Đề tài Tổ chức công tác kế toán hàng tồn kho trong các Doanh nghiệp ở Việt Nam hiện nay

hiện nay. 9 I. Tổ chức kế toán chi tiết hàng tồn kho. 9 1. Tổ chức kế toán chi tiết hàng tồn kho. 9 2. Tổ chức chứng từ kế toán hàng tồn kho. 9 3. Tổ chức tài khoản chi tiết hàng tồn kho. 10 4. Tổ chức sổ kế toán chi tiết hàng tồn kho. 10 5. Tổ chức báo cáo kế toán hàng tồn kho. 11 6. Phương pháp kế toán chi tiết hàng tồn kho. 12 II. Phương pháo kế toán hàng tồn kho. 12 1. Xác định giá trị hàng tồn kho. 12 2. Phương pháp kế toán hàng tồn kho. 15 3. Kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho. 16 4. Ghi nhận chi phí 17 25. ảnh hưởng của kế toán hàng tồn kho đến chỉ tiêu trên Báo cáo tài chính. 18 Phần III. Một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức kế toán hàng tồn kho trong các doanh nghiệp ở Việt Nam hiện nay. 20 1. Về phạm vi của chỉ tiêu hàng tồn kho. 20 2. Về phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho. 20 3. Về hệ thống tài khoản kế toán hàng tồn kho. 21 4. Về phương pháp hạch toán kế toán hàng tồn kho. 24 5. Về chế độ trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. 24 Kết luận. 26 3Lời mở đầu Trong nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp không những phải xác lập được vị trí của mình mà còn phải không ngừng phải vươn lên để khẳng định sự tồn tại ở vị trí đó và tiếp tục phát triển mạnh mẽ hơn. Sự hiện diện của doanh nghiệp đó không phải bất biến. Vậy làm sao để có thể tạo dựng cho mình một tư thế vững chãi trước phong ba, thử thách của quy luật cạnh tranh đôi khi là nghiệt ngã của cơ chế thị trường? Phải chăng doanh nghiệp cứ đảm bảo chất lượng sản phẩm là có thể thu hút, giữ chân khách hàng, từ đó mà phát triển? Câu trả lời không phải là như vậy vì trong những điều kiện rộng mở của nền kinh tế thị trường, một loại sản phẩm đâu phải chỉ do một doanh nghiệp cung cấp. Nhằm làm cho sản phẩm của doanh nghiệp phù hợp với nhu cầu thị trường, các nhà cung cấp đều ra sức tìm tòi, nghiên cứu, áp dụng những tiến bộ khoa học kỹ thuật để ra mắt những thế hệ sản phẩm ngày càng ưu việt hơn. Trả lời cho câu hỏi“ Tồn tại hay không tồn tại?”, mỗi doanh nghiệp phải giải quyết rất nhiều vấn đề khác bên cạnh việc không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm trong đó vấn đề tiết kiệm chi phí hạ giá thành sản phẩm bằng việc tổ chức tốt công tác kế toán hàng tồn kho: đúng, đủ và tính toán chính xác giá thành là một giải pháp ít tốn kém mà rất hiệu quả. ý thức được tác dụng to lớn của việc hạ giá thành sản phẩm để tạo ra lợi thế trong cạnh tranh, các doanh nghiệp luôn cải tiến công tác kế toán phù hợp với cơ chế quản lý của Nhà nước trong điều kiện nền kinh tế thị trường, Chế độ Kế toán Việt Nam hiện hành, Chuẩn mực Kế toán Việt Nam nói riêng và Chuẩn mực Kế toán Quốc tế nói chung. Để công tác kế toán nói chung, kế toán hàng tồn kho nói riêng ttrở thành công cụ hữu hiệu hơn trong việc tạo quá trình hoạt động kinh doanh hiệu quả đem lại lợi nhuận cho doanh nghiệp, cần đi sâu nghiên cứu một cách cụ thể để tìm ra những ưu điểm để phát huy và những bất cập, vướng mắc để kiến nghị đồng thời đưa ra những phương 4hướng, giải pháp cụ thể nhằm xây dựng hoàn thiện Chế độ Kế toán và Chuẩn mực Kế toán Việt Nam với mục đích phát huy hơn nữa tác dụng vai trò của kế toán. Đồng thời trong quá trình tìm hiểu ấy cũg chính là quá trình em được tiếp cận với thực tiễn công việc kế toán, giúp em nâng cao kiến thức và nghiệp vụ kế toán của mình. Xuất phát từ lý luận và thực tiễn như vậy, em đã chọn đề tài: “ Tổ chức công tác kế toán hàng tồn kho trong các Doanh nghiệp ở Việt Nam hiện nay” cho đề án môn học của mình. Nội dung đề án môn học gồm những phần sau: Phần I: Một số vấn đề lý luận chung về tổ chức kế toán hàng tồn kho trong các doanh nghiệp ở Việt Nam hiện nay. Phần II: Thực trạng công tác tổ chức công tác kế toán hàng tồn kho trong các doanh nghiệp ở Việt Nam hiện nay. Phần III: Một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán hàng tồn kho trong các doanh nghiệp ở Việt Nam hiện nay. Trong một khoảng thời gian hạn chế và kiến thức về nghiệp vụ kế toán còn hạn hẹp, chắc rằng đề án môn học của em không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong được sự góp ý phê bình của các thầy cô giáo. Để hoàn thành tốt đề án môn học em đã được cô giáo Đặng Thuý Hằng hướng dẫn và giúp đỡ tận tình. Em xin chân thành cảm ơn. Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thị Phương Thu 5Phần I: Một số vấn đề lý luận chung về tổ chức kế toán hàng tồn kho trong các doanh nghiệp ở Việt Nam hiện nay. I. Cơ sở lý luận chung về hàng tồn kho. 1. Bản chất và nội dung kinh tế của hàng tồn kho. Quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh là quá trình biến đổi một cách có ý thức, có mục đích các yếu tố đầu vào, sản xuất tạo ra các sản phẩm nhất định. Để tiến hành hoạt động sản xuất, người sản xuất phải bỏ ra chi phí về thù lao lao động, tư liệu lao động và đối tượng lao động hay nói cách khác quá trình sản xuất kinh doanh là quá trình lập kế hoạnh mua, dự trữ, sản xuất và tiêu thụ các yếu tố đầu vào nói trên. Đối với doanh nghiệp sản xuất phải đảm bảo việc cung cấp vật tư đầy đủ kịp thời cả về số lượng và chất lượng, đó là đối tượng lao động cấu thành thực thể sản phẩm. Đối với doanh nghiệp thương mại phải đảm bảo mua, dự trữ hàng hoá hợp lý cả về số lượng, chất lượng và giá trị. Các yếu tố đầu vào: vật tư, hàng hoá tham gia phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh được gọi chung là hàng tồn kho. Đối với kế toán: “ Hàng tồn kho là chỉ tiêu tổng hợp phản ánh trị giá các loại tài sản dự trữ cho quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp (sau khi đã trừ dự phòng giảm giá hàng tồn kho) đến thời điểm báo cáo”. Như vậy khái niệm hàng tồn kho theo quan điểm của kế toán phải là những tài sản: - Được giữ để bán trong quá trình sản xuất, kinh doanh bình thường. - Đang trong quá trình sản xuất kinh doanh dở dang. - Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ. Đồng thời giá trị của chúng phải là giá trị khi trình bày trên Báo cáo tài chính, là giá trị của hàng tồn kho hiện có tại thời điểm lập Báo cáo tài chính. 2. Các loại hàng tồn kho. Theo quy định của chế độ kế toán hiện hành ở Việt Nam hàng tồn kho bao gồm: 6- Hàng hoá mua về để bán bao gồm: Hàng hoá tồn kho, hàng mua đang đi trên đường, hàng gửi bán, hàng hoá gửi đi gia công chế biến - Thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán. - Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho, gửi đi gia công chế biến và đã mua đang đi trên đường. - Sản phẩm dở dang bao gồm: sản phẩm chưa hoàn thành, sản phẩm hoàn thành chưa làm thủ tục nhập kho. - Chi phí dịch vụ dở dang. 3. Yêu cầu và nhiệm vụ của kế toán hàng tồn kho. Kế toán hàng tồn kho là quá trình theo dõi và phản ánh số hiện có và tình hình biến động của các đối tượng kế toán thuộc nhóm hàng tồn kho: nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng mua đang đi trên đường, hàng hoá và hàng gửi đi bán. Muốn theo dõi, phản ánh kịp thời số hiện có và tình hình biến động của hàng tồn kho lại phải dựa trên cơ sở xem xét tính chính xác của việc luân chuyển hàng tồn kho, đồng thời tính toán đúng và đủ trị giá vốn hàng tồn kho nhập, xuất, tiêu thụ theo đúng chế độ quy định giúp doanh nghiệp xác định đúng đắn kết quả tài chính, tránh lãi giả, lỗ thật. Điều này có ý nghĩa hết sức quan trọng và thiết thực đối với việc tăng cường, cải tiến công tác quản lý đôi với hàng tồn kho ở từng loại hình doanh nghiệp nói riêng và quản lý tài sản của doanh nghiệp nói chung. Để đáp ứng được yêu cầu quản lý hàng tồn kho kịp thời cung cấp thông tin cho các nhà quản trị doanh nghiệp, kế toán hàng tồn kho cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau: - Ghi chép và phản ánh đầy đủ kịp thời số hiện có và tình hình luân chuyển của vật tư, hàng hoá cả về giá trị và hiện vật. Tính toán đúng đắn trị giá vốn thực tế của vật tư, hàng hoá nhập, xuất kho và tiêu thụ nhằm cung cấp thông tin kịp thời và chính xác phục vụ cho yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. 7- Kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạnh về mua vật tư hàng hoá, kế hoạnh sử dụng vật tư cho sản xuất và kế hoạnh bán hàng hoá. - Tổ chức kế toán phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho cung cấp thông tin phục vụ cho việc lập Báo cáo tài chính và phân tích hoạt động kinh doanh II. Tổ chức kế toán hàng tồn kho. Hàng tồn kho là một chỉ tiêu rất quan trọng của doanh nghiệp, là một bộ phận tài sản có giá trị lớn tại doanh nghiệp, việc quản lý, sủ dụng có hiệu quả hàng tồn kho là một trong những nhân tố mang tính chất quyết định đến hiệu qủa kinh và lợi nhuận của doanh nghiệp, đồng thời nó có ảnh hưởng lớn đến uy tín của doanh nghiệp trong kinh doanh. Để phục vụ cho công tác kế toán bộ phận tài sản quan trọng và phức tạp này, Nhà nước ngoài việc ban hành chế độ kế toán để hướng dẫn ghi chép thống nhất các hoạt động hàng tồn kho, Nhà nước đã có quy định về những vấn đề rất cơ bản mang tính nguyên tắc và phương pháp kế toán về hàng tồn kho làm cơ sở ghi chép kế toán và Báo cáo tài chính chung cho mọi thành phần kinh tế và mọi loại hinhf doanh nghiệp. Những nguyên tắc và phương pháp kế toán cơ bản chung nhất về hàng tồn kho được gọi là Chuẩn mực Kế toán hàng tồn kho (Chuẩn mực số 02- Hàng tồn kho). Chuẩn mực Kế toán hàng tồn kho đề cập các nội dung liên quan để xác định chi phí, giá thành làm căn cứ để xác định lợi nhuận kế toán của doanh nghiệp. 1. Xác định giá trị hàng tồn kho. Hàng tồn kho được tính theo giá gốc. Trường hợp gía trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì phải tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được. 2. Giá gốc hàng tồn kho. Giá gốc hàng tồn kho bao gồm: chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực ttiếp khác để có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại. 82.1. Chi phí mua. Chi phí mua của hàng tồn kho bao gồm giá mua, các loại thuế không được hoàn lại, chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua hàng và các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc mua hàng tồn kho. Các khoản chiết khấu thương mại và giảm giá hàng mua do hàng mua không đúng quy cách, phẩm chất được trừ khỏi chi phí mua. 2.2. Chi phí chế biến. Chi phí chế biến hàng tồn kho bao gồm những chi phí có liên quan trực tiếp đến sản phẩm sản xuất, như chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung cố định và chi phí sản xuất chung biến đổi phát sinh trong quá trình chuyển hoá nguyên liệu, vật liệu thành thành phẩm. - - Chi phí sản xuất chung cố định là những chi phí sản xuất gián tiếp, thường không thay đổi theo khối lượng sản phẩm sản xuất như chi phí khấu hao, chi phí bảo dưỡng máy móc, thiết bị, nhà xưởng …và chi phí quản lý hành chính ở các phân xưởng sản xuất. Chi phí sản xuất chung cố định phân bổ vào chi phí chế biến cho mỗi đơn vị sản phẩm được dựa trên công suất bình thường của máy móc sản xuất. Công suất bình thường là số lượng sản phẩm đạt được ở mức trung bình trong các điều kiện bình thường. - Chi phí sản xuất chung biến đổi là những chi phí sản xuất gián tiếp, thường thay đổi trực tiếp hoặc gần như trực tiếp theo khối lượng sản phẩm sản xuất như chi phí nguyên vật liệu gián tiếp, chi phí nhân công gián tiếp. Chi phí sản xuất chung biến đổi được phân bổ hết vào chi phí chế biến cho mỗi đơn vị sản phẩm theo chi phí thực tế phát sinh. 2.3. Chi phí liên quan trực tiếp khác. Chi phí liên quan trực tiếp khác tính vào giá gốc hàng tồn kho bao gồm các khoản chi phí khác ngoài chi phí mua và chi phí chế biến biến hàng tồn kho. Ví dụ, trong giá gốc thành phẩm có thể bao gồm chi phí thiết kế sản phẩm cho một đơn đặt hàng cụ thể. 92.4. Chi phí không tính vào giá gốc hàng tồn kho. Chi phí không tính vào giá gốc hàng tồn kho gồm: - Chi phí nguyên vật liệu, nhiên liệu, chi phí nhân công và các chi phí sản xuất, kinh doanh phát sinh trên mức bình thường. - Chi phí bảo quản hàng tồn kho trừ các khoản chi phí bảo quản hàng tồn kho cần thiết cho quá trình sản xuất tiếp theo. - Chi phí bán hàng - Chi phí quản lý doanh nghiệp 2.5. Chi phí cung cấp dịch vụ. Chi phí cung cấp dịch vụ bao gồm chi phí nhân viên và các chi phí khác liên quan trực tiếp đến việc cung cấp dịch vụ như chi phí giám sát và các chi phí chung có liên quan: chi phí nhân viên, chi phí khác liên quan đến bán hàng và quản lý doanh nghiệp không được tính vào chi phí cung cấp dịch vụ. 3. Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho. Việc tính giá trị hàng tồn kho được áp dụng theo một trong các phương pháp sau: - Phương pháp tính theo giá đích danh - Phương pháp bình quân gia quyền - Phương pháp nhập trước, xuất trước - Phương pháp nhập sau, xuất trước 4. Trị giá thuần có thể thực hiên được và lập dự phòng. Giá trị hàng tồn kho không thu hồi đủ khi hàng tồn kho bị hư hỏng, lỗi thời, giá bán bị giảm, hoặc chi phí, chi phí để bán hàng tăng lên. Việc ghi giảm giá gốc hàng tồn kho cho bằng với giá trị thuần có thể thực hiện được là phù hợp vơí nguyên tắc tài sản không được phản ánh lớn hơn giá trị thực hiện ước tính từ việc bán hàng hay sử dụng chúng. Cuối kỳ kế toán hàng năm, khi giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho nhỏ hơn giá gốc thì phải lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Số dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập là số chênh lệch giữa giá gốc 10 của hàng tồn kho lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được của chúng. Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho được thực hiện trên cơ sở từng mặt hàng tồn kho. Đối với dịch vụ cung cấp dở dang, việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho được tính theo từng loại dịch vụ có mức giá riêng biệt. Cuối kỳ kế toán năm tiếp theo phải thực hiện đánh giá mới về trị giá thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho cuối năm đó. Trường hợp cuối kỳ kế toán năm nay, nếu khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập thấp hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho dã lập ở cuối kỳ kế toán năm trước thì số chênh lệch lớn hơn phải được hoàn nhập để đảm bảo cho giá trị của hàng tồn kho phản ánh trên Báo cáo tài chính là theo giá gốc( nếu giá gốc nhỏ hơn giá trị thuần có thể thực hiện được) hoặc theo giá trị thuần có thể thực hiện được( nếu giá gốc lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được). 5. Ghi nhận chi phí. Khi bán hàng tồn kho, giá gốc của hàng tồn kho đã bán được ghi nhận là chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ phù hợp với doanh thu liên quan đến chúng được ghi nhận. Tất cả các khoản chênh lệch giữa khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối niên độ kế toán năm nay lớn hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối niên độ kế toán năm trước, các khoản hao hụt, mất mát của hàng tồn kho sau khi trừ phần bồi thường trách nhiệm do cá nhân gây ra, và chi phí sản xuất chung không phân bổ, được ghi nhận là chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ. Trường hợp khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập ở cuối niên độ kế toán năm nay nhỏ hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối niên độ kế toán năm trước, thì số chênh lệch lớn hơn phải được hoàn nhập ghi giảm chi phí sản xuất, kinh doanh. Ghi nhận giá trị hàng tồn kho đã bán vào chi phí trong kỳ phải đảm bảo nguyên tắc phù hợp giữa chi phí và doanh thu. 6. Trình bày Báo cáo tài chính. Trong Báo cáo tài chính doanh nghiệp phải trình bày: 11 - - Các chính sách kế toán áp dụng trong việc đánh giá hàng tồn kho, gồm cả phương pháp tính giá trị hàng tồn kho. - -Giá gốc của tổng số hàng tồn kho và giá gốc của từng loại hàng tồn kho được phân loại phù hợp với doanh nghiệp. - - Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho - - Giá trị hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho - - Những trường hợp hay sự kiện dẫn đến viiec trích lập thêm hoặc hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho - - Giá trị ghi sổ của hàng tồn kho( Giá gốc trừ dự phòng giảm giá hàng tồn kho) đã dùng để thế chấp, cầm cố đảm bảo cho các khoản nợ phải trả. - Phần II. Thực trạng công tác tổ chức kế toán hàng tồn kho trong các doanh nghiệp ở Việt Nam hiện nay. I. Tổ chức kế toán chi tiết hàng tồn kho. 1. Tổ chức kế toán chi tiết hàng tồn kho. Tuỳ thuộc vào điều kiện và yêu cầu quản lý cụ thể của doanh nghiệp để tổ chức kế toán chi tiết hàng tồn kho. Trước hết cần phải xác định đối tượng và tiêu thức( chỉ tiêu) cần theo dõi chi tiết hàng tồn kho, như: từng đơn vị( bộ phận) phụ thuộc, từng kho hoặc từng quầy( từng người chịu trách nhiệm vật chất), từng mặt hàng tồn kho, số tiền… Trên cơ sở đó kế toán thiết kế tổ chức chứng từ kế toán, tài khoản chi tiết, sổ chi tiết, báo cáo hàng tồn kho để hạch toán chi tiết hàng tồn kho. Cấu trúc tổ chức kế toán chi tiết hàng tồn kho ở doanh nghiệp được khái quát theo sơ đồ sau: 12 ------- 5. 2. Tổ chức chứng từ kế toán. Là những chứng từ về hàng tồn kho trong hệ thống chứng từ kế toán của kế toán tài chính quy định. Tuy nhiên để phục vụ cho kế toán chi tiết hàng tồn kho của doanh nghiệp thì trên chứng từ hàng tồn kho phải ghi chép đầy đủ các thông tin chi tiết theo yêu cầu quản lý chi tiết như ngoài các yếu tố cơ bản của chứng từ còn cần chi tiết tên mặt hàng, kho hàng( quầy), đơn vị( bộ phận) nhập, xuất kho hoặc sử dụng hàng, chi tiết sốlượng, sốtiền…Vì vậy việc lập chứng từ kế toán hàng tồn kho phải được quy định chi tiết cụ thể sao cho đáp ứng được đầy đủ những thông tin chi tiết, phục vụ cho việc ghi sổ sau này. 3. Tổ chức tài khoản chi tiết. Các tài khoản hàng tồn kho cần được mở chi tiết theo các cấp như cấu trúc tổ chức kế toán hàng tồn kho ở doanh nghiệp Thí dụ: Mở tài khoản chi tiết TK 156- Hàng hoá TK 156.1- Giá mua 15611- Đơn vị A 156111- Kho số 1 156112- Kho số 2 13 15612- Đơn vị B 156121- Kho số 1 156122- Kho số 2 TK 156.2- Chi phí mua 4. Tổ chức sổ kế toán chi tiết hàng tồn kho. Tuỳ theo từng cấp chi tiết của tài khoản hàng tồn kho để thiết kế mẫu sổ chi tiết cho phù hợp. Mẫu sổ chi tiết theo dõi từng mặt hàng: Sổ chi tiết hàng tồn kho Tài khoản: Đơn vị: Kho quản lý: Tên hàng: Đơn vị tính: Số lượng tồn kho tối đa: Số lượng tồn kho tối thiểu: Chứng từ Trích yếu Nhập Xuất Tồn Số Ngày Sl ĐG TT SL ĐG TT SL ĐG TT Tồn ĐK … … … Cộng FS Tồn CK 5. Tổ chức báo cáo kế toán hàng tồn kho: 14 Báo cáo hàng tồn kho thường được lập cho từng đối tượng hàng tồn kho( tài khoản), từng kho từng đơn vị hoặc từng bộ phận… điều này xuât phát từ yêu cầu quản lý của doanh nghiệp cần những thông tin nào về hàng tồn kho. Báo cáo hàng tồn kho chính là Báo cáo tổng hợp Nhập, xuất, tồn vật tư, hàng hoá… Cơ sở để lập báo cáo hàng tồn kho là các sổ chi tiết hàng tồn kho theo từng mặt hàng hoặc dựa vaò thẻ kho của thủ kho ghi chép sau khi đã được kế toán kiểm tra, đối chiếu. Mẫu của Báo cáo hàng tồn kho: Báo cáo hàng tồn kho Tài khoản: Đơn vị: Kho quản lý: tt Tên hàng Đ v t M ã s ố Định mức tồn kho Tồn ĐK Nhập Xuất Tồn CK T t T đ S L Đ G T T S L Đ G T T S L Đ G T T S L Đ G T T 1 A Cộng 6. Phương pháp kế toán chi tiết hàng tồn kho. 6.1. Kế toán chi tiết hàng tồn kho theo phương pháp mở thẻ song song. Theo phương pháp này ở phòng kế toán mở các sổ chi tiết hàng tồn kho theo từng mặt hàng ở từng kho, việc ghi chép trên các sổ chi tiết( mẫu trên) cũng giống như thủ kho ghi chép trên thẻ kho( theo dõi cả số lượng và thành tiền). Định kỳ vào cuối tháng( quý) kế toán và thủ kho đối chiếu 2 bộ thẻ kho 15 và sổ chi tiết với nhau, sau đó kế toán dựa vào các sổ chi tiết để lập báo cáo hàng tồn kho( Báo cáo nhập, xuất, tồn kho). 6.2. Kế toán chi tiết hàng tồn kho theo phương pháp sổ số dư. Theo phương pháp này, thủ kho theo dõi hàng tồn kho về mặt số lượng trên các thẻ kho (theo từng mặt hàng), còn kế toán chỉ theo dõi tình hình hiện có và sự biến động của hàng tồn kho với số tiền trên các sổ chi tiết mở theo từng đơn vị( bộ phận), từng kho( quầy). Hàng ngày hoặc định kỳ ngắn từ 2 đến 3 ngày kế toán hàng tồn kho kiểm tra đối chiếu việc ghi chép trên các thẻ kho của thủ kho. Đến cuối kỳ kế toán kiểm tra lần cuối việc ghi thẻ kho của thủ kho, sau đó căn cứ vào các thẻ kho đã được kiểm tra, kế toán lập báo cáo hàng tồn kho. II. Phương pháp kế toán hàng tồn kho. Chuẩn mực Kế toán Quốc tế IAS 2 “Hàng tồn kho” đã quy định phương pháp kế toán hàng tồn kho dựa trên nguyên tắc nguyên giá, đồng thời hướng dẫn việc xác định và hạch toán giá trị hàng tồn kho vào chi phí cũng như các công thức tính giá trị hàng tồn kho. 1. Xác định giá trị hàng tồn kho. Hàng tồn kho được xác định theo giá thực tế của nó, đó là giá mua thực tế cộng chi phí mua hàng, tuy nhiên trong quá trình ghi chép kế toán có thể sử dụng hai loại giá để ghi: giá hạch toán( giá cố định), giá thực tế. Giá cố định là giá được doanh nghiệp quy định để thuận tiện trong quá trình ghi chép hàng nhập, xuất trong kỳ nhưng đến cuối kỳ phải được điều chỉnh lại theo giá thực tế. Giá thực tế của hàng nhập kho biến động thường xuyên, do dó với hàng xuất kho, hàng tồn kho cần phải xác định lại giá thực tế theo một trong bốn phương pháp: - Phương pháp giá thực tế đích danh. - Phương pháp giá bình quân. - Phương pháp nhập trước, xuất trước (FIFO) 16 - Phương pháp nhập sau, xuất trước (LIFO) 1.1. Kế toán hàng tồn kho theo giá mua thực tế. Theo phương pháp này, khi nhập kho hàng hoá kế toán ghi theo giá trị mua thực tế của từng lần nhập hàng, số tiền chi phí trong quá trình mua hàng được hạch toán riêng để cuối tháng phân bổ cho hàng xuất kho nhằm xác định được giá vốn hàng xuất kho. Vì mỗi lần nhập hàng theo từng nguồn nhập khác nhau có giá mua thực tế khác nhau, nên khi xuất kho kế toán phải tính trị giá mua thực tế của hàng xuất kho theo phương pháp tính đã đăng ký. áp dụng phương pháp này được trình bày trên “ Thuyết minh Báo cáo tài chính” và nó được sử dụng trong nhiều kỳ kế toán. a/ Phương pháp giá thực tế đích danh. Theo phương pháp này giá trị xuất kho của thứ hàng nào cũng được xác định theo đúng giá nhập kho của nó. Đây là phương pháp lý tưởng nhất nó tuân thủ nguyên tắc phù hợp của hạch toán kế toán: chi phí thực tế phù hợp với doanh thu thực tế. Giá trị của vật tư xuất dùng cho sản xuất phù hợp với thành phẩm mà nó tạo ra và giá trị của hàng xuất kho đem bán phù hợp với doanh thu mà nó tạo ra. Hơn nữa, giá trị hàng tồn kho và được phản ánh đúng theo giá trị thực tế của nó. Tuy nhiên, việc áp dụng phương pháp này đòi hỏi những điều kiện khắt khe, chỉ có thể áp dụng khi hàng tồn kho có thể phân biệt, chia tách ra thành từng loại, từng thứ riêng rẽ. Đối với những doanh nghiệp có nhiều loại vật tư, hàng hoá thì không thể áp dụng được phương pháp này. b/ Phương pháp giá bình quân. Gía trị hàng xuất kho được xác định trên cơ sở bình quân hoá giá trị của tất cả hàng nhập kho trong kỳ và tồn đầu kỳ. Đây là phương pháp có ý nghĩa về mặt thực tiễn hơn là cơ sở lý thuyết, chính xác và dễ áp dụng nhất trong thực tiễn. c/ Phương pháp nhập trứơc, xuất trước( FIFO). 17 Giả định rằng những hàng được nhập kho trước thì sẽ được xuất kho trước. ưu điểm của phơng pháp này là nó gần đúng với luồng nhập, xuất hàng trong thực tế. Trong trường hợp hàng hoá, vật tư được quản lý theo đúng hình thức nhập trước, xuất trước, phương pháp này sẽ gần với phương pháp giá thực tế đích danh và do đó sẽ phản ánh tương đối chính xác giá trị vật tư, hàng hoá xuất kho và tồn kho. Hơn nữa, giá trị hàng tồn kho sẽ được phản ánh gần sát với giá trị thị trưòng. Bởi vì vậy, giá trị hàng tồn kho sẽ bao gồm giá trị vật tư, hàng hoá được mua ở những lần mua sau cùng. Tuy nhiên, nhược điểm của phương pháp này là làm cho doanh thu hiện tại không phù hợp với những khoản chi phí hiện tại. Theo phương pháp nhập trước, xuất trước, doanh thu hiện tại được tạo ra bởi giá trị của vật tư, hàng hoá đã được mua vào từ cách đó rất lâu. d/ Phương pháp nhập sau, xuất trước( LIFO). Giả định rằng, những vật tư, hàng hoá được nhập kho sau cùng sẽ xuất ra trước tiên. ưu điểm của phơng pháp này là nó làm cho những khoản doanh thu hiện tại được phù hợp với những khoản chi phí hiện tại. Vì theo phương pháp nhập sau, xuất trước doanh thu hiện tại được tạo ra bởi giá trị của vật tư, hàng hoá vừa mới được mua vào ngay gần đó. Bên cạnh đó, phương pháp nhập sau, xuất trước cũng có những nhược điểm: phương pháp này bỏ qua việc nhập xuất vật tư, hàng hoá trong thực tế. Vật tư, hàng hoá thông thường được quản lý gần như theo kiểu nhập trước, xuất trước. Nhưng phương pháp này lại giả định rằng vật tư, hàng hoá được quản lý theo kiểu nhập sau, xuất trước. Một nhược điểm khác là giá trị hàng tồn kho được phản ánh thấp hơn so với giá trị thực tế của nó. Bởi vì, theo phương pháp này giá trị hàng tồn kho sẽ bao gồm giá trị của những vật tư, hàng hoá được nhập vào đầu tiên với giá thấp hơn so với giá hiện thời. Do gía trị hàng tồn kho được phản ánh thấp hơn với giá trị thực tế, vốn lưu động của đơn vị kinh doanh cũng được phản ánh thấp hơn so với thực tế. Điều này làm 18 cho khả năng thanh toán của doanh nghiệp bị nhìn nhận là kém hơn so với khả năng thực tế . 1.2. Kế toán hàng tồn kho theo giá hạch toán. Đối với các doanh nghiệp mua vật tư hàng hoá thường xuyên có sự biến động về giá cả, khối lượng và chủng loại thì có thể sử dụng giá hạch toán ( phương pháp hệ số giá) để tính. Theo phương pháp này, hàng ngày kế toán sẽ ghi sổ theo giá hạch toán, cuối kỳ mới tính toán, điều chỉnh chênh lệch giữa giá hạch toán và giá thực tế để ghi sổ kế toán tổng hợp. Hệ số giá = Thực tế hiện nay rất ít doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán để kế toán hàng tồn kho, do vậy phương pháp này cũng ít được áp dụng. Hạn chế của phương pháp này là bình quân hoá sự biến động của giá( che dấu sự biến động của giá cả). 2. Phương pháp kế toán hàng tồn kho. 2.1. Kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi và phản ánh thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn kho vật tư, hàng hoá trên sổ kế toán. Để theo dõi số hiện có và phản ánh sự biến động của hàng tồn kho trong kỳ, kế toán sử dụng các tài khoản hàng tồn kho( nhóm tài khoản 15 – hàng tồn kho) 2.2. Kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ. Kế toán hàng tồn kho là quá trình theo dõi và phản ánh số hiện có và tình hình biến động của các đối tượng kế toán thuộc nhóm hàng tồn kho: nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng mua đang đi trên đường, hàng hoá và gửi đi bán. Tuỳ thuộc đặc điểm, tính chất, số lượng, chủng loại vật tư, hàng 19 hoá và yêu cầu quản lý để có sự vận dụng một trong hai phương pháp hạch toán hàng tồn kho thích hợp và nhất quán trong niên độ kế toán. Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế để phản ánh giá trị tồn kho cuối kỳ của vật tư, hàng hoá trên sổ kế toán tổng hợp và từ đó tính ra giá trị của hàng hoá, vật tư đẫ xuất dùng trong kỳ. Như vậy, theo phương pháp này mọi sự biến động của vật tư, hàng hoá (nhập kho, xuất kho) không được theo dõi, phản ánh trên các tài khoản hàng tồn kho. Do vậy để phản ánh sự biến động của hàng tồn kho trong kỳ, kế toán sử dụng các tài khoản 611 “Mua hàng”, tài khoản 631 “ Giá thành sản xuất”. 3. Kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho là dự phòng phần giá trị bị tổn thất do giảm giá các loại vật tư, thành phẩm, hàng hoá tồn kho có thể xảy ra trong năm kế hoạch. 3.1. Đối tượng và điều kiện lập dự phòng tổn thất. a/ Đối tượng: Nguyên vật liệu, dụng cụ dùng cho sản xuất, vật tư hàng hoá thành phẩm tồn kho mà giá trên thị trường thấp hơn giá đang hoạch toán thấp hơn trên sổ kế toán. b/ Điều kiện lập dự phòng: Đối với vật tư hàng hoá tồn kho khi trích lập dự phòng phải có hoá đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của Bộ tài chính hoặc các bằng chứng khác chứng minh giá vốn vật tư , hàng hoá tồn kho, là những vật tư hàng hoá thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp tồn kho tại thời điểm lập báo cáo tài chính có giá trị thu hồi hoặc giá thị trường thấp hơn giá ghi trên sổ kế toán . Vật tư, hàng hoá tồn kho bị giảm giá so với giá ghi trên sổ kế toán bao gồm: vật tư, hàng hoá tồn kho bị hư hỏng kém, mất phẩm chất, bị lỗi thời hoặc giá bán bị giảm theo mặt bằng chung trên thị trường. Trường hợp vật tư, hàng hoá có giá trị bị giảm so với gái ghi trên sổ kế toán nhưng giá bán sản phẩm dịch vụ 20 được sản xuất từ vật tư, hàng hoá này không bị giảm giá thì không bị trích lập dự phòng giảm giá vật tư, hàng hoá tồn kho. 3.2. Phương pháp lập dư phòng giảm giá hàng tồn kho. a/ Thời điểm lập: Việc trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn khođược thực hiện ở thời điểm khoá sổ kế toán để lập báo cáo tài chính năm. Trường hợp doanh nghiệp được Bộ Tài chính chấp thuận áp dụng năm tài chính khác với năm dương lịch( bắt đầu từ ngày 1/1 và kết thúc ngày 31/12 hàng năm) thì thời điểm lập dự phòng là ngày cuối cùng của năm tài chính. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho được trích trước vào chi phí hoạt động kinh doanh năm báo cáo của doanh nghiệp, giúp cho doanh nghiệp có nguồn tài chính để bù đắp khoản tổn thất có thể xảy ra trong năm kế hoạch, nhằm bảo toàn vốn kinh doanh, đảm bảo cho doanh nghiệp phản ánh giá trị vật tư, hàng hoá tồn kho không cao hơn giá cả trên thị trường hoặc giá trị có thể thu được tại thời điểm lập Báo cáo tài chính. b/ Công thức tính: Doanh nghiệp phải căn cứ vào tình hình giảm giá, số lượng tồn kho thực tế của từng loại vật tư hàng hoá để xác định mức dự phòng theo công thức: Giá thực tế trên thị trường của các loại vật tư, thành phẩm, hàng hoá tồn kho giảm giá tại thời điểm lập báo cáo tài chính. 3.3. Kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Cuối niên độ kế toán doanh nghiệo căn cứ vào tình hình giảm giá của số lượng hàng tồn kho thực tế, kế toán tính, xác định mức trích lập mới hoặc lập bổ sung đự phòng giảm giá hàng tồn kho( nếu số phải lập dự phòng năm nay lớn hơn số đã lập dự phòng năm trước), ghi: Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán Có TK 159 – Dự phòng giảm giá hàng tồn kho 21 Trường hợp số phải lập dự phòng năm nay nhỏ hơn số đã lập dự phòng năm trước, kế toán tiến hành hoàn nhập trị giá chênh lệch giữa khoản lập dự phòng đã lập cuối năm trước với khoản lập dự phòng cuối năm nay, ghi: Nợ TK 159 – Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Có TK 632 – Giá vốn hàng bán 3.4. Xử lý dự phòng hàng tồn kho: Vật tư hàng hoá tồn kho đã trích lập dự phòng nếu trên thực tế vật tư hàng hoá tồn kho không bị giảm giá, đã sử dụng vào sản xuất kinh doanh hoặc đã bán thì khoản dự phòng giảm giá vật tư hàng hoá tồn kho phải được hoàn nhập vào thu nhập trong kỳ của doanh nghiệp. 4. Ghi nhận chi phí: Hệ thống kế toán Việt Nam có hai phưong pháp hạch toán hàng tồn kho, là phưong pháp kê khai thưòng xuyên và phương pháp kiểm kê định kỳ. Mỗi phương pháp hạch toán hàng tồn kho có ảnh hưởng đến thời điểm phương pháp hạch toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. Đối với phương pháp kiểm kê định kỳ thì việc tập hợp chi phí sản xuất để tính giá thành sản phẩm cuối kỳ là hợp lý. Đối với phương pháp kê khai thường xuyên thì mọi sự biến động tăng, giảm chi phí đều phải hạch toán kịp thời, thường xuyên chứ không đợi đến cuối kỳ. Theo chế độ kế toán hiện hành, tài khoản 154 "chi phí sản xuất kinh doanh dở dang" hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên nhưng chỉ đến cuối kỳ mới được phép tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm nhập kho, điều này không phù hợp với nội dung của phương pháp kế toán. Cần mở rộng thời điểm hạch toán cho tài khoản này bằng cách bổ sung thêm hệ thống kế toán chi phí sản xuất thông dụng và định mức vào hệ thống kế toán Việt Nam hiện hành. Đồng thời Bộ Tài chính cần nghiên cứu và ban hành đồng bộ chứng từ, cách xây dựng định mức chi phí, tài khoản hạch toán và phương pháp hạch toán, phương pháp xử lý chênh lệch biến động chi phí cuối kỳ... để có thể ứng dụng được hệ thống kế toán chi phí định mức. 22 5. ảnh hưởng của kế toán hàng tồn kho đến chỉ tiêu trên Báo cáo tài chính. Sản phẩm cuối cùng của kế toán tài chính trong đó chứa đựng các thông tin cho các đối tượng sử dụng ra được quyết định quản lý phù hợp với mục đích sử dụng thông tin của mình. Xuất phát từ yêu cầu của kế toán tài chính, các doanh nghiệp đã xây dựng những báo cáo tổng hợp là sản phẩm nhằm cung cấp thông tin tổng quát nhất cho việc lập Báo cáo tài chính. Số liệu để lập Báo cáo tài chính được tổng hợp trên cơ sở các số liệu thực tế trong kỳ hạch toán của doanh nghiệp trên các sổ kế toán. Kế toán hàng tồn kho có ảnh hưởng trực tiếp đến các khoản mục trên báo cáo tài chính và số thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp Nhà nước. 5.1. Về xác định giá trị hàng tồn kho. Phương pháp nhập trước, xuất trước và phương pháp nhập sau, xuất trước có những tác động trái ngược nhau tới kết quả tài chính của doanh nghiệp. Phương pháp nhập trước, xuất trước cung cấp những thông tin hợp lý, đúng đắn về giá trị hàng tồn kho trên bảng cân đối kế toán nhưng lại làm cho doanh thu không phù hợp với chi phí trên báo cáo kết quả kinh doanh. Ngược lại, phương pháp nhập sau, xuất trước làm cho doanh thu và chi phí phù hợp nhau trên báo cáo kết quả kinh doanh nhưng lại phản ánh giá trị hàng tồn kho ở mức lạc hậu so với giá thị trường của nó trên bảng cân đối kế toán . Trong khi đó phương pháp giá bình quân là phương pháp trung hoà giữa hai phương pháp trên. Thực tế trong môi trường kinh doanh hiện nay khi giá cả có xu hướng tăng lên theo thời gian phương pháp nhập sau, xuất trước sẽ được đơn vị kinh doanh thích hơn vì nó giúp cho họ được một lượng tiền nhiều hơn do phải nộp số thuế ít hơn cho Nhà nước so với khi sử dụng các phương pháp khác. Tuy nhiên, theo IAS2 thì do nhược điểm của phương pháp này là cung cấp những thông tin không hợp lý, lạc hậu về giá trị hàng tồn kho của doanh nghiệp nên nó không được khuyến khích áp dụng. 5.2. Về chi phí. 23 Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang phụ thuộc vào tính hợp lý của việc kiểm kê, đánh giá sản phẩm dở dang. Trên thực tế không ít doanh nghiệp dùng việc đánh giá sản phẩm dở dang như một chỉ tiêu để điều chỉnh tăng giảm giá thành sản phẩm theo ý muốn chủ quan, kê khai kiểm kê số lượng sản phẩm dở dang không chính xác, đặc biệt đối với những doanh nghiệp có chu kỳ sản xuất kéo dài nhiều kỳ và được thanh toán theo từng giai đoạn công việc( như lĩnh vực xây dựng) rất dễ vi phạm nguyên tắc "phù hợp” giưã doanh thu và chi phí. Mặt khác, phương pháp tính toán chi phí sản xuất cho sản phẩm dở dang có thể được áp dụng không hợp lý, không nhất quán cũng sẽ ảnh hưởng đến lượng chi phí sản xuất dở dang. Do đó sẽ ảnh hưởng đến giá thành sản xuất trong kỳ, ảnh hưởng đến giá vốn của hàng xuất bán nên sẽ ảnh hưởng đến lợi nhuận và thuế thu nhập doanh nghiệp . Như vậy việc tổ chức kế toán chi phí sản xuất dở dang sẽ làm ảnh hưởng trực tiếp đến các chỉ tiêu: chi phí sản xuất dở dang, thành phẩm tồn kho thuộc nhóm hàng tồn kho trên bảng cân đối kế toán và chỉ tiêu giá vốn hàng bán, lợi nhuận và thuế thu nhập doanh nghiệp trên báo cáo kết quả kinh doanh. Hơn nữa, do nguyên tắc ghi sổ kép của kế toán, cho nên mỗi sai phạm về chi phí sản xuất sẽ kéo theo sai phạm của hàng loạt chỉ tiêu khác trên Báo cáo tài chính. Tóm lại việc tổ chức hệ thống báo cáo hàng tồn kho tuỳ thuộc vào dặc thù của từng doanh nghiệp. Xuất phát từ nhu cầu thông tin của các nhà quản lý mà kế toán doanh nghiệp tổ chức hệ thống báo cáo phù hợp. Để đạt được hiệu quả quản lý cao thì trước tiên kế toán phải xác định được báo cáo cần xây dựng trong quá trình hạch toán và lấy đó làm cơ sở để tổ chức hệ thống tài khoản kế toán và hệ thống sổ kế toán chi tiết trong doanh nghiệp nhằm có được đầy đủ thông tin cho việc lập Báo cáo tài chính một cách “ trung thực, dễ hiểu, phù hợp, tin cậy và so sánh” (theo IAS) Phần III: Một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện công tác kế toán hàng tồn kho trong các doanh nghiệp ở Việt Nam hiện nay. 24 Trên cơ sở so sánh, đối chiếu các qui định kế toán hiện hành với Chuẩn mực Kế toán Quốc tế số 02-Hàng tồn kho (IAS2) và kinh nghiệm của kế toán Mỹ và mục đích bổ sung lý luận cũng như thực tế công tác hàng tồn kho tại các doanh nghiệp, chuẩn mực Kế toán Việt Nam về hàng tồn kho có một số ưu nhược điểm: 1.Về phạm vi của chỉ tiêu hàng tồn kho. Chế độ kế toán hiện hành chưa có quy định cụ thể là hàng hoá như thế nào thì được tính là hàng tồn kho của doanh nghiệp. Do vậy trong thực tế giá trị hàng tồn kho được báo cáo tại doanh nghiệp được hiểu là toàn bộ giá trị hàng hoá thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp lúc cuối kỳ. Đối với doanh nghiệp thương mại, hàng tồn kho có thể là hàng tồn kho ứ đọng không bán được do hư hỏng, lỗi mốt… Nếu phản ánh toàn bộ bộ phận tồn kho này sẽ làm sai lệch thông tin đối với các nhà quản lý. Đối chiếu với IAS2 và kế toán hàng tồn kho của Mỹ, phạm vi của chỉ tiêu hàng tồn kho cần được bổ sung: Hàng hoá hư hỏng, mất giá, lỗi thời không được tính vào giá trị hàng tồn kho nếu chúng không thể bán được. Nếu số hàng hoá này có thể bán được với giá bị giảm thì chúng sẽ được tính vào giá trị hàng tồn kho theo giá trị ròng có thể thực hiện được( giá bán ước tính trừ đi chi phí bổ sung để hoàn thiện hàng hoá). Như vậy, chỉ tiêu hàng tồn kho trên Báo cáo tài chính mới phản ánh thực chất toàn bộ giá trị hàng hoá của doanh nghiệp để sẵn sàng cho bán ra. Phần chênh lệch giữa giá gốc với giá trị ròng có thể thực hiện được sẽ được xử lý thông qua biện pháp lập dự phòng. 2. Phương pháp xác định giá trị thực tế hàng tồn kho. Hệ thống kế toán Viêt Nam quy định có bốn phương pháp xác định giá trị thực hàng tồn kho, nhưng các phương pháp của hệ thống kế toán Việt Nam không thể áp dụng phù hợp với tất cả các loaị hàng tồn kho, thí dụ như đối với thành phẩm, vì việc tính giá thực tế của thành phẩm chỉ có thể tiến hành vào cuối tháng( quý) mà trong khoảng thời gian là tháng( quý) thì thành phẩm có thể nhập, xuất hàng ngày. Cho nên cần có quy định hướng dẫn về phương 25 pháp tính đối với từng loại hàng tồn kho cho phù hợp. Ngoài ra hệ thống kế toán Việt Nam còn quy định hai phương pháp kế toán hàng tồn kho là phương pháp kê khai thường xuyên và phương pháp kiểm kê định kỳ. Theo phương pháp kiểm kê định kỳ, hệ thống còn hướng dẫn việc tính giá trị hàng tồn kho theo một phương pháp khác. Như vậy các phương pháp tính theo quy định của hệ thống kế toán Việt Nam chỉ có thể phù hợp với từng loại hàng tồn kho trong trường hợp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên mà thôi. Còn trong ntrường hợp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ thì giá trị hàng xuất kho phải dựa vào giá trị kết quả kiểm kê cuối kỳ. Do đó, liệu giá trị hàng tồn kho cuối kỳ có phải được tính như các phương pháp tính giá trị hàng xuất kho hay không? Nên chăng hệ thống kế toán Việt Nam cần phải xây dựng một phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ phù hợp. 3. Hệ thống tài khoản hàng tồn kho. Hệ thống tài khoản kế toán Việt Nam có quy định nội dung, phương pháp ghi chép trên các tài khoản hàng tồn kho liên quan đến quá trình mua hàng. Tuy nhiên, doanh nghiệp chỉ được áp dụng một trong hai phương pháp kế toán hàng tồn kho là kê khai thường xuyên và kiểm kê định kỳ. Do đó, khi doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ thì các tài khoản hàng tồn kho chỉ dùng để phản ánh trị giá hàng tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ. Việc quy định như vậy đã làm mất đi tính đặc trưng, cơ bản của phương pháp kế toán, đó là phương pháp tài khoản và kéo theo đó là mất đi nội dung cơ bản của một tài khoản kế toán, đó là việc phản ánh sự vận động không ngoài hai mặt đối lập của bất kỳ một đối tượng kế toán nào trên tài khoản. Vì vậy nên có quy định nội dung thống nhất phản ánh trên các tài khoản hàng tồn kho là cả tình hình hiện có và sự biến động tăng giảm của hàng tồn kho, không có sự phân biệt cho trường hợp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên và kiểm kê định kỳ. 26 Hiện tại để phản ánh sự biến động của hàng tồn kho trong kỳ theo phương pháp kiểm kê định kỳ, kế toán sử dụng hai tài khoản 611 “Mua hàng” và 631 “Giá thành sản xuất”. Hiện nay theo quy định của Bộ tài chính về hệ thống tài khoản và giải thích nội dung, kết cấu và phương pháp ghi chép các tài khoản kế toán thì nội dung và kết cấu các tài khoản 611, 631, 632 còn chưa được nhất quán gây khó khăn cho việc vận dụng chúng trong công tác hạch toán. Theo quy định này, căn cứ vào kết cấu của TK 611 “Mua hàng”, giá trị hàng hoá gửi đi bán chưa xác định là tiêu thụ cuối kỳ được hạch toán: Nợ TK 157 – Hàng gửi bán Có TK 611 – Mua hàng Thế nhưng trong kết cấu của TK 632 “Giá vốn hàng bán” áp dụng cho các doanh nghiệp sử dụng phương pháp kiểm kê định kỳ trong hạch toán hàng tồn kho laị có nội dung: Bên Nợ: Trị giá vốn của hàng xuất bán trong kỳ Bên Có: Kết chuyển giá vốn của hàng hoá gửi bán nhưng chưa xác định là tiêu thụ Kết chuyển trị giá vốn của hàng hoá xuất bán vào bên Nợ TK911. ( TK 632 không có số dư) Điều này có nghĩa là hàng hoá gửi đi bán nhưng cuối kỳ chưa xác định là tiêu thụ, kế toán ghi như sau: Nợ TK 157 – Hàng gửi bán Có TK 632 – Giá vốn hàng bán Bút toán này là không hợp lý bởi lẽ trị giá vốn của hàng gửi bán tồn kho cuối kỳ đã được kết chuyển từ TK 611 sang TK 157 và do đó trị giá vốn kết chuyển từ TK 611 sang TK 632 không có phần trị giá vốn của hàng gửi bán nhưng đến cuối kỳ chưa được xác dịnh là tiêu thụ. 27 Trong khi đó kết cấu của TK 632 – Giá vốn hàng bán áp dụng cho các doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh dịch vụ sử dụng phương pháp kiểm kê định kỳ trong hạch toán hàng tồn kho lại không có nội dung đó. Để có sự thống nhất giữa kết cấu và nội dung ghi chép của các TK611, 632 trong hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ cần quy định lại như sau: Đối với đơn vị kinh doanh thương mại: Bên Nợ: Trị giá vốn của hàng hoá xuất bán trong kỳ. Bên Có: Kết chuyển trị giá vốn của hàng hoá xuất bán tronbg kỳ vào TK911 Đối với đơn vị sản xuất kinh doanh dịch vụ: Bên Nợ: Trị giá vốn của thành phẩm tồn kho và gửi bán. Trị giá vốn của thành phẩm sản xuất nhập kho và lao vụ, dịch vụ đã hoàn thành trong kỳ. Bên Có: Kết chuyển giá vốn của thành phẩm tồn kho và trị giá vốn của thành phẩm gửi bán. Kết chuyển giá vốn của thành phẩm cuối kỳ đã tiêu thụ vào TK 911. Ngoài ra hề thống kế toán doanh nghiệp quy định chi phí mua hàng hạch toán vào TK 156.2 “Chi phí thu mua hàng hoá” bao gồm chi phí vận chuyển, bốc xếp…TK này còn có những vấnđề chưa thống nhất: - Chi phí mua hàng phản ánh vào TK 156.2 chỉ bao gồm chi phí thu mua hàng hoá liên quan đến hàng hoá mua vào. Như vậy chi phí thu mua hàng hoáđang đi trên đường không phản ánh ở TK này và cũng chưa có TK nào để phản ánh. - Trị giá hàng hoá phải ghi trên các TK151, 156, 157 là theo giá thực tế, mà giá thực tế của hàng hoá mua vào bao gồm cả giá mua theo hoá đơn và chi phí thu mua theo hàng hoá. Như vậy trị giá hàng hoá 28 phản ánh trên các TK 151, 156, 157 chưa đúng giá thực tế và trị giá phản ánh ở các TK không có sự thống nhất. - Chỉ tiêu “Hàng hoá tồn kho”( mã số 146) trên bảng cân đối kế toán phản ánh trị giá hàng hoá còn lại trong kho hàng, quầy hàng. Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này là số dư Nợ TK 1156 “Hàng hoá” trên sổ cái. Như vậy là không đúng vì số dư Nợ của TK 156 bao gồm hai nội dung: Trị giá mua hàng hoá còn lại trong kho hàng, quầy hàng. Chi phí thu mua hàng hoá phân bổ cho hàng hoá còn lại trong kho hàng, quầy hàng và hàng gửi bán chưa được xác định là tiêu thụ. Từ những hạn chế của kế toán chi phí mua hàng, nên có những giải pháp như: - Không sử dụng TK 156.2 “Chi phí thu mua hàng hoá “ để hạch toán riêng biệt chi phí mua hàng hoá, chi phí phân bổ cho hàng hoá đã tiêu thụ và hàng hoá còn lại như hiện nay. - Khi mua hàng, trị giá hàng mua phản ánh ở các TK151 “Hàng mua đang đi trên đường” ( trường hợp hàng mua chưa về nhập kho), TK156 “Hàng hoá”( trường hợp hàng mua về đã nhập kho), TK157 “Hàng gửi bán”(trường hợp hàng mua chuyển bán thẳng) hoặc TK611.2 “Mua hàng hoá” (đối với doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ) theo giá thực tế. Trị giá thực tế hàng mua gồm cả giá mua hàng hoá và chi phí mua hàng. 4. Phương pháp hạch toán. 29 Hệ thống kế toán Việt Nam chưa có quy định cụ thể về việc hạch toán kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên hay kiểm kê định kỳ, do đó nên có quy định thống nhất về phương pháp kế toán hàng tồn kho đồng thời kiến nghị phương pháp kế toán quá trình mua hàng (vật tư, hàng hoá) trên các tài khoản kế toán như sau( cho tất cả các doanh nghiệp) TK liên quan TK mua hàng TK hàng hoá (1) (2) 0Ghi chú: (1) Giá mua, chi phí vận chuyển…vật tư hàng hoá. (2) Giá phí thực tế hàng hoá nhập kho hoặc bán ngay… 5. Về chế độ trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Theo IAS2 “ Giá trị hàng tồn kho có thể không thu hồi được nếu chúng bị hư hỏng hoặc lỗi thời toàn bộ hay từng phần, hoặc giá bán của hàng hoá thay thế giảm xuống. Giá trị tồn kho cũng có thể không thu hồi nếu giá trị hoàn thiện ước tính hoặc giá trị ước tính phát sinh để tiêu thụ tăng lên. Việc ghi giảm giá trị tồn kho dưới mức giá phí cho sát với giá trị thực hiện ròng là phù hợp với quan điểm: các tài sản không được phản ánh lớn hơn giá trị thực hiện mong đợi từ việc bán hay sử dụng chúng”. Như vậy việc dự phòng giảm giá hàng tồn kho theo quy định của Quốc tế được thực hiện khi: - Giá bán của hàng hoá thay thế bị giảm xuống. - Có tính đến tổn thất của bộ phận hàng hoá tồn kho bị hư hỏng, lỗi thời. Đối chiếu với các quy định về lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho của Bộ Tài chính thì việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho chỉ áp dụng cho hàng hoá bị giảm giá. Như vậy các quy định về lập dự phòng giảm giá hàng 30 tồn kho theo qui định của Việt Nam còn thiếu do trong khái niệm dự phòng hàng tồn kho chúng ta không tính đến tổn thất do hàng hoá bị hư hỏng hoặc lỗi thời không tiêu thụ được, hoặc phải bỏ thêm chi phí để hoàn thiện hàng hoá và bán. Trên cơ sở IAS2 kết hợp với hàng tồn kho của Mỹ, cần bổ sung thêm: - Nguyên tắc đánh gía hàng tồn kho thấp hơn giá phí và giá thị trường: Đây là nguyên tắc đánh giá hàng hoá, dựa trên nguyên tắc thận trọng có liên quan tới việc đánh giá hàng tồn kho khi có dấu hiệu cho thấy rằng: giá trị thị trường của hàng tồn kho đã giảm xuống, thì giá trị của hàng tồn kho cần được tính giảm. Việc điều chỉnh này nhằm đưa ra một hình ảnh trung thực nhất về chỉ tiêu hàng tồn kho trên Báo cáo tài chính. - Về xác định chi phí dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Mức dự phòng được tính theo từng loại vật tư, hàng hoá bị giảm giá như sau: Mức dự phòng giảm giá vật tư, hàng hoá cho năm kế hoạch = Lượng vật tư, hàng hoá tồn kho giảm giá tại thời điểm 31/12 năm báo cáo X (Giá hạch toán trên sổ kế toán + Giá thực tế trên thị trường tại thời điểm 31/12) Như vậy, mức trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho của kế toán Việt Nam hiện nay là chưa thực sự thận trọng bởi vì quy định hiện hành đã bỏ qua việc xem xét các trường hợp ngoại lệ khi giá thị trường không được sử dụng để lập dự phòng. Chế độ hướng dẫn về trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho hiện nay của ta hiện nay còn thiếu. Điều này có thể đưa đến những thông tin không chính xác về mức dự phòng cần lập cũng như giá trị tài sản tồn kho được phản ánh trên Báo cáo tài chính. Chuẩn mực Kế toán Việt Nam cần bổ sung thêm vào quy định việc xác định việc mức trích lập dự 31 phòng giảm giá hàng tồn kho tại các doanh nghiệp khi giá thị trường không được sử dụng để lập dự phòng. Tóm lại để tiếp cận, hoà nhập dần với kinh tế thị trường và phù hợp với các thông lệ, Chuẩn mực Kế toán Quốc tế được thừa nhận, chúng ta cần: Hiểu biết “Hàng tồn kho” đúng ở mọi góc độ khía cạnh của chúng theo nội dung quy định của Chuẩn mực. Hướng dẫn công thức tính giá trị hàng tồn kho phù hợp với các loại hàng tồn kho, không phân biệt kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Quy định lại nội dung các tài khoản hàng tồn kho và phương pháp kế toán hàng tồn kho cho phù hợp. Kết luận. Hàng tồn kho là một chỉ tiêu quan trọng của doanh nghiệp, là một bộ phận tài sản có giá trị lớn tại doanh nghiệp ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. Qua quá trình kết hợp giữa nghiên cứu lý luận và nghiên cứu thực tiễn tại các doanh nghiệp ở Việt Nam hiện nay về tình hình công tác tổ chức kế toán hàng tồn kho ta nhận thấy rằng việc ttính đúng, tính đủ trị giá hàng tồn kho để xác định chính xác, kịp thời chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm là yêu cầu tất yếu của công tác kế toán nói chung và công tác hạch toán kế toán hàng tồn kho nói riêng. Trong thời gian nghiên cứu đề án môn học: “Tổ chức công tác kế toán hàng tồn kho trong các doanh nghiệp ở Việt Nam hiện nay” em đã được tiếp cận với Chuẩn mực Kế toán Quốc tế, Chuẩn mực Kế toán Việt Nam và chế độ kế toán hiện hành về công tác kế toán hàng tồn kho, thấy được tầm quan trọng của việc tổ chức kế toán hàng tồn kho trong việc đáp ứng yêu cầu của công tác quản lý doanh nghiệp hiện nay. Xuất phát từ những vấn đề tồn tại trong quá trình hạch toán nghiệp vụ cùng với kiến thức đã học em xin mạnh dạn đưa ra một số ý kiến đề xuất 32 mong muốn góp phần hoàn thiện hơn nữa công tác tổ chức kế toán hàng tồn kho ở các doanh nghiệp. Cuối cùng em xin chân thành cảm ơn cô giáo Đặng Thuý Hằng đã tận tình giúp đỡ em hoàn thành đề án môn học này. Sinh viên thực hiện: Đồng Thị Nga Tài liệu tham khảo. 1/ Các văn bản pháp quy hiện hành về kế toán. 2/ Kế toán tài chính, Nhà xuất bản Tài chính – Hà Nội 1998. 3/ Kế toán quản trị doanh nghiệp, Nhà xuất bản Tài chính – Hà Nội 1999. 4/ Kế toán tài chính(Theo hệ thống kế toán Mỹ), Nhà xuất bản Thống kê - Hà Nội 1994. 5/ Kế toán Quốc tế – R. Anthong, Nhà xuất bản Thống kê - Hà Nội 1992. 6/ Thông tư số 89/ 2002/ TT – BTC. 7/ Tạp chí Kế toán số 20/ 99, “Phương pháp kế toán hàng tồn kho”, PTS. Nguyễn Đình Đỗ. 8/ Tạp chí kế toán số 25/ 00, “ Chuẩn mực kế toán hàng tồn kho”, Hà Thị Ngọc Hà. 9/ Tạp chí kế toán số 30/ 01, “Xác định giá trị hàng tồn kho”, Nguyễn Hữu Đồng. 10/ Tạp chí kế toán số 31/ 01, “Tài khoản kế toán áp dụng trong hai phương pháp kế toán hàng tồn kho”, Nguyễn Hữu Cường. 11/ Tạp chí phát triển kinh tế số 113/ 00, “Những thông tin quản trị chủ yếu phục vụ quản lý hàng tồn kho”, Th.S Phạm Châu Thành.