Đề tài Tìm hiểu, nghiên cứu, đánh giá, phân tích chu trình doanh thu trong hệ thống thông tin kế toán

Bé gi¸o dôc vµ ®µo t¹o Tr­êng §¹i häc th­¬ng m¹i Hµ Néi --------------------------------------------- Bµi th¶o luËn §Ò tµi : T×m hiÓu, nghiªn cøu, ®¸nh gi¸, ph©n tÝch chu tr×nh doanh thu trong hÖ thèng th«ng tin kÕ to¸n. Gi¸o viªn h­íng dÉn: Sinh viªn: Líp: Môc Lôc Lêi më ®Çu I. NỘI DUNG VÀ YÊU CẦU CỤ THỂ CỦA ĐỀ TÀI 1.1. NỘI DUNG ĐỀ TÀI 1.2. YÊU CẦU CỦA ĐỀ TÀI 1.2.1. Xây dựng sơ đồ phân cấp chức năng 1.2.2. Xây dựng sơ đồ luồng dữ liệu: Mức khung cảnh, mức đỉnh và mức dưới đỉnh 1.2.3. Xây dựng mô hình thực thể liên kết II. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG 2.1. CÁC KHÁI NIỆM 2.1.1. Khái niệm chu trình 2.1.2. Khái niệm chu trình doanh thu 2.2. KHẢO SÁT HỆ THỐNG 2.2.1. Khảo sát hiện trạng 2.2.2. Liệt kê các chức năng của hệ thống mới 2.2.3. Phân tích hệ thống mới 2.2.3.1. Xây dựng sơ đồ phân cấp chức năng 2.2.3.2 Xây dựng sơ đồ dòng dữ liệu (các mức) 2.2.3.2.1. Xác định tác nhân ngoài của hệ thống 2.2.3.2.2. Xác định các chức năng xử lý của từng mức 2.2.3.2.3. Xác định các kho chứa dữ liệu 2.2.3.2.4. Xác định các luồng thông tin vào/ra hệ thống Sơ đồ dòng dữ liệu các mức 2.3. XÂY DỰNG MÔ HÌNH LIÊN KẾT THỰC THỂ 2.3.1. Xác định các loại thực thể và thuộc tính của từng loại thực thể 2.3.2. Mô hình thực thể liên kết giữa các thực thể KÕt luËn LỜI MỞ ĐẦU N ền kinh tế nước ta hiện nay khi vận hành theo cơ chế thị trường tức là chúng ta đã chấp nhận sự chi phối của các quy luật kinh tế khách quan của nền kinh tế hàng hóa.Sự khắc nghiệt của các quy luật kinh tế bắt buộc các doanh nghiệp phải hết sức tỉnh táo trong kinh doanh, trong hoạch toán các khoản chi tiêu. Và chấp nhận cơ chế thị trường tức là chấp nhận sự khắc nghiệt của nó. Bên cạnh đó, nước ta đã trở thành thành viên của tổ chức thương mại quốc tế (WTO) và các quy định của AFTA đang dần có hiệu lực, họat động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp trong nước sẽ gặp nhiều thuận lợi hơn nhưng cũng chính là thách thức nếu các doanh nghiệp không biết chuyển mình nắm bắt vận hội đó. Để đứng vững và tồn tại trên thị trường ngoài việc doanh nghiệp mang lại hiệu quả kinh tế cao tức là mang lại lợi nhuận cao nhất doanh nghiệp phải biết cách quản lý tổ chức, kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chi phí, doanh thu… ở doanh nghiệp nói chung và ở từng bộ phận, đối t ượng nói riêng, góp phần quản lý tài sản, vật tư tiền vốn. Để cung cấp thông tin về kinh tế tài chính thực sự hữu dụng về một doanh nghiệp, cần có một số công cụ theo dõi những hoạt động kinh doanh hàng ngày của doanh nghiệp, trên cơ sở đó tổng hợp các kết quả thành các bản báo cáo kế toán. Những phương pháp mà các doanh nghiệp sử dụng để ghi chép và tổng hợp một cách chính xác và nhanh nhất để đáp ứng nhu cầu quản lý và kiểm tra rất đa dạng và phổ biến, trong đó không thể thiếu ứng dụng của công nghệ thông tin trong việc xây dựng hệ thống quản lý bằng cách thiết kế các kết cấu của chu trình kế toán như chu trình chi phí, chu trình doanh thu, chu trinh sản xuất… Để nghiên cứu và đánh giá rõ hơn, chúng ta sẽ đi sâu nghiên cứu và phân tích chu trình doanh thu mà một doanh nghiệp nào tiến hàn sản xuất kinh doanh cũng phải có. Môn học này cung cấp các kiến thức liên quan đến quá trình tổ chức một hệ thống thông tin kế toán như các giai đoạn của quá trình tổ chức một hệ thống thông tin kế toán, tổ chức dữ liệu cho hệ thống kế toán, kiểm soát hệ thống, các kiến thức về chu trình kinh doanh phục vụ cho các doanh nghiệp thực hiện sản xuất kinh doanh hiệu quả,chất lượng và đảm bảo tính khách quan trong nội bộ và các yếu tố bên ngoài doanh nghiệp. I. NỘI DUNG VÀ YÊU CẦU CỤ THỂ CỦA ĐỀ TÀI 1.1. NỘI DUNG ĐỀ TÀI Hệ thống kế toán chu trình doanh thu. 1.2. YÊU CẦU CỦA ĐỀ TÀI 1.2.1. Xây dựng sơ đồ phân cấp chức năng Yêu cầu: - Liệt kê đầy đủ chức năng và diễn giải kỹ từng chức năng của hệ thống (mô tả, thông tin vào/ra, sự kiện) - Xây dựng sơ đồ phân cấp chức năng (các mức) 1.2.2. Xây dựng sơ đồ luồng dữ liệu: Mức khung cảnh, mức đỉnh và mức dưới đỉnh Yêu cầu: - Xác định tác nhân ngoài, trong (nếu có) của hệ thống - Xác định rõ các chức năng xử lý của từng mức - Xác định các kho chứa dữ liệu - Xác định rõ các thông tin, cần ghi rõ tên luồng thông tin - Xây dựng sơ đồ luồng dữ liệu các mức 1.2.3. Xây dựng mô hình thực thể liên kết Yêu cầu: - Xác định rõ các loại thực thể - Xác định rõ thuộc tính của từng loại thực thể (khóa, mô tả, kết nối) - Xây dựng mô hình thực thể liên kết giữa các thực thể II. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG 2.1. CÁC KHÁI NIỆM 2.1.1. Khái niệm chu trình Chu trình là việc lặp đi lặp lại theo một trình tự nhất định. 2.1.2. Khái niệm chu trình doanh thu Hệ thống kế toán chu trình doanh thu là hệ thống bao gồm các nghiệp vụ kế toán ghi nhận các sự kiện phát sinh liên quan đến việc tạo doanh thu và thanh toán công nợ với khách hàng. 2.2. KHẢO SÁT HỆ THỐNG 2.2.1. Khảo sát hiện trạng - Hệ thống kế toán chu trình doanh thu có 5 sự kiện + Nhận và xử lý đơn đặt hàng + Giao hàng hóa hoặc dịch vụ cho khách hàng + Nhận hàng khách trả + Yêu cầu khách hàng thanh toán tiền + Nhận tiền thanh toán Sơ đồ hệ thống thông tin kế tóan trong môi trường tin học: Các dữ liệu liên quan đến họat động Sự kiện kinh tế Chứng từ gốc Nhập liệu Các tập tin lưu trữ dữ liệu Báo cáo Truy xuất thông tin theo yêu cầu 2.2.2. Liệt kê các chức năng của hệ thống mới - Các chức năng của hệ thống mới: + Nhận và xét duyệt đơn hàng của khách + Xuất và chuyển hàng cho khách + Nhận hàng bị khách trả lại + Tính thuế GTGT và lập hóa đơn bán + Thanh toán với khách hàng và ghi sổ kế toán + Kế toán tổng hợp và lập các báo cáo - Các thông tin vào của hệ thống: + Thông tin khách hàng và mặt hàng khách yêu cầu + Thông tin chấp nhận thanh toán và thanh toán của khách hàng + Thông tin về tiền của doanh nghiệp + Thông tin quyết định, chỉ thị về bán hàng - Các thông tin ra của hệ thống: + Thông tin chi tiết và tổng hợp về khách hàng + Thông tin theo dõi tiền của doanh nghiệp + Các báo cáo tổng hợp, các báo cáo tài chính. 2.2.3. Phân tích hệ thống mới 2.2.3.1. Xây dựng sơ đồ phân cấp chức năng ( sơ đồ 1) Chức năng 1: Nhận và xét duyệt đơn hàng của khách - Nhận đơn hàng của khách: + Mô tả: Cập nhật và lưu giữ các thông tin về khách hàng và mặt hàng khách mua. + Thông tin vào: Thông tin về khách hàng và mặt hàng khách mua. + Thông tin ra: Thông tin về khách hàng và mặt hàng khách mua. + Sự kiện: Có thể có sự thay đổi thông tin về khách hàng như: địa chỉ, số điện thoại; thay đổi thông tin về mặt hàng khách mua: Số lượng, chủng loại hàng,...; Bổ sung thêm khách hàng mới;… - Xét duyệt đơn hàng và lập lệnh bán: + Mô tả: Cung cấp các thông tin về khách hàng và mặt hàng bán cho khách + Thông tin vào: Thông tin về khách hàng, mặt hàng khách mua + Thông tin ra: Các thông tin về giá bán, số lượng các mặt hàng khách mua. + Sự kiện: Có thể thay đổi về mặt hàng khách mua như số lượng, chủng loại,… SƠ DỒ DÒNG DỮ LIỆU MỨC DƯỚI ĐỈNH CN1. Nhận và xét duyệt đơn hàng của khách Phòng kinh doanh Đơn mua hàng Lệnh bán Giấy chào hàng Tệp lệnh bán hàng DM khách hàng Tệp đơn mua Xét duyệt và lập lệnh bán 1.2 Nhận đơn hàng của khách 1.1 Kho hàng Khách hàng T.tin, QĐ, chỉ thi bán hàng Đơn không hợp lệ Chức năng 2: Xuất và chuyển hàng cho khách - Xuất hàng khỏi kho: + Mô tả: Lưu giữ các thông tin chung về các mặt hàng bán và xuất cho khách hàng theo lệnh bán hàng + Thông tin vào: Thông tin về các mặt hàng bán cho khách theo lệnh bán hàng + Thông tin ra: Thông tin về các mặt hàng xuất cho khách theo lệnh bán hàng + Sự kiện: Có sự thay đổi về số lượng, chủng loại hàng - Chuyển hàng cho khách: + Mô tả: Cập nhật và lưu trữ các thông tin về việc chuyển hàng cho khách theo lệnh bán. + Thông tin vào: Thông tin về địa điểm của giao hàng, địa chỉ của khách hàng, thời gian chuyển hàng,… + Thông tin ra: Thông tin về địa điểm của khách hàng, địa chỉ của khách hàng, thời gian giao hàng… + Sự kiện: Có những thay đổi về địa điểm giao hàng, thời gian giao hàng,… CN2. Xuất và chuyển hàng cho khách DM khách hàng Phòng kinh doanh T.tin, QĐ, chỉ thi kho hàng Kho t.tin hàng kho Hàng + Phiếu XK Kho hàng Phiếu xuất kho Hàng + vận đơn Khách hàng Tệp lệnh bán hàng Chuyển hàng cho khách 2.2 Xuất hàng khỏi kho 2.1 Chức năng 3: Nhận hàng bị khách trả lại - Nhận hàng khách trả về: + Mô tả: Cập nhật và lưu giữ các thông tin về khách hàng trả lại và mặt hàng khách trả + Thông tin vào: Thông tin về khách hàng trả lại, số lượng, chủng loại mặt hàng bị trả lại + Thông tin ra: Thông tin về khách hàng trả lại và hàng bị trả lại + Sự kiện: Có thể có sự thay đổi về số lượng, chủng loại mặ hàng bị trả lại, bổ sung khách hàng trả lại mới,… - Lập phiếu nhập kho và nhập hàng khách trả + Mô tả: Cung cáp các thông tin về mặt hàng bị trả lại nhập kho + Thông tin vào: thông tin về hàng bị trả lại như: số lượng, chủng loại,… + Thông tin ra: Thông tin về hàng bị trả lại nhập kho + Sự kiện: Có thể thay đổi về số lượng, chủng loại,… hàng bị trả lại CN3. Nhận hàng bị trả lại Phiếu nhập kho Hàng trả lại + Phiếu NK Biên bản trả lại hàng Tệp DM hàng bán bị trả lại Tệp đơn mua hàng Kho hàng Hàng trả lại Khách hàng Lập phiếu nhập kho và nhập hàng khách trả 3.2 Nhận hàng khách trả về 3.1 Chức năng 4: Tính thuế VAT và lập hoá đơn bán hàng - Tính thuế VAT: + Mô tả: Cung cấp thông tin về việc xác định thuế VAT + Thông tin vào: Thông tin về hàng hoá tính thuế và thuế VAT + Thông tin ra: Thông tin về hàng hoá tính thuế và thuế VAT + Sự kiện: Có thể có sự thay đổi thông tin về số lượng hàng hoá tính thuế, thay đổi viêc tính thuế và thuế VAT đầu ra - Lập hoá đơn bán hàng: + Mô tả: Cung cấp các thông tin về khách hàng và mặt hàng bán cho khách theo hoá đơn + Thông tin vào: Thông tin về khách hàng và mặt hàng bán cho khách theo hoá đơn + Thông tin ra: Thông tin về giá bán, tổng số tiền bán theo hoá đơn + Sự kiện: Có những thay đổi về số lượng, chủng loại hàng bán CN4. Tính thuế VAT và lập hóa đơn bán hàng Hóa đơn bán Khách hàng DM khách hàng Tệp hóa đơn bán Lập hóa đơn bán hàng 4.2 Kho t.tin về thuế T. tin về thuế Tệp đơn mua hàng Lệnh bán hàng Tính thuế VAT 4.1 Phòng tài chính kế toán Lệnh bán hàng Chức năng 5: Thanh toán với khách hàng và ghi sổ kế toán - Thanh toán với khách hàng: + Mô tả: Cập nhật và lưu giữ các thông tin về số tiền phải thu của khách hàng theo hoá đơn + Thông tin vào: Thông tin về giá của từng mặt hàng và tổng số tiền bán theo hoá đơn + Thông tin ra: Thông tin về số tiền khách phải trả theo hoá đơn, số tiền khách đã trả và số tiền khách nợ. + Sự kiện: Có thể có sự thay đổi về phương thức thanh toán, thay đổi về số tiền khách trả, khách nợ, thời hạn thanh toán, hàng bán bị trả lại, … - Ghi sổ chi tiết các tài khoản: + Mô tả: Cập nhật và lưu giữ các thông tin về khách hàng, mặt hàng xuất bán, số tiền khách thanh toán, tiền bán hàng + Thông tin vào: Thông tin về giá cả, chủng loại mặt hàng xuất bán cho khách và mặt hang trả lại; Thông tin về tổng số tiền phải thu của khách, số thực trả và số còn nợ, loại tiền khách trả…. + Thông tin ra: Thông tin về giá cả, chủng loại mặt hàng xuất bán cho khách và mặt hang trả lại; Thông tin về tổng số tiền phải thu của khách, số thực trả và số còn nợ, loại tiền khách trả… + Sự kiện: Có những thay đổi về số lượng, chủng loại mặ hàng xuất và nhập lại; thay đổi về phương thức thanh toán, thời hạn thanh toán, có bổ sung thêm khách hàng thanh toán, thay đổi về số tiền, loại tiền khách trả… - Ghi sổ cái: + Mô tả: Cung cấp và lưu giữ các thông tin tổng hợp về khách hàng, mặt hàng khách mua, tiền bán hàng của doanh nghiệp + Thông tin vào: Thông tin về khách hàng, mặt hàng khách mua, tiền bán hàng của doanh nghiệp… + Thông tin ra: Thông tin về khách hàng, mặt hàng khách mua, tiền bán hàng của doanh nghiệp… + Sự kiện: Có những thay đổi về mặt hàng như số lượng, chủng loại,…; thay đổi thông tin về khách hàng, bổ sung khách hàng mới, thay đổi về số tiền thu bán,… Sổ chi tiết TK 111,112 Sổ chi tiết TK 333 Sổ chi tiết TK 511 Sổ chi tiết TK 156 Sổ chi tiết TK 131 Ghi sổ cái 5.3 Tệp thu nợ Tệp thu nợ Tệp nợ phải thu Tệp DM khách nợ Tệp hóa đơn bán Phiếu nhập kho Ghi sổ chi tiết 5.2 Thanh toán với khách hàng 5.1 Phiếu xuất kho Tiền thu nợ Tiền nợ + C.từ nợ Tiền bán + C.từ bán Phiếu thu bán Giấy báo có Ngân hàng Tiền thu bán NH Phòng tài chính kế toán Phòng kinh doanh T.tin, QĐ, chỉ thị công nợ Tiền KH trả nợ Giấy đòi nợ Giấy chấp nhận thanh toán Tiền trả Khách hàng CN5. Thanh toán với khách hàng và ghi sổ kế toán Chức năng 6: Kế toán tổng hợp và lập các tra cứu, báo cáo - Lập báo cáo thống kê: + Mô tả: Cập nhật và xử lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến hoạt đông bán hàng trong kỳ để lập các báo cáo thống kê phân tích tình hình bán hàng, tình hình thực hiện kế hoạch xuất, + Thông tin vào: Báo cáo tình hình bán hàng, báo cáo hàng tồn kho + Thông tin ra: Báo cáo phân tích tình hình bán hàng, báo cáo phân tích tình hình thực hiện kế hoạch xuất + Sự kiện: Thay đổi thông tin trong báo cáo bán hàng, thay đổi thông tin trong báo cáo phân tích tình hình thực hiện kế hoạch xuất. - Lập tra cứu báo cáo bán hàng + Mô tả: Cung cấp và lưu trữ thông tin liên quan đến doanh thu bán hàng theo từng người mua, tưng chủng loại hàng bán. + Thông tin vào: Thông tin về nghiệp vụ bán hàng, số lượng bán ra của từng mặt hàng, từng khách hàng. + Thông tin ra: Thông tin về doanh thu bán hàng của từng mặt hàng, từng khách hàng + Sự kiện: Những thay đổi mặt hàng bán cho khách như số lượng, chủng loại, đơn giá, chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại, … - Lập tra cứu báo cáo kho hàng: + Mô tả: Cung cấp và lưu giữ thông tin về tình hình kho hàng như số lượng hàng trong kho, chủng loại, mẫu mã, của hàng hóa trong kho. + Thông tin vào: Thông tin về tình hình nhập – xuất – tồn từng hàng hóa trong kho của DN + Thông tin ra: Báo cáo hàng tồn kho, báo cáo tình hình kho. + Sự kiện: Có thể có sự thay đổi thông tin về hàng hóa trong kho như thiếu hụt hoặc thừa hàng hóa trong kho, sự thay đổi về chủng loại, mãu mã,… - Lập tra cứu báo báo cáo công nợ khách hàng: + Mô tả: Cung cấp thông tin về tình hình thanh toán với từng khách hàng của DN + Thông tin vào: Thông tin về khách hàng, số phải thu của khách hàng, số đã thu và số khách hàng nợ + Thông tin ra: Thông tin về số tiền khách còn nợ và số tiền đã thu của khách hàng + Sự kiện: Có thể có sự thay đổi về số tiền phải thu của khách hàng như chiết khấu thanh toán, nợ khó đòi, sự thay đổi thông tin về khách hàng, bố sung thêm khách hàng mới, - Lập danh mục các tra cứu báo cáo: + Mô tả: Cung cấp thông tin tổng hợp về khách hàng, mặt hàng khách mua, các khoản phải thu khách hàng, tiền doanh nghiệp. + Thông tin vào: Thông tin về khách hàng, mặt hàng, các khoản phải thu khách hàng, tiền doanh nghiệp… + Thông tin ra: Thông tin về khách hàng, mặt hàng, các khoản phải thu khách hàng, tiền doanh nghiệp… + Sự kiện: Những thay đổi về khách hàng, mặt hàng, các khoản phải thu của khách hàng, tiền doanh nghiệp. CN6. Kế toán tổng hợp và lập các tra cứu báo cáo T.tin được yêu cầu TC-BC Báo cáo p.tích tình hình lưu chuyển HH DM khách hàng Đơn hàng khách mua Báo cáo tình hình bán hàng Báo cáo p.tích t.hiên KH xuất Báo cáo hàng tồn kho Báo cáo tình hình kho Hóa đơn bán Hóa đơn bán T.tin yêu cầu TC-BC Lập tra cứu báo cáo bán hàng 6.2 Lập báo cáo thống kê 6.1 Lập tra cứu báo cáo kho hàng 6.3 BC nợ phải thu BC nợ quá hạn Nhật ký thu nợ Tệp trường hợp thu Giấy đòi nợ KH T.tin được yêu cầu TC-BC T.tin yêu cầu TC-BC Lập danh mục tra cứu báo cáo 6.5 Phòng Kinh doanh Phòng tài chính Kế toán Lập tra cứu báo cáo thu nợ 6.4 DM khách nợ Tệp thu nợ (SCT TK 131) Tệp nợ phải thu DM khách hàng SƠ ĐỒ PHÂN CẤP CHỨC NĂNG QUẢN LÝ CHU TRÌNH DOANH THU Nhận và xét duyệt đơn hàng của khách Xuất và chuyển hàng cho khách Nhận hàng bị khách trả lại Tính thuế VAT và lập hóa đơn bán hàng Thanh toán với khách hàng và ghi sổ kế toán Kế toán tổng hợp và lập các tra cứu, báo cáo Nhận đơn hàng của khách Xét duyệt đơn hàng và lập lệnh bán Xuất hàng khỏi kho Chuyển hàng cho khách Tính thuế VAT Lập hóa đơn bán hàng Thanh toán với khách hàng Ghi sổ chi tiết các TK 131, 111,… Ghi sổ cái Nhận hàng khách trả về Lập phiếu nhập kho và nhập hàng khách trả Lập báo cáo kiểm soát Lập tra cứu báo cáo phân tích bán hàng Lập tra cứu báo cáo công nợ khách hàng Lập danh mục các tra cứu, báo cáo 2.2.3.2 Xây dựng sơ đồ dòng dữ liệu (các mức) 2.2.3.2.1. Xác định tác nhân ngoài của hệ thống - Khách hàng - Phòng tài chính - kế toán - Phòng kinh doanh - Kho hàng - Ngân hàng T.tin được yêu cầu TC-BC T.tin Yêu cầu TC-BC Giấy chào hàng Đơn không hợp lệ Hóa đơn bán Hàng trả lại Tiền trả + Hàng + vận đơn + Giấy chấp nhận thanh toán Đơn mua hàng Tiền nợ + chứng từ nợ Tiền bán + chứng từ bán phiếu thu bán Phiếu thu nợ Hàng trả lại + Phiếu nhập kho Hàng + Phiếu xuất kho Tiền trả nợ T.tin y/c kiểm tra tiền của DN Giấy báo có KHO HÀNG T.tin, QĐ, chỉ thị về Bán hàng NGÂN HÀNG Giấy đòi nợ 2. SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU MỨC KHUNG CẢNH PHÒNG KINH DOANH T.tin, QĐ, chỉ thị về công nợ T.tin chỉ thị kho hàng Tiền thu bán gửi NH KHÁCH HÀNG T.tin y/c về tiền của DN QUẢN LÝ CHU TRÌNH DOANH THU Lệnh bán T.tin Yêu cầu TC-BC T.tin được yêu cầu TC-BC PHÒNG TÀI CHÍNH KẾ TOÁN T.tin về thuế 2.2.3.2.2. Xác định các chức năng xử lý của từng mức * Mức khung cảnh: Quản lý chu trình doanh thu * Mức đỉnh và mức dưới đỉnh: - Nhận và xét duyệt đơn hàng của khách + Nhận đơn hàng của khách + Xét duyệt đơn hàng và lập lệnh bán - Xuất và chuyển hàng cho khách + Xuất hàng khỏi kho + Chuyển hàng cho khách - Nhận hàng bị khách trả lại + Nhận hàng khách trả về + Lập phiếu nhập kho và nhập hàng khách trả - Tính thuế VAT và lập hoá đơn bán + Tính thuế VAT + Lập hoá đơn bán hàng - Thanh toán với khách hàng và ghi sổ kế toán + Thanh toán với khách hàng + Ghi sổ chi tiết các tài khoản + Ghi sổ cái - Kế toán tổng hợp và lập các tra cứu báo cáo + Lập báo cáo kiểm soát + Lập các báo cáo chi tiết + Kế toán tổng hợp + Lập danh mục tra cứu báo cáo 2.2.3.2.3. Xác định các kho chứa dữ liệu - Tệp đơn mua hàng - Danh mục khách hàng - Lệnh bán hàng - Phiếu nhập kho - Phiếu xuất kho - Hoá đơn bán - Sổ chi tiết các tài khoản - Kho thông tin hàng kho 2.2.3.2.4. Xác định các luồng thông tin vào/ra hệ thống - Thông tin vào: + Thông tin khách hàng và mặt hàng khách yêu cầu + Thông tin chấp nhận thanh toán và thanh toán của khách hàng + Thông tin về tiền của doanh nghiệp + Thông tin quyết định, chỉ thị về bán hàng - Các thông tin ra của hệ thống: + Thông tin chi tiết và tổng hợp về khách hàng + Thông tin theo dõi tiền của doanh nghiệp + Các báo cáo tổng hợp, các báo cáo tài chính. Sơ đồ dòng dữ liệu các mức 2.3. XÂY DỰNG MÔ HÌNH LIÊN KẾT THỰC THỂ 2.3.1. Xác định các loại thực thể và thuộc tính của từng loại thực thể (1) Khách hàng: Dùng để lưu trữ các thông tin về từng khách hàng của doanh nghiệp. Các thuộc tính: Mã khách - Tên khách - Địa chỉ - Số điện thoại - Số tài khoản … (2) Mặt hàng: Dùng để lưu trữ thông tin về từng mặt hàng của doanh nghiệp. Các thuộc tính: Mã hàng - Tên hàng - Chủng loại - Xuất xứ - Đơn vị tính … (3) Đơn mua hàng: Dùng dể lưu trữ thông tin chung về một khách hàng có đơn mua hàng của doanh nghiệp. Các thuộc tính: SH đơn mua * Mã khách - Ngày nhận đơn - Phương thức vận chuyển … (4) Dòng đơn mua hàng: Lưu trữ thông tin chi tiết về một mặt hàng khách mua của doanh nghiệp được xác định theo đơn mua hàng. Các thuộc tính: SH dòng đơn mua * SH đơn mua * Mã hàng - Số lượng … (5) Hoá đơn bán: Dùng để lưu trữ thông tin chung về mỗi lần doanh nghiệp bán hàng cho khách. Các thuộc tính: SH hoá đơn bán * Mã khách - Ngày lập hoá đơn - Tổng số tiền - Thời hạn thanh toán - … (6) Dòng hoá đơn bán: Lưu trữ thông tin chi tiết về từng mặ hàng có trong hoá đơn bán của doanh nghiệp. Các thuộc tính: SH dòng hoá đơn bán * SH hoá đơn bán * Mã hàng - Số lượng - Đơn giá - Thành tiền,… (7) Danh mục kho hàng: Dùng để lưu trữ thông tin chung về một kho hàng của doanh nghiệp. Các thuộc tính: Mã kho - Tên kho - Địa chỉ - Tên người quản lý … (8) Hàng kho: dùng để lưu trữ thông tin chi tiết về mặt hàng có trong kho của doanh nghiệp. Các thuộc tính: SH dòng hàng kho * Mã kho * Mã hàng - Đơn vị tính - Số lượng tồn tối thiểu - Số lượng tồn đầu kỳ, số lượng nhập trong kỳ, số lượng xuất trong kỳ, số lượng tồn cuối kỳ,… (9) Nợ phải thu (TK131): Dùng để lưu trữ thông tin chi tiết về các khoản thanh toán cụ thể với từng khách hàng. Các thuộc tính: Mã số thu * SH hoá đơn bán - Dư đầu kỳ, dư cuối kỳ - Phát sinh nợ, phát sinh có - … (10) Nợ thu (TK 131): Dùng để lưu trữ các thông tin tổng hợp về việc khách hàng trả nợ doanh nghiệp. Các thuộc tính: SH dòng nợ thu * Mã số thu * Mã khách - Nợ đầu kỳ, có đầu kỳ, phát sinh nợ, phát sinh có, nợ cuối kỳ, có cuối kỳ. (11) Lệnh bán hàng: Dùng để lưu trữ các thông tin chung về mỗi lần doanh nghiệp bán hàng cho khách. Các thuộc tính: Số lệnh bán hàng * Mã khách - Ngày giao hàng - Điều khoản thanh toán - … (12) Dòng lệnh bán hàng: Dùng để lưu trữ thông tin chi tiết về mặt hàng doanh nghiệp bán. Các thuộc tính: Số dòng lệnh bán hàng * Mã hàng * Số lệnh bán hàng - Số lượng … (13) Phiếu xuất kho: Dùng để lưu trữ các thông tin chung về mỗi lần doanh nghiệp xuất hàng cho khách. Các thuộc tính: Số phiếu xuất kho * Số lệnh bán hàng * Mã hàng - Ngày xuất - Số lượng … (14) Dòng phiếu xuất kho: Dùng để lưu trữ các thông tin chi tiết về từng mặt hàng có trong phiếu xuất kho. Các thuộc tính: Số dòng phiếu xuất kho * Số phiếu xuất kho * Mã hàng - Số lượng … (15) Mặt hàng - Phiếu xuất kho: Là thực thể trung gian giữa thực thể mặt hàng và phiếu xuất kho. Các thuộc tính: SH Mặt hàng - Phiếu xuất kho * Mã hàng * Số Phiếu xuất kho - … (16) Khách hàng - mặt hàng Các thuộc tính: SH Khách hàng - mặt hàng * Mã khách * Mã hàng - … (17) Tiền thu bán (TK 111, 112,…): Dùng để lưu trữ thông tin về tiền bán hàng của doanh nghiệp. Các thuộc tính: Số tài khoản * Mã khách * Số hiệu hoá đơn bán - Số tiền - … 2.3.2. Mô hình thực thể liên kết giữa các thực thể: Dòng lệnh BH SH dòng lệnh BH * Mã hàng * Số lệnh BH - Số lượng… Lệnh BH Số lệnh BH * Mã khách - Ngày giao hàng - Điều khoản thanh toán … Nợ thu -TK131 SH dòng nợ thu * Mã khách * Mã số thu - Nợ đầu kỳ - Có đầu kỳ - Ps nợ … Kho hàng Mã kho - Tên kho - Địa chỉ - Tên người quản lý … Nợ phải thu Mã số thu * SH HĐ bán - Nợ đầu kỳ - Có cuối kỳ - Ps nợ, ps có… Phiếu xuất kho Số lệnh BH Số PXK * Mã khách - Ngày giao hàng - Điều khoản thanh toán … MH - PXK Số lệnh BH * Mã khách - Ngày giao hàng - Điều khoản thanh toán … Hàng kho SH dòng hàng kho * Mã kho * Mã hàng - Đơn vị tính - Số lượng tồn tối thiểu,… - Số lượng tồn đầu kỳ… Dòng HĐ bán SH dòng HĐ bán * SH HĐ bán * Mã hàng - Số lượng - Đơn giá - Thành tiền,… Dòng PXK Số dòng lệnh BH Số lệnh BH Số phiếu xuất kho * Mã khách - Ngày giao hàng - Điều khoản thanh toán… Mặt hàng Mã hàng - Tên hàng - Chủng loại - Xuất xứ - Đơn vị tính… Hoá đơn bán SH HĐ bán * Mã khách - Ngày lập HĐ - Tổng số tiền - Thời hạn thanh toán… Tiền (TK 111, 112,…) Số lệnh BH * Mã khách - Ngày giao hàng - Điều khoản thanh toán … KH - MH Mã hàng - Tên hàng - Chủng loại - Xuất xứ - Đơn vị tính… Khách hàng Mã khách - Tên khách - Địa chỉ - Số điện thoại - Số tài khoản… Dòng đơn mua hàng SH dòng đơn mua * SH đơn mua * Mã hàng - Số lượng… Đơn mua hàng SH đơn mua * Mã khách - Ngày nhận đơn - Phương thức vận chuyển,…    KÕt luËn    Ngày  nay, với nền kinh tế công ngiệp ngày càng phát triển, sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp càng trở nên gay gắt hơn. Để đứng vững trên thị trường và không ngừng phát triển là một vấn đề hết sức khó khăn đối với tất cả các doanh nghiệp. Vì vậy, các doanh nghiệp cần xây dựng cho mình một hệ thống thông tin chính xác, đúng đắn. Đặc biệt phải chú trọng xây dựng cho mình một chu trình chi phí hợp lý, để đảm bảo cho việc sản xuất kinh doanh ngày càng hiệu quả hơn.    Việc xây dựng hoàn thiện một hệ thống thông tin kế toán sẽ tạo điều kiện tốt cho doanh nghiệp tổ chức hoạt động tiêu thụ hàng hóa một cách hiệu quả hơn, đồng thời giúp doanh nghiệp quản lý tốt hơn hoạt động tiêu thụ của mình để đảm bảo thu đủ chi và có lãi, thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ của mình với Nhà nước và nâng cao đời sống cán bộ công nhân.    Do kiến thức còn hạn hẹp nên bài thảo luận của chúng em không tránh khỏi những thiếu sót. Chúng em rất mong nhận được ý  kiến đóng góp, chỉ bảo của thÇy giáo.                                                          Chúng em xin chân thành cảm ơn Thầy