Đề tài Tổ chức công tác kế toán ở các doanh nghiệp sản xuất dược phẩm trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin

ng dông kü thuËt tÝnh to¸n vµ th«ng tin hiÖn ®¹i vµo c«ng t¸c kÕ to¸n; tæ chøc ®µo t¹o, båi d−ìng, n©ng cao tr×nh ®é nghiÖp vô, nghiÖp vô qu¶n lý, tr×nh ®é khoa häc kü thuËt cho c¸n bé, nh©n viªn kÕ to¸n. 4 - NhiÖm vô 3: H−íng dÉn vµ kiÓm tra c¸n bé c«ng nh©n viªn trong ®¬n vÞ chÊp hµnh ph¸p luËt, chuÈn mùc kÕ to¸n, chÕ ®é tµi chÝnh, tæ chøc kiÓm tra kÕ to¸n trong ®¬n vÞ. 1.2 C«ng nghÖ th«ng tin vµ øng dông c«ng nghÖ th«ng tin vµo trong c«ng t¸c kÕ to¸n 1.2.1 C«ng nghÖ th«ng tin LuËn ¸n ®· tr×nh bµy kh¸i qu¸t vÒ C«ng nghÖ th«ng tin, ®ã lµ tËp hîp c¸c ph−¬ng ph¸p khoa häc, c«ng nghÖ vµ c«ng cô kü thuËt hiÖn ®¹i ®Ó s¶n xuÊt, truyÒn ®−a, thu thËp, xö lý, l−u tr÷ vµ trao ®æi th«ng tin. Th«ng tin lu«n g¾n liÒn víi qu¸ tr×nh ®iÒu khiÓn. Qu¸ tr×nh ®iÒu khiÓn c¸c hÖ thèng th−êng lµ liªn tôc, nhÊt lµ c¸c hÖ thèng kinh tÕ - x· héi. §Ó cã ®ù¬c nh÷ng quyÕt ®Þnh ®óng ®¾n, th«ng tin thu thËp ph¶i ®−îc xö lý mét c¸ch chÝnh x¸c. Qu¸ tr×nh xö lý th«ng tin bao gåm bèn b−íc c¬ b¶n: thu thËp th«ng tin; xö lý th«ng tin; l−u tr÷ th«ng tin; truyÒn tin. 1.2.2 M¸y vi tÝnh vµ kh¶ n¨ng cña m¸y vi tÝnh trong xö lý th«ng tin M¸y tÝnh ®iÖn tö, nÕu nh×n tõ gãc ®é vËt chÊt, m¸y tÝnh ®−îc ®Þnh nghÜa lµ mét thiÕt bÞ ®iÖn tö cã kh¶ n¨ng nhËn d÷ liÖu vµ lÖnh, thùc hiÖn c¸c lÖnh ®Ó xö lý d÷ liÖu vµ biÓu diÔn kÕt qu¶ xö lý ®ã. NÕu nh×n tõ khÝa c¹nh xö lý th«ng tin, m¸y tÝnh ®−îc hiÓu nh− mét c«ng cô cã thÓ lËp tr×nh ®Ó xö lý c¸c d÷ liÖu ®· ®−îc m· hãa. Trong phÇn nµy, luËn ¸n ®· lµm râ nh÷ng ®Æc tr−ng c¬ b¶n, nh÷ng −u ®iÓm cña m¸y tÝnh trong c«ng t¸c qu¶n lý theo nguyªn t¾c ho¹t ®éng tù ®éng theo ch−¬ng tr×nh. 1.2.3 Nguyªn t¾c l−u tr÷ d÷ liÖu trong m¸y vi tÝnh LuËn ¸n tr×nh bµy tæng qu¸t c¸c ph−¬ng ph¸p th«ng dông ®−îc sö dông ®Ó l−u tr÷ d÷ liÖu lµ l−u tr÷ d−íi d¹ng hÖ thèng c¸c tÖp tin truyÒn thèng vµ l−u tr÷ d−íi d¹ng c¬ së d÷ liÖu (CSDL). Trong ®ã, m« h×nh l−u tr÷ d÷ liÖu d−íi d¹ng hÖ thèng c¸c tÖp tin truyÒn thèng d÷ liÖu th−êng bÞ d− thõa, viÖc t×m kiÕm th«ng tin kh«ng thuËn tiÖn, kh¶ n¨ng tæng hîp th«ng tin rÊt thÊp. Cßn ®èi víi m« h×nh c¬ së d÷ liÖu lµ mét hÖ thèng tÝch hîp c¸c tÖp tin, ®−îc thiÕt kÕ nh»m gi¶m thiÓu viÖc lÆp l¹i d÷ liÖu. C¸c tÖp tin cña CSDL lµ thµnh phÇn cña mét bé ch−¬ng tr×nh nh»m t¹o lËp, qu¶n lý vµ truy xuÊt c¸c tÖp tin CSDL. M« h×nh nµy ®−îc sö dông phæ biÕn trong c«ng t¸c qu¶n lý vµ kÕ to¸n. 5 1.2.4 PhÇn mÒm kÕ to¸n, tiªu chuÈn, ®iÒu kiÖn ¸p dông vµ tÝnh −u viÖt so víi kÕ to¸n thñ c«ng Trong phÇn nµy, sau khi tr×nh bµy c¸c kh¸i niÖm phÇn mÒm, phÇn mÒm kÕ to¸n; luËn ¸n ®· nªu lªn c¸c tiªu chuÈn, ®iÒu kiÖn ¸p dông vµ tÝnh −u viÖt so víi kÕ to¸n thñ c«ng. PhÇn mÒm kÕ to¸n chÝnh lµ c«ng cô tù ®éng ho¸ c«ng t¸c xö lý th«ng tin kÕ to¸n trong c¸c ®¬n vÞ. Vµ luËn ¸n ®· ®i ®Õn kÕt luËn: Khi øng dông phÇn mÒm kÕ to¸n vµo c«ng t¸c kÕ to¸n th× kh«ng lµm thay ®æi b¶n chÊt cña khoa häc kÕ to¸n mµ chØ thay ®æi vÒ mÆt tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n. 1.3 Nguyªn t¾c tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n doanh nghiÖp trong ®iÒu kiÖn øng dông c«ng nghÖ th«ng tin Trong phÇn nµy, luËn ¸n ®· nªu lªn 5 nguyªn t¾c tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n trong ®iÒu kiÖn øng dông c«ng nghÖ th«ng tin, tr−íc hÕt lµ øng dông phÇn mÒm kÕ to¸n trªn m¸y vi tÝnh. - Tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n trªn m¸y vi tÝnh ph¶i ®¶m b¶o tÝnh khoa häc vµ hîp lý, trªn c¬ së chÊp hµnh LuËt KÕ to¸n, phï hîp víi yªu cÇu qu¶n lý vÜ m« cña Nhµ n−íc, phï hîp chuÈn mùc kÕ to¸n vµ c¸c chÝnh s¸ch chÕ ®é tµi chÝnh kÕ to¸n cña Nhµ n−íc. - Tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n trªn m¸y vi tÝnh ë DN ph¶i ®¶m b¶o phï hîp víi ®Æc ®iÓm, ®iÒu kiÖn, hoµn c¶nh cô thÓ cña DN - Tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n trªn m¸y vi tÝnh ph¶i ®¶m b¶o thu nhËn, kiÓm tra, xö lý vµ cung cÊp th«ng tin kinh tÕ, tµi chÝnh cña DN ph¶i ®¸p øng ®−îc yªu cÇu qu¶n lý cña DN vµ Nhµ n−íc. - Tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n trªn m¸y vi tÝnh ph¶i phï hîp víi biªn chÕ vµ tr×nh ®é cña ®éi ngò c¸n bé kÕ to¸n hiÖn cã. - Tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n trªn m¸y vi tÝnh ë DN cÇn ph¶i qu¸n triÖt nguyªn t¾c tiÕt kiÖm vµ hiÖu qu¶. 1.4 Nh÷ng nh©n tè t¸c ®éng ®Õn tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n ë c¸c doanh nghiÖp 1.4.1 Nh©n tè vÒ tæ chøc s¶n xuÊt kinh doanh ë doanh nghiÖp Mçi ngµnh, mçi DN cã ®Æc ®iÓm ho¹t ®éng kinh doanh kh¸c nhau, quy tr×nh c«ng nghÖ s¶n xuÊt kh¸c nhau, ®Æc ®iÓm s¶n phÈm cña chóng còng cã nh÷ng ®iÓm kh¸c nhau. Do ®ã nã sÏ chi phèi tíi viÖc tæ chøc qu¶n lý kinh doanh, trong ®ã cã tæ chøc tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n. Nh÷ng ®Æc ®iÓm ®ã sÏ ¶nh h−ëng rÊt nhiÒu ®Õn viÖc tæ chøc h¹ch to¸n, x¸c ®Þnh hÖ 6 thèng tµi kho¶n kÕ to¸n, lùa chän c«ng t¸c tËp hîp chi phÝ s¶n xuÊt vµ tÝnh gi¸ thµnh, tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n... 1.4.2 Nh©n tè vÒ tæ chøc bé m¸y qu¶n lý kinh doanh ë doanh nghiÖp Tæ chøc bé m¸y qu¶n lý kinh doanh ë doanh nghiÖp, quy m«, tr×nh ®é, yªu cÇu qu¶n lý vµ t×nh h×nh ph©n cÊp qu¶n lý tµi chÝnh ë DN lµ nh©n tè quan träng ¶nh h−ëng ®Õn tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n ë DN. 1.4.3 Nh©n tè vÒ tr×nh ®é khoa häc kü thuËt øng dông trong c«ng t¸c qu¶n lý cña doanh nghiÖp Trong qu¸ tr×nh tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n ë DN th× tr×nh ®é øng dông khoa häc kü thuËt cã t¸c ®éng chi phèi ®Õn viÖc thu nhËn, xö lý vµ cung cÊp c¸c th«ng tin; chi phèi tíi viÖc x¸c ®Þnh c¬ cÊu phßng kÕ to¸n, viÖc ph©n c«ng nh©n viªn h¹ch to¸n, tæ chøc m· ho¸ c¸c tµi kho¶n kÕ to¸n, x¸c ®Þnh h×nh thøc kÕ to¸n ¸p dông cho doanh nghiÖp... 1.4.4 Nh©n tè vÒ m«i tr−êng ph¸p lý Trªn ph−¬ng diÖn tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n, c¸c doanh nghiÖp cÇn cã mét m«i tr−êng ph¸p lý ®¶m b¶o cho c¸c ®¬n vÞ tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n mét c¸ch cã hiÖu qu¶. §ã lµ hÖ thèng luËt ph¸p nh− LuËt KÕ to¸n, LuËt KiÓm to¸n; LuËt Doanh nghiÖp; LuËt C«ng nghÖ th«ng tin; chÕ ®é kÕ to¸n vµ tµi chÝnh... ®· chi phèi ®Õn c¸c néi dung cña tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n trong tõng doanh nghiÖp. 1.5 HÖ thèng th«ng tin kÕ to¸n vµ néi dung c¸c c«ng viÖc tæ chøc øng dông c«ng nghÖ th«ng tin vµo c«ng t¸c kÕ to¸n 1.5.1 HÖ thèng th«ng tin kÕ to¸n Trong phÇn nµy, sau khi tr×nh bµy kh¸i qu¸t vÒ lý thuyÕt hÖ thèng, luËn ¸n ®· lµm râ kh¸i niÖm hÖ thèng kÕ to¸n vµ hÖ thèng th«ng tin kÕ to¸n. HÖ thèng th«ng tin kÕ to¸n lµ hÖ thèng cung cÊp th«ng tin xö lý nghiÖp vô tµi chÝnh vµ c¸c th«ng tin liªn quan tíi viÖc ph©n tÝch lËp kÕ ho¹ch bao gåm hÖ thèng th«ng tin kÕ to¸n tµi chÝnh vµ hÖ thèng th«ng tin kÕ to¸n qu¶n trÞ. HÖ thèng th«ng tin kÕ to¸n cã thÓ xö lý vµ cung cÊp b»ng thñ c«ng hoÆc b»ng m¸y tÝnh th«ng qua phÇn mÒm kÕ to¸n. Néi dung cña hÖ thèng th«ng tin kÕ to¸n trong tõng ph©n hÖ tïy thuéc vµo tõng quèc gia ¸p dông m« h×nh kÕ to¸n nµo. HÖ thèng kÕ to¸n doanh nghiÖp ViÖt Nam ®−îc thiÕt kÕ theo “m« h×nh kÕ to¸n §éng”. 7 1.5.2 HÖ thèng th«ng tin kÕ to¸n doanh nghiÖp trong ®iÒu kiÖn øng dông c«ng nghÖ th«ng tin HÖ thèng th«ng tin kÕ to¸n doanh nghiÖp trong ®iÒu kiÖn øng dông c«ng nghÖ th«ng tin lµ mét hÖ thèng th«ng tin hiÖn ®¹i, d−íi quyÒn chñ ®éng tæ chøc cña con ng−êi ¸p dông nghiÖp vô chuyªn m«n kÕ to¸n, sö dông hÖ thèng m¸y vi tÝnh vµ c¸c phÇn mÒm kÕ to¸n thùc hiÖn c¸c chøc n¨ng thu nhËn, xö lý, l−u tr÷ vµ kÕt xuÊt, truyÒn ®¹t c¸c th«ng tin kinh tÕ tµi chÝnh t¹o thµnh mét hÖ thèng th«ng tin kÕ to¸n. Mét hÖ thèng th«ng tin kÕ to¸n trong ®iÒu kiÖn kÕ to¸n m¸y bao gåm qu¸ tr×nh d÷ liÖu ®Çu vµo, qu¸ tr×nh xö lý d÷ liÖu vµ th«ng tin ®Çu ra. 1.6 Néi dung tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n doanh nghiÖp trong ®iÒu kiÖn øng dông c«ng nghÖ th«ng tin 1.6.1 Tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n HiÖn nay c¸c DN cã thÓ tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n trong ®iÒu kiÖn øng dông c«ng nghÖ th«ng tin theo mét trong ba h×nh thøc: H×nh thøc tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n tËp trung, h×nh thøc tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n ph©n t¸n, h×nh thøc tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n võa tËp trung võa ph©n t¸n. Sau khi tr×nh bµy nh÷ng néi dung c¬ b¶n cña tõng h×nh thøc tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n, luËn ¸n tr×nh bµy ®iÓm kh¸c biÖt c¬ b¶n gi÷a h×nh thøc tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n trªn m¸y vi tÝnh víi h×nh thøc tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n thñ c«ng lµm c¬ së cho tæ chøc c¸c néi dung tiÕp theo cña tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n. 1.6.2 Tæ chøc hÖ thèng chøng tõ kÕ to¸n Trong ®iÒu kiÖn doanh nghiÖp øng dông phÇn mÒm kÕ to¸n, c¸c chøng tõ ph¶i ®−îc ph©n lo¹i vµ m· ho¸ theo tõng néi dung c«ng t¸c kÕ to¸n cã liªn quan. Tuú thuéc vµo bé m¸y kÕ to¸n, ®Æc ®iÓm tæ chøc s¶n xuÊt kinh doanh, khèi l−îng c«ng viÖc, tr×nh ®é chuyªn m«n... mµ l·nh ®¹o phßng kÕ to¸n ph©n c«ng ph©n nhiÖm, qui ®Þnh ng−êi lËp vµ kiÓm tra chøng tõ, tr×nh tù lËp, nhËp d÷ liÖu, lu©n chuyÓn, vÒ xö lý khö trïng... vµ l−u tr÷ chøng tõ. 1.6.3 Tæ chøc vËn dông hÖ thèng tµi kho¶n kÕ to¸n Trong kÕ to¸n trªn m¸y vi tÝnh, viÖc x©y dùng hÖ thèng danh môc tµi kho¶n ph¶i ®¸p øng ®−îc yªu cÇu kÕt xuÊt ®−îc hÖ thèng th«ng tin kÕ to¸n tµi chÝnh vµ hÖ thèng th«ng tin kÕ to¸n qu¶n trÞ. HÖ thèng tµi kho¶n kÕ to¸n ph¶i ®−îc tæ chøc m· ho¸ bao gåm c¶ tµi kho¶n kÕ to¸n tµi chÝnh vµ tµi kho¶n kÕ to¸n qu¶n trÞ. §©y lµ mét trong nh÷ng c«ng viÖc quan träng trong néi dung m· ho¸ c¸c ®èi t−îng qu¶n lý - ®iÒu kiÖn kh«ng thÓ thiÕu trong tæ 8 chøc kÕ to¸n trªm m¸y vi tÝnh. ViÖc m· ho¸ tµi kho¶n kÕ to¸n ¸p dông trong doanh nghiÖp nªn dùa vµo hÖ thèng sè hiÖu cña c¸c tµi kho¶n do chÕ ®é kÕ to¸n qui ®Þnh thèng nhÊt råi sö dông c¸c ph−¬ng ph¸p m· hãa thÝch hîp ®Ó m· ho¸ cho c¸c tµi kho¶n chi tiÕt. 1.6.4 Tæ chøc lùa chän, vËn dông h×nh thøc kÕ to¸n phï hîp víi ®Æc ®iÓm ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp H×nh thøc kÕ to¸n lµ c¸c mÉu sæ kÕ to¸n, tr×nh tù, ph−¬ng ph¸p ghi sæ vµ mèi liªn quan gi÷a c¸c sæ kÕ to¸n. Trong ®iÒu kiÖn DN øng dông phÇn mÒm kÕ to¸n trªn m¸y vi tÝnh, viÖc lùa chän vµ thiÕt kÕ mÉu sæ ph¶i ®¶m b¶o c¸c nguyªn t¾c nhÊt ®Þnh. Trong phÇn nµy, luËn ¸n tr×nh bµy nh÷ng ®Æc tr−ng c¬ b¶n, tr×nh tù ghi sæ... cña tõng h×nh thøc kÕ to¸n vµ ®Æc biÖt, luËn ¸n ®· lµm næi bËt nh÷ng ®iÓm kh¸c nhau c¬ b¶n gi÷a h×nh thøc kÕ to¸n thñ c«ng víi kÕ to¸n trªn m¸y vi tÝnh. 1.6.5 Tæ chøc c«ng t¸c kiÓm tra kÕ to¸n vµ qu¶n trÞ ng−êi dïng Do ®Æc thï cña ch−¬ng tr×nh kÕ to¸n m¸y, c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh ®−îc sö dông chøng tõ gèc nhËp liÖu mét lÇn duy nhÊt cho c¸c ®èi t−îng kÕ to¸n ®· ®−îc m· ho¸ theo nguyªn t¾c "nhËp d÷ liÖu chi tiÕt nhÊt" vµ "chèng trïng". Trong phÇn nµy, luËn ¸n ®· nªu lªn nh÷ng kh¸c biÖt vÒ tæ chøc vµ ph−¬ng ph¸p kiÓm tra kÕ to¸n trong ®iÒu kiÖn doanh nghiÖp øng dông c«ng nghÖ th«ng tin víi viÖc kiÓm tra thñ c«ng, trong ®ã träng t©m cña viÖc kiÓm tra lµ c¸c chøng tõ kÕ to¸n vµ qu¸ tr×nh nhËp d÷ liÖu; cã thÓ sö dông ch−¬ng tr×nh phÇn mÒm ®Ó kiÓm tra kÕ to¸n. MÆt kh¸c, kiÓm tra kÕ to¸n g¾n liÒn víi c«ng t¸c qu¶n trÞ ng−êi dïng. Qu¶n trÞ ng−êi dïng lµ nh÷ng vÊn ®Ò liªn quan ®Õn tæ chøc ph©n c«ng tr¸ch nhiÖm, c«ng viÖc ®−îc quyÒn thùc hiÖn vµ khai th¸c th«ng tin cho c¸c nh©n viªn trong hÖ thèng m¹ng m¸y tÝnh côc bé, néi bé. 1.6.6 Tæ chøc c«ng t¸c lËp vµ ph©n tÝch b¸o c¸o kÕ to¸n HÖ thèng b¸o c¸o kÕ to¸n cña doanh nghiÖp gåm hÖ thèng b¸o c¸o tµi chÝnh vµ b¸o c¸o kÕ to¸n qu¶n trÞ. C¸c DN b¾t buéc ph¶i lËp, cung cÊp b¸o c¸o tµi chÝnh cho c¸c ®èi t−îng sö dông th«ng tin theo yªu cÇu cña LuËt KÕ to¸n, ChuÈn mùc kÕ to¸n vµ chÕ ®é kÕ to¸n. C¸c b¸o c¸o kÕ to¸n qu¶n trÞ kh«ng mang tÝnh b¾t buéc, sè l−îng vµ lo¹i b¸o c¸o kÕ to¸n qu¶n trÞ do DN quy ®Þnh tuú theo yªu cÇu qu¶n trÞ. §èi víi hÖ thèng sæ chi tiÕt, c¸c h×nh thøc 9 kÕ to¸n ®Òu cã thÓ sö dông mÉu sæ chi tiÕt theo mÉu sæ h−íng dÉn cña Nhµ n−íc. Tuy nhiªn ®Ó ®¸p øng yªu cÇu qu¶n trÞ doanh nghiÖp vµ khai th¸c kh¶ n¨ng −u viÖt cña ch−¬ng tr×nh m¸y tÝnh, c¸c ®¬n vÞ cã thÓ x©y dùng rÊt nhiÒu mÉu sæ chi tiÕt kh¸c nhau. PhÇn cuèi ch−¬ng 1, luËn ¸n ®· ®i ®Õn kÕt luËn sù kh¸c biÖt c¬ b¶n gi÷a tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n trong ®iÒu kiÖn øng dông c«ng nghÖ th«ng tin, mµ tr−íc hÕt lµ tæ chøc øng dông phÇn mÒm kÕ to¸n trªn m¸y vi tÝnh víi tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n thñ c«ng. Ch−¬ng 2 Thùc tr¹ng tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n víi viÖc øng dông c«ng nghÖ th«ng tin trong c¸c doanh nghiÖp s¶n xuÊt d−îc phÈm viÖt nam 2.1 Sù ph¸t triÓn cña ngµnh D−îc vµ c¸c doanh nghiÖp s¶n xuÊt D−îc phÈm ViÖt Nam trong thêi gian qua 2.1.1 Thùc tr¹ng c¸c doanh nghiÖp s¶n xuÊt kinh doanh thuèc Trung −¬ng vµ c¸c TØnh, Thµnh phè trong c¶ n−íc Trong phÇn nµy, luËn ¸n ®· tr×nh bµy vµ ®¸nh gi¸ tthùc tr¹ng c¸c doanh nghiÖp s¶n xuÊt kinh doanh thuèc Trung −¬ng vµ c¸c TØnh, Thµnh phè trong c¶ n−íc tõ ®Çu nh÷ng n¨m 1990 ®Õn nay, ®Æc biÖt lµ trong nh÷ng n¨m 2000 ®Õn 2004. LuËn ¸n ®· ®i ®Õn ®¸nh gi¸: MÆc dï c¸c doanh nghiÖp cã møc t¨ng s¶n l−îng hµng n¨m nh−ng tèc ®é t¨ng cßn khiªm tèn, s¶n l−îng thuèc chØ ®¸p øng xÊp xØ 70% nhu cÇu trong d©n c−, phÇn cßn l¹i phô thuéc vµo nguån nhËp khÈu. §iÒu ®ã ®Æt ra cho c¸c doanh nghiÖp s¶n xuÊt D−îc phÈm ViÖt Nam cÇn ph¶i cã tr¸ch nhiÖm víi sù nghiÖp ch¨m sãc vµ b¶o vÖ søc kháe cña nh©n d©n. 2.1.2 Môc tiªu chiÕn l−îc tæng qu¸t ph¸t triÓn ngµnh D−îc ®Õn n¨m 2010 Ph¸t triÓn ngµnh D−îc thµnh mét ngµnh kinh tÕ - kü thuËt mòi nhän theo h−íng c«ng nghiÖp ho¸ - hiÖn ®¹i ho¸, chñ ®éng héi nhËp khu vùc vµ thÕ giíi nh»m ®¶m b¶o cung øng ®ñ thuèc th−êng xuyªn vµ cã chÊt l−îng, ®¶m b¶o sö dông thuèc hîp lý vµ an toµn, phôc vô sù nghiÖp ch¨m sãc vµ b¶o vÖ søc khoÎ nh©n d©n. LuËn ¸n ®· nªu lªn nh÷ng môc tiªu cô thÓ, c¸c gi¶i ph¸p vµ chÝnh s¸ch chñ yÕu ®Ó ph¸t triÓn ngµnh D−îc tõ nay ®Õn n¨m 2010. 2.2 §Æc ®iÓm ho¹t ®éng vµ tæ chøc, qu¶n lý s¶n xuÊt cña c¸c doanh nghiÖp s¶n xuÊt D−îc phÈm vµ sù ¶nh h−ëng ®Õn tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n Trong phÇn nµy, luËn ¸n ®· tr×nh bµy nh÷ng ®Æc ®iÓm vµ tÝnh chÊt ®a d¹ng cña s¶n phÈm ngµnh D−îc; sù ®a d¹ng cña nguyªn vËt liÖu; ®Æc ®iÓm 10 vÒ m¸y mãc thiÕt bÞ; ®Æc ®iÓm vÒ ®éi ngò lao ®éng; ®Æc ®iÓm vÒ qui tr×nh c«ng nghÖ s¶n xuÊt s¶n phÈm chñ yÕu; ®Æc ®iÓm vÒ tæ chøc vµ qu¶n lý s¶n xuÊt kinh doanh ë c¸c doanh nghiÖp s¶n xuÊt D−îc phÈm. Trong tõng ®Æc ®iÓm, luËn ¸n ®· ph©n tÝch nh÷ng t¸c ®éng cña nã ®Õn tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n trong ®iÒu kiÖn øng dông phÇn mÒm kÕ to¸n nh− tæ chøc c¸c danh môc tµi kho¶n, vËt t−, s¶n phÈm, hµng hãa; tæ chøc m¹ng néi bé vµ thiÕt lËp c¸c Module ch−¬ng tr×nh qu¶n lý vµ kÕ to¸n còng nh− mèi quan hÖ gi÷a c¸c Module... 2.3 Thùc tr¹ng vÒ tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n ë c¸c doanh nghiÖp s¶n xuÊt D−îc phÈm ®· øng dông c«ng nghÖ th«ng tin 2.3.1 Kh¸i qu¸t vÒ c«ng nghÖ th«ng tin vµ c«ng nghiÖp phÇn mÒm ViÖt Nam LuËn ¸n ®· kh¸i qu¸t c«ng nghÖ th«ng tin vµ c«ng nghiÖp phÇn mÒm qua c¸c thêi kú. Tõ 1990 cho ®Õn cuèi n¨m 2001, thùc tr¹ng c«ng nghiÖp phÇn mÒm ViÖt Nam lµ kÕt qu¶ cña mét sù ph¸t triÓn tù ph¸t, ch−a cã sù n©ng ®ì, ®Þnh h−íng chØ ®¹o mét c¸ch cã bµi b¶n cña Nhµ n−íc vµ c¸c tæ chøc liªn quan. Tõ 2001 ®Õn nay, cã thÓ nãi thùc tr¹ng c«ng nghiÖp phÇn mÒm ViÖt Nam víi nh÷ng b−íc ®i cã ®Þnh h−íng, cã sù chØ ®¹o cña §¶ng, ChÝnh phñ nªn ®· cã mét b−íc chuyÓn m×nh thùc sù vÒ chÊt l−îng còng nh− vÒ sè l−îng. 2.3.2 Thùc tr¹ng vÒ tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n øng dông c«ng nghÖ th«ng tin ë c¸c doanh nghiÖp s¶n xuÊt D−îc phÈm ViÖt Nam Sau khi kh¸i qu¸t thùc tr¹ng vÒ tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n øng dông c«ng nghÖ th«ng tin ë c¸c doanh nghiÖp s¶n xuÊt D−îc phÈm ViÖt Nam trong thêi gian qua trªn c¸c néi dung cña tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n, luËn ¸n ®· cã ®−îc nh÷ng ®¸nh gi¸ vÒ −u ®iÓm, nh−îc ®iÓm, rót ra c¸c nguyªn nh©n tån t¹i: Thø nhÊt, nh÷ng −u ®iÓm: - C¸c doanh nghiÖp ®· quan t©m ®Õn viÖc øng dông c«ng nghÖ th«ng tin trong c«ng t¸c kÕ to¸n, b−íc ®Çu ®· cã sù thµnh c«ng trong c«ng t¸c øng dông c«ng nghÖ th«ng tin vµo c«ng t¸c kÕ to¸n. Trong qu¸ tr×nh tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n, c¸c ®¬n vÞ nh×n chung ®· b¸m s¸t, tu©n thñ luËt ph¸p, chuÈn mùc kÕ to¸n, chÕ ®é vµ chÝnh s¸ch tµi chÝnh kÕ to¸n ®Ó thùc hiÖn. Nh×n chung c¸c ®¬n vÞ øng dông phÇn mÒm kÕ to¸n ®Òu cã sù c¶i tiÕn vµ ®æi míi nhÊt ®Þnh vÒ tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n ë ®¬n vÞ m×nh cho phï hîp víi ®iÒu kiÖn míi. Thø hai, nh÷ng tån t¹i: Bªn c¹nh nh÷ng −u ®iÓm lµ c¬ b¶n, nh−ng ë c¸c doanh nghiÖp vÉn cßn mét sè tån t¹i trong tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n nh− sau: Mét: VÒ tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n ë c¸c doanh nghiÖp s¶n xuÊt D−îc phÈm. 11 - PhÇn lín c¸c DN sö dông phÇn mÒm kÕ to¸n vÉn tiÕn hµnh tæ chøc kÕ to¸n trªn m¸y tÝnh ®¬n lÎ, cã thÓ nèi m¹ng côc bé mµ ch−a ch−a nèi m¹ng néi bé. H¹n chÕ nµy mét phÇn do h¹n hÑp vÒ kinh phÝ ®Çu t− cho m¹ng m¸y tÝnh. MÆt kh¸c, b−íc ®Çu vÒ mÆt t©m lý c¸c ®¬n vÞ ch−a thùc sù ®æi míi vÒ nhËn thøc. - Mét sè DN tæ chøc ph©n c«ng néi bé c«ng viÖc trong phßng kÕ to¸n theo c¸ch lµ cã bé phËn m¸y tÝnh riªng, chuyªn nhËp d÷ liÖu, cßn c¸c bé phËn kh¸c lµm nhiÖm vô tiÒn xö lý, kh«ng ®−îc nhËp th«ng tin, d÷ liÖu. ViÖc tæ chøc nh− vËy cã nhiÒu h¹n chÕ, nhÊt lµ kh«ng g¾n liÒn tr¸ch nhiÖm gi÷a viÖc nhËp th«ng tin, d÷ liÖu. - Thùc tÕ nhiÒu DN ch−a chó träng ®Õn vÊn ®Ò ®µo t¹o kiÕn thøc c¬ b¶n vµ nÒn t¶ng vÒ tin häc, lý thuyÕt kÕ to¸n trªn m¸y, míi chñ yÕu ®µo t¹o, h−íng dÉn c¸n bé, nh©n viªn kÕ to¸n sö dông thao t¸c trªn m¸y tÝnh theo phÇn mÒm kÕ to¸n ®· ®−îc cµi ®Æt. Hai: VÒ c«ng t¸c kiÓm tra, kiÓm so¸t vµ qu¶n trÞ ng−êi dïng Nh×n chung c¸c DN ®Òu cã sù kiÓm tra, kiÓm so¸t ë c¸c bé phËn kÕ to¸n trong qu¸ tr×nh lËp ho¸ ®¬n, chøng tõ vµ sù kiÓm tra kiÓm so¸t cña kÕ to¸n tr−ëng. Nh−ng c¸c ®¬n vÞ ch−a thiÕt kÕ ch−¬ng tr×nh kiÓm tra kÕ to¸n trong ®iÒu kiÖn DN ®· tæ chøc kÕ to¸n trªn m¸y vi tÝnh. Mét sè ®¬n vÞ qu¶n lý hÖ thèng mËt khÈu kh«ng chÆt chÏ, nªn tÝnh b¶o mËt kh«ng cao, cã t×nh tr¹ng söa ch÷a sè liÖu trªn sæ s¸ch kÕ to¸n khi ch−a ®−îc phÐp, lµm ¶nh h−ëng ®Õn tÝnh trung thùc cña sè liÖu, tµi liÖu kÕ to¸n. Ba: Tæ chøc m· ho¸ ®èi t−îng qu¶n lý, m· ho¸ tµi kho¶n kÕ to¸n C¸c DN ®Òu ®· tæ chøc m· ho¸ ®èi t−îng vµ tµi kho¶n, nh÷ng ph−¬ng ph¸p vµ c¸ch thøc m· ho¸ còng rÊt kh¸c nhau. H¹n chÕ c¬ b¶n vÒ c¸c vÊn ®Ò nµy lµ c¸c doanh nghiÖp trong tõng ngµnh, cïng lÜnh vùc l¹i tæ chøc m· ho¸ cïng mét ®èi t−îng l¹i kh¸c nhau. §iÒu ®ã g©y khã kh¨n trªn gãc ®é qu¶n lý vÜ m« cña ngµnh, cña lÜnh vùc, còng nh− trong viÖc tæ chøc tæng hîp sè liÖu thèng kª cña ngµnh, lÜnh vùc. Bèn: VÒ tæ chøc hÖ thèng chøng tõ vµ h¹ch to¸n ban ®Çu Mçi ®¬n vÞ thiÕt kÕ chøng tõ trªn m¸y theo mét c¸ch, trong ®ã thiÕt kÕ c¸c yÕu tè cè ®Þnh trªn mçi mÉu chøng tõ cho tõng lo¹i lµ kh«ng ®¶m b¶o tÝnh linh ho¹t, khã kh¨n khi cÇn bæ sung, thªm bít c¸c yÕu tè cho tõng nhiªm vô cô thÓ, hoÆc cã nh÷ng yÕu tè kh«ng cÇn thiÕt cho mét nghiÖp vô, nh−ng vÉn ph¶i thao t¸c lµm gi¶m hiÖu suÊt cña ch−¬ng tr×nh. ViÖc söa ch÷a sè liÖu, chøng tõ cßn cã sù trïng lÆp, söa trùc tiÕp ngay trªn chøng tõ vµ sæ kÕ to¸n vµ kh«ng lËp chøng tõ söa sai. 12 N¨m: VÒ tæ chøc h×nh thøc kÕ to¸n, hÖ thèng sæ kÕ to¸n H¹n chÕ lín nhÊt cña vÊn ®Ò nµy lµ tæ chøc xem, in vµ l−u sæ kÕ to¸n, nhiÒu ®¬n vÞ ch−a hiÓu râ nguyªn t¾c tæ chøc qu¶n lý hÖ thèng sæ kÕ to¸n trong ®iÒu kiÖn sö dông m¸y vi tÝnh. ChÝnh v× vËy, mét sè ®¬n vÞ do trôc trÆc kÜ thuËt cña m¸y tÝnh mµ sè liÖu kÕ to¸n l−u tr÷ trªn m¸y bÞ ¶nh h−ëng, thËm chÝ bÞ mÊt. NhiÒu ®¬n vÞ cßn qu¸ lÖ thuéc vµo h×nh thøc kÕ to¸n ¸p dông khi kÕ to¸n thñ c«ng, nªn khi chuyÓn sang kÕ to¸n trªn m¸y vÉn gi÷ nguyªn h×nh thøc kÕ to¸n cò (nh− h×nh thøc NKCT, hoÆc NhËt kÝ - Sæ c¸i) mÆc dï chóng kh«ng cßn phï hîp. S¸u: VÒ tæ chøc hÖ thèng b¸o c¸o kÕ to¸n HÖ thèng b¸o c¸o tµi chÝnh ®−îc hÇu hÕt c¸c doanh nghiÖp tæ chøc lËp ®óng theo chÕ ®é qui ®Þnh. Tuy nhiªn cßn mét sè ®¬n vÞ khi lËp b¸o c¸o KÕt qu¶ ho¹t ®éng kinh doanh; b¸o c¸o L−u chuyÓn tiÒn tÖ vµ ThuyÕt minh b¸o c¸o tµi chÝnh cßn kÕt hîp gi÷a m¸y tÝnh vµ thñ c«ng. §iÒu nµyphô thuéc vµo ch−¬ng tr×nh phÇn mÒm kÕ to¸n ch−a ®¸p øng ®−îc yªu cÇu, c¸c ®¬n vÞ ch−a chó träng ®Õn hÖ thèng b¸o c¸o vÒ c¸c t×nh huèng hoÆc th«ng tin ®Ó ra quyÕt ®Þnh theo kÕ to¸n qu¶n trÞ. B¶y: VÒ øng dông c«ng nghÖ th«ng tin trong tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n qu¶n trÞ chi phÝ s¶n xuÊt vµ tÝnh gi¸ thµnh s¶n phÈm Nh×n chung c¸c DNSXDP ch−a thùc sù chó träng vµo c«ng t¸c kÕ to¸n qu¶n trÞ hÖ thèng nguån lùc doanh nghiÖp ERP (Enterprise Resource Planning), c¸c phÇn mÒm kÕ to¸n míi b−íc ®Çu ®Ò cËp ®Õn mét sè néi dung cña tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n qu¶n trÞ chi phÝ – gi¸ thµnh s¶n phÈm. Tuy nhiªn, phÇn lín c¸c doanh nghiÖp thùc hiÖn ch−¬ng tr×nh tÝnh gi¸ thµnh theo kiÓu b¸n tù ®éng kÕt hîp víi thñ c«ng, “bèc thuèc”. Thø ba, nguyªn nh©n tån t¹i: - Mét: C¸c c¬ quan qu¶n lý, c¸c Bé, ngµnh chøc n¨ng ch−a cã c¸c v¨n b¶n, chÕ ®é, quy ®Þnh hoÆc tµi liÖu h−íng dÉn tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n cho c¸c ®¬n vÞ trong qu¸ tr×nh chuyÓn ®æi tõ kÕ to¸n thñ c«ng sang kÕ to¸n trªn m¸y. - Hai: Sù hiÓu biÕt vÒ tin häc vµ phÇn mÒm kÕ to¸n cña c¸c c¸n bé qu¶n lý, c¸n bé kÕ to¸n ë c¸c ®¬n vÞ cßn rÊt h¹n chÕ, ®Æc biÖt lµ kiÕn thøc nÒn t¶ng vÒ tæ chøc kÕ to¸n trªn m¸y vi tÝnh cña c¸c c¸n bé kÕ to¸n ch−a ®−îc trang bÞ ®Çy ®ñ vµ cã hÖ thèng. Trong khi ®ã tr×nh ®é hiÓu biÕt vÒ chuyªn m«n kÕ to¸n cña nh÷ng ng−êi lËp tr×nh phÇn mÒm kÕ to¸n l¹i cßn nhiÒu h¹n chÕ, nªn phÇn mÒm kÕ to¸n ®−îc thiÕt kÕ kh«ng ®¸p øng hÕt yªu cÇu cña ng−êi qu¶n lý, cña c¸n bé kÕ to¸n. - Ba: Sù quan t©m ®Õn viÖc c¶i tiÕn tæ chøc qu¶n lý kinh doanh, c¶i tiÕn c«ng t¸c kÕ to¸n c«ng t¸c ®µo t¹o, båi d−ìng nghiÖp vô, chuyªn m«n vÒ kÕ 13 to¸n vµ tin häc ë c¸c ®¬n vÞ ch−a ®óng møc, ch−a cã sù ®Çu t− tho¶ ®¸ng cho c«ng t¸c nµy. 2.4 Kinh nghiÖm cña c¸c n−íc trªn thÕ giíi vÒ tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n trong ®iÒu kiÖn øng dông c«ng nghÖ th«ng tin 2.4.1 C«ng nghÖ th«ng tin trong c«ng t¸c kÕ to¸n vµ qu¶n trÞ doanh nghiÖp trªn thÕ giíi Nh×n chung tÊt c¶ c¸c n−íc cã nÒn kinh tÕ thÞ tr−êng ph¸t triÓn, viÖc øng dông c«ng nghÖ th«ng tin vµo c«ng t¸c qu¶n trÞ doanh nghiÖp vµ cung cÊp th«ng tin cho c¸c c¬ quan qu¶n lý chøc n¨ng cña Nhµ n−íc th«ng qua phÇn mÒm “HÖ thèng ho¹ch ®Þnh nguån lùc doanh nghiÖp” (ERP - Enterprise Resource Planning). Vµ nh− vËy, hÖ thèng th«ng tin kÕ to¸n lµ mét bé phËn trong hÖ thèng “tæng thÓ th«ng tin h÷u c¬” cña toµn doanh nghiÖp. §Æc tr−ng cña phÇn mÒm ERP cã cÊu tróc ph©n hÖ Module, cã tÝnh kÕt nèi vµ chia sÎ th«ng tin t¹o thµnh hÖ thèng th«ng tin tÝch hîp. 2.4.2 Thùc tr¹ng ¸p dông hÖ thèng phÇn mÒm ERP n−íc ngoµi vµ bµi häc kinh nghiÖm cho c¸c doanh nghiÖp s¶n xuÊt D−îc phÈm ViÖt Nam Tõ tr−íc n¨m 2000, do nhu cÇu qu¶n trÞ th«ng tin trong doanh nghiÖp, ®Æc biÖt lµ c¸c doanh nghiÖp cã vèn ®Çu t− n−íc ngoµi nªn ®· cã kh¸ nhiÒu phÇn mÒm kÕ to¸n chuyªn nghiÖp n−íc ngoµi ®−îc ®−a vµo th−¬ng m¹i ë ViÖt Nam nh− Solomon, SunSystem, Exact Software, Peachtree Accounting... Sau mét thêi gian cã mÆt trªn thÞ tr−êng ViÖt Nam, c¸c phÇn mÒm chØ b¸n ®−îc rÊt h¹n chÕ. Nguyªn nh©n c¶n trë viÖc ¸p dông phÇn mÒm kÕ to¸n chuyªn nghiÖp n−íc ngoµi vµo ViÖt Nam lµ: Gi¸ b¸n qu¸ cao; giao diÖn mµn h×nh vµ tµi liÖu h−íng dÉn sö dông kh«ng th«ng dông; hÖ thèng kÕ to¸n trong c¸c phÇn mÒm kÕ to¸n n−íc ngoµi ch−a phï hîp víi hÖ thèng kÕ to¸n ViÖt Nam; c«ng t¸c b¶o hµnh, b¶o tr× vµ hç trî kü thuËt gÆp nhiÒu khã kh¨n. Tõ thùc tr¹ng vÒ øng dông c«ng nghÖ th«ng tin vµo tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n cña c¸c n−íc ph¸t triÓn trªn thÕ giíi vµ viÖc th©m nhËp phÇn mÒm kÕ to¸n n−íc ngoµi vµo ViÖt Nam trong thêi gian qua, chóng ta cã thÓ rót ra mét sè bµi häc kinh nghiÖm cho c¸c DNSXDP ViÖt Nam nh− sau: 1- PhÇn lín c¸c DNSXDP ViÖt Nam cã qui m« võa vµ nhá vµ ®Þa bµn s¶n xuÊt kinh doanh còng trong l·nh thæ quèc gia. C¸c s¶n phÈm thuèc t©n d−îc cña chóng ta cßn ch−a ®ñ tÇm c¹nh tranh víi c¸c n−íc trªn thÕ giíi. ViÖc tæ chøc c¸c Module qu¶n trÞ b¸n hµng xuyªn quèc gia ®¹t tiªu chuÈn ERP trong giai ®o¹n hiÖn nay lµ ch−a cÇn thiÕt vµ sÏ lµ kh«ng hiÖu qu¶ kinh tÕ. 2- MÆc dï c¸c phÇn mÒm n−íc ngoµi v−ît tréi so víi phÇn mÒm néi ®Þa vÒ chÊt l−îng, vÒ tÝnh chuyªn nghiÖp vµ ®Æc biÖt lµ tÝnh qu¶n trÞ s¶n xuÊt, qu¶n trÞ b¸n hµng... Nh−ng xÐt trªn c¸c mÆt tån t¹i cña c¸c phÇn mÒm 14 ngo¹i ®· nãi ë trªn th× c¸c DNSXDP ViÖt Nam kh«ng thÓ “nhËp ngo¹i nguyªn b¶n b¶n quyÒn phÇn mÒm n−íc ngoµi” ®−îc. 3- HiÖn nay c¸c c«ng ty s¶n xuÊt phÇn mÒm trong n−íc ®· b−íc ®Çu tiÕp cËn ®−îc víi c«ng nghÖ s¶n xuÊt phÇn mÒm kÕ to¸n hiÖn ®¹i, ®Æc biÖt lµ ®· xuÊt hiÖn mét sè c«ng ty phÇn mÒm ®· thiÕt kÕ, x©y dùng phÇn mÒm kÕ to¸n qu¶n trÞ víi mét sè chøc n¨ng “lÊn ¸t” sang c¸c chøc n¨ng cña hÖ thèng ERP. V× vËy, mçi doanh nghiÖp cã thÓ lùa chän c¸ch ®i riªng phï hîp cho m×nh trªn con ®−êng tiÕn tíi tin häc ho¸ tæng thÓ c«ng t¸c qu¶n lý nh− sau: - Thø nhÊt: §èi víi c¸c DNSXDP cã quy m« nhá, mÆt b»ng qu¶n lý thÊp, tr×nh ®é c«ng nghÖ th«ng tin cña nh©n viªn qu¶n lý cßn h¹n chÕ, kinh phÝ cßn h¹n hÑp th× lùa chän mua nh÷ng phÇn mÒm kÕ to¸n cña c¸c c«ng ty s¶n xuÊt phÇn mÒm néi ®Þa cã nhiÒu tÝnh n¨ng qu¶n trÞ, c¸c phÇn mÒm nµy cÇn ph¶i t−¬ng thÝch víi hÖ thèng ERP ®Ó khi ®ñ ®iÒu kiÖn øng dông phÇn mÒm nµy th× kh«ng cÇn thiÕt ph¶i thay ®æi toµn bé hÖ thèng, kh«ng l·ng phÝ c¸c chi phÝ qu¸ khø. - Thø hai: §èi víi c¸c DNSXDP cã quy m« nhá, mÆt b»ng qu¶n lý thÊp, tr×nh ®é c«ng nghÖ th«ng tin cña nh©n viªn qu¶n lý cßn h¹n chÕ, kinh phÝ cßn h¹n hÑp hiÖn t¹i ®ang øng dông nh÷ng phÇn mÒm kÕ to¸n gi¶n ®¬n, kh«ng cã tÝnh Module th× nªn thay ®æi sang nh÷ng phÇn mÒm néi ®Þa cã tÝnh chuyªn nghiÖp h¬n, cã tÝnh qu¶n trÞ h¬n ®Ó lµm b−íc ®Öm cho c«ng t¸c øng dông triÓn khai hÖ thèng phÇn mÒm ERP sau nµy. - Thø ba: §èi víi c¸c DNSXDP cã quy m« võa hoÆc lín, mÆt b»ng qu¶n lý kh¸ cao, tr×nh ®é c«ng nghÖ th«ng tin cña nh©n viªn qu¶n lý t−¬ng ®èi tiªn tiÕn, kinh phÝ kh«ng eo hÑp, hiÖn t¹i ®ang øng dông nh÷ng phÇn mÒm kÕ to¸n gi¶n ®¬n, kh«ng cã tÝnh Module hoÆc ch−a øng dông phÇn mÒm kÕ to¸n th× nªn lùa chän c¸c phÇn mÒm “hÖ thèng ERP néi ®Þa”, hoÆc nÕu lùa chän phÇn mÒm n−íc ngoµi th× cÇn ph¶i chó ý ®Õn c¸c yªu cÇu víi nhµ cung cÊp phÇn mÒm nh− ®· nãi ë trªn. Ch−¬ng 3 Néi dung vμ gi¶i ph¸p hoμn thiÖn tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n trong c¸c doanh nghiÖp s¶n xuÊt D−îc phÈm viÖt nam trong ®iÒu kiÖn øng dông c«ng nghÖ th«ng tin 3.1 Sù cÇn thiÕt vµ nguyªn t¾c hoµn thiÖn tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n trong c¸c doanh nghiÖp s¶n xuÊt D−îc phÈm ViÖt Nam 3.1.1 Sù cÇn thiÕt hoµn thiÖn tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n trong c¸c doanh nghiÖp s¶n xuÊt D−îc phÈm ViÖt Nam trong ®iÒu kiÖn øng dông c«ng nghÖ th«ng tin 15 HÖ thèng th«ng tin trong doanh nghiÖp lµ hÖ thèng thu thËp, xö lý vµ cung cÊp th«ng tin cho viÖc ra quyÕt ®Þnh vµ kiÓm so¸t. §Ó kÕ to¸n ®¸p øng ®−îc yªu cÇu qu¶n lý míi cña nÒn kinh tÕ thÞ tr−êng cã sù ®iÒu tiÕt cña Nhµ n−íc theo ®Þnh h−íng x· héi chñ nghÜa, chóng ta ph¶i thiÕt lËp vµ ®−a vµo vËn hµnh trong nÒn kinh tÕ mét hÖ thèng th«ng tin kÕ to¸n víi sù trî gióp cã hiÖu qu¶ cña c¸c c«ng cô, ph−¬ng tiÖn kü thuËt hiÖn ®¹i. MÆt kh¸c, chóng ta kh«ng thÓ tæ chøc thu thËp, xö lý vµ cung cÊp hÖ thèng th«ng tin kÕ to¸n tµi chÝnh, hÖ thèng th«ng tin kÕ to¸n qu¶n trÞ mét c¸ch th−êng xuyªn, liªn tôc, nhanh chãng, kÞp thêi mµ kh«ng cã sù trî gióp cña ch−¬ng tr×nh kÕ to¸n ®−îc lËp tr×nh. 3.1.2 Nguyªn t¾c hoµn thiÖn tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n c¸c doanh nghiÖp s¶n xuÊt D−îc phÈm ViÖt Nam trong ®iÒu kiÖn øng dông c«ng nghÖ th«ng tin ViÖc hoµn thiÖn tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n doanh nghiÖp s¶n xuÊt D−îc phÈm ViÖt Nam trong viÖc øng dông c¸c kü thuËt tin häc hiÖn ®¹i trong c«ng t¸c kÕ to¸n ph¶i tu©n thñ nh÷ng nguyªn t¾c: - Mét: Ph¶i tu©n thñ LuËt KÕ to¸n, c¸c nguyªn t¾c, ChuÈn mùc kÕ to¸n, chÕ ®é kÕ to¸n, ®ång thêi ph¶i phï hîp víi c¬ chÕ, chÝnh s¸ch vµ yªu cÇu qu¶n lý trong ®iÒu kiÖn nÒn kinh tÕ thÞ tr−êng ë n−íc ta. - Hai: Kh«ng nh÷ng tu©n thñ LuËt KÕ to¸n, c¸c nguyªn t¾c, ChuÈn mùc kÕ to¸n, chÕ ®é kÕ to¸n mµ cßn ph¶i t¹o c¬ së cho viÖc kiÓm tra, kiÓm so¸t, tæng hîp sè liÖu th«ng tin kÕ to¸n trong hÖ thèng ngµnh nh− Tæng c«ng ty D−îc, Côc qu¶n lý D−îc Bé Y tÕ... - Ba: Ph¶i ®¶m b¶o phï hîp víi ®Æc ®iÓm, tÝnh chÊt, quy m« vµ ph¹m vi ho¹t ®éng cña ®¬n vÞ. - Bèn: Ph¶i phï hîp víi tr×nh ®é c¸n bé qu¶n lý vµ ®Æc biÖt lµ c¸n bé kÕ to¸n. - N¨m: Ph¶i trang bÞ vËt chÊt ®ång bé, tù ®éng hãa cao nh−ng an toµn, b¶o mËt vµ ®¶m b¶o tÝnh hiÖu qu¶ vµ kh¶ thi. 3.2 Néi dung vµ gi¶i ph¸p hoµn thiÖn tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n trong c¸c doanh nghiÖp s¶n xuÊt D−îc phÈm ViÖt Nam trong ®iÒu kiÖn øng dông c«ng nghÖ th«ng tin 3.2.1 Hoµn thiÖn tæ chøc h¹ch to¸n ban ®Çu C¨n cø vµo hÖ thèng chøng tõ kÕ to¸n do Bé Tµi chÝnh ban hµnh, c¸c doanh nghiÖp s¶n xuÊt D−îc phÈm cÇn lùa chän nh÷ng chøng tõ kÕ to¸n 16 cÇn thiÕt, phï hîp víi ®Æc ®iÓm ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña m×nh. LuËn ¸n ®· ®Ò cËp hoµn thiÖn tæ chøc h¹ch to¸n ban ®Çu trªn c¸c néi dung: Thø nhÊt, x©y dùng danh môc chøng tõ kÕ to¸n Trong ®iÒu kiÖn doanh nghiÖp øng dông phÇn mÒm kÕ to¸n, c¸c chøng tõ ph¶i ®−îc ph©n lo¹i vµ m· ho¸ theo tõng néi dung c«ng t¸c kÕ to¸n cã liªn quan. Theo luËn ¸n, víi ®Æc ®iÓm s¶n xuÊt kinh doanh cña c¸c doanh nghiÖp s¶n xuÊt D−îc phÈm th× cã thÓ sö dông tèi ®a c¸c lo¹i chøng tõ theo QuyÕt ®Þnh 15 cña Bé Tµi chÝnh ban hµnh. Thø hai, tæ chøc lu©n chuyÓn, xö lý, söa ch÷a, l−u tr÷ vµ b¶o qu¶n chøng tõ C¸c chøng tõ kÕ to¸n tõ c¸c nguån kh¸c nhau ®−îc chuyÓn ®Õn phßng kÕ to¸n DN sÏ ®−îc kiÓm tra tÝnh hîp lý, hîp ph¸p cña chøng tõ, ph©n lo¹i chøng tõ vµ tæ chøc nhËp d÷ liÖu vµo m¸y tÝnh. Th«ng th−êng ®−îc tæ chøc theo 2 c¸ch c¬ b¶n sau: C¸ch thø nhÊt: C¸c bé phËn kÕ to¸n ®¶m nhËn tÊt c¶ c¸c c«ng viÖc tõ kh©u xö lý chøng tõ, khai b¸o hÖ thèng, nhËp d÷ liÖu (chøng tõ ) vµo m¸y tÝnh, khai th¸c d÷ liÖu... cho ®Õn kÕt xuÊt b¸o c¸o liªn quan cña phÇn hµnh kÕ to¸n ®−îc ph©n c«ng. C¸ch thø hai: C¸c bé phËn kÕ to¸n ®−îc tæ chøc theo c¸c phÇn hµnh kÕ to¸n nh− c¸ch thø nhÊt, nh−ng kh¸c mét ®iÓm c¬ b¶n lµ: Trong bé m¸y kÕ to¸n cã mét bé phËn xö lý chøng tõ vµ nhËp chøng tõ vµo m¸y riªng. Theo luËn ¸n, c¸c doanh nghiÖp s¶n xuÊt D−îc phÈm tïy thuéc vµo ®iÒu kiÖn cô thÓ (quy m«, mÆt b»ng qu¶n lý, tr×nh ®é nh©n viªn kÕ to¸n, kinh phÝ ®Çu t−...) mµ ¸p dông c¸ch xö lý nhËp d÷ liÖu phï hîp ®Ó khai th¸c nh÷ng −u ®iÓm cña tõng ph−¬ng ¸n. - Mét: §èi víi c¸c DNSXDP cã quy m« nhá, mÆt b»ng qu¶n lý thÊp, tr×nh ®é c«ng nghÖ th«ng tin cña nh©n viªn qu¶n lý cßn h¹n chÕ, kinh phÝ cßn h¹n hÑp cho viÖc ®Çu t− c«ng nghÖ th«ng tin hoÆc ®èi víi nh÷ng doanh nghiÖp cã quy m« lo¹i võa, trong thêi kú ®Çu míi øng dông phÇn mÒm kÕ to¸n th× nªn tæ chøc ¸p dông c¸ch nhËp d÷ liÖu thø hai. - Hai: §èi víi c¸c DNSXDP cã quy m« võa hoÆc lín, mÆt b»ng qu¶n lý kh¸ cao, tr×nh ®é c«ng nghÖ th«ng tin cña nh©n viªn qu¶n lý t−¬ng ®èi tiªn tiÕn, kinh phÝ kh«ng eo hÑp cho viÖc ®Çu t− trang bÞ hÖ thèng m¹ng m¸y tÝnh néi bé, hay côc bé th× nªn ¸p dông c¸ch thø nhÊt ®Ó tæ chøc nhËp d÷ liÖu, xö lý d÷ liÖu theo tõng phÇn hµnh kÕ to¸n. Khi ph¸t hiÖn cã sai sãt trong viÖc nhËp d÷ liÖu cÇn ph¶i söa ch÷a, c¸c kÕ to¸n viªn th−êng läc chøng tõ quay vÒ chøng tõ gèc ®· bÞ nhËp sai trªn m¸y 17 råi thùc hiÖn “Söa/xãa” trªn chøng tõ ®ã. Víi c¸ch söa nh− vËy lµ vi ph¹m LuËt KÕ to¸n, mµ sè liÖu ghi sai ph¶i söa ch÷a theo mét trong hai ph−¬ng ph¸p: Ghi ©m hoÆc ghi bæ sung. LuËn ¸n ®· ®Ò cËp ®Õn c¸c ph−¬ng ph¸p söa ch÷a sai sãt trong ®iÒu kiÖn sö dông phÇn mÒm kÕ to¸n trªn m¸y vi tÝnh: - §èi víi tr−êng hîp sai sãt lµ “thiÕu hoÆc thõa” nh−ng vÉn ®óng mèi quan hÖ tµi kho¶n: Tr−êng hîp sai sãt “thiÕu”: C¸c doanh nghiÖp cÇn thùc hiÖn ®óng quy ®Þnh cña LuËt kÕ to¸n b»ng c¸ch lËp “Chøng tõ ghi sæ bæ sung” vµ ghi thªm sè chªnh lÖch thiÕu cho ®ñ. Tr−êng hîp sai sãt “thõa, nÕu thùc hiÖn theo quy ®Þnh cña LuËt KÕ to¸n th× kÕ to¸n ph¶i nhËp liÖu 2 lÇn míi ®iÒu chØnh xong cho 1 lÇn ch÷a sæ. Theo t¸c gi¶, trong tr−êng hîp nµy kÕ to¸n chØ cÇn lËp mét “Chøng tõ ghi sæ bæ sung lµ chªnh lÖch ©m”. - §èi víi tr−êng hîp sai sãt vÒ mèi quan hÖ tµi kho¶n ®èi øng: C¸c doanh nghiÖp cÇn h¹n chÕ tèi ®a tr−êng hîp sai sãt nµy b»ng c¸ch m· hãa c¸c danh môc chøng tõ theo mèi quan hÖ th−êng xuyªn ph¸t sinh nghiÖp vô, khi ®ã trªn giao diÖn mµn h×nh nhËp liÖu sÏ mÆc ®Þnh c¸c chøng tõ Nî/Cã hoÆc mÆc ®Þnh theo vÕ ph¸t sinh Nî hay ph¸t sinh Cã cña tµi kho¶n. - §èi víi tr−êng hîp sai sãt nh−ng ch−a in sæ vµ b¸o c¸o kÕ to¸n: Khi kiÓm tra néi bé c«ng t¸c kÕ to¸n nÕu ph¸t hiÖn c¸c sai sãt mµ ch−a in c¸c sæ kÕ to¸n, ch−a lËp c¸c b¸o c¸o kÕ to¸n th× cã thÓ cho phÐp söa sai trùc tiÕp trªn chøng tõ ban ®Çu ®· nhËp liÖu sai b»ng c¸ch läc chøng tõ quay vÒ chøng tõ gèc ®· bÞ nhËp sai trªn m¸y råi thùc hiÖn söa/xãa trªn chøng tõ ®ã. 3.2.2 Hoµn thiÖn c«ng t¸c khö trïng chøng tõ Trong nhiÒu tr−êng hîp mét nghiÖp vô kÕ to¸n ph¸t sinh cã 2 chøng tõ ban ®Çu, vµ nÕu sö dông tõng chøng tõ ®Ó ghi sæ kÕ to¸n th× sÏ dÉn ®Õn tr−êng hîp nhËp d÷ liÖu vµo m¸y Nî/Cã 2 lÇn trïng nhau. NÕu xem xÐt kü c¸c ph¸t sinh cã chøng tõ trïng th× ta cã thÓ ph©n lo¹i chóng thµnh c¸c nhãm sau: - Nhãm mét: Quy ®Þnh vÒ cËp nhËt chøng tõ trïng liªn quan ®ång thêi tíi tiÒn mÆt vµ tiÒn göi ng©n hµng. LuËn ¸n ®Ò ra c¸c ph−¬ng ¸n gi¶i quyÕt: + Ph−¬ng ¸n 1: ChØ sö dông vµ nhËp 1 chøng tõ cã tÝnh −u tiªn lµ phiÕu chi hoÆc chøng tõ ngo¹i tÖ. + Ph−¬ng ¸n 2: NhËp c¶ 2 chøng tõ th«ng qua tµi kho¶n trung gian lµ TK tiÒn ®ang chuyÓn. - Nhãm hai: Quy ®Þnh vÒ cËp nhËt chøng tõ trïng liªn quan ®Õn mua b¸n vËt t−, hµng ho¸ thanh to¸n ngay b»ng tiÒn mÆt hoÆc tiÒn göi ng©n hµng. 18 + Ph−¬ng ¸n 1: H¹ch to¸n tæng hîp 1 chøng tõ chi tiÒn hoÆc thu tiÒn, nh−ng chøng tõ liªn quan ®Õn mua hoÆc b¸n vËt t− hµng ho¸ kh«ng h¹ch to¸n tæng hîp mµ chØ cËp nhËt c¸c th«ng tin chi tiÕt. + Ph−¬ng ¸n 2: ChØ cËp nhËt chøng tõ liªn quan ®Õn mua, b¸n vËt t−, hµng ho¸ cßn kh«ng cËp nhËt chøng tõ thu hoÆc chi tiÒn. + Ph−¬ng ¸n 3: H¹ch to¸n th«ng qua tµi kho¶n c«ng nî ph¶i tr¶; ph¶i thu. - Nhãm ba: Quy ®Þnh vÒ cËp nhËt chøng tõ trïng liªn quan ®Õn thanh to¸n tiÒn t¹m øng mua vËt t−, hµng ho¸. + Ph−¬ng ¸n 1: Sö dông c¶ 02 chøng tõ ®Ó nhËp d÷ liÖu nh−ng chøng tõ liªn quan ®Õn vËt t−, hµng ho¸ kh«ng h¹ch to¸n tång hîp. + Ph−¬ng ¸n 2: ChØ cËp nhËt chøng tõ liªn quan ®Õn nhËp vËt t−, hµng ho¸; kh«ng cËp nhËt giÊy ®Ò nghÞ thanh to¸n tiÒn t¹m øng. - Nhãm bèn: Quy ®Þnh vÒ cËp nhËt chøng tõ trïng liªn quan ®Õn cung cÊp dÞch vô thu tiÒn ngay. + Ph−¬ng ¸n 1: ChØ nhËp chøng tõ thu tiÒn mÆt, tiÒn göi ng©n hµng. + Ph−¬ng ¸n 2: Sö dông vµ cËp nhËt c¶ 2 lo¹i chøng tõ, h¹ch to¸n qua tµi kho¶n c«ng nî ph¶i thu. Trong tõng ph−¬ng ¸n cña tõng nhãm tr−êng hîp chèng trïng kÓ trªn, luËn ¸n ®· tËp trung lµm râ néi dung cña ph−¬ng ¸n, c¸c −u ®iÓm, nh−îc ®iÓm vµ rót ra ®iÒu kiÖn vËn dông cho tõng ph−¬ng ¸n cô thÓ ®èi víi c¸c DN. 3.2.3 Tæ chøc m∙ ho¸ c¸c ®èi t−îng qu¶n lý trong c¬ së d÷ liÖu kÕ to¸n Sau khi tr×nh bµy hÖ thèng c¸c ®èi t−îng kÕ to¸n cÇn qu¶n lý, luËn ¸n ®· tËp trung vµo tr×nh bµy c¸c ph−¬ng ph¸p m· hãa c¸c ®èi t−îng cÇn qu¶n lý ®èi víi c¸c DNSXDP. Trong m· ho¸ nãi chung, ng−êi ta th−êng tiÕn hµnh ph©n lo¹i s¬ bé c¸c ®èi t−îng theo tÝnh chÊt cña chóng. §Ó m· ho¸ c¸c tÝnh chÊt cña ®èi t−îng cã thÓ chia thµnh 2 møc ®é: Møc ®¬n gi¶n vµ møc phøc t¹p (kÕt hîp). Nhãm thø nhÊt bao gåm c¸c ph−¬ng ph¸p m· ho¸ c¬ b¶n, nhãm thø hai lµ c¸c ph−¬ng ph¸p ®−îc x©y dùng kÕt hîp tõ c¸c ph−¬ng ph¸p cña nhãm thø nhÊt. Hai ph−¬ng ph¸p c¬ b¶n lµ m· ho¸ song song vµ m· ho¸ liªn tiÕp thu ®−îc do kÕt qu¶ ph©n lo¹i s¬ bé tËp hîp c¸c tÝnh chÊt cña ®èi t−îng. 3.2.4 Hoµn thiÖn tæ chøc hÖ thèng tµi kho¶n kÕ to¸n Sau khi tr×nh bµy nh÷ng yªu cÇu vÒ viÖc x©y dùng hÖ thèng tµi kho¶n, m· hãa tµi kho¶n cña c¸c DNSXDP ®Ó phôc vô cho c«ng t¸c qu¶n trÞ néi bé doanh nghiÖp, cho c«ng t¸c qu¶n lý cña Bé y tÕ, Côc qu¶n lý D−îc, Tæng 19 c«ng ty D−îc ViÖt Nam, luËn ¸n ®· x©y dùng c¸c ph−¬ng ¸n m· hãa tµi kho¶n cho c¸c DN. + Ph−¬ng ¸n 1: M· ho¸ c¸c lo¹i s¶n phÈm, hµng ho¸ kÕt hîp ký hiÖu tµi kho¶n vµ ®¨ng ký liªn tiÕp theo thø bËc h×nh c©y. + Ph−¬ng ¸n 2: M· hãa tµi kho¶n kÕt hîp ký hiÖu tµi kho¶n vµ mét hoÆc mét sè ch÷ c¸i ®Çu cña danh môc vËt t−, s¶n phÈm, hµng hãa cïng víi sè ®¨ng ký thø tù liªn tiÕp. Danh môc hÖ thèng tµi kho¶n ®−îc x©y dùng vµ m· ho¸ ngay tõ khi ch−¬ng tr×nh phÇn mÒm b¾t ®Çu øng dông vµ ®¶m b¶o tÝnh thèng nhÊt trong viÖc sö dông ë c¸c bé phËn liªn quan kh¸c. Víi ph−¬ng ¸n 1 cã −u ®iÓm h¬n ph−¬ng ¸n 2 trong viÖc bæ sung c¸c tµi kho¶n chi tiÕt khi cã mÆt hµng míi ®−a vµo s¶n xuÊt sÏ b¶o ®¶m tÝnh ®ång nhÊt, nh−ng cã nh−îc ®iÓm lµ viÖc x©u läc ®Ó t×m theo tªn s¶n phÈm sÏ gÆp khã kh¨n. Tuy nhiªn, trong ®iÒu kiÖn tr×nh ®é c«ng nghÖ th«ng tin cña nh©n viªn kÕ to¸n ngµy cµng ph¸t triÓn, ®Ó b¶o ®¶m tÝnh logic, tÝnh khoa häc vµ tÝnh më cho sù ph¸t triÓn s¶n phÈm míi th× c¸c DNSXDP nªn ¸p dông ph−¬ng ¸n thø nhÊt trong viÖc tæ chøc m· hãa tµi kho¶n. 3.2.5 X©y dùng m« h×nh bé m¸y kÕ to¸n phï hîp víi h×nh thøc tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n Cã thÓ tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n theo mét trong ba h×nh thøc sau: - Thø nhÊt, tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n theo h×nh thøc tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n tËp trung. Theo h×nh thøc nµy th× toµn ®¬n vÞ tæng thÓ chØ tæ chøc mét phßng kÕ to¸n trung t©m ë ®¬n vÞ chÝnh, cßn ë c¸c ®¬n vÞ trùc thuéc kh«ng tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n riªng. §èi víi doanh nghiÖp tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n tËp trung, viÖc trang bÞ m¸y tÝnh theo m¹ng néi bé cho phßng kÕ to¸n trung t©m gåm c¸c m¸y tÝnh trang bÞ cho tõng kÕ to¸n viªn chÞu tr¸ch nhiÖm tõng phÇn hµnh kÕ to¸n vµ m¸y tÝnh tæng hîp. Khi ®ã mçi bé phËn kÕ to¸n ®Òu ph¶i thùc hiÖn ®Çy ®ñ c¸c nhiÖm vô thuéc phÇn hµnh cña m×nh tõ kh©u lËp chøng tõ, xö lý h¹ch to¸n ban ®Çu, nhËp d÷ liÖu vµo m¸y, khai th¸c sè liÖu, cung cÊp sè liÖu cÇn thiÕt theo chøc n¨ng nhiÖm vô, theo sù ph©n cÊp, ph©n quyÒn; ®èi chiÕu kiÓm tra sè liÖu víi c¸c bé phËn kÕ to¸n liªn quan. Bé phËn kÕ to¸n tæng hîp tiÕp nhËn th«ng tin tõ c¸c m¸y tÝnh thuéc c¸c phÇn hµnh hoÆc ®−îc sù ph©n cÊp, ph©n quyÒn cã thÓ khai th¸c sö dông th«ng tin trùc tiÕp trªn m¸y tÝnh cña c¸c bé phËn ®Ó tõ ®ã tæng hîp th«ng tin, lËp ®−îc c¸c sæ kÕ to¸n, b¸o c¸o kÕ to¸n tµi chÝnh vµ b¸o c¸o kÕ to¸n qu¶n trÞ... 20 LuËn ¸n cßn nªu lªn c¸c −u ®iÓm, nh−îc ®iÓm vµ ®iÒu kiÖn vËn dông cho c¸c DNSXDP khi ¸p dông h×nh thøc tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n tËp trung. - Thø hai, tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n theo h×nh thøc tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n ph©n t¸n. ë ®¬n vÞ chÝnh ®−îc thµnh lËp phßng kÕ to¸n trung t©m, cßn ë c¸c ®¬n vÞ trùc thuéc ®· ®−îc ph©n cÊp qu¶n lý kinh tÕ tµi chÝnh néi bé nh− c¸c xÝ nghiÖp s¶n xuÊt trùc thuéc c«ng ty, chi nh¸nh b¸n hµng cña c¸c c«ng ty t¹i c¸c ®Þa bµn kh¸c nhau ®Òu cã tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n riªng. Theo h×nh thøc nµy th× viÖc tæ chøc trang bÞ m¸y tÝnh, x©y dùng phÇn mÒm kÕ to¸n trªn m¸y tÝnh cßn phô thuéc vµo nhiÒu nh©n tè. Trong ®ã, quan träng nhÊt lµ kh¶ n¨ng tµi chÝnh cña doanh nghiÖp trong viÖc nèi m¹ng néi bé, thuª ®−êng truyÒn riªng hay kh«ng gi÷a trung t©m víi c¸c phßng kÕ to¸n cña c¸c ®¬n vÞ trùc thuéc. LuËn ¸n còng ®· nãi lªn nh÷ng −u ®iÓm, nh−îc ®iÓm cña tõng tr−êng hîp vµ ®Ò xuÊt cho c¸c DNSXDP tïy thuéc vµo ®iÒu kiÖn cô thÓ ®Ó tæ chøc nèi m¹ng néi bé, thuª ®−êng truyÒn riªng nh»m môc ®Ých thu thËp, tæng hîp th«ng tin toµn c«ng ty víi ®Þa bµn ph©n t¸n. - Thø ba, tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n theo h×nh thøc tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n võa tËp trung võa ph©n t¸n. Theo h×nh thøc nµy lµ sù kÕt hîp cña 2 h×nh thøc trªn: ë ®¬n vÞ chÝnh thµnh lËp phßng kÕ to¸n trung t©m, ë c¸c ®¬n vÞ phô thuéc lín, ®ñ tr×nh ®é qu¶n lý ®−îc ph©n cÊp qu¶n lý kinh tÕ tµi chÝnh néi bé møc ®é cao th× tæ chøc kÕ to¸n riªng; cßn ë c¸c ®¬n vÞ trùc thuéc nhá, kh«ng cã kh¶ n¨ng qu¶n lý ®éc lËp th× kh«ng ph©n cÊp qu¶n lý kinh tÕ tµi chÝnh néi bé vµ kh«ng cho tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n riªng mµ ë ®ã chØ bè trÝ c¸c nh©n viªn kinh tÕ lµm nhiÖm vô h−íng dÉn h¹ch to¸n ban ®Çu. Trong ®iÒu kiÖn tæ chøc m¹ng m¸y tÝnh (WAN) th× viÖc cung cÊp sè liÖu vµ b¸o c¸o ®−îc thùc hiÖn trªn m¹ng tõ m¸y tÝnh cña phßng kÕ to¸n trùc thuéc vÒ m¸y tÝnh cña kÕ to¸n tæng hîp t¹i phßng kÕ to¸n trung t©m; tr−êng hîp kh«ng nèi m¹ng (WAN)gi÷a trung t©m víi c¸c phßng kÕ to¸n ®¬n vÞ trùc thuéc th× tÝnh kÞp thêi b¸o c¸o cña toµn ®¬n vÞ phô thuéc vµo viÖc cung cÊp b¸o c¸o, tµi liÖu cña c¸c ®¬n vÞ trùc thuéc còng nh− viÖc nhËp d÷ liÖu, xö lý d÷ liÖu ë phßng kÕ to¸n trung t©m. 3.2.6 Tæ chøc c«ng t¸c kiÓm tra kÕ to¸n Trong phÇn nµy, sau khi tr×nh bµy nh÷ng rñi ro, sai sãt vµ nh÷ng gian lËn th−êng x¶y ra trong m«i tr−êng xö lý b»ng m¸y tÝnh, luËn ¸n ®· ®Ò cËp ®Õn 3 nhãm thñ tôc kiÓm tra b»ng ch−¬ng tr×nh m¸y tÝnh sau: 21 - Mét, kiÓm so¸t nhËp liÖu: KiÓm so¸t nhËp liÖu ®−îc thùc hiÖn tõ khi cã nguån d÷ liÖu cho ®Õn khi hoµn tÊt nhËp liÖu vµo hÖ thèng. §©y lµ c«ng t¸c kiÓm tra cã tÇm quan träng bËc nhÊt ®èi víi c«ng t¸c kiÓm tra kÕ to¸n, bao gåm c¸c néi dung: KiÓm so¸t nguån d÷ liÖu; kiÓm tra qu¸ tr×nh nhËp liÖu; - Hai, kiÓm so¸t qu¸ tr×nh xö lý d÷ liÖu: KiÓm so¸t xö lý kiÓm tra sù chÝnh x¸c cña th«ng tin kÕ to¸n trong qu¸ tr×nh xö lý sè liÖu, lo¹i trõ c¸c yÕu tè bÊt th−êng trong qu¸ tr×nh xö lý vµ ®¶m b¶o cho hÖ thèng vËn hµnh nh− thiÕt kÕ ban ®Çu. HÖ thèng xö lý yªu cÇu c¸c mÉu tin trong tÖp tin d÷ liÖu n»m theo tr×nh tù. KiÓm so¸t tr×nh tù sÏ ph¸t hiÖn ra mÉu tin nµo kh«ng n»m ®óng thø tù. Trong qu¸ tr×nh thiÕt kÕ hÖ thèng, ng−êi lËp tr×nh sÏ lËp tr×nh c¸c thñ tôc kiÓm so¸t xö lý do kÕ to¸n cung cÊp ®Ó hÖ thèng cã thÓ tù ®éng kiÓm tra c¸c ho¹t ®éng xö lý. - Ba, kiÓm so¸t th«ng tin ®Çu ra: KiÓm so¸t th«ng tin ®Çu ra bao gåm chÝnh s¸ch vµ c¸c b−íc thùc hiÖn nh»m ®¶m b¶o sù chÝnh x¸c cña viÖc xö lý sè liÖu. Cuèi cïng, luËn ¸n ®· nªu lªn néi dung, s¬ ®å tr×nh tù c¸c ph−¬ng ph¸p kiÓm tra thö nghiÖm kiÓm so¸t: kiÓm tra d÷ liÖu; m« pháng song song; ph−¬ng tiÖn kiÓm tra tÝch hîp hÖ thèng. 3.2.7 Hoµn thiÖn c«ng t¸c qu¶n trÞ ng−êi dïng vµ b¶o mËt th«ng tin Hoµn thiÖn c«ng t¸c qu¶n trÞ ng−êi dïng gåm 3 lÜnh vùc: Ph©n chia tr¸ch nhiÖm, truy cËp c¬ së d÷ liÖu, x¸c lËp quyÒn së h÷u d÷ liÖu. §Ó tu©n thñ nguyªn t¾c ph©n c«ng ph©n nhiÖm trong bé m¸y kÕ to¸n, phÇn mÒm kÕ to¸n dï ch¹y trªn m«i tr−êng ®¬n lÎ hay m¹ng ®Òu ph¶i cã chøc n¨ng ph©n quyÒn. Tuú theo quy m« cña ®¬n vÞ kÕ to¸n ®Ó tæ chøc ph©n quyÒn nh−ng vÒ c¬ b¶n cã 4 lo¹i cÊp bËc nh− sau: • KÕ to¸n tr−ëng: Cã quyÒn sö dông tham sè hÖ thèng (®¬n vÞ h¹ch to¸n, c¬ quan chñ qu¶n...), duyÖt danh môc tµi kho¶n vµ c¸c b¶ng danh môc quan träng kh¸c, më sæ kÕ to¸n, kho¸ sæ kÕ to¸n, hîp thøc c¸c chøng tõ kÕ to¸n, ph©n quyÒn cho c¸c nh©n viªn kh¸c, in c¸c b¸o c¸o tµi chÝnh, qu¶n trÞ vµ theo dâi c«ng viÖc cña toµn bé ng−êi dïng. • KÕ to¸n viªn chÝnh: §−îc ph©n quyÒn thùc hiÖn c¸c bót to¸n cho toµn bé c¸c sæ nhËt ký, ®−îc quyÒn in c¸c sæ nhËt ký. • KÕ to¸n viªn c¬ b¶n: §−îc chuyªn m«n ho¸ theo lo¹i h×nh c«ng viÖc, chØ ®−îc më c¸c sæ kÕ to¸n, sæ nhËt ký theo sù ph©n c«ng cña kÕ to¸n tr−ëng. • KiÓm tra kÕ to¸n: Cã chøc n¨ng ®¶m b¶o c¸c nguån d÷ liÖu, th«ng tin kÕ to¸n mét c¸ch ®Çy ®ñ vµ chÝnh x¸c, gi¸m s¸t quy tr×nh lµm viÖc trªn hÖ 22 thèng m¸y tÝnh, kiÓm tra, ®èi chiÕu nhËp liÖu vµ kÕt xuÊt, söa ch÷a c¸c mÉu tin sai sãt do nhËp liÖu vµ kiÓm so¸t viÖc chuyÓn giao c¸c kÕt xuÊt cña hÖ thèng. Môc tiªu chÝnh cña c«ng t¸c an toµn d÷ liÖu lµ ®¶m b¶o tÝnh chÝnh x¸c, ®é tin cËy cao vµ phôc håi ®−îc trong c¸c tr−êng hîp ph¸t sinh sù cè kÜ thuËt trong qu¸ tr×nh tiÕp nhËn, xö lý vµ truyÒn tin ®èi víi cÊu tróc d÷ liÖu vµ néi dung d÷ liÖu. Sau khi tr×nh bµy mét sè biÖn ph¸p an toµn d÷ liÖu chung cho viÖc x©y dùng c¸c hÖ thèng c¬ së d÷ liÖu kÕ to¸n, luËn ¸n ®· tr×nh bµy c¸c biÖn ph¸p vµ c«ng cô b¶o mËt th«ng tin bao gåm: - Mét, c¸c biÖn ph¸p hµnh chÝnh: Ban hµnh c¸c quy ®Þnh vÒ mÆt hµnh chÝnh nh− quy chÕ b¶o mËt; néi quy ho¹t ®éng chung cho c¸c m¹ng côc bé, c¸c phßng m¸y tÝnh vµ c¸c m¸y ®¬n lÎ; quy ®Þnh râ vµ kiÓm so¸t chÆt chÏ chøc n¨ng quyÒn h¹n cña c¸c c¸n bé ®−îc phÐp chuyÓn th«ng tin tõ trong hÖ thèng ra ngoµi vµ ng−îc l¹i... - Hai, c¸c biÖn ph¸p kÜ thuËt: - ThiÕt lËp hÖ thèng b¶o mËt nhiÒu tÇng, nhiÒu møc kh¸c nhau; - Duy tr× ®ång thêi nhiÒu d¹ng b¶o mËt phï hîp víi tõng lo¹i th«ng tin sè liÖu vµ c¸c yªu cÇu nghiÖp vô nh−: M· ho¸ d÷ liÖu, ch÷ ký ®iÖn tö, kho¸ c«ng céng... 3.2.8 Hoµn thiÖn mét sè néi dung tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n qu¶n trÞ trong ®iÒu kiÖn øng dông c«ng nghÖ th«ng tin Do ph¹m vi vµ dung l−îng cña ®Ò tµi, luËn ¸n ®i vµo tr×nh bµy 2 gi¶i ph¸p hoµn thiÖn néi dung tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n qu¶n trÞ quan träng nhÊt trong ®iÒu kiÖn øng dông phÇn mÒm kÕ to¸n trong c¸c DNSXDP ViÖt Nam. - Mét, hoµn thiÖn tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n qu¶n trÞ chi phÝ s¶n xuÊt vµ tÝnh gi¸ thµnh s¶n phÈm: C¸c DNSXDP cÇn ph¶i hoµn thiÖn c¸c néi dung: + M· ho¸ tµi kho¶n vµ m· ho¸ c¸c ®èi t−îng qu¶n lý liªn quan ®Õn chi phÝ s¶n xuÊt vµ gi¸ thµnh s¶n phÈm + Hoµn thiÖn tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n CPNCTT theo ®óng ®èi t−îng kÕ to¸n tËp hîp chi phÝ s¶n xuÊt vµ ®èi t−îng tÝnh gi¸ thµnh. + Hoµn thiÖn c«ng t¸c ®¸nh gi¸ s¶n phÈm dë dang cuèi kú. + Hoµn thiÖn c«ng t¸c ph©n bæ, kÕt chuyÓn chi phÝ vµ tÝnh gi¸ thµnh s¶n phÈm cuèi kú. 23 - Hai, hoµn thiÖn tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n qu¶n trÞ doanh thu vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ kinh doanh LuËn ¸n ®· tr×nh bµy ph−¬ng ph¸p m· hãa c¸c tµi kho¶n doanh thu, c¸c tµi kho¶n gi¶m trõ doanh thu t−¬ng øng... ®Ó ph¶n ¸nh chi tiÕt tõng lo¹i doanh thu trªn c¸c gãc ®é qu¶n trÞ th«ng tin kh¸c nhau. C¸c TK kÕ to¸n qu¶n trÞ doanh thu cã thÓ ®−îc m· ho¸ liªn tiÕp theo thø bËc h×nh c©y doanh thu c¸c lo¹i s¶n phÈm, hµng ho¸. Trong ch−¬ng tr×nh nhËp liÖu ghi nhËn doanh thu theo ®Þnh kho¶n Nî tµi kho¶n 111,112,131.../Cã tµi kho¶n 511,512, cÇn x©y dùng ®Þnh kho¶n mÆc ®Þnh ®ång thêi ®Ó t¨ng hiÖu suÊt nhËp liÖu vµ h¹n chÕ rñi ro nhËp sai d÷ liÖu: Nî tµi kho¶n 111,112,131.../Cã tµi kho¶n 33311 vµ mÆc ®Þnh bót to¸n gi¸ vèn ®ång thêi: Nî tµi kho¶n 632/Cã tµi kho¶n 155,156,157. (Trong ®ã ch−¬ng tr×nh gi¸ vèn sÏ ®−îc xö lý tù ®éng). Víi c¸c nhµ qu¶n trÞ DNSXDP th× ®iÒu quan träng lµ ph¶i biÕt ®−îc kÕt qu¶ lµ l·i (lç) cña tõng ho¹t ®éng, tõng lo¹i thuèc, tõng c«ng viÖc, lao vô... V× vËy, cÇn thiÕt ph¶i ®¶m b¶o tæ chøc kÕ to¸n qu¶n trÞ theo tõng néi dung, yÕu tè cÊu thµnh ®Ó x¸c ®Þnh kÕt qu¶ trªn c¬ së doanh thu, c¸c kho¶n gi¶m trõ doanh thu, gi¸ vèn, chi phÝ b¸n hµng vµ chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp ph©n bæ. Tõ ®ã cÇn ph¶i cã ch−¬ng tr×nh tù ®éng trong viÖc kÕt chuyÓn doanh thu, chi phÝ, gi¸ vèn, kÕt chuyÓn vµ ph©n bæ chi phÝ b¸n hµng, chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp cho tõng s¶n phÈm, hµng hãa. §Æc biÖt ®èi víi c¸c chi phÝ liªn quan ®Õn nhiÒu ®èi t−îng, cÇn x¸c ®Þnh tiªu chuÈn ph©n bæ thÝch hîp vµ cã thÓ ph©n bæ chi tiÕt theo tõng yÕu tè chi phÝ trong mçi thao t¸c kÕt chuyÓn ph©n bæ cuèi kú. LuËn ¸n còng ®· x©y dùng c¸c sæ chi tiÕt vÒ doanh thu, chi phÝ, kÕt qu¶ cho phï hîp víi viÖc cung cÊp hÖ thèng th«ng tin kÕ to¸n qu¶n trÞ trong c¸c tr−êng hîp doanh nghiÖp s¶n xuÊt nhiÒu s¶n phÈm, doanh nghiÖp s¶n xuÊt Ýt s¶n phÈm. 3.3 §iÒu kiÖn thùc hiÖn c¸c gi¶i ph¸p hoµn thiÖn tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n trong c¸c doanh nghiÖp s¶n xuÊt D−îc phÈm ViÖt Nam trong ®iÒu kiÖn øng dông c«ng nghÖ th«ng tin §Ó hoµn thiÖn tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n trong ®iÒu kiÖn øng dông c«ng nghÖ th«ng tin theo c¸c gi¶i ph¸p trªn, c¸c DNSXDP cÇn ph¶i cã nh÷ng ®iÒu kiÖn cô thÓ ®Ó thùc hiÖn, ®ã lµ: - Thø nhÊt: Ph¶i cã mét m«i tr−êng ph¸p lý hoµn chØnh vµ æn ®Þnh. - Thø hai: §æi míi nhËn thøc vÒ vai trß cña c«ng nghÖ th«ng tin trong c«ng t¸c kÕ to¸n vµ qu¶n lý doanh nghiÖp. 24 - Thø ba: §µo t¹o vµ cËp nhËt kiÕn thøc tin häc c¨n b¶n, tin häc øng dông cho ®éi ngò c¸n bé qu¶n lý, ®Æc biÖt lµ c¸n bé kÕ to¸n doanh nghiÖp. - Thø t−: Doanh nghiÖp ph¶i c©n ®èi vµ gi¶i quyÕt tèt vÊn ®Ò vèn ®Çu t− ®ñ m¹nh ®Ó trang bÞ kü thuËt vµ phÇn mÒm øng dông. kÕt luËn §Ò tµi luËn ¸n “Tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n ë c¸c doanh nghiÖp s¶n xuÊt D−îc phÈm trong ®iÒu kiÖn øng dông c«ng nghÖ th«ng tin” ®−îc hoµn thµnh nh»m hoµn thiÖn lý luËn vÒ tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n trong ®iÒu kiÖn øng dông c«ng nghÖ th«ng tin mµ tr−íc hÕt lµ øng dông phÇn mÒm kÕ to¸n, trªn c¬ së ®ã, t×m ra gi¶i ph¸p hoµn thiÖn tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n cho c¸c DNSXDP ViÖt Nam hiÖn nay khi øng dông phÇn mÒm kÕ to¸n. Trong ph¹m vi nghiªn cøu, luËn ¸n ®·: Thø nhÊt, nghiªn cøu, ph©n tÝch nh÷ng vÊn ®Ò lý luËn c¬ b¶n vÒ nhiÖm vô, nguyªn t¾c tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n trong doanh nghiÖp, nh÷ng nh©n tè t¸c ®éng ®Õn tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n ë c¸c doanh nghiÖp trong ®iÒu kiÖn øng dông c«ng nghÖ th«ng tin. Thø hai, nghiªn cøu vÒ c«ng nghÖ th«ng tin vµ øng dông c«ng nghÖ th«ng tin vµo trong c«ng t¸c kÕ to¸n. LuËn ¸n ®· tr×nh bµy tæng quan vÒ m¸y vi tÝnh vµ kh¶ n¨ng cña m¸y vi tÝnh trong xö lý th«ng tin, nguyªn t¾c l−u tr÷ d÷ liÖu trong m¸y tÝnh. Lµm râ kh¸i niÖm vÒ phÇn mÒm kÕ to¸n, c¸c nguyªn t¾c, tiªu chuÈn, ®iÒu kiÖn ¸p dông vµ tÝnh −u viÖt so víi kÕ to¸n thñ c«ng. Thø ba, luËn ¸n ®· lµm râ hÖ thèng th«ng tin kÕ to¸n vµ hÖ thèng hãa, bæ sung lý luËn c¬ b¶n vÒ néi dung tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n trong ®iÒu kiÖn øng dông c«ng nghÖ th«ng tin vµo c«ng t¸c kÕ to¸n doanh nghiÖp lµm tiÒn ®Ò cho viÖc hoµn thiÖn tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n c¸c DNSXDP trong ®iÒu kiÖn øng dông c«ng nghÖ th«ng tin. Thø t−, luËn ¸n tr×nh bµy sù ph¸t triÓn cña ngµnh D−îc vµ c¸c doanh nghiÖp s¶n xuÊt D−îc phÈm ViÖt Nam, kh¸i qu¸t vÒ c«ng nghÖ th«ng tin vµ c«ng nghiÖp phÇn mÒm ViÖt Nam trong thêi gian qua. Kh¶o s¸t vµ ®¸nh gi¸ thùc tr¹ng vÒ tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n øng dông phÇn mÒm ë c¸c doanh nghiÖp s¶n xuÊt D−îc phÈm, lµm c¬ së cho nh÷ng kiÕn nghÞ vµ gi¶i ph¸p hoµn thiÖn. Thø n¨m, qua kinh nghiÖm cña c¸c n−íc ph¸t triÓn trªn thÕ giíi vµ c¸c nguyªn t¾c hoµn thiÖn tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n c¸c DNSXDP ViÖt Nam trong ®iÒu kiÖn øng dông c«ng nghÖ th«ng tin, luËn ¸n ®· ®−a ra 8 néi dung gi¶i ph¸p 25 hoµn thiÖn tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n ë c¸c DNSXDP ViÖt Nam trong ®iÒu kiÖn øng dông c«ng nghÖ th«ng tin, ®¸p øng ®−îc yªu cÇu ®· ®Æt ra. Thø s¸u, luËn ¸n ®· ®Ò xuÊt 4 ®iÒu kiÖn ®Ó thùc hiÖn c¸c gi¶i ph¸p hoµn thiÖn vÒ tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n cho c¸c DNSXDP trong ®iÒu kiÖn øng dông c«ng nghÖ th«ng tin.