Đề tài Tình hình kinh doanh xuất nhập khẩu và thực trạng qui trình thu thập và lập chứng từ thanh toán hàng dệt may xuất khẩu

2) Xí nghiệp may 1 974.25 Xí nghiệp may 2 846 Xí nghiệp may 3 2105 Xí nghiệp may 4 2105 Xí nghiệp may 5 2105 Xí nghiệp may 6 3105 Phân xưởng thảm len 4550.4 Phân xưởng thêu 205 Trung tâm thương mại dệt may 263 * Bảng 2: Diện tích mặt bằng sử dụng của các đơn vị thành viên (Nguồn: Phòng Tổ chức hành chính) 2. Tình hình sử dụng nguồn nhân lực: * Cơ cấu lao động: Chỉ tiêu 2005 2006 2007 Chênh lệch SL SL TT% SL TT% SL TT% 2005/2006 2006/2007 1.Tổng lao động 2516 100 4062 100 4520 100 1546 458 LĐ trực tiếp 231 9.18 258 6.35 270 5.97 27 12 LĐ gián tiếp 2364 93.96 3804 93.65 4250 94.03 1440 446 2.Giới tính 2516 100 4062 100 4520 100 1546 458 Nam 338 13.43 600 14.77 620 13.72 262 20 Nữ 2178 86.57 3462 85.23 3900 86.28 1284 438 3. Trình độ LĐ 2516 100 4062 100 4520 100 1546 458 Đại học 87 3.46 124 3.05 150 3.32 37 26 Trung cấp 65 2.58 98 2.41 100 2.21 33 2 Công nhân kỹ thuật 2172 86.33 3631 89.39 3990 88.27 1459 359 Lao động phổ thông 192 7.63 209 5.15 280 6.19 17 71 * Bảng 3: Cơ cấu lao động theo giới tính, tính chất lao động, trình độ lao động Nhận xét: - Qua bảng số liệu trên ta thấy số lượng lao động trong năm 2006 tăng mạnh so với năm 2005 vì trong năm nay Công ty mở rộng sản xuất lên 1546 côngnhân. Qua năm 2007 thì tình hình sản xuất của Công ty dần đi vào ổn định nên công ty đã tuyển thêm 458 người so với năm 2006. - Qua đây ta cũng thấy lao động nữ chiếm đa số. Do đặc thù của Công ty là kinh doanh ngành dệt may nên cần có sự nhẫn nại, khéo léo và cẩn thận ở nữ giới. - Số lượng lao động có trình độ Đại học và Cao đẳng ít hơn, chủ yếu làm việc tại các phòng ban của Công ty hay ở bộ phận quản lý của xí nghiệp. Đa số nhân viên còn lại làm việc tại các xưởng sản xuất đều có trình độ phổ thông. Chỉ tiêu 2005 2006 2007 Chênh lệch năm SL TT% SL TT% SL TT% 2005/2006 2006/2007 Bậc thợ 2516 100 4062 100 4520 100 1546 458 Bậc 5-6 10 0.40 17 0.42 23 0.51 7 6 Bậc 3-4 143 5.68 160 3.94 220 4.87 17 60 Bậc 1-2 2363 93.92 3885 95.64 4277 94.62 1522 392 * Bảng 4: Cơ cấu lao động theo bậc thợ Nhận xét: Đối với tay nghề, bậc thợ thì lao động có tay nghề cao cũng chiếm một tỷ lệ rất thấp. Hiện tại Công ty thiếu lao động có tay nghề cao và lao động có nghề may công nghiệp. Bên cạnh đó xét về trình độ chuyên môn thì Công ty còn gặp khó khăn đối với những lao động làm việc ở các phòng ban, xí nghiệp. Cụ thể : - Bộ phận kỹ thuật: Công nhân kỹ thuật chủ yếu qua kinh nghiệm thực tế, số qua trường lớp đào tạo nghề chiếm tỷ lệ ít nên chất lượng chưa đạt yêu cầu đề ra. Thiếu lao động có chuyên môn kỹ thuật so với nhu cầu tại Công ty Đây là những khó khăn đòi hỏi Công ty phải có hướng giải quyết đúng đắn và kịp thời trong thời gian đến. Mức lương thu nhập qua các năm: Chỉ tiêu 2005 2006 2007 Tiền lương bình quân 814.000 1.020.000 1.350.000 Thu nhập bình quân 901.000 1.200.000 1.650.000 Bảng 5: Tiền lương và thu nhập bình quân của người lao động Đây là mức thu nhập tương đối cao trong ngành dệt may. Với mức thu nhập này đảm bảo tương đối cho cuộc sống của người công nhân. Công ty còn nộp đầy đủ các khoản BHXH, BHYT theo tỷ lệ quy định cho CBCNV. Công ty còn có những phần quà cho công nhân vào những ngày lễ tết. 3. Tình hình tài chính của Công ty: Tài sản Mã số 2005 2006 2007 Năm 06/05 Năm07/06 A Tài sản ngắn hạn 100 76,793,509,571 146,913,764,925 156,897,810,240 191.3 106.80 I Tiền và các khoản tương đương tiền 110 8,445,198,562 4,027,384,842 3,481,550,087 47,69 86,45 II Các khoản đầu tư tài chính ngắn hạn 120 0 0 0 III Các khoản phải thu ngắn hạn 130 43,919,224,381 72,945,286,287 71,490,107,544 166,09 98,01 IV Hàng tồn kho 140 23,453,480,412 64,358,766,332 74,793,411,324 274,41 116,21 V Tài sản ngắn hạn khác 150 975,606,216 5,582,327,464 7,132,741,324 572,19 127,77 B TÀI SẢN DÀI HẠN 35,374,111,186 73,188,029,165 73,659,953,041 206.90 100.64 I Các khoản phải thu dài hạn 0 0 0 II Tài sản cố định 32,931,196,082 67,844,121,923 67,957,497,389 209.45 100.17 III Bất động sản đầu tư 0 0 0 IV Các khoản đầu tư tài chính dài hạn 0 0 600,000,000 V Tài sản dài hạn khác 2,982,915,104 5,343,907,242 5,102,455,652 179.15 95.48 TỔNG TÀI SẢN 112,167,620,757 220,101,794,090 230,557,763,281 196.23 104.75 NGUỒN VỐN A NỢ PHẢI TRẢ 100,319,749,021 194,816,049,252 202,706,648,132 194.20 104.05 I Nợ ngắn hạn 84,866,529,811 140,591,328,395 153,618,658,045 165.66 109.27 Nợ dài hạn 15,453,219,210 54,224,720,857 49,087,990,087 350.90 90.53 B VỐN CHỦ SỞ HỮU 11,847,871,736 25,285,744,838 27,851,115,149 213.42 110.15 I Vốn chủ sở hữu 11,757,081,608 24,925,876,549 27,548,422,015 212.01 110.52 II Nguồn kinh phí và quỹ khác 90,790,128 359,868,289 302,693,134 396.37 84.11 TỔNG NGUỒN VỐN 112,167,620,757 220,101,794,090 230,557,763,281 196.23 104.75 Nhận xét: Qua bảng số liệu ta thấy tổng tài sản của Công ty tăng lên rõ rệt. Năm 2006 tăng gần gấp đôi so với năm 2005 và 2007 tăng 4.75% so với năm 2006. Trong đó tài sản lưu động khác năm 2006 tăng 2.360.992.138 đồng so với năm 2005 và năm 2007 tăng so với năm 2006 là 27.77%. Công ty đã áp dụng các biện pháp nhưu thu hồi lượng vốn bị khách hàng chiếm dụng để có thể xoay vòng vốn nhanh. Công ty đã thu hồi từ các hoạt động như đầu tư tài chính ngắn hạn của năm 2007 tăng hơn so với năm 2006 và năm 2005 góp phần làm cho tài sản lưu động của Công ty tăng lên. Bên cạnh những tăng trưởng nhanh chóng, Công ty còn gặp những khó khăn trong khâu phân phối và tiêu thụ nên lượng hàng tồn kho tăng. Tài sản cố định của Công ty năm 2007 đã tăng lên, điều đó chứng tỏ công ty không ngừng đổi mới trang thiết bị máy móc, thiết bị phục vụ cho sản xuất kinh doanh. Hầu hết các hoạt động sản xuất của Công ty đều là vốn vay. Do đó năm 2007 tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty được mở rộng, Công ty đã vay thêm ngân hàng, điều này làm nợ phải trả tăng lên trong năm 2007. Cụ thể là nợ ngắn hạn năm 2006 tăng so với năm 2005 là 55.724.798.584 đồng và năm 2007 so với năm 2006 là 13.027.329.650 đồng. Từ năm 2006,2007 Công ty đã phát triển, kinh doanh hiệu quả nên tổng tài sản của Công ty tăng lên đều qua các năm. Bên cạnh đó nhu cầu vốn lưu động, các khoản nợ ngắn hạn của Công ty tăng lên để đảm bảo cho việc kinh doanh. 4. Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty (2005 – 2007) Chỉ tiêu 2005 2006 2007 Năm06/05 Năm 07/06 1. DT thuần 240,506,811,841 339,340,134,937 538,788,499,651 141.09 158.78 2. Cá khoản giảm trừ 272,460,404 1,115,584,979 1,181,155,730 409.45 105.88 3. Doanh thu thuần(3=1 – 2) 240,234,351,437 338,224,549,958 537,607,343,921 140.79 158.95 4. Giá vốn bán hàng 212,758,028,983 304,344,891,878 459,953,933,109 143.05 151.13 5. Lợi nhuận gộp(5=3-4) 27,476,322,454 33,879,658,080 77,653,410,812 123.30 229.20 6. DT hoạt động tài chính 704,512,648 824,964,071 2,072,279,348 117.10 251.20 7. Chi phí hoạt động tài chính 4,633,942,019 8,004,141,241 13,542,990,537 172.73 169.20 8. Chi phí bán hàng 5,070,549,058 7,961,540,668 10,202,933,799 157.02 128.15 9. Chi phí quản lý doanh nghiệp 18,041,219,598 17,290,544,548 21,751,720,816 95.84 125.80 10. Lợi nhuận thuần 435,124,427 1,448,395,694 34,228,045,008 332.87 2,363.17 11. Lợi nhuận khác 1,282,461,311 763,020,047 315,268,961 59.50 41.32 12. Tổng lợi nhuận trước thuế(12=10+11) 1,717,585,738 2,211,415,741 34,543,313,969 128.75 1,562.05 13. Các khoản chi phí trừ vào lợi nhuận sau thuế 453,399,931 619,247,367 1,272,127,911 136.58 205.43 14. Lợi nhuận sau thúê (14=12-13) 1,264,185,807 1,592,168,374 33,271,186,058 125.94 2,089.68 Nguồn: Phòng Kế toán Nhận xét: Căn cứ vào bảng tổng hợp kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty, ta nhận thấy xu thế biến động là ổn định, không có đột biến bất thường trong các giai đoạn từ năm 2005-2007, doanh thu và chi phí đều tăng. Doanh thu năm sau cao hơn năm trước, đáng chú ý là tốc độ tăng của năm 2007 so với năm 2006 là 58,78%. Lợi nhuận hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp năm 2007 so với năm 2006 là 2.839.649.314 đồng. Về chi phí, trong mối quan hệ tương đồng giữa doanh thu và chi phí có thể nhận thấy đây là mối quan hệ tỷ lệ thuận, doanh thu giữa các năm đều tăng và kéo theo chi phí cũng tăng theo. Căn cứ vào mức lợi nhuận sau thuế của các năm qua có thể thấy lợi nhuận đạt được chưa tương xứng với qui mô hiện tại của doanh nghiệp, trong thời gian tới doanh nghiệp cần đẩy mạnh công tác khia thác thị trường, đa dạng hóa sản phẩm, kết hợp các giải pháp nâng cao lợi nhuận sau thuế, đó là đích đến mà doanh nghiệp cần đạt được. *Cơ cấu sản phẩm năm 2007: Vest : 27.000 chiếc Polo : 204.000 chiếc Jacket : 556.000 chiếc Shirt : 677.000 chiếc Ghile váy : 139.000 chiếc Bộ thể thao : 161.000 chiếc Loại khác : 439.000 chiếc èTổng sản phẩm sản xuất năm 2007: 4,696 triệu sản phẩm * Cơ cấu thị trường xuất khẩu năm 2007: Hoa Kỳ: 78,62 % Châu Âu: 19,92 % Thị trường khác: 1,46% Tổng trị giá xuất khẩu năm 2007: 30 triệu USD B. Quy trình lập chứng từ thanh toán hàng dệt may xuất khẩu bằng phương thức tín dụng chứng từ tại Công ty: Phương thức thanh toán bằng phương thức tín dụng chứng từ tại Công ty thường tuân theo các bước sau: Nhận L/C từ NH (1) Tu chỉnh L/C Kiểm tra L/C (2) Giao hàng-Lập bộ chứng từ thanh toán (3) Xuất trình bộ chứng từ thanh toán (4) Điều chỉnh hoặc thương lượng Nhận tiền Bộ chứng từ thanh toán là do phòng kinh doanh lập căn cứ vào điều 5 “Shipping Documents” trong hợp đồng (Mấu hợp đồng đính kèm) và yêu cầu của L/C ở mục 46A “Documents Required”. Với từng loại đối tượng khách hàng, sẽ có những yêu cầu khác nhau về bộ chứng từ thanh toán. Công ty phải lập đầy đủ, chính xác để tránh tình trạng bị từ chối thanh toán. Khi lập bộ chứng từ thanh toán phải tuân theo những yêu cầu sau đây: - Chứng từ phải được lập đúng và chính xác. - Phải lập đầy đủ các chứng từ cần thiết và các chứng từ có liên quan để đối chiếu khi có sai sót xảy ra. - Những nội dung trong bộ chứng từ phải được kiểm tra và phê duyệt. Đây là công việc mà các nhân viên phòng kinh doanh khi lập chứng từ phải cẩn trọng xem xét. Công việc này cũng đòi hỏi những nhân viên có kinh nghiệm, có nghiệp vụ vững , am hiểu và luôn cập nhập những thông tin mới nhất để đảm bảo cho bộ chứng từ được chấp nhận thanh toán. Bước lập chứng từ chỉ thực hiện sau khi các bước đóng hàng đã hoàn thiện. Sau khi nhận được lệnh cấp container nhân viên sẽ đem lệnh cấp container xuống cảng để kéo container về xưởng đóng hàng. Song song với việc nhận container , nhân viên sẽ thực hiện việc khai báo làm thủ tục Hải quan. Việc đóng hàng diễn ra tại Cảng, sau khi hoàn thành việc đóng hàng, hàng đã lên tàu lúc đó mới thực hiện quy trình lập chứng từ thanh toán. Bộ chứng từ sẽ được lập sau khi các bước đóng hàng đã hoàn thiện. I. Nội dung điều khoản thanh toán theo phương thức tín dụng chứng từ trong hợp đồng xuất khẩu tại Công ty: Hợp đồng được xem như lời cam kết hay một sự thoả thuận có tính pháp lý giữa hai bên trong đó có các khoản mục qui định trách nhiệm và quyền lợi của các bên. Trong kinh doanh xuất nhập khẩu, khi có tranh chấp xảy ra thì hợp đồng được xem như một văn bản có tính pháp lý cao góp phần vào việc giải quyết tranh chấp giữa các bên. Hợp đồng trong xuất khẩu cũng qui định rõ hình thức thanh toán và bộ chứng từ cần thiết mà người xuất khẩu phải xuất trình để được thanh toán sau khi giao hàng. Hợp đ ồng trong xuất khẩu của Công ty được phòng kinh doanh l ập trên thực tế thỏa thuận mua bán giữa hai bên. Hợp đồng được ký kết sau khi thống nhất về các điều khoản; hợp đồng xuất khẩu của Công ty thỏa thuận về các điều khoả liên quan đến:( Mẫu hợp đồng đính kèm) 1. Đặc điểm hàng hóa, số lượng, đơn giá và tổng trị giá hàng hóa 2. Chất lượng hàng hóa 3. Điều khoản về đóng gói hàng hóa 4. Điều khoản về giao nhận 5. Điều khoản thanh toán 6. Điều khoản yêu cầu về bộ chứng từ 7. Điều khoản về việc kiểm tra hàng hóa 8. Trường hợp bất khả kháng 9. Điều khoản về trọng tài kinh tế 10. Các điều khoản chung Các điều khoản đều được thống nhất cụ thể giữa hai bên để làm cơ sở cho thanh toán sau này, các điều khoản thanh toán và bộ chứng từ cần thiết đều được quy định rõ trong hợp đồng: + 100% trị giá hợp đồng sẽ được thanh toán bằng phương thức tín dụng chứng từ cho nhà xuất khẩu. + Tên ngân hàng mở/ ngân hàng thông báo: ngân hàng đại diện cho nhà nhập khẩu + Tên ngân hàng thông báo: đại diện cho nhà xuất khẩu + Thời hạn cho việc xuất trình chứng từ hàng hải: (???ngày ) sau ngày hàng được xuất đi. Điều khoản thanh toán trong hợp đồng và điều khoản yêu cầu về bộ chứng từ cần thiết được nêu rõ trong hợp đồng sẽ là căn cứ cần thiết cho việc lập chứng từ và thanh toán sau này. Nhân viên lập bộ chứng từ tại Công ty phải nghiên cứu kỹ hợp đồng để tránh những thiếu sót khi lập bộ chứng từ. II. Nghiên cứu về nội dung về chứng từ trong L/C: Trong công tác lập chứng từ, bộ chứng từ được lập và nội dung chứng từ yêu cầu trong L/C phải hoàn toàn giống nhau nhằm tránh sai sót khi kiểm tra sự phù hợp giữa bộ chứng từ và L/C trong việc xuất trình bộ chứng từ để thanh toán sau này. Tại Công ty việc kiểm tra L/C là vô cùng quan trọng, nếu không có sự phù hợp mà Công ty vẫn giao hàng theo hợp đồng mà không kiểm tra L/C thì sẽ không được thanh toán, ngược lại nếu giao hàng theo L/C thì sẽ vi phạm hợp đồng. Do đó, khi lập chứng từ thanh toán nhân viên Công ty nghiên cứu rất kỹ L/C nhằm thực hiện các bước tu chỉnh hợp lý nhằm tránh thiệt hại về sau, ngăn ngừa trước bất đồng về chứng từ. Trong L/C, tại điều 46A nêu rất rõ cụ thể yêu cầu về bộ chứng từ cần thiết cho việc thanh toán, nếu bộ chứng từ khi lập phù hợp với yêu cầu trong L/C và Hợp đồng thỏa thuận giữa hai bên thì sẽ được thanh toán. Khi nhận L/C từ ngân hàng thông báo, Công ty kiểm tra và sau khi L/C được chấp nhận; công ty sẽ tiến hành giao hàng và lập bộ chứng từ thanh toán. Khi lập bộ chứng từ thanh toán, cán bộ nghiệp vụ thường có trong tay: bản thư tín dụng gốc, các bản tu chỉnh nếu có và các bản để trống theo yêu cầu. III. Thu thập và lập bộ chứng từ thanh toán: 1. Các chứng từ và nội dung chứng từ theo yêu cầu: 1.1. Phiếu đóng gói: Phiếu đóng gói là chứng từ được lập đầu tiên và trước nhất. Phiếu đóng gói được lập sau khi giao hàng và được lưu theo từng khách hàng. Căn cứ trên Phiếu đóng gói (Profoma Packing) được fax từ dưới xưởng lên, biết được thông tin về cách đóng gói, số thùng carton, trọng lượng cả thùng, trọng lượng, số thùng hàng chứa trong một container, trên cơ sở đó, nhân viên lập Packing List điền đầy đủ thông tin để khai báo hải quan. Các nội dung trên phiếu đóng gói tại công ty thường gồm các nội dung sau: ngày lập chứng từ, tên người xuất khẩu, tên người nhập khẩu, cảng đi, cảng đến, tên tàu (để trống), mô tả hàng hoá, trọng lượng, thể tích, số lượng container, kích cỡ......; ch ỉ dẫn của việc đóng hàng Các thông tin về số hợp đồng, số L/C, số hoá đơn thương mại cũng được nêu trong mẫu Packing list của công ty. 1.2. Hoá đơn thương mại: Việc lập hóa đơn thương mại tại công ty do phòng kinh doanh đảm trách. Các hoá đơn thương mại của công ty thường dưới dạng hoá đơn chi tiết theo mẫu lưu sẵn trong máy tính. Tuy nhiên, hoá đơn sẽ chỉ được lập một cách đầy đủ và chính xác sau khi nhân viên lập chứng từ lấy được B/L gốc do hãng tàu cung cấp. Các mục chính thường được ghi rõ trong hoá đơn thương mại của công ty gồm: Số Invoice. Số L/C hay số hợp đồng. Điểm đi, điểm đến của hàng. - Tên tàu vận chuyển. Số B/L Dự kiến ngày đi của tàu. Tên và địa chỉ của người nhập khẩu; xuất khẩu Tên hàng, đơn giá, số lượng, tổng trị giá hàng. - Điều kiện giao nhận và thanh toán Trong trường hợp L/C có quy định thêm thì nhân viên phòng sẽ lưu ý để lập cho đầy đủ và chính xác. Thời gian lập hoá đơn thương mại thường diễn ra nhanh chóng, nếu các bước chuẩn bị tốt thì việc lập hoá đơn ở công ty không mất nhiều thời gian Nhận xét về công tác lập hoá đơn thương mại tại công ty: - Ưu điểm: Quá trình lập hoá đơn ở công ty diễn ra nhanh chóng, chính xác, không tốn nhiều thời gian và chi phí. - Nhược điểm: Trong công tác thanh toán bằng L/C đôi khi doanh nghiệp không đủ khả năng để thực hiện hết tất cả các điều kiện trong hợp đồng. Và khi lập hoá đơn thương mại, đôi khi doanh nghiệp thường hay dựa vào L/C cũ để lập mà không để ý L/C đó đã có sai sót và đã được tu chỉnh, bổ sung thêm. Chính vì vậy rất dễ dẫn đến những trường hợp sai sót giữa L/C và hoá đơn. Ngoài ra, còn một số sai sót doanh nghiệp thường hay mắc phải như sai sót về trọng lượng cả bì, số kiện hàng thường không đồng nhất giữa các chứng từ. 1.3. Vận đơn: Trong kinh doanh xuất nhập khẩu, vận đơn đường biển là chứng từ quan trọng không thể thiếu. Nếu như giao hàng theo điều kiện FOB thì hãng tàu biển sẽ do nhà nhập khẩu chọn. Nếu giao hàng theo điều kiện CIF, CIP thì công ty có quyền chọn đại lý hãng tàu. Hiện nay, vận đơn đường biển mà công ty sử dụng là vận đơn sạch được ký phát bởi đại lý hãng tàu. Mỗi hãng tàu có mẫu (Form) B/L khác nhau. Các bước để lấy vận đơn đường biển (B/L) như sau: Bước 1: Điền các thông tin kể trên lên form của hãng tàu (tùy từng hãng tàu theo sự chỉ định của bên nhập khẩu) có sẵn trên máy của nhân viên làm chứng từ, in ra và fax trước qua cho hãng tàu. Công ty Vinatex có mẫu form B/L riêng, sau khi làm xong sẽ fax qua cho cho hãng tàu. Hãng tàu căn cứ trên các thông tin Công ty fax sang để làm B/L gốc. Nội dung công ty fax sang cho hãng tàu bao gồm: · Tên người gởi hàng. · Tên người nhận hàng. · Tên tàu. · Cảng đến/đi. · Số cont và số seal. · Nơi giao hàng. · Trọng lượng. · Mô tả hàng hoá (phần này xem xét theo P/O) · Số lượng hàng hoá. - Tên người gửi hàng: ghi đúng như trên Invoice, Packing list. Nếu có sự khác biệt giữa các chứng từ này bộ chứng từ sẽ không hợp lệ. - Tên người nhận hàng (consignee): căn cứ vào loại vận đơn do hợp đồng hay L/C yêu cầu cấp. Cụ thể là: nếu vận đơn đích danh thì trong mục này, ghi rõ tên người nhận hàng. Nếu vận đơn theo lệnh thì trong mục này có thể ghi “theo lệnh” (To order) hoặc “theo lệnh người gởi”, hoặc “theo lệnh công ty...” VD: Theo B/L (mẫu minh hoạ) thì đây là B/L theo lệnh: “To order of Bank”. Hoặc nếu: - Made out to order blank endorsed ( B/L được lập theo lệnh người gửi hàng và ký hậu để trắng). Mục Người nhận hàng trên B/L phải ghi ‘to order’ và người gửi hàng sẽ ký hậu để trắng ở mặt sau của B/L. - Ngày cấp vận đơn: là ngày giao hàng lên tàu. - Việc trả tiền cước: căn cứ trên hợp đồng hoặc L/C (nếu có), và hãng tàu sẽ thể hiện bằng cách đóng dấu hoặc đánh máy. + “Tiền cước đã trả trước” (Freight to prepaid). + “Tiền cước sẽ được thu sau” (Freight to collect). + “Tiền cước sẽ được thu ở cảng đến” (Freight to payable at destination). - Tên tàu: dựa trên Booking Cornfirmation hoặc Lệnh cấp container rỗng, và giống như trên Invoice và Packing. - Số cont., số seal: sau khi kéo cont. về xưởng, nhân viên sẽ có được số cont., số seal và fax lên cho công ty cùng với tờ Booking. Số cont. gồm có 4 chữ cái và 7 số. - Trọng lượng, số lượng, mô tả hàng hoá: căn cứ trên Packing list. Bước 2: Sau ngày tàu chạy thông thường 1 ngày, mang form đã in sang hãng tàu đề nghị cấp B/L gốc. Căn cứ vào hợp đồng hoặc L/C (nếu có) để yêu cầu cấp số lượng bản gốc, bản copy. Thông thường là 03 bản gốc và 3 bản copy. Nếu là B/L Surrendered thì chỉ có 02 bản. VD: 3/3 bản vận đơn gốc (nghĩa là phải nộp cho ngân hàng tất cả 3 bản gốc vận đơn đã làm) hoặc 2/3 bản vận đơn gốc (nghĩa là phải nộp cho ngân hàng cả 2 trong số 3 bản gốc vận đơn) một bản gốc còn lại dùng để gửi cho người mua chẳng hạn, nếu hợp đồng qui định như vậy. Bước 3: Ký xác nhận đã nhận B/L gốc và đóng phí (mức phí khác nhau ở mỗi hãng tàu). Sau đó kiểm tra lại các thông tin trên B/L gốc để chắc rằng nó phù hợp với B/L đã fax ban đầu. Trên thực tiễn, chữ ký trên vận đơn do đại diện hàng hải ký. * Nhận xét: · Ưu điểm: Do đội ngũ nhân viên công ty chuyên nghiệp, có kinh nghiệm trong việc lập vận đơn đường biển nên ít xảy ra sai sót. Quá trình lập vận đơn diễn ra nhanh chóng, tiết kiệm được thời gian và chi phí. 1.4. Giấy chứng nhận xuất xứ: Căn cứ vào Hợp đồng hoặc L/C (nếu có) để biết C/O thuộc loại form gì, yêu cầu thể hiện trên bề mặt C/O như thế nào? Có thể đăng ký C/O trước hoặc sau ngày tàu chạy. Thông thường tại công ty thường làm sau ngày tàu chạy. Nhân viên làm chứng từ chuẩn bị Bộ hồ sơ đăng kí cấp C/O chỉ trong vòng 10-15 phút rồi mang đến phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam để ký và đóng dấu. Hồ sơ kèm theo bao gồm: + Đơn xin cấp C/O - 01 bản (bản chính). + Giấy ghi chép hồ sơ C/O - 01 bản (bản chính). + 05 tờ C/O (01 bản chính, 04 bản photo): form C/O mua tại Phòng Thương Mại và Công Nghiệp Việt Nam, sau đó điền đầy đủ thông tin trên form. + Invoice - 01 bản (bản sao). + Packing list (bản sao). + B/L - 01 bản (bản photo có sao y). + Tờ khai Hải Quan xuất - 01 bản (bản photo có sao y). + Công văn (nếu có). + Hợp đồng ngoại thương (bản sao công chứng) C/O gồm các form chính A, B, O, T, X D, E, S.... do Phòng Thương Mại và Công Nghiệp Việt Nam cấp. Thứ tự Loại C/O Đối tượng cấp 1 Form A Hàng xuất vào các nước phát triển nằm trong hệ thống ưu đãi tổng quát về thuế quan(GSP) 2 Form B Mọi hàng hoá xuất đi các nước 3 Form D Hàng xuất vào các nước khối ASEAN 3 Form E Hàng xuất vào Trung Quốc 4 Form S Hàng xuất vào Lào 5 Form X Sản phẩm cafê xuất sang các nước không thuộc hiệp hội cà fê 6 Form T Sản phẩm dệt xuất sang EU Tất cả các giấy tờ trên hầu hết chỉ cần là bản sao. Giấy chứng nhận xuất xứ sẽ được cấp ngay trong ngày. Thông thường nếu nhân viên nộp vào buổi sáng thì chiều đã có thể đến lấy. Về danh nghĩa, C/O là do Phòng thương mại và Công Nghiệp cấp (VCCI) nhưng trên thực tế, VCCI chỉ ký xác nhận và đóng dấu trên Form C/O do công ty chuẩn bị sẵn. (M ẫu gi ấy ch ứng nhận xuất xứ của Công ty đính kèm) Căn cứ trên hợp đồng, Invoice, Packing List, mẫu giấy chứng nhận xuất xứ của công ty gồm các mục sau : Mục 1: Tên và địa chỉ đầy đủ của nhà xuất khẩu. Mục 2: Tên và địa chỉ đầy đủ của người ủy thác nhận hàng hóa. Mục 3: Phương tiện vận tải và hành trình của lô hàng, số B/L. Mục 4: Dành cho cơ quan cấp chứng nhận xuất xứ. - Mục 5: Mã và số hiệu các mặt hàng xin cấp chứng nhận xuất xứ. Mục 6: Mô tả chung về hàng hóa, số lượng và chủng loại kiện hàng. Mục 7: Ghi trọng lượng/số lượng tổng thể hay các loại đơn vị tính khác. Mục 8: Số hoá đơn, ngày lập. Mục 9: Xác nhận của Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam tại Đà Nẵng, chữ ký và đóng dấu, địa điểm cấp, ngày tháng năm xin cấp. Bộ hồ sơ xin cấp C/O (đã kể trên) được nộp tại Phòng Thương Mại và Công Nghiệp Việt Nam đường Trần Phú Đà Nẵng. Mỗi công ty sẽ được cấp mã số C/O riêng và mã số này là cố định. Sau nửa ngày, hoặc một ngày (tuỳ vào lượng khách đăng ký) Phòng Thương Mại và Công Nghiệp Việt Nam tại Đà Nẵng sẽ tiến hành kiểm tra và cấp C/O cho công ty (trả lại bộ C/O có đóng dấu xác nhận của Phòng Thương Mại). 1.5. Giấy kê khai chi tiết về mặt hàng: Đây là chứng từ Công ty kê khai rõ , chi tiết về mặt hàng xuất khẩu. Đặc điểm cụ thể về hàng hóa, mã hàng, các kích cỡ, trọng lượng, chất liệu, mẫu thiết kế ...nhằm chuyển thông tin cụ thể về hàng hoá cho nhà nhập khẩu. Đây cũng là căn cứ để nhà nhập khẩu kiểm tra chất lượng hàng hóa đã nhập.Mỗi mặt hàng sẽ có mẫu kê khai riêng phù hợp cho từng loại. Thông thường tại Công ty đã có form riêng cho các mặt hàng xuất khẩu chính, do đó việc kê khai này tương đối đơn giản trong khâu lập chứng từ. 1.6. Bảng kê khai Container chở h àng: Bảng kê khai được Công ty lập với nội dung bảng kê khai về số lượng kích cỡ các container dùng để chứa hàng. Đây được coi như một chứng từ xác nhận, trong tờ kê khai này Công ty nêu rõ về: + Số hóa đơn Ngày lập hóa đơn + Số L/C, ngày lập L/C + Mã P/O + Số lượng, trọng lượng hàng hóa + Mã container; kích cỡ container + Mô tả hàng hóa vận chuyển + Tên tàu vận chuyển 1.7. Thông báo giao hàng bằng Fax: Sau khi giao hàng, công ty fax xác nhận cho người nhận hàng thông tin rằng mình đã thực hiện xong nghĩa vụ giao hàng. Để đảm bảo nhận được thông tin về kết quả giao hàng từ phía công ty, L/C quy định sau khi thông báo cho người nhận hàng, nhân viên công ty (tức công ty) phải xuất trình chứng cớ cho ngân hàng thì mới hợp lệ. Ngân hàng sẽ kiểm tra Fax activity report (đối với việc gởi bằng Fax), kiểm tra số Answerback (đối với việc gởi bằng Telex). 1.8. Hối phiếu: Việc lập hối phiếu là bước cuối cùng của khâu lập bộ chứng từ thanh toán. Hối phiếu là chứng từ dùng để đòi tiền nhà nhập khẩu. Hối phiếu được lập có những qui định chung do đó cần phải đảm bảo phù hợp với các nội dung trên các chứng từ khác. Tại công ty, hối phiếu thường được gởi đi kèm 1 lúc với bộ chứng từ để đòi tiền nhà nhập khẩu. Và những nội dung chính mà một hối phiếu cần thể hiện rõ như sau: · Tổng số tiền nhà nhập khẩu phải thanh toán. Trong đó lưu ý số tiền bằng chữ phải tương ứng với số tiền bằng số, tương ứng với số tiền trong hoá đơn thương mại, L/C, hợp đồng. · Loại tiền nhà nhập khẩu phải thanh toán. · Thời hạn trả tiền: Ghi sao cho phù hợp với các chứng từ. · Tên người thụ hưởng: Ngân hàng Quân Đội. · Tên người thụ trái: Công ty Vinatex · Địa chỉ người thụ trái: 25 Tr ần Qu ý C áp – TP Đ à N ẵng. · Người trả tiền hối phiếu. · Ngày ký phát. · Số và ngày lập hoá đơn thương mại. · Loại thư tín dụng. · Số và ngày mở thư tín dụng. Trước đây, nhân viên lập chứng từ đánh nội dung sau đó đưa form mẫu vào in (cách làm giống như tờ khai). Với cách làm đó không thuận tiện, hiện nay công ty thiết kế form theo mẫu của ngân hàng có sẵn trong máy, mỗi lần lập chỉ việc điền thông tin vào chỗ trống và in ra. Công tác lập hối phiếu tại công ty nhìn chung tương đối tốt, chưa có bất hợp lệ nào liên quan đến hối phiếu. Công ty cần phát huy điểm mạnh này. II. KIỂM TRA BỘ CHỨNG TỪ THANH TOÁN 1. Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của bộ chứng từ thanh toán: Nhân viên phòng kinh doanh tiến hành kiểm tra tất cả các loại chứng từ trong bộ chứng từ thanh toán để đảm bảo yếu tố pháp lý (con dấu, chữ ký của các chủ thể liên quan). Ngoài ra, nhân viên lại tiếp tục kiểm tra xem các nội dung trong bộ chứng từ đã được phản ánh rõ ràng, đầy đủ hay chưa. Toàn bộ nội dung trong bộ chứng từ đều không được cạo sửa, tẩy xoá...(tên, địa chỉ, số tài khoản, số lượng, trọng lượng, khối lượng hàng hoá, giá cả, thành tiền...) và những nội dung đó còn phải phù hợp với nguồn luật chi phối, phù hợp với các điều khoản trong hợp đồng thương mại, các điều khoản trong tín dụng thư. 2. Kiểm tra tính thống nhất giữa các loại chứng từ trong bộ chứng từ: Trong bộ chứng từ thanh toán - hoá đơn thương mại giữ vị trí trung tâm và tất cả các chứng từ khác - từ vận đơn cho đến các giấy chứng nhận hàng hoá đều phải phù hợp với hoá đơn thương mại. Chính vì vậy mà nhân viên phòng kinh doanh công ty phải kiểm tra lại một lần nữa nội dung bộ chứng từ nhằm đảm bảo sự phù hợp tất yếu về hàng hoá, về ngày tháng của chứng từ hoá đơn...cũng như sự phù hợp về số lượng, trọng lượng, khối lượng, chất lượng và xuất xứ của các hàng hoá được kê khai. Bởi khi có sự không phù hợp thì bộ chứng từ sẽ không có giá trị. 3. Kiểm tra danh mục và số lượng các loại chứng từ: Để đảm bảo danh mục và số lượng các loại chứng từ đủ theo quy định của thư tín dụng hoặc của hợp đồng thương mại thì người bán phải chịu trách nhiệm lập bảng kê khai danh mục và số lượng các loại chứng từ. Công việc này cũng do nhận viên phòng kinh doanh tiến hành kiểm tra và lên danh mục, số lượng chứng từ cụ thể. Trong khi đó, ngân hàng và người mua kiểm tra số lượng thực tế của các loại chứng từ. Tất cả đểu phải khớp đúng giữa bảng kê và số lượng chứng từ thực tế. 4. Kiểm tra nội dung cụ thể chi tiết của từng loại chứng từ: Đây là công đoạn đòi hỏi sự cẩn thận và tỉ mỉ của nhân viên phòng kinh doanh nhằm tránh những sai sót nhỏ nhất có thể xảy ra. Đây là việc kiểm tra từng chi tiết trên mỗi chứng từ để khẳng định sự chính xác của các số liệu trong các chứng từ đó. Các chứng từ như hoá đơn thương mại, vận đơn, chứng từ bảo hiểm và các giấy chứng nhận hàng hoá không những kiểm tra chi tiết mà còn đối chiếu với hợp đồng thương mại và tín dụng thư để kết luận một cách chính xác. Đối với các chứng từ tài chính như hối phiếu cũng phải được kiểm tra cụ thể từng yếu tố nhằm đảm bảo sự thống nhất giữa các chứng từ. III. XUẤT TRÌNH BỘ CHỨNG TỪ ĐỂ ĐƯỢC THANH TOÁN: Sau khi lập đủ bộ chứng từ và nhận được vận đơn đường biển từ đại lý hãng tàu. Nếu kiểm tra không thấy sai sót gì, công ty sẽ gởi bộ chứng từ sang ngân hàng thông báo. Ngân hàng thông báo sẽ tiến hành kiểm tra bộ chứng từ. Nếu bộ chứng từ hoàn toàn phù hợp với L/C thì ngân hàng thông báo xác nhận đã kiểm tra vào bảng kê chứng từ rồi gửi ngay bộ chứng từ cho ngân hàng phát hành L/C. Nếu bộ chứng từ có sai sót hoặc chưa đủ thì ngân hàng sẽ thông báo cho công ty bổ sung, sửa chữa cho đầy đủ rồi sau đó mới gởi đi cho ngân hàng phát hành. Thời gian cho ngân hàng thông báo kiểm tra và xử lý bộ chứng từ là 2 ngày làm việc kể từ khi nhận được bộ chứng từ do công ty nộp vào. Một lưu ý quan trọng là công ty phải xuất trình bộ chứng từ trong thời gian hiệu lực của L/C. Thông thường công ty xuất trình bộ chứng từ dưới 2 hình thức: · Nếu L/C quy định rõ ngân hàng được chỉ định thì công ty sẽ xuất trình bộ chứng từ tại ngân hàng này . · Nếu L/C không quy định rõ ngân hàng được chỉ định thì công ty có thể xuất trình tại bất cứ ngân hàng nào để được thanh toán. Tuy nhiên công ty thường chọn Vietcombank. Thỉnh thoảng cũng làm việc với Techcombank và Agribank. IV. SỬA ĐỔI BỘ CHỨNG TỪ KHI CÓ SAI SÓT: Khi bộ chứng từ có sai sót, ngân hàng từ chối thanh toán, công ty thường tiến hành sửa đổi lại bộ chứng từ. Khi sửa đổi bộ chứng từ công ty thường thương lượng với nhà nhập khẩu để thay đổi thời gian hiệu lực của L/C nhằm đảm bảo việc xuất trình bộ chứng từ được hợp lệ. Do mối quan hệ lâu dài với các nhà nhập khẩu nên đôi khi có những sai sót nhỏ trong bộ chứng từ, ngân hàng vẫn chấp nhận thanh toán cho công ty. Hơn nữa các khách hàng của công ty phần lớn là khách hàng thường xuyên, đội ngũ nhân viên phòng kinh doanh dày dạn kinh nghiệm nên việc bộ chứng từ có sai sót và bị từ chối thanh toán rất ít khi xảy ra. PHẦN III: KIẾN NGHỊ I. NHỮNG LƯU Ý TRONG QUÁ TRÌNH LẬP CHỨNG TỪ TRONG THANH TOÁN BẰNG L/C. 1. Lập hoá đơn: - Người nhập khẩu yêu cầu người xuất khẩu lập hoá đơn theo một số quy định cụ thể của họ, nhân viên lập chứng từ cần nghiên cứu những yêu cầu đó để phân biệt những yêu cầu nào là hợp lý, yêu cầu nào là không hợp lý. Đối với những yêu cầu không hợp lý thì phải bác bỏ, yêu cầu đối phương phải sửa đổi lại L/C. - Hoá đơn thương mại phải được phát hành bởi người hưởng lợi được ghi rõ trong L/C, được lập đứng tên bởi người yêu cầu mở L/C và không nhất thiết phải ký tên. - Số tiền ghi trên hoá đơn thương mại không vượt quá số tiền L/C cho phép. - Mô tả hàng hoá trong hoá đơn thương mại bắt buộc phải phù hợp với mô tả hàng hoá trong L/C. Trong tất cả các chứng từ khác, hàng hoá có thể được mô tả một cách chung chung mà không mâu thuẫn với mô tả hàng hoá trong L/C. - Số lượng, ký hiệu gởi hàng và mô tả phải giống như các chứng từ khác, tức là vận đơn, giấy chứng nhận xuất xứ, phiếu đóng gói,... - Đơn giá và trị giá phải chỉ rõ: FOB, hoặc CFR, hoặc CIF...tuỳ trường hợp. - Khi L/C ghi số của giấy phép nhập khẩu, hợp đồng hoặc số đơn đặt hàng của người nhập khẩu hàng và những chi tiết khác, những yêu cầu ấy phải được ghi trên hoá đơn thương mại. - Khi L/C ghi một giá cụ thể, các chi phí khác không được cộng thêm vào trị giá hoá đơn. - Nếu L/C có dự liệu một cách đóng gói đặc biệt nào đó thì hoá đơn thương mại phải xác nhận việc này đã được thực hiện. - Nhằm mục đích thông tin, hoá đơn thương mại có thể thêm những chi tiết như tên tàu từ cảng xếp đến cảng dỡ hàng, tên ngân hàng phát hành và số L/C. - Ghi ngày phát hành hoá đơn, ngày xếp hàng lên tàu, ngày rời cảng, nơi đến, ngày dự kiến đến đích. 2. Vận đơn đường biển: - Nếu một L/C yêu cầu một vận đơn chuyển hàng từ cảng đến cảng, trên bề mặt của nó phải ghi rõ tên của người chuyên chở và được ký tên hoặc chứng thực bởi người chuyên chở hoặc một người đại lý đích danh đại diện cho người chuyên chở, hoặc thuyền trưởng, hoặc một người đại lý đích danh đại diện cho thuyền trưởng. - Ghi rõ hàng hoá đã được bốc lên tàu hoặc được xếp lên một con tàu đích danh. Trường hợp này, ngày phát hành vận đơn được coi là ngày bốc hàng lên tàu và là ngày giao hàng. - Nếu vận đơn ghi nơi nhận hàng hoặc nơi nhận hàng để gởi khác với cảng bốc hàng, việc ghi chú hàng đã bốc lên tàu cũng phải ghi rõ cảng bốc quy định trong L/C và tên tàu nhận hàng, thậm chí ngay cả khi hàng hoá đã được bốc lên con tàu được ghi tên trên vận đơn. - Ghi rõ cảng xếp hàng và cảng dỡ hàng quy định trong L/C. - Trừ phi các điều kiện trong L/C cấm chuyển tải, các ngân hàng sẽ chấp nhận các vận đơn có ghi hàng hoá sẽ được chuyển tải, miễn là toàn bộ hành trình chuyên chở đường biển chỉ dùng cùng một vận đơn. - Ngay cả khi L/C cấm chuyển tải, các ngân hàng sẽ chấp nhận một vận đơn, trên đó có ghi là sẽ chuyển tải chừng nào mà những hàng hoá liên quan được chuyên chở bằng container, móc (trailer) miễn là toàn bộ hành trình đường biển chỉ dùng cùng một vận đơn. 3. Chứng nhận xuất xứ: Ở khâu này, thường gặp những phát sinh trên các chứng từ như sau: - Nội dung trên C/O đều dựa trên B/L, Invoice, Packing List. Khi nội dung trên các chứng từ này sai (về lỗi chính tả: tên cảng đi, cảng đến, số Invoice...) dẫn đến chứng từ này sai theo. Khi phát hiện có sai sót đối với C/O, phải làm lại bộ hồ sơ đăng ký cấp mới. - Không thống nhất thông tin thể hiện trên C/O và các chứng từ khác: đây thực ra cũng là lỗi về chính tả. VCCI kiểm tra sự phù hợp thông tin trên C/O và các chứng từ khác, nếu phát hiện có sự không phù hợp, bộ hồ sơ sẽ bị trả lại, đồng nghĩa với việc công ty mua Form C/O khác để xin đăng ký lại. Nguyên nhân của những phát sinh này mang tính chủ quan xuất phát từ tính bất cẩn của nhân viên làm chứng từ, có thể do sơ sút trong quá trình đánh máy... khiến tốn nhiều thời gian, công sức và chi phí cho mỗi lần đăng ký. 4. Hối phiếu: Trong phương thức L/C chứng từ hối phiếu ký phát theo L/C để đòi tiền người nhập khẩu, do đó phải đối chiếu nội dung L/C để lập hối phiếu cho đúng. Cần lưu ý một số điểm sau: - Số tiền ghi trên hối phiếu không được bé hơn hoặc lớn hơn số tiền ghi trên hoá đơn và nói chung không được vượt quá kim ngạch của L/C. - Trị giá của hối phiếu phải được diễn đạt bằng cùng một loại tiền với L/C và số tiền bằng số và số tiền bằng chữ phải phù hợp nhau. - L/C yêu cầu hối phiếu ghi như thế nào thì phải làm đúng như vậy, không được tự ý sửa chữa, bổ sung về nội dung và hình thức của yêu cầu đó. - Tên họ và địa chỉ đầy đủ của người thụ trái cần phải được ghi chính xác. - Hối phiếu phải được đề ngày trong vòng thời gian trước ngày hết hiệu lực của L/C. - Hối phiếu phải được ghi tên ngân hàng phát hành, số của L/C và ngày phát hành. - Đối với trường hợp giao hàng vượt quá kim ngạch của L/C thì phải lập hối phiếu và hoá đơn như sau: · Lập hai hoá đơn, một hoá đơn đúng với kim ngạch của L/C, một hoá đơn với số tiền vượt quá kim ngạch của L/C. Lập hối phiếu theo từng hoá đơn một. Hối phiếu của số tiền vượt quá không thể “ký phát theo L/C số...” mà phải ký phát thẳng cho người nhập khẩu rồi nhờ ngân hàng thu tiền hộ. · Trường hợp không lập hai hoá đơn được thì hối phiếu vẫn phải làm riêng biệt thành hai hối phiếu như trên và trên hối phiếu của số tiền vượt quá L/C phải ghi rõ là “Phần tiền vượt quá dùng cách nhờ thu” (being overdrawn portion for collection). II. NHỮNG QUI ĐỊNH MỚI CỦA UCP600: Sau 3 năm soạn thảo và chỉnh lý, ngày 25 tháng 10 năm 2006, ICC đã thông qua Bản Quy tắc thực hành thống nhất về tín dụng chứng từ số 600 (UCP 600) thay cho UCP 500. UCP 600 sẽ có hiệu lực từ ngày 01 tháng 07 năm 2007. UCP 600 có một số thay đổi cơ bản so với UCP 500 như sau: Thứ nhất, về hình thức, UCP 600 được bố cục lại với 39 điều khoản (so với 49 điều khoản của UCP 500), trong đó bổ sung nhiều định nghĩa và giải thích thuật ngữ mới để làm rõ nghĩa của các thuật ngữ còn gây tranh cãi trong bản UCP 500. Chẳng hạn, điều 2 “Definitions” (Định nghĩa) của UCP 600 đã nêu ra một loạt định nghĩa như: Advising bank, Applicant, Beneficiary, Complying presentation, Confirmation, Confirming bank, Credit, Honour, Negotiation, Presentation… Thứ hai, UCP 600 đã quy định rõ thời gian cho việc từ chối hoặc chấp nhận các chứng từ xuất trình là khoảng thời gian cố định “5 ngày làm việc ngân hàng” (five banking days). ở UCP 500, khoảng thời gian này được quy định không rõ ràng là “Thời gian hợp lý” (Reasonable Time) và “Không chậm trễ” (Without delay) để kiểm tra chứng từ và thông báo chứng từ bất hợp lệ. Cụ thể như sau: UCP 600 UCP 500 UCP 600 Điều14(b) & 16 (d) Ngân hàng được chỉ định, NH xác nhận, nếu có, và ngân hàng phát hành sẽ có tối đa mỗi Ngân hàng là 5 ngày lám việc tiếp theo ngày xuất trình chứng từ để xác định chứng từ xuất trình có hợp lệ hay không (A nominated bank acting on its nomination, a confirming bank, if any, and the issuing bank shall each have a maximum of five banking days following the day of presentation to determine if a presentation is complying)…… Thông báo từ chối bộ chứng từ theo yêu cầu ở điều 16c phải được gửi bằng viễn thông, hoặc nếu không thể được, thì bằng phương tiện nhanh chóng khác không muộn hơn ngày làm việc thứ 5 của ngân hàng tiếp theo ngày xuất trình chứng từ(The notice (of refusal documents) required in sub-article 16(c) must be given by telecomunication or, if that is not possible, by other expeditious means no later than the close of the fifth banking day following the day of presentation). UCP 500 Điều 13(b) & 14(d) (i) Ngân hàng phát hành, Ngân hàng xác nhận, nếu có, hoặc Ngân hàng được chỉ định, mỗi Ngân hàng có một thời gian hợp lý, nhưng không quá 7 ngày làm việc tiếp theo ngày nhận chứng từ, để kiểm tra chứng từ và quyết định sẽ nhận hay từ chối chứng từ và thông báo cho bên mà từ đó Ngân hàng này nhận chứng từ, biết quyết định của mình.(The Issuing Bank, the Confirming Bank, if any, or a Nominated Bank acting on their behalf, shall each have a reasonable time, not to exceed seven banking days following the day of receipt of the documents, to examine the documents and determine whether to take up or refuse the documents and to inform the party from which it received the documents accordingly).…. Nếu Ngân hàng phát hành và/ hoặc Ngân hàng xác nhận, nếu có hoặc Ngân hàng được chỉ định hành động thay mặt ngân hàng này quyết định từ chối chứng từ thì phải gửi thông báo về quyết định này bằng viễn thông hoặc nếu không thể được, thì bằng phương tiện nhanh chóng khác, không chậm trễ nhưng cũng không muộn hơn ngày làm việc thứ 7 của ngân hàng tiếp theo ngày nhận bộ chứng từ(If the Issuing Bank and/or Confirming Bank, if any, or a Nominated Bank acting on their behalf, decides to refuse documents, it must give notice to that effect by telecommunication or, if that is not possible, by other expeditious means, without delay but no later than the close of the seventh banking day following the day of receipt of the documents). Thứ ba, UCP 600 đã đưa ra quy định mới về địa chỉ của người yêu cầu mở và người hưởng lợi thư tín dụng phải được thể hiện trên chứng từ xuất trình đúng như trong L/C: UCP 600 UCP 500 UCP 600 Điều 14(j)Khi địa chỉ của người hưởng lợi và người yêu cầu mở thư tín dụng thể hiện trên bất kỳ chứng từ nào thì không nhất thiết phải giống như địa chỉ trong thư tín dụng hoặc trong bất kỳ một chứng từ nào khác, tuy nhiên phải trong cùng nước với địa chỉ tương ứng qui định trong thư tín dụng. Các chi tiết liên lạc (số fax, điện thoại, Email…) là một phần địa chỉ của người hưởng và người yêu cầu mở thư tín dụng sẽ bị bỏ qua. Tuy nhiên khi địa chỉ và các chi tiết liên lạc của người yêu cầu mở thư tín dụng xuất hiện như là một phần chi tiết của người nhận hàng hay bên được thông báo trong chứng từ vận tải theo điều 19, 20, 21, 22, 23, 24 hoặc 25 thì phải giống như trong thư tín dụng(When the addresses of the beneficiary and the applicant appear in any stipulate document, they need not be the same as those stated in the credit or in any other stipulated documents, but must be within the same country as the respective addresses mentioned in the credit. Contact details (telefax, telephone, email and the like) stated as part of the beneficiary’s and the applicant’s address will be disregarded. However, when the address and contact details of the applicant appear as part of the consignee or notify pary details on a transport document subject to articles 19, 20, 21, 22, 23, 24 or 25, they must be as stated in the credit). UCP 500 Điều 37 Trừ khi qui định khác trong thư tín dụng, hoá dơn thương mại phải thể hiện trên bề mặt là được phát hành bởi người hưởng lợi ghi trong thư tín dụng (trừ trường hợp ghi trong điều 48) và phải được lập cho người yêu cầu mở thư tín dụng (trừ trường hợp nêu trong điều 48(h))…)(Unless other stipulated in the Credit, commercial invoices:i. Must appear on their face to be issued by the Beneficiary named in the Credit (except as provided in Article 48), andii. Must be made out in the name of the Applicant (except as provided in sub-Article 48(h)) …) Thứ tư, theo UCP 600, ngân hàng phát hành được phép từ chối chứng từ và giao bộ chứng từ cho người yêu cầu mở thư tín dụng khi nhận được chấp nhận bộ chứng từ bất hợp lệ của họ. UCP 600 UCP 500 UCP 600 Điều 16(c)Khi ngân hàng được chỉ định, Ngân hàng xác nhận, nếu có, hoặc Ngân hàng phát hành từ chối chấp nhận hoặc chiết khấu bộ chứng từ xuất trình, thì phải gửi một thông báo duy nhất cho người xuất trình.Thông báo phải nêu rõi. Ngân hàng từ chối chấp nhận hoặc chiết khấu, vàii. Mỗi điểm bất hợp lệ theo đó Ngân hàng từ chối chấp nhận hoặc chiết khấu; vàiii. a) Ngân hàng đang giữ chứng từ chờ các chỉ dẫn tiếp theo từ người xuất trình; hoặcb) Ngân hàng phát hành đang giữ bộ chứng từ cho tới khi nhận được chấp nhận bộ chứng từ bất hợp lệ của người yêu cầu mở thư tín dụng và đồng ý với việc chấp nhận đó, hoặc nhận các chỉ dẫn tiếp theo từ người xuất trình trước khi đồng ý việc chấp nhận bộ chứng từ của người mở yêu cầu thư tín dụng, hoặcc) Ngân hàng đang gửi trả lại bộ chứng từ, hoặcd) Ngân hàng đâng hành động theo các chỉ dẫn từ người xuất trình chứng từ đã nhận từ trước.(When a nominated bank acting on its nomination, a confirming bank, if any, or the issuing bank decides to refuse to honour or negotiate, it must give a single notice to that effect to the presenter.The notice must state:that the bank is refusing to honour or negotiate; andeach discrepancy in respect of which the bank refuses to honour or negotiate; anda) that the bank is holding the documents pending further instructions from the presenter; orb) that the issuing bank is holding the documents until it receives a waiver from the applicant and agrees to accept it, or receives further instructions from the presenter prior to agreeing to accept a waiver; orc) that the bank is returning the documents; ord) that the bank is acting in accordance with instructions previously received from the presenter). UCP 500 Điều 14 (d) i. Ngân hàng phát hành, Ngân hàng xác nhận, nếu có hoặc Ngân hàng được chỉ định, mỗi Ngân hàng sẽ có một thời gian hợp lý, nhưng không quá 7 ngày làm việc ngân hàng tiếp theo ngày nhận chứng từ, để kiểm tra chứng từ và quyết định sẽ nhận hay từ chối chứng từ và thông báo cho bên mà từ đó Ngân hàng này nhận chứng từ, biết quyết định của mình.(The Issuing Bank, the Confirming Bank, if any, or a Nominated Bank acting on their behalf, shall each have a reasonable time, not to exceed seven banking days following the day of receipt of the documents, to examine the documents and determine whether to take up or refuse the documents and to inform the party from which it received the documents accordingly). ii. Thông báo đó phải nêu tất cả những điểm bất hợp lệ mà theo đó Ngân hàng từ chối các chứng từ và cũng ghi rõ Ngân hàng đang giữ bộ chứng từ để tuỳ quyền định đoạt của người xuất trình hay trả chứng lại cho người xuất trình.(Such notice must state all discrepancies in respect of which the bank refuses the documents and must also state whether it is holding the documents at the disposal of, or is returning them to, the presenter) Về cơ bản, UCP 600 đã có nhiều điểm mới nhằm xác định rõ và giải quyết những xung đột trong thanh toán xuất nhập khẩu bằng phương thức tín dụng chứng từ mà UCP 500 chưa thực hiện được. Tất nhiên, bên cạnh những thành tựu, UCP 600 vẫn chưa giải quyết được tất cả các vấn đề thực tiễn đầy phong phú và phức tạp, đòi hỏi ICC sẽ tiếp tục nghiên cứu và sửa đổi để có thể đáp ứng được sự thay đổi liên tục trong thương mại quốc tế. III. NHỮNG ĐIỀU CẦN KHẮC PHỤC TRONG CÔNG TÁC LẬP CHỨNG TỪ CỦA CÔNG TY: Lập bộ chứng từ thanh toán là khâu yêu cầu mức độ chính xác cao nhất, chỉ một sai sót nhỏ có thể bị nhà nhập khẩu hoặc ngân hàng từ chối thanh toán. Vì vậy, đòi hỏi nhân viên lập chứng từ có kỹ năng và phương pháp thực hiện để đạt hiệu quả tốt nhất. Tại công ty, đại đa số những lô hàng xuất khẩu lớn và quan trọng đều được thanh toán theo phương thức tín dụng chứng từ. Sau đây là một số lỗi mà nhân viên lập chứng từ cần lưu ý và khắc phục: - Lỗi chính tả vẫn là lỗi thường gặp nhất: thừa dấu cách, thiếu dấu cách, sai lỗi,.... ở mục: tên và địa chỉ người gửi hàng, người nhận hàng, thường gặp nhất là tên cảng đi. Ví dụ: mỗi L/C yêu cầu thể hiện cảng đi khác nhau như: HO CHI MINH PORT, VIET NAM ; HO CHI MINH PORT, VIETNAM ; Hochiminh Port, Vietnam; hoặc HoChiMinh Port, VietNam. Theo thói quen, lúc lập hoá đơn không chú ý nên lỗi này thường xuyên gặp phải. - Có nhiều trường hợp tên khách hàng, các danh từ tên L/C ghi sai so với thực tế, chứng từ ghi đúng nhưng bộ chứng từ của công ty vẫn bị khách hàng từ chối thanh toán, yêu cầu tu chỉnh lại vì chứng từ không đúng theo qui định của L/C. Nhân viên lập chứng từ cần chú ý vấn đề này . - Khi lập Invoice, Packing List: tiếp tục hoàn chỉnh dựa trên Form có sẵn lúc làm để khai báo hải quan và đôi lúc chỉ dựa vào “Bản dịch L/C ” nên sai sót là không thể tránh khỏi. - Bất hợp lệ ở số tiền bằng số và bằng chữ ghi trên hối phiếu không khớp với nhau hoặc không bằng tổng giá trị của hoá đơn. - Không đồng nhất thông tin trên B/L và các chứng từ khác: khi phát hiện ra sai sót này, có thể yêu cầu hãng tàu cấp lại B/L, tuy không mất phí nhưng tốn thời gian và công sức cho việc đi lại, và phải làm lại các chứng thư khác vì: nội dung trên các chứng từ C/O... đều dựa trên B/L. Thông thường sau khi qua hãng tàu lấy B/L gốc, nhân viên cầm B/L gốc đó qua cơ quan giám định lấy các từ, qua Phòng thương mại lấy C/O, nhưng sau đó mới phát hiện sai sót nên phải xin cấp lại các chứng từ; C/O thì phải chịu phí. Do vậy, ngay từ đầu làm B/L phải kiểm tra cẩn thận từng chi tiết cụ thể để tránh ảnh hưởng đến các chứng từ khác, mất nhiều thời gian, chi phí và tiến độ hoàn thành bộ chứng từ. Nguyên nhân của những phát sinh trên cũng chủ yếu xuất phát từ yếu tố chủ quan của nhân viên lập chứng từ: bất cẩn, tinh thần trách nhiệm chưa cao, sơ sót trong thao tác, đánh máy, ghi chép... Vì vậy, công ty cần đưa ra biện pháp mạnh mẽ đối với nhân viên để khắc phục những phát sinh này. IV. NHỮNG THAY ĐỔI TRONG CÔNG TÁC LẬP CHỨNG TỪ CỦA CÔNG TY SAU KHI UCP600 RA ĐỜI: Các quy định của UCP600 thoáng hơn rất nhiều so với UCP500 trong các mục qui định cho công tác lập chứng từ. Chính vì thế nhân viên của công ty không gặp nhiều rắc rối trong khâu lập chứng từ thanh toán và công tác lập chứng từ vẫn không có nhiều thay đổi khi UCP600 ra đời. Tuy nhiên, các lỗi về chính tả hay ngữ pháp đã không còn ảnh hưởng nhiều đến quyền lợi của người xuất khẩu khi bị ngân hàng hay nhà nhập khẩu từ chối thanh toán vì nội dung bộ chứng từ có vài lỗi nhỏ dẫn đến không hợp lệ. KẾT LUẬN Sau hơn 30 năm hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, công ty đã tạo dựng được nhiều uy tín cho khách hàng trong và ngoài nước. Đây là lợi thế cho công ty khi hoạt động xuất nhập khẩu ở Việt Nam và thế giới đang trở nên hết sức sôi động, nhất là khi Việt Nam đã chính thức trở thành thành viên của tổ chức Thương mại thế giới WTO. Hiện nay, khi công ty đã chính thức đi vào hoạt động dưới hình thức công ty cổ phần, với bề dày kinh nghiệm của mình công ty đã chớp được nhiều cơ hội nhận được đơn đặt hàng lớn và có giá trị góp phần nâng cao tổng kim ngạch xuất khẩu trong những năm tới và đẩy mạnh hơn nữa hoạt động xuất nhập khẩu. Qua phân tích qui trình lập chứng từ thanh toán hàng dệt may xuất khẩu tại công ty Vinatex, ta nhận thấy được tầm quan trọng của công tác lập bộ chứng từ thanh toán đối với người xuất khẩu. Với một đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm, ham học hỏi; công tác lập chứng từ của công ty ít xảy ra sai sót dẫn đến tình trạng bộ chứng từ bị từ chối thanh toán. Tuy nhiên, công tác lập bộ chứng từ tại công ty bên cạnh những ưu điểm còn có một số hạn chế do sơ sót và bất cẩn trong thao tác đánh máy, ghi chép thông tin trong quá trình lập chứng từ. Những giải pháp và kiến nghị hy vọng sẽ khắc phục được những thiếu sót và góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh xuất khẩu của công ty nói riêng và của toàn xã hội nói chung, đóng góp một phần đáng kể vào quá trình công nghiệp hoá, hiện đại hóa đất nước, hoàn thành mục tiêu đưa nước ta trở thành nước công nghiệp vào năm 2020. TÀI LIỆU THAM KHẢO Thanh toán quốc tế - Nhà xuất bản Tổng Hợp Thành phố HCM. Hỏi đáp về thanh toán xuất nhập khẩu qua phương thức tín dụng chứng từ - GS.TS Võ Thanh Thu. Nghiệp vụ thanh toán quốc tế - PGS.TS. Nguyễn Thị Thu Thảo. Giáo trình thanh toán qu ốc tế - Đại học Đà Nẵng Thông tin từ Internet. NHẬN XÉT CỦA CÔNG TY NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN MỤC LỤC