Đề tài Tình hình hạch toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ hàng hoá tại Công ty Dược và Vật tư y tế Phú Yên

p, bên Nợ ghi số đã nộp thuế tiêu thụ đặc biệt được trừ vào doanh thu bán hàng để xác định doanh thu thuần. Trình tự hạch toán như sau : TK 111, 112, 331 TK 333(3332, 3333) TK 511 Thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất Thuế tiêu thu đặc biệt, thuế nhập khẩu phải nộp cho Nhà nước xuất nhập khẩu phải thu trên doanh thu bán hàng 2.2.3. Hạch toán doanh thu và giá vốn hàng bán theo phương pháp kiểm kê định kỳ: Trình tự hạch toán doanh thu và giá vốn hàng bán theo phương pháp kiểm kê định kỳ sau: TK 156, 157 TK 632 TK 156, 157 Kết chuyển hàng hoá tồn đầu kỳ Kết chuyển hàng tồn cuối kỳ TK 631 TK 911 Cuối kì, kết chuyển giá trị hàng hoá Hoàn thành trong định kỳ Kết chuyển giá vốn hàng tiêu thụ III. Hạch toán chi phí sản xuất kinh doanh và xác định kết quả tiêu thụ trong doanh nghiệp : Kết quả tiêu thụ sản phẩm (lợi nhuận về tiêu thụ sản phẩm) được xác định theo công thức sau: Kết quả (lợi nhuận) về tiêu thụ sản phẩn -= Doanh thu bán hàng thuần -- Giá vốn hàng bán =- Chi phí bán hàng -- Chi phí quản lý doanh nghiệp Trên báo cáo kết quả kinh doanh, lợi nhuận về tiêu thụ sản phẩm được phản ánh ở chỉ tiêu “ Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh” . Như vậy, để xác định kết quả tiêu thụ, ngoài việc hạch toán giá vốn hàng bán, doanh thu bán hàng cùng các khoản giảm trừ doanh thu, kế toán còn phải tập hợp các chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ. 1. Hạch toán chi phí bán hàng: Chi phí bán hàng là những chi phí phát sinh do có liên quan đến hoạt động tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ trong kỳ như: tiền lương, tiền trích bảo hiểm xã hội… trên tiền lương của bộ phận bán hàng, chi phí vận chuyển sản phẩm đi tiêu thụ, chi phí khác bằng tiền… 1.1 Tài khoản sử dụng: Để tập hợp các khoản chi phí bán hàng, kế toán sử dụng TK 641- chi phí bán hàng. Kết cấu TK 641 như sau: - Bên Nợ: Chi phí bán hàng thực tế phát sinh trong kỳ. Bên Có: Các khoản ghi giảm chi phí bán hàng. TK 641 không có số dư cuối kỳ và được mở chi tiết theo các nội dung chi phí sau: - TK 6411 - Chi phí nhân viên. - TK 6412 - Chi phí vật liệu, bao bì. - TK 6413 - Chi phí dụng cụ đồ dùng. - TK 6414 - Chi phí khấu hao TSCĐ. - TK 6415 - Chi phí bảo hành. - TK 6417 - Chi phí dịch vụ mua ngoài. - TK 6418 - Chi phí bằng tiền khác. 1.2. Trình tự hạch toán chi phí bán hàng: Chi phí bán hàng được hạch toán theo sơ đồ hạch toán tổng hợp sau: KT 334, 338 TK 641 TK 111, 112, 138, 338 Chi phí nhân công Các khoản ghi giảm chi phí bán hàng TK 152,153 TK 911 Chi phí vật liệu dụng cụ Kết chuyển chi phí quản lí doanh nghiệp để xác định TK 214 kết quả SXKD Chi phí khấu hao tài sản cố định TK 142 Chi phí bán Kết chuyển để TK 333 hàng kết xác định Thuế, phí và lệ phí được chuyển cho kết quả tính vào chi phí kì sau kì sau TK 139, 159 Chi phí dự phòng phải thu khó đòi & giảm giá hàng tồn kho TK 335 Trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ TK 111, 112 Chi phí dịch vụ mua ngoài TK 133 Thuế GTGT đầu vào (phương pháp khấu trừ) 2. Hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp: Chi phí quản lý doanh nghiệp là những khoản chi phí có liên quan đến toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp mà không tách riêng ra được cho từng loại hoạt động. Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm chi phí quản lý kinh doanh, chi phí quản lý hành chính và các chi phí quản lý chung khác. 2.1. Tài khoản sử dụng: TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp. Đây là tài khoản được dùng để tập hợp các chi phí thuộc nội dung chi phí quản lý doang nghiệp. Kết cấu tài khoản 642 như sau: - Bên Nợ : Chi phí quản lý doanh nghiệp thực tế phát sinh trong kỳ. - Bên Có : + Các khoản ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp. + Kết chuyển để xác định kết quả. TK 642 cuối kì không có số dư và được chi tiết thành các tài khoản cấp 2 sau: - TK 6421 – Chi phí nhân viên quản lý. - TK 6242 – Chi phí vật liệu quản lý. - TK 6423 – Chi phí đồ dùng văn phòng. - TK 6424 – Chi phí khấu hao TSCĐ. - TK 6425 – Thuế, phí và lệ phí. - TK 6426 – Chi phí dịch vụ mua ngoài. - TK 6428 – Chi phí khác bằng tiền. 2.2. Trình tự hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp : Chi phí quản lý doanh nghiệp được hạch toán theo sơ đồ sau: SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN CHI PHÍ QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP TK 334, 338 TK 642 TK 111, 138 Chi phí nhân viên quản lý Các khoản giảm chi phí quản l ý doanh nghiệp TK 152,153 TK 911 Chi phí vật liệu dụng cụ Kết chuyển chi phí quản lí doanh nghiệp để xác định kết quả SXKD TK 214 Chi phí khấu hao tài sản cố định TK 142 TK 333 Chi phí bán Kết chuyển để hàng kết xác định Thuế, phí và lệ phí được chuyển cho kết quả Tính vào chi phí kì sau kì sau TK 139, 159 Chi phí dự phòng phải thu kho Đòi & giảm giá hàng tồn kho TK 335 Trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ TK 111, 112 Chi phí dịch vụ mua ngoài TK 133 Thuế GTGT đầu vào (phương pháp khấu trừ) 3. Hạch toán kết quả tiêu thụ: 3.1. Tài khoản sử dụng : Kế toán sử dụng TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh. Kết cấu TK 911 như sau: - Bên nợ: + Trị giá vốn của sản phẩm, hàng hoá, lao vụ dịch vụ đã tiêu thụ. + Chi phí hoạt động tài chính và chi phí bất thường. + Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp trong kỳ. - Bên Có: + Doanh thu thuần về sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ tiêu thụ trong kỳ. + Thu nhập hoạt động tài chính và các khoảng thu bất thường. + Thực lỗ về hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ. TK 911 được mở chi tiết cho từng loại hoạt động (hoạt động sản xuất kinh doanh, hoạt động tài chính và hoạt động bất thường) và từng loại sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ. 3.2 Trình tự hạch toán kết quả tiêu thụ: Kết quả tiêu thụ được hạch toán theo sơ đồ sau: SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN KẾT QUẢ TIÊU THỤ TK 632 TK 911 TK 511 Kết chuyển doanh thu thuần về Kết chuyển giá vốn hàng bán tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá TK 641 Kết chuyển chi phí bán hàng TK 642 TK 421 Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp Kết chuyển lỗ TK 142 (1422) Kết chuyển chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp còn lại kì trước TK 421 Kết chuyển lãi PHẦN 2 TÌNH HÌNH HẠCH TOÁN TIÊU THỤ & KẾT QUẢ TIÊU THỤ HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY DƯỢC & VẬT TƯ Y TẾ TỈNH PHÚ YÊN A. ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH CHUNG CỦA CÔNG TY DƯỢC & VẬT TƯ Y TẾ PHÚ YÊN Tên giao dịch : Công Ty Dược & Vật Tư Y Tế Phú Yên. Tên thương mại : PYMEPHARCO I. Đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công Ty Dược & Vật Tư Y Tế Phú Yên : 1. Lịch sử hình thành và quá trình phát triển của Công ty Dược & Vật tư y tế Phú Yên : Công ty Dược & Vật tư y tế Phú Yên là một doanh nghiệp Nhà nước mà tiền thân của nó là Xí nghiệp Liên Hiệp Dược Phú Khánh, trực thuộc Sở Y Tế Phú Khánh trước đây. Sau khi Nhà nước có quyết định tách tỉnh Phú Khánh thành 2 tỉnh Phú Yên và Khánh Hòa vào tháng 7 năm 1989. Cũng như các doanh nghiệp khác, Công ty Dược & Vật tư y tế Phú Yên được UBND Tỉnh cho phép thành lập theo quyết định số 94A/QĐ – UB, ngày 23/07/1989 với chức năng nhiệm vụ kinh doanh chính là : tổ chức cung ứng thuốc và trang thiết bị y tế, nuôi trồng, thu mua và nghiên cứu dược liệu. Lúc mới thành lập, cơ cấu bộ máy của Công ty chỉ có 4 người, tài sản hầu như không có gì, Công ty được Sở Y tế Phú Yên cho mượn một căn nhà trước đây là khu tập thể dành cho cán bộ của Ngành mới được chuyển về từ Nha Trang ở để làm văn phòng làm việc với diện tích chỉ có 120m2. Đến cuối năm 1989, Công ty mới được UBND Tỉnh Phú Yên cấp vốn lưu động để phục vụ cho hoạt động kinh doanh là 50.000.000 đồng. Nếu so với cùng thời điểm này thì vốn kinh doanh của các Công ty Dược vùng Tây Nam Bộ bình quân khoảng 200.000.000 đồng và các Công ty Dước miền Trung thì Công ty thấp nhất cũng đã có từ 700.000.000 đồng – 800.000.000 đồng, các Công ty lớn thì vốn khoảng 1.500.000.000 đồng. Việc khởi sự kinh doanh của Công ty với một nguồn lực không cân sức so với các đơn vị trong Ngành đã đặt Ban lãnh đạo Công ty trước những thử thách gay go. Song với lòng tự tin và quyết tâm cao của Ban lãnh đạo Công ty cùng với sự đoàn kết, nhất trí trong nội bộ, Công ty đã vạch ra một chương trình kế hoạch cho hoạt động của mình. Mục tiêu quan trọng lúc bấy giờ của Công ty là phải tạo được uy tín và khuyếch trương tên tuổi của Công ty thông qua các mối quan hệ ngoại giao và buôn bán vì trong giai đoạn này rất ít người biết đến Tỉnh Phú Yên. Qua hơn một năm hoạt động, Công ty đã đạt được những thành công bước đầu. Các Công ty lớn ở TP Hồ Chí Minh đã biết đến tên tuổi của Công ty Dước & Vật tư y tế Phú Yên, thông qua các mối quan hệ mua bán bước đầu của Công ty đã tạo ra được lòng tin và đã nhận được sự tài trợ ban đầu về vốn của các Công ty bằng hình thức bán chịu. Do đó doanh số của Công ty từng bước tăng lên và đã gây được sự chú ý của các cấp lãnh đạo và các ngành hữu quan trong tỉnh. Thật vậy, cùng với uy tín và các mối quan hệ đã được xây dựng, ngày 21/09/1993 Công ty đã được Bộ Thương Mại cấp giấy phép số 30991014/GP, cho phép Công ty được kinh doanh xuất nhập khẩu trực tiếp các mặt hàng thuốc tân dược và trang thiết bị y tế, và trở thành Công ty duy nhất của khu vực miền Trung và là một trong tổng số 26 Công ty trong cả nước được phép kinh doanh xuất nhập khẩu trực tiếp trong lĩnh vực này. Phải nói đây là một sự thành công và là bước đột phá lớn nhất sau 3 năm hoạt động của Công ty. Nó đã mở ra cho Công ty một thời kỳ mới và tên tuổi của Công ty lúc bấy giờ đã được các Công ty dược trên cả nước biết đến. Tính đến cuối năm 2000, quy mô hoạt động của Công ty đã tăng lên đáng kể, biên chế của Công ty đã tăng lên đến 101 người, vốn tự có đã tăng lên đến 5.882.232.795 đồng, thu nhập bình quân 1 cán bộ là 750.000 đồng. Phạm vi hoạt động của Công ty không những được mở rộng trên toàn quốc mà còn vượt ra quan hệ với nhiều nước trên thế giới như Ấn Độ, Trung Quốc, Hàn Quốc,Thái Lan, Mỹ, Singapore ... Văn phòng chính của Công ty được tọa lạc trên lô đất rộng gần 3.000 m2 đặt tại 166 – 170 Nguyễn Huệ, một trong những đường phố chính và sầm uất nhất của Thị Xã Tuy Hòa, Tỉnh Phú Yên. Trung tâm giao dịch và giới thiệu sản phẩm của Công ty đóng tại 245 Trần Hưng Đạo – Thị Xã Tuy H òa – Tỉnh Phú Yên. Ngoài ra Công ty còn có một chi nhánh, văn phòng đặt tại 2/5A Đồng Nai – Quận 10 – TP Hồ Chí Minh, đây là một trung tâm buôn bán các loại thuốc tân dược lớn nhất tại TP Hồ Chí Minh. 2. Nhiệm vụ và quyền hạn của Công ty Dược & Vật tư y tế Phú Yên : 2.1. Nhiệm vụ kinh doanh : - Công ty Dược & vật tư y tế Phú Yên chuyên mua, bán các loại thuốc tân dược, trang thiết bị và dụng cụ đồ dùng phục vụ Ngành Y Tế. - Chuyên cung ứng các loại thuốc thú y, mỹ phẩm dưỡng da. - Bảo dưỡng, duy tu sửa chữa thường xuyên và định kỳ các thiết bị y tế trong tỉnh. 2.2. Quyền hạn : - Công ty Dược & Vật tư y tế Phú Yên được tự chủ về mặt tài chính. - Công ty có tư cách pháp nhân, có trách nhiệm chấp hành đầy đủ các chế độ chính sách, pháp luật của Nhà nước trong hoạt động sản xuất kinh doanh . Được quyền ký kết các hợp đồng kinh tế đồng thời chịu trách nhiệm về nội dung kinh doanh đã đăng ký. - Công ty thực hiện nghĩa vụ nộp ngân sách cho Nhà nước - Công ty được phép xuất nhập khẩu với các nước trên thế giới. 3. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Dược & Vật tư y tế Phú Yên : 3.1. Tình hình hoạt động của Công ty : * Nguồn vốn của Công ty Dược & Vật tư y tế Phú Yên chủ yếu do ngân sách Nhà nước cấp. Đến ngày 31/12/2000 : - Vốn cố định : 2.032.232.795 đồng. Trong đó : + Ngân sách cấp : 1.160.700.000 đồng. + Vốn bổ sung : 871.532.795 đồng. - Vốn lưu động : 3.850.000.000 đồng. Trong đó : + Ngân sách cấp : 1.221.532.795 đồng. + Vốn bổ sung : 2.628.467.205 đồng. * Mạng lưới kinh doanh của Công ty ngày càng phát triển, hiện nay có 5 cửa hàng đóng trên địa bàn Thị Xã Tuy Hòa : - Quầy 178 Trần Hưng Đạo. - Quầy 245 Trần Hưng Đạo. - Quầy 163 – 165 Lê Lợi. - Bệnh Viện Tỉnh : Quầy thuốc và quầy thuốc BHYT. - 173 đại lý. Cùng với những điều kiện thuận lợi về địa lý, đồng thời với sự nổ lực của chính bản thân Công ty mà trong những năm qua kết quả hoạt động của Công ty ngày càng tăng được biểu hiện qua bảng sau : Kết quả hoạt động kinh doanh của năm 1999 và năm 2000 ĐVT : VND TT Chỉ tiêu Năm 1999 Năm 2000 1 Tổng doanh thu 85.808.791.206 95.299.292.428 2 Giá vốn hàng bán 77.912.336.255 87.871.789.858 3 Chi phí bán hàng 1.244.296.575 1.832.384.393 4 Lợi nhuận trước thuế 500.278.737 653.972.902 5 Thuế lợi tức phải nộp 160.089.196 209.271.329 6 Lợi nhuận sau thuế 340.189.541 444.701.573 Nhận xét : - Tổng doanh thu năm 2000 so với năm 1999 tăng 111%. Đây là nhân tố góp phần thúc đẩy cho Công ty đi lên, từ đó có thể khẳng định Công ty làm ăn có hiệu quả và trên đà phát triển. - Doanh thu tăng đã làm cho lợi nhuận trước thuế năm 2000 tăng hơn so với năm 1999 là 153.694.165 đồng, có được kết quả này là nhờ có sự phấn đấu của Ban lãnh đạo cùng với tập thể cán bộ công nhân viên của Công ty. 3.2. Phương hướng hoạt động của Công ty Dược & Vật tư y tế Phú Yên trong năm 2001 : - Mở rộng mạng lưới kinh doanh của Công ty ở thị trường miền Trung như : Bình Định, Đà Nẵng, Quảng Ngãi ..., thị trường các tỉnh Đồng Bằng Sông Cửu Long như Vĩnh long, Cà Mau, Bến Tre ... - Doanh số bán ra sẽ là 100.000.000.000 đồng, trong đó doanh số mua vào 95.000.000.000 đồng và lợi nhuận thu được là 900.000.000 đồng. - Bên cạnh đó, công ty sẽ củng cố hệ thống đại lý trong toàn tỉnh và thực hiện chiến lược khuyến mãi tạo sự thu hút cho khách hàng. - Chọn những khách hàng có mặt hàng phân phối trên toàn quốc. - Ngoài ra, xây dựng Xí nghiệp sản xuất dược phẩm nhằm đáp ứng nhu cầu tiêu dùng của nhân dân. II. Đặc điểm tổ chức quản lý và tổ chức kế toán của Công ty Dước & Vật tư y tế Phú Yên : 1. Đặc điểm tổ chức quản lý : Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Dược & vật tư y tế Phú Yên được bố trí theo cơ cấu trực tuyến chức năng, được biểu hiện theo sơ đồ sau : SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY Giám đốc Phó giám đốc Phòng Kế toán Phòng vật tư thiết bị Chi nhánh TP Hồ Chí Minh Phòng TC – HC Phòng Kinh doanh Trung tâm giới thiệu sản phẩm Cửa hàng Cửa hàng Cửa hàng ... 11 cửa hàng Ghi chú : : Quan hệ trực tuyến. : Quan hệ chức năng. * Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban trong Công ty Dược & Vật tư y tế Phú Yên : - Giám đốc: Là người đại diện cho Nhà nước vừa là người đại diện cho tập thể cán bộ công nhân viên của Công ty. Giám đốc có trách nhiệm điều hành chung toàn bộ mọi mặt hoạt động của Công ty. Giám đốc được quyền bổ nhiệm, miễn nhiệm các chức danh trưởng, phó phòng của Công ty. - Phó giám đốc : Thực hiện chức năng tham mưu, giúp việc cho giám đốc như công tác hoạch định nhân sự . . ., được quyền ký kết các hợp đồng mua bán ngoại thương. - Phòng Vật tư thiết bị : Có trách nhiệm tổ chức triển khai các hoạt động kinh doanh, kế hoạch doanh thu hàng tháng, quản lý lượng hàng tồn kho, Phối hợp với chi nhánh tại TP Hồ Chí Minh, thông tin kịp thời tình hình biến động về giá cả trên thị trường. Tổ chức hệ thống tiếp thị trực tiếp đến từng khoa của bệnh viện để tìm hiểu cách sử dụng thuốc của các Y, Bác sỹ để có kế hoạch tổ chức., kinh doanh kịp thời. - Phòng Kế toán : Chịu trách nhiệm về mặt hoạt động như tổng hợp báo cáo kịp thời tình hình tài chính của Công ty, tham mưu cho giám đốc về việc huy động và sử dụng các nguồn vốn một cách có hiệu quả, giám sát các hoạt động về thu chi tài chính của các phòng, ban và trực tiếp chỉ đạo theo dõi các bộ phận kế toán của chi nhánh. - Phòng TC – HC : Chịu trách nhiệm tham mưu cho giám đốc như tuyển dụng, cho thôi việc cũng như các chế độ khác của người lao động, tổ chức các đợt thi nâng cao tay nghề, lập kế hoạch về đào tạo, quản lý giờ công, ngày công của người lao động, tổ chức các đợt đại hội. - Chi nhánh tại TP Hồ Chí Minh : Là một đơn vị trực thuộc Công ty, sản xuất kinh doanh dúng kế hoạch của Công ty giao và chịu trách nhiệm trước giám đốc Công ty về quá trình hoạt động kinh doanh cũng như kết quả kinh doanh của đơn vị mình. Đồng thời cung cấp các nguồn hàng để phục vụ cho hệ thống bán buôn và bán lẻ trên toàn tỉnh. 2. Đặc điểm tổ chức kế toán tại Công ty : 2.1. Tổ chức bộ máy kế toán : Công ty Dược & Vật tư y tế Phú Yên có phạm vi hoạt động tương đối rộng với nhiều lĩnh vực kinh doanh khác nhau vì vậy công tác kế toán được phân làm nhiều khâu. Bộ máy kế toán phải tổ chức làm nhiều bộ phận để thực hiện các khâu đó. Công ty có đội ngũ kế toán trẻ có năng lực, có trình độ chuyên môn cao, cùng với trang thiết bị hiện đại. Bộ phận kế toán có nhiệm vụ ghi chép, theo dõi hoạt động tài chính của Công ty gọn nhẹ nên tổ chức phân công, chức năng nhiệm vụ cho từng nhân viên dễ dàng hơn. Hoạt động của bộ phận kế toán được biểu diễn qua sơ đồ sau : SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY Kế toán trưởng (Trưởng phòng) Kế toán tổng hợp (Phó phòng) Kế toán : Thanh toán TSCĐ, Tiền lương Kế toán vật tư Thủ quỹ Kế toán ngân hàng Ghi chú : : Quan hệ trực tiếp : Quan hệ đối chiếu - Kế toán trưởng : Có trách nhiệm tổ chức công tác kế toán tại Công ty. Chịu trách nhiệm trước Công ty về hoạt động của nhân viên kế toán. Chỉ đạo việc lập các báo cáo kế toán thống kê và quyết toán tổ chức phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh. Củng cố và hoàn thiện công tác hạch toán kế toán. - Kế toán tổng hợp : Có trách nhiệm hạch toán tổng hợp toàn bộ nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên cơ sở số tài khoản cuả các nhân viên kế toán thống kê cung cấp cuối quý lập báo cáo tài chính. - Kế toán thanh toán : Theo dõi tình hình vòng quay của vốn và khả năng thanh toán của Công ty. - Kế toán tiền lương, BHXH : Theo dõi và phản ánh tình hình về số lượng lao động tiền lương và BHXH phải trả cho cán bộ công nhân viên và phân bổ đối tượng chi phí. - Kế toán vật tư TSCĐ : Theo dõi tình hình nhập – xuất vật tư, tăng giảm TSCĐ và công cụ dụng cụ. Đồng thời tính toán, phân bổ chính xác chi phí vật tư, khấu hao TSCĐ. - Kế toán ngân hàng : Mở L/C nhập hàng, vay trả các đơn vị trong nước, theo dõi chứng từ hàng hóa nhập khẩu. - Thủ quỹ : Có nhiệm vụ thu – chi tiền mặt, qủan lý tiền mặt, ngân phiếu, ghi chép sổ quỹ, báo cáo sổ quỹ hàng ngày. 2.2. Hình thức sổ kế toán : 2.2.1. Hệ thống tài khoản đang áp dụng tại Công ty : Công ty Dược & Vật tư y tế Phú Yên sử dụng 42 tài khoản trong hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp, ban hành quyết định 1141/TC – CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính và được áp dụng thực hiện ngày 01/01/1996. * Niên độ kế toán : - Công ty Dược & Vật tư y tế Phú Yên chuyên sản xuất kinh doanh các loại thuốc tân dược và trang thiết bị y tế nên việc cung cấp và tiêu thụ là thường xuyên và liên tục. Niên độ kế toán là hàng tháng, hàng quý, kế toán tiến hành lập báo cáo tài chính. Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 1/1 đến ngày 31/12. - Đơn vị tiền tệ mà Công ty sử dụng trong ghi chép kế toán là đồng Việt Nam (VND). - Nguyên tắc chuyển đổi các đồng tiền khác : Quy đổi theo tỷ giá ngân hàng tại thời điểm công bố, cuối kỳ tính chênh lệch tỷ giá. * Công ty sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên để tính giá hàng tồn kho và tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ trực tiếp với thuế suất thuế GTGT là 5%. 2.2.2. Phương pháp hạch toán kế toán tại Công ty : Công ty Dược & Vật tư y tế Phú Yên áp dụng hệ thống “ Phương pháp kê khai thường xuyên” với loại hình kế toán độc lập tại Công ty, các đơn vị thành viên tổ chức hạch toán riêng và bố trí các nhân viên thống kê ở mỗi khâu sản xuất. Hàng ngày, hàng tháng, chuyển báo cáo, các bảng kê, các sổ chi tiết về phòng kế toán của Công ty để kiểm tra hạch toán chi tiết và tổng hợp. Công ty sử dụng hình thức kế toán “Chứng từ ghi sổ”, để lập chứng từ ghi sổ kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc, bảng kê chứng từ ghi sổ. Mỗi chứng từ ghi sổ căn cứ vào ít nhất 1 chứng từ gốc. SƠ ĐỒ TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN Chứng từ gốc Sổ kho, Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Sổ, thẻ chi tiết tài khoản Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ sổ Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Bảng cân đối tài khoản báo cáo tài chính Ghi chú : : Ghi hàng ngày. : Ghi định kỳ. : Kiểm tra đối chiếu. * Đặc trưng cơ bản của hình thức “ Chứng từ ghi sổ” : - Chứng từ ghi sổ do kế toán lập dựa trên cơ sở của chứng từ gốc. - Chứng từ ghi sổ được đánh số liên tục trong cả năm và phải có chứng từ gốc đính kèm. - Ghi theo trình tự thời gian trên cơ sở đăng ký chứng từ ghi sổ. * Trình tự ghi sổ kế toán : - Hàng ngày : + Căn cứ vào chứng từ gốc hợp lệ (Bảng tổng hợp chứng từ gốc) để lập chứng từ ghi sổ. + Sau đó chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái. + Chứng từ gốc sau khi được dùng làm căn cứ để lập chứng từ ghi sổ, còn được dùng để ghi vào sổ thẻ kế toán chi tiết liên quan. - Cuối tháng : + Căn cứ vào sổ cái lập bảng đối chiếu số phát sinh. + Căn cứ vào sổ thẻ kế toán chi tiết lập bảng tổng hợp chi tiết số phát sinh. Đối chiếu số liệu giữa sổ đăng ký chứng từ ghi sổ với bảng đối chiếu số phát sinh tài khoản và đối chiếu số liệu giữa sổ cái với bảng tổng hợp chi tiết. Lập các báo cáo kế toán dựa vào bảng đối chiếu số phát sinh tài khoản và bảng tổng hợp chi tiết. B. TÌNH HÌNH HẠCH TOÁN TIÊU THỤ VÀ KẾT QUẢ TIÊU THỤ HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY DƯỢC & VẬT TƯ Y TẾ PHÚ YÊN I. Đặc điểm mặt hàng kinh doanh và các phương thức bán hàng tại Công ty Dược & Vật tư y tế Phú Yên : 1. Đặc điểm mặt hàng kinh doanh : Là một doanh nghiệp Nhà nước với ngành nghề kinh doanh và xuất nhập khẩu, chủ yếu là mua bán các mặt hàng thuốc tân dược, trang thiết bị y tế trên địa bàn tỉnh Phú Yên và bao tiêu cung cấp vật tư trang thiết bị phục vụ cho các bệnh viện, trung tâm y tế trong toàn tỉnh. Trong phạm vi đề tài này chỉ giới thiệu việc hạch toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ hàng hóa của Công ty, mặt hàng chủ yếu mang lại hiệu quả kinh doanh cao đó là thuốc tân dược và trang thiết bị y tế. 2. Các phương thức bán hàng tại Công ty : Công ty Dược & Vật tư y tế Phú Yên sử dụng các hình thức bán hàng sau : - Phương thức bán hàng trực tiếp tại kho : Căn cứ vào hợp đồng ký kết giữa 2hai bên, bên mua đến nhận hàng trực tiếp tại kho và ký xác nhận vào hóa đơn bán hàng (hoặc hóa đơn kiêm phiếu xuất kho), kế toán hạch toán vào doanh thu . - Phương thức bán lẻ hàng : Phương thức này được áp dụng đối với các cửa hàng, quầy hàng, các đại lý bán lẻ. II. Hạch toán tiêu thụ hàng hóa tại Công ty Dươc & Vật tư y tế Phú Yên : 1. Hạch toán doanh thu và giá vốn hàng bán : 1.1. Hạch toán doanh thu : 1.1.1. Thủ tục, chứng từ sử dụng : Hàng ngày, căn cứ vào hóa đơn (GTGT) kế toán tiêu thụ ghi vào sổ chi tiết doanh thu : Mẫu số : 01 GTKT – 3LL HÓA ĐƠN (GTGT) Ký hiệu : PT/99- N Liên 1 : (Lưu) No : 052221 Ngày 18 tháng 12 năm 2000 Đơn vị bán hàng : Công ty Dược & Vật tư y tế Phú Yên Địa chỉ : 166 – 170 Nguyễn Huệ Số tài khoản : 710A 00044 NHCT Phú Yên Điện thoại : 823228 – 828413 MS : 4400116704 Họ tên người mua hàng : Phan Xuân Hương Đơn vị : Trung Tâm Da Liễu Phú Yên Địa chỉ : 02 Trần Phú Số tài khoản :........................................................... Hình thức thanh toán : Nợ MS : STT Tên hàng hóa, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1 x 2 1 Găng tay số 8 Đôi 200 2.400 480.000 2 Methanol PA (Pro) Lít 05 168.000 840.000 3 Kalibicromat (LX) Gam 1.000 432 432.000 4 Formol PA 36 – 38% Chai 01 150.000 150.000 5 Na2SO4 500g Chai 02 114.000 228.000 6 Acid acetic PA 100% Chai 01 259.000 259.000 Cộng tiền bán hàng hóa, dịch vụ : 2.389.000 Thuế suất GTGT : 5% Tiền thuế GTGT : 119.450 Tổng cộng tiền thanh toán : 2.508.450 Số tiền viết bằng chữ : Hai triệu năm trăm lẻ tám ngàn bốn trăm năm mươi ngàn đồng chẳn. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu) Liên 1 : Lưu. Liên 2 : Giao khách hàng. Liên 3 : Dùng thanh toán. SỔ CHI TIẾT DOANH THU Tháng 12 năm 2000 Mã hàng hóa : 02 – D05 ĐVT : Đồng VN SCT Ngày Diễn giải Số lượng tiêu thụ Đơn giá Thành tiền 69970 1/12 Võ Hoàng Ca 10 54.000 540.000 70062 9/12 Phan Công Chánh 30 43.800 1.314.000 C17/5 31/12 Nguyễn Thị Chỉnh 11 40.952 450.472 Tổng cộng 25.872.358 - Đối với công tác bán lẻ tại quầy hàng thì đơn giá đã có thuế GTGT trong đó. Khi kế toán ghi vào “Sổ chi tiết doanh thu” thì tính ngược trở lại đơn giá chưa có thuế GTGT theo công thức : Giá chưa có thuế GTGT += Giá đã có thuế 1 + 5% Như trong ngày 18/12/2000, Công ty có bán 10 hộp Lamen với đơn giá bán là 42.000 đồng/1 hộp. Tổng số tiền thanh toán : 420.000 đồng. Vậy số tiền mà kế toán ghi vào sổ chi tiết doanh thu là : 420.000 == 400.000 (Đồng) 1 + 5% Khi theo dõi tình hình tiêu thụ hàng hóa, kế toán kết hợp theo dõi tình hình thanh toán của khách hàng qua “Bảng chi tiết công nợ” : BẢNG CHI TIẾT CÔNG NỢ Đơn vị : Trung Tâm Da Liễu Phú Yên Tháng 12 năm 2000 ĐVT : Đồng Số CT Ngày Nội dung TK Phát sinh Nợ Phát sinh Có Đầu kỳ 26,258,115 64208 11/12 Trung Tâm Da Liễu (Mua thuốc) 156 8,062,425 13/12 Trung Tâm Da Liễu (Chuyển tiền) 112 9,599,310 13/12 Trung Tâm Da Liễu (Chuyển tiền) 112 8,062,425 18/12 Trung Tâm Da Liễu (Chuyển tiền) 112 2,410,500 64186 25/12 Trung Tâm Da Liẽu (Mua thuốc) 156 2,199,500 27/12 Trung Tâm Da Liễu (Chuyển tiền) 112 2,199,500 58151 29/12 Trung Tâm Da Liễu (Mua thuốc) 156 12,863,550 29/12 Trung Tâm Da Liễu (Chuyển tiền) 112 2,196,456 Cộng số phát sinh 23,125,475 24468191 Số dư cuối kỳ 24,915,399 Lập bảng Kế toán trưởng (Ký) (Ký) Để hạch toán tổng hợp tiêu thụ, kế toán sử dụng TK 511 “Doanh thu bán hàng” để phản ánh toàn bộ doanh thu mà Công ty đã bán được trong kỳ. Ở Công ty Dược & Vật tư y tế Phú Yên, kế toán đã sử dụng các tài khoản cấp 2 của TK 511 : - TK 5111 “Doanh thu bán hàng hóa” : Tài khoản này phản ánh doanh thu tiêu thụ hàng hóa của Công ty. Doanh thu này chiếm phần lớn trong toàn bộ doanh nghiệp. - TK 5112 “Doanh thu ủy thác”. - TK 5113 “Doanh thu sửa chữa – dịch vụ khác”. Từ “Sổ chi tiết doanh thu”, kế toán tổng hợp doanh thu và ghi vào “Sổ tổng hợp doanh thu tiêu thụ hàng hóa” trong tháng. Sổ tổng hợp này được ghi vào cuối tháng. Công ty Dược & Vật tư y tế Phú Yên BẢNG TỔNG HỢP DOANH THU TIÊU THỤ HÀNG HÓA Tháùng 12 năm 2000 ĐVT : Đồng SCT Ngày Diễn giải Ghi có TK 511 Ghi Nợ các TK Ghi Có TK 333.1 TK 131 TK 111 52204 1/12 Bệnh Viện Tỉnh 23.736.700 24.986.000 1.249.300 52213 19/12 Trung Tâm Da Liễu 4.309.200 4.536.000 226.800 52313 23/12 TTYT Huyện Đồng Xuân 13.197.563 13.892.172 694.609 69903 15/12 TTYT Huyện Sơn Hòa 129.675 136.500 6.825 70013 28/12 TTYT Huyện Tuy An 3.112.699 3.276.525 70201 31/12 Bệnh Viện Tỉnh 9.108.172 9.587.550 479.378 Tổng cộng 2.612.114.815 1.616.772.165 1.132.822.377 137.479.727 Người lập Kế toán trưởng (Ký) (Ký) Từ bảng tổng hợp doanh thu tiêu thụ bán ra trong tháng 12, kế toán tập trung các nghiệp vụ kinh tế phát sinh như sau : - Tổng doanh thu bán hàng tháng 12/2000 : 2.612.114.815đ - Tổng trị giá thuế GTGT đầu ra của hàng bán tháng 12: 137.479.727đ - Tổng công nợ phải thu khách hàng : 1.616.772.165đ - Tổng số tiền đã thu khách hàng : 1.132.822.377đ Căn cứ vào bảng tổng hợp doanh thu, kế toán lập bảng chứng từ gốc TK 511 : CHỨNG TỪ GỐC TK 511 Tháng 12 năm 2000 ĐVT : Đồng Trích yếu TK đối ứng Số tiền Nợ Có Doanh thu bán hàng thu bằng tiền mặt 111 111 511 333.1 1.535.933.557 80.838.608 Doanh thu bán hàng khách hàng còn nợ 131 131 511 333.1 1.076.181.258 56.641.119 Tổng cộng 2.612.114.815 Người lập Kế toán trưởng 2. Hạch toán giá vốn hàng bán : Tài khoản sử dụng : TK 632”Giá vốn hàng bán”. Tài khoản này dùng để phản ánh giá vốn của hàng hóa tiêu thụ trong kỳ. Việc tính giá vốn hàng bán nhằm xác định lãi gộp đồng thời giúp cho Công ty xác định được toàn bộ chi phí bỏ ra để mua hàng hóa cho đến khi hàng hóa được tiêu thụ. Thực tế ở Công ty Dược & Vật tư y tế Phú Yên, giá bán của hàng hóa là giá thỏa thuận giữa khách hàng và Công ty còn với việc hạch toán giá vốn hàng bán ra trong kỳ được xác định vào cuối tháng bằng giá bình quân. Trong kỳ, Công ty không có sổ chi tiết theo dõi giá vốn của hàng hóa mà cuối quý Công ty tính giá vốn hàng bán ra bằng cách : Căn cứ vào số lượng hàng xuất bán trong kỳ hàng tháng để tính giá vốn hàng bán : Giá vốn hàng bán = Số lượng x Đơn giá bình quân Trong đó : Đgbq hàng = SLĐK x ĐgĐK + SLNhập x ĐgNhập xuất bán SLĐK + SLNhập Với : - Đgbq hàng xuất bán : Đơn giá bình quân hàng xuất bán. - SLĐK : Số lượng đầu kỳ. - ĐgĐK : Đơn giá đầu kỳ. - SLNhập : Số lượng nhập. - ĐgNhập : Đơn giá nhập. Ví dụ : Tuy sản phẩm thuốc tân dược có nhiều loại khác nhau, đơn giá bán ra cũng khác nhau. Nhưng ở bộ phận tính chi phí giá thành Công ty đã chủ trương tính, phản ánh giá thành của từng loại hàng hóa theo đơn giá bình quân của khối lượng hàng xuất bán trong kỳ hàng tháng. Cuối kỳ, kế toán tổng hợp trị giá vốn hàng tiêu thụ. Công ty Dược & Vật tư y tế Phú Yên BẢNG KÊ GIÁ VỐN HÀNG TIÊU THỤ Tháng 12 năm 2000 ĐVT : Đồng Chứng từ Diễn giải Ghi Nợ TK 632, ghi Có TK Ngày Loại Số Cộng TK 156 TK 157 Giá vốn hàng bán tại kho 750.806.121 750.806.121 Giá vốn hàng bán tại quầy 178 651.002.131 651.002.131 Giá vốn hàng bán tại quầy 245 170.015.089 170.015.089 Giá vốn hàng bán tại quầy 163 850.109.782 850.109.782 Tổng cộng 2.421.933.123 750.806.121 1.671.127.002 Người lập Kế toán trưởng (Ký) (Ký) Căn cứ vào bảng kê giá vốn hàng tiêu thụ, kế toán tiến hành ghi vào chứng từ ghi sổ TK 632 Công ty Dược & Vật tư y tế Phú Yên CHỨNG TỪ GHI SỔ TK 632 Tháng 12 năm 2000 ĐVT : Đồng Chứng từ Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Số Ngày Nợ Có Trị giá vốn hàng thuốc bán ra trong tháng 12/2000 632 156 157 750.806.121 1.671.127.002 Tổng cộng 2.421.933.123 Người lập Kế toán trưởng (Ký) (Ký) Cuối kỳ hạch toán, kế toán tổng hợp toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến tiêu thụ hàng hóa phản ánh trên sơ đồ chữ T căn cứ vào bảng chi tiết công nợ, chứng từ ghi sổ, sau đó vào sổ cái tài khoản. 3. Hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu : Công ty Dược & Vật tư y tế Phú Yên có các khoản giảm trừ doanh thu như sau : - Chiết khấu hàng bán. - Giảm giá hàng bán. - Hàng bán bị trả lại. Nhưng trong năm 2000, Công ty không có chiết khấu hàng bán. Vì vậy Công ty chỉ hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu cho các trường hợp sau : 3.1. Hạch toán giảm giá hàng bán : Công ty sử dụng TK 532 “ Giảm giá hàng bán” để hạch toán. Trình tự hạch toán như sau : - Khi chấp nhận giảm giá hàng bán cho khách hàng : Nợ TK 532 Có TK 131 - Đồng thời ghi giảm doanh thu : Nợ TK 511 Có TK 532 3.2. Hạch toán hàng bán bị trả lại : Trị giá của hàng bán bị trả lại được phản ánh vào TK 531. Trình tự hạch toán : - Khi nhận lại hàng hóa : Nợ TK 156 Có TK 632 - Thanh toán số tiền hàng trả lại cho người mua : Nợ TK 531 Nợ TK 333 (333.1) Có TK 131 - Đồng thời ghi giảm doanh thu : Nợ TK 511 Có TK 531 III. Hạch toán chi phí kinh doanh và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa ở Công ty Dược & Vật tư y tế Phú Yên : 1. Hạch toán chi phí bán hàng : Chi phí bán hàng là những khoản chi phí liên quan trực tiếp đến quá trình tiêu thụ hàng hóa ở Công ty Dược & Vật tư y tế Phú Yên. Chi phí bán hàng được theo dõi và hạch toán trên TK 641 “Chi phí bán hàng”. Bảng kê này căn cứ vào bảng tổng hợp chi phí bán hàng tháng 12/2000 để lập thành bảng kê như trên. Chi phí bán hàng tháng 12/2000 : 81.002.874 đ. Trong đó : - Hao mòn TSCĐ bộ phận bán hàng : 334.635 đ. - Tiền vận chuyển bốc xếp : 16.734.635 đ. - Tiền lương phải trả tháng 12/2000 : 5.600.276 đ. - Chi phí quảng cáo bán hàng, chi phí trình dược viên ... : 56.466.569 đ. - Các khoản trích theo lương : 1.866.759 đ. Công ty Dược & Vật tư y tế Phú Yên BẢNG KÊ CHI PHÍ BÁN HÀNG TK 641 Tháng 12 năm 2000 ĐVT : Đồng Chứng từ Diễn giải Ghi Nợ TK 641, ghi Có các TK Ngày Số 2141 3388 334 112 111 Cộng Hao mòn TSCĐ bộ phận bán hàng 334.635 334.635 Tiền vận chuyển bốc xếp 16.734.632 16.734.635 Tiền lương phải trả tháng 12 5.600.276 5.600.276 Chi phí quảng cáo bán hàng, chi phí trình dược viên ... 56.466.569 56.466.569 Các khoản trích theo lương (BHXH, BHYT, KPCĐ)... 1.866.759 1.866.759 Tổng cộng 334.635 1.866.759 5.600.276 56.466.569 16.734.635 81.002.874 Người lập Kế toán trưởng (Ký) (Ký) 2. Hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp : Công ty Dược & Vật tư y tế Phú Yên sử dụng TK 642 “ Chi phí quản lý doanh nghiệp” để hạch toán. Chi phí quản lý doanh nghiệp là những chi phí mang tính chất chung cho toàn doanh nghiệp mà không tách riêng ra được cho từng hoạt động của bộ phận nào. Chi phí quản lý doanh nghiệp được tập hợp dựa trên những chứng từ, sổ sách có liên quan. Chi phí quản lý doanh nghiệp ở Công ty được hạch toán như sau : Công ty Dược & Vật tư y tế Phú Yên BẢNG TẬP HỢP CHI PHÍ QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP TK 642 Tháng 12 năm 2000 ĐVT : Đồng Chứng từ Diễn giải Ghi Nợ TK 642, ghi Có các TK Ngày Số 2141 141 1122 111 Cộng Hao mòn TSCĐ ở văn phòng Công ty - Thuế 155.459.169 155.459.169 Công tác phí cho cán bộ đi công tác 37.919.778 37.919.778 Lãi vay & phí tạingân hàng 261.000.779 261.000.779 Chi phí quản lý doanh nghiệp khác bằng tiền mặt 1.577.831.134 1.577.831.134 Tổng cộng 155.459.169 37.919.778 261.000.779 1.577.831.134 2.032.210.860 Người lập Kế toán trưởng (Ký) (Ký) Cuối kỳ, kế toán căn cứ vào bảng tổng hợp chi phí quản lý doanh nghiệp để hạch toán vào tài khoản liên quan. 3. Hạch toán xác định kết quả tiêu thụ ở Công ty Dược & Vật tư y tế Phú Yên : Công ty Dược & Vật tư y tế Phú Yên có địa bàn hoạt động tương đối rộng, có nhiều lĩnh vực khác nhau. Vì vậy việc tiêu thụ hàng hóa cũng trải qua nhiều giai đoạn khi khách hàng chấp nhận mua hàng. Cuối tháng, dựa vào bảng tổng hợp doanh thu, bảng tổng hợp giá vốn hàng bán, bảng phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp ... Kế toán tiêu thụ tiến hành tính toán kết quả tiêu thụ để xác định lãi, lỗ. Lãi (Lỗ) trong kỳ = Doanh thu thuần - Giá vốn - Chi phí - Chi phí hàng bán bán hàng QLDN Kế toán Công ty sử dụng TK 911 “ Xác định kết quả kinh doanh” để hạch toán. Tập hợp các chi phí phát sinh trong tháng 12 năm 2000 căn cứ vào sổ cái TK 111 kế toán lập chứng từ ghi sổ TK 641, TK 642. Công ty Dược & Vật tư y tế Phú Yên CHỨNG TỪ GHI SỔ TK 642 Tháng 12 năm 2000 ĐVT : Đồng Trích yếu TK đối ứng Thành tiền Nợ Có Chi tiền mặt QLDN 642 111 2.580.000 Chi tiền mặt cho công tác QLDN 642 111 5.230.000 Tổng cộng 2.032.210.860 Người lập Kế toán trưởng (Ký) (Ký) Công ty Dược & Vật tư y tế Phú Yên CHỨNG TỪ GHI SỔ TK 641 Tháng 12 năm 2000 ĐVT : Đồng Trích yếu TK đối ứng Thành tiền Nợ Có Chi tiền vận chuyển đem hàng đi bán 641 111 565.000 Chi tiền quảng cáo bán hàng 641 111 1.985.000 Tổng cộng 81.002.874 Người lập Kế toán trưởng (Ký) (Ký) Công ty Dược & Vật tư y tế Phú Yên CHỨNG TỪ GHI SỔ TK 911 Tháng 12 năm 2000 ĐVT : Đồng Trích yếu TK đối ứng Thành tiền Nợ Có Kết chuyển giá vốn 911 632 2.421.933.123 Kết chuyển chi phí bán hàng 911 641 81.002.874 Kết chuyển chi phí QLDN 911 642 2.032.210.860 Tổng cộng 4.535.146.857 Người lập Kế toán trưởng (Ký) (Ký) Cuối kỳ kết chuyển số thực lãi trong tháng 12 năm 2000 là :......................đồng, kế toán căn cứ vào chứng từ gốc TK 911 lập chứng từ ghi sổ TK 421 Công ty Dược & Vật tư y tế Phú Yên CHỨNG TỪ GHI SỔ TK 421 Tháng 12 năm 2000 ĐVT : Đồng Trích yếu TK đối ứng Thành tiền Nợ Có Kết chuyển lãi trong tháng 12 911 421 Tổng cộng Người lập Kế toán trưởng (Ký) (Ký) SỔ CÁI TÊN TÀI KHOẢN 632 ĐVT : Đồng CTGS Trích yếu Số hiệu TK đối ứng Số tiền Số Ngày Nợ Có 01 Hàng hóa bán được trong quý tại kho 156 750.806.121 02 Hàng bán tại các quầy của Công ty 157 1.671.127.002 Tổng cộng 2.421.933.123 SỔ CÁI TÊN TÀI KHOẢN 641 ĐVT : Đồng CTGS Trích yếu Số hiệu TK đối ứng Số tiền Số Ngày Nợ Có 01 Chi tiền vận chuyển hàng đem đi bán 111 565.000 07 Chi tiền quảng cáo bán hàng 111 1.985.000 Tổng cộng 81.002.874 SỔ CÁI TÊN TÀI KHOẢN 642 ĐVT : Đồng CTGS Trích yếu Số hiệu TK đối ứng Số tiền Số Ngày Nợ Có 03 Chi tiền mặt QLDN 111 2.580.000 04 Chi tiền mặt cho công tác QLDN 111 5.230.000 Tổng cộng 2.032.210.860 SỔ CÁI TÊN TÀI KHOẢN 911 ĐVT : Đồng CTGS Trích yếu Số hiệu TK đối ứng Số tiền Số Ngày Nợ Có 02 Kết chuyển giá vốn 632 2.421.933.123 03 Kế chuyển chi phí bán hàng 641 81.002.874 04 Kế chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp 642 2.032.210.860 Tổng cộng 4.535.146.857 SỔ CÁI TÊN TÀI KHOẢN 421 ĐVT : Đồng CTGS Trích yếu Số hiệu TK đối ứng Số tiền Số Ngày Nợ Có 41 Kết chuyển lãi trong tháng 12 911 Tổng cộng PHẦN 3 MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC HẠCH TOÁN TIÊU THỤ& KẾT QUẢ TIÊU THỤ HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY DƯỢC & VẬT TƯ Y TẾ PHÚ YÊN I. Nhận xét về công tác hạch toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ hàng hoá ở Công ty Dược & Vật tư y tế Phú Yên : 1. Đánh giá chung về tiêu thụ và kết quả tiêu thụ hàng hoá : 1.1. Thuận lợi : Trong những năm qua, Việt Nam đã có những bước phát triển nhảy vọt, thu nhập bình quân đầu người tăng kéo theo nhiều hoạt động xã hội cũng phát triển, nhu cầu về chăm sóc và bảo vệ sức khoẻ của người dân từ đó cũng tăng lên. Đây là điều kiện thuận lợi để Công ty phát triển và nâng cao doanh số tiêu thụ. Ngày 03/02/1994, Chính phủ ban hành quyết định số 98/TTg về việc đẩy mạnh hoàn thiện hệ thống màng lưới y tế cơ sở, chi phí cho việc trang bị các trang thiết bị khám và chữa bệnh hàng năm là 3 tỷ đồng, dự kiến sẽ tăng lên từ 15 – 30%/ năm cho những năm gần đây. Cơ chế chính trị của nước ta ổn định, hệ thống pháp luật ngày càng hoàn thiện, đặc biệt là luật đầu tư nước ngoài. Nhờ vậy Công ty đã mở ra được mối quan hệ mua bán tạo điều kiện tiếp cận với thị trường thế giới. 1.2. Khó khăn : Khủng hoảng kinh tế khu vực cũng ảnh hưởng đến Việt Nam, đồng tiền Việt Nam bị mất giá ảnh hưởng không nhỏ đến dược phẩm được nhập. Theo quyết định số 1203/BYT – QĐ ngày 11/07/1996 về việc ban hành quy chế thuốc. Trong quy chế quy định chặt chẽ về việc đăng ký danh mục thuốc : chủng loại, chất lượng, hàm lượng … kể cả đối với các đơn vị xuất nhập khẩu và chủ trương của Bộ Y Tế trong thời gian tới sẽ hạn chế nhập khẩu một số mặt hàng thông dụng mà hiện nay các doanh nghiệp trong nước đã sản xuất được. Đây là mối đe doạ lớn nhất của Công ty, vì hiện nay danh mục các mặt hàng chủ lực của Công ty, có tỷ trọng doanh số chiếm trên 70% tổng doanh thu tiêu thụ của Công ty hàng năm, là những mặt hàng mà hiện nay các doanh nghiệp trong nước đã sản xuất được. Việc cung cấp trang thiết bị y tế trong toàn tỉnh trước đây đều do Công ty cung cấp, giờ đây Bộ Y Tế đưa ra cơ chế đấu thầu, đòi hỏi Công ty phải phải tìm mọi cách để tìm ra những đối tác là nhà sản xuất có uy tín, đảm bảo chất lượng tốt, giá cả phù hợp … Trong những năm gần đây, Bộ Y Tế khuyến khích các cơ sở y tế dùng thuốc nội đã gây không ít khó khăn cho Công ty. 2. Nhận xét về công tác hạch toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ hàng hoá ở Công ty Dược & Vật tư y tế Phú Yên : Qua thời gian thực tập tại Công ty, trong quá trình tìm hiểu tình hình thực tế của Công ty kết hợp với lý thuyết đã học về công tác hạch toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ hàng hoá ở Công ty có thể rút ra một vài nhận xét sau : 2.1. Ưu điểm : - Công ty áp dụng hình thức kế toán “ Chứng từ ghi sổ” nên cơ cấu bộ máy kế toán được tổ chức tương đối gọn nhẹ, chặt chẽ và hợp lý. Mỗi nhân viên kế toán làm một phần hành riêng của mình. - Trình độ nhân viên kế toán tương đối đồng đều, được đào tạo cơ bản rộng với thời gian công tác lâu năm và có nhiều kinh nghiệm, có tinh thần trách nhiệm cao, trưởng phòng kế toán biết điều hành và tổ chức hợp lý giữa các bộ phận kế toán. - Trong quá trình hạch toán, hạch toán tiêu thụ được biểu hiện rõ ràng trên sổ sách cụ thể phù hợp với thực tế xảy ra phục vụ cho việc xác định kết quả tiêu thụ nhanh chóng. Như ta đã biết hệ thống các thông tin sử dụng để ra các quyết định quản lý được thu từ nhiều nguồn khác nhau, nhưng thông tin kế toán đóng vai trò quan trọng và không thể thiếu được với lý do : Căn cứ vào thông tin kế toán, nhà quản lý định ra các kế hoạch dự án và kiểm tra việc thực hiện các dự án, các kế hoạch đề ra, nhờ có thông tin kế toán, người ta có thể xác định được hiệu quả của một kỳ kinh doanh. Các nhà quản trị doanh nghiệp luôn luôn cần thiết thông tin một cách chi tiết cụ thể về chi phí, doanh thu và kết quả của từng loại hoạt động, từng loại sản phẩm để đáp ứng yêu cầu quản lý, để có những quyết định đúng đắn cho sự phát triển doanh nghiệp không chỉ trong thời gian hiện tại mà cả về tương lai lâu dài. 2.2. Nhược điểm : Bên cạnh những ưu điểm đã nêu trên, công tác hạch toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ tại Công ty vẫn còn một số tồn tại đáng kể trong việc hạch toán chưa giải quyết được : 2.2.1. Công tác phân tích tiêu thụ : Phân tích tiêu thụ và kết quả tiêu thụ tạo điều kiện cho việc đánh giá chính xác tình hình thực hiện chỉ tiêu kế hoạch, đồng thời qua việc phân tích có thể tìm ra những biện pháp hữu hiệu để làm tăng sản lượng tiêu thụ. Do gặp nhiều khó khăn trong việc tìm kiếm thị trường tiêu thụ, Công ty đã chưa quan tâm nhiều đến việc tổ chức công tác phân tích tiêu thụ. Ở Công ty, việc phân tích tiêu thụ chỉ thực hiện một cách giản đơn dựa trên số lượng hàng hóa tiêu thụ do phòng kế toán cung cấp để đánh giá khái quát tình hình tiêu thụ trong kỳ chứ không đi sâu tìm hiểu những nguyên nhân làm ảnh hưởng đến quá trình tiêu thụ cũng như kết quả tiêu thụ để có những biện pháp phương hướng đúng đắn nhằm đẩy mạnh quá trình tiêu thụ. Chính vì vậy, việc tổ chức công tác phân tích tiêu thụ và kết quả tiêu thụ là vấn đề cần thiết mà Công ty cần quan tâm. 2.2.2. Công tác Marketing : Công tác tiếp cận thị trường, tiếp cận khách hàng còn biểu hiện sự yếu kém, thiếu mạnh dạn trong kinh doanh ... do đó đã bỏ lỡ nhiều cơ hội kinh doanh tốt. Nguồn vốn tự có của Công ty còn quá nhỏ bé so với nhu cầu và quy mô kinh doanh hiện nay của đơn vị. Do đố lợi nhuận của Công ty còn hạn chế, vì phải trả lãi vay cho Ngân hàng lớn. Điều đó làm giảm tính chủ động trong kinh doanh. Thị trường Tây Nguyên sức mua của người dân chưa cao. Hiện nay, doanh số tiêu thụ của Công ty ở khu vực thị trường này chỉ chiếm khoảng 2 – 3% tổng doanh thu tiêu thụ. II. Những biện pháp nhằm hoàn thiện công tác hạch toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ ở Công ty Dược & vật tư y tế Phú Yên : 1. Hoàn thiện hạch toán chi phí bán hàng : Chi phí bán hàng là toàn bộ chi phí phát sinh trong quá trình tiêu thụ hàng hóa, sản phẩm. Vì vậy phải được hạch toán theo dõi chi tiết cho từng yếu tố chi phí riêng cho từng sản phẩm, hàng hóa. Để xác định chính xác số chi phí phát sinh trong kỳ ở bộ phận bán hàng, Công ty cần lập sổ chi tiết từng yếu tố chi phí thuộc chi phí bán hàng, gồm : TK 6411 – Chi phí nhân viên. TK 6412 – Chi phí tiếp khách. TK 6413 – Chi phí vận chuyển bốc xếp. TK 6414 – Chi phí khấu hao TSCĐ. TK 6415 – Chi phí bảo hành. TK 6417 – Chi phí dịch vụ mua ngoài. TK 6418 – Chi phí bằng tiền khác. Qua theo dõi chi tiết, biết được yếu tố nào phát sinh tăng làm cho chi phí bán hàng tăng trong kỳ. Mặc khác, cuối kỳ kế toán tổng hợp số liệu ở sổ chi tiết để đối chiếu với số liệu tổng hợp mà kế toán đã tập hợp trong kỳ, tránh trường hợp sai sót có thể xảy ra. Từ sổ chi tiết TK 641 – Chi phí bán hàng – sẽ biết được yếu tố nào giảm đã làm cho chi phí bán hàng giảm, từ đó có cách giải quyết hợp lý. Lúc này sổ chi tiết TK 641 được trình bày như sau : SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN 641 Tháng 12 năm 2000 Chứng từ Diễn giải GHI NỢ TK 641 Số Ngày TK 6411 TK6412 TK 6413 TK 6414 TK6415 TK6417 TK6418 Tổng Hao mòn TSCĐ 334.635 334.635 Tiền vận chuyển bốc xếp 16.734.635 16.734.635 Tiền lương phải trả 5.600.276 5.600.276 Chi phí quảng cáo bán hàng, chi phí trình dược.. 56.466.569 56.466.569 Các khoản trích theo lương (BHXH, KPCĐ) 1.866.759 1.866.759 Tổng cộng x x x x x x x x 2. Hoàn thiện hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp : Chi phí quản lý doanh nghiệp là chi phí chung của toàn doanh nghiệp bao gồm chi phí quản lý kinh doanh, chi phí qủan lý hành chính và chi phí chung khác liên quan đến toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp. Để thuận tiện cho việc quản lý các khoản chi phí và thuận tiện cho công tác hạch toán, Công ty cần theo dõi chi tiết cho từng chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh. qua đó có thể biết được yếu tố nào làm tăng hay giảm chi phí quản lý doanh nghiệp trong kỳ để có thể điều chỉnh cho hợp lý. Nội dung chi phí quản lý doanh nghiệp – TK 642 – cần thể hiện đúng là : TK 6421 – Chi phí nhân viên quản lý. TK 6422 – Chi phí vật liệu quản lý. TK 6423 – Chi phí đồ dùng văn phòng. TK 6424 – Chi phí khấu hao TSCĐ. TK 6425 – Chi phí về thuế, phí và lệ phí. TK 6426 – Chi phí dự phòng. TK 6427 – Chi phí dịch vụ mua ngoài. TK 6428 – Chi phí bằng tiền khác. Căn cứ vào nội dung chi phí phát sinh kế toán ghi vào sổ chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp. SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN 642 Tháng 12 năm 2000 Chứng từ Diễn giải GHI NỢ TK 642 Số Ngày 6421 6422 6423 6424 6425 6426 6427 6428 Tổng Hao mòn TSCĐ 155.459.169 155.459.169 Công tác phí 37.919.778 37.919.778 Lãi vay & phí tại ngân hàng 261.000.779 261.000.779 Chi phí khác bằng tiền 1.577.831.134 1.577.831.134 Tổng cộng x x x x x x x x x 3. Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho : Hiện tại Công ty có một số sản phẩm, hàng hoá đang tồn kho với thời gian lâu mà đối với hàng thuốc tân dược thì thời gian bảo quản ở kho chỉ nằm trong giới hạn cho phép. Nếu để lâu quá thời gian giới hạn sẽ làm ảnh hưởng đến chất lượng, hao hụt hoặc hư hỏng thuốc. Thuốc tân dược tồn kho cũng có thể là những loại thuốc do khách hàng không chấp nhận khi nghiệm thu … Vì vậy, Công ty nên lập dự phòng cho các sản phẩm, hàng hoá có số lượng tồn kho. Cơ sở lập dự phòng là theo tính toán của nhân viên phòng kế toán. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập vào cuối niên độ kế toán nhằm ghi nhận bộ phận giá trị dự tính giảm sút so với giá gốc của hàng tồn kho. Qua đó phản ánh được giá trị thực hiện thuần tuý của hàng tồn kho trên báo cáo tài chính. Khi lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập theo từng thứ, từng mặt hàng, nhóm hàng có tính chất như nhau và phải được thực hiện một cách nhất quán trong toàn Công ty khi giá gốc của hàng tồn kho có thể không thực hiện được do giá bán của hàng tồn kho bị giảm sút, kém phẩm chất, lỗi thời … Vào cuối niên độ kế toán, trước khi lập dự phòng mới cần phải hoàn nhập toàn bộ các khoản dự phòng cũ để lập niên độ trước. Sau khi được Sở Tài Chính duyệt bảng lập dự phòng, kế toán hạch toán : Nợ TK 642 (6426) Có TK 159 Cuối niên độ kế toán hoàn nhập dự phòng giảm giá đã lập ở niên độ trước : Nợ TK 159 Có TK 721 Và lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cho niên độ mới : Nợ TK 642 (6426) Có TK 159 4. Hoàn thiện việc tổ chức bộ máy tiêu thụ hàng hoá. Mở rộng thị trường tiêu thụ nhằm tăng doanh thu cho Công ty : 4.1. Hoàn thiện bộ máy tiêu thụ hàng hoá của Công ty : Trong điều kiện hoạt động sản xuất kinh doanh theo cơ chế thị trường có sự cạnh tranh gay gắt giữa các thành phần kinh tế thì vấn đề đặt ra cho các doanh nghiệp là làm sao cho mặt hàng của mình có mặt ở nhiều nơi. Sản phẩm, hàng hoá phải tiêu thụ được, nếu không tiêu thụ được thì Công ty sẽ không tồn tại, vì vậy cần phải tổ chức bộ phận tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá thật nhạy bén và năng động. Ở Công ty, bộ phận tiêu thụ còn nằm rãi rác, chưa tập trung lại thành bộ phận độc lập. Vì vậy việc thành lập một bộ phận tiêu thụ độc lập là yêu cầu cần thiết. Nhiệm vụ và chức năng của bộ phận tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá : - Khảo sát thị trường, nghiên cứu yêu cầu thị hiếu của người tiêu dùng. - Đề ra những phương án chiến lược về tiêu thụ hàng hoá. Lập dự toán và kiểm tra chặt chẽ các phương án trước khi đưa ra quyết định. - Theo dõi quá trình tiêu thụ. - Tham mưu cho Ban giám đốc về giá bán các loại hàng hoá, phương thức thanh toán, phương thức giao hàng … - Giải quyết tồn đọng công nợ bằng cách chiết khấu thanh toán. 4.2. Mở rộng thị trường tiêu thụ trong nước : Công ty Dược & Vật tư y tế Phú Yên nằm giữa trung tâm giao lưu hàng hoá lớn nhất của Tỉnh Phú Yên và có vị trí thuận lợi gần ga và nằm trên một trong số những trục đường chính của Thị Xã Tuy Hoà, trung tâm tỉnh lỵ của Tỉnh Phú Yên. Với vị trí như vậy Công ty có khả năng mở rộng thị trường tiêu thụ trong nước. Với tiềm năng to lớn của thị trường nội địa như vậy, em xin đề xuất với Công ty nên thực hiện những công việc sau : - Thành lập các quầy hàng trưng bày giới thiệu sản phẩm của Công ty ở các tỉnh, đồng thời mở các quầy hàng bán lẻ ở đó. - Tổ chức công tác quảng cáo, tiếp thị giới thiệu sản phẩm. - Tham gia tích cực hội chợ thương mại được tổ chức tại các tỉnh. - Mở rộng mạng lưới bán lẻ ở huyện, thị trấn. - Mở rộng các phương thức bán hàng. KẾT LUẬN Tiêu thụ có một ý nghĩa vô cùng quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty nên việc làm tăng sản lượng tiêu thụ để đạt được mức lợi nhuận tối đa là mục tiêu để vươn tới của bất kỳ doanh nghiệp nào. Tiêu thụ sản phẩm nhanh sẽ tạo cho Công ty thu hồi vốn nhanh, vòng quay của đồng vốn ngắn lại, hiệu quả sử dụng vốn kinh doanh cao, tăng được doanh thu và lợi nhuận, làm tốt nghĩa vụ nộp ngân sách cho Nhà nước, cải thiện đời sống cán bộ công nhân viên của Công ty. Những vấn đề nêu ra trên đây không ngoài mục đích đó. Tuy nhiên để đạt được mục đích trên, phải có sự đầu tư và sự nổ lực của toàn bộ công nhân viên của Công ty, phải có phương án chiến lược kinh doanh đúng hướng và phù hợp với nhu cầu thị trường. Nhìn chung công tác hạch toán tiêu thụ là hướng tới hoàn chỉnh, để theo dõi chi tiết cho chủng loại hàng hoá sản phẩm, là cơ sở, là yếu tố quan trọng hỗ trợ cho công tác quản lý ở Công ty.