Đề tài Tổ chức công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty TNHH thiết bị phụ tùng TMT

c, mọi bậc công nhân cho tất cả các ngành nghề. Vì vậy, cùng với hệ thống bảng thanh toán lương có các chế độ phụ cấp: + Phụ cấp lãnh đạo. + Phụ cấp khu vực + Phụ cấp thu hút + Phụ cấp trách nhiệm + Phụ cấp lưu động: Phụ cấp cho những người thường xuyên phải thay đổi nơi làm việc. Ngoài ra còn có các loại phụ cấp làm đêm, làm thêm giờ, phụ cấp độc hại phụ cấp độc hại, nguy hiểm. 2.1.2. Nội dung quỹ lương. Quỹ lương của doanh nghiệp là toàn bộ tiền lương của doanh nghiệp trả cho tất cả các loại lao động thuộc doanh nghiệp quản lý và sử dụng. Theo nghị định số 235/HĐBT ngày 19/9/1995 của Hội đồng bộ trưởng (nay là chính phủ). Quỹ tiền lương bao gồm các khoản sau: - Tiền lương tháng, lương ngày theo hệ thống các thang bảng lương của Nhà nước. - Tiền lương trả theo sản phẩm. - Tiền lương công nhật cho người lao động ngoài biên chế. - Tiền lương trả cho người lao động khi làm ra sản phẩm. - Tiền lương trả cho người lao động trong thơi gian điều động công tác hay huy động đi làm nghĩa vụ Nhà nước và xã hội. - Tiền lương cho những người đi học theo chế độ nhưng vẫn thuộc biên chế. - Các loại tiền thưởng thường xuyên. - Các phụ cấp theo chế độ quy định và các phụ cấp khác được ghi theo quỹ lương. * Về mặt hạch toán: Quỹ lương của doanh nghiệp được chia thành tiền lương chính và tiền lương phụ. - Tiền lương chính là tiền lương trả cho người lao động trong thời gian làm việc đã quy định cho họ, bao gồm tiền lương cấp bậc, các khoản phụ cấp thường xuyên và tiền lương trong sản xuất. - Tiền lương phụ là tiền lương trả cho người lao động trong thời gian không làm nhiệm vụ chính nhưng vẫn được hưởng theo chế độ (lương nghỉ phép, nghỉ và ngừng sản xuất.) Việc phân chia tiền lương thành tiền lương chính và tiền lương phụ có ý nghĩa quan trọng đối với công tác kế toán và phân tích tiền lương trong giá thành sản phẩm. Tiền lương chính của công nhân sản xuất gắn với quá trình sản xuất sản phẩm và được hạch toán trực tiếp vào chi phí từng loại sản phẩm, tiền lương phụ của công nhân sản xuất không gắn liền với từng loại sản phẩm. Quản lý quỹ tiền lương của doanh nghiệp phải trong quan hệ với việc thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nhằm sử dụng hợp lý quỹ tiền lương, tiền thưởng, thúc đẩy tăng năng suất lao động hạ giá thành sản phẩm. 2.2. Quỹ bảo hiểm xã hội, kinh phí công đoàn, bảo hiểm y tế. 2.2.1. Quỹ bảo hiểm xã hội (BHXH) Quỹ này được hình thành do việc trích lập và tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp theo quy định của Nhà nước. Theo chế độ, việc trích lập BHXH được thực hiện hàng tháng theo tỷ lệ quy định trên tổng số tiền lương thực tế phải trả cho công nhân viên trong tháng bằng 20% theo tổng quỹ lương, trong đó 15% do đơn vị hoặc chủ sử dụng lao động đóng nộp được tính vào sản xuất kinh doanh, còn 5% do người lao động đóng góp được trừ vào lương. Quỹ BHXH được thiết lập nhằm tạo ra nguồn vốn để tài trợ cho công nhân viên trong trường hợp ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, mất sức, nghỉ hưu. Quỹ BHXH được phân cấp quản lý sử dụng, một bộ phận được nộp cho cơ quan quản lý chuyên môn để cho các trường hợp quy định (nghỉ hưu, mất sức..)một bộ phận được để chi tiêu trực tiếp tại doanh nghiệp cho những trường hợp nhất định (ốm đau, bệnh tật, thai san…) Việc sử dụng chi quỹ BHXH dù ở cấp quản lý nào phải thực hiện theo chế độ quy định: 2.2.2. Kinh phí công đoàn . Nguồn kinh phí này cũng được hình thành do việc trích lập theo quỹ tiền lương và tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp hàng tháng. Theo chế độ hiện hành tỷ lệ trích kinh phí công đoàn bằng 2% tổng quỹ lương thực tế phải trả cho công nhân viên của doanh nghiệp trong tháng. CPCĐ do doanh nghiệp trích lập toàn bộ, công nhân không phải đóng góp quỹ. Quỹnày được phân cấp quản lý và chi tiêu theo chế độ quyđịnh. Một phần nộp cho cơ quan công đoàn tại đơn vị. 2.2.3.Quỹ bảo hiểm y tế (BHYT). Bảo hiểm y tế thực chất là sự bảo trợ về y tế cho người tham gia bảo hiểm, giúp họ một phần nào đó trang trải phần khám chữa bệnh, tiền viện phí, tiền thuốc thang. Quỹ BHYT là quỹ sử dụng để đài thọ người lao động có tham gia đóng góp trong các hoạt động khám chữa bệnh. QuỹBHYT được hình thành bằng cách trích3%trên tổng số tiền lương phải trả cho người lao động trong đơn vị(người sử dụng lao động) phải chịu 2% được tính vào chi phí kinh doanh, còn 1% người lao động phải chịu được trừ trực tiếp vào lương hàng tháng. Quỹ BHYT do cơ quan y tế thống nhất quản lý và trợ cấp cho người lao động thông qua mạng lưới y tế . Khi tính mức tríchBHYT các doanh nghiệp phải nộp hết 3% cho cơ quan BHYT. Quản lý việc trích lập và sử dụng các quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ có ý nghĩa quan trọng cả đối với việc tính chi phí sản xuất kinh doanh và cả đối với việc đảm bảo quyền lợi của công nhân viên trong doanh nghiệp . Tóm lại:Các quỹ bảo hiểm được hình thành từ hai nguồn: *Chủ doanh nghiệp, người sử dụng lao động phải trích là19% (tính vào chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh )trong đó: 15%là BHXH 2%là BHYT 2%là KPCĐ *Cá nhân người lao động phải đóng góp các quỹ là 16%trong đó: 5% là BHXH 1%làBHYT 3. Kế toán tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ 3.1 .Kế toán tiền lương 3.1.1. Kế toán chi tiết tiền lương *Tính lương và trợ cấp BHXH: Việc tính lương trợ cấp BHXHvà các khoản khác phải trả cho người lao động được thực hiện tại phòng kế toán của doanh nghiệp.Hàng hoá, căn cứ vào các tài liệu hạch toán về thời gian, kết quả lao động và chính sách xã hội về lao động tiền lương, BHXH do nhà nước ban hành, kế toán tính tiền lương, trợ cấp BHXH và các khoản phải trả khác cho người lao động. - Căn cứ vào các chứng từ như “Bảng chấm công” phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành “Hợp đồng giao khoán” kế toán tính toán tiền lương thời gian, lượng sản phẩm, tiền ăn ca cho người lao động. - Tiền lương được tính riêng cho từng người và tổng hợp theo từng bộ phận sử dụng lao động và phản ánh vào “Bảng thanh toán tiền lương” lập cho bộ phận đó. - Căn cứ vào các chứng từ “Phiếu nghỉ hưởng BHXH”, “Biên bản điều tra tai nạn lao động”…kế toán tính trợ cấp BHXH phải trả công nhân viên và phản ánh vào “bảng thanh toán BHXH”. - Đối với các khoản tiền thưởng của công nhân viên, kế toán cần tính toán và lập “Bảng thanh toán tiền thưởng”. để theo dõi và chi trả đúng quy định. - Căn cứ vào “bảng thanh toán tiền lương” của từng bộ phận để chi trả. Thanh toán tiền lương cho công nhân viên đồng thời tổng hợp tiền lương phải trả trong kỳ theo từng đối tượng sử dụng lao động, tính toán trích BHXH BHYT, KPCĐ theo tỉ lệ quy định kết quả tổng hợp tính toán đựoc phản ánh trong “bảng phân bổ tiên lương và BHXH ” (Một số 01/BPB). * Thanh toán lương: Việc trả lương cho công nhân viên trong các doanh nghiệp hiện nay thường được tiến hành theo 2 kỳ trong tháng. Kỳ 1: Tạm ứng lương cho công nhân viên đối với những người có tham gia lao động trong tháng. Kỳ 2: Sau khi tính lương và các khoản phải trả cho công nhân viên trong tháng doanh nghiệp thanh toán nốt số tiền còn được tính trong tháng đó cho công nhân viên sau khi đã trừ đi các khoản khấu trừ. Đến kỳ chi trả lương và các khoản thanh toán trực tiếp khác, doanh nghiệp phải lập giấy xin rút tiền mặt ở ngân hàng về quỹ để chi trả lương. Đồng thời phải lập uỷ nhiệm chi để chuyển số tiền thuộc quỹ BHXH cho cơ quan quản lý quỹ BHXH. Việc chi trả lương ở doanh nghiệp do thủ quỹ thực hiện, thủ quỹ căn cứ vào các “bảng thanh toán tiền lương” “bảng thanh toán BHXH” để chi trả lương và các khoản khác cho công nhân viên. Công nhân viên khi nhận tiền phải ký tên vào “bảng thanh toán tiền lương”. Nếu trong tháng vì một lý do nào đó công nhân viên chưa nhận lương, thủ quỹ phải lập danh sách ghi chuyển họ , tên, số tiền của họ từ “Bảng thanh toán tiền lương” sang “bảng kê thanh toán với công nhân viên chưa nhận lương” 3.2.1. Kế toán tổng hợp tiền lương Kế toán tổng hợp tiền lương sử dụng tài khoản 334 – phải trả công nhân viên các khoản đó gồm: Tiền lương, tiền thưởng, BHXH và các khoản thuộc thu nhập của công nhân viên. Kết cấu của TK 334 – phải trả công nhân viên. SƠ ĐỒ KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG TK 141,138,338,333 TK 334 TK 622 Các khoản khấu trừ vào Tiền lương phải trả Tiền lương CNV Công nhân sản xuất TK 111 TK 627 Thanh toán tiền lương Tiền lương phải trả Khoản khác cho CNV bằng Nhân viên phân xưởng TM TK 512 TK641,642 Thanh toán lương Tiền lương phải trả nhân viên bằng Sp bán hàng, nhân viên QLDN TK 338.1 3.2. Kế toán các khoản trích theo lương. 3.2.1. Kế toán chi tiết các khoản trích theo lương. Trích các khoản trích theo lương: BHXH, BHYT, (Trích 19% vào chi phí và trừ 6% vào lương của công nhân viên). Mức trích các Tổng số lương thực tế phải trả Tỷ lệ trích các = x khoản theo hàng tháng khoản (25%) lương Tỷ lệ trích BHXH, BHYT, KPCĐ theo chế độ: Nợ TK 622,627,641,642 (phần trích vào chi phí kinh doanh 19%) Nợ TK 334 (Phần trừ vào thu nhập của công nhân viên chức 6%) Có TK 338 (3382,3383,3384). +20% BHXH (trong đó trích 15% tính vào chi phí và từ 5% vào lương công nhân viên). + Kinh phí công đoàn: Trích 2% vào chi phí. Theo nguyên tắc phân bổ các khoản trích theo lương ta lập bảng phân bổ BHXH, BHYT, KPCĐ bảng này dùng cho bảng phân bổ tiền lương. Sau khi tính xong, trích BHXH phải trả cho người lao động có chứng từ “Phiếu nghỉ hưởng BHXH” do cơ quan y tế cấp.d 3.2.2. Kế toán tổng hợp các khoản trích theo lương. Để theo dõi tình hình thanh toán, trích lập, sử dụng các quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ kế toán sử dụng TK 338 – phải trả phải nộp khác. Nộp BHXH, BHYT, KPCĐ ghi: Nợ TK 338 (3382, 3383, 3384, ) Có TK liên quan (111, 112…) *TK338.2 - Kinh phí công đoàn: Nợ TK 338 (3382) Có TK 111,112 * TK 338. – Bảo hiểm xã hội (BHXH). Nợ TK 338 (3383) Có TK 334 *TK 3384 – Bảo hiểm y tế (BHYT) * Quy trình hạch toán tổng hợp trích theo lương được hạch toán theo sơ bộ sau: SƠ ĐỒ 2: SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TK 334 TK 338 TK622,627,641,642 BHXH trả thay lương cho Trích BHXH, BHYT Công nhân viên KPCĐ TK 111,112 TK 334 Nộp BHXH, BHYT, KPCĐ BHXH, BHYT trừ vào Hoặc chi BHXH, KPCĐ tại Lương của CNV đơn vị 3.3. Kế toán trích trước tiền lương nghỉ phép của công nhân sản xuất. Trong quá trình tiến hành sản xuất các doanh nghiệp cần phải tính và trích trước tiền lương nghỉ phép của công nhân trực tiếp sản xuất nhằm tránh ảnh hưởng đến giá thành trong từng kỳ, từng tháng của doanh nghiệp. Mức trích được tính như sau: Mức trích trước Tổng số tiền lương chính thực tế phải Tỷ lệ = x trong 1 tháng trả công nhân trực tiếp sản xuất trong trích tháng trước Trong đó: Tổng số tiền lương nghỉ phép kế hoạch Tỷ lệ trích của CNSX trong năm = x 100 trước Tổng số tiền lương chính kế hoạch của CNSX trong năm Đối với các doanh nghiệp khi thực hiện việc trích việc trích trước đo tiền lương nghỉ phép của công nhân viên sản xuất thì đến cuối năm phải quyết toán số trích trước với số tiền lương thực tế phải trả cho công nhân nghỉ phép Kế toán trích trước tiền lương nghỉ phép công nhân sản xuất sử dụng TK 335 – chi phí trả trước. TK 334 TK335 TK 622 Tiền lương thực tế phải trả Trích trước tiền lương phép Cho sx trong kỳ SX. Phần chênh lệch giữa tiền lương phép thực tế với kế hoạch ghi tăng chi phí (nếu T. Tế > KH) hoặc giảm chi phí (Nếu T.tế <KH) vào cuối niên độ kế toán TK 338 Trích KPCĐ, BHXH, BHYT theo tiền lương nghỉ phép phải trả Công nhân sản xuất 4. Tổ chức hệ thống sổ sách để hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong doanh nghiệp. Tuỳ thuộc vào quy mô doanh nghiệp, đặc điểm sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp mà kế toán thực hiện ghi sổ theo một trong bốn hình thức sau: Hình thức nhật ký chung: - Sổ kế toán căn cứ bản dùng để ghi chép các nghiệp vụ vụ phát sinh theo trình tự thời gian và quan hệ đối ứng tài khoản của các nghiệp vụ đó để làm căn cứd ghi vào sổ cái. - Hàng tháng căn cứ vào chứng từ gốc ghi nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ nhật ký chung theo trình tự thời gian. Hình thức chứng từ ghi sổ. Hình thức này thích hợp với các doanh nghiệp nghiệp vừa (các hợp tác xã, công ty ) có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ tương đối lớn. Hình thức này rất dễ xử lý trong các doanh nghiệp thực hiện điện toán hoá kế toán, trong hình thức này căn cứ để ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào các sổ sách kế toán tổng hợp là chứng từ ghi sổ. Hình thức nhật ký sổ cái: Hình thức này thích hợp với các doanh nghiệp, các đơn vị hành chính sự nghiệp có quy mô hoạt động nhỏ, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tương đối ít, công tác kế toán giản đơn, bộ phận kế toán ít người. * Hình thức nhật ký chứng từ. Đây là một hình thức mới trên cơ sở vận dụng các hình thức kế toán áp dụng đối với doanh nghiệp lớn, yêu cầu quản lý và chế độ quản lý ổn định, chế độ kế toán đã được xây dựng thống nhất. Đặc điểm cơ bản của hình thức này là tập hợp và hệ thống hoá Nhật ký chứng từ phát sinh. Hình thức này đã kết hợp trình tự ghi theo thứ tự thời gian và hệ thống hoá theo nội dung kinh tế ngay trong cùng một quá trình ghi chép và trên cùng một Nhật ký chứng từ. CHƯƠNG II THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH TMT 1. Đặc diểm tình hình chung về tổ chức công tác kế toán của công ty. 1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty. - Tên công ty: Công ty TNHH thiết bị phụ tùng TMT - Công ty TNHH TMT có trụ sở chính đặt tại số 163 – Hoàng văn thái – Thanh xuân – TP Hà Nội. Công ty được thành lập năm 2001. Có thể nói, giai đoạn đầu mới thành lập công ty gặp không ít khó khăn trong công việc kinh doanh của mình. Tuy nhiên công ty đã có nhiều cố gắng và tự khẳng định mình để đứng vững trong nền kinh tế thị trường, tự trang trải thu chi, đảm bảo có lợi nhuận và đóng góp đầy đủ nghĩa vụ với nhà nước. Năm 2003 để đáp ứng được nhu cầu của nền kinh tế thị trường công ty đã đầu tư thêm thiết bị, xây dựng đội ngũ công nhân viên vững mạnh để có thể đáp ứng được mọi nhu cầu của thị trường. Đến nay công ty có đội ngũ công nhân kỹ thuật giỏi, được trang bị đầy đủ phương tiện, dụng cụ tiên tiến đảm bảo phục vụ cho nhu cầu công việc luôn đạt hiểu quả. Chức năng chủ yêu của công ty là : Buôn bán thiết bị điện, điện tử. Buôn bán đồ dùng, thiết bị văn phòng. Buôn bán đồ dùng cá nhân và gia đình. Buôn bán các loại thiết bị, máy móc, phụ tùng….. 1.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy, tổ chức sản xuất kinh doanh. 1.2.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý. a. mô hình tổ chức bộ máy quản lý của công ty. Công ty TNHH TMT có bộ máy tổ chức quản lý gọn nhẹ, linh hoạt, đứng đầu công ty là Giám đốc Cty, hộ trợ cho giám đốc là phó giám đốc và các phòng ban của công ty. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Cty Giám đốc Phó giám đốc Ban kho Phòng Vật Tư Phòng Tài chính Kế toán Phòng Kinh doanh Phòng Bảo Vệ Đội Bán Hàng b. Chức năng nhiệm vụ của các bộ phẩn trong cơ cấu tổ chức quản lý. * Giám đốc: Là người điều hành toàn bộ hoạt động kinh doanh của công ty theo đúng chế độ của nhà nước. Là người trực tiếp phụ trách các phòng ban của công ty. chịu trách nhiệm bảo toàn và phát triển vốn cũng như bảo đảm đời sống cho công nhân viên toàn Cty. * Phó giám đốc: Là người giúp việc cho GĐ trong công tác quản lý, điều hành việc kinh doanh của công ty, chịu trách nhiệm trước GĐ, trước pháp luật về những công việc được phân công. * Phòng tài chính kế toán: Có nhiệm vụ giúp cho Cty trong công tác kế toán TCKT thực hiện đúng chế độ kế toán, luật thuế, ngân hàng. tổ chức bộ máy kế toán hợp lý, ghi chép phản ánh kịp thời, đúng đắn các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh của Cty nhằm cung cấp các thông tin về tình hình tài chính và kết quả kinh doanh làm cơ sở cho lãnh đạo doanh nghiệp ra các quyết định về tài chính phù hợp. * Phòng vật tư: Đảm nhiệm toàn bộ việc cung cấp đầy đủ vật tư sản xuất kinh daonh, khai thác hàng hoá ổn định, đảm bảo chất lượng, số lượng, giá cả hù hợp. Nắm bắt kịp thời chính xác thông tin về giá cả hàng hoá. *Ban kho: Bảo đảm việc quản lý hàng hoá theo từng loại, khi nhập,xuất hàng hoá phải đảm bảo đúng số lượng, đâyd đủ, chính xác. đảm bảo theo đúng nguyên tắc thủ tục quy định không để hao hụt, mất mát, hư hỏng. Tổ chức kiểm kê định kỳ theo quy định. *Đội bán hàng: Thực hịên nhiệm vụ bán hàng hoá cho khác hàng và cácdịch vụ sau bán hàng. * Bảo vệ: đảm bảo trật tự an toàn cũng như tài sản của Cty. 1.2.2. Tổ chức bộ máy kế toán của Cty. Căn cứ vào đặc điểm, quy mô hoạt động kinh doanh của mình Cty áp dụng chế độ kế toán vừa và nhỏ. Bộ máy ké toán của công ty rất gọn nhẹ, đảm bảo sự thống nhất đối với công tác kế toán, kiểm tra, xử lý và cung cấp thông tin kinh tế một cách kịp thời, nhằm giúp lãnh đạo công ty nắm bắt kịp thời tình hình hoạt đọng của cty. Công ty áp dụng mô hình kế toán tập trung. Hiện đang áp dụng hình thức sổ kế toán chứng từ ghi sổ . theo mô hình này phòng kế toán của cty có nhiệm vụ hạch toán tổng hợp và chi tiết, lập báo cáo kế toán, hân tích hoạt động kinh tế và kiểm tra công tác kế toán toàn cty. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán ở Cty TNHH TMT Kế toán trưởng Thủ quỹ Kế toán Tổng hợp KT vật tư Kiêm KT Thành toán Thủ kho Trong cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của công ty có các chức năng và nhiệm vụ sau: * Kế toán trưởng: Là người chịu trách nhiệm trước GĐ và các cơ quan tài chính về các vấn đề liên quan đến tài chính của Cty. Phụ trách chung về toàn bộ công việc kế toán, phan công chỉ đạo chuyên môn các nhân viên kế toán trong phòng. Bên cạnh đó KTT còn là người trực tiế theo dõi tình hình tăng giảm TSCĐ và hao mòn TSCĐ. * Kế toán tổng hợp: có nhiệm vụ tập hợp các chi phí phát sinh trong kỳ. Theo dõi doanh thu bán hàng, tổng hợp báo cáo hoạt động kinh doanh và lập báo cáo tài chính của công ty. * Ké toán vật tư kiêm kế toán thanh toán: có nhệm vụ theo dõi chi tiết và tổng hợp tình hình nhập – xuất của từng loại hàng hoá trong kỳ, theo dõi thu chi tiền mặt, tiền gửi, quan hệ thanh toán với ngân hàng và các khách hàng * Thủ quỹ: thực hiện công tác quỹ cho công ty. Có nhiệm vụ thu – chi và bảo quản tiền mặt tại công ty. 1.3. Tổ chức hình thức kế toán tại Công ty TNHH TMT. - Chế độ chứng từ kế toán: Cty sử dụng hệ thống chứng từ áp dụng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ theo quyết định số 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 Của bộ tài chính Hiện nay Công ty đang lựa chọn hệ thống sổ theo dõi hình thức nhật ký chứng từ (NKCT). Mọi công việc hoạch toán kế toán được thực hiện thủ công là chủ yếu. - Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc kế toán ghi vào các nhật ký chứng từ, bảng kê, sổ chi tiết có liên quan. + NKCT mà công ty sử dụng là: NKCT số 1 (ghi có TK111) NKCT số 2 (Ghi có TK112 ) NKCT số 1 (Ghi có TK311,331,342). Nhật ký chứng từ số 5,7,8,9,10. Bảng kê: Bảng kê số 1 (Ghi nợ TK 111) bảng kê số 2 (Ghi nợ TK112) Bảng kê số 3 (Dùng tính giá NVL, công cụ - dụng cụ) Bảng kê số 4 (Ghi nợ TK145,621,622,627) Bảng kê số 5,6,8,9,11. Sổ chi tiết: sổ chi tiết số 1 (Dùng cho TK341,342,311, số liệu tổng hợp ghi vào NKCT số 5) sổ chi tiết số 3,4,5. - Đối với các loại chi phí sản xuất kinh doanh phát sinh nhiều lần hoặc mang tính phân bổ, các chứng từ gốc trước hết được tập hợp và phân loại trong các bảng phân bổ, sau đó lấy số liệu kết quả của bảng phân bổ ghi vào NKCT, bảng kê có liên quan. + Bảng phân bổ Công ty sử dụng gồm: - Bảng phân bổ số 1: Chi phí lao động sống (TK334, 338) - Bảng phân bổ số 2: Chi phí lao vật liệu, CCDC - Bảng phân bổ số 3: Khấu hao TSCĐ. Cuối tháng khoá sổ, công dồn số liệu trên các NKCT, kiểm tra đối chiếu số liệu trên các NKCT với các sổ kế toán chi tiết, lấy số liệu tổng cộng của các NKCT ghi trực tiếp vào sổ cái. Từ sổ cái và một số chi tiết trong NKCT, bảng kê và các bảng tổng hợp chi tiết để lập báo cáo tài chính. Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán của Công ty TNHH TMT Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái Báo cáo tài chính Sổ chi tiết Nhật ký chứng từ Bảng kê Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi vào cuối tháng Kiểm tra, đối chiếu 2. Thực trạng tổ chức hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty thiết bị phụ tùng TMT 2. 1. Tình hình và công tác quản lý lao động tiền lương và các khoản trích theo lương. 2. 1.1 Quy mô, cơ cấu lao động và phân công lao động. a. Đặc điểm lao động của Công ty thiết bị phụ tùng TMT. Công ty có tổng số 410 công nhân viên phần lớn đều được đào tạo qua các trường lớp đào tạo, công nhân có tay nghề vững, có kinh nghiệm thực tế. Đa số cán bộ công nhân viên trẻ, có sức khoả tốt. Trong sản xuất ham học hỏi, làm việc nghiêm túc, chấp hành những quy định mà Công ty đề ra. Đặc biệt là đội ngũ làm việc ở các phòng ban hầu hết đã tốt nghiệp ở các trường Đại học, có năng lực, nhạy bén trong công tác quản lý, nắm bắt thị trường, nhiệt tình trong công việc, không ngừng phấn đấu nâng cao trình độ hiểu biết. b. Cơ cấu phấn đấu lao động. Để tạo điều kiện có quản lý, huy động và sử dụng sức lao đông. Công ty đã phân loại công nhân viện của Công ty gồm lao động theo biên chế và lao động hợp đồng. - Lao động biên chế là những người do cấp trên phân về Công ty công tác và trả lương trong kỳ. Công ty có quyền chi phối toàn bộ quá trình lao động của họ, lao động biên chế được chia thành 2 loại. + Lao động trực tiếp: Là những người trực tiếp sử dụng công cụ lao động tham gia vào quy trình sản xuất sản phẩm và là người tạo ra khối lượng sản phẩm về mặt vật chất hoặc trực tiếp quản lý kỹ thuật trên từng công đoạn sản xuất. + Lao động gián tiếp: Là những người gián tiếp tham gia vào quy trình sản xuất, chủ yếu nằm ở các bộ phận quản lý trong quá trình sản xuất của Công ty như: Bộ máy lãnh đạo, các cán bộ, cán bộ quản lý ở các phòng ban phân xưởng. - Lao động hợp đồng chia theo thời gian, thời vụ gồm: Hợp đồng 3 tháng, hợp đồng 1 năm đến 3 năm, hợp đồng dài hạn. 2.1.2. Tình hình quản lý, sử dụng lao động. Giám đốc điều hành, chỉ đạo thi công sản xuất theo phương pháp trực tiếp, phụ trách các PX là các Quản đốc. Bộ máy tổ chức quản lý khá gọn nhẹ, đảm bảo có sự chỉ đạo trực tiếp từ trên xuống dưới, có sự liên hệ giữa các phòng ban với nhau nhằm mục đích quản lý, giám sát có hiệu quả công tác kinh doanh. Hàng ngày Quản đốc có nhiệm vụ chấm công theo dõi số lượng lao động, theo dõi chất lượng công nhân làm việc. Công nhân viên trong biên chế được sử dụng trong sản xuất kinh doanh cơ bản gồm: Lao động trực tiếp và lao động giám tiếp. Lao động trực tiếp trong các đội, các phân xưởng. Lao động gián tiếp trong các phòng ban và công nhân viên thuộc loại lao động khác như: Bảo vệ, lái xe… trong từng loại lao động lại chia thành các cấp bậc ngành nghề, từng tổ chức sản xuất. Việc phân loại trên giúp cho việc sử dụng lao động được hợp lý đúng mục đích đúng ngành nghề. Tính toán lương đúng với công sức lao động bỏ ra, tạo đk kích thích người lao động không ngừng nâng cao tay nghề, thoải mái, hứng thú trong khi làm việc, chất lượng của ngày công được tăng lên. 2.1.3. Các hình thức tiền lương phạm vi áp dụng. Đầu năm 2003, với chế độ lương mới của Nhà nước. Mức lương tối thiểu đã thay đổi, tăng từ 210.000đ lên 290.000 đồng. Bộ Tài chính đã chính thức ban hành mức lương tối thiểu này để toàn bộ các đơn vị thực hiện. Ban lãnh đạo Công ty thiết bị phụ tùng TMT đã áp dụng mức lương tối thiểu là 290.000 đồng và công tác tính toán lương để đưa đời sống của anh em công nhân được cải thiện hơn. Công ty áp dụng hai chế độ trả lương: - Chế độ trả lương theo thời gian + Sau khi tính mức lương thời gian, kế toán sẽ trừ các khoản khấu trừ là 6% (BHXH, BHYT) hoặc tiền điện (nếu có). Hình thức trả lương này được áp dụng cho công nhân viên làm việc ở phòng ban, tổ đội sản xuất phụ trợ. Ví dụ: Cô Nguyễn Thị Loan (Phòng kinh doanh) Có: hệ mức lương là: 3,28 Ngày công thực tế trong tháng 3 - 2003 là 26c Vậy: Lương thời gian = 3,28 x 290.000 x 26 = 951.200 26 -Trừ 141.100 tiền điện có sử dụng trong tháng. - Khấu trừ 6% (BHXH, BHYT) = 290.000 x 3,28 x 6% = 57.072 Như vậy tiền lương của cô Loan trong tháng 3 là: 951200 - 141.100 - 57.072 = 753.028 Chế động trả lương theo sản phẩm: Tính theo khối lượng công việc, đơn giá của công việc (áp dụng cho tổ, đội sản xuất trực tiếp). Do đặc điểm sản xuất của Công ty mà Công ty tính lương sản phẩm theo lương khoán. Một tổ sản xuất, một bán sản phẩm thì tính lương cho sản phẩm đó sẽ là bao nhiêu. Sau đó tuỳ theo trình độ tay nghề của từng người mà Công ty trả lương cho phù hợp. Tổng tiền lương sản phẩm (lương khoán) của tổ = Đơn giá tiền lương Tổng số công của tổ một ngày công Số tiền lương của 1 người = đơn giá tiền lương 1 ngày sản xuất x số ngày công thực tế của từng người. Ví dụ: Tính tiền lương của công nhâ tại tổ phối liệu PXI (9-2003) Tổng số tiền lương khoán là: 2.623.153 Tổng số công: 83 2.623.153 Vậy: Đơn giá tiền lương 1 ngày công = 31.604 83 Tiền lương của cô: Phạm Thị mai = 31.604 x 10 = 316.604 Ngoài ra công ty còn áp dụng hình thức: - BHXH trả thay lương. + Lương ốm = Hệ số lương x 290.000 x 75% x Số ngày nghỉ + Lương nghỉ chế độ, phép, đi học dài hạn… hưởng 100% lương cơ bản Ví du: Cô Trần Thị Hương - Tổ phối liệu - PXI Nghỉ ốm một ngày (06/03/2003) Vậy số ngày cô Hương nghỉ là: 1 ngày Hưởng 75% lương BHXH. Lương ốm = 3,74 x 75% x 290.000 x 1 = 831.450 3. Tổ chức hạch toán chi tiết lao động và trả lượng, BHXH phải trả cho công nhân viên. Công ty thiết bị phụ tùng TMT trả lương làm 2 kỳ: - Kỳ 1: Tạm ứng vào ngày 15 hàng tháng. - Kỳ 2: Thanh toán nốt = Thực lĩnh - Kỳ 1 3.1. Hoạch toán lương gián tiếp (Trả lương theo thời gian): hình thức này được áp dụng đối với cán bộ, công nhân viên trong phòng cơ quan dưới căn cứ vào bản công. BHXH để căn cứ trả lương. Mục đích theo dõi ngày công thực tế làm việc, nghỉ việc, ngừng việc, nghỉ lương cho từng người và quản lý lao động trong công ty. - Trách nhiệm ghi: Bảng này do Quản đốc chấm công vào mỗi cuối ngày, từng tuần nhân viên sản xuất hoặc cán bộ thống kê phòng lao động tiền lương có trách nhiệm kiểm tra bảng chấm công sau đó lập báo cáo tình hình sử dụng, thời gian lao động cuối tháng tổ tổng hợp quy ra công để trả lương, lập sổ báo cáo công gửi lên phòng kế toán lương. + Kế toán tiền lương lập bảng thanh toán lương đồng thời căn cứ vào các chứng từ nghỉ hưởng BHXH, kế toán lao động tiền lương, trợ cấp BHXH cho từng công nhân của từng đơn vị trong công ty. + Đặc điểm của bảng chấm công. Bảng chấm công gồm 5 cột: Cột 1: Số thứ tự Cột 2: Họ và tên Cột 3: Cấp bậc lương hoặc các bậc chức vụ Cột 4: Ngày trong tháng Cột 5: Quy gia công + Cách ghi Lấy ví dụ: Bà Nguyễn Ngọc Châu - Số TT1: Ghi vào cột 1 - Tên Nguyễn Ngọc Châu: Ghi vào cột 2 - Chức vụ: Giám đốc: Ghi vào cột 3 - Ngày công thực tế đi làm ghi vào cột 4 - Quy ra công trong tháng: Ngọc Châu làm bao nhiều hưởng lương thời gian… ghi vào cột 5. + Ký hiệu chấm công: Hội nghị học tập: H + Ký hiệu chấm công: Nghỉ bù: NB Lương sản phẩm: K Nghỉ không lương: KO Lương Thời gian: + Ngừng việc: N Ốm, điều dưỡng: Ô Tai nạn: T Con ốm: CO Lao động nghĩa vụ: LĐ Thai sản: TS Nghỉ phép: P Cách ghi: * Ở công ty thiết bị phụ tùng TMT, tiền lương làm ngày nghỉ (CN) hoặc làm ca 3 đối với công nhân gián tiếp được tính như một ngày làm việc bình thường. Ví dụ: - Ông Nguyễn Ngọc Châu, số thứ tự là 1 ghi vào cột 1. - Bậc lương (hệ số lương) 6,03 ghi vào cột 3. - Số ngày công thực tế là 28 - ghi vào cột 6. Như vậy: Mức lương hệ số = Hệ số lương x 290.000 x Ngày công thực tế 26 = 6,03 x 290.000 X 28 26 = 1.883.215 ghi vào cột 7 - Tiền phụ cấp thuộc quỹ lương (P/cấp trách nhiệm) cột (9): không có - Tổng số tiền lương ghi vào cột 11 Cột 11 = Cột 7 + Cột 9 = 1.883.215 + 0 = 1.883.215 - Các khoản khấu trừ 6% (BHXH,BHYT) hoặc tiền điện (nếu có) BHXH + BHYT = 290.000 X Hệ số lương x 6% = 290.000 x 6,03 x 6% = 109.922 ghi vào cột 13 - Số tiền thực lĩnh ghi vào cột 14. Cột 14 = Cột 11 - Cột 12 (nếu có) - cột 13 = 1.883215 - 138.400 - 109.922 = 1.634.893 3.2. Trả lương trên doanh thu bán hàng. Công ty thiết bị phụ tùng TMT còn có một bộ phận bán sản phẩm của công ty tại các gian hàng giới thiệu sản phẩm của công ty. Bộ phận này được tính lương theo ngày làm việc thực tế của từng người lao động và cũng được hưởng chế độ Bảo hiểm xã hội. Ngoài ra còn một số nhân viên thuộc bộ phận này mở đại lý cho công ty ngay tại nhà mình. Số tiền mà họ hưởng là 2% trên doanh thu bán hàng. Để thấy rõ hơn về hình thức tính lương này, tôi đưa ra trường hợp của chị Phan Thanh Lan và chị Nguyễn Thị Hải (Thuộc phòng thị trường của công ty). BẢNG THU TIỀN THANH TOÁN tháng 3/2003 Họ và tên: Nguyễn Thị Hải C. từ Ngày, tháng Diễn giải Thu tiền đại lý (Đồng) Thu tiền bán lẻ (Đồng) 249 6/03/2003 Nguyễn Thị Hải 10.000.000 261 19/03/2003 Nguyễn Thị Hải 1.134.100 280 25/03/2003 Nguyễn Thị Hải 10.000.000 331 28/03/2003 Nguyễn Thị Hải 3.786.760 344 31/03/2003 Nguyễn Thị Hải 10.000.000 34.902.860 Ngày… tháng… năm 2006 Người ghi sổ kế toán trưởng ( ký, họ tên) ( ký, họ tên) Vậy số tiền chị Nguyễn Thị Hải được hưởng 2% trên doanh thu bán hàng Đại lý là: 34.902.860 x 2% = 698.000 BẢNG THU TIỀN THANH TOÁN LƯƠNG Tháng 3/2003 Họ và tên: Phan Thanh Lan C. từ Ngày, tháng Diễn giải Thu tiền đại lý (Đồng) Thu tiền bán lẻ (Đồng) 258 01/03/2003 Phan Thanh Lan 5.168.000 268 05/03/2003 Phan Thanh Lan 4.519.000 282 7/03/2003 Phan Thanh Lan 1.711.050 286 11/03/2003 Phan Thanh Lan 3.234.800 287 11/03/2003 Phan Thanh Lan 12.914.600 302 18/03/2003 Phan Thanh Lan 9.834.000 306 19/03/2003 Phan Thanh Lan 4.235.000 311 20/03/2003 Phan Thanh Lan 15.229.400 314 24/03/2003 Phan Thanh Lan 11.451.000 322 25/03/2003 Phan Thanh Lan 1.856.250 332 27/03/2003 Phan Thanh Lan 1.728.000 335 30/03/2003 Phan Thanh Lan 76.025.800 Vật số tiền lương anh Phan Thanh Lan được hưởng 2% trên doanh thu bán hàng là: 76.025.800 x 2% = 1.520.000 3.3. Hình thức trả lương khoán và lương theo sản phẩm của công ty được lập từ trên xuống dưới. Phòng tổ chức lập bảng giao nhiệm vụ cho đơn vị xưởng, xưởng chế biến trực tiếp cho công nhân ở các tổ thực hiện công việc theo bảng giao nhiệm vụ. Khi công nhân hoàn thành công việc, phòng tổ chức kết hợp với xưởng tổ chức kiểm tra khối lượng công việc hoàn thành có đúng như bangr giao nhiệm vụ hay không. Nếu công việc hoàn thành và hoàn thành vượt mức chỉ tiêu thì phòng tổ chức phải bổ sung vào bảng nhiệm vụ cho phù hợp và theo kết quả nghiệm thu công việc kế toán lên bảng thanh toán lương và lập bảng thanh toán lương cho người lao động. Phiếu nhập kho sau khi giao sản phẩm hoàn thành được tổ trưởng (Xưởng trưởng) thủ kho, kế toán ký nhận. Bảng thanh toán lương do cán bộ lao động tiền lương lập, được kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt. Sau đó chuyển cho thủ quỹ phát lương cho các bộ phận, tổ sản xuất. Những chứng từ phát lương của công ty sau mỗi tháng được kế toán tiền lương và BHXH lên bảng tổng hợp lương và các khoản theo lương của toàn công ty. Để thấy rõ tính thực tế của hình thức trả lương này, tôi đưa ra một số các chứng từ, phiếu nhập kho và "Bảng thanh toán tiền lương khoán"được lấy từ phòng kế toán trong tháng 3 năm 2003 như sau: Công ty sthiết bị phụ tùng TMT CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc GIẤY THANH TOÁN TIỀN BỐC VÁC HÀNG HOÁ từ ngày 01/03/2003 đến ngày 31/03/2003 Tổ mài 1 - PXI Tên người thuê: Kho NVL 1521 STT Diễn Giải ĐVT Số lượng Đơn giá hành tiền Ghi chú 1 Bốc vác chi CTC vào phân xưởng Kg 6.450,0 6 38.700 Cộng 38.700 Ngày 31 tháng 03 năm 2003 Phụ trách đơn vị Người thuê Người nhận Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Bảng phân bổ tiền lương và BHXH, KPCĐ, BHYT sử dụng các TK: - TK 334 - phải trả công nhân viên. - TK 338 - Phải trả phải nộp khác. TK 338 sử dụng các TK cấp 2: TK 338.2 - Kinh phí công đoàn TK 338.3 - Bảo hiểm xã hội. TK 338.4 - Bảo hiểm y tế. Ngoài ra còn sử dụng các TK: - TK 622 - Chi phí nhân công trực tiếp - TK 627.1 - Chi phí sản xuất chung - TK 641.1 - Chi phí bán hàng - TK 642.1 - Chi phí quản lý doanh nghiệp * Cách ghi: - Đối với các phòng ban: + Số TT là 4 ghi vào cột 1. + Đối tượng sử dụng: Ghi nợ TK 642.1 "Chi phí quản lý doanh nghiệp" ghi vào cột 2. - Phần tiền lương được tính trong tháng 3/2003 là: 124. 364. 000 ghi vào cột 3. + Tổng có TK 334 "Phải trả CNV" (phần lương nhân viên quản lý là: 126.900.000) ghi vào cột 5. Cột 5 - Cột 3 + Cột 4 = 124.364.000 + 2.536.000 = 126.900.000đ. - Phần phải trả, phải nộp khác: TK 338 (3382,3383,3384). + KPCĐ (338.2) là 2.538.000 ghi vào cột 6. Cột 6 = Cột 5 x 2% = 126.900.000 x 2% = 2.538.000 + BHXH (338.3) là 19.035.000 ghi vào cột 7. Cột 7 = Cột 5 x 15% = 126.900.000 x 15% = 19.035.000 + BHYT (338.4) là 2.538.000 ghi vào cột 8 Cột 8 = Cột 5 x 2% = 126.900.000 x 2% = 2.538.000 + Cộng có TK 338 phần các khoản phải trả, phải nộp nhân viên quản lý là: 24.111.000 ghi vào cột 9. Cột 9 = cột 6 + Cột 7 + Cột 8 = 2.538.000 + 19.035.000 + 2.538.000 = 24.111.000 +Tổng cộng ghi vào cột 10: 151.011.000 Cột 10 = Cột 5 + Cột 9 = 126.900.000 + 24.111.000 = 151.011.000 Ghi tương tự như vậy đối với: - Công nhân sản xuất trực tiếp TK 622. - Chi phí bán hàng TK 641.1 - Chi phí sản xuất chung TK 642.1 Căn cứ vào "Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương" kế toán định khoản như sau: Bút toán 1: Nợ TK622 : 386.633.080 Nợ TK627.1 : 57.460.000 Nợ TK641.1 : 49.120.000 Nợ TK642.1 : 126.900.000 Có TK 334 : 620.113.080 Bút toán 2: Nợ TK 334 : 37.206.784 Nợ TK 622 : 73.460.286 Nợ TK 627.1 : 10.917.400 Nợ TK641.1 : 9.332.800 Nợ TK 642.1 : 24.111.000 Có TK338 : 155.028.270 Chi tiết: 338.2 : 12.402.262 338.3 : 124.022.616 338.4 : 18.603.392 * Hạch toán tổng hợp tiền lương và các khoản trích theo lương. - Căn cứ vào "Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương" và NKCT số 1 "Nhật ký chứng từ số 1" dựa vào sổ chi tiết báo cáo quỹ TK111 để lập ra. TRÍCH NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 1 Tháng 2-2007 STT Ngày Ghi có TK 111, ghi nợ các TK TK334 TK335 TK338.2 TK338.8 1 01-10/3 869.800 8.000.000 87.669.250 2 11-20/3 3.581.700 200.000 3 21-31/3 287.159.200 403.000 3.000.000 2.269.410 Cộng 290.740.900 1.472.800 11.000.000 89.938.600 Căn cứ vào NKCT số 1, bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương, bảng kê xuất, ta vào bảng kê số 4,5. Công ty TNHH thiết bị phụ tùng TMT TRÍCH BẢNG KÊ SỐ 4 Tháng 2-2007 STT Ghi có các TK Ghi nợ các TK TK 334 TK338 1 TK622 386.833.080 73.460.286 2 TK627.1 57.460.000 10.917.400 Cộng 444.293.080 84.377.686 CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ PHỤ TÙNG TMT TRÍCH BẢNG KÊ SỐ 5 Tháng 2-2007 STT Ghi có các TK Ghi nợ các TK TK 334 TK338 1 TK641.1 49.120.000 9.332.800 2 TK642.1 126.900.000 24.111.000 Cộng 176.020.000 33.443.800 Căn cứ vào các vào các nhật ký, bảng phân bổ lương và các khoản trích theo lương, bảng kê xuất ta vào NKCT số 7. TRÍCH NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 7 Tháng 2-2007 STT Ghi có các Tài Khoản Ghi nợ các TK TK334 TK338 Tổng cộng 1 TK 622 386.633.080 73.460.286 460.093.365 2 TK627.1 57.460.000 10.917.400 68.377.400 3 TK641.1 49.120.000 9.332.800 58.452.800 4 TK642.1 126.900.000 24.111.000 151.011.000 Tổng 620.113.080 117.821.486 737.934.565 - Nhật ký chứng từ số 7: dùng để tập hợp toàn bộ chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và dùng để phản ánh số phát sinh biên có các TK liên quan đến chi phí sản xuất. + Yếu tố tiền lương: căn cứ vào số phát sinh bên có TK334 đối ứng với các TK ghi trên NKCT. + Yếu tố BHXH, BHYT, KPCĐ: Căn cứ vào số phát sinh bên có TK 338 (3382,3383,3384) đối ứng với các TK ghi trên nhật ký. Căn cứ vào chứng từ ghi trên kế toán vào sổ TK334, 3382, 3383, 3384. Công ty TNHH thiết bị phụ tùng TMT TRÍCH SỔ CÁI TK334 - "Phải trả công nhân viên" Tháng 2-2007 Số dư đầu tháng Nợ Có 14.861.700 STT Ghi có các TK đối ứng nợ với TK này Tháng 3 1 TK111 290.740.900 2 Tổng số phát sinh nợ 290.740.900 3 Tổng số phát sinh có 620.113.080 4 Số dư cuối tháng Nợ Có 344.233.880 Công ty :TNHH Thiết bị phụ tùng TMT TRÍCH SỔ CÁI TK338.2 - "Kinh phí công đoàn" Tháng 2-2007 Số dư đầu tháng Nợ Có 11.789.033 STT Ghi có các TK đối ứng nợ với TK này Tháng 3 1 TK111 11.000.000 2 Tổng số phát sinh nợ 11.000.000 3 Tổng số phát sinh có 12.402.262 4 Số dư cuối tháng Nợ Có 13.191.295 Công ty TNHH thiết bị phụ tùng TMT TRÍCH SỔ CÁI TK338.3 - "Bảo hiểm xã hội " Tháng 2-2007 Số dư đầu tháng Nợ Có 140.088.386 STT Ghi có các TK đối ứng nợ với TK này Tháng 3 1 TK112 Đ/c theo duyệt quyết toán năm 2002 162.974.850 2 Tổng số phát sinh nợ 162.974.850 3 Tổng số phát sinh có 124.022.616 4 Số dư cuối tháng Nợ Có 101.136.152 Công ty TNHH thiết bị phụ tùng TMT TRÍCH SỔ CÁI TK338.4 - "Bảo hiểm y tế" Tháng 2-2007 Số dư đầu tháng Nợ Có 8.101.015 STT Ghi có các TK đối ứng nợ với TK này Tháng 3 1 TK111 6.563.054 2 Tổng số phát sinh nợ 6.563.054 3 Tổng số phát sinh có 18.603.392 4 Số dư cuối tháng Nợ Có 20.141.353 Cuối tháng căn cứ vào phiếu chi tiền mặt, giấy báo nợ ngân hàng và sổ cái TK 338 (3382, 3383, 3384) để nộp BHXH, BHYT, KPCĐ. Nợ TK 338 : 180.537.904 Chi tiết: 3382 : 11.000.000 3383 : 162.974.850 3384 : 6.563.054 Có TK 111 : 17.563.054 Có TK 112 : 162.974.850 CHƯƠNG III MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG Ở CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ PHỤ TÙNG TMT I. NHẬN XÉT VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG Ở CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ PHỤ TÙNG TMT. Qua thời gian thực tập, nghiên cứu tìm hiểm thực tế về công tác tổ chức kế toán ở công ty TNHH thiết bị phụ tùng TMT, trên cơ sở những kiến thức tiếp nhận được ở trường, được sự giúp đỡ của thầy, cô cùng với sự giúp đỡ tận tình của các cô chú tại phòng kế toán của công ty em xin có một vài nhận xét về công tác tổ chức kế toán nói chung và công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương nói riêng ở công ty TNHH thiết bị phụ tùng TMT như sau: 1. Những ưu điểm mà công ty đã đạt được trong công tác quản lý và kế toán tiền lương. - Hình thức tổ chức công tác kế toán: Công ty đã áp dụng hình thức kế toán tập trung, hình thức này rất phù hợp với quy mô, đặc điểm và phạm vi hoạt động của công ty. Với hình thức kế toán tập trung tạo điều kiện cho việc kiểm tra, chỉ đạo nhiệm vụ bảo đảm sự lãnh đạo tập trung thống nhất của kế toán trưởng và sự chỉ đạo kịp thời của ban Giám đốc công ty, đồng thời do điều kiện công ty việc phân công, chuyên môn hoá công việc đối với các kế toán viên. Kế toán viên đều sử dụng tốt máy vi tính trong quản lý. - Hình thức sổ kế toán. Hiện nay công ty đang áp dụng hình thức kế toán nhật ký chứng từ, hình thức này thuận tiện cho việc phân công công tác rất phù hợp với bộ máy kế toán đơn giản gọn nhẹ của công ty. Công tác kế toán của công ty luôn đi sát với sự thay đổi của chế độ kế toán và công ty đang từng bước vận dụng một cách ghi linh hoạt hệ thống mới vào thực tế. - Về tài khoản sử dụng: Công ty đã áp dụng đúng các TK trong hệ thống kế toán thống nhất ban hành theo quyết định của Bộ trưởng Bộ tài chính kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở công ty đã sử dụng đúng chứng từ kế toán đã quy định trong chế độ ghi chép ban đầu về lao động tiền lương như: Bảng chấm công, bảng thanh toán BHXH. Nhìn chung công tác kế toán về tiền lương và các khoản trích theo lương ở công ty Thuỷ tinh Hà nội là rất khoa học đã đạt được kết quả sản xuất kinh doanh của công ty. Song trên thực tế bên cạnh những ưu điểm đã đạt được đó, công ty vẫn còn một số tồn tại cần khắc phục. 2. Những hạn chế mà công ty cần khắc phục và những ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương. - Do việc nghiệm thu kết quả công việc hoàn thành của công ty dẫn đến việc thanh toán lương đôi khi còn chậm, để việc thanh toán lương đúng với thời gian quy định của công ty thì cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận, phòng ban tổ đội trong công ty và sự làm việc nhiệt tình năng động của các nhân viên kế toán. - Công ty cần áp dụng chế độ thưởng phạt tốt hơn: Công ty áp dụng hình thức trả lương thời gian cho bộ phận gián tiếp và cho công nhân sản xuất ở những thời gian cho bộ phận gián tiếp và cho công nhân sản xuất ở những thời điểm trái vụ cho tết dương lịch, nguyên đán thì công ty áp dụng hình thức lương với công nhân sản xuất là lương khoán, lương sản phẩm. Trong quá trình tham gia lao động sản xuất người lao động trả tiền lương để bù đắp hao phí đã bỏ ra. Tuy nhiên trong thực tế việc trả lương theo thời gian mới chỉ phản ánh trình độ thành thạo và thời gian làm việc của người lao động chưa xét đến kết quả và thái độ lao động. Tiền lương sản phẩm khoán đã dựa vào kết quả lao động cụ thể là số lượng và chất lượng lao động đã hoàn thành nhưng chưa xét đến tình hình sử dụng máy móc. Trong quá trình sản xuất chẳng hạn người công nhân phải hao phí thêm một lượng lao động để suy nghĩ tiến hành những thao tác cần thiết để tiết kiệm thời gian lao động mà vẫn đảm bảo chất lượng sản phẩm và năng xuất lao động. Do đó tiền lương phản ánh đầy đủ lượng lao động hao phí và sự cống hiến của từng người lao động. Như vậy tiền thưởng là khoản thu nhập bổ sung để quán triệt đầy đủ hơn nguyên tắc phân phối theo lao động. Vào những tháng đúng vụ hè, những tháng sản xuất dồn dập để phục vụ cho tiết dương lịch, nguyên đán. Công ty phải thuê thêm gia công ở ngoài. Công ty nên áp dụng trả lương sản phẩm theo hình thức tiền lương sản phẩm luỹ tiến có thưởng sẽ có hiệu quả nhiều hơn, đảm bảo chất lượng sản phẩm khi không phải thuê thêm gia công ở ngoài. Hiệu quả: Việc thực hiện tốt chế độ tiền thưởng trong công ty sẽ khuyến khích công nhân viên đề cao tinh thần trách nhiệm, ý thức làm chủ tập thể, nâng cao năng xuất lao động, hiệu suất công tác và hoàn thành vượt mức kế hoạch được giao, người lao động sẽ giảm bớt những ngày nghỉ không lý do. Tổ chức tiền lương tốt theo nguyên tắc sẽ là đòn bẩy kinh tế có tác dụng thúc đẩy sản xuất phát triển với những chi phí ít nhất mang lại hiệu quả cao nhất. - Công ty hạch toán tiền làm thêm giờ chưa phù hợp vì tiền lương làm thêm giờ chỉ được trả bằng tiền làm như trong giờ hành chính. Lấy ví dụ: Cô Nguyễn Thị Hà phòng kinh doanh hưởng lương thời gian, hệ số lương: 3,28; ngày công 41. Số tiền cô Hà thực lĩnh được tính như sau: Số tiền thực lĩnh = 3,28 x 210.000 x 41 - (3,28 x 210.000 x 6%) 26 = 1.044.857 (đ) Nếu như công ty hạch toán tiền lương làm thêm giờ cho công nhân như vậy sẽ không ích ứng được tinh thần làm việc hết mình của người lao động bởi thế, để khuyến khích công nhân làm việc tích cực không gây cho họ cảm giác mệt mỏi trong giờ làm việc thì công ty cần có chế độ trả lương, trả thưởng và các khoản làm thêm giờ một cách hợp lý, sứng đáng với sức lao động mà họ đã bỏ ra. Trong quá trình thực hiện việc hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh công ty đã bỏ qua một sổ chi tiết như 334. Điều này dẫn đến một số khó khăn trong việc đối chiếu số liệu đồng thời không đảm bảo cung cấp đâỳ đủ các thông tin cần thiết trong các phần hành kế toán này. Vì vậy công ty cần có hướng áp dụng mẫu số cần thiết để đảm bảo cho các thông tin kế toán được đầy đủ, chi tiết, có hệ thống. - áp dụng tin học vào công tác kế toán. Ngày nay khi xã hội thông tin ngày càng phát triển tới đỉnh cao của nó thì việc ứng dụng tin học vào đời sống xã hội đang trở thành một xu hướng của thời đại, của toàn cầu. Trong đó đối với công tác kế toán hạch toán nói riêng là một tất yếu và cần thiết. Bởi vì khi ứng dụng máy vi tính vào công tác hạch toán kế toán vừa đảm bảo yêu cầu thông tin nhanh nhạy chính xác, vừa đảm bảo yêu cầu quản lý và giảm bởi số lượng tính toán. Ở công ty TNHH thiết bị phụ tùng TMT đã trang bị cho phòng kế toán 2 máy vi tính và 1 máy in. Tuy nhiên việc sử dụng cọn hạn chế chưa phát huy được tối đa và vai trò của máy. Hiện tại hầu hết các phần hành công việc đều làm bằng tay, máy vi tính chỉ để lập ra các bảng biểu và in ra. Công ty chưa sử dụng phần mền kế toán để phục vụ cho công tác hạch toán cho nên khối lượng ghi chép nhiều, hệ thống sổ sách cồng kềnh. Với công tác hạch toán lương và các khoản trích theo lương ở công ty có đặc điểm là khối lượng ghi chép và tính toán nhiêù. Kế toán vẫn thực hiện bằng tay, điều này dễ gây ra sai sót, nhầm lẫn mất nhiều thời gian. Mặt khác không đảm bảo được tính chính xác kịp thời cho công tác quản lý. Xuất phát từ những lý do trên, trong thời gian tới công ty cần đầu tư trang thiết bị, cài đặt phần mềm máy vi tính để sử dụng vào công tác hạch toán kế toán. Đồng thời tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nâng cao kỹ năng sử dụng máy vi tính cho các nhân viên kế toán. Tiến tới thực hiện công việc chuyên môn hoá bằng máy. Điều này không những giúp thông tin kế toán được thu thập, xử lý một cách nhanh nhạy kịp thời, chính xác mà còn giúp cho công ty tiết kiệm được chi phí nhân viên trong công tác quản lý, đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của nền kinh tế thị trường. KẾT LUẬN Tiền lương là một trong yếu tố cơ bản không thể thiếu được trong quá trình sản xuất của bất kỳ một doanh nghiệp nào. Vì vậy trong thời gian thực tập tôi đã mạnh dạn đi sâu vào tìm hiểu thực tế kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở công ty thiết bị phụ tùng TMT. Nếu hạch toán kế toán nói chung là công cụ quan trọng trong quản lý kinh tế thì công tác tiền lương và các khoản trích theo lương là công cụ đắc lực cho công tác quản lý tiền lương, cũng như lao động tại doanh nghiệp sản xuất. Việc quản lý chi phí tiền lương và lao động tốt đồng nghĩa với việc tiết kiệm được chi phí sản xuất kinh doanh, điều mà bất cứ một doanh nghiệp nào cũng quan tâm. Trong công cuộc đổi mới của đất nước Việt nam, ban hành chế độ kế toán mới áp dụng cho các doanh nghiệp là một việc làm cần thiết đáp ứng được yêu cầu quản lý trong giai đoạn mới cuả nền kinh tế. Trong quá trình thực tập tại công ty thiết bị phụ tùng TMT vì thời gian có hạn nên tôi chỉ đi sâu vào nghiên cứu tìm hiểu một khâu trong công tác hạch toán kế toán dựa trên kiến thức đã học tại trường và thời gian thực tập tại công ty, tôi đã làm sáng tỏ những mặt đã đạt được và những mặt đã hoàn thiện trong công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở công ty thiết bị phụ tùng TMT. Đồng thời cũng mạnh dạn đưa một số biện pháp khắc phục những điểm còn tồn tại với mong muốn góp phần nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương của công ty thiết bị phụ tùng TMT trong giai đoạn hiện nay. Trong quá trình thực tập, được sự hướng dẫn tận tình của cô giáo, các cô chú phòng kế toán của công ty thiết bị phụ tùng TMT. Cùng với sự cố gắng học tập của bản thân, tôi đã hoàn thành chuyên đề thực tập. Trong bản báo cáo thực tập này chắc chắn sẽ không tránh khỏi những thiếu sót. Rất mong được sự quan tâm góp ý của các thầy cô giáo, các cô chú phòng kế toán tại công ty thiết bị phụ tùng TMT và các bạn để chuyên đề này hoàn thiện hơn. Cuối cùng tôi xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo cùng toàn thể các cô, các chú phòng kế toán và tất cả mọi người đã quan tâm giúp đỡ tôi hoàn thành bản chuyên đề này. Hà nội, ngày 17 tháng 5 năm 2007 Sinh viên Nguyễn Thị Nga MỤC LỤC Lời mở đầu: 1 Phần I: Lý luận chung về tổ chức kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương 3 1. Ý nghĩa, nhiệm vụ của kế toán lao động và tiền lương trong các doanh nghiệp sản xuất 3 1.1. Ý nghĩa của lao động và tiền lương 3 1.2. Nhiệm vụ của kế toán lao động và tiền lương 4 2. Các hình thức tiền lương, quỹ tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ 5 2.1. Các hình thức tiền lương, quỹ tiền lương 5 2.1.1. Các hình thức tiền lương 5 2.1.2. Nội dung quỹ lương 8 2.2. Quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ 9 2.2.1. Quỹ BHXH 9 2.2.2. KPCĐ 10 2.2.3. Quỹ BHYT 10 3. Kế toán tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ 11 3.1. Kế toán tiền lương 11 3.1.1. Kế toán chi tiết tiền lương 11 3.1.2. Kế toán tổng hợp tiền lương 13 3.2. Kế toán các khoản trích theo lương 14 3.2.1. Kế toán chi tiết các khoản trích theo lương 14 3.2.2. Kế toán tổng hợp các khoản trích theo lương 14 3.3. Kế toán trích trước tiền lương nghỉ phép của công nhân sản xuất 15 4. Tổ chức hệ thống sổ sách để hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong doanh nghiệp 17 Phần II: Thực trạng tổ chức kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH thiết bị phụ tùng TMT 19 1. Đặc điểm tình hình chung về tổ chức kế toán của công ty thiết bị phụ tùng TMT 19 1.1. Quá trình hình thành và phát triển công ty 19 1.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy, tổ chức kinh doanh 20 1.2.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý 20 1.2.2. Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty thiết bị phụ tùng TMT 22 1.3. Tổ chức hình thức kế toán tại Công ty 23 2. Thực trạng tổ chức hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty 25 2.1. Tình hình và công tác quản lý lao động tiền lương và các khoản trích theo lương 25 2.1.1. Quy mô, cơ cấu lao động và phân công lao động 25 2.1.2. Tình hình quản lý, sử dụng lao động 26 2.1.3. Các hình thức tiền lương, phạm vi áp dụng 27 3. Tổ chức hạch toán chi tiết lao động và tính tiền lương, BHXH phải trả cho công nhân viên 29 3.1. Hạch toán lương gián tiếp (trả lương theo thời gian) 29 3.2. Trả lương theo doanh thu bán hàng 31 3.3. Hình thức trả lương khoán và lương theo sản phẩm của công ty được lập từ trên xuống dưới 34 Phần III: Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở công ty thiết bị phụ tùng TMT. 44 I. Nhận xét về công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở Công ty thiết bị phụ tùng TMT 44 1. Những ưu điểm mà công ty đã đạt được trong công tác quản lý và kế toán tiền lương 44 2. Những hạn chế mà công ty cần khắc phục và những ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương 45 Kết luận 49 NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN Giáo viên hướng dẫn: ThS. Ngô Thị Thu Hồng NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP Họ và tên người nhận xét: Chức vụ: Lời nhận xét: