Đề tài Tổ chức công tác hạch toán nguyên vật liệu - Công cụ dụng cụ tại Công ty Xây dựng Thương mại Thanh Thu

toán. Cuối kỳ, căn cứ vào thẻ kho đã được kiểm tra tính số NVL - CCDC tồn cuối kỳ và ghi vào sổ số dư, chuyển cho phòng kế toán. - Ở bộ phận kế toán: căn cứ chứng từ ở thủ kho đưa lên tiến hành kiểm tra lại chứng từ, ghi đơn giá và tính thành tiền cho từng chứng từ trên trái phiếu giao nhận chứng từ. Sau đó căn cứ vào phiếu giao nhận chứng từ kế toán ghi số tiền vào bảng luỹ kế nhập xuất tồn. Cuối tháng, căn cứ với số liệu trên bảng luỹ kế nhập xuất tồn lập bảng tổng hợp nhập xuất tồn và đối chiếu với sổ sổ dư. * Ưu nhược điểm : - Ưu điểm: mỗi bộ phận theo dõi một phần khác nhau nhưng có liên quan trực tiếp, có kiểm tra đối chiếu nên khả năng chính xác của các số liệu cao và căn cứ vào số dư cuối kỳ trên cơ sở cân đối để xác định hàng hoá vật chất xuất trong kỳ. - Nhược điểm: tuy có đối chiếu kiểm tra, nhưng mỗi bộ phận theo dõi một mảng công việc khác nhau, nên không tránh khỏi sự nhầm lẫn sai sót. Vì vậy cần phải có sự kiểm tra đối chiếu hàng ngày. IV. HẠCH TOÁN TỔNG HỢP NVL-CCDC: 1. Hạch toán nguyên vật liệu: a. Hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên (KKTX) - Tài khoản sử dụng: TK 152 "Nguyên liệu, vật liệu" - Công dụng: TK này dùng để ghi chép phản ánh tình hình và sự biến động về giá trị của các loại nguyên vật liệu mà doanh nghiệp dùng sản xuất kinh doanh. * Phương pháp kế toán: (1) Trường hợp NVL nhập kho do mua ngoài: - Vật liệu và hoá đơn cùng về : + Nếu vật liệu về nhập kho đủ số: Nợ TK 152: giá trị thực tế nhập Nợ TK 133: VAT đầu vào (nếu có) Có TK 111,112,331... + Nếu vật liệu về nhập kho thiếu: Nợ TK 152 Nợ TK 138 (1381,1388) Nợ TK 133 Có TK 111,112,331... + Nếu vật liệu về nhập kho thừa: . TH mua luôn sóo hàng thừa Nợ TK 152: giá trị thực nhập (cả hàng thừa) Nợ TK 133: VAT đầu vào Có TK 111,112,331... tổng số tiền phải trả theo HĐ. Có TK 338: Giá trị hàng thừa . TH không mua số hàng thừa: giá trị hàng thừa được quản lý trên TK 002 "Tài sản nhận giữ hộ" - Vật liệu về trước hoá đơn về sau: căn cứ vào hợp đồng mua hàng kiểm nhận vật liệu và lập phiếu nhập kho bình thường nhưng chưa ghi sổ ngay mà lưu ở tập hồ sơ riêng. "Hồ sơ hàng về hoá đơn chưa về" . Đến cuối tháng, nếu hoá đơn vẫn chưa về thì kế toán ghi theo giá tạm ứng tương tự như trên. Sang tháng sau khi HĐ về kế toán tiến hành điều chỉnh bằng các phương pháp sửa sai trong kế toán. - HĐ về trước vật liệu về sau: khi nhận HĐ, kế toán lưu ở tập hồ sơ riêng: "Hồ sơ hàng mua đang đi đường". Trong tháng nếu hàng về thì kế toán ghi bình thường nhưng đến cuối tháng hàng vẫn chưa về thì kế toán ghi: Nợ TK 151 Nợ TK 133 Có TK 111,112,331... Sang tháng sau khi hàng về nhập kho: Nợ TK 152 Có TK 151 Các chi phí phát sinh liên quan đến quá trình thu mua vật liệu (chi phí bốc dỡ, lưu kho, bãi...) Nợ TK 152 Nợ TK 133 (nếu có) Có TK 111,112,331... (2) NVL nhập kho do gia công chế biến hoàn thành Nợ TK 152 Có TK 154 (3) NVL nhập kho do nhận vốn góp liên doanh Nợ TK 152 Có TK 411 (4) Xuất kho VL sử dụng cho hoạt động sản xuất kinh doanh: Nợ TK 621: Trực tiếp sản xuất sản phẩm Nợ TK 627: Dùng cho phân xưởng Nợ TK 641: Dùng cho bộ phận bán hàng Nợ TK 642: Dùng cho bộ phận quản lý doanh nghiệp Có TK 152: giá trị thực tế VL xuất dùng TH đến cuối kỳ, vật liệu sử dụng trực tiếp sản xuất sản phẩm còn thừa: + Nếu nhập kho lại số VL thừa: Nợ TK 152 Số thừa nhập Có TK 621 lại kho + Nếu không nhập lại số thừa mà để tại phân xưởng kỳ sau tiếp tục sử dụng (ghi âm) Nợ TK 621 (xxx) Có TK 152 (xxx) (5) Xuất kho VL đang gia công chế biến Nợ TK 154 giá trị thực tế Có TK 152 xuất gia công - Các chi phí gia công phát sinh Nợ TK 154 Nợ TK 133 Có TK 111,112,331... (6) Xuất kho VL sử dụng cho hoạt động phúc lợi Nợ TK 431 (4312) Có TK 152 (7) Kiểm kê phát hiện thiếu Nợ TK 642: hao hụt trong định mức Nợ TK 138: GT bắt bồi thường Nợ TK 811: Doanh nghiệp chịu ghi tăng chi phí khác Nợ TK 334: Trừ vào lương CNV Có TK 152 * Chú ý: Đối với trường hợp NVL mua vào chuyển thẳng ngay đến bộ phận sử dụng không qua kho: Nợ TK 621,627,641,642 Nợ TK 133 Có TK 111,112,331 b. Hạch toán NVL theo phương pháp KKĐK (kiểm kê định kỳ) * Tài khoản sử dụng: TK 152 "Nguyên liệu vật liệu" TK 611: Mua hàng" TK 622 có các TK cấp 2: TK 6111: Mua nguyên vật liệu TK 6112 - Mua hàng hoá * Công dụng: tài khỏan này dùng phản ánh giá trị NVL mua vào trong kỳ. * Phương pháp kế toán: (1) Kết chuyển giá trị tồn kho đầu kỳ của NVL Nợ TK 611 Có TK 152 (2) Mua NVL trong kỳ Nợ TK 611 Nợ TK 133 Có TK 111,112,331... (3) Kết chuyển giá trị NVL tồn kho cuối kỳ Nợ TK 152 Có TK 611 (4) Giá trị NVL xuất kho trong kỳ sử dụng cho hoạt động sản xuất kinh doanh: Nợ TK 621,627,641,642 Có TK 611 TK 152 TK 611 TK 621,627,641,642 (1) Kết chuyển giá trị tồn kho đầu kỳ NVL (3) K/chuyển giá trị NVL tồn kho cuối kỳ TK 111,112,331 (2) Mua NVL trong kỳ TK 133 VAT đầu vào (4) giá trị NVL xuất kho trong kỳ sử dụng cho hoạt động sản xuất kinh doanh 2. Hạch toán công cụ dụng cụ: a. Tài khoản sử dụng: TK 153 - Công cụ dụng cụ Công dụng: tài khoản này dùng để phản ánh giá trị luôn có và tình hình biến động CCDC trong kỳ. b. Phương pháp kế toán: * Trường hợp nhập kjo CCDC tương tự nhập kho NVL. * Trường hợp xuất kho CCDC: (1) Khi xuất kho CCDC sử dụng thuộc loại phân bổ một lần Nợ TK 627 - Dùng cho phân xưởng Nợ TK 641 - Dùng cho bán hàng Nợ TK 642- Dùng cho QLDN Có TK 153 - GT thực tế xuất dùng (2) Khi xuất kho CCDC sử dụng thuộc loại phân bổ nhiều lần - Đối với CCDC thuộc loại phân bổ 2 lần: Nợ TK 627,641,642: Giá trị CCDC phân bổ cho từng kỳ (bằng 1/2 giá trị) Nợ TK 138 : Giá trị bắt bồi thường Nợ TK 152 : Phế liệu thu hồi Có TK 242: Giá trị còn lại chưa phân bổ - Đối với CCDC thuộc loại phân bổ ³ 3 lần. Nợ TK 627,641,642: Giá trị CCDC phân bổ lần này Nợ TK 142: GT CCDC phân bổ các kỳ tiếp theo năm nay Nợ TK 242: GT CCDC phân bổ các kỳ năm tiếp theo Có TK 153: GT thực tế xuất dùng Giá trị CCDC phân bổ kỳ này = Giá trị CCDC xuất dùng Số lần phân bổ Sang các kỳ sau (thuộc năm nay) kế toán phân bổ phần giá trị vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Nợ TK 627,641,642 Có TK 142 Giá trị phân bổ 1 lần = Giá trị xuất dùng Số lần phân bổ Cuối năm, kế toán tiến hành kết chuyển giá trị cần phân bổ TK 242 sang TK 142. Nợ TK 142 giá trị cần phân bổ cho các Có TK 242 kỳ của năm sau Khi bán hỏng, mất CCDC: Nợ TK 641,642,627: giá trị phân bổ Nợ TK 111,112: Giá trị tàn dư Có TK 142: Giá trị còn lại SƠ ĐỒ TRÌNH TỰ KẾ TOÁN NVL - CCDC TK 111,112,141,331 TK 152,155 TK 154 (1) Nhập kho NVL- CCDC TK 151 (2) Nhập kho NVL-CCDC đi đường kỳ trước (8) Xuất VL,CCDC dùng cho SXKD, XDCB (7) Xuất VL,CCDC thuê ngoài gia công chế biến TK 627,621,641 TK 154 TK 331 (3) VL,CCDC tự chế, thuê ngoài gia công chế biến xong nhập kho TK 333 (4) Thuế nhập khẩu tính vào NVL (nếu có) (10) VL,CCDC thiếu khi kiểm kê (9) CK, mua hàng được hưởng giảm giá hàng bán, hàng mua bị trả lại TK 138 TK 411 TK 428 (5) Nhận VL,CCDC do cấp phát góp liênd oanh, biếu tặng TK 338 (6) VL,CCDC kiểm kê phát hiện thừa (12a) Đánh giá chênh lệch giảm (11) Xuất VL,CCDC góp liên doanh TK 412 (12b) Đánh giá chênh lệch tăng PHẦN II TÌNH HÌNH THỰC TẾ VỀ CÔNG TÁC HẠCH TOÁN NVL - CCDC TẠI CÔNG TY THANH THU I. QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY: 1. Quá trình hình thành: Công ty TNHH Thanh Thu được thành lập trên cơ sở sản xuất cơ khí nhỏ Xuân Thu. Khi mới thành lập, cơ sở cơ khí Xuân Thu có tổng số lao động không quá 10 người làm việc trên mặt bằng chật hẹp, chủ yếu gia công các sản phẩm cơ khí theo các đơn đặt hàng nhỏ lẻ. Đến năm 2000, xuất phát từ nhu cầu ngày càng tăng của sản xuất cũng như tiêu dùng đòi hỏi cơ sở phải mở rộng quy mô đa dạng hoá và nâng cao chất lượng sản phẩm. Theo đà phát triển kinh tế đó, cộng với sự năng động và khéo léo trong việc khai thác hợp đồng và tổ chức lao động hợp lý của chủ cơ sở (hiện là giám đốc công ty) chỉ sau 1 năm hoạt động, cơ sở đã phát triển rất nhanh. Trước tình hình đó, chủ cơ sở đã gọi thêm vốn và xin phép thành lập công ty để đáp ứng nhu cầu phát triển công ty một cách lâu dài và bền vững. Ngày 26/3/2001 cơ sở cơ khí Xuân Thu đổi tên thành Công ty TNHH Thanh Thu và được phép sử dụng con dấu riêng để giao dịch. Công ty được phép kinh doanh xe máy, điện lạnh, thép, hàng mộc dân dụng và công nghiệp, máy móc thiết bị phục vụ công nghiệp, công trình xây dựng, hàng trang trí nội thất, xây dựng dân dụng và công nghiệp, gia công cơ khí (sắt, nhôm, inox), dịch vụ vận tải hàng hoá, các cửa hàng dịch vụ. Trong đó, gia công cơ khí và lắp đặt kết cấu thép không gian là hoạt động chính hiện nay của công ty. Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, vấn đề cạnh tranh luôn được đặt ra hàng đầu đối với công ty trước yêu cầu của thị trường và nâng cao năng lực cạnh tranh. Công ty buộc phải đầu tư dài hạn, trang bị năng lực sản xuất để tồn tại và phát triển trong môi trường cạnh tranh hiện nay: phát triển công ty trên bề mặt rộng 12 hecta tại khu Công nghiệp Hoà Khánh - Quận Liên Chiểu - Đà Nẵng. Với hệ thống dây chuyền máy móc, thiết bị hiện đại nhập từ nước ngoài. Kể từ khi thành lập, công ty đã ổn định sản xuất, đứng vững trên thị trường và ngày càng phát triển. Trên đà phát triển đó công ty đã mở rộng phạm vi kinh doanh ở nhiều tỉnh trong cả nước. + Một vài thông tin về công ty: Tên công ty : Công ty TNHH Thanh Thu Giám đốc :Võ Xuân Thu Văn phòng : 398 Điện Biên Phủ - Đà Nẵng. Điện thoại : 051.721579. Fax : 725099. Email : thanhthu@dng.vnn.vn Website : www.thanhthu.com.vn. MST : 0400388348. TK số : 2003311030405 NHNo&PTNT quận Thanh Khê. 2. Quá trình phát triển: Trong những ngày đầu khi mới thành lập, cơ sở đã gặp không ít những khó khăn, từ những thiết bị cũ, trình độ chuyên môn chưa cao, mặt bằng chật hẹp...Việc thành lập công ty vào ngày 26/3/2004 đã đánh dấu sự phát triển không ngừng của công ty. Công ty đã từng bước khắc phục khó khăn, đi lên và mở rộng sản xuất đáp ứng nhu cầu thị trường cả nước. Những năm qua với phương án tận dụng triệt để năng lực có sẵn và dần dần từng bước đầu tư vào những khâu then chốt trong bộ phận sản xuất đã giúp cho công ty TNHH Thanh Thu sản xuất ra nhiều sản xuất có chất lượng cao, đảm bảo yêu cầu của khách hàng và sản lượng doanh số bán ra hàng ngày tăng đưa công ty từng bước vượt qua những khó khăn thử thách của thị trường hiện nay. Ở công ty đối với khâu sản xuất sản phẩm thì lương sỏ sản xuất phù hợp, chất lượng sản phẩm cao, giá thành tương đối ổn định, hợp lý, cộng với sự nhạy bén của bộ máy quản lý công ty trong việc tiếp cận thị trường và từng bước đưa công ty hoà nhập vào nhịp độ phát triển của nền kinh tế đất nước. Từ khi thành lập đến nay, công ty có tốc độ tăng trưởng hàng năm là khoảng 40%. Đây là mức tăng trưởng rất cao đối với một đơn vị trực thuộc ngành công nghiệp cơ khí . 3. Đặc điểm tổ chức sản xuất tại công ty: 3.1. Sơ đồ tổ chức sản xuất tại công ty: Công ty Phó giám đốc kỹ thuật Phó giám đốc kinh doanh Ban điều hành xưởng Tổ kiểm tra Tổ kế hoạch sản xuất Phân xưởng sản xuất số 1 Phân xưởng sản xuất số 2 Phân xưởng sản xuất số 3 Quá trình sản xuất sản phẩm tại công ty được thực hiện thông qua sự tiếp quản của 2 phó giám đốc: + Phó giám đốc kinh doanh. + Phó giám đốc kỹ thuật. - Tổ kế hoạch sản xuất: đưa ra kế hoạch sản xuất dưới sự quản lý của ban điều hành xưởng. - Tổ kiểm tra: kiểm tra chất lượng và quy cách của sản phẩm trước khi xuất bán ra trên thị trường dưới sự quản lý của ban điều hành xưởng. 3.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty TNHH Thanh Thu: Để tổ chức và điều hànhg các loại hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty TNHH Thanh Thu, mo hình quản lý đã được công ty tổ chức theo kiểu trực tuyến tham mưu nên việc điều hành quản lý giữa các bộ phận quản lý không chồng chéo lên nhau mà phối hợp đồng bộ giữa các phòng ban. Vì vậy, các quyết định quản lý mang lại hiệu quả cao. + Sơ đồ cơ cấu bộ máy quản lý tại Công ty TNHH Thanh Thu: Giám đốc Phòng hành chính Phòng kế hoạch vật tư Ban điều hành xưởng Phân xưởng sản xuất số 1 Phân xưởng sản xuất số 2 Phân xưởng sản xuất số 3 Phó Giám đốc Phòng kế toán Phòng Kỹ thuật Ghi chú: Quan hệ trực tuyến Quan hệ tham mưu 3.3. Chức năng và nhiệm vụ của từng phòng ban trong công ty: - Giám đốc: Là người có trách nhiệm điều hành hoạt động hàng ngày của công ty và có các quyền và nhiệm vụ sau: + Quyết định tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt động hàng ngày của công ty. + Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của công ty. + Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức danh quản lý trong công ty. + Quyết định lương và phụ cấp (nếu có) đối với người lao động trong công ty. - Phó giám đốc: Là những người có trách nhiệm kiểm tra mọi hoạt động kinh doanh, điều hành của công ty. Phó giám đốc công ty có các nhiệm vụ sau: + Kiểm soát các hoạt động kinh doanh của công ty. Kiểm tra sổ sách kế toán, tài sản, các báo cáo, bảng quýet toán năm tài chính của công ty và kiến nghị các sai phạm (nếu có). + Kiểm tra và báo cáo với giám đốc về những sự kiện tài chính bất thường, những ưu khuyết điểm trong quản lý tài chính và các ý kiến độc lập của mình. + Thông báo định kỳ tình hình kết quả kiểm soát cho giám đốc. - Phòng tổ chức hành chính: Với nhiệm vụ chính là quản lý lao động, tiền lương, xây dựng các định mức tiền lương, theo dõi ngày làm việc, điều hành lao động giữa các tổ sản xuất. Ngoài nhiệm vụ này phòng tổ chức hành chính còn tham mưu cho giám đốc về việc tuyển chọn nhân sự, giúp giám đốc ra quyết định về nhân sự và phân công lao động hợp lý. - Phòng kỹ thuật: Có nhiệm vụ xây dựng các định mức vật tư theo dõi và sửa chữa máy móc thiết bị, tham mưu cho giám đốc về đầu tư thiết bị dây chuyền công nghệ, ứng dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật, các phương án gia công, sản xuất sản phẩm. Phòng kỹ thuật do phó giám đốc trực tiếp chỉ đạo và điều hành. - Phòng kế hoạch vật tư: Có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch về thu mua nguyên vật liệu, kế hoạch đầu tư máy móc thiết bị, kế hoạch về sản xuất và tiêu thụ, cung ứng vật tư và nguyên liệu cho quá trình sản xuất. Phòng kế hoạch còn có nhiệm vụ tham mưu với giám đốc về việc kiểm tra việc thực hiện kế hoạch, cụ thể như: tìm ra thị trường đầu vào, đầu ra, tổ chức mạng lưới tiêu thụ rộng khắp và hiệu quả, nâng cao uy tín của công ty với người mua. - Phòng kế toán tài chính: Có nhiệm vụ tổ chức toàn bộ công tác hạch toán tại công ty, phản ánh đầy đủ toàn bộ tài sản hiện có cũng như vận động tài sản của công ty. Tham mưu cho giám đốc trong việc quản lý chặt chẽ, và bảo vệ tài sản của công ty nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản, phản ánh được các khoản chi phí đã bỏ ra trong quá trình sản xuất kinh doanh. - Phòng ban điều hành xưởng: Có nhiệm vụ lập kế hoạch sản xuất, kiểm tra chất lượng sản phẩm, nghiệm thu sản phẩm sau khi gia công, sản xuất hoàn thành, kiểm tra sản phẩm trước khi giao cho khách hàng. - Các xưởng sản xuất: Có nhiệm vụ trực tiếp sản xuất theo đúng kế hoạch đã được đề ra, thao tác kỹ thuật theo nguyên lý hoạt động của máy móc thiết bị, sử dụng nguyên vật liệu theo định mức, đề suất sáng kiến phục vụ sản xuất. Ngoài ra, các tổ trưởng có nhiệm vụ báo cáo đầy đủ, kịp thời tình hình của tổ lên cấp trên. II. TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN, HÌNH THỨC KẾ TOÁN, NHIỆM VỤ CỤ THỂ CỦA BỘ MÁY KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH THANH THU: 1. Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty: Để đảm bảo cho quá trình ghi chép vào sổ kế toán được chính xác và kịp thời, phù hợp với loại hình kế toán tập trung, bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo phương pháp trực tuyến. Các nhân viên kế toán đều hoạt động dưới sự điều hành của kế toán trưởng. + Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán: Kế toán trưởng Phó phòng kế toán Kế toán thanh toán Kế toán TGNH Kế toán vật tư Thủ quỹ Chú thích: Quan hệ quản lý điều hành Quan hệ nghiệp vụ 2. Chức năng và nhiệm vụ của từng nhân viên trong phòng kế toán tại công ty: - Kế toán trưởng: Có nhiệm vụ tổ chức công tác kế toán trong công ty, là người điều hành mọi công việc của phòng kế toán tài chính, tổ chức, ghi chép, tính toán, phản ánh tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh trong công ty trực tiếp phân công và chỉ đạo tốt công việc của các nhân viên kế toán trong công ty. Cuối quý kế toán trưởng có trách nhiệm tập hợp các "Bảng tổng hợp chi tiết" từ các phần hành để lập "Báo cáo kế toán" tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh của công ty. - Phó phòng kế toán: Phụ trách theo dõi kiểm tra công tác thanh toán trong công ty, thực hiện tính khấu hao hàng tháng kịp thời để giúp cho việc tính giá thành được chính xác. Đồng thời có nhiệm vụ phản ánh tình hình sản xuất kinh doanh trong công ty. Cuối tháng, tập hợp phân bổ chi phí sản xuất cho từng sản phẩm để tính toán chính xác giá thành sản phẩm. Cuối năm lập báo cáo tài chính hoạt động của công ty trong năm. - Kế toán thanh toán: Là người chịu trách nhiệm các khoản thu, chi bằng tiền mặt, các khoản tạm ứng của cán bộ công nhân viên trong công ty, thanh toán các khoản thanh toán với người mua, người bán tổng hợp lên tài khoản đối ứng cung cấp cho kế toán trưởng. - Kế toán tiền gởi ngân hàng: Có nhiệm vụ theo dõi các khoản thu, chi và thanh toán bằng tiền gởi ngân hàng, đồng thời hạch toán, thống kê, phản ánh số hiện có và tình hình biến đổi, tăng giảm của các khoản tiền đã gởi vào ngân hàng. - Kế toán vật tư: Có nhiệm vụ theo dõi tình hình nhập xuất tồn kho của vật tư nguyên vật liệu và nhiên liệu về số lượng và giá trị. Tính toán và phân bổ chính xác kịp thời giá trị vật liệu xuất dùng cho các đối tượng khác nhau, kiểm tra chặt chẽ. Việc định mức tiêu hao vật liệu, phát hiện và ngăn chặn kịp thời các trường hợp sử dụng vật liệu sai mục đích, lãng phí. Tổ chức chứng từ sổ sách kế toán và tài khoản kế toán phù hợp. Thực hiện việc kiểm kê, lập báo cáo vật liệu và phân tích tình hình sử dụng vật liệu trong quá trình gia công sản xuất. - Thủ quỹ: Có nhiệm vụ quản lý về tiền mặt thực hiện thu chi theo quyết định của kế toán trưởng. Hàng ngày ghi chép sổ quỹ và đối chiếu với kế toán thanh toán, kiểm kê sổ tiền mặt có trong quỹ cuối ngày. 3. Hình thức kế toán tại công ty: Hình thức kế toán tại Công ty TNHH Thanh Thu là hình thức chứng từ ghi sổ bảo đảm vừa theo dõi tổng hợp lại vừa thể hiện chi tiết các loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh mọi việc đều được kế toán áp dụng xử lý bằng máy vi tính. + Sơ đồ luân chuyển chứng từ: SƠ ĐỒ LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ HÌNH THỨC "CHỨNG TỪ GHI SỔ" Chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng cân đối TK Báo cáo kế toán Sổ chi tiết Sổ quỹ Bảng tổng hợp chi tiết Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng (định kỳ) Ghi cuối kỳ, tháng, quý, năm Quan hệ đối chiếu Trình tự ghi sổ chứng từ : Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc đãđược kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý, hợp lệ về nội dung và hình thức thì kế toán sẽ tiến hành ghi sổ. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được tập hợp ghi vào sổ chi tiết tài khoản và sổ thẻ kế toán chi tiết với đối tượng theo dõi chi tiết. Các chứng từ thu, chi tiền mặt còn là căn cứ để ghi vào sổ quỹ. Cuối tháng căn cứ vào sổ thẻ kế toán chi tiết lập bảng tổng hợp chi tiết, rồi đối chiếu số lượng trên bảng tổng hợp chi tiết với sổ tổng hợp tài khoản, nếu thấy khớp đúng, thì cuối quý căn cứ vào sổ tổng hợp tài khoản để lên bảng cân đối tài khoản. Cuối kỳ, kế toán căn cứ vào sổ liệu trên bảng cân đối kế toán và bảng tổng hợp chi tiết để lên bảng báo cáo kế toán. III. HẠCH TOÁN NVL - CCDC TẠI CÔNG TY TNHH THANH THU: Công ty TNHH Thanh Thu chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, hạch toán NVL - CCDC theo phương pháp kê khai thường xuyên. 1. Tính giá NVL - CCDC: a. Phương pháp tính giá vật tư nhập kho: Do Công ty TNHH Thanh Thu nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên giá vật tư nhập kho là giá mua không có thu8ế GTGT đầu vào. Tuy nhiên giá NVL - CCDC nhập kho được xác định theo từng nguồn nhập. Công ty TNHH Thanh Thu tính giá và xác định giác trị thực tế của NVL - CCDC bằng tiền Việt Nam đồng. - Đối với NVL - CCDC mua ngoài: Giá trị thực tế NVL,CCDC mua ngoài = Giá mua ghi trên hoá đơn + Các chi phí liên quan - Các khoản giảm trừ (nếu có) Căn cứ vào hoá đơn ngày 6/3/2005 công ty mua 3 bộ lốp xe ôtô của Công ty TNHH Nam Phước về nhập kho CCDC, với đơn giá là 250.000đ/bộ. Chi phí mua 50.000đ. hàng về nhập kho đủ số. Vậy giá thực tế của 3 bộ lốp xe ôtô được tính như sau: Giá thực tế 3 bộ lốp xe nhập kho = 3 x 250.000 + 50.000 = 800.000 (đ) - Đối với NVL,CCDC tự chế biến (gia công) Giá thực tế NVL,CCDC nhập kho = Giá thực tế vật tư xuất gia công + Chi phí gia công b. Phương pháp xác định giá NVL-CCDC xuất kho: Tại Công ty TNHH Thanh Thu giá trị NVL-CCDC xuất kho được áp dụng theo phương pháp bình quân gia quyền: sử dụng cho các loại vật tư mua về không thể quản lý theo từng lần nhập kho như về số lượng đá, cát... Công thức tính như sau: Đơn giá bình quân = Giá trị thực tế tồn ĐK + Giá trị thực tế nhập trong kỳ SL tồn ĐK + SL nhập trong kỳ Căn cứ vào sổ chi tiết vật tư, số lượng đá 2x3 tồn đầu kỳ là 50m3, với đơn giá 50.000đ/m3. Số lượng thực nhập trong tháng là 30m3 với đơn giá: 45.000đ/m3 theo phiếu nhập kho 07 ngày 7/3/2005. Như vậy đơn giá bình quân xuất kho: Đơn giá bình quân đá 2x3 xuất trong tháng = 50 x 50.000 + 30 x 45.000 = 48.125 (đ/m3) 50 + 30 2. Kế toán nhập kho NVL - CCDC: - Đối với NVL-CCDC mua ngoài: Giá thực tế vật tư mua ngoài = Giá mua ghi trên hoá đơn + Các chi phí liên quan - Các khoản giảm trừ (nếu có) - Đối với NVL,CCDC tự chế biến: Giá thực tế vật liệu nhập kho = Giá thực tế vật tư tự chế biến + Chi phí chế biến * Các chứng từ liên quan đến nhập kho vật tư tại công ty: - Biên bản kiểm nghiệm vật tư. - Hoá đơn bán hàng. - Hoá đơn GTGT. - Phiếu nhập kho. - Thẻ kho. * Cách lập và luân chuyển chứng từ: + Cách lập: Tại Công ty TNHH Thanh Thu, nghiệp vụ cung ứng NVL - CCDC do phòng kế hoạch đảm nhận. Bộ phận kế hoạch vật tư theo dõi tình hình thực hiện kế hoạch cung ứng và tình hình thực hiện hợp đồng. Khi nhận được vật tư của người nhập, phòng kế hoạch tiến hành kiểm tra đối chiếu hàng thực nhập, sau đó tập hợp các chứng từ để lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho được dùng để xác định số lượng, giá trị NVL - CCDC nhập kho và làm căn cứ để kế toán vật tư và thủ kho ghi vào sổ kế toán và thẻ kho. Do đó phiếu nhập kho cần phải ghi đầy đủ các yếu tố cơ bản của chứng từ . Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên: sau khi có đầy đủ các chữ ký của thủ trưởng đơn vị, người giaio hàng , thủ kho thì 3 liên sẽ được phân chia và luân chuyển như sau: - Liên 1: Được lưu chuyển tại quyển số: "Phiếu nhập kho". - Liên 2: Giao cho thủ kho ghi vào thẻ kho, sauy đó chuyển cho phòng kế toán để ghi vào sổ kế toán. - Liên 3: Giao cho người nhập giữ. Căn cứ vào hoá đơn số 003512 ngày 9/3/2005 ông Nguyễn Trọng Tấn mua ximăng Bỉm Sơn với số lượng 12 tấn, đơn giá chưa có thuế VAT: 680.000đ/tấn, thuế VAT 10% đã được thanh toán bằng tiền tạm ứng của công ty, hàng đã về nhập kho đủ số. Kế toán ghi: Nợ TK 152 8.160.000 Nợ TK 133 816.000 Có TK 141 8.976.000 Căn cứ vào hoá đơn số 021637 ngày 11/3/2005 ông Nguyễn Trọng Tấn mua giàn giáo sắt để xây dựng công trình. Số lượng 18 bộ, giá mua chưa thuế 250.000đ/bộ, thuế VAT 10% đã thanh toán bằng tiền tạm ứng, hàng về nhập kho đủ số. Kế toán ghi: Nợ TK 153 4.500.000 Nợ TK 133 450.000 Có TK 141 4.950.000 * Quy trình hạch toán nhập kho NVL-CCDC tại Công ty TNHH Thanh Thu: SƠ ĐỒ QUY TRÌNH NHẬP KHO Biên bản kiểm nhận vật tư Hoá đơn GTGT Phiếu nhập kho, thẻ kho Bảng tổng hợp chứng từ (1) Chứng từ ghi sổ số 8 (3) Sổ cái TK 152,153 (5) Bảng cân đối số PS (7) Báo cáo tài chính (10) Sổ chi tiết TK 152,153 (2) Sổ quỹ tiền mặt (2) Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ (4) (8) Bảng tổng hợp chi tiết TK152,153 (10) (9) Chú thích: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu * Giải thích quy trình (1) Sau khi phát sinh các nghiệp vụ kinh tế, kế toán vật tư tập hợp các chứng từ gốc để vào bảng tổng hợp các chứng từ gốc và chứng từ nhập kho. Sau đó: (2) Ghi vào sổ quỹ tiền mặt, sổ chi tiết TK 152,153 và (3) Vào sổ chứng từ ghi sổ, chứng từ ghi sổ có thể lập cho nhiều chứng từ gốc có nội dung kinh tế giống nhau và phát sinh thường xuyên trong tháng. Ở công ty định kỳ 10 ngày lập chứng từ ghi sổ 1 lần. (4) Vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. (5) Ghi vào sổ cái TK 152, 153. * Đến cuối tháng: (6) Từ sổ chi tiết TK 152,153 và các sổ chi tiết có liên quan, kế toán tổng hợp sẽ ghi vào bảng tổng hợp chi tiết TK 152,153 và các bảng tổng hợp khác. (7) Căn cứ vào số liệu ở sổ cái để lập bảng cân đối số phát sinh của các tài khoản tổng hợp. (8) Đối chiếu số liệu giữa bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản tổng hợp với các sổ cái thông qua bảng cân đối số phát sinh. (9) Kế toán tiến hành đối chiếu giữa tổng số phát sinh Nợ, và tổng số phát sinh Có của tất cả các tài khoản tổng hợp trên bảng cân đối số phát sinh phải khớp với nhau và khớp với tổng số tiền của sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Số dư Nợ, và số dư Có của các tài khoản trên bảng cân đối số phát sinh phải khớp với số dư của các tài khoản tương ứng trên bảng tổng hợp chi tiết. (10) Các bảng tổng hợp chi tiết sau khi kiểm tra đối chiếu với số liệu trên bảng cân đối số phát sinh và được sử dụng để lập báo cáo tài chính. 3. Các biểu mẫu kế toán tại công ty: Ngày 7/3/2005 ông Nguyễn Trọng Tấn xin tạm ứng số tiền 10.000.000đ để mua vật tư xây dựng: Công ty TNHH CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Thanh Thu Độc lập - Tự do - Hạnh phúc GIẤY ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG Kính gửi: Ban lãnh đạo công ty TNHH Thanh Thu Tôi tên là: Nguyễn Trọng Tấn. Địa chỉ: phòng kế hoạch - vật tư Đề nghị cho tạm ứng số tiền 10.000.000đ. (Bằng chữ: Mười triệu đồng chẵn) Lý do tạm ứng: Mua ximămg Bỉm Sơn để xây dựng công trình. Kính mong Ban lãnh đạo công ty quan tâm giải quyết. Đà Nẵng, ngày 7 tháng 3 năm 2005 Giám đốc Kế toán trưởng Phụ trách công việc Người tạm ứng (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Mẫu phiếu chi: Đơn vị: Công ty TNHH Thanh Thu Mẫu số C22-TT ban hành theo Địa chỉ: 398 Điện Biên Phủ ĐN QĐ số 999TC-QĐ CĐKT Ngày 2/11/1996 của BTC Số 08 PHIẾU CHI Ngày 7 tháng 3 năm 2005 Nợ TK 141: Nguyễn Trọng Tấn Họ tên người nhận tiền: Nguyễn Trọng Tấn. Địa chỉ: Phòng Tổ chức - hành chính. Lý do chi: Mua ximăng Bỉm Sơn Số tiền: 10.000.000đ. (Bằng chữ: Mười triệu đồng chẵn) Lý do tạm ứng: Mua ximămg Bỉm Sơn để xây dựng công trình. Chứng từ kèm theo: giấy đề nghị tạm ứng. Giám đốc Kế toán trưởng Người lập phiếu Thủ quỹ (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Đà Nẵng, ngày 7 tháng 3 năm 2005 Người nhận tiền (ký, tên) Một số mẫu hoá đơn GTGT Mẫu 1: HOÁ ĐƠN Ngày 9/3/2005 Đơn vị bán : Công ty TNHH Bình Minh Địa chỉ: Họ tên người mua: Nguyễn Trọng Tấn Đơn vị: Công ty TNHH Thanh Thu Hình thức thanh toán: TT Tên nhãn hiệu vật tư ĐVT SL Đơn giá Thành tiền 1 Ximăng Bỉm Sơn Tấn 12 680.000 8.160.000 Cộng 12 8.160.000 Cộng tiền hàng : 8.160.000đ. Thuế GTGT 10% : 816.000đ. Tổng cộng tiền thanh toán: 8.976.000 Số tiền viết bằng chữ: Tám triệu chín trăm bảy mươi sáu ngàn đồng. Người mua hàng Thủ kho Kế toán trưởng (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Mẫu 2: HOÁ ĐƠN Ngày 11/3/2005 Đơn vị bán : Công ty TNHH Lan Anh Địa chỉ: Họ tên người mua: Nguyễn Trọng Tấn Đơn vị: Công ty TNHH Thanh Thu Hình thức thanh toán: TT Tên nhãn hiệu vật tư ĐVT SL Đơn giá Thành tiền 1 Giàn giáo sắt Bộ 18 250.000 4.500.000 Cộng 12 4.500.000 Cộng tiền hàng : 4.500.000đ. Thuế GTGT 10% : 450.000đ. Tổng cộng tiền thanh toán:4.950.000 Số tiền viết bằng chữ: Bốn triệu chín trăm năm mươi ngàn đồng. Người mua hàng Thủ kho Kế toán trưởng (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Căn cứ vào số lượng NVL - CCDC thực nhập kế toán tiến hành lên phiếu nhập kho. Một số mẫu phiếu nhập kho vật tư: Đơn vị: Công ty TNHH Thanh Thu Mẫu số C11-TT ban hành theo Địa chỉ: 398 Điện Biên Phủ ĐN QĐ số 999TC-QĐ CĐKT Ngày 2/11/1996 của BTC PHIẾU NHẬP KHO Số 08 Ngày 9 tháng 3 năm 2005 Nợ TK 152 Có TK 142 Họ tên ngườigiao: Công ty TNHH Bình Minh Theo HĐ GTGT số 003512 ngày 9/3/2005. Của Công ty TNHH Bình Minh Nhập tại kho: Công ty TT Tên nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư hàng hoá Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Ximăng Bỉm Sơn Tấn 12 12 680.000 8.160.000 Cộng 12 12 8.160.000 Tổng số tiền viết bằng chữ: Tám triệu một trăm sáu mươi ngàn đồng. Nhập ngày 9 tháng 3 năm 2005 Thủ trưởng đơn vị Người giao hàng Thủ kho (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Đơn vị: Công ty TNHH Thanh Thu Mẫu số C11-TT ban hành theo Địa chỉ: 398 Điện Biên Phủ ĐN QĐ số 999TC-QĐ CĐKT Ngày 2/11/1996 của BTC PHIẾU NHẬP KHO Số 09 Ngày 11 tháng 3 năm 2005 Nợ TK 153 Có TK 141 Họ tên ngườigiao: Công ty TNHH Lan Anh Theo HĐ GTGT số 003512 ngày 11/3/2005. Của Công ty TNHH Lan Anh Nhập tại kho: Công ty TT Tên nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư hàng hoá Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Giàn giáo sắt Bộ 18 18 250.000 4.500.000 Cộng 18 18 4.500.000 Tổng số tiền viết bằng chữ: Bốn triệu năm trăm ngàn đồng. Nhập ngày 11 tháng 3 năm 2005 Thủ trưởng đơn vị Người giao hàng Thủ kho (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Tại kho thủ kho tiến hành mở thẻ kho theo dõi số lượng NVL,CCDC nhập, xuất, tồn khi trong kỳ. THẺ KHO Đơn vị: Công ty TNHH Thanh Thu Tên kho: NVL - CCDC Tên vật tư: Ximăng Bỉm Sơn Đơn vị tính: Tấn Mã số: TT Chứng từ Diễn giải Ngày nhập xuất Số lượng Xác nhận của kế toán Số Ngày Nhập Xuất Tồn Tồn ĐK 1 PNK08 9/3/05 Mua ximăng Bỉm Sơn xây dựng công trình 9/3/05 12 Cộng 12 THẺ KHO Đơn vị: Công ty TNHH Thanh Thu Tên kho: NVL - CCDC Tên vật tư: Giàn giáo sắt Đơn vị tính: Bộ Mã số: TT Chứng từ Diễn giải Ngày nhập xuất Số lượng Xác nhận của kế toán Số Ngày Nhập Xuất Tồn Tồn ĐK 1 PNK09 11/3/05 Mua giàn giáo sắt xây dựng công trình 11/3/05 18 Cộng 18 BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ GỐC VẬT TƯ NHẬP KHO TT Chứng từ Diễn giải TK Nợ TK Có Thành tiền Số Ngày 1 2 3 4 PNK08 PNK08 PNK09 PNK09 9/3/05 9/3/05 11/3/05 11/3/05 Ximăng Bỉm Sơn Thuế VAT 10% Giàn giáo sắt Thuế VAT 10% 152 133 153 133 141 141 141 141 8.160.000 816.000 4.500.000 450.000 Cộng 13.926.000 SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Tên tài khoản: Thuế GTGT được khấu trừ Số hiệu: 133 Tháng 3 năm 2005 TT Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số tiền Số Ngày Nợ Có Số dư ĐK 0 1 PNK08 9/3/05 Số thuế GTGT được khấu trừ khi mua ximăng 141 816.000 2 PNK09 11/3/05 Số thuế GTGT được khấu trừ khi mua giàn giáo sắt 141 450.00 Cộng PS 1.266.000 Số dư CK 1.266.000 SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Tên tài khoản: Tạm ứng Số hiệu: 141 Tháng 3 năm 2005 TT Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số tiền Số Ngày Nợ Có Số dư ĐK 6.000.000 1 PC08 7/3/05 Tạm ứng mua vật tư 111 10.000.000 2 PNK08 9/3/05 Mua ximăng Bỉm Sơn 152 8.160.000 3 PNK08 9/3/05 VAT được khấu trừ khi mua ximăng 133 816.000 4 PNK09 11/3/05 Mua giàn giáo sắt xây dựng công trình 153 4.500.000 5 PNK09 11/3/05 VAT được khấu trừ khi mua giàn giáo sắt 133 450.00 Cộng PS 10.000.000 13.926.000 Số dư CK 2.074.000 SỔ CHI TIẾT VẬT TƯ Tên vật tư: Ximăng Mã số: Thẻ kho Nhãn hiệu, quy cách Tờ số ĐVT: Tấn Giá kế hoạch Kho: Giá thu mua Chứng từ Diễn giải Nhập Xuất Tồn Số Ngày SL ĐG TT SL ĐG TT SL ĐG TT PNK08 9/3/05 Mua ximăng Bỉm Sơn xây dựng công trình 12 680.000 8.160.000 Cộng PS 12 680.000 8.160.000 Số dư CK SỔ CHI TIẾT VẬT TƯ Tên vật tư: Giàn giáo sắt Mã số: Thẻ kho Nhãn hiệu, quy cách Tờ số ĐVT: Bộ Giá kế hoạch Kho: Giá thu mua Chứng từ Diễn giải Nhập Xuất Tồn Số Ngày SL ĐG TT SL ĐG TT SL ĐG TT PNK09 11/3/05 Mua giàn giáo sắt xây dựng công trình 18 250.000 4.500.000 Cộng PS 18 250.000 4.500.000 Số dư CK CHỨNG TỪ GHI SỔ Số 08 Ngày 30 tháng 3 năm 2005 Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi chú Nợ Có - Nguyễn Trọng Tấn mua Ximăng Bỉm Sơn 152 141 8.160.000 - Thuế GTGT 10% 133 141 816.000 - Nguyễn Trọng Tấn mua giàn giáo sắt 153 141 4.500.000 - Thuế GTGT 10% 133 141 450.000 Tổng cộng 13.926.000 Kèm theo 08 chứng từ gốc. Người ghi sổ Kế toán trưởng (ký, họ tên) (ký, họ tên) SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ Tháng 3 năm 2005 Đơn vị: Công ty TNHH Thanh Thu. Chứng từ ghi sổ Số tiền Số hiệu Ngày tháng 08 30/3/2005 13.926.000 Tổng cộng 13.926.000 Ngày 30 tháng 3 năm 2005 Người ghi sổ Kế toán trưởng (ký, họ tên) (ký, họ tên) 4. Kế toán xuất kho NVL - CCDC: a. Các chứng từ ghi sổ: - Giấy đề nghị lĩnh vật tư. - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. - Thẻ kho . b. Cách lập và luân chuyển chứng từ : * Cách lập : Khi có nhu cầu lĩnh vật tư, bộ phận có nhu cầu sẽ viết vào giấy đề nghị lĩnh vật tư, giấy này sẽ được chuyển vào phòng vật tư, sau khi đã có chữ ký duyệt của chỉ huy công trình. Căn cứ vào giấy đề nghị đó, phòng kế hoạch vật tư sẽ lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ được dùng để xác định giá trị, số lượng vật tư xuất kho làm căn cứ để kiểm toán vật tư và thủ kho ghi sổ, phiếu này có 3 liên. - Liên 1: thủ kho dùng để ghi vào thẻ kho, sau đó chuyển cho kế toán vật tư ghi sổ. - Liên 2: giao cho phòng kế hoạch vật tư. - Liên 3: Giao cho người nhận vật tư. c. Một số biểu mẫu: PHIẾU XUẤT KHO KIÊM VẬN CHUYỂN NỘI BỘ Số 10 Ngày 26 tháng 3 năm 2005 Căn cứ vào lệnh điều động số 18 ngày 20/3/2005 của ông Trần Thanh Hải về việc thi công xây dựng nhà máy Dệt. Họ tên người vận chuyển: Lê Nam Sơn Phương tiện vận chuyển : Xuất tạikho: công ty Nhập tại kho: TT Tên nhãn hiệu quy cách vật tư ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Xin lĩnh Thực lĩnh 1 Ximăng Bỉm Sơn Tấn 8 8 680.000 5.440.000 Cộng 5.440.000 Ngày xuất 26/3/2005. Người lập biểu Thủ kho xuất Người vận chuyển Thủ kho nhập (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) PHIẾU XUẤT KHO KIÊM VẬN CHUYỂN NỘI BỘ Số 12 Ngày 26 tháng 3 năm 2005 Căn cứ vào lệnh điều động số 18 ngày 22/3/2005 của ông Hoàng Công Chiến về việc thi công xây dựng nhà máy Dệt. Họ tên người vận chuyển: Phương tiện vận chuyển : Xuất tạikho: công ty Nhập tại kho: TT Tên nhãn hiệu quy cách vật tư ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Xin lĩnh Thực lĩnh 1 Đá 2x3 Đá 1x2 m3 m3 34 20 34 20 48.125 80.000 1.636.250 1.600.000 Cộng 3.236.250 Ngày xuất 26/3/2005. Người lập biểu Thủ kho xuất Người vận chuyển Thủ kho nhập (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) PHIẾU XUẤT KHO KIÊM VẬN CHUYỂN NỘI BỘ Số 13 Ngày 26 tháng 3 năm 2005 Căn cứ vào lệnh điều động số 18 ngày 24/3/2005 của ông Trần Thanh Hải về việc phục vụ thi công xây dựng nhà máy Dệt. Họ tên người vận chuyển: Lê Công Quốc Phương tiện vận chuyển : Xuất tạikho: công ty Nhập tại kho: TT Tên nhãn hiệu quy cách vật tư ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Xin lĩnh Thực lĩnh 1 Giàn giáo sắt bộ 10 10 250.000 2.500.000 Cộng 10 10 2.500.000 Ngày xuất 26/3/2005. Người lập biểu Thủ kho xuất Người vận chuyển Thủ kho nhập (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) THẺ KHO Đơn vị: Công ty TNHH Thanh Thu Tên kho: NVL - CCDC Tên vật tư: Ximăng Bỉm Sơn Đơn vị tính: Tấn Mã số: TT Chứng từ Diễn giải Ngày nhập xuất Số lượng Xác nhận của kế toán Số Ngày Nhập Xuất Tồn Tồn ĐK 1 PX10 26/3/05 Xuất Ximăng xây dựng nhà máy dệt 26/3/05 8 Cộng 8 THẺ KHO Đơn vị: Công ty TNHH Thanh Thu Tên kho: NVL - CCDC Tên vật tư: Đá Đơn vị tính: m3 Mã số: TT Chứng từ Diễn giải Ngày nhập xuất Số lượng Xác nhận của kế toán Số Ngày Nhập Xuất Tồn Tồn ĐK 1 PX12 26/3/05 Xuất đá 2x3 xây dựng nhà máy dệt 26/3/05 34 2 PX12 26/3/05 Xuất đá 1x2 xây dựng nhà máy dệt 26/3/05 20 Cộng 54 BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ GỐC VẬT TƯ XUẤT KHO TT Chứng từ Diễn giải TK Nợ TK Có Thành tiền Số Ngày 1 PXK10 26/3/05 Xuất kho ximăng phục vụ xây dựng nhà máy dệt 621 152 5.440.000 2 PXK12 26/3/05 Xuất đá 2x3, đá 1x2 xây dựng nhà máy dệt 621 152 3.236.250 3 PXK13 26/3/05 Xuất giàn giáo sắt phục vụ xây dựng nhà máy dệt 621 153 2.500.000 Cộng 11.176.250 SỔ CHI TIẾT VẬT TƯ Tên vật tư: Ximăng Mã số: Thẻ kho Nhãn hiệu, quy cách Tờ số ĐVT: Tấn Giá kế hoạch Kho: công ty Giá thu mua Chứng từ Diễn giải Nhập Xuất Tồn Số Ngày SL ĐG TT SL ĐG TT SL ĐG TT Số dư ĐK PXK10 26/3/05 Xuất ximăng BS xây dựng nhà máy dệt 8 680.000 5.440.000 Cộng PS 8 680.000 5.440.000 Số dư CK SỔ CHI TIẾT VẬT TƯ Tên vật tư: đá Mã số: Thẻ kho Nhãn hiệu, quy cách Tờ số ĐVT:m3 Giá kế hoạch Kho: công ty Giá thu mua Chứng từ Diễn giải Nhập Xuất Tồn Số Ngày SL ĐG TT SL ĐG TT SL ĐG TT Số dư ĐK PXK12 26/3/05 Xuất đá 2x3 34 48.125 1.636.250 PXK12 26/3/05 Xuất đá 1x2 xây dựng nhà máy dệt 20 80.000 1.600.000 Cộng PS 3.236.250 Số dư CK SỔ CHI TIẾT VẬT TƯ Tên vật tư: Giàn giáo sắt Mã số: Thẻ kho Nhãn hiệu, quy cách Tờ số ĐVT:bộ Giá kế hoạch Kho: công ty Giá thu mua Chứng từ Diễn giải Nhập Xuất Tồn Số Ngày SL ĐG TT SL ĐG TT SL ĐG TT Số dư ĐK PXK13 26/3/05 Xuất giàn giáo sắt xây dựng nhà máy dệt 10 250.000 2.500.000 Cộng PS 10 2.500.000 Số dư CK CHỨNG TỪ GHI SỔ Số 09 Ngày 30 tháng 3 năm 2005 Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi chú Nợ Có Xuất đá 2x3, đá 1x2 thi cồn nhà máy dệt 621 152 3.236.250 Tổng cộng 3.236.250 Kèm theo 04 chứng từ gốc. Người ghi sổ Kế toán trưởng (ký, họ tên) (ký, họ tên) CHỨNG TỪ GHI SỔ Số 10 Ngày 30 tháng 3 năm 2005 Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi chú Nợ Có Xuất 8 tấn ximăng xây dựng nhà máy dệt 621 152 5.440.000 Tổng cộng 5.440.000 Kèm theo 04 chứng từ gốc. Người ghi sổ Kế toán trưởng (ký, họ tên) (ký, họ tên) CHỨNG TỪ GHI SỔ Số 11 Ngày 30 tháng 3 năm 2005 Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi chú Nợ Có Xuất giàn giáo sắt xây dựng nhà máy dệt 627 153 2.500.000 Tổng cộng 2.500.000 Kèm theo 04 chứng từ gốc. Người ghi sổ Kế toán trưởng (ký, họ tên) (ký, họ tên) SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ Tháng 3 năm 2005 Đơn vị: Công ty TNHH Thanh Thu. Chứng từ ghi sổ Số tiền Số hiệu Ngày tháng 09 10 11 30/3/2005 30/3/2005 30/3/2005 3.236.250 5.440.000 2.500.000 Tổng cộng 11.176.250 Ngày 30 tháng 3 năm 2005 Người ghi sổ Kế toán trưởng (ký, họ tên) (ký, họ tên) BẢNG TỔNG HỢP NHẬP - XUẤT - TỒN NVL Tháng 3 năm 2005 Loại vật liệu Số dư đầu kỳ Ghi Nợ TK 152, Ghi Có các TK Ghi Có TK 152, Ghi Nợ TK Số dư cuối kỳ 111 142 Cộng nợ TK152 621 Cộng Có TK152 Ximăng BS Đá 2x3 Đá 1x2 0 2.500.000 1.600.000 1.350.000 8.160.000 8.160.000 1.350.000 5.440.000 1.363.250 1.600.000 5.440.000 1.363.250 1.600.000 2.720.000 2.213.750 0 Cộng 4.100.000 1.350.000 8.160.000 9.510.000 8.676.250 8.676.250 4.933.750 BẢNG TỔNG HỢP NHẬP - XUẤT - TỒN CCDC Tháng 3 năm 2005 Loại vật liệu Số dư đầu kỳ Ghi Nợ TK 152, Ghi Có các TK Ghi Có TK 152, Ghi Nợ TK Số dư cuối kỳ 111 142 621 Cộng Có TK152 Giàn giáo sắt 0 4.500.000 4.500.000 2.500.000 2.500.000 2.000.000 Cộng 0 4.500.000 4.500.000 2.500.000 2.500.000 2.000.000 SỔ CÁI Tên tài khoản: NVL-CCDC Chứng từ Diễn giải TK Nợ TK Có Số tiền Số Ngày Nợ Có Số dư ĐK 4.100.000 PNK07 7/3/05 Mua đá 2x3 nhập kho 152 111 1.350.000 PNK08 9/3/05 Nguyễn T.Tấn mua ximăng dùng cho xây dựng 152 141 8.160.000 PXK10 26/3/05 Xuất 8 tấn ximăng xây dựng nhà máy dệt 621 152 5.440.000 PXK12 26/3/05 Xuất 34m3 đá 2x3, 20m3 đá1x2 xây dựng nhà máy dệt 621 152 3.236.250 Cộng PS 9.510.000 8.676.250 Số dư CK 4.993.750 Ngày mở sổ : ............... Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) SỔ CÁI Tên tài khoản: CCDC - Số hiệu 153 Chứng từ Diễn giải TK Nợ TK Có Số tiền Số Ngày Nợ Có Số dư ĐK 0 PNK09 11/3/05 Mua giàn giáo sắt xây dựng công trình 153 141 4.500.000 PXK13 26/3/05 Xuất giàn giáo sắt xây dựng nhà máy dệt 627 153 2.500.000 Cộng PS 4.500.000 2.500.000 Số dư CK 2.000.000 Này mở sổ : ............... Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) SỔ CÁI Tên tài khoản: Chi phí SX chung - Số hiệu 627 Bảng kê chi tiết (Bên Nợ) Chứng từ Diễn giải TK Nợ TK Có Số tiền Số Ngày Nợ Có Số dư ĐK 0 PXK13 26/3/05 Xuất giàn giáo sắt xây dựng nhà máy dệt 627 153 2.500.000 Cộng PS 2.500.000 ..... Này mở sổ : ............... Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) SỔ CÁI Tên tài khoản: Chi phí Nguyên vật liệu trực tiếp - Số hiệu 621 Bảng kê chi tiết (Bên Nợ) Chứng từ Diễn giải TK Nợ TK Có Số tiền Số Ngày Nợ Có Số dư ĐK 0 PXK10 26/3/05 Xuất 8T ximăng Bỉm Sơn xây dựng nhà máy Dệt 621 152 5.440.000 PXK12 26/3/05 Xuất 34m3 đá 2x3, 20m3 đá 1x2 xây dựng nhà máy Dệt 621 152 3.236.250 Cộng PS 8.676.250 ..... Này mở sổ : ............... Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) BẢNG BÁO CÁO KẾ TOÁN PHẢN ÁNH SỐ LIỆU VẬT TƯ Tháng 3 năm 2005 Ngày Diễn giải Ghi chú Tài khoản Số tiền Nợ Có Nhập Xuất 9/3/05 11/3/05 26/3/05 26/3/05 26/3/05 Mua ximăng Bỉm Sơn Mua giàn giáo sắt Xuất XM Bỉm Sơn Xuất đá 2x3, đá 1x2 Xuất giàn giáo sắt Nguyễn T.Tấn Nguyễn T.Tấn Trần T.Hải Hoàng C.Chiến Trần T.Hải 152,133 153,133 621 621 627 141 141 152 152 153 8.976.000 4.950.000 5.440.000 3.236.250 2.500.000 Cộng 13.926.000 11.176.250 5. Phương pháp kế toán chi tiết NVL - CCDC tại công ty: Tại Công ty TNHH Thanh Thu hạch toán chi phí NVL - CCDC thẻ phương pháp ghi thẻ song song. Chứng từ nhập Thẻ kho Chứng từ xuất Sổ chi tiết vật liệu Bảng tổng hợp N-X-T Ghi chú: Ghi hàng ngày (hoặc định kỳ) Ghi cuối tháng (số liệu tổng hợp) Quan hệ đối chiếu * Sơ đồ: * Nguyên tắc hạch toán: - Ở bộ phận kho: theo dõi về mặt số lượng. - Ở bộ phận kế toán: theo dõi về số lượng và giá trị. * Trình tự ghi chép: - Ở kho: hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ nhập xuất kho vật tư, thủ kho ghi số lượng thực nhập, thực xuất vào thẻ kho theo từng thứ, từng loại liên quan (thẻ kho mở chi tiết cho từng thứ, loại vật tư). Sau đó tính số lượng tồn sau mỗi nghiệp vụ. Hàng ngày (hoặc định kỳ) sau khi ghi thẻ kho xong, thủ kho chuyển toàn bộ chứng từ về phòng kế toán (kèm theo giấy giao nhận chứng từ do thủ kho lập). - Ở bộ phận kế toán: mở sổ (thẻ) kế toán chi tiết cho từng thứ từng loại vật tư tương ứng với thẻ kho mở kho. Căn cứ vào chứng từ ở kho gửi lên kế toán tiến hành kiểm tra đối chiếu và ghi đơn giá trên từng chứng từ nhập xuất đó. Trên cơ sở đó kế toán ghi vào sổ thẻ kế toán chi tiết luên quan. Cuối kỳ, kế toán tính tổng số tồn kho vật tư của từng thứ, từng loại vật tư đem đối chiếu với thẻ kho. Nếu thấy khớp, đúng, kế toán tiến hành lập bảng tổng hợp nhật - xuất - tồn kho vật tư. PHẦN III MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC NVL - CCDC TẠI CÔNG TY I. MỘT SỐ NHẬN XÉT CHUNG VỀ CÔNG TÁC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY: Với những đặc thù của công ty và qua thời gian thực tập tại công ty em thấy rằng: đối với công ty TNHH Thanh Thu thì việc tổ chức bộ máy quản lý và sản xuất tại công ty đơn giản và phù hợp với quy mô của đơn vị. Bộ máy kế toán của công ty có mối quan hệ trực tuyến dưới sự kiểm tra theo dõi chặt chẽ của kế toán trưởng. Các kế toán thực hiện công việc của mình một cách chính xác với cách thức gọn nhẹ, quy định rõ vai trò trách nhiệm cho từng thành viên, phân công công tác hài hoà, một người có thể chuyên 1 nhiệm vụ hoặc nhiều nhiệm vụ phù hợp với tổ chức công việc và trình độ của mỗi người. Bên cạnh bộ máy kế toán hoàn chỉnh cộng thêm vào đó công ty đã tận dụng được những ưu điểm của hình thức chứng từ ghi sổ. Hình thức chứng từ ghi sổ dễ sử dụng, dễ ghi chép, tiện cho việc phân công nhiệm vụ cho từng thành viên. Hệ thống sổ sách kế toán chi tiết nói chung và bộ phận sổ sách phục vụ cho công tác hạch toán NVL - CCDC nói riêng được tổ chức phù hợp, hợp lý, cụ thể và có tính đồng bộ thống nhất. Nhờ đó mà công tác quản lý của các cấp lãnh đạo có phần thuận lợi và chặt chẽ hơn. Tại công ty cũng như phòng kế toán đều được áp dụng máy vi tính nên thông tin được cung cấp một cách nhanh chóng, kịp thời đầy đủ chi tiết bằng một hệ thống báo cáo phục vụ cho yêu cầu quản lý mang lại hiệu quả kinh tế cao. Nhưng các báo cáo đó vẫn tuân thủ đúng theo nguyên tắc quy định chung của Nhà nước và chế độ kế toán. II. NHỮNG ĐÓNG GÓP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN NVL - CCDC TẠI CÔNG TY: Trong công tác hạch toán NVL - CCDC công ty nên đưa thêm một số tài khoản vào sử dụng để hạch toán NVL - CCDC được thuận lợi và chính xác hơn. 1. Hạch toán hàng mua đang đi đường: Đây là trường hợp hoá đơn về trước, vật tư về sau, khi nhận hoá đơn, kế toán lưu ở tập hồ sơ riêng "Hồ sơ hàng mua đang đi đường". Đến cuối tháng hàng vẫn chưa về thì kế toán ghi: Nợ TK 151 Nợ TK 153 Có TK 111,112,331 Sang tháng sau khi hàng về nhập kho: Nợ TK 152 Có TK 151 Sử dụng TK 151 thì công tác hạch toán NVL - CCDC chính xác thuận lợi hơn giúp cho việc xác định đúng giá trị vật tư tồn kho. 2. TK 142 "Chi phí trả trước ngắn hạn": Trong công tác hạch toán CCDC thfi có một số loại CCDC được sử dụng cho nhiều kỳ sản xuất kinh doanh. Vì vậy kế toán cần trích trước chi phí phân bổ ra từng kỳ theo thời gian sử dụng của công cụ đó để tính được chính xác chi phí sản xuất kinh doanh của từng kỳ và xác định chính xác lợi nhuận từng kỳ của công ty. Kết luận Hạch toán NVL-CCDC cũng là một nhiệm vụ quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh ở các doanh nghiệp nói chung và ở Công ty TNHH Thanh Thu nói riêng. Trên những lý luận cơ bản về hạch toán NVL-CCDC và qua thời gian thực tập tìm hiểu, nghiên cứu số liệu thực hiện qua quá trình hạch toán đã đưa ta đến nhận thức sâu sắc về tình hình quản lý NVL-CCDC của công ty. Thấy được tình hình quản lý NVL-CCDC nói chung, từ đó giúp cho em đi sâu hơn nữa vào thực tế công tác hạch toán NVL-CCDC như: Cách ghi chép sổ sách kế toán lưu trữ chứng từ, ghi sổ. Đồng thời em cũng nhận thức được rằng: không phải học lý thuyết ở trường, khi ra trường vận dụng lại toàn bộ rập khuôn cho thực tế mà khải biết vận dụng linh hoạt sao cho phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty mà phải hạch toán cho đúng với chức năng và nhiệm vụ. Mặt khác, trên cơ sở những hạn chế và tồn tại em đã nêu lên suy nghĩ của mình nhằm góp phần hoàn thiện công tác hạch toán NVL-CCDC tại công ty. Được sự giúp đỡ tận tình của giáo viên hướng dẫn các anh chị phòng kế toán của công ty và sự cố gắng của bản thân đã giúp em hoàn thành chuyên đề này. Do kiến thức còn hạn hẹp nên chuyên đề không tránh khỏi những khiếm khuyết, rất mong sự đóng góp của quý thầy cô và anh chị. Sinh viên thực tập Nguyễn Thị Dinh NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN MỤC LỤC Lời mở đầu 1 PHẦN I . MỘT SỐ VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC HẠCH TOÁN NVL - CCDC I. Sự cần thiết phải tổ chức công tác hạch toán và quản lý NVL-CCDC trong doanh nghiệp 2 1. Khái niệm NVL-CCDC 2 2. Phân loại NVL-CCDC 3 II. Nguyên tắc đánh giá NVL-CCDC 4 1. Đối với NVL-CCDC mua ngoài 4 2. Đối với NVL-CCDC do doanh nghiệp tự sản xuất 4 3. Đối với NVL-CCDC gia công 4 4. Vật liệu nhập kho do nhận góp vốn liên doanh 4 5. Tính giá xuất kho thực tế 4 6. Đánh giá theo giá hạch toán 5 III. Hạch toán chi tiết NVL-CCDC 6 1. Hạch toán theo phương pháp ghi thẻ song song 6 2. Hạch toán theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển 7 3. Hạch toán theo phương pháp sổ số dư 7 IV. Hạch toán tổng hợp NVL-CCDC 8 1. Hạch toán nguyên vật liệu 8 2. Hạch toán công cụ dụng cụ 12 PHẦN II. TÌNH HÌNH THỰC TẾ VỀ CÔNG TÁC HẠCH TOÁN NVL-CCDC TẠI CÔNG TY TNHH THANH THU I. Quá trình hình thành và phát triển của công ty 14 1. Quá trình hình thành 14 2. Quá trình phát triển 15 3. Đặc điểm tổ chức sản xuất tại công ty 16 II. Tổ chức bộ máy kế toán, hình thức kế toán, nhiệm vụ cụ thể của bộ máy kế toán tại công ty TNHH Thanh Thu 18 1. Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty 18 2. Chức năng và nhiệm vụ của từng nhân viên trong phòng kế toán tại công ty 19 3. Hình thức kế toán tại công ty 20 III. Thực trạng công tác hạch toán vốn bằng tiền tại công ty TNHH Thanh Thu 21 1. Tính giá NVL-CCDC 21 2. Kế toán nhập kho NVL-CCDC 22 TK 111,112,,331 TK 151 TK 154 TK 128,222 TK 411 TK 333(3333) TK 152 TK 611,627,641,642 Vật liệu mua ngoài NVL về nhập kho đang đi trên đường NVL gia công chế biến Nhận lại góp vốn liên doanh Nhận VGLD, viện trợ biếu tặng Thuế nhập khẩu (nếu có) Xuất vật liệu cho các bộ phận sử dụng NVL mua vào trả lại cho người bán Góp vốn liên doanh bằng NVL NVL thiếu trong định mức Xuất NVL gia công chế biến Trả lại vốn góp liên doanh TK 111,112,331 TK 128,222 TK 642 TK 154 TK 411 Vật liệu thiếu chờ xử lý TK 3381 Vật liệu thừa chờ xử lý TK 412 Đánh giá tăng NVL TK 133 TK 133 TK 138(1381) Đánh giá giảm NVL TK 412 3. Các biểu mẫu kế toán tại công ty 25 4. Kế toán xuất kho NVL-CCDC 35 PHẦN III. MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC NVL-CCDC TẠI CÔNG TY TNHH THANH THU I. Một số nhận xét chung về công tác hạch toán kế toán tại công ty 47 II. Những đóng góp nhằm hoàn thiện công tác hạch toán kế toán NVL-CCDC tại công ty 47 1. Hạch toán hàng mua đang đi đường 47 2. Tài khoản 142 "Chi phí trả trước ngắn hạn" 48 Kết luận 49