Đề tài Tổ chức hạch toán kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty TNHH Văn Minh

hân loại, sắp xếp và mã hoá một cách có hệ thống tất cả các mặt hàng, cho phép kế toán bán hàng nhận diện, tìm kiếm một cách nhanh chóng, chính xác tên hàng hoá mà mình muốn tìm. Hàng hoá của công ty được mã hoá theo kho, chữ viết tắt đầu của vật tư. Ví dụ: - 1A31 : Acid lactic. - 1C01 : Cacbon trachloric. - 2M04 : Máy PH cầm tay to. * Mã hoá các khách hàng: Khách hàng của công ty được mã hoá bằng cách: tên chữ cái đầu của người mua, mỗi một mã đối tượng đều thể hiện đầy đủ: tên, địa chỉ, mã số thuế... của đối tượng đó. Ví dụ: - A01- Công ty TNHH An Chi. - B02- Bệnh viện đa khoa Bắc Ninh. - C02 – Công ty Thuỷ tinh Hà Nội. - C22 – Công ty Thiết bị y tế TWI. Ngoài ra công ty còn tổ chức mã hoá các kho, mã hoá ngân hàng. 2.2.3. Chứng từ và trình tự luân chuyển chứng từ . Đây là khâu đầu tiên của công tác kế toán nhằm cung cấp thông tin đầu vào, làm cơ sở dữ liệu cho hệ thống thông tin, biến đổi thành thông tin kế toán cung cấp cho các đối tượng sử dụng. Hệ thống danh mục chứng từ trong Công ty TNHH Văn Minh gồm các loại chứng từ sau: Các tờ khai hàng hoá nhập khẩu. Hóa đơn cước vận chuyển. Phiếu thu - Phiếu chi - Hoá đơn GTGT. Phiếu xuất nhập hàng ngày - Thẻ kho. Phiếu nhận hàng của nhân viên bán hàng - Phiếu xuất kho ... Ngoài ra, còn có một số chứng từ khác có liên quan tới nghiệp vụ bán hàng như: giấy báo có, phiếu nhập kho … - Phiếu xuất kho (Biểu số 2.0): Khi có nghiệp vụ phát sinh kế toán lập phiếu xuất kho thành 2 liên, sau đó giao cho người cầm phiếu xuống kho để lĩnh. Sau khi xuất kho, thủ kho ghi số lượng hàng xuất kho của từng loại hàng hoá và cùng người nhận hàng ký, ghi rõ họ tên và địa chỉ vào phiếu xuất kho. Một liên thủ kho giữ làm căn cứ ghi vào thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán ghi đơn giá, thành tiền để vào sổ kế toán. (Biểu số 2.0) Công ty TNHH Văn Minh. PHIẾU XUẤT KHO Số: 310 Ngày 10 tháng 03 năm 2005 Nợ: TK 131- C36: 7 875 000 Có: TK 511: 7 500 000 Có: TK 333.11: 375 000 Khách hàng: Lương Bằng – Công ty VTTBKH và đo lường kiểm nghiệm. Địa chỉ: Số 9 Thi Sách. TT Mã số Tên hàng hoá - quy cách ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 01 2M04 Máy đo PH cầm tay to Chiếc 03 2 500 000 7 500 000 Tiền hàng: 7 500 000 đ. Thuế GTGT(5%): 375 000 đ. Tổng thanh toán: 7 875 000 đ. Viết bằng chữ: Bảy triệu tám trăm bảy mươi lăm nghìn đồng chẵn. Người nhận (ký, ghi rõ họ tên) Phụ trách cung tiêu (ký, ghi rõ họ tên) Thủ kho (ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng (ký, ghi rõ họ tên) - Thẻ kho (Biểu số 2.1): Dùng để theo dõi số lượng nhập, xuất, tồn kho từng vật tư hàng hoá ở từng kho làm căn cứ xác định tồn kho và xác định trách nhiệm vật chất của thủ kho. Thẻ kho do phòng kế toán lập rồi giao cho thủ kho để ghi chép. Hàng ngày, căn cứ vào phiếu xuất kho, phiếu nhập kho để thủ kho ghi vào thẻ kho. Do được thực hiện trên máy vi tính nên thẻ kho có thể được lấy thông tin theo từng tháng, quý hoặc năm. (Biểu số 2. 1) Công ty TNHH Văn Minh THẺ KHO Tháng 03 năm 2005 Kho: Phùng Hưng - Cửa hàng 55 Phùng Hưng. Vật tư: 2M04 - Máy đo PH cầm tay to. Số lượng đầu kỳ: 03 chiếc. Số lượng cuối kỳ: 0 chiếc. Chứng từ Diễn giải ĐVT Số lợng N S N X T Tồn kho đầu kỳ lập thẻ 03 01/03 45 Nhập HĐ45 VM của cty A Chân T.Q C 08 11 10/03 GB310299 Cty VTTBKKH & đo lường kiểm nghiệm C 03 08 24/03 GB310419 Bệnh viện nhi C 08 Cộng 08 11 0 Người lập biểu Kế toán trưởng - Hoá đơn GTGT (Biểu số 2.2): Công ty thực hiện nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ do đó hoá đơn bán hàng mà đơn vị dùng là hoá đơn giá trị gia tăng theo mẫu 01- GTGT- 3LL do Bộ Tài Chính ban hành. Sau khi người mua kiểm nhận đủ hàng, kế toán lập Hoá đơn (GTGT). Hoá đơn (GTGT) được lập thành 3 liên có nội dung giống nhau (đặt giấy than viết một lần): - Liên 1 màu tím: Lưu tại cuống hoá đơn. - Liên 2 màu đỏ: Giao cho khách hàng. - Liên 3 màu xanh: Dùng để thanh toán. Biểu số 2.2 HÓA ĐƠN (GTGT) Liên 3 (Lưu nội bộ) Ngày 10 tháng 03 năm 2005 Mẫu số: 01 GTKT - 3LL GB/2005 310299 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Văn Minh. Địa chỉ: 55 Phùng Hưng Số TK: 102010000031389 – Sở GD I NH Công Thương VN. Điên thoại :04-9271027 MS: 0 1 0 0 2 8 4 9 5 8 1 Họ tên người mua hàng: Lương Bằng. Đơn vị: Công ty vật tư TBKH và Đo lường kiểm nghiệm. Địa chỉ: 136A Tô Hiến Thành Q10 - TP HCM. Hình thức thanh toán:TM MS: 0 1 0 0 3 6 7 8 5 1 ĐVT: đồng STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1 x 2 01 Máy đo PH cầm tay to chiếc 03 2.500.000 7.500.000 Cộng tiền hàng: 7.500.000 Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 375.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 7.875.000 Số tiền viết bằng chữ: Bảy triệu tám trăm bảy mươi lăm nghìn đồng chẵn %. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị Qua hoá đơn (GTGT) tính được doanh thu bán hàng, thuế GTGT phải nộp làm căn cứ vào số liệu trong máy tính để lập các sổ kế toán. Đơn giá ghi trong hoá đơn là đơn giá chưa có thuế GTGT. Ghi rõ tên hàng, thuế GTGT và tổng số tiền phải thanh toán. VD: Ngày 10/03/2005 công ty bán cho Lương Bằng - Cty VTTBKH và đo lường kiểm nghiệm theo hoá đơn GTGT số GB 310299, kế toán lập hoá đơn GTGT như sau: (Biểu số 2.2) - Phiếu thu (Biểu số 2.3): Khi khách hàng mua hàng thanh toán bằng tiền mặt, kế toán lập phiếu thu cho số tiền thu được. Phiếu thu được lập thành 3 liên (đặt giấy than viết một lần) chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục nhập quỹ. Sau khi nhận đủ số tiền, thủ quỹ đối chiếu số thực tế nhận được với số tiền ghi trên phiếu trước khi ký tên. Thủ quỹ giữ lại một liên để ghi sổ quỹ, một liên giao cho người nộp tiền, một liên lưu giữ nơi lập phiếu. Cuối ngày, toàn bộ số phiếu thu kèm theo chứng từ gốc chuyển cho kế toán để ghi sổ kế toán. (Biểu số 2.3) Đơn vị: CTy TNHH Văn Minh Địa chỉ: 55 Phùng Hưng Tel: 04.9271027 Phiếu Thu Ngày 22 tháng 11 năm 2006 Quyển số: . . .2. . Số: 140 . . . . . . . Nợ TK 111 . . . . . Có TK 131 - C36 Mấu số 01 - TT QĐ số: 1141 -TC/QĐ/CĐKT Ngày 10 tháng 03 năm 2004 của Bộ tài chính Họ tên người nộp tiền: Lương Bằng. Địa chỉ: 136A Tô Hiến Thành Q10 -TP HCM. Lý do nộp: Là khách hàng mua 3 máy đo PH cầm tay to. Số tiền: 7.875.000 đồng (viết bằng chữ): Hai triệu sáu trăm hai mươi lăm nghìn đồng chẵn . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Kèm theo . . . . . . . . . . . . .Chứng từ gốc . . . . . . . . . Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Bảy triệu tám trăm bảy mươi lăm nghìn đồng chẵn. Thủ trưởng (ký, ghi rõ họ tên) Phụ trách bộ phận sử dụng (ký, ghi rõ họ tên) Phụ trách cung tiêu (ký, ghi rõ họ tên) Người nhận (ký, ghi rõ họ tên) Thủ kho (ký, ghi rõ họ tên) + Tỷ giá ngoại tệ (vàng, bạc, đá quý) . . . . . . . . + Số tiền quy đổi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.2.4. Vận dụng hệ thống tài khoản kế toán phản ánh tổng hợp. Trên cơ sở chế độ kế toán hiện hành kế toán bán hàng tại Công ty TNHH Văn Minh tiến hành nghiên cứu, cụ thể hoá và xây dựng danh mục hệ thống tài khoản kế toán cho phù hợp với các nghiệp vụ phát sinh trong đơn vị. Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng sử dụng các tài khoản sau: - TK 111: Tiền mặt. - TK112: Tiền gửi ngân hàng. - TK 131: Phải thu của khách hàng. - TK 156: Hàng hoá. - TK 331: Phải trả cho người bán. - TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. - TK 632: Giá vốn hàng bán. - TK 641 : Chi phí quản lý doanh nghiệp. - TK 911 : Xác định kết quả. - TK 421: Lợi nhuận chưa phân phối. Có tài khoản cấp 2, 3 theo từng loại chi phí phát sinh. Ngoài ra còn một số TK khác. 2.2.5. Sổ kế toán phục vụ quá trình bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Văn Minh. Tại Công ty TNHH Văn Minh kế toán sử dụng hình thức ghi sổ là Nhật ký - Sổ cái. Việc ghi chép, hạch toán và tổng hợp số liệu được thực hiện hoàn toàn trên máy vi tính, kế toán chỉ nhập dữ liệu theo trình tự được cài đặt trên phần mềm của kế toán máy, do đó làm giảm nhẹ rất nhiều công việc ghi chép. Định kỳ từng quý sẽ in sổ và đóng thành quyển để thanh tra và kiểm tra. Hệ thống sổ kế toán: Công ty TNHH Văn Minh áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chứng từ nên trình tự ghi sổ kế toán trong máy tính diễn ra như sau: Quy trình xử lý số liệu phần mềm kế toán trên máy vi tính Chứng từ ban đầu Nhập dữ liệu vào máy vi tính Xử lý tự động theo chương trình Sổ kế toán tổng hợp Các báo cáo kế toán Máy vi tính xử lý Công ty áp dụng kế toán máy do đó mọi sổ sách đều được in ra từ máy. Tuy nhiên kế toán công ty vẫn ghi theo phương pháp thủ công đối với phần hành kế toán công nợ phải thu, phải trả. Hệ thống các sổ phản ánh quá trình kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng phát sinh bao gồm: - Sổ chi tiết bán hàng. - Sổ chi tiết công nợ. - Báo cáo bán hàng. - Sổ kế toán chi tiết các TK131, TK 333.1 … - Bảng ghi công nợ, bảng cân đối công nợ. - Bảng cân đối nhập - xuất - tồn. - Tài liệu thuế GTGT. - Sổ cái các TK 131, TK 511, TK 632, TK 641, TK 911… - Trình tự thực hiện các sổ trên máy sẽ được trình bầy tại từng phần hành kế toán riêng. 2.3 Kế toán hàng hoá. Sau khi hàng hoá được nhập vào kho. Căn cứ vào hoá đơn mua hàng (hay tờ khai hàng hoá nhập khẩu) và phiếu nhập kho, thẻ kho thì kế toán phản ánh vào máy theo một trình tự nhất định. Kế toán nhập các dữ liệu theo từng hóa đơn với các tài khoản đối ứng, vào số liệu trên phiếu nhập kho hàng nhập khẩu trên máy (không phải là chứng từ gốc ban đầu). Trình tự nhập liệu như sau: Căn cứ vào hoá đơn GTGT hàng mua vào ngày 11/03/05. Công ty mua hàng của công ty Minh Khánh. Kế toán vào màn hình giao diện sau đó chọn mục kế toán vật tư trên màn hình xuất hiện phiếu nhập kho như (Biểu số 2.4) (Biểu số 2.4) Sau đó kế toán lần lượt nhập số liệu vào theo các lệnh sau: + Chọn nhập mới.Trong đó: - Ô Ngày chứng từ, Số chứng từ đánh như số trên hoá đơn. - Ô Tháng hạch toán đánh theo tháng nhập. - Ô Nhập vào kho nào thì chọn kho đó. - Ô TK ghi có thì tuỳ vào hình thức thanh toán mà chọn TK cho phù hợp (1111,1121,331…). - Ô khách hàng bán thì chọn theo mã mà công ty đã đặt trước. - Hai ô người giao hàng và vụ việc để trống. - Ô diễn giải thì nhập hàng của công ty nào thì đánh công ty đó vào. - Chọn loại tiền mà công ty đã trả cho người bán như hoá đơn. - Chọn vật tư chi tiết. Ta chỉ cần đánh mã STT, mã hàng nhập, đơn giá, số lượng là máy sẽ tự động tính ra số tiền hàng. - Chọn GTGT kế toán đánh mức thuế suất như hoá đơn vào cột thuế suất máy sẽ tự động tính ra số thuế mà doanh nghiệp được khấu trừ. - Chọn bút toán, chọn lập là máy tính sẽ tự động lập và chuyển vào các sổ cần thiết như sổ cái TK156.1, Bảng kê hoá đơn GTGT hàng hoá mua vào. Mẫu sổ Cái TK 156.1 (Biểu số 2.5), sổ chi tiết hàng hoá (Biểu số 2.6) . Sổ này dùng để phản ánh toàn bộ hàng hoá của công ty nhập vào và bán ra của công ty. (Biểu số 2.6) 2.4 Kế toán doanh thu bán hàng, các khoản giảm trừ doanh thu và giá vốn hàng bán. Nhận xét: Công tác kế toán tại Công ty TNHH Văn Minh được thực hiện trên máy vi tính. Trên chương trình này, đối với kế toán bán hàng, khi hàng hoá được xác định là tiêu thụ, căn cứ trên hóa đơn GTGT, khi hàng hoá được xác định doanh thu hàng bán. Kế toán nhập các dữ liệu theo từng hóa đơn với các tài khoản đối ứng, vào số liệu trên phiếu xuất kho trên máy (không phải là chứng từ gốc ban đầu). Phiếu này được coi như là một lệnh khởi đầu của chương trình kế toán bán hàng, máy sẽ tự động thực hiện bút toán xác định doanh thu và giá vốn hàng bán. Giá vốn của hàng bán được tính theo phương pháp bình quân gia quyền theo mỗi lần xuất kho. Nó được máy tự động lập trình sẵn. Để tránh nhập chứng từ làm nhiều công đoạn dẫn đến bị ghi trùng nghiệp vụ nên tất cả các khoản doanh thu dù thu được tiền ngay hay chưa thu được tiền, kế toán đều hạch toán thông qua tài khoản 131- Phải thu của khách hàng. Sau đó, khi thu được tiền thì kế toán tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng sẽ nhập số liệu sau: Ví dụ 1: Ngày 10/03/2005 xuất kho máy đo pH cầm tay to bán cho khách hàng là Lương Bằng - Công ty VTTBKH và đo lường kiểm nghiệm theo Hóa đơn (GTGT) số GB 310299 (Biểu số 2.2): + Căn cứ vào Hóa đơn GTGT số GB310299 kế toán ghi bút toán ghi nhận doanh thu: Nợ TK 131 - C36: 7.875.000 đ. Có TK 511: 7.500.000 đ. Có TK 333.1: 375.000 đ. Trước hết, kế toán vào màn hình giao diện rồi vào màn hình phiếu xuất kho như (Biểu số 2.6) Sau đó kế toán lần lượt nhập số liệu vào theo các lệnh sau: + Chọn nhập mới. Trong đó: - Ô ngày chứng từ, Số chứng từ đánh như trên hoá đơn. - Ô Tháng hạch toán đánh theo tháng nhập. - Ô TK ghi Nợ chọn TK131. - Ô khách hàng mua thì chọn theo mã mà công ty đã đặt trước. - Hai ô người nhận và vụ việc để trống. - Ô diễn giải thì đánh tên người mua hàng. - Nếu thanh toán bằng ngoại tệ thì ta tích vào ô ngoại tệ và chọn loại tiền và tỷ giá ngày giao dịch. - Chọn vật tư chi tiết. Ta chỉ cần đánh STT, mã kho, mã hàng, ĐVT, số lượng, giá bán như giá hoá đơn, là máy sẽ tự động tính ra số tiền hàng và giá vốn của hàng bán. - Chọn GTGT kế toán đánh mức thuế suất như hoá đơn vào cột thuế suất máy sẽ tự động tính ra số thuế mà doanh nghiệp được khấu trừ. - Chọn bút toán, chọn lập là máy tính sẽ tự động lập và chuyển vào các sổ cần thiết như sổ cái TK131, sổ cái TK632, sổ cái TK511.1, Bảng kê hoá đơn GTGT hàng hoá bán ra, Báo cáo bán hàng, Sổ chi tiết bán hàng, Báo cáo nhập xuất tồn, Bảng ghi công nợ, Bảng đối cân đối công nợ, Sổ chi tiết công nợ. + Bút toán ghi tăng số tiền nhập quỹ và ghi giảm khoản phải thu của khách hàng căn cứ vào phiếu thu số 140 ngày 11/03/05 vào phiếu thu nhập như sau: Nợ TK 111: 7.875.000 đ. Có TK 131 - C36: 7.875.000 đ. * Kế toán bán buôn theo phương thức bán hàng giao tay ba: Trường hợp này phát sinh khi công ty ký được một hợp đồng mua bán hoặc có một đơn đặt hàng của khách hàng đúng lúc hàng nhập khẩu về hoặc trong kho chưa có hàng phải mua về. Khi mua về hàng không qua kho của đơn vị mà được giao cho người mua một lượng hàng theo thỏa thuận tại cảng đến khi nhập khẩu. Đơn vị lập Hóa đơn (GTGT) cho lượng hàng được xác định là tiêu thụ. Căn cứ vào Hóa đơn này kế toán ghi nhận doanh thu: Nợ TK 131(chi tiết từng khách hàng): Tổng giá thanh toán. Có TK 511.1: Doanh thu bán hàng chưa thuế. Có TK 333.1: Thuế GTGT phải nộp. Đồng thời căn cứ vào tờ khai hàng nhập khẩu và các chứng từ liên quan khác kế toán ghi nhận tổng giá thanh toán của hàng mua chuyển thẳng bằng bút toán: Nợ TK 632: Trị giá mua thực tế của hàng bán. Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ. Có TK 111, 112, 331: Tổng giá thanh toán. * Kế toán hàng gửi bán: Trường hợp này kế toán phản ánh hoàn toàn giống như khi bán hàng theo phương thức giao hàng trực tiếp, tức là khi khách hàng chấp nhận mua hàng, căn cứ vào hóa đơn GTGT kế toán lập bút toán phản ánh doanh thu, giá vốn không sử dụng TK 157 - Hàng gửi bán. * Hạch toán hàng bán bị trả lại: Khi bán hàng do không đúng hợp đồng bên mua trả lại hàng, kế toán phản ánh như sau: - Căn cứ vào biên bản kiểm nhận hàng hoá hoặc hóa đơn GTGT bên mua trả lại kế toán ghi giảm doanh thu hàng bán bị trả lại: Nợ TK 531: Doanh thu hàng bán bị trả lại. Nợ TK 333.1: Thuế GTGT phải nộp. Có TK 131: Tổng giá thanh toán của hàng bị trả lại. - Căn cứ phiếu nhập kho hàng trả lại phản ánh trị giá vốn thực tế của hàng bị trả lại: Nợ TK 156.1: Trị giá vốn bán hàng bị trả lại nhập kho. Có TK 632: Giảm giá vốn hàng bán bị trả lại. VD2: Ngày 20/03/2005 Công ty Trường Hiếu trả lại 5 kg Acid Axetic do không đúng hợp đồng, căn cứ vào Hóa đơn GTGT số GB310210 (Biểu số 2.7) bán ngày 02/03/2005 bên mua trả lại tóm tắt nội dung như sau: Biểu số 2.7 HÓA ĐƠN (GTGT) Liên 3 (Lưu nội bộ) Ngày 02 tháng 03 năm 2005 Mẫu số: 01 GTKT - 3LL GB/2005 310210 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Văn Minh. Địa chỉ: 55 Phùng Hưng Số TK: 102010000031389 – Sở GD I NH Công Thương VN. Điên thoại :04-9271027 MS: 0 1 0 0 2 8 4 9 5 8 1 Họ tên người mua hàng: Lương Bằng. Đơn vị: Công ty vật tư TBKH và Đo lường kiểm nghiệm. Địa chỉ: 136A Tô Hiến Thành Q10 - TP HCM. Hình thức thanh toán:TM MS: 0 1 0 0 3 6 7 8 5 1 ĐVT: đồng STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1 x 2 01 Acid acetic kg 05 51.985 259.925 Cộng tiền hàng: 259.925 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 25.993 Tổng cộng tiền thanh toán: 285.918 Số tiền viết bằng chữ: Hai trăm tám mươi lăm nghàn chín trăm mười tám đồng chẵn %. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị + Kế toán ghi: Nợ TK 531: 259.925 đồng. Nợ TK 333.1: 25.993 đồng. Có TK 131: 285.918 đồng. + Căn cứ phiếu nhập kho hàng trả lại số 01 (Biểu số 2.8) ngày 20/03/2005 tóm tắt như sau: - Số lượng: 5 kg. - Đơn giá: 51.985 đồng/kg. - Thành tiền: 259.925 đồng. Kế toán ghi bút toán phản ánh giá mua thực tế của hàng bị trả lại: Nợ TK 156.1: 190.000 đồng. Có TK 632: 190.000 đồng. * Kế toán nghiệp vụ bán lẻ hàng hoá. Do tính đặc thù của mặt hàng kinh doanh nên khách hàng mua lẻ của doanh nghiệp không có mục đích tiêu dùng như những loại hàng thông thường khác. Đối tượng phục vụ là những khách hàng mua cho đơn vị tập thể như bệnh viện, trường học hoặc một số đơn vị sản xuất …để tiêu dùng nội bộ nên hoạt động bán lẻ được diễn ra phản ánh tương tự nghiệp vụ bán buôn. Vì khách hàng mua cho tập thể nên vẫn cần Hóa đơn GTGT để phán ánh trị giá hàng hoá mua vào của họ nên khi bán hàng kế toán vẫn viết Hóa đơn và hạch toán như bán buôn. Trường hợp khách hàng mua lẻ một số hóa chất hoặc thiết bị đồ dùng có giá trị nhỏ nhân viên bán hàng tổng hợp doanh thu theo từng ngày trên sổ theo dõi hàng bán lẻ. Sau đó cuối ngày chuyển cho kế toán, kế toán phân loại theo nhóm các mặt hàng chịu thuế suất khác nhau, lập Hóa đơn cho số hàng đó để xác định doanh thu và thuế GTGT phải nôp, đồng thời lập một phiếu thu cho toàn bộ hàng bán lẻ trong ngày. Số hàng này kế toán theo dõi trên TK 131 - KVL 01. - Căn cứ hóa đơn GTGT kế toán ghi: Nợ TK 131 (chi tiết từng khách hàng): Tổng giá thanh toán. Có TK 511.1: Doanh thu bán hàng chưa thuế. Có TK 333.1: Thuế GTGT phải nộp. - Bút toán xác định giá vốn: Nợ TK 632: Tập hợp trị giá vốn của hàng đã bán lẻ. Có TK 156: Trị giá vốn hàng xuất kho. Các loại sổ thể hiện kế toán doanh thu, giá vốn hàng bán được máy tính tự động tính toán và cho vào các sổ cần thiết. Khi nào muốn xem các sổ hay báo cáo này thì ta chỉ việc vào màn hình giao diện rồi chọn mục Báo cáo, rồi chọn Sổ Cái TK VNĐ, báo cáo bán hàng, báo cáo nhập xuất tồn, báo cáo bán hàng, hay các sổ chi tiết các TK, Bảng kê GTGT.. Khi đó kế toán chỉ việc lập và in ra sổ nếu cần thiết. Mẫu các sổ như sau: * Sổ chi tiết bán hàng (Biểu số 2.9): Sổ này được lập trên cơ sở là Hóa đơn GTGT dùng để theo dõi doanh thu bán hàng của từng mặt hàng ở từng kho trong từng tháng, quý hoặc năm. Mỗi quý được in và đóng quyển theo từng kho. Mỗi một mặt hàng được phản ánh trên một hoặc vài tờ sổ. Sau khi nhập số liệu từ Hóa đơn GTGT theo từng loại hàng có ký hiệu mã hóa, máy sẽ tự động vào cho các sổ của các mặt hàng đó theo mã hàng của từng kho. Mỗi dòng phản ánh doanh thu của một hóa đơn cuối mỗi tháng máy tính tính tổng cộng, do vậy có thể xem sổ theo từng tháng, từng quý hoặc xem từ tháng nọ tới tháng kia. * Báo cáo bán hàng (Biểu số 2.10): Sau khi sổ chi tiết bán hàng được lập, cuối tháng tổng hợp lại trên báo cáo bán hàng. Theo đó doanh thu mỗi mặt hàng của từng tháng sẽ được phản ánh vào một dòng của báo cáo bán hàng, kết thúc từng tháng có tổng cộng làm cơ sở lập sổ Cái và quyết toán. Tuy nhiên vẫn có thể lấy thông tin theo các tháng khác nhau hoặc theo các mặt hàng khác nhau… Sổ Cái TK 511.1 - “Doanh thu bán hàng ”(Biểu số 2.11): Tập hợp doanh thu của từng Hóa đơn GTGT, cuối tháng kết chuyển sang TK 911 để xác định kết quả. Sổ Cái TK 632 - “Giá vốn hàng bán”(Biểu số 2.12): Sau khi tự động lập bút toán xác định giá vốn hàng bán của mỗi hóa đơn theo giá bình quân, số liệu sẽ đươc nhập vào sổ Cái TK 632. Trên sổ này phản ánh giá vốn của từng Hóa đơn GTGT. * Báo cáo Nhập - Xuất - Tồn (Biểu số 2.13): Sau khi xuất kho thủ kho giữ lại một liên phiếu xuất kho để vào thẻ kho. Từ thẻ kho máy tính sẽ lên các thẻ chi tiết: Nhập, Xuất, Tồn làm căn cứ lập báo cáo Nhập - Xuất - Tồn. Căn cứ vào đây giúp ta có thể biết được mặt hàng nào còn hay hết để doanh nghiệp có kế hoạch nhập mới. Báo cáo Nhập - Xuất - Tồn được lập theo từng tháng để theo dõi lượng hàng trong kho sau mỗi lần bán. Báo cáo Nhập - Xuất - Tồn được lập theo từng kho trên phần mềm kế toán máy, do đó có thể tổng hợp lại tất cả các kho, các loại mặt hàng của công ty trên cùng một báo cá. Các cột Nhập - Xuất - Tồn đều gồm cột số lượng và thành tiền trong đó: Thành tiền = số lượng x đơn giá bình quân sau mỗi lần nhập. * Sổ theo dõi hàng bị trả lại (Biểu số 2.14): Dùng để theo dõi hàng bị trả lại trong kỳ kế toán. 2.5 Kế toán các khoản phải thu của khách hàng. Quan hệ thanh toán giữa công ty với khách hàng phát sinh trong quá trình bán hàng hoá, kế toán phải thu của khách hàng nhằm theo dõi tình hình thanh toán giữa công ty và khách hàng từ đó xác định các khoản nợ đã phát sinh, đã thu hồi và các khoản còn phải trả. Trong qúa trình bán hàng việc khách hàng mua chịu hàng hoá là vấn đề bình thường, nói như vậy nhưng không có nghĩa là mọi khách hàng đều có thể thực hiện việc mua chịu ở công ty vì nếu có qúa nhiều khách hàng mua chịu thì số tiền mua chịu quá lớn dẫn đến vốn lưu động của công ty bị chiếm dụng lớn, điều này sẽ ảnh hưởng lớn đến tình hình tài chính của công ty. Do đó với các khoản phải thu cần được theo dõi chặt chẽ, phải thường xuyên đôn đốc khách hàng trả nợ nhằm đảm bảo thanh toán nợ đúng hạn. Ngoài việc kế toán phản ánh các khoản phải thu trên máy vi tính, ở phần kế toán này Công ty TNHH Văn Minh còn ghi bằng phương pháp thủ công, được phản ánh trên bảng ghi công nợ. Bảng ghi công nợ được đóng thành quyển mỗi khách hàng một tờ riêng để tiện theo dõi. Hàng ngày căn cứ vào tổng số tiền trên hoá đơn GTGT phản ánh số tiền khách hàng nợ, căn cứ phiếu thu để phản ánh số tiền khách hàng trả và làm cơ sở xác định số tiền khách hàng còn nợ. Căn cứ trên vào hoá đơn GTGT kế toán ghi vào sổ theo các yếu tố như trên mẫu, cuối tháng tổng hợp lại. Ví dụ: Ngày14/03/05 công ty bán cho Lương Bằng - Cty VTTBKH và đo lường kiểm nghiệm theo hoá đơn GTGT số GB310379 (Biểu số 2.15). Biểu số 2.15 HÓA ĐƠN (GTGT) Liên 3 (Lưu nội bộ) Ngày 02 tháng 03 năm 2005 Mẫu số: 01 GTKT - 3LL GB/2005 310379 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Văn Minh. Địa chỉ: 55 Phùng Hưng Số TK: 102010000031389 – Sở GD I NH Công Thương VN. Điên thoại :04-9271027 MS: 0 1 0 0 2 8 4 9 5 8 1 Họ tên người mua hàng: Lương Bằng. Đơn vị: Công ty vật tư TBKH và Đo lường kiểm nghiệm. Địa chỉ: 136A Tô Hiến Thành Q10 - TP HCM. Hình thức thanh toán:TM MS: 0 1 0 0 3 6 7 8 5 1 ĐVT: đồng STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1 x 2 01 02 Pipet thẳng 25ml Pipet westegreen Chiếc Chiếc 20 20 25.455 6.363 509.100 127.260 Cộng tiền hàng: 636.360 Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 31.818 Tổng cộng tiền thanh toán: 668.178 Số tiền viết bằng chữ: Sáu trăm sáu mươi tám ngàn một trăm bảy mươi tám đồng chẵn %. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị Căn cứ vào hoá đơn đó kế toán vào bảng ghi công nợ theo các mục tương ứng như (Biểu số 2.16). Là mẫu sổ kế toán theo dõi công nợ thực tế bằng ghi chép thủ công theo đó khách hàng thực sự nợ doanh nghiệp, căn cứ trên Hóa đơn GTGT ghi theo các yếu tố như trên mẫu cuối tháng tổng hợp lại. * Bảng ghi công nợ: (Biểu số 2.17) Là mẫu công nợ do máy tính phân tích và in ra theo trình tự ghi sổ. Theo sổ này công nợ của khách hàng - chi tiết từng đối tượng là tập hợp từ TK 131 - chi tiết từng đối tượng nó bao gồm cả khoản người mua trả ngay và nhận nợ. Tại Công ty TNHH Văn Minh công nợ được kế toán theo dõi trực tiếp trên cơ sở là các Hóa đơn GTGT. Bảng ghi công nợ được đóng quyển cho từng tháng, mỗi tờ sổ theo dõi một khách hàng. Căn cứ tổng số tiền trên Hóa đơn GTGT phản ánh số tiền khách hàng nợ, căn cứ vào phiếu thu để phản ánh số tiền khách hàng trả và làm cơ sở xác định số tiền khách hàng còn nợ. Cuối tháng tính tổng cộng để lên bảng cân đối công nợ. * Sổ chi tiết công nợ (Biểu số 2.18): Được lập trên cơ sở số công nợ của khách hàng mua hàng còn tồn tại trong kỳ. Sổ được mở chi tiết cho từng mã khách hàng đã được mã hoá. Sổ được lập dùng để kiểm tra số công nợ mà khách hàng còn nợ công ty. * Bảng cân đối công nợ (Biểu số 2.19): Được lập trên cơ sở là các bảng ghi công nợ sau khi tổng hợp số phát sinh bên Nợ và phát sinh bên Có của từng tháng. Bảng cân đối công nợ tập hợp cho tất cả các khách hàng thanh toán chậm trả tiền hàng của công ty. Sổ Cái TK 131 - “Phải thu của khách hàng” (Biểu số 2.20): Sổ này tổng hợp theo TK 131, trong đó phản ánh tổng số tiền thanh toán trên các hóa đơn bán hàng vào bên Nợ và số tiền khách hàng trả vào bên Có. 2.6 Kế toán chi phí bán hàng. Chi phí bán hàng phát sinh trong công ty TNHH Văn Minh bao gồm các khoản sau: - Chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương (BHXH, BHYT, KPCĐ), các khoản phụ cấp của ban giám đốc, nhân viên quản lý, nhân viên bán hàng vận chuyển ở các phòng ban và kho của doanh nghiệp. - Khấu hao TSCĐ dùng cho công tác quản lý doanh nghiệp. TSCĐ của Công ty TNHH Văn Minh phục vụ cho hoạt động kinh doanh gồm: máy vi tính, văn phòng làm việc, nhà kho, Ô tô . Để theo dõi tình hình TSCĐ, hiện nay Công ty TNHH Văn Minh đang áp dụng phương pháp tính khấu hao theo đường thẳng. Việc khấu hao TSCĐ đã được nhập dữ liệu ngay khi vào màn hình “ Kế toán TSCĐ’’. - Chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ công tác bán hàng bao gồm: tiền thuê kho, thuê bến bãi, thuê bốc vác, vận chuyển ngoài ra còn bao gồm cả các khoản chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng như: chi phí vận chuyển, bốc dỡ, phí mở L/C, phí ngân hàng, tiền điện thoại cho nhân viên bán hàng, các công cụ, dụng cụ phục vụ quá trình bán hàng, đồ dùng văn phòng dùng cho quản lý, tiền điện nước, điện thoại, Fax, nối mạng Internet, tiền photo, tiền báo chí… Khi nào nhận được phiếu chi, Giấy báo nợ và hoá đơn 01 GTGT thì kế toán căn cứ vào các chứng từ phát sinh đó để nhập dữ liệu. Kế toán vào màn hình giao diện, sau đó vào mục chứng từ chọn phiếu chi tiền hay giấy báo nợ để nhập dữ liệu vào máy: Trên phiếu chi này có 2 lệnh: (Biểu số 2.21) (Biểu số 2.21) Lập bút toán. Khi vào Bút toán ta thao tác như sau: tại ô số phiếu, Ngày chứng từ, người nhận, địa chỉ ta đánh theo phiếu chi, tháng nào thì ta hạch toán vào tháng đó, ô diễn giải ta đánh như lý do chi ở phiếu chi (gốc), ô chứng từ gốc cũng đánh như phiếu chi (gốc), sau đó xuống phần STT tự đánh số, cột số tiền thì đánh số tiền như ở phiếu chi, cột TK Nợ, chi tiết nợ, chi tiết nợ và cột mã phí không cần đánh, chỉ cần đánh vào ô diễn giải khoản chi như phiếu chi là máy sẽ tự động hoàn chỉnh nốt các cột còn lại. Sau đó chuyển sang lệnh Hoá đơn GTGT, ở đây ta chỉ cần đánh mức thuế suất vào cột thuế suất là máy sẽ tự động tính ra số thuế ta phải nộp. Sau đó muốn in lọc hay nhập phiếu mới thì chọn nút ở dưới. VD2: Khi nhận được phiếu chi ngày 10/03/05 chi phí vận chuyển thì kế toán vào phần Phiếu chi tiền và nhập các nội dung cần thiết căn cứ vào hoá đơn GTGT và phiếu chi theo các thao tác đã trình bày ở trên. - Chi phí bằng tiền khác: Các chi phí bằng tiền khác phát sinh trong tháng ở Công ty TNHH Văn Minh: chi phí hội nghị, tiếp khách, công tác phí, các loại phí giao dịch mua bán ngoại tệ… Cũng tương tự như phần chi phí dịch vụ mua ngoài kế toán làm tương tự chỉ khác là khi lập bút toán thì phản ánh như sau: thay TK 642(7) bằng TK 642(8). Sổ được dùng để phản ánh chi phí bán hàng là sổ Cái TK642. Mẫu sổ Sổ Cái TK 642 - “Chi phí bán hàng”(Biểu số 2.22): Sau khi nhập liệu như đã trình bày như phần kế toán chi phí bán hàng ở trên máy sẽ tự động chuyển số liệu và số liệu sẽ đươc nhập vào sổ Cái TK 642. Trên sổ này phản ánh các khoản chi phí mà doanh nghiệp đã chi ra phục vụ quá trình bán hàng. Cuối tháng kết chuyển sang TK911 để xác định kết quả. 2.7 Kế toán thuế GTGT. Công ty đăng ký nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế và sử dụng các mẫu hoá đơn, bảng kê hoá đơn hàng hoá dịch vụ mua vào, bán ra, tờ khai thuế GTGT theo đúng mẫu do Bộ tài chính ban hành. Thuế GTGT phải nộp được xác định bằng công thức sau: Số thuế GTGT phải nộp = thuế GTGT đầu ra - Thuế GTGT đầu vào. Cuối mỗi tháng kế toán cũng căn cứ vào các GTGT mua vào và bán ra của doanh nghiệp mà lập các bảng kê. Từ những phần hành kế toán ở trên máy tính sẽ tự động đưa số liệu vào các bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá mua vào bán ra của doanh nghiệp trong tháng và tờ khai nộp thuế hàng tháng của doanh nghiệp. Bảng kê này dùng để kiểm tra lại xem còn sót hoá đơn hay nhầm hoá đơn khi thấy không khớp với số tiền phải nộp. Muốn xem bảng này ta chỉ cần vào màn hình giao diện, rồi chọn mục báo cáo, chọn tiếp Bảng kê hoá đơn hoặc Tờ khai thuế. Sau đó chọn vào hoặc ra, chọn lập rồi in. Sổ kế toán dùng ở đây là sổ cái TK 333.11 - “Thuế GTGT đầu ra”: (Biểu số 2.23) . Sổ này tập hợp thuế GTGT phải nộp theo từng Hóa đơn GTGT. Cuối mỗi tháng khấu trừ thuế GTGT để xác định số thuế còn phải nộp cuối kỳ. Bảng kê hoá đơn và tờ kê khai thuế mẫu như Mẫu bảng: * Bảng kê khai thuế GTGT cả đầu ra (Biểu số 2.24) và đầu vào (Biểu số 2.25). Cuối tháng, kế toán vào màn hình giao diện rồi vào mục Báo cáo chọn Bảng kê hoá đơn, sau đó chọn đầu vào hoặc đầu ra. Bảng kê này dùng để kiểm tra khi cần thiết, chẳng hạn kiểm tra số hoá đơn GTGT bị huỷ. * Tờ khai thuế GTGT dùng để xác định nghĩa vụ nộp thuế của doanh nghiệp với cơ quan thuế. Cuối tháng, kế toán vào màn hình giao diện rồi vào mục Báo cáo chọn Tờ khai thuế GTGT (Biểu số 2.26). 2.8 Kế toán xác định kết quả hoạt động kinh doanh. Kết quả hoạt động kinh doanh = Doanh thu bán hàng thuần - Giá vốn hàng bán - Chi phí bán hàng + Thu nhập hoạt động tài chính Ở công ty TNHH Văn Minh việc xác định kết quả bán hàng được xác định theo quý. Kế toán sử dụng TK911 - Xác định kết quả kinh doanh và TK421 - Lợi nhuận chưa phân phối để hạch toán xác định kết quả. Cuối tháng, quý căn cứ vào các số liệu có từ trước kế toán vào màn hình chọn các mục theo trình tự sau: Tổng hợp Hạch toán cuối tháng Lập bảng cân đối tháng Kết chuyển cuối tháng (Biểu số 2.27) Khi đó kế toán lần lượt thực hiện các bút toán kết chuyển theo định khoản đã có sẵn trong phần mềm như sau: - Kết chuyển doanh thu: KC1 (Biểu số 2.28) Sau đó kick vào nút thực hiện. Máy sẽ tự động kết chuyển. Khi song kick nút bước sau máy sẽ chuyển sang bút toán KC2. - Kết chuyển chi phí (gồm giá vốn và chi phí bán hàng) và Thu nhập hoạt động tài chính (Biểu số 2.29) (Biểu số 2.29) Sau đó kick vào nút thực hiện. Máy sẽ tự động kết chuyển. Khi song kick nút bước sau máy sẽ chuyển sang bút toán KC3. - Kết chuyển lãi: (Biểu số 2.30) Sau đó kick vào nút thực hiện. Máy sẽ tự động kết chuyển. Khi song kick nút ra. Quá trình kết chuyển được hiểu như sau: - Kết chuyển tài khoản giảm trừ doanh thu vào TK doanh thu Nợ TK 531: 259.925 Có TK 511: 259.925 - Kết chuyển tài khoản doanh thu vào TK kết quả kinh doanh Nợ TK 511: 3.091.039.135 Có TK 911: 3.091.039.135 - Kết chuyển tài khoản giá vốn hàng bán vào tài khoản kết quả kinh doanh . Nợ TK 911:2.821.50.241 Có TK 632: 2.821.50.241 - Kết chuyển tài khoản Chi phí bán hàng vào tài khoản kết quả kinh doanh Nợ TK911: 206.657.343 Có TK641: 206.657.343 - Kết chuyển tài khoản Thu nhập HĐTC vào tài khoản kết quả kinh doanh Nợ TK711: 446.490 Có TK911: 446.490 Từ đó, máy sẽ tự tính ra kết quả hoạt động kinh doanh của tháng 3: KQKD = 3.091.039.135 - 2.821.50.241- 206.657.343 + 446.490 = 63.585.041 đồng Khi đó máy sẽ tự ghi vào sổ Cái tài khoản 421, 911 theo định khoản: Nợ TK911: 63.585.041 Có TK421.1: 63.585.041 Để xác định kết quả bán hàng thì doanh nghiệp sử dụng sổ Cái TK 911. Mẫu Sổ Cái TK 911- “Xác định kết quả kinh doanh”(Biểu số 2.31): Dùng để phản ánh các nghiệp vụ kết chuyển doanh thu, chi phí, giá vốn để xác định kết quả kinh doanh. CHƯƠNG 3 MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH VĂN MINH 3.1 Nội dung, yêu cầu hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng. Nội dung hoàn thiện. * Hoàn thiện về tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán. Trên cơ sở hệ thống các tài khoản kế toán áp dụng trong các doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp thương mại nói riêng, kế toán phải xác định các tài khoản cần dùng, nhận biết các nội dung phản ánh trên tài khoản đầy đủ, chính xác. Tuỳ thuộc vào tình hình thực tế hoạt động sản xuất kinh doanh, từng phương thức bán hàng, từng mặt hàng mỗi doanh nghiệp kinh doanh, kế toán nghiên cứu, vận dụng và chi tiết các tài khoản cho phù hợp, tiện theo dõi sao cho việc hạch toán luôn sát với thực tế, đáp ứng được yêu cầu quản lý. Hiện nay do có sự thay đổi về hệ thống chuẩn mực kế toán nên hệ thống tài khoản cũng có sự thay đổi về số hiệu tài khoản và nội dung ghi chép. Do vậy, kế toán cần phải thường xuyên theo dõi cập nhật thông tin và phản ánh chính xác theo quyết định để có cách xử lý kịp thời. * Hoàn thiện tổ chức sổ sách kế toán Căn xứ vào quy mô, điều kiện hoạt động của doanh nghiệp và các hình thức tổ chức hệ thống sổ kế toán, từng doanh nghiệp sẽ lựa chọn cho mình một hình thức tổ chức sổ sách kế toán cho phù hợp. Nhìn chung hoàn thiện sổ kế toán bao gồm hoàn thiện sổ kế toán tổng hợp và hoàn thiện sổ kế toán chi tiết. Hoàn thiện sổ chi tiết giúp cho việc hạch toán tổng hợp và chi tiết kết quả bán hàng, trên cơ sở đó đánh giá hoạt động tiêu thụ theo từng đối tác kinh doanh, từng đối tượng kinh doanh, từng địa điểm kinh doanh. Từ các chứng từ ban đầu, số liệu sẽ được vào các sổ chi tiết, đồng thời lên các sổ tổng hợp nhằm phân tích đánh giá thông tin hữu ích cho nhà quản lý trong quá trình hoạch định, lãnh đạo và ra quyết định. Để hệ thống sổ kế toán thực sự có ý nghĩa, cung cấp được những thông tin cần thiết và kịp thời cho công tác quản lý doanh nghiệp thì cùng một hình thức kế toán cũng cầm có sự lưa chọn các loại sổ để ghi chép sao cho có hiệu quả và phù hợp nhất. Trên thực tế, các doanh nghiệp thương mại tuỳ vào điều kiện kinh doanh, mặt hàng kinh doanh của đơn vị mình để có hệ thống sổ kế toán theo dõi cho phù hợp nhằm quản lý tốt. Yêu cầu hoàn thiện. Bán hàng là khâu cuối cùng trong toàn bộ quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị nhằm đáp ứng những sản phẩm, hàng hoá hữu ích cho nhu cầu xã hội. Để thực hiện hoạt động bán hàng có hiệu quả, đáp ứng nhu cầu xã hội, đạt được doanh lợi ngày càng cao, các đơn vị kinh doanh phải xây dựng cho mình kế họach kinh doanh, trong đó có kế hoạch bán hàng một cách khoa học hợp lý trên cơ sở tính toán nhu cầu xã hội, tính toán đầy đủ, chính xác các khoản chi phí và kết quả trong hoạt động kinh doanh. Do đó doanh nghiệp cần: - Tuân thủ những nguyên tắc và quy định có tính pháp lệnh về công tác kế toán thống nhất áp dụng trong việc hạch toán kế toán bán hàng và xác định kết quả tại các doanh nghiệp thương mại . - Kế thừa những thành công của công tác hạch toán kế toán đã và đang thực hiện tại các doanh nghiệp thương mại. - Việc hoàn thiện phải phù hợp với quy mô, đặc điểm của từng doanh nghiệp. - Phù hợp với chế độ kế toán và cơ chế quản lý tài chính của Nhà nước áp dụng tại các doanh nghiệp. - Phù hợp với năng lực và trình độ của đội ngũ cán bộ kế toán, đảm bảo hiệu quả và hiệu suất hoạt động của bộ máy kế toán. - Việc hoàn thiện phải phù hợp với quy mô của doanh nghiệp. Nguyên tắc hoàn thiện. Hoàn thiện hạch toán kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong các doanh nghiệp thương mại phải được dựa trên những nguyên tắc nhất định. Những nguyên tắc này đều không nằm ngoài thực tiễn tổ chức quản lý công tác kế toán kết hợp với sự nghiên cứu của cơ quan chức năng, chuyên gia kế toán. Theo đó: - Hạch toán kế toán phải tuân thủ với những quy định của Nhà nước đã ban hành về công tác tổ chức kế toán thống nhất, phù hợp với tình hình và điều kiện kinh doanh của từng đơn vị. Sự phù hợp trong việc hoàn thiện hạch toán kế toán còn thể hiện trong việc tính toán chi phí để xác định lãi (lỗ), phải đảm bảo ghi nhận doanh thu cung cấp sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ cho khách hàng đã thanh toán nhằm phản ánh doanh thu đúng thực tế, tránh hạch toán trùng lặp hoặc bỏ sót giữa các nghiệp vụ phát sinh. - Việc hạch toán doanh thu bán hàng phải tuân theo nguyên tắc phù hợp giữa doanh thu và chi phí. Muốn tổ chức kế toán chi tiết doanh thu bán hàng phục vụ cho kế toán quản trị có hiệu quả thì tổ chức kế toán chi tiết doanh thu phải phù hợp với kế hoạch doanh thu mà doanh nghiệp đã xây dựng để đảm bảo tính so sánh, phân tích, đánh giá giữa tình hình thực hiện với kế hoạch đặt ra. - Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá trong các doanh nghiệp thương mại phải đảm bảo tiết kiệm, có hiệu quả. Tổ chức hạch toán sao cho gọn nhẹ, tiết kiệm chi phí bỏ ra mà vẫn đảm bảo thu thập thông tin đầy đủ kịp thời. Đồng thời trong công tác hạch toán kế toán muốn hiệu quả phải thống nhất trong cách hạch toán để có thể đánh giá, so sánh số liệu kế toán trên các báo cáo tài chính của kỳ kế toán khác nhau. 3.2. Một số ý kiến nhằm hoàn hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Văn Minh. 3.2.1 Nhận xét chung về công tác quản lý và công tác kế toán tại Công ty TNHH Văn Min. Đến thực tập tại Công ty TNHH Văn Minh trong một thời gian ngắn, dựa trên những nhận thức, hiểu biết của bản thân về lý luận, nay lại có những hiểu biết về thực tế, Em nhận thấy công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Văn Minh có những ưu, nhược điểm nhất định như sau: * Ưu điểm. Thứ nhất: Công ty đã tìm được những giải pháp tổ chức hoạt động kinh doanh, đưa công ty ngày càng đứng vững và phát triển trong nền kinh tế thị trường hiện nay. Đó là công ty có bộ máy quản lý gọn nhẹ, làm việc hiệu quả, linh hoạt, nhạy bén trong công tác quản lý. Hệ thống các phòng ban chức năng của công ty cố vấn một cách có hiệu quả cho giám đốc về tình hình kinh doanh của Công ty. Với việc gắn trách nhiệm đến từng nhân viên công ty đã tạo được ý thức trách nhiệm trong bán hàng của từng thành viên. Và trong sự phát triển của Công ty không thể không nói đến sự đóng góp quan trọng của công tác kế toán, đặc biệt là công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng. Đặc biệt là việc Công ty đã áp dụng phần mềm kế toán. Đây là một việc làm hết sức cần thiết trong nền kinh tế thị trường như hiện nay. Thứ hai: Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức hợp lý, với đội ngũ kế toán có năng lực, có trình độ chuyên môn (100% tốt nghiệp đại học), có kinh nghiệm, nhiệt tình trong công việc lại được bố trí hợp lý với trình độ chuyên môn, khả năng của mỗi người, tạo điều kiện nâng cao tinh thần trách nhiệm của mỗi người, đồng thời có tinh thần tương trợ nhau, mỗi cá nhân được phát huy hết khả năng năng lực của mình. Bên cạnh đó Công ty đã sử dụng phần mềm kế toán Softwave để tạo điều kiện đáp ứng được yêu cầu thực tế đặt ra. Đây là một việc làm hết sức cần thiết trong nền kinh tế thị trường như hiện nay. Thứ ba: Về hệ thống chứng từ kế toán. Hệ thống chứng từ ban đầu của công ty được tổ chức hợp pháp, hợp lệ, tuân thủ một cách chặt chẽ các nguyên tắc về chế độ chứng từ kế toán, ngoài ra công ty còn sử dụng một số chứng từ đặc thù, các khoản chi phí phát sinh tại công ty đều có giấy tờ hợp lệ. Nhờ đó công ty đã kiểm soát tốt các chi phí phát sinh nhằm phục vụ việc kinh doanh. Sau khi sử dụng các chứng từ kế toán đã được bảo quản và lưu giữ một cách rất cẩn thận và khoa học. * Nhược điểm. Do công ty có chi nhánh tại thành phố Hồ Chí Minh và các kho ở cách xa trụ sở công ty nên việc thu thập, lập và gửi chứng từ về phòng kế toán của công ty đôi khi chưa đáp ứng được yêu cầu của thực tế đặt ra. 3.2.2 Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Văn Minh. Qua thời gian tìm hiểu công tác kế toán ở Công ty TNHH Văn Minh, đặc biệt là phần kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng, cùng với kiến thức đã tiếp thu được khi ngồi trên ghế nhà trường, Em xin mạnh dạn đề xuất một số ý kiến như sau: Ý kiến 1: Về chứng từ sử dụng. Do quy mô của Công ty TNHH Văn Minh bao gồm 4 kho, mỗi kho ở một địa điểm khác nhau và cách xa nhau nhưng hoạt động kinh doanh chính lại ở kho Phùng Hưng. Vì vậy mà lượng hàng dư từ trong các kho có thể không đều nhau, có những trường hợp phải chuyển từ kho này đến kho kia để tiện cho việc tiêu thụ. Trong những quá trình luân chuyển đó, kế toán không lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, có tác dụng theo dõi vật tư, hàng hoá di chuyển từ kho đến kho kia trong nội bộ đơn vị, là căn cứ thủ kho ghi và thẻ kho, kế toán ghi sổ chi tiết và làm chứng từ vận chuyển trên đường. Để hoàn thiện công tác kế toán bán hàng, kế toán tại Công ty TNHH Văn Minh nên dùng thêm chứng từ này. Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ do kế toán lập thành 2 liên. Khi xuất kho ghi: ngày, tháng, năm, xuất, ký và ghi rõ họ tên vào các liên rồi giao cho người vận chuyển mang theo khi vận chuyển trên đường. Tại kho nhập hàng, sau khi kiểm đủ số hàng, thủ kho ghi: ngày, tháng, năm nhập, ký tên cùng người vận chuyển. Thủ kho Nhập giữ liên 2, thủ kho Xuất giữ liên 1 để ghi thẻ kho rồi chuyển cho phòng kế toán hoàn thiện và ghi sổ kế toán. Mẫu sổ như (Biểu số 2.32) Ý kiến 2: Đối với bút toán ghi nhận doanh thu. Kế toán ghi toàn bộ vào tài khoản đối ứng là TK 131 - “Phải thu của khách hàng”. Do đó khi vào sổ các thẻ hạch toán chi tiết cho TK 131 đều không phản ánh đúng bản chất nghiệp vụ phát sinh. Trong trường hợp này, kế toán có thể nên định khoản như sau: Nợ TK 111: Số tiền khách hàng thanh toán bằng tiền mặt. Nợ TK 112: Số tiền khách hàng thanh toán qua ngân hàng. Nợ TK 131 (Chi tiết từng khách hàng): Số tiền khách hàng nhận nợ. Có TK 511 (511.1): Doanh thu bán hàng chưa thuế. Có TK 333 (333.11): Thuế GTGT phải nộp. Tức là chỉ khi nào khách hàng thanh toán trả chậm mới ghi vào TK 131. Khi vào sổ kế toán, căn cứ trên Hóa đơn GTGT kế toán nhập dữ liệu vào máy tính theo các TK đối ứng có liên quan. Lúc này máy tính sẽ phân tích và chuyển dự liệu và các sổ có liên quan của các TK. Chẳng hạn, trên sổ Cái TK 131 -“Phải thu của khách hàng” chỉ có doanh thu và thuế GTGT phải nộp của những hóa đơn nào khách hàng chưa thanh toán, còn lại những hóa đơn của khách hàng thanh toán bằng tiền mặt, tiền gửi Ngân hàng…sẽ chuyển sang sổ Cái TK 111 -“Tiền mặt”, sổ Cái TK112 - “Tiền gửi Ngân hàng”…Mẫu các sổ này giống như mẫu sổ Cái các TK 131, TK 511, ... Trên cơ sở đó, TK 131 không cần chi tiết theo mã KVL 01, KVL 02 (Khách vãng lai) mà hạch toán luôn trên TK 111 hoặc TK 112 … Lúc này sổ Cái TK 131 - “Phải thu của khách hàng” sẽ có sự thay đổi. Chẳng hạn, xét đối với Hoá đơn GTGT số GB310299 Lương Bằng trả bằng tiền mặt, kế toán định khoản như sau: Nợ TK111: 7.875.000đ Có TK511.1: 7.500.000đ Có TK333.1: 375.000đ Lúc này trên bảng ghi công nợ của máy tính không có dòng phản ánh nghiệp vụ này, Sổ cái TK131 cũng vậy. Trên sổ này chỉ có nghiệp vụ hàng nhận nợ ngày 10/03. Theo cách ghi này còn có ưu điểm là việc ghi công nợ sẽ được thực hiện trên máy tính 1 cách dễ dàng. Bởi vì khi vào TK 131, kế toán thường có các mã số, ký hiệu cho từng khách hàng nào, đã trả hay chưa, còn nợ bao nhiêu, kế toán chỉ việc lọc theo bút toán theo mã số trên máy tính. Lúc này bảng ghi công nợ mới phản ánh chính xác thực tế tình hình công nợ và thanh toán công nợ của khách hàng. Ý kiến 3: Đối với bảng ghi công nợ của khách hàng. Trên thực tế, kế toán tại Công ty TNHH Văn Minh sử dụng 2 mẫu “Bảng ghi công nợ” như đã nêu, để tận dụng tối đa tính tiện ích của máy tính kế toán chỉ nên sử dụng mẫu do máy tính phân tích và lập theo từng tài khoản mã khách hàng. Hơn nữa theo kiến nghị thứ 2 thì việc định khoản như vậy trên TK 131 - chi tiết từng đối tượng sẽ phản ánh đúng các nghiệp vụ phát sinh khi khách hàng nhận nợ. Và để dễ theo dõi kiểm tra, kế toán nên đổi tên thành “Sổ chi tiết theo dõi công nợ khách hàng” cũng vẫn chi tiết cho từng đối tượng thay cho “Bảng ghi công nợ”. Ý kiến 4: Việc mã hoá danh mục hàng hoá. Công ty thì có rất nhiều mặt hàng, mà mỗi mặt hàng lại có nhiều loại. N 01 1 Mặt hàng hoá chất Loại NaOH Mặt hàng vần N Chẳng hạn: loại xút NaOH thì lại có hàng tinh khiết và hàng công nghiệp hay dụng cụ thì có dụng cụ của Trung Quốc và dụng cụ của Singapo, của Đức…Khi đó công ty chỉ mã hoá tới loại mặt hàng đó thôi, thực tế còn có thể mã hoá theo cả chi tiết mặt hàng đó. Ví dụ: Với loại xút NaOH, trước đây chỉ mã hoá được là 1N01 trong đó: Nhưng khi ta tìm đến thì cũng chưa thể biết ngay được đâu là hàng tinh khiết, đâu là hàng công nghiệp, thực tế công ty có thể mã hoá theo cả chất lượng mặt hàng bằng cách như sau: ta chỉ cần thêm vào mã là 1N01-1 trong đó: 1 N -1 01 Mặt hàng vần N Loại NaOH Mặt hàng hoá chất Loại NaOH tinh khiết( hay công nghiệp) Khi đó ta có danh mục mã hoá mặt hàng mới là: (Biểu số 2.33) Cấp Mã Mặt hàng 1 1 Mặt hàng hoá chất 2 1N Mặt hàng hoá chất vần N 3 1N01 Mặt hàng hoá chất NaOH 4 1N01-1 Mặt hàng hoá chất NaOH tinh khiết Ngoài ra công ty cũng nên mã hoá theo cả kho nữa. Chẳng hạn, kho Phùng hưng thì mã hoá là 1, mặt hàng hoá chất mã hoá là H, tức là thay 1H bằng 1 cho dễ tìm hơn. Hay với loại Acid Lactic chẳng hạn. Trước đây mã hoá như sau: 1A31 : Acid lactic. Nhưng do có nhiều mặt hàng Acid như vậy và có nhiều mặt hàng có chữ cái A ở đầu như Acid foocmic, Acid axetic, Axeton, Anilin… lên khi vào tìm mặt hàng lại phải vào 1A sau đó tìm đến số 31 mới thấy.Vì vậy thực tế công ty có thể mã hoá như sau: 1ACL-1 trong đó: L -1 AC Mặt hàng Acid Loại Acid lactic Loại Acid vần L Mặt hàng hoá chất 1 Khi đó ta có danh mục mã hoá mặt hàng mới là: (Biểu số 2.34) Cấp Mã Mặt hàng 1 1 Mặt hàng hoá chất 2 1AC Mặt hàng hoá chất Acid 3 1ACL Mặt hàng hoá chất Acid vần L 4 1N01-1 Mặt hàng hoá chất Acid lactic Ý kiến 5: Ngoài ra công ty cũng lên sử dụng TK159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho và TK413-Chênh lệch tỷ giá hối đoái để thể hiện một cách chính xác và đảm bảo an toàn cho doanh nghiệp. Trên đây là một số những kiến nghị của cá nhân nhằm hoàn thiện công tác tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Văn Minh. Là một Công ty TNHH hoạt động khác với các DNNN, mọi chỉ tiêu kế hoạch, phương hướng hoạt động kinh doanh đều dưới sự kiểm soát trực tiếp của Giám đốc, bộ máy kế toán và công tác tổ chức hoạt động kế toán mang tính chất nội bộ rất linh hoạt, phù hợp với tình hình quản lý. Do vậy, dù có những ưu điểm nổi bật như: tạo sự năng động, sáng tạo, hiệu quả nhưng cũng không tránh khỏi những hạn chế. Những kiến nghị đưa ra sẽ góp phần khắc phục những hạn chế này, đưa Công tác kế toán tại Công ty TNHH Văn Minh hoàn chỉnh hơn. KẾT LUẬN Trong nền kinh tế thị trường, với sự cạnh tranh khốc liệt thì sự thành công hay thất bại của một doanh nghiệp trên thương trường thể hiện khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp đó. Muốn thành công và khẳng định vị thế của mình các doanh nghiệp đêu phải bắt đầu từ việc nắm vững nội lực, tiềm năng cũng như tình hình hoạt động kinh doanh của đơn vị mình. Và chỉ có các thông tin phân tích từ bộ phận kế toán cung cấp mới đáp ứng được yêu cầu này của nhà quản trị. Vì vậy, hoàn thiện công tác kế toán nói chung và công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh trong các doanh nghiệp thương mại nói riêng có vai trò rất quan trọng. Đặc biệt trong điều kiện nền kinh tế còn nhiều biến động, các cơ chế chính sách quản lý của nhà nước còn chưa ổn định, hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng không chỉ cung cấp thông tin, cung cấp thước đo hiệu quả kinh doanh mà còn là công cụ hữu hiệu kiểm kê, kiểm soát mọi nguồn lực cho các doanh nghiệp thương mại . Qua thời gian thực tập tại Công ty TNHH Văn Minh, Em nhận thấy Công ty hết sức coi trọng công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng, công tác này được thực hiện một cách khoa học, chấp hành nghiêm chỉnh những quy định của Nhà nước. Tuy nhiên thời gian qua công tác này vẫn còn những hạn chế nhất định nhưng Em tin rằng, với kinh nghiệm vững vàng và trình độ chuyên môn cao của đội ngũ kế toán thì công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng của Công ty ngày càng hoàn thiện và hiệu quả hơn. Trong quá trình thực tập tốt nghiệp và hoàn thành chuyên đề tại Công ty TNHH Văn Minh, Em đã nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình của các cán bộ, nhân viên công ty nói chung và các cán bộ phòng kế toán nói riêng. Đặc biệt dưới sự hướng dẫn trực tiếp của thầy giáo Trương Anh Dũng, cùng với sự nỗ lực tìm hiểu và học hỏi của bản thân, Em đã cố gắng thể hiện một cách chính xác và trung thực các vấn đề lý luận cũng như thực tế của công ty trong bài chuyền đề tốt nghiệp này. Tuy nhiên, do thời gian thực tập ngắn cũng như khả năng tiếp cận thực tế, kinh nghiệm và trình độ còn hạn chế nên bài chuyên đề này khó tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được sự đóng góp, chỉ bảo của các thầy, các cô và các cán bộ phòng kế toán Công ty TNHH Văn Minh cùng toàn thể các bạn để bài viết này được hoàn thiện hơn giúp Em có thể rút ra những kinh nghiệm bổ ích phục vụ cho quá trình công tác thực tế sau này. Cuối cùng Em không biết nói gì hơn, Em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Trương Anh Dũng, các thầy cô giáo trong bộ môn kế toán cùng toàn thể cán bộ nhân viên trong phòng kế toán Công Ty TNHH Văn Minh đã giúp đỡ Em hoàn thành chuyên đề này. Hà nội, ngày 28 tháng 01 năm 2007. Sinh viên thực hiện Nguyễn Thị Thuý TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Giáo trình kế toán tài chính trong các doanh nghiệp, chủ biên: PGS.TS. Đặng Thị Loan, Khoa Kế toán, Trường Đại học kinh tế quốc dân, Nhà xuất bản Thống Kê - 2005 2. Giáo trình Lý thuyết hạch toán kế toán, Trường Đại học kinh tế quốc dân 3. Hệ thống kế toán Việt Nam, Chế độ kế toán doanh nghiệp (Ban hành kèm theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 26/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính), Nhà xuất bản Tài chính – năm 2006 NHẬN XÉT CỦA PHÒNG KẾ TOÁN - CÔNG TY TNHH VĂN MINH NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN