Đề tài Tổ chức công tác kế toán tại công ty xây lắp phát triển bưu điện trong điều kiện cổ phần hóa

hàng ngày khi có yêu cầu về vật tư của các đội, kế toán vật tư tiến hành lập phiếu xuất kho, hoặc khi nhận được các hoá đơn mua nguyên vật liệu, các hoá đơn mua ngoài khác, hoặc bảng chấm công từ các đội gởi lên, thi kế toán XDCB tiến hành kiểm tra và ghi vào Sổ cái TK 15482 với mã tương ứng các khoản mục chi phí, và các chứng từ gốc đó liên quan đến công trình nào thì kế toán tiền hành vào bảng liệt kê chi tiết công trình cho từng công trình đó. Dưới đây là bảng kiệt kê chi tiết của các công trình đã hoàn thành và chưa hoàn thành LIỆT KÊ CHI TIẾT CÔNG TRÌNH Từ ngày 10/10/2003 đến ngày 31/12/2003 Công trình sửa chữa tuyến cáp khu Bình AN- Hoà Cường Mã công trình: CAP 174 lct Sct ngày ht mã tk Mã tkê tên chỉ tiêu nội dung tiền C C 154/2 346/4 27/10 29/10 15482 15482 02.03 02.03 Chi phí nhiên liệu Chi tiền mua nhiên liệu cho xe Hino Chi tiền mua nhiên liệu cho xe Hino 15.020 636.309 TỔNG MÃ THỐNG KÊ 651.329 C 253/3 10/11 15482 08.03 Khánh tiết, gdịch Chi tiền tiếp khách 811.000 TỔNG MÃ THỐNG KÊ 811.000 C c CAP174 31/12 15482 15482 10 10 Pb cphí chung Pb cphi SXC Pbổ cphí chung cho CTdở dang Pbổ cphí chung(tlương) 10.000.000 25.833.329 TỔNG MX THỐNG KÊ 35.833.329 TỔNG LOẠI 37.295.658 Q Q CAP174 CAP174 31/12 31/12 15482 15482 02.03 08.03 Chi phí nhiên liệu Khánh tiết gdịch KC CPHÍ nhiên liệu làm công trình KC Cphí khánh tiết gdịch cho ctrình 651.329 811.000 Q Q CAP174 CAP174 31/12 31/12 15482 15482 10 10 PB CPSXC PBCPSXC KC CPSCX Pbổ quí trước làm ctrình KC CPSXC pbổ cho ctrình CAP174 10.000.000 25.833.329 TỔNG MÃ THỐNG KÊ 35.833.329 TỔNG LOẠI 37.295.658 SÓ DƯ ĐẦU KỲ SỐ DƯ CUỐI KỲ 0 0 Đây là bảng liệt kê chi tiết của công trình chưa hoàn thành LIỆT KÊ CHI TIẾT CÔNG TRÌNH Quí IV năm 2003 Lct Sct Ngày ht Mã TK Mã tkê Tên chỉ tiêu Nội dung tiền C UNC148 16/11 15482 07.08 Dvụ thuê ngoài TT thi công CTĐtư mới hthống CBC 40.000.000 40.000.000 c UNC148 16/11 15482 08.08 Cphí bằng tiền 45.714.000 TỔNG MÃ THỐNG KÊ 45.714.000 TỔNG LOẠI 85.714.000 SỐ DƯ ĐẦU KỲ SỐ DƯ CUỐI KỲ 0 85.714.000 Cuối kỳ, kế toán vật tư tập hợp tất cả các bảng liệt kê chi tiết công trình(đối với các công trình đã hoàn thành) vào bảng báo cáo công trình hoàn thành. Đối với các công trình chưa hoàn thành thì được ghi vào báo cáo công trình chưa hoàn thành(thể hiện ở phụ lục). Dưới đây là báo cáo các công trình đã hoàn thành BÁO CÁO CÔNG TRÌNH HOÀN THÀNH Quí IV năm 2003 Mã ctri Tên công trình Tổng 02.01 02.03 03 07.03 07.07 07.08 08.03 10 CAP02 CAP02 CAP02 PS GIAM QT Ngầm hoá các tuyến cáp treo Trần phú- lê duẩn 687.308.552 66.158.198 621.150.354 680.764.552 66.158.198 614.606.354 69.000 69.000 6.475.000 6.475.000 CAP10 CAP10 CAP10 PS GIAM QT Tuyến cáp quang Gia Lai 2.856.420.549 2.304.938.719 551.481.830 2.414.682.716 2.304.938.719 109.743.997 3.108.728 3.108.728 194.000 194.000 7.210.560 3.590.568 399.827.977 CAP123 CAP123 CAP123 PS GIAM QT Mở rộng tuyến truyền dẫn cáp quang Tp ĐN 148.691.305 44.734.596 103.956.709 302.446 302.446 389.904 389.904 5.930.000 1.259.600 35.750.000 105.059.335 CAP136 CAP136 CAP136 PS GIAM QT XD mới Mcáp ... phần cáp An hải Bắc 57.513.550 10.000.000 47.513.550 46.406.627 46.403.627 105.127 105.127 49.500 49.500 2.860.350 8.091.946 CAP174 CAP174 CAP174 PS GIAM QT Tuyến cáp khu bình an- Hoà Cường 37.295.658 37.295.658 651.329 651.329 272.250 272.250 35.833.329 ........ ..... ..................... .......... ........... ......... ........... ............ ......... Cộng 8.121.602.161 5.129.231 39.397.225 27.238.835 35.419.559 8.726.690 1.973.716.653 115.511.582 Từ báo cáo công trình hoàn thành, cùng với các báo cáo của bộ phận sản xuất khác như đúc cột thì cuối kỳ kế toán tiến hành lập báo cáo giá thành sản phẩm, dịch vụ. BÁO CÁO GIÁ THÀNH SẢN PHẨM DỊCH VỤ Quí IV năm 2003 Chỉ tiêu Mã số Kinh doanh hạch toán riêng Xl công trình Kd khác CPhí chung Tổng cộng 1.Chi phí nhân công 01 262.874.589 2.551.386.932 2.814.261.521 -tiền lương theo đơn giá 01.01 238.009.089 2.185.734.440 2.423.741.529 -BHXH,BHYT,PKCĐ 01.02 106.836.774 106.836.774 -lương làm thêm giờ 01.03 82.430.718 82.430.718 - ăn giữa ca 01.04 24.865.500 176.387.000 201.252.500 2. chi phí vật liệu 02 5.258.628.390 171.229.375 142.901.758 5.572.759.523 -chi phí nguyên vật liệu 02.01 5.219.231.165 162.028.243 29.767.641 5.411.027.049 -chi phí nhiên liệu 02.03 39.397.225 8.510.223 56.791.936 104.699.384 3. chi phí công cụ, dụng cụ sx 03 27.238.835 21.211.363 58.293.258 106.743.456 4. chi phí khấu hao TSCĐ 04 306.153.273 306.153.273 5.chi phí dịch vụ muangoài 07 2.017.862.902 93.053.815 2.110.916.717 180.410.283 Điện, nước mua ngoài 07.02 32.342.995 32.752.381 65.095.376 Vận chuyển thuê ngoài 07.03 35.419.559 1.420.000 36.839.559 Chi phí mua bảo hiểm tài sản 07.07 8.726.690 42.847.054 51.573.744 Dịch vụ thuê ngoài khác 07.08 1.973.716.653 60.710.520 103.390.848 2.137.818.321 6.Chi phí bằng tiền khác 08 817.872.034 23.951.419 198.037.818 1.139.861.271 -bảo hộ lao động 08.01 7.913.082 58.227.277 66.140.359 -Tuyên truyền qcáo, tiếp thị 08.02 3.309.072 18.991.052 22.300.124 -Khánh tiết gdịch đối ngoại 08.03 115.511.582 5.407.091 114.044.103 234.962.776 -Bổ túc đào tạo 08.04 3.169.810 3.169.810 -Chi phí bằng tiền khác 08.08 702.360.452 7.322.174 103.605.576 813.288.202 Cộng 09 8.121.602.161 572.320.561 3.537.183.322 12.231.106.044 Cùng với báo cáo công trình chưa hoàn thành ta tiến hành lập báo cáo chi phí sản xuất theo yếu tố . số liệu ghi vào cột chi phí trực tiếp được tính như sau: = (số phát sinh của các ctr hoàn thành+ số phát sinh của các công trình chưa hoàn thành)-( số giảm trừ của các công trình hoàn thành+ số giảm trư của các công trình chưa hoàn thành) CHI PHÍ SẢN XUẤT KINH DOANH THEO YẾU TỐ Từ ngày01/10/2003 đến ngày 31/12/2003 Mã số Kinh doanh khác hạch toán riêng Chi phí trực tiếp Chi phí chung CPBH Cộng 1. chi phí nguyên vật liệu 373.415.185 90.434.564 224.000 464.073.749 vật liệu dùng choSXSP ,cho khai thác 02.01 154.516.098 8.953.405 224.000 163.693.503 Vật liệu dùng cho sửa chữa tài sản 02.02 255.497.391 35.061.985 290.559.376s Nhiên liệu,động lực 02.03 19.250.319 13.268.615 32.518.934 Chi phí dụng cụ sản xuất 03 17.347.985 33.150.559 50.498.544 2.chi phí khấu hao TSCĐ 04 83.059.613 63.059.613 3.Chi phí tiền lương và các khoản 87.649.457 1.508.604.532 4.731.296 1.600.985.285 Tiền lương theo đơn giá 01.01 81.539.457 1.387.217.379 4.731.296 1.473.488.132 Tiền lương thêm giờ 01.03 78.071.153 78.071.153 Tiền ăn ca 01.04 6.110.000 43.316.000 49.426.000 4.BHXH,BHYT,KPCĐ,chi hoạt 106.836.774 106.836.774 BHXH,BHYT,PH công đoàn 01.02 106.836.774 106.836.774 5.chi phí dịch vụ mua ngoài 1.055.711.516 99.086.560 419.634 1.155.217.710 Điện nước mua ngoài 07.02 14.478.526 17.668.816 419.634 32.566.976 Vận chuyển bốc dỡ thuê ngoài 07.03 3.610.000 3.610.000 Chi phí mua bảo hiểm tài sản 07.07 15.376.727 15.376.727 Dịch vụ thuê ngoài khác 07.08 1.037.622.990 66.041.017 1.103.664.007 6.Chi phí bằng tiền khác 522.890.468 67.673.114 618.176 591.181.758 Bảo hộ lao động 08.01 1.587.992 7.923.627 418.176 10.129.758 Khánh tiết,giao dịch đối ngoại 08.03 66.804.682 25.746.626 92.551.308 Bổ túc đào tạo 08.04 793.810 793.310 Chi phí bằng tiền khác 08.08 454.497.794 33.209.051 487.706.845 Tổng cộng 4.956.231.020 1.935.695.157 5.993.106 7.459.256.183 Tổ chức công tác kế toán cho phần hành tiêu thụ: Trong phần hành tiêu thụ tại đơn vị bao gồm hoạt động bán hàng hoá như bán máy điện thoại, bán cardphone, bán các cột đúc và bàn giao các công trình hoàn thành cho chủ đầu tư. Tổ chức chứng từ kế toán: tương ứng với các hoạt động tiêu thụ trên thì tại Công Ty sử dụng các chứng từ đó là hoá đơn bán hàng, phiếu xuất kho cho hoạt động tiêu thụ hàng hoá. Đối với các công trình hoàn thành bàn giao cho khách hàng, kế toán căn cứ vào hồ sơ quyết toán công trình, biên bản thanh lý hợp đồng cùng với khối lượng quyết toán công trình hoàn thành ghi nhận doanh thu trong kỳ. Ngoài các chứng từ bắt buộc trên, trong khâu tiêu thụ kế toán còn sử dụng các chứng từ hướng dẫn như biên lai thu tiền, phiếu thu, giấy xác nhận công nợ của kách hàng. Tổ chức vận dụng hệ thống TK và sổ sách kế toán: tại Công Ty ghi nhận doanh thu các hoạt động tiêu thụ vào TK 511’doanh thu bán hàng’, đồng thời Công Ty theo yêu cầu quản lý từng hoạt động tiêu thụ nêu trên đã xây dựng chi tiết TK 511như sau: Đối với việc ghi nhận doanh thu bán hàng hoá là các sản phẩm như điện thoại, card phone thì doanh thu được phản ánh vào TK 5111’ doanh thu bán hàng hoá’ Đối với các công trình hoàn thành bàn giao cho khách hàng như là các công trình cáp thì Công Ty ghi nhận doanh thu thể hiện bên Có ở TK 51132(mã số 01), còn các công trình là các tổng đài mà Công Ty làm cho bưu điện thành phố thì doanh thu phản ánh vào TK 51132(mã số 02), các sản phẩm là các cột đúc bán ra bên ngoài cho khách hàng được ghi nhận doanh thu vào TK 51132(mã số 03). Ngoài ra việc ghi nhận các chi phí phát sinh trong quá trình bán hàng được tập hợp vào TK 641’chi phí bán hàng’, trong đó để dễ dàng quản lý các khoản chi phí phát sinh thì TK 641 được chi tiết theo từng khoản mục có mã số trùng với mã số của TK 15482. Sổ sách kế toán: khi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến quá trình tiêu thụ hàng hoá, kế toán thanh toán căn cứ vào các chứng từ kế toán ghi vào TK 641chi tiết theo từng khoản mục chi phí, chẳng hạn như kế toán thanh toán dựa vào các chứng từ như hợp đồng thuê ngoài bốc dơ,các hoá đơn mua bảo hiểm cho hàng hoá, các hoá đơn chi tiền mua nhiên liệu vận chuyển hàng đi tiêu thụ , phiếu xuất kho để sửa chữa các công trình .. cùng với phiếu chi, kế toán phản ánh vào Sổ cái TK 641 sau: SỔ CÁI TK 641 MÃ TKÊ: 02. Chứng từ - ghi sổ SCT Diễn giải Tkê Số hiệu TK đối ứng Số tiền Sh Ngày TK Tkê Nợ Có 22/10 22/10 ......... C 15 142 Mua xăng cho xe Hino Xuất vật liệu sửa cột đúc 02 02 111 152 03 01 1.250.000 523.000 Cộng 5.258.628.390 SỔ CÁI TK 641 MÃ TKÊ: 07 Chứng từ - ghi sổ SCT Diễn giải Tkê Số hiệu TK đối ứng Số tiền Sh Ngày TK Tkê Nợ Có 22/11 03/12 ......... A12 125 Chi tiền thuê vchuyển Điện, nước dùng cho ctri 07 07 111 111 03 02 25.341.260 3.560.210 Cộng 2.017.862.902 Từ các Sổ cái đó cuối kỳ kế toán thanh toán lập báo cáo chi phí bán hàng như sau: CHI PHÍ BÁN HÀNG Quí IV năm 2003 MS Xl công trình Kd khác Chi phí chung Tổng cộng 1. Chi phú nhân công 01 262.874.589 2.551.386.932 2.814.261.521 Tiền lương theo đơn giá 01.01 238.009.089 2.15.732.440 2.423.741.529 BHXH, BHYT, KPCĐ 01.02 106.836.774 106.836.774 Lương làm thêm giờ 01.03 82.430.718 82.430.718 Ăn giữa ca 01.04 24.865.500 176.387.000 201.252.500 2.chi phí vật liệu 02 5.258.628.390 171.229.375 142.901.758 5.572.759.523 Chi phí nguyên vật liệu 02.01 5.219.231.165 162.028.243 29.767.641 5.411.027.049 Chi phí vật liệu sửa chữa TSCĐ 02.02 690.909 56.342.181 57.033.090 Chi phí nhiên liệu 02.03 39.339.225 8.510.223 56.791.936 104.699.384 3. Chi phí công cụ dụng cụ 03 27.238.835 21.211.363 58.293.258 106.743.456 4.Chi phí khấu hao TSCĐ 04 306.153.273 306.153.273 6. Chi phí dịch vụ mua ngoài 07 2.017.862.902 93.053.815 180.410.283 2.291.327.000 Điện, nước mua ngoài 07.02 32.342.995 32.752.381 65.095.376 Vận chuyển bốc dỡ thuê ngoài 07.03 35.419.559 1.420.000 36.839.559 Chi mua bảo hiểm tài sản 07.07 8.726.690 42.847.054 51.573.744 Dịch vụ thuê ngoài khác 07.08 1.973.716.653 60.710.820 103.390.848 2.137.818.321 Chi phí bằng tiền khác 08 817.872.034 23.951.419 298.037.818 1.139.861.271 Bảo hộ lao động 08.01 7.913.082 58.227.277 66.140.359 Tuyên truyền quảng cáo, tiếp thị 08.02 3.309.072 18.991.052 22.300.124 Khánh tiết giao dịch đối ngoại 08.03 115.511.582 5.407.091 114.044.103 234.962.776 Bổ túc đào tạo 08.04 3.169.810 3.169.810 Chiphí bằng tiền khác 08.08 702.360.452 7.322.174 103.605.576 813.288.202 Cộng 09 8.121.602.161 572.320.561 3.537.183.322 12.231.106.044 Phân bổ chi phí sản xuất chung 10 3.487.886.997 49.296.325 3.537.183.322 Tổng cộng 11 11.609.489.158 621.616.886 3.537.183.322 Trong đó: chi phí sửa chữa 12 690.909 56.342.181 57.033.090 Căn cứ vào hoá đơn bán hàng GTGT (đối với thành phẩm, hàng hoá), hồ sơ thanh lý hợp đồng, biên bản bàn giao công trình kế toán ghi nhận doanh thu vào Bảng kê doanh thu như sau: BẢNG KÊ DOANH THU HÀNG HOÁ, DICH VỤ BÁN RA Quí IV năm 2003 Hoá đơn, chứng từ bán Tên người mua Mặt hàng Doanh thu chưa thuế T suất THUẾ GTGT Ký hiệu HĐ Số HĐ Ngày HĐ SK/03N 9601 01/01 Chị Thọ Cột bê tông 4.900.000 10 490.000 SK/03N 9651 23/01 Cty Cpphát triển VTTH Thẻ cào 100.000 10 10.000 SK/03N 9652 23/01 Cty thông tin tín hiệu đsắt Điện thoại 181.818 10 18.182 SK/03N 9602 23/01 Đoàn văn hưng Điện thoại 227.272 10 22.728 HĐ/03N 9605 23/01 Cty viễn thông Ctri tuyến cáp Tphú-LD 635.150.354 5 31.757.517,7 Hl/ 03N 9603 26/01 Bưu Điện Đn Tuyến truyền dẫn cáp Đn 601.481.830 5 30.074.091,5 SK/03N 9604 26/01 Công Ty viễn thông Hoa hồng đạilý 1.512.500 10 151.250 SK/03N 9653 28/01 Bán lẻ Điện thoại 454.545 10 45.455 SK/03N 9654 28/01 Phan Hoài Thu Thẻ cào 300.000 10 30.000 SK/03N 9655 28/01 Nguyễn Xuân Thao Điện thoại 380.000 10 38.000 ............... Cộng 9.589.168.191 480.396.817 Căn cứ vào phiếu xuất kho của kế toán vật tư cho hoạt động tiêu thụ cột đúc, căn cứ vào biên bản bàn giao công trình, hồ sơ thanh lý hợp đồng cho hoạt động xây lắp, căn cứ vào các hoá đơn mua hàng cùng với Sổ cái TK 632 kế toán thanh toán tiền hành phản ánh giá vốn của các mặt hàng tiêu thụ trong kỳ như sau: BẢNG KÊ GIÁ VỐN HÀNG HOÁ, DICH VỤ BÁN RA Quí IV năm 2003 Hoá đơn, chứng từ bán Tên người mua Mặt hàng Giá vốn Khiệu HĐ Số HĐ Ngày HĐ SK/03N 9601 01/01 Chị Thọ Cột bê tông 4.560.000 SK/03N 9651 23/01 Cty Cpphát triển VTTH Thẻ cào 90.909 SK/03N 9652 23/01 Cty thông tin tín hiệu đsắt Thẻ cào 181.818 SK/03N 9602 23/01 Đoàn văn hưng Điện thoại 197.272 HĐ/03N 9605 23/01 Cty viễn thông Ctri tuyến cáp Tphú-LD 621.150.354 Hl/ 03N 9603 26/01 Bưu Điện Đn Tuyến truyền dẫn cáp Đn 551.481.830 SK/03N 9604 26/01 Công Ty viễn thông Hoa hồng đạilý SK/03N 9653 28/01 Bán lẻ Điện thoại 421.545 SK/03N 9654 28/01 Phan Hoài Thu Thẻ cào 389.090 ........................ Cộng 93625.626.701 Từ các bảng kê trên cùng với Sổ cái TK 5111, TK 51132 chi tiết cho từng hoạt động tiêu thụ cuối kỳ kế toán tiến hành lập báo cáo sau: SẢN LƯỢNG, DOANH THU BCVT VÀ THUẾ GTGT Quí IV năm 2003 Chỉ tiêu Mã số Doanh thu chưa thuế Thuế GTGT Tsuất Thuế kỳ này lkế IIA. Dthu phát sinh 921B 9.589.168.191 12.491.566.202 10 480.396.817 653.815.580 - bán hàng 923 13.254.088 92.505.641 5 1.325.412 9.250.595 - xây lắp công trình 924 9.021.485.803 10.291.749.739 447.489.089 511.002.287 924 71.704.000 71.704.000 924 8.949.781.803 10.220.045.739 447.489.089 511.002.287 - kinh doanh khác 933 554.428.300 2.107.310.822 31.582.316 133.562.689 IIB. Dthu giảm trừ 935A IIC. Dthu KD thuần 940 9.589.168.191 12.491.599.202 480.396.817 653.815.580 III. dthu HĐ TC 940A 1.920.462 8.973.578 -tiền lãi 1.920.462 8.973.578 TỔNG HỢP Kỳ này Luỹ kế Tổng doanh thu 980 9.591.088.653 12.500.539.780 480.396.817 653.815.580 Tổng tiền ttoán 988 10.071.485.470 13.154.355.360 Để phản ánh tình hình thực hiện doanh thu, chi phí và kết quả thanh toán với đơn vị cấp trên về kinh doanh dịch vụ khác hạch toán riêng, kế toán thanh toán lập : BÁO CÁO TỔNG HỢP DOANH THU , CHI PHÍ Quí IV năm 2003 Chỉ tiêu Mã số Kinh doanh khác Kỳ trước Kỳ này Lkế đầu năm Doanh thu phát sinh 00 1.125.812.414 9.589.168.191 12.491.566.202 Tổng doanh thu 01 1.125.812.414 9.589.158.191 12.491.566.202 Các khoản giảm trừ 03 Doanh thu đượchưởng 10C 1.125.812.414 9.589.158.191 12.491.566.202 Giá vốn hàng bán 11 1.096.618.156 9.625.626.701 12.483.219.070 Giá vốn hàng hoá, tphẩm 11A 326.308.565 451.328.367 1.569.848.445 Clệch dt được hưởng- gv 20 29.194.258 -36.458.510 8.347.132 Dthu hoạt động TC 21 2.711.392 1.920.462 8.973.578 Chi phí bán hàng 24 1.189.057 5.993.106 8.347.132 Clệch thu chi từ HĐSXKD 30 30.716.593 -40.531.154 8.973.578 Tổng chênh lệch thu chi 50 30.716.593 -40.531.154 8.973.578 Ngoài hai phần hành chính như trên tại Công Ty, việc vận dụng hệ thống TK cho các phần hành khác được thể hiện qua hai sơ đồ sau: SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN DỊCH VỤ KINH DOANH HÀNG HOÁ 111,112 141,331 156 632 911 521,531,532 51132 111,112,131 mua hàng xuất đi tiêu thụ K/ c giá vốn K/c các khoản giảm thu doanh thu các 641,642 K/c doanh thu thuần chiphí K/c CPBH, CPQLDN 336322 clệch thu>chi clệch thu< chi 13635 112 33635 thuế gtgt đầu vào thanh toán với Bưu Điện tỉnh thanh toán với Bưu Điện tỉnh VAT đầu ra được khtrừ kết chuyển bù trừ thuế GTGT TK 111,112 TK 51132, TK 11,112 TK336328 331,334... TK 1548 TK 155 TK 632 TK 9118 512 131 TK 1363.. Nhận tiền thành phẩm Gv t/ phẩm K/c Gv TK 521,531 Doanh thu hđ khác TK 152,153 K/c chi phí sản xuất các khoản mua vl xuất vl giảm trừ dthu nội bộ phải TK 641 doanh thu thu BĐT nhận vl BĐT cấp K/c cphí bán hàng K/c dthu TK 627 TK 336322 TK 642 P/bổ CPSXC trích nộp K/chuyển CPQLDN cấp trên CPQLDN TK 336321 TK 136321 Phải nộp clệch phải nộp clệch Thu> chi cho BĐT thu< chi cho BĐT TK 13635 TK 112 TK 33635 Thanh toán với BĐT thanh toán với BĐT thuế VAT đầu ra Kết chuyển bù trừ thuế VAT 4. Tổ chức trang bị cơ sở vật chất và phương tiện tính toán phục vụ công tác kế toán : Hiện tại cơ sở trang thiết bị của phòng kế toán được trang bị những phương tiện cần thiết để phục vụ cho công tác kế toán. Hiện tại Công Ty đang sử dụng phần mềm của Bưu Điện thành phố giao cho. Phòng chỉ trang bị được có 4 máy tính, 1máy fax, 1máy in. Đồng thời để dảm bảo công tác lưu trữ chứng từ, sổ sách được tốt, Công Ty đã trang bị cho mỗi nhân viên 1 tủ đựng chứng từ riêng, từ đó cũng có cơ sở quy kết trách nhiệm cho từng người khi xảy ra tình trạng thiếu, mất chứng từ PHẦN BA: TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY XÂY LẮP PHÁT TRIỂN BƯU ĐIỆN TRONG ĐIỀU KIỆN CỔ PHẦN HÓA Điều kiện và mục tiêu của việc chuyển doanh nghiệp Nhà nước sang Công Ty cổ phần(cổ phần hóa ) Điều kiện của cổ phần hóa Việc cổ phần hoá đơn vị phụ thuộc của các doanh nghiệp chỉ được tiến hành khi: Đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp có đủ điều kiện hạch toán độc lập. Không gây khó khăn hoặc ảnh hưởng xấu đến hiệu quả sản xuát kinh doanh của doanh nghiệp hoặc các cán bộ còn lại của doanh nghiệp. Mục tiêu của việc cổ phần hóa: Mục tiêu của việc chuyển doanh nghiệp Nhà Nước thành Công Ty cổ phần bao gồm: Góp phần quan trọng nâng cao hiệu quả, sức cạnh tranh của doanh nghiệp; tạo ra loại hình doanh nghiệp có nhiều chủ sở hữu, trong đó có đông đảo người lao động; tạo động lực mạnh mẽ và cơ chế quả lý năng động cho doanh nghiệp để sử dụng có hiệu quả vốn, tài sản của Nhà Nước và doanh nghiệp. Huy động vốn của toàn xã hội, bao gồm: cá nhân, các tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội trong và ngoài nước để đầu tư đổi mới công nghệ, phát triể doanh nghiệp. Phát huy vai trò làm chủ thực sự của người lao động, các cổ đông; tăng cường sự giám sát của nhà đầu tư đối với chủ doanh nghiệp; bảo đảm hài hòa lợi ích của Nhà Nước, doanh nghiệp , nhà đầu tư và người lao động. Quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp cổ phần hóa : Doanh nghiệp cổ phần hoá có trách nhiệm sắp xếp ,sử dụng tối đa số lao động có tại thời điểm cổ phần hoá và giải quyết các chế độ cho người lao động theo quy định . Công ty cổ phần có trách nhiệm kế thừa mọi nghĩa vụ đối với người lao động từ doanh nghiệp nhà nước chuyển sang; có quyền tuyển chọn, bố trí sử dụng lao động và phối hợp với các cơ quan liên quan giải quyết chế độ cho người lao động theo quy định của pháp luật . Công Ty cổ phần được chủ động sử dụng toàn bộ tài sản, tiền, vốn đã cổ phần hóa để tổ chức sản xuất kinh doanh. Kế thừa mọi quyền lợi, nghĩa vụ, trách nhiệm của doanh nghiệp Nhà Nước trước khi cổ phần hóa và có các quyền ,nghĩa vụ khác nhau theo quy định của pháp luật. Doanh nghiệp thành viên của tổng Công Ty Nhà Nước cổ phần hóa mà Nhà Nước giữ cổ phần chi phối( trên 50%) thì vẫn là thành viên của tổng Công Ty. Những thay đổi tại Công ty Xây Lắp Phát triển Bưu Điện trong điều kiện cổ phần hóa có ảnh hưởng đến tổ chức công tác kế toán : Giới thiệu khái quát về Công Ty khi chuyển sang cổ phần hoá: Ngày 07 tháng 10 năm 2003 bộ Bưu Chính Viễn thông ra quyết định số 164 về việc thực hiện cổ phần hóa Công ty Xây Lắp Phát triển Bưu Điện Đà Nẵng. Công Ty đã thực hiện xác định giá trị doanh nghiệp vào ngày 31/12/2003. Căn cứ vào giá trị ở hồ sơ xác định giá trị doanh nghiệp cùng với tình hình thực tế của Công ty Xây Lắp Phát triển Bưu Điện Đà Nẵng. Công Ty chọn hình thức cổ phần hóa là kết hợp bán một phần giá trị vốn Nhà Nước hiện có tại doanh nghiệp với việc phát hành thêm cổ phiếu để thu hút vốn nhằm phát triển doanh nghiệp, cụ thể là: Vốn Nhà Nước chiếm giữ 30% là: 1.500.000.000 Vốn bán cho lao động trong doanh nghiệp 35% là: 1.750.000.000 Vốn bán cho bên ngoài 35% là: 1.750.000.000 Vốn điều lệ của Công Ty cổ phần phát triển viễn thông tin học Vốn điều lệ:5.000.000.000 Mệnh giá một cổ phần :100.000 đồng Việt Nam Số lượng cổ phiếuphát hành:50.000 Hình thức cổ phiếu phát hành Hình thức cổ phiếu:cổ phiếu của Công Ty được phát hành theo hình thức là cổ phiếu không ghi tên và được in dưới dạng Tờ cổ phiếu. Loại cổ phiếu:tuỳ theo loại cổ phần được ghi trên cổ phiếu ,cổ phiếu của Công Ty có hai loại: Cổ phiếu được tự do chuyển nhượng: loại này dùng cho cổ phần phổ thông, trừ cổ phần phổ thông của cổ đông sáng lập trong 3năm đầu kể từ ngày được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. Cổ phiếu chuyển nhượng có điều kiện: dùng cho cổ phần phổ thông của cổ đông sáng lập trong 3năm đầu kể từ ngày được cấp giấy đăng ký kinh doanh. Những vấn đề đổi mới tại Công ty Xây Lắp Phát triển Bưu Điện khi chuyển sang cổ phần hoá. Thay đổi về chức năng, nhiệm vu, nghành nghề kinh doanh của Công Ty. Ngoài chức năng kinh doanh mua bán các thiết bị của máy điện thoại cố định,máy fax, tổng đài nội bộ, các thiết bị bưu chính viễn thông và sửa chửa, bảo hành các thiết bị này thì hiện nay Công Ty còn xâm nhập vào cả lĩnh vực tin học. Tổ chức lại lực lượng lao động và bộ máy của Công Ty. Bố trí, sắp xếp lại lực lượng lao động cho phù hợp với yêu cầu của hoạt động sản xuất kinh doanh. Đưa ra những cán bộ đủ năng lực, trình độ, phẩm chất, sức khoẻ, hăng say công việc vào các vị trí chủ chốt của Công Ty. Tổ chức lại hệ thống phòng ban theo hướng tinh giảm tối đa lực lượng hành chính, cụ thể: Tại văn phòng bố trí chỉ còn 11người: ban Giám Đốc 3 người, kế toán 5 người, kỹ thuật- kế hoạch thị trường 1người, tổ chức hành chính 1người, lái xe kiêm bảo vệ 1người. - Các đội tuỳ thuộc vào tình hình sản xuất kinh doanh cụ thể để sắp xếp bố trí lao động cho phù hợp. Kế hoạch sử dụng lao động và tiền lương tại Công Ty trong 3 năm đến như sau: Tt Mô tả Đvị 2004 2005 2006 1 Tổng số lao động Người 39 49 55 2 Lao động văn phòng Người 11 11 11 3 Lđ trực tiếp Người 28 38 44 4 Tiềnlươngbq1tháng/ người Đ/tháng 520.000 580.000 600.000 Đồng thời căn cứ vào điều 69 luật doanh nghiệp thì Công Ty tổ chức bộ máy như sau: Đại hội cổ đông Ban giám đốc Hội đồng quản trị Ban Kiểm Soát Phòng tài chính kế toán Bộ phận văn phòng( hành chính, đội xe, bảo vệ...) Các Cửa Hàng Kinh Doanh Đội Xây Dựng Dân Dụng Đội Xây Lắp Thiết Bị Cáp Ngoại Vi Đội Xây Lắp Thiết Bị Viễn Thông-Tin Học Thay đổi về phương pháp hạch toán. Trước đây là đơn vị phụ thuộc hạch toán riêng, đối với các sản phẩm xây lắp thuộc nguồn vốn Đầu tư xây dựng(bao gồm cả nguồn vốn từ Quỹ đầu tư phát triển của Bưu Điện tỉnh) thì đơn vị thực hiện đúng theo các thủ tục và trình tự về đầu tư XDCB. Công Ty được hạch toán riêng doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh của hoạt động xây lắo, được Bưu Điện tỉnh thanh toán khối lượng theo phiếu báo giá được duyệt, việc kê khai thuế, nộp thuế GTGT được thực hiện theo đúng hướng dẫn qui định củaTổng Công Ty. Đối với vật tư, thiết bị do Bưu Điện thành phố cung cấp cho Công Ty để thi công công trình thì Công Ty không được hạch toán giá trị này vào công trình và phần doanh thu của hoạt động Xây lắp đã thực hiện. Khi doanh nghiệp chuyển sang cổ phần hóa tức là không còn đơn vị phụ thuộc nữa mà đã trở thànhmột đơn vị độc lập có đầy đu tư cách pháp nhân, và là đơn vị hạch toán độc lập, các sản phẩm của doanh nghiệp đều được hạch toán doanh thu,chi phí và doanh nghiệp cũng xác định kết quả hoạt động kinh doanh riêng của mình, thực hiện các nhiệm vụ đối với Nhà Nước về thuế. Các bút toán hạch toán phụ thuộc trước đây với Bưu Điện tỉnh thì nay hạch toán như một khách hành bình thường. Nhận xét về những thay đổi trên : Với việc ngày càng mở rộng các chức năng kinh doanh của mình cũng như với đội ngũ công nhân viên có trình độ thì Công Ty ngày càng không những giữ được vị trí của mình trên thị trường mà còn có thể tạo ra được uy tín cũng như tiếng vang trên thị trường. Đồng thời khi đã trở thành một đơn vị hoàn toàn độc lập thì doanh nghiệp phải hết sức cố gắng tìm được mô hình, nghành nghề phù hợp với yêu cầu thực tế khách quan của thị trường và năng lực của đội ngũ cán bộ để có thể tồn tại. Đồng thời các nhà quản lý phải tìm cách sử dụng tốt nhất đồng vốn của mình. Khi đơn vị đã hạch toán độc lập thì trách nhiệm pháp lý của người làm công tác kế toán cao hơn, nhân viên kế toán phải làm công việc của mình cẩn thận, trung thực, chính xác hơn. Bên cạnh đó với những thay đổi trên thì công tác kế toán tại Công Ty gặp nhiều khó khăn như việc xử lý các chứng từ mới phát sinh, việc chuyển đổi số liệu trên các sổ...sau đây em xin trình bày một số ý kiến của mình nhằm hoàn thiện công tác kế toán cho Công Ty. III. Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán cho Công Ty Hoàn thiện cho phần hành sản xuất : Tổ chức chứng từ kế toán: hệ thống chứng từ kế toán cho phần hành sản xuất kinh doanh đã đầy đủ, tuy nhiên chỉ có thay đổi một số vấn đề như bảng thanh toán thu nhập nay được tách biệt rõ ràng giữa bộ phận sản xuất và bộ phận văn phòng, đồng thời để nâng cao hiệu quả kinh doanh ta nên có chính sách lương khoán đối với nhân công thuê ngoài, trong trường hợp này ta sử dụng hợp đồng lương khoán. Và đối với nhân viên ở các bộ phận xây dựng thì thực hiện chính sách lương ăn theo sản phẩm khi công việc hoàn thành- kế toán sử dụng chứng từ là bảng tổng hợp nhân công theo khối lượng công việc. Tổ chức vận dụng TK và sổ sách kế toán: trước đây tất cả chi phí phát sinh đều được tập hợp vào TK 154’chi phí sản xuất kinh doanh’có nhiều khó khăn, để thuận lợi hơn trong việc theo dõi cơ cấu giá thành của sản phẩm theo khoản mục, kiểm tra sự biến động giá thành sản phẩm so với dự toán thì kế toán trước khi phản ánh chi phí vào TK 154’giá trị sản phẩm dở dang’, thì các chi phí phải được tập hợp vào TK loại 6’chi phí’ theo từng khoản mục chi phí như TK 621A’chi phí nguyên,vật liệu trực tiếp’, TK 622A’chi phí nhân công trực tiếp’, TK 627A’chi phí sản xuất chung’.Đồng thời xây dựng chi tiết cho từng TK trên theo yêu cầu của quản lý như với TK 621 để theo dõi chi phí nguyên liệu dùng cho sản xuất sản phẩm thì được ghi ở TK 6211, nguyên vật liệu dùng để sửa chữa tài sản thì thể hiện ở TK 6212, nhiên liệu thì được phản ánh ở TK 6213. Tương tự đối với các khoản chi phí nhân công thì các khoản tiền lương của công nhân viên trực tiếp tham gia sản xuất thì phản ánh ở TK 6221, các khoản lương khoán đối với công nhân thuê ngoài phản ánh ở TK 6222, tiền ăn ca thể hiện ở TK 6223. TK 627trước đây được Công Ty sử dụng để tập hợp tất cả các chi phí phát sinh trong toàn Công Ty, nay thì chỉ tổ chức TK 627 với các khoản mục chi phí chung phát sinh tại các phân xưởng của Công Ty. Để theo dõi các chi phí nguyên vật liệu xuất dùng sửa chữa cho phân xưởng thì kế toán tiến hành phản ánh ở TK 6271, các chi phí khấu hao TSCĐ thể hiện trên TK 6272, các chi phí dịch vụ mua ngoài dùng cho hoạt động sản xuất tại phân xưởng được theo dõi trên TK 6273, TK 6277 theo dõi các khoản chi khác bằng tiền phát sinh tại các đội, chi phí máy thi công được thể hiện ở TK 6278 Ty do việc sử dụng máy thi công vào ít nên không tổ chức đội máy thi công mà chỉ thuê ngoài.TK 627 phản ánh cảc các chi phí phát sinh ở phần hành đúc cột. Cuối kỳ chỉ tiêu này được phân bổ theo tiêu thúc nguyên vật liệu trực tiếp. Trên đây là hệ thống TK vận dụng cho hoạt động sản xuất xây lắp, ngoài ra đối với hoạtđộng sản xuất đúc cột thì các chi phí phát sinh cũng được tập hợp vào loại 6 trước khi chuyển sang TK 154. Các chi phí thuộc nguyên vật liệu dùng cho hoạt động sản xuất này được tập trung vào TK 621B, trong đó từng khoản mục chi phí được chi tiết theo mã thống kê tương tụ các khoản mục chi phí ở TK 621A. Tiền lương cho công nhân được phản ánh ở TK 622B và nó cũng được chi tiết như TK 622A. Từ chứng từ gốc ban đầu như phiếu nhập, xuất kho, các hoá đơn kế toán vật tư tiến hành tập hợp chi phí nguyên vật liệu xuất dùng cho công trình vào sổ chi tiết nhập, xuất vật tư. PHIẾU XUẤT KHO Ngày 2 tháng 11 năm 2003 Đơn vị nhận hàng: đội cáp ngoại vi Người nhận hàng: Nguyễn Văn Hải Stt Tên vật tư ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiến 1 2 3 .... Cáp cống 200x2 Kẹp 2 rãnh 3 lỗ Móc dỡ cáp Cái Cái Cái 10 12 5 37.980 9.500 1.800 379.800 114.000 9.000 710.116 Từ phiếu xuất kho trên, cùng với nhiều chứng từ khác phát sinh trong quý cho công trình này kế toán tiến hành ghi vào sổ chi tiết vật tư như sau: SỔ CHI TIẾT XUẤT VẬT TƯ Công trình : mở rộng mạng cáp nội hạt OCB Chứng từ Diễn giải Xuất Số Ngày Slượng Đơn giá Thành tiền PX 12 PX 15 PX20 PXA1 02/11 02/11 02/11 12/11 Xuất cáp cống 200x2lần 1 Xuất kẹp 2 rãnh 3 lỗ lần1 Xuất móc dở cáp lần 1 Xuất kẹp 2 ránh 3 lỗ lần 2 10 12 5 20 37.980 9.500 1.800 9.700 379.800 114.000 9.000 194.000 Cộng 587.709.031 Cùng với sổ chi tiết nhập vật tư thể hiện ở phần phụ lục. Cuối kỳ kế toán vật tư tiến hành kiểm tra đối chiếu số liệu ở các sổ chi tiết nhập, xuất vật tư để lên bảng cân đối vật tư, đây cũng là căn cứ dùng để theo dõi tình hình vật tư tồn kho của Công Ty như sau: BẢNG CÂN ĐỐI VẬT TƯ Công trình: mở rộng mạng cáp nội hạt OCB Stt Tên vtư Tồn đkỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ Slg tiền Slg Tiền Slg Tiền Slg tiền Cáp cống 200x2 Kẹp 2 rãnh 3 lỗ Khuy trang bị dây dất Móc dở cáp Vliệu chưa sử dụng ........... 200 180 120 140 75.960.000 1.710.000 180.000 252.000 170 165 120 120 64.566.000 1.567.500 180.000 216.000 30 15 20 11.394.000 142.500 36.000 950.000 Cộng 693.362.031 587.709.031 105.653.000 Sau đó tiến hành vào sổ tờ kê chi tiết TK 621 như sau: TỜ KÊ CHI TIẾT TK 621 Công trìnhmở rộng tuyến nội hạt OCB Stt Chứng từ Diễn giải Ghi Nợ TK 621 Ghi Có TK 621 Số Ngày TK 141 ... Cộng nợ TK 621 TK 152 .... Cộng có TK 621 01 02 03 04 PX 12 PX 15 PX20 PXA1 PX21 PX 22 ..... 10/10 15/10 25/10 2/11 12/11 12/11 Cáp cống 200x2 Kẹp 2 rãnh 3 lỗ Khuy trang bị dây dất Móc dở cáp Xi măng Vliệu chưa dùng 64.566.000 1.567.500 180.000 216.000 25.350.000 64.566.000 1.567.500 180.000 216.000 25.350.000 950.000 950.000 587.709.031 587.709.031 950.000 950.000 Đối với chi phí nhân công căn cứ vào các chứng từ gốc kế toán tiền lương tiến hành vào tờ kê chi tiết TK 622 theo từng công trình, HMC. BẢNG TỔNG HỢP NHÂN CÔNG THEO KHỐI LƯỢNG CÔNG VIỆC Công trình : mở rộng cáp nội hạt OCB Stt Họ và tên Nôi dung công việc Đvt Kh lượng Đgiá Thành tiền 1 Ngyễn xuân Lắp đặt tủ cáp Hàn nối cáp đồng tại tủ cáp 100x2 Tủ 2 2 46.990 105.128 93.980 210.256 2 Trần tánh Lắp phiến 10x2 đầu dây vào khung giá Phiến 80 4.898 391.840 3 Phan ngọc Hàn nối cáp đồng loại cáp 200x2 sợi Sợi 4 86.259 345.036 ....... Cộng 3.193.007 Từ số liệu trên bảng tổng hợp nhân công theo khối lượng công việc cùng với hợp đồng lương khoán ngoài cho công nhân thuê ngoài, kế toán tiền lương lên tờ kê như sau TỜ KÊ CHI TIẾT TK 622 Công trình : mở rộng cáp nội hạt OCB Stt Chứng từ Diễn giải Ghi Nợ TK 622 Ghi Có TK 622 Số Ngày TK 141 TK 334 Cộng nợ TK 622 ..... .... Cộng có TK 621 Lương tháng 10 Lương tháng 11 Lương tháng 12 Lương thuê ngoài 1.256.320 3.193.007 4.521.000 3.250.560 3.193.007 4.521.000 3.250.560 1.256.320 1.256.320 10.964.567 12.220.887 Đối với các chi phí chung phát sinh tại Công Ty thì kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc phản ánh vào tờ kê chi tiết TK 627. Căn cứ vào số liệu ghi trên tờ kê chi tiết TK 627 (ở phụ lục), kế toántiến hành phân bổ chi phí này cho các công trình theo tiêu thức phân bổ là theo chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, ta có được chi phí chung cho công trình mở rộng cáp nội hạt OCB. Từ đó kế toán XDCB tiền hành lên tờ kê chi tiết chi phí sản xuất cho công trình hoàn thành như sau: TỜ KÊ CHI TIẾT CHI PHÍ SẢN XUẤT(TK 154) Công trình : mở rộng mạng cáp nội hạt OCB Chứng từ Nội dung TK 621 TK 622 TK 627 Tổng Ngày Số Xuất vật tư làn ctri Chi tiền mua vật tư Chi tiền mua nhiên liệu ........ Chi tiền lương Chi tiếp khách Chi tiền thuê máy thi công 212.560.321 993.774 1.544.900 12.220.887 8.530.500 1.238.984 cộng 587.709.031 12.220887 9.769.480 609.699.398 Tổ chức lập báo cáo kế toán: sau khi công trình hoàn thành bàn giao thì kế toán vẫn lập báo cáo giá thành sản phẩm dịch vụ. Giống cách lập như cũ. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán cho phần hành tiêu thụ và thuế : Tổ chức chứng từ kế toán: đối với phần hành tiêu thụ thì chứng từ sử dụng tại Công Ty đã hoàn thiện, và loại bỏ bớt trong chứng từ gốc ban đầu phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ là chứng từ sử dụng trước đây đối với Bưu Điện thành phố. Tổ chức vận dụng hệ thống TK và sổ sách kế toán:hoạt động tiêu thụ trong kỳ của Công Ty không có thay đổi về hệ thống sổ sách, Công Ty vẫn giữ nguyên các sổ chi tiết như trước khi cổ phần hoá. Chỉ có thay đổi về sổ sách của thuế GTGT đầu ra tại Công Ty, trước đây thuế GTGT đầu ra được phản ánh ở TK 33635,thuế GTGT đầu vào được thể hiện trên TK 13635. Hiện nay khi đã là một đơn vị độc lập thì khoản thuế GTGTđầu ra được ghi nhận ở TK 333 ’thuế và các khoản phải nộp Nhà Nước ’, vì thuế suất của các công trình xây lắp khác với thuế suất của hàng hoá, sản phẩm. Do đó chi tiết TK 333thành TK 333A’thuế GTGT của công trình’ và TK 333B ’thuế GTGT hàng hoa, cột đúc’. Đồng thời Công Ty chuyển Sổ cái TK 33635 thành Sổ cái TK 333và số dư bên có của TK 33635 khi sang cổ phần hóa được chuyển sang cho Sổ cái TK 333. Công việc theo dõi thuế đầu vào thể hiện trên Sổ cái TK 133. Tổ chức lập báo cáo: cùng với các báo cáo nội bộ như báo cáo sản lượng, doanh thu. Báo cáo này chỉ khác so với trước kia là chỉ thể hiện doanh thu, không thể hiện phần thuế. Giữ nguyên báo cáo bán hàng đồng thời nay Công Ty phải lập báo cáo hoạt động kinh doanh, báo cáo thuế. Các báo cáo này được lập theo qui định của bộ tài chính. Tổ chức công tác kế toán cho phần hành theo dõi cổ phiếu và nguồn vốn: Tổ chức chứng từ kế toán:đối với Công Ty cổ phần việc theo dõi phát hành cổ phiếu thông qua 2 mẫu chứng từ là bảng kê mua lại cổ phiếu và bảng kê bán cổ phiếu, đây cũng là chứng từ để kế toán dùng để ghi tăng, giảm nguồn vốn kinh doanh, ngoài hai chứng từ trên thì kế toán còn căn cứ vào các biên bản góp vốn của các bên góp vốn để ghi nhận vào nguồn vốn của mình. Tổ chức vận dụng hệ thống TK: trước đây Công Ty chưa có TK nào phản ánh nguồn vốn kinh doanh, chỉ sử dụng TK 33634’phải trả về cấp vốn đầu tư’ để theo dõi các khoản mà Bưu Điện thành phố cấp cho Công Ty để thực hiện các công trình, do đó khi sang cổ phần hóa thì Công Ty cần thiết phải có TK theo dõi riêng phần hành này. Công Ty tuân theo qui định của bộ tài chính là mở TK 411để theo dõinguồn vốn kinh doanh, trong đó theo em TK 411sẽ được mở chi tiết như sau: TK 411với mã thống kê 01dùng để theo dõi vốn theo mệnh giá, TK 411với mã thống kê 02a dùng để theo dõi vốn trên mệnh giá, mã 02b theo dõi vốn dưới mệnh gia, mã 03dùng để theo dõi vốn của cổ đông thường, mã 04 dùng để quản lý vốn của cổ đông ưu tiên, mã 05dùng để theo dõi vốn bổ sung từ các quỹ hoặc từ lãi để lại. Vì là đơn vị với quy mô nhỏ nên quỹ của doanh nghiệp chỉ tổ chức thành hai quỹ là 4151’quỹ trợ cấp mất việc làm’ và 4158 ’quỹ khen thưởng phúc lợi’. Công Ty khi sang cổ phần hóa thì thay đổi lớn nhất tại Công Ty là việc thu hút vốn bằng cách phát hành trái phiếu. Trong hoạt động cổ phiếu này Công Ty còn có hoạt động là mua lại chính cổ phiếu của Công Ty mình để có thể tái phát hành ra thị trường, chia cổ tức cho cổ động hoặc huỷ bỏ nhằm làm giảm nguồn vốn góp. Trường hợp này kế toán sử dụng TK 419’cổ phiếu mua lại’ được mở chi tiết thành TK 4191’cổ phiếu tự do chuyển nhượng được mua lại’ và TK 4192’cổ phiếu chuyển nhượng có điều kiện được mua lại’. Sổ sách kế toán: khi Công Ty thực hiện huy động vốn bằng phát hành cổ phiếu, căn cứ vào phiếu thu, giấy xác nhận công nợ của cổ đông thì kế toán tiền mặt ghi vào bảng kê bán cổ phiếu , sau đó ghi vào sổ chi tiết phát hành cổ phiếu, sổ chi tiết nguồn vốn kinh doanh, đồng thời ghi vào Sổ cái TK 411 tuỳ theo loại cổ phiếu mà phản ánh theo mã thống kê cho phù hợp. BẢNG KÊ BÁN CỔ PHIẾU Ngày 02 tháng 02 năm 2004 Loại cổ phiếu: cổ phiếu chuyển nhượng không điều kiện Số ctừ Tên người mua Slg Mệnh giá Giá ttế mua lại Giá ttế bán Thành tiền Mệnh giá giá bán ttế 000100 000101 000120 ... Nguyến thị thọ Trần thuý diễm Nguyễn văn hải Cty phát triểntin học 100 100 100 1.500 100.000 100.000 100.000 100.000 98.640 98.000 98.000 98.000 10.000.000 10.000.000 10.000.000 9.800.000 9.800.000 9.800.000 Cộng 2.000.000.000 1.960.000 Từ bảng kê đó lên sổ chi tiết phát hành cổ phiếu như sau SỔ CHI TIẾT PHÁT HÀNH CỔ PHIẾU Chứng từ Loại cổ phiếu Số lượng Giá trị theo mệnh giá Giát hực tế phát hành Thành tiền Số Ngày 000100 000110 000120 000121 02/02/04 02/02/04 02/03/04 02/03/04 ........ Cphiếu thường Cphiếu ưu đãi Cphiếu thường Cphiều ưu đẫi 200 100 180 50 20.000.000 10.000.000 18.000.000 5.000.000 98.000 99.500 98.000 99.500 19.600.000 9.950.000 17.640.000 4.975.000 cộng 4.000.000.000 3.560.600.000 Đối với trường hợp doanh nghiệp mua lại cổ phiếu của chính Công Ty mình phát hành thì căn cứ vào phiếu chi kế toán tiền mặt ghi vào bảng kê mua lại cổ phiếu BẢNG KÊ MUA LẠI CỔ PHIẾU Ngày 12 tháng 02 năm 2004 Số Tên, ký hiệu mã cổ phiếu Số lượng Mệnh giá Giá thực tế mua Số tiền Theo mệnh giá Theo giá tté mua 1 2 Cổ phiếu thường Cổ phiếu ưu đãi 1.500 500 100.000 100.000 98.640 99.000 150.000.000 50.000.000 147.960.000 49.500.000 Cộng 2.000 200.000.000 197.460.000 Tổng số tiền thực tế mua: một trăm chín mươi bảy triệu bốn trăm sáu mươi ngàn đồng chẵn. Từ bảng kê đó kế toán phản ánh vào sổ chi tiết cổ phiếu mua lại như sau: SỔ CHI TIẾT CỔ PHIẾU MUA LẠI Ngày Loại cphiếu TK Giá ttế tái phát hành Giá trị Số phát sinh tăng Số phát sinh giảm Slg Giá theo MG Giá mua ttế Slg MG ttế Cổ phiếu thường Cổ phiếu ưu đãi 111 112 r 148.500.000 49.850.000 1.500 500 150.000.000 50.000.000 147.960.000 49.500.000 Cộng 198.350.000 2.000 200.000.000 197.460.000 Từ sổ chi tiết bán cổ phiếu và sổ chi tiết cổ phần mua lại kế toán tiền hành ghi vào sổ chi tiết nguồn vốn kinh doanh như sau: SỔ THEO DÕI CHI TIẾT NGUỒN VỐN KINH DOANH Ngày Diễn giải TK Số phát sinh tăng Số phát sinh giảm Vốn góp Tdư vốn Vốn # Vốn góp Thặngdư vốn Vốn khác Cổ phiếu phát hành Cổ phần mua lại 111 111 4.000.000.000 890.000 200.000.000 439.400.000 Cộng 4.000.000.000 890.000 200.000.000 439.400.000 Tổ chức công tác kế toán cho phần hành TSCĐ Tổ chức chứng từ kế toán: với hệ thống chứng từ kế toán dùng cho phần hành TSCĐ thì theo em tuân theo các chứng từ đã có trong qui định, bộ chứng từ sử dụng cho phần hành này đã hoàn chỉnh. Tổ chức vận dụng hệ thống TK và sổ sách kế toán:trước đây Công Ty cũng đã phản ánh việc theo dõi TK TSCĐ vào TK 211, và nay vẫn giữ nguyên như vậy, chỉ có thể chi tiết TK 211 này theo yêu cầu quản lý như sau: đối với TSCĐ dùng cho bộ phận văn phòng được phản ánh vào TK 2111, TSCĐ dùng cho các đội được ghi vào TK 2112, đồng thời TSCĐ dùng cho đội xây dựng được mang mã thống kê 01, đội cáp với mã thông kê 02, đội xây lắp với mã thống kê 03, TSCĐ dùng cho các cửa hàng được ghi vào TK 2113. Ngoài ra việc phản ánh giá trị khấu hao của từng TSCĐ của từng bộ phận được phản ánh vào mỗi TK khác nhau. TK 2141dùng ghi giá trị khấu hao tại văn phòng, TK 2142 phản ánh giá trị hao mòn TSCĐ tại các đội, trong đó với mã thống kê 01được theo dõi cho đội xây dựng, mã thống kê 02 được theo dõi cho đội cáp, ma 03dùng theo dõi TSCĐ cho đội xây lắp, TK 2143dùng để phản ánh giá trị hao mòn TSCĐ tại các cửa hàng. Đối với bộ phận xây lắp không cần thiết phải tổ chức bộ máy thi công, nên máy thi công được thuê từ bên ngoài được phản ánh tại TK 2112 cùng với mã thống kê 02a, trong trường tại đội này có tổ chức cho thuê TSCĐ thì được phản ánh vào mã tkê 02b. Sổ sách kế toán: ngoài việc phải mở các Sổ cái cho từng TK theo từng mã thống kê thì tại Công Ty còn phải tổ chức sổ theo dõi chi tiết TSCĐ , ít nhất doanh nghiệp phải mở hai sổ đó là sổ TSCĐ dùng chung cho toàn doanh nghiệp và sổ TSCĐ dùng tại từng bộ phận. Sổ TSCĐ dùng chung cho toàn doanh nghiệp được mở căn cứ vào cách thức phân loại tài sản theo đặc trưng kỹ thuật và cách xác định đối tượng ghi TSCĐ. chẳng hạn như đối với máy móc thiết bị thì tổ chức riệng cho nó một sổ theo dõi, còn đối với nhà xưởng, văn phòng thì tổ chưc riêng cho nó một sổ. Sổ TSCĐ theo dõi máy móc thiết bị được xây dựng với các chỉ tiêu như:số thẻ, tên tài sản,nước sản xuất,cống suất,thời gian sản xuất, nguyên giá, mức khấu hao đăng ký, giá trị hao mòn đến 31/12, giá trị còn lại đến 31/12. Đối với sổ chi tiết theo dõi nhà cửa vật liến trúc thì được xây dựng với các chỉ tiêu như: số thẻ, tên tài sản,đơn vị xây dựng, loại nhà, thời gian xây dựng, nguyên giá, giá trị hao mòn, giá trị hao mòn và giá trị còn lại đến 31/12. Đối với sổ chi tiết theo dõi tại các đội,các cửa hàng, cũng như tại văn phòng thì kế toán mở sổ chi tiết theo dõi như sau: SỔ TÀI SẢN THEO ĐƠN VỊ SỬ DỤNG Năm 20 . . . Tên đơn vị ( phòng , ban hoặc người sử dụng ) :. . . Ghi tăng tài sản và công cụ lao động Ghi giảm tài sản và công cụ lao động Ghi chú Chứng từ Tên , nhãn hiệu Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Số tiền Chứng từ Lý do Số lượng Số tiền SH NT SH NT 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 Ngày . . .tháng . . năm20 . . . Người ghi sổ Kế toán trưởng ( Ký , họ tên ) ( Ký , họ tên ) Còn lại trường hợp Công Ty sửa chữa TSCĐ thì chứng từ, sổ sách cũng như TK vận dụng đều được áp dụng theo qui định của bộ tài chính. Khi Công Ty sang cổ phần hóa tức là đã trở thành một đơn vị riêng lẻ, do đó các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại văn phòng Công Ty phải được hạch toán riêng lẻ, trước kia tất cả các chi phí phát sinh trong toàn đơn vị đề được tập trungvào TK 627’chi phí sản xuất chung’, nay theo yêu cầu quản lý thì TK 627 chỉ dùng để theo dõicác khoản chi phí xảy ra tại các phân xưởng như đã trình bày, còn các khoản chi phí phát sinh tại đơn vị thì tổ chức ghi chép vào TK 642’chi phí quản lý doanh nghiệp ’, theo yêu cầu của quản ly thì TK 642 được chi tiết tương tự với các khoản mục chi phí giống như TK 627 trước kia. Đồng thời mở sổ cái theo dõi TK 642 theo từng khoản mục chi phí, cuối kỳ tiến hành lập báo cáo chi phí quản lý doanh nghiệp nhắm theo dõi hiệu quả hoạt động tại văn phòng Công Ty để có phương pháp hoạt động trong các kỳ tới. Sau khi sang cổ phần hóa thì các hoạt động sản xuất kinh doanh tại Công Ty được thể hiện tổng quát trên sơ đồ như sau: 111,112,131... 152,153 621 154 155 632 911 511 111,112 mua VL xuất Vl K/c cpnvl tphẩm giá vốn TP k/c giá vốn 521, 531.. gtrừ dthu 627 k/c chi phí sx k/c dthu thuần nvl dùng px K/c cpscx 111,112 419 411 421 421 411 các dịch vụ mua ngoài 334,338 622 mua lại cpiếu tái phành k/c lãi k/c lỗ phành lương và các k/c cpnctt khoản trích 641 k/c chi phí bán hàng 642 kc CPQLDN Lập phương án sắp xếp lao động cho bộ máy kế toán: Phương án sắp xếp lại lao động do cơ cấu lại doanh nghiệp. Phân loại lao động trước khi sắp xếp lại: hiện nay tại Công Ty nhân viên kế toán bao gồm 8 người đảm nhiệm các chức năng, nhiệm vụ khác nhau. Trong tổng số lao động có tên trong bộ máy kế toán thì có 2 nhân viên kế toán mới vừa mới tốt nghiệp ra trường vừa mới thực hiện ký kết hợp đồng, còn 5 nhân viên cũ đã vào biên chế của Nhà Nước, chỉ có một người chưa thực hiện ký kết hợp đồng lao động. Khi Công Ty cổ phần hóa với mô hình hoạt động qui mô nhỏ, nguồn vốn kinh doanh chủ yếu từ đi vay, do đó Công Ty phải biết sử dụng nhân công tiết kiệm và hiệu quả, với tình hình tài chính cũng như trình độ của nhân viên kế toán, nhu cầu thông tin cần cung cấp thì theo em chỉ nên giữ lại 5nhân viên cho phòng kế toán, trong đó mỗi một người có thể đảm nhiệm nhiều chức năng nhưng vẫn bảo đảm hoạt động công tác kế toán có hiệu quả và vẫn giữ được tính trung thực cho các chứng từ kế toán. Danh sách lao động hiện có: Qua thời gian tìm hiểu tại Công Ty, em thấy có một số phần hành kế toán hoạt động chống chéo với nhau, đồng thời qui mô hoạt động của đơn vị nhỏ, trình độ của nhân viên kế toán cao do đó không cần thiết phải tổ chức bộ máy kế toán như trước nữa, mỗi một nhân viên kế toán có thể đảm nhiệm được 2 phần hành trở lên,do đó em đã tổ chức lại bộ máy kế toán cho Công Ty theo tính chất của các phần hành như sau: với qui mô nhỏ, công việc kế toán hàng ngày không lớn lắm, kế toán trưởng có thể đảm nhiệm luôn chức vụ kiểm tra đối chiếu hàng ngày của kế toán tổng hợp trước kia, cũng như kế toán trưởng kiêm luôn việc theo dõi công nợ tại Công Ty. Và kế toán vật tư vừa đảm nhiệm chức vụ nhập xuất vật tư, vừa đảm nhiệm công việc theo dõi các khoản thu chi tiền mặt tại đơn vị, bố trí kế toán vật tư đảm nhiệm cả việc theo dõi tiền mặt sẽ tránh được tính trang ghi trùng nghiệp vụ khi mà xảy ra tình huống mua vật tư bằng tiền mặt, vì hăng ngày sẽ tiền hành đối chiếu với kế toán trưởng nên khó có thể xảy ra gian lận, ngoài ra với việc phát hành cổ phiếu huy động vốn thì kế toán tiền mặt có thể đảm nhiệm luôn nhiệm vụ này, đồng thời tổ chức cho kế toán vật tư kiêm luôn phần theo dõi thuế với Nhà Nước. Bố trí cho nhân viên kế toán ngân hàng có thể đảm nhiệm thêm chức vụ của kế toán TSCĐ , kế toán lao động và tiền lương. Nhân viên thủ kho có thể đảm nhận luôn chức năng của thủ quỹ. Dưới đây là mô hình tổ chức bộ máy kế toán mà theo em khi Công Ty chuyển sang cổ phần hóa bộ máy kế toán này sẽ làm tốt công việc của mình, đồng thời giúp cho Công Ty tiết kiệm được một khoản chi phí lớn về nhân công. Sơ đồ bộ máy kế toán mới: Kế toán XDCB ,kiêm kế toán theo dõi vốn, cphiếu Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp kiêm theo dõi công nợ Kế toán vật tư kiêm kế toán tiền mặt kiêm theo dõi thuế. Kế toán ngân hàng kiêm kế toán TSCĐ kiêm LĐ -TL. Thủ kho kiêm thủ quỹ. Chức năng, nhiệm vụ của kế toán các phần hành sau khi tổ chức lại bộ máy kế toán. Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp kiểm theo dõi công nợ: trực tiếp điều hành mọi công việc kế toán tại Công Ty ngoài ra còn phảitổng hợp số liệu ở các phần hành, đồng thời theo dõi các khoản nợ tại Công Ty. Kế toán XDCB:theo dõi giá thành của các công trình. - Kế toán vật tư kiêm kế toán tiền mặt kiêm theo dõi thuế:theo dõi tình hình nhập xuất vật tư, công cụ dụng cụ, định kỳ tiến hành kiểm tra và đánh giá vật tư. Đồng thời theo dõi tình hình thu chi tiền mặt tại Công Ty cũng như lập các khoản thuế thanh toán với Nhà Nước. kế toán ngân hàng kiêm kế toán TSCĐ kiêm LĐ_TL: theo dõi tình hình tài chính của Công Ty tại các ngân hàng, theo dõi tình hình tăng giảm TSCĐ cũng như việc thanh toán tiền lương cho cán bộ công nhân viên. thủ kho kiêm thủ quỹ: theo dõi tình hình thu chi tiền mặt và tình hình xuất nhập tồn kho vật tư. Danh sách lao động dôi dư. Ngoài số lao động được sử dụng thì số lao động còn lại sẽ được Công Ty cho nghỉ việc vì đã hết thời hạn ký kết hợp đồng. Tổ chức trang bị cơ sở vật chất và phương tiện tính toán phục vụ cho công tác kế toán tại Công Ty khi sang cổ phần hóa:khi Công Ty đã sang cổ phần hóa thì hoạt động kinh doanh của Công Ty đòi hỏi phải đạt hiệu quả cao, trước kia khi còn là một đơn vị độc lập của Bưu Điện thì tài chính của Công Ty do Bưu Điện thành phố cấp, khi đã tự lực cánh sinh thì Công Ty không thể hoạt động lơ là như trước kia nữa, một trong những phòng ban quan trọng có thẻ giúp Công Ty có được, xử lý được thông tin một cách nhanh nhất đó là phòng kế toán, do đó Công Ty cần phải trang bị cho phhòng các phương tiện để phục vụ cho công tác kế toán tốt nhất. Tuy nhiên với tình hình tài chính không dồi dào cho lắm thì Công Ty chỉ có thể trang bị các phương tiện phục vụ cho công tác kế toán những thứ như sau: Để có thể thu thập, xử lý được thông tin chính xác, có hiệu quả Công Ty phải trang bị cho mình một chương trình phần mềm xử lý thông tin mới nhất, trang bị cho các nhân viên kế toán mỗi người một máy tính với mật khẩu riêng của mình, nhằm bảo đảm tình bảo mật trong việc lưu trữ chứng từ. Mua mới riêng cho phòng kế toán một máy photocopy, và mỗi nhân viên một điện thoại riêng, đồng thời tránh để tình trạng các nhận viên sử dụng điện thoại vào mục đích riêng của mình thì qui định một mức khoán đối với tiền điện thoại cho từng máy.