Đề tài Tìm hiểu và hoàn thiện hệ thống quản lý công nợ tại Công ty TNHH TM - DV Kỹ Thuật Công Nghệ

LỜI MỞ ĐẦU Trong phần này, tôi sẽ lược sơ qua tổng quan về bài báo cáo của tôi. Chúng bao gồm nền tảng của đề tài, thực tiễn cũng như những hạn chế mà đề tài của tôi gặp phải. Cuối cùng trong phần mở đầu sẽ là dàn bài tổng thể của báo cáo tôi đưa ra. Lí do chọn đề tài: Hiện nay, khi mà Việt Nam đang dần chuyển hướng sang nền kinh tế thị trường bao gồm ba loại hình hoạt động chính là sản xuất, thương mại và dịch vụ. Trong đó, mỗi loại hình doanh nghiệp đều có những đặc trưng riêng. Những doanh nghiệp sản xuất thì cung cấp các sản phẩm do chính họ sản xuất ra như Cty TNHH Tân Hiệp Phát, Cty Coca Cola Việt Nam , các doanh nghiệp thương mại cung cấp các sản phẩm được mua từ các doanh nghiệp khác như Cty TNHH Kỹ Thuật Công Nghệ TTNN, Cty Cổ phần Thế Giới Di Động còn các doanh nghiệp dịch vụ cung cấp các sản phẩm dịch vụ đáp ứng tùy theo nhu cầu của khách hàng như Cty Chuyển phát nhanh AT Express hay như các công ty chứng khoán nóng bỏng vào những năm 2007 . Nền kinh tế Việt Nam cũng đang nằm trong hệ thống của toàn cầu nên cũng bị ảnh hưởng bởi xu hướng khủng hoảng toàn cầu hiện nay. Vì vậy, các doanh nghiệp Việt Nam cũng đang gặp phải một số khó khăn, nhất là về tài chính hiện nay. Một xu hướng tất yếu đối với các doanh nghiệp Việt Nam là bắt đầu bán hàng hóa và dịch vụ cho nợ trả sau (trong kinh doanh gọi là “gối đầu”. Và hiện giờ với áp lực cạnh tranh nhiều như vậy, sự chọn lựa giữa nhà cung cấp mua hàng nợ và phải trả ngay bằng tiền mặt cũng là một tiêu chí với các doanh nghiệp hiện nay. Thực tế hiện nay là phần các khoản phải thu là một trong ba loại tài sản lớn trong báo cáo cân đối kế toán của doanh nghiệp. Trong khảo sát của Fortune 500 (500 công ty lớn nhất thế giới) vào năm 2004 cho thấy các khoản phải thu là một trong ba tài sản lớn nhất chiếm đến 75% trong số 100 công ty được phỏng vấn. Việc cân bằng các khoản phải thu và phải chi trong doanh nghiệp là vấn đề cần phải được quan tâm trên hết. Lưu thông tiền tệ trong một doanh nghiệp tương tự như “dòng máu” của doanh nghiệp. Nên nếu dòng tiền đó bị trì trệ hay ngừng hẳn dễ khiến cho các doanh nghiệp rơi vào tình trạng phá sản, nhất là ở các doanh nghiệp vừa vả nhỏ cũng là điều dễ hiểu. Tại Việt Nam các doanh nghiệp vừa và nhỏ áp dụng các hệ thống công nợ khác nhau. Do tính chất đa dạng về nội dung đối tượng phải thu cũng như những rủi ro có thể xảy ra nên cần phải quản lý và kiểm soát chặt chẽ tình hình nợ phải thu từ lúc phát sinh các giao dịch có thể phát sinh các khoản phải thu, phải có những biện pháp thu hồi nợ nhanh chóng và phải lập dự phòng cho những khoản có thể không thu hồi được. Và càng ngạc nhiên hơn là ban lãnh đạo của các công ty thuộc dạng SME (small medium enterprise – doanh nghiệp vừa và nhỏ) ít khi nào nhận được sự quan tâm đúng mức của các trưởng phòng ban bên được về quản lý công nợ, chỉ khi nó đã xãy ra rồi. Như mọi người đều biết, lĩnh vực thương mại là một loại hình kém phức tạp hơn sản xuất nhưng lại phức tạp hơn dịch vụ thuần túy. Trong thời gian thực tập tại Cty TNHH Kỹ Thuật Công Nghệ TTNN, tôi đã được tiếp xúc với công tác kế toán tại đây, đặc biệt là kế toán về quản lý nợ phải thu khách hàng. Hệ thống công nợ bao gồm tất cả các quá trình, nghiệp vụ có liên quan đến nợ phải thu khách hàng. Sau khi tìm hiểu sơ bộ, tôi nhận thấy giải pháp hiện thời chỉ có thể là tổ chức lại các dữ liệu trong hệ thống theo hệ thống nhất, chính xác và có thể chia sẻ và đưa ra giải pháp dựa trên những lý thuyết quản lý công nợ vào thực tại. Từ những nhận xét trên, tôi đã đi vào nghiên cứu đề tài: “Tìm hiểu và hoàn thiện hệ thống quản lý công nợ”. Nền tảng của đề tài trên: Một điều mà chắc không ai có thể chối cãi là tạo doanh thu chính là điều quan trọng nhất với bất kỳ công ty nào sau đó là quản lý chi phí ra sao mà thôi. Nhiều doanh nghiệp cũng đã bỏ hàng tỷ đồng chi phí để nâng cao doanh thu của công ty lên như chi phí tiếp thị, chi phi nghiên cứu. Nhưng doanh thu thì phải chuyển qua tiền mặt vì đó mới chính là dòng máu của doanh nghiệp. Chính vì lẽ đó, mỗi đồng doanh thu khi chuyển qua khoản phải thu cần được quản lý và thu hồi cẩn thận. Mục tiêu của đề tài: Vì trực tiếp làm bộ phận công nợ của công ty TTNN, nên trong quá trình làm việc, tôi có những ý kiến đề xuất dựa trên những lý thuyết về quản lý công nợ được trình bày trong đề tài này. Với một hệ thống công nợ phù hợp, rủi ro phá sản vì công nợ sẽ được giảm rất nhiều điều này khiến các doanh nghiệp yên tâm làm việc và nâng cao môi trường kinh doanh giữa các doanh nghiệp với nhau. Mặc khác, khi giảm được rủi ro phá sản của doanh nghiệp sẽ giúp môi trường đầu tư (thị trường chứng khoán và thị trường vốn) tốt hơn giúp có thể thu hút các nguồn lực về tài chính cũng như nhân lực chảy về Việt Nam. Đối với doanh nghiệp nói riêng, một khi quản lý tốt công nợ sẽ giúp cho doanh nghiệp tăng tính thanh khoản cho doanh nghiệp mình (tăng tính hiệu quả cho dòng tiền mặt ra vào), đồng thời doanh nghiệp có thể tăng mua bán trên công nợ để có thể quay vòng vốn hiệu quả hơn. Giảm được những khoản nợ xấu không những giúp doanh nghiệp bảo đảm tính thanh khoản cho doanh nghiệp của mình mà còn tránh đi những trường hợp phá sản mặc dù công ty vẫn có lợi nhuận trên báo cáo kinh doanh. Một sự thật hiển nhiên là nếu giảm được công nợ thì công ty sẽ cắt giảm được rất nhiều những khoản chi phí quản lý khác như chi phí thu hồi công nợ, dự phòng công nợ và chi phí cơ hội thay vì để công nợ thì để tiền cho những việc đầu tư khác. Những hạn chế của đề tài: Bởi thời gian: Do tính chất thực tập của sinh viên, nên thời gian tiếp xúc nhiều với công việc một cách thành thạo là chưa cao cho nên đề tài chỉ được đưa ra sau những nghiên cứu trong 2 tháng thực tập tại đây. Đồng thời, đây là một doanh nghiệp tư nhân nên việc công bố rộng rãi những số liệu quá khứ là một điều trở ngại. Chính vì điều đó, tôi chỉ có thể có được báo cáo 2 năm để phân tích và đưa ra kiến nghị cho hiện tại và những năm tới. Bởi chính bản thân đề tài: Do TTNN là công ty chuyên về thương mại nên tôi chỉ tiếp xúc được nhiều với loại hình kinh doanh này cộng thêm những kinh nghiệm về lĩnh vực sản xuất của gia đình nên không thể bao quát hết được tất cả các loại hình doanh nghiệp hiện tại. Và đề tài chọn lại chỉ tập trung vào doanh nghiệp thương mại mà thôi. Phương pháp nghiên cứu: Các số liệu được thu thập tại Phòng kế toán HC của công ty: Bảng cân đối kế toán, Bảng kết quả hoạt động kinh doanh. Tài liệu về nhiệm vụ chung kế toán. Các chính sách quản lý công nợ. Phương pháp phân tích: Đề tài được nghiên cứu theo phương pháp thống kê, tổng hợp, đánh giá, phân tích số liệu các năm và các tháng trong năm. Năm được chọn phân tích là năm 2008. Đồng thời sử dụng các kiến thức học được tại trường và thu thập qua việc đọc sách, báo, diễn đàn doanh nghiệp. Ngoài ra còn tham khảo một số ý kiến của các anh chị trong nghề. Bố cục đề tài Đề tài bao gồm 4 chương với những khái quát như sau: Chương 1: Cơ sở lý luận về hệ thống quản lý công nợ. Trong chương này, tôi sẽ trình bày những lý thuyết cũng như cách thức thực hiện nghiên cứu đề tài. Ngoài ra, những phần giải thích những từ ngữ chính trong đề tài cũng sẽ được trình bày cẩn thận để giúp quý thầy cô cũng như người đọc đề tài này hiểu rõ hơn Chương 2: Giới thiệu về công ty TNHH TM-DV Kỹ Thuật Công Nghệ TTNN. Trong chương này chủ yếu giới thiệu về công ty tôi hiện đang thực tập. Chương 3: Tình hình tổ chức hệ thống quản lý công nợ tại Cty TNHH TM-DV Kỹ Thuật Công Nghệ TTNN. Thực tại của công ty hiện giờ sẽ được phân tích cũng như đề xuất tạm thời sẽ được miêu tả trong phần này Chương 4: Nhận xét và đưa ra biện pháp. Những đề xuất được đưa ra cùng những ý kiến của chính những thành viên đã làm trong công ty cũng như lãnh đạo công ty đưa ra để có thể cải tiến chính hệ thống của công ty. Và phần kết thúc sẽ là kết luận về trường hợp của TTNN và đề xuất ý kiến chung cho doanh nghiệp SME đang hoạt động thương mại.