Đề tài Tổ chức công tác kế toán chi hành chính sự nghiệp tại Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội cơ sở tại Đà Nẵng

LỜI MỞ ĐẦU ššš&››› Trong những năm gần đây, với sự phát triển không ngừng của nền kinh tế thì các đơn vị hành chính sự nghiệp dưới sự quản lý của Nhà nước cũng từng bước đi vào phát triển ổn định và vững chắc góp phần không nhỏ vào công cuộc đổi mới kinh tế - xã hội của đất nước. Các đơn vị hành chính sự nghiệp là những đơn vị quản lý hành chính Nhà nước như đơn vị sự nghiệp y tế, giáo dục, văn hóa, thông tin, sự nghiệp khoa học công nghệ, sự nghiệp kinh tế… hoạt động bằng nguồn kinh phí của Nhà nước cấp, hoặc các nguồn kinh phí khác như thu sự nghiệp, phí, lệ phí, thu từ kết quả hoạt động kinh doanh hay nhận viện trợ biếu tặng theo nguyên tắc không bồi hoàn trực tiếp để thực hiện nhiệm vụ của Đảng và Nhà nước giao cho. Trong quá trình hoạt động, các đơn vị hành chính sự nghiệp dưới sự quản lý của Đảng và Nhà nước phải có nhiệm vụ chấp hành nghiêm chỉnh luật Ngân sách Nhà nước, các tiêu chuẩn định mức, các qui định về chế độ kế toán hành chính sự nghiệp do Nhà nước ban hành. Điều này nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý kinh tế - tài chính, tăng cường quản lý kiểm soát chi quỹ Ngân sách Nhà nước, quản lý tài sản công, nâng cao chất lượng công tác kế toán và hiệu quả quản lý các đơn vị hành chính sự nghiệp. Chính vì vậy, công việc của kế toán trong các đơn vị hành chính sự nghiệp có thu là phải tổ chức hệ thống thông tin bằng số liệu để quản lý và kiểm soát nguồn kinh phí, tình hình sử dụng quyết toán kinh phí, tình hình quản lý và sử dụng các loại vật tư tài sản công, tình hình chấp hành dự toán thu, chi và thực hiện các tiêu chuẩn định mức của Nhà nước ở đơn vị. Đồng thời, kế toán hành chính sự nghiệp với chức năng thông tin mọi hoạt động kinh tế phát sinh trong quá trình chấp hành Ngân sách Nhà nước tại đơn vị hành chính sự nghiệp được Nhà nước sử dụng như là một công cụ sắc bén trong việc quản lý Ngân sách Nhà nước, góp phần đắc lực vào việc sử dụng vốn một cách tiết kiệm và hiệu quả cao. Để thực sự là công cụ sắc bén, có hiệu quả trong công tác quản lý tài sản chính kế toán ở đơn vị hành chính sự nghiệp phải thực hiện các nghiệp vụ sau: Thu thập, phản ánh, xử lý và tổng hợp thông tin về nguồn kinh phí được cấp, được tài trợ, được hình thành và sử dụng các khoản kinh phí: sử dụng ở các khoản thu ở đơn vị. Thực hiện kiểm tra, kiểm soát tình hình chấp hành dự toán thu, chi, tình hình thực hiện các chỉ tiêu kinh tế, tài chính, các tiêu chuẩn, định mức của Nhà nước, kiểm tra việc quản lý, sử dụng các loại vật tư, tài sản công sở đơn vị, kiểm tra tình hình chấp hành thu nộp ngân sách; chấp hành kỉ luật thanh toán và các chế độ, chính sách hành chính của Nhà nước. Theo dõi và kiểm soát tình hình phân phối kinh phí cho các đơn vị dự toán cấp dưới, tình hình chấp hành dự toán thu, chi và quyết toán của đơn vị cấp dưới. Lập và nộp đúng hạn báo cáo tài chính cho các cơ quan quản lý cấp trên và cơ quan tài chính theo quy định. Cung cấp thông tin và tài liệu cần thiết phục vụ cho việc xây dựng dự toán, xây dựng định mức chi tiêu. Phân tích và đánh giá hiệu quả các nguồn kinh phí. Nhận thức rõ tầm quan trọng của kế toán hành chính sự nghiệp trong các đơn vị hành chính sự nghiệp hoạt động dưới sự quản lý của Nhà nước nên em quyết tâm học hỏi, nghiên cứu để nâng cao hiểu biết về vị trí vai trò của công tác quản lý tài chính – kế toán trong các đơn vị hành chính sự nghiệp. Đồng thời, qua đó em có thể củng cố và mở rộng thêm kiến thức mình đã học ở trường để từ đó gắn lý luận với thực tế công tác của đơn vị. Chính vì vậy, trong khóa thực tập tại đơn vị “Trường Cao Đẳng Nội Vụ Hà Nội chi nhánh Đà Nẵng” nằm dưới sự quản lý của Trường Cao Đẳng Nội Vụ tại Hà Nội , em chọn đề tài “Tổ chức công tác kế toán chi hành chính sự nghiệp tại Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội cơ sở tại Đà Nẵng” làm chuyên đề báo cáo thực tập tốt nghiệp. PHẦN I: SƠ LƯỢC VỀ TRƯỜNG CAO ĐẲNG NỘI VỤ TẠI ĐÀ NẴNG Quá trình thành lập trường Cao Đẳng Nội Vụ tại Đà Nẵng: Ngày 06/03/2006 Uỷ ban nhân dân thành phố Đà Nẵng có văn bản số 1236/UBND-VX đồng ý chủ trương cho Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I (nay là trường Cao Đẳng Nội vụ Hà Nội) mở Cơ sở đào tạo tại thành phố Đà Nẵng Ngày 31/03/2006 Bộ Nội vụ có văn bản số 827/BNV-TCCB đồng ý cho Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I phối hợp với Cơ quan Thường trực Trường và làm các thủ tục để Bộ Nội vụ quyết thành lập Cơ sở đào tạo thuộc Trường tại Đà Nẵng. Ngày 30/06/2006, Nhà trường đón nhậnQuyết định số 986/QĐ-BNV của Bộ Nội vụ về việc thành lập Cơ sở Trường Cao Đẳng Văn thư Lưu trữ trung ương I tại thành phố Đà Nẵng. Đây là một niềm vui lớn của tập thể cán bộ, giảng viên, giáo viên Nhà trường. Ngay sau những ngày đầu thành lập, Đảng ủy, Ban giám hiệu đã chỉ đạo phát triển đội ngũ cán bộ, giảng viên, đầu tư xây dựng, kin phí trang thiết bị cơ sở vật chất, hệ thống giáo trình, trài liệu phục vụ cho nhu cầu giảng dạy và học tập tại Cơ sở Đà Nẵng. Cùng với sự phát triển về cơ sở vật chất, đội ngũ cán bộ, giảng viên của Cơ sở luôn được quan tâm. Với 3 người từ những ngày đầu thành lập, đến nay số lượng này đã là 38, trong đó 05 thạc sỹ và 06 cán bộ, giáo viên đang học cao học để đáp ứng ngày càng tốt hơn nhu cầu dạy và học tại Cơ sở. Chức năng nhiệm vụ chính của đơn vị Căn cứ Quyết định số 102/QĐ-CĐVTLT ngày 31 tháng 01 năm 2007 của Hiệu trưởng Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung Ương I Quy định chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cơ sở trường Cao đẳng Văn thư Trung Ương I tại Đà Nẵng (nay là trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội ) như sau : Chức năng: Cơ sở trường Cao đẳng Văn tư Lưu trữ Trung Ương I tại thành phố Đà Nẵng là đơn vị thuộc trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung Ương I có chức năng : đào tạo, bồi dưỡng theo nhiệm vụ đào tạo, bồi dưỡng theo nhiệm vụ đào tạo, bồi dưỡng của trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung Ương I. Nhiệm vụ và quyền hạn: Tổ chức thực hiện quá trình đào tạo, bồi dưỡng theo nhiệm vụ và kế hoạch chung của nhà trường. Chủ động lập kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng, lập các dự án và tổ chức thực hiện theo chỉ đạo của Hiệu trưởng. Tổ chức sử dụng, quản lý con dấu, tài khoản, quản lý tài sản tài chính theo phân cấp của Hiệu trưởng. Quản lý giảng viên, giáo viên, cán bộ, nhân viên, học sinh, sinh viên thuộc Cơ sở. Thực hiện các nhiệm vụ khác theo nhiệm vụ, quyền hạn của Trường và quy định của pháp luật. Tổng kinh phí từ các nguồn thu của trường trong 3 năm gần đây: Các chỉ số Năm học 2008 – 2009 Năm học 2009 - 2010 Năm học 2010 – 2011 Tổng kinh phí được cấp từ ngân sách nhà nước 1,299,343,080 1,653,314,596 1,953,239,933 Tổng kinh phí từ học phí, CSVC 119,328,000 190,176,000 202,518,500 Nguồn thu từ Ký túc xá 500,000,000 Các thông tin khác (nếu có) Bảng kê: Tổng kinh phí từ các nguồn thu của trường Tổ chức bộ máy quản lý: Giám đốc Tổ Đào tạo và Quản lý học sinh-sinh viên TỔ BỘ MÔN Tổ KHCN và TTTV Tổ Hành Chính Quản trị - Tài vụ Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý Tổ chức bộ máy kế toán: Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán Phụ trách kế toán Kế toán phụ trách phần thu Thủ quỹ Kế toán phụ trách phần chi thu thuthu Sơ đồ : Tổ chức bộ máy kế toán Chức năng nhiệm vụ Thủ quỹ: Quản lý tiền mặt của nhà trường, căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi tiền mặt để xuất hoặc nhập quỹ tiền mặt, ghi sổ quỹ phần thu, chi. Sau đó tổng hợp, đối chiếu thu chi với kế toán Kế toán: Thu thập, phản ánh xử lý và tổng hợp thông tin về nguồn kinh phí được cấp tài trợ và tình hình sử dụng các khoản kinh phí, sử dụng các khoản phụ phát sinh ở đơn vị. Thực hiện kiểm tra, kiểm soát tình hình chấp hành dự toán thu, chi tình hình thực hiện các chỉ tiêu kinh tế tài chính và các tiêu chuẩn định mức của Nhà nước, kiểm tra việc quản lý sử dụng các loại vật tư tài sản công của đơn vị. Lập và nộp các báo cáo đúng hạn và báo cáo cho các cơ quan quản lý cấp trên và cơ quan tài chính theo chế độ quy định, cung cấp thông tin và các tài liệu cần thiết phục vụ cho việc xây dựng các định mức chi tiêu kinh phí phân tích đánh giá hiệu quả các nguồn kinh phí, vốn quỹ ở đơn vị. Thanh toán lương và các khoản đóng góp: BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ Thanh toán mua sắm sửa chữa TSCĐ Thanh toán các khoản chi khác: tiếp khách hỗ trợ Trực tiếp lập báo cáo tài chính của quý, năm Chế độ kế toán áp dụng: Đơn vị thực hiện công tác theo chế độ kế toán hiện hành là chế độ kế toán HCSN, ban hành theo Quyết định số 19/2006/QĐ – BTC ngày 30/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: Đồng Việt Nam (VND) Niên độ kế toán năm: Bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 đến 31/12 của năm dương lịch. Kỳ kế toán quý là 3 tháng. Hình thức kế toán áp dụng: Kế toán máy Hình thức ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính PHẦN II. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN VÀ CÁC KHOẢN CHI HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP Ở PHÒNG KẾ HOẠCH - TÀI CHÍNH TẠI TRƯỜNG CAO ĐẲNG NỘI VỤ HÀ NỘI CHI CƠ SỞ TẠI ĐÀ NẴNG. Lập dự toán chi Nhiệm vụ quyền hạn, quản lý của Tổ Hành chính-Quản trị-Kế toán trường Cao đẳng Nội vụ Cơ sở Đà Nẵng: Tổ Hành chính-Quản trị-Kế toán có nhiệm vụ rất lớn trong việc quản lý thu, chi ngân sách. Thu chi các phòng ban trực thuộc uỷ ban nhân dân huyện cấp phát trực tiếp đến từng đơn vị. Tổ Hành chính-Quản trị-Kế toán có nhiệm vụ: Tổ chức việc lập dự toán thu chi ngân sách huyện, ngân sách Cơ sở. Tổ chức thực hiện dự toán thu chi ngân sách được giao nộp đầy đủ, đúng hạn các khoản nộp ngân sách theo quy định của pháp luật chi đúng chế độ, đúng mục đích, đúng đối tượng và tiết kiệm. Hướng dẫn việc kiểm tra việc thực hiện thu chi ngân sách của các đơn vị trực thuộc. Quản lý sử dụng tài sản của nhà nước tại đơn vị theo đúng mục đích, đúng chế độ có hiệu quả. Chấp hành đúng chế độ kế toán thống kê của Nhà nước, báo cáo tình hình thực hiện ngân sách và quyết toán ngân sách theo đúng chế độ quy định. Căn cứ lập dự toán: Căn cứ nhiệm vụ kế hoach được Bộ Nội vụ giao, số lượng học viên, sinh viên đang đào tào, kế hoạch tuyển sinh, dự kiến các hợp đồng liên kết, chế độ định mức thu chi tài chính hiện hành của Nhà nước, kết quả thu sự nghiệp và chi hoạt động thường xuyên của năm trước liền kề (loại trừ các yếu tố đột xuất, không thường xuyên) được Bộ phê duyệt để lập dự toán thu chi năm kế hoạch. Dự toán thu, chi hoạt động thường xuyên: Là căn cứ để xác định mức kinh phí NSNN giao đảm bảo hoạt động thường xuyên của Cơ sở : Căn cứ lập dự toán thu: Thu học phí: Căn cứ số lượng học viên, sinh viên các loại hình đào tạo có tên trong danh sách năm kế hoạch, chỉ tiêu tuyển sinh năm kế hoạch, số dự kiến tốt nghiệp ra trường, số miễn giảm chế độ chính sách và mức thu học phí cho các đối tượng để xây dựng dự toán thu. Thu các khoản liên kết đào tạo: căn cứ vào hợp đồng ký kết với các đối tác. Thu các khoản dịch vụ: Căn cứ kết quả đấu thầu các dịch vụ và các hợp đồng với người nhận thầu. Thu từ lao động sản xuất: Căn cứ vào thực hiện năm trước, các hợp đồng đang thực hiện và dự tính phát sinh năm kế hoạch để lập. Căn cứ lập dự toán chi: Căn cứ các chế độ, tiêu chuẩn, định mức hiện hành và các quy định, định mức chi tiêu nội bộ trong quy chế này để lập dự toán cho từng nội dung chi cụ thể theo mục lục ngân sách nhà nước và riêng cho từng nguồn kinh phí. Dự toán thu, chi hoạt động không mang tính thường xuyên như dự toán kinh phí nghiên cứu khoa học, chương trình mục tiêu quốc gia, kinh phí thực hiện tinh giảm biên chế, kinh phí đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, kinh phí đầu tư XDCB, mua sắm trang thiết bị theo dự án đầu tư được cấp có thẩm quyền phê duyệt: Đơn vị lập dự toán hàng năm theo quy định hiện hành. Yêu cầu đối với lập dự toán. Dự toán ngân sách của Tổ Hành chính-Quản trị-Kế toán phải phản ánh đầy đủ các khoản thu, chi theo đúng chế độ, tiêu chuẩn định mức do cơ quan có thẩm quyền ban hành. Dự toán ngân sách của Tổ Hành chính-Quản trị-Kế toán phải lập theo đúng mẫu biểu, đúng thời gian theo quy định của luật ngân sách Nhà nước và phải lập chi tiết theo mục lục ngân sách Nhà nước. Dự toán ngân sách cấp huyện phải tổng hợp theo từng lĩnh vực thu, chi theo địa bàn xã, chi đầu tư phát triển. Báo cáo dự toán ngân sách phải kèm theo bản thuyết minh chi tiết các cơ sở, căn cứ tính toán. Dự toán ngân sách năm trong thời kỳ ổn định đối với dự toán ngân sách cấp huyện phải cân bằng giữa thu và chi. Các bước lập. Bước 1 : Công tác chuẩn bị. Xin ý kiến của thủ trưởng đơn vị về nhiệm vụ công tác trong năm kế hoạch. Lấy ý kiến của các tổ công tác để nắm được nhu cầu cần thiết cho năm kế hoạch. Tính toán tình hình thực hiện năm báo cáo và sơ bộ về tình hình năm kế hoạch. Bước 2 : Tiến hành lập dự toán: Tổ Hành chính-Quản trị-Kế toán: Căn cứ kế hoạch do các đơn vị lập, tổng hợp, lập kế hoạch dự toán thu, chi, cân đối ngân sách toàn bộ hoạt động tài chính, trình Giám đốc duyệt ký, gửi Trường, Bộ Nội vụ, lập kế hoạch về thu các chỉ tiêu xây dựng cơ bản, chi chương trình mục tiêu quốc gia tăng cường cơ sở vật chất, chi mua sắm sữa chửa thường xuyên tài sản cố định. Dự toán trường Cao đẳng Nội vụ Cơ sở Đà Nẵng khi trình lãnh đạo phải kèm theo các tài liệu sau. Báo cáo tình hình thực hiện Ngân sách trường Cao đẳng Nội vụ Cơ sở Đà Nẵng năm trước, phương hướng nhiệm vụ, mục tiêu, căn cứ xây dựng dự toán ngân sách và biện pháp thực hiện dự toán ngân sách. Danh mục các công trình xây dựng kết cấu hạ tầng kinh tế - xã hội Phương án phụ thu và sử dụng phụ thu Phương án huy động và sử dụng khoản đóng góp của các tổ chức cá nhân để đầu tư xây dựng công trình xây dựng kết cấu hạ tầng Các tài liệu khác nhằm thuyết minh rõ dự toán thu chi ngân sách huyện Nội dung của dự toán chi riêng Tổ Hành chính-Quản trị-Kế toán trường Cao đẳng Nội vụ Cơ sở Đà Nẵng Năm 2011 CƠ SỞ TRƯỜNG CAO ĐẲNG NỘI VỤ HÀ NỘI TẠI ĐÀ NẴNG CỘNG HOÀ Xà HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc DỰ TOÁN CHI NĂM KẾ HOẠCH Căn cứ vào kế hoạch thu chi ngân sách và nhu cầu chi tiêu Tổ Hành chính-Quản trị-Kế toán trường Cao đẳng Nội vụ Cơ sở Đà Nẵng. Tổ Hành chính-Quản trị-Kế toán trường Cao đẳng Nội vụ Cơ sở Đà Nẵng lập dự toán chi ngân sách nhà nước năm 2011 như sau: Mục Diễn giải Ước thực hiện năm 2011 Kế hoạch 2010 100 Lương chính 530,000,000 349,00,000 101 Tiền công 105,000,000 80,000,000 105 Phúc lợi tập thể 54,000,000 35,000,000 106 Các khoản đóng góp 86,000,000 60,000,000 BHXH 70,000,000 45,000,000 BHYT 10,000,000 4,000,000 KPCĐ 10,000,000 4,000,000 109 Thanh toán dịch vụ công cộng 50,000,000 30,000,000 110 Cung ứng văn phòng 65,000,000 45,000,000 111 Thông tin liên lạc 100,000,000 90,000,000 112 Hội nghị 50,000,000 35,000,000 113 Công tác phí 75,000,000 60,000,000 114 Chi phí thuê mướn 350,000,000 280,000,000 117 Sửa chữa thường xuyên TSCĐ 30,000,000 25,000,000 119 Chi phí NV chuyên môn 375,000,000 270,000,00 134 Chi khác 130,000,000 98,000,000 Mua sắm TCSĐ Cộng 1,800,000,000 1,500,000,000 Đà Nẵng, ngày 01tháng 10 năm 2011 Kế toán Thủ trưởng cơ quan Tài chính Sau khi lập dự toán chi năm được duyệt, kế toán phải lập dự toán quý cho quý sau. Để đảm bảo việc chi tiêu kịp thời chính xác. Lập dự toán là một khâu quan trọng không thể thiếu được của công tác kế toán, đảm bảo sự kịp thời đầy đủ, chính xác, đúng mục đích của đơn vị. Phải tôn trọng thời hạn lập dự toán đối với dự toán chi năm, lập vào quý 3 của năm trước và vào tháng cuối của quý trước đối với dự toán chi quý. Khi thực hiện đơn vị phải tuyệt đối chấp hành dự toán, sử dụng tiền việc nào vào việc ấy, không được phép điều hoà giữa các mục, khi sử dụng không hết phải hoàn trả lại cho ngân sách Nhà nước nếu trong năm, trong quý có công việc đột xuất vượt quá khả năng chi của đơn vị thì phòng kế toán phải lập kế hoạch chi bổ xung để cơ quan chủ quản là Sở tài chính xét duyệt cấp bằng lệnh chi tiền. Khi dự toán chi năm được duyệt vào cuối mỗi quý hiện hành kế toán lập dự toán chi năm căn cứ vào : Dự toán chi năm được duyệt Chi tiêu công tác các tháng của lập dự toán Tình hình thực của quý trước và quý này năm trước Phương pháp lập dự toán chi quý: Lập dự toán chi của 3 tháng thành dự toán chi của 1 quý, các khoản chi như : Tiền lương và phụ cấp lương là những khoản chi ít thay đổi nên có thể lập dự toán chi quý chia đều cho 3 tháng, Tổ Hành chính-Quản trị-Kế toán phải lập dự toán chi tiết đến từng tiểu mục để không ảnh hưởng đến quá trình thực hiện nhiệm vụ của Tổ Hành chính-Quản trị-Kế toán DỰ TOÁN CHI QUÝ 1 NĂM 2011 CỦA TỔ HÀNH CHÍNH-QUẢN TRỊ-KẾ TOÁN TRƯỜNG CAO ĐẲNG NỘI VỤ HÀ NỘI CƠ SỞ ĐÀ NẴNG Chương 018 loại 13 khoản 01 Đà Nẵng, ngày…tháng … năm 2002 Tổ Hành chính-Quản trị-Kế toán đơn vị tính : 1000 đồng L K M Tên mục Hạn mực kinh phí được duyệt Tổng số Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 13 10 100 Tiền lương 166.000 56.000 55,000 55.000 Tiền công 12,500 4,000 4,500 4,000 Phục lợi tập thể 4,500 1,500 1,500 1,000 Các khoản đóng góp 22,000 6,500 8,000 7,500 T.toán D.vụ công cộng 40,000 14,000 12,000 14,000 Cung ứng văn phòng 9,500 3,000 3,000 3,500 Thông tin liên lạc 15,0000 5,000 5,000 5,000 Hội nghị 8,000 8,000 Công tác phí 10,000 6,000 4,000 Chi phí thuê mướn 42,000 10,000 15,000 17,000 Sửa chữa TX TSCĐ Chi phí nghiệp vụ chuyên môn Chi khác Cộng Điều chỉnh dự toán chi Đối với kinh phí hoạt động thường xuyên được tự chủ, trong quá trình thực hiện, Cơ sở trường được điều chỉnh dự toán thu chi trong phạm vi nguồn tài chính được sử dụng phù hợp với tình hình thực tế. Văn bản điều chỉnh được gửi đến Kho Bạc Nhà nước nơi giao dịch để theo dõi, quản lý. Đối với các khoản kinh phí không thường xuyên bằng nguồn không tự chủ, việc điều chỉnh dự toán theo quy định hiện hành của Nhà nước. Công tác chấp hành dự toán Đơn vị, cá nhân chi tiêu kinh phí có trách nhiệm tập hợp chứng từ đúng quy định để thanh toán với Tổ Hành chính-Quản trị-Kế toán. Các khoản chi tiêu phải được quyết toán đúng niên độ kế toán. Mọi trường hợp nhận tạm ứng chi tiêu, sau thời điểm thực hiện công việc chậm nhất 30 ngày không tập hợp chứng từ thanh toán mà không có lý do chính đáng, Tổ Hành chính-Quản trị-Kế toán trừ vào lương của người nhận tạm ứng. Các cá nhân nào thực hiện không đúng quy định trên coi như chưa hoàn thành nhiệm vụ, đây là chỉ tiêu để bình xét thi đua cuối năm. Nguyên tắc cấp phát Có 2 nguyên tắc cấp phát : + cấp phát bằng lệnh chi tiền + Cấp phát bằng hạn mức kinh phí Quy trình cấp phát bằng hạn mức kinh phí. Căn cứ vào dự toán điều hành ngân sách quý, Tổ Hành chính-Quản trị-Kế toán thông báo hạn mức chi cho các trường sử dụng ngân sách đồng thời gửi kho bạc Nhà nước để làm cơ sở kiểm soát và thanh toán chi trả. Trường hợp Tổ Hành chính-Quản trị-Kế toán chưa thực hiện được việc thông báo hạn mức chi trực tiếp đến từng trường. Việc phân phối phải đảm bảo nguyên tắc tổng số hạn mức và chi tiết đến từng tiểu mục trong tháng của từng trường phải phù hợp với thông báo hạn mức chi ngân sách quy của Tổ Hành chính-Quản trị-Kế toán.Hạn mức chi quý (có chia ra tháng) được thông báo chi tiết theo các mục chi của ngân sách như: + Tiền lương + Tiền công + Phụ cấp lương + Học bổng học sinh, sinh viên + Tiền thưởng + Phúc lợi tập thể + Các khoản đóng góp + Sửa chữa thường xuyên TSCĐ + Sửa chữa lớn TSCĐ + Chi phí nghiệp vụ chuyên môn + Mua sắm TSCĐ + Các khoản thanh toán cho cá nhân + Thanh toán dịch vụ công cộng + Vật tư văn phòng + Thông tin tuyên truyền liên lạc + Hội nghị + Công tác phí + Chi phí thuê mướn + Chi khác Trong thời gian trước mắt, nếu Tổ Hành chính-Quản trị-Kế toán chưa có khả năng phân phối hạn mức đủ các mục chi kể trên thì tuỳ từng thời gian và điều kiện cụ thể Bộ Tài chính thông báo đến một số mục chi chủ yếu theo hướng dẫn hàng năm, các mục còn lại được thông báo vào mục chi khác. Căn cứ vào hạn mức Tổ Hành chính-Quản trị-Kế toán.Trưởng Tổ Hành chính-Quản trị-Kế toán ra lệnh chuẩn chi kèm theo hồ sơ thanh toán gửi kho bạc . Hạn mức chi tháng nào chỉ được cấp phát thanh toán cho mục chi đó. Nếu sử dụng chưa hết được chuyển sang tháng sau (quý sau) nhưng đến ngày 31/ 12 hạn mức chi không hết thì xoá bỏ. Hạn mức chi thuộc mục nào chỉ được cấp phát thanh toán cho mục đó. Khi rút hạn mức để chi tiêu, có thể rút từ mục "chi khác" để chi cho mục ngoài các mục chủ yếu, nhưng phải hạch toán và quyết toán đúng mục chi, tiểu mục chi của Mục lục ngân sách Nhà nước Trường hợp chưa có đủ điều kiện thực hiện cấp phát thanh toán kinh phí trực tiếp qua kho bạc cho các trường sử dụng ngân sách ở tất cả các khoản chi thì được phép cấp tạm ứng đối với một số khoản chi. Sau khi hoàn thành công việc và có đủ chứng từ thanh toán thì chuyển từ tạm ứng sang cấp phát. Quy trình cấp phát đối với hình thức cấp phát bằng lệnh chi tiền Căn cứ vào dự toán ngân sách quý và yêu cầu thực hiện nhiệm vụ chi, Tổ Hành chính-Quản trị-Kế toán, trưởng phòng Tổ Hành chính-Quản trị-Kế toán xem xét kiểm tra yêu cầu chi nếu hợp pháp thì ra lệnh chi trả. Việc phân bổ và giao dự toán ngân sách cho các trường phải kết thúc trước ngày 31/ 12 năm trước. Cho nên ngay từ đầu tháng 12 cũ Tổ Hành chính-Quản trị-Kế toán phải chuẩn bị đầy đủ các loại sổ sách kế toán cho năm mới. Đồng thời ghi ngày lên những dòng đầu của các loại sổ số dư đầu năm của các tài khoản từ sổ kế toán năm mới. Gạch một gạch ở dưới số dư đầu kỳ. Đối với công tác mở sổ đầu tháng, đầu quý cũng như công tác mở sổ đầu năm đối với tất cả các loại sổ thì ghi ngay lên dòng đầu các số dư của tháng trước, quý trước, năm trước chuyển sang sau đó mới ghi số liệu của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng mới, quý mới, năm mới. Chi dự toán ngân sách chi được duyệt khi có đủ điều kiện sau : - Đã có trong dự toán ngân sách được duyệt trừ 2 trường hợp sau + Dự toán ngân sách chưa được cơ quan có thẩm quyền quyết định . + Chi từ nguồn dự phòng ngân sách theo quyết định của cấp có thẩm quyền quy định - Đã được trưởng Tổ Hành chính-Quản trị-Kế toán hoặc được uỷ quyền chuẩn chi Cấp phát các khoản chi thường xuyên của Tổ Hành chính-Quản trị-Kế toán. Mức chi hàng quý được phân phối là hạn mức cao nhất mà các trường được chi trong quý Trong quá trình chấp hành ngân sách, nếu có sự thay đổi về thu, chi thì thực hiện như sau: Nếu có nhu cầu chi đột xuất ngoài dự toán nhưng không thể trì hoãn được mà có nguồn dự phòng đáp ứng nhu cầu chi đột xuất đó. Kế toán vốn bằng tiền Hàng tháng khi nhận được thông báo cấp phát hạn mức kinh phí, kế toán ghi vào sổ theo dõi hạn mức kinh phí. Nợ TK : 008 (0083) Kế toán tiến hành làm thủ tục rút hạn mức kinh phí được cấp về nhập quỹ sử dụng trong tháng, kế toán viết giấy thông báo hạn mức kinh phí được duyệt, giấy rút hạn mức kinh phí ngân sách địa phương, giấy đề nghị thanh toán và bảng kê chứng từ thanh toán, giấy đề nghị thanh toán tạm ứng (3 liên) theo đúng C, L, K, M, của số tiền cần rút. Sở tài chính CỘNG HOÀ Xà HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Ngân sách : ĐP Độc lập - Tự do – Hạnh phúc THÔNG BÁO HẠN MỨC KINH PHÍ ĐƯỢC DUYỆT Nơi nhận : đơn vị : số 03./ NSNN Phòng Tài chính duyệt hạn mức kinh phí quý 1 năm 2011 của Tổ Hành chính-Quản trị-Kế toán trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội Cơ sở Đà Nẵng. Chương 018C theo chi tiết : (Đơn vị tính : 1000 đồng) L K M Tên mục Hạn mực kinh phí được duyệt Tổng số Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 100 Tiền lương 15.500 5.880 5.313 4.307 101 Tiền công 2.961 987 987 987 105 Phục lợi tập thể 600 220 180 200 106 Các khoản đóng góp 2.872 1.135 1.000 737 109 T.toán D.vụ công cộng 4.000 1.400 1.400 1.200 110 Cung ứng văn phòng 1.800 700 400 700 111 Thông tin liên lạc 3.500 1.300 900 1.300 112 Hội nghị 400 400 113 Công tác phí 1.400 1.000 400 114 Chi phí thuê mướn 100 100 117 Sửa chữa TX TSCĐ 956 956 119 CF nghiệp vụ chuyên môn 1.967 967 600 400 134 Chi khác 600 600 Cộng 36.656 12.589 11.880 12.178 Đà Nẵng , ngày 10 tháng 01 năm 2011 Thẩm kế Trưởng phòng HCVX Trưởng phòng KHNS Trưởng phòng HC-QT-KT Đơn vị : Tổ HC-QT-KH Cơ Sơ Trường Cao đẳng Nội vụ tại Đà Nẵng Mẫu số : 01 – TT Địa chỉ : Khu đô thị mới Điện Nam, Điện Ngọc, Quảng Nam Số : 01 PHIẾU THU Ngày 26 tháng 01 năm 2011 Họ tên người nộp : Địa chỉ : Tổ Hành chính-Quản trị-Kế toán trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội Cơ sở Đà Nẵng Lý do nộp : Thanh toán lương và chi khác Số tiền : 12.589.000 đồng Bằng chữ: Mười hai triệu năm trăm tám mươi chín ngàn đồng chẵn. Kèm theo 2 chứng từ gốc. Phụ trách kế toán Người lập biểu Ký tên Ký tên Đã nhận đủ số tiền : viết bằng chữ : Mười một triệu năm trăm sáu mươi bảy ngàn đồng chẵn. Ngày 26 tháng 01 năm 2011 Thủ quỹ Ký tên Sau khi có phiếu thu, kế toán căn cứ vào số tiền viết bằng chữ và dấu (đã thanh toán). Trên phiếu thu kèm theo chứng từ gốc để ghi vào sổ quỹ tiền mặt. Kế toán cập nhật xong chuyển phiếu thu kèm theo chứng từ gốc cho kế toán giao dịch với kho bạc để ghi vào sổ theo dõi nguồn kinh phí, sổ theo dõi nguồn hạn mức kinh phí. Sau đó, căn cứ vào chứng từ gốc, kế toán sẽ gh sổ: Nợ TK: 111 Có TK: 461 (4612) Đồng thời ghi : có TK : 008 ( 0083) Quy trình ghi sổ cái 4612 Chứng từ kế toán Phần mềm kế toán Sổ cái 46121 Trong kỳ phát sinh các khoản chi kế toán viết phiếu chi kèm theo chứng từ gốc trình thủ trưởng đơn vị xét duyệt sau đó chuyển cho thủ quỹ chi tiền. Phiếu chi được đặt giấy than viết thành 2 liên, kèm theo các chứng từ gốc để chi trả, một liên lưu tại nơi kế toán thanh toán, một liên kèm với chứng từ gốc. Thủ quỹ phát tiền xong ghi vào sổ quỹ, sau đó chuyển phiếu chi cho kế toán thanh toán căn cứ để phản ánh vào Nhật ký- Sổ cái. Kế toán ghi : Nợ TK : 661 Có TK : 111 Quy trình ghi sổ cái 111 Sổ quỹ Phần mềm kế toán Sổ cái Chứng từ gốc 111 Khi thu học phí, thủ quỹ là người có trách nhiệm ghi biên lai. Căn cứ vào biên lai đã được ghi, thủ quỹ ghi vào sổ quỹ tiền mặt. Cuối ngày báo cáo lại cho kế toán, kế toán ghi phiếu thu hạch toán vào sổ tính nháp các khoản thu, sau đó nhập liệu vào máy, cuối tháng lập sổ cái, giấy nộp tiền vào tài khoản và nộp vào KBNN Khi chi tiền, kế toán dựa vào giấy đề nghị tạm ứng, các hóa đơn để ghi phiếu chi chi tiền tạm ứng cũng như thanh toán các khoản phải trả khác Sơ đồ hạch toán 511 111 112 Thu sự nghiệp và các khoản thu khác Xuất tiền mặt gửi kho bạc 112 312 Rút tiền gửi ngân hàng kho bạc Chi tạm ứng về nhập quỹ tiền mặt 46121 66121 Rút dự toán kinh phí về nhập quỹ Chi tiền mặt thanh toán các tiền mặt khoản chi trong dự toán Phương pháp hạch toán: Tại đơn vị nghiệp vụ phát sinh liên quan tới việc thu - chi tiền mặt chỉ gồm các khoản thu học phí từ học sinh, các khoản thu phí và các khoản chi mua khác….. Khi thu phí và các khoản thu khác bằng tiền mặt, ghi: Nợ TK 111 – Tiền mặt CƠ SỞ TRƯỜNG CAO ĐẲNG NỘI VỤ TẠI ĐÀ NẴNG SỔ QUỸ TIỀN MẶT Tháng 01 năm 2010 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Thu / chi Diễn giải Số tiền Ghi chú Ngày Số Thu Chi Tồn 04/01 05/01 05/01 07/01 12/01 17/01 17/01 20/01 04/01 05/01 05/01 07/01 12/01 17/01 17/01 20/01 59 60 50 51 52 61 53 54 Số dư đầu kỳ Thu học phí Rút ngân sách Nộp kho bạc Diệt mối Công tác đoàn Thu học phí Nộp kho bạc Nước uống Cộng phát sinh Tồn cuối kỳ 12,200,000 5,000,000 3,100,000 20,300,000 12,200,000 1,600,000 2,000,000 3,100,000 400,000 19,300,000 12,200,000 17,200,000 5,000,000 3,400,000 1,400,000 4,500,000 1,400,000 1,000,000 1,000,000 Ngày 30 tháng 01 năm 2010 Thủ quỹ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ cái CƠ SỞ TRƯỜNG CAO ĐẲNG NỘI VỤ TẠI ĐÀ NẴNG SỔ CÁI Tài khoản 111, Tiền mặt Tháng 01 năm 2011 Tờ……trang …… Chứng từ Nội dung Tài khoản đối ứng Số phát sinh Ngày Số Nợ Có P.TC CTGS Số dư đầu kỳ 04/01 05/01 05/01 07/01 12/01 17/01 17/01 20/01 0001 0004 0005 0006 0008 0003 0005 0013 59 60 50 51 52 61 53 54 Thu học phí Rút ngân sách Nộp kho bạc Diệt mối Công tác đoàn Thu học phí Nộp kho bạc Nước uống 511 46121 112 66121 66121 511 112 66121 12,200,000 5,000,000 3,100,000 12,200,000 1,600,000 2,000,000 3,100,000 400,000 Tổng số phát sinh Lũy kế cuối kỳ Số dư cuối kỳ 20,300,000 20,300,000 1,000,000 19,300,000 19,300,000 Kế toán căn cứ vào mặt sau của phiếu chi để ghi chi tiết theo từng nhóm, tiểu nhóm, mục, tiểu mục. Đồng thời, căn cứ vào chứng từ gốc kế toán ghi vào sổ tổng hợp chi hoạt động . Kế toán tài sản cố định Khi đơn vị được phép mua tài sản cố định (TSCĐ) về phục vụ nhu cầu hoạt động của đơn vị. Kế toán làm thủ tục đi mua TSCĐ. Khi TSCĐ về đến đơn vị, kế toán căn cứ vào hoá đơn mua TSCĐ hoặc phiếu xuất kho hợp lệ đã qua thủ tục kiểm nhận về số lượng và chất lượng để lập thể TSCĐ. Khi mua TSCĐ về sử dụng bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng, kế toán ghi : Nợ TK : 211 Có TK : 111 Hoặc Có TK : 112 Đồng thời căn cứ vào nguồn kinh phí dùng mua sắm TSCĐ. Nếu là nguồn kinh phí hoạt động kế toán ghi : Nợ TK : 661 Có TK : 466 Kế toán căn cứ vào chứng từ liên quan để phản ảnh vào Nhật ký-Sổ cái sau đó ghi vào sổ chi tiết hoạt động theo các mục và tiểu mục phù hợp. Vào cuối mỗi quý, đơn vị đều phải tiến hành kiểm kê và đánh giá lại TSCĐ làm căn cứ để ghi và báo cáo kết quả kiểm kê TSCĐ. Báo cáo này lập thành hai bản; 1 bản gửi cơ quan chủ quản và 1 bản lưu tại đơn vị. Báo cáo kết quả kiểm kê TSCĐ được gửi cùng với báo cáo quyết toán năm của đơn vị. Quy trình ghi sổ Sổ theo dõi TSCĐ và công cụ, dụng cụ Phần mềm kế toán Sổcái Chứng từ gốc Sơ đồ hạch toán 112, 46121 211, 213 214 Rút dự toán kinh phí, tiền Nguyên ghi giảm TSCĐ do giá trị gửi kho bạc mua TSCĐ giá thanh lý, nhượng bán còn lại Đồng thời ghi: 446 66121 466 Tăng nguồn kinh phí Giá trị đã hình thành TSCĐ hao mòn và tính vào chi hoạt động Phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ cái 211, sổ cái 466 như sau: CƠ SỞ TRƯỜNG CAO ĐẲNG NỘI VỤ HÀ NỘI TẠI ĐÀ NẴNG SỔ CÁI Tài khoản: 211, Tài sản cố định Tháng 01 năm 2010 Chứng từ Nội dung Tài khoản đối ứng Số phát sinh Ngày Số Nợ Có P.TC CTGS Số dư đầu kỳ 07/01 0007 1578 Máy điều hòa 46121 31,000,000 Tổng số phát sinh Lũy kế cuối kỳ Số dư cuối kỳ 31,000,000 31,000,000 SỔ CÁI Tài khoản: 466, Nguồn kinh phí hình thành tài sản cố định Tháng 01 năm 2010 Chứng từ Nội dung Tài khoản đối ứng Số phát sinh Ngày Số Nợ Có P.TC CTGS Số dư đầu kỳ 07/01 00007 1578 Máy photocopy 66121 31,000,000 Tổng số phát sinh Lũy kế cuối kỳ Số dư cuối kỳ 31,000,000 31,000,000 Kế toán thanh toán Thanh toán tiền lương cho cán bộ công nhân viên Tiền lương là một khoản chủ yếu của đơn vị, do vậy các đơn vị phải nắm vững số lao động, tình hình lao động của đơn vị mình. Đơn vị phải có một quyển số lượng riêng để theo dõi tiền lương của từng cán bộ công nhân viên và phải có bảng chấm công. Hàng tháng, căn cứ vào tiền lương của tháng trước trong sổ lương, bảng lương và phụ cấp lương, căn cứ vào sự thay đổi về lao động, về lương và phụ cấp lương, bảng chấm công của các cán bộ gửi đến. Kế toán đơn vị phải tính cụ thể tiền lương để trình thủ trưởng đơn vị ký duyệt, chuyển cho kế toán đơn vị viết giấy rút hạn mức kinh phí tiền lương tại kho bac, về viết phiếu thu nhập quỹ. Sau đó viết phiếu chi trả lương cho cán bộ công nhân viên và vào sổ tổng hợp tiền lương của đơn vị, sổ cấp phát. Đồng thời, trong quá trình thanh toán lương kế toán kết hợp thu lại các khoản thu cho ngân sách bằng cách khấu trừ vào tiền lương của công chức. Cách tính lương : Tổng thu nhập = Tiền lương + phụ cấp chức vụ + phụ cấp khu vực (nếu có) + phụ cấp trách nhiệm + phụ cấp thâm niên vượt khung Trong đó: Tiền lương (lương chính) = Hệ số lương * 650.000 Phụ cấp chức vụ = Hệ số phụ cấp chức vụ * 650.000 Phụ cấp thâm niên vượt khung = vượt khung 7% * 730.000 Các khoản khấu trừ BHXH + BHYT + BHTN = Tổng thu nhập * 8.5%Lương thực lãnh = Tổng thu nhập – Các khoản khấu trừ Các khoản khấu trừ như : BHXH: Là quỹ dùng để trợ cấp cho người lao động có tham gia đóng quỹ trong các trường hợp mất khả năng lao động, ốm đau, thai sản, mất sức lao động, hưu trí,….. Quỹ được trích 22% trên tổng quỹ lương. Trong đó người lao động đóng 6%, người sử dụng lao động 16% BHYT: Là quỹ dùng để đài thọ người lao động có tham gia đóng góp quỹ trong các hoạt động khám chữa bệnh. Quỹ được trích 4,5%. Trong đó người lao động đóng 1,5%, người sử dụng lao động 3% BHTN: 2% trong đó người lao động đóng 1%, người sử dụng lao động 1% KPCĐ: Là quỹ tài trợ cho hoạt động công đoàn các cấp, kinh phí công đoàn được trích theo 2% trên tổng quỹ lương. Khi tính tiền lương phải trả cho cán bộ công nhân viên trong đơn vị, kế toán ghi sổ Sơ đồ hạch toán tiền lương 332 334 66121 BHXH, BHYT, KPCĐ phải nộp Quyết toán tiền lương và khấu trừ vào lương phải trả các khoản phải trả CB – CNV 46121 Chi tiền lương và các khoản phải trả khác cho CB – CNV Chứng từ kế toán Phần mềm kế toán Sổ cái 334 Quy trình ghi sổ SỔ CÁI Tháng 01năm 2011 Tài khoản: 334, Phải trả công chức, viên chức Chứng từ Nội dung TK ĐƯ Số phát sinh Ngày Số Nợ Có P.TC CTGS Số dư đầu kỳ 03/01 0002 BL01/2010 Chi lương tháng 1 46121 20,197,710 03/01 0002 Quyết toán lương 66121 20,197,710 03/01 0001 BL01/2010 Trích 7% BHXH, BHTN trừ lương 3321 1,545,180 03/01 0001 BL01/2010 Trích 1,5% BHYT trừ lương 3322 331,110 03/01 0001 66121 1,876,290 Tổng số phát sinh Lũy kế cuối kỳ Số dư đến cuối kỳ 22,074,000 22,074,000 22,074,000 22,074,000 Ngày… tháng…năm Người ghi sổ Kế toán trưởng thủ trưởng đơn vị Thanh toán bảo hiểm Hàng tháng, kế toán tiến hành trích nộp bảo hiểm, kế toán viết giấy rút HMKP kiểm chuyển khoản, chuyển tiền thư, điện, cấp séc bảo chi để chuyển tiền của đơn vị của kho bạc, nộp cho cơ quan bảo hiểm cùng cấp. Giấy rút HMKP này viết 6 liên Kế toán mang giấy rút HMKP và giấy đề nghị thanh toán sang kho bạc làm thủ tục thanh toán. Khi kho bạc chấp nhận thanh toán kế toán xin lại 1 liên làm chứng từ gốc để về ghi sổ + Khi tính BHXH, kế toán ghi: a. Nợ TK : 661 (6612) Có TK : 332 b. Nợi TK : 334 Có TK: 332 + Khi nộp tiền cho cơ quan BHXH, kế toán ghi : c. Nợ TK : 332 Có TK : 461 (4612) ĐT ghi : Có TK : 008. Sơ đồ hạch toán 46121 332 334 Rút dự toán nộp các khoản đóng Tính BHXH, BHYT, góp BHXH, BHYT, BHTN BHTN khấu trừ vào lương 66121 Hàng tháng trích BHXH, BHYT,BHTN tính vào chi hoạt động thường xuyên SỔ CÁI Tháng 01 năm 2010 Tài khoản: 3321, Bảo hiểm xã hội Chứng từ Nội dung TK ĐƯ Số phát sinh Ngày Số Nợ Có P.TC CTGS Số dư đầu kỳ 03/01 00001 BL01/2010 Trích 7% BHXH trừ lương tháng 01 334 1,545,180 03/01 00001 BL01/2010 Trích nộp 7%BHXH 46121 1,545,180 03/01 00001 BL01/2010 Nộp 16% BHXH 46121 5,344,384 03/01 00001 BL01/2010 Nộp 1% BHTN 46121 334,024 03/01 00001 BL01/2010 K/c 16% BHXH 66121 5,344,384 03/01 00001 BL01/2010 K/c 1% BHTN 66121 334,024 Tổng số phát sinh Lũy kế đến cuối kỳ Số dư đến cuối kỳ 7,223,588 7,223,588 7,223,588 7,223,588 Ngày… tháng…năm …… Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị CƠ SỞ TRƯỜNG CAO ĐẲNG NỘI VỤ HÀ NỘI TẠI ĐÀ NẴNG SỔ CÁI Tháng 01 năm 2010 Tài khoản: 3322, Bảo hiểm y tế Chứng từ Nội dung TK ĐƯ Số phát sinh Ngày Số Nợ Có P.TC CTGS Số dư đầu kỳ 03/01 0001 BL01/2010 Trích 1,5% BHYT trừ lương tháng 01 334 331,110 03/01 0001 BL01/2010 Trích nộp 1,5% BHYT 46121 331,110 03/01 0001 BL01/2010 Nộp 3% BHYT 46121 1,002,02 03/01 0001 BL01/2010 K/c 3% BHYT 66121 1,002,072 Tổng số phát sinh Lũy kế cuối kỳ Số dư cuối kỳ 1,333,182 1,333,182 1,333,182 1,333,182 Ngày… tháng…năm …… Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Thanh toán công tác phí . Khi cán bộ của cơ quan được cử đi công tác về, kế toán tiến hành thanh toán công tác phí hợp lý, hợp lệ cho cán bộ đó. Cán bộ đi công tác về : Kế toán tiền hanh thanh toán công tác phí cho cán bộ căn cứ vào giấy đi đường, kiểm tra lại thời gian, địa điểm, vé tàu xe, dấu của cơ quan nơi đồng chí đến công tác. Kế toán tiến hành viết phiếu chi (2 liên) kèm theo giấy đi đường làm chứng từ gốc trình kế toán trưởng, trưởng phòng TC - KH ký duyệt. Sau đó, chuyển phiếu chi cho thủ quỹ thanh toán tiền công tác phí cho đồng chí Giang. Thủ quỹ phát tiền xong ghi vào sổ quỹ sau đó chuyển phiếu chi cho kế toán phản ánh vào sổ, kế toán ghi: Nợ TK : 661 Có TK : 111 Thanh toán với người bán : Hàng ngày, khi văn phòng phẩm phục vụ cho hoạt động của đơn vị, kế toán tiến hành thanh toán, có thể thanh toán ngày hoặc cuối tháng thanh toán một lần Kế toán viết phiếu chi trả tiền mua hàng hóa, dịch vụ, trình kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị ký duyệt, chuyển phiếu chi cho thủ quỹ xuất tiền trả cho người bán. Thủ quỹ xuất tiền xong, chuyển phiếu chi cho kế toán làm căn cứ để ghi vào sổ quỹ và lập nên chứng từ thanh toán, kế toán ghi: Nợ TK : 661 (6612) Có TK : 111 (1111) Kế toán quan hệ với kho bạc : Kế toán quan hệ với kho bạc có nhiệm vụ Phản ánh số hiện có, tình hình biến động tiền của đơn vị gửi tại Kho bạc Căn cứ để hạch toán trên TK 112 là giấy báo có, báo nợ của Kho bạc kèm theo các chứng từ gốc. Kế toán phải tổ chức thực hiện việc theo dõi tiền gửi về kinh phí hoạt động. Định kỳ kiểm tra, đối chiếu nhằm đảm bảo số liệu gửi vào, rút ra và tồn cuối kỳ khớp đúng với số liệu của Kho bạc quản lý. Chứng từ sổ sách kế toán gồm có: - Giấy nộp tiền vào tài khoản - Ủy nhiệm chi, ủy nhiệm thu….. - Sổ tiền gửi Kho bạc, sổ cái Kế toán dựa vào các hóa đơn, chuyển khoản thanh toán các khoản chi dùng trong đơn vị, dựa vào phiếu thu lập giấy nộp tiền vào tài khoản. Sau đó ghi vào sổ tính nháp, nhập dữ liệu vào máy, cuối cùng lập sổ cái. Quy trình ghi sổ Sổ tiền gửi kho bạc Phần mềm kế toán Sổ cái Chứng từ gốc 112 Sơ đồ hạch toán 111 112 153,211, 213 Xuất quỹ tiền mặt nộp vào Mua dụng cụ, TSCĐ bằng Ngân hàng, Kho bạc tiền gửi Kho bạc 66121 Chi các hoạt động bằng tiền gửi Kho bạc SỔ TIỀN GỬI NGÂN HÀNG, KHO BẠC Nơi mở tài khoản giao dịch: Số hiệu tài khoản tại nơi gửi: Loại tiền gửi: VNĐ Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Số tiền Ghi chú Số hiệu Ngày, tháng Gửi vào Rút ra Còn lại 05/01 06/01 07/01 08/01 17/01 PC50 0974 1420 1052 PC53 05/01 06/01 07/01 08/01 17/01 Số dư đầu kỳ Nộp kho bạc Điện thoại Máy nước nóng Sách báo Nộp kho bạc Tổng Cộng Tồn 12,200,000 3,100,000 15,300,000 250,000 1,700,000 700,000 2,650,000 12,200,000 11,950,000 10,250,000 9,550,000 12,650,000 12,650,000 Phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ cái 112 như sau: CƠ SỞ TRƯỜNG CAO ĐẲNG NỘI VỤ HÀ NỘI TẠI ĐÀ NẴNG SỔ CÁI Tài khoản: 112, Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc Tháng 01 năm 2011 Chứng từ Nội dung Tài khoản đối ứng Số phát sinh Ngày Số Nợ Có P.TC CTGS Số dư đầu kỳ 05/01 06/01 07/01 08/01 17/01 00005 00011 00007 00012 00005 PC50 097487 1420 1052 PC53 Nộp kho bạc Điện thoại Máy nước nóng Sách báo Nộp kho bạc 111 66121 66121 66121 111 12,200,000 3,100,000 250,000 1,700,000 700,000 Tổng số phát sinh Lũy kế cuối kỳ Số dư cuối kỳ 15,300,000 15,300,000 12,650,000 15,300,000 15,300,000 Không ghi vào khu vực này GIẤY NỘP TIỀN VÀO TÀI KHOẢN Mẫu số C4 – 09/KB Lập ngày 05 tháng 01 năm 2011. Số: 01/04 Phần do KBNN ghi Nợ TK: 321.01.00.00090 Có TK: 511.02.01.00001 Mã quỹ: 01 Mã ĐBHC 785HH Mã KBNN: 126 Người nộp: Nguyễn Thị Tâm Địa chỉ: CƠ SỞ TRƯỜNG CA ĐẲNG NỘI VỤ HÀ NỘI TẠI ĐÀ NẴNG Nộp vào tài khoản số:934.03.16.00074 Tại KBNN: Tỉnh Quảng Nam Của: CƠ SỞ TRƯỜNG CA ĐẲNG NỘI VỤ HÀ NỘI TẠI ĐÀ NẴNG Mã ĐVQHNS: 1026226 NỘI DUNG NỘP SỐ TIỀN Học phí năm 2010 – 2011 (Bổ sung) 12,200,000 Cộng 12,200,000 Tổng số tiền viết bằng chữ: Mười hai triệu hai trăm ngàn đồng KBNN ghi sổ và thanh toán ngày ……/…./….. Người nộp tiền Thủ quỹ Kế toán Kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ tên) PHẦN III: ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN VÀ MỘT SỐ GIẢI PHÁP 3.1 Nhận xét chung: Kể từ ngày thành lập trường thì trường đã trưởng thành và lớn mạnh không ngừng về mọi mặt trong công tác quản lý nói chung cũng như trong công tác kế toán nói riêng. Kế toán tại đơn vị đã phản ánh chặc chẽ, toàn diện về tài sản của đơn vị, cung cấp mọi thông tin chính xác và kịp thời khi thủ trưởng cần 3.2 Nhận xét cụ thể: Do trường có tổ chức với quy mô nhỏ, nên kế toán kịp thời theo dõi tình hình biến động các thông tin tại đơn vị Công tác kế toán tại đơn vị dựa trên tình hình thực tế của trường và vận dụng sáng tạo chế độ kế toán hiện hành. Kế toán đã áp dụng hình thức thu học phí trực tiếp trên phầm mềm exel thay cho việc thu học phí một cách thủ công (ghi chép trên chứng từ rồi vào sổ). Đây là một sang kiến giúp cho công tác kế toán trở nên nhanh, gọn, chính xác và tìm kiếm dễ dàng hơn. Quản lý thu học phí, lệ phí, các khoản thu hộ chi hộ cho học sinh, sinh viên trực tiếp trên phần mềm kế toán Misa Mimosa. Đây là một sáng kiến giúp kế toán quản lý một cách dễ dàng các khoản thu, chi hộ cho học sinh. 3.3 Về hình thức kế toán: Hiện tại, đơn vị sử dụng hình thức kế toán là hình thức kế toán máy và ghi sổ cái nên mẫu sổ đơn giản, dễ làm. Ngoài ra, việc áp dụng kế toán máy đảm bỏ thống nhất đồng bộ hệ thống không chỉ riêng ở bộ phận kế toán. Bên cạnh đó nó sẽ tiết kiệm được thời gian. 3.4 Một số kiến nghị: Tổ chức hạch toán kế toán tại đơn vị có hiệu quả hay không còn phụ thuộc rất lớn vào cách tổ chức bộ máy kế toán tại đơn vị. Nó có ý nghĩa thiết thực không chỉ đối với nhà trường mà còn cần thiết cho các cơ quan Nhà nước liên quan. Do vậy, việc không ngừng cải tiến, nâng cao chất lượng bộ máy kế toán là vần đề mà trường cần quan tâm. Từ thực tế thực tập tại trường, nhà trường nên: Thường xuyên theo dõi, nâng cấp các phần mềm mà nhà trường đang sử dụng, nhất là phần mềm kế toán. Phần mềm này thường hay bị lỗi. Do nhà trường áp dụng hình thức kế toán máy, nên máy vi tính luôn cần được bảo trì. Đây là một công cụ ảnh hưởng không ít đế công tác kế toán. Cần có tổ chức lưu trữ cho hợp lý để phòng tránh bị mất dữ liệu. Nhà trường nên có kế hoạch đào tạo, nâng cao trình độ nhân viên tại quý trường, bồi dưỡng và bố trí nhân viên hợp lý. Bộ máy kế toán phải thực hiện đúng chính sách, chế độ quy định về quản lý kinh tế tài chính. Tham gia các lớp huấn luyện, bồi dưỡng nghiệp vụ nhằm hạn chế những sai sót nếu có. KẾT LUẬN Trong quá trình nghiên cứu tìm hiểu thực tiễn, em đã mạnh dạn đi sâu vào đề tài: “Tổ chức công tác kế toán chi hành chính sự nghiệp tại Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội cơ sở tại Đà Nẵng” Chuyên đề đã đề cập và giải quyết một số vấn đề về tổ chức bộ máy công tác kế toán chi tại Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội cơ sở tại Đà Nẵng. Trên cơ sở thực tế đã nêu, chuyên đề đã đi vào phân tích những vấn đề công tác kế toán tại trường. Và em nhận thấy mình cần phải học hỏi nhiều thêm nữa. Kế toán tài chính doanh nghiệp em theo học tại trường là lý thuyết, nền tảng thúc đẩy em tìm hiểu thêm về kế toán hành chính sự nghiệp là gì. Có sự khác biệt như thế nào giữa hai vấn đề này không. Và em vận dụng lý luận đã tìm hiểu đưa vào thực tiễn và từ thực tiễn làm rõ lý luận. Tuy nhiên, do thời gian và trình độ hạn chế nên chuyên đề tốt nghiệp của em không tránh khỏi những thiếu xót, em mong được sự chỉ bảo, góp ý cũng như phê bình của các Thầy Cô giáo để chuyên đề được hoàn thiện hơn. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn Cô Trần Lương Nguyệt và các cô chú, anh chị tại phòng kế toán tại đơn vị em thực tập đã nhiệt tình hướng dẫn em hoàn thành bản chuyên đề này. MỤC LỤC PHẦN I: SƠ LƯỢC VỀ TRƯỜNG CAO ĐẲNG NỘI VỤ TẠI ĐÀ NẴNG ……………………………………………………………………………………....... 3 1.1Quá trình thành lập trường Cao Đẳng Nội Vụ tại Đà Nẵng: 3 1.2Chức năng nhiệm vụ chính của đơn vị 3 1.2.1Chức năng: 3 1.2.2Nhiệm vụ và quyền hạn: 3 1.3Tổng kinh phí từ các nguồn thu của trường trong 3 năm gần đây: 4 1.4Tổ chức bộ máy quản lý: 4 1.5Tổ chức bộ máy kế toán: 5 1.5.1Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán 5 1.5.2 Chức năng nhiệm vụ 5 PHẦN II. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN VÀ CÁC KHOẢN CHI HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP Ở PHÒNG KẾ HOẠCH - TÀI CHÍNH TẠI TRƯỜNG CAO ĐẲNG NỘI VỤ HÀ NỘI CHI CƠ SỞ TẠI ĐÀ NẴNG5 2.1Lập dự toán chi 7 2.1.1Nhiệm vụ quyền hạn, quản lý của Tổ Hành chính-Quản trị-Kế toán trường Cao đẳng Nội vụ Cơ sở Đà Nẵng:………………………………………………… 7 2.1.2Căn cứ lập dự toán:………………………………………………………… 7 2.1.3Yêu cầu đối với lập dự toán………………………………………………... 8 2.1.4Các bước lập………………………………………………………………… 8 2.2Điều chỉnh dự toán chi…………………………………………………………... 12 2.3Công tác chấp hành dự toán ……………………………………………………. 12 2.3.1Nguyên tắc cấp phát…………………………………………………………… 12 2.3.2Kế toán vốn bằng tiền…………………………………………………………. 15 2.3.3Kế toán tài sản cố định………………………………………………………… 20 2.3.4Kế toán thanh toán…………………………………………………………….. 22 2.3.4.1Thanh toán tiền lương cho cán bộ công nhân viên………………………… 22 2.3.4.2Thanh toán bảo hiểm ……………………………………………………… 25 2.3.4.3Thanh toán công tác phí ………………………………………………….. 27 2.3.4.4Thanh toán với người bán :……………………………………………….. 28 2.3.5Kế toán quan hệ với kho bạc :…………………………………………… 28 PHẦN III: ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN VÀ MỘT SỐ GIẢI PHÁP……………………………………………………………………... 32 3.1 Nhận xét chung……………………………………………………………32 3.2 Nhận xét cụ thể:……………………………………………………….....32 3.3 Về hình thức kế toán:……………………………………………………32 3.4 Một số kiến nghị:………………………………………………………...32 KẾT LUẬN…………………………………………………………………..34