®Þnh cña Nhµ n­íc. C¸c kho¶n mµ c«ng ty ph¶i nép lµ thuÕ VAT, thuÕ thu nhËp doanh nghiÖp, thuÕ kh¸c vµ nép cÊp trªn. T×nh h×nh nép ng©n s¸ch §¬n vÞ: TriÖu ®ång ChØ tiªu 2003 Nép Ng©n s¸ch 516 Nép cÊp trªn 1.046 2.2. Nh÷ng ­u vµ nh­îc ®iÓm trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh ë C«ng ty cæ phÇn §Çu t­ vµ X©y dùng Ba §×nh * ¦u ®iÓm Mét lµ: Qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh ë C«ng ty ®· chän ®­îc h­íng ®i ®óng ®¾n, phï hîp víi nhiÖm vô thùc t¹i, chiÕn l­îc ph¸t triÓn cña Tæng c«ng ty trong t­¬ng lai vµ nhiÖm vô ph¸t triÓn kinh tÕ x· héi cña ®Êt n­íc. Ngay tõ n¨m ®Çu thµnh lËp cho ®Õn nay hµng n¨m C«ng ty ®Òu ®¹t møc lîi nhuËn kh¸ cao so víi c¸c ®¬n vÞ cïng ngµnh. Hai lµ, C«ng ty cã ®éi ngò l·nh ®¹o cã tr×nh ®é, nh¹y bÐn víi thÞ tr­êng. §éi ngò l·nh ®¹o tõ Gi¸m ®èc, Phã gi¸m ®èc, c¸c tr­ëng, phã c¸c phßng, ban ®Òu cã b»ng ®¹i häc. §ång thêi bé m¸y qu¶n lý cña C«ng ty kh«ng ngõng ®­îc kiÖn toµn, c«ng t¸c tuyÓn dông vµ c«ng t¸c ®µo t¹o vµ ®µo t¹o l¹i ®éi ngò lao ®éng ®­îc chó träng, tõng b­íc ®· chÊn chØnh c«ng t¸c ®Þnh møc lao ®éng, ®Þnh møc nguyªn nhiªn vËt liÖu vµ kho¸n tiÒn l­¬ng theo s¶n phÈm, s¾p xÕp bè trÝ lùc l­îng lao ®éng phï hîp víi tr×nh ®é tay nghÒ vµ yªu cÇu cña c«ng viÖc, cã chÕ ®é båi d­ìng kÞp thêi ®èi víi ng­êi lao ®éng lµm thªm giê gãp phÇn khuyÕn khÝch ng­êi lao ®éng h¨ng h¸i s¶n xuÊt, tù nguyÖnlµm thªm giê ®èi víi nh÷ng c«ng tr×nh träng ®iÓm cÇn hoµn thµnh tr­íc tiÕn ®é thi c«ng nh»m phôc vô cho c¸c môc ®Ých chÝnh trÞ x· héi hoÆc chuyÓn sang thi c«ng c¸c c«ng tr×nh míi th¾ng thÇu. Ba lµ: c«ng ty lu«n chó träng tíi chÊt l­îng s¶n phÈm, cã biÖn ph¸p tæ chøc thi c«ng tiªn tiÕn, cã ®éi ngò c«ng nh©n lµnh nghÒ cã tr¸ch nhiÖm cao víi c«ng viÖc. C«ng ty ®· ¸p dông nhiÒu tiÕn bé khoa kü thuËt vµo s¶n xuÊt, mua s¾m ®­îc nhiÒu m¸y mãc thiÕt bÞ phôc vô cho thi c«ng hiÖn ®¹i ®¸p øng kÞp thêi nh÷ng ®ßi hái cña c¸c c«ng tr×nh thi c«ng, ®ång thêi khuyÕn khÝch ®­îc c¸n bé c«ng nh©n viªn ph¸t huy nhiÒu s¸ng kiÕn c¶i tiÕn kü thuËt gãp phÇn n©ng cao n¨ng lùc thi c«ng cho C«ng ty vµ tiÕt kiÖm ®­îc nhiÒu chi phÝ qua ®ã gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña C«ng ty. Bèn lµ; c«ng ty ®· chÊp hµnh ®Çy ®ñ c¸c quy ®Þnh cña Nhµ n­íc vµ Tæng c«ng ty vÒ chÕ ®é b¸o c¸o thèng kª vµ b¸o c¸o trong lÜnh vùc tµi chÝnh, c«ng t¸c h¹ch to¸n kÕ to¸n theo ®óng quy ®Þnh cña Nhµ n­íc, thùc hiÖn nghiªm chØnh nghÜa vô nép Ng©n s¸ch víi Nhµ n­íc vµ cÊp trªn. * Tån t¹i, h¹n chÕ Bªn c¹nh nh÷ng mÆt tÝch cùc trong c«ng t¸c qu¶n lý ®iÒu hµnh s¶n xuÊt kinh doanh cña m×nh, hiÖn nay C«ng ty vÉn cßn mét sè mÆt tån t¹i cÇn sím ®­îc kh¾c phôc: Mét lµ, c«ng t¸c ®Êu thÇu, t×m kiÕm viÖc lµm ch­a ®¸p øng ®­îc víi nhiÖm vô ®­îc giao, víi tiÒm lùc m¸y mãc thiÕt bÞ, con ng­êi cña c«ng ty. ThÓ hiÖn sù quan t©m ch­a ®óng møc tíi c«ng t¸c tiÕp thÞ, c«ng t¸c ®èi ngo¹i… C¸c c«ng tr×nh x©y dùng chñ yÕu lµ do Tæng c«ng ty giao thÇu. C«ng t¸c ®Êu thÇu thi c«ng c¸c c«ng tr×nh ®¹t hiÖu qu¶ thÊp. Bµi thÇu ch­a cã kh¶ n¨ng thuyÕt phôc chñ ®Çu t­. Hai lµ, c«ng t¸c kÕ ho¹ch ch­a ®¸p øng ®­îc yªu cÇu ®Ò ra. §éi ngò lµm c«ng t¸c kÕ ho¹ch cßn yÕu, hÇu hÕt lµ nh©n viªn trÎ míi ra tr­êng, kinh nghiÖm cßn thiÕu, ch­a cã kh¶ n¨ng tæng hîp dÉn tíi trong c«ng viÖc cßn nhiÒu lóng tóng, sai sãt, hiÖu qu¶ c«ng viÖc ch­a cao, cßn ®uæi theo c«ng viÖc. Lùc l­îng lµm c«ng t¸c kÕ ho¹ch cßn máng, ch­a tù gi¸c häc hái phÊn ®Êu. Ba lµ, C«ng t¸c tiÒn l­¬ng cßn cã bÊt cËp, qu¶n lý ch­a chÆt chÏ thèng nhÊt vµ viÖc phèi hîp chÊm c«ng gi÷a c¸c bé phËn chøc n¨ng víi c¸c ®éi tíi viÖc tr¶ l­¬ng ch­a thËt chÝnh x¸c, trïng lÆp vµ cã tr­êng hîp ch­a c«ng b»ng. C«ng t¸c thu håi c«ng nî, c«ng t¸c h¹ch to¸n cßn kÐm. C«ng t¸c quyÕt to¸n ®Þnh kú thùc hiÖn ch­a tèt. Bèn lµ, sù phèi hîp gi÷a c¸c phßng ban chøc n¨ng cã hiÖu qu¶ ch­a cao. Ch¼ng h¹n sù phèi hîp gi÷a phßng kinh tÕ kÕ ho¹ch vµ phßng tµi vô kh«ng tèt dÉn ®Õn t×nh tr¹ng nî ®äng qu¸ nhiÒu trong thanh to¸n hîp ®ång víi kh¸ch hµng, còng nh­ thu håi tõ c¸c chñ ®Çu t­. N¨m lµ, c¸c biÖn ph¸p kÝch thÝch t¹o ®éng lùc cho ng­êi lao ®éng cßn ®¬n ®iÖu, Ýt t¸c dông, nhiÒu biÖn ph¸p cßn mang tÝnh h×nh thøc… Ngoµi ra C«ng ty ch­a t¹o ®­îc m«i tr­êng thuËn lîi ®Çy ®ñ cho ng­êi lao ®éng phÊn khëi, yªn t©m lao ®éng.  3. N¨ng lùc lao ®éng cña c«ng ty HiÖn nay tæng sè c¸n bé c«ng nh©n viªn cña c«ng ty bao gåm: 117 ng­êi. Trong ®ã 11 c¸n bé qu¶n lý cßn l¹i 106 c«ng nh©n s¶n xuÊt thuéc c¸c XÝ nghiÖp. B¶ng c¬ cÊu lao ®éng cña c«ng ty Sè TT Lo¹i lao ®éng Tæng sè Tr×nh ®é §é tuæi Giíi tÝnh §H TC SC 35 35-50 50 Nam N÷ 1 Nh©n viªn Qu¶n lý 11 9 0 2 4 3 4 8 3 2 Nh©n viªn Kü thuËt 18 10 4 4 8 5 4 16 2 3 Nh©n viªn kh¸c 88 5 0 83 50 28 10 60 28 4 Tæng sè 117 24 4 89 62 36 19 84 33 5 Tû träng so víi tæng sè lao ®éng 20% 3% 77% 52% 30% 18% 71% 29% Tû lÖ lao ®éng tr×nh ®¹i häc toµn c«ng ty lµ 24/117, chiÕm 20%. Trong ®ã: Lao ®éng qu¶n lý cã tû lÖ ®¹i häc lµ 30% Lao ®éng kü thuËt cã tû lÖ ®¹i häc lµ 41% Nh©n viªn lao ®éng kh¸c cã tû lÖ ®¹i häc lµ 20%. Qua b¶ng c¬ cÊu lao ®éng kh¸c cã tû lÖ lao ®éng trùc tiÕp lµm viÖc lµ 77% lµ t­¬ng ®èi thÊp trong khi lao ®éng qu¶n lý lµ 23%. §©y còng lµ t×nh tr¹ng chung cña c¸c doanh nghiÖp. Do ®ã c«ng ty còng cÇn xem xÐt vµ bè trÝ l¹i lùc l­îng lao ®éng cho phï hîp. PhÇn II Thùc tr¹ng vµ gi¶i ph¸p hoµn thiÖn bé m¸y tæ chøc t¹i c«ng ty cæ phÇn ®Çu t­ vµ x©y dùng Ba §×nh 1. Thùc tr¹ng tæ chøc bé m¸y cña C«ng ty cæ phÇn ®Çu t­ vµ x©y dùng Ba §×nh C«ng ty cæ phÇn ®Çu t­ vµ x©y dùng Ba §×nh lµ mét ®¬n vÞ h¹ch to¸n kinh doanh ®éc lËp thùc hiÖn nhiÖm vô s¶n xuÊt, kinh doanh do Nhµ n­íc giao. Do vËy bé m¸y qu¶n lý ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña c«ng ty còng cã nh÷ng ®iÓm gièng víi nhiÒu ®¬n vÞ kh¸c. C¨n cø vµo chøc n¨ng cña tõng bé phËn tr­íc hÕt mçi thµnh viªn ph¶i ý thøc ®­îc vai trß cña m×nh trong ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña c«ng ty. Muèn cho mét bé m¸y qu¶n lý ho¹t ®éng dµi l©u liªn tôc, nhÑ nhµng ®¹t hiÖu qu¶ kinh tÕ cao, th× tr­íc hÕt tõng ng­êi ph¶i lµm trßn tr¸ch nhiÖm c«ng viÖc cña m×nh trªn c¬ së ®ã n¾m v÷ng mèi quan hÖ h÷u c¬ ®Ó cung cÊp vµ thu nhËn c¸c th«ng tin mét c¸ch chÝnh x¸c vµ kÞp thêi ®Çy ®ñ cho c¸c bé phËn cã liªn quan. XuÊt ph¸t tõ quan ®iÓm ®ã, c¸c bé phËn c«ng ty ®· t¹o ®­îc mèi quan hÖ mËt thiÕt lu«n hç trî cho nhau gi¶i quyÕt c¸c vÊn ®Ò ph¸t sinh kÞp thêi chÝnh x¸c. 1.1. C¬ cÊu tæ chøc bé m¸y cña c«ng ty S¬ ®å bé m¸y tæ chøc cña c«ng ty: Héi ®ång qu¶n trÞ Ban kiÓm so¸t Gi¸m ®èc Phã G§KT Phã G§KD P. DA P. TCHC P. KH §T P. TCKT XN 2 XN 1 P. QLCL P.TM + Héi ®ång qu¶n trÞ: do §¹i héi ®ång cæ ®«ng c«ng ty bÇu ra. Héi ®ång qu¶n trÞ cã toµn quyÒn nh©n danh c«ng ty ®Ó quyÕt ®Þnh mäi vÊn ®Ò liªn quan ®Õn môc ®Ých quyÒn lîi cña c«ng ty, trõ nh÷ng vÊn ®Ò thuéc thÈm quyÒn cña §¹i héi ®ång cæ ®«ng. Héi ®ång cã nhiÖm vô: QuyÕt ®Þnh chiÕn l­îc ph¸t triÓn c«ng ty QuyÕt ®Þnh huy ®éng thªm vèn theo c¸c h×nh thøc QuyÕt ®Þnh ph­¬ng ¸n ®Çu t­ QuyÕt ®Þnh gi¶i ph¸p ph¸t triÓn thÞ tr­êng, tiÕp thÞ vµ c«ng nghÖ; th«ng qua hîp ®ång mua, b¸n, cho vay vµ hîp ®ång kh¸c cã gi¸ trÞ lín h¬n 50% tæng gi¸ trÞ tµi s¶n ®­îc ghi trong sæ kÕ to¸n cña c«ng ty. Bæ nhiÖm, miÔn nhiÖm, c¸ch chøc gi¸m ®èc vµ c¸n bé qu¶n lý quan träng kh¸c cña c«ng ty; quyÕt ®Þnh møc l­¬ng vµ lîi Ých cña c¸n bé qu¶n lÝ ®ã. QuyÕt ®Þnh c¬ cÊu tæ chøc, quy chÕ qu¶n lý néi bé c«ng ty, quyÕt ®Þnh thµnh lËp c«ng ty con, lËp chi nh¸nh v¨n phßng ®¹i diÖn vµ viÖc gãp vèn mua cæ phÇn cña doanh nghiÖp kh¸c. KiÕn nghÞ viÖc tæ chøc l¹i hoÆc gi¶i thÓ c«ng ty ChÞu tr¸ch nhiÖm tr­íc ®¹i héi ®ång cæ ®«ng vÒ nh÷ng sai ph¹m trong qu¶n lý, vi ph¹m ®iÒu lÖ, vi ph¹m ph¸p luËt, g©y thiÖt h¹i cho c«ng ty…. + Gi¸m ®èc: do H§QT bæ nhiÖm lµ ng­êi ®iÒu hµnh ho¹t ®éng hµng ngµy cña c«ng ty vµ chÞu tr¸ch nhiÖm tr­íc H§QT vÒ viÖc thùc hiÖn c¸c quyÒn vµ nhiÖm vô ®Ó giao, gi¸m ®èc c«ng ty cã quyÒn vµ nghÜa vô sau: QuyÕt ®Þnh tÊt c¶ c¸c vÊn ®Ò liªn quan ®Õn ho¹t ®éng hµng ngµy cña c«ng ty. Tæ chøc thùc hiÖn c¸c quyÕt ®Þnh cña H§QT Tæ chøc thùc hiÖn kÕ ho¹ch kinh doanh vÒ ph­¬ng ¸n ®Çu t­ cña c«ng ty. KiÕn nghÞ ph­¬ng ¸n bè trÝ c¬ cÊu tæ chøc, quy chÕ qu¶n lý néi bé c«ng ty. + Phã gi¸m ®èc c«ng ty: do H§QT bæ nhiÖm Tham m­u cho gi¸m ®èc trong ho¹t ®éng ®iÒu hµnh s¶n xuÊt kinh doanh Ngoµi c¸c c«ng t¸c ®­îc ph©n c«ng cô thÓ th× cÇn cã sù trao ®æi n¾m b¾t néi dung c«ng viÖc cã liªn quan ®Ó gi¶i quyÕt c«ng viÖc khi cÇn, ®¶m b¶o mäi ho¹t ®éng tiÕn ®é nhÞp nhµng vµ sù ®iÒu hµnh cña gi¸m ®èc. Tæ chøc thùc hiÖn qu¶n lý c¸c nguån lùc cña c«ng ty. X©y dùng quy chÕ ®iÒu hµnh s¶n xuÊt kinh doanh cña c«ng ty. * Phã gi¸m ®èc kü thuËt: ChÞu tr¸ch nhiÖm tr­íc gi¸m ®èc vÒ c¸c mÆt kü thuËt c«ng nghÖ... ChØ ®¹o s¶n xuÊt thùc hiÖn theo kÕ ho¹ch mµ ban l·nh ®¹o c«ng ty ®Ò ra. * Phã gi¸m ®èc kinh doanh kiªm gi¸m ®èc xÝ nghiÖp kinh doanh XuÊt nhËp khÈu tæng hîp + Chøc n¨ng: Gióp ban gi¸m ®èc c«ng ty phô tr¸ch ho¹t ®éng kinh tÕ vµ ho¹t ®éng ®èi ngo¹i cña c«ng ty - NhiÖm vô: ChÞu tr¸ch nhiÖm tr­íc gi¸m ®èc vÒ viÖc chØ ®¹o gi¸m s¸t gi¶i quyÕt c¸c c«ng viÖc hµng ngµy cña c¸c ®¬n vÞ vÒ: - KÕ to¸n, thèng kª tµi chÝnh - KÕ ho¹ch kinh doanh - Ban th­ ký héi ®ång kinh doanh - Ban ®Êu thÇu ®Þnh gi¸ - ChØ ®¹o viÖc thùc hiÖn c¸c ph­¬ng ¸n ®Êu thÇu, c¸c mèi quan hÖ kinh doanh trong vµ ngoµi n­íc. - Thay mÆt gi¸m ®èc ký c¸c hîp ®ång kinh tÕ cã gi¸ trÞ ®Õn 200 triÖu ®ång - §Ò xuÊt c¸c ph­¬ng ¸n tæ chøc s¾p xÕp l¹i lao ®éng, söa ®æi bæ sung c¸c quy chÕ quy ®Þnh cña c«ng ty vÒ lÜnh vùc m×nh phô tr¸ch. Tr×nh ®é ban gi¸m ®èc TT Chøc danh Ngµnh ®µo t¹o Tr×nh ®é 1 Gi¸m ®èc X©y dùng §¹i häc 2 Phã gi¸m ®èc kü thuËt - §¹i häc 3 Phã gi¸m ®èc kinh doanh Kinh tÕ §¹i häc Qua biÓu trªn ta thÊy ngµnh nghÒ ®µo t¹o cña ban gi¸m ®èc lµ phï hîp víi tÝnh chÊt ngµnh x©y dùng bëi v× ng­êi l·nh ®¹o c«ng ty x©y dùng mµ kh«ng hiÓu biÕt vÒ kü thuËt x©y dùng th× sÏ khã cã thÓ l·nh ®¹o ®­îc. MÆt kh¸c Ban gi¸m ®èc ®· ®­îc ®µo t¹o qua c¸c tr­êng líp qu¶n lý, chuyªn m«n nghiÖp vô, lý luËn chÝnh trÞ. Qua s¬ ®å tæ chøc qu¶n lý cña c«ng ty chóng ta thÊy râ tæ chøc cña C«ng ty cæ phÇn ®Çu t­ vµ x©y dùng Ba §×nh ®­îc x©y dùng theo kiÓu trùc tuyÕn chøc n¨ng 1.2. T×nh h×nh thùc hiÖn chøc n¨ng nhiÖm vô cña c¸c bé phËn trong c«ng ty C¨n cø vµo quy m« ho¹t ®éng vµ nhiÖm vô s¶n xuÊt kinh doanh cña c«ng ty mµ ban l·nh ®¹o c«ng ty ®· quy ®Þnh chøc n¨ng, nhiÖm vô rÊt râ rµng cho c¸c bé phËn ®¬n vÞ s¶n xuÊt kinh doanh trong toµn c«ng ty. C¨n cø vµo néi dung quy ®Þnh chøc n¨ng nhiÖm vô cña c¸c bé phËn vµ c¨n cø vµo t×nh h×nh thùc tiÔn cña c«ng ty, ngoµi nh÷ng ®iÓm tèt, nhiÒu ®iÓm ®· ®¹t ®­îc trong quy ®Þnh ®ã tÊt nhiªn vÉn cßn nh÷ng ®iÓm ch­a tèt. - Tr×nh ®é qu¶n lý cña c¸c c¸n bé qu¶n lý ch­a ®­îc ®µo t¹o cã hÖ thèng, tr×nh ®é chuyªn m«n nghiÖp vô nhiÒu lÜnh vùc cßn yÕu dÉn ®Õn t×nh tr¹ng û l¹i vµo cÊp trªn vµ g©y ¸ch t¾c trong s¶n xuÊt. - C¸c quy ®Þnh vÒ b¸o c¸o, kiÓm tra ®· ®­îc nªu râ rµng nh­ng nhiÒu khi vÉn bÞ lÇm lçi, nhiÒu khi cã b¸o c¸o nh­ng l¹i kh«ng chÆt chÏ, nãi chung ch­a ®i vµo nÒn nÕp, lèi lµm viÖc cña ng­êi qu¶n lý ch­a cã t¸c phong c«ng nghiÖp. - ViÖc kiÓm tra gi¸m s¸t c«ng viÖc cña cÊp d­íi cã lµm nh­ng ch­a nghiªm tóc, nhiÒu khi bu«ng láng dÉn ®Õn hËu qu¶ tai h¹i. - Th¸i ®é lµm viÖc nhiÒu khi ch­a thùc sù tù nguyÖn, nguyªn nh©n lµ do vÊn ®Ò ph©n phèi lao ®éng ch­a thËt ®óng møc v×: - §¸nh gi¸ søc lao ®éng cña bé phËn qu¶n lý nh©n lùc ch­a tèt. - ViÖc ®iÒu hµnh thùc hiÖn tiÕn ®é c¸c c«ng tr×nh nhiÒu lóc kh«ng æn ®Þnh, cã lóc thõa, lóc thiÕu lao ®éng. V× vËy c¸c c¸n bé l·nh ®¹o ®ang cè g¾ng t×m kiÕm hîp ®ång chiÕm lÜnh thÞ tr­êng, t¹o nguån thu, t¨ng møc l­¬ng b×nh qu©n cña c«ng nh©n lªn, ngoµi ra c«ng ty còng quyÕt ®Þnh th­ëng cho ng­êi ph¸t minh, s¸ng chÕ, c¶i tiÕn kü thuËt, chÕ ®é ¨n uèng, nghØ ng¬i cho c¸n bé c«ng nh©n lµm ca, kÝp. - ViÖc chång chÐo nhiÖm vô gi÷a c¸c nh©n viªn trong phßng lµ kh«ng cã nh­ng chång chÐo nhiÖm vô gi÷a c¸c phßng ban nµy víi phßng ban kh¸c th× ®· x¶y ra, t×nh tr¹ng nµy ®ang dÇn ®­îc kh¾c phôc bëi v× do sinh ra nhiÒu phßng ban. - ¶nh h­ëng cña viÖc thu thËp th«ng tin qua c¸c phßng cã liªn quan nhiÒu khi cã sai xãt t¹i mét phßng nµo ®ã sÏ dÉn ®Õn sai xãt d©y chuyÒn lµm háng c¶ qu¸ tr×nh thu thËp th«ng tin bëi v× nhiÒu khi kÕt qu¶ ghi chÐp cña phßng nµy lµ con sè, t­ liÖu cho ho¹t ®éng cña phßng kia vµ ng­îc l¹i. Nh­ vËy vÊn ®Ò ®Æt ra lµ ph¶i ®ßi hái sù nç lùc trong c«ng viÖc. 1.3. Chøc n¨ng vµ nhiÖm vô cña c¸c phßng ban c«ng ty Phßng ban lµ ®¬n vÞ chuyªn m«n nghiÖp vô cã tr¸ch nhiÖm tham m­u gióp viÖc cho gi¸m ®èc trong viÖc ®iÒu hµnh qu¶n lý doanh nghiÖp vµ thùc hiÖn chøc n¨ng chuyªn m«n, nh»m chÊp hµnh còng nh­ thùc hiÖn tèt c¸c chÕ ®é qu¶n lý kinh tÕ, chñ tr­¬ng, chÝnh s¸ch cña §¶ng, Nhµ n­íc vµ c¬ quan chñ qu¶n theo ®óng ph¸p luËt. Phßng tµi chÝnh kÕ to¸n. - Chøc n¨ng: Gióp gi¸m ®èc c«ng ty chØ ®¹o thùc hiÖn toµn bé c«ng t¸c kÕ to¸n thèng kª, th«ng tin kinh tÕ vµ h¹ch to¸n kinh tÕ trong doanh nghiÖp theo c¬ chÕ qu¶n lý míi - NhiÖm vô: - Tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n, thèng kª, ghi chÐp, tÝnh to¸n mét c¸ch chÝnh x¸c trung thùc, kÞp thêi, ®Çy ®ñ toµn bé tµi s¶n vµ ph©n tÝch kÕt qu¶ s¶n xuÊt kinh doanh. - TÝnh to¸n vµ trÝch nép ®Çy ®ñ, ®óng, kÞp thêi c¸c kho¶n nép ng©n s¸ch, nép cÊp trªn, ®Ó l¹i c«ng ty c¸c quü, thanh to¸n ®óng hÑn tiÒn vay, c¸c kho¶n c«ng nî ph¶i thu, ph¶i tr¶. - X¸c ®Þnh vµ ph¶n ¸nh chÝnh x¸c kÞp thêi kiÓm kª tµi s¶n hµng kú, chuÈn bÞ kÞp thêi, ®Çy ®ñ thñ tôc vµ tµi liÖu cho viÖc xö lý c¸c kho¶n mÊt m¸t, h­ háng, ®ång thêi ®Ò xuÊt c¸c biÖn ph¸p xö lý. - Tæ chøc kiÓm tra, xÐt duyÖt c¸c b¸o c¸o kÕ to¸n thèng kª cña c¸c ®¬n vÞ cÊp d­íi göi lªn. - Tæ chøc phæ biÕn, h­íng dÉn thi hµnh kÞp thêi c¸c chÕ ®é thÓ lÖ tµi chÝnh thèng kª cña Nhµ n­íc vµ cÊp trªn göi xuèng. - Tæ chøc b¶o qu¶n l­u tr÷ tµi liÖu, gi÷ bÝ mËt c¸c sè liÖu tµi chÝnh theo quy ®Þnh b¶o mËt Nhµ n­íc ban hµnh. Phßng tæ chøc lao ®éng + Chøc n¨ng: gióp gi¸m ®èc ra c¸c quyÕt ®Þnh, quy ®Þnh vÒ néi quy, quy chÕ vÒ lao ®éng tiÒn l­¬ng, tæ chøc nh©n sù, vµ gi¶i quyÕt nh÷ng vÊn ®Ò chÝnh s¸ch x· héi theo quyÕt ®Þnh cña gi¸m ®èc. + NhiÖm vô: So¹n th¶o c¸c v¨n b¶n vÒ tæ chøc nh©n sù, bæ nhiÖm miÔn nhiÖm, ®iÒu ®éng, tuyÓn dông, x©y dùng néi quy, quy chÕ vÒ lao ®éng tiÒn l­¬ng vµ liªn hÖ víi c¸c c¬ quan b¶o hiÓm lµm thñ tôc gi¶i quyÕt c¸c chÕ ®é chÝnh s¸ch sau khi ®· ®­îc gi¸m ®èc quyÕt ®Þnh cho thi hµnh. Phßng kÕ ho¹ch ®Çu t­: Tham m­u cho H§QT vµ gi¸m ®èc c«ng ty tæ chøc, triÓn khai, chØ ®¹o vµ chÞu tr¸ch nhiÖm vÒ c«ng t¸c kÕ ho¹ch, vËt t­, thiÕt bÞ. Phßng dù ¸n: Ph©n tÝch thÞ tr­êng më réng c¸c dù ¸n, lËp hå s¬ thÇu. Phßng qu¶n lý x©y dùng Cã chøc n¨ng qu¶n lý, h­íng dÉn thùc hiÖn viÖc khai th¸c cã hiÖu qu¶, c¸c thiÕt bÞ, xe m¸y, c¸c d©y chuyÒn c«ng nghÖ. Tæ chøc thùc hiÖn c¸c c«ng tr×nh, quy ph¹m kü thuËt trong sö dông m¸y mãc thiÕt bÞ, qu¶n lý c«ng tr×nh. Thùc hiÖn c«ng t¸c an toµn, b¶o hé lao ®éng. 2. §¸nh gi¸ hiÖu qu¶ ho¹t ®éng cña bé m¸y tæ chøc cña C«ng ty Cæ phÇn ®Çu t­ vµ x©y dùng Ba §×nh Qua s¬ ®å qu¶n lý cña c«ng ty ta thÊy râ c¬ cÊu tæ chøc cña C«ng ty Cæ phÇn ®Çu t­ vµ x©y dùng Ba §×nh ®­îc x©y dùng theo kiÓu trùc tuyÕn chøc n¨ng. Theo kiÓu c¬ cÊu nµy gi¸m ®èc c«ng ty ®­îc c¸c phßng ban chøc n¨ng tham m­u tr­íc khi ra mét quyÕt ®Þnh vÒ c¸c vÊn ®Ò cã liªn quan ®Õn nhiÖm vô cña c«ng ty HÖ thèng ®iÒu hµnh s¶n xuÊt kinh doanh trong c«ng ty gäi lµ hÖ thèng qu¶n lý theo tuyÕn. Mèi quan hÖ c¸c cÊp trong hÖ thèng nµy lµ quan hÖ theo chiÒu däc tõ Ban gi¸m ®èc xuèng c¸c phßng ban vµ tõ Ban gi¸m ®èc xuèng c¸c ®éi, xÝ nghiÖp. ViÖc bè trÝ c¸c cÊp theo ngµnh däc nh­ vËy cã c¸c ­u vµ nh­îc ®iÓm sau: * ¦u ®iÓm: - Gióp gi¸m ®èc c«ng ty n¾m s¸t ®­îc c¸c ho¹t ®éng cña c«ng ty - TÊt c¶ c¸c ®¬n vÞ trong c«ng ty ®Òu chÞ sù chØ ®¹o cña ban gi¸m ®èc nªn ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh trong c«ng ty ®Òu thèng nhÊt. - Ban gi¸m ®èc kiÓm so¸t mäi ho¹t ®éng cña ®¬n vÞ. Nh­îc ®iÓm: - Gi¸m ®èc c«ng ty cßn ph¶i xö lý qu¸ nhiÒu c«ng viÖc do ph¶i qu¶n lý tÊt c¶ c¸c ®¬n vÞ, thiÕu sù ph©n cÊp uû quyÒn. Nh­ vËy nhiÖm vô cña ban gi¸m ®èc qu¸ nÆng nÒ, trong khi nhiÖm vô cña c¸c ®¬n vÞ phßng ban l¹i ®¬n gi¶n. C¸c phßng ban kh«ng trùc tiÕp chØ ®¹o c¸c ®¬n vÞ d­íi m×nh. C¸ch xö lý nµy lµm cho c¸c phßng ban kh«ng chñ ®éng ®­îc khi thùc hiÖn c¸c nhiÖm vô cña m×nh, ®ång thêi kh«ng cã ®iÒu kiÖn ®Ó ph¸t huy s¸ng kiÕn, c¶i tiÕn kü thuËt. Nguy hiÓm h¬n lµ nÕu c¸c phßng ban trong c«ng ty kh«ng phèi hîp chÆt chÏ, ¨n khíp sÏ dÉn ®Õn chång chÐo, thËm chÝ tr¸i ng­îc nhau gi÷a c¸c chØ thÞ h­íng dÉn. - Phèi hîp gi÷a c¸c phßng ban trong c«ng ty ch­a tèt. Thêi gian xö lý c¸c th«ng tin th­êng chËm, ch­a ph¸t huy ®­îc tÝnh n¨ng ®éng s¸ng t¹o cña c¸c phßng ban. Nh­ vËy ë ®©y nªn ch¨ng cã mét m« h×nh qu¶n lý míi theo kiÓu ph©n cÊp ë ®ã quyÒn vµ tr¸ch nhiÖm kh«ng chØ tËp trung ë ban l·nh ®¹o vµ bé phËn chøc n¨ng mµ ph¶i ®­îc më réng ®Õn tõng c¸ nh©n, tõng bé phËn nhá, lµm sao mäi ng­êi ®Òu cã quyÒn, cã tr¸ch nhiÖm sö dông tèt c¸c nguån lùc cña m×nh phôc vô cho lîi Ých cña m×nh vµ lîi Ých cña toµn c«ng ty. - ViÖc tæ chøc bé m¸y qu¶n lý trong c«ng ty còng ch­a tèt. Nguyªn nh©n lµ do thiÕu sù ph©n c«ng tr¸ch nhiÖm, quyÒn h¹n mét c¸ch chÝnh x¸c vµ râ rµng gi÷a c¸c bé phËn trong bé m¸y qu¶n lý. C¬ së cña chøc n¨ng tæ chøc lµ mèi quan hÖ tån t¹i trong mäi x· héi. Mét nhµ phª b×nh ®· nãi. "§Ó qu¶n lý cã hiÖu qu¶, ngoµi viÖc biÕt thuyÕt phôc... cßn ph¶i biÕt tæ chøc thùc hiÖn n÷a". ViÖc c¶i tiÕn tæ chøc hoµn toµn kh«ng nhÊt thiÕt ®ßi hái ph¶i chi phÝ thªm c¸c thiÕt bÞ vµ søc lao ®éng mµ nªn ch¨ng lµ ®i theo h­íng sö dông cã hiÖu qu¶ c¸c nguån vËt t­ lao ®éng hiÖn cã hoÆc thay ®æi tû lÖ gi÷a chóng trong néi bé c¸c nguån ®ã. Do ®ã ®iÒu quan träng lµ ph¶i nhËn thøc ®­îc s©u s¾c thùc chÊt cña quy luËt kh¸ch quan ®ã lµ ph¶i biÕt tiÕt kiÖm thêi gian, tr¸nh l·ng phÝ, nhÊt lµ ph¶i lµm viÖc theo t¸c phong c«ng nghiÖp. 2.1. Mèi liªn hÖ gi÷a c¸c phßng ban Theo kiÓu c¬ cÊu tæ chøc trùc tuyÕn chøc n¨ng gi¸m ®èc c«ng ty ®­îc 2 phã gi¸m ®èc tham m­u vÒ tõng chøc n¨ng tr­íc khi ra quyÕt ®Þnh. Gi¸m ®èc c«ng ty chÞu tr¸ch nhiÖm vÒ mäi mÆt vµ toµn quyÒn quyÕt ®Þnh c¸c vÊn ®Ò cã liªn quan trong néi bé c«ng ty. Víi kiÓu c¬ cÊu nµy cã mèi quan hÖ theo chiÒu däc vµ chiÒu ngang. - Quan hÖ theo chiÒu däc: HÖ thèng ®iÒu hµnh s¶n xuÊt kinh doanh trong c«ng ty gäi lµ hÖ thèng qu¶n lý theo tuyÕn, mèi quan hÖ ë ®©y thÓ hiÖn tõ trªn xuèng gäi lµ quan hÖ theo chiÒu däc. Qu¶n lý ®iÒu hµnh däc tõ cÊp trªn xuèng c¸c phßng ban vµ xuèng c¸c xÝ nghiÖp. C¸n bé qu¶n lý ®¶m nhiÖm mét sè nhiÖm vô, mét sè kh©u nhÊt ®Þnh phï hîp víi n¨ng lùc, së tr­êng cña tõng ng­êi. §øng ®Çu c¸c phßng ban lµ c¸c tr­ëng phßng, ban chuyªn m«n nghiÖp vô nµy chÞu tr¸ch nhiÖm chØ huy vµ ®iÒu hµnh mäi ho¹t ®éng cña ®¬n vÞ m×nh. Trªn c¬ së chuyªn m«n n¨ng lùc cña mçi nh©n viªn trong mçi phßng ban, tr­ëng phßng sÏ ph©n c«ng c«ng viÖc cho tõng ng­êi vµ ng­êi ®ã sÏ chÞu tr¸ch nhiÖm tr­íc tr­ëng phßng. Tuy nhiªn viÖc ph©n c«ng c«ng viÖc ®«i lóc ch­a ®óng ng­êi ®óng viÖc dÉn ®Õn hiÖu qu¶ c«ng viÖc ch­a cao. Trong qu¸ tr×nh gi¶i quyÕt c«ng viÖc c¸c bé phËn chøc n¨ng ®Òu ph¶i b¸o c¸o víi cÊp trªn, nh­ng mÆt nµy còng kh«ng ®­îc kÞp thêi. MÆt kh¸c c«ng ty ®· ®Ò ra mét sè quy chÕ qu¶n lý nh­: quy chÕ ph©n cÊp tµi chÝnh, quy ®Þnh vÒ qu¶n lý hîp ®ång vµ mét sè quy ®Þnh kh¸c vÒ tuyÓn chän lao ®éng... Môc ®Ých lµ nh»m gi¸m s¸t toµn bé ho¹t ®éng cña c¸c khèi ®Ó khi ®Ò xuÊt víi gi¸m ®èc c«ng ty, ®Òu ®­îc gi¸m ®èc ®­a xuèng c¸c phßng ban chøc n¨ng xem xÐt tr­íc khi quyÕt ®Þnh. Qua s¬ ®å tæ chøc ta thÊy C«ng ty cæ phÇn ®Çu t­ vµ x©y dùng Ba §×nh cã 7 phßng ban vµ c¸c xÝ nghiÖp, chÞu tr¸ch nhiÖm ®iÒu hµnh chung lµ c¸c tr­ëng phßng, gi¸m ®èc xÝ nghiÖp... §i s©u cô thÓ tõng phßng ban, xÝ nghiÖp ta thÊy mçi ng­êi cã mét nhiÖm vô nhÊt ®Þnh ®­îc cÊp trªn giao phã vµ ng­êi ®ã ph¶i cã nghÜa vô thùc hiÖn ch¼ng h¹n: ph¶i thu thËp, chÝnh lý, bæ sung nh÷ng th«ng tin ban ®Çu vÒ mét sè lÜnh vùc, mét sè vÊn ®Ò ®­îc quy ®Þnh tr­íc, sau ®ã b¸o c¸o cho tr­ëng phßng, tr­ëng phßng cã nhiÖm vô xö lý c¸c th«ng tin Êy ®Ó ®Ò ra c¸c quyÕt ®Þnh gi¶i quyÕt c«ng viÖc. VÒ hîp t¸c gi÷a c¸c phßng ban chøc n¨ng ë c«ng ty vÉn cßn th¶ láng, trong khi lµm viÖc vÉn cßn duy tr× phong c¸ch quan liªu, ch­a cã t¸c phong c«ng nghiÖp. Trong qu¸ tr×nh ph©n tÝch c«ng viÖc cã lóc thñ tr­ëng nµy sö dông kÕt qu¶ cña nh©n viªn ë bé phËn kh¸c, hoÆc tµi liÖu kÕt qu¶ cña ban kia... Nh­ vËy viÖc chËm trÔ hoÆc sai sãt vµ thiÕu chÝnh x¸c ë c¸c phßng ban nµy sÏ dÔ dµng lan truyÒn ra c¸c phßng ban kh¸c, vµ mét lo¹i sai sãt, thiÕu chÝnh x¸c kÐo theo, do ®ã sÏ ¶nh h­ëng ®Õn nhiÖm vô s¶n xuÊt kinh doanh cña c«ng ty. ViÖc bè trÝ c¸c cÊp theo chiÒu däc nh­ trªn gióp gi¸m ®èc c«ng ty n¾m s¸t ®­îc c¸c ho¹t ®éng cña c«ng ty. Tuy nhiªn kiÓu bè trÝ nh­ vËy còng béc lé nh­îc ®iÓm nh­: thêi gian xö lý c¸c th«ng tin th­êng chËm, v× ph¶i th«ng qua c¸c phßng ban chøc n¨ng råi míi tíi ph©n x­ëng vµ cuèi cïng míi tíi ng­êi c«ng nh©n. Gi÷a c¸c phßng ban trong c«ng ty nÕu kh«ng phèi hîp tèt, kh«ng nhÞp nhµng ¨n ý th× sÏ dÉn ®Õn chång chÐo, thËm chÝ cã thÓ tr¸i ng­îc nhau hoÆc hiÓu sai vÊn ®Ò trong viÖc ban hµnh c¸c chØ thÞ h­íng dÉn. - Quan hÖ theo chiÒu ngang: Toµn bé hÖ thèng qu¶n lý ®­îc chia ra thµnh nhiÒu chøc n¨ng vµ ph©n c«ng lao ®éng sao cho ®óng ng­êi, ®óng viÖc. ViÖc ph©n bè theo chøc n¨ng lµ c¨n cø vµo tr×nh ®é chuyªn m«n, kü n¨ng, kü x¶o, cïng c¸c ®iÒu kiÖn lao ®éng kh¸c cña lao ®éng qu¶n lý, ph©n nhãm lao ®éng qu¶n lý cã cïng chøc n¨ng vµo mét bé phËn, tõ ®ã thµnh lËp lªn c¸c phßng ban, c¸c phßng ban nµy cã träng tr¸ch ph©n c«ng cho c¸c lao ®éng trong phßng. Quan hÖ theo chiÒu ngang yªu cÇu c¸c phßng ban ph¶i cã sù phèi kÕt hîp víi nhau trong viÖc gi¶i quyÕt c«ng viÖc. Tuy nhiªn mèi quan hÖ nµy t¹i c«ng ty nhiÒu lóc ch­a ¨n khíp dÉn ®Õn c«ng viÖc bÞ ïn t¾c. Muèn kh¾c phôc t×nh tr¹ng nµy ph¶i cã ph­¬ng h­íng gi¶i quyÕt nh­: §Þnh râ tÝnh chÊt c«ng viÖc, giao nhiÖm vô cho tõng ng­êi, tõng phßng ban, ph©n x­ëng râ rµng tr¸nh t×nh tr¹ng bÞ chång chÐo c«ng viÖc vµ tr¸nh bÞ ®ïn ®Èy, û l¹i... Nh÷ng c«ng viÖc mµ sö dông kÕt qu¶ cña nhau th× ph¶i cã quy ®Þnh râ vÒ thêi gian, ®Þa ®iÓm chuyÓn giao hoÆc th«ng b¸o sè liÖu, møc ®é kÕt qu¶ cã liªn quan. 2.2. Nh÷ng thµnh tÝch ®¹t ®­îc Qua t×m hiÓu ph©n tÝch c¬ cÊu bé m¸y tæ chøc cña C«ng ty Cæ phÇn ®Çu t­ vµ x©y dùng Ba §×nh ta thÊy viÖc bè trÝ tæ chøc bé m¸y qu¶n lý cã nhiÒu biÕn ®æi míi trong nÒn kinh tÕ thÞ tr­êng, ®ã lµ c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý cña c«ng ty ngµy cµng hoµn thiÖn h¬n, nhÑ nhµng h¬n, ph©n ®Þnh râ chøc n¨ng nhiÖm vô cña c¸c phßng ban, ph©n x­ëng, vµ cña tõng c¸ nh©n trong c«ng ty, x¾p xÕp ®óng ng­êi ®óng viÖc nªn qua nh÷ng n¨m qua doanh thu cña c«ng ty liªn tôc t¨ng lªn, ®êi sèng c¸n bé c«ng nh©n viªn trong toµn c«ng ty kh«ng ngõng ®­îc c¶i thiÖn, nép ng©n s¸ch Nhµ n­íc 100% so víi kÕ ho¹ch, gãp phÇn quan träng trong viÖc ph¸t triÓn kinh tÕ cña ®Êt n­íc. 2.3. Nh÷ng tån t¹i trong c¬ cÊu Bªn c¹nh nh÷ng thµnh tÝch ®¹t ®­îc c«ng ty vÉn cßn cã nh÷ng tån t¹i nh­: + Gi¸m ®èc c«ng ty ®«i khi ch­a l¾ng nghe hÕt ý kiÕn cña c¸c bé phËn tham m­u trong c¸c viÖc nh­: ph­¬ng h­íng, môc tiªu, kÕ ho¹ch hµng n¨m, vÊn ®Ò hîp t¸c kinh tÕ, tæ chøc bé m¸y qu¶n lý, thµnh lËp, s¸t nhËp ®¬n vÞ... + C¸c phã gi¸m ®èc ch­a chñ ®éng t×m kiÕm hîp ®ång, ch­a chñ ®éng ®Ò xuÊt víi gi¸m ®èc vÒ viÖc xin ®æi, ®iÒu chØnh c¸c néi quy, quy chÕ... ch­a hîp lý ®Ó ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cã hiÖu qu¶ h¬n. Ngoµi ra ch­a chñ ®éng ban hµnh c¸c mÖnh lÖnh h­íng dÉn cÊp d­íi thùc thi nhiÖm vô trong ph¹m vi c«ng viÖc cña m×nh phô tr¸ch. + Nh÷ng tån t¹i trong c¸c phßng ban gi¸n tiÕp - C¨n cø vµo chøc n¨ng nhiÖm vô c¸c phßng ban vµ thùc tiÔn viÖc ®iÒu tra kh¶o s¸t th× nh÷ng phßng ban nµy vÉn ch­a hoµn thµnh tr¸ch nhiÖm mét ng­êi tham m­u cho ban gi¸m ®èc, ch­a gióp ban gi¸m ®èc n¾m b¾t ®­îc t×nh h×nh ®èi néi, ®èi ngo¹i mét c¸ch s©u s¾c. Ch­a thùc sù b¸m s¸t ®¬n vÞ s¶n xuÊt kinh doanh ®Ó theo dâi ph¸t hiÖn nh÷ng m©u thuÉn ph¸t sinh, ch­a phèi hîp chÆt chÏ c¸c ®¬n vÞ nµy ®Ó t×m ra mét gi¶i ph¸p h÷u hiÖu. - VÊn ®Ò hîp t¸c gi÷a c¸c phßng ban cßn h¹n chÕ, th¶ láng, bu«ng tr«i, khi lµm viÖc ch­a cã t¸c phong c«ng nghiÖp. - Trong qu¸ tr×nh ph©n tÝch c«ng tiÖc cßn nhiÒu t×nh tr¹ng ¸ch t¾c nh­ th«ng tin chËm, thiÕu chÝnh x¸c mét c¸ch d©y chuyÒn g©y ¶nh h­ëng ®Õn qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh, kÐo theo sù lén xén vµ g©y mÊt ®oµn kÕt trong néi bé. - ViÖc ph©n c«ng lao ®éng cßn ch­a hîp lý ch­a phï hîp víi tr×nh ®é, giíi tÝnh, ®Ó c¸n bé c«ng nh©n viªn cã thÓ ph¸t huy mét c¸ch tèi ®a n¨ng lùc cña m×nh, kÝch thÝch sù n¨ng ®éng s¸ng t¹o trong c«ng viÖc, vÉn cßn th¸i ®é thiÕu tù gi¸c, kh«ng tù nguyÖn trong c«ng viÖc. + Nh÷ng tån t¹i trong c¸c ®¬n vÞ s¶n xuÊt kinh doanh trùc tiÕp - Ch­a chñ ®éng, c©n ®èi thiÕt bÞ lao ®éng, ch­a ®¸nh gi¸ ®­îc nh÷ng thuËn lîi vµ khã kh¨n khi triÓn khai kÕ ho¹ch vµ hîp ®ång kinh tÕ. - Lùc l­îng c¸n bé kü thuËt ®¸p øng ®­îc yªu cÇu cßn qu¸ máng, tr×nh ®é kh«ng ®ång ®Òu, mét sè c¸n bé trÎ cÇn ®­îc ®µo t¹o thªm. - C«ng t¸c tiÕt kiÖm chi phÝ ch­a cã nh÷ng chØ tiªu cô thÓ ®Ó lÊy nã lµm mèc kiÓm tra, gi¸m s¸t, thùc hiÖn. - Ch­a nh¹y bÐn trong c«ng t¸c lËp vµ ®iÒu chØnh kÕ ho¹ch s¶n xuÊt n¨m - Trong khi ®iÒu hµnh, thùc hiÖn nhiÖm vô s¶n xuÊt cã nhiÒu ¸ch t¾c nh­ tæ tr­ëng, c¸n bé cã liªn quan cña ®¬n vÞ s¶n xuÊt ch­a nç lùc cè g¾ng gi¶i quyÕt triÖt ®Ó (mét phÇn lµ do tr×nh ®é qu¶n lý) mét phÇn lµ do chuyªn m«n. Sè l­îng c¸n bé qu¶n lý cao trong c¸c ®¬n vÞ nµy cßn h¹n chÕ, nhiÖm vô ®ßi hái ph¶i biÕt tæ chøc lao ®éng vµ ph©n c«ng lao ®éng. - Trong mét sè ®¬n vÞ s¶n xuÊt c¸n bé c«ng nh©n viªn cßn ch­a quan t©m vµ ch­a hiÓu biÕt s©u réng ®Õn c«ng t¸c ISO nªn cÇn cã kÕ ho¹ch ®µo t¹o. 3. Mét sè gi¶i ph¸p c¬ b¶n 3.1 Bæ sung thªm phßng marketing Víi ®Æc ®iÓm thÞ tr­êng hiÖn t¹i, sù c¹nh tranh khèc liÖt lµm cho c¸c c«ng ty rÊt khã kh¨n ®Ó cã ®­îc mét chç ®øng, ®ßi hái ph¶i cã c¸c nghiÖp vô cÇn thiÕt ®Ó khuyÕch tr­¬ng s¶n phÈm, hµng ho¸ cña m×nh ®­a s¶n phÈm hµng ho¸ cña m×nh ®Õn víi ng­êi tiªu dïng. HiÖn t¹i mét sè c¸c nghiÖp vô liªn quan ®Õn kh¸ch hµng ®­îc ph©n t¸n ë tõng phßng ban lµm cho sù quan t©m ®Õn kh¸ch hµng d­íi møc cÇn thiÕt trong nhiÒu n¨m, thÞ tr­êng cña c«ng ty kh«ng ph¸t triÓn, chñ yÕu phô thuéc vµo c¸c kh¸ch hµng truyÒn thèng. Trong khi trªn thÞ tr­êng cã rÊt nhiÒu biÕn ®éng, nhiÒu ®èi thñ c¹nh tranh (c¸c c«ng ty trong n­íc vµ c«ng ty n­íc ngoµi) xuÊt hiÖn. §Ó cã thÓ tån t¹i trªn thÞ tr­êng c«ng ty ph¶i cã c¸c biÖn ph¸p thu hót sù chó ý cña kh¸ch hµng ®èi víi c«ng ty. C«ng ty ph¶i tù chñ t×m kiÕm c¸c c¬ héi cho s¶n phÈm cña m×nh nh»m ®­a c«ng ty ®øng v÷ng trªn con ®­êng ph¸t triÓn. C«ng ty ph¶i cã mét phßng chuyªn tr¸ch vÒ c¸c vÊn ®Ò s¶n phÈm hµng ho¸ cña m×nh, vÊn ®Ò kh¸ch hµng tõ ®ã ®­a ra ®­îc kÕt luËn cÇn thiÕt gióp cho sù ph¸t triÓn cña c«ng ty ®ã lµ phßng marketing * C¬ cÊu cña phßng marketing C¬ cÊu tæ chøc phßng marketing Tr­ëng phßng marketing Nh©n viªn Nghiªn cøu thÞ tr­êng kh¸ch hµng Nh©n viªn - Ho¹ch ®Þnh chiÕn l­îc - S¶n phÈm Nh©n viªn Qu¶ng c¸o Ng­êi ®øng ®Çu phßng marketing ph¶i lµ ng­êi cã kiÕn thøc s©u réng vÒ kinh tÕ, c¸c quy luËt kinh tÕ, kiÕn thøc vÒ marketing vµ ph¶i cã tµi qu¶n lý. Tèt nhÊt lµ cã tr×nh ®é cö nh©n kinh tÕ trë lªn, c¸c nh©n viªn trong phßng còng cã kh¶ n¨ng thùc hiÖn c¸c nghiÖp vô marketing vµ còng ph¶i cã kiÕn thøc s©u réng vÒ kinh tÕ thÞ tr­êng. * Chøc n¨ng nhiÖm vô cña phßng - Thùc hiÖn nghiªn cøu, t×m hiÓu kh¸ch hµng, thÞ tr­êng. - TiÕn hµnh c¸c h×nh thøc xóc tiÕn, qu¶ng c¸o, ®Þnh gi¸ vµ ph©n phèi... sao cho s¶n phÈm cña C«ng ty tiªu thô ®­îc nhiÒu vµ mang l¹i lîi nhuËn tèi ®a. - §­a ra ®­îc c¸c chiÕn l­îc ph¸t triÓn s¶n phÈm. - KÕt hîp c¸c bé phËn trong doanh nghiÖp ®Ó thùc hiÖn chiÕn l­îc ®ã. - Xö lý c¸c th¾c m¾c cña kh¸ch hµng, nh÷ng vÊn ®Ò víi kh¸ch hµng. - Nghiªn cøu t×m ra c¸c h­íng ph¸t triÓn míi - Ho¹ch ®Þnh c¸c chiÕn l­îc marketing - Thùc hiÖn c¸c nhiÖm vô kh¸c do gi¸m ®èc giao. * C¬ chÕ ho¹t ®éng cña phßng Tr­ëng phßng qu¶n lý chung c¶ phßng, giao nhiÖm vô cho tõng c¸ nh©n, bé phËn thùc hiÖn, c¸c bé phËn c¸ nh©n cã tr¸ch nhiÖm thùc hiÖn vµ b¸o c¸o trùc tiÕp víi tr­ëng phßng vµ tr­ëng phßng sÏ b¸o c¸o cho gi¸m ®èc. Phßng Marketing sÏ chÞu sù qu¶n lý trùc tiÕp cña phã gi¸m ®èc kinh doanh 3.2. X©y dùng c¬ chÕ ho¹t ®éng Trong nh÷ng n¨m qua, c«ng ty liªn tôc tù ®æi míi vµ tù hoµn thiÖn m×nh nh­ng vÉn cßn mét sè h¹n chÕ cÇn kh¾c phôc. Víi c¬ chÕ lµm viÖc nh­ hiÖn nay ®· lµm cho ho¹t ®éng cña c¸c phßng ban vµ cña mçi c¸ nh©n ch­a ph¸t huy hÕt kh¶ n¨ng vµ sù n¨ng ®éng s¸ng t¹o, ý thøc tr¸ch nhiÖm ë mçi phßng ban, ph©n x­ëng vµ ë mçi c¸ nh©n. VËy vÊn ®Ò ®Æt ra lµ ®ßi hái c«ng ty ph¶i cã mét c¬ chÕ lµm viÖc hîp lý h¬n, t¹o ®iÒu kiÖn ph¸t huy hiÖu qu¶ c«ng viÖc mét c¸ch ®ång bé, h­íng vµo môc tiªu chung cña c«ng ty. §Ó cã mét c¬ chÕ lµm viÖc tèt ®ßi hái c«ng ty ph¶i thùc hiÖn nh÷ng yªu cÇu sau. - C«ng ty ph¶i x©y dùng mét thêi gian lµm viÖc cô thÓ ®èi víi tõng phßng ban, tõng xÝ nghiÖp, tõng c¸n bé c«ng nh©n viªn trong c«ng ty ®©y lµ thêi gian mang tÝnh chÊt b¾t buéc. Ngoµi ra c«ng ty cßn x©y dùng mét thêi gian lµm viÖc mang tÝnh chÊt mÒm dÎo t¹o ®iÒu kiÖn cho c¸n bé c«ng nh©n viªn cã nhu cÇu lµm thªm ®Ó t¨ng thu nhËp vµ tËn dông n¨ng lùc s¶n xuÊt cña m¸y mãc thiÕt bÞ. C«ng ty ph¶i x©y dùng mét chÕ ®é lµm viÖc hîp lý t¹o ra sù liªn kÕt hîp lý gi÷a c¸c phßng ban chøc n¨ng trong c«ng ty ®Ó nh»m h­íng vµo môc tiªu chung cña c«ng ty. - C«ng ty ph¶i x©y dùng quy chÕ vÒ chÕ ®é tiÒn l­¬ng, tiÒn th­ëng, tiÒn ph¹t, ch¨m sãc y tÕ ®èi víi tõng ®èi t­îng, tõng lÜnh vùc cô thÓ vµ thùc hiÖn nghiªm tóc chÕ ®é b¶o hiÓm x· héi. - C«ng ty ph¶i quy ®Þnh vÒ kÕt qu¶ c«ng viÖc g¾n liÒn víi thêi gian lµm viÖc cña tõng ng­êi, quy ®Þnh vÒ n¨ng suÊt lao ®éng. §èi víi mçi mét c«ng viÖc cô thÓ ®ßi hái ph¶i cã mét quy chÕ kÌm theo nh»m môc ®Ých ®Ó xem xÐt, ®¸nh gi¸, kiÓm tra møc ®é hoµn thµnh c«ng viÖc cña c«ng viÖc ®ã. C«ng ty ngoµi viÖc x©y dùng quy chÕ lµm viÖc chung ®ßi hái ph¶i x©y dùng mét quy chÕ lµm viÖc riªng ¸p dông ®èi víi tõng bé phËn, chøc n¨ng, vµ tõng ®èi t­îng cô thÓ. VÝ dô: Ngoµi viÖc x©y dùng quy chÕ vÒ thêi gian lµm viÖc cña c¸n bé c«ng nh©n viªn ¸p dông ®èi víi ®èi t­îng ¨n l­¬ng th¸ng cßn x©y dùng quy chÕ vÒ thêi gian lµm viÖc cho c¸n bé c«ng nh©n viªn ®èi víi ®èi t­îng lµm thªm ca, kÝp vµ g¾n liÒn víi nã ta x©y dùng mét chÕ ®é thu nhËp cô thÓ. C«ng ty ph¶i lu«n tuyªn tryÒn, gi¸o dôc, phæ biÕn cho c¸n bé c«ng nh©n viªn vÒ quy chÕ. B¾t buéc c«ng nh©n viªn ph¶i hiÓu vµ tu©n thñ quy chÕ. Mçi mét quy chÕ ®­îc ban hµnh ®ßi hái c«ng nh©n viªn ph¶i thùc hiÖn nghiªm chØnh nÕu kh«ng sÏ ¸p dông xö lý b»ng c¸c h×nh ph¹t. VÝ dô: nÕu c«ng nh©n viªn kh«ng ®Õn ®óng giê lµm viÖc th× cã thÓ ph¹t mét møc tiÒn nµo ®ã... 3.3. X©y dùng mèi quan hÖ hîp lý gi÷a c¸c bé phËn Mçi phßng ban ®Òu cã chøc n¨ng nhiÖm vô ®­îc quy ®Þnh cô thÓ. Tuy nhiªn trong qu¸ tr×nh gi¶i quyÕt c«ng viÖc ®ßi hái ph¶i cã sù phèi kÕt hîp nhÞp nhµng gi÷a c¸c bé phËn víi nhau, cã nh­ vËy c«ng viÖc ®­îc gi¶i quyÕt míi ®¹t hiÖu qu¶ cao. Tr­íc hÕt l·nh ®¹o c«ng ty ph¶i ph¶i x¸c ®Þnh râ chøc n¨ng nhiÖm vô cô thÓ cña tõng c¸ nh©n bé phËn. Tr¸nh t×nh tr¹ng chång chÐo nhiÒu ng­êi cïng coi viÖc ®ã ®óng ë vÞ trÝ chøc n¨ng cña m×nh, hay ng­îc l¹i cã nh÷ng c«ng viÖc kh«ng ai coi ®ã thuéc chøc n¨ng cña m×nh. Dùa trªn c¬ së chøc n¨ng vµ nhiÖm vô cña tõng bé phËn mµ c«ng ty ph¶i x©y dùng mét mèi quan hÖ hîp lý gi÷a c¸c bé phËn víi nhau ®Ó t¹o ®iÒu kiÖn thuËn lîi cho viÖc hoµn thµnh c«ng viÖc. Trong qu¸ tr×nh gi¶i quyÕt c«ng viÖc c¸c bé phËn tr­íc ph¶i hoµn thµnh c«ng viÖc theo quy ®Þnh chøc n¨ng nhiÖm vô cña m×nh, nÕu yªu cÇu c«ng viÖc ®ßi hái ph¶i phèi kÕt hîp víi c¸c bé phËn kh¸c th× ph¶i tiÕn hµnh bµn b¹c th¶o luËn víi nh÷ng bé phËn ®ã ®Ó gi¶i quyÕt c«ng viÖc tr¸nh viÖc ®ïn ®Èy c«ng viÖc. Mäi vÊn ®Ò ph¸t sinh ®Òu ph¶i ®­îc ®­a ra xem xÐt vµ tr×nh l·nh ®¹o cÊp trªn ®Ó gi¶i quyÕt. §Ó x©y dùng mèi quan hÖ gi÷a c¸c bé phËn mét c¸ch hîp lý ta ph¶i xem xÐt trªn c¸c yÕu tè sau: - Tæ chøc l¹i s¶n xuÊt, s¾p xÕp l¹i lao ®éng, s¾p xÕp l¹i bé m¸y qu¶n lý khoa häc, tr¸nh trïng l¾p, chång chÐo, Ýt ®Çu mèi. Bè trÝ c¸n bé chñ chèt cã n¨ng lùc chuyªn m«n v÷ng vµng t¹i c¸c vÞ trÝ chñ chèt. - C¸c bé phËn quan hÖ theo chiÒu däc th× bé phËn cÊp d­íi ph¶i thùc hiÖn tu©n thñ nh÷ng yªu cÇu cña cÊp trªn nh­ng kh«ng ph¶i tu©n thñ mét c¸ch thô ®éng mµ cã sù ph¶n håi ®èi víi cÊp trªn. NÕu c«ng viÖc ®­îc gi¶i quyÕt dï tèt hay kh«ng tèt ®Òu ®­îc ph¶n håi ®Ó l·nh ®¹o cÊp trªn cã nh÷ng ®¸nh gi¸ rót kinh nghiÖm. - C¸c bé phËn quan hÖ theo chiÒu ngang ph¶i cã mèi quan hÖ qua l¹i víi nhau t¹o ®iÒu kiÖn gióp ®ì nhau trong c«ng viÖc ®Ó h­íng tíi môc tiªu chung cña tæ chøc 3.3. TuyÓn vµ ®µo t¹o ®éi ngò c¸n bé * TuyÓn dông nh©n sù TuyÓn dông nh©n sù lµ mét qu¸ tr×nh phøc t¹p mµ tr­íc ®ã l·nh ®¹o c«ng ty ph¶i ph©n tÝch c«ng viÖc vµ ho¹ch ®Þnh tµi nguyªn nh©n sù mét c¸ch cô thÓ. ViÖc tuyÓn dông xuÊt ph¸t tõ yªu cÇu c«ng viÖc (chøc n¨ng, quyÒn h¹n, nhiÖm vô) cña mçi chøc danh. Tõ ®ã ®i ®Õn cÇn tuyÓn bao nhiªu ng­êi, tr×nh ®é nh­ thÕ nµo cho phï hîp, mçi mét ng­êi dï giái ®Õn ®©u còng kh«ng thÓ lµm tèt mäi viÖc, cÇn tuyÓn ®óng ng­êi vµo ®óng viÖc nh»m n©ng cao hiÖu qu¶ sö dông lao ®éng. Trong c«ng t¸c tuyÓn dông lao ®éng cã nh÷ng viÖc cÇn lµm: - Dù b¸o nguån nh©n sù: Dùa vµo qui m« hiÖn cã vµ chiÕn l­îc ph¸t triÓn dµi h¹n cña doanh nghiÖp, còng nh­ tiªn ®o¸n nh÷ng biÕn ®éng cã thÓ x¶y ra trong t­¬ng lai vÒ c«ng nghÖ, kü thuËt, kinh tÕ, v¨n ho¸ x· héi mµ dù ®o¸n vµ tÝnh to¸n nhu cÇu cÇn cã vÒ nh©n sù (sè l­îng, chñng lo¹i, kÕt cÊu, tr×nh ®é chuyªn m«n). C¨n cø ®Ó dù ®o¸n lµ: + Xu h­íng ph¸t triÓn hoÆc thay ®æi vÒ sè l­îng vµ chÊt l­îng nh©n sù trong nh÷ng n¨m tr­íc. + Quan hÖ t­¬ng quan gi÷a nh©n sù vµ c¸c chØ tiªu kh¸c trong doanh nghiÖp (N¨ng suÊt lao ®éng, tèc ®é ¸p dông kü thuËt, c«ng nghÖ míi...). + ý kiÕn dù b¸o cña c¸c chuyªn gia khi ph©n tÝch ¶nh h­ëng cña c¸c biÕn ®æi thuéc m«i tr­êng bªn ngoµi tíi vÊn ®Ò nh©n sù. C©n ®èi gi÷a nhu cÇu cÇn vÒ nh©n sù víi sè l­îng thùc tÕ hiÖn cã ta cã thÓ tÝnh ®­îc sè l­îng cÇn tuyÓn dông. - C¸c nguån tuyÓn dông: · Nguån cung cÊp øng cö viªn tõ néi bé c«ng ty: Cã nhiÒu nguån cung cÊp øng cö viªn vµo chøc vô hoÆc c«ng viÖc trèng cña c«ng ty nh­ tuyÓn trùc tiÕp tõ c¸c nh©n viªn ®ang lµm cho tæ chøc ®ã, tuyÓn ng­êi theo h×nh thøc qu¶ng c¸o, tuyÓn ng­êi th«ng qua c¸c c¬ quan dÞch vô lao ®éng. Trong ®ã h×nh thøc tuyÓn trùc tiÕp tõ c¸c nh©n viªn ®ang lµm trong c«ng ty ®­îc ­u tiªn h¬n vµ ®­îc thùc hiÖn qua: + C¸c nh©n viªn hiÖn h÷u. + B¹n bÌ cña c«ng nh©n hiÖn h÷u. + C¸c nh©n viªn cò. · Nguån cung cÊp øng cö viªn tõ bªn ngoµi c«ng ty: Nguån cung cÊp øng cö viªn tõ bªn ngoµi ®­îc thùc hiÖn khi nguån cung cÊp bªn trong kh«ng ®¸p øng nhu cÇu, viÖc tuyÓn dông nµy th­êng ph¶i dùa trªn c¬ së dù b¸o t×nh h×nh kinh tÕ nãi chung, ®iÒu kiÖn thÞ tr­êng ®Þa ph­¬ng vµ ®iÒu kiÖn thÞ tr­êng nghÒ nghiÖp. C¸c h×nh thøc chñ yÕu ®Ó thu hót øng cö viªn cÇn tuyÓn dông tõ bªn ngoµi: + Qu¶ng c¸o + Nh÷ng ng­êi tù ý xin viÖc + C¸c tr­êng §¹i häc vµ cao ®¼ng + C¸c c¬ quan lao ®éng kh¸c. Trªn c¬ së ®ã khi tuyÓn dông ph¶i theo tr×nh tù sau: + ChuÈn bÞ tæ chøc tuyÓn dông + Th«ng b¸o tuyÓn dông + Thu thËp vµ nghiªn cøu hå s¬ + KiÓm tra, s¸t h¹ch, tr¾c nghiÖm + Kh¸m søc khoÎ + Ra quyÕt ®Þnh tuyÓn dông. §Ó qu¸ tr×nh tuyÓn dông ®­îc kh¸ch quan chÝnh x¸c, tuyÓn ®­îc nh÷ng ng­êi cã chuyªn m«n phï hîp víi c«ng viÖc th× nh÷ng ng­êi trong héi ®ång tuyÓn dông ph¶i cã ®Çy ®ñ phÈm chÊt ®¹o ®øc vµ n¨ng lùc chuyªn m«n trong nh÷ng ngµnh mµ c«ng ty cÇn tuyÓn. ViÖc tuyÓn dông ph¶i ®¶m b¶o yªu cÇu lµ tuyÓn dông ®­îc nh÷ng ng­êi cã chuyªn m«n, tr×nh ®é v÷ng vµng, cã kiÕn thøc x· héi, cã phÈm chÊt ®¹o ®øc tèt vµ nhiÖt t×nh say mª víi c«ng viÖc. * §µo t¹o vµ båi d­ìng ®éi ngò c¸n bé C«ng ty muèn s¶n xuÊt kinh doanh cã hiÖu qu¶ th× tr­íc hÕt ph¶i cã mét ®éi ngò c¸n bé c«ng nh©n viªn cã n¨ng lùc, cã tr×nh ®é. V× vËy ®µo t¹o vµ båi d­ìng nh©n lùc lµ mét yªu cÇu quan träng ®èi víi c«ng ty nh»m n©ng cao tr×nh ®é, n¨ng lùc, tay nghÒ cho ng­êi lao ®éng trong viÖc ®ãng gãp vµo ho¹t ®éng cña (tæ chøc) C«ng ty. §Ó viÖc ®µo t¹o cã hiÖu qu¶, L·nh ®¹o c«ng ty nªn c¨n cø vµo thùc tr¹ng nh©n sù hiÖn t¹i, môc tiªu ho¹t ®éng hiÖn t¹i vµ t­¬ng lai, c¨n cø vµo vai trß chøc danh vÞ trÝ c«ng viÖc mµ hä ®¶m nhËn, c¸c chÝnh s¸ch quy ®Þnh cña Nhµ n­íc, c¸c néi quy, quy chÕ cña C«ng ty. C«ng ty nªn tæ chøc ®µo t¹o theo mét sè lo¹i h×nh sau: §µo t¹o lóc míi nhËn viÖc, môc ®Ých lµm cho nh©n viªn míi nhËn viÖc quen víi c«ng viÖc, tiÕp xóc víi c¸c trang thiÕt bÞ, víi m«i tr­êng ho¹t ®éng, víi c«ng viÖc nµy sÏ lµm cho nh©n viªn míi ®Õn lµm viÖc cã Ên t­îng tèt, cã mèi quan hÖ th©n thiÖn víi mäi ng­êi vµ sím h×nh thµnh t­ tr­ëng trung thµnh víi c«ng ty. §µo t¹o lóc ®ang lµm viÖc do lo¹i lao ®éng nµy ®ang lµm viÖc v× ph¶i lùa chän thêi gian ®Ó t¹o ®iÒu kiÖn cho nh©n viªn häc tËp n©ng cao tr×nh ®é chuyªn m«n mét c¸ch hîp lý nhÊt mµ kh«ng ¶nh h­ëng ®Õn ho¹t ®éng kinh doanh cña C«ng ty. §µo t¹o c«ng viÖc cho t­¬ng lai: c«ng ty nªn chñ ®éng lËp kÕ ho¹ch chän mét sè ng­êi trÎ tuæi, cã n¨ng lùc ®Ó n©ng cao nghiÖp vô chuyªn m«n ®¸p øng ®­îc yªu cÇu c«ng viÖc, ®Ó n¾m b¾t ®­îc c«ng nghÖ míi. 3.4. Bè trÝ c¬ cÊu nh©n lùc trong c«ng ty. §Ó ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cã hiÖu qu¶, ph¸t huy ®­îc n¨ng lùc, tÝnh s¸ng t¹o cña mçi c¸n bé c«ng nh©n viªn th× ho¹t ®éng tuyÓn vµ ®µo t¹o ®éi ngò c¸n bé lµ ch­a ®ñ. NÕu ta chØ biÕt tuyÓn ®­îc nh÷ng c¸n bé tèt, ®¹o t¹o ®­îc ®éi ngò c¸n bé cã tr×nh ®é chuyªn m«n cao, nghiÖp vô giái mµ ta kh«ng bè trÝ ®­îc vµo nh÷ng c«ng viÖc hîp lý víi ®óng n¨ng lùc tr×nh ®é chuyªn m«n cña hä th× viÖc tuyÓn vµ ®µo t¹o còng kh«ng ph¸t huy ®­îc tÝnh tèi ­u cña nã. VÝ thÕ vÊn ®Ò ®Æt ra lµ ph¶i x©y dùng mét c¬ cÊu nh©n lùc trong c«ng ty sao cho hîp lý, thÓ hiÖn ®­îc ®óng chøc n¨ng vµ nhiÖm cña tõng ng­êi, ph¸t huy ®­îc hiÖu qu¶ c«ng viÖc cao nhÊt nh»m thùc hiÖn ®­îc môc tiªu chung cña tæ chøc víi chi phÝ nhá nhÊt, hiÖu qu¶ c«ng viÖc lµ lín nhÊt. 3.5. Mét sè biÖn ph¸p kh¸c + Tæ chøc n¬i lµm viªc, t¹o ®iÒu kiÖn lµm viÖc vÒ t¹o bÇu kh«ng khÝ tèt. C«ng t¸c tæ chøc n¬i lµm viÖc lµ rÊt cÇn thiÕt, nã cã t¸c dông thiÕt thùc ®èi víi qu¸ tr×nh lao ®éng. Quan s¸t t¹i n¬i lµm viÖc cña c«ng ty cßn khã kh¨n, phßng lµm viÖc cßn chËt hÑp, trang thiÕt bÞ ph­¬ng tiÖn lµm viÖc cßn h¹n chÕ. V× vËy c«ng ty cÇn trang bÞ thªm hÖ thèng m¸y tÝnh dïng trong qu¶n lý s¶n xuÊt kinh doanh ®Ó viÖc s¶n xuÊt kinh doanh cña c«ng ty ®­îc chÆt chÏ vµ cã hiÖu qu¶ h¬n. Bªn c¹nh ®ã ban gi¸m ®èc c«ng ty cÇn ph¶i t¹o ra bÇu kh«ng khÝ t©m lý vui vÎ h¬n, ®oµn kÕt h¬n ®Ó cho lao ®éng qu¶n lý lµm viÖc nhiÖt t×nh vµ tho¶i m¸i h¬n. Cô thÓ nh­: - Cã kÕ ho¹ch båi d­ìng c¸n bé c«ng nh©n viªn theo yªu cÇu cña c¸c phßng ban chøc n¨ng vÒ ®¬n vÞ s¶n xuÊt còng nh­ b¶n th©n hä. - C¶i thiÖn ®iÒu kiÖn lao ®éng, n©ng cao phóc lîi vËt chÊt cho c¸n bé c«ng nh©n viªn. - Sö dông biÖn ph¸p gi¸o dôc vµ thuyÕt phôc n©ng cao tinh thÇn lµm viÖc, lµm chñ tËp thÓ, t¹o ra tinh thÇn ®oµn kÕt yªu th­¬ng, g¾n bã víi nhau. + BiÖn ph¸p kinh tÕ. BiÖn ph¸p kinh tÕ mµ c«ng ty ¸p dông chñ yÕu lµ më réng s¶n xuÊt kinh doanh ®Ó t¹o thªm viÖc lµm cho c¸n bé c«ng nh©n viªn, kÝch thÝch hä lµm viÖc tÝch cùc. Bªn c¹nh ®ã c«ng ty nªn ¸p dông ®ßn bÈy kinh tÕ lµm cho c¸c phßng ban chøc n¨ng còng n­h ®¬n vÞ s¶n xuÊt, ng­êi lao ®éng quan t©m vµ cã tr¸ch nhiÖm vËt chÊt vÒ kÕt qu¶ nh÷ng quyÕt ®Þnh ®Ò ra vµ cã h­íng cho c¸c ph©n x­ëng, ng­êi lao ®éng vµo viÖc gi¶i quyÕt nhiÖm vô kÕ ho¹ch mét c¸ch s¸ng t¹o, kh«ng cÇn cã sù t¸c ®éng tiªu th­êng xuyªn vµ trùc tiÕp vÒ mÆt s¶n xuÊt, hµnh chÝnh cña cÊp trªn. Mét sè biÖn ph¸p cô thÓ trong c«ng ty cã thÓ ¸p dông lµ: - KhuyÕn khÝch vËt chÊt ®èi víi c¸c ®¬n vÞ hoµn thµnh vµ v­ît chØ tiªu kÕ ho¹ch. - Th­ëng b»ng vËt chÊt ®èi víi c¸c ®¬n vÞ, c¸ nh©n ®ãng gãp ý kiÕn vÒ hoµn thiÖn c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý cña c«ng ty. - §éng viªn khuyÕn khÝch b»ng vËt chÊt ®èi víi c¸c ®¬n vÞ c¸ nh©n tÝch cùc t×m kiÕm nguån hµng, thÞ tr­êng tiªu thô, cã s¸ng kiÕn vÒ biÖn ph¸p qu¶n lý kinh tÕ hiÖu qu¶. KÕt luËn Qua nghiªn cøu qu¸ tr×nh h×nh thµnh vµ ph¸t triÓn cña C«ng ty Cæ phÇn ®Çu t­ vµ x©y dùng Ba §×nh em thÊy c«ng ty lµ mét tæ chøc v÷ng m¹nh lu«n t¨ng tr­ëng vµ ph¸t triÓn theo thêi gian cô thÓ lµ doanh thu vµ lîi nhuËn cña c«ng ty liªn tôc t¨ng trong nh÷ng n¨m gÇn ®©y ®ång thêi ®¶m b¶o viÖc lµm vµ t¨ng thu nhËp cho ng­êi lao ®éng. Bªn c¹nh ®ã c«ng ty cßn tån t¹i nh÷ng yÕu kÐm cÇn ph¶i söa ®æi bæ sung ®Ó cã thÓ ®øng v÷ng trong nÒn kinh tÕ thÞ tr­êng vµ kh¼ng ®Þnh vÞ trÝ cña m×nh trong ngµnh c¬ khÝ. §Ó thùc hiÖn ®­îc ®iÒu ®ã th× viÖc hoµn thiÖn c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý cña c«ng ty lµ hÕt søc cÇn thiÕt tµi s¶n vµ nã ®ang lµ vÊn ®Ò ®­îc §¶ng uû, ban l·nh ®¹o c«ng ty hÕt søc quan t©m gi¶i quyÕt. Qua t×m hiÓu thùc tÕ kÕt hîp víi kiÕn thøc ®· ®­îc trang bÞ ë nhµ tr­êng ®· gióp em hiÓu thªm nhiÒu ®iÒu míi mÎ vÒ c«ng t¸c hoµn thiÖn c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý cho c«ng ty. Do thêi gian thùc tËp cã h¹n vµ ®©y lµ lÇn ®Çu t×m hiÓu vÒ c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý t¹i C«ng ty, nªn c¸c ý kiÕn cña em kh«ng tr¸nh khái thiÕu sãt. Em rÊt mong nhËn ®­îc sù gãp ý cña thÇy gi¸o h­íng dÉn, phßng tæ chøc lao ®éng ®Ó bµi viÕt ®­îc hoµn thiÖn h¬n. Tµi liÖu tham kh¶o GS.TS §ç Hoµng Toµn, Gi¸o tr×nh Khoa häc qu¶n lý- TËp 2 – NXB Khoa häc kü thuËt, Hµ Néi 2002. GS.TS §ç Hoµng Toµn, TS. Mai V¨n B­u, Gi¸o tr×nh qu¶n lý kinh tÕ- TËp 1,2 – NXB khoa häc kü thuËt, Hµ néi 2000. TS. Mai V¨n B­u, TS. Phan Kim ChiÕn, Lý thuyÕt qu¶n trÞ kinh doanh, NXB Khoa häc kü thuËt 1999. NguyÔn V¨n B×nh- Khoa häc tæ chøc vµ qu¶n lý: Mét sè vÊn ®Ò lý luËn thùc tiÔn- Trung t©m nghiªn cøu khoa häc tæ chøc vµ qu¶n lý- NXB thèng kª - 1999. NguyÔn H¶i S¶n- Qu¶n trÞ häc- NXB thèng kª 1998. TS. Mai V¨n B­u- Gi¸o tr×nh lý thuyÕt qu¶n trÞ kinh doanh- Khoa khoa häc qu¶n lý- NXB khoa häc kü thuËt n¨m 2001. Tµi liÖu thùc tÕ cña c«ng ty: + Qu¸ tr×nh h×nh thµnh vµ ph¸t triÓn cña C«ng ty. + KÕ ho¹ch s¶n xuÊt cña C«ng ty. + Nguån nh©n lùc t¹i C«ng ty. + KÕt qu¶ s¶n xuÊt kinh doanh cña C«ng ty tõ n¨m 2000-2002. + Vµ mét sè tµi liÖu kh¸c. Môc lôc