Đề tài Tổ chức công tác kế toán vật liệu tại Công ty Bánh kẹo Hải Hà

©n viªn thu mua kú tr­íc vÒ ch­a thanh to¸n kú nµy míi mua ®­îc vµ chuyÓn vÒ hµng nhËp kho, kÕ to¸n thanh to¸n t¹m øng nh­ sau: Nî TK 152: Nguyªn vËt liÖu. Nî TK 133: ThuÕ GTGT. Cã TK 141: TiÒn t¹m øng. - Kh¸c víi doanh nghiÖp th­¬ng m¹i, khi mua hµng cã kÌm bao b× tÝnh gi¸ riªng tr­íc khi xuÊt kho, kÕ to¸n gép gi¸ trÞ bao b× vµo vËt t­ chÝnh nh­ c¸c tói xuÊt ra ®Ó chøa nha võa s¶n xuÊt hay thïng c¬m dõa, ghi cã bao b× tÝnh gi¸ riªng. Khi nhËp kho vÉn ph©n thµnh hai ®Çu tªn kh¸c nhau. Khi xuÊt vµo s¶n xuÊt vÉn xuÊt hµng cã bao b× ®i cïng. NÕu tiÕp tôc ®Ó 2 tªn, viÖc qu¶n lý ë c¸c xÝ nghiÖp thµnh viªn sÏ rèi r¾m, khã hiÓu. V× thÕ cã bót to¸n: Nî TK 152: Chi tiÕt vËt t­. Cã TK 152: Chi tiÕt bao b×. - Mét nÐt ®Æc biÖt kh¸c lµ C«ng ty rÊt th­êng xuyªn thuª c¸c xÝ nghiÖp nhá t­ nh©n, tæ hîp, gia c«ng mét lo¹i NVL nµo ®ã. §iÒu ®ã gióp cho nhµ qu¶n lý gi¶m ®­îc chi phÝ ®iÒu hµnh c¸c ho¹t ®éng s¶n xuÊt nhá lÎ. Doanh nghiÖp th­êng theo ph­¬ng ph¸p b¸n ®øt, giao kho¸n s¶n phÈm cuèi cïng nªn Ýt quan t©m ®Õn l­¬ng c«ng nh©n, chi phÝ vËn chuyÓn, gia c«ng mµ chØ tíi gi¸ thµnh NVL cuèi cïng nh­ tr­êng hîp mua vµo. Khi ®ã, kÕ to¸n ghi: Nî TK 152: Nguyªn vËt liÖu. Cã TK 154: Chi phÝ s¶n xuÊt dë dang. - PhÇn lín c¸c nguån nhËp chñ yÕu lµ mua chÞu cña c¸c nhµ cung cÊp lín bªn ngoµi hay c¸c xÝ nghiÖp thµnh viªn h¹ch to¸n ®éc lËp: Nî TK 152: Nguyªn vËt liÖu. Nî TK 133: ThuÕ GTGT. Cã TK 331: Ph¶i tr¶ ng­êi b¸n. HoÆc Nî TK 152: Nguyªn vËt liÖu. Nî TK 133: ThuÕ GTGT. Cã TK 336: Ph¶i tr¶ néi bé. - C¸c nguyªn vËt liÖu h×nh thµnh chñ yÕu tõ con ®­êng nhËp khÈu. Khi ®ã chøng tõ ®­îc tËp hîp tõ nhiÒu bé phËn tham gia vËn chuyÓn. Do vËy gi¸ ghi trªn phiÕu nhËp kho vÉn chØ dùa vµo gi¸ trªn ho¸ ®¬n ®Ó lËp, ch­a xÐt tíi c¸c lo¹i thuÕ, lÖ phÝ. C¸c chøng tõ nµy th­êng t¸ch riªng ®i theo c¸c h­íng kh¸c vµ tËp hîp ë kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu. KÕ to¸n vËt t­ sÏ ph¶i x¸c ®Þnh b»ng kho¶n: Nî TK 152: Nguyªn vËt liÖu. Cã TK 333: Ph¶i tr¶ Nhµ n­íc. - Khi kiÓm kª ®ét xuÊt ph¸t hiÖn thõa, kÕ to¸n ph¶i ®iÒu chØnh l¹i hoÆc nguyªn vËt liÖu h×nh thµnh tõ nh÷ng nguån kh¸c. Nî TK 152: Nguyªn vËt liÖu. Cã TK 338: Ph¶i tr¶ kh¸c. - C¸c tr­êng hîp nguyªn vËt liÖu xuÊt dïng thõa cho c¸c bé phËn s¶n xuÊt, qu¶n lý hoÆc gi¸ trÞ cña c¸c phÕ liÖu thu håi (mµng, tói háng, ph«i s¾t thÐp,…) tõ qu¸ tr×nh s¶n xuÊt sÏ ®­îc ph¶n ¸nh vµo bót to¸n: Nî TK 152: Nguyªn vËt liÖu. Cã TK chi phÝ: Tuú thuéc vµo môc ®Ých sö dông. * KÕ to¸n xuÊt kho nguyªn vËt liÖu. - Tr­êng hîp, C«ng ty xuÊt vËt t­ cho c¸c ho¹t ®éng bæ trî ë c¸c xÝ nghiÖp thµnh viªn, kÕ to¸n ghi: Nî TK 136: Ph¶i thu néi bé. Cã TK 152: Nguyªn vËt liÖu. - Tr­êng hîp ®ét xuÊt kiÓm tra ph¸t hiÖn thiÕu hoÆc vËt t­ bÞ nh©n viªn lµm háng mÊt, C«ng ty ®ßi båi th­êng. §èi víi tr­êng hîp nµy, kÕ to¸n ph¶i cã biªn b¶n kiÓm nhËn, xö lý cô thÓ: Nî TK 138: Ph¶i thu kh¸c. Cã TK 152: Nguyªn vËt liÖu. - §èi víi c¸c chøng tõ xuÊt dïng nguyªn vËt liÖu tæng hîp víi sè l­îng lín, phôc vô s¶n xuÊt trùc tiÕp t¹i c¸c xÝ nghiÖp ë Hµ Néi, m¸y sÏ hiÓu: Nî TK 621: Chi phÝ s¶n xuÊt trùc tiÕp. Nî TK 627: Chi phÝ s¶n xuÊt chung. Cã TK 152: Nguyªn vËt liÖu. - §èi víi c¸c vËt t­ xuÊt lÎ sau khi ®· x¸c ®Þnh môc ®Ých sö dông kÕ to¸n quyÕt ®Þnh xö lý vµo chi phÝ b¸n hµng hoÆc chi phÝ qu¶n lý. §©y lµ c¸c vËt t­ sö dông chñ yÕu ë phßng kinh doanh nãi riªng vµ khèi hµnh chÝnh nãi chung: Nî TK 641: Chi phÝ b¸n hµng. Nî TK 642: Chi phÝ qu¶n lý. Cã TK 152: Nguyªn vËt liÖu. - §èi víi c¸c nguyªn vËt liÖu, C«ng ty xuÊt cho c¸c xÝ nghiÖp ViÖt Tr×, Nam §Þnh khi ®· lËp 4 liªn b¸n hµng coi nh­ ®· b¸n ®øt vËt t­ cho hä. C«ng ty còng b¸n l¹i vËt t­ cho bé phËn liªn doanh vµ mét sè doanh nghiÖp kh¸c. B©y giê, kÕ to¸n ph¶i x¸c ®Þnh gi¸ vèn: Nî TK 632: Gi¸ vèn hµng b¸n. Cã TK 152: Nguyªn vËt liÖu. - XuÊt nguyªn vËt liÖu cho söa ch÷a lín, mét phÇn chi phÝ vËt t­ ®­îc ph©n bæ dÇn cho kú sau ta cã bót to¸n: Nî TK 142: Chi phÝ tr¶ tr­íc. Cã TK 152: Nguyªn vËt liÖu. - Doanh nghiÖp cã tr­êng hîp hµng vÒ nhËp kho trong kú nh­ng ch­a cã ho¸ ®¬n, kÕ to¸n sÏ kh«ng ®Þnh kho¶n sè hµng nµy, lµm thñ tôc nhËp. NÕu trong kú, sè hµng ®ã buéc ph¶i lÊy ra sö dông kÕ to¸n cã bót to¸n xuÊt b×nh th­êng: Nî TK chi phÝ. Cã TK 152: Nguyªn vËt liÖu. - §Õn kú sau khi cã ho¸ ®¬n vÒ, thñ kho viÕt phiÕu nhËp kho cho toµn bé l« hµng nhËp ch­a cã chøng tõ kú tr­íc. Nî TK 152: Nguyªn vËt liÖu: c¶ l« hµng. Nî TK 133: ThuÕ GTGT. Cã TK thanh to¸n. - Sau ®ã lËp ®ång thêi mét phiÕu “NhËp vay” vµ mét chøng tõ “XuÊt tr¶” cho sè hµng rót khái l« kú tr­íc: t­¬ng øng víi phiÕu “nhËp vay” Nî TK 338: Ph¶i tr¶ kh¸c. Cã TK 152: Nguyªn vËt liÖu võa cã ho¸ ®¬n. T­¬ng øng víi phiÕu “xuÊt tr¶”, ta cã: Nî TK 152: Nguyªn vËt liÖu ®i vay ®Ó xuÊt t¹m. Cã TK 338: Ph¶i tr¶ kh¸c. Tãm t¾t s¬ ®å h¹ch to¸n: C¸c nghiÖp vô mua ngoµi liªn quan ®Õn tµi kho¶n TK 133, kÕ to¸n sÏ chØ ph¶n ¸nh phÇn viÖc cña m×nh (TK 152) víi tµi kho¶n ®èi øng cña nã mµ th«i. ThuÕ GTGT trªn thùc tÕ ®­îc h¹ch to¸n riªng bëi kÕ to¸n viªn kh¸c. 5.6.1. H×nh thøc ¸p dông sæ: C«ng ty B¸nh kÑo H¶I Hµ ¸p dông h×nh thøc nhËt ký chøng tõ nªn kÕ to¸n tæng hîp bao gåm c¸c lo¹i sæ sau: NhËt ký chøng tõ: Dïng ®Ó tæng hîp t×nh h×nh thanh to¸n vµ c«ng nî víi ng­êi cung cÊp vËt t­ hµng ho¸, lao vô, dÞch vô cho doanh nghiÖp – TK 331 “Ph¶I tr¶ ng­êi b¸n”. C¬ së ghi vµo NKCT sè 5 lµ sæ theo dâi thanh to¸n. Cuèi mçi th¸ng sau khi ®· hoµn thµnh c«ng viÖc chi tiÕt TK 331, kÕ to¸n lÊy sè liÖu céng cuèi th¸ng cña tõng sæ chi tiÕt ®­îc më cho tõng ®èi t­îng ®Ó ghi vµo NKCT sè 5. Cuèi th¸ng hoÆc cuèi quý kho¸ sæ x¸c ®Þnh tæng sè ph¸t sinh bªn cã TK 311 ®èi øng nî TK liªn quan vµ lÊy sè liÖu tæng céng trªn NKCT sè 5 ®Ó ghi vµo sæ c¸i. B¶ng kª (BK sè 3): Dïng ®Ó tÝnh gi¸ thµnh thùc tÕ nguyªn vËt liÖu ghi nî TK 152 / Cã TK 331. Sæ c¸I: §©y lµ sæ kÕ to¸n tæng hîp më cho c¶ n¨m, mçi tê sæ dïng cho 1 tµI kho¶n trong ®ã ph¶n ¸nh sè ph¸t sinh cã vµ sè d­ cuèi th¸ng hoÆc cuèi quý. Sè ph¸t sinh cã cña mçi tµI kho¶n ®­îc ph¶n ¸nh trªn sæ c¸I theo tæng sè lÊy tõ NKCT ghi cã tµI kho¶n ®ã, ph¸t sinh nî ®­îc ph¶n ¸nh chi tiÕt theo tõng tµI kho¶n ®èi øng lÊy tõ NKCT. Sæ c¸I ghi mét lÇn vµo cuèi th¸ng, cuèi quý. Sau khi kho¸ sæ th× ph¶I kiÓm tra ®èi chiÕu sè liÖu trªn NKCT. Sæ hoÆc thÎ kÕ to¸n chi tiÕt (Sæ theo dâi c«ng nî): Trong h×nh thøc kÕ to¸n NKCT c¸c doanh nghiÖp cã thÓ më sæ, thÎ chi tiÕt theo mÉu ®· h­íng dÉn, trong ®ã b¾t buéc ph¶I më c¸c sæ kÕ to¸n chi tiÕt. S¬ ®å: Ghi sæ theo h×nh thøc nhËt ký chøng tõ. Chøng tõ gèc vµ c¸c kho¶n ph©n bæ ThÎ, sæ kÕ to¸n chi tiÕt B¶ng kª NhËt ký chøng tõ B¶ng tæng hîp chi tiÕt Sæ c¸I B¸o c¸o tµI chÝnh Ghi hµng ngµy Ghi cuèi th¸ng §èi chiÕu kiÓm tra §Ó hoµn thµnh qu¸ tr×nh ghi sæ NKCT sè 5 th× kÕ to¸n tr­ëng sÏ tæ chøc mét bé m¸y kÕ to¸n bao gåm c¸c kÕ to¸n viªn ®Ó tõng kÕ to¸n sÏ chÞu mét phÇn hµnh kÕ to¸n gióp cho doanh nghiÖp thùc hiÖn tèt c«ng t¸c qu¶n lý cña m×nh. Riªng ®èi víi c«ng t¸c h¹ch to¸n vËt liÖu th× do kÕ to¸n vËt liÖu qu¶n lý. §Ó hoµn thµnh tèt c«ng t¸c kÕ to¸n vËt liÖu, C«ng ty B¸nh kÑo H¶I Hµ ®· sö dông thªm mét sè b¶ng vµ kÕ to¸n vËt liÖu chØ lµm ®Õn NKCT cßn b­íc vµo Sæ c¸I, B¶ng tæng hîp chi tiÕt, B¸o c¸o tµI chÝnh lµ phÇn hµnh cña kÕ to¸n tæng hîp. 5.6.2. Ph­¬ng ph¸p h¹ch to¸n: §èi víi vËt liÖu nhËp kho: NgoµI nh÷ng bót to¸n ®· tr×nh bµy, C«ng ty cßn cã mét sè bót to¸n kh¸c nhau nh­ sau: Mua ngoµI hµng vÒ ho¸ ®¬n cïng vÒ: Nî TK 152: Sè tiÒn ghi trªn ho¸ ®¬n. Cã TK 331: NÕu ch­a tr¶ tiÒn. HoÆc: Cã TK 111, 112, 331 …: NÕu tr¶ b»ng … Bót to¸n nµy kh«ng ph¶n ¸nh thuÕ VAT ®Çu vµo v× ®Ó thuËn tiÖn cho viÖc C«ng ty thanh to¸n víi ng­êi b¸n th× phÇn theo dâi nµy ®­îc chuyÓn cho kÕ to¸n tiÒn göi. Lý do chÝnh lµ kh©u l­u chuyÓn chøng tõ kh«ng thuËn lîi, thªm vµo ®ã lµ kh¶ n¨ng thanh to¸n b»ng TSL§ cã h¹n nªn C«ng ty chñ yÕu dïng tiÒn vay ng¾n h¹n. ChÝnh v× vËy kÕ to¸n vËt liÖu kh«ng theo dâi thuÕ VAT ®Çu vµo. Khi kÕ to¸n tiÒn göi ®I vay ng©n hµng th× ph¶I kÌm theo ho¸ ®¬n ®á lµm chøng tõ chÝnh. Hµng vÒ nh­ng ho¸ ®¬n ch­a vÒ: Tr­êng hîp nµy cã thÓ do sai sãt hoÆc do mét lý do nµo kh¸c mµ ch­a cã phiÕu nhËp. Nh­ng v× yªu cÇu s¶n xuÊt nªn kÕ to¸n ghi: Nî TK 152: Gi¸ t¹m tÝnh. Cã TK 338: Gi¸ t¹m tÝnh. Khi cã ho¸ ®¬n vÒ, kÕ to¸n ghi: Bt1: Nî TK 338: Gi¸ t¹m tÝnh. Cã TK 152: Gi¸ t¹m tÝnh. Bt2: (Ph¶n ¸nh thùc nhËp) Nî TK 152 Cã TK 331, 112. Nguyªn vËt liÖu nhËp khÈu: Trªn phiÕu nhËp khÈu, chØ ghi sè tiÒn ®«llar ($) nh­ng kÕ to¸n vËt liÖu ph¶I tÝnh gi¸ t¹m tÝnh theo bót to¸n: Nî TK 152: Tæng gi¸ thanh to¸n. Cã TK 331: Sè tiÒn cßn nî. Cã TK 3333: Sè thuÕ nhËp khÈu ph¶I nép. NhËp néi bé: §©y lµ bót to¸n ph¶n ¸nh l­îng nhËp tõ nhµ m¸y bét dinh d­ìng trÎ em Nam §Þnh vµ nhµ m¸y thùc phÈm ViÖt Tr× cña C«ng ty. Nî TK 152 Cã TK 336 §Æc biÖt C«ng ty cßn cã mét bót to¸n: Nî TK 152: Gi¸ trÞ ®­êng. Cã TK 152: Gi¸ trÞ thïng. Bót to¸n nµy ghi trong tr­êng hîp xuÊt vËt liÖu nµy phôc vô cho vËt liÖu kh¸c. VD: Khi mua ®­êng glucose (hoÆc nha) th× bªn b¸n chØ tÝnh gi¸ ®­êng (hoÆc nha) vµ khi mua doanh nghiÖp ®· xuÊt thïng (tói) ®Ó ®ùng ®­êng (®ùng nha). Khi tÝnh chi phÝ cho mét lo¹i s¶n phÈm nµo ®ã th× bªn doanh nghiÖp sÏ ghi gi¸ bao gåm c¶ gi¸ trÞ thïng (tói) vµ ghi t¨ng gi¸ trÞ ®­êng (nha). Khi doanh nghiÖp sö dông m¸y tÝnh th× kÕ to¸n sÏ ghi 2 bót to¸n song song. Cô thÓ: Bt1: Nî TK 152: Gi¸ trÞ ®­êng. (dïng cho mµn h×nh xuÊt) Cã TK 152: Gi¸ trÞ thïng. Bt2: Nî TK 152: Gi¸ trÞ ®­êng. (dïng cho mµn h×nh nhËp) Cã TK 152: Gi¸ trÞ thïng. §Ó lµm râ t×nh h×nh nhËp nguyªn liÖu, C«ng ty cã mét sè b¶ng biÓu cô thÓ sau: B¶ng chi tiÕt c«ng nî (BS2). Sæ NKCT sè 5 (BS3). C«ng ty sö dông h×nh thøc NKCT nªn viÖc h¹ch to¸n tæng hîp nhËp vËt liÖu ®­îc ph¶n ¸nh th«ng qua “Sæ chi tiÕt c«ng nî” – TK 331: Ph¶I tr¶ cho ng­êi b¸n. Trong th¸ng khi vËt liÖu nhËp kho, c¨n cø vµo c¸c ho¸ ®¬n thu mua, kÕ to¸n sÏ ph¶n ¸nh trªn Sæ chi tiÕt c«ng nî, ®ång thêi theo dâi ®­îc qu¸ tr×nh thanh to¸n cña C«ng ty víi ng­êi cung cÊp mét c¸ch chi tiÕt. ViÖc theo dâi ghi sæ ®­îc thùc hiÖn theo nguyªn t¾c: Theo dâi tõng ho¸ ®¬n, phiÕu chi, uû nhiÖm chi,… ghi vµo mét dßng theo thø tù thêi gian nhËn chøng tõ cho tõng ®èi t­îng thanh to¸n. Trªn “Sæ chi tiÕt c«ng nî”, phÇn ghi Cã TK 331 / ghi Nî TK 1521, 1522, kÕ to¸n chØ theo dâi phÇn gi¸ trÞ thùc tÕ ghi trªn ho¸ ®¬n cßn gi¸ trÞ h¹ch to¸n kh«ng theo dâi. KÕt cÊu sæ: Cét diÔn gi¶I: Ghi chi tiÕt tªn ng­êi, tªn doanh nghiÖp cÇn, ®· thanh to¸n, thanh to¸n cho viÖc g×. TµI kho¶n d­ Ph¸t sinh nî, ph¸t sinh cã. Sè liÖu ghi sæ: Sè d­ ®Çu kú: C¨n cø vµo sè d­ cuèi kú cña sæ nµy th¸ng tr­íc ®Ó ghi d­ Nî hoÆc d­ Cã. Sè ph¸t sinh: Ghi Cã TK 331: Khi cã ho¸ ®¬n liªn quan ®Õn nghiÖp vô nhËp vËt liÖu vµ tuú theo ®Ó ghi chi tiÕt 1521, 1522. Ghi Nî TK 331: C¨n cø vµo chøng tõ thanh to¸n phiÕu chi tr¶, uû nhiÖm chi… Kho¸ sæ cuèi th¸ng: Sè d­ Sè d­ S è tiÒn Sè tiÒn cuèi = ®Çu + ph¶I tr¶ - ®· tr¶ th¸ng th¸ng ng­êi b¸n ng­êi b¸n  Bs2 – b¶NG CHI TIÕT C¤NG Nî Tªn DiÔn gi¶I TK d­ PS nî PS cã NM ®­êng Lam S¬n 8/6- Thanh to¸n tiÒn muèi 9/6- Mua chÞu muèi + mùc D­ §K 30.537.050 PS 15.002.347 30.764.400 D­ CK 46.299.103 1111 1522 4.953.300 27.643.000 HTX Minh D­¬ng 1/6- Rót NH tr¶ tiÒn VT 5/6- Mua ®­êng glucose I 7/6- Thanh to¸n tiÒn nha D­ §K 119.816.950 PS 16.743.600 31.614.500 D­ CK 134.687.850 1121 1521 1112 8.283.000 31.614.500 8.460.600 NM ®­êng Biªn Hoµ 17/6- Thu håi tiÒn tr¶ thõa 25/6-Thanh to¸n tiÒn hµng D­ §K 207.403.780 PS 10.907.800 15.412.000 D­ CK 211.907.980 1111 1112 10.105.235 5.763.000 Khi hoµn tÊt viÖc ghi sæ chi tiÕt c«ng nî th× kÕ to¸n lÊy sè liÖu ®Ó ghi vµo NKCT sè 5. B¶ng nµy dïng ®Ó tæng hîp t×nh h×nh thanh to¸n vµ c«ng nî víi ng­êi cung cÊp vËt t­… cho doanh nghiÖp. KÕt cÊu sæ: Cét thø tù, tªn ®¬n vÞ hoÆc ng­êi b¸n. Sè d­ nî §K, cã §K. C¸c tµi kho¶n ®èi øng víi Nî 331. C¬ së vµ ph­¬ng ph¸p ghi: C¬ së ®Ó ghi lµ sæ theo dâi thanh to¸n TK 331. Cuèi th¸ng sau khi ®· hoµn thµnh viÖc ghi sæ chi tiÕt, kÕ to¸n lÊy sè liÖu céng cuèi th¸ng cña tõng sæ chi tiÕt ®­îc më cho tõng ®èi t­îng ®Ó ghi vµo NKCT, sè liÖu tæng céng ®­îc ghi vµo mét dßng. Cuèi th¸ng hoÆc cuèi quý kho¸ sæ NKCT, x¸c ®Þnh tæng sè ph¸t sinh bªn cã TK 331 ®èi øng Nî c¸c tµI kho¶n liªn quan vµ lÊy sè liÖu tæng céng cña NKCT ®Ó ghi vµo sæ c¸I. Bs3 – nhËt ký chøng tõ sè 5 Th¸ng 6/2002. TK 331 – Ph¶i tr¶ ng­êi b¸n. Ghi cã TK 331 - Ghi nî TK … TT Tªn D­ nî §K D­ cã §K 1521 1522 1111 1112 Tæng nî Tæng cã D­ nî CK D­ cã CK 1 NM §­êng Lam S¬n 30537050 27643000 15002347 30764400 46299103 2 HTX Minh D­¬ng 119816950 31614500 16743600 31614500 134687850 3 NM §­êng Biªn Hoµ 207403780 10105235 5763000 10907800 15412000 211907980 4 NM thùc phÈm NSI 50763811 15433700 9799830 45129941 5 Céng 58087447 87590730 846546465 BS3 – Sæ c¸I Sè d­ ®Çu kú Nî Cã 408.521.591 Ghi cã TK - Ghi Nî Th¸ng 5 Th¸ng 6 Th¸ng 7 Th¸ng 8 .... Tæng 1521 20763450 31614500 63704000 40500000 156583471 1522 40509000 27643000 25780566 30742500 124676588 1111 15643501 22557235 20199800 22870000 81271647 1112 3712400 5763000 7345000 10899000 27720512 Sè ph¸t sinh Nî 50415760 58087447 45400760 49000500 202904467 Cã 79400100 87590730 67000740 80400500 314392070 D­ cuèi th¸ng Nî Cã 567940000 846546465 740090210 740090210 2894666885 §èi víi vËt liÖu xuÊt kho: Khi xuÊt kho cho chÕ t¹o s¶n phÈm: ë ®©y doanh nghiÖp xuÊt theo nhu cÇu thùc tÕ dùa vµo b¸o c¸o vËt t­ cña kho vµ c¨n cø vµo phiÕu xuÊt, kÕ to¸n sÏ xem nhu cÇu thùc tÕ cña mét lo¹i s¶n phÈm cÇn bao nhiªu nguyªn liÖu vµ sÏ lËp b¶ng chi phÝ cho tong lo¹i s¶n phÈm. Nî TK 621: chi tiÕt. Cã TK 152: chi tiÕt. XuÊt cho xÝ nghiÖp néi bé: NgoµI chi phÝ s¶n xuÊt chung, chi phÝ b¸n hµng, chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp th× C«ng ty cßn chi cho c¸c xÝ nghiÖp thµnh viªn nh­: xÝ nghiÖp b¸nh, xÝ nghiÖp kÑo… Nî TK 136. Cã TK 152. Riªng xuÊt vËt t­: Theo quy ®Þnh cña Bé TµI chÝnh Q§ 1/1/2001 lµ kh«ng ph¶n ¸nh TK 632 mµ ph¶n ¸nh vµo TK 821. Trong doanh nghiÖp s¶n xuÊt vËt liÖu gi¶m chñ yÕu do xuÊt dïng trùc tiÕp cho nhu cÇu s¶n xuÊt s¶n phÈm, qu¶n lý doanh nghiÖp. NgoµI ra vËt liÖu cßn ®­îc xuÊt kho cho c¸c nhu cÇu kh¸c nh­: thuª ngoµI gia c«ng, xuÊt b¸n cho c¸c ®¬n vÞ kh¸c, xuÊt söa ch÷a… H¬n n÷a chi phÝ nguyªn vËt liÖu lµ yÕu tè cÊu thµnh nªn gi¸ thµnh s¶n phÈm. Do vËy kÕ to¸n ph¶I ph¶n ¸nh kÞp thêi t×nh h×nh xuÊt dïng vËt liÖu, tÝnh to¸n chÝnh x¸c gi¸ thùc tÕ xuÊt theo ph­¬ng ph¸p ®· ®¨ng ký vµ ph©n bæ ®óng cho ®èi t­îng sö dông. Cã nh­ vËy míi ®¶m b¶o h¹ch to¸n tËp hîp chi phÝ vµ tÝnh gi¸ thµnh chÝnh x¸c ®­îc. XuÊt ph¸t tõ ®Æc ®IÓm, quy tr×nh c«ng nghÖ, c¸ch tæ chøc s¶n xuÊt mµ t¹i C«ng ty B¸nh kÑo H¶I Hµ ®· tiÕn hµnh theo dâi tæng hîp xuÊt vËt liÖu sao cho phï hîp víi ®èi t­îng tËp hîp chi phÝ s¶n xuÊt lµ tõng lo¹i s¶n phÈm. C¨n cø vµo sæ chi tiÕt vËt t­, phiÕu xuÊt mµ kÕ to¸n lËp “Sæ chi tiÕt xuÊt vËt t­” cho tõng ®èi t­îng cô thÓ. BS 5 - Sæ chi tiÕt xuÊt vËt t­ Ghi cã TK 1521 - NVLC Th¸ng 7/2002 TT Tªn vËt t­ §¬n gi¸ Ghi cã TK 1521 - Ghi Nî TK.. Tæng TK 338 TK 621 TK 632 SL TT SL TT SL TT SL TT 1 §­êng Gluco 2963 2000 5926000 2000 5926000 2 S÷a bét 10254 150 1538100 21015 215487810 21165 217025910 3 Bét cacao 9300 15043 139899900 15043 139899900 4 Vanilin 17250 357 6158250 357 6158250 5 Shortenning 9320 47 438040 23 214360 70 652400 6 V·ng s÷a bét 9000 1095 9855000 1095 9855000 7 Mì lîn 7858,5 36 282906 36 282906 8 Enzymspeymezga 90000 100 9000000 100 9000000 9 Bét soda 3000 250 750000 250 750000 10 Céng 2259046 371918710 15372610 389550366 BS 6 - Sæ chi tiÕt xuÊt vËt t­ Ghi cã TK 1522 - NVLP Th¸ng 7/2002 TT Tªn vËt t­ §¬n gi¸ Ghi cã TK 1521 - Ghi Nî TK.. Tæng TK 338 TK 621 TK 632 SL TT SL TT SL TT SL TT 1 Hép 420 kem xèp 3250 838 2723500 0 838 2723500 2 Hép 450 kh«ng in 3200 39730 127136000 740 2368000 40470 129504000 3 GiÊy bao gãi 3500 180 630000 180 630000 4 M¸y b¶o qu¶n 63740,9 1524 97141131,6 1524 97141131,6 5 Nh·n mÌ xöng cuéi 16000 120,5 1928000 20 320000 140,5 2248000 6 Tói Jelly 130,4 224,08 29220,032 224,08 29220,032 7 Tói h­¬ng cam 20000 36 720000 13,5 270000 49,5 990000 8 Tói PC 12300 182,4 2243520 182,4 2243520 Céng 232522152 2397220,03 590000 235509372 B¶ng ph©n bæ (B¶ng tæng hîp ph¸t sinh TK) STT Ghi Nî TK Ghi Cã TK… TK Néi dung TK 1521 1522 Tæng 152 1 136 Ph¶I thu néi bé 90.045.855 2.000.000 92.045.855 2 142 Chi phÝ tr¶ tr­íc 20.020.900 5.500.000 25.520.900 3 338 Ph¶I tr¶ kh¸c 130.384.000 130.384.000 4 621 CP-NVL trùc tiÕp 7.241.000.591 31.150.477.389 38.391.477.980 5 627 CP- NC trùc tiÕp 23.232.553 23.232.553 6 641 CP- B¸n hµng 904.154 904.154 7 642 CP- Qu¶n lý DN 53.415.037 53.415.037 8 154 CP-SXKD dëdang 1.820.050.722 1.820.050.722 9 632 Gi¸ vèn hµng b¸n 77.232.355 15.450.035 92.682.390 Tæng 7.558.683.701 33.071.029.890 40.629.713.591  Ch­¬ng III Mét sè ý kiÕn, ®Ò nghÞ gi¶i quyÕt c¸c vÊn ®Ò hoµn thiÖn kÕ to¸n vËt liÖu t¹i C«ng ty B¸nh kÑo H¶i Hµ. I. §¸nh gi¸ thùc tr¹ng kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu t¹i C«ng ty B¸nh kÑo H¶i Hµ. 1.1. T×nh h×nh qu¶n lý. C«ng t¸c qu¶n lý nguyªn vËt liÖu t¹i C«ng ty ®­îc ¸p dông theo h×nh thøc trùc tuyÕn – chøc n¨ng. Tøc lµ viÖc qu¶n lý chñ ®¹o do phßng kinh doanh ®¶m nhiÖm. Mét sù thay ®æi, biÕn ®éng vÒ c¸c mÆt cña kho nguyªn vËt liÖu ®Òu ®­îc xuÊt ph¸t, quyÕt ®Þnh, thùc hiÖn tõ nh©n viªn ë ®©y. KÕ to¸n chØ cã nhiÖm vô theo dâi, ph¶n ¸nh, tham m­u ý kiÕn cho hä. Nã lµ cÇu nèi gi÷a kho vµ bé phËn nµy. Nã gióp nh÷ng ng­êi phô tr¸ch n¾m râ ®­îc gi¸ trÞ, chi phÝ tiªu hao cho tõng lo¹i s¶n phÈm. Nh­ vËy kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu ®ãng vai trß lµ mét ph­¬ng tiÖn, lµ mét ®¬n vÞ chøc n¨ng hç trî cho ng­êi ®iÒu hµnh. Th«ng tin mµ nã ®­a ra chñ yÕu trong b¶n “ThuyÕt minh b¸o c¸o tµi chÝnh” nh»m gióp cho Tæng Gi¸m ®èc còng nh­ c¸c ®èi t­îng bªn ngoµi biÕt ®­îc c¸ch sö dông vèn vµo nguyªn vËt liÖu ra sao? Tû lÖ ®Çu t­ vèn nh­ vËy ®· hîp lý ch­a? Qua ®ã ta thÊy kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu ®· thùc hiÖn ®óng chøc n¨ng vµ nhiÖm vô cña m×nh, kh«ng x©m ph¹m vµo ho¹t ®éng qu¶n trÞ cña c¸c bé phËn kh¸c. 1.2. C«ng t¸c kÕ to¸n nãi chung. Doanh nghiÖp ®· vËn dông thËt linh ho¹t, hîp lý c¸c chÕ ®é Nhµ n­íc ®Ó x©y dùng cho m×nh mét hÖ thèng kÕ to¸n thËt hoµn chØnh, ®¾c lùc. ViÖc cho phÐp c¸c ®¬n vÞ thµnh viªn ë xa h¹ch to¸n ®éc lËp cã nhiÒu tiÖn Ých. Thø nhÊt trong tr­êng hîp doanh nghiÖp muèn më réng quy m« kinh doanh, kÕt n¹p thªm c¸c ®¬n vÞ thµnh viªn n÷a, hay chuyÓn mÆt hµng s¶n xuÊt t¹i c¸c c¬ së nµy sÏ kh«ng ¶nh h­ëng ®Õn ho¹t ®éng h¹ch to¸n t¹i trung t©m. Thø hai lµ ®èi víi kÕ to¸n bé phËn nh­ kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu cã thÓ kiÓm so¸t mµ vÉn gi¶m bít ®­îc khèi l­îng theo dâi, ®èi chiÕu kiÓm tra. ViÖc ¸p dông hÖ thèng m¸y tÝnh nèi m¹ng céng víi ch­¬ng tr×nh phÇn mÒm kÕ to¸n viÕt riªng ®­îc thay thÕ hµng n¨m cho phÐp C«ng ty lu«n cã thÓ c¶i tiÕn l¹i linh ho¹t h¬n, ¸p dông nhanh h¬n c¸c quyÕt ®Þnh cña Bé Tµi chÝnh vµo thùc tÕ. §ång thêi lµm cho viÖc ®èi chiÕu kiÓm so¸t ho¹t ®éng néi bé ®­îc nhanh chãng kÞp thêi h¬n. KÕ to¸n nguyªn vËt liÖu còng lµ mét bé phËn nªn còng kÕ thõa ®­îc c¸c ®Æc tÝnh ®ã. §iÒu ®ã rÊt tèt t¹o tÝnh n¨ng ®éng, hiÖn ®¹i ho¸ cho ho¹t ®éng cña C«ng ty. 1.3. Ph©n lo¹i vµ ®¸nh gi¸ nguyªn vËt liÖu. Ta thÊy c¸ch thøc ph©n lo¹i kh¸ râ rµng cô thÓ. ViÖc ph©n ®Þnh theo vai trß vµ t¸c dông rÊt hîp lý, thuËn tiÖn cho qu¸ tr×nh h¹ch to¸n cña kÕ to¸n. Nh­ng vËt liÖu phô gåm c¸c vËt t­ cÊu t¹o nªn s¶n phÈm vµ c¶ nguyªn liÖu dïng cho s¶n xuÊt phô nh­ thÐp L 40x40 ®inh t¸n, bulon + ecu E8… T¹i doanh nghiÖp ho¹t ®éng ®Çu t­ x©y dùng c¬ b¶n chñ yÕu giao kho¸n trän gãi nªn kh«ng cã bé phËn vËt liÖu nµy lµ mét ®iÒu hîp lý, nã cho phÐp ®¬n vÞ gi¶m bít ®­îc khèi l­îng ®èi t­îng qu¶n lý. Nh­ng kh«ng cã bé phËn phÕ liÖu th× qu¶ lµ thiÕu sãt, nhÊt lµ trong m«i tr­êng s¶n xuÊt nh­ C«ng ty. Cïng víi viÖc ph©n lo¹i nµy lµ c¸ch thøc ®¸nh m· sè. ViÖc ®¸nh m· sè kh¸ tù do, tuú tiÖn. Nã khiÕn cho ph­¬ng ph¸p nµy chØ cã ý nghÜa nh­ sù thay thÕ gäi tªn ®Ó m¸y hiÓu lo¹i vËt t­ muèn nãi ®Õn chø ch­a mang mét néi dung nµo c¶. Víi mçi mÆt hµng kh¸c nhau l¹i yªu cÇu nguyªn vËt liÖu kh¸c nhau. Do vËy mçi khi cã sù thay ®æi mÆt hµng kinh doanh m· sè l¹i c¾t ®Æt l¹i rÊt khã qu¶n lý. Tuy vËy ®©y lµ bé phËn phô nªn nã kh«ng cã ¶nh h­ëng nhiÒu ®Õn c«ng t¸c qu¶n lý tæng hîp. Song ta còng nªn tæ chøc khoa häc h¬n khi ®ã nã sÏ mang l¹i hiÖu qu¶ ®¸ng kÓ, to lín trong c¸c ho¹t ®éng trong t­¬ng lai vµ ®ång thêi nã còng mang l¹i t­ duy míi c«ng nghiÖp h¬n. Do nhiÖm vô s¶n xuÊt cña C«ng ty th­êng xuyªn biÕn ®æi mµ yªu cÇu cña kÕ to¸n lµ cung cÊp sè liÖu kÞp thêi ®Çy ®ñ, chÝnh x¸c t×nh h×nh nhËp xuÊt nguyªn vËt liÖu hµng ngµy. Bªn c¹nh viÖc dïng gi¸ thùc tÕ, kÕ to¸n C«ng ty cßn sö dông gi¸ thùc tÕ b×nh qu©n gia quyÒn. C¸ch ®¸nh gi¸ nµy xem ra rÊt hîp lý. Víi gi¸ c¸c lo¹i vËt t­ Ýt dïng, kh«ng phï hîp víi tÝnh gi¸ b×nh qu©n theo gi¸ gèc, nh©n viªn kÕ to¸n cã thÓ thao t¸c thñ c«ng ®¬n gi¶n trong khi kh«ng cÇn yªu cÇu m¸y tÝnh lµm thªm c¸c b­íc n÷a. C¸c vËt liÖu nµy th­êng sö dông cho s¶n xuÊt phô, chÕ t¹o, nªn viÖc tiÕn hµnh tÝnh tæng phÝ tæn hay tæng gi¸ thµnh cho s¶n phÈm phô phôc vô lÉn nhau kh¸ dÔ dµng nhanh chãng. ViÖc tÝnh gi¸ b×nh qu©n gia quyÒn ®­îc thùc hiÖn vµo cuèi kú khi cã tæng khèi l­îng s¶n phÈm. §iÒu ®ã rÊt thuËn tiÖn cho viÖc x¸c ®Þnh tæng gi¸ thµnh còng nh­ gi¸ thµnh ®¬n vÞ cña nã song còng mang nh÷ng nh­îc ®iÓm cña ph­¬ng ph¸p nµy: §ã lµ dån c«ng viÖc vµo cuèi th¸ng thµnh ra th­êng kÐo dµi tíi th¸ng sau; tiÕn ®é hoµn thµnh kÕ to¸n lµm ¶nh h­ëng tíi kÕ to¸n chi phÝ; kh«ng qu¶n lý ®­îc gi¸ trÞ xuÊt th­êng xuyªn; th«ng tin hµng tån kh«ng ®­îc cËp nhËt. MÆt kh¸c tÝnh c¶ bao gãi tÝnh gi¸ riªng vµo gi¸ trÞ vËt t­ nhËp kho cßn ch­a ®óng chÕ ®é lµm cho sè liÖu kÕ to¸n ch­a chÝnh x¸c. Khi xuÊt dïng bao b× ph¶i xuÊt lu«n bao b× ®i kÌm. Sau qu¸ tr×nh chÕ biÕn, bao sÏ ®­îc coi ë d¹ng phÕ liÖu, nhËp kho chê thanh lý. Song nÕu xÐt ë gãc ®é qu¶n lý kho, viÖc ghi nhËn chi tiÕt nµy l¹i gióp phßng kinh doanh x¸c ®Þnh gi¸ trÞ thùc xuÊt, tuy kh«ng ph©n ®Þnh ®­îc gi¸ trÞ tõng bé phËn. ViÖc ®¸nh gi¸ phÕ liÖu theo gi¸ thÞ tr­êng hoÆc gi¸ tho¶ thuËn mua l¹i cña bªn b¸n kh¸ hîp lý vµ chÝnh x¸c. Mçi khi nhËp l¹i kÕ to¸n gi¶m trõ chi phÝ. Tuy xu h­íng tÝnh chÝnh x¸c kh«ng yªu cÇu tuyÖt ®èi mµ chØ cÇn trong møc ®é cho phÐp nh­ng hiÖn t¹i vÉn cÇn thùc hiÖn ®óng ch­a h¼n ®· cÇn chØnh söa. Víi nh÷ng ­u ®iÓm trªn, c¸ch thøc nµy vÉn cã thÓ ®­îc coi lµ hîp lý, tèi ­u h¬n c¶, thÝch øng tèt víi c¸ch tËp hîp chøng tõ vµo cuèi th¸ng cña c¬ së. 1.4. H¹ch to¸n ban ®Çu. Doanh nghiÖp ®· thùc hiÖn c«ng t¸c h¹ch to¸n ban ®Çu theo ®óng quy ®Þnh cña Bé Tµi chÝnh. Víi viÖc sö dông c¸c chøng tõ: + PhiÕu nhËp kho vËt t­ (liªn 2). + PhiÕu xuÊt kho vËt t­ (liªn 2). + Ho¸ ®¬n (GTGT) (liªn 4). Doanh nghiÖp ®· tèi gi¶n ®­îc l­îng chøng tõ b¸o c¸o l­u chuyÓn. Thay cho ho¸ ®¬n kiªm phiÕu xuÊt kho lµ mét c¸ch vËn dông kh¸ hay mµ Tæng côc thuÕ ®· chÊp nhËn cho C«ng ty. Nãi chung nã ®· ®­îc c¸c c¸n bé c¬ së rÊt chó träng, ghi ®óng ghi ®ñ ®¶m b¶o tÝnh hîp ph¸p hîp lÖ mµ vÉn tho¶ m·n tèt c¸c yªu cÇu. Kh«ng chØ cã vËy nã cßn ®­îc c¸c nh©n viªn phÇn hµnh kÕ to¸n quan t©m, kiÓm tra s¸t sao l­u gi÷ cÈn thËn víi sù coi träng nh­ mét b»ng chøng kinh tÕ. C«ng t¸c nµy ®· vµ ®ang ph¶n ¸nh kh¸ tèt c¸c ho¹t ®éng thùc tÕ t¹i C«ng ty. Song nh­ thÕ kh«ng cã nghÜa lµ nã ®· hoµn thµnh tèt ®Ñp. Trong qu¸ tr×nh ghi chÐp nh©n viªn c¬ së cßn thiÕu c¸i nh×n kh¸ch quan, viÕt theo sù hiÓu biÕt cña m×nh mµ ch­a xÐt tíi tÇm n¾m b¾t cña ng­êi nhËn th«ng tin, ®Æc biÖt lµ ®èi víi c¸c vËt t­ kü thuËt. C¸ch quan niÖm ch­a ghi nhËn hµng vÒ nhËp kho, ch­a cã ho¸ ®¬n ®· lµm cho bé phËn nµy ch­a ghi nhËn ®Çy ®ñ c¸c ho¹t ®éng thùc tÕ x¶y ra. Tõ ®ã kÐo theo c¸c bé phËn kÕ to¸n kh¸c ph¶n ¶nh thiÕu. Do ®©y lµ phÇn hµnh kÕ t¸on ®Çu tiªn nªn nã cã mét vai trß quan träng, rÊt cÇn hoµn thiÖn tèt h¬n n÷a. 1.5. H¹ch to¸n chi tiÕt vËt t­. Ph­¬ng ph¸p h¹ch to¸n chi tiÕt vËt t­ t¹i doanh nghiÖp theo h×nh thøc sæ song song, vµ thñ kho chØ qu¶n lý vÒ mÆt l­îng vµ gi¸ trÞ nhËp. KÕ to¸n còng ph¶n ¸nh theo c¸c yÕu tè ®ã vµ thªm gi¸ trÞ hµng xuÊt. Tuy cã sù ghi trïng gi÷a kÕ to¸n vµ thñ kho nh­ng nã cã ®Æc tÝnh dÔ ®èi chiÕu, dÔ kiÓm tra ph¸t hiÖn sai sãt gi÷a hai ng­êi qu¶n lý nµy. Qu¸ tr×nh lu©n chuyÓn chøng tõ cã thÓ trùc tiÕp hoÆc qua ng­êi thø ba mµ kh«ng lËp phiÕu giao nhËn. §iÒu ®ã thiÕu chÆt chÏ, khã ph©n ®Þnh tr¸ch nhiÖm nÕu trong tr­êng hîp mÊt hoÆc thÊt l¹c chøng tõ. §èi víi nh÷ng vËt liÖu cã tÇn suÊt xuÊt hiÖn nhá, kÕ to¸n vÉn thùc hiÖn thñ c«ng. §iÒu nµy ch­a thùc sù gi¶n tiÖn ®­îc c«ng viÖc cho nh©n viªn hÕt toµn bé c¸c kh©u h¹ch to¸n. Vµ ®ång thêi nã yªu cÇu kÕ to¸n viªn thªm mét khèi l­îng sæ kh«ng nhá ®Ó ph©n ®Þnh, qu¶n lý. Hä th­êng mÊt thêi gian vµo viÖc rµ so¸t gi¸, l­îng cña tõng lo¹i vËt t­ do kh«ng ghi theo mét tr×nh tù nµo. §ång thêi hä bÞ v­íng m¾c, ph©n v©n kh«ng biÕt ®Þnh kho¶n do kh«ng hiÓu néi dung sö dông vËt t­. MÆc dï cßn nhiÒu khuyÕt ®iÓm ®ã song c«ng t¸c h¹ch to¸n chi tiÕt vËt t­ t¹i doanh nghiÖp vÉn ®­îc thùc hiÖn cÈn thËn, chÆt chÏ. Do ®ã mµ hiÖu qu¶ cña nã ch­a cao ®Ó phôc vô ®¾c lùc cho nh©n viªn phßng kinh doanh qu¶n lý. 1.6. H¹ch to¸n tæng hîp nguyªn vËt liÖu. C«ng t¸c h¹ch to¸n tæng hîp vËt t­ t¹i C«ng ty chñ yÕu ®­îc thùc hiÖn trªn m¸y. §Ó qu¶n lý ®­îc cô thÓ, chÝnh x¸c mèi quan hÖ víi c¸c bé phËn, C«ng ty ®· x©y dùng mét hÖ thèng tiÓu kho¶n kh¸ hîp lý. Nã gióp cho viÖc lªn b¸o c¸o, tËp hîp chi phÝ ®­îc dÔ dµng. Doanh nghiÖp kh«ng sö dông tiÓu kho¶n TK 151 “Hµng mua ®ang ®i ®­êng” bëi nghiÖp vô ho¸ ®¬n vÒ tr­íc hµng Ýt khi x¶y ra vµ kh«ng kÐo dµi qu¸ mét kú (mét th¸ng) nªn ®· gi¶m bít ®­îc tµi kho¶n, sè liÖu qu¶n lý. Song khi cã nghiÖp vô nµy thùc sù x¶y ra gi÷a c¸c th¸ng, ch­a cã phiÕu nhËp chuyÓn lªn cho kÕ to¸n. Tõ ®ã kÕ to¸n kh«ng qu¶n lý ®­îc tr­êng hîp nµy. Song nh­ vËy ®· sai víi quy t¾c vÒ thêi ®iÓm ph¶n ¸nh c¸c nghiÖp vô kinh tÕ. ViÖc ®¸nh gi¸ sö dông TK 151 cã nªn hay kh«ng trong ®iÒu kiÖn cña ®¬n vÞ cÇn th«ng qua so s¸nh c¸c mÆt bÊt cËp vµ ­u ®iÓm cña nã. Mét tr­êng hîp kh¸c ®ã lµ hµng vÒ kh«ng cã ho¸ ®¬n. ViÖc viÕt phiÕu xuÊt b×nh th­êng cho toµn bé sè hµng ch­a cã phiÕu nhËp lµ ch­a hîp lý. §ång thêi viÖc söa ch÷a l¹i b»ng c¸c h×nh thøc chøng tõ “nhËp vay – xuÊt tr¶” cã vÎ h¬i r­êm rµ lµm cho mét nghiÖp vô liªn quan ®Õn 4 chøng tõ, 4 bót to¸n mµ vÉn ch­a ®óng víi quy ®Þnh cña nhµ n­íc. H¬n thÕ n÷a t­¬ng øng víi phiÕu nhËp l¹i ghi Cã, phiÕu xuÊt l¹i ghi Nî. Nh­ vËy kh«ng tiÖn khi theo dâi, ®Þnh kho¶n bëi h¬i ng­îc víi c¸c th«ng lÖ chung. C¸c tr­êng hîp cßn l¹i, doanh nghiÖp ®· thùc hiÖn bót to¸n kh¸ chÝnh x¸c ®óng ®¾n theo quy ®Þnh cña vô kÕ to¸n. ViÖc vËn dông c¸c quy ®Þnh nµy kh¸ linh ho¹t vµ phï hîp. Néi dung, c¬ cÊu c¸c tµi kho¶n hîp lý râ rµng mµ vÉn qu¶n lý kh¸ cô thÓ s¸t sao. S«ng C«ng ty vÉn ®ang tõng b­íc hoµn thiÖn bëi lÏ C«ng ty còng ph¶i tr¶i qua c¸c chÕ ®é kÕ to¸n tr­íc ®©y vµ míi thay thÕ sang chÕ ®é nµy c¸ch ®©y vµi n¨m (n¨m 1996). 1.7. HÖ thèng sæ kÕ to¸n. Do ¸p dông hÖ thèng sæ NhËt ký – Chøng tõ nªn viÖc sö dông sæ ghi chÐp t¹i ®¬n vÞ còng theo h­íng dÉn cña bé vÒ kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu trong h×nh thøc nµy song hÇu hÕt ®Þnh kho¶n trªn m¸y. Bëi thÕ c¸c sæ nµy chØ ®Ó ph¶n ¸nh cã tÝnh chÊt b¸o c¸o, h×nh thøc ®èi chiÕu. Kh«ng nh­ kÕ to¸n thñ c«ng, nã thÓ hiÖn sè liÖu tæng hîp h¬n. Trong hÖ thèng nµy kh«ng cã sæ chuyªn dông cho nhËp vµ xuÊt, viÖc tæng hîp l¹i sù biÕn ®éng, t¨ng gi¶m nguyªn vËt liÖu trong kú chñ yÕu ®­îc ghi trªn c¸c sæ chi tiÕt (më theo yªu cÇu cña tõng ®¬n vÞ) vµ sæ c¸i. Khi theo dâi kiÓm tra ph¶i ®èi chiÕu xem xÐt c¸c nhËt ký chøng tõ cña c¸c ®èi t­îng kh¸c cã liªn quan. Nh­ng hÖ thèng tá ra rÊt thÝch hîp trong ®iÒu kiÖn doanh nghiÖp lín. C¸c sæ nµy ®­îc coi lµ b¸o c¸o cho c¸c ®èi t­îng bªn ngoµi vµ c¬ së d÷ liÖu tæng hîp ®Ó l­u l¹i. Do thÕ khèi l­îng c¸c b¸o c¸o cÊt tr÷ nhá, tiÖn l­u gi÷ t¹i v¨n phßng hay gië l¹i tra cøu khi cÇn hoÆc s¾p xÕp kho l­u cña kÕ to¸n. Nãi chung hÖ thèng kÕ to¸n kh¸ hîp lý, phôc vô ®¾c lùc cho c«ng t¸c qu¶n lý cña phßng kÕ to¸n. Bªn c¹nh c¸c ­u ®iÓm kh«ng ph¶i lµ c«ng t¸c kÕ to¸n ®· hoµn chØnh mµ nã cßn cã nhiÒu ®iÒu bÊt cËp cÇn söa ®æi l¹i. Doanh nghiÖp cÇn vËn dông ®óng mµ vÉn linh ho¹t c¸c quy ®Þnh cña vô kÕ to¸n. §Æc biÖt s¾p tíi sÏ cã nh÷ng mèc kÕ to¸n chuÈn ®­îc ban hµnh trong nay mai. II. Hoµn thiÖn kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu t¹i C«ng ty B¸nh kÑo H¶i Hµ. 2.1. Yªu cÇu hoµn thiÖn. Vèn lµ phÇn gi¸ trÞ mµ c¸c chñ ®Çu t­ bá ra ®Ó kinh doanh nh»m môc ®Ých kiÕm lêi. Song ho¹t ®éng nµy l¹i chøa nhiÒu rñi ro vµ biÕn ®éng. Tõ ®ã ®Æt ra nhu cÇu rÊt lín vÒ kiÓm so¸t, b¶o tån vèn cña c¸c chñ së h÷u. Vèn còng n»m trong nguyªn vËt liÖu tån kho. Víi vÞ thÕ lµ mét c«ng cô qu¶n lý, kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu cã mét ý nghÜa kh«ng nhá vÒ viÖc b¶o vÖ vèn. Trong qu¸ tr×nh ho¹t ®éng hiÖn nay cña mét doanh nghiÖp, dßng vèn nµy biÕn ®éng ngµy cµng phøc t¹p do biÕn ®éng cña gi¸ phÝ, chñng lo¹i,nguån hµng. XuÊt ph¸t tõ lý do ®ã, kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu ®ßi hái ph¶i ngµy cµng hoµn thiÖn ®Ó phôc vô tèt h¬n nhu cÇu qu¶n lý. Nh»m ®­a ra mét hÖ thèng kÕ to¸n tèt h¬n, phï hîp h¬n viÖc hoµn thiÖn còng ®ßi hái cã nh÷ng yªu cÇu riªng: - C¸c gi¶i ph¸p ®­a ra ph¶i võa khoa häc võa cã tÝnh kh¶ thi. §iÒu ®ã cã nghÜa lµ: + ViÖc h¹ch to¸n nhê vËy ®­îc qu¶n lý gän gµng ng¨n n¾p, ph©n c«ng nhiÖm vô cho nh©n viªn cô thÓ râ rµng h¬n. Tõ ®ã ®­a th«ng tin vÒ tõng ®èi t­îng cËp nhËt, chÝnh x¸c vµ cã hiÖu qu¶ cao h¬n. + Khi ¸p dông vµo thùc tiÔn, c¸c bæ sung nµy ph¶i thùc thi ®­îc, kh«ng g©y x¸o trén nhiÒu trong hÖ thèng kÕ to¸n nãi chung ®­îc mäi ng­êi chÊp nhËn. - C¸c biÖn ph¸p nµy buéc ph¶i tu©n theo quy t¾c, th«ng lÖ chung cña kÕ to¸n. - Chóng còng ph¶i n»m trong c¸c quy ®Þnh chung vÒ chÕ ®é kÕ to¸n do Bé Tµi chÝnh ban hµnh sö dông thèng nhÊt trong c¶ n­íc. - C¸c söa ®æi còng cÇn phï hîp t­ duy cña con ng­êi gióp mäi thµnh viªn ®Òu hiÓu vµ n¾m chóng nhanh nhÊt. §iÒu ®ã t¹o nªn mét phong c¸ch thuÇn thôc dÔ dµng khi hä ¸p dông kh«ng bì ngì l¹ lÉm. - H¬n thÕ n÷a c¸c c¶i c¸ch nµy ph¶i cã kh¶ n¨ng thùc hiÖn trong mét thêi gian dµi. Chóng cã tÝnh hiÖu qu¶, phï hîp khi cã sù thay ®æi vÒ chÕ ®é nghiÖp vô ë t­¬ng lai . ChØ khi ®¸p øng ®­îc c¸c yªu cÇu trªn, c¸c biÖn ph¸p hoµn thiÖn ®­a ra míi cã thÓ hoµ nhËp vµo thùc tÕ vµ ph¸t huy t¸c dông cña m×nh. §ång thêi møc ®é ®¹t c¸c chØ tiªu Êy còng lµ th­íc ®o ®¸nh gi¸ c¸c ý kiÕn ®ãng gãp. 2.2. Néi dung vµ gi¶i ph¸p nh»m hoµn thiÖn kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu t¹i C«ng ty B¸nh kÑo H¶i Hµ: 2.2.1. Ph©n lo¹i vµ lËp m· sè vËt t­. C«ng t¸c ph©n lo¹i nguyªn vËt liÖu t¹i C«ng ty ®­îc thùc hiÖn dùa trªn c«ng dông, môc ®Ých tõng lo¹i. Ph©n nh­ vËy lµ c¶ phßng kinh doanh vµ phßng kÕ to¸n cïng cã chung mét c¸ch thøc qu¶n lý võa cô thÓ râ rµng võa cho phÐp trao ®æi th«ng tin cËp nhËt nhanh gi÷a hai bé phËn. §ång thêi nh×n vµo c¸ch ph©n chia nµy kÕ to¸n cã thÓ x¸c ®Þnh sè l­îng tõng lo¹i vËt liÖu tham gia vµo qu¸ tr×nh s¶n xuÊt. Song viÖc ®¸nh m· gióp qu¶n lý trùc diÖn tõng lo¹i cßn cã ®iÓm ch­a hay. Ho¹t ®éng nµy lµ mét h×nh thøc cô thÓ ho¸ kÕt qu¶ cña c«ng t¸c ph©n lo¹i. §ång thêi nã t¹o ®iÒu kiÖn ¸p dông theo dâi trªn m¸y nhê m· ho¸. Nh­ng c¸ch ®¸nh sè ë C«ng ty cßn nhiÒu tuú tiÖn. Nã lµm cho nh©n viªn kÕ to¸n khã nhí, khã n¾m b¾t ®­îc m·. Mçi khi ®­a phiÕu nhËp, phiÕu xuÊt vµo m¸y, th­êng kÕ to¸n kh«ng nhí hÕt m· sè ph¶i lÇn t×m mÊt nhiÒu thêi gian. Tõ ®ã c¶n trë tiÕn ®é ®­a d÷ liÖu vµo m¸y. Ng­îc l¹i khi nh×n vµo m·, kÕ to¸n khã cã thÓ hiÓu lo¹i vËt t­ t­¬ng øng. XuÊt ph¸t tõ ®ã cÇn x©y dùng l¹i mét hÖ thèng m· sè hoµn chØnh. ViÖc m· ho¸ nµy ®ßi hái ph¶i chøa d÷ liÖu vÒ vËt t­ mµ nã ký hiÖu nªn cÇn dùa vµo tiªu chÝ ph©n lo¹i ®Ó thùc hiÖn nh­ng ph¶i dÔ nhí, dÔ dµng thªm bít khi sè l­îng c¸c ®Çu tªn nguyªn vËt liÖu thay ®æi. C¸ch ®¸nh theo mét t­ duy logic lµ hîp lý h¬n c¶. Ta nªn quy ®Þnh m· sè nguyªn vËt liÖu nh­ sau: Ch÷ c¸i ®Çu tiªn nguyªn vËt liÖu + M· sè nhãm + M· sè lo¹i vËt t­. Trong ®ã: M· sè nhãm quy ­íc lµ + Nguyªn vËt liÖu chÝnh: 10. + Nguyªn vËt liÖu phô: 20. + Phô gia thùc phÈm: 21. + VËt liÖu ®ãng gãi: 22. + VËt liÖu phô trî: 23. M· sè lo¹i vËt liÖu tÝnh theo sè thø tù tõng lo¹i vËt t­ trong nhãm. ViÖc thùc hiÖn s¾p xÕp sè thø tù nµy cã thÓ tù do theo c¸ch nhí cña nh©n viªn nh­ng ph¶i lµ c¸c sè liªn tiÕp nhau. VÝ dô: §­êng lo¹i 1: § 101. Bét khai: B 214. Glucose: G 101. B×a c¸t t«ng: B 222. Theo ®ã nh©n viªn kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu vÉn cã sù tù do lùa chän trong t­ duy cña m×nh. §iÒu nµy lµm cho nh©n viªn kÕ to¸n dÔ nhí h¬n. MÆc dï m· sè cã tíi 4 ký tù trë lªn nh­ng thùc chÊt ng­êi ®ã chØ cÇn nhí m· sè lo¹i vËt t­. Mçi khi cã sù thay ®æi nh©n sù, quy c¸ch vµo m· ®ã ®· râ rµng céng thªm víi viÖc n¾m râ l«gÝc ®Æt ký hiÖu cña ng­êi tr­íc, ng­êi thay thÕ cã thÓ hiÓu tiÕp nhËn c¸ch thøc nµy kh¸ nhanh, thuÇn thôc c¶ vÒ sè l­îng vµ kÕt cÊu. H¬n thÕ n÷a víi viÖc kh«ng quy ®Þnh sè, ch÷ sè, m· lo¹i nh­ng yªu cÇu sè thø tù liªn tiÕp cho phÐp c¸ch ghi nµy tån t¹i l©u dµi vÉn hiÖu qu¶ ngay c¶ khi cã sù thªm bít danh ®iÓm vËt liÖu. Mçi lo¹i nguyªn vËt liÖu míi ®­îc ®¸nh sè kÕ tiÕp. Do vËy chóng lu«n lµ c¸c m· sè cã gi¸ trÞ lín nhÊt trong nhãm. ViÖc ghi thªm bít mét vÞ trÝ nh­ vËy sÏ kh«ng ¶nh h­ëng ®Õn viÖc qu¶n lý c¸c vËt t­ kh¸c. §ång thêi khi nh×n vµo m· sè, mäi ng­êi ®Òu cã thÓ ®o¸n nhËn néi dung ph¶n ¸nh cña nã. ViÖc ®¸nh sè, nhãm phï hîp víi c¸ch ph©n chia sÏ gióp mäi ng­êi còng nh­ m¸y tÝnh biÕt nhanh sè hiÖu tµi kho¶n kÕ to¸n chi tiÕt cÇn ghi nhËn th«ng tin. Nh­ vËy c¸ch ®¸nh m· nµy tá ra ­u viÖt vµ khoa häc h¬n so víi c¸ch ®¸nh hiÖn nay. Nã gióp cho chøc n¨ng kiÓm so¸t, th«ng tin ®­îc thÓ hiÖn th«ng suèt thuËn tiÖn vµ cËp nhËt h¬n. Nã còng cã tÝnh kh¶ thi song b­íc ®Çu ¸p dông cã thÓ khã thùc hiÖn. KÕ to¸n chØ lµ ng­êi qu¶n lý, khã hiÓu biÕt mäi tÝnh n¨ng tªn gäi kü thuËt cña c¸c vËt t­. Do ®ã yªu cÇu bé phËn kinh doanh thèng nhÊt tªn gäi c¸c lo¹i nguyªn vËt liÖu khi ghi ho¸ ®¬n ®Ó dÔ qu¶n lý. ViÖc söa ch÷a nµy n»m ngoµi tr¸ch nhiÖm, kh¶ n¨ng cña kÕ to¸n nªn kÕ to¸n chØ cã thÓ ®Ò xuÊt. Do vËy mµ kÕ to¸n ®· ®­a ra c¸c ®Ò xuÊt sau: - ViÖc ph©n lo¹i vËt liÖu: Do kh«ng cã sæ danh ®IÓm vËt liÖu nªn mÊt rÊt nhiÒu thêi gian trong viÖc ®I t×m tªn cña vËt liÖu, lµm gi¶m tèc ®é cña c«ng viÖc. - §¸nh gi¸ vËt liÖu: Do ®Õn cuèi th¸ng míi tÝnh b×nh qu©n cho vËt liÖu xuÊt nªn kh«ng theo dâi ®­îc cô thÓ gi¸ cña tõng thêi ®IÓm xuÊt. - Theo dâi phÇn thanh to¸n: Do kÕ to¸n vËt liÖu kh«ng ph¶n ¸nh thuÕ ®Çu vµo nªn khi tÝnh lµ gi¸ thanh to¸n kh«ng thuÕ dÉn ®Õn viÖc qu¶n lý c«ng nî kh«ng chÝnh x¸c. LËp dù phßng gi¶m gi¸ tr¸nh t×nh tr¹ng gi¸ mua > gi¸ thÞ tr­êng. 2.2.2. H¹ch to¸n ban ®Çu. H¹ch to¸n ban ®Çu lµ viÖc ghi nhËn dßng vËn ®éng cña tµi s¶n lªn v¨n b¶n. Nã yªu cÇu ph¶n ¸nh ®Çy ®ñ, kÞp thêi, chÝnh x¸c. §èi víi hµng vÒ ch­a cã ho¸ ®¬n, thñ kho tiÕn hµnh nhËp kho mµ ch­a cã phiÕu nhËp. Nh­ vËy ®ßi hái ph¶n ¸nh kÞp thêi ch­a ®­îc thùc hiÖn ®óng ®¾n. Phßng kinh doanh chØ n¾m ®­îc t×nh h×nh qua c¸c b¸o c¸o mµ ch­a cã b»ng chøng. Do kÕ to¸n tËp hîp ghi chÐp vµo cuèi kú th× nÕu trong kú ho¸ ®¬n vÒ kÞp th× nã kh«ng lµm ¶nh h­ëng tíi c«ng t¸c h¹ch to¸n. Song kÕ to¸n kh«ng n¾m ®­îc néi dung nghiÖp vô th× kÕ to¸n kh«ng cã bót to¸n ®Þnh kho¶n nghiÖp vô nµy. §iÒu ®ã cã nghÜa lµ cã sù bá sãt ho¹t ®éng kinh tÕ lµm ¶nh h­ëng tíi tµi s¶n cña doanh nghiÖp. L­îng hµng nµy vÉn ®­îc phßng kinh doanh qu¶n lý. Khi xuÊt, viÕt phiÕu xuÊt b×nh th­êng chung cho c¶ nguyªn vËt liÖu cã vµ ch­a cã phiÕu nhËp. Doanh nghiÖp coi kho¶n lÊy tr­íc vËt t­ lµ mét kho¶n ®i vay ®· cã råi. Nã bÊt hîp lý khi ch­a cã x¸c nhËn viÖc ®i vay. Nh­ vËy ®· ch­a ghi nhËn ®óng thµnh ra sai dßng vËn ®éng cña tµi s¶n cña C«ng ty vµo cuèi kú. Tõ ®ã mµ sè liÖu kÕ to¸n cung cÊp thiÕu chÝnh x¸c so víi thùc tÕ. Qua ®ã ta thÊy cã sù thiÕu sãt trong c«ng t¸c h¹ch to¸n. §ã lµ viÖc thùc hiÖn sai c¸c yªu cÇu ghi chÐp ban ®Çu. Do vËy kÕ to¸n ph¶I ph¶n ¸nh kÞp thêi t×nh h×nh xuÊt dïng vËt liÖu, tÝnh to¸n chÝnh x¸c gi¸ thùc tÕ xuÊt theo ph­¬ng ph¸p ®· ®¨ng ký vµ ph©n bæ ®óng cho ®èi t­îng sö dông. Cã nh­ vËy míi ®¶m b¶o h¹ch to¸n tËp hîp chi phÝ vµ tÝnh gi¸ thµnh chÝnh x¸c ®­îc. KÕ to¸n lµ c«ng cô gióp nhµ qu¶n trÞ ho¹ch ®Þnh chÝnh s¸ch. NÕu kh«ng ®­îc tham gia cô thÓ, kh«ng n¾m b¾t ®­îc thùc chÊt c¸c ho¹t ®éng th× kh«ng thÓ cung cÊp c¸c th«ng tin toµn diÖn bæ Ých. Còng xuÊt ph¸t tõ nhu cÇu th«ng tin sö dông mµ c¸c yªu cÇu cña h¹ch to¸n ban ®Çu rÊt quan träng, rÊt cÇn ®­îc thùc hiÖn. V× thÕ cÇn chØnh söa ®­îc thiÕu sãt ë ®©y lµ tiÒn ®Ò cho hoµn thiÖn kÕ to¸n. 2.2.3. LËp phiÕu giao nhËn vËt t­ gi÷a thñ kho vµ kÕ to¸n vËt liÖu. H¹ch to¸n chi tiÕt vËt t­ nh»m cung cÊp c¸c th«ng tin cô thÓ vÒ tõng lo¹i nguyªn vËt liÖu. Chóng lµ c¸c mèi quan t©m th­êng trùc cña c¸c nhµ qu¶n trÞ trùc tiÕp s¶n xuÊt nh­ gi¸m ®èc xÝ nghiÖp, phßng kinh doanh – bé phËn kÕ ho¹ch s¶n xuÊt. Chóng gióp qu¶n lý møc tiªu hao, sö dông, t¸i t¹o cña tõng lo¹i. ChÝnh v× thÕ chóng cã vai trß quan träng cÇn ®­îc thùc hiÖn chÆt chÏ, ¨n khíp gi÷a c¸c bé phËn cïng kiÓm so¸t. ViÖc nµy l¹i chñ yÕu thùc hiÖn qua c¸c chøng tõ gèc, c¸c b¸o c¸o. C¸c tµi liÖu nµy ®­îc lËp, xö lý t¹i phßng nµo th× phßng ®ã cã tr¸ch nhiÖm qu¶n lý, gi÷ g×n. Sè l­îng c¸c phiÕu nhËp xuÊt kho th­êng kh«ng nhá l¹i chuyÓn kh«ng cã phiÕu giao nhËn. §iÒu ®ã rÊt cã thÓ dÉn ®Õn t×nh tr¹ng trªn. Sù chuyÓn dÞch chóng gi÷a c¸c bé phËn lµ kh©u yÕu nhÊt, dÔ mÊt, dÔ thÊt l¹c nhÊt mµ kh«ng thÓ t×m ra nguyªn nh©n, lçi cña ai. Trong qu¸ tr×nh hoµn thiÖn kÕ to¸n còng cÇn chØnh söa ®iÓm nµy cho chÆt chÏ h¬n. Mçi ®ît cuèi th¸ng mçi thñ kho cÇn lËp phiÕu giao nhËn chøng tõ. Sau khi ®· ghi ®Çy ®ñ néi dung vµ ký x¸c nhËn, ng­êi nµy göi lªn phßng kÕ to¸n cïng víi chøng tõ. KÕ to¸n kiÓm tra l¹i mét lÇn n÷a, nÕu ®Çy ®ñ th× x¸c nhËn vµo phiÕu, ký tªn råi chuyÓn tr¶ cho thñ kho. Thñ kho l­u l¹i lµm b»ng chøng khi cã sù cè x¶y ra. §ång thêi còng nªn quy ®Þnh nh÷ng ng­êi cã thÓ chuyÓn chøng tõ nh»m b¶o vÖ th«ng tin kÕ to¸n, ®¶m b¶o tÝnh b¶o mËt. ViÖc viÕt phiÕu giao nhËn nh»m gióp thñ kho tËp hîp chøng tõ trong kú b»ng c¸ch so s¸nh sè liÖu ph¸t sinh thùc tÕ ghi trªn sæ vµ ghi trªn phiÕu. Khi giao vµ nhËn, kÕ to¸n vµ thñ kho ®Òu ph¶i kiÓm kª l¹i chøng tõ. Nh­ vËy mét lÇn n÷a kiÓm tra tÝnh chÝnh x¸c, hîp lý hîp lÖ. MÆt kh¸c kÕ to¸n viªn cßn rÊt v­íng m¾c trong viÖc h¹ch to¸n c¸c vËt t­ kü thuËt cã sè lÇn xuÊt hiÖn thÊp hoÆc c«ng nh©n mua lÎ vÒ sö dông ngay. ViÖc tËp hîp chung vµo mét kho trõu t­îng riªng ®Ó qu¶n lý lµ mét ý t­ëng t¸o b¹o vµ hiÖu qu¶. Nã cho phÐp tËp hîp sè liÖu lo¹i vËt t­ nµy vµ ph©n bæ chóng hîp lý. Song viÖc ghi ra giÊy kh«ng theo mét tr×nh tù nµo, kh«ng n¾m b¾t ®­îc râ môc ®Ých sö dông ®· lµm chËm tiÕn ®é h¹ch to¸n. Ghi nh­ vËy khã qu¶n lý sè lÇn xuÊt hiÖn cña vËt t­, ®¬n gi¸ tõng lÇn còng nh­ x¸c ®Þnh ngay ®­îc môc ®Ých sö dông do ch­a cã kinh nghiÖm theo dâi. §ång thêi còng g©y ra khã kh¨n nÕu sau nµy qu¶n lý b»ng m¸y. VËy C«ng ty ®ang t×m ra nh÷ng b­íc kh¾c phôc vÊn ®Ò ®ã lµ: VÒ viÖc lËp sæ danh ®IÓm t¹i C«ng ty Víi h¬n 1000 lo¹i vËt t­ kh¸c nhau, víi khèi l­îng s¶n phÈm s¶n xuÊt ra ngµy cµng nhiÒu, vÊn ®Ò ®Æt ra lµ ph¶I qu¶n lý nh­ thÕ nµo cho khoa häc. §Ó ®¶m b¶o c«ng t¸c qu¶n lý vËt liÖu ®­îc chÆt chÏ, thèng nhÊt ®èi chiÕu kiÓm tra ®­îc dÔ dµng vµ dÔ ph¸t hiÖn khi sai sãt vµ thuËn tiÖn cho viÖc hiÖn ®¹i ho¸ c«ng t¸c kÕ to¸n vËt liÖu, C«ng ty lËp sæ danh ®IÓm vËt liÖu. Tªn c¸c vËt liÖu ®­îc m· ho¸ ®¶m b¶o tÝnh thèng nhÊt trong viÖc lËp tr×nh còng nh­ trong sö dông m¸y vi tÝnh. ViÖc m· ho¸ vËt t­ lµ viÖc g¾n cho mçi thø vËt liÖu mét m· sè. §Ó dÔ nhËn biÕt, m· ho¸ b¾t ®Çu tõ sè hiÖu tµI kho¶n ph¶n ¸nh ®èi t­îng ®ã tuú thuéc vµo khèi l­îng vËt t­ trong tõng tµI kho¶n ®Ó m· sè vËt t­ gåm Ýt hay nhiÒu ch÷ sè. T¹i C«ng ty, c«ng t¸c h¹ch to¸n ®­îc lµm trªn m¸y. Do vËy viÖc lËp sæ danh ®IÓm vËt liÖu sÏ thèng nhÊt gi÷a c¸c bé phËn xÝ nghiÖp, ph©n x­ëng, tr¸nh ®­îc hiÖn t­îng ghi chÐp trïng lÆp vµ t¹o ®Iòu kiÖn cho kÕ to¸n vËt liÖu theo dâi tèt ®­îc vËt liÖu nhËp, xuÊt ®Æc biÖt lµ vÊn ®Ò C«ng ty quan t©m nªn C«ng ty ph¶I cã sù kÕt hîp gi÷a phßng kinh doanh vµ phßng kü thuËt, sau ®ã tr×nh lªn c¬ quan chñ qu¶n biÕt ®Ó thèng nhÊt víi c¬ quan qu¶n lý. G¾n víi thùc tÕ vËt liÖu t¹i C«ng ty th× cã thÓ x©y dung sæ danh ®IÓm theo mÉu sau: Sæ danh ®IÓm vËt liÖu M· sè Tªn vËt liªu §VT H¹ch to¸n Ghi chó NVLC 1521 – G G1 G2 G3 NVLP 1522 – M M1 Mx Glucose Glucose I Glucose II Glucose manto … Mµng Mµng cam Mµng xo¾n Kg Kg Kg Kg Cuén Cuén Cuén 6700®/ kg 8200®/ kg 5900®/ kg 10020®/ cuén 12400®/ cuén 2.2.4. H¹ch to¸n tæng hîp. KÕ to¸n tæng hîp t¹i ®¬n vÞ nh×n chung kh¸ hoµn chØnh. Nã ®· vµ ®ang ph¸t huy t¸c dông rÊt tèt trong c«ng t¸c qu¶n lý. Song cã mét vµi ®iÓm cßn ch­a hay. Mét lµ viÖc kh«ng sö dông TK 151 “Hµng mua ®ang ®i ®­êng”. MÆc dï t¹i doanh nghiÖp rÊt Ýt khi cã nghiÖp vô ho¸ ®¬n vÒ tr­íc hµng nªn kÕ to¸n kh«ng muèn më thªm, qu¶n lý thªm mét TK n÷a khi kh«ng qu¸ cÇn thiÕt. Song nÕu bá tµi kho¶n nµy mµ ®Õn khi nghiÖp vô x¶y ra ph¶i chê ®Õn khi hµng vÒ míi ghi nhËn. Nh­ vËy ®· ch­a ph¶n ¸nh ®óng kÞp thêi c¸c biÕn ®éng. Hai lµ phÕ liÖu dï cã gi¸ trÞ nhá song ®­îc tÝch tr÷ nhiÒu chê thanh lý nªn khi ®ã cã gi¸ trÞ kh«ng nhá. V× thÕ viÖc bá qua kh«ng h¹ch to¸n l­îng vËt t­ nµy lµ kh«ng hîp lý. Ba lµ nghiÖp vô hµng vÒ ch­a cã ho¸ ®¬n. Dï lµ bót to¸n tæng hîp nh­ng hµng ch­a x¸c ®Þnh râ ®· thuéc quyÒn së h÷u cña doanh nghiÖp ch­a, coi nã nh­ mét kho¶n ®i vay th× vÉn cÇn qu¶n lý riªng biÖt chÆt chÏ. Bót to¸n thÓ hiÖn xuÊt lÎ ra khái l« ®­îc gép chung nguyªn vËt liÖu xuÊt kh¸c nªn kh«ng ph©n biÖt ®­îc tõng bé phËn. Khi ®ã yªu cÇu vÒ tÝnh chÝnh x¸c kh«ng ®­îc tho¶ m·n. Bªn c¹nh ®ã khi gi¶i quyÕt hµng rót khái l« ch­a ghi nhËn, kÕ to¸n cÇn tíi hai bót to¸n tr¸i ng­îc nhau. NÕu xÐt thö bót to¸n “xuÊt tr¶”: Nî TK 152: Nguyªn vËt liÖu ®i vay. Cã TK 338: Ph¶i tr¶ kh¸c. Ta thÊy nã chØ ra r»ng doanh nghiÖp ®i vay ë mét nguån nµo ®ã mét l­îng nguyªn vËt liÖu nhËp kho. Nh­ vËy ®¸ng lÏ nã ph¶i ®­îc gäi lµ “nhËp vay” th× chÝnh x¸c h¬n. §ång thêi theo t­ duy logÝc th«ng th­êng cña ng­êi lµm kÕ to¸nth× nghiÖp vô “xuÊt tr¶” tøc lµ ®em vËt liÖu ®i tr¶ cho mét kho¶n vay – tøc lµ lµm gi¶m tµi s¶n vèn cã hay t­¬ng øng víi ghi Cã TK 152. Ghi nî lµm bót to¸n kh«ng hîp kh«ng thuËn chiÒu suy nghÜ. H¬n thÕ n÷a ®Ó cã nghiÖp vô xuÊt dïng tr­íc hÕt ph¶i cã nghiÖp vô ®i vay, chø kh«ng ph¶i ®Õn khi cã nguyªn vËt liÖu råi míi lËp bót to¸n nµy ®Ó xuÊt tr¶. Víi bót to¸n ng­îc l¹i ta còng thÊy nh÷ng ®iÒu t­¬ng tù. Nh­ vËy chØ cã hai nghiÖp vô liªn quan ®Õn nhau, cã tíi 4 ®Þnh kho¶n mµ vÉn ch­a ®óng. §Ó hoµn thµnh tèt c«ng ®o¹n nµy, ta nªn thay ®æi phï hîp víi thùc tÕ h¬n ¸p dông ®óng c¸c quy ®Þnh cña chÕ ®é tµi chÝnh. Mét lµ tµi kho¶n 151 vÉn nªn më bëi sè l­îng Ýt chØ th­êng liªn quan tíi hai th¸ng liªn tiÕp céng thªm víi viÖc ghi nhËn mét lÇn vµo cuèi th¸ng nªn khèi l­îng c«ng viÖc th­êng nhá kh«ng lµm ¶nh h­ëng ®Õn c¸c bé phËn h¹ch to¸n kh¸c. V× thÕ nªn më TK 151 ®Ó cã thÓ sö dông ngay khi cÇn theo ®óng yªu cÇu cña vô kÕ to¸n. VÊn ®Ò thø hai chØ lµ ¸p dông theo quy chÕ cña Bé Tµi chÝnh. C«ng ty cã thÓ më thªm tiÓu kho¶n 1525 “PhÕ liÖu” ®Ó theo dâi sù biÕn ®éng cña phÕ liÖu trong kho. Khi ®ã mçi khi cã phÕ liÖu vÒ nhËp l¹i kho, kÕ to¸n ghi: Nî TK 1525: PhÕ liÖu. Cã TK chi phÝ: Gi¶m trõ chi phÝ SXKD. §Õn khi thanh lý phÕ liÖu: Nî TK 111: TiÒn mÆt. Cã TK 1525: PhÕ liÖu. Ba lµ vÊn ®Ò hµng vÒ ch­a cã ho¸ ®¬n. Do ®· x¸c ®Þnh quyÒn së h÷u cña m×nh ta nªn tiÕn hµnh ghi nhËn b×nh th­êng. Khi nhËp, kÕ to¸n ghi: Nî TK 152: Nguyªn vËt liÖu. Nî TK 133: ThuÕ GTGT ®Çu vµo. Cã TK thanh to¸n: Tæng gi¸ thanh to¸n. Khi xuÊt cã bót to¸n: Nî TK chi phÝ. Cã TK 152: Nguyªn vËt liÖu. §Õn kú sau khi ho¸ ®¬n vÒ, kÕ to¸n ®Þnh kho¶n phÇn chªnh lÖch. NÕu gi¸ thùc tÕ lín h¬n gi¸ t¹m tÝnh: Nî TK 152: Nguyªn vËt liÖu. Nî TK 133: ThuÕ GTGT phÇn chªnh lÖch. Cã TK thanh to¸n. HoÆc: Nî TK thanh to¸n. Cã TK 152: Nguyªn vËt liÖu. Cã TK 133: ThuÕ GTGT phÇn chªnh lÖch. §Õn kú sau, khi chøng tõ trong tay x¸c ®Þnh quyÒn lîi cña C«ng ty, kÕ to¸n ph¶n ¸nh theo trÞ gi¸ thùc tÕ: Nî TK 152: Nguyªn vËt liÖu. Nî TK 133: ThuÕ GTGT ®Çu vµo. Cã TK thanh to¸n: Tæng gi¸ thanh to¸n. Vµ ®ång thêi xo¸ bót to¸n tµi kho¶n ngoµi b¶ng c©n ®èi kÕ to¸n: Cã TK 002: Gi÷ hé ng­êi b¸n. Sau ®ã dùa vµo phiÕu xuÊt “tr¶ nî”, cã bót to¸n theo gi¸ b×nh qu©n kú tr­íc: Nî TK 338: Ph¶i tr¶ kh¸c. Cã TK 152: Nguyªn vËt liÖu. Víi viÖc ghi chÐp trªn, toµn bé c¸c ho¹t ®éng kinh tÕ ®­îc thÓ hiÖn kh¸ cô thÓ râ rµng, dÔ hiÓu ®èi víi ng­êi lµm kÕ to¸n vµ ng­êi nhËp ®äc th«ng tin kÕ to¸n, kiÓm tra sè liÖu. Nã võa phï hîp víi nghiÖp vô thùc tÕ t¹i C«ng ty, võa kh¸ chuÈn theo quy ®Þnh cña Bé Tµi chÝnh ban hµnh. 2.2.5. Kú kÕ to¸n. Trong bèi c¶nh hiÖn nay xu thÕ toµn cÇu ho¸ ®ang diÔn ra m¹nh mÏ, xu thÕ héi nhËp ngµy cµng lan réng. NÒn kinh tÕ n­íc ta còng trong xu thÕ ®ã. §Ó b¾t kÞp víi h­íng ®i nµy C«ng ty cÇn cã c¸c tiÒn ®Ò ®o l­êng, kiÓm so¸t vµ quan niÖm thèng nhÊt. Trªn tiÕn tr×nh héi nhËp, vô kÕ to¸n còng ®ang cã chñ tr­¬ng chuÈn ho¸ chÕ ®é kÕ to¸n hiÖn hµnh sau khi ®· vËn dông linh ho¹t cã chän läc c¸c quy ®Þnh cña quèc tÕ nh­ ®æi míi c¸c quy t¾c, s¾p xÕp l¹i tr×nh tù c¸c yªu cÇu ghi chÐp. Mét trong sè ®ã lµ viÖc gì bá quy ®Þnh k× kÕ to¸n trïng víi n¨m d­¬ng lÞch. NÕu chñ tr­¬ng nµy ®i vµo thùc tÕ th× doanh nghiÖp nªn sím nghiªn cøu tr­íc ®Ó vËn dông nhanh nhÊt, hiÖu qu¶ nhÊt. B¸nh kÑo lµ mét lo¹i mÆt hµng thø yÕu phÈm, phôc vô nhu cÇu cho ng­êi tiªu dïng. Vµ nã cã ®Æc ®iÓm næi bËt lµ cã tÝnh thêi vô. S¶n phÈm chñ yÕu ®­îc tiªu thô vµo c¸c dÞp lÔ tÕt. §ång thêi l¹i ph¶i tr¸nh mïa hÌ nhiÖt ®é cao lµm nhanh háng vËt liÖu, s¶n phÈm thùc phÈm. Víi c¸ch x¸c ®Þnh kú kÕ to¸n nh­ hiÖn nay cã rÊt nhiÒu bÊt tiÖn. ViÖc kÕt thóc niªn ®é tµi chÝnh cò vµ chuyÓn sang niªn ®é míi (ngµy 30/12 vµ ngµy 1/1) lµm cho c«ng viÖc quyÕt to¸n n¨m tr­íc th­êng dån vµo quý I n¨m sau. Thêi ®iÓm nµy chÝnh lµ thêi ®iÓm doanh nghiÖp ®Èy m¹nh s¶n xuÊt vµ b¸n ra phôc vô ngµy tÕt, c¸c dÞp lÔ héi xu©n. §iÒu ®ã lµm cho khèi l­îng c«ng viÖc quý nµy kh¸ nÆng, l¹i ®ßi hái gÊp rót nªn ¸p lùc lªn nh©n viªn kh¸ lín, c­êng ®é lao ®éng cao. Tõ ®ã dÉn ®Õn hiÖu suÊt lµm viÖc kh«ng cao mµ vÉn mÖt mái. Trong khi ®Õn quý sau chu kú kinh doanh b­íc sang giai ®o¹n ch÷ng, s¶n xuÊt cÇm chõng chê thêi vô, nghiÖp vô ph¸t sinh Ýt l¹i chØ ph¶i lËp b¸o c¸o quý. Tõ ®ã dÉn ®Õn viÖc mÊt c©n b»ng trong nhÞp ®é ho¹t ®éng cña phßng: lóc dån côc, lóc rçi r·i. H¬n thÕ n÷a, viÖc ph©n niªn ®é kÕ to¸n ngang ng¹nh chu kú kinh doanh khiÕn cho sè liÖu trªn b¸o c¸o th­êng rÊt lín nh­ tµi kho¶n 152, 155, cã nhiÒu kho¶n chê kÕt chuyÓn nèt. XuÊt ph¸t tõ nh÷ng ®Æc ®iÓm trªn, nÕu chñ tr­¬ng nµy ®­îc ®­a ra th× doanh nghiÖp nªn thay ®æi. Theo em thêi ®iÓm doanh nghiÖp cã thÓ chuyÓn sæ lµ ngµy 1/5 hoÆc 1/4 . §©y lµ ngµy ®Çu tiªn sau dÞp lÔ héi l¾ng xuèng. HÇu hÕt c¸c chi phÝ bá ra ®· ®­îc bï ®¾p bëi doanh thu trong kú. Trong quý I, doanh nghiÖp chØ ph¶i nép b¸o c¸o quý tr­íc vµ ghi nhËn c¸c ho¹t ®éng kinh doanh s«i ®éng, do ®ã mµ gi¶m bít ®­îc khèi l­îng c«ng viÖc quý nµy. §Õn quý II c¸c ho¹t ®éng l¾ng xuèng th× doanh nghiÖp cã thÓ lËp c¸c quyÕt to¸n n¨m. §Õn ®©y còng lµ b¾t ®Çu vô thu ho¹ch c¸c lo¹i vËt t­ thùc phÈm chÕ biÕn nh­ ®­êng, bét mú…Vµ b©y giê doanh nghiÖp còng b¾t ®Çu chuÈn bÞ c¸c ngµy lÔ kØ niÖm lín, tÕt thiÕu nhi. Thêi ®iÓm nµy lµ ®iÓm ®Çu vµ cuèi cña mét chu kú kinh doanh. Nã cho phÐp tÝnh chÝnh x¸c kÕt qu¶ còng nh­ hiÖu qu¶ cña mét chu kú kinh doanh. C¸c nh­îc ®iÓm trªn ®­îc th¸o gì. §ång thêi sù biÕn ®éng nhËp xuÊt cña nguyªn vËt liÖu vµ s¶n phÈm thÓ hiÖn kh¸ râ c¸c kh©u, c¸c giai ®o¹n cña qu¸ tr×nh ®Çu t­ chÕ biÕn. Ta nªn chän ngµy 1/4 bëi ®©y lµ ngµy ®Çu tiªn cña quý II theo niªn ®é kÕ to¸n hiÖn hµnh. Nh­ vËy so víi chÕ ®é kÕ to¸n hiÖn nay, niªn ®é míi lÖch ®i mét quý. ViÖc lËp b¸o c¸o cuèi ngµy 31/12 lµ viÖc tæng hîp 3 quý ®Çu n¨m nµy vµ quý cuèi n¨m tr­íc. Sè liÖu tæng hîp luü kÕ ®ã rÊt thuËn tiÖn cho quyÕt to¸n tæng hîp c¶ n¨m. Vµ chØ tiªu ph©n tÝch kh¶ n¨ng sinh lêi qua mét vßng kinh doanh cã ý nghÜa h¬n. §©y míi chØ lµ ý t­ëng cßn cã thÓ cã nhiÒu ®iÒu ch­a hîp lý. Nh­ng ®©y còng lµ mét ý kiÕn, mét ®Ò xuÊt nªn ®­îc xem xÐt nghiªn cøu. Dï ®· ®­îc thùc thi ë nhiÒu n­íc song ë n­íc ta h×nh thøc nµy cßn nhiÒu míi l¹, nhiÒu ng­êi cßn ch­a hiÓu râ vÒ nã. V× thÕ cÇn l­u t©m ®Õn, nÕu trong t­¬ng lai cã ®iÒu kiÖn thùc thi.  KÕt luËn. Mét lÇn n÷a chóng ta cã thÓ kh¼ng ®Þnh kÕ to¸n vËt liÖu cã vai trß quan träng trong c«ng t¸c qu¶n lý kinh tÕ. KÕ to¸n vËt liÖu gióp cho c¸c ®¬n vÞ s¶n xuÊt kinh doanh theo dâi chÆt chÏ c¶ sè l­îng vµ chÊt l­îng, chñng lo¹i gi¸ trÞ vËt liÖu nhËp, xuÊt, tån kho. Tõ ®ã ®Ó ra nh÷ng biÖn ph¸p h÷u hiÖu nh»m gi¶m bít chi phÝ vËt liÖu trong gi¸ thµnh s¶n phÈm. Sau thêi gian thùc tËp t¹i C«ng ty B¸nh kÑo H¶i Hµ, tuy kh«ng Ýt thêi gian nh­ng còng kh«ng nhiÒu ®Ó ®ñ cho em b¾t kÞp víi t×nh h×nh thùc tÕ nh­ng còng phÇn nµo gióp em cã nh÷ng h×nh dung vÒ c«ng viÖc thùc tÕ cã nh÷ng khã kh¨n, thuËn lîi, nh÷ng nghiÖp vô ph¸t sinh … vµ h­íng gi¶i quyÕt phï hîp. Trong chõng mùc kiÕn thøc nhÊt ®Þnh phï hîp víi kh¶ n¨ng tr×nh ®é cña b¶n th©n, ®Ò tµi kÕ to¸n vËt liÖu t¹i C«ng ty b¸nh kÑo h¶i hµ ®· gi¶i quyÕt ®­îc nh÷ng néi dung vµ yªu cÇu ®Æt ra: VÒ lý luËn: Em ®· tr×nh bµy mét c¸ch kh¸i qu¸t cã hÖ thèng vÒ vÊn ®Ò lý luËn c¬ b¶n, vÒ h¹ch to¸n vËt liÖu. Tõ ®ã cã thÓ vËn dông thÝch hîp ®èi víi tõng doanh nghiÖp cô thÓ. VÒ mÆt thùc tÕ: Trªn c¬ së kh¸i qu¸t thùc tr¹ng c«ng t¸c h¹ch to¸n vËt liÖu t¹i C«ng ty B¸nh kÑo H¶i Hµ, em ®· ®Ò xuÊt nh÷ng ®Þnh h­íng c¬ b¶n còng nh­ c¸c biÖn ph¸p cô thÓ nh»m ®æi míi vµ hoµn thiÖn h¹ch to¸n vËt liÖu nãi riªng còng nh­ c«ng t¸c h¹ch to¸n nãi chung. §Ó hoµn thiÖn b¶n chuyªn ®Ò thùc tËp nµy, em rÊt c¶m ¬n sù gióp ®ì cña TS. Lª ThÞ Hång Ph­¬ng trùc tiÕp gi¶ng d¹y ®· gióp ®ì em hoµn chØnh kiÕn thøc trªn lý thuyÕt còng nh­ liªn hÖ thùc tÕ tèt h¬n. Mét lÇn n÷a, em xin ch©n thµnh c¶m ¬n ban l·nh ®¹o C«ng ty B¸nh kÑo H¶i Hµ, c¸c c¸n bé phßng tµi vô vµ c¸c thÇy c« gi¸o cña khoa Kinh tÕ ®· tËn t×nh gióp ®ì em hoµn thµnh b¶n thùc tËp nµy.