Đề tài Tìm hiểu công tác xử lý tài liệu tại thư viện Hà nội

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC VÀ XÃ HỘI NHÂN VĂN Khoa Thông Tin Thư Viện --------------- BÁO CÁO KHOA HỌC Tìm hiểu công tác xử lý tài liệu tại thư viện Hà nội MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Ngày nay cùng với sự tiến bộ của KHCN, sự phát triển mạnh mẽ của CNTT sẽ đưa thế giới hiện đại chuyển từ thời đại công nghệ sang thời đại thông tin, xã hội thông tin mà ở đó tri thức- thông tin trở thành nguồn lực quan trọng hang đầu, vị thế của hoạt động thông tin thư viện càng được khẳng định trong đời sống xã hội và thư viện chính là nơi “có chức năng, nhiệm vụ giữ gìn di sản thư tịch của dân tộc”(điều 1-PLTV). Để đáp ứng đầy đủ các thông tin khác nhau cho người dùng tin 1 cách có chất lượng, hiệu quả thì công tác XLTL của các cơ quan thông tin thư viện là một trong những nhiệm vụ quan trọng hàng đầu. Cùng với hệ thống thư viện toàn quốc,Thư viện Hà Nội là cơ quan hành chính sự nghiệp trực thuộc sở văn hóa-thông tin HN là TV khoa học tổng hợp. TV phục vụ đông đảo nhu cầu của bạn đọc, đủ mọi lứa tuổi. Ngoài những yếu tố cơ bản để xây dựng và phát triển một TV không ngừng lớn mạnh cả về số lượng và chất lượng như nội dung kho tài liệu, CSVC trang thiết bị…thì hoạt đọng xử lý tài liệu có một ý nghĩa lý luận và thực tiễn rất lớn. Từ lý do đó chúng em đã chọn đề tài “ Tìm hiểu công tác xử lý tài liệu tại TVHN” để làm đề tài Báo cáo khoa học. 2. Mục đích nghiên cứu Trên cơ sở nghiên cứu thực trạng hoạt động XLTL tạiTVHN sẽ giúp chúng ta biết được những thuận lợi, khó khăn, thách thức để từ đó đưa ra những biện pháp và định hướng phát triển nhằm giúp TV hoạt động ngày một tốt hơn. 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Đề tài tập trung nghiên cứu nội dung công tác XLTL của TVHN, từ khâu XLHT đến khâu XLND trong giai đoạn hiện nay. 4. Cơ sở phương pháp luận Đề tài sử dụng phương pháp nghiên cứu, khảo sát thực tế, phân tích tổng hợp tài liệu có nội dung liên quan đến đề tài, tham khảo ý kiến của Gíam đốc TVHN, các cán bộ phòng Bổ sung- Biên mục, từ đó phân tích đánh giá quá trình XLTL tại TV. 5. Bố cục của đề tài Ngoài phần mở đầu, danh mục từ viết tắt, mục lục, kết luận và TL tham khảo đề tài gồm 3 chương với bố cục như sau: Chương 1: Khai quát về quá trình hình thành và phát triển của TVHN. Chương 2: Thực trạng công tác XLTL tại TVHN. Chương 3: Một số nhận xét đánh giá và kiến nghị về công tác XLTL tại TVHN PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG I: KHÁI QUÁT VỀ QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA THƯ VIỆN HÀ NỘI 1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Thư viện Hà Nội TVHN thành lập ngày 15/10/1956 với tên gọi ban đầu “ Phòng đọc sách nhân dân”. TV đã qua rất nhiều lần thay đổi địa điêm: lúc ở bờ hồ Hoàn Kiếm, khi về Lò Đúc, Mai Dịch, Văn Miếu- Quốc Tử Giám. Đến tháng 1/1959 TVHN chuyển về 47 Bà Triệu và mang tên “ Thư viện nhân dân Hà Nội” nay là Thư viện Hà Nội. Với hơn 50 năm xây dựng và trưởng thành phát triển, TVHN luôn là “cầu nối” giữa đội ngũ cán bộ và NDT. TV đã xây dựng được một mạng lưới TV tủ sách rộng khắp thành phố tạo dựng được nguồn lực thông tin sách báo phong phú, đa dạng. Với vốn tài liệu phong phú và quí giá cùng với đội ngũ cán bộ nhiệt tình và yêu nghề nên TV đã thu hút được lượng bạn đọc rất đông đến sử dụng TV. Với lượng bạn đọc đông như vậy và nguồn TL phong phú đó đòi hỏi TVHN phải có cơ cấu tổ chức tốt, năng động để quản lý và đáp ứng nhu cầu ngày cao của bạn đọc. Trong quá trình hoạt động, TV cũng luôn chú ý đến công tác XLTL vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng đáp ứng NCT của NDT. 1.2. Nguồn lực thông tin 1.2.1. Vốn tài liệu Hiện nay, TVHN đang lưu trữ một kho tàng thư tịch khá đồ sộ của Thủ đô và của nhân loại với trên 300.000 cuốn sách, 502 loại báo, tạp chí trong nước và nước ngoài, trên 25.000 TL ngoại văn, hơn 10.000 TL địa chí di sản quí giá của Thăng Long- Hà Nội, hơn 2500 bản sách chữ nổi và băng cátet dành cho người khiếm thị, biên soạn hàng trăm thư mục chuyên đề, thư mục giới thiệu, trên 200 đĩa CD-ROM. TL của TV có được ngoài nguồn mua còn có các nguồn trao đổi, biếu tặng… 1.2.2. Đội ngũ cán bộ TVHN TVHN hiện có 43 người, trong đó có 1 tiến sĩ. 5 thạc sĩ và có trên 80% cán bộ có trình độ đại học, đa số biết từ 1 đến 2 ngoại ngữ, 2/3 cán bộ có trình độ tin học cơ bản. 1.2.3. Đối tượng phục vụ Khác với nhiều TV lớn trên địa bàn của Thủ đô, TVHN mở cửa phục vụ rộng rái mọi đối tượng bạn đọc: từ các cháu thiếu niên, nhi đồng đến những người tàn tật, từ người cao tuổi, học sinh sinh viên đến cán bộ nghiên cứu,cán bộ quản lý… 1.2.4. Cơ sở vật chất kỹ thuật Hiện tại TVHN đang xây dựng tại trụ sở làm việc tại 47 Bà Triệu dự kiến đến tháng 8/2008 TV sẽ hoàn thành và đưa vào sử dụng nên TV phải chuyển đến Khu Di tích Thành Cổ 19 Nguyễn Tri Phương- Ba Đình để hoạt động từ tháng 11/2005. Vì thế các phòng ban của TV cũng bị thu hẹp diện tích làm việc và phục vụ bạn đọc, CSVCKT chưa được đầu tư nhiều. CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XỬ LÝ THÔNG TIN TẠI THƯ VIỆN HÀ NỘI 2.1. Ý nghĩa của công tác xử lý tài liệu Ngày nay, với sự phát triển mạnh mẽ của KHCN, đặc biệt là CNTT đã làm gia tăng thông tin với một khối lượng khổng lồ đó là hiện tượng “ bùng nổ thông tin”. Hiện tượng này đã tạo ra sự mất thông tin, sự nhiễu tin. Vì vậy để NDT có được một nguồn tin chính xác, đầy đủ, nhanh chóng là việc khó khăn và phức tạp đòi hỏi những người làm công tác TV cần thực hiện tốt công tác XLTL của cơ quan đó. Công tác XLTL có vai trò rất lớn ảnh hưởng trực tiếptowis sản phẩm và dịch vụ thông tin, tới chất lượng hoạt động của cơ quan TV. Nếu XLTL được chú trọng sẽ tạo ra nguồn tin đảm bảo độ tin cậy chính xác, đầy đủ, đáp ứng nhu cầu NDT. Công tác XLTL bao gồm việc mô tả nội dung và mô tả hình thức của TL. Nếu làm tốt công tác này sẽ thuận lợi cho NSD trong quá trình tìm kiếm, khai thác TL. Nếu trình độ của người cán bộ XLTL cao, thực hiện tốt công đoạn này sẽ làm tăng thêm giá trị của sản phẩm. 2.2. Công tác xử lý tài liệu tại Thư viện Hà Nội 2.2.1. Phân loại tài liệu a. Khái niệm Phân loại tài liệu là quá trình phân tích tài liệu nhằm xác định nội dung và thể hiện nội dung đó bằng những kí hiệu của khung phân loại cụ thể. Kí hiệu này có thể đơn giản hay phức tạp tùy thuộc vào nội dung những vấn đề mà tài liệu đề cập. Hiện nay, trên thế giới có một số BPL đang được sử dụng rộng rãi đó là BPL DDC, UDC, BBK… Hiện tại, TVHN đang sử dụng 3 BPL : BPL 19 lớp do TV Quốc gia Việt Nam biên soạn, BPL địa chí do đồng chí Lê Gia Hội cán bộ nghiệp vụ TV chỉnh biên, BPL DDC 21 rut gon của Mỹ. Đối với từng loại hình tài liệu khác nhau thì có sự phân loại khác nhau. b. Phân loại tài liệu Phân loại tài liệu tiếng Việt TVHN sử dụng BPL 19 lớp để phân loại tài liệu tiếng Việt Đây là BPL dùng cho các TV khoa học tổng hợp được xuất bản lần đầu vào năm 1961, dựa trên BPL dùng cho các TV đại chúng của Liên Xô những năm 60 có nguồn gốc từ BPL UDC. BPL 19 lớp gồm 2 tập: Tập 1 gồm : Bảng chính và các bảng phụ Bảng chính gồm 19 lớp Các bảng phụ gồm: trợ kí hiệu hình thức trợ kí hiệu địa lý Việt Nam trợ ký hiệu địa lý các châu, các nước và các địa danh trợ kí hiệu ngôn ngữ Việt Nam Tập 2 gồm: Bảng tra chủ đề và hướng dẫn sách Khi tiến hành phân loại tài liệu, cán bộ TVHN thường căn cứ vào tên tài liệu, lời giới thiệu, danh mục tài liệu tham khảo để xác định nội dung cuốn sách. Với một số sách có nội dung tổng hợp, phức tạp rất khó xác định nội dung thì cán bộ xử lý cần đọc chương, phần mục lục và phải đọc toàn bộ cuốn sách. Có trường hợp phân loại không theo nội dung mà chỉ dựa vào hình thức, chẳng hạn các tác phẩm văn học, bách khoa thư, từ điển,.. Ví dụ 1: Cuốn sách có nhan đề: “Trên đường học tập và nghiên cứu: phê bình và tiểu luận(1943-1958)”của Đặng Thai Mai do NXB Văn học HN xuất bản. Vậy KHPL cua cuốn sách trên là 8(V) + 801.5 Ví dụ 2: Cuốn sách có nhan đề : “Cơ sở sinh thái học của Dương Hữu Thời do NXB Đại học Quốc gia HN xuất bản. Vậy KHPL của cuốn sách trên là 57.026.1 Phân loại báo, tạp chí Công việc này được thực hiện bởi phòng báo, tạp chí. TVHN sử dụng bảng chữ cái tiếng Việt để phân loại báo, tạp chí,. Ví dụ: A ( An ninh nhân dân, An ninh Thủ đô…) Đ (Đại đoàn kết, Đầu tư, Đời sống và Pháp luận…) K (Khoa học công nghệ, Khoa học đời sống…) Phân loại tài liệu địa chí TVHN sử dụng BPL tài liệu địa chí để phân loại TL địa chí. BPL này được hình thành trên cơ sở chỉnh biên KPL địa chí Liên Xô do G.M.Ambacxumian biên soạn đồng thời có sự tham khảo BPL dùng cho kho sách tong hợp của các thư viện tỉnh, thành phố do TVQG VN ban hành năm 1978 và 1 số TL tham khảo chuyên ngành khác. BPL địa chí này do đồng chí Lê Gia Hội- cán bộ nghiệp vụ TV chỉnh biên. BPL này được chia làm 10 môn loại chính: từ H.1 đến H.0 H.1: Thành phố HN, Thủ đô nước CHXHCN VN. Các quận, huyện, thị xã trực thuộc thành phố. Chủ tịch HCM với Đảng bộ và nhân dân HN. Đảng và Nhà nước với nhân dân HN. H.2 : Đảng bộ thành phố HN. Các Đảng bộ. Các cơ quan chính quyền và quản lý địa phương. Đoàn thanh niên Cộng sản HCM thành phố HN. Tình hình chính trị, xã hội hiện đại của thành phố HN ( từ 30/4/1975 đến nay) H.3: Thiên nhiên và các nguồn tài nguyên thiên nhiên của thành phố HN. H.4: Kinh tế HN. Kế hoạch hóa nền kinh tế thành phố H.5: Đời sống KH của thành phố HN. Công tác văn hóa, giáo dụccuar thành phố. Công tác báo chí. H.6: Công tác y tế của thành phố HN. Công tác bảo vệ sức khỏe cho nhân dân. Công tác thể dục thể thao. H.7: Nghệ thuật. Thanh phố HN trong các tác phẩm nghệ thuật. H.8: Đời sống văn học của thành phố HN. Thành phố HN trong các tác phẩm văn học. Văn học dân gian. H.9: Lịch sử thành phố HN. Đặc điểm nhân chủng. Các di tích lịch sử, các danh lam thắng cảnh của thành phố. H.0: Tài liệu về các nhân vật nổi tiếng của HN ( hộp phích nhân vật) Ví dụ1: Bảo tồn và phát huy giá trị di sản văn hóa phi vật thể Thăng Long- Hà Nội/ Võ Quang Trọng// Tạp chí Văn hóa dân gian.-2007.-số 1.-tr.4-7. Bài trích tạp chí này sẽ thuộc môn loại H.5 Ví dụ 2: Lược sử HN/ Nguyễn Văn Tân.-H.: Từ điển Bách khoa,2007.-766tr. Tài liệu trên thuộc môn loại H.9 Phân loại tài liệu ngoại văn Trước đây TVHN đã sử dụng BPL DDC 21 rút gọn do nhà TV học người Mỹ nổi tiếng Melvin Dewey sáng tạo. Tháng 9 năm 2006, ấn bản DDC 14 bản dịch tiếng Việt xuất bản đã được triển khai ở tất cả các TVVN. Bắt đầu từ năm 2008 TVHN sử dụng BPL này để phân loại TL ngoại văn. Ví dụ 1: Cuốn sách “ Marketing research” của David A.Aaker do NXB Willey xuất bản. KHPL là 658.83 Ví dụ 2: Cuốn sách “ Vocational education: concepts and operations” của Calfrey C.Calhoun do NXB Wadsworth xuất bản. KHPL là 370.11 Phân loại tài liệu là một công đoạn khó nên TVHN đòi hỏi có những cán bộ phân loại có trình độ ngoại ngữ tốt, có tính cẩn thận, kiên trì, tỉ mỉ và nhiệt tình trong công việc. Trong tương lai không xa thay vì sử dụng BPL 19 lớp, TVHN sẽ áp dụng BPL DDC ấn bản rút gọn14 để phân loại cho cả tài liệu tiếng Việt. Đây là bản dịch tiếng Việt chính thức có bản quyền; được cập nhật và chỉnh lý mới nhất so với các phiên bản khác của DDC; được mở rộng và thích nghi với Việt Nam. Bổ sung những mục phân loại chi tiết liên quan đến VN về các chủ đề lịch sử, địa lý, dân tộc, chủ nghĩa Mac-Lênin, Đảng phái chính trị, ngôn ngữ, văn học. Sử dụng ấn bản DDC 14 sẽ có 1 số ưu điểm sau: - Các đề mục được sắp xếp theo nguyên tắc thập tiến cho nên dễ nhớ, dễ sử dung. - Các kí hiệu được sử dụng đồng nhất bằng một loại chữ số Arap nên thuận tiện cho việc tự động hóa tìm tin và chia sẻ nguồn tin. Bên cạnh đó cũng xó nhược điểm, đó là: - Sự phân nhóm sắp xếp các lớp chính trong dãy cơ bản hoàn toàn không phản ánh được sự phát triển của thế giới khách quan. - Hệ thống kí hiệu thập phân chỉ đến 10 lớp rất khó cho việc mở rộng khung khi khoa học phát triển; không tìm được vị trí xứng đáng cho 1 bộ môn khoa học. - Tính tự tôn dân tộc quá cao, số lượng kí hiệu dành cho Mỹ và phương Tây quá nhiều so với các châu lục khác. 2.2.2. Mô tả thư mục Khái niệm Mô tả thư mục( biên mục mô tả) là quá trình nhận dạng và mô tả 1 TL: ghi lại những thông tin về nội dung, hình thức, trách nhiệm biên soạn…của tài liệu trên 1 phiếu mô tả. Thông qua việc mô tả sẽ giúp NDT có 1 khái niệm về TL và nhanh chóng tìm được TL phù hợp với yêu cầu của mình trong hệ thống tìm tin truyền thống và hiện đại. Hiện nay, TVHN mô tả TL theo ISBD ( mô tả thư mục theo tiêu chuẩn quốc tế). Mô tả TL theo ISBD ( international standard bibliography descriptron) là định ra 1 trật tự sắp xếp các vùng và yếu tố mô tả và 1 hệ thống kí hiệu dấu phải đặt trước các yếu tố đó. Theo qui tắc ISBD có 7 vùng chính dùng cho mô tả sách ngoài ra còn có 1 số vùng dành cho các dạng TL khác, chúng được đặt ngay sau vùng các yếu tố xuất bản. Mô tả sách: sách trong TV được mô tả trên 1 tấm phích có kích thước là 12,5cm * 7,5cm với 7 vùng mô tả như sau: vùng 1: Nhan đề và thông tin trách nhiệm vùng 2: Thông tin về lần xuất bản vùng 3: Thông tin về xuất bản vùng 4: Đặc trưng số lượng vùng 5: Tùng thư vùng 6: Phụ chú g. vùng 7: Chỉ số ISBN, giá tiền, số lượng in. Những vùng này được trình bày trên phích mô tả theo sơ đồ sau: Nhan đề chính =nhan đề song song: Thông tin liên quan đến nhan đề/thông tin về trách nhiệm.-thông tin về lần xuất bản / thông tin trách nhiệm liên quan đến lần xuất bản. – ( nơi in: nhà in ). – số trang: minh họa; khổ sách + tư liệu kèm theo. – ( nhan đề tùng thư) Phụ chú ISBN. Kiểu đóng: giá tiền, số bản Ví dụ phích mô tả sách 1 tập DƯƠNG BÁ PHƯỢNG Bảo tồn và phát triển các làng nghề trong quá trình công nghiệp hóa / Dương Bá Phượng. – H.: KHXH, 2001 .- 240 tr. Ví dụ phích mô tả TL ngoại văn AAKER, DAVIDA Marketing research / David A. Aaker, V. Kumar, George S Day. – 6th ed.-NY.: Willey, 1998.-776 p. Ví dụ phích mô tả TL địa chí LÊ DƯ Dấu tích Thăng Long: Hà Thành kim tích khảo / Lê Dư; Ngd.: Hồ Viên.- H.: Lao Động, 2007.- 182 tr. 2.2.3 Tóm tắt nội dung tài liệu Khái niệm Tóm tắt là mô tả nội dung tài liệu gốc bằng một bài viết ngắn cô đọng, thể hiện bằng ngôn nhữ tự nhiên. Làm tóm tắt là một khâu quan trọng trong XLTL. Cán bộ TVHN khi làm tóm tắt thường dựa vào lời giới thiệu hoặc lời nói đầu, sau đó xem mục lục nội dung. Quá trình này gọi là đọc lướt. Cán bộ TV không thể dựa vào tên sách để tóm tắt. Nếu đọc mục lục, họ thường lấy những phần lớn, chương chính để tóm tắt. Tuyệt đối không được đưa lời nhận xét cá nhân của mình khi viết tóm tắt. Dưới đây là bản tóm tắt được convert từ ISIS lên trang wed của TVHN Ví dụ: Dinh dưỡng và ẩm thực cho người cao tuổi Đức Hải và Đông Hải chủ biên Biên dịch: Tiểu Quỳnh Nơi xuất bản: TPHCM Nhà xuất bản Tổng hợp TPHCM Năm xuất bản: 2007 Tóm tắt nội dung: Cuốn sách gồm 6 chương giới thiệu những kiến thức cơ bản người cao tuổi cần biết để tự chăm sóc và bảo vệ sức khỏe; một số phương pháp tự xoa bóp bảo vệ và tăng cường sức khỏe; dưỡng sinh sức khỏe và trường thọ; các món ăn ẩm thực dưỡng sinh theo 4 mùa và điều trị các loại bệnh thường gặp ở người cao tuổi. 2.2.4. Định từ khóa Khái niệm Định từ khóa là điểm truy cập chính của CSDL. Từ khóa là từ hay cụm từ ổn định, đủ nghĩa của ngôn ngữ tự nhiên được dùng để mô tả nội dung chính của tài liệu nhất định khi có 1 yêu cầu chứa từ hoặc cụm từ đó. TVHN đang sử dụng Bộ từ khóa do TVQGVN biên soạn để định từ khoácho TL. Bộ từ khóa này được biên soạn trên cơ sở xử lý, chọn lọc và rút ra những từ phù hợp trong số hơn 20.000 từ khóa tự do, tạo thành CSDL sách tiếng Việt và sách nước ngoài( Anh,Pháp, Đức) được nhập vào TVQG từ 1755-1991. Bộ từ khóa bao gồm nhiều đề tài khác nhau, phản ánh tính chất tổng hợp của vốn sách TVQG. Những từ khóa trong Bộ từ khóa được sắp xếp theo thông tin vần chữ cái và chia làm 3 phần: * Phần 1: Bao gồm các từ khóa về nội dung và hình thức TL * Phần 2: Từ khóa tên nhân vật * Phần 3: Từ khóa địa lý tên các tỉnh, huyện của VN và của nước ngoài. TVHN đã sử dụng các phương tiện kiểm soát từ như sau: * Giới hạn ý nghĩa của từ: khác với từ điển thông thường mỗi 1 từ trong Bộ từ khóa chỉ giới hạn 1 ý nghĩa nhất định. Nếu bản thân từ đó chưa thể hiện rõ thì phải có chú thích nêu rõ quy ước của từ đó. Ví dụ: Okinama -Võ cổ Chăm - Dân tộc * Đối với những từ đồng nghĩa khác âm thì chọn từ nào thông dụng hơn. Ví dụ: Máy điện toán Xem: Máy tính điện tử * Đối với những từ đồng âm khác nghĩa ( từ đa nghĩa) được phân biệt bằng chú thích hoặc phần mở rộng. Ví dụ: Mèo – Động vật Mèo – Dân tộc * Tên 1 số nhân vật được thể hiện dưới nhiều bút danh hoặc được viết khác nhau do dịch thuật ( tên người nước ngoài) được quy vào 1 tên thông dụng. Ví dụ: Hồ Chí Minh (1890-1969) DC: Nguyễn Ái Quốc Nguyễn Tất Thành Hồ Chủ Tịch Dicken, Saclo(1812-1870) DC: Dicken, S Dickens, S * Về nguyên tắc phân chia hoặc giữ nguyên dạng từ tổ hợp tuân thủ theo những quy định của ISO 2788 (tiêu chuẩn Quốc tế hưỡng dẫn xây dựng và phát triển từ điển từ chuẩn đơn nghĩa) Thêm vào đó: + các từ tổ hợp quen thuộc thuận tiện cho việc tìm tin Ví dụ: Cách mạng xanh Ô nhiễm môi trường + các cụm từ mang tính cấp thiết, nổi trội trong giai đoạn hiện nay thuộc các ngành kinh tế, luật pháp, công nghệ. Ví dụ: Kinh tế công nghiệp Luật hình sự Văn học hiện đại + đối với những từ gốc nước ngoài được phiên âm sang tiếng Việt căn cứ vào các TL tra cứu từ điển hoặc các phương tiện thông tin đại chúng để chọn 1 từ mang tính quy ước nhằm tập trung TL vào 1 nơi thống nhất ( các âm tiết của mỗi từ được viết liền) Ví dụ: Axit, acqui, miama Bộ từ khóa do TVQGVN biên soạn mà TVHN đang sử dụng có thể làm cơ sở ban đầu để định từ khóa cho các TL tiếng Việt và tiếng nước ngoài ở TVQG và các TV mang tính tổng hợp. Mặt khác nó sẽ là công cụ hữu ích cho tra cứu tìm tin đối với CSDL đã được tạo lập trong hệ thống tìm tin của TV. Ví dụ: Từ khóa nội dung từ A đến Y theo bảng chữ cái A: An ninh An ninh Kinh tế An ninh Quốc gia Ánh sáng Ánh xạ Từ khóa nhân vật: Abel, Nieles Henrich(1802-1829) Xem: Aben, Nien Henrich(1802-1829) Aben, Nien Henrich(1802-1829) DC: Abel, Nieles Henrich(1802-1829) Hồ Biểu Chánh(1884-1958) DC: Hồ Văn Trung Hồ Văn Trang Từ khóa địa lý VN phần 1: Sắp xếp theo tỉnh A: An Giang B: Bắc Ninh Bạc Liêu Gia Lương Bạc liêu phần 2: Sắp xếp theo Huyện A Lưới (Thừa Thiên Huế) An Biên (Kiên Giang) An Hải (Hải Phòng) phần 3: Sắp xếp theo các Châu Châu Á Châu Âu Châu Đại Dương. Châu Úc Châu Mỹ 2.2.5. Đóng dấu, dán nhãn a. Đóng dấu Ngay sau khi TL được bổ sung về, thao tác đầu tiên mà cán bộ xử lý phải thực hiện là đóng dấu lên TL. Mỗi loại hình TL có 1 cách đóng dấu. Chúng khác nhau về loại dấu và số lượng dấu được đóng trên mỗi loại TL * Sách, tư liệu Dấu “ Thư viện Hà Nội” được đóng vào trang tên sách, tại khoảng giữa của tên TL và tên NXB và góc phía dưới của trang thứ 17. Ví dụ: Thư viện Hà Nội 1999/80732 Trang tên sách có đóng 2 loại dấu: Dấu được đóng ở góc trên cùng bên phải cuốn sách 8(V) M H404 8(V) : Văn học Việt Nam M : Tài liệu kho mượn H404T: Trợ kí hiệu tên tác giả TL Dấu được đóng ở trang thứ nhất và trang thứ 17 của cuốn sách Thư viện Hà Nội 1998/76412 1998 : TL xuất bản 1998 76412 : số đăng kí cá biệt * Báo, tạp chí TV chỉ đóng dấu vào trang bìa mà không dán nhãn. Vì báo, tạp chí được xếp trên giá theo thứ tự bảng chữ cái. Thư viện Hà Nội Phòng Báo * TL địa chí Trong trang tên sách cũng được đóng 2 loại dấu. Tuy nhiên có khác với sách và tư liệu ở chỗ dấu có 2 đường viền. Ví dụ: + góc trên cùng bên phải trang tên sách được đóng dấu H43 ĐC Đ464 H431 : kinh tế Hà Nội ĐC : kho địa chí Đ464 : trợ kí hiệu tên TL Ở trang tên sách và trang thứ 17 Thư viện Hà Nội HVL/ 1962 HVL : sách về HN khổ Việt lớn 1962 : số đăng kí cá biệt Ý nghĩa của việc đóng dấu : đóng dấu cho TL sẽ giúp cho việc kiểm soát TL của TV. Việc đóng dấu cho mỗi TL sẽ chứng tỏ TL đó thuộc quyền sở hữu của TV. Đồng thời giúp cán bộ TV dễ dàng nhận biết được nếu TL bị xé hay bị thất lạc, bị mất… Yêu cầu : khi đóng dấu, người cán bộ nên chú ý đóng dấu được đầy đủ, chính xác, cân đối sao cho đảm bảo tính thẩm mỹ, tránh việc đóng nhầm vị trí của mỗi loại dấu. b. Dán nhãn Bất kỳ TL nào cũng phải được dán nhãn bởi trên nhãn chứa đựng 1 số thông tin cần thiết làm cơ sở cho việc tổ chức, sắp xếp kho TL, bảo quản TL và việc tra tìm TL của NDT. TVHN đang in và dùng 5 loại nhãn được kí hiệu như sau: * Đ (Đọc) * ĐM (Đọc mở) * M (Mở ) * ĐC (Địa chí) * TN (Thiếu nhi) Trên mỗi loại nhãn gồm có những yếu tố: * Tên cơ quan * Kí hiệu nhãn * Kí hiệu môn loại, khổ cỡ TL * Số đăng kí cá biệt, trợ kí hiệu tên tác giả, tên TL Ví dụ : TL đọc trong kho đóng ( Đ ) được xếp theo số ĐKCB Thư viện Hà Nội Đ VL 24547  TL đọc trong kho mở ( ĐM ) được xếp theo KHPL Thư viện Hà Nội ĐM 8(V) H805A TL trong kho mở ( M) được dán nhãn: Các kí hiệu của TL trong kho TVHN: VL : Việt lớn ( TL tiếng Việt khổ lớn hơn 19cm ) VV: Việt vừa ( TL tiếng Việt khổ vừa 19cm ) VN : Việt nhỏ ( TL tiếng Việt khổ nhỏ dưới 19cm) TL địa chí Thư viện Hà Nội ĐC HVL 1962 Cách thức dán nhãn: - Dán 1 nhãn / 1 đơn vị TL - Nếu TL được sắp xếp vào bộ phận nào thì dán loại nhãn có kí hiệu của bộ phận đó Riêng tài liệu ngoại văn chúng tôi không được tiếp cận trong quá trình khảo sát thực tế tại TVHN. Vì diện tích hoạt động của TVHN bên Khu di tích Thành cổ quá chật hẹp nên phòng ngoại văn tạm thời ngừng phục vụ, vì thể chúng tôi không quan sát được cách đóng dấu, dán nhãn đối với loại hình tài liệu này. Yêu cầu: - dán nhãn trên trang bìa và sát mép gáy của TL. - nhãn cần dán ngay ngắn, không bị lệch và nhăn nhúm. 2.2.6. Xử lý phiếu tiền máy Sau khi đã hoàn thành các công đoạn trên, cán bộ XLTL sẽ tiến hành xử lý phiếu tiền máy hay gọi là lập bản khai các TL. Đây là bước chuẩn bị trước các yếu dữ liệu của TL trước khi nhập chúng vào máy để tạo ra các CSDL. TVHN đã lập những bản khai trên theo đúng quy tắc mô tả ISBD và BPL đang được sử dụng tại TV. Sau đây là ví dụ về cách điền bản khai của TV dùng cho việc nhập dữ liệu sách, TL ngoại văn… 2.2.7. Nhập và xây dựng CSDL a. Nhập CSDL Sau khi đã điền xong phiếu tiền máy, cán bộ xử lý sẽ kiểm tra lại và tiển hành nhập tin. Nhập tin là đưa những dữ liệu đã điền trong phiếu tiền máy vào các trường đã định trước trong máy tính. Hiện nay, TVHN đang sử dụng phần mềm CDS/ISIS để quản lý và tổ chức CSDL của TV. Đây là công việc trong quá trình XLTL có sử dụng máy tính. Vì vậy đòi hỏi người nhập máy phải có sự cẩn thận để thực đúng những quy tắc, quy định chi tiết khi nhập dữ liệu vào các trường tương ứngcuar phần mềm ứng dụng. Công việc này đòi hỏi tính chính xác rất cao và sản phẩm tạo ra có ảnh hưởng lớn tới kết quả của quá trình XLTL của TV. Vì vậy phải kiểm tra lại toàn bộ dữ liệu đã nhập rồi mới tiến hành in phích. b. Xây dựng CSDL CSDL là tập hợp các DL của TL. Chúng có liên quan với nhau về mặt nội dung và hình thức của TL. CSDL được tạo nên bởi các biểu ghi và được quản lý bởi 1 hệ quản trị dữ liệu. Hệ thống này bao gồm các chương trình quản lý, khai thác thông tin từ CSDL, cập nhật và sửa đổi DL trong biểu ghi của CSDL. Xây dựng CSDL là công việc TVHN thường làm nhằm lưu trữ và quản lý dữ liệu về vốn TL của TV. Đây là công việc không đơn giản đòi hỏi cán bộ thực hiện phải có trình độ tin học, biết tổ chức bảo quản, duy trì CSDL. Đến nay TVHN đã xây dựng được 6 loại CSDL ( trên 130.000 biểu ghi ) để phục vụ bạn đọc tra cứu thông tin trên máy. Cụ thể: Sách : 56.000 biểu ghi ( sách kho đọc ) Địa chí : 5.000 biểu ghi ( sách kho địa chí ) Ngoại văn : 15.234 biểu ghi ( sách tiếng Anh, tiếng Pháp) Thư mục : 28.700 biểu ghi ( bài trích địa chí HN) Bạn đọc : 7.000 biểu ghi ( quản lý bạn đọc) Bổ sung : 20.000 biểu ghi ( quản lý đầu vào của thư viện) CHƯƠNG 3: MỘT SỐ NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VÀ KIẾN NGHỊ VỀ CÔNG TÁC XỬ LÝ TÀI LIỆU TẠI THƯ VIỆN HÀ NỘI 3.1. Một số nhận xét chung Nhìn lại chặng đường hơn 50 năm xây dựng và trưởng thành mặc dù trải qua nhiều khó khăn và thử thách nhưng đến nay TVHN có quyền tự hào về những thành quả mà mình đạt được trên mọi mặt hoạt động. TVHN đã góp phần to lớn vào sự nghiệp xây dựng, bảo vệ và phát triển văn hóa Thủ đô, nhất là đáp ứng nhu cầu đọc,sách báo, nghiên cứu và giải trí ngày càng cao của nhân dân Thủ đô. Để khẳng định được vị trí và có những bước phát triển như ngày hôm nay, TVHN đã có những nỗ lực không ngừng trong mọi hoạt động nói chung và đặc biệt trong công tác XLTL nói riêng. XLTL, xét về phương diện tổng thể chỉ là 1 khâu trong qui trình nghiệp vụ của TV xong lại có vai trò hết sức quan trọng. 3.1.1. Những thuận lợi Trong những năm qua, TVHN đã và đang cố gắng rất nhiều để hoàn thiện và phát triển hơn nữa các hoạt động của mình và đặc biệt quan tâm đến công tác XLTL. TVHN luôn tập trung nâng cao trình độ chuyên môn, ngoại ngữ, tin học cho cán bộ TV. Đến nay, TVHN đã đào tạo được 1 đội ngũ các bộ XLTL lâu năm, có rất nhiều kinh nghiệm và có trình độ chuyên môn vững vàng trong hoạt động này. Về kiến thức tin học thì được nâng cao rõ rệt. Vì thể cán bộ XLTL có thể sử dụng thành thạo các thao tác trong quá trình XLTL. Hiện nay, TVHN đang sử dụng phần mềm CDS/ISIS để lưu trữ và quản trị toàn bộ CSDL tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra cứu tìm tin trên máy, mang lại hiệu quả cao và tạo sự thống nhất trong XLTL, tiết kiệm thời gian công sức cho người cán bộ. 3.1.2. Những khó khăn Bên cạnh những thuận lợi nói trên thì TVHN còn gặp những khó khăn sau: - Hiện nay TVHN đang sư dụng 3 BPL để phân loại TL, không có sự thống nhất. - Phòng báo, tạp chí chưa có dán nhãn dẫn đến việc kiểm soát cho cán bộ còn khó khăn. - Đội ngũ cán bộ của TV mặc dù là những người có trình độ chuyên môn nhưng số lượng cán bộ có trình độ vê ngoại ngữ thành thạo là rất ít. - Trong khi chờ dự án xây dựng TV tại 47 Bà Triệu, TVHN hiện nay đang hoạt động tại 19 Nguyễn Tri Phương. Tại đây CSVCKT còn nghèo nàn. 3.2. Những kiến nghị Qua nghiên cứu thực tiễn hoạt động XLTL và thực trạng hoạt động của TVHN. Để TVHN đạt được mục tiêu đề ra và hoàn thành tốt chức năng của 1 TV thì TVHN cần phải đề ra những biện pháp khắc phục khó khăn: - Cần thống nhất và cải tiến các thao tác kỹ thuật trong hoạt động XLTL. + thống nhất sử dụng 1 BPL để phù hợp với tình hình hoạt động của đất nước cũng như thực tiễn hoạt động của TVHN. + phòng báo, tạp chí cần có dán nhãn để việc kiểm soát cũng như sắp xếp trê giá được thuận tiện và dễ dàng. - Đào tạo cán bộ XLTL TVHN cần tạo nhiều cơ hội để cán bộ XLTL được phát huy khả năng của mình, thường xuyên gửi cán bộ đi học các lớp tin học bên ngoài, nâng cao trình độ ngoại ngữ cho cán bộ TV với các thứ tiếng khác nhau. - Tăng cường trang thiết bị cho việc XLTL. TVHN cần trang bị thêm máy tính và 1 số thiết bị ngoại vi đủ mạnh để xây dựng và quản trị CSDL, đồng thời phục vụ tra cứu tìm tin của bạn đọc. KẾT LUẬN TVHN là 1 TV khoa học tổng hợp với vốn TL đa dạng, phong phú, đáp ứng đầy đủ nhu cầu của bạn đọc đủ mọi lứa tuổi, trình độ…Để TV hoạt động ngày 1 hiệu quả hơn, cần có sự quan tâm và đầu tư thích đáng nhiều hơn nữa của các Bộ, Ban ngành liên quan. Việc xây dựng 1 TVHN hiện đại “1 tòa nhà 9 tầng nguy nga,, tráng lệ” ở 47 Bà Triệu là 1 bước phát triển vượt bậc trong tiến trình hội nhập để tiến tới kỉ nguyên của công nghệ thông tin, xã hội thông tin. Hơn 50 năm xây dựng và trưởng thành, TVHN đã góp phần to lớn vào sự nghiệp xây dựng, bảo vệ và phát triển văn hóa Thủ đô. DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Vũ Văn Sơn. Giáo trình Biên mục mô tả.-H.: ĐHQG,2000.-284tr Trần Thị Quý. Đề cương bài giảng môn Phân loại và tổ chức mục lục phân loại. Nguyễn Minh Hiệp ( Cb), Lê Ngọc Oánh, Dương Thúy Hường, Tổng quan khoa học thông tin và thư viện.-HCM.:ĐHQG, 2001.- 179 tr. Bộ văn hóa – Thông tin vụ thư viện, các thư viện và Trung Tâm Thông Tin – Thư viện ở Việt Nam Trần Thị Quý. Đề cương bài giảng môn thông tin học đại cương Nguyễn Thị Đào. Đề cương bài giảng môn xử lí thông tin Lê Gia Hội. Bảng phân loại địa chí cho thư viện Hà Nội. MỤC LỤC Lời cảm ơn Trong thời gian qua để hoàn thành Báo cáo khoa học chúng em đã nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình của cô giáo Nguyễn Kim Dung, thầy Chu Ngọc Lâm- giám đốc Thư viện Hà Nội cùng các cô chú, anh chị làm việc tại Thư viện Hà Nội đã tận tình giúp đỡ em trong suốt quá trình nghiên cứu và hoàn thành bài Báo cáo này. Bằng tình cảm chân thành của mình, chúng em xin cảm ơn cô Nguyễn Kim Dung. Thày Chu Ngọc Lâm và các cô chú,anh chị Thư viện Hà Nội. Danh mục từ viết tắt KHCN: khoa học công nghệ TVHN: Thư viện Hà Nội CSDL: Cơ sở dữ liệu TT-TV: Thông tin thư viện TL: Tài liệu ML: Mục lục XLTL: Xử lý tài liệu XLHT: Xử lý hình thức XLND: Xử lý nội dung TV: Thư viện ND: Nội dung UBND: Ủy ban nhân dân CSVCKT: Cơ sở vật chất kỹ thuật