Đề tài Tổ chức công tác kế toán tại xí nghiệp xây dựng số 4

thi công xây lắp A-B (03 bản) - Một bộ bản vẽ và dự toán được duyệt và toàn bộ hồ sơ dự thầu. - Giấy phép xây dựng (bản sao) - Các thủ tục ban đầu liên quan đến tổ chức thi công (nếu có) * Trong quá trình thi công : - Các biên bản nghiệm thi kỹ thuật - Các bản thanh toán từng giai đoạn. - Bản quyết toán công trình được bên A chấp nhận. - Bản vẽ hoàn công. - Biên bản giao cho bên A sử dụng. - Nhật kí công trình (bản sao). - Hồ sơ thử nghiệm và Giám định sản phẩm. Giám đốc giao cho Phòng Kế hoạch – Kĩ thuật và Phòng Tài chính kế toán quản lí lưu giữ hồ sơ trên theo quy định của Nhà nước. Công trình bàn giao đưa vào sử dụng sau 60 ngày Đội phải quyết toán xong với Chủ đầu tư (A+B). Nếu phát sinh chi phí thuộc trách nhiệm của Đội, Đội phải chịu trách nhiệm thanh toán. 1.2.2. Tổ chức hoạt động SXKD tại Xí nghiệp Là đơn vị trực thuộc chịu sự quản lý của Công ty cổ phần Đầu tư và Xây dựng công nghiệp, theo quy chế của Công ty, Xí nghiệp được giao vốn tự chủ trong hoạt động SXKD kinh doanh. Hiện nay, Xí nghiệp tự tìm kiếm thị trường, tự xây dựng và cân đối kế hoạch SXKD, tự đấu thầu các công trình xây dựng. Hàng quý, hàng năm, Xí nghiệp có trách nhiệm báo cáo lên Công ty kết quả hoạt động SXKD của đơn vị, đóng góp đầy đủ nghĩa vụ với Công ty cũng như đối với Nhà nước. Các công trình xây lắp do Xí nghiệp hoặc Công ty ký hợp đồng với bên A, khi giao khoán cho các đội có thông qua quyết định giao việc cụ thể. Các đội hoặc Chủ nhiệm công trình có trách nhiệm tổ chức thi công và nộp về Xí nghiệp các khoản sau đây: * 10% giá trị đầu vào để thực hiện hiện nghĩa vụ thuế với Nhà nước, đồng thời Đội được khấu trừ thuế đầu vào tương ứng với khối lượng công trình hoàn thành. * 5% giá trị công trình để chi sử dụng cho quản lý của Xí nghiệp bao gồm nộp khầu hao cơ bản, thuế thu trên vốn và tích luỹ (nếu có) và kinh phí nộp công ty được cụ thể hoá như sau: - Các hợp đồng dưới 100 triệu đồng Xí nghiệp thu 6% trên tổng giá trị quyết toán. - Các hợp đồng dưới 500 triệu đồng Xí nghiệp thu 5,5% trên tổng giá trị quyết toán.Các hợp đồng từ 500 triệu đồng trở lên Xí nghiệp thu 5% trên tổng giá trị quyết toán. 1.3. Quản lý và tổ chức bộ máy quản lý: 1.3.1. Tổ chức bộ máy quản lý. Xí nghiệp làm việc theo chế độ một thủ trưởng theo mô hình trực tuyến chức năng trên cơ sở phát huy quyền làm chủ tập thể của người lao động. Theo mô hình này, thủ trưởng đơn vị chịu trách nhiệm quản lí chung với sự tham mưu giúp việc của các phòng ban chức năng. Cơ cấu tổ chức bộ máy Xí nghiệp có thể được khái quát theo sơ đồ sau: Sơ đồ 1.2. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý Giám đốc Phòng Hành chính tổng hợp Phòng Kế hoạch kĩ thuật và Quản lí dự án Phòng Tài chính kế toán Phó Giám đốc Các đội trực thuộc Xí nghiệp 1.3.1.1 Trách nhiệm, quyền hạn của Giám đốc Xí nghiệp. Phụ trách chung và chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của Xí nghiệp Trực tiếp ký kết các hợp đồng kinh tế theo luật định, theo điều lệ của Công ty cổ phần đầu tư và xây dựng công nghiệp trên nguyên tắc bảo toàn và phát triển vốn của Xí nghiệp. Định hướng phát triển theo kế hoạch ngắn hạn và dài hạn. Tổ chức bộ máy và quản lý điều hành công tác cán bộ. Quản lý chặt chẽ việc sử dụng vốn được cấp, vốn vay cũng như trang thiết bị và các khoản công nợ. Chịu trách nhiệm vật chất trước Giám đốc công ty và cơ quan pháp luật. Khảo sát, tiếp thị mở rộng thị trường, tạo việc làm cho Xí nghiệp. 1.3.1.2. Trách nhiệm và quyền hạn của Phó Giám đốc Xí nghiệp. Điều hành Xí nghiệp khi Giám đốc đi vắng, tham mưu cho Giám đốc trong việc bố trí sắp xếp tổ chức sản xuất cũng như bộ máy quản lý Xí nghiệp. Chịu trách nhiệm điều hành kiểm tra công tác quản lý kỹ thuật, công tác an toàn lao động trên các công trình trong toàn Xí nghiệp, tham gia công tác tiếp thị, công tác đấu thầu và trực tiếp chủ nhiệm một số công trình hoạt động quản lý hạch toán theo quy chế đội chủ nhiệm công trình. 1.3.1.3. Nhiệm vụ, quyền hạn của phòng Hành chính tổng hợp. Phòng Hành chính tổng hợp thực hiện một số nhiệm vụ chủ yếu như sau: * Về công tác tổ chức nhân sự: Hướng dẫn, kiểm tra sát hạch, cấp thẻ an toàn lao động, bảo hộ lao động và an toàn lao động trong toàn Xí nghiệp, bảo hiểm xã hội và các chế độ chính sách đối với cán bộ công nhân viên trong Xí nghiệp. Giúp Giám đốc Xí nghiệp nắm được tình hình về công tác lao động tiền lương và công tác hành chính của Xí nghiệp. Quản lý tốt việc sử dụng lao động của các phòng, đội thông qua các quy định, quy chế về sử dụng lao động theo Luật lao động đã quy định. Đảm bảo thực hiện đầy đủ nghĩa vụ và quyền lợi đối với người lao động theo chế độ hiện hành cũng như thoả thuận giữa các bên thông qua các hợp đồng lao động đã ký kết. Có trách nhiệm đề xuất với Giám đốc về kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ nhằm nâng cao chuyên môn nghiệp vụ và tay nghề đáp ứng được yêu cầu của Xí nghiệp trong giai đoạn mới. Chịu trách nhiệm hướng dẫn và kiểm tra các đội thực hiện các hợp đồng giao khoán nhân công. * Về công tác hành chính. Giúp Giám đốc trong việc quản lý tài sản, máy móc thiết bị Xí nghiệp hiện có đồng thời tổ chức giải quyết các thủ tục cho các đội và cho các đơn vị trong và ngoài công ty thuê. Phối hợp với các phòng ban, đơn vị thực hiện các công việc liên quan đến phòng Hành chính tổng hợp theo yêu cầu của lãnh đạo công ty. 1.3.1.4. Chức năng nhiệm vụ phòng Kế hoạch kỹ thuật và quản lý dự án. Báo cáo thống kê, tổng hợp số liệu thông qua phòng Tài chính kế toán để làm công tác thanh lý hợp đồng giao khoán với các đội. Khai thác thị trường, tổ chức và quản lý công tác đấu thầu. Tham gia quyết toán nội bộ và tham gia công tác an toàn bảo hộ lao động trong toàn đơn vị. Chỉ đạo kỹ thuật thi công, kiểm tra, giám sát, đôn đốc thực hiện chế độ, biện pháp thi công, chất lượng kỹ thuật các công trình. Là khâu trung tâm trong mọi hoạt động của Xí nghiệp, biên tập kế hoạch ngắn hạn và dài hạn, quản lý lưu trữ các loại hồ sơ (hợp đồng, bản vẽ, thanh quyết toán nghiệm thu các công trình). Thực hiện tốt chức năng quản lý quy trình, quy phạm kỹ thuật thi công do Bộ xây dựng quy định nhằm đảm bảo quản lý chất lượng, kỹ thuật, tiến độ công trình. Trực tiếp chỉ đạo việc lập hồ sơ thầu cho các công trình về công tác nghiệm thu công trình: Cán bộ kỹ thuật đội làm nghiệm thu từng phần, chi tiết đối với bên A, Xí nghiệp nghiệm thu theo điểm dừng kỹ thuật, tổng nghiệm thu với bên A. Định hướng cho đội thi công về giải pháp thi công công trình lớn và xử lý các vướng mắc kỹ thuật, hướng dẫn cách ghi chép (nhật ký) có giá trị làm cơ sở thanh quyết toán. Ban hành quyết định giao việc, hợp đồng giao khoán cũng như thanh lý hợp đồng giao khoán với các đội, tham gia công tác quyết toán trong nội dung hợp đồng, nghiệm thu nội bộ trước khi bên A nghiệm thu. Kiểm tra xem xét các khối lượng thanh toán. Yêu cầu các đơn vị thực hiện đúng tiêu chuẩn hoặc quy định Xí nghiệp đề ra về chất lượng, kỹ thuật, an toàn lao động, tiến độ công trình...Nếu đơn vị không chấp hành có quyền tạm đình chỉ, báo cáo Giám đốc giải quyết và kiến nghị hình thức, mức độ xử lý. Riêng với an toàn lao động nếu đội không chấp hành có quyền đình chỉ hoạt động và báo cáo Giám đốc xử lý. 1.3.1.5.Chức năng nhiệm vụ phòng Tài chính kế toán. Là bộ phận có chức năng thực hiện công tác quản lý tài chính kế toán theo chế độ kế toán hiện hành và theo quy chế quản lý tài chính của công ty cổ phần đầu tư và xây dựng công nghiệp, theo dõi hạch toán chi phí và phân bổ chi phí đúng, đủ và hợp lý, phản ánh chính xác kết quả sản xuất kinh doanh trong kỳ. Căn cứ vào kế hoạch đầu tháng, quý, năm và các hợp đồng cụ thể để lập và bảo vệ kịp thời kế hoạch vay vốn, tìm kiếm và tận dụng mọi nguồn vốn nhằm đáp ứng tối đa cho hoạt động sản xuất kinh doanh của các đơn vị trong toàn Xí nghiệp. Thực hiện chế độ báo cáo cấp trên trên cơ sở điều lệ và quy chế tài chính của công ty. Giúp Giám đốc về việc điều tiết vốn trong nội bộ Xí nghiệp đảm bảo sự hoạt động đồng đều, thống nhất, có kế hoạch cấp phát kịp thời theo yêu cầu sản xuất dưới sự chỉ đạo của Xí nghiệp. Có trách nhiệm duyệt quyết toán công trình, kiểm soát, hướng dẫn việc ghi sổ sách hạch toán của các đội. Kiểm soát và kiến nghị với Giám đốc đình chỉ việc cho vay vốn đối với những đội không chấp hành đầy đủ quy chế. Kết hợp chặt chẽ với phòng kế hoạch kỹ thuật để nắm được tiến độ, khối lượng thi công từng công trình làm căn cứ cho việc vay vốn và thu hồi vốn. Là bộ phận giúp việc cho Giám đốc theo dõi hạch toán chi tiêu, phân bổ các chi phí đúng và hợp lý trong quá trình sản xuất kinh doanh của đơn vị. Báo cáo kịp thời, chính xác, đầy đủ các chỉ tiêu chủ yếu nhằm phục vụ cho công tác quản lý. Theo dõi sát chứng từ hoá đơn hạch toán số thuế phải nộp của các đội, các chủ nhiệm công trình trên cơ sở dự toán và quyết toán khối lượng công trình, chịu trách nhiệm kiểm tra hướng dẫn các đội hoàn tất các thủ tục chứng từ hoá đơn hợp lệ, hợp pháp. Giải quyết kịp thời chế độ tiền lương, BHXH và các khoản chi phí tiền mặt trên cơ sở kiểm tra xem xét trước khi trình Giám đốc phê duyệt. Giải quyết vay vốn kịp thời cho các đội khi có nhu cầu và đã được lãnh đạo phê duyệt nhằm đảm bảo tiến độ thi công công trình, đồng thời hàng tháng theo dõi, phản ánh kịp thời những thông tin thông qua hệ thống tài chính, báo cáo kịp thời và chính xác số công nợ của các đội, của Xí nghiệp vào ngày 05 hàng tháng để phục vụ chỉ đạo điều hành của Giám đốc. Quan hệ giao dịch để vay vốn trực tiếp tại ngân hàng trên cơ sở Giám đốc công ty bảo lãnh, uỷ quyền mức vay của Xí nghiệp. Chịu trách nhiệm hướng các đội, chủ nhiệm công trình, nhân viên nghiệp vụ trong việc mở sổ sách, theo dõi chi phí, quản lý chứng từ hoá đơn chi tiết của từng công trình nhằm mục đích sau khi kết thúc công trình bàn giao đưa vào sử dụng thì hoá đơn chứng từ phải hợp pháp, hợp lệ tạo thuận lợi cho việc thanh quyết toán. 1.3.1.6. Chức năng, nhiệm vụ đội sản xuất. Xí nghiệp tổ chức 5 đội thi công. Tất cả các đội đều có nghĩa vụ và quyền lợi bình đẳng như nhau, chịu trách nhiệm quản lý vốn, tài sản của Xí nghiệp và đảm bảo vốn trong quá trình tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh. Đội sản xuất phải có đủ bộ máy giúp việc: Cán bộ kỹ thuật, nhân viên kinh tế từ trung cấp trở lên và số lượng công nhân có tay nghề tuỳ theo nhu cầu và quy mô công trình thi công. Trường hợp Đội sản xuất có nhiều công trình phải đăng ký bộ máy của công trình với Xí nghiệp vào kỳ nghiệm thu điểm dừng kỹ thuật lần thứ nhất (gồm cán bộ kỹ thuật, kế toán, thủ kho, bảo vệ và người được uỷ quyền điều hành khi đội trưởng đi vắng). Đội trưởng do Giám đốc đề nghị bổ nhiệm theo tiêu chuẩn và theo điều lệ hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty cổ phần đầu tư và xây dựng công nghiệp. Đội trưởng chịu trách nhiệm trước Giám đốc về mọi mặt: Tổ chức quản lý tốt ở đơn vị để hoàn thành nhiệm vụ được giao, đảm bảo đời sống và mọi quyền lợi cho người lao động. Đội trưởng phải thực hiện quy định trả lương cho cán bộ công nhân viên do đội quản lý theo đúng kỳ hạn. Các đội trưởng, chủ nhiệm công trình có trách nhiệm tổ chức thực hiện kê khai và nộp thuế theo quy định của Nhà nước dưới sự chỉ đạo, đôn đốc trợ giúp của phòng Tài chính kế toán. Đảm bảo tiến độ thi công, chất lượng, kỹ thuật công trình và an toàn lao động, quản lý thiết bị trong quá trình thi công. Các đội chịu sự chỉ đạo chuyên môn của các phòng quản lý chức năng trong Xí nghiệp như: Đăng ký hồ sơ dự thầu, học tập an toàn lao động, chế độ chứng từ hoá đơn,... Được phép vay vốn thi công các công trình theo hạn mức tiền vay, vốn được sử dụng đúng mục đích. Đội trưởng hoặc chủ nhiệm công trình phải chịu trách nhiệm vật chất trước Giám đốc Xí nghiệp và cơ quan pháp luật về số tiền đã vay để sử dụng cho công trình. Căn cứ vào hợp đồng giao khoán nội bộ giữa Xí nghiệp và các đội trực thuộc, quy chế của Xí nghiệp đội trưởng là người chịu trách nhiệm trước Giám đốc Xí nghiệp và cơ quan pháp luật Nhà nước phần giá trị được giao khoán, tổ chức quản lý, hạch toán giá thành, cân đối nguồn thu chi, đảm bảo nguyên tài chính và có hiệu quả. 1.3.2. Các chính sách chủ yếu áp dụng. 1.3.2.1. Chính sách quản lý: * Quản lý tài sản: Tất cả các công trình thi công, các đội đều trang bị đầy đủ các loại thiết bị cần thiết phục vụ cho thi công nhằm tăng năng suất lao động, bảo đảm an toàn và tăng uy tín của Doanh nghiệp. Các trang thiết bị máy móc đưa vào hoạt động đều phải có chứng chỉ kiểm định an toàn theo đúng quy định thì mới được phép đưa và sử dụng. Người vận hành thiết bị máy móc ở đội thi công phải có chứng chỉ tay nghề qua đào tạo mới được bố trí quản lý và vận hành trong quá trình thi công xây lắp. Xí nghiệp nghiêm cấm các đội, chủ nhiệm công trình sử dụng, vận hành thiết bị thi công khi không có chứng chỉ đào tạo. Xí nghiệp được quyền cho tổ chức, cá nhân trong và ngoài Xí nghiệp thuê tài sản, công cụ, dụng cụ thi công để tăng thêm thu nhập và thu hồi vốn đầu tư.Việc cho thuê phải theo đúng thủ tục, nguyên tắc và theo dõi, giám sát việc giao nhận tránh để thất thoát tài sản mà không xác định được đối tượng đền bù. Không ai được tự ý cho các đơn vị ngoài thuê khi không có sự đồng ý của Giám đốc Xí nghiệp. Khi cho các đơn vị khác thuê, khi làm mất phải đền bằng hiện vật, Xí nghiệp không thu tiền đền bù do làm mất côppha, thiết bị. Khi trả thiết bị, các đơn vị thuê phải vệ sinh, nếu hỏng phải sửa chữa trở về nguyên trạng và được cán bộ quản lý có trách nhiệm nghiệm thu tại Xí nghiệp. Hàng năm căn cứ vào nhu cầu và hiệu quả SXKD, Phòng Kế hoạch kỹ thuật Xí nghiệp lập kế hoạch mua sắm trình Giám đốc Xí nghiệp ký duyệt. Các đội xây dựng có quyền tự mua sắm tài sản căn cứ vào nhu cầu của đội. Đội trưởng lập kế hoạch mua sắm trang thiết bị phục vụ thi công báo cáo Giám đốc Xí nghiệp duyệt mua sắm và phải làm đúng thủ tục mua sắm. Đội có trách nhiệm quản lý số tài sản do đội tự mua sắm và được trích khấu hao vào chi phí sản xuất trong kỳ theo tỷ lệ đăng ký hàng năm đã được Giám đốc Xí nghiệp duyệt. Những tài sản lạc hậu về kỹ thuật cần thanh lý, Xí nghiệp thành lập Hội đồng định giá do Giám đốc Xí nghiệp làm Chủ tịch, các thành viên khác do Giám đốc quyết định. Khi có tổn thất về tài sản, nếu do nguyên nhân chủ quan thì tập thể, cá nhân nào gây ra thì phải bồi thường theo quy định của pháp luật. Mức bồi thường do Hội đồng định giá tài sản quyết định. Nếu do nguyên nhân khách quan gây hậu quả nghiêm trọng không thể khắc phục được thì Giám đốc Xí nghiệp lập phương án xử lý: + Hạch toán vào chi phí bất thường nếu giá trị nhỏ + Lập kế hoạch bù đắp dần vào năm sau nếu giá trị lớn * Quản lý lao động: Mọi trường hợp sử dụng lao động trong Xí nghiệp đều phải ký hợp đồng bằng văn bản giữa Giám đốc Xí nghiệp. Người lao động phải phải trong độ tuổi lao động, đủ sức khoẻ và có trình độ chuyên môn phù hợp. Đối với lao động giản đơn làm việc tại các đội, Xí nghiệp tiến hành thuê khoán. Thoả thuận khoán việc phải thể hiện bằng văn bản với các nội dung cụ thể: Đối tượng công việc, thời gian thực hiện, tiền công, trách nhiệm hai bên thoả thuận. Để nâng cao trình độ tay nghề, Các CBCNV trong danh sách đều được Xí nghiệp động viên và tạo điều kiện học tập các lớp đào tạo ngắn hạn, dài hạn. 1.3.2.2. Chính sách kinh tế tài chính: Đội trưởng phải căn cứ vào hợp đồng cụ thể và nhu cầu về vốn để lập kế hoạch vay vốn trình Giám đốc Xí nghiệp duyệt. Trước khi vay vốn phải làm đầy đủ mọi thủ tục xin vay vốn, theo dõi trả nợ gốc và lãi đúng kỳ hạn. Mức cho vay là 30% giá trị hợp đồng trừ đi số tiền bên A đã tạm ứng đảm bảo sử dụng vốn vay đúng mục đích và phải tương ứng với giá trị khối lượng thực hiện. * Điều kiện vay vốn: Trước khi xin vay các đội phải cung cấp cho Xí nghiệp đầy đủ các hồ sơ tài liệu có liên quan đến công trình gồm: Hợp đồng kinh tế. Hợp đồng giao khoán nội bộ. Dự toán thi công được duyệt. Biên bản giao nhận hàng. Hợp đồng mua bán hàng hoá. Đơn xin vay vốn do đội trưởng đề nghị hoặc người được đội trưởng uỷ quyền bằng văn bản hoặc quyết định uỷ quyền từ khi có quyết định phân công. Xác nhận của bộ phận theo dõi vật tư tại công trình. Biên bản đối chiếu công nợ đến thời điểm vay vốn nếu hoá đơn quá 3 tháng. Giải trình vay vốn: nội dung bao gồm: ü Đối với công trình còn dở dang yêu cầu giải trình: Giá trị sản lượng đã thực hiện có xác nhận của phòng kế hoạch kỹ thuật. Số tiền bên A đã thanh toán. Số tiền đã vay đến thời điểm xin vay. ü Đối với công trình đã hoàn thành bàn giao có quyết toán A-B đã đưa vào hạch toán doanh thu thì phải giải trình: Tổng số phải thu của bên A Tổng số tiền bên A đã chuyển trả Số tiền bên A còn nợ đến thời điểm vay vốn Tổng số tiền vay đội còn nợ Xí nghiệp đến thời điểm xin vay vốn. Nếu đội không thực hiện đầy đủ các thủ tục trên thì Xí nghiệp từ chối cho vay. Xí nghiệp đình chỉ việc cho vay trong các trường hợp: Phát hiện việc sử dụng vốn không đúng mục đích, đối tượng như đơn xin vay, không tích cực làm thủ tục thanh toán giai đoạn để thu hồi vốn của bên A hoặc tình hình SXKD có biểu hiện mất khả năng thanh toán. * Phương thức trả nợ vốn vay. Khi bên A chuyển tiền tạm ứng hay thanh toán khối lượng nếu đội không chủ động làm thủ tục trả nợ vay thì Xí nghiệp chủ động trích từ khoản tiền thu khối lượng của công trình để trừ nợ gốc và lãi vay vốn của đội. Các đội phải chủ động thu hồi vốn để trả nợ vay đúng hạn trường hợp do yếu tố khách quan mà đội chưa thu được vốn, có các khoản nợ chưa đến hạn mà chưa có tiền thì đội trưởng phải chủ động báo cáo Giám đốc bằng văn bản để Xí nghiệp có hướng giải quyết tránh tình trạng phải nộp lãi xuất quá hạn. Lãi suất tiền vay: Thực hiện lãi suất tiền vay do ngân hàng quy định theo từng thời điểm vay vốn và thu thêm 0,05%. Thời hạn trả lãi vay: đội phải trả lãi vay hàng tháng. Nếu trong tháng mà đội chưa trả lãi vay thì Xí nghiệp sẽ cộng vào tiền gốc để tính lãi cho tháng sau. II. BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI XÍ NGHIỆP XÂY DỰNG SỐ 4. 2.1. Bộ máy kế toán: Đặc điểm của Xí nghiệp là một đơn vị sản xuất kinh doanh nhỏ, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh không đồ sộ như đối với các đơn vị SXKD có quy mô lớn. Xuất phát từ đặc điểm trên, bộ máy kế toán của Xí nghiệp được thiết kế gọn nhẹ với số lượng nhân sự tại Phòng Kế toán tài chính ít, gồm 5 người. Mỗi kế toán kiêm nhiệm nhiều phần hành kế toán khác nhau. Hơn nữa, do cơ cấu tổ chức của Xí nghiệp còn gồm các đội trực thuộc. Mỗi đội được Xí nghiệp giao khoán thực hiện các công trình xây dựng nên cần có kế toán đội theo dõi và ghi chép các nghiệp vụ phát sinh ngay tại các đội. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán Xí nghiệp có thể khái quát theo sơ đồ sau: Sơ đồ 2.1. Tổ chức bộ máy kế toán. Trưởng phòng Tài chính kế toán kiêm Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp, giá thành Kế toán vốn bằng tiền kiêm kế toán lương Kế toán theo dõi công nợ, NVL Kế toán theo dõi TS kiêm thủ quỹ Kế toán tại các đội  2.1.1. Chức năng của kế toán trưởng kiêm trưởng phòng Tài chính kế toán Xí nghiệp là đơn vị trực thuộc chịu sự quản lí của Công ty, do đó kế toán trưởng của Xí nghiệp ngoài chịu sư quản lí của Giám đốc Xí nghiệp còn chịu sự chỉ đạo của bộ phận Kế toán cấp trên. Kế toán trưởng là người có chức năng tổ chức, kiểm tra công tác kế toán tại Xí nghiệp, là người giúp việc trong lĩnh vực chuyên môn kế toán tài chính cho Giám đốc Xí nghiệp. Chịu trách nhiệm chung về toàn bộ công tác hạch toán kế toán tại Xí nghiệp, lập kế hoạch tài chính và theo dõi việc thực hiện kế hoạch tài chính, quản lý chỉ đạo phòng Tài chính Kế toán thực hiện hoàn thành nhiệm vụ của mình. Quản lý chỉ đạo các thành viên trong phòng thực hiện tốt nhiệm vụ được phân công cho từng cá nhân và của phòng Tài chính Kế toán. Chịu trách nhiệm chỉ đạo kiểm tra việc cung cấp số liệu, giải đáp thắc mắc, trực tiếp giải trình các vấn đề liên quan đến công tác tài chính kế toán của doanh nghiệp với Giám đốc Xí nghiệp, với cơ quan tài chính cấp trên, chi cục thuế… Duy trì chế độ báo cáo định kỳ của các Đội, quản lý và báo cáo thống kê hàng tháng của Xí nghiệp, báo cáo khác theo yêu cầu của cơ quan quản lý, cấp trên…Chỉ đạo tổng hợp báo cáo số liệu tài chính hàng quý, hàng năm, sơ bộ dự kiến hoàn thành kế hoạch năm, chuẩn bị công tác quyết toán hàng năm. Giải quyết kịp thời tài chính và các vấn đề liên quan phục vụ SXKD. 2.1.2. Chức năng nhiệm vụ của kế toán tổng hợp, chi phí và giá thành: Chịu trách nhiệm hướng dẫn các đội, chủ nhiệm công trình, nhân viên nghiệp vụ trong việc mở sổ sách, theo dõi chi phí, quản lý chứng từ hoá đơn chi tiết của từng công trình nhằm mục đích sau khi kết thúc công trình bàn giao đưa vào sử dụng thì hoá đơn chứng từ phải được hợp pháp và hợp lệ tạo thuận lợi cho việc thanh quyết toán. Thường xuyên cập nhật, đối chiếu tổng hợp kiểm tra số liệu trên báo cáo của các đơn vị hàng tháng. Tổng hợp số liệu hàng tuần, tháng phục vụ quản trị doanh nghiệp theo yêu cầu của Ban lãnh đạo công ty. Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý và hợp lệ của các chứng từ chi phí trong thi công xây lắp cũng như chi phí quản lý tại Xí nghiệp, làm cơ sở cho việc ghi chép, theo dõi và tập hợp chi phí. Kế toán tổng hợp dựa trên các chứng từ hoá đơn mà kế toán đội chuyển lên sẽ tiến hành, tập hợp chi phí, tính giá thành, xác định kết quả kinh doanh cho từng công trình, làm căn cứ cho ban lãnh đạo công ty ra các quyết định quản lý. Theo dõi tình hình thực hiện hợp đồng các công trình, kiểm tra và lưu trữ các văn bản pháp lý từng công trình, hợp đồng nội bộ, hợp đồng A-B. Nghiệm thu thanh toán giai đoạn, bàn giao quyết toán công trình, hỗ trợ hoàn công, thanh lý hợp đồng A-B, xác nhận hết bảo hành công trình. Theo dõi trên máy tính các sổ chi tiết các tài khoản tổng hợp và cung cấp báo cáo tình hình kịp thời phục vụ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và báo cáo đầu kỳ tháng, quý và các báo cáo khác theo yêu cầu Giám đốc và kế toán trưởng. 2.1.3. Chức năng, nhiệm vụ kế toán vốn bằng tiền kiêm kế toán lương: Theo dõi, cập nhật thường xuyên quá trình luân chuyển tiền mặt cũng như tiền gửi tại Ngân hàng. Đồng thời đối chiếu, kiểm tra kịp thời với thủ quỹ. Thường xuyên giao dịch với ngân hàng nắm bắt kịp thời các quy định thông tin mới thực hiện các công việc liên quan như: bảo lãnh, kiểm tra, chuẩn bị các thủ tục giấy tờ cần thiết liên quan đến từng công việc, thông tin về tài chính phục vụ cho công tác đấu thầu. Chịu trách nhiệm tính, theo dõi tiền lương, các khoản trích theo lương căn cứ vào chứng từ mà các đội nộp để phân bổ vào chi phí trong kỳ. 2.1.4. Chức năng, nhiệm vụ kế toán theo dõi công nợ, nguyên vật liệu: Trực tiếp chịu trách nhiệm kiểm tra và hướng dẫn hồ sơ vay vốn của các đội sản xuất, hoàn thiện hồ sơ giải trình ngân hàng đến khi hoàn thành các khoản vay, các loại bảo hành. Theo dõi tiền vay của các đội, tính và đề nghị thu lãi vay các công trình, theo dõi phần thu nộp nghĩa vụ của các đội, thanh lý hợp đồng nội bộ cho các công trình hoàn thành. Kiểm tra, đối chiếu xác nhận nợ đối với các đội, cá nhân trong Xí nghiệp hàng tháng hoặc trước các đợt chi tiền. Theo dõi các khoản công nợ của khách hàng, nhà cung cấp cũng như nghĩa vụ đối với Nhà nước. Cuối kỳ lập các báo cáo liên quan theo dõi các khoản công nợ. Cập nhật theo dõi bảng tổng hợp tình hình đăng ký, kê khai, thực hiện nộp thuế GTGT, tình hình viết hoá đơn GTGT các công trình tại Hà Nội và ngoại tỉnh. Kiểm tra kê khai thuế GTGT các đơn vị, lập biểu kê khai thuế hàng tháng của Xí nghiệp, vào biểu tổng hợp kê khai nộp thuế toàn Xí nghiệp. Đối chiếu thường xuyên, hàng tháng với cán bộ phòng máy và cán bộ kiểm tra thuế của Cục thuế Hà Nội để báo cáo giải quyết những vướng mắc. Chịu trách nhiệm kiểm tra theo dõi chi tiết đăng ký kê khai thuế của các đội trong toàn Xí nghiệp, kiểm tra đề nghị nộp thuế GTGT của các công trình ngoại tỉnh. Theo dõi tình hình xuất, nhập vật tư trong Xí nghiệp, hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến xuất nhập vật tư, tính giá trị xuất kho và tồn kho vật tư. Kiểm tra, đối chiếu thẻ kho, sổ chi tiết vật tư hàng hoá, khối lượng mua bán của từng loại vật tư hàng hoá. 2.1.5. Chức năng nhiệm vụ của kế toán theo dõi TSCĐ kiêm thủ quỹ. Quản lý séc tiền mặt, giữ két tiền mặt, cập nhật sổ quỹ tiền mặt, sổ vay ngân hàng, sổ ký quỹ bảo lãnh, rút số dư hàng ngày để phục vụ báo cáo nhanh cho lãnh đạo điều hành sản xuất kinh doanh có hiệu quả cao. Đảm bảo việc chi tiền phải có đầy đủ chứng từ hợp lý, hợp lệ. Theo dõi tình hình tăng, giảm TSCĐ trong toàn Xí nghiệp. Hàng năm, căn cứ vào thực trạng của tài sản lập bảng đăng ký khấu hao trình Giám đốc ký duyệt, trên cơ sở đó làm căn cứ trích khấu hao vào chi phí. 2.1.6. Chức năng, nhiệm vụ của kế toán đội tại Đội trong quá trình thi công xây lắp công trình. Kế toán tại các đội làm nhiệm vụ kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý, hợp lệ của chứng từ phát sinh ban đầu liên quan đến các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở các đội xây lắp. Các chứng từ được thu thập, tập hợp và sắp xếp theo từng công trình, hạng mục công trình mà đội thực hiện. Định kỳ, kế toán của từng đội sẽ chuyển các chứng từ đã được sắp xếp lên phòng kế toán Xí nghiệp. Hàng tháng nộp kê khai thuế GTGT đầu vào để Xí nghiệp tập hợp nộp cơ quan thuế. Hàng quý, Kế toán đội nộp Báo cáo giải trình chi phí liên quan đến hoạt động SXKD của Đội có đầy đủ chứng từ gốc kêm theo. 2.2. Liên hệ tổ chức bộ máy kế toán với bộ máy quản lý chung tại đơn vị. Bộ máy kế toán có mối quan hệ tương hỗ chặt chẽ với các bộ phận khác trong bộ máy quản lý của Xí nghiệp. Từ những số liệu của các phòng ban khác trong bộ máy quản lý như số lao động, số liệu kĩ thuật xây dựng công trình, ... kế toán tiến hành tập hợp và xử lý các thông tin tài chính liên quan để lên các báo cáo. Ngược lại, kế toán cung cấp những thông tin tài chính, tham mưu cho Ban Giám đốc và các bộ phận khác trong việc lập kế hoạch SXKD cũng như công tác tổ chức quản lý. 2.3. Tổ chức công tác kế toán. * Chế độ kế toán áp dụng: Xí nghiệp Xây dựng số 4 áp dụng Chế độ kế toán Việt Nam ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính. * Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 hàng năm. * Kỳ kế toán: Quý. * Cơ sở hạch toán: Báo cáo tài chính được lập bằng Đồng Việt Nam theo phương pháp giá gốc. * Các chính sách kế toán áp dụng: - Nguyên tắc ghi nhận tiền và các khoản tương đương tiền: Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi nhận và lập báo cáo theo đơn vị tiền tệ thống nhất là Đồng Việt Nam và phù hợp với Chuẩn mực kế toán số 24 “Báo cáo lưu chuyển tiền tệ”. - Hạch toán ngoại tệ: Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến doanh thu, chi phí được áp dụng theo tỷ giá thực tế tại thời điểm phát sinh. Các nghiệp vụ khác bằng ngoại tệ được quy đổi sang Đồng Việt Nam theo tỷ giá hạch toán. Chênh lệch tỷ giá phát sinh trong kỳ được phản ánh vào Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. Tiền và công nợ có gốc ngoại tệ cuối kỳ được quy đổi sang Đồng Việt Nam theo tỷ giá thực tế bình quân liên ngân hàng co Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại ngày lập Báo cáo tài chính. Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: Hàng tồn kho được hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên. Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho theo giá gốc hoặc theo giá trị thuần có thể thực hiện được. Giá trị hàng tồn kho bao gồm giá mua cộng với chi phí vận chuyển, chi phí thu mua...Giá trị hàng xuất kho được tính theo giá thực tế cho từng loại sản phẩm theo từng đợt mua (giá thực tế đích danh). - Nguyên tắc ghi nhận và vốn hoá các khoản chi phí đi vay và chi phí khác Chi phí đi vay được ghi nhận vào chi phí SXKD trong kỳ phát sinh, trừ khi được vốn hoá theo quy định của Chuẩn mực kế toán số 16 “Chi phí đi vay”. Chi phí trả trước được vốn hoá để phân bổ dần vào chi phí SXKD, bao gồm chi phí cho mua sắm dụng cụ, thiết bị quản lý, chi phí cho các dự án. Nguyên tắc ghi nhận TSCĐ và khấu hao TSCĐ: TSCĐ của Xí nghiệp được hạch toán theo 3 chỉ tiêu: nguyên giá, khấu hao luỹ kế, và GTCL. Nguyên giá của TSCĐ được xác định là toàn bộ chi phí mà đơn vị đã bỏ ra để có được tài sản đó tính đến thời điểm đưa tài sản vào trạng thái sẵn sàng sử dụng. Phương pháp khấu hao TSCĐ: TSCĐ được khấu hao theo thời gian sử dụng ước tính, theo phương pháp khấu hao đường thẳng. Thời gian khấu hao được tính theo khung thời gian khấu hao theo quy định tại Quyết định số 206/2003/QĐ-BTC ngày 12/12/2003 của Bộ tài chính, cụ thể như sau: Bảng 2.1. Khung thời gian khấu hao TSCĐ. STT Nhóm tài sản Thời gian khấu hao (năm) 1 Nhà cửa, vật kiến trúc 6 – 50 2 Máy móc thiết bị 5 - 15 3 Phương tiện vận tải 10 4 Thiết bị, dụng cụ quản lý 3 - 5 - Nguyên tắc ghi nhận chi phí phải trả: Những khoản chi phí chưa chi nhưng được tính để ghi nhận vào chi phí SXKD trong kỳ, bao gồm: lãi tiền vay vốn huy động được tính trên số tiền dư cho vay và lãi suất huy động tại thời điểm của từng đối tượng. Nguyên tắc và phương pháp ghi nhận các khoản dự phòng phải trả Các khoản dự phòng phải trả đã ghi nhận thoả mãn các điều kiện quy định trong Chuẩn mực kế toán số 18 “Các khoản dự phòng, tài sản và nợ tiềm tàng”. Các khoản dự phòng phải trả được lập thêm (hoặc hoàn nhập) theo số chêch lệch lớn hơn (hoặc nhỏ hơn) giữa số dự phòng phải trả đã lập năm trước chưa sử dụng ghi trên sổ kế toán. Bảo hành công trình xây lắp được lập cho từng công trình xây lắp và được lập vào cuối kì kế toán. Nguyên tắc và phương pháp ghi nhận doanh thu: Doanh thu của các hợp đồng xây dựng được xác định bằng giá trị hợp lý của các khoản đã thu hoặc sẽ thu được, tức là doanh thu được ghi nhận tương ứng với phần công việc đã hoàn thành được khách hàng xác nhận trong kỳ được phản ánh trên hoá đơn đã lập. Kết quả thực hiện hợp đồng được ước tính đáng tin cậy theo phương pháp đánh giá phần công việc đã hoàn thành. Các nghĩa vụ về thuế: Xí nghiệp áp dụng thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Chi phí thuế TNDN hiện hành được xác đinh trên cơ sở thu nhập chịu thuế, tỷ lệ thuế TNDN trong năm là 28%. Chi phí thuế TNDN hoãn lại được xác định trên cơ sở số chênh lệch tạm thời khấu trừ, số chênh lệch talj thời chịu thuế và thuế suất thuế TNDN. Không bù trừ chi phí thuế TNDN hiện hành với chi phí thuế TNDN hoãn lại. * Hình thức ghi sổ kế toán: Xí nghiệp sử dụng hình thức Nhật ký chung ghi sổ kế toán. ü Nguyên tắc, đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung: Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế toán) của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi Sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh. Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm các loại sổ chủ yếu sau: Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt Sổ Cái Các sổ, thẻ kế toán chi tiết. ü Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung có thể được minh hoạ theo sơ đồ sau: Sơ đồ 2.2. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung. Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng hoặc định kì Quan hệ đối chiếu, kiểm tra Chứng từ kế toán Sổ nhật ký chung Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Sổ nhật ký đặc biệt Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung hoặc sổ Nhật ký đặc biệt, đồng thời ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan. Sau đó, căn cứ số liệu đã ghi trên Sổ Nhật kí chung để ghi vào Sổ Cái theo các TK kế toán phù hợp. Đối với Sổ Nhật ký đặc biệt, định kỳ hoặc cuối tháng, tuỳ khối lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tổng hợp từng Sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu ghi vào các TK phù hợp trên Sổ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều Sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có). Xí nghiệp sử dụng Sổ Nhật ký thu tiền, Sổ Nhật ký chi tiền . Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã được ghi vào Sổ Nhật ký đặc biệt thì không được ghi vào Sổ Nhật ký chung. Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra, đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ Sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập Báo cáo tài chính. Nhằm đơn giản hóa công việc kế toán, Xí nghiệp đang sử dụng phần mềm kế toán AC-NET của Bộ Xây dựng. Phần mềm kế toán mà Xí nghiệp đang sử dụng được thiết kế theo nguyên tắc của hình thức kế toán Nhật ký chung. Trình tự ghi sổ như sau: Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán đã được kiểm tra, dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định TK ghi Nợ, TK ghi Có để nhập dữ liệu vào máy tính theo các bảng biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán. Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào Sổ Cái các TK và các Sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan. Cuối tháng, cuối quý, cuối năm kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ (cộng sổ) và lập Báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp và số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo trung thực, chính xác theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Sổ kế toán tổng hợp, Sổ kế toán chi tiết và các Báo cáo tài chính được in ra giấy và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định. Kế toán viên có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa Sổ kế toán với Báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy. 2.4. Các phần hành kế toán chủ yếu. 2.4.1. Kế toán vốn bằng tiền. * TK sử dụng: TK 111- Tiền mặt TK 112 - TGNH * Chứng từ sử dụng: Phiếu thu Phiếu chi Giấy đề nghị tạm ứng Giấy xin rút tiền Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng Biên bản kiểm kê quỹ Biên lai thu tiền Giấy báo Nợ, Giấy báo Có Uỷ nhiệm chi,... *Hệ thống sổ sách sử dụng: STT Tên sổ Ký hiệu 1 Sổ Nhật ký thu tiền S03a1 – DN 2 Sổ Nhật ký chi tiền S30a2 – DN 3 Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt S07a – DN 4 Sổ tiền gửi ngân hàng S08 – DN 5 Sổ Cái TK 111, 112 S03b - DN * Trình tự ghi sổ: Sơ đồ 2.3. Trình tự ghi sổ phần hành kế toán vốn bằng tiền. Chứng từ ban đầu Sổ Nhật ký thu tiền, Nhật ký chi tiền Sổ Cái TK 111, TK 112 Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt, Sổ tiền gửi ngân hàng Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng hoặc định kì Quan hệ đối chiếu, kiểm tra 2.4.2.Phần hành kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương * TK sử dụng: TK 13882 - Phải thu khác, chi tiết Phải thu người lao động BHXH TK 334 - Phải trả CNV, được chi tiết thành 2 TK cấp 4. TK 3341 - Phải trả CNV. TK 3342 - Phải trả lao động thuê ngoài. TK 3365 - Phải trả công ty BHXH TK 3382 – KPCĐ. * Chứng từ sử dụng: Hợp đồng giao khoán nhân công (có khối lượng chi tiết) Biên bản thanh lý hợp đồng giao khoán Bảng chấm công. Danh sách hợp đồng lao động thời vụ, biên chế vào tổ thi công công trình Bàng chia lương có ký nhận tiền của từng người. Bảng thanh toán tiền thưởng. Bảng kê trích nộp các khoản theo lương. Bảng phân bổ tiền lương và BHXH. * Sổ sách sử dụng: STT Tên sổ Ký hiệu 1 Sổ nhật ký chung S03a – DN 2 Sổ chi tiết TK 13882 –Phải thu người lao động BHXH 3 Sổ chi tiết TK 3341 - Phải trả CNV 4 Sổ chi tiết TK 3342 - Phải trả lao động thuê ngoài 5 Sổ chi tiết TK 3365 - Phải trả công ty BHXH 6 Sổ chi tiết TK 3382 – KPCĐ 7 Sổ Cái TK 138, TK 334, TK 336, TK 338 * Trình tự ghi sổ: Sơ đồ 2.4. Trình tự ghi sổ phần hành kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương. Chứng từ ban đầu Sổ Nhật ký chung Sổ Cái TK 138, TK 334, TK 336, TK 338 Sổ kế toán chi tiết các TK 13882, 3341, 3342, 3365, 3382 Bảng cân đối số phát sinh Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng hoặc định kì Quan hệ đối chiếu, kiểm tra 2.4.3. Phần hành kế toán tập hợp CFSX và tính giá thành sản phẩm xây lắp. * TK sử dụng: TK 621 – Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp TK 622 – Chi phí nhân công trực tiếp. TK 623 – Chi phí sử dụng máy thi công TK 627 – Chi phí sản xuất chung TK 6274 – Chi phí khấu hao TSCĐ. TK 154 – Chi phí SXKD dở dang. Các TK trên được chi tiết cho từng công trình, hạng mục công trình xây lắp. * Chứng từ sử dụng: Phiếu xuất kho NVL,CCDC Hoá đơn GTGT, Hoá đơn hàng hoá thông thường Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, CCDC Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương Hợp đồng thuê máy móc thiết bị. * Sổ sách sử dụng: STT Tên sổ Ký hiệu 1 Sổ Nhật ký chung S03a-DN 2 Sổ chi phí SXKD (TK 621, 622, 623, 627, 6274, 154) S36-DN 3 Sổ Cái TK 154, 621, TK 622,TK 623, TK 627 * Trình tự ghi sổ: Sơ đồ 2.5. Trình tự ghi sổ phần hành kế toán tập hợp CFSX và tình giá thành sản phẩm xây lắp. Chứng từ ban đầu Sổ Nhật ký chung Sổ Cái TK 154, TK 621, TK 622, TK 623, TK 627 Sổ kế toán chi tiết các TK 621, 622, 623, 627, 6274 Bảng cân đối số phát sinh Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng hoặc định kì Quan hệ đối chiếu, kiểm tra Sổ chi tiết TK 154 2.4.4. Phần hành kế toán tiêu thụ. * Chứng từ sử dụng: Hồ sơ quyết toán A – B. Hoá đơn GTGT. Hợp đồng xây dựng. Biên bản nghiệm thu kỹ thuật. Biên bản bàn giao. Biên bản thanh toán từng giai đoạn. * TK sử dụng: TK 131 - Phải thu của khách hàng, được chi tiết theo từng khách hàng TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp, được chi tiết thành TK cấp 5 TK 33311 - Thuế GTGT hàng nội địa. TK 511- Doanh thu bán hàng. TK 632 – GVHB, được chi tiết theo từng công trình, hạng mục công trình hoặc theo điểm dừng kỹ thuật bàn giao. * Sổ sách sử dụng: STT Tên sổ Ký hiệu 1 Sổ Nhật ký chung S03a-DN 2 Sổ chi tiết thanh toán với người bán S31-DN 3 Sổ theo dõi thuế GTGT S61-DN 4 Sổ chi phí SXKD (TK 632) S36-DN 5 Sổ cái TK 131, 333, 511, 632 * Trình tự ghi sổ: Sơ đồ 2.6. Trình tự ghi sổ phần hành kế toán tiêu thụ Chứng từ ban đầu Sổ Nhật ký chung Sổ Cái TK 131, 333, 511, 632. Sổ kế toán chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng hoặc định kì Quan hệ đối chiếu, kiểm tra 2.4.5. Phần hành kế toán thanh toán. * Chứng từ sử dụng: Hoá đơn GTGT, Hoá đơn thông thường. Bảng kê hàng hoá, dịch vụ mua vào không có hoá đơn. Biên bản thanh toán từng giai đoạn. Bản quyết toán công trình được bên A chấp nhận. Hợp đồng kinh tế Biên bản đối chiếu công nợ với khách hàng. Đơn xin vay vốn. Giấy vay tiền, Hợp đồng, khế ước vay. Phiếu thu, Phiếu chi. * TK sử dụng: TK 131 - Phải thu của khách hàng, được chi tiết theo từng đối tượng khách hàng. TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ. TK 136 - Phải thu nội bộ, được chi tiết thành TK cấp 4. TK 1368 - Phải thu nội bộ khác. TK 138 - Phải thu khác, chi tiết thành các TK cấp 4. TK 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý. TK 1388 - Phải thu khác, trong đó chi tiết thành các TK cấp 5 TK 13881- Phải thu các đội, chi tiết cho từng đội xây lắp. TK 13882 - Phải thu khác. TK 141 - Tạm ứng. TK 311 – Vay ngắn hạn, chi tiết theo các đối tượng cho vay. TK 331 - Phải trả, được chi tiết thành các TK cấp 4 TK 3311 - Phải trả cho người bán, chi tiết theo nhà cung cấp TK 3312 - Phải trả các đội, chi tiết theo từng đội xây lắp. TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước, chi tiết thành các TK: TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp, chi tiết thành TK cấp 5 TK 33311 - Thuế GTGT hàng nội địa. TK 3334 - Thuế TNDN. TK 3337 - Thuế nhà đất, tiền thuê đất. TK 3338 – Các loại thuế khác. TK 336 - Phải trả nội bộ, chi tiết thành các TK cấp 4: TK 3362 - Phải trả công ty vốn vay. TK 3363 - Phải trả công ty các khoản trích nộp. TK 3364 - Phải trả công ty lãi vay TK 3365 - Phải trả công ty BHXH. TK 3367 - Phải trả công ty khối lượng xây lắp giao khoán. TK 3388 - Phải trả, phải nộp khác. * Sổ sách sử dụng: STT Tên sổ Ký hiệu 1 Sổ Nhật ký chung S03a-DN 2 Sổ chi tiết thanh toán với người người mua (người bán) S31-DN 3 Sổ chi tiết TK 13881 - Phải thu các đội 4 Sổ chi tiết tiền vay S34-DN 5 Sổ theo dõi thuế GTGT S61-DN 6 Sổ chi tiết các TK 1368, 13882, 141, 333, 336, 3388 7 Sổ Cái TK 131, 133, 136, 138, 141, 311, 331, 333, 336, 338. * Trình tự ghi sổ: Sơ đồ 2.7. Trình tự ghi sổ phần hành kế toán thanh toán Chứng từ ban đầu Sổ Nhật ký chung Sổ Cái TK 131, 133, 136, 138, 141, 311, 331, 333, 336, 338. Sổ kế toán chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng hoặc định kì Quan hệ đối chiếu, kiểm tra 2.5. Tổ chức hệ thống Báo báo tài chính. Báo cáo tài chính là những báo cáo tổng hợp được lập theo Chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành phản ánh các thông tin kinh tế tài chính chủ yếu của Xí nghiệp. Theo đó, Báo cáo tài chính chứa đựng những thông tin tổng hợp nhất về tình hình tài sản, nguồn vốn cũng như tình hình tài chính, kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Nói cách khác đây là phương tiện trình bày khả năng sinh lời và thực trạng tài chính cho các đối tượng quan tâm trong và ngoài đơn vị. Là đơn vị trực thuộc, chịu sự quản lý của Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng Công gnhiệp, Xí nghiệp Xây dựng số 4 tiến hành lập Báo cáo tài chính theo quý, theo năm nhằm cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác và kịp thời. Việc lập Báo cáo tài chính được tuân thủ theo đúng quy định tại Chuẩn mực kế toán số 21 “Trình bày báo cáo tài chính”, đảm bảo các nguyên tắc: Hoạt động liên tục, cơ sở dồn tích, nhất quán, trọng yếu, tập hợp, bù trừ và có thể so sánh, giúp người đọc hiểu đúng thực trạng tình hình tài chính của đơn vị. Xí nghiệp sử dụng hệ thống Báo cáo tài chính sau: - Bảng cân đối kế toán Mẫu số B01 – DN - Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Mẫu số B02 – DN - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ Mẫu số B03 – DN - Bản thuyết minh báo cáo tài chính Mẫu số B09 – DN Ngoài ra, Xí nghiệp còn phải lập Báo cáo nội bộ cung cấp cho các nhà lãnh đạo cũng như Công ty nhằm phục vụ cho tác quản trị. Cuối quý, cuối năm, phòng Tài chính kế toán phải hoàn tất các báo cáo (cả báo cáo nội bộ) để nộp lên Công ty, cơ quan thuế cũng như chuẩn bị cho công tác kiểm toán tại đơn vị. III. ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN CỦA XÍ NGHIỆP XÂY DỰNG SỐ 4. 3.1. Về công tác tổ chức quản lý: 3.1.1. Ưu điểm: Xí nghiệp Xây dựng số 4 tuy là đơn vị trực thuộc Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng Công nghiệp nhưng được Công ty giao quyền tự chủ trong hoạt động SXKD, không can thiệp quá sâu vào hoạt động của Xí nghiệp. Điều này tạo điều kiện cho Xí nghiệp phát huy được tính chủ động, sáng tạo, tìm được hướng đi riêng phù hợp với nguồn lực hiện có, từng bước phát triển đóng góp vào sự phát triển chung của Công ty. Tổ chức bộ máy Xí nghiệp theo mô hình trực tuyến chức năng, trong đó Giám đốc Xí nghiệp chịu trách nhiệm cao nhất trước Công ty trực thuộc quản lý cũng như trước Pháp luật. Bộ máy quản lý Xi nghiệp được tổ chức thành các phòng ban khác nhau. Mỗi phòng ban được giao nhiệm vụ, quyền hạn rõ ràng, cụ thể theo quy định trong cơ chế hoạt động SXKD hàng năm. Do đó, tính chuyên môn hoá được nâng cao, tăng hiệu quả trong công tác quản lý. Mỗi phòng ban đều thực hiện tốt nhiệm vụ của mình đảm bảo tính độc lập, chính xác dưới sự chỉ kịp thời đạo của cán bộ lãnh đạo cấp trên. Đồng thời, giữa các phòng ban có mối quan hệ tương hỗ chặt chẽ giúp cho bộ máy quản lý hoạt động hiệu quả. Cán bộ quản lý Xí nghiệp có đủ năng lực, trình độ, kinh nghiệm đáp ứng được yêu cầu thực tế cho hoạt động SXKD của Xí nghiệp trước mắt và lâu dài. Xí nghiệp luôn tuyển chọn, đào tạo và bồi dưỡng cán bộ quản lý, cán bộ kỹ thuật nâng cao trình độ cho các cán bộ CNV. Đồng thời, Xí nghiệp có chính sách thu hút tuyển chọn, đào tạo kỹ sư xây dựng có kinh nghiệm để phục vụ cho công tác tìm kiếm thị trường xây dựng, công tác đấu thầu, thanh quyết toán và chỉ huy giám sát thi công tại các điểm công trình do Xí nghiệp quản lý. Cơ cấu lao động tại Xí nghiệp được tổ chức phù hợp với đặc điểm đơn vị xây lắp nói chung và đặc điểm riêng của Xí nghiệp nói riêng. Đội ngũ công nhân trực tiếp làm việc tại các công trình chủ yếu được thuê trực tiếp tại nơi thi công công trình theo thời vụ nên tiếp kiệm được chi phí. Bộ máy tổ chức thi công công trình của công ty gọn nhẹ và năng động, các phòng ban hoạt động liên tục có hiệu quả giúp Ban lãnh đạo công ty tổ chức quản lý kinh tế, tổ chức sản xuất, giám sát thi công một cách có hiệu quả và khoa học. 3.1.2. Nhược điểm: Tuy nhiên công tác tổ chức bộ máy vẫn còn hạn chế như khả năng phối hợp, chỉ đạo giữa cán bộ lãnh đạo cấp trên với các đội còn khó khăn, không thường xuyên do đặc điểm ngành nghề là xây dựng ở những địa điểm cách xa nhau về mặt địa lý. Xí nghiệp cần có biện pháp khắc phục nhằm nâng cao hơn nữa hiệu quả hoạt động SXKD của đơn vị. 3.2. Về bộ máy kế toán và công tác tổ chức kế toán tại Xí nghiệp. 3.2.1. Ưu điểm: Về tổ chức bộ máy kế toán: Bộ máy kế toán tổ chức gọn nhẹ phù hợp với đặc điểm hoạt động SXKD của Xí nghiệp. Việc bố trí nhân lực trong bộ máy hợp lý. Mỗi cán bộ kế toán có thể đảm nhận một số phần hành kế toán nhưng không vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm. Thủ quỹ tách biệt với kế toán phần hành vốn bằng tiền đảm bảo việc kiểm tra chéo giữa kế toán vốn bằng tiền và thủ quỹ. Tại các đội xây lắp có kế toán riêng theo dõi, số lượng một hoặc hai người tuỳ theo quy mô công trình thể hiện sự linh hoạt trong tổ chức bộ máy, đồng thời có sự kiểm tra, giám sát kịp thời, chính xác. Về tổ chức công tác kế toán. Tổ chức công tác kế toán tại Xí nghiệp thực hiện theo theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ tài chính. Xí nghiệp đã cập nhật kịp thời những chế độ chính sách và Quy định mới nhất. Tổ chức công tác kế toán của Xí nghiệp theo hình thức tập trung. Công tác kế toán được thực hiện chủ yếu tại phòng Tài chính kế toán tại Xí nghiệp theo các hoá đơn, chứng từ, bảng kê mà kế toán đội gửi lên. Kế toán tại các đội xây lắp không thực hiện hạch toán riêng mà chỉ theo dõi, tập hợp chứng từ khi có nghiệp vụ phát sinh tại công trường , đồng thời kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý, hợp lệ của các chứng từ gốc. Trước khi nộp lên phòng kế toán Xí nghiệp, kế toán đội còn phải sắp xếp chứng từ gốc theo từng công trình. Nhờ đó, việc theo dõi, kiểm tra và sắp xếp chứng tử trước khi hạch toán được thực hiện ngay tạo điều kiện cho phòng kế toán Xí nghiệp tập hợp chi phí, tính giá thành dễ dàng và đầy đủ. Xí nghiệp sử dụng phần mềm kế toán AC-NET, giúp cho khối lượng công việc của kế toán viên tại công ty được giảm nhẹ, đạt hiệu quả cao, tổng hợp số liệu nhanh chóng, chính xác và kịp thời, phục vụ đắc lực cho công tác quản lý. Về trang bị cơ sở vật chất kĩ thuật: Phòng kế toán đã được trang bị khá đầy đủ máy móc thiết bị phục vụ cho công tác kế toán, bao gồm máy tính, máy in, máy fax, điện thoại,... Về lao động kế toán: Công ty có đội ngũ kế toán viên có trình độ, nhiều kinh nghiệm đáp ứng đươc yêu cầu công việc kế toán tại Xí nghiệp. Xí nghiệp đã tạo điều kiện thuận lợi nhất cho các cán bộ kế toán học tập nâng cao trình độ chuyên môn, cập nhật kịp thời chế độ, chính sách của Nhà nước. Về tổ chức chứng từ kế toán: Ngoài việc sử dụng những mẫu biểu chứng từ theo quy định của Bộ tài chính ban hành, Xí nghiệp còn thiết kế những mẫu chứng từ phù hợp với đặc thù hoạt động SXKD riêng biệt tại Xí nghiệp. Các chứng từ sử dụng đều bảo đảm đầy đủ yếu tố, hợp lý và hợp lệ. Việc luân chuyển và bảo quản chứng từ tại các đội cũng như tại phòng Phòng kế toán Xí nghiệp được quy định rõ ràng, đảm bảo thực hiện đầy đủ quy trình. Về hệ thống tài khoản: Hệ thống tài khoản kế toán tại công ty bao gồm tài khoản tổng hợp và tài khoản chi tiết được mở chi tiết tới từng đối tượng, đáp ứng nhu cầu phản ánh thông tin cho các đối tượng liên quan. Do đặc thù của Xí nghiệp sản xuất kinh doanh trong lĩnh vực xây dựng, quá trình thi công được thực hiện chủ yếu dưới hình thức khoán cho các đội thông qua quyết định giao việc cụ thể. Xí nghiệp thực hiện quy chế tài chính cho các Đội vay vốn để thi công công trình. Do vậy, Xí nghiệp mở TK 13881-Phải thu các đội để theo dõi chi tiết tiền vay và lãy vay của các đội thi công. Về hệ thống sổ sách kế toán: Về hình thức sổ kế toán, công ty áp dụng hình thức Nhật ký chung. Đây là hệ thống sổ đơn giản, dễ ghi chép, phù hợp với hoạt động xây lắp tại Xí nghiệp. Trong hệ thống sổ được sử dụng, bên cạnh những mẫu sổ được quy định trong chế độ, kế toán còn thiết kế những mẫu sổ phù hợp với đặc điểm hoạt động SXKD riêng biệt tại Xí nghiệp (VD Sổ chi tiết TK 13881-Phải thu các đội, chi tiết cho từng đội xây lắp). Việc này đã tạo điều kiện cho kế toán theo dõi , phản ánh đầy đủ thông tin cung cấp cho các đối tượng quan tâm, đặc biệt là cán bộ quản lý. Về hệ thống báo cáo tài chính: Xí nghiệp sử dụng các hệ thống báo cáo tài chính theo đúng chế độ quy định, đặc biệt có thiết kế các báo cáo nội bộ phục vụ đắc lực cho quá trình quản trị nội bộ. Về phương pháp hạch toán: Công ty áp dụng phương pháp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, điều này cho phép ghi chép và phản ánh kịp thời thông tin của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. 3.2.2. Nhược điểm: Về công tác tập hợp và luân chuyển chứng từ, do đặc điểm của hoạt động xây lắp thường phát sinh tại các địa bàn khác nhau, địa điểm thi công ở xa trụ sở Xí nghiệp nên chứng từ không được cập nhật cho kế toán khi phát sinh để phản ánh kịp thời. Thường thì đầu tháng sau kế toán mới nhận được chứng từ hoá đơn của tháng trước đó do kế toán đội gửi lên, vì thế công tác hạch toán gặp nhiều khó khăn, công việc bị dồn vào cuối kỳ gây sức ép cho kế toán viên. KẾT LUẬN Trên đây là những tìm hiểu sơ bộ của em về Xí nghiệp Xây dựng số 4 thuộc Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng Công nghiệp - Tổng công ty Xây dựng Công nghiệp Việt Nam. Qua quá trình thực tập tại Xí nghiệp, em đã tích luỹ thêm cho bản thân những kiến thức thực tế, bổ sung thêm những kiến thức đã học ở trường. Từ những hiểu biết tổng quan về Xí nghiệp, em đã mạnh dạn đưa ra những đánh giá khái quát của mình về bộ máy tổ chức cũng như công tác kế toán tại đơn vị. Do kiến thức và thời gian thực tập còn hạn chế nên báo cáo không tránh khỏi những thiếu sót, em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của cán bộ phòng kế toán, thầy cô và các bạn để báo cáo được hoàn thiện hơn. Em xin cảm ơn các anh chị, các cô chú tại Xí nghiệp đã nhiệt tình giúp đỡ em trong quá trình thực tập tại đơn vị. Đặc biệt, em xin chân thành cảm ơn PGS.TS Nguyễn Thị Lời đã hướng dẫn em hoàn thành báo cáo này.