Đề tài Tổ chức công tác kế toán bán hàng và kết quả bán hàng tại Công ty Thương mại Hà Nội

g­êi mua). C«ng ty sÏ tiÕn hµnh lËp ho¸ ®¬n GTGT vµ giao hµng. H×nh thøc thanh to¸n sÏ ®­îc tho¶ thuËn víi kh¸ch hµng, cã thÒ tr¶ b»ng tiÒn mÆt, tiÒn göi ng©n hµng, hay mét sè kh¸ch hµng cã quan hÖ l©u dµi cã thÓ thanh to¸n tr¶ chËm. Ph­¬ng thøc b¸n hµng nµy ®­îc C«ng ty më réng vµ kh¸ch hµng còng ngµy cµng ­a thÝch. Lo¹i ®èi t­îng thø hai theo ph­¬ng thøc b¸n hµng trùc tiÕp nµy lµ c¸c ®¹i lý mua ®øt b¸n ®o¹n:Th«ng qua hîp ®ång ®¹i lý, C«ng ty sÏ b¸n hµng theo yªu cÇu cña c¸c ®¹i lý. C¸c ®¹i lý nµy ®Òu kh«ng ®­îc h­ëng hoa hång ®¹i lý mµ chØ ®­îc C«ng ty ¸p dông gi¸ b¸n bu«n víi hµng ho¸ xuÊt kho. Theo ph­¬ng thøc nµy, khi hµng ho¸ ®­îc giao cho kh¸ch hµng, C«ng ty kh«ng cã quyÒn kiÓm so¸t, C«ng ty thu ®­îc tiÒn hay ®­îc quyÒn thu tiÒn. §iÒu nµy chøng tá hµng ®· x¸c ®Þnh tiªu thô vµ ghi nhËn doanh thu b¸n hµng. Ph­¬ng thøc hµng göi b¸n: §èi t­îng mua hµng theo ph­¬ng thøc nµy lµ c¸c cöa hµng, siªu thÞ, trung t©m th­¬ng m¹i. Khi xuÊt kho hµng göi b¸n, c«ng ty viÕt phiÕu xuÊt kho kiªm vËn chuyÓn néi bé. Trong tr­êng hîp nµy, mÆc dï hµng ho¸ ®· ®­îc giao cho kh¸ch hµng nh­ng nã vÉn thuéc quyÒn së h÷u, kiÓm so¸t, qu¶n lý cña C«ng ty vµ C«ng ty ch­a nhËn ®­îc x¸c ®Þnh doanh thu. Doanh thu chØ ®­îc ghi nhËn khi c¸c cöa hµng, siªu thÞ, trung t©m th­¬ng m¹i b¸n ®­îc hµng, thanh to¸n hoÆc chÊp nhËn thanh to¸n víi c«ng ty. Lóc nµy, C«ng ty sÏ tiÕn hµnh lËp ho¸ ®¬n GTGT vµ gi¸ b¸n hµng ho¸ ¸p dông ®èi víi c¸c cöa hµng, siªu thÞ, trung t©m th­¬ng m¹i. Ngoµi h×nh thøc b¸n hµng, C«ng ty còng hÕt søc quan t©m tíi c¸c h×nh thøc thanh to¸n sao cho thuËn tiÖn. Kh¸ch hµng cã thÓ thanh to¸n theo nhiÒu h×nh thøc kh¸c nhau nh­ tiÒn mÆt, qua ng©n hµng, ®Æt tiÒn tr­íc hay tr¶ chËp. V× lµ mét doanh nghiÖp th­¬ng m¹i, c¸c h×nh thøc b¸n hµng, thanh to¸n ngoµi viÖc trùc tiÕp ¶nh h­ëng tíi h×nh thøc tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n t¹i doanh nghiÖp mµ cßn cã t¸c ®éng trùc tiÕp tíi kÕt qu¶ b¸n hµng cña doanh nghiÖp. 2.3. KÕ to¸n doanh thu b¸n hµng trªn m¸y vi tÝnh ë C«ng ty Th­¬ng m¹i Hµ Néi . 2.3.1. Néi dung doanh thu b¸n hµng: Doanh thu b¸n hµng cña C«ng ty lµ tæng hîp lîi Ých kinh doanh nép thuÕ GTGT theo ph­¬ng ph¸p khÊu trõ, toµn bé sè hµng ho¸ mµ C«ng ty tiªu thô thuécña ®èi t­îng nép thuÕ GTGT. V× vËy, doanh thu b¸n hµng cña C«ng ty lµ toµn bé sè tiÒn b¸n hµng ho¸ kh«ng bao gåm thuÕ GTGT. 2.3.2. Chøng tõ: §Ó h¹ch to¸n c¸c nghiÖp vù ph¸t sinh liªn quan ®Õn t×nh h×nh tiªu thô vµ doanh thu b¸n hµng, kÕ to¸n sö dông c¸c chøng tõ gèc sau: Ho¸ ®¬n GTGT PhiÕu thu GiÊy b¸o cã Ho¸ ®¬n GTGT (BiÓu 2.1) ®­îc sö dông khi C«ng ty xuÊt b¸n hµng ho¸ trùc tiÕp cho kh¸ch hµng hoÆc khi c¸c cöa hµng, siªu thÞ, trung t©m th­¬ng m¹i thanh to¸n hoÆc chÊp nhËn thanh to¸n. + §èi víi hµng ho¸ xuÊt b¸n trùc tiÕp, khi cã yªu cÇu cña kh¸ch hµng, phßng kinh doanh tiÕn hµnh lËp ho¸ ®¬n GTGT. Ho¸ ®¬n ®­îc lËp 03 liªn: Liªn 1 l­u t¹i cuèng, liªn 2 vµ liªn 3 giao cho kh¸ch hµng ®Ó mang xuèng kho lÊy hµng. Sau khi nhËn hµng, kh¸ch hµng gi÷ l¹i liªn 2 cßn liªn 3 giao cho thñ BiÓu 2.1 Ho¸ §¬n MÉu sè: 01 GTGT - 3LL Gi¸ trÞ gia t¨ng AM/2004B Liªn 3: Dïng ®Ó thanh to¸n 0092004 §¬n vÞ b¸n hµng: C«ng ty Th­¬ng M¹i Hµ Néi §Þa chØ: B21 Nam Thµnh C«ng Sè tµi kho¶n: §iÖn tho¹i: MS:0100106987-1 Hä vµ tªn ng­êi mua hµng: Anh ThÞnh Tªn ®¬n vÞ : C«ng ty Quèc Th¸i §Þa chØ: Thanh Xu©n - Hµ Néi Sè tµi kho¶n: H×nh thøc thanh to¸n: TM MS:0101101068 STT Tªn hµng hãa, dÞch vô §¬n vÞ tÝnh Sè l­îng §¬n gi¸ Thµnh tiÒn A B C 1 2 3 = 1 x 2 1 KÑo d©u mÒn Thïng 30 87560 2626800 2 KÑo s«c«la S÷a Thïng 45 112500 5062500 3 B¸nh kem Th¸i Thïng 22 247320 5441040 4 Cocacola Lon KÐt 17 90700 1541900 Céng tiÒn hµng: 14672240 ThuÕ suÊt GTGT 10% TiÒn thuÕ GTGT: 1467224 Tæng céng tiÒn thanh to¸n: 16139464 Sè tiÒn viÕt b»ng ch÷: M­êi s¸u triÖu mét tr¨m ba m­¬i chÝn ngµn bèn tr¨m s¸u t­ ®ång Ng­êi mua hµng Ng­êi b¸n hµng Thñ tr­ëng ®¬n vÞ (Ký, ghi râ hä tªn) (Ký, ghi râ hä tªn) (Ký,®ãng dÊu, ghi râ hä tªn) kho ®Ó lµm c¨n cø ghi vµo thÎ kho. Thñ kho ghi xong sÏ chuyÓn ho¸ ®¬n lªn phßng kÕ to¸n ®Ó kÕ to¸n tæng hîp tiÕn hµnh nhËp liÖu cho ho¸ ®¬n nµy. + §èi víi hµng ho¸ göi b¸n, khi nhËn ®­îc th«ng b¸o cöa hµng, siªu thÞ, trung t©m lµ hµng göi b¸n ®· tiªu thô ®­îc. Phßng kinh doanh tiÕn hµnh lËp ho¸ ®¬n GTGT. Ho¸ ®¬n lËp thµnh 03 liªn: Liªn 1 l­u t¹i cuèng, liªn 2 giao cho kh¸ch hµng cßn liªn 3 ®­îc chuyÓn sang phßng kÕ to¸n ®Ó nhËp liÖu vµo m¸y. Nh»m ®¸p øng c¸c chøng tõ gèc vµo m¸y, phÇm mÒm Fast ®· thiÕt kÕ c¸c lo¹i chøng tõ sau: Ho¸ ®¬n b¸n hµng kiªm phiÕu xuÊt kho cã m· HD PhiÕu thu tiÒn mÆt cã m· PT GiÊy b¸o cã cña ng©n hµng cã m· UNC C¨n cø ®Ó tiÕn hµnh nhËp liÖu cho Ho¸ ®¬n b¸n hµng kiªm phiÕu xuÊt kho lµ ho¸ ®¬n GTGT, c¨n cø ®Ó tiÕn hµnh nhËp liÖu cho PhiÕu thu tiÒn mÆt lµ PhiÕu thu vµ c¨n cø ®Ó nhËp liÖu cho Gi©ý b¸o cã cña ng©n hµng lµ GiÊy b¸o cã. 2.3.3. Tµi kho¶n sö dông: C«ng ty th­¬ng m¹i Hµ Néi sö dông tµi kho¶n 511- Doanh thu b¸n hµng vµ cung cÊp dÞch vô ®Ó ph¶n ¸nh doanh thu b¸n hµng thùc tÕ cña C«ng ty trong mét kú ho¹t ®éng kinh doanh. Tµi kho¶n 511 chØ ®­îc C«ng ty sö dông víi mét tiÓu kho¶n: Tµi kho¶n 5111- Doanh thu b¸n hµng ho¸. Theo phÇn mÒm kÕ to¸n, ®èi víi h×nh thøc thanh to¸n tiÒn ngay, ®Ó tr¸nh viÖc trïng khi cËp nhËt cho chøng tõ Ho¸ ®¬n b¸n hµng kiªm phiÕu xuÊt kho vµ phiÕu thu tiÒn mÆt, kÕ to¸n ®Òu tiÕn hµnh h¹ch to¸n th«ng qua tµi kho¶n 131. Do vËy, ngoµi TK 5111, kÕ to¸n cßn sö dông tµi kho¶n 131- Ph¶i thu cña kh¸ch hµng vµ TK 33311- ThuÕ GTGT dÇu ra ph¶i nép dÓ ph¶n ¸nh nghiÖp vô b¸n hµng ph¸t sinh. 2.3.4 Quy tr×nh nhËp liÖu: C¨n cø vµo néi dung ghi trong Ho¸ ®¬n GTGT (BiÓu 2.1), kÕ to¸n thùc hiÖn nhËp liÖu ho¸ ®¬n vµo m¸y theo quy tr×nh sau: T¹i ph©n hÖ ‘ KÕ to¸n b¸n hµng vµ c«ng nî ph¶i thu’ , KÕ to¸n chän menu ‘ CËp nhËp sè liÖu’. Trong menu ‘ cËp nhËt sè liÖu’, KÕ to¸n kÝch chuét vµo menu con’ Ho¸ ®¬n b¸n hµng kiªm phiÕu xuÊt kho’. Ch­¬ng tr×nh sÏ läc ra 5 ho¸ ®¬n b¸n hµng kiªm phiÕu xuÊt kho ®­îc nhËp cuèi cïng vµ hiÖn lªn mµn h×nh cËp nhËt chøng tõ ®Ó biÕt ®­îc c¸c chøng tõ cuèi cïng ®­îc nhËp. NhÊn nót ESC ®Ó quay ra mµn h×nh nhËp chøng tõ. KÝch chuét vµo nót Míi ®Ó b¾t ®Çu nhËp d÷ liÖu cho mét ho¸ ®¬n míi. T¹i nót míi, Ên phÝm ENTER ®Ó b¾t ®Çu vµo d÷ liÖu cho mét ho¸ ®¬n míi. Trong mµn h×nh giao diÖn Ho¸ ®¬n b¸n hµng kiªm phiÕu xuÊt kho (BiÓu 2.2) kÕ to¸n cÇn tiÕn hµnh nhËp c¸c th«ng tin sau ®©y: BiÓu 2.2: - M· kh¸ch : §èi víi kh¸ch hµng th­êng xuyªn, m¨ ho¸ ®· ®­îc khai b¸o trong danh môc kh¸ch hµng. Do vËy, kÕ to¸n chØ cÇn lùa chän m· kh¸ch hµng trong danh môc kh¸ch hµng. §èi víi kh¸ch hµng lÇn ®Çu tiªn ®Õn mua hµng cña C«ng ty, ch­a cã m· kh¸ch hµng trong danh môc kh¸ch hµng, kÕ to¸n ph¶i khai b¸o thªm b»ng c¸ch Ên phÝm F4 trong danh môc kh¸ch hµng. Ng­êi mua hµng: KÕ to¸n cÇn nhËp tªn cña ng­êi ®Õn mua hµng DiÔn gi¶i: NhËp néi dung nghiÖp vô b¸n hµng. M· nhËp xuÊt ( Tµi kho¶n nî): KÕ to¸n nhËp sè liÖu tµi kho¶n nî TK131. Theo phÇn mÒm kÕ to¸n, cho dï kh¸ch hµng thanh to¸n ngay hµy thanh to¸n chËm, ®Ó tr¸nh trïng chøng tõ, kÕ to¸n ®Òu h¹ch to¸n voµ tµi kho¶n 131 Sè ho¸ ®¬n: ViÖc nhËp sè ho¸ ®¬n ®­îc tiÕn hµnh khi nhËp ho¸ ®¬n ®Çu tiªn khi ®­a phÇn mÒm vµo sö dông Sè SERI: nhËp sè seri ®­îc in trong ho¸ ®¬n GTGT Ngµy thanh to¸n, ngµy lËp ho¸ ®¬n: C¨n cø vµo ngµy lËp ho¸ ®¬n GTGT vµ ngµy nhËp liÖu vµo m¸y cho ho¸ ®¬n ®ã, kÕ to¸n ph¶n ¸nh vµo giao diÖn ho¸ ®¬n b¸n hµng kiªm phiÕu xuÊt kho. T¹i C«ng ty Th­¬ng m¹i Hµ Néi, khi nhËn ®­îc ho¸ ®¬n GTGT, kÕ to¸n tiÕn hµnh nhËp liÖu ngay vµo m¸y. Do vËy, ngµy h¹ch to¸n vµ ngµy lËp ho¸ ®¬n trïng nhau. M· hµng: C¨n cø vµo tªn hµng ho¸ xuÊt b¸n ghi trong ho¸ ®¬n GTGT, kÕ to¸n nhËp m· ho¸ cho tõng mÆt hµng. M· hµng nµy ®­îc ph¶n ¸nh trong danh môc vËt t­ – s¶n phÈm. M· kho: §èi víi hµng ho¸ xuÊt b¸n trùc tiÕp, kÕ to¸n nhËp m· kho lµ KHOCTY cßn ®èi víi hµng ho¸ göi b¸n, xuÊt b¸n th× kÕ to¸n sÏ ph¶n ¸nh m· kho cña cöa hµng, trung t©m Th­¬ng m¹i siªu thÞ. Sè l­îng: NhËp sè l­îng cña tõng mÆt hµng xuÊt b¸n ®­îc ghi trong ho¸ ®¬n GTGT. Gi¸ b¸n: NhËp gi¸ b¸n ®¬n vÞ cña tõng hµng ho¸ xuÊt b¸n ®­îc ghi trong ho¸ ®¬n GTGT. Tµi kho¶n kho: Theo khai b¸o c¸c lo¹i hµng ho¸ trong danh môa vËt t­ – s¶n phÈm, tµi kho¶n kho ®­îc mÆc ®Þnh lµ (156). Do vËy, ®èi víi hµng ho¸ göi b¸n, xuÊt b¸n, kÕ to¸n cÇn söa l¹i tµi kho¶n kho lµ 157. M· thuÕ: NhËp thuÕ suÊt GTGT cña ho¸ ®¬n. Hµng ho¸ cña C«ng ty cã chung mét møc thuÕ suÊt lµ 10%. Ngoµi c¸c th«ng tin trªn, c¸c th«ng tin vÒ ®Þa chØ, m· sè thuÕ, tªn hµng, ®¬n vÞ tÝnh, tµi kho¶n doanh thu (5111), tµi kho¶n gi¸ vèn (632) ®­îc m¸y mÆc ®Þnh theo c¸c khai b¸o vÒ danh môc kh¸ch hµng, danh môc vËt t­. Sau khi nhËp sè l­îng vµ gi¸ b¸n cña tõng lo¹i hµng ho¸ m¸y sÏ tù ®éng tÝnh to¸n gi¸ trÞ cho cét ‘ Thµnh tiÒn VN§’ cña tõng mÆt hµng m¸y sÏ tù ®éng tæng hîp l¹i vµ ph¶n ¸nh gi¸ trÞ vµo dßng’ TiÒn hµng’. C¨n cø vµo m· thuÕ GTGT kÕ to¸n khai b¸o, c¨n cø vµo gÝa trÞ tiÒn hµng, m¸y tù ®éng tÝnh to¸n tiÒn thuÕ vµ tæng tiÒn thanh to¸n dùa trªn c«ng thøc sau: TiÒn thuÕ = TiÒn hµng x ThuÕ suÊt Tæng thanh to¸n = TiÒn hµng + TiÒn thuÕ Theo ho¸ ®¬n b¸n hµng kiªm phiÕu xuÊt kho ®­îc minh ho¹ trong (BiÓu 2.2) sau khi nhËp c¸c th«ng tin cã liªn quan vÒ ho¸ ®¬n GTGT, KÕ to¸n kÝch chuét vµo nót L­u hoÆc Ên tæ hîp phÝm ALT-L ®Ó tiÕn hµng l­u chøng tõ. M¸y sÏ tù ®éng xö lý vµ ph¶n ¸nh sè liÖu vµo c¸c sæ kÕ to¸n cã liªn quan theo ®Þnh kho¶n sau: Nî TK 131 Cã TK 5112 Nî TK 131 Cã TK 33311 Nî TK 632 Cã TK 1561 Cuèi th¸ng, m¸y sÏ tù ®éng tÝnh to¸n vµ h¹ch to¸n vµo cuèi th¸ng, khi kÕ to¸n ch¹y phÇn hµnh tÝnh gi¸ trung b×nh. BiÓu 2.3: B¸o c¸o tæng hîp doanh sè b¸n hµng BiÓu 2.3 Së th­¬ng m¹i Hµ Néi C«ng ty th­¬ng m¹i Hµ Néi B¸o c¸o tæng hîp doanh sè b¸n hµng (TrÝch) Tõ 01/08/2004 ®Õn ngµy 31/08/ 2004 STT M· kh¸ch Tªn kh¸ch hµng Doanh thu ThuÕ GTGT Tæng tiÒn 1 KH001 Cöa hµng 191 Hµng B«ng 421478053 42147812 463625865 2 KH002 Cöa hµng B12 Nam Thµnh C«ng 289762851 28976295 318739146 3 KH003 Siªu thÞ 18 Hµng Bµi 675241624 67524183 742765807 4 KH004 Trung t©m Th­¬ng M¹i C¸t Linh 382619527 38261960 520881487 5 KH005 C«ng ty T©n An 76135189 7613521 83748710 6 KH006 C«ng ty CP H­¬ng Nam 24674233 2467427 27141660 7 KH007 C«ng ty TNHH ViÖt Linh 38715085 3871512 42586597 ... ... ... ... ... ... Tæng céng: 3586432175 358643287 3945075462 Ngµy 31 th¸ng 08 n¨m 2004 Ng­êi lËp biÓu (Ký, hä tªn) Néi dung: Ph¶n ¸nh doanh sè b¸n hµng ®èi víi tõng kh¸ch hµng theo c¸c chØ tiªu, doanh thu, thuÕ GTGT vµ tæng tiÒn thanh to¸n. T¸c dông: B¸o c¸o tæng hîp doanh sè b¸n hµng ®­îc in ra vµo cuèi th¸ng ®Ó kÕ to¸n cã thÓ theo dâi mét c¸ch tæng qu¸t t×nh h×nh tiªu thô ®èi víi tõng kh¸ch hµng trong th¸ng. BiÓu 2.4: Sæ tµi kho¶n 511- Doanh thu b¸n hµng vµ cung cÊp dÞch vô Néi dung: Ph¶n ¸nh toµn bé doanh thu tiªu thô hµng ho¸ cña C«ng ty trong mét kú kinh doanh (Mét th¸ng) BiÓu 2.4 Së th­¬ng m¹i Hµ Néi C«ng ty th­¬ng m¹i Hµ Néi Sæ c¸i tµi kho¶n (TrÝch) Tµi kho¶n 511 – Doanh thu b¸n hµng Tõ ngµy 01/08/2004 ®Õn 31/08/2004 Sè d­ ®Çu kú: 0 Chøng tõ Kh¸ch hµng DiÔn gi¶i TK §èi øng Sè ph¸t sinh Ngµy Sè Nî Cã 02/08 HD 92004 C«ng ty Quèc Th¸i Mua hµng 131 14672240 02/08 HD 92005 Cöa hµng B21 Nam Thµnh C«ng Mua hµng 131 21572681 02/08 HD 92006 C«ng ty ¢n Hoµng Mua hµng 131 12647133 02/08 HD 92007 C«ng ty TNHH TM & DV Tr­êng TÝn Mua hµng 131 17434217 03/08 HD 92008 Cöa hµng 191 Hµng B«ng Mua hµng 131 31627893 03/08 HD 92009 Siªu thÞ 18 Hµng Bµi Mua hµng 131 25683175 03/08 HD 920010 T.T Th­¬ng M¹i C¸t Linh Mua hµng 131 27451769 04/08 HD 920011 C«ng ty An D­¬ng Mua hµng 131 14917508 ... ... ... ... ... ... 31/08 PKT KÕt chuyÓn doanh thu b¸n hµng 511->911 3586432175 T«ng ph¸t sinh nî: 3586432175 Tæng ph¸t sinh cã: 3586432175 D­ nî cuèi kú: 0 Ngµy 31 th¸ng 8 n¨m 2004 KÕ to¸n tr­ëng Ng­êi lËp biÓu (Ký vµ nghi râ hä tªn) (Ký vµ nghi râ hä tªn) T¸c dông: Sæ c¸i Tµi kho¶n 511 ®­îc dïng ®Ó theo dâi t×nh h×nh tiªu thô hµng th¸ng cña C«ng ty theo tõng ho¸ ®¬n b¸n hµng. Cuèi th¸ng, kÕ to¸n thùc hiÖn bót to¸n kÕ to¸n kÕt chuyÓn tù ®éng ®Ó kÕt chuyÓn toµn bé doanh thu b¸n hµng trong kú sang tµi kho¶n 911- X¸c ®Þnh kÕt qu¶ kinh doanh (PhÇn nµy ®­îc trinh bµy cô thÓ h¬n ë môc 2.2.7). Ch­¬ng tr×nh sÏ tù ®éng xö lý vµ ph¶n ¸nh sè liÖu vµo sæ c¸i tµi kho¶n 511,911. 2.2.3 KÕ to¸n t×nh h×nh thanh to¸n víi kh¸ch hµng: ViÖc theo dâi, kiÓm tra, ®«n ®èc kh¸ch hµng thanh to¸n kÞp thêi cã ¶nh h­ëng lín ®Õn qu¸ tr×nh thu håi vèn ®Ó tiÕp tôc ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña C«ng ty. Do vËy, cÇn thiÕt ph¶i tæ chøc kÕ to¸n t×nh h×nh thanh to¸n víi kh¸ch hµng. §Ó tr¸nh viÖc nhËp trïng chøng tõ ®èi víi h×nh thøc thanh to¸n tiÒn ngay, phÇn mÒm Fast quy ­íc c¶ hai chøng tõ ho¸ ®¬n b¸n hµng kiªm phiÕu xuÊt kho vµ phiÕu thu tiÒn mÆt ®Òu ®­îc h¹ch to¸n th«ng qua Tµi kho¶n 131- Ph¶i thu cña kh¸ch hµng. V× lý do ®ã nªn khi c¸c nghiÖp vô b¸n hµng ph¸t sinh, dï thanh to¸n ngay hay thanh to¸n chËm, kÕ to¸n ®Òu sö dông Tµi kho¶n 131- Ph¶i thu cña kh¸ch hµng. Sau khi nhËp liÖu cho ho¸ ®¬n b¸n hµng kiªm phiÕu xuÊt kho, ch­¬ng tr×nh tù ®éng xö lý vµ ph¶n ¸nh sè liÖu vµo sæ chi tiÕt, sæ c¸i tµi kho¶n 131 theo ®Þnh kho¶n sau: Nî TK 131 Cã TK 5111 Sau khi nhËp liÖu cho PhiÕu thu tiÒn mÆt, ch­¬ng tr×nh tù ®éng xö lý vµ ph¶n ¸nh sè liÖu vµo sæ chi tiÕt, sæ c¸i tµi kho¶n 131 theo ®Þnh kho¶n sau: Nî TK 1111 Cã TK 131 Cuèi th¸ng, ch­¬ng tr×nh tù ®éng tæng hîp sè liÖu chi tiÕt cho tõng kh¸ch hµng vµ ph¶n ¸nh vµo b¶ng c©n ®èi ph¸t sinh c«ng nî tµi kho¶n 131. BiÓu 2.5: Sæ chi tiÕt Tµi kho¶n 131 Néi dung: §èi víi nh÷ng kh¸ch hµng cßn nî, ch­¬ng tr×nh phÇn mÒm Fast cho phÐp kÕ to¸n tiÕn hµnh theo dâi riªng trªn sæ chi tiÕt Tµi kho¶n 131- Ph¶i thu cña kh¸ch hµng. Sæ chi tiÕt tµi kho¶n 131 ®­îc më riªng cho tõng kh¸ch hµng. Muèn ch­¬ng tr×nh in ra sæ chi tiÕt tµi kho¶n 131 cña kh¸ch hµng nµo, t¹i ph©n hÖ b¸n hµng vµ c«ng nî ph¶i thu, kÕ to¸n vµo B¸o c¸o c«ng nî ph¶i thu, kÝch chuét vµo sæ chi tiÕt c«ng nî cña mét kh¸ch hµng, t¹i « m· kh¸ch hµng, kÕ to¸n ®¸nh m· kh¸ch hµng. Khi ®ã, sæ chi tiÕt 131 cho m· kh¸ch hµng ®ã sÏ xuÊt hiÖn vµ cho phÐp kÕt xuÊt in ra khi cã lÖnh.BiÓu 2.5 Së th­¬ng m¹i Hµ Néi C«ng ty th­¬ng m¹i Hµ Néi Sæ chi tiÕt c«ng nî (TrÝch) Tµi kho¶n: 131- Ph¶i thu cña kh¸ch hµng Kh¸ch hµng: Cöa hµng 191 Hµng B«ng (KH001) Tõ ngµy 01/08/2004 ®Õn ngµy 31/08/2004 Sè d­ ®Çu kú: 58631457 Chøng tõ DiÔn gi¶i TK §èi øng Sè ph¸t sinh Ngµy Sè Nî Cã 03/08 HD92008 Mua hµng 5111 31617823 03/08 HD92008 Mua hµng 33311 3162789 04/08 HD92015 Mua hµng 5111 23451732 04/08 HD92015 Mua hµng 33311 2345173 08/08 PT628 Thanh to¸n tiÒn hµng - HD91896 1111 25689308 09/08 PT634 Thanh to¸n tiÒn hµng - HD91899 1111 12451689 12/08 HD92037 Mua hµng 5111 15614327 12/08 HD92037 Mua hµng 33311 1561433 15/08 PT672 Thanh to¸n tiÒn hµng - HD92003 1111 20490460 15/08 PT685 Thanh to¸n tiÒn hµng - HD92008 1111 34790682 … … … … … … Tæng ph¸t sinh nî : 463625865 Tæng ph¸t sinh cã : 385417029 D­ nî cuèi kú : 136840293 Ngµy 31 th¸ng 8 n¨m 2004 Ng­êi lËp biÓu (Ký, hä tªn) BiÓu 2.6: B¶ng c©n ®èi ph¸t sinh c«ng nî- Tµi kho¶n 131 Néi dung: B¶ng c©n ®èi ph¸t sinh c«ng nî ®­îc kÕ to¸n in ra vµo cuèi th¸ng ®Ó theo dâi mét c¸ch tæng qu¸t c¸c kho¶n nî ph¸t sinh vµ t×nh h×nh thu håi nî cña tõng kh¸ch hµng trong th¸ng. BiÓu 2.7: Sæ c¸i tµi kho¶n 131- Ph¶i thu cña kh¸ch hµng Néi dung: Ph¶n ¸nh tÊt c¶ c¸c nghiÖp vô ph¸t sinh liªn quan tíi kho¶n ph¶i thu cña kh¸ch hµng. Cuèi th¸ng, kÕ to¸n thùc hiÖn lÖnh ®Ó m¸y in ra sæ c¸i tµi kho¶n 131. BiÓu 2.6 Së th­¬ng m¹i Hµ Néi C«ng ty th­¬ng m¹i Hµ Néi B¶ng c©n ®èi ph¸t sinh c«ng nî(TrÝch) Tµi kho¶n: 131 – Ph¶i thu cña kh¸ch hµng Tõ ngµy 01/08/2004 ®Õn ngµy 31/08/2004 STT M· kh¸ch Tªn kh¸ch Sè d­ ®Çu kú Ph¸t sinh Sè d­ cuèi kú D­ nî ®Çu kú D­ cã ®Çu kú Ph¸t sinh nî Ph¸t sinh cã D­ nî cuèi kú D­ cã cuèi kú 1 KH001 Cöa hµng 191 Hµng B«ng 58631457 463625865 385417029 136840293 2 KH002 Cöa hµng B21 Nam Thµnh C«ng 62435091 318739196 337049172 44125065 3 KH003 Siªu thÞ 18 Hµng Bµi 124697825 742765807 628450132 239013500 4 KH004 TT Th­¬ng M¹i C¸t Linh 87054368 420881487 397862151 110073704 5 KH005 C«ng ty T©n An 21751065 83748710 92635228 12864547 6 KH006 C«ng ty CP Ph­¬ng Nam 4036825 27141660 24338051 6840434 7 KH007 C«ng ty TNHH ViÖt Linh 6031568 42586597 35062133 13556032 .. ... ... ... ... ... ... Tæng céng: 1024328075 3945075462 3361485063 1607918474 Ngµy 31 th¸ng 08 n¨m 2004 KÕt to¸n tr­ëng Ng­êi lËp biÓu (Ký vµ ghi râ hä tªn) (Ký vµ ghi râ hä tªn) BiÓu 2.7 Së th­¬ng m¹i Hµ Néi C«ng ty th­¬ng m¹i Hµ Néi Sæ c¸i tµi kho¶n (TrÝch) Tµi kho¶n 131 – Ph¶i thu cña kh¸ch hµng Tõ ngµy 01/08/2004 ®Õn 31/08/2004 Sè d­ ®Çu kú: 1024328075 Chøng tõ Kh¸ch hµng DiÔn gi¶i TK §èi øng Sè ph¸t sinh Ngµy Sè Nî Cã 02/08 PT576 C«ng ty Quèc Th¸i – KH017 Thanh to¸n tiÒn hµng – HD92004 1111 16139464 02/08 PT577 Cöa hµng B21 Nam Thµnh C«ng – KH002 Thanh to¸n tiÒn hµng – HD991936 1111 15642037 02/08 PT578 C«ng ty T©n An – KH005 Thanh to¸n tiÒn hµng – HD991921 1111 21751064 02/08 PT579 C«ng ty TNHH H÷u Ph­íc – KH032 Thanh to¸n tiÒn hµng – HD 992007 111 14769582 02/08 HD 92004 C«ng ty Quèc Th¸i – KH017 Mua hµng 5111 14672240 ` 02/08 HD 92004 C«ng ty Quèc Th¸i – KH017 Mua hµng 33311 1467224 02/08 HD92005 C«ng ty An D­¬ng- KH010 Mua hµng 5111 4761238 04/08 HD92005 C«ng ty An D­¬ng – KH010 Mua hµng 33311 476124 ... ... ... ... ... ... T«ng ph¸t sinh nî: 3945075462 Tæng ph¸t sinh cã: 33614853063 D­ nî cuèi kú: 1607918474 Ngµy 31 th¸ng 8 n¨m 2004 KÕ to¸n tr­ëng Ng­êi lËp biÓu (Ký vµ nghi râ hä tªn) (Ký vµ nghi râ hä tªn) 2.2.4 KÕ to¸n thuÕ GTGT C«ng ty Th­¬ng m¹i Hµ Néi lµ ®¬n vÞ kinh doanh nép thuÕ GTGT theo ph­¬ng ph¸p khÊu trõ. TÊt c¶ c¸c mÆt hµng C«ng ty tiªu thô ®Òu thuéc ®èi t­îng chÞu thuÕ GTGT. §Ó h¹ch to¸n thuÕ GTGT ch­¬ng tr×nh phÇn mÒm Fast ®· thiÕt kÕ c¸c b¶ng kª vµ tê khai thuÕ phï hîp víi biÒu mÉu do Bé tµi chÝnh quy ®Þnh. Cuèi mçi th¸ng, khi cã lÖnh, ch­¬ng tr×nh sÏ cho phÐp kÕt xuÊt in ra b¶ng kª ho¸ ®¬n chøng tõ hµng ho¸ mua vµo, B¶ng kª ho¸ ®¬n chøng tõ hµng ho¸ b¸n ra. Tê khai thuÕ GTGT vµ sæ c¸i tµi kho¶n 3331- ThuÕ GTGT ph¶i nép ®Ó kÕ to¸n lµm c¨n cø, c¬ së ph¸p lý thùc hiÖn nghÜa vô víi Nhµ n­íc. BiÓu 2.8: B¶ng kª ho¸ ®¬n chøng tõ hµng ho¸ mua vµo. Néi dung: Kª khai c¸c ho¸ ®¬n chøng tõ hµng ho¸ mua vµo trong th¸ng vÒ ký hiÖu ho¸ ®¬n, sè ho¸ ®¬n, ngµy, th¸ng, n¨m ph¸t hµnh ho¸ ®¬n, tªn ng­êi b¸n, m· sè thuÕ, doanh sè mua vµo ch­a cã thuÕ, thuÕ GTGT ®Çu vµo. T¸c dông: B¶ng kª ho¸ ®¬n chøng tõ hµng ho¸ mua vµo ®­îc in vµo cuèi th¸ng lµm c¨n cø x¸c ®Þnh sè thuÕ GTGT ®Çu vµo ®­îc khÊu trõ vµ lµ c¬ së ph¸p lý ®Ó c¬ quan thuÕ tiÕn hµnh kiÓm tra khi cÇn thiÕt. Th«ng tin vÒ c¸c ho¸ ®¬n chøng tõ hµng ho¸ mua vµo ®­îc khai b¸o khi kÕ to¸n nhËp liÖu cho phiÕu chi (®èi víi c¸c kho¶n chi thanh to¸n b»ng tiÒn mÆt) hoÆc ho¸ ®¬n mua hµng (®èi víi c¸c kho¶n mua hµng ho¸ c«ng cô dông cô liªn quan ®Õn ®Çu vµo. Sau khi khai b¸o xong, ch­¬ng tr×nh sÏ tù ®éng chuyÓn d÷ liÖu vµo b¶ng kª ho¸ ®¬n chøng tõ hµng ho¸ mua vµo. BiÓu 2.9: B¶ng kª ho¸ ®¬n chøng tõ hµng ho¸ b¸n ra Néi dung: Kª khai c¸c ho¸ ®¬n GTGT cña hµng ho¸ b¸n ra theo c¸c néi dung: Ký hiÖu ho¸ ®¬n, sè ho¸ ®¬n, ngµy, th¸ng, n¨m ph¸t hµnh ho¸ ®¬n, tªn ng­êi mua, m· sè thuÕ, doanh sè b¸n, thuÕ GTGT. T¸c dông: B¶ng kª ho¸ ®¬n chøng tõ hµng ho¸ b¸n ra ®­îc in ra vµo cuèi th¸ng lµm c¨n cø x¸c ®Þnh sè thuÕ GTGT ®Çu ra ph¶i nép trong kú cña ®¬n vÞ. Sau khi nhËp vµ tiÕn hµnh l­u ho¸ ®¬n b¸n hµng kiªm phiÕu xuÊt kho, ch­¬ng tr×nh sÏ tù ®éng chuyÓn c¸c th«ng tin cÇn thiÕt vµo b¶ng kª ho¸ ®¬n chøng tõ hµng ho¸ b¸n ra. BiÓu 2.10: Tê khai thuÕ GTGT Néi dung: Ph¶n ¸nh sè thuÕ GTGT ®Çu ra ph¶i nép theo tõng møc thuÕ suÊt, sè thuÕ GTGT ®Çu vµo ®­îc khÊu trõ vµ sè thuÕ GTGT ph¶i nép trong th¸ng. Theo phÇn mÒm kÕ to¸n Fast, ch­¬ng tr×nh sÏ tù ®éng tÝnh to¸n gi¸ trÞ vµ ph¶n ¸nh vµo c¸c chØ tiªu t­¬ng øng trong tê khai thuÕ GTGT. BiÓu 2.8 B¶ng kª ho¸ ®¬n chøng tõ hµng ho¸ mua vµo (Dïng cho c¬ së kª khai khÊu trõ thuÕ kª khai hµng th¸ng) Th¸ng 08 n¨m 2004 M· sè: 100106987-1 Tªn ®¬n vÞ kinh doanh: C«ng ty th­¬ng m¹i hµ néi §Þa chØ: B21 Nam Thµnh C«ng Ho¸ ®¬n chóng tõ mua Tªn ng­êi b¸n M· sè thuÕ cña ng­êi b¸n MÆt hµng Doanh sè b¸n (Ch­a cã thuÕ) ThuÕ suÊt ThuÕ GTGT Ghi chó Ký hiÖu ho¸ ®¬n Sè ho¸ ®¬n Ngµy, th¸ng ph¸t hµnh H§ HH/2004B 0039682 C«ng ty TNHH Hoµng Hµ 0100738707 N­íc tinh khiÕt 225000 10% 22500 EU/2004B 0023961 C«ng ty CP§T & Du lÞch Thiªn S¬n 0101256216 TiÕp kh¸ch 1046800 10% 104700 DH/2004B 0020126 C«ng ty m¸y tÝnh VNI 0100101900-1 Mùc in 818728 10% 81772 02 – B 072441 C«ng ty TNHH in Qu¶ng c¸o TM – XD ¸ Ch©u 0101259545 Tê kÑp file 8000000 10% 800000 02-B 59160 XN§T VËn t¶i & DÞch vô 0100109328-007 C­íc vËn chuyÓn 822857 5% 41143 ... ... .. ... ... ... ... .. Tæng céng: 3579601232 357902879 Ngµy 31 th¸ng 8 n¨m 2004 KÕ to¸n tr­ëng Ng­êi lËp biÓu (Ký vµ nghi râ hä tªn) (Ký vµ nghi râ hä tªn) BiÓu 2.9 B¶ng kª ho¸ ®¬n chøng tõ hµng ho¸ b¸n ra (Dïng cho c¬ së kª khai khÊu trõ thuÕ kª khai hµng th¸ng) Th¸ng 08 n¨m 2004 M· sè: 100106987-1 Tªn ®¬n vÞ kinh doanh: C«ng ty th­¬ng m¹i hµ néi §Þa chØ: B21 Nam Thµnh C«ng Ho¸ ®¬n chóng tõ b¸n Tªn ng­êi mua M· sè thuÕ cña ng­êi mua MÆt hµng Doanh sè b¸n (Ch­a cã thuÕ) ThuÕ suÊt ThuÕ GTGT Ghi chó Ký hiÖu ho¸ ®¬n Sè ho¸ ®¬n Ngµy, th¸ng ph¸t hµnh H§ QD/2004 HD92004 C«ng ty Quèc Th¸i 0101101068 14672240 10% 1467224 QD/2004 HD92005 Cöa hµng B21 Nam Thµnh C«ng 21572681 10% 2157268 QD/2004 HD92006 C«ng ty ¢n Hoµng 01002148901 12647133 10% 1264713 QD/2004 HD92007 C«ng ty TNHH TM & DV Tr­êng TÝn 01001891325 17434217 10% 1743422 QD/2004 HD92008 Cöa hµng 191 Hµng B«ng 31627893 10% 3162790 ... ... .. ... ... ... ... .. Tæng céng: 3586432175 35863287 Ngµy 31 th¸ng 8 n¨m 2004 KÕ to¸n tr­ëng Ng­êi lËp biÓu (Ký vµ nghi râ hä tªn) (Ký vµ nghi râ hä tªn) MÉu sè: 01/GTGT BiÓu 2.10 Céng hoµ x· héi chñ nghÜa viÖt nam §éc lËp – Tù do – H¹nh phóc ----***----- Tê khai thuÕ gi¸ trÞ gia t¨ng (Dïng cho c¬ së tÝnh thuÕ theo ph­¬ng ph¸p khÊu trõ) Kú kª khai: Th¸ng 08 n¨m 2004 M· sè thuÕ: 0100106987-1 §¬n vÞ tiÒn : §ång ViÖt Nam Tªn c¬ së kinh doanh: C«ng ty Th­¬ng M¹i Hµ Néi §Þa chØ trô së: B21 Nam Thµnh C«ng QuËn: Thµnh Phè: Hµ Néi §iªn tho¹i: Fax: E-mail: Kh«ng cã ho¹t ®éng mua b¸n trong kú( §¸nh dÊu ‘X’) (10) ThuÕ GTGT cßn ®­îc khÊu trõ kú tr­íc chuyÓn sang (11) 0 Gi¸ trÞ hµng ho¸ dÞch vô mua vµo (Ch­a cã thuÕ GTGT) ThuÕ GTGT Hµng ho¸ dÞch vô mua vµo trong kú (12) 3579601232 (25) 357902879 Trong ®ã: + NhËp khÈu (13) (26) + Tµi s¶n cè ®Þnh (14) (27) Hµng ho¸ mua vµo chÞu thuÕ GTGT (15) 3579601232 (28) 357902879 ThuÕ GTGT cña hµng ho¸ dÞch vô mua vµo kh¸u trõ trong kú (29) 357902879 §iÒu chØnh t¨ng (gi¶m) thuÕ GTGT ®· ®­îc khÊu trõ c¸c kú tr­íc + §iÒu chØnh t¨ng (16) (30) + §iÒu chØnh gi¶m (17) (31) Tæng sè thuÕ GTGT ®­îc khÊu trõ (32) = (11)+ (29)+ (30)- (31) (32) 357902879 Hµng ho¸ dÞch vô b¸n ra trong kú (18) = (19)+ (20)+ (21)+ (22) (18) 3586432175 ThuÕ GTGT cña hµng ho¸ dÞch vô b¸n ra trong kú (33) = (34)+ (35) (33) 358643287 Hµng ho¸ dÞch vô b¸n ra kh«ng chÞu thuÕ GTGT (19) Hµng ho¸ dÞch vô b¸n ra xuÊt khÈu : 0% (20) Hµng ho¸ dÞch vô b¸n ra thuÕ suÊt : 5% (21) (34) Hµng ho¸ dÞch vô b¸n ra thuÕ suÊt : 10% (22) 3586432175 (35) 358643287 §iÒu chØnh t¨ng (gi¶m) thuÕ GTGT ®Çu ra ®· kª khai kú tr­íc: + §iÒu chØnh t¨ng (23) (36) 356954 + §iÒu chØnh gi¶m (24) (37) ThuÕ GTGT ph¶i nép vµo ng©n s¸ch nhµ n­íc trong kú ((38) = (33)+ (36)- (37)- (32)>0) (38) 1097362 ThuÕ GTGT ch­a khÊu trõ luü kÕ ®Õn kú ((39) = (33)+(36)- (37)- (32)<0) (39) Sè thuÕ GTGT ®Ò nghÞ hoµn kú nµy (40) ThuÕ GTGT cßn ®­îc khÊu trõ chuyÓn kú sau (41) = (39) -(40) (41) PhÇn dµnh cho c¬ quan thuÕ: T«i xin cam ®oan sè liÖu kª khai trªn lµ ®óng vµ xin chÞu hoµn toµn tr¸ch nhiÖm tr­íc ph¸p luËt vÒ sè liÖu ®· kª. Hµ néi, ngµy 31 th¸ng 8 n¨m 2004 (Ký tªn, ®ãng dÊu ghi râ hä tªn chøc vô) BiÓu 2.11 Së th­¬ng m¹i Hµ Néi C«ng ty th­¬ng m¹i Hµ Néi Sæ c¸i tµi kho¶n (TrÝch) Tµi kho¶n 33311 – ThuÕ GTGT ph¶i nép Tõ ngµy 01/08/2004 ®Õn 31/08/2004 Sè d­ cã ®Çu kú: 356954 Chøng tõ Kh¸ch hµng DiÔn gi¶i TK §èi øng Sè ph¸t sinh Ngµy Sè Nî Cã 02/08 HD92004 C«ng ty Quèc Th¸i – KH017 Mua hµng 131 1467224 02/08 HD92005 Cöa hµng B21 Nam Thµnh C«ng KH002 Mua hµng 131 2157268 02/08 HD92006 C«ng ty TNHH ¢n Hoµng – KH023 Mua hµng 131 1264713 02/08 HD92007 C«ng ty TNHH TM&DV Tr­êng TÝn – KH009 Mua hµng 131 1743422 02/08 HD92008 Cöa hµng 191 Hµng B«ng – KH001 Mua hµng 131 3162422 ... ... ... ... ... ... 31/08 PKT KÕt chuyÓn thuÕ GTGT ®Çu vµo ®­îc khÊu trõ 1331 354902879 T«ng ph¸t sinh nî: 357902879 Tæng ph¸t sinh cã: 358643287 D­ cã cuèi kú: 1097362 Ngµy 31 th¸ng 8 n¨m 2004 KÕ to¸n tr­ëng Ng­êi lËp biÓu (Ký vµ nghi râ hä tªn) (Ký vµ nghi râ hä tªn) BiÓu 2.11: Sæ tµi kho¶n 3331- ThuÕ GTGT ph¶i nép. Néi dung: Mçi mét dßng cña sæ c¸i tµi kho¶n 3331- ThuÕ GTGT ph¶i nép ph¶n ¸nh sè tiÒn thuÕ GTGT cña mét ho¸ ®¬n GTGT hµng ho¸ b¸n ra. Cuèi th¸ng, sau khi thùc hiÖn bót kÕ to¸n chuyÓn thuÕ GTGT hµng ho¸ b¸n ra. Cuèi th¸ng, sau khi thùc hiÖn bót to¸n kÕ to¸n chuyÓn thuÕ GTGT ®Çu vµo ®­îc khÊu trõ (BiÓu 2.16) ch­¬ng tr×nh sÏ tù ®éng tÝnh sè thuÕ GTGT C«ng ty cßn ph¶i nép dùa trªn c«ng thøc: ThuÕ GTGT cßn ph¶i nép cuèi kú = ThuÕ GTGT cßn ph¶i nép ®Çu kú + ThuÕ GTGT ®Çu ra ph¸t sinh trong kú - ThuÕ GTGT ®Çu vµo ®­îc khÊu trï trong kú - ThuÕ GTGT ®· nép trong kú 2.2.5 KÕ to¸n gi¸ vèn hµng b¸n: C«ng ty Th­¬ng M¹i Hµ Néi h¹ch to¸n hµng tån kho theo ph­¬ng ph¸p kª khai th­êng xuyªn. Mäi nghiÖp vô nhËp khÈu hµng ho¸ ®Òu ®­îc ph¶n ¸nh hµng ngµy th­¬ng xuyªn. Mäi nghiÖp vô nhËp khÈu hµng ho¸ ®Òu ®­îc ph¶n ¸nh hµng ngµy vµo c¸c chøng tõ gèc vµ chuyÓn cho kÕ to¸n tæng hîp ®Ó tiÕn hµnh nhËp sè liÖu vµo m¸y. ë phÇn khai b¸o danh môc vËt t­, kÕ to¸n ®· ®¨ng ký ph­¬ng ph¸p b×nh qu©n gia quyÒn ®Ó tÝnh gi¸ hµng ho¸ xuÊt. Cuèi th¸ng, t¹i ph©n hÖ kÕ to¸n hµng tån kho, kÕ to¸n chän ‘ cËp nhËt sè liÖu’ sau ®ã vµo Menu ‘ TÝnh gi¸ trung b×nh’ ch­¬ng tr×nh sÏ hiÖn ra mét b¶ng giao diÖn ( BiÓu 2.12) KÕ to¸n nhËp th¸ng tÝnh ®¬n gi¸ trung b×nh (th¸ng 12) vµo b¶ng. Sau ®ã, Ên nót ‘ nhËn’, m¸y sÏ tù ®éng tÝnh to¸n ®¬n gi¸ thùc tÕ b×nh qu©n cña tõng mÆt hµng trªn c¬ së: §¬n gi¸ thùc tÕ b×nh qu©n = Gi¸ vèn thùc tÕ hµng tån kho ®Çu kú + Gi¸ vèn thùc tÕ hµng nhËp kho trong kú Sè l­îng hµng tån kho ®Çu kú + Sè l­îng hµng nhËp trong kú BiÓu 2.12 Vµ lµ c¨n cø trªn sè l­îng hµng ho¸ b¸n ra, m¸y sÏ tù ®éng tÝnh to¸n gi¸ vèn hµng xuÊt b¸n cho tõng mÆt hµng sau ®ã tæng hîp l¹i cho tõng ho¸ ®¬n. BiÓu 2.13: Sæ c¸i tµi kho¶n 632- Gi¸ vèn hµng b¸n Néi dung: Ph¶n ¸nh gi¸ vèn cña hµng ho¸ xuÊt b¸n trùc tiÕp vµ gi¸ vèn hµng ho¸ göi b¸n xuÊt b¸n trong kú. Khi kÕ to¸n ch¹y phÇn hµnh tÝnh gi¸, m¸y sÏ tù ®éng h¹ch to¸n vµ chuyÓn sè liÖu vµo c¸c sæ liªn quan theo ®Þnh kho¶n: Nî TK 632 Cã TK 1561 Vµo cuèi th¸ng sau khi thùc hiÖn bót to¸n kÕt chuyÓn gi¸ vèn hµng b¸n (BiÓu 2.16) kÕ to¸n thùc hiÖn lÖnh ®Ó ch­¬ng tr×nh tù ®éng cho phÐp kÕt chuyÓn in ra sæ c¸i tµi kho¶n 632 - Gi¸ vèn hµng b¸n. BiÓu 2.13 Së th­¬ng m¹i Hµ Néi C«ng ty th­¬ng m¹i Hµ Néi Sæ c¸i tµi kho¶n (TrÝch) Tµi kho¶n 632 – Gi¸ vèn hµng b¸n Tõ ngµy 01/08/2004 ®Õn 31/08/2004 Sè d­ cã ®Çu kú: 0 Chøng tõ Kh¸ch hµng DiÔn gi¶i TK §èi øng Sè ph¸t sinh Ngµy Sè Nî Cã 02/08 HD92004 C«ng ty Quèc Th¸i – KH017 Mua hµng 1561 11737793 02/08 HD92005 Cöa hµng B21 Nam Thµnh C«ng KH002 Mua hµng 1561 17258145 02/08 HD92006 C«ng ty TNHH ¢n Hoµng – KH023 Mua hµng 1561 10117702 02/08 HD92007 C«ng ty TNHH TM&DV Tr­êng TÝn – KH009 Mua hµng 1561 13947378 02/08 HD92008 Cöa hµng 191 Hµng B«ng – KH001 Mua hµng 1561 25302326 03/08 HD 92009 Siªu ThÞ 18 Hµng Bµi – KH 003 Mua hµng 1561 20346543 ... ... ... ... ... ... 31/08 PKT KÕt chuyÓn gi¸ vèn hµng b¸n 1561 3219145740 T«ng ph¸t sinh nî: 3219145740 Tæng ph¸t sinh cã: 3219145740 D­ cã cuèi kú: 0 Ngµy 31 th¸ng 8 n¨m 2004 KÕ to¸n tr­ëng Ng­êi lËp biÓu (Ký vµ nghi râ hä tªn) (Ký vµ nghi râ hä tªn) 2.2.6 KÕ to¸n chi phÝ b¸n hµng vµ chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp: 2.2.6.1 KÕ to¸n chi phÝ b¸n hµng: Chi phÝ b¸n hµng t¹i C«ng ty lµ toµn bé c¸c kho¶n chi phÝ ph¸t sinh trong qu¸ tr×nh b¸n hµng, bao gåm: Chi tiÒn l­¬ng cho nh©n viªn kinh doanh, nh©n viªn giao hµng. Chi c«ng cô, dông cô, ®å dïng, bao b× phôc vô qu¸ tr×nh b¸n hµng. Chi phÝ khÊu hao TSC§ phôc vô cho c«ng t¸c b¸n hµng. Chi phÝ dÞch vô mua ngoµi: C¸c chi phÝ vËn chuyÓn, bèc dì hµng, chi phÝ thuª bÕn b·i, chi hoa hång m«i giíi... Chi phÝ kh¸c b»ng tiÒn: Chi phÝ qu¶ng c¸o, giíi thiÖu s¶n phÈm... §Ó h¹ch to¸n c¸c kho¶n chi phÝ b¸n hµng t¹i C«ng ty, kÕ to¸n sö dông tµi kho¶n 641- Chi phÝ b¸n hµng. Tµi kho¶n 641 ®­îc më cho 5 tµi kho¶n cÊp 2: TK 6411 - Chi phÝ b¸n hµng : Nh©n viªn TK 6412 - Chi phÝ vËt liÖu b¸n hµng TK 6414 - Chi phÝ b¸n hµng : KhÊu hao TSC§ TK 6417 - Chi phÝ dÞch vô mua ngoµi TK 6418 - Chi phÝ kh¸c b»ng tiÒn ViÖc h¹ch to¸n c¸c kho¶n chi phÝ vµo c¸c kho¶n trªn ®­îc thùc hiÖn nh­ sau: §èi víi c¸c kho¶n chi phÝ nh©n viªn b¸n hµng: Cuèi th¸ng, c¨n cø vµo b¶ng thanh to¸n l­¬ng do kÕ to¸n tiÒn l­¬ng cung cÊp, kÕ to¸n tæng hîp tiÕn hµnh nhËp liÖu cho PhiÕu kÕ to¸n (BiÓu 2.15) ®Ó ph¶n ¸nh tiÒn l­¬ng vµ c¸c kho¶n trÝch theo l­¬ng cña bé phËn b¸n hµng theo ®Þnh kho¶n: Nî TK 6411 Cã TK 334 Cã TK 3382 Cã TK 3383 Cã TK 3384 Sau khi l­u phiÕu kÕ to¸n ph¶n ¸nh nghiÖp vô trªn, m¸y sÏ tù ®éng xö lý vµ ph¶n ¸nh sè liÖu vµo sæ c¸i c¸c tµi kho¶n liªn quan. §èi víi kho¶n chi phÝ vËt liÖu b¸n hµng: Khi xuÊt vËt liÖu, c«ng cô dông cô, bao b× tõ kho cho bé phËn b¸n hµng, c¨n cø vµo phiÕu xuÊt kho, kÕ to¸n vËt t­ tiÕn hµnh nhËp liÖu cho chøng tõ phiÕu xuÊt kho trong ph©n hÖ kÕ to¸n hµng tån kho theo ®Þnh kho¶n sau: Nî TK 6412 Cã TK 152 (153) §èi víi kho¶n chi phÝ khÊu hao TSC§ dïng cho bé phËn b¸n hµng: Cuèi th¸ng, c¨n cø vµo b¶ng trÝch khÊu hao TSC§, kÕ to¸n tiÕn hµnh nhËp liÖu cho phiÕu kÕ to¸n ®Ó ph¶n ¸nh kho¶n trÝch khÊu hao TSC§ dïng vµo b¸n hµng theo ®Þnh kho¶n sau: Nî TK 6414 Cã TK 2141 §èi víi kho¶n chi phÝ dÞch vô mua ngoµi vµ chi phÝ b»ng tiÒn kh¸c: Khi ph¸t sinh c¸c kho¶n chi phÝ liªn quan ®Õn viÖc vËn chuyÓn, bèc dì hµng, chi phÝ thuª bÕn b·i, chi hoa hång m«i giíi, chi phÝ qu¶ng c¸o, giíi thiÖu s¶n phÈm ... nÕu thanh to¸n tiÒn ngay, kÕ to¸n lËp phiÕu chi vµ c¨n cø vµo phiÕu chi tiÕn hµnh nhËp thuÕ cho phiÕu chi tiÒn mÆt theo ®Þnh kho¶n sau: Nî TK 6417 (6418) Nî TK 1331 Cã TK 1111 NÕu thanh to¸n chËm, c¨n cø vµo ho¸ ®¬n cña ng­êi b¸n, kÕ to¸n nhËp liÖu cho phiÕu kÕ to¸n theo ®Þnh kho¶n sau: Nî TK 6417 (6418) Nî TK 1331 Cã TK 331 BiÓu 2.14 : Sæ c¸i tµi kho¶n 641- Chi phÝ b¸n hµng Néi dung ph¶n ¸nh c¸c kho¶n chi phÝ ph¸t sinh trong th¸ng cã liªn quan ®Õn qu¸ tr×nh b¸n hµng. Vµo cuèi th¸ng, sau khi thùc hiÖn bót to¸n kÕt chuyÓn chi phÝ b¸n hµng (BiÓu 2.16) kÕ to¸n thùc hiÖn lÖnh ®Ó ch­¬ng tr×nh tù ®éng cho phÐp kÕt chuyÓn in ra sæ c¸i tµi kho¶n 641- chi phÝ b¸n hµng. Tµi kho¶n 642 – Chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp Tõ ngµy 01/08/2004 ®Õn 31/08/2004 Sè d­ cã ®Çu kú: 0 Chøng tõ Kh¸ch hµng DiÔn gi¶i TK §èi øng Sè ph¸t sinh Ngµy Sè Nî Cã 03/08 PC1111 C«ng ty TNHH TM&DV M.ViÖt Hµ -TCHC Mua mùc m¸y Photo 1111 272727 ... ... ... ... ... ... 31/08 PKT KhÊu hao TSC§ dïng cho QLDN 2121 9597293 31/08 PKT CP TiÒn l­¬ng QLDN 334 98573589 31/08 PKT CP TiÒn l­¬ng QLDN 3382 1971472 31/08 PKT CP TiÒn l­¬ng QLDN 3383 5429400 31/08 PKT CP TiÒn l­¬ng QLDN 3384 625200 31/08 PKT KÕt chuyÓn chi phÝ b¸n hµng 6421->911 911 106599661 31/08 PKT KÕt chuyÓn chi phÝ b¸n hµng 6422->911 911 6381517 31/08 PKT KÕt chuyÓn chi phÝ b¸n hµng 6423->911 911 5139366 31/08 PKT KÕt chuyÓn chi phÝ b¸n hµng 6424->911 911 9597294 31/08 PKT KÕt chuyÓn chi phÝ b¸n hµng 6425->911 911 8592196 31/08 PKT KÕt chuyÓn chi phÝ b¸n hµng 6427->911 911 18767307 31/08 PKT KÕt chuyÓn chi phÝ b¸n hµng 6428->911 911 58558700 T«ng ph¸t sinh nî: 213636040 Tæng ph¸t sinh cã: 213636040 D­ cã cuèi kú: 0 Ngµy 31 th¸ng 8 n¨m 2004 KÕ to¸n tr­ëng Ng­êi lËp biÓu Víi phÇn mÒm ®· cµi ®Æt, khi cã lÖnh ch­¬ng tr×nh sÏ cho phÐp kÕt xuÊt in ra Sæ c¸i tµi kho¶n 642 - Chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp. 2.2.7 X¸c ®Þnh kÕt qu¶ b¸n hµng KÕt qu¶ b¸n hµng lµ c¬ së ®Ó ®¸nh gi¸ hiÖu qu¶ ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh, tr×nh ®é, n¨ng lùc qu¶n lý vµ lµ c¨n cø ®Ó ban l·nh ®¹o C«ng ty ®Ò ra ph­¬ng h­íng, nhiÖm vô cho kú tíi. Do vËy, viÖc x¸c ®Þnh vµ ph¶n ¸nh ®óng ®¾n kÕt qu¶ b¸n hµng lµ mét trong nh÷ng nhiÖm vô quan träng cña c¸c nh©n viªn kÕ to¸n. §Ó ph¶n ¸nh kÕt qu¶ b¸n hµng trong kú, kÕ to¸n sö dông tµi kho¶n 911 - X¸c ®Þnh kÕt qu¶ kinh doanh. Cuèi th¸ng, muèn t¹o c¸c bót to¸n kÕt chuyÓn tù ®éng, t¹i ph©n hÖ ‘ KÕ to¸n tæng hîp’, kÕ to¸n vµo Menu ‘ CËp nhËp sè liÖu’, sau ®ã kÝch chuét vµo Menu con ‘ Bót to¸n kÕt chuyÓn tù ®éng’. B¶ng danh s¸ch vµ c¸c bót to¸n kÕt chuyÓn tù ®éng (BiÓu 2.16) sÏ hiÖn ra (C¸c bót to¸n tù ®éng nµy ®­îc khai b¸o khi ch­¬ng tr×nh phÇn mÒm Fast b¾t ®Çu ®­a vµo sö dông). §Ó t¹o ra c¸c bót to¸n nµy, kÕ to¸n sö dông phÝm c¸ch ®Ó ®¸nh dÊu, sau ®ã Ên phÝm F4. Ch­¬ng tr×nh sÏ tù ®éng kÕt chuyÓn theo c¸c bót to¸n ®· ®­îc ®¸nh dÊu vµ ph¶n ¸nh vµo sè liÖu vµ sæ nhËt ký chung vµ sæ c¸i tµi kho¶n cã liªn quan theo c¸c ®Þnh kho¶n sau: KÕt chuyÓn doanh thu b¸n hµng: Nî TK 5111 Cã TK 911 KÕt chuyÓn gi¸ vèn hµng b¸n: Nî TK 911 Cã TK 632 KÕt chuyÓn chi phÝ b¸n hµng: Cuèi th¸ng, ch­¬ng tr×nh sÏ tù ®éng tæng hîp vµ kÕt chuyÓn sè liÖu tõ c¸c kho¶n cÊp 2 cña tµi kho¶n 641 sang tµi kho¶n 911 Nî TK 911 Cã TK 6411 Nî TK 911 Cã TK 6412 Nî TK 911 Cã TK 6414 Nî TK 911 Cã TK 6417 Cã TK 911 Cã TK 6418 KÕt chuyÓn chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp: Cuèi th¸ng, ch­¬ng tr×nh sÏ tù ®éng tæng hîp vµ kÕt chuyÓn tõ c¸c tµi kho¶n cÊp 2 cña tµi kho¶n 642 sang tµi kho¶n 911 ®Ó x¸c ®Þnh kÕt qu¶ kinh doanh trong th¸ng BiÓu 2. 16 Nî TK 911 Cã TK 6421 Nî TK 911 Cã TK 6422 Nî TK 911 Cã TK 6423 Nî TK 911 Cã TK 6424 Nî TK 911 Cã TK 6425 Nî TK 911 Cã TK 6427 Nî TK 911 Cã TK 6428 KÕt chuyÓn l·i: Nî TK 911 Cã TK 4212 KÕt chuyÓn thuÕ GTGT ®Çu vµo ®­îc khÊu trõ: Nî TK 3331 Cã TK 1331 L·i ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh ®­îc m¸y tÝnh to¸n theo c«ng thøc sau: L·i ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh = Doanh thu b¸n hµng - Gi¸ vèn hµng b¸n - Chi phÝ b¸n hµng - Chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp BiÓu 2.17: Sæ c¸i tµi kh¶n 911 Néi dung: Sæ c¸i tµi kho¶n 911 ph¶n ¸nh c¸c bót to¸n kÕt chuyÓn cuèi kú ®Ó x¸c ®Þnh kÕt qu¶ kinh doanh cña C«ng ty trong kú (mét th¸ng) Khi cã lÖnh, ch­¬ng tr×nh sÏ tù ®éng cho phÐp kÕt suÊt in ra sæ c¸i tµi kho¶n 911 - X¸c ®Þnh kÕt qu¶ kinh doanh. BiÓu 2.18: Sæ nhËt ký chung H×nh thøc kÕ to¸n mµ C«ng ty hiÖn ®ang ¸p dông lµ h×nh thøc nhËt ký chung nh»m môc ®Ých theo dâi, qu¶n lý vµ l­u tr÷ th«ng tin. Néi dung: Sæ nhËt ký chung ®­îc sö dông ®Ó ph¶n ¸nh c¸c nghiÖp vô ph¸t sinh trong th¸ng. Sau khi tiÕn hµnh nhËp liÖu cho c¸c chøng tõ, ch­¬ng tr×nh sÏ ®­a d÷ liÖu vµo sæ nhËt ký chung vµ tù ®éng chuyÓn sè sang sæ c¸i. iÓu 2.17 Së th­¬ng m¹i Hµ Néi C«ng ty th­¬ng m¹i Hµ Néi Sæ c¸i tµi kho¶n (TrÝch) Tµi kho¶n 911 – X¸c ®Þnh kÕt qu¶ kinh doanh Tõ ngµy 01/08/2004 ®Õn 31/08/2004 Sè d­ cã ®Çu kú: 0 Chøng tõ Kh¸ch hµng DiÔn gi¶i TK §èi øng Sè ph¸t sinh Ngµy Sè Nî Cã 31/08 PKT KÕt chuyÓn doanh thu b¸n hµng 5111->911 5111 3586432175 31/08 PKT KÕt chuyÓn gi¸ vèn hµng b¸n 632 ->911 632 3219145740 31/08 PKT KÕt chuyÓn chi phÝ b¸n hµng 6411 -> 911 6411 11612932 31/08 PKT KÕt chuyÓn chi phÝ b¸n hµng 6412 -> 911 6412 6797188 31/08 PKT KÕt chuyÓn chi phÝ b¸n hµng 6414 -> 911 6414 5904779 31/08 PKT KÕt chuyÓn chi phÝ b¸n hµng 6417 -> 911 6417 58369182 31/08 PKT KÕt chuyÓn chi phÝ b¸n hµng 6418 -> 911 6418 24851365 31/08 PKT KÕt chuyÓn chi phÝ QLDN 6421 -> 911 6421 106599661 31/08 PKT KÕt chuyÓn chi phÝ QLDN 6422 -> 911 6422 6381517 31/08 PKT KÕt chuyÓn chi phÝ QLDN 6423 -> 911 6423 5139366 31/08 PKT KÕt chuyÓn chi phÝ QLDN 6424 -> 911 6424 9597293 31/08 PKT KÕt chuyÓn chi phÝ QLDN 6425 -> 911 6425 8592196 31/08 PKT KÕt chuyÓn chi phÝ QLDN 6427 -> 911 6427 18767307 31/08 PKT KÕt chuyÓn chi phÝ QLDN 6428 -> 911 6428 58558700 31/08 PKT KÕt chuyÓn l·i 46114949 T«ng ph¸t sinh nî: 3586432175 Tæng ph¸t sinh cã: 3586432175 D­ cã cuèi kú: 0 Ngµy 31 th¸ng 8 n¨m 2004 KÕ to¸n tr­ëng Ng­êi lËp biÓu (Ký vµ nghi râ hä tªn) (Ký vµ nghi râ hä tªn) BiÓu 2.18 Së th­¬ng m¹i Hµ Néi C«ng ty th­¬ng m¹i Hµ Néi Sæ nhËt ký chung (TrÝch) Tõ ngµy 01/08/2004 ®Õn ngµy 31/08/2004 Chøng tõ DiÔn gi¶i TK §èi øng Sè ph¸t sinh Ngµy Sè Nî Cã ... ... .. .. ... 02/08 PT610 Thanh to¸n tiÒn hµng –H§91986 TiÒn mÆt ViÖt Nam 1111 15809131 Ph¶i thu cña kh¸ch hµng 131 15809131 ... ... ... ... ... 02/08 H§92004 Mua hµng c«ng ty Quèc Th¸i Ph¶i thu cña kh¸ch hµng 131 14672240 Doanh thu b¸n hµng ho¸ 5111 14672240 Gi¸ vèn hµng b¸n 632 11737793 Hµng ho¸ 1561 11737793 Ph¶i thu cña kh¸ch hµng 131 1467224 ThuÕ GTGT ®Çu ra ph¶i nép 33311 1467224 ... ... ... ... .. Tæng céng: Ngµy 31 th¸ng 08 n¨m 2004 Ng­êi ghi sæ KÕ to¸n tr­ëng Gi¸m ®èc (Ký, hä tªn) (Ký, hä tªn) (Ký, hä tªn) Ch­¬ng III: Mét sè ®Ò xuÊt hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n b¸n hµng, kÕt qu¶ b¸n hµng ë C«ng ty Th­¬ng m¹i Hµ Néi 1. Mét sè nhËn xÐt kh¸i qu¸t vÒ c«ng t¸c kÕ to¸n b¸n hµng vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ b¸n hµng ¬ C«ng ty Th­¬ng m¹i Hµ néi Lµ mét doanh nghiÖp Nhµ n­íc tù chñ vÒ mÆt kinh doanh, C«ng ty Th­¬ng m¹i Hµ Néi kh«ng ngõng n©ng cao hiÖu qu¶ kinh doanh. §Ó dµnh ®­îc vÞ trÝ v÷ng ch¾c trªn thÞ tr­êng nh­ hiÖn nay, C«ng ty ®· tù kh¼ng ®Þnh m×nh b»ng nh÷ng kÕt qu¶ ®¹t ®­îc trong suèt nh÷ng n¨m qua, ®ã lµ kinh doanh cã l·i, ®ãng gãp ®Çy dñ víi ng©n s¸ch nhµ n­íc, ®¶m b¶o møc l­¬ng ®èi víi c¸n bé c«ng nh©n viªn chøc, ®ång thêi kh«ng ngõng n©ng cao vµ më réng thÞ tr­êng tiªu thô b»ng c¸c ph­¬ng thøc kinh doanh linh ho¹t. Nh÷ng thµnh tÝch ®¸ng khÝch lÖ ®ã ®¹t ®­îc lµ nhê viÖc thùc hiÖn c«ng t¸c qu¶n lý cña ban l·nh ®¹o C«ng ty còng nh­ sù nç lùc cña mäi thµnh viªn trong C«ng ty, trong ®ã bé m¸y kÕ to¸n nãi chung vµ bé phËn kÕ to¸n b¸n hµng nãi riªng còng cã ®ãng gãp mét phÇn kh«ng nhá. Qua qu¸ tr×nh thùc tËp t¹i C«ng ty Th­¬ng m¹i Hµ Néi, qua t×m hiÓu, em nhËn thÊy c«ng t¸c kÕ to¸n b¸n hµng t¹i C«ng ty cã nhiÒu ­u ®iÓm song còng cã mét sè ®iÓm ch­a thùc sù phï hîp. Sau ®©y em xin ®ua ra mét sè nhËn xÐt kh¸i qu¸t vÒ c«ng t¸c kÕ to¸n b¸n hµng, kÕt qu¶ b¸n hµng t¹i C«ng ty Th­¬ng m¹i Hµ Néi. 1.1 Nh÷ng ­u ®iÓm Thø nhÊt: ViÖc C«ng ty ¸p dông ch­¬ng tr×nh kÕ to¸n m¸y lµm gi¶m nhÑ khèi l­îng c«ng viÖc rÊt nhiÒu, ®ång thêi mang l¹i hiÖu qu¶ kinh tÕ cao, gióp c¸c kÕ to¸n viªn cã thÓ cung cÊp th«ng tin mét c¸ch nhanh chãng, kÞp thêi, chÝnh x¸c phôc vô cho yªu cÇu cña c¸c ®èi t­îng sö dông th«ng tin. Thø hai: ViÖc C«ng ty thùc hiÖn h¹ch to¸n hµng tån kho theo ph­¬ng ph¸p kª khai th­êng xuyªn lµ hÕt søc thÝch hîp, kÕ to¸n cã thÓ theo dâi, ph¶n ¸nh mét c¸ch th­êng xuyªn vµ liªn tôc sù vËn ®éng cña c¸c lo¹i hµng ho¸. Thø ba : VÒ chøng tõ kÕ to¸n sö dông vµ tr×nh tù lu©n chuyÓn chøng tõ Hµng ngµy, khi nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh ®Òu ®­îc bé phËn kÕ to¸n cã liªn quan ph¶n ¸nh ngay vµo c¸c chøng tõ kÕ to¸n vµ tiÕn hµnh nhËp liÖu vµo m¸y. C¸c chøng tõ gèc ®­îc C«ng ty sö dông ®Ó h¹ch to¸n c¸c nghiÖp vô b¸n hµng ph¸t sinh nh­ phiÕu thu, ho¸ ®¬n GTGT ®Òu ®­îc ghi ®Çy ®ñ, chÝnh x¸c theo ®óng thêi gian, cã ch÷ ký x¸c nhËn cña c¸c bé phËn liªn quan, ®óng chÕ ®é tµi chÝnh quy ®Þnh. Bªn c¹nh ®ã, c¸c chøng tõ ®­îc thiÕt kÕ trong ch­¬ng tr×nh kÕ to¸n m¸y còng ®¶m b¶o ph¶n ¸nh ®Çy ®ñ c¸c néi dung ghi trong chøng tõ gèc. Ngoµi ra, quy tr×nh xö lý, tr×nh tù lu©n chuyÓn chøng tõ ®­îc bé phËn kÕ to¸n tæ chøc khoa häc, hîp lý, tr¸nh chång chÐo, gióp cho viÖc h¹ch to¸n qu¸ tr×nh b¸n hµng, kÕt qu¶ b¸n hµng ®­îc nhanh chãng, kÞp thêi. Thø t­: ViÖc h¹ch to¸n, kª khai thuÕ GTGT ®­îc thùc hiÖn râ rµng, chÆt chÏ. C«ng ty lu«n thùc hiÖn tÝnh ®óng, tÝnh ®ñ sè thuÕ GTGT ph¶i nép vµo ng©n s¸ch Nhµ n­íc. §ång thêi, c¸c biÒu mÉu ®Ó kª khai thuÕ GTGT do phÇn mÒm Fast thiÕt kÕ ®Òu phï hîp víi quy ®Þnh cña Bé tµi chÝnh. §iÒu ®ã gióp cho c¬ quan thuÕ thuËn tiÖn trong viÖc kiÓm tra, theo dâi. Thø n¨m: VÒ tµi kho¶n sö dông C«ng ty ®· tiÕn hµnh khai b¸o danh môc tµi kho¶n trong phÇn mÒm Fast theo ®óng chÕ ®é kÕ to¸n hiÖn hµnh. HÖ thèng tµi kho¶n kÕ to¸n mµ C«ng ty ¸p dông lµ hÖ thèng do Bé tµi chÝnh ban hµnh ngµy 01/01/1995 theo quyÕt ®Þnh sè 1141/TC/Q§/C§KT cã söa ®æi bæ sung theo th«ng t­ sè 89/2002/TT-BTC ra ngµy 09/10/2002 cña Bé tµi chÝnh. Thø s¸u: Hµng ho¸ göi b¸n t¹i mçi cöa hµng, siªu thÞ, trung t©m th­¬ng m¹i ký göi ®Òu ®­îc ch­¬ng tr×nh kÕ to¸n m¸y cho phÐp theo dâi trong mét kho riªng. §iÒu nµy gióp cho c«ng t¸c qu¶n lý nhËp, xuÊt hµng ho¸ göi b¸n ®­îc thËn tiÖn. 1.2. Mét sè ®iÓm cßn h¹n chÕ Thø nhÊt: VÒ viÖc theo dâi t×nh h×nh tiªu thô hµng ho¸ theo tõng nhãm hµng: PhÇn mÒm Fast do c«ng ty phÇn mÒm Tµi chÝnh kÕ to¸n Fast lËp tr×nh kh«ng cho phÐp kÕ to¸n theo dâi t×nh h×nh tiÒu thô hµng ho¸ theo tõng nhãm hµng. Do vËy, viÖc tæ chøc ®¸nh gi¸ hiÖu qu¶ b¸n hµng ®èi víi tõng nhãm hµng, tïng mÆt hµng kh«ng thùc hiÖn ®­îc. §iÒu nµy lµm ¶nh h­ëng lín ®Õn quyÕt ®Þnh kinh doanh, ®Õn ®Þnh h­íng ho¹t ®éng cña C«ng ty trong thêi gian tíi. Thø hai: VÒ c«ng t¸c thu håi nî víi kh¸ch hµng: §èi víi mét sè c«ng ty, cña hµng, siªu thÞ, trung t©m th­¬ng m¹i cã quan hÖ l©u dµi. C«ng ty cã ¸p dông h×nh thøc thanh to¸n tr¶ chËm. Tuy nhiªn, C«ng ty kh«ng quy ®Þnh thêi h¹n thanh to¸n ®èi víi tõng ho¸ ®¬n, tõng kh¸ch hµng. Do vËy, ®«i khi viÖc thanh to¸n tiÒn hµng cßn diÔn ra chËm, g©y ø ®äng vèn cña C«ng ty. Thø ba: VÒ c«ng t¸c theo dâi gi¸ b¸n cña c¸c cña hµng, siªu thÞ, trung t©m th­¬ng m¹i: C«ng ty hiÖn t¹i kh«ng tiÕn hµnh qu¶n lý gi¸ b¸n t¹i c¸c cña hµng, siªu thÞ, trung t©m th­¬ng m¹i khiÕn cho gi¸ c¶ cña mét lo¹i s¶n phÈm gi÷ c¸c cña hµng, siªu thÞ, trung t©m th­¬ng m¹i cã sù kh¸c biÖt. §iÒu nµy sÏ ¶nh h­ëng ®Õn t©m lý tiªu dïng cña kh¸ch hµng. 2. Mét sè gi¶i ph¸p nh»m hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n b¸n hµng, x¸c ®Þnh kÕt qu¶ b¸n hµng á C«ng ty Th­¬ng m¹i Hµ Néi. 2.1. Sù cÇn thiÕt cña viÖc hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n b¸n hµng, x¸c ®Þnh kÕt qu¶ b¸n hµng ë C«ng ty Th­¬ng m¹i Hµ Néi. C«ng t¸c kÕ to¸n b¸n hµng, kÕt qu¶ b¸n hµng lµ c«ng cô ®¨c lùc phôc vô cho c«ng t¸c qu¶n lý cña c¸c nhµ qu¶n trÞ doanh nghiÖp. Th«ng tin do kÕ to¸n b¸n hµng, kÕt qu¶ b¸n hµng cung cÊp sÏ lµm c¬ së ®Ó c¸c nhµ qu¶n trÞ ®­a ra gi¶i ph¸p, ®Ò ra ph­¬ng h­íng ho¹t ®éng vµ cã nh÷ng chÝnh s¸ch thÝch hîp cho ho¹t ®éng kinh doanh trong kú tíi. V× vËy, hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n b¸n hµng , kÕt qu¶ b¸n hµng lµ vÊn ®Ò hÕt søc cÇn thiÕt, lµ mét yªu cÇu ®Æt ra ®èi víi c¸c c¸n bé kÕ to¸n trong C«ng ty. 2.2. C¸c gi¶i ph¸p cô thÓ: Víi mong muèn ®­îc gãp mét phÇn bÐ nhá vµo viÖc hoµn thiÖn c«ng t¸c b¸n hµng, x¸c ®Þnh kÕt qu¶ b¸n hµng. Víi vèn kiÕn thøc cßn h¹n chÕ , em còng xin ®­îc m¹nh d¹n ®­a ra mét sè gi¶i ph¸p nh»m hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n b¸n hµng, kÕt qu¶ b¸n hµng nh­ sau: 2.2.1. §èi víi c¸c kho¶n gi¶m trõ doanh thu b¸n hµng HiÖn nay, t¹i C«ng ty Th­¬ng m¹i Hµ Néi ch­a ¸p dông c¸c chÝnh s¸ch chiÕt khÊu th­¬ng m¹i, gi¶m gi¸ hµng b¸n trong ho¹t ®éng b¸n hµng cña m×nh. Trong thêi gian tíi C«ng ty cÇn xem xÐt ¸p dông c¸c chÝnh s¸ch nµy. ViÖc quy ®Þnh møc doanh thu cña mçi lÇn mua hµng sÏ ®­îc h­ëng mét kho¶n chiÕt khÊu th­¬ng m¹i sÏ thóc ®Èy kh¸ch hµng mua hµng víi khèi l­îng lín, do vËy sÏ gióp C«ng ty tiªu thô nhanh s¶n phÈm. Bªn c¹nh ®ã, viÖc gi¶m gi¸ trong nh÷ng tr­êng hîp cÇn thiÕt kh«ng lµm gi¶m l·i mµ cßn t¨ng vßng quay cña vèn, t¹o t©m lý tho¶i m¸i cho ng­êi mua. 2.2.2. VÒ viÖc tæ chøc h¹ch to¸n chi tiÕt doanh thu cho tõng nhãm hµng Môc tiªu cña hÇu hÕt c¸c doanh nghiÖp lµ kinh doanh ph¶i cã hiÖu qu¶, ph¶i t¹o ra lîi nhuËn, do vËy doanh nghiÖp cÇn ph¶i x¸c ®Þnh b¸n s¶n phÈm thÞ tr­êng cÇn. §Ó cã c¸c quyÕt ®Þnh ®óng ®¾n, phï hîp víi yªu cÇu ph¸t triÓn cña C«ng ty kh«ng chØ trong thêi gian hiÖn t¹i mµ c¶ vÒ t­¬ng lai l©u dµi, c¸c nhµ qu¶n trÞ rÊt cÇn l­îng th«ng tin chi tiÕt cña kÕ to¸n. V× vËy, viÖc tæ chøc h¹ch to¸n chi tiÕt doanh thu cho tõng mÆt hµng, tõng nhãm hµng lµ yªu cÇu cÊp thiÕt ®Æt ra ®èi víi c¸c nh©n viªn kÕ to¸n. L­îng danh ®iÓm hµng ho¸ cña C«ng ty rÊt lín, lªn tíi hµng tr¨m mÆt hµng, nÕu mçi hµng ho¸ ®­îc C«ng ty më mét sæ chi tiÕt tiªu thô th× l­îng sæ l­u tr÷ sÏ rÊt lín. Trong ®iÒu kiÖn ®ã, viÖc më sæ chi tiÕt tiªu thô cho tõng nhãm hµng sÏ lµ thÝch hîp nhÊt, tõ ®ã c¸c nhµ qu¶n trÞ cã thÓ ®¸nh gi¸, ph©n tÝch hiÖu qu¶ kinh doanh cña tõng nhãm hµng ®Ó kú kinh doanh cã c¸c quyÕt ®Þnh thÝch hîp. HiÖn t¹i hµng ho¸ cña C«ng ty ®­îc chia thµnh c¸c nhãm sau: - C¸c mÆt hµng thùc phÈm - C¸c mÆt hµng néi thÊt - C¸c s¶n phÈm ®iÖn tö ®iÖn l¹nh .. PhÇn mÒm kÕ to¸n Fast C«ng ty hiÖn ®ang øng dông kh«ng cho phÐp kÕ to¸n cã thÓ tiÕn hµnh theo dâi chi tiÕt doanh thu cña tõng nhãm hµng. Nªn C«ng ty cÇn xem xÐt liªn hÖ l¹i víi C«ng ty phÇn mÒn kÕ to¸n Fast c¶i tiÕn ch­¬ng tr×nh kÕ to¸n cho phï hîp. 2.2.3. VÒ viÖc vËn dông mèi quan hÖ gi÷a chi phÝ - khèi l­îng - lîi nhuËn ViÖc n¾m v÷ng mèi quan hÖ gi÷a chi phÝ – khèi l­îng – lîi nhuËn cã ý nghÜa v« cïng quan träng trong viÖc khai th¸c c¸c kh¶ n¨ng tiÒm tµng cña doanh nghiÖp. Nã lµ c¬ së cho viÖc ra c¸c quyÕt ®Þnh ®iÒu chØnh vÒ kinh doanh nh­ gi¸ b¸n, chi phÝ, s¶n l­îng...nh»m tèi ®a ho¸ lîi nhuËn. Mèi quan hÖ gi÷a Chi phÝ – Khèi l­îng – Lîi nhuËn ®­îc thÓ hiÖn trong ph­¬ng tr×nh kinh tÕ c¬ b¶n x¸c ®Þnh lîi nhuËn: Doanh thu – Chi phÝ = Lîi nhuËn Khi nghiªn cøu mèi quan hÖ gi÷ chi phÝ – khèi l­îng – lîi nhuËn, kÕ to¸n sö dông ph­¬ng ph¸p h¹ch to¸n chi phÝ biªn (ph­¬ng ph¸p sè d­ ®¶m phÝ). Theo ph­¬ng ph¸p nµy, toµn bé chi phÝ ®­îc ph©n tÝch thµnh hai lo¹i lµ chi phÝ biÕn ®æi (BiÕn phÝ) vµ chi phÝ cè ®Þnh ( §Þnh phÝ). Trong ®ã, chi phÝ cè ®Þnh lu«n ®­îc xem xÐt lµ tæng sè vµ lµ chi phÝ thêi kú. Tæng chi phÝ cè ®Þnh ë kú nµo ph¶i ®­îc bï ®¾p ®Çy ®ñ trong kú ®ã. Nh­ vËy, nÕu xem xÐt theo mçi ®¬n vÞ s¶n phÈm th× chi phÝ chØ bao gåm biÕn phÝ. Víi quan ®iÓm nµy, ph­¬ng tr×nh kinh tÕ c¬ b¶n x¸c ®Þnh lîi nhuËn ®­îc viÕt l¹i nh­ sau: DT – BP - §P = LN Hay SL x g – SL x bp - §P = LN SL x( g - bp) - §P = LN Trong ®ã: DT : Doanh thu BP : Tæng biÕn phÝ §P : Tæng ®Þnh phÝ LN : Lîi nhuËn SL : S¶n l­îng g : Gi¸ bp : BiÕn phÝ PhÇn chªnh lÖch gi÷a gi¸ b¸n ®¬n vÞ vµ biÕn phÝ ®¬n vÞ gäi lµ l·i trªn biÕn phÝ (lb): g – bp = lb. L·i trªn biÕn phÝ ®¬n vÞ cã thÓ x¸c ®Þnh cho mçi ®¬n vÞ s¶n phÈm, cho tõng mÆt hµng hoÆc tæng hîp cho tÊt c¶ c¸c mÆt hµng tiªu thô. L·i trªn biÕn phÝ ®¬n vÞ cã ®Æc ®iÓm lµ kh«ng thay ®æi ë c¸c møc ®é s¶n l­îng kh¸c nhau, v× vËy, víi mçi møc s¶n l­îng tiªu thô lµ SL, ta cã thÓ x¸c ®Þnh tæng l·i trªn biÕn phÝ LB = SL x lb §Ó x¸c ®Þnh lîi nhuËn, ta chØ cÇn lÊy tæng l·i trªn biÕn phÝ trõ ®i tæng chi phÝ cè ®Þnh: LN = LB - §P Tõ ph­¬ng tr×nh x¸c ®Þnh lîi nhuËn trªn, ta thÊy tæng l·i trªn biÕn phÝ tr­íc hÕt dïng ®Ó trang tr¶i cho ®Þnh phÝ, phÇn cßn l¹i sau khi ®· bï ®¾p ®ñ ®Þnh phÝ ®ã chÝnh lµ lîi nhuËn cña doanh nghiÖp. Ng­îc l¹i, nÕu tæng l·i trªn biÕn phÝ kh«ng ®ñ bï ®¾p ®Þnh phÝ th× phÇn thiÕu hôt ®ã lµ sè lç cña doanh nghiÖp. Tõ ph­¬ng tr×nh trªn, ta cßn nhËn thÊy nÕu ®Þnh phÝ lµ ®¹i l­¬ng æn ®Þnh th× muèn tèi ®a ho¸ lîi nhuËn cÇn tèi ®a ho¸ tæng l·i trªn biÕn phÝ. Ph­¬ng tr×nh kinh tÕ x¸c ®Þnh lîi nhu©n cïng víi kÕt luËn trªn lµ c¬ së rÊt quan träng cho viÖc xem xÐt ra c¸c quyÕt ®Þnh thùc hiÖn môc tiªu tèi ®a ho¸ lîi nhuËn. C«ng ty cã thÓ vËn dông nã ®Ó ra c¸c quyÕt ®Þnh ng¾n h¹n nh­: Thay ®æi kÕt cÊu hµng tiªu thô, kÕt cÊu chi phÝ, tõ chèi hay chÊp thuËn ®¬n ®Æt hµng, tiÕp tôc hay ®×nh chØ kinh doanh mÆt hµng hiÖn cã, thóc ®Èy kinh doanh mÆt hµng nµo ®Ó cã lîi nhuËn cao nhÊt. KÕt luËn Trong thêi gian thùc tËp t¹i C«ng ty th­¬ng m¹i Hµ Néi, em ®· cã c¬ héi tiÕp xóc víi thùc tÕ minh ho¹ mét c¸ch cô thÓ vÒ t×nh h×nh h¹ch to¸n kÕ to¸n cña mét doanh nghiÖp nhµ n­íc hiÖn nay. Trong qu¸ tr×nh thùc tËp vµ viÕt chuyªn ®Ò thùc tËp tèt nghiÖp, em chØ cã thÓ ph¶n ¸nh mét phÇn cña hÖ thèng kÕ to¸n vÒ tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n b¸n hµng vµ kÕt qu¶ b¸n hµng cña C«ng ty. NhËn xÐt chung vÒ c«ng t¸c tæ chøc kÕ to¸n b¸n hµng vµ kÕt qu¶ b¸n hµng t¹i C«ng ty Th­¬ng M¹i Hµ Néi lµ t­¬ng ®èi hoµn chØnh, ®­îc thùc hiÖn bëi nh÷ng kÕ to¸n cã tr×nh ®é chuyªn m«n cao còng nh­ kinh nghiÖm dµy dÆn. Tuy vËy, qua viÖc t×m hiÓu em còng xin m¹nh d¹n ®Ò xuÊt mét sè ý kiÕn nh»m hoµn thiÖn c«ng t¸c tæ chøc kÕ to¸n b¸n hµng vµ kÕt qu¶ b¸n hµng t¹i C«ng ty. Do thêi gian thùc tËp vµ viÕt chuyªn ®Ò cã h¹n còng nh­ tr×nh ®é cßn h¹n chÕ, chuyªn ®Ò thùc tËp cã thÓ cã nh÷ng thiÕu sãt, em rÊt mong nhËn ®­îc sù ®ãng gãp ý kiÕn cña c¸c thÇy c« gi¸o còng nh­ c¸c anh chÞ trong phßng kÕ to¸n. Em xin ®­îc ch©n thµnh c¶m ¬n c¸c anh chÞ trong phßng kÕ to¸n cña C«ng ty Th­¬ng M¹i Hµ Néi ®· gióp ®ì em trong qu¸ tr×nh thùc tËp t¹i c«ng ty ®Ó em hoµn thµnh Chuyªn ®Ò thùc tËp còng nh­ cã thªm nh÷ng kinh nghiÖm quý gi¸. Em xin ch©n thµnh c¶m ¬m thÇy gi¸o Tr­¬ng Anh Dòng ®· h­íng dÉn em tËn t×nh trong qu¸ tr×nh thùc tËp vµ viÕt chuyªn ®Ò thùc tËp. Tµi liÖu tham kh¶o 1. Lý thuyÕt h¹ch to¸n kÕ to¸n 2. Lý thuyÕt vµ thùc hµnh kÕ to¸n tµi chÝnh 3. HÖ thèng kÕ to¸n doanh nghiÖp 4. ChÕ ®é kÕ to¸n doanh nghiÖp võa vµ nhá 5. H­íng dÉn thùc hµnh kÕ to¸n doanh nghiÖp 6. HÖ thèng v¨n b¶n h­íng dÉn 03 luËt thuÕ míi vµ kÕ to¸n thuÕ n¨m 2004 7. C¸c v¨n b¶n tµi liÖu C«ng ty Th­¬ng M¹i Hµ Néi cung cÊp NXB Tµi chÝnh NXB Tµi chÝnh NXB Tµi chÝnh NXB Tµi chÝnh NXB Tµi chÝnh NXB Tµi chÝnh