Đề tài Tìm hiểu nghiệp vụ giao nhận nguyên phụ liệu nhập khẩu bằng đường biển tại công ty cổ phần may Phương Đông

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG CƠ SỞ II TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH CHUYÊN NGÀNH: KINH TẾ ĐỐI NGOẠI BÁO CÁO THỰC TẬP GIỮA KHÓA Đề tài: TÌM HIỂU NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN NGUYÊN PHỤ LIỆU NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN MAY PHƯƠNG ĐÔNG Họ và tên sinh viên: Võ Thành Trung Lớp: A14 Khóa: K47 Giáo viên hướng dẫn: ThS Nguyễn Thị Phương Chi TP. Hồ Chí Minh, tháng 8 năm 2011 LỜI MỞ ĐẦU Quá trình toàn cầu hóa đang diễn ra mạnh mẽ hơn bao giờ hết. Đặc biệt là từ khi Việt Nam gia nhập WTO, nền kinh tế nước ta đang ngày càng hội nhập sâu hơn, rộng hơn vào nền kinh tế thế giới thông qua cầu nối ngoại thương. Trong đó, hoạt động xuất nhập khẩu đã đóng góp rất nhiều vào việc đẩy mạnh và phát triển giao lưu thương mại giữa các nước. Tại Việt Nam, dệt may là một trong những ngành công nghiệp quan trọng bậc nhất, là mặt hàng xuất khẩu mũi nhọn, luôn chiếm tỉ trọng lớn trong kim ngạch xuất khẩu. Với vai trò là thành viên của Tổng công ty Dệt May Việt Nam, từ khi thành lập đến nay, Công ty Cổ phần May Phương Đông luôn nỗ lực đổi mới trang thiết bị, công nghệ, nâng cao chất lượng sản phẩm và tay nghề lao động nhằm đáp ứng nhu cầu của đối tác nước ngoài, nâng cao giá trị xuất khẩu của Công ty. Hiện nay, để đáp ứng được nhu cầu xuất khẩu to lớn đó, các doanh nghiệp trong nước một mặt thu gom các nguyên phụ liệu trong nước để sản xuất, mặt khác, họ còn nổ lực tìm kiếm các nguồn cung mới ở nước ngoài. Tuy nhiên, để việc nhập khẩu một lô hàng nguyên phụ liệu được suôn sẻ, thuận lợi không hề đơn giản, mà phải thông qua một quá trình giao nhận với sự nổ lực lớn của các nhân viên giao nhận ở chính các doanh nghiệp và các công ty logistics. Là một sinh viên năm 3, nhận thức được tầm quan trọng của hoạt động giao nhận hàng nhập khẩu, đặc biệt là quy trình để nhận các nguyên phụ liệu nhập khẩu nhằm sản xuất - gia công hàng xuất khẩu. Do đó, tác giả đã chọn đề tài thực tập: “Tìm hiểu nghiệp vụ giao nhận nguyên phụ liệu nhập khẩu bằng đường biển của Công ty Cổ phần may Phương Đông” với mục đích kiểm nghiệm những kiến thức đã được học trong trường Đại học Ngoại Thương cơ sở 2 tại TP. HCM, đồng thời trau dồi thêm kiến thức và kinh nghiệm thực tế. Kết cấu của báo cáo gồm ba chương chính: Chương 1: Tổng quan về Công ty Cổ phần May Phương Đông. Chương 2: Tổ chức thực hiện nghiệp vụ giao nhận nguyên phụ liệu nhập khẩu phục vụ sản xuất - gia công xuất khẩu bằng đường biển của Công ty Cổ phần may Phương Đông. Chương 3: Một số giải pháp đề xuất đối với nghiệp vụ nhận hàng nhập khẩu tại Công ty Cổ phần may Phương Đông. Báo cáo được thực hiện thông qua việc nghiên cứu các văn bản, chứng từ liên quan cũng như những thông tin do tác giả trực tiếp quan sát được và từ kinh nghiệm thực tiễn của cán bộ nhân viên tại nơi tác giả thực tập. Do kiến thức bản thân còn nhiều hạn chế và thời gian hạn hẹp, nên báo cáo có thể chưa thật sự sâu sắc, phản ánh hết mọi khía cạnh của các vấn đề và còn tồn tại những hạn chế, sai sót nhất định. Tác giả rất mong nhận được sự góp ý tích cực từ các thầy cô, các bạn và những người quan tâm để tác giả có thể hoàn thiện thêm bài viết. Tác giả xin gửi lời cảm ơn chân thành tới các thầy cô Trường Đại học Ngoại Thương cơ sở 2 tại TP. HCM đã truyền đạt kiến thức cho tác giả trong thời gian qua, đặc biệt là cô Nguyễn Thị Phương Chi - giảng viên trường Đại học Ngoại thương cơ sở 2 tại TP. HCM đã tận tình hướng dẫn và giúp đỡ tác giả trong suốt thời gian thực tập để hoàn thành đề tài này. Tác giả cũng xin chân thành cám ơn Ban lãnh đạo Công ty Cổ phần may Phương Đông, các anh chị phòng kế hoạch thị trường đã tận tình giúp đỡ, chỉ dẫn và tạo điều kiện tốt nhất để tác giả hoàn thành quá trình thực tập. Xin chân thành cảm ơn! CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN MAY PHƯƠNG ĐÔNG I. Giới thiệu về Công ty cổ phần may Phương Đông Tên đầy đủ: Công ty Cổ phần may Phương Đông Tên giao dịch quốc tế: Phuong Dong Garment Joint Stock Company Tên giao dịch viết tắt: PDG Trụ sở chính: (Khu A): 1B, Quang Trung, Phường 8, Quận Gò Vấp, TP. Hồ Chí Minh. Điện thoại: (84.8) 894 5729 – 987 6616 Fax: (84.8) 894 0328 Khu B: 22/14 Phan Văn Hớn, Phường Tân Thới Nhất, Quận 12, TP. Hồ Chí Minh. Tổng diện tích sản xuất: 63, 990 m2. Website: www.pdg.com.vn Email: pdg@vnn.vn Vốn điều lệ: 36 tỷ đồng. Mã số thuế: 0301446687 Quy mô: 2400 nhân viên (25% nam, 75% nữ). 1. Quá trình hình thành và phát triển Công ty Cổ phần may Phương Đông tiền thân là xí nghiệp may Phương Đông – thành lập từ ngày 31/12/1988. Ngày 29/04/1993, Xí nghiêp may Phương Đông đổi tên thành Công ty may Phương Đông, trở thành một đơn vị hạch toán độc lập và là thành viên trực thuộc Tổng công ty Dệt may Việt Nam với chức năng chính là sản xuất kinh doanh và nhập khẩu trực tiếp trong lĩnh vực may mặc. Tháng 03/2005, công ty may Phương Đông chuyển đổi thành Công ty Cổ phần may Phương Đông theo quyết định số 135/2004QD-BCN ngày 16/11/2004 của Bộ trưởng Bộ Công Nghiệp (nay là Bộ Công Thương) – không ngừng đầu tư mới về cả chiều rộng lẫn chiều sâu nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm và năng lực sản xuất. Bên cạnh đó, Công ty còn chú trọng đến các tiêu chuẩn và chính sách nghiêm ngặt như ISO 9001 – 2000, SA 8000, WRAP, ECO… Hiện nay, Công ty đạt được quy mô sản xuất khá lớn với hai khu nhà xưởng tại TP. Hồ Chí Minh, năng lực sản xuất đạt trên 10 triệu sản phẩm mỗi năm. Công ty Cổ phần may Phương Đông là doanh nghiệp tiêu biểu, được đánh giá là doanh nghiệp có năng lực cạnh tranh cao của nghành dệt may Việt Nam, đây là một trong 5 doanh nghiệp có doanh thu nội địa cao nhất của Tổng công ty Dệt may Việt Nam. 2. Chức năng – Nhiệm vụ 2.1. Chức năng - Sản xuất kinh doanh nguyên phụ liệu, vật tư, phụ tùng, thiết bị và các sản phẩm khác của ngành dệt may. - Thiết kế sản phẩm và kinh doanh hàng thời trang may mặc với chiến lược đa thương hiệu nhằm đáp ứng nhu cầu ở các phân khúc thị trường khác nhau, từ phân khúc phổ thông đến phân khúc cao cấp nội địa. - May gia công hàng xuất khẩu chất lượng cao cho các thương hiệu thời trang nổi tiếng của quốc tế. - Sản xuất hàng may mặc mang thương hiệu riêng theo đơn đặt hàng của khách hàng sỉ (hệ thống bán lẻ, siêu thị), với yêu cầu chất lượng tốt và giá cả vừa phải. - Kinh doanh nhập khẩu nguyên phụ liệu ngành may mặc phục vụ sản xuất của chính Công ty và các công ty khác trong nghành. 2.2. Nhiệm vụ Là công ty cổ phần trực thuộc Tổng công ty Dệt May Việt Nam, bên cạnh việc thực hiện các mục tiêu chung của ngành, Công ty Cổ phần may Phương Đông còn đề ra những nhiệm vụ đối với khách hàng và nhân viên của mình: - Xây dựng và thực hiện chế độ lương bổng phù hợp cho cán bộ công nhân viên. - Xây dựng chương trình đào tạo dành cho cán bộ, công nhân viên các cấp. - Thực hiện tốt việc quản lý chất lượng phù hợp theo hệ thống ISO 9002 – 2004, liên tục cải tiến, nâng cao chất lượng. 3. Các hoạt động sản xuất kinh doanh chính của Công ty Công ty Cổ phần may Phương Đông chuyên sản xuất, mua bán hàng may mặc, nguyên phụ liệu, vật tư, thiết bị, phụ tùng, thuốc nhuộm và các phụ tùng nghành dệt may. Mua bán hàng công nghệ thực phẩm, nông lâm hải sản, thủ công mỹ nghệ, phương tiện vận tải, ô tô, xe máy, trang thiết bị văn phòng, thiết bị tạo mẫu thời trang, vật liệu điện, điện tử, cao su và các sản phẩm bằng cao su, giấy, bìa giấy và các sản phẩm làm bằng bột giấy, thủy tinh và các sản phẩm làm bằng thủy tinh, sắt thép và các sản phẩm làm bắng sắt thép, máy móc, thiết bị cơ khí và các dụng cụ quang học đo lường y tế. Đại lý kinh doanh xăng dầu, đại lý ký gởi vật tư, hàng hóa. Xây dựng cơ sở hạ tầng công nghiệp và hạ tầng dân dụng. Hiện nay, Công ty chủ yếu kinh doanh nhãn hàng F-House cà F-Jeans tại thị trường nội địa, đồng thời đẩy mạnh xuất khẩu sản phẩm theo hình thức xuất khẩu trực tiếp dưới hai dạng: - Xuất khẩu sau khi gia công: Công ty ký hợp đồng gia công với các đối tác nước ngoài, sau đó nhận nguyên phụ liệu, tổ chức gia công và xuất hàng theo hợp đồng đã ký kết. - Xuất khẩu trực tiếp dưới dạng bán FOB (mua đứt bán đoạn): Đây là phương thức kinh doanh chủ yếu của Công ty hiện nay. Sau khi ký kết hợp đồng gia công với đối tác nước ngoài, dựa trên mẫu mã đặt hàng của khách, Công ty tổ chức thực hiện việc mua nguyên phụ liệu và sản xuất, sau đó tiến hành giao thành phẩm cho khách hàng. II. Cơ cấu tổ chức và quản trị nhân sự của Công ty Cổ phần may Phương Đông 1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của các phòng ban trong Công ty Công ty Cổ phần may Phương Đông có 9 phòng ban chức năng được tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng: BAN GIÁM SÁT CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ TỔNG GIÁM ĐỐC PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC 1 PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC 3 PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC 2 Phòng Quản trị chất lượng Phòng Kế hoạch thị trường Phụ trách khu B ISO + SA Phòng Kinh doanh nội địa Phòng Kỹ thuật công nghệ Phòng Tài chính kế toán Phòng Kho vận Phòng Tổ chức hành chính Phòng Cơ điện Xí nghiệp 1 Xí nghiệp 2 Xí nghiệp 3 Xí nghiệp F-House Sơ đồ 1.1: Mô hình phân cấp trực tuyến chức năng các phòng ban của Công ty Cổ phần may Phương Đông (Nguồn: Phòng kế hoạch thị trường) Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban trong cơ cấu tổ chức của Công ty (xem phụ lục 1, đính kèm) 2. Vị trí đảm nhận trong quá trình thực tập giữa khóa và nhiệm vụ được giao 2.1. Giới thiệu cơ cấu phòng ban được thực tập Trong quá trình tiến hành thực tập giữa khóa tại Công ty Cổ phần may Phương Đông, tác giả chủ yếu thực tập tại phòng kế hoạch thị trường của Công ty. Cơ cấu tổ chức của phòng (Phụ lục 1, mục 5, đính kèm) 2.2. Vị trí và nhiệm vụ đảm nhận Ngay từ khi bắt đầu quá trình thực tập tại Công ty Cổ phần may Phương Đông, tác giả đã được trưởng phòng kế hoạch thị trường, chị Liêu Phương Thảo phân công đảm nhận công tác với các nhân viên giao nhận của Công ty. Tuy phân công như vậy, nhưng để nắm bắt kỹ được thực tế quy trình giao nhận như thế nào thì trong thời gian đầu thực tập, tác giả chủ yếu ở Công ty, nghiên cứu các cách thức làm chứng từ, các bước, các chứng từ cần thiết và thanh lý một bộ hồ sơ nhập khẩu ở các bộ phận khác nhau của phòng. Tác giả đã có cơ hội khai một số bộ hồ sơ hải quan nhập khẩu dưới sự hướng dẫn của nhân viên khai hải quan, và lưu ý một số điểm mấu chốt. Thời gian sau, tác giả được phòng bố trí cơ hội đi theo các nhân viên giao nhận tiến hành nhận các lô hàng thực tế tại cảng (Cát Lái) và ICD (Tranximex). Trong giai đoạn này, tác giả đã được tham gia vào hầu hết các nghiệp vụ có trong quy trình nhận hàng nhập của Công ty như rút tờ khai, lấy D/O, đăng ký tờ khai tại cảng, giám sát kiểm hóa và thanh lý kho... Qua các nhiệm vụ đã được đảm nhận như vậy, tác giả đã hiểu sâu thêm được nghiệp vụ nhận hàng nhập khẩu tại cảng, tại ICD thực tế là như thế nào. Và điều đó là một nhân tố quan trọng để tác giả có thể hoàn thành bài báo cáo này. III. Tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty giai đoạn 2008-2010 Giai đoạn từ năm 2008 – 2010 là giai đoạn mà thị trường đang dần được hồi phục sau cuộc suy thoái kinh tế năm 2008, chính vì vậy mà tình hình sản xuất của Công ty cũng đã bị ảnh hưởng ít nhiều. Bảng 1.1 sẽ cho ta thấy điều đó (xem thêm tại phụ lục 2, Báo cáo tài chính năm 2010, đính kèm) Bảng 1.1: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh năm 2010 Đơn vị tính: triệu VNĐ Chỉ tiêu Năm 2008 Năm 2009 Năm 2010 Doanh thu thuần 413.968 298.994 312.161 Tổng chi phí 407.636 290.650 303.808 Lợi nhuận sau thuế 6.332 8.343 8.352 ROA 2,63% 4,72% 4,21% ROE 13,89% 16,31% 15,06% (Nguồn: Báo cáo tài chính năm 2010 - Phòng tài chính kế toán) Qua đó, dễ nhận thấy rằng, doanh thu thuần đạt được năm 2009 giảm so với năm 2008 (38,454%) do ảnh hưởng của cuộc khủng hoảng kinh tế thế giới. Sau năm 2009 doanh thu của Công ty đã tăng trở lại đạt mức tăng 4,7%, báo hiệu một dấu hiệu khả quan cho những nổ lực của Công ty trong việc khắc phục hậu quả của nền kinh tế suy thoái mang lại. Tuy vậy, lợi nhuận sau thuế của Công ty vẫn tăng đều qua các năm, điều này cho thấy Công ty đã sử dụng đòn bẩy tài chính một cách rất hiệu quả, khả năng sinh lời trên đồng vốn vay cao, kết hợp với việc khấu hao của Công ty cũng rất hợp lý…làm cho Công ty luôn mang lại lợi nhuận cho các cổ đông. Với tỷ số ROE, ROA năm 2010 bắt đầu giảm nhẹ, đã cho thấy việc hiệu quả từ việc sử dụng vốn vay đang giảm dần, Công ty nên huy động vốn bằng vốn chủ sở hữu trong thời gian tới. CHƯƠNG 2: TỔ CHỨC THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN NGUYÊN PHỤ LIỆU NHẬP KHẨU PHỤC VỤ SẢN XUẤT – GIA CÔNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN MAY PHƯƠNG ĐÔNG I. Các phương thức nhập khẩu nguyên phụ liệu của Công ty 1. Nhập khẩu theo phương thức DDP Phương thức nhập khẩu DDP chiếm một phần khá lớn trong hoạt động xuất nhập khẩu tại chỗ của Công ty Cổ phần may Phương Đông. Thông thường khi nhận các hợp đồng xuất khẩu ở nước ngoài, các đối tác thường chỉ định Công ty phải lấy nguyên phụ liệu ở một đối tác trong nước do đối tác nước ngoài chỉ định. Khi nhập nguyên phụ liệu từ các doanh nghiệp này, Công ty thường không cần phải hoàn tất thủ tục gì nhiều vì chủ yếu nhập khẩu loại này là theo phương thức DDP, người bán sẽ lo toàn bộ chi phí khi hàng về đến kho của Công ty. 2. Nhập khẩu bằng đường bưu điện và đường hàng không Hình thức nhập khẩu này chỉ chiếm một tỷ trọng nhỏ trong cơ cấu xuất nhập khẩu của Công ty. Thông thường, khi các đối tác yêu cầu giao hàng gấp, nguyên phụ liệu cần có cho nhà máy sản xuất cấp bách, Công ty mới dùng đến các hình thức nhập khẩu này. Bên cạnh đó, khi nhập các mẫu vải để sản xuất, chúng cũng sẽ được nhập khẩu qua đường bưu điện để đảm bảo tính cấp thiết, kịp thời và tiện lợi. 3. Nhập khẩu theo phương thức nhập khẩu CIF Nhập khẩu theo phương thức CIF là loại hình nhập khẩu phổ biến của công ty với hơn 80% nguyên phụ liệu được nhập theo hình thức này. Khi nhập khẩu bằng CIF, nghĩa vụ của Công ty được đảm bảo tối thiểu và hợp lý. Công ty không phải tốn chi phí mua bảo hiểm, thuê tàu và chịu các trách nhiệm phát sinh trong việc chuyên chở nguyên phụ liệu nhập khẩu đến cảng. Theo phương thức này, nhiệm vụ của Công ty phải làm chỉ là khai hải quan điện tử cho hàng nhập khẩu. Thanh toán tiền hàng bằng L/C hay T/T. Sau đó nhân viên giao nhận sễ cầm bộ chứng từ phù hợp và ra cảng nhận hàng. Quy trình nhận hàng được nêu cụ thể ở mục II. II. Giới thiệu quy trình nhận nguyên phụ liệu nhập khẩu bằng đường biển theo phương thức CIF 1. Quy trình chuẩn bị trước khi ra cảng nhận hàng 1.1. Khai hải quan cho hàng nhập khẩu Việc khai hải cho hàng nhập khẩu sẽ được nhân viên khai hải quan tiến hành khai báo bằng phần mềm khai hải quan điện tử ECUS của công ty Thái Sơn sau khi nhận được giấy Thông báo hàng đến của hãng tàu. Quy trình này có thể được tóm tắt bới sơ đồ sau: Sơ đồ 2.1: Quy trình khai báo hải quan tóm lược (Nguồn: Nhân viên khai báo hải quan – Phòng kế hoạch thị trường) Sau khi khai báo hải quan xong, nhân viên phòng kế hoạch sẽ thông báo nhân viên giao nhận lên rút tờ khai ở chi cục hải quan thành phố (02 – Hàm nghi – Nhân viên khai hải quan kiểm tra hợp đồng, hóa đơn thương mai, paking list để ghi nhận thông tin. Nhập thông tin khai báo hải quan điện tử bằng phần phềm ECUS. In tờ khai hải quan điện tử và đến chi cục hải quan để xác nhận thông quan. Gửi tờ khai cho hải quan và chờ phản hồi từ hệ thống. Tiếp nhận phản hồi từ hải quan. Sửa chửa nếu cần thiết. Quận 1 – TP. Hồ Chí Minh). Nhân viên giao nhận dán tem lệ phí khai hải quan mệnh giá 20.000đ mà Công ty đã mua từ trước từ chi cục hải quan thành phố lên tờ khai, đồng thời đi ra cảng nhận hàng. TKHQĐT thông quan, được chi cục hải quan thông quan sẽ đóng dấu xác nhận ở trên cùng, góc phải của tờ khai và ô 36 của TKHQĐT. (Phụ lục về chứng từ, đính kèm) Trong quá trình này, nhân viên khai báo hải quan cũng đã tự tính thuế cho lô hàng nhập khẩu của Công ty (Phụ lục 3, đính kèm) 1.2. Chuẩn bị bộ chứng từ phù hợp Sau khi làm xong thủ tục khai báo hải quan, nhận được kết quả phản hồi từ chi cục hải quan thành phố, các nhân viên chứng từ sẽ sắp xếp 1 bộ chứng từ để trao cho nhân viên giao nhận, gồm: + Giấy ủy quyền của Công ty may Phương Đông. + Giấy tờ tùy thân đối chứng. + Tờ khai hải quan điện tử (1 bản gốc – 1 bản copy) + Paking list (tùy yêu cầu từng cảng mà có thể có hoặc không) + B/L. (1 bản gốc) 2. Quy trình nhận hàng (nguyên phụ liệu) nhập khẩu khi ra cảng 2.1. Lấy D/O Trên đường cảng nhận hàng, nhân viên giao nhận sẽ đến đại lý hãng tàu, tiến hành xin cấp lệnh giao hàng – D/O. Khi đến đại lý hãng tàu, nhân viên giao nhận phải xuất trình các chứng từ sau: + Giấy ủy quyền của Công ty Cổ phần may Phương Đông (1 bản). + Giấy tờ tùy thân, xác nhận của nhân viên giao nhận. + B/L (1 bản gốc) hoặc B/L Surrender (1 bản) Sau khi xuất trình các chứng từ trên, đại lý hãng tàu sẽ giữ lại B/L bản gốc (hoặc B/L Surrender) để đối chiếu và đồng thời cung cấp cho nhân viên giao nhận 1 hóa đơn GTGT của hãng tàu. Trong hóa đơn này, hãng tàu đã tính chi phi trọn gói cho quá trình xếp dỡ, phí chứng từ, phí đại lý…và nhân viên giao nhận sẽ thay mặt Công ty Cổ phần may Phương Đông đóng các chi phí đó. Chi phí trong hóa đơn GTGT có nhiều loại khác nhau, tùy thuộc vào quy định của hãng tàu chuyên chở (Phụ lục về chứng từ, đính kèm). Khi xuất trình các chứng từ hợp lệ, đại lý hãng tàu sẽ cung cấp 3 bản D/O cho nhân viên giao nhận để tiếp tục làm thủ tục nhận hàng với kho cảng và hải quan. Nhân viên giao nhận nhận D/O và ra cảng. 2.2. Lấy phiếu xuất kho Khi đến cảng, để tiếp tục quy trình nhận hàng nhập khẩu, nhân viên giao nhận phải tới phòng Thương vụ cảng để nhận phiếu xuất kho. Tại đây, nhân viên giao nhận phải xuất trình các chứng từ sau: + D/O đã nhận từ đại lý hãng tàu (1 bản) + Packing list (1 bản copy) – tùy vào từng cảng, từng ICD mà packing list có thể có hoặc không. Các cảng và ICD cần packing list là: ICD Sóng Thần, Khe Nam Liên, cảng Sagawa. Số còn lại như cảng Cát Lái, cảng Vict, Tân Cảng thì không cần packing list khi làm thủ tục nhận hàng. + Tờ khai hải quan điện tử (đã hoàn thành thủ tục hải quan) (1 bản copy + 1 bản gốc) Sau khi nộp các chứng từ trên, các nhân viên Thương vụ cảng sẽ cập nhật thông tin, đóng dấu xác nhận và giữ lại 1 bản D/O (có thể giữ nhiều D/O hơn nếu hàng được chuyền từng phần, qua nhiều tàu và đến cảng trong 1 B/L chính). Cuối cùng, nhân viên thương vụ cảng sẽ cung cấp cho nhân viên giao nhận 1 phiếu xuất kho gồm 3 liên, bao gồm các thông tin đầy đủ về lô hàng được xếp trong cảng (số kho, số container, số kiện…) Sau đó, nhân viên Thương vụ cảng sẽ giữ lại 1 liên để làm chứng từ đối chứng sau này. (Phụ lục về chứng từ, đính kèm) 2.3. Đăng ký hải quan với hải quan giám sát cảng Nhận được phiếu xuất kho, nhân viên giao nhận tiếp tục đăng ký tờ khai hải quan với hải quan giám sát cảng. Ở khâu này, nhân viên giao nhận sẽ phải xuất trình các chứng từ sau: + Tờ khai hải quan điện tử (đã hoàn thành thủ tục hải quan) (1 bản copy + 1 bản gốc) và phụ lục tờ khai hải quan điện tử (nếu có) Hải quan giám sát sẽ căn cứ vào tờ khai hải quan điện tử để xác nhận thuế cho lô hàng nhập khẩu (hàng gia công xuất khẩu thì được miễn thuế cho trong thời hạn 275 ngày để xuất khẩu, dựa vào định mức tiêu hao nguyên vật liệu để làm căn cứ tình thuế sau thời hạn này; hàng nhập về để sản xuất xuất khẩu, hải quan sẽ tính thuế căn cứ vào mã thuế của từng mặt hàng nhập khẩu, mã thuế này được tính theo mã HS, do Tổng cục hải quan quy định trong biểu thuế hàng nhập khẩu – 2010, và được nợ thuế trong vòng 275 ngày) đồng thời căn cứ vào kết quả phân luồng để có quyết định phù hợp: + Đối với các tờ khai thuộc luồng xanh: Hải quan giám sát cảng sẽ đóng dấu xác nhận là hàng miễn kiểm, rồi giao lại cho nhân viên giao nhận để thực hiện việc nhận hàng. + Đối với các tờ khai thuộc luồng vàng: (Đối với các bộ hồ sơ của từng lô hàng nhập khẩu có nghi vấn) Hải quan giám sát sẽ xem xét, kiểm tra chứng từ giấy và sau đó đóng dấu xác nhận. Hải quan giao lại tờ khai cho nhân viên giao nhận. + Đối với các tờ khai thuộc luồng đỏ: Hải quan giam sát sẽ kiểm tra chi tiết chứng từ giấy và yêu cầu thực hiện việc kiểm hóa đối với lô hàng nhập khẩu đó. Tùy từng trường hợp mà việc kiểm hóa sẽ là 5%, 10%, hay toàn bộ lô hàng nhập khẩu của Công ty. Thông thường khi khai hải quan điện tử được áp dụng, mức độ kiểm tra chủ yếu của các lô hàng nhập của Công ty là 3% - 5%. Việc đóng dấu xác nhận của hải quan giam sát cảng sẽ đóng vào các ô 12, 34 trên tờ khai hải quan điện tử. Các trường hợp kiểm tra chứng từ giấy, hải quan giám sát đóng dấu và xác nhận thêm vào phiếu ghi kết quả kiểm tra chứng từ giấy. 2.3.1. Đối với hàng được miễn kiểm hóa thực tế Nhân viên giao nhận nhận lại tờ khai và tiến hành thủ tục thanh lý kho ở văn phòng kho. 2.3.2. Đối với hàng phải kiểm hóa Đối với hàng được xác nhận là phải kiểm hóa, nhân viên giao nhận phải làm các bước sau: + Nhận lai tờ khai hải quan, được xác nhận bởi hải quan giám sát. + Liên hệ cán bộ hải quan được phân công kiếm hóa lô hàng nhập của Công ty. + Liên hệ thương vụ cảng, điều động nhân viên xếp dỡ, hạ container, xuống bãi kiểm hóa. Nhân viên điều độ cảng cắt seal và mời cán bộ hải quan kiểm hóa dưới sự giám sát của nhân viên giao nhận (nhân viên giao nhận chi trả toàn bộ chi phí phát sinh từ việc kiểm hóa bằng tiền của Công ty – chi phí theo quy định mỗi cảng sẽ khác nhau) + Cán bộ kiểm hóa lên tờ khai, điền vào phiếu ghi kết quả kiểm tra hàng hóa và giao lại cho nhân viên giao nhận đến thanh lý kho. 2.4. Thanh lý kho Sau khi được hải quan giám sát cảng xác nhận. Nhân viên giao nhận đến văn phòng kho tại cảng để làm thủ tục thanh lý kho. Tại đây, các chứng từ cần xuất là: + Phiếu xuất kho. (1 liên) + Tờ khai hải quan điện tử (1 bản copy – 1 bản gốc để đối chứng) + D/O (1 bản gốc) Nhân viên văn phòng kho xác nhận, đóng dấu đã thu tiền (chí phí xếp dỡ, lưu kho, lưu bãi tại cảng). Gửi trả lại nhân viên giao nhận 1 phiếu xuất kho, D/O gốc và tờ khai hải quan gốc. 2.5. Nhận hàng Nhân viên giao nhận đi đến khu vực kho giữ hàng của mình, liên lạc với nhân viên kho để phối hợp lấy hàng và trình giấy xuất kho. Trường hợp lấy hàng ngay, nhân viên giao nhận của Công ty sẽ yêu cầu dỡ hàng, và đưa lên phương tiện vận tải của mình. Nhân viên kho ký xác nhận đã giao hàng. Trường hợp muốn lưu tại cảng, Công ty phải đóng thêm chi phí lưu kho, lưu bãi theo quy định của cảng. Thông thường, khi hàng nhập khẩu là hàng lẻ thì được miễn phí lưu kho là 7 ngày, là hàng nguyên cont miễn phí lưu bãi là 5 ngày. Toàn bộ chi phí này là do hãng tàu chi trả. Quá thời hạn đó, Công ty sẽ phải trả khoản này. 2.6. Đưa hàng về bãi Công ty Sau khi hàng nhập khẩu đã được chất lên phương tiện vận tải, người chuyên chở được ủy quyền sẽ tiến hành thanh lý cổng khi đưa hàng ra khỏi cảng. Đối với hàng lẻ (LCL), người chuyên chở chỉ cần xuất trình các chứng từ sau để làm thanh lý cổng; + Phiếu xuât kho (1 bản) + Tờ khai hải quan (1 bản gốc dùng để đối chứng) Đây là loại hình chủ yếu mà hiện nay đang Công ty sử dụng, nó linh động hơn và cho phép Công ty có thể linh hoạt khi đáp ứng theo từng lô hàng xuất khẩu cụ thể. Đối với hàng nguyên cont (FCL), nhân viên giao nhận phải xuất trình D/O lại một lần nữa ở Thương vụ cảng. Tại đây, nhân viên giao nhận được thương vụ cảng cấp 1 phiếu EIR gồm 4 liên, và đồng thời Thương vụ cảng sẽ giữ lại 1 liên để đối chứng sau này. Tiếp đến, nhân viên giao nhận sẽ đến gặp hải quan giám sát 1 lần nữa để đối chiếu D/O, phiếu EIR và tờ khai hải quan điện tử. Hải quan giám sát xác nhận, giữ lại 1 bản D/O gốc, 1 liên EIR. Cuối cùng, nhân viên giao bộ chứng từ cần thiết cho người chuyên chở, để tiến hành thanh lý cổng, gồm: + Tờ khai hải quan điện tử (1 bản gốc để đối chứng). + Phiếu EIR. + D/O (1 bản) + Phiếu xuất kho (1 liên) Nhân viên hải quan cảng đối chiếu và đóng dấu hợp lệ lên phiếu EIR, đồng thời giữ lại 1 liên EIR. Loại hình nhập khẩu nguyên container này hiện nay ít được Công ty sử dụng vì các đơn hàng nhập khẩu nguyên phụ liệu lớn ít dần, không linh hoạt và một phần lớn nguyên phụ liệu hiện nay có thể nhập khẩu tại chỗ ở các đối tác trong nước. Đến đây, thủ tục giao nhận ở cảng coi như đã hoàn tất. Nhân viên giao nhận chỉ giữ lại 1 tờ khai hải quan điện tử (bản gốc), 1 liên EIR để làm thủ tục thanh lý hải quan hàng nhập khẩu sau này. Hàng nhận được vận chuyển ra khỏi cảng, chở về kho của Công ty. + Khu B: 22/14 Phan Văn Hớn, Phường Tân Thới Nhất, Quận 12, TP. Hồ Chí Minh để sản xuất, tiêu thụ nội địa. + Khu A: 1B, Quang Trung, Phường 8, Quận Gò Vấp, TP. Hồ Chí Minh, đối với hàng gia công, sản xuất xuất khẩu. III. Những khác biệt trong quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu thực tế bằng đường biển so với lý thuyết Tuy quy trình giao nhận tại cảng thực tế là như vậy nhưng trên lý thuyết, nó vẫn có đôi chút khác biệt. - D/O có thể cầm 2 bản 1 bản nộp cho thương vụ cảng khi lấy phiếu xuất kho, 1 bản giữ lại để thanh lý cổng. - Tờ khai hải quan điện tử đã thông quan không nhất thiết phải chuẩn bị từ trước. Nhân viên giao nhận có thể trực tiếp rút về từ hải quan khi ra cảng nhận hàng. - Nhân viên giao nhận có thể làm thủ tục giao nhận gộp 2, 3 hợp đồng trong tuần cùng 1 ngày cụ thể, mặc dù giấy báo hàng đến ghi khác nhau, miễn là thấy tiện lợi. Phương tiện vận tải có thể đến vào sau ngày làm thủ tục nhận hàng, nhưng đúng ngày nhận hàng ghi trên phiếu nhận hàng cuối cùng. (Quy trình lý thuyết về rút hàng nhập khẩu tại cảng – Phụ lục 4, đính kèm) IV. Nhận xét chung về quy trình giao nhận nguyên phụ liệu nhập khẩu bằng đường biển của Công ty Cổ phần may Phương Đông 1. Ưu điểm và nguyên nhân Trong quá trình tham gia vào quy trình giao nhận hàng nhập khẩu thực tế ở Công ty Cổ phần may Phương Đông, tác giả đã nhận thấy được ưu điểm lớn nhất của Công ty chính là đội ngũ nhân viên giao nhận có kinh nghiệm cao, người có thâm niên thấp nhất cũng được 5 năm tuổi nghề. Bên cạnh đó, đội ngũ này còn được chuyên môn hóa, mỗi người chuyên phụ trách một khu vực cụ thể. Các nhân viên lần lượt được phân chia phụ trách về các mặt hàng xuất nhập khẩu liên quan đến đường biển tại cảng Cát Lái, phụ trách xuất nhập khẩu tại Tân Cảng, và các ICD, phụ trách tại cảng Vict, và có người phụ trách các mặt hàng xuất nhập khẩu bằng đường bưu điện, xuất nhập khẩu tại chỗ và bằng đường hàng không. Các nhân viên giao nhận còn có một mối quan hệ khá tốt với cán bộ hải quan cảng, do đó thủ tục ở khâu này được làm khá nhanh gọn, thuận lợi. Ưu điểm thứ hai là có đội ngũ làm thủ tục chủ yếu là các nhân viên trẻ, năng động, giàu nhiệt huyết, có trình độ nghiệp vụ. Các nhân viên này có khả năng thích ứng nhanh, khả năng cập nhật và nắm bắt những thay đổi về các quy định của pháp luật liên quan đến các khâu thủ tục xuất nhập khẩu. Tạo điều kiện cho quy trình giao nhận được thuận lợi hơn. Đây cũng chính là một nhân tố quan trọng làm nên thành công của Công ty. Ưu điểm thứ ba là hầu hết các mặt hàng nhập khẩu theo phương thức CIF, nên Công ty không phải thực hiện nghĩa vụ mua bảo hiểm, giảm bớt được một khâu khá phức tạp trong việc thực hiện các thủ tục cho các lô hàng nhập khẩu. 2. Hạn chế và nguyên nhân Bên cạnh các ưu điểm kể trên, tác giả còn thấy một số hạn chế đang còn tồn đọng: - Cơ sở vật chất và trợ cấp cho các nhân viên giao nhận đang còn khá khiêm tốn. Đặc thù của nhân viên giao nhận ở Công ty là chủ yếu nhận chứng từ và ra cảng làm thủ tục giao nhận, vì thế cơ sở vật chất của họ đã bị giảm lược. Tuy nhiên, nhiều khi xuất nhập hàng hóa nhiều, theo mùa vụ, việc sử dụng các cơ sở vật chất đó như bàn làm việc, máy vi tính đang còn chồng chéo, và hơi bất tiện. - Đội ngũ khai báo thủ tục còn trẻ, đang còn trong quá trình tích lũy kinh nghiệm về nghiệp vụ nên còn có khá nhiều sai sót trong quy trình khai báo hải quan, đặc biệt là từ khi áp dụng hải quan điện tử vào thực tiễn. Từ các sự cố về khai báo, việc nhận hàng của nhân viên giao nhận có thể bị trì hoãn do không rút được tờ khai, gây sự chậm trễ cho cả quy trình chung. - Các nhân viên giao nhận mới được tách từ phòng kho vận sang phòng kế hoạch thị trường nên cũng gây một số bất lợi khi nhận hàng. Nhiều khi nhân viên giao nhận nhận chỉ thị từ phòng kế hoạch ra cảng nhận hàng nhưng không có phương tiện vận tải đưa hàng về (phương tiện vận tải do phòng kho vận chịu trách nhiệm điều phối, thuê mướn) CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP ĐỀ XUẤT ĐỐI VỚI NGHIỆP VỤ NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN MAY PHƯƠNG ĐÔNG I. Định hướng chiến lược phát triển trong thời gian tới của Công ty 1. Phương hướng phát triển chung - Đa dạng hóa sản phẩm, chuyên môn hóa sản xuất, đa dạng hóa ngành, phát triển dịch vụ, kinh doanh tổng hợp. - Nâng cao năng lực quản lý toàn diện, đầu tư các nguồn lực, đặc biệt là đầu tư cho con người và mội trường làm việc. - Xây dựng và phát triển thương hiệu của Công ty, nhãn hiệu hàng hóa, mở rộng kênh phân phối trong nước và quốc tế. - Xây dựng nền tài chính lành mạnh. - Tạo điều kiện và đề ra những chính sách tốt nhất để chăm lo đời sống cho nhân viên và giữ chân người lao động. - Tiếp tục kiện toàn tổ chức hoạt động. 2. Phương hướng phát triển năm 2011 - Mục tiêu năng suất lao động phấn đấu đến tháng 12/2011 thực hiện 550 USD/người/tháng. - Giữ ổn định, đồng thời tuyển dụng, nâng số lượng lao động trong toàn Công ty lên 3000 lao động, trong đó ở thành phố Hồ Chí Minh là 2100 người, Bình Thuận là 900 người. - Ban cải tiến Công ty tiếp tục củng cố, hoàn thiện, bổ sung, cập nhận định mức lao động và đặc biệt quan tâm đến nghiên cứu thao tác, cách sắp xếp dây chuyền, cải tiến thiết bị, giảm thao tác cho công nhân. - Đầu tư máy mọc thiết bị cho các xí nghiệp từ 5-7 tỷ. - Duy trì và đẩy mạnh xuất khẩu, phấn đấu đạt doanh thu 400 tỷ VNĐ trong năm 2011. - Phấn đấu mở rộng các bạn hàng trên thế giới, đẩy mạnh xuất các mặt hàng Casual Pants, Blazer, Denim Pants, Uniform… - Phấn đấu thực hiện khẩu hiệu “Chất lượng – Năng suất – Hiệu quả - Không tăng ca” II. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện nghiệp vụ giao nhận tại Công ty Trong quá trình thực hiện nghiệp vụ giao nhận tại Công ty Cổ phần may Phương Đông, tác giả nhận thấy ban lãnh đạo Công ty đã hỗ trợ, và sự hợp tác chặt chẽ giữa các phòng ban đã tạo được cho các nhân viên giao nhận có được một điều kiện thuận lợi để hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình. Tuy nhiên, nếu muốn được hoàn thiện hơn nữa, chúng ta cần phải có một số giải pháp cụ thể: 1. Các yếu tố về phía Công ty: - Tăng thêm trợ cấp cho các nhân viên giao nhận để bù lại các chi phí phát sinh trong quá trình thực hiện nghiệp vụ, đồng thời đó cũng là một nhân tố kích thích tinh thần hăng hái hơn trong công việc của nhân viên. Hiện nay, chi phí trợ cấp của Công ty áp dụng cho hầu hết các nhân viên giao nhận là 500 000đ chí phi đi lại (từ năm 2003), 170 000đ tiền nước uống (từ năm 2003). Tuy nhiên, vật gíá hiện thời đã có nhiều thay đổi đáng kể, chi phí đi lại cũng đã tăng nhiều. Điều đó chính là một khó khăn không nhỏ, gây trở ngại tới tâm lý của các nhân viên khi được giao thực hiện nghiệp vụ. Ngoài ra, Công ty nên trợ cấp thêm phí điện thoại cho nhân viên giao nhận bằng các thẻ cào mệnh giá từ 100.000đ – 200.000 đ vào hàng tháng để tạo điều kiện cho họ có thể có điều kiện liên lạc được tốt hơn. - Đầu tư thêm một số trang thiết bị cho các nhân viên giao nhận như bàn làm việc, máy vi tính… để họ linh động hơn trong việc hoàn tất thủ tục. Nhất là vào các dịp gần năm mới, các đơn hàng của Công ty thường tăng đột biến, do đó các công tác chứng từ, giao nhận hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu cũng trở nên tấp nập hơn. Vào những dịp như vậy, một số nhân viên giao nhận đang còn phải “mượn” cơ sở vật chất của nhân viên văn phòng để làm việc, điều đó thật sự rất bất tiện. - Tăng tính phối hợp giữa các phòng ban, nhất là giữa phòng kho vận và phòng kế hoạch trong việc điều phối các phương tiện vận tải phù hợp, kịp thời khi nhận hàng nhập khẩu tại cảng. Phòng kế hoạch nên thông báo trước cho phòng kho vận ngày nhận hàng, và phòng kho vận phải xác nhận kế hoạch điều động phương tiện vận tải đúng giờ, đúng ngày, và phải chịu trách nhiệm cao về việc đó. - Đào tạo và nâng cao sự chuyên nghiệp của các nhân viên chứng từ, nhất là các nhân viên khai báo hải quan, tránh sai sót gây nên hậu quả tốn kém, chậm trễ cho cả quy trình. Có thể tổ chức các khóa học thêm, mời các cán bộ hải quan về hướng dẫn các nghị định, thông tư mới hàng tháng ở Công ty. Bên cạnh đó, Công ty nên cử cán bộ đi học luân phiên các khóa nghiệp vụ liên quan nhằm linh động hơn trong việc xử lý toàn bộ quy trình nhập khẩu nói chung, cũng như giao nhận nói riêng. 2. Các yếu tố khác - Nhằm nâng cao khả năng thanh toán của mình, Công ty nên gìn giữ và tăng cường hơn nữa việc việc duy trì một mối quan hệ tốt đối với ngân hàng ủy quyền của mình (Vietcombank Hồ Chí Minh) trong thanh toán quốc tế về thanh toán L/C, T/T cho các lô hàng nhập khẩu cũng như xuất khẩu. - Duy trì và phát triển mối quan hệ hơn nữa với các nhân viên hải quan chi cục, hải quan cảng. Điều này có thể được thực hiện bằng việc thực hiện nghiêm túc, đầy đủ các thủ tục hải quan tại cảng. Kết hợp sự hỗ trợ từ hai phía để giúp cùng hiểu kỹ hơn về đơn hàng và đưa ra xác nhận nhanh nhất, chính xác nhất. - Có các quy ước rõ ràng và mối quan hệ tốt trong mối liên hệ với các hãng tãu nhằm tạo điều kiện tốt hơn trong việc cấp phát D/O. Việc cấp nhận D/O hiện nay của Công ty chủ yếu là giữa đại lý hàng tàu và nhân viên giao nhận. Tuy nhiên, có nhiều lúc một số chứng từ, hay nợ xấu với hãng tàu mà có thể dẫn đến việc trì hoãn cấp phát D/O. Vì vậy, việc minh bạch, và xin cấp D/O trước là một điều nên áp dung trong thời gian tới. KẾT LUẬN Hòa cùng xu thế phát triển chung của nền kinh tế thế giới, cộng với việc Việt Nam đã gia nhập vào tổ chức kinh tế thế giới WTO đã mở ra những cơ hội cũng như những thách thức to lớn cho các doanh nghiệp Việt Nam. Điều này đòi hỏi các doanh nghiệp phải không ngừng cải tiến, đổi mới nâng cao khả năng cạnh tranh để có thể đứng vững trong một sân chơi có tính cạnh tranh rất gay gắt như bây giờ. Ngành dệt may Việt Nam trong những năm gần đây có những thành tích vượt bậc. Kim ngạch xuất khẩu ngành dệt may chiếm tỉ trọng rất lớn, đứng thứ hai sau xuất khẩu dầu thô. Thành công chung của ngành dệt may Việt Nam có sự đóng góp không nhỏ của Công ty Cổ phần may Phương Đông. Với nỗ lực và phấn đấu không ngừng, Công ty hiện là một trong năm doanh nghiệp có doanh thu nội địa cao nhất của Tổng công ty Dệt may Việt Nam, là chàng đầu Việt Nam về thời trang may mặc xuất khẩu và nội địa. Trong những năm tới, Công ty đã có kế hoạch mở rộng thị trường tìm kiếm nhiều bạn hàng mới với giá trị hợp đồng cao. Điều này đồng nghĩa với việc xuất nhập khẩu của Công ty ngày càng được mở rộng. Đồng thời vai trò của công tác giao nhận trong xuất nhập khẩu của Công ty ngày cảng phải được chú trọng. Với những kiến thức đã được trang bị ở trường đại học cùng thời gian thực tế tại Công ty. qua bài viết này, tác giả đã cố gắng đưa ra những nét nổi bật và hạn chế trong nghiệp vụ giao nhận nguyên phụ liệu nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty. Từ đó đưa ra một số kiến nghị với hy vọng phần nào lấp đầy được những thiếu sót chưa được hoàn chỉnh trong quá trình thực hiện công tác giao nhận nguyên phụ liệu nhập khẩu phục vụ sản xuất – gia công xuất khẩu tại Công ty.