Đề tài Tổ chức công tác các khoản phải thu, phải trả tại công ty Cổ phần Hồng Đức

báo cáo doanh thu hàng ngày. Kiểm soát giá trước khi vật tư mua hàng cho các bộ phận và chịu trách nhiệm về kho kiểm kê và bảo đảm an toàn cho tất cả hàng hoá dự trữ. Phải đảm bảo công việc kiểm tra tất cả các hàng hoá theo bản kiểm kê vào cuối tháng hoạt động. Kế toán trưởng Kế toán doanh thu, chi phí Kế toán tổng hợp Kế toán ngân hàng, kế toán công nợ Thủ quỹ Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Lê Uyển Như Nguyện 45  Kế toán ngân hàng, kế toán công nợ: Là người chịu trách nhiệm xem xét các trường hợp cụ thể đúng sai để kịp thời và báo cáo với kế toán trưởng về sự chênh lệch giữa tiền tại quỹ công ty với tiền ở ngân hàng. Theo dõi vốn bằng tiền gửi, tiền vay ngân hàng, làm thủ tục vay hay thanh toán công nợ qua ngân hàng. Ghi chép chi tiết tình hình công nợ phải thu khách hàng, phải trả người bán của toàn công ty từ lúc phát sinh cho đến khi thanh toán xong.  Thủ quỹ: Quản lý các loại tiền hiện có, chịu trách nhiệm phát lương cho nhân viên toàn công ty, kiểm tra tiền tại quỹ hàng ngày và theo dõi danh sách khách hàng nợ để nhắc nhở. 2.1.7.3 Chế độ và chính sách kế toán áp dụng - Công ty áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ ban hành theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC được ban hành ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính. - Niên độ kế toán của công ty bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hằng năm. - Đơn vị tiền tệ mà công ty sử dụng trong ghi chép, báo cáo quyết toán là Việt Nam Đồng (VNĐ). - Phương pháp tính khấu hao tài sản cố định: Công ty áp dụng phương pháp khấu hao theo đường thẳng. - Hàng tồn kho được xác định trên cơ sở giá gốc, hàng tồn kho được hạch toán theo phương pháp bình quân cuối kỳ. - Thuế GTGT được tính theo phương pháp khấu trừ. - Để đẩy nhanh tốc độ xử lý thông tin kế toán, hiện nay công ty đang áp dụng hình thức kế toán trên máy vi tính – Phần mềm KTVN sử dụng bộ chứng từ của hình thức Chứng từ ghi sổ. Vì công ty sử dụng phần mềm nên trình tự ghi sổ cũng được thiết lập sẵn trên máy tính, nhân viên phụ trách từng mảng kế toán chỉ cần nhập liệu thông tin chứng từ vào hệ thống, phần mềm sẽ tự động đưa chứng từ vào sổ kế toán phù hợp. Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Lê Uyển Như Nguyện 46 SỔ KẾ TOÁN -Sổ tổng hơp -Sổ chi tiết MÁY VI TÍNH BÁO CÁO TÀI CHÍNH BẢNG PHÂN BỔ PHẦN MỀM KẾ TOÁN CHỨNG TỪ KẾ TOÁN Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức ghi sổ kế toán máy như sau: Sơ đồ 2.3 Trình tự làm việc theo chứng từ ghi sổ trên máy vi tính của công ty Ghi chú: Nhập số liệu hàng ngày In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra Theo hình thức kế toán này, hằng ngày kế toán căn cứ vào chứng từ hoặc bảng phân bổ đã được kiểm tra, dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán. Theo quy định của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan. Cuối tháng hoặc bất kì vào thời điểm cần thiết nào, kế toán thực hiện thao tác khóa sổ ( Cộng sổ ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã nhập trong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán và báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy. Cuối năm, sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lí theo quy định về sổ kế toán thủ công. Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Lê Uyển Như Nguyện 47 2.2. Thực trạng kế toán các khoản phải thu, các khoản phải trả tại công ty 2.2.1 Kế toán các khoản phải thu Do giới hạn bài khóa luận tốt nghiệp và thời gian nghiên cứu, đề tài chỉ tập trung vào tình hình các khoản phải thu thường xuyên xảy ra tại doanh nghiệp. Cụ thể, thực trạng các khoản phải thu tại doanh nghiệp chỉ giới hạn trình bày hai khoản là phải thu khách hàng và tạm ứng. 2.2.1.1 Kế toán phải thu khách hàng a. Trình tự luân chuyển chứng từ và ghi sổ kế toán - Để hạch toán tình hình các khoản phải thu công ty CP Hồng Đức sử dụng các chứng từ sau: + Hóa đơn giá trị gia tăng + Phiếu xuất kho + Phiếu thu + Giấy báo Có của ngân hàng + Phiếu thu + Hợp đồng mua bán hàng + Biên bản đối chiếu công nợ + Biên bản bủ trừ công nợ - Quy trình luân chuyển chứng từ Tại công ty Cổ phần Hồng Đức, quy trình luân chuyển chứng từ kế toán phải thu khách hàng được mô tả như sau: Đầu kỳ kinh doanh, sau khi nhận được đơn đặt hàng của khách hàng, chủ yếu là các bạn hàng lâu năm, phòng kinh doanh soạn thảo hợp đồng bán hàng, trình ban giám đốc xét duyệt và kí xác nhận. Bên cạnh các bạn hàng đã hợp tác lâu dài, khách hàng của công ty là khách vãng lai. Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Lê Uyển Như Nguyện 48 Căn cứ vào đơn đặt hàng, hợp đồng bán hàng được lập trên cơ sở thỏa thuận của hai bên, kế toán trưởng có trách nhiệm tham mưu cho giám đốc về xét duyệt bán chịu để có chính sách tín dụng thích hợp. Các hợp đồng bán hàng sau khi đã được ban giám đốc phê duyệt được chuyển về phòng kế toán nhằm tiến hành lập kế hoạch. Phòng kế toán lập lệnh bán hàng, thủ kho sẽ xuất hàng cho bộ phận bán hàng, đồng thời lập phiếu xuất kho, kế toán bán hàng sẽ lập Hóa đơn bán hàng gồm 3 liên: Liên 1: Lưu tại cuốn Liên 2: Giao cho khách hàng Liên 3: Lưu tại bộ phận kế toán Sau khi giao hàng cho khách hàng, kế toán công nợ ghi sổ theo dõi công nợ ngay khi nhận được chứng từ ( Hóa đơn GTGT, Phiếu xuất kho). Hàng tháng, kế toán công nợ báo cáo tình hình công nợ khách hàng, những khách hàng nào đến hạn trả nợ, khách hàng nào đã quá hạn trả nợ. Cuối kỳ, kế toán hai bên tiến hành gửi biên bản đối chiếu công nợ. - Sổ sách kế toán + Sổ chi tiết công nợ khách hàng: Khi phát sinh nghiệp vụ mua hàng chưa thu tiền, kế toán tiến hành thu thập các hóa đơn GTGT đầu ra vào phần mềm, khi nhập kế toán nhập TK 131 chi tiết theo từng tên khách hàng đã được theo dõi, nếu khách hàng là khách hàng mới thì công ty mở thêm tên khách hàng và các thông tin cơ bản về khách hàng để công việc theo dõi công nợ được kịp thời, chính xác. + Sổ cái tài khoản 131: Căn cứ vào sổ chi tiết công nợ kế toán sẽ tiến hành lập sổ cái tài khoản này. + Bảng tổng hợp tình hình thanh toán của khách hàng: Theo dõi các khoản phải thu của khách hàng và số tiền khách hàng đã trả. + Biên bản đối chiếu công nợ: Định kỳ kế toán công nợ lập Biên bản đối chiếu công nợ gửi khách hàng, tổng hợp lại những khoản khách hàng nợ, khoản khách hàng đã thanh toán. Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Lê Uyển Như Nguyện 49 b.Tài khoản sử dụng Công ty Cổ phần Hồng Đức sử dụng tài khoản 131- Phải thu khách hàng để hạch toán các khoản phải thu khách hàng. TK 131 được theo dõi chi tiết cho từng đối tượng Mã chi tiết khách hàng MÃ TK TÊN TÀI KHOẢN 131 Phải thu khách hàng AAA Nhà sách AAA CTK Cục thống kê tỉnh Thừa Thiên Huế PVĐT Phân viện điều tra quy hoạch rừng BA Trịnh Thị Bích Anh TVTH Thư viện tổng hợp ( Nguồn: Phòng kế toán – Công ty CP Hồng Đức) Phương pháp mã hóa khách hàng tại công ty: Mã chi tiết gồm các chữ cái viết tắt tên khách hàng, mã chi tiết được viết in hoa. c. Trình tự hạch toán Dựa vào các điều khoản thanh toán và giá trị trên hợp đồng, dựa vào bảng tổng hợp công nợ kế toán thanh toán công nợ lập phiếu thu nếu khách hàng thanh toán ngay và xuất hóa đơn GTGT, nếu khách hàng chưa thanh toán thì kế toán ghi tăng các khoản nợ phải thu ( chi tiết theo từng đối tượng ) vào phần mềm kế toán, khi khách hàng thanh toán thì kế toán hạch toán giảm các khoản nợ phải thu và lên sổ chi tiết công nợ phải thu theo từng đối tượng khách hàng, còn sổ tổng hợp, sổ cái phần mềm kế toán sẽ tự động lên. Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Lê Uyển Như Nguyện 50 Ví dụ minh họa Nghiệp vụ 1: Ngày 10/12/2015, công ty Cổ phần Hồng Đức bán hàng cho Công ty cổ phần Quản lý đường bộ và xây dựng công trình tỉnh Thừa Thiên Huế. Chi tiết các mặt hàng như sau: - Giấy Super me A4; số lượng: 40 ram; đơn giá: 60.000 đồng - Giấy Monday; số lượng: 30 ram; đơn giá: 50.000 đồng - Giấy Super me A3; số lượng: 2 ram; đơn giá: 160.000 đồng Bộ phận kho tiến hành xuất kho hàng giao cho khách hàng, kế toán lập phiếu xuất kho ( phụ lục 1 ) ngày 10/12/205. Kế toán tiến hành xuất hóa đơn GTGT số 0000258 ( phụ lục 2 ), liên 1 lưu tại cuốn, liên 2 giao cho Công ty cổ phần Quản lý đường bộ và xây dựng công trình tỉnh Thừa Thiên Huế, liên 3 lưu tại phòng kế toán. Kế toán ghi nhận doanh thu cung cấp hàng hóa và dịch vụ như sau: Nợ TK 131 ( QLĐB) : 4.642.000 Có TK 511 : 4.220.000 Có TK 3331 : 422.000 Nghiệp vụ 2: Ngày 18/12/2015, Công ty Cổ phần quản lý đường bộ và xây dựng công trình thanh toán số tiền hàng mua ngày 10/12/2015 cho công ty Cổ phần Hồng Đức. Căn cứ phiếu thu ( phụ lục 3 ), kế toán định khoản: Nợ TK 111 : 4.642.000 Có TK 131 ( QLĐB ) : 4.642.000 Kế toán tại công ty theo dõi công nợ phải thu theo từng đối tượng khách hàng, cuối tháng báo cáo chi tiết cho Ban giám đốc về tình hình bán hàng cũng như khoản phải thu khách hàng. Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Lê Uyển Như Nguyện 51  Sổ kế toán chi tiết công nợ phải thu Biểu 2.1: Sổ chi tiết 131 ( QLĐB & XDCT ) SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN 131 – QLDB :Công ty cổ phần QLĐB&XD công trình tỉnh TT Huế Tháng 12/2015 Số Ngày TK Chi tiết Nợ Có Tháng 12/2015 10/12 06 0000258 10/12 0000258 Xuất bán hàng theo HĐ0000258 51113 GIAY 2.400.000 2.400.000 10/12 06 0000258 10/12 0000258 Xuất bán hàng theo HĐ0000258 51113 MONDAY 1.500.000 3.900.000 10/12 06 0000258 10/12 0000258 Xuất bán hàng theo HĐ0000258 51113 G003 320.000 4.220.000 10/12 6 0000258 10/12 0000258 Xuất bán hàng theo HĐ0000258 33311 422.000 4.642.000 18/12 12 PT30 18/12 Thanh toán tiền hàng theo HĐ0000258 1111 4.642.000 4.642.000 4.642.000 4.642.000 4.642.000 SỐ TIỀN PHÁT SINH SỐ DƢ ( Bên Nợ) Cộng phát sinh tháng 12/2015 Lũy kế phát sinh từ đầu năm ĐỐI ỨNGCHỨNG TỪ Ngày ghi sổ Số CTGS Số hóa đơn DIỄN GIẢI Ngày tháng năm 2015 Người ghi sổ Kế toán trưởng (Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Lê Uyển Như Nguyện 52 Cuối năm, kế toán lập Bảng tổng hợp công nợ phải thu khách hàng để tập hợp công nợ còn phải thu trong năm:  Sổ tổng hợp công nợ phải thu tháng 12/2015 Bảng 2.4 Bảng tổng hợp phải thu khách hàng BẢNG TỔNG HỢP – CHI TIẾT TÀI KHOẢN TÀI KHOẢN 131 – PHẢI THU KHÁCH HÀNG Tháng 12/2015 Nợ Có Nợ Có Nợ Có AAA Nhà sách AAA 20.000.000 20.000.000 QLDB Công ty CP QLĐB&XD công trình 4.642.000 4.642.000 CỘNG 348.440.000 87.142.000 435.582.000 Mã TK TÊN TÀI KHOẢN SỐ DƢ ĐẦU KỲ SỐ PHÁT SINH TRONG KỲ SỐ DƢ CUỐI KỲ Ngàythángnăm 2015 Người lập Kế toán trưởng Giám đốc ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên) (Ký, họ tên ) Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Lê Uyển Như Nguyện 53  Sổ cái tài khoản công nợ phải thu tháng 12/2015 Biểu 2.2 Sổ cái tài khoản 131 SỔ CÁI Tháng 12/2015 Tài khoản: 131 - Phải thu khách hàng Số Ngày Nợ Có 348.440.000 10/12 258 10/12 Bán hàng cho công ty QLĐB&XDCT 511 4.220.000 Bán hàng cho công ty QLĐB&XDCT 333 422.000 18/12 PT30 18/12 Công ty QLĐB&XDCT thanh toán tiền hàng 111 4.642.000 28/12 CTHD04 28/12 Nhà sách AAA ứng trước tiền hàng 112 20.000.000 87.142.000 435.582.000 711.202.000 711.202.000 TK đối ứng Sổ tiền Tháng 12/2015 Dƣ đầu kỳ Cộng SPS tháng 12/2015 SD cuối kỳ Chứng từ ghi sổ Ngày ghi sổ Diễn giải Lũy kế phát sinh từ đầu năm Ngàythángnăm 2015 Người ghi sổ Kế toán trưởng ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) 2.2.1.2 Kế toán khoản tạm ứng a. Trình tự luân chuyển chứng từ - Để hạch toán các khoản tạm ứng công ty CP Hồng Đức sử dụng các chứng từ sau: + Phiếu chi + Phiếu thu + Phiếu đề nghị tạm ứng + Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng - Quy trình luân chuyển chứng từ Khi muốn tạm ứng tiền để thực hiện các công việc theo hợp đồng với khách hàng, hoặc công tác đào tạo thì phải lập một giấy đề nghị tạm ứng tiền ( theo mẫu quy định của công ty ) trong mẫu này nhân viên phải ghi rõ nội dung của từng khoản chi và số tiền tương ứng. Giấy tạm ứng tiền này phải có xác nhận của trưởng phòng và giám đốc thì kế toán mới được lập phiếu chi, thủ quỹ mới được chi. Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Lê Uyển Như Nguyện 54 + Căn cứ phiếu tạm ứng, kế toán công nợ tiến hành kiểm tra công nợ tạm ứng cũ đã thanh toán hết hay chưa. Nếu số tiền tạm ứng cũ đã thanh toán hết, kế toán tiến hành lập phiếu chi, đồng thời ghi nhận công nợ tạm ứng của nhân viên đó vào sổ chi tiết tạm ứng. + Sau khi hoàn thành công việc, nhân viên tạm ứng lập giấy đề nghị thanh toán tạm ứng, kèm theo các hóa đơn, chứng từ gốc liên quan chuyển cho kế toán để tiến hành xác định lại số tiền tạm ứng thừa hay thiếu. Nếu số tiền đã tạm ứng thừa, kế toán tiến hành thu lại số tiền thừa và lập phiếu thu, nếu tạm ứng thiếu, kế toán tiến hành lập phiếu chi, chi số tiền thiếu. Đồng thời ghi giảm công nợ tạm ứng trên sổ chi tiết. b. Tài khoản sử dụng Công ty sử dụng TK 141 – Tạm ứng để hạch toán các khoản tạm ứng TK 141 được chi tiết cho từng nhân viên: MÃ TK TÊN TK NTD Nguyễn Thị Dịu NTL Nguyễn Thị Thùy Linh NTB Nguyễn Thị Bích NTL Nguyễn Thành Long ... ( Nguồn: Phòng kế toán – tài chính ) Phương pháp mã hóa nhân viên tại công ty: Mã chi tiết gồm các chữ cái viết tắt họ tên nhân viên, mã chi tiết được viết in hoa. c. Trình tự hạch toán Khi nhận phiếu tạm ứng kế toán tiến hành ghi tăng khoản nợ tạm ứng vào sổ chi tiết tạm ứng theo từng nhân viên, khi nhận được giấy đề nghị thanh toán tạm ứng kế toán tiến hành ghi giảm công nợ vào sổ chi tiết tạm ứng. Cuối mỗi tháng, kế toán công nợ phải in bảng tổng hợp công nợ cho mọi người đối chiếu số tạm ứng của mình nếu đúng thì ký xác nhận, nếu chưa đúng thì tìm nguyên nhân và giải quyết ngày trong tháng. Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Lê Uyển Như Nguyện 55 Ví dụ minh họa Nghiệp vụ 1: Ngày 06/12/2015, Trần Minh Đức tạm ứng tiền mặt đi công tác Nghệ An giá trị tạm ứng là 1.000.000đ; kế toán căn cứ vào giấy đề nghị tạm ứng ( phụ lục 4 ) tiến hành ghi vào sổ chi tiết tạm ứng của nhân viên Trần Minh Đức, lập phiếu chi ( phụ lục 5 ) và hạch toán trên phần mềm kế toán: Nợ TK 141 ( TMĐ): 1.000.000 Có TK 111: 1.000.000 Nghiệp vụ 2: Ngày 09/12/2015, Trần Minh Đức đề nghị thanh toán tạm ứng ( phụ lục 6 ) tiền công tác với giá trị thanh toán là 1.320.000đ; kế toán tiến hành ghi giảm công nợ tạm ứng vào sổ chi tiết tạm ứng của Đức, lập phiếu chi trả lại 320.000đ cho Đức, đồng thời hạch toán vào phần mềm kế toán: Nợ TK 642 (CT) : 1.000.000 Có TK 141 ( TMĐ ) : 1.000.000 Nợ TK 642 (CT) : 320.000 Có TK 111 : 320.000 - Phản ánh các nghiệp vụ trên vào sổ kế toán tạm ứng: Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Lê Uyển Như Nguyện 56  Sổ chi tiết tạm ứng của nhân viên Trần Minh Đức. Biểu 2.3 Sổ chi tiết tài khoản 141 ( Trần Minh Đức ) SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN 141 – TMĐ: TRẦN MINH ĐỨC Tháng 12/2015 Số Ngày TK Chi tiết Nợ Có Tháng 12/2015 06/12 02 PC06 06/12 Tạm ứng đi công tác 1111 1.000.000 1.000.000 09/12 01 01 09/12 Thanh toán tạm ứng đi công tác 6422 1.000.000 1.000.000 1.000.000 1.000.000 1.000.000 SỐ TIỀN PHÁT SINH SỐ DƢ ( Bên Nợ ) Cộng phát sinh tháng 12/2015 Lũy kế phát sinh từ đầu năm CHỨNG TỪ Ngày ghi sổ Số CTGS DIỄN GIẢI ĐỐI ỨNG Ngàytháng.năm 2015 Người ghi sổ Kế toán trưởng ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Lê Uyển Như Nguyện 57  Sổ tổng hợp các khoản tạm ứng trong tháng 12/2015 Bảng 2.5 Bảng tổng hợp tạm ứng BẢNG TỔNG HỢP – CHI TIẾT TÀI KHOẢN TÀI KHOẢN: 141 – TẠM ỨNG Tháng 12/2015 Nợ Có Nợ Có Nợ Có NTB Nguyễn Thị Bích 2.000.000 2.000.000 TMĐ Trần Minh Đức 1.000.000 1.000.000 CỘNG 3.000.000 3.000.000 Mã TK TÊN TÀI KHOẢN SỐ DƢ ĐẦU KỲ SỐ PHÁT SINH TRONG KỲ SỐ DƢ CUỐI KỲ Ngày tháng năm 2015 Người lập Kế toán trưởng Giám đốc ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên )  Sổ cái tài khoản tạm ứng Biểu 2.4 Sổ cái tài khoản 141 SỔ CÁI Tháng 12/2015 Tài khoản: 141 - Tạm ứng Số Ngày Nợ Có 31/12 01 09/12 Thanh toán tạm ứng đi công tác 642 1.000.000 31/12 02.02 15/12 Tạm ứng tiền mặt đi công tác; và Tạm ứng để mua hàng 111 3.000.000 3.000.000 1.000.000 15.500.000 13.500.000 2.000.000Số dƣ cuối tháng 12/2015 TK đối ứng Số phát sinh Tháng 12/2015 Dƣ đầu kỳ Cộng SPS tháng 12/2015 Lũy kế phát sinh từ đầu năm Chứng từ ghi sổ Ngày ghi sổ Diễn giải Ngàythángnăm 2015 Người ghi sổ Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Lê Uyển Như Nguyện 58 2.2.2 Kế toán các khoản phải trả 2.2.2.1 Kế toán các khoản vay ngắn hạn a. Trình tự luân chuyển chứng từ - Để hạch toán các khoản vay công ty CP Hồng Đức sử dụng các chứng từ sau: + Hợp đồng tín dụng, Hợp đồng vay vốn + Giấy đề nghị vay vốn + Giấy báo Có, Giấy báo Nợ + Phiếu thu + Ủy nhiệm chi - Quy trình luân chuyển chứng từ Khi công ty có nhu cầu vay ngắn hạn, kế toán sẽ chuẩn bị những chứng từ cần thiết liên quan đến hồ sơ vay đưa cho bên cho vay xét duyệt, sau khi đã kí hợp đồng cho vay hoặc hợp đồng tín dụng giữa 2 bên thì kế toán sẽ lưu giữ một bộ hồ sơ, hợp đồng đi vay, khế ước vay. Khi ngân hàng giải ngân, nếu công ty vay để trả nhà cung cấp thì kế toán lập ủy nhiệm chi hoặc chuyển thẳng cho nhà cung cấp; nếu công ty vay để nhập quỹ thì có thể rút tiền mặt hay chuyển vào tài khoản của công ty. b. Tài khoản sử dụng - Công ty sử dụng tài khoản 311 – Vay ngắn hạn để hạch toán các khoản vay ngắn hạn. - Tài khoản 311 được mở chi tiết theo từng ngân hàng, tổ chức tín dụng, cá nhân cho vay. c. Trình tự hạch toán - Kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán: Hợp đồng tín dụng, phiếu thu, giấy báo Nợ, giấy báo Có, Ủy nhiệm chi, một số chứng từ kế toán tự lập đã kiểm tra nhập liệu vào phần mềm kế toán và theo dõi. Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Lê Uyển Như Nguyện 59 Ví dụ minh họa: Nghiệp vụ 1: Ngày 25/11/2015 Giải ngân vốn vay ngân hàng HD số tiền là 350.000.000đ, kế toán phản ánh trên phần mềm: Nợ TK 112 ( HD Bank ) : 350.000.000 Có TK 311( HD Bank ) : 350.000.000 Nghiệp vụ 2: Ngày 27/11/2015 vay tiền ngân hàng Vietcombank số tiền là 100.000.000 về nhập quỹ tiền mặt, kế toán dựa vào chứng từ giải ngân của ngân hàng để phản ánh trên phần mềm kế toán: Nợ TK 112 : 100.000.000 Có TK 311 ( ngân hàng Vietcombank ): 100.000.000 Phản ánh trên vào sổ kế toán vay ngắn hạn như sau: Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Lê Uyển Như Nguyện 60  Sổ chi tiết vay ngắn hạn của ngân hàng Vietcombank Biểu 2.5: Sổ chi tiết tài khoản 311 ( ngân hàng Vietcombank ) SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN 311 – 05: NGÂN HÀNG VIETCOMBANK Tháng 11/2015 Số Ngày TK Chi tiết Nợ Có Tháng 11/2015 Dƣ đầu kỳ 27/11 07 CT09 27/11 Vay tiền ngân hàng Vietcombank 1121 01 100.000.000 100.000.000 100.000.000 100.000.000 207.000.000 100.000.000 100.000.000 SỐ DƢ ( Bên Có ) Cộng phát sinh tháng Lũy kế phát sinh từ đầu năm CHỨNG TỪ Ngày ghi sổ Số CTGS DIỄN GIẢI ĐỐI ỨNG SỐ TIỀN PHÁT SINH Ngàythángnăm 2015 Người ghi sổ Kế toán trưởng ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Lê Uyển Như Nguyện 61  Sổ chi tiết vay ngắn hạn của ngân hàng HD Biểu 2.6 Sổ chi tiết tài khoản 311 ( Ngân hàng HD ) SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN 311 -04: VAY HD BANK Số Ngày TK Chi tiết Nợ Có Tháng 09/2015 25/11 07 CTDT02 25/11 Giải ngân vốn vay 1121 03 350.000.000 350.000.000 350.000.000 350.000.000 350.000.000 350.000.000 SỐ DƢ ( Bên Có ) Cộng phát sinh tháng Lũy kế phát sinh từ đầu năm CHỨNG TỪ Ngày ghi sổ Số CTGS DIỄN GIẢI ĐỐI ỨNG SỐ TIỀN PHÁT SINH Ngàythángnăm 2015 Người ghi sổ Kế toán trưởng (Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Lê Uyển Như Nguyện 62  Bảng tổng hợp tài khoản vay ngắn hạn Bảng 2.6 Bảng tổng hợp vay ngắn hạn BẢNG TỔNG HỢP – CHI TIẾT TÀI KHOẢN TÀI KHOẢN: 311 – VAY NGẮN HẠN Tháng 11 năm 2015 Nợ Có Nợ Có Nợ Có 04 Vay HD Bank 350.000.000 350.000.000 05 Ngân hàng Vietcombank 100.000.000 100.000.000 CỘNG 483.908.000 190.000.000 450.000.000 743.908.000 Mã TK TÊN TÀI KHOẢN SỐ DƢ ĐẦU KỲ SỐ DƢ CUỐI KỲSỐ PHÁT SINH TRONG KỲ Ngàythángnăm 2015 Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Lê Uyển Như Nguyện 63  Sổ cái tài khoản vay ngắn hạn Biểu 2.7 Sổ cái tài khoản 311 ( tháng 11/2015 ) SỔ CÁI Tháng 11 năm 2015 TÀI KHOẢN: 311 – VAY NGẮN HẠN Số Ngày Nợ Có 859.908.000 25/11 CTHD01 25/11 Giải ngân vốn vay 112 350.000.000 30/11 CT09 30/11 Vay tiền ngân hàng Vietcombank 112 1.000.000.000 190.000.000 100.000.000 977.000.000 930.000.000 743.908.000Số dƣ cuối tháng 11/2015 TK đối ứng Sổ tiền Tháng 11/ 2015 Dƣ đầu kỳ Cộng phát sinh tháng 11/2015 Lũy kế phát sinh từ đầu năm Chứng từ ghi sổ Ngày, tháng ghi sổ Diễn giải Ngàythángnăm 2015 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) 2.2.2.2 Kế toán phải trả người bán a. Trình tự luân chuyển chứng từ - Để hạch toán các khoản phải trả người bán tại công ty CP Hồng Đức sử dụng các chứng từ: + Hợp đồng kinh tế + Hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng + Phiếu thu + Phiếu chi + Giấy báo Nợ + Giấy báo Có Quy trình luân chuyển chứng từ: - Bộ phận bán hàng dựa vào sản lượng hàng hóa bán trong tháng lập kế hoạch nhập hàng cho tháng sau. Kết hợp với bộ phận kho hàng kiểm tra lượng hàng tồn kho cuối tháng, khi nhận thấy lượng hàng thiếu hụt, không đáp ứng đủ nhu cầu sắp tới, bộ phận Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Lê Uyển Như Nguyện 64 kho hàng có trách nhiệm lập phiếu đề nghị mua hàng. Một liên của phiếu đề nghị thanh toán cùng với đơn đặt hàng lưu tại bộ phận kho, một liên giao cho bộ phận bán hàng để xem xét chủng loại, số lượng hàng cần mua cũng như lựa chọn nhà cung cấp thường xuyên để đảm bảo cung cấp hàng hóa đủ chất lượng yêu cầu. Sau khi kiểm tra phiếu đề nghị mua hàng và đơn đặt hàng bộ phận mua hàng chuyển cho trưởng bộ phận để ký duyệt. Đơn đặt hàng đã được duyệt thì gửi đến nhà cung cấp và thống nhất được giá cả, số lượng, chất lượng, thời gian cung cấp, hai bên tiến hành kí hợp đồng mua hàng, hợp đồng được in thành hai bản, có xác nhận, cam kết thống nhất, một bên lưu một bản. - Sau khi nhận hàng, căn cứ vào hóa đơn nhận từ nhà cung cấp và số hàng nhận được, kế toán tiến hành lập phiếu nhập kho được in thành 2 liên,liên 1 lưu tại kho,liên 2 đính kèm với hóa đơn bán hàng lưu ở bộ phận kế toán. Căn cứ phiếu nhập hàng và hóa đơn GTGT kế toán ghi vào sổ chi tiết nợ phải trả cho người bán, sau đó tiến hành nhập số liệu vào phần mềm kế toán để phần mềm tổng hợp trên sổ Cái, sổ tổng hợp công nợ và lên báo cáo tài chính. - Khi thanh toán tiền cho nhà cung cấp, kế toán công nợ tiến hành lập phiếu chi nếu thanh toán bằng tiền mặt hoặc lập ủy nhiệm chi nếu thanh toán qua ngân hàng và ghi giảm nợ phải trả. - Phiếu chi gồm 3 liên, liên 1 kế toán công nợ lưu, liên 2 đưa cho nhà cung cấp, liên 3 chuyển cho thủ quỹ để chi tiền thanh toán và lưu. b. Tài khoản sử dụng Công ty sử dụng tài khoản 331 – Phải trả người bán để hạch toán các khoản nợ phải trả người bán. TK 331 được mở chi tiết cho từng nhà cung cấp MÃ TK TÊN TK ATV Công ty Cổ phần đồ chơi An Toàn Việt NXBT Nhà xuất bản trẻ KĐ Nhà xuất bản Kim Đồng ATN Đồ chơi Antona ( Nguồn: Phòng tài chính – Kế toán ) Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Lê Uyển Như Nguyện 65 Phương pháp mã hóa nhà cung cấp tại công ty: Mã chi tiết gồm các chữ cái viết tắt tên nhà cung cấp, mã chi tiết được viết in hoa. c. Trình tự hạch toán - Hằng ngày căn cứ vào hóa đơn nhận được từ nhà cung cấp kế toán công nợ tiến hành ghi tăng số nợ phải trả vào sổ chi tiết phải trả người bán ( nhập vào phần mềm kế toán ). - Khi trả tiền kế toán công nợ lập phiếu chi, ủy nhiệm chi và ghi giảm số nợ phải trả. Ví dụ minh họa: Nghiệp vụ 1: Ngày 02/12/2015 thanh toán tiền hàng cho An Toàn Việt số tiền 20.288.021đ, kế toán căn cứ vào ủy nhiệm chi hạch toán trên phần mềm: Nợ TK 331 ( ATV ): 20.288.021 Có TK 112: 20.288.021 Nghiệp vụ 2: Ngày 17/12/2015 nhập hàng của công ty cổ phần An Toàn Việt theo HĐ 0000727 ( phụ lục 8 ), gồm các mặt hàng đồ chơi trẻ em các loại có kèm theo bảng kê, trị giá nhập của lô hàng là 17.832.385đ, thuế suất GTGT là 5%: 891.619đ, tổng giá thanh toán: 19.724.004đ, công ty chưa thanh toán tiền hàng. Kế toán căn cứ hóa đơn HĐ 0000727, phiếu nhập kho ( phụ lục 7 ) tiến hành hạch toán trên phần mềm: Nợ TK 156 : 17.832.385 Nợ TK 133: 891.619 Có TK 331 ( ATV ): 18.724.004 Nghiệp vụ 3: Ngày 24/12/2015, thanh toán tiền hàng cho Công ty TNHH Hoàng Sỹ Thụ, số tiền 1.038.500đ. Kế toán dựa phiếu chi để hạch toán trên phần mềm: Nợ TK 331 (HST): 1.038.500 Có TK 111: 1.038.500 Ở công ty CP Hồng Đức, kế toán theo dõi các khoản phải trả trên phần mềm kế toán, cuối tháng kế toán có thể xuất từ phần mềm kế toán sang Excel để báo cáo chi tiết cho Ban giám đốc về tình hình mua hàng, các khoản phải trả người bán. Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Lê Uyển Như Nguyện 66  Sổ kế toán chi tiết nợ phải trả cho người bán ( An Toàn Việt) Biểu 2.8 Sổ chi tiết tài khoản 331 ( ATV ) SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN 331 – ATV: CÔNG TY CỔ PHẦN AN TOÀN VIỆT Tháng 12/2015 Số hóa đơn Số Ngày TK Chi tiết Nợ Có Tháng 12/2015 Dƣ đầu kỳ 20.288.021 02/12 07 02 02/12 Thanh toán tiền hàng cho An Toàn Việt 1121 1 20.288.011 10 17/12 03 PN01 17/12 0000727 Nhập đồ chơi trẻ em các loại theo HĐ 0000727 1566 XX 373.340 373.350 17/12 03 PN01 17/12 0000727 Nhập đồ chơi trẻ em các loại theo HĐ 0000727 1566 XT 1.203.810 1.577.160 20.288.021 18.724.004 18.724.004 26.830.521 45.554.525 18.724.004 SỐ TIỀN PHÁT SINH SỐ DƢ ( Bên Có ) Cộng phát sinh tháng Lũy kế phát sinh từ đầu năm CHỨNG TỪ Ngày ghi sổ Số CTGS DIỄN GIẢI ĐỐI ỨNG Ngàythángnăm 2015 Người ghi sổ Kế toán trưởng ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Lê Uyển Như Nguyện 67  Sổ kế toán chi tiết nợ phải trả cho người bán ( Hoàng Sỹ Thụ ) Biểu 2.9 Sổ chi tiết tài khoản 331 ( HST ) SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN 331 – HST: CÔNG TY TNHH HOÀNG SỸ THỤ Tháng 12/2015 Số hóa đơn Số Ngày TK Chi tiết Nợ Có Tháng 12/2015 Dƣ đầu kỳ .. 24/12 02 PC14 24/12 Thanh toán tiền hàng 111 1.038.500 1.038.500 1.038.500 1.038.499 (1) 1.038.500 1.038.499 (1) SỐ TIỀN PHÁT SINH SỐ DƢ ( Bên Có ) Cộng phát sinh tháng Lũy kế phát sinh từ đầu năm CHỨNG TỪ Ngày ghi sổ Số CTGS DIỄN GIẢI ĐỐI ỨNG Ngàythángnăm 2015 Người ghi sổ Kế toán trưởng ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên )  Sổ tổng hợp nợ phải trả cho người bán Bảng 2.7 Bảng tổng hợp phải trả người bán BẢNG TỔNG HỢP – CHI TIẾT TÀI KHOẢN Tháng 12/2015 Tài khoản: 331 Phải trả ngƣời bán Mã Tên KH ATV Công ty cổ phần Đồ chơi An Toàn Việt 20.288.021 20.288.021 18.724.004 18.724.004 HST Công ty TNHH Hoàng Sỹ Thụ 1.038.500 1.038.499 1 1.277.689 405.204.361 417.959.809 32.635.442 43.261.289 61.863.592CỌNG Số dƣ đầu kỳ Phát sinh trong kỳ Số dƣ cuối kỳ Ngàythángnăm 2015 Người lập Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên )  Sổ cái nợ phải trả cho người bán Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Lê Uyển Như Nguyện 68 Biểu 2.10 Sổ cái tài khoản 331 SỔ CÁI Tháng 12/2015 TÀI KHOẢN: 331 – PHẢI TRẢ NGƢỜI BÁN Số Ngày Nợ Có 403.926.672 31/12 02.02 02/12 Thanh toán tiền hàng cho An Toàn Việt 1121 20.288.011 31/12 03.03 17/12 Nhập hàng của An toàn Việt 156 17.832.385 Thuế GTGT đầu vào 133 891.619 31/12 07.07 24/12 Thanh toán tiền hàng cho Hoàng Sỹ Thụ 111 1.038.500 417.959.809 32.635.442 828.675.767 835.041.492 18.602.305Số dƣ cuối tháng 12/2015 TK đối ứng Sổ tiền Tháng 12/2015 Dƣ đầu kỳ Cộng SPS tháng 12/2015 Lũy kế phát sinh từ đầu năm Chứng từ ghi sổ Ngày, tháng ghi sổ Diễn giải Ngàythángnăm 2015 Người ghi sổ Kế toán trưởng ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) 2.2.2.3 Kế toán các khoản thuế phải nộp cho nhà nước a. Trình tự luân chuyển chứng từ - Để hạch toán các khoản thuế phải nộp cho nhà nước, tại công ty CP Hồng Đức sử dụng các chứng từ sau: + Hóa đơn GTGT + Phiếu chi, Giấy báo Nợ + Giấy nộp tiền vào ngân sách Nhà nước. + Tờ khai thuế - Quy trình luân chuyển chứng từ Hằng tháng tập hợp tất cả hóa đơn và chứng từ liên quan đến các khoản thuế phải nộp để lập các báo cáo nộp cho cơ quan thuế và làm cơ sở cho việc hạch toán số thuế, lưu trữ dữ liệu. Tất cả các giấy tờ nộp tiền vào ngân sách nhà nước phải được lưu trữ cẩn thận để tạo điều kiện tốt nhất cho công ty khi có sự kiểm tra của cơ quan thuế. Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Lê Uyển Như Nguyện 69 Sau khi kế toán thuế lập và nộp các tờ khai thuế GTGT, thuế môn bài, thuế TNDN thì chuyển các tờ khai này qua cho kế toán công nợ, kế toán công nợ căn cứ vào hóa đơn GTGT, tờ khai thuế TNDN, tờ khai thuế môn bài và các chứng từ liên quan tiến hành ghi vào sổ chi tiết thuế và các khoản phải nộp nhà nước đồng thời hạch toán vào phần mềm kế toán để tổng hợp lên sổ cái, sổ tổng hợp và báo cáo tài chính. b. Tài khoản sử dụng Công ty sử dụng tài khoản 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước để hạch toán. TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước còn có các tài khoản chi tiết: + TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp + TK 3334 - Thuế thu nhập doanh nghiệp + TK 3335 – Thuế thu nhập cá nhân + TK 3338 – Các loại thuế khác + TK 3339 - Phí, lệ phí và các khoản phải nộp khác c. Trình tự hạch toán Căn cứ vào hóa đơn GTGT, Tờ khai thuế GTGT, tờ khai thuế TNDN, tờ khai thuế môn bài và chứng từ liên quan kế toán thanh toán ghi tăng số thuế và các khoản phải nộp nhà nước vào phần mềm kế toán, khi nộp tiền vào ngân sách nhà nước kế toán ghi giảm số thuế phải nộp tương ứng. Ví dụ minh họa: Nghiệp vụ 1: Căn cứ vào hóa đơn số 0000289( phụ lục 10 ), ký hiệu HD/15P, ngày 10/12/2015, bán hàng cho công ty Cổ phần Thanh Tân Thừa Thiên Huế với tổng tiền thanh toán là 9.900.000đ, kế toán hạch toán vào phần mềm kế toán: Nợ TK 111 : 9.900.000 Có TK 511( Thanh Tân ): 9.000.000 Có TK 3331 : 900.000 Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Lê Uyển Như Nguyện 70 Nghiệp vụ 2: Ngày 31/12/215 kế toán thuế tổng hợp tập hợp thuế GTGT đầu vào là: 4.352.914, thuế GTGT đầu ra là: 5.674.914, sau đó kế toán kết chuyển thuế GTGT tháng 12/2015, kế toán tiến hành hạch toán bút toán khấu trừ vào phần mềm kế toán: Nợ TK 3331: 4.352.914 Có TK 1331: 4.352.914 Nghiệp vụ 3: Chi phí thuế TNDN mà doanh nghiệp tạm tính quý 4 là 4.321.159đ, kế toán tiến hành hạch toán vào phần mềm kế toán tại ngày 31/12/2015: Nợ TK 821: 4.321.159 Có TK3334: 4.321.159 Phản ánh các nghiệp vụ trên vào sổ kế toán thuế và các khoản phải nộp Nhà nước.  Sổ chi tiết kế toán thuế và các khoản phải nộp Nhà nước ( 3331 ) Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Lê Uyển Như Nguyện 71 Biểu 2.11 Sổ chi tiết tài khoản 3331 SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN 333: THUẾ VÀ CÁC KHOẢN PHẢI NỘP NHÀ NƢỚC Tháng 12/2015 Số hiệu Ngày Nợ Có Nợ Có Số dƣ đầu kỳ 10/12 7 10/12 Bán hàng cho công ty CP Thanh Tân 1111 900.000 1.554.400 31/12 133/333 31/12 Kết chuyển thuế GTGT tháng 12/2015 1331 4.352.914 1.322.000 Cộng SPS tháng 12/2015 4.352.914 5.674.914 1.322.000 Lũy kế từ đầu năm 50.770.137 49.582.237 1.322.000 Số dƣ Diễn giải Ngày, tháng ghi sổ Chứng từ TK đối ứng Số phát sinh Ngàythángnăm 2015 Người ghi sổ Kế toán trưởng ( Ký, họ tên ) ( Ký,họ tên )  Sổ cái kế toán thuế và các khoản phải nộp Nhà nước Biểu 2.12 Sổ cái tài khoản 333 SỔ CÁI Tháng 12/2015 TÀI KHOẢN: 333 - THUẾ VÀ CÁC KHOẢN PHẢI NỘP NHÀ NƢỚC Số Ngày Nợ Có 18.232.801 31/12 04.04 10/12 Xuất bán cho công ty QLĐB&XDCT 131 422.000 31/12 06.06 10/12 Xuất hàng bán cho công ty cổ phần Thanh Tân 111 900.000 31/12 KC 31/12 Kết chuyển thuế GTGT tháng 12/2015 133 4.352.914 31/12 01 31/12 Chi phí thuế TNDN tạm tính quý 4/2015 821 4.321.159 4.352.914 9.996.073 54.877.692 77.837.536 23.875.960Số dƣ cuối tháng 12/2015 TK đối ứng Sổ tiền Tháng 12/2015 Dƣ đầu kỳ Cộng SPS tháng 12/2015 Lũy kế phát sinh từ đầu năm Chứng từ ghi sổNgày ghi sổ Diễn giải Ngàythángnăm 2015 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc ( Ký, họ tên ) (Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Lê Uyển Như Nguyện 72 2.2.2.4 Kế toán phải trả người lao động a. Trình tự luân chuyển chứng từ - Để hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến khoản phải trả người lao động, tại công ty sử dụng các chứng từ sau: + Bảng chấm công + Bảng lương + Phiếu chi + Bảng phân bổ tiền lương, BHXH, BHYT, BHTN - Quy trình luân chuyển chứng từ Cuối tháng, kế toán công nợ dựa vào bảng chấm công đã được duyệt của các trưởng bộ phận để tính lương và lên bảng lương nhân viên, sau khi bảng lương được duyệt bởi kế toán trưởng và giám đốc, kế toán công nợ chuyển bảng lương đã ký cho kế toán tổng hợp, kế toán tổng hợp tiến hành hạch toán chi phí lương của từng phòng ban vào phần mềm đồng thời đề xuất chi lương và trình lên Giám đốc. Căn cứ vào đề xuất chi đã được duyệt kế toán công nợ tiến hành lập phiếu chi chi lương cho từng phòng ban. - Phiếu chi được lập thành 2 liên, một liên lưu tại phòng kế toán, một liên chuyển cho thủ quỹ để chi tiền lương và lưu. b. Tài khoản sử dụng Công ty sử dụng tài khoản 334 – Phải trả người lao động để hạch toán tiền lương cho nhân viên. c. Trình tự hạch toán - Căn cứ vào bảng lương đã được duyệt kế toán hạch tăng số tiền lương phải trả cho người lao động đồng thời phân bổ chi phí lương vào phần mềm kế toán. - Khi Giám đốc duyệt đề xuất chi lương, kế toán tiến hành lập phiếu chi và ghi giảm nợ lương phải trả cho nhân viên vào phần mềm kế toán. Ví dụ minh họa: Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Lê Uyển Như Nguyện 73 Nghiệp vụ 1: Căn cứ vào bảng lương tháng 12/2015, lương phải trả cho người lao động tại công ty là : 57.300.000 kế toán tiến hành hạch toán vào phần mềm kế toán: Nợ TK 642: 57.300.000 Có TK 334: 57.300.000 Nghiệp vụ 2: Căn cứ vào bảng lương tháng 12/2015 với số liệu tiền bảo hiểm trừ vào lương của người lao động : BHXH là 4.104.000, BHYT: 769.500, BHTN: 513.000, kế toán tiến hành hạch toán vào phần mềm kế toán: Nợ TK 334 : 5.386.500 Có TK 3383 : 4.104.000 Có TK 3384 : 769.500 Có TK 3389 : 513.000 Nghiệp vụ 3: Căn cứ vào đề xuất chi đã được duyệt, kế toán tiến hành lập phiếu chi lương cho người lao động sau khi đã trừ đi bảo hiểm, kế toán hạch toán vào phần mềm: Nợ TK 334 : 51.913.500 Có TK 111: 51.913.500 Phản ánh các nghiệp vụ trên vào sổ kế toán phải trả người lao động Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Lê Uyển Như Nguyện 74  Sổ cái tài khoản phải trả người lao động Biểu 2.13 Sổ cái tài khoản 334 SỔ CÁI Tháng 12/2015 Tài khoản 334 – Phải trả ngƣời lao động Số Ngày Nợ Có 31/12 02.02 31/12 Thanh toán lương tháng 12/2015 111 51.913.500 31/12 Thanh toán lương tháng 12/2015 338 5.386.500 31/12 99.99 31/12 Kết chuyển chi phí lương tháng 12/2015 642 57.300.000 57.300.000 57.300.000 643.482.845 643.482.845 Só dƣ cuối tháng 12/2015 Lũy kế phát sinh từ đầu năm Cộng SPS tháng 12/2015 TK đối ứng Sổ tiền Tháng 12/2015 Dƣ đầu kỳ: Chứng từ ghi sổ Ngày, tháng ghi sổ Diễn giải Ngày thángnăm 2015 Người ghi sổ Kế toán trưởng ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) 2.2.2.5 Kế toán nợ phải trả khác Các khoản nợ phải trả khác của công ty chủ yếu chỉ xảy ra các nghiệp vụ về khoản trích theo lương còn các nghiệp vụ liên quan đến nhận ký quỹ, ký cược ngắn hạn; doanh thu chưa thực hiện, phải trả phải nộp khác hầu như không xảy ra. - Chứng từ sử dụng + Bảng lương + Phiếu chi + Bảng phân bổ lương, BHXH, BHYT, BHTN - Quy trình luân chuyển chứng từ Cuối tháng dựa vào bảng chấm công đã được duyệt, kế toán công nợ lên bảng lương trong đó có tính số tiền bảo hiểm công ty phải trả và số bảo hiểm trừ vào lương nhân viên sau đó chuyển bảng lương này lên kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt, sau khi bảng lương được duyệt kế toán công nợ chuyển xuống cho kế toán tổng hợp, kế toán tổng hợp căn cứ vào số tiền bảo hiểm trên bảng lương này hạch toán vào phần mềm kế toán chi phí bảo hiểm và số bảo hiểm trừ vào lương nhân viên trong tháng. Sau đó, hạch toán xong kế toán chuyển lại bảng lương cho kế toán công nợ lưu trữ. Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Lê Uyển Như Nguyện 75 b. Tài khoản sử dụng Công ty sử dụng TK 338 – Phải trả, phải nộp khác để hạch toán. TK 338 – Phải trả phải nộp khác có các tài khoản chi tiết cấp 2: + TK 3383 – Bảo hiểm xã hội + TK 3394 – Bảo hiểm y tế + TK 3389 – Bảo hiểm thất nghiệp c. Trình tự hạch toán Kế toán tổng hợp căn cứ vào số tiền bảo hiểm đã được tính trên bảng lương đã được duyệt tiến hành hạch toán tăng các khoản bảo hiểm phải nộp vào phần mềm kế toán, khi nộp bảo hiểm cho cơ quan bảo hiểm, kế toán tiến hành ghi giảm số bảo hiểm phải nộp vào phần mềm kế toán đồng thời thực hiện bút toán phân bổ BHXH, BHYT, BHTN trong tháng. Ví dụ minh họa: Nghiệp vụ 1: Căn cứ vào bảng lương tháng 12/2015 với số liệu tiền bảo hiểm trừ vào lương của người lao động, kế toán tiến hành hạch toán vào phần mềm kế toán: - Nghiệp vụ 1.1: BHXH trừ vào lương nhân viên tháng 12/2015 Nợ TK 334 : 4.104.000 Có TK 3383 : 4.104.000 - Nghiệp vụ 1.2: BHYT trừ vào lương nhân viên tháng 12/2015 Nợ TK 334 : 769.500 Có TK 3384: 769.500 - Nghiệp vụ 1.3: BHTN trừ vào lương nhân viên tháng 12/2015 Nợ TK 334 : 513.000 Có TK 3389: 513.000 - Nghiệp vụ 1.4: Chi phí BHXH, BHYT, BHTN công ty phải chi trả cho nhân viên Nợ TK 642: 11.286.000 Có TK 3383: 9.234.000 Có TK 3384: 1.539.000 Có TK 3389: 513.000 Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Lê Uyển Như Nguyện 76  Sổ cái tài khoản 338 Biểu 2.14 Sổ cái tài khoản 338 – Phải trả, phải nộp khác SỔ CÁI Tháng 12 năm 2015 TÀI KHOẢN: 338 – PHẢI TRẢ, PHẢI NỘP KHÁC TK ĐỐI ỨNG Số Ngày TK Nợ Có Tháng 12/2015 Dƣ đầu kỳ: 106.264.265 31/12 02.02 31/12 Thanh toán lương tháng 12/2015 334 5.386.500 31/12 99.99 31/12 Phân bổ BHXH, BHYT, BHTN tháng 12/2015 642 11.286.000 Cộng phát sinh tháng 12/2015 16.672.500 Lũy kế phát sinh từ đầu năm 132.571.552 233.176.800 Số dƣ cuối tháng 12/2015 122.936.765 SỐ TIỀN PHÁT SINH CHỨNG TỪ Ngày ghi sổ DIỄN GIẢI Ngàythángnăm 2015 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Lê Uyển Như Nguyện 77 CHƢƠNG 3. HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN CÁC KHOẢN PHẢI THU, CÁC KHOẢN PHẢI TRẢ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN HỒNG ĐỨC 3.1. Đánh giá thực trạng kế toán các khoản phải thu, phải trả tại công ty 3.1.1.Ưu điểm 3.1.1.1 Đối với công tác kế toán tại đơn vị - Phần mềm Kế toán Việt Nam ( KTVN ) trong công tác kế toán nên rất thuận lợi cho công tác quản lý và cung cấp báo cáo kịp thời. Đối với công tác kế toán thủ công thì việc ghi chép, lưu trữ và cung cấp báo cáo cho ban giám đốc kịp thời là thật sự khó khăn bởi lẽ nó đòi hỏi nhiều kỹ năng, tính cẩn trọng cao và xử lý nhanh chóng, nhưng những yếu tố này con người khó có thể đáp ứng kịp thời được. Nhưng yêu cầu này đối với công nghệ thông tin thì cực kỳ đơn giản và nhanh chóng, chính vì vậy việc sử dụng phần mềm kế toán tại đơn vị đã tạo điều kiện thuận lợi trong công tác kế toán. - Nhân viên kế toán có trình độ và kinh nghiệm lâu năm. Chính nhờ vào trình độ và kinh nghiệm mà họ tích lũy được trong quá trình thực hiện công việc đã giúp họ xử lý nhanh chóng và gọn gàng các sai sót trong công tác kế toán. - Mỗi thành viên trong phòng kế toán đảm nhiệm một công việc khác nhau, nhưng những phần hành công việc này đều có liên quan đến nhau nên luôn có sự giúp đỡ và hỗ trợ lẫn nhau trong công tác giữa các thành viên trong phòng kế toán, chính điều này đã giúp phòng kế toán luôn thực hiện tốt công việc được giao và đưa ra các báo cáo ở mức độ tin cậy cao. - Chứng từ đều được kiểm tra cẩn thận trước khi nhập liệu vào phần mềm kế toán và được lưu trữ một cách khoa học, cẩn thận để phục vụ cho công tác kiểm tra của thuế và các cơ quan liên quan sau này. 3.1.1.2 Đối với công tác hạch toán các khoản phải thu, phải trả tại công ty - Phòng kế toán đã thực hiện đúng về hạch toán, đối chiếu, lên các sổ cái, sổ chi tiết, sổ tổng hợp đúng theo quyết định 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 về việc ban hành chế độ kế toán cho doanh nghiệp vừa và nhỏ và thông tư 138/2011/TT-BTC ngày 04/10/2011. Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Lê Uyển Như Nguyện 78 - Quy trình hạch toán kế toán theo một trình tự nhất định. - Theo dõi chi tiết và tổng hợp được các khoản phải trả theo từng đối tượng. - Các hóa đơn mua vào, bán ra và các chứng từ liên quan đến các khoản nợ được kế toán lưu trữ theo đúng quy định nên dễ trong việc theo dõi, đối chiếu, kiểm tra và kiểm soát. 3.1.2 Nhược điểm 3.1.2.1 Đối với công tác kế toán tại đơn vị - Mỗi kế toán viên phải kiêm nhiệm nhiều nhiệm vụ nên dẫn đến chất lượng công việc chưa cao. Tuy mỗi thành viên trong phòng kế toán đảm nhiệm một phần hành công việc khác nhau, nhưng phần hành công việc này lại bao gồm nhiều công việc, nhiều nhiệm vụ nên đôi lúc sản phẩm công việc tạo ra vẫn chưa thật sự tốt. - Chưa phân tách hoàn toàn bộ phận kế toán và bộ phận dịch vụ kế toán thành hai phòng ban riêng biệt nên công việc dễ bị chồng lên nhau. Hiện tại công ty đang tận dụng nguồn nhân lực kế toán có sẵn để kiêm luôn công việc kế toán dịch vụ nhằm tiết kiệm một phần chi phí, do thực hiện song song hai công việc như thế nên đôi lúc công việc chồng chéo lên nhau gây khó khăn trong việc xử lý. - Tại Hồng Đức do tình hình nhân sự trong phòng kế toán thường xuyên thay đổi nên gây khó khăn cho kế toán mới khi tiếp nhận và xử lý số liệu, hoàn thiện sổ sách. 3.1.2.2 Đối với công tác hạch toán các khoản phải thu, các khoản phải trả tại công ty - Trên sổ tổng hợp công nợ phải thu chưa thể hiện được thời gian của các khoản nợ nên gây khó khăn cho việc theo dõi tuổi của các khoản nợ để thiết lập nên các khoản dự phòng và trong thực tế tại công ty vẫn chưa trích lập dự phòng cho các khoản nợ phải thu khó đòi. - Có nhiều khách hàng trùng tên khó khăn trong việc đặt mã khách hàng và khó khăn trong việc tìm kiếm đối tượng khi được yêu cầu. - Việc theo dõi nợ phải trả trên sổ chi tiết cũng không thể hiện được thời hạn thanh toán nên khó trong việc theo dõi khoản nợ phải trả đến hạn để thanh toán kịp thời. - Đối với phần nợ phải trả người lao động kế toán theo dõi chi tiết cho từng phòng ban nên gây khó khăn trong việc hạch toán. Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Lê Uyển Như Nguyện 79 - Công ty chưa xác lập các khoản dự phòng đối với các khoản nợ phải thu khó đòi. Số tiền dự phòng giúp cho công ty có nguồn tài chính để bù đắp tổn thất về khoản nợ khó đòi có thể xảy ra, nhằm bảo toàn vốn kinh doanh; đảm bảo cho công ty phản ánh đúng giá trị của các khoản phải thu tại thời điểm lập báo cái tài chính, nhưng thực tế công ty chưa lập dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi nên gây tổn thất một phần nào về vốn vì bị các đơn vị khách hàng chiếm dụng vốn. 3.1.3 Các biện pháp hoàn thiện công tác kế toán các khoản phải thu, phải trả tại công ty - Ban lãnh đạo nên phân công cụ thể công việc cho từng thành viên trong phòng kế toán tránh trường hợp kiêm nhiệm gây ảnh hưởng đến chất lượng công việc. - Công ty nên tách riêng phòng kế toán và phòng kế toán dịch vụ để tiện cho việc theo dõi hạch toán và tránh sự chồng chéo giữa công việc nội bộ và cung ứng dịch vụ kế toán. Để thực hiện được việc này thì công ty nên tuyển thêm người phụ trách riêng phần kế toán dịch vụ, giảm thiểu công việc cho kế toán viên nội bộ để họ tập trung vào công việc của mình và đưa ra báo cáo chất lượng. - Ban lãnh đạo nên có biện pháp xử lý mạnh để không còn tình trạng công việc tồn đọng nhiều từ năm này sang năm khác. Cần phân công cụ thể cho từng thành viên trong phòng kế toán và có thể yêu cầu họ tăng ca nhằm tập trung giải quyết tất cả những công việc cũ còn tồn đọng. Có như vậy mới tập trung toàn tâm vào công việc kế toán hiện tại, tránh được tình trạng ứ đọng công việc. - Công ty nên lập thêm Bảng kê các khoản nợ phải thu, phải trả, việc lập bảng kê các khoản nợ phải thu, phải trả giúp công ty xác định được khoản nợ nào của khách hàng hay nợ nhà cung cấp đã đến hạn thanh toán, khoản nợ nào đã quá hạn và thời gian quá hạn là bao nhiêu. - Để tránh những khách hàng, có tên trùng nhau khi tạo mã nên đổi phương pháp mã hóa khách hàng. - Công ty nên có những chính sách quản lý các khoản phải thu, chính sách thu hồi nợ hợp lý để tránh trình trạng bị chiếm dụng vốn quá nhiều. - Bên cạnh việc quản lý các khoản phải thu, việc quản lý các khoản phải trả tại công ty cũng có tầm quan trọng rất lớn. Bởi quản lý các khoản phải trả chính là giải pháp nhằm chiếm dụng vốn tối đa, hợp lý nguồn vốn của các tổ chức trong quá trình Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Lê Uyển Như Nguyện 80 kinh doanh. Đồng thời thanh toán những khoản nợ với nhà cung cấp để đảm bảo uy tín trong kinh doanh. Việc chiếm dụng vốn của nhà cung cấp và khách hàng quá lâu sẽ làm cho doanh nghiệp mất đi tính tự chủ kinh doanh và có thể mất khả năng thanh toán các khoản nợ trong tương lai, do đó công ty phải thường xuyên kiểm tra, đối chiếu các sổ sách liên quan đến các khoản phải trả người bán cũng như các khoản phải thu khách hàng. Công ty nên thường xuyên theo dõi các khoản nợ chưa thanh toán và các khoản đã thanh toán, theo dõi thời hạn thanh toán để biết xem những khoản nợ nào đã đến hạn thanh toán hoặc quá hạn thanh toán để có hướng chi trả kịp thời đảm bảo uy tín cho công ty. - Tìm hiểu, xem xét những khoản nợ nào có thể kéo dài thời hạn thanh toán để chủ động trong thanh toán và tận dụng số tiền bổ sung vào thanh toán các khoản nợ đến hạn, vì hiện tại công ty chưa theo dõi khoản nợ phải trả theo thời hạn thanh toán mà chỉ theo dõi số tiền nợ. - Đối với các khoản nợ đã đến hạn thanh toán mà công ty chưa có khả năng chi trả thì công ty nên thương lượng với nhà cung cấp để gia hạn thêm thời hạn thanh toán. - Công ty nên xem xét về việc lập dự phòng nợ phải thu khó đòi, bởi vì việc lập dự phòng nợ phải thu khó đòi sẽ giúp công ty dự phòng được phần giá trị tổn thất của các khoản nợ phải thu quá hạn thanh toán, nợ phải thu chưa quá hạn nhưng có thể không đòi được do khách hàng không có khách hàng trả nợ, giúp cho công ty có nguồn tài chính bù đắp tổn thất có thể xảy ra trong năm kế hoạch nhằm bảo đảm nguồn vốn kinh doanh. Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Lê Uyển Như Nguyện 81 PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 1. Kết luận Với nền kinh tế đang trong thời kỳ phát triển mạnh và bất ổn như hiện nay thì đối với doanh nghiệp công tác kế toán các khoản phải thu, phải trả rất quan trọng vì một doanh nghiệp ngoài việc phải thanh toán các khoản nợ cho nhà cung cấp để có được chữ tín với nhà cung cấp còn phải thu hồi được các khỏa nợ để tránh tình trạng bị chiếm dụng vốn của doanh nghiệp. Ngoài ra, kế toán các phải thu, phải trả cũng giúp doanh nghiệp thực hiện nghĩa vụ đối với nhà nước.Công tác kế toán thanh toán đóng góp rất lớn trong quản lý quỹ tiền của công ty. Nếu ta hạch toán đúng, đủ, chính xác sẽ góp phần đẩy mạnh việc lưu chuyển vốn cũng như luân chuyển vốn một cách hợp lý và không để bị chiếm dụng vốn quá nhiều. Kết quả nghiên cứu đã góp phần làm rõ những cơ sở lý luận cơ bản về công tác kế toán các khoản phải thu, phải trả tại doanh nghiệp. Đồng thời cũng góp phần tìm hiểu, phân tích, đánh giá về thực trạnh áp dụng quy trình hạch toán, xử lý kế toán đối với nghiệp vụ các khoản phải thu, phải trả tại công ty Cổ phần Hồng Đức, qua đó đưa ra một số giải pháp với hi vọng một phần nào đó đóng góp, xây dựng để doanh nghiệp hoàn thiện tốt hơn công tác này trong quá trình hoạt động sắp tới, hạn chế được rủi ro không đáng có. 2. Kiến nghị Qua quá trình thực tập để thực hiện đề tài: “ Tổ chức công tác kế toán các khoản phải thu, phải trả tại công ty cổ phần Hồng Đức” với kiến thức còn hạn hẹp cùng hạn chế về thời gian cũng như kinh nghiệm bản thân, đề tài không thể tránh khỏi những sai sót. Đề tài tập trung tìm hiểu khái quát công tác tổ chức kế toán các khoản phải thu, phải trả, một số nghiệp vụ thường xuyên tại đơn vị chứ chưa thật sự đi sâu tìm hiểu nhiều loại nghiệp vụ phải thu, phải trả khác của doanh nghiệp. Chưa tiếp cận được với phần mềm kế toán đang được áp dụng tại doanh nghiệp vì thế chưa thể mô tả một quy trình luân chuyển chứng từ chính xác tuyệt đối. Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Lê Uyển Như Nguyện 82 Từ những hạn chế trên, theo tôi, hướng nghiên cứu tiếp tục của đề tài là đi sâu sát với từng nghiệp vụ về các khoản phải thu, phải trả cụ thể hơn kể cả nghiệp vụ thường xuyên và không thường xuyên. Tìm hiểu tính năng, quy trình vận hành của phần mềm kế toán đang được doanh nghiệp sử dụng để đưa ra quy trình luân chuyển chứng từ hợp lý nhất, thể hiện đúng thực tế đang diễn ra tại doanh nghiệp. Đồng thời cũng cố gắng tìm hiểu các quy định nội bộ, từ đó có cơ sở đối chiếu thực tế hoạt động với các quy định này và với các quy định của nhà nước để đánh giá thực tế quy trình này có đang được thực hiện đúng pháp luật và hiệu quả hay không. Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Lê Uyển Như Nguyện DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Bộ Tài chính (2014), Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa, Nhà xuất bản Lao động Xã hội. 2. Bộ Tài chính (2008), Giáo trình Kế toán tài chính, Nhà xuất bản Tài chính, Hà Nội. 3. Đặng Thị Loan (2009), Giáo trình Kế toán tài chính trong các doanh nghiệp, Nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc dân. 4. Học viện Tài chính (2013), Giáo trình Kế toán tài chính, Nhà xuất bản Tài chính. 5. Khoa Kế toán – Trường Đại học Kinh tế TP. Hồ Chí Minh (2015) , Giáo trình Nguyên lý kế toán, Nhà xuất bản Kinh tế TP. Hồ Chí Minh.