Đề tài Tìm hiểu quá trình áp dụng phần mềm tích hợp quản trị thư viện Libol tại trung tâm thông tin – Thư viện trường đại học kiến trúc Hà Nội

m kê. Sau đó cán bộ có thể bắt đầu kỳ kiểm kê bằng việc khai báo một số thông tin liên quan đến kỳ kiểm kê như tên kiểm kê, ngày kiểm kê và người kiểm kê. Sau khi kiểm kê xong, cán bộ sẽ cho kho vừa kiểm kê trở lại hoạt động bình thường. Thống kê: Trung tâm TT – TV ĐHKTHN đã áp dụng chức năng Thống kê trong hoạt động của mình. Chức năng này giúp cho cán bộ của Trung tâm có cái nhìn tổng quát về cả quá trình bổ sung. Dựa vào đó để lên những kế hoạch hoạt động bổ sung cho hợp lý, phục vụ công tác phục vụ bạn đọc đạt hiệu quả cao. Những bản thống kê sẽ được hiển thị dạng biểu đồ hình cột. Cán bộ của Trung tâm có thể các hình thức thống kê sau: - Thống kê toàn bộ hoặc theo giai đoạn, trong đó có thống kê theo số đầu ấn phẩm hoặc theo số bản ấn phẩm. - Thống kê bổ sung theo định kỳ thời gian: hàng năm, hàng tháng hoặc hàng ngày. - Thống kê bổ sung theo thuộc tính ấn phẩm như: theo khung phân loại, theo ngôn ngữ hoặc theo nước xuất bản. 2.2.2. Phân hệ biên mục: Phân hệ biên mục cung cấp cho cán bộ thư viện một công cụ hữu hiệu và tiện lợi để tiến hành công tác biên mục. Bên cạnh các mẫu biên mục thiết kế sẵn sàng cho các dạng tư liệu phong phú gồm sách, bài trích luận án, báo cáo khoa học, phim, tranh ảnh, bản đồ, băng, đĩa nhạc, tập máy tính, vật phẩm… cán bộ thư viện còn có thể dễ dàng chỉnh sửa các mẫu này hoặc xây dựng các mẫu biên mục mới với khả năng tạo trường, dán nhãn và đặt tên, định các trường con, cũng như quy định các thuộc tính lặp, bắt buộc, kiểu dữ liệu cho chúng. Các trường biên mục có thể được ghép nhóm theo chức năng và được thiết đặt để sử dụng các từ điển tham chiếu có sẵn để kiểm soát tính nhất quán. Phân hệ biên mục cho phép cán bộ nhập mới, sữa chữa, xoá, duyệt xem, tái sử dụng, đặt các giá trị mặc định cho phiên làm việc cũng như biên mục chi tiết các bản ghi được bộ phận bổ sung nhập sơ lược vào hệ thống. Phân hệ biên mục hỗ trợ mọi trường theo chuẩn MARC 21 phiên bản được tu chỉnh tháng 3 năm 2000 và được bổ sung thêm các trường dữ liệu đặc thù cho ngành Thư viện Việt Nam dựa trên những tư vấn về nghiệp vụ của Thư viện quốc gia và Trung tâm Thông tin Tư liệu Khoa học và Công nghệ Quốc gia. Phân hệ hỗ trợ các khung phân loại BBK, DDC, LC, khung đề mục quốc gia, tiêu đề đề mục, bộ từ khoá thống nhất với những từ điển tham chiếu được nhập trước sẵn sàng cho người dùng khai thác. Phân hệ này còn cho phép cán bộ thư viện cũng có thể tạo các ấn phẩm đầu ra như danh mục sách mới hoặc phích phiếu, nhãn sách với khả năng sắp xếp tiếng Việt do người dùng tự quy định. Trung tâm TT –TV ĐHKTHN đã áp dụng phân hệ này trong hoạt động thư viện của mình. Để truy cập vào phân hệ Biên mục và sử dụng các chức năng trong phân hệ, người dùng phải được cấp phát một tài khoản sử dụng với quyền thích hợp. Trong trường hợp người dùng lựa chọn các chức năng đòi hỏi quyền sử dụng ở mức cao hơn so với quyền được cấp cho tài khoản mà người dùng đang đăng nhập hiện thời, chương trình sẽ đưa ra thông báo và yêu cầu người dùng phải đăng nhập lại dưới một tài khoản khác có quyền thích hợp hơn. Quyền được cấp phát tài khoản là do những người phụ trách phân hệ Quản lý. Quy trình nghiệp vụ biên mục có: A, Giá trị ngầm định: Khi biên mục cho những ấn phẩm có một vài thuộc tính chung nào đó, cán bộ của Trung tâm có thể dùng chức năng này để đặt những giá trị cố định cho các trường tương ứng trong bản ghi biên mục, nhằm giảm bớt thao tác lặp đi lặp lại khi nhập tin cho những trường này với các đầu ấn phẩm khác nhau. Giá trị cố định này sẽ có hiệu lực trong suốt phiên làm việc trừ khi nó được lặp lại. Trong phần Giá trị ngầm định cán bộ có thể đặt giá trị ngầm định cho một trường hoặc tra cứu nhãn trường cần nhập giá trị ngầm định. B, Biên mục bổ sung: Khi bổ sung một đầu ấn phẩm mới vào kho sách của thư viện, biên cạnh những thông tin lưu trữ (VD: chỉ số đăng ký cá biệt, tên kho...), thông tin về số lượng, cán bộ bổ sung còn cần phải khai báo một số thông tin thư mục cơ bản của ấn phẩm đó như Nhan đề, Năm xuất bản, Đặc trưng số lượng... để làm dữ liệu ban đầu cho quá trình biên mục chi tiết. Công tác này được tiến hành qua chức năng Bổ sung và biên mục sơ lược thuộc phân hệ Bổ sung. Chức năng Biên mục bổ sung cho phép cán bộ thư viện có thể nhanh chóng và dễ dàng theo dõi được các đầu ấn phẩm mới được bổ sung này qua một hàng đợi, từ đó tiến hành biên mục chi tiết cho các ấn phẩm đó. ấn phẩm sẽ tiếp tục nằm trong hàng đợi cho đến khi được đánh dấu và xoá khỏi danh sách. Danh mục các ấn phẩm trong hàng đợi chờ được biên mục chi tiết được hiển thị dưới dạng ISBD rút gọn, cùng với mã tài liệu, tên cán bộ tiến hành biên mục sơ lược và ngày nhập vào cơ sở dữ liệu. C, Nhập mới bản ghi: Chức năng Nhập mới bản ghi cho phép người dùng biên mục chi tiết cho một tư liệu trong thư viện. Tư liệu này có thể là một ấn phẩm dạng văn tự hoặc các dạng thức khác như phim video, bản đồ, tranh ảnh, vật phẩm, âm thanh, các dữ liệu điện tử hoặc trang Web... Chức năng Nhập mới bản ghi sử dụng cơ chế kiểm soát tính nhất quán thông qua các từ điển tham chiếu để hạn chế những nhầm lẫn, sai sót. Để việc nhập mới bản ghi được tiến hành nhanh chóng, cán bộ của Trung tâm có thể tiến hành phân nhóm các trường trên giao diện nhập liệu. Các trường trong mẫu nhập liệu được hiển thị theo hàng ngang và được phân nhóm theo 2 kiểu là Nhóm theo chức năng và Nhóm theo vùng MARC 21. Cán bộ Trung tâm có thể dễ dàng chuyển đổi giao diện giữa hai kiểu phân nhóm này. Mô tả cụ thể hai kiểu phân nhóm như sau: - Nhóm theo chức năng: các trường có cùng một chức năng sẽ được hiển thị lân cận nhau và được đặt dưới một nhan đề tiểu mục chung là tên của chức năng. Có 9 nhóm chức năng sau: Quản lý: các thông tin phục vụ cho việc quản lý như mã tài liệu, dạng tài liệu, vật mang tin, độ mật, cấp mô tả thư mục... Nhan đề – Thư mục: các thông tin về nhan đề và thư mục (tùng thư, đặc trưng số lượng...), cũng như các thông tin thư mục bổ sung cho các loại ấn phẩm cụ thể (luận án, ấn phẩm định kỳ...). Tác giả - Xuất bản: thông tin về địa chỉ xuất bản, các cá nhân, tập thể chịu trách nhiệm về mặt trí tuệ cho ấn phẩm. Khung phân loại: thông tin về các chỉ số khung phân loại (tại Trung tâm TT – TV ĐHKTHN sử dụng khung phân loại BBK), từ khóa và các tiêu đề đề mục (subject heading). Nội dung: thông tin tóm tắt ấn phẩm và các trường phụ chú khác. Dữ liệu điện tử: thông tin về các dữ liệu điện tử liên kết với bản ghi biên mục của ấn phẩm dưới dạng đường dẫn (các tệp văn bản, hình ảnh, âm thanh, phim số hoá...). Liên kết: thông tin về sự liên kết giữa bản ghi biên mục của ấn phẩm hiện thời với bản ghi biên mục của các ấn phẩm khác trong cơ sở dữ liệu (VD: bài trích nằm trong một cuốn sách, tạp chí, ấn phẩm định kỳ bị phân tách hoặc sát nhập lại từ các ấn phẩm định kỳ khác,...). Mã xếp giá: thông tin về vị trí vật lý của các bản ấn phẩm. Chỉ số chuẩn: thông tin về các chỉ số theo tiêu chuẩn quốc tế và quốc gia của ấn phẩm (ISBN, ISSN, số lưu chiểu...). - Nhóm theo vùng MARC21: Trung tâm TT – TV ĐHKTHN cũng đã sử dụng MARC 21 làm cho các trường thuộc cùng một vùng sẽ được hiển thị lân cận nhau và được đặt dưới một nhan đề tiểu mục chung của vùng. Điều này rất thuận tiện trong quá trình Biên mục tài liệu của cho các cán bộ của Trung tâm. D, Sửa chữa: Chức năng sửa chữa bản ghi cho phép cán bộ trung tâm sửa lại giá trị của một nhóm trường trong bản ghi biên mục của một tư liệu trong thư viện. Tư liệu này có thể là một trong những ấn phẩm dạng văn tự hoặc các dạng tư liệu khác. E, Xoá: Chức năng Xoá bản ghi cho phép cán bộ huỷ thông tin biên mục của một tư liệu trong thư viện, đồng thời cũng huỷ các thông tin có liên quan (thông tin về bổ sung, xếp giá, lịch sử mượn- trả) của tư liệu đó. F, Xem: Tính năng Xem bản ghi cho phép cán bộ duyệt xem thông tin biên mục của một nhóm hoặc toàn bộ số bản ghi trong cơ sở dữ liệu. Tính năng Xem bản ghi còn cho phép người dùng tái sử dụng toàn bộ hoặc một phần các thông tin biên mục đã được cập nhật ở một bản ghi có sẵn cho các bản ghi mới. Đồng thời nó còn cho phép hiển thị thông tin của ấn phẩm theo các dạng định dạng khác nhau như MARC, XML... Chế độ ngầm định của chức năng Xem bản ghi là duyệt toàn bộ cơ sở dữ liệu. Tuy nhiên trong phần Xem bản ghi có chức năng Lọc bản ghi để chọn xem chỉ một tập hợp các bản ghi thoả mãn một số điều kiện nhất định nào đó tuỳ vào yêu cầu của cán bộ Trung tâm. G, Nhập khẩu bản ghi: Trong quá trình biên mục một ấn phẩm, cán bộ tìm được thông tin của ấn phẩm đó trên Internet (do một thư viện nào đó đưa lên) hay cán bộ tìm được trong một thư viện nào đó qua giao thức Z39.50, để có thể dùng lại các thông tin đó cho ấn phẩm cần biên mục trong thư viện của mình thì phải làm thế nào? Để giải quyết vấn đề này, cán bộ của Trung tâm đã sử dụng chức năng Nhập khẩu bản ghi của phần mềm Libol 5.0. H, Xuất khẩu bản ghi: Chức năng Xuất khẩu bản ghi cho phép người dùng có thể kết xuất những thông tin về ấn phẩm ra một file có phần mở rộng mặc định là *.iso. Kết quả sử dụng: Trung tâm TT – TV ĐHKTHN đã tạo ra các ấn phẩm đầu ra như danh mục sách mới hoặc phích, phiếu, nhãn sách với khả năng sắp xếp tiếng Việt do người dùng tự quy định. Cơ sở dữ liệu có hơn 5000 biểu ghi, trong đó cơ sở dữ liệu sách có gần 2000 biểu ghi; cơ sở dữ liệu luận văn, thạc sỹ, đồ án tốt nghiệp, các công trình nghiên cứu khoa học của giáo viên có hơn 3000 biểu ghi. Ngoài ra, Trung tâm còn có 30 biểu ghi cơ sở dữ liệu báo tạp chí. Với kết quả đạt được này, Trung tâm đã đáp ứng được nhu cầu ngày càng cao của sinh viên và cán bộ, giáo viên trong trường. * Từ điển: Một trong những phương pháp để đảm bảo chất lượng của công tác biên mục là kiểm soát tính nhất quán của dữ liệu biên mục. Kiểm soát tính nhất quán giúp cán bộ nhập tin cho các trường biên mục theo quy cách dữ liệu được quản lý tập trung, thống nhất và chuẩn hoá. Không phải trường biên mục nào cũng cần phải kiểm soát tính nhất quán. Các trường cần kiểm soát tính nhất quán thường là các trường mà giá trị có thể lặp lại nhiều lần ở các bản ghi khác nhau như các trường Tác giả, Nhà xuất bản, Khung phân loại, Từ khoá, Tùng thư, Nhan đề thống nhất... Việc kiểm soát tính nhất quán có thể được tiến hành qua cơ chế tham chiếu từ điển. Điều này có nghĩa là khi người dùng nhập tin cho các trường cần có tính nhất quán, người dùng sẽ tra cứu từ điển chứa các mục từ tương ứng với trường đó để lấy ra giá trị phù hợp và tham chiếu đến nó, thay vì gõ vào mục từ này. Dữ liệu không có tính nhất quán sẽ làm giảm hiệu quả của các tiến trình tra cứu thông tin. Dữ liệu không được kiểm soát tính nhất quán còn dễ tạo ra các lỗi chính tả khi người dùng phải gõ đi gõ lại cùng một mục từ ở các bản ghi khác nhau. Đồng thời việc phát hiện và sửa chữa những lỗi này cũng không đơn giản. Với cơ chế từ điển sử dụng tham chiếu, việc sửa lỗi trái lại sẽ rất thuận tiện và hiệu quả vì người dùng chỉ cần sửa duy nhất mục từ trong từ điển tham chiếu mà không cần sửa lại từng bản ghi. Mặt khác cơ chế từ điển tham chiếu còn cho phép người dùng sử dụng các dữ liệu nhập sẵn trong cơ sở dữ liệu hoặc bổ sung thêm các nguồn dữ liệu từ bên ngoài, và qua đó làm giảm bớt công sức nhập liệu. Phân hệ Biên mục cung cấp cho người dùng các từ điển tham chiếu bao gồm thông tin nhập sẵn và cơ chế bổ sung, sửa chữa các từ điển này. Phiên bản 5.0 có 14 từ điển tham chiếu gồm có: - Tác giả: Từ điển tham chiếu tác giả cung cấp các mục từ tên cá nhân, tập thể chịu trách nhiệm về mặt trí tuệ cho tư liệu cần biên mục. - Từ khoá: Từ điển tham chiếu từ khoá cung cấp các mục dùng để từ mô tả nội dung một tư liệu. Giá trị của các từ khoá thường là không chuẩn hóa và không có phân cấp hay quan hệ lẫn nhau. Phân hệ Biên mục cung cấp một từ điển từ khoá nhập sẵn được tổng hợp từ nguồn dữ liệu của Thư viện quốc gia và Trung tâm thông tin tư liệu khoa học công nghệ quốc gia. - Nhà xuất bản: Từ điển tham chiếu nhà xuất bản cung cấp các mục từ là tên nhà xuất bản, cơ quan, đơn vị phát hành tư liệu. - Ngôn ngữ: Từ điển tham chiếu ngôn ngữ cung cấp thông tin về các ngôn ngữ (nói và viết) có thể được dùng để biên mục các thuộc tính về ngôn ngữ của một tư liệu. - Tên nước: Từ điển tham chiếu tên nước cung cấp thông tin về tên gọi của các quốc gia trên thế giới. Thông tin này có thể được dùng để biên mục các thuộc tính về vị trí địa lý của một tư liệu. Phân hệ Biên mục cung cấp một từ điển tên nước nhập sẵn cùng với thông tin về các tên nước này theo chuẩn ISO 3166. - BBK: Từ điển tham chiếu BBK cung cấp các mục từ về các chỉ số phân loại theo khung phân loại BBK do Liên Xô cũ phát triển. Phân hệ Biên mục cung cấp một từ điển các chỉ số BBK nhập sẵn được tổng hợp từ dữ liệu đang được áp dụng tại Thư viện Quốc gia và Trung tâm Thông tinTư liệu Khoa học Công nghệ Quốc gia. - UDC: từ điển tham chiếu UDC cung cấp các mục từ về các chỉ số phân loại theo khung phân loại UDC. Phân hệ Biên mục cung cấp một từ điển các chỉ số UDC nhập sẵn (không đầy đủ) được lấy từ mạng Internet. - DDC: : từ điển tham chiếu DDC cung cấp các mục từ về các chỉ số phân loại theo khung phân loại DDC do Melvin Dewey phát triển. Phân hệ Biên mục cung cấp một từ điển các chỉ số DDC nhập sẵn (không đầy đủ) được lấy từ mạng Internet. - LC: : từ điển tham chiếu LC cung cấp các mục từ về các chỉ số phân loại theo khung phân loại LC do Thư viện Quốc hội Mỹ phát triển. Phân hệ Biên mục cung cấp một từ điển các chỉ số LC nhập sẵn (không đầy đủ) được lấy từ trang Web của Thư viện Quốc hội Mỹ. - Khung đề mục quốc gia: Từ điển tham chiếu Khung đề mục quốc gia cung cấp các mục từ chỉ số phân loại theo Khung đề mục quốc gia do Việt Nam phát triển. Phân hệ Biên mục cung cấp một từ điển Khung đề mục quốc gia nhập sẵn (đầy đủ). - Đề mục chủ đề (subject heading): Từ điển tham chiếu đề mục chủ đề cung cấp các từ khoá có kiểm soát và phân cấp dùng để mô tả nội dung của ấn phẩm. Phân hệ Biên mục cung cấp một từ điển Tiêu đề đề mục nhập sẵn lấy từ cuốn “Chọn tiêu đề đề mục cho thư viện”. - Chuyên ngành luận án: Từ điển tham chiếu chuyên ngành luận án cung cấp các mục từ ghi tên và mã chuyên ngành khoa học của luận án (theo bảng phân loại của Bộ giáo dục và Đào tạo). - Thư viện: Từ điển tham chiếu Thư viện lưu các mục từ mang thông tin về các thư viện cung cấp bản ghi biên mục cho cơ sở dữ liệu. - Tùng thư: Từ điển tham chiếu Tùng thư cung cấp thông tin về các tùng thư. Việc sử dụng từ điển tham chiếu của cán bộ Trung tâm không thường xuyên, chưa được đều, có lúc dùng có lúc không. 2.2.3. Phân hệ bạn đọc: Là công cụ trợ giúp thư viện trong việc quản lý bạn đọc và tiến hành các hoạt động nghiệp vụ liên quan đến bạn đọc như cấp thẻ, in thẻ, gia hạn thẻ, cắt hiệu lực thẻ. Phân hệ cho phép người dùng tự tạo những khuôn dạng thẻ đọc khác nhau, phù hợp với nghiệp vụ và chức năng của từng thư viện. Cho phép in mã vạch cho thẻ. Phân hệ cũng cho phép thư viện phân loại bạn đọc và quy định các chính sách riêng biệt và thích hợp cho từng nhóm bạn đọc. Cung cấp nhiều phép thống kê bạn đọc khác nhau như thống kê theo tuổi, độ tuổi, nhóm ngành nghề, nhóm bạn đọc, thời gian cấp thẻ và hết hạn thẻ. Trung tâm TT – TV ĐHKTHN đã áp dụng phân hệ bạn đọc để quản lý bạn đọc trong hoạt động của mình. Các chức năng của phân hệ: Hồ sơ bạn đọc: Các thông tin về bạn đọc như: ảnh, ngày sinh, trình độ học vấn, địa chỉ liên lạc, nhóm ngành nghề, tên cơ quan, niên khoá, khoa, trường (với bạn đọc là học sinh, sinh viên)... cũng như các thông tin về thẻ (số thẻ, loại thẻ, ngày cấp, ngày hết hạn) được cập nhật vào cơ sở dữ liệu để phục vụ cho việc tra cứu, thống kê cũng như in thẻ (có tích hợp mã vạch). Khả năng xử lý lô: Khả năng xử lý lô với các nghiệp vụ gia hạn thẻ, rút hạn thẻ, xoá thẻ tạo thuận tiện cho thư viện (đặc biệt là thư viện của các trường đại học) trong việc quản lý bạn đọc được cấp thẻ theo đợt với thời hạn sử dụng giống nhau. Phân loại bạn đọc theo nhóm: Tính năng phân loại bạn đọc thành nhóm cho phép quy định chính sách cụ thể với từng nhóm như danh sách những thể loại ấn phẩm được mượn, hạn định số lượng và thời gian cho việc mượn ấn phẩm ra về, mượn đọc tại chỗ, số lần gia hạn mượn, tiền phạt trong trường hợp trả sách chậm, quyền đặt chỗ và thời hạn yêu cầu đặt chỗ được giữ khi bạn đọc đến lượt... In thẻ và mã vạch theo các khuôn dạng khác nhau: Mỗi một bạn đọc tuỳ thuộc vào đặc trưng và chức năng của mỗi thư viện sẽ có những khuôn dạng thẻ khác nhau và mỗi thẻ đọc sẽ mang những thông tin khác nhau. Để giải quyết vấn đề này, tính năng tạo khuôn dạng thẻ đọc cho phép cán bộ thư viện tự tạo những kiểu thẻ khác nhau, mang những thông tin khác nhau. Sau khi thẻ đã được tạo kiểu dáng, Libol 5.0 cung cấp cho người dùng tính năng in thẻ và in mã vạch cho thẻ. Người dùng có thể in thẻ theo một nhóm hay là in cho từng đối tượng cụ thể. Thống kê theo nhiều tiêu chí: Người dùng có thể tiến hành các thống kê khác nhau liên quan đến cộng đồng bạn đọc như vẽ đồ thị phân loại bạn đọc theo nhóm tuổi, niên khoá, ngày cấp thẻ, ngày hết hạn thẻ, theo nhóm bạn đọc... * Phân hệ Bạn đọc có 3 phần: Thẻ bạn đọc; Thống kê và In thẻ. Cụ thể từng phần là: Thẻ bạn đọc: Trong Thẻ bạn đọc có các chức năng sau: - Chức năng tra cứu: Chức năng này cho phép người dùng tìm kiếm thông tin về một hoặc một nhóm bạn đọc theo các tiêu chí khác nhau. - Chức năng nhập mới: cho phép người dùng cập nhật các thông tin về một bạn đọc vào cơ sở dữ liệu để phục vụ cho việc quản lý, thống kê. Chức năng này cũng cho phép người dùng phân loại bạn đọc theo các nhóm khác nhau và đặt ra các chính sách quản lý cũng như quy định những quyền lợi của bạn đọc thuộc mỗi nhóm một cách thích hợp. - Chức năng sửa và gia hạn thẻ: Chức năng sửa hồ sơ bạn đọc cho phép người dùng thay đổi lại các thông tin về hồ sơ bạn đọc. Để sửa thông tin của một bạn đọc nào đó trước hết cán bộ phải đưa vào một hoặc một nhóm tiêu chí tìm kiếm để xác định bạn đọc (hoặc một nhóm bạn đọc) cần sửa. Danh sách bạn đọc thoả mãn các điều kiện đặt ra sẽ được liệt kê trong một cửa sổ nhỏ. Thông tin hiển thị bao gồm: tên bạn đọc, số thẻ được cấp tại thư viện, ngày tháng năm sinh, nơi công tác/ trường đang học. Dựa vào những thông tin đó, cán bộ có thể chọn cụ thể hồ sơ cần sửa thông tin và hiệu đính các thông tin hiện thời. Chức năng gia hạn thẻ cho phép cán bộ thay đổi hạn sử dụng của một hoặc một nhóm thẻ thư viện. - Chức năng xoá thẻ bạn đọc: cho phép người dùng xoá thông tin về một hoặc một nhóm bạn đọc ra khỏi cơ sở dữ liệu. Để có thể xoá được một thẻ đọc trong cơ sở dữ liệu thì người dữ thẻ phải đã hoàn trả tất cả các cuốn sách từng mượn. Nếu thẻ bị xoá, tất cả các lần mượn sách của người giữ thẻ được cơ sở dữ liệu ghi nhận sẽ mất thông tin về người mượn. - Xem thông tin bạn đọc: tính năng này giúp cho người dùng có thể xem toàn bộ thông tin về bạn đọc. Hồ sơ bạn đọc được hiển thị theo thứ tự tăng dần của số thứ tự bạn đọc. Thống kê: Chức năng Thống kê bạn đọc cho phép người dùng có thể tiến hành một số thống kê bạn đọc dựa trên các thông tin liên quan có trong cơ sở dữ liệu. Các phép thống kê có thể tiến hành được bao gồm: Độ tuổi bạn đọc Nhóm bạn đọc Số thẻ được cấp Nhóm ngành nghề Số thẻ hết hạn Tuỳ thuộc mục đích thống kê mà bạn chọn những tính năng trên sao cho phù hợp. In thẻ: Trong phần In thẻ có các tính năng sau: - Tạo khuôn dạng thẻ đọc cho phép người dùng tự tạo những kiểu thẻ khác nhau, phù hợp với chức năng cũng như nghiệp vụ của từng thư viện. - Sửa khuôn dạng thẻ: cho phép người dùng thay đổi lại khuôn dạng thẻ đã được tạo. - In mã vạch: Chức năng in mã vạch cho số thẻ cho phép người dùng chọn in giá trị mã vạch cho một nhóm thẻ thư viện nằm trong một trong ba khung điều kiện sau: Các thẻ được cấp trong một khoảng thời gian (nhập mốc ngày tháng bắt đầu và kết thúc). Các thẻ có chỉ số ID nằm trong một dải xác định (thông qua giá trị ID cận dưới và ID cận trên). Các thẻ được chỉ định cụ thể. - In thẻ: cho phép người dùng chọn in thẻ đọc (có mã vạch cho số thẻ) hoặc mã vạch cho một nhóm bạn đọc có chỉ số ID nằm trong một dải nào đó. Trung tâm TT-TV ĐHKTHN đã bắt đầu làm thẻ đọc qua phần mềm tích hợp quản trị thư viện Libol cho sinh viên từ khoá 2002. Đến nay Trung tâm đã làm được hơn 5000 thẻ đọc. Ví dụ về mẫu thẻ bạn đọc có thể xem ở phần Phụ lục. 2.2.4. Phân hệ mượn – trả: Là quá trình lưu thông ấn phẩm giữa thư viện và bạn đọc cũng như giữa các thư viện với nhau. Đồng thời nó giúp cho thư viện sử dụng có hiệu quả các thông tin được ghi nhận trong quá trình mượn trả, từ đó đưa ra những báo cáo thống kê đa dạng về tần suất, số lượt mượn ấn phẩm. Các tính năng chính: - Tự động hoá tối đa: Hoạt động mượn trả được tự động hoá tối đa nhằm giảm bớt số thao tác thủ công của cán bộ thư viện và đảm bảo chính sách với bạn đọc của thư viện được chấp hành chặt chẽ. Chương trình tự động hợp lệ bạn đọc: kiểm tra hạn thẻ, số sách bạn đọc được mượn, vị trí của bạn đọc trong hàng đợi, sách bạn đọc giữ quá hạn và tiền phạt nếu có; Hợp lệ ấn phẩm: ấn phẩm đang được xếp hàng cho ai? Những mã xếp giá nào còn rỗi? Loại đối tượng nào được mượn? Ngày trả ấn phẩm... Chương trình cũng tự động in phiếu ghi mượn sau khi bạn đọc đã được cho mượn xong. - Tích hợp mã vạch: Việc tích hợp với mã vạch (cả cho thẻ đọc và cho ấn phẩm) giúp cho cán bộ thư viện có thể nhanh chóng ghi mượn, trả bằng máy đọc mã vạch. Có thể tích hợp với các thiết bị ngoại vi khác như thẻ từ, cổng từ chính. - Thống kê đa dạng: Vẽ đồ thị về hoạt động lưu thông tài liệu theo nhiều tiêu chí khác nhau như những ấn phẩm được mượn nhiều nhất, những bạn đọc, nhóm bạn đọc mượn nhiều nhất, thống kê lượt lưu thông tài liệu theo năm, tháng, ngày. - Xử lý ấn phẩm mượn quá hạn: Phân hệ tự động lên danh sách những ấn phẩm mượn quá hạn và gửi thư nhắc nhở qua email hoặc in thư theo mẫu định sẵn theo thời gian biểu quy định. Phân hệ mượn trả trên Web: Phân hệ Mượn & trả có chức năng quản lý việc lưu thông ấn phẩm giữa cộng đồng bạn đọc và thư viện và đảm bảo việc thực thi các chính sách của thư viện liên quan đến hoạt động này. Phân hệ Mượn & trả có 3 phần là: Mượn & trả, Bạn đọc và Thống kê và lập lịch. Trung tâm TT – TV ĐHKTHN đã áp dụng 2 phần là Mượn & trả và Bạn đọc, còn phần Thống kê và lập lịch thì Trung tâm chưa áp dụng. Mượn & trả: Mượn & trả có các chức năng sau: - Ghi mượn: chức năng Ghi mượn có nhiệm vụ ghi lại những thông tin về việc mượn sách hoặc các ấn phẩm khác trong thư viện của bạn đọc và nó cũng cho phép người ta kiểm tra được số bản rỗi của một cuốn sách hay trạng thái mượn sách của một bạn đọc. Để thực hiện chức năng Ghi mượn, người sử dụng phải thực hiện các bước sau: Nhập thẻ của bạn đọc: số thẻ được nhập vào trước hết phải được kiểm tra lại độ chính xác của thông tin đưa vào. Công việc này rất quan trọng vì chương trình cần phải đưa ra được những thông tin sơ bộ về bạn đọc và trạng thái mượn sách của bạn đọc ví dụ: ngày sinh, ngày cấp thẻ, ngày hết hạn thẻ, số sách được mượn, số sách đã mượn, số sách còn được mượn... Những thông tin này giúp cho cán bộ thư viện dễ dàng quyết định bạn đọc có quyền mượn sách nữa hay không, hay bạn đọc có phải nộp tiền phạt vì sách đã quá hạn hay không? Nhập mã tài liệu: khi biết bạn đọc có được quyền mượn sách nữa hay không, người dùng tiếp tục cập nhật thông tin về ấn phẩm mà bạn đọc cần mượn. Ghi mượn: sau khi đã xác định được số thẻ bạn đọc mượn sách và thông tin về ấn phẩm cần mượn, chương trình sẽ yêu cầu thủ thư xác định một số thông tin sau: thời điểm mượn, thời điểm trả, hình thức mượn, lượt mượn... Bước cuối cùng sau khi đã xác định đầy đủ những thông số cần thiết cho lượt mượn, cán bộ thư viện sẽ nhấn nút “Ghi mượn” để kết thúc công việc ghi mượn. - Ghi trả: chức năng này có nhiệm vụ ghi nhận việc trả sách, xác định lại những yêu cầu đặt mượn được đến lượt hay chưa. Ngoài ra nó còn có nhiệm vụ lưu lại nhật ký quá trình mượn sách của bạn đọc. Sau khi ấn phẩm được hoàn trả lại cho thư viện, chương trình sẽ cân đối lại số bản rỗi của ấn phẩm và những yêu cầu đặt mượn trước sao cho số bản rỗi phải tương đương với số yêu cầu đặt mượn được đến lượt. Những yêu cầu nào đã đến lượt sẽ được liệt kê trong ấn phẩm “Đặt trước” thuộc phân hệ Tra cứu. - Ai đang mượn: chức năng này có những tính năng sau: Tìm và liệt kê xem đối với một cuốn sách nào đó đang được mượn bởi bạn đọc nào hoặc những cuốn sách nào đang được mượn bởi cùng một bạn đọc. Liệt kê những cuốn sách đã bị mượn quá hạn. Tra cứu và xử lý các yêu cầu giữ chỗ. In ra mẫu thư thông báo sách đã bị quá hạn. - Ai từng mượn: chức năng này cho phép người dùng khai thác các thông tin về lịch sử lưu thông của ấn phẩm. Để thực hiện chức năng này, cán bộ nhập vào những thông tin cần tra cứu và thông tin nào không cần dùng thì bỏ trống không nhập, sau đó nhấn nút nhập chương trình sẽ tìm và liệt kê ra những ai đã từng mượn một cuốn sách nào đó hoặc một bạn đọc nào đó đã từng mượn những cuốn sách nào. - Chính sách lưu thông: Mỗi một dạng tài liệu trong thư viện, khi tham gia vào quá trình mượn, trả sách đều phải có một chính sách quy định riêng. Chức năng này giúp cho người dùng thiết đặt những chính sách lưu thông ấn phẩm trong thư viện. - Xem và thay đổi dạng tài liệu: Chức năng này cho phép người dùng xem thông tin chi tiết về các mã xếp giá thuộc dạng tài liệu được thiết lập chính sách lưu thông. Để xem những mã xếp giá khác, người dùng có thể nhập các tiêu chí tìm kiếm vào trong phần Tra cứu. Bạn đọc: Phần Bạn đọc có những tính năng sau: - ấn phẩm giữ quá hạn: - Yêu cầu giữ chỗ: - Khoá thẻ: cung cấp cho người dùng khả năng tạm dừng hoạt động của một hay nhiều thẻ bạn đọc. Trung tâm TT-TV ĐHKTHN đã thực hiện mượn trả trên hệ thống phần mềm tích hợp điện tử Libol từ khoá 2004-2005. Mỗi năm số lượng bạn đọc tăng từ 1300 đến 1500 sinh viên hệ chính quy, số sinh viên tại chức tăng thêm 200, học viên cao học tăng khoảng 150. 2.2.5. Phân hệ ấn phẩm định kỳ: Cho phép quản lý các dạng ấn phẩm phát hành tiếp tục như: báo, tạp chí, tập san, niên giám... Các chức năng chính của phân hệ: - Theo dõi bổ sung: Tính năng lên lịch nhận ấn phẩm và ghi nhận thời điểm thực nhận của từng số cho phép chương trình tự động vẽ lịch và đánh dấu thông báo những ngày ấn phẩm không về cũng như kiểm soát những trùng lặp trong công tác bổ sung (đánh dấu hai lần, ghi sai ngày...). - Biên mục tổng thể và biên mục từng số: Tính năng biên mục tổng thể cho một ấn phẩm định kỳ và biên mục chi tiết theo số giúp cho việc khai thác và tra cứu thông tin có liên quan đến ấn phẩm này được tiến hành tới từng số mà vẫn tránh được việc biên mục lặp lại. Nội dung của một số (danh mục các bài trích, có thể đính kèm toàn văn, bằng cách quét và nhận dạng) có thể đưa vào cơ sở dữ liệu. - Đóng tập và xếp giá: Cán bộ Trung tâm ra quy tắc ghép tập (số lượng ấn phẩm cho một tập) chương trình sẽ tự động đưa ra các thông báo nhắc đóng tập mới và tự động gán mã xếp giá chung cho các số trong tập. - Quản lý bổ sung: Phân hệ cung cấp khả năng tạo đơn đặt mua ấn phẩm cho phép người dùng dễ dàng thay hạn và dùng lại các đơn đặt mua qua email tới các nhà cung cấp trên Internet. Còn các chức năng thống kê và báo cáo thì Trung tâm TT – TV ĐHKTHN chưa áp dụng đều. 2.2.6. Phân hệ quản lý người sử dụng: Phân hệ quản lý được sử dụng bởi người/nhóm quản trị cao nhất với khả năng tạo mới và gán quyền cho các tài khoản truy cập vào các phân hệ khác nhau cũng như rút bớt quyền hay huỷ các tài khoản đang sử dụng. Phân hệ còn cho phép người quản trị thiết đặt các tham số làm việc cho toàn hệ thống, cũng như bật, tắt các tính năng khác của các phân hệ khác. Qua giao diện của phân hệ này, người quản trị còn có thể tiến hành các hoạt động bảo trì hệ thống như chép phòng dữ liệu, đọc nhật ký hoạt động của toàn chương trình. Phân hệ Quản lý người sử dụng được Trung tâm TT –TV ĐHKTHN giao cho cán bộ quản trị mạng áp dụng và quản lý. 2.2.7. Phân hệ tra cứu: Là phân hệ giúp bạn đọc và thư viện giao tiếp với nhau tiện lợi và hiệu quả. Phân hệ này có thể tích hợp trên mạng Intranet, Internet để tạo ra một môi trường phục vụ bạn đọc tra cứu và sử dụng thông tin do trung tâm thông tin – thư viện cung cấp. Ngoài ra, thư viện có thể nhận những ý kiến phản hồi của bạn đọc, giúp cho việc điều tra và thống kê những lĩnh vực mà bạn đọc quan tâm. Tính năng tra cứu liên thư viện theo giao thức Z39.50 và trao đổi bản ghi thư mục theo tiêu chuẩn ISO 2709 giúp cho thư viện có thể kết nối, khai thác, chia sẻ tài nguyên và dịch vụ của mình với các thư viện khác. Phân hệ tra cứu Libol 5.0 còn giúp cho bạn đọc, người dùng tin không chỉ cung cấp những ấn phẩm ở dạng truyền thống mà cả những ấn phẩm ở dạng điện tử như: các văn bản, sách điện tử, phim, hình ảnh, đồ hoạ, bản đồ, âm thanh… Đặc biệt là khả năng tìm kiếm toàn văn trên nhiều fomat dữ liệu văn bản khác nhau. Và hỗ trợ mọi bảng mã tiếng Việt, giúp cho việc khai thác các dữ liệu số hoá và ấn phẩm điện tử dễ dàng. Phân hệ tra cứu có các tính năng sau: - Tính năng tìm kiếm đa dạng: Bạn đọc có thể tra cứu bất cứ dạng ấn phẩm nào bằng cách đặt ra điều kiện tìm kiếm trên những biểu mẫu được thiết kế sẵn ở các mức chi tiết khác nhau, bạn đọc có thể sử dụng các toán tử logic để tổ hợp các điều kiện tìm kiếm đó. Với sự giúp đỡ của từ điển danh mục, bạn đọc có thể tìm kiếm hiệu quả hơn trong trường hợp không biết rõ một số từ khoá nào đó (tên tác giả, nhà xuất bản, chủ đề...), tìm kiếm sử dụng các ký tự đại diện cho phép người sử dụng có thể đưa ra những yêu cầu tìm kiếm gần đúng. - Tìm kiếm toàn văn: Bạn đọc có thể sử dụng tính năng này để tra cứu toàn văn ấn phẩm. Tính năng này làm việc với mọi bảng mã tiếng Việt và mọi dạng văn bản điện tử như: word, exel, các trang HTML... Đồng thời đây còn là công cụ tìm kiếm mạnh có thể tích hợp với các phần khác trong website của thư viện. - Tra cứu liên thư viện và chia sẻ thông tin biên mục qua web: cán bộ biên mục không chỉ chia sẻ mà còn có thể khai thác cơ sở dữ liệu biên mục từ các thư viện trực tuyến trên mạng Internet. - Đa ngôn ngữ theo chuẩn UNICODE: Bạn đọc có thể tra cứu và nhận kết quả hiển thị theo các ngôn ngữ khác nhau đúng với ngôn ngữ được sử dụng trong công tác biên mục. Giao diện của phân hệ tìm kiếm phần mềm Libol cho phép hiển thị tiếng Việt, tiếng Anh, tiếng Nga... theo các bảng mã phổ biến của ngôn ngữ này. + Các dịch vụ bạn đọc: Qua phân hệ tra cứu của phần mềm Libol mỗi bạn đọc có thể chọn một trang web cho riêng mình trong đó họ có thể nhận ấn phẩm thông tin mới. Nếu bạn đọc xây dựng một danh sách các lĩnh vực mình quan tâm thì chương trình sẽ tự động tạo ra các thông báo sách mới nhập về thư viện cho bạn đọc căn cứ trên các lĩnh vực đó. Bạn đọc có thể giữ chỗ ấn phẩm, đặt mượn ấn phẩm, gia hạn ấn phẩm, xem tình trạng cá nhân như thông tin về thẻ, thông tin liên quan đến những ấn phẩm mình đang mượn, đồng thời có thể tra cứu từ điển trực tuyến Anh- Việt, Việt- Anh, Việt- Nga..., gửi ý kiến đóng góp cho thư viện hay xem lịch phục vụ của thư viện. Chương 3: Một số nhận xét và kiến nghị nhằm hoàn thiện việc áp dụng phần mềm tích hợp quản trị thư viện Libol tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Kiến trúc Hà Nội. 3.1. Những kết quả đạt được sau khi áp dụng phần mềm tích hợp quản trị thư viện Libol. * Sản phẩm và dịch vụ thông tin thư viện của Trung tâm TT – TV ĐHKTHN sau khi áp dụng phần mềm quản trị thư viện tích hợp Libol. Việc đầu tiên khi tiến hành ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động thư viện của Trung tâm chính là xây dựng cơ sở dữ liệu kho sách của Trung tâm. Sau 4 năm áp dụng phần mềm tích hợp quản trị thư viện Libol, Trung tâm TT – TV ĐHKTHN đã đạt được kết quả như sau: Xây dựng được cơ sở dữ liệu các loại tài liệu với hơn 5000 biểu ghi, trong đó: cơ sở dữ liệu sách có gần 2000 biểu ghi; cơ sở dữ liệu về luận văn, luận án, thạc sỹ, các công trình nghiên cứu khoa học của giáo viên: hơn 3000 biểu ghi; cơ sở dữ liệu báo, tạp chí: 30 biểu ghi. Việc xây dựng cơ sở dữ liệu tạp chí còn hạn chế do việc áp dụng công nghệ thông tin chưa được lâu và các tạp chí nước ngoài phải qua bộ phận dịch thuật và làm tóm tắt, song cũng đã bắt đầu đáp ứng được nhu cầu bạn đọc. Đặc biệt, Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Kiến trúc Hà Nội còn xây dựng được một cơ sở dữ liệu đồ án của sinh viên từ năm thứ nhất đến năm cuối của các khoa trong hệ đào tạo của Trường. Cơ sở dữ liệu này có hơn 100 đồ án tốt nghiệp xuất sắc. Đây là nguồn thông tin quan trọng cho sinh viên tham khảo và nghiên cứu, phục vụ quá trình học tập được thuận lợi vì đây là cơ sở dữ liệu toàn văn có cả hình ảnh của đồ án. Nhờ kết quả của việc xây dựng cơ sở dữ liệu, hiện nay thư viện đã tiến hành in phích và mục lục bằng máy. Về hình thức tìm tin: Tìm tin là quá trình gồm những hoạt động nhằm mục đích cung cấp cho người dùng tin những thông tin phù hợp với yêu cầu của họ theo dấu hiệu đã có. Các hình thức tìm tin có vai trò quan trọng trong việc khẳng định sự phát triển của bất kỳ trung tâm thông tin thư viện nào. Trung tâm TT – TV ĐHKTHN tuy mới được thành lập song đã được trang bị cơ sở hạ tầng hiện đại và vẫn đang dần được hoàn thiện, phát triển. Hiện nay bạn đọc tới Trung tâm TT – TV ĐHKTHN có thể tìm tin bằng cách tra cứu trên máy tính hoặc tra cứu trên mục lục truyền thống thông qua các tủ mục lục. Trung tâm có một hệ thống máy tính hiện đại đáp ứng nhu cầu tìm kiếm thông tin của bạn đọc: có 3 máy chủ, 80 máy tính trong đó có 60 máy phục vụ giáo viên và sinh viên tra cứu. Trung tâm TT – TV ĐHKTHN đã tiến hành nối mạng cục bộ LAN, mạng Intranet và mạng Internet; xây dựng phòng khai thác mạng với 31 máy tính phục vụ miễn phí cho sinh viên đến tra tìm tài liệu. Các thông tin tại đây khá phong phú và có thể tiếp cận bằng nhiều điểm truy cập khác nhau. Công tác mượn – trả tài liệu đã được tiến hành trên máy từ khoá 2004-2005. Nhờ vậy, tốc độ phục vụ bạn đọc của thư viện đã tăng lên, kéo theo sự gia tăng số lượng bạn đọc một cách nhanh chóng. Hoạt động của Trung tâm đã đáp ứng được nhu cầu ngày càng cao của bạn đọc. Tuy mới áp dụng phần mềm tích hợp quản trị thư viện Libol vào hoạt động thư viện của Trung tâm chưa lâu song đã thấy những kết quả và lợi ích của nó đem lại, đáp ứng ngày càng cao nhu cầu của sinh viên và cán bộ trong trường. Điều đó khẳng định rằng Trung tâm cần xây dựng và phát triển mở rộng các loại hình sản phẩm và dịch vụ thông tin – thư viện. * Sau khi áp dụng phần mềm Libol, hoạt động thư viện đã đạt được bước phát triển mới về kỹ thuật nghiệp vụ thư viện. Việc ứng dụng máy tính điện tử trong công tác xử lý thông tin tư liệu được thực hiện rộng rãi trong những năm gần đây và đem lại hiệu quả to lớn. Thông tin được tập trung trong những bộ nhớ lớn, những cơ sở dữ liệu và ngân hàng dữ liệu, tự động hoá và tăng nhanh tốc độ ở tất cả các công đoạn xử lý thông tin cũng như trong quá trình lưu thông tài liệu. Trong việc bổ sung tài liệu: cán bộ bổ sung ngày nay không phải mất nhiều thời gian trong việc tra trùng những nhan đề sắp bổ sung; các thư viện có thể hợp tác với nhau để sử dụng chung các phương tiện tra tìm thông tin và sử dụng chung nguồn tài nguyên thông tin khổng lồ của nhân loại, tiết kiệm được thời gian, kinh phí và diện tích kho lưu giữ tài liệu. Công tác xử lý tài liệu gồm: mô tả, phân loại, định chủ đề tài liệu, xây dựng các cơ sở dữ liệu. Việc áp dụng công nghệ thông tin đã đem lại nhiều lợi ích cho công tác xử lý này và khắc phục được những nhược điểm khi xử lý bằng biện pháp thủ công, làm giảm thời gian và công sức cho cán bộ Trung tâm và đặc biệt có thể xử lý một lần nhưng sử dụng nhiều lần. Những thông tin qua xử lý bằng ứng dụng tin học sẽ được quản lý theo hệ thống cơ sở dữ liệu thống nhất và được máy tính đảm nhiệm, nhờ đó mà công việc có thể tiến hành thuận tiện nhanh chóng. Quá trình lưu thông tài liệu hoạt động theo nguyên tắc thư viện phải tạo mọi phương tiện dễ dàng thoải mái cho bạn đọc, cung cấp những thông tin chính xác đầy đủ bằng phương tiện nhanh nhất. Trong việc tra tìm tài liệu: Tài liệu sau khi được xử lý sẽ được đưa ra phục vụ thông qua các hệ thống mục lục và phòng phục vụ. Trong từng phòng phục vụ của Trung tâm, độc giả có thể sử dụng máy tính để tìm tài liệu thay vì tìm bảng hệ thống mục lục theo kiểu thủ công. Máy tính giúp cho người đọc tìm được những thông tin cơ bản của quyển sách như: nhan đề, tác giả, năm xuất bản... trong thời gian nhanh hơn rất nhiều. Hơn nữa nó còn cho biết quyển sách đó hiện đang còn trên giá hay đã có người mượn, thời gian trả sách. Với tạp chí thì máy tính có thể cho biết số tạp chí mới nhất và số tiếp sẽ nhận vào ngày nào. Trong việc trao đổi nguồn tin, liên kết của Trung tâm: nhờ trao đổi hợp tác, Trung tâm có thể bổ sung nhiều tài liệu quý hiếm, đặc biệt là tài liệu về khoa học công nghệ nước ngoài đắt tiền, từ đó góp phần nâng cao chất lượng và tăng cường số lượng tài liệu thư viện trong hoàn cảnh kinh phí Trung tâm còn hạn hẹp. Mặt khác cán bộ Trung tâm có thể cập nhật những nguồn thông tin, kinh nghiệm công tác thư viện tiên tiến vào điều kiện thực tế, góp phần nâng cao chất lượng của công tác thông tin thư viện. Khi áp dụng công nghệ thông tin vào hoạt động của Trung tâm, không chỉ điều kiện làm việc của cán bộ được cải thiện đáng kể, tăng độ chính xác của công việc lên cao hơn, làm cho các khâu công tác của thư viện có quan hệ mật thiết với nhau hơn, làm giảm chi phí cho xử lý tài liệu, mà còn nâng cao tinh thần trách nhiệm của cán bộ Trung tâm. Đồng thời do áp dụng các chuẩn quốc tế nên tạo điều kiện cho Trung tâm chia sẻ tài nguyên một cách dễ dàng với các thư viện khác, do đó giảm đáng kể chi phí bổ sung tài liệu mới. Bạn đọc tới Trung tâm có thể tìm kiếm được tài liệu mình cần một cách nhanh chóng và đầy đủ. Do vậy lượng bạn đọc mà Trung tâm phục vụ được sẽ tăng lên rất nhiều. Đây chính là mục đích cuối cùng của tất cả các thư viện. * Trình độ cán bộ thư viện được nâng cao lên một bước: ở thời đại khoa học công nghệ trở thành lực lượng sản xuất thứ nhất, thời đại của nền kinh tế tri thức, của xã hội thông tin, làm nảy sinh những đòi hỏi ngày càng cao hơn đối với lĩnh vực thông tin – thư viện. Các cơ quan thông tin thư viện không chỉ là nơi chịu trách nhiệm lưu giữ và đảm bảo sự tiếp cận thông tin dưới dạng sách, báo, tài liệu mà còn phải thích ứng với một yêu cầu mới là tạo điều kiện cho người dùng tin tiếp cận đến nguồn tin thông qua các phương tiện điện tử như: truy cập đến nguồn tin trên mạng thông qua hệ thống máy tính, tạo điều kiện cho người dùng tin với tới được các nguồn tin để thoả mãn cao nhất nhu cầu thông tin của mình. Để đáp ứng được những yêu cầu mới đó, tại Trung tâm TT – TV ĐHKTHN đã diễn ra quá trình tin học hoá hết sức mạnh mẽ, đưa tin học vào hoạt động của mình. Trung tâm đã chọn mua phần mềm tích hợp quản trị thư viện Libol. Để cán bộ thư viện có thể nắm vững và sử dụng có hiệu quả phần mềm, Trung tâm đã thường xuyên mở các lớp tập huấn về công nghệ thông tin. Nhờ các lớp tập huấn này, cán bộ của Trung tâm đã có một trình độ tin học nhất định, có khả năng nắm bắt và sử dụng các phần mềm chuyên dụng. Tuy nhiên, nếu chỉ có trình độ về tin học nói chung thì cán bộ thư viện chưa thể áp dụng phần mềm Libol vào hoạt động thư viện đạt hiệu quả cao. Vì vậy Trung tâm cũng đã thường xuyên mở các lớp tập huấn về phần mềm Libol, làm cho cán bộ Trung tâm nắm vững về các phần mềm, hiểu rõ về các tính năng trong từng phân hệ của phần mềm... Từ đó họ có thể quản lý tốt hệ thống, làm cho việc áp dụng phần mềm Libol vào hoạt động của Trung tâm đạt kết quả cao, đáp ứng được nhu cầu ngày càng đa dạng và phong phú của bạn đọc. Từ năm 2002 đến nay, trải qua 4 năm áp dụng phần mềm Libol vào hoạt động, Trung tâm đã đạt được những kết quả nhất định. Các cán bộ của Trung tâm đã có một trình độ tin học vững vàng, sử dụng thành thạo các thao tác trong từng phân hệ của phần mềm, quản lý tốt hệ thống; đồng thời phục vụ và hướng dẫn bạn đọc và người dùng tin tra tìm tài liệu nhanh chóng và hiệu quả. 3.2. Một số hạn chế trong quá trình áp dụng phần mềm tích hợp quản trị thư viện Libol tại Trung tâm TT – TV ĐHKTHN. Trải qua hơn 4 năm áp dụng phần mềm tích hợp quản trị thư viện Libol tại Trung tâm TT – TV ĐHKTHN nhưng cán bộ thư viện vẫn chưa khai thác hết các tính năng trong các phân hệ cũng như chưa khắc phục được những điểm hạn chế của phần mềm, do đó hiệu quả sử dụng chưa cao. Cụ thể là: Trong phân hệ Bổ sung: chức năng Kế toán chưa được áp dụng, chức năng Kho chưa được khai thác hết các tính năng. Phân hệ Biên mục: phần Từ điển chưa được áp dụng đều. Phân hệ mượn trả: tính năng Thống kê và lập lịch chưa được áp dụng Phân hệ ấn phẩm định kỳ: phần Thống kê và Báo cáo chưa được áp dụng. Phân hệ Mượn liên thư viện Trung tâm cũng đã mua nhưng chưa đưa vào sử dụng. Số lượng cơ sở dữ liệu chưa phong phú: Trung tâm mới xây dựng được hơn 5000 biểu ghi cơ sở dữ liệu của các loại tài liệu. Việc xây dựng cơ sở dữ liệu tạp chí còn hạn chế do việc áp dụng công nghệ thông tin chưa được lâu và các tạp chí nước ngoài phải qua bộ phận dịch thuật và làm tóm tắt. Vấn đề an toàn dữ liệu chưa được chú trọng trong các vấn đề như: mạng lưới điện cung cấp cho Trung tâm, phương án giải quyết khi cơ sở dữ liệu hoặc ngân hàng dữ liệu bị virút xâm nhập, phá hoại, những trục trặc về phần cứng… Đó là những vấn đề thực tế mà bất kỳ một hệ thống thông tin hiện đại nào cũng phải tính đến và cần đề ra những biện pháp hữu hiệu để giải quyết. 3.3. Một vài kiến nghị nhằm hoàn thiện việc áp dụng phần mềm tích hợp quản trị Libol tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Kiến trúc Hà Nội. Trước xu thế phát triển chung của khu vực, thế giới cũng như các thư viện trường đại học trong nước, Trung tâm TT-TVĐHKTHN cần phải tiếp tục hiện đại hoá thư viện bằng việc nâng cao hiệu quả áp dụng phần mềm Libol vào hoạt động thông tin thư viện. Có như vậy Trung tâm mới đáp ứng tốt yêu cầu ngày càng cao trong công tác phục vụ giảng dạy, học tập và nghiên cứu khoa học của cán bộ, sinh viên trong trường. Qua tìm hiểu thực tế việc áp dụng phần mềm tích hợp quản trị thư viện Libol tại Trung tâm TT-TV ĐHKTHN, tôi xin đưa ra một vài kiến nghị sau: 1. Tăng cường khai thác hết các tính năng trong các modul của phần mềm tích hợp quản trị thư viện Libol tại Trung tâm. Mỗi một tính năng trong các phân hệ của phần mềm Libol đều có vai trò khác nhau trong hoạt động của thư viện. Vì vậy Trung tâm TT – TV ĐHKTHN cần có kế hoạch cụ thể để sử dụng hết các tính năng, tránh gây lãng phí và nâng cao hơn hiệu quả hoạt động của Trung tâm. 2. Xây dựng thêm nhiều các cơ sở dữ liệu về tất cả các loại tài liệu. Ngoài những cơ sở dữ liệu đã có, Trung tâm cần xây dựng thêm cơ sở dữ liệu về các loại hình tài liệu khác như: CD, tài liệu nghe nhìn, tranh, ảnh, bản đồ; tăng cường số lượng và nâng cao chất lượng của cơ sở dữ liệu đồ án... để phục vụ cho nhu cầu ngày càng đa dạng của sinh viên và cán bộ, giáo viên trong Trường. Để quá trình biên mục được nhanh chóng, thuận tiện và chính xác, Trung tâm cần thiết kế phiếu nhập tin theo khổ mẫu MARC 21 cho phù hợp với phần mềm. 3. Vấn đề an toàn dữ liệu cần phải được nâng cao hơn nữa. Để tránh trường hợp khi cơ sở dữ liệu hoặc ngân hàng dữ liệu bị virút xâm nhập, phá hoại, những trục trặc về phần cứng... làm mất hết dữ liệu, Trung tâm cần lưu hết thông tin ra những đĩa CD, để đảm bảo an toàn cho dữ liệu. 4. Tiếp tục nâng cấp hoàn thiện hạ tầng cơ sở thông tin. Cơ sở hạ tầng thông tin hiện nay của Trung tâm tương đối hiện đại và khá đồng bộ, song để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của sinh viên và cán bộ giáo viên trong trường, Trung tâm cần có kế hoạch và những chính sách cụ thể để hoàn thiện hơn nữa. Trung tâm cần phải mở thêm diện tích kho sách, nhất là kho giáo trình vì hiện nay số sách và tài liệu của phòng này đã trở nên quá tải do thiếu diện tích kho; xây dựng hai phòng đọc theo hướng hiện đại hoá, tổ chức tốt phòng mượn và phòng báo, tạp chí. Xây dựng một phòng tra cứu riêng dành cho sinh viên. Tăng thêm tốc độ cho máy chủ, nâng cấp mạng LAN, tăng thêm các điểm truy cập. Cố gắng sử dụng hết các chức năng của các phân hệ của phần mềm Libol. Trang bị thêm các thiết bị phụ trợ hiện đại như máy in, máy photocopy, máy scan... cho Trung tâm. Đồng thời phải nâng cấp và hoàn thiện các thiết bị an ninh cho Trung tâm. 5. Xây dựng nguồn lực thông tin phong phú. Vốn tài liệu là yếu tố đầu tiên của thư viện. Thư viện càng có nguồn vốn tài liệu phong phú về nội dung, đa dạng về hình thức thì mới đáp ứng được yêu cầu ngày càng cao của bạn đọc. Do đó, Trung tâm cần có chính sách phát triển vốn tài liệu một cách hợp lý, đặc biệt là tài liệu chuyên ngành Kiến trúc, Xây dựng, Quy hoạch, Kỹ thuật hạ tầng và Môi trường đô thị để theo kịp sự phát triển của khoa học công nghệ và quá trình đào tạo của Nhà trường. Phát triển các nguồn tin điện tử, xây dựng các cơ sở dữ liệu cho các dạng tài liệu đặc biệt như: CD, băng hình, phim, ảnh... để đáp ứng nhu cầu đa dạng của sinh viên. Có những chính sách bổ sung sách mới hợp lý, tiết kiệm, tránh lãng phí, bổ sung những tài liệu cần thiết, thiết thực với quá trình đào tạo của nhà trường để đáp ứng nhu cầu học tập của sinh viên. Thanh lọc các tài liệu đã quá cũ. Quản lý tốt các tài liệu nội sinh trong trường như: luận án, luận văn, các công trình nghiên cứu khoa học… Quản lý tốt các tài liệu nội sinh trong trường, xây dựng thêm nhiều cơ sở dữ liệu luận văn, luận án... 6. Đào tạo và đào tạo lại đội ngũ cán bộ. Cán bộ thư viện là một trong bốn yếu tố cấu thành thư viện, là linh hồn của mỗi thư viện. Trong giai đoạn khoa học công nghệ phát triển mạnh mẽ hiện nay, hoạt động thư viện cũng dần thay đổi thích ứng thì người cán bộ thư viện truyền thống cũng cần thay đổi. Cán bộ thư viện cần phải tự học tập và nâng cao kiến thức về tin học, sử dụng thành thạo máy vi tính để có thể khai thác được những nguồn thông tin hiện đại để cung cấp, phổ biến đến người dùng tin. Trung tâm cần có kế hoạch tăng thêm nguồn nhân lực với những yêu cầu về khả năng và trình độ chuyên môn để ngày càng nâng cao chất lượng phục vụ bạn đọc của thư viện. Trung tâm TT – TV ĐHKTHN áp dụng công nghệ thông tin vào hoạt động của mình mới được một thời gian ngắn nên sự tiếp cận còn nhiều vấn đề bất cập, do đó cần có những chính sách đào tạo và đào tạo lại đội ngũ cán bộ bằng nhiều hình thức như mở các lớp tập huấn nâng cao trình độ về tin học, về phần mềm Libol và các phân hệ của nó... để các cán bộ có thể nắm rõ và áp dụng đạt hiệu quả cao nhất. 7. Đào tạo người dùng tin. Người dùng tin là một bộ phận quan trọng không thể thiếu của bất kỳ hệ thống thông tin – thư viện nào, là đối tượng phục vụ, là khách hàng, là những người tiêu thụ sản phẩm và dịch vụ của các cơ quan thông tin – thư viện. Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Kiến trúc Hà Nội từ một thư viện truyền thống chuyển sang thành một Trung tâm TT – TV hiện đại nên có sự thay đổi từ phương thức hoạt động đến phương thức phục vụ người dùng tin. Do đó, để nâng cao hiểu biết của người dùng tin đối với hoạt động của Trung tâm, cần phải thường xuyên đào tạo người dùng tin qua các hình thức như: tổ chức các buổi hướng dẫn cách tìm, tra cứu tin, tạo điều kiện cho bạn đọc tiếp cận phương thức hiện đại; tổ chức các buổi nói chuyện đóng góp ý kiến của người dùng tin với Trung tâm cũng như sự trao đổi của Trung tâm đối với bạn đọc; để các bảng thông báo hướng dẫn tra cứu tại các máy tính phục vụ sinh viên tra cứu, có thái độ thân thiện khi trả lời những thắc mắc của sinh viên nảy sinh trong quá trình tra cứu tin của họ... Đối với sinh viên năm thứ nhất mới vào trường, Trung tâm cần giới thiệu hoạt động của Trung tâm, các hình thức tìm tin, các sản phẩm và dịch vụ thông tin của Trung tâm, đồng thời cũng phổ biến về nội quy, quy chế, quyền lợi và nghĩa vụ của bạn đọc đối với hoạt động của Trung tâm. Kết luận Ngày nay, công nghệ thông tin đã có mặt ở hầu hết các lĩnh vực xã hội và có nhiều đóng góp tích cực. Những tiến bộ nhanh và năng động trong công nghệ máy tính và truyền thông đã tạo nên một cơ sở hạ tầng mới cho ngành giáo dục. Kết quả là các thư viện và trung tâm thông tin có thể cung cấp các sản phẩm dịch vụ mới, tạo nên khả năng to lớn để tìm và truy cập thông tin trên toàn cầu. Sự phát triển và ứng dụng mạnh mẽ của công nghệ thông tin đang tạo ra nhiều điều kiện và cơ hội hết sức thuận lợi, đồng thời cũng là thách thức đòi hỏi phải nắm bắt ứng dụng thành tựu công nghệ thông tin trong các cơ quan thông tin thư viện. Nắm bắt được xu thế phát triển của ngành, Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Kiến trúc Hà Nội đã lựa chọn và ứng dụng phần mềm tích hợp quản trị thư viện điện tử Libol vào hoạt động của mình. Việc ứng dụng này đã góp phần nâng cao chất lượng phục vụ, tạo ra các sản phẩm và dịch vụ mới, đa dạng, đáp ứng yêu cầu giảng dạy, học tập, nghiên cứu của cán bộ, giáo viên và sinh viên trong trường, nâng cao hiệu quả hoạt động của Trung tâm; đồng thời chính nhờ công nghệ thông tin đã làm giảm sức lao động của các cán bộ thư viện. Với việc tìm hiểu quá trình áp dụng phần mềm tích hợp quản trị thư viện Libol tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Kiến trúc Hà Nội tôi hy vọng góp một phần nhỏ cho Trung tâm từng bước hoàn thiện hơn nữa trong việc áp dụng phần mềm Libol vào hoạt động của mình. Từ là một thư viện hoạt động đơn thuần với phương pháp thủ công nay trở thành một Trung tâm Thông tin – Thư viện hiện đại từ trang thiết bị đến phương thức xử lý tài liệu và phương thức phục vụ bạn đọc nên hoạt động của Trung tâm đã đạt được những kết quả nhất định, tạo tiền đề phát triển trong tương lai. Tuy nhiên trong quá trình áp dụng phần mềm Libol, Trung tâm vẫn còn gặp nhiều khó khăn cần phải có biện pháp khắc phục và hoàn thiện để ngày càng phục vụ tốt hơn mọi đối tượng người dùng tin. Tôi tin chắc rằng với sự quan tâm đầu tư của Nhà nước, Bộ Xây dựng và Ban Giám hiệu nhà trường, Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Kiến trúc Hà Nội sẽ ngày càng phát triển hoàn thiện, hiện đại, có khả năng hội nhập để khai thác và chia sẻ nguồn thông tin khổng lồ của thế giới Phụ lục 1. Phiếu nhập tin của Cơ sở dữ liệu sách tiếng Việt 2. Phiếu nhập tin của Cơ sở dữ liệu sách ngoại văn 3. Quyđịnh sử dụng máy tra cứu Cơ sở dữ liệu thư viện. 4. Mẫu thẻ bạn đọc của Trung tâm TT – TV ĐHKTHN. 5. Mẫu mã vạch tài liệu của Trung tâm.