Đề tài Tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty HIPT

p B¶ng c©n ®èi sè ph¸t sinh Chøng tõ vÒ mua hµng vµ thanh to¸n víi nhµ cung cÊp B¶ng b¸o c¸o tµi chÝnh 2.2. KÕ to¸n chi tiÕt hµng ho¸ §Ó ®¶m b¶o h¹ch to¸n hµng ho¸ phï hîp víi lo¹i h×nh kinh doanh cña C«ng ty, kÕ to¸n chi tiÕt hµng ho¸ cña C«ng ty HiPT ®­îc tiÕn hµnh theo ph­¬ng ph¸p thÎ song song, tøc lµ viÖc ghi sæ ®­îc tiÕn hµnh ®ång thêi c¶ kho vµ phßng kÕ to¸n. - T¹i kho : Thñ kho sö dông thÎ kho ®Ó ghi chÐp hµng ngµy t×nh h×nh nhËp xuÊt hµng ho¸ theo chØ tiªu sè l­îng trªn c¬ së phiÕu nhËp kho, phiÕu xuÊt kho. §Ó thuËn tiÖn cho viÖc ghi chÐp, kiÓm tra, ®èi chiÕu vµ qu¶n lý tõng lo¹i hµng hãa, kÕ to¸n më cho mçi nhãm hµng ho¸ mét quyÓn thÎ kho vµ më cho c¶ n¨m. Trong mçi quyÓn thÎ kho, mçi lo¹i hµng ho¸ ®­îc më vµ ghi chÐp trªn mét tê sæ nhÊt ®Þnh. Sè thø tù cña tõng lo¹i hµng hãa trong tõng quyÓn thÎ kho sÏ thèng nhÊt víi sè thø tù cña tõng lo¹i hµng ho¸ ®ã trªn b¶ng kª tæng hîp nhËp xuÊt tån. Khi nhËn ®­îc c¸c phiÕu nhËp kho, phiÕu xuÊt kho thñ kho thùc hiÖn nhËp xuÊt hµng ho¸ sau ®ã ghi sè l­îng hµng ho¸ thùc nhËp, thùc xuÊt vµo thÎ kho. Cuèi ngµy thñ kho tÝnh tån kho vµ ghi vµo thÎ kho cña tõng lo¹i hµng ho¸. §Þnh kú (10 ngµy) sau khi ghi thÎ kho xong thñ kho sÏ chuyÓn cho phßng kÕ to¸n c¶ thÎ kho vµ phiÕu nhËp kho, phiÕu xuÊt kho. Cuèi th¸ng thñ kho tiÕn hµnh tÝnh sè tån kho cña tõng lo¹i hµng ho¸. - T¹i phßng kÕ to¸n §Þnh kú kÕ to¸n hµng ho¸ xuèng kho nhËn thÎ kho vµ phiÕu nhËp kho vµ phiÕu xuÊt kho. Phßng kÕ to¸n sÏ tiÕn hµnh ph©n lo¹i chøng tõ theo phiÕu nhËp kho, phiÕu xuÊt kho vµ theo sè thø tù t¨ng dÇn sau ®ã kiÓm tra viÖc ghi chÐp trªn thÎ kho, sè tån cuèi kú trªn thÎ kho nÕu phï hîp sÏ ®iÒn bæ sung ®¬n gi¸, tiÒn nhËp, tiÒn xuÊt, sau ®ã kÕ to¸n tr­ëng ký x¸c nhËn. §Ó thuËn tiÖn cho c«ng t¸c h¹ch to¸n sau nµy kÕ to¸n hµng ho¸ cßn ®Þnh kho¶n ngay trªn phiÕu nhËp kho, phiÕu xuÊt kho c¨n cø vµo ho¸ ®¬n GTGT mua hµng ho¸ vµ phiÕu chi. Cuèi th¸ng trªn c¬ së sè liÖu cña tõng thÎ kho, kÕ to¸n sÏ chuyÓn sè liÖu nµy vµo b¶ng kª tæng hîp nhËp xuÊt tån nhãm hµng ho¸ t­¬ng øng. ( BiÓu sè 05 ) THÎ KHO Tõ ngµy 1/10 ®Õn ngµy 10/10 Tªn kho : HHO – kho C«ng ty Stt Chøng tõ DiÔn gi¶i Sè l­îng nhËp Sè l­îng xu©t §¬n gi¸ TiÒn nhËp TiÒn xuÊt SH NT 1 2 3 … 1/10 6/10 8/10 … 388 289 392 … NhËp kho dµn m¸y tÝnh HP Brio NhËp kho CO BO6 m¸y tÝnh HP XuÊt kho m¸y tÝnh HP Brio … 10 5 … 3 … 7.500.000 13.877.142 7.500.000 … Sè l­îng nhËp : Sè l­îng xuÊt : Tån cuèi : Ngµy 10 th¸ng 10 n¨m 2003 KÕ to¸n tr­ëng Ng­êi lËp biÓu (ký, hä tªn) ( ký, hä tªn ) §èi víi hµng ho¸ nhËp khÈu, quy tr×nh thÎ kho còng t­¬ng tù. Quy tr×nh h¹ch to¸n hµng ho¸ theo ph­¬ng ph¸p thÎ song song ®­îc thÓ hiÖn qua s¬ ®å sau : ( S¬ ®å sè 08 ) PhiÕu nhËp kho B¶ng tæng hîp N-X-T KÕ to¸n hµng hãa ThÎ kho KÕ to¸n tæng hîp PhiÕu xuÊt kho 2.3. KÕ to¸n tiªu thô hµng ho¸ Khi mua hµng ho¸ doanh nghiÖp thùc hiÖn ®Çu vµo cña m×nh th× khi tiªu thô hµng ho¸ doanh nghiÖp thùc hiÖn ®Çu ra cña m×nh. §Ó thùc hiÖn tèt ho¹t ®éng nµy, doanh nghiÖp lu«n quan t©m ®Õn uy tÝn cña m×nh khi tham gia kinh doanh b»ng c¸c dÞch vô hç trî kh¸ch hµng, b¶o hµnh miÔn phÝ, h­íng dÉn cµi ®Æt vµ xö lý mét sè ch­¬ng tr×nh th«ng dông cho kh¸ch hµng … víi ph­¬ng ch©m ®¸p øng tèi ®a nhu cÇu cña kh¸ch hµng. C«ng ty sö dông rÊt nhiÒu lo¹i h×nh tiªu thô phï hîp víi tõng ®èi t­îng kh¸ch hµng nh­ : tiªu thô hµng ho¸ theo ph­¬ng thøc b¸n bu«n ( b¸n bu«n vËn chuyÓn th¼ng vµ b¸n bu«n qua kho ), b¸n dù ¸n, b¸n lÎ. Thñ tôc xuÊt hµng : Hµng ho¸ ë C«ng ty khi xuÊt kho b¸n cho kh¸ch hµng hay cho c¸c môc ®Ých kh¸c nh­ : tiªu dïng néi bé, trang bÞ cho c¸c ®¬n vÞ trùc thuéc …®Òu dïng ho¸ ®¬n GTGT. Khi kh¸ch hµng cã nhu cÇu mua hµng cña C«ng ty nh©n viªn phßng kinh doanh viÕt ho¸ ®¬n GTGT vµ xin x¸c nhËn cña gi¸m ®èc C«ng ty, sau ®ã kh¸ch hµng ph¶i mang ho¸ ®¬n GTGT ®Õn phßng kÕ to¸n nép tiÒn ( nÕu thanh to¸n ngay ) hoÆc ghi sæ c«ng nî ( nÕu mua chÞu ). Cuèi cïng xuèng nhËn hµng t¹i kho hµng ho¸ cña C«ng ty. Ho¸ ®¬n GTGT ®­îc lËp thµnh 3 liªn : Liªn 1 : l­u t¹i quyÓn gèc t¹i phßng kinh doanh Liªn 2 : giao cho kh¸ch hµng Liªn 3 : lµm c¨n cø ®Ó thñ kho xuÊt hµng ho¸. §èi víi hµng ho¸ xuèng kho cho môc ®Ých kh¸c ( tiªu dïng néi bé ), ho¸ ®¬n GTGT còng ®­îc lËp thµnh 3 liªn nh­ng liªn 2 l­u t¹i phßng kÕ to¸n, liªn 3 l­u t¹i kho. ( BiÓu sè 06 ) Ho¸ ®¬n gi¸ trÞ gi¸ t¨ng Liªn 2 ( giao cho kh¸ch hµng ) Ngµy 23 th¸ng 12 n¨m 2003 §¬n vÞ b¸n hµng : C«ng ty cæ phÇn Hç trî ph¸t triÓn tin häc HiPT Sè TK §Þa chØ : 152 Thuþ Khª, Hµ Néi. MS 0100364579 Hä vµ tªn ng­êi mua hµng : C«ng ty NTC Sè TK §Þa chØ : ThÞ x· B¾c Ninh MS H×nh thøc thanh to¸n : TiÒn mÆt STT Tªn hµng hãa dÞch vô §VT Sè l­îng §¬n gi¸ Thµnh tiÒn A B C 1 2 3 = 1x 2 1 2 Vei 8 M¸y tÝnh HP Brio ChiÕc ChiÕc 1 1 14.580.754 8.562.500 14.580.754 8.562.500 Céng tiÒn hµng : 23.143.254 ® ThuÕ suÊt thuÕ GTGT 10%. TiÒn thuÕ GTGT 2.314.325,4 ® Tæng céng tiÒn thanh to¸n 25.457.579,4 ® Sè tiÒn viÕt b»ng ch÷ : hai m­¬i n¨m triÖu bèn tr¨m n¨m m­¬i b¶y ngµn n¨m tr¨m b¶y m­¬i chÝn phÈy bèn ®ång ch½n. Ng­êi mua hµng KÕ to¸n tr­ëng Thñ tr­ëng ®¬n vÞ ( ký, hä tªn ) ( ký, hä tªn ) ( ký, hä tªn, ®ãng dÊu ) C¸c chøng tõ sö dông : Ho¸ ®¬n kiªm phiÕu xuÊt kho, c¸c chøng tõ kh¸c cã liªn quan ( phiÕu b¶o hµnh, phiÕu h­íng dÉn sö dông ) Tµi kho¶n sö dông : TK 156, 157, 632, 511, 111, 112, 131, 333.1.1 cuèi th¸ng kÕ to¸n tæng hîp doanh sè theo bé phËn kinh doanh kÕt chuyÓn vÒ TK 911 Cã thÓ tãm t¾t quy tr×nh tiªu thô hµng ho¸ cña C«ng ty HiPT nh­ sau ( S¬ ®å sè 09 ) Ng­êi cã nhu Gi¸m ®èc, Tæ vËt t­ NghiÖp vô cÇu xuÊt hµng kÕ to¸n tr­ëng xuÊt nhËp kho xuÊt hµng (1) (2) (3) LËp chøng tõ DuyÖt lÖnh LËp phiÕu xin xuÊt hµng xuÊt xuÊt kho Thñ kho KÕ to¸n hµng hãa (4) (5) B¶o qu¶n, l­u tr÷ XuÊt hµng Ghi sæ §Ó theo dâi t×nh h×nh tiªu thô cña m¸y tÝnh vµ c¸c hµng ho¸ cã liªn quan ®Õn m¸y tÝnh trong th¸ng hµng ngµy c¨n cø vµo c¸c ho¸ ®¬n GTGT, kÕ to¸n ph¶n ¸nh vµo sæ chi tiÕt b¸n hµng. Mçi ho¸ ®¬n ®­îc ph¶n ¸nh trªn mét dßng, dßng tæng céng cuèi b¶ng cho biÕt doanh thu ch­a thuÕ cña tõng lo¹i m¸y tÝnh còng nh­ tæng céng c¸c lo¹i m¸y tÝnh, tæng sè tiÒn ®· thanh to¸n, ch­a thanh to¸n vµ tæng sè thuÕ GTGT ph¶i nép. §Ó theo dâi t×nh h×nh thanh to¸n, ch­a thanh to¸n cña kh¸ch hµng, kÕ to¸n giao dÞch hµng ho¸ më sæ chi tiÕt TK 131 – ph¶i thu kh¸ch hµng. Sæ nµy ®­îc më cho tõng th¸ng vµ cho tõng kh¸ch hµng. Mçi kh¸ch hµng th­êng xuyªn ®­îc theo dâi trªn mét tê sæ, kh¸ch hµng kh«ng th­êng xuyªn ®­îc theo dâi chung trªn mét tê sæ. Mçi ho¸ ®¬n mua chÞu ®­îc ghi trªn mét dßng vµ ®­îc kÕ to¸n theo dâi cho ®Õn khi kh¸ch hµng thanh to¸n kho¶n nî ®ã. KÕ to¸n tæng hîp doanh thu b¸n hµng c¨n cø vµo sæ chi tiÕt tiªu thô kÕ to¸n tæng hîp vµo sæ c¸i TK 511 ( BiÓu sè 07 ) Sæ chi tiÕt b¸n hµng Ngµy 1/10/2003 ®Õn ngµy 31/10/2003 Chøng tõ DiÔn gi¶i TK §¦ Sè l­îng §¬n gi¸ Thµnh tiÒn SH NT 1/10 553 M¸y tÝnh HP Bri« Celeron 400mhz Dan(Co11B06) B¸n cho Côc xóc tiÕn TM Ph¹m Vò Khiªm (CBPVK) 131 100 13.877.142 1.387.714.200 2/10 669 B¸n MTHP Bri« Celeron c.ty Investlink Do·n Thu Hµ 131 100 7.500.000 750.000.000 Tæng 200 2.137.714.200 Ngµy….th¸ng….n¨m…. KÕ to¸n tr­ëng Ng­êi lËp biÓu ( ký, hä vµ tªn) ( ký, hä vµ tªn) ( BiÓu sè 08 ) Sæ chi tiÕt C«ng nî Ngµy 01 th¸ng 10 n¨m 2003 TK 131 : Ph¶i thu cña ng­êi mua M· kh¸ch NN029 – C«ng ty Investlink D­ nî ®Çu kú : 0 Chøng tõ DiÔn gi¶i TK§¦ Ph¸t sinh Nî Ph¸t sinh Cã SH NT 2/10 669 B¸n 100 MTHP Bri« Celeron 400 511 333 750.000.000 75.000.000 5/10 978 C«ng ty Investlink thanh to¸n tiÒn hµng 111 825.000.000 Céng ph¸t sinh 825.000.000 825.000.000 Ngµy 5 th¸ng 10 n¨m 2003 KÕ to¸n tr­ëng Ng­êi lËp biÓu ( ký, hä tªn ) ( ký, hä tªn ) 2.4. KÕ to¸n thuÕ Hµng hãa cña C«ng ty HiPT lµ ®èi t­îng chÞu thuÕ GTGT theo ph­¬ng ph¸p khÊu trõ. TÊt c¶ hµng ho¸ cña C«ng ty khi tiªu thô trong n­íc chÞu thuÕ GTGT víi thuÕ suÊt 10% trªn gi¸ b¸n. §èi víi hµng ho¸ nhËp khÈu th× thuÕ GTGT C«ng ty ph¶i nép cho nhµ n­íc lµ : ThuÕ GTGT = ( Gi¸ mua t¹i + Gi¸ mua t¹i x ThuÕ nhËp khÈu ) x 10% ph¶i nép cöa khÈu cöa khÈu §Ó ph¶n ¸nh nghÜa vô vµ t×nh h×nh nép thuÕ cña C«ng ty ®èi víi Nhµ n­íc, kÕ to¸n sö dông TK 333 : ThuÕ vµ c¸c kho¶n ph¶i nép cho Nhµ n­íc, vµ thuÕ GTGT ®Çu ra ph¶i nép ®­îc kÕ to¸n theo dâi trªn tµi kho¶n cÊp II, tµi kho¶n 333.1. Cuèi th¸ng c¨n cø vµo ho¸ ®¬n GTGT, kÕ to¸n vµo b¶ng kª chøng tõ hµng ho¸, dÞch vô b¸n ra theo ho¸ ®¬n GTGT. Mçi ho¸ ®¬n ®­îc ghi trªn mét dßng. Khi cã th«ng b¸o cña c¬ quan thuÕ, kÕ to¸n hµng ho¸ c¨n cø vµo b¶ng kª ho¸ ®¬n chøng tõ hµng ho¸, dÞch vô b¸n ra dÓ lËp tê khai thuÕ GTGT theo mÉu sè 01/GTGT. ( BiÓu sè 09 ) B¶ng kª ho¸ ®¬n, chøng tõ hµng ho¸, dÞch vô b¸n ra Th¸ng 12 n¨m 2002 Tªn c¬ së kinh doanh: C«ng ty cæ phÇn Hç trî ph¸t triÓn tin häc §Þa chØ: 152 Thuþ Khª – Hµ Néi M· sè thuÕ : 0100364579 Ho¸ ®¬n, chøng tõ b¸n Tªn ng­êi mua M· sè thuÕ Doanh sè b¸n ch­a cã thuÕ ThuÕ GTGT KHH§ Sè H§ N – T …… …… …… ….. …… ….. ….. KH01- B 87501 15/12 Cty TNHH VÜnh Hµ 0100839724 35.872.000 3.587.200 KH01- B 87508 18/12 Cty TM Hoµng Anh 1000798532 48.572.900 4.857.290 KH01- B 87982 25/12 Cty TNHH Star 0100879832 57.982.000 5.798.200 …… ….. ….. …. …. …. …. Céng 42.842.448.176 2.858.708.723 ( BiÓu sè 10 ) Céng hoµ x· héi chñ nghÜa ViÖt Nam §éc lËp – Tù do – H¹nh phóc QuyÕt to¸n thuÕ GTGT N¨m 2003 MST : 0100364597 Tªn c¬ së : C«ng ty cæ phÇn Hç trî ph¸t triÓn tin häc HiPT §Þa chØ : 152 Thuþ Khª – Hµ Néi Ngµnh nghÒ kinh doanh : Tin häc, Bu«n b¸n t­ liÖu s¶n xuÊt stt DiÔn gi¶i Doanh sè ch­a thuÕ ThuÕ GTGT( VN§) 1 2 3 4 1 2 3 a b c d 4 5 6 7 8 9 10 Hµng ho¸, dÞch vô b¸n ra Hµng ho¸, dich vô kh«ng chÞu thuÕ Hµng ho¸ chÞu thuÕ Hµng ho¸ xuÊt khÈu thuÕ xuÊt 0% Hµng ho¸ dÞch vô thuÕ suÊt 5% Hµng ho¸ dÞch vô thuÕ suÊt 10% ThuÕ suÊt GTGT kh«ng ®­îc khÊu trõ Hµng ho¸, dÞch vô mua vµo hoÆc nhËp khÈu Hµng ho¸, dÞch vô dïng cho s¶n xuÊt kinh doanh chÞu thuÕ GTGT ®­îc tÝnh khÊu trõ ThuÕ GTGT kú tr­íc chuyÓn qua + Nép thiÕu + Nép thõa hoÆc ch­a ®­îc khÊu trõ ThuÕ GTGT ph¶i nép n¨m quyÕt to¸n ThuÕ GTGT ®· nép trong n¨m ThuÕ GTGT ®­îc hoµn tr¶ trong n¨m ThuÕ GTGT cuèi kú quyÕt to¸n + Nép thuÕ + Nép thõa hoÆc ch­a ®­îc chiÕt khÊu 42.842.448.176 42.842.448.176 2.994.043.681 22.763.039.567 17.085.364.928 38.047.517.418 2.858.708.723 2.858.708.723 1.141.513.105 1.708.535.020 8.660.598 146.959.044 2.311.190.798 400.558.881 316.383.363 84.175.518 84.175.518 Ngµy 28 th¸ng 2 n¨m 2003 Ng­êi lËp biÓu KÕ to¸n tr­ëng Gi¸m ®èc (ký, hä vµ tªn) (ký, hä vµ tªn) (ký, hä tªn, ®ãng dÊu) C¬ quan nhËn quyÕt to¸n: Côc thuÕ Hµ Néi Ngµy nhËn : Sau ®ã kÕ to¸n hµng ho¸ tiÕp tôc lËp b¶ng kª hµng ho¸ nhËp khÈu cã kÌm theo c¸c chøng tõ liªn quan ®Õn viÖc nhËp khÈu hµng ho¸ ®Ó tÝnh thuÕ GTGT ®­¬c khÊu trõ: ThuÕ GTGT = ThuÕ GTGT - ThuÕ GTGT ph¶i nép ®Çu ra ®Çu vµo Khi thuÕ GTGT ®Çu vµo cña doanh nghiÖp lín h¬n thuÕ GTGT ®Çu ra th× doanh nghiÖp sÏ ®­îc Nhµ n­íc hoµn thuÕ. 2.5. KÕ to¸n TSC§ Do TSC§ lµ c¬ së vËt chÊt kh«ng thÓ thiÕu ®­îc ®èi víi mçi quèc gia trong nÒn kinh tÕ nãi chung vµ trong mçi doanh nghiÖp nãi riªng. ViÖc theo dâi, ph¶n ¸nh ®Çy ®ñ, chÝnh x¸c t×nh h×nh t¨ng gi¶m hao mßn, söa ch÷a vµ hiÖu qu¶ sö dông TSC§ lµ nhiÖm vô quan träng cña c«ng t¸c h¹ch to¸n vµ qu¶n lý TSC§. Tæ chøc h¹ch to¸n TSC§ kh«ng chØ cã ý nghÜa gãp phÇn n©ng cao chÊt l­îng qu¶n lý vµ hiÖu qu¶ sö dông TSC§ mµ cßn cã ý nghÜa thiÕt thùc trong viÖc ®Þnh h­íng ®Çu t­ vµ s¶n xuÊt. T¹i C«ng ty HiPT, TSC§ chiÕm 33% trªn tæng tµi s¶n kinh doanh cña C«ng ty, chñ yÕu tËp trung vµo nhµ cöa, « t«, cöa hµng, kho hµng vµ trang thiÕt bÞ cho v¨n phßng. ViÖc qu¶n lý TSC§ cña C«ng ty ®­îc thùc hiÖn chÆt chÏ vµ phï hîp. C«ng ty cã mét KÕ to¸n TSC§ chuyªn theo dâi t×nh h×nh t¨ng gi¶m TSC§. ViÖc h¹ch to¸n TSC§ cña C«ng ty ®­îc h¹ch to¸n theo s¬ ®å sè 10 (trang 36). TSC§ cña C«ng ty lu«n ®­îc ph¶n ¸nh theo ®óng nguyªn gi¸, TSC§ ®­îc phÐp thay ®æi nguyªn gi¸ khi cã quyÕt ®Þnh t¨ng gi¶m gi¸ cña chñ së h÷u. §iÒu nµy thÓ hiÖn rÊt râ khi hµng n¨m C«ng ty HiPT ®Çu t­, n©ng cÊp hµng lo¹t m¸y tÝnh, n©ng cÊp trô së chÝnh, v¨n phßng lµm viÖc…Trong tr­êng hîp t¨ng gi¶m ®ã c¸c chøng tõ C«ng ty sö dông ®¶m b¶o ®ñ thñ tôc nh­ : biªn b¶n giao nhËn TSC§, biªn b¶n quyÕt to¸n c«ng tr×nh, biªn b¶n thanh lý TSC§ (®­îc theo dâi chi tiÕt cho tõng ®èi t­îng, tõng lo¹i vµ tõng ®Þa ®iÓm qu¶n lý sö dông TSC§. Trong C«ng ty hiÖn t¹i chØ theo dâi, ph¶n ¸nh ph¸t sinh cña TSC§ h÷u h×nh. §©y lµ nh÷ng t­ liÖu lao ®éng cã ®ñ tiªu chuÈn quy ®Þnh vÒ mÆt gi¸ trÞ vµ thêi gian sö dông cho mét TSC§ tham gia vµo nhiÒu chu kú kinh doanh nh­ng vÉn gi÷ nguyªn h×nh th¸i vËt chÊt ban ®Çu. TSC§ cña C«ng ty phôc vô nhu cÇu kinh doanh cho tõng c¸ nh©n, tõng bé phËn kiÓm so¸t. Cuèi quý, cuèi n¨m C«ng ty tiÕn hµnh thanh lý hay nh­îng b¸n TSC§ kh«ng sö dông. ( S¬ ®å sè 10 ) Quy tr×nh h¹ch to¸n TSC§ cña C«ng ty HiPT Chøng tõ t¨ng gi¶m TSC§ ThÎ TSC§ NhËt ký chung Sæ chi tiÕt TSC§ Sæ c¸i TK 211, 214 B¶ng tæng hîp chi tiÕt t¨ng gi¶m TSC§ B¶ng c©n ®èi sè ph¸t sinh B¸o c¸o tµi chÝnh Chøng tõ sö dông - Biªn b¶n bµn giao c«ng tr×nh vµ quyÕt to¸n c«ng tr×nh. - Biªn b¶n ®¸nh gi¸ l¹i TSC§. - Hå s¬ TSC§. - Chøng tõ mua TSC§. - Chøng tõ kh¸c. TK sö dông : Tk 211, TK214 Nguyªn t¾c h¹ch to¸n : TSC§ ®­îc h¹ch to¸n theo nguyªn gi¸ nghÜa lµ khi t¨ng hay gi¶m TSC§ ®Òu ph¶i ghi theo nguyªn gi¸. Trong ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh, TSC§ cña C«ng ty lu«n biÕn ®éng kÕ to¸n ph¶i ph¶n ¸nh, theo dâi chÆt chÏ, ®Çy ®ñ mäi tr­êng hîp biÕn ®éng. Khi cã tµi s¶n t¨ng do bÊt kú nguyªn nh©n nµo ®Òu ph¶i do Ban kiÓm nghiÖm TSC§ cña C«ng ty lµm thñ tôc nghiÖm thu, ®ång thêi cïng víi bªn giao lËp “ Biªn b¶n giao nhËn TSC§”. §èi víi nh÷ng TSC§ cïng lo¹i ( nh­ m¸y vi tÝnh, m¸y in… ) giao nhËn cïng lóc, do cïng mét ®¬n vÞ chuyÓn giao th× cã thÓ lËp chung mét biªn b¶n. Sau ®ã phßng kÕ to¸n ph¶i sao l¹i cho mçi ®èi t­îng liªn quan mét b¶n, cßn mét b¶n l­u vµo hå s¬ riªng. Hå s¬ ®ã th­êng bao gåm ; Biªn b¶n giao nhËn TSC§, c¸c b¶n sao tµi liÖu kü thuËt, c¸c ho¸ ®¬n, giÊy vËn chuyÓn. C¨n cø vµo c¸c hå s¬ TSC§, phßng kÕ to¸n më thÎ TSC§, thÎ TSC§ lËp thµnh mét b¶n l­u t¹i phßng kÕ to¸n ®Ó theo dâi vµ ghi chÐp diÔn biÕn ph¸t sinh trong qu¸ tr×nh sö dông TSC§. Sæ TSC§ lËp chung cho toµn doanh nghiÖp mét quyÓn vµ cho tõng ®¬n vÞ trùc thuéc mçi n¬i mét quyÓn. ThÎ TSC§ ®­îc l­u tr÷ trong file TSC§ ë trªn m¸y tÝnh ®­îc c¸n bé kÕ to¸n TSC§ theo dâi. Mçi ®¬n vÞ trùc thuéc cña C«ng ty còng ph¶i më mét sæ ®Ó theo dâi tµi s¶n. ChÝnh tõ viÖc nhËn thøc râ vai trß cña TSC§ trong ho¹t ®éng kinh doanh quyÕt ®Þnh ®Õn c«ng t¸c qu¶n lý cña doanh nghiÖp. C«ng ty HiPT ®· tæ chøc tèt c«ng t¸c h¹ch to¸n TSC§, th­êng xuyªn theo dâi sù biÕn ®éng cña TSC§. C«ng ty kh«ng sö dông TSC§ ®i thuª mµ trùc tiÕp mua b»ng nguån vèn kinh doanh tù cã. Hµng n¨m C«ng ty ®Òu cã mét kho¶n chi phÝ trÝch tr­íc ®Ó ®¹i tu, b¶o d­ìng TSC§. Chi phÝ nµy chiÕm kho¶ng 3% trªn tæng sè tµi s¶n cña C«ng ty chøng tá C«ng ty rÊt quan t©m ®Õn vÊn ®Ò söa ch÷a, n©ng cÊp TSC§. TÊt c¶ c¸c kÕ ho¹ch söa ch÷a cña C«ng ty ®Òu ®­îc lËp ra tõ ®Çu n¨m, nhê vËy mµ kÕ to¸n cña C«ng ty kh«ng gÆp khã kh¨n khi ghi chÐp vµ theo dâi. 2.6. KÕ to¸n khÊu hao TSC§. Lµ doanh nghiÖp th­¬ng m¹i ho¹t ®éng chñ yÕu lµ mua, b¸n, nhËp c¸c lo¹i hµng ho¸ liªn quan ®Õn m¸y vi tÝnh nªn khi tÝnh chi phÝ khÊu hao TSC§ ®­îc ®­a vµo chi phÝ kinh doanh trong kú. C¸ch tÝnh khÊu hao t¹i C«ng ty HiPT Møc khÊu hao = Nguyªn gi¸ TSC§ Møc khÊu hao = Møc khÊu hao 1 n¨m ( 1 th¸ng ) 12 th¸ng ( 1 n¨m ) Thêi gian sö dông TSC§ KhÊu hao theo ph­¬ng ph¸p trªn lµ khÊu hao theo ph­¬ng ph¸p b×nh qu©n hay khÊu hao ®­îc thùc hiÖn theo nguyªn t¾c trßn th¸ng, nghÜa lµ TSC§ t¨ng hay gi¶m xuèng tõ th¸ng nµy th× th¸ng sau míi tÝnh t¨ng hay gi¶m khÊu hao. Nguyªn t¾c h¹ch to¸n : TSC§ dïng cho bé phËn nµo th× tÝnh vµo chi phÝ cña bé phËn ®ã. §Ó ph¶n ¸nh møc hao mßn TSC§ kÕ to¸n sö dông TK 214 ( hao mßn TSC§ ). Hµng th¸ng, kÕ to¸n TSC§ c¨n cø vµo b¶ng ph©n bæ khÊu hao TSC§ x¸c ®Þnh møc khÊu hao ph¶i trÝch vµo chi phÝ cña tõng bé phËn. Nî TK 642 : Møc khÊu hao hµng th¸ng ë bé phËn qu¶n lý Nî TK 641 : Møc khÊu hao hµng th¸ng ë bé phËn b¸n hµng Cã TK 214 ( 214.1) : Møc khÊu hao hµng th¸ng §ång thêi kÕ to¸n ghi : Nî TK 009 : Nguån vèn khÊu hao hµng th¸ng. ViÖc khÊu hao TSC§ cña C«ng ty ®­îc tÝnh theo ph­¬ng ph¸p b×nh qu©n lµ mét ph­¬ng ph¸p ®ßi hái ph¶i cã sù ®¸nh gi¸ chÝnh x¸c thêi gian sö dông cña TSC§. Khi sö dông ph­¬ng ph¸p khÊu hao nµy doanh nghiÖp ph¶i cã sù theo dâi cô thÓ ®èi víi tõng lo¹i h×nh TSC§ còng nh­ sù biÕn ®éng t¨ng gi¶m cña chóng ®Ó ®¶m b¶o ph¶n ¸nh ®­îc chÝnh x¸c møc khÊu hao ph¶i tÝnh trong tõng th¸ng, tõng quý, tõng n¨m. Møc khÊu hao TSC§ ®­îc ph©n bæ cô thÓ vµo chi phÝ cña tõng bé phËn b¸n hµng vµ bé phËn qu¶n lý doanh nghiÖp. §iÒu nµy gióp cho kÕ to¸n TSC§ tÝnh to¸n vµ theo dâi dÔ dµng h¬n. 2.7. KÕ to¸n tiÒn l­¬ng vµ c¸c kho¶n trÝch theo l­¬ng Nh­ ta ®· biÕt lao ®éng lµ mét trong ba yÕu tè c¬ b¶n cña qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh, chi phÝ sö dông lao ®éng ®­îc thÓ hiÖn rÊt râ nÐt b»ng ph¹m trï tiÒn l­¬ng vµ c¸c kho¶n trÝch theo l­¬ng. H¹ch to¸n tiÒn l­¬ng vµ c¸c kho¶n trÝch theo l­¬ng kh«ng chØ phôc vô cho c«ng t¸c qu¶n lý mµ cßn lµ tiÒn ®Ò ®Ó h¹ch to¸n chi phÝ s¶n xuÊt kinh doanh. C«ng ty HiPT lµ C«ng ty cæ phÇn chuyªn kinh doanh c¸c mÆt hµng c«ng nghÖ cao nªn tiÒn l­¬ng ®­îc tr¶ theo s¶n phÈm. Tøc lµ C«ng ty sÏ c¨n cø vµo sè l­îng s¶n phÈm, khèi l­îng c«ng viÖc thùc tÕ ®¹t ®­îc vµ ®¬n gi¸ tiÒn l­¬ng quy ®Þnh cho tõng lo¹i s¶n phÈm, c«ng viÖc ®Ó tÝnh ra tiÒn l­¬ng ph¶i tr¶. §Ó ®¶m b¶o viÖc h¹ch to¸n tiÒn l­¬ng chÝnh x¸c vµ chÆt chÏ C«ng ty HiPT thùc hiÖn h¹ch to¸n tiÒn l­¬ng theo s¬ ®å sau : Chøng tõ gèc vÒ lao ®éng vµ b¶ng ph©n bæ ( S¬ ®å sè 11 ) Sæ chi tiÕt chi phÝ TK 641, TK 642 NhËt ký chi tiÒn NhËt ký chung Sæ c¸i TK 334, TK 338 B¶ng tæng hîp chi tiÕt B¶ng c©n ®èi sè ph¸t sinh B¸o c¸o tµi chÝnh C¸c chøng tõ sö dông B¶ng chÊm c«ng hµng th¸ng B¶ng trÝch lËp b¶o hiÓm x· héi ( BHXH ), b¶o hiÓm y tÕ ( BHYT ), kinh phÝ c«ng ®oµn ( KPC§ ). C¸c chøng tõ kh¸c cã liªn quan Tµi kho¶n sö dông : TK 334, Tk 641, TK 642, TK 338 (2,3,4,8) Trong qu¸ tr×nh h¹ch to¸n tiÒn l­¬ng vµ c¸c kho¶n trÝch BHXH, BHYT, KPC§ ®­îc trÝch theo quy ®Þnh cña Nhµ n­íc vµ theo chÕ ®é kÕ to¸n C«ng ty hiÖn nay ®ang ¸p dông. BHXH ®­îc trÝch hµng th¸ng theo tû lÖ 20% trªn tæng sè l­¬ng c¬ b¶n. Trong ®ã 15% tÝnh vµo chi phÝ kinh doanh, 5% trõ vµo thu nhËp cña ng­êi lao ®éng. BHYT ®­îc trÝch hµng th¸ng theo tû lÖ 3% trªn tæng sè l­¬ng c¬ b¶n. Trong ®ã 2% tÝnh vµo chi phÝ kinh doanh, 1% tÝnh vµo thu nhËp cña ng­êi lao ®éng. KPC§ ®­îc trÝch 2% trªn tæng sè l­¬ng thùc tÕ, trong ®ã c¶ 2% ®Òu tÝnh vµo chi phÝ kinh doanh. HÖ sè l­¬ng cÊp bËc b×nh qu©n cña C«ng ty tÝnh theo n¨m c«ng t¸c. Cuèi th¸ng kÕ to¸n c¨n cø vµo b¶ng chÊm c«ng hµng th¸ng, b¶ng ph©n bæ tiÒn l­¬ng vµ BHXH ®Ó ghi vµo sæ c¸i TK 334. C«ng viÖc tÝnh l­¬ng, tÝnh th­ëng vµ c¸c kho¶n ph¶i tr¶ cho ng­êi lao ®éng ®­îc thùc hiÖn tËp trung t¹i phßng kÕ to¸n doanh nghiÖp. Thêi gian ®Ó tÝnh l­¬ng, tÝnh th­ëng vµ c¸c kho¶n ph¶i tr¶ cho ng­êi lao ®éng lµ hµng th¸ng. C¨n cø ®Ó tÝnh lµ chøng tõ theo dâi thêi gian lao ®éng, kÕt qu¶ lao ®éng vµ c¸c chøng tõ kh¸c cã liªn quan ( giÊy nghØ phÐp, quyÕt ®Þnh ngõng viÖc …) . TÊt c¶ c¸c chøng tõ trªn ph¶i ®­îc kÕ to¸n kiÓm tra tr­íc khi tÝnh l­¬ng, tÝnh th­ëng vµ b¶o ®¶m ®­îc c¸c yªu cÇu chøng tõ kÕ to¸n. Sau khi kiÓm tra c¸c chøng tõ, kÕ to¸n tiÕn hµnh tÝnh l­¬ng, tÝnh th­ëng, tÝnh trî cÊp ph¶i tr¶ cho ng­êi lao ®éng theo h×nh thøc tr¶ l­¬ng, tr¶ th­ëng, theo h×nh thøc khèi l­îng c«ng viÖc thùc tÕ ®¹t ®­îc. Trªn c¬ së c¸c b¶ng thanh to¸n l­¬ng, th­ëng, kÕ to¸n tiÕn hµnh lËp chøng tõ ph©n bæ tiÒn l­¬ng, tiÒn th­ëng vµo chi phÝ s¶n xuÊt kinh doanh. ViÖc h¹ch to¸n c¸c kho¶n b¶o hiÓm ë C«ng ty HiPT ®­îc thùc hiÖn rÊt chi tiÕt vµ ®óng theo quy ®Þnh, chÕ ®é Nhµ n­íc ®· ban hµnh. §iÒu nµy thÓ hiÖn rÊt râ trong quy ®Þnh cña C«ng ty vµ trong sæ c¸i TK 338 – Ph¶i tr¶, ph¶i nép kh¸c. ( BiÓu sè 11 ) Sæ c¸i Tõ ngµy 01/01/2003 ®Õn ngµy 31/12/2003 TK 338 – Ph¶i tr¶, ph¶i nép kh¸c. D­ cã ®Çu kú : 111.537.400 Ngµy SH CT DiÔn gi¶i TK§¦ Ph¸t sinh Nî Ph¸t sinh cã 31/3 13/4 30/6 27/8 30/9 17/12 31/12 BH01 4103 BH02 4138 BH03 4156 BH04 TrÝch nép BHXH quý I/2003 Chi nép BHXH n¨m 2002 TrÝch nép BHXH quý II/2003 Chi nép BHXH quý I+II/2003 TrÝch nép BHXH quý III/2003 Chi nép BHXH quý III+IV/2003 TrÝch nép BHXH quý IV/2003 642 112 642 112 642 112 642 32.882.400 19.829.400 23.250.000 6.917.850 7.954.200 8.942.400 8.495.100 Céng ph¸t sinh 75.961.800 32.309.550 D­ cã cuèi kú : 67.885.150 KÕ to¸n tr­ëng Ngµy 31 th¸ng 12 n¨m 2003 ( ký, hä tªn ) Ng­êi lËp biÓu ( ký, hä tªn ) Víi møc thu nhËp trung b×nh mét nh©n viªn trong C«ng ty lµ 1.500.000 ®/ th¸ng (2003) ®· ®¶m b¶o cho nh©n viªn chi tiªu trong cuéc sèng hµng ngµy vµ ®ång thêi tham gia c«ng viÖc mét c¸ch tèt h¬n. ChÕ ®é b¶o hiÓm cho nh©n viªn trong C«ng ty ®­îc thùc hiÖn theo ®óng quy ®Þnh cña Nhµ n­íc. Khi ph¸t sinh tr­êng hîp nh©n viªn cña C«ng ty ®au èm, bÞ tai n¹n trong khi lµm nhiÖm vô, sau khi c¨n cø vµo c¸c chøng tõ, sæ s¸ch cña bªn trùc tiÕp theo dâi vµ ch÷a trÞ cho nh©n viªn, kÕ to¸n C«ng ty sÏ tÝnh to¸n møc chi tr¶ b¶o hiÓm cho nh©n viªn råi chuyÓn ®Õn bé phËn cã thÈm quyÒn gi¶i quyÕt theo ®óng quy ®Þnh. C«ng ty HiPT thùc hiÖn thanh to¸n l­¬ng cho nh©n viªn qua Ng©n hµng. Mçi nh©n viªn khi ®­îc nhËn vµo lµm viÖc trong C«ng ty ®Òu ph¶i më tµi kho¶n riªng cña m×nh ë ng©n hµng mµ C«ng ty quy ®Þnh. Cø ®Õn ngµy mïng 4 hµng th¸ng Ng©n hµng sÏ tù ®éng chuyÓn l­¬ng vµo tµi kho¶n riªng cña mçi nh©n viªn trong C«ng ty theo ®óng nh÷ng tho¶ thuËn gi÷a C«ng ty vµ Ng©n hµng ®· ký kÕt. Nh©n viªn cña C«ng ty sÏ chñ ®éng ®Õn Ng©n hµng rót tiÒn l­¬ng cña m×nh ra ®Ó sö dông khi cÇn thiÕt. §©y lµ h×nh thøc thanh to¸n l­¬ng tÊt hiÖn ®¹i vµ tiÖn dông, gi¶m bít c«ng viÖc cña kÕ to¸n tiÒn l­¬ng. Khi cã sù thay ®æi møc l­¬ng cña nh©n viªn, kÕ to¸n l­¬ng sÏ lËp mét danh s¸ch c¸c nh©n viªn cã sù thay ®æi vÒ møc l­¬ng. B¶n danh s¸ch ®ã sÏ ®­îc gi¸m ®èc C«ng ty ký duyÖt, sau ®ã göi ®Õn Ng©n hµng bæ sung vµ thùc hiÖn chi tr¶ cho ®óng. Toµn bé tiÒn l­¬ng cña nh©n viªn sÏ ®­îc tÝnh vµo chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp vµ ®­îc ph©n bæ theo tõng phßng ban chøc n¨ng. Víi møc thu nhËp cña nh©n viªn trong C«ng ty nh­ hiÖn nay ®· ®¶m b¶o møc sèng t­¬ng ®èi æn ®Þnh vµ trong t­¬ng lai nh©n viªn cña C«ng ty cã quyÒn hy väng mét møc l­¬ng cao h¬n, chÕ ®é ®·i ngé tèt h¬n. 2.8. KÕ to¸n chi phÝ b¸n hµng vµ chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp §èi víi C«ng ty HiPT chi phÝ b¸n hµng lµ mét bé phËn cña chi phÝ l­u th«ng, chi phÝ b¸n hµng ®­îc bï ®¾p b»ng khèi l­îng doanh thu thuÇn thùc hiÖn. §Ó tËp hîp chi phÝ b¸n hµng cña C«ng ty, kÕ to¸n sö dông TK 641 – theo dâi chi tiÕt chi phÝ b¸n hµng trªn tõng tµi kho¶n cÊp hai. Cuèi th¸ng kÕ to¸n tËp hîp chi phÝ b¸n hµng vµo sæ c¸i TK 641. Toµn bé chi phÝ b¸n hµng ph¸t sinh sÏ ®­îc kÕt chuyÓn vµo TK 911 ®Ó x¸c ®Þnh kÕt qu¶ kinh doanh. C«ng ty HiPT coi chi phÝ qu¶n lý lµ mét lo¹i chi phÝ thêi kú, ®­îc tÝnh ®Õn khi h¹ch to¸n lîi nhuËn thuÇn cña kú b¸o c¸o. Còng gièng nh­ chi phÝ b¸n hµng, chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp chØ liªn quan tíi khèi l­îng s¶n phÈm, hµng ho¸, dÞch vô ®· b¸n trong kú. Néi dung chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp còng bao gåm c¸c yÕu tè cã sù kh¸c biÖt. Chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp ph¶n ¸nh c¸c kho¶n chi chung cho qu¶n lý v¨n phßng vµ c¸c kho¶n chi kinh doanh kh«ng g¾n ®­îc víi c¸c ®Þa chØ cô thÓ trong c¬ cÊu s¶n xuÊt kinh doanh cña doanh nghiÖp. Toµn bé chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp ë C«ng ty ®­îc theo dâi trªn TK 642 chi tiÕt theo tõng tµi kho¶n cÊp hai. Qu¸ tr×nh h¹ch to¸n ghi sæ chi phÝ qu¶n lý doang nghiÖp nh­ chi phÝ b¸n hµng. Khi chi phÝ b¸n hµng vµ chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp ph¸t sinh lín kÕ to¸n kÕt chuyÓn vÒ TK 142 (142.2) – chi phÝ chê kÕt chuyÓn tÝnh cho kú sau. Chøng tõ sö dông gåm ; PhiÕu chi th­¬ng m¹i. GiÊy b¸o nî Ng©n hµng PhiÕu xuÊt kho hµng ho¸. B¶ng thanh to¸n l­¬ng, BHXH, BHYT, KPC§. Tµi kho¶n sö dông : TK 641, TK 642 vµ c¸c tµi kho¶n liªn quan : TK 111, TK112, TK331, TK 338, TK 214 Cuèi kú kÕt chuyÓn c¶ hai lo¹i chi phÝ trªn vµo TK 911 ®Ó x¸c ®Þnh kÕt qu¶ kinh doanh. Chi phÝ b¸n hµng ®­îc chia cho tõng bé phËn. Chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp chia theo tû lÖ ®Õn tõng bé phËn. Bé phËn nµo doanh sè nhiÒu th× chÞu chi phÝ lín. Chi phÝ ®­îc quyÕt to¸n theo n¨m hay theo kú 6 th¸ng. ( khi ph©n bæ chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp . ( BiÓu sè 12 ) Sæ c¸i TK 641 : chi phÝ b¸n hµng Chøng tõ DiÔn gi¶i TK§¦ Ph¸t sinh Nî Ph¸t sinh Cã NT SH … 23/12 24/12 26/12 … 31/12 … 1001 1104 1254 … ZQT3 … Thto¸n vËn chuyÓn hµng Thto¸n chi phÝ vËn chuyÓn hµng nhËp khÈu Thanh to¸n tiÒn thuª cöa hµng … KÕt chuyÓn x¸c ®Þnh kÕt qu¶ … 112 111 111 … 911 … 1.413.890 10.416.259 15.236.000 … 100.625.922 Céng ph¸t sinh 100.625.922 100.625.922 KÕ to¸n tr­ëng Ngµy 31 th¸ng 12 n¨m 2003 ( ký, hä tªn ) Ng­êi lËp biÓu ( ký, hä tªn ) ( BiÓu sè 13 ) Sæ c¸i TK 642 : chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp Chøng tõ DiÔn gi¶i TK§¦ Ph¸t sinh Nî Ph¸t sinh Cã SH NT … 13/12 14/12 … 31/12 … 1103 1123 … ZQT4 … Thto¸n mua linh kiÖn vµ phÝ nh¾n tin PhÝ dÞch vô Ng©n hµng hµng h¶i … KÕt chuyÓn x¸c ®Þnh kÕt qu¶ Céng ph¸t sinh … 112 111 … 911 … 643.200 6364 … .2.237.979.529 2.237.979.529 .2.237.979.529 KÕ to¸n tr­ëng Ngµy 31 th¸ng 12 n¨m 2003 ( ký, hä tªn ) Ng­êi lËp biÓu ( ký, hä tªn ) 2.9. KÕ to¸n chi phÝ b¶o hµnh §èi víi mét doanh nghiÖp kinh doanh hµng ho¸ c«ng nghÖ cao th× vÊn ®Ò dÞch vô sau b¸n hµng lµ rÊt quan träng. Kh¸ch hµng sÏ lu«n c¶m thÊy yªn t©m khi m¸y mãc cña m×nh mua vÒ ®­îc b¶o ®¶m trong mét kho¶ng thêi gian nhÊt ®Þnh ( th­êng lµ mét n¨m ). V× vËy ®èi víi C«ng ty HiPT ®Ó gi÷ uy tÝn cña m×nh C«ng ty lu«n cã mét bé phËn b¶o hµnh. Bé phËn b¶o hµnh kh«ng h¹ch to¸n ®éc lËp nªn chi phÝ b¶o hµnh ®­îc ®­a vµo TK 6415 – chi phÝ b¶o hµnh víi chøng tõ sö dông lµ phiÕu b¶o hµnh. C¸c nghiÖp vô cô thÓ Khi ph¸t sinh c¸c chi phÝ b¶o hµnh kÕ to¸n ghi Nî Tk 6415 Cã TK 156, 111, 112 NÕu doanh nghiÖp trÝch tr­íc chi phÝ b¶o hµnh kÕ to¸n cña C«ng ty sÏ h¹ch to¸n : + Khi trÝch tr­íc chi phÝ b¶o hµnh : Nî TK 6415 Cã TK 335 + Khi ph¸t sinh chi phÝ b¶o hµnh : Nî TK 335 Cã TK 156 2.10. KÕ to¸n vèn b»ng tiÒn NhËn thøc ®­îc vèn b»ng tiÒn, thanh to¸n vµ vay tiÒn liªn quan tÊt c¶ c¸c kh©u cña qu¸ tr×nh s¶n xuÊt – kinh doanh ë c¸c doanh nghiÖp ®ång thêi còng ph¶n ¸nh kh¶ n¨ng thanh to¸n tøc thêi cña doanh nghiÖp nªn C«ng ty HiPT qu¶n lý vèn b»ng tiÒn hÕt søc chÆt chÏ. TiÒn mÆt tån quü dïng ®Ó chi hµng ngµy cña C«ng ty lu«n ®¶m b¶o ë møc hîp lý. C¸c giao dÞch chñ yÕu vÒ thanh to¸n, thu tiÒn hµng th­êng ®­îc thùc hiÖn giao dÞch qua Ng©n hµng. KÕ to¸n tiÒn mÆt ngoµi viÖc hµng ngµy ph¶n ¸nh t×nh h×nh thu chi vµ tån quü tiÒn mÆt th× cø sau 3 ngµy l¹i tiÕn hµnh kiÓm kª quü, ®èi chiÕu tiÒn mÆt tån quü thùc tÕ víi sæ s¸ch. ViÖc thu chi tiÒn t¹i quü ph¶i c¨n cø vµo lÖnh thu, lÖnh chi. KÕ to¸n tiÒn mÆt tiÕn hµnh lËp phiÕu thu, phiÕu chi sau ®ã tiÕn hµnh thu, chi theo chøng võa lËp ®ång thêi sö dông phiÕu thu, phiÕu chi ®Ó ghi vµo sæ quü kiªm b¸o c¸o quü. Do tiÒn trong C«ng ty bao gåm tiÒn mÆt, tiÒn göi Ng©n hµng, tiÒn ®ang chuyÓn - ®©y lµ tµi s¶n linh ho¹t nhÊt cña doanh nghiÖp cã thÓ dÔ dµng chuyÓn ®æi thµnh c¸c lo¹i tµi s¶n kh¸c. MÆt kh¸c lo¹i tµi s¶n nµy cã tÝnh lu©n chuyÓn cao cho nªn c«ng t¸c kÕ to¸n tµi s¶n b»ng tiÒn ë ®©y bao gåm tiÒn mÆt, tiÒn göi Ng©n hµng, ngo¹i tÖ do kÕ to¸n chÞu tr¸ch nhiÖm b¸o c¸o sao cho Ban gi¸m ®èc cã thÓ biÕt ®­îc sù t¨ng gi¶m cña tµi s¶n. Chøng tõ sö dông Chøng tõ thu, chi vµ c¸c chøng tõ liªn quan giÊy b¸o Ng©n hµng. TK sö dông : TK 111 vµ c¸c tµi kho¶n cÊp hai 1111, 1112, 1113 TK 112 vµ c¸c tµi kho¶n cÊp hai 1121, 1122, 1123 Quy tr×nh h¹ch to¸n vèn b»ng tiÒn : ( S¬ ®å sè 12 ) NhËt ký chung B¸o c¸o quü PhiÕu thu PhiÕu chi Vèn b»ng tiÒn cña C«ng ty chiÕm kho¶ng 10,12% trªn tæng tµi s¶n cña C«ng ty trong ®ã tiÒn mÆt tån quü cã kho¶ng 2,1% trªn tæng tµi s¶n hiÖn cã cña C«ng ty. Së dÜ doanh nghiÖp lu«n cã mét l­îng tån qòy chiÕm trªn 2% trong tæng sè tµi s¶n nh­ vËy lµ do doanh nghiÖp lu«n ph¶i thanh to¸n c¸c kho¶n chi nh­ ®iÖn, n­íc, ®iÖn tho¹i cïng víi mét sè chi tiÕt m¸y mãc quan träng mµ nhµ cung cÊp lu«n ®ßi hái doanh nghiÖp ph¶i thanh to¸n b»ng tiÒn mÆt. C«ng ty HiPT chØ theo dâi vèn b»ng tiÒn ë hai lo¹i lµ tiÒn mÆt vµ tiÒn göi Ng©n hµng. Riªng ®èi víi ngo¹i tÖ C«ng ty sö dông ph­¬ng ph¸p gi¸ thùc tÕ. Tû gi¸ quy ®æi theo tû gi¸ cña Ng©n hµng Nhµ n­íc ViÖt Nam. Víi t×nh h×nh chÝnh trÞ lu«n biÕn ®éng ë c¸c quèc gia lín th× viÖc theo dâi ngo¹i tÖ theo tû gi¸ thùc tÕ gióp kÕ to¸n C«ng ty theo s¸t h¬n nh÷ng biÕn ®éng bÊt th­êng cña ngo¹i tÖ m¹nh mµ chñ yÕu lµ ®« la Mü. §Õn cuèi th¸ng kÕ to¸n C«ng ty c¨n cø vµo tû gi¸ thùc tÕ t¹i thêi ®iÓm cuèi cïng cña th¸ng víi c¸c tû gi¸ thùc tÕ ®· ph¸t sinh ®Ó ®iÒu chØnh ngo¹i tÖ. Chªnh lÖch ngo¹i tÖ ®­îc ®­a vµo tµi kho¶n 413. TÊt c¶ c¸c lo¹i ngo¹i tÖ giao dÞch trong kinh doanh ®Òu ®­îc kÕ to¸n cña C«ng ty theo dâi trªn TK 007 – ngo¹i tÖ c¸c lo¹i vµ ®­îc chi tiÕt cho tõng ngo¹i tÖ. C¨n cø vµo phÇn chªnh lÖch tû gi¸ cña nghiÖp vô ph¸t sinh trong kú, nÕu l·i vÒ tû gi¸ hèi ®o¸i C«ng ty sÏ kÕt chuyÓn vÒ TK711, lç vÒ tû gi¸ hèi ®o¸i C«ng ty sÏ kÕt chuyÓn vÒ TK 811. Do ®Æc thï C«ng ty lµ kinh doanh th­¬ng m¹i nªn sù biÕn ®éng cña vèn b»ng tiÒn trong C«ng ty lµ rÊt lín. NÕu nh­ ®Çu n¨m vèn b»ng tiÒn chØ chiÕm kho¶ng 10,12% trªn tæng sè tµi s¶n th× ®Õn cuçi n¨m vèn b»ng tiÒn cña C«ng ty ®· t¨ng lªn gÇn 21%. Sù biÕn ®éng nµy chñ yÕu do kh¸ch hµng thanh to¸n tiÒn hµng vµ sè l­îng hµng tån kho gi¶m so víi ®Çu n¨m. §Ó qu¶n lý tèt vèn b»ng tiÒn trong néi bé doanh nghiÖp, kÕ to¸n C«ng ty HiPT hµng ngµy ®Òu ph¶i ph¶n ¸nh t×nh h×nh thu chi tån quü tiÒn mÆt ®Ó lu«n ®¶m b¶o møc tån quü tiÒn mÆt hîp lý. Theo dâi t×nh h×nh t¨ng, gi¶m vµ lu«n ®¶m b¶o møc tån quü tiÒn mÆt hîp lý. Theo dâi t×nh h×nh t¨ng, gi¶m vµ sè d­ tiÒn göi Ng©n hµng hµng ngµy C«ng ty lu«n h¹n chÕ tèi ®a viÖc dïng quü tiÒn mÆt ®Ó thanh to¸n mµ th­êng xuyªn dïng h×nh thøc thanh to¸n qua Ng©n hµng. §©y lµ mét h×nh thøc thanh to¸n ®¶m b¶o an toµn trong kinh doanh ®ång thêi tiÕt kiÖm ®­îc thêi gian cho bé phËn kÕ to¸n. 2.11. KÕ to¸n x¸c ®Þnh kÕt qu¶ kinh doanh t¹i C«ng ty HiPT KÕt qu¶ kinh doanh cña c¸c doanh nghiÖp ®­îc thÓ hiÖn b»ng chØ tiªu lîi nhuËn. §Ó tÝnh to¸n ®­îc kÕt qu¶ kinh doanh mµ C«ng ty ®¹t ®­îc trong n¨m, kÕ to¸n cña C«ng ty x¸c ®Þnh b»ng c¸ch : KÕt qu¶ ho¹t ®éng = Doanh thu thuÇn ho¹t - Chi phÝ ho¹t ®éng kinh doanh ®éng trong kú trong kú Doanh thu thuÇn = Doanh thu b¸n hµng - Gi¶m gi¸ - thuÕ xuÊt khÈu ph¶i trong kú hµng b¸n nép trong kú Chi phÝ ho¹t ®éng = TrÞ gi¸ vèn hµng + Chi phÝ b¸n hµng + Chi phÝ QLDN trong kú b¸n trong kú (®· ph©n bæ) (®· ph©n bæ) KÕt qu¶ ho¹t ®éng = Thu nhËp ho¹t ®éng - Chi phÝ ho¹t ®éng tµi chÝnh tµi chÝnh kh¸c Cuèi kú kÕ to¸n kÕt chuyÓn c¸c tµi kho¶n liªn quan vÒ TK 911 ®Î x¸c ®Þnh kÕt qu¶ kinh doanh. Chøng tõ sö dông : - C¸c chøng tõ tù lËp - QuyÕt ®Þnh ph©n bæ chi phÝ cña doanh nghiÖp Tµi kho¶n sö dông : TK 911 – X¸c ®Þnh kÕt qu¶ kinh doanh B¸o c¸o tµi chÝnh B¶ng c©n ®èi sè ph¸t sinh ViÖc tu©n theo mét quy tr×nh h¹ch to¸n chÆt chÏ gióp cho C«ng ty x¸c ®Þnh mét c¸ch chÝnh x¸c vµ ®Çy ®ñ c¸c b­íc cÇn ph¶i thùc hiÖn khi x¸c ®Þnh kÕt qu¶ kinh doanh trªn sæ kÕ to¸n, quy tr×nh h¹ch to¸n kÕt qu¶ kinh doanh cña doanh nghiÖp ®­îc h¹ch to¸n nh­ sau : ( S¬ ®å sè 13 ) quy tr×nh h¹ch to¸n kÕt qu¶ kinh doanh cña c«ng ty Hipt Chøng tõ gèc vÒ tiªu thô ( H§BH, H§TT ) NhËt ký b¸n hµng NhËt ký chung Sæ chi tiÕt TK liªn quan 632, 641,911… B¶ng tæng hîp chi tiÕt Sæ c¸i TK 632, 421, 511… B¸o c¸o tµi chÝnh B¶ng c©n ®èi sè ph¸t sinh §Î x¸c ®Þnh kÕt qu¶ kinh doanh kÕ to¸n sö dông TK 511, TK 632, TK641, TK 642, TK 911 vµ mét sè tµi kho¶n cã liªn quan. Sau khi kÕt chuyÓn gi¸ vèn, chi phÝ b¸n hµng, chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp, doanh thu thuÇn sang tµi kho¶n 911 kÕ to¸n tiÕn hµnh x¸c ®Þnh kÕt qu¶ tiªu thô hµng ho¸ cña C«ng ty theo c«ng thøc : KÕt qu¶ = Doanh thu - Gi¸ vèn - Chi phÝ - Chi phÝ - Chi phÝ chê kinh doanh thuÇn hµng b¸n b¸n hµng QLDN kÕt chuyÓn ( BiÓu sè 14 ) Sæ c¸i Tõ ngµy 01/01/2003 ®Õn ngµy 31/12/2003 TK 511- doanh thu b¸n hµng D­ nî ®Çu kú: Ngµy SH DiÔn gi¶i TK§¦ Ph¸t sinh Nî Ph¸t sinh Cã 04/01 121 B¸n 1 Vei8 C«ng ty NTC 131 13.248.690 05/01 123 B¸n 15 Scan cho VN- EC 131 125.130.000 06/01 128 DÞch vô l¾p m¹ng b¶o hiÓm 131 2.868.000 … … … … 31/12 ZQT9 KÕt chuyÓn x¸c ®Þnh kÕt qu¶ 911 86.837.875.138 Céng ph¸t sinh 86.837.875.138 86.837.875.138 Ngµy 31 th¸ng 12 n¨m 2003 KÕ to¸n tr­ëng Ng­êi lËp phiÕu ( ký, hä vµ tªn) ( ký, hä vµ tªn) ( BiÓu sè 15 ) Sæ c¸i Tõ ngµy 01/01/2003 ®Õn ngµy 31/12/2003 TK 632: Gi¸ vèn hµng b¸n D­ nî ®Çu kú: Chøng tõ DiÔn gi¶i TK§¦ PS Nî PS Cã SH NT 04/01 06/01 15/09 … 31/12 121 154 179 … ZQT1 B¸n 1 Vei8 C«ng ty NTC B¸n 1 Vei8 C«ng ty NTS B¸n 1 m¸y tÝnh HP Brio KÕt chuyÓn x¸c ®Þnh kÕt qu¶ kinh doanh 156 156 156 … 911 13.248.690 18.175.011 25.135.000 … 40.162.765.561 Céng ph¸t sinh 40.162.765.561 40.162.765.561 D­ nî cuèi kú : Ngµy 31 th¸ng 12 n¨m 2003 KÕ to¸n tr­ëng Ng­êi lËp biÓu ( ký, hä tªn ) ( ký, hä tªn ) ( BiÓu sè 16 ) Sæ C¸I Tõ ngµy 1/1/2003 ®Õn ngµy 31/12/2003 Tk 911- x¸c ®Þnh kÕt qu¶ kinh doanh D­ nî ®Çu kú : Chøng tõ DiÔn gi¶i TK§¦ PS nî PS cã NT SH 31/12 31/12 31/12 31/12 … 31/12 ZQT1 ZQT3 ZQT4 ZQT9 … ZQT15 KÕt chuyÓn GVHB K/c chi phÝ b¸n hµng K/c chi phÝ qu¶n lý dn K/c doanh thu hµng ho¸ … K/c lîi nhuËn tr­íc thuÕ 632 641 642 511 … 421 40.162.765.561 100.625.922 2.237.979.529 … 314.617.914 86.837.875.138 Céng ph¸t sinh 96.156.568.235 96.156.568.235 Ngµy 31 th¸ng 12 n¨m 2003 KÕ to¸n tr­ëng Ng­êi lËp biÓu ( ký, hä tªn ) (ký, hä tªn ) 2.12. KÕ to¸n ph©n phèi kÕt qu¶ kinh doanh Tµi kho¶n sö dông lµ TK 421- l·i ch­a ph©n phèi. Sau khi thùc hiÖn nghÜa vô víi Ng©n s¸ch Nhµ n­íc, C«ng ty trÝch lËp c¸c quü theo quy ®Þnh trªn c¸c tµi kho¶n 414, 415, 431, phÇn l·i cßn l¹i sÏ ®­îc chia cho c¸c cæ ®«ng theo tû lÖ vèn gãp. 2.13. KÕ to¸n b¸o c¸o tµi chÝnh B¸o c¸o tµi chÝnh (BCTC) lµ s¶n phÈm cuèi cïng cña toµn bé quy tr×nh kÕ to¸n tµi chÝnh trong c¸c doanh nghiÖp. Nã lµ th«ng tin tæng hîp theo c¸c chØ tiªu nh»m tho¶ m·n nh÷ng th«ng tin cÇn thiÕt cho c¸c chñ thÓ trong vµ ngoµi doanh nghiÖp. BCTC lµ nguån th«ng tin chñ yÕu ®Ó ph©n tÝch, ®¸nh gi¸ t×nh h×nh kinh doanh, t×nh h×nh tµi chÝnh cña doanh nghiÖp trong kú vµ cã nh÷ng nhËn ®Þnh trong kú tiÕp theo. §Ó cã thÓ biÕt ®­îc hiÖu qu¶ kinh doanh cña C«ng ty mét c¸ch cô thÓ, chi tiÕt ( do ®Æc ®iÎm kinh doanh trong lÜnh vùc m¸y tÝnh cã sù thay ®æi liªn tôc vÒ chÊt l­îng m¸y ) nªn b¸o c¸o kÕt qu¶ kinh doanh ®­îc th«ng b¸o mét c¸ch liªn tôc trong c¸c cuéc häp giao ban tuÇn, ph¶i ®­a ra ®­îc 3 lo¹i : B¶ng c©n ®èi kÕ to¸n B¸o c¸o kÕt qu¶ kinh doanh B¸o c¸o c«ng nî Tõ 3 b¸o c¸o ®­îc ®­a ra, c¸c bé phËn cïng Ban gi¸m ®èc cã thÓ biÕt mét c¸ch toµn diÖn t×nh h×nh kinh doanh, nguån vèn, c«ng nî vµ tõ ®ã biÕt ®­îc kÕt qu¶ kinh doanh ra sao. BCTC lµ mét c¨n cø quan träng ®Î Ban gi¸m ®èc ®Ò ra ph­¬ng h­íng kinh doanh trong thêi gian tíi. C¨n cø vµo t×nh h×nh s¶n xuÊt kinh doanh, kÕ to¸n ph¶i thuyÕt tr×nh ®­îc b¶ng c©n ®èi tµi s¶n, b¸o c¸o kÕt qu¶ kinh doanh, b¸o c¸o lç cho Côc ThuÕ ®Ó kiÓm tra nÕu bÞ lç. PhÇn III §¸nh gi¸ t×nh h×nh tæ chøc h¹ch to¸n kÕ to¸n t¹i c«ng ty hipt 1. ­u ®iÓm Tr¶i qua h¬n 10 n¨m h×nh thµnh vµ ph¸t triÓn, C«ng ty HiPT ®· tr­ëng thµnh vµ ngµy cµng kh¼ng ®Þnh vÞ trÝ cña m×nh trªn thÞ tr­êng trong vµ ngoµi n­íc. §Î cã nh÷ng thµnh c«ng ®ã chÝnh lµ nhê sù cè g¾ng hÕt m×nh cña Ban l·nh ®¹o cïng tËp thÓ c¸n bé c«ng nh©n viªn trong C«ng ty. Trong qu¸ tr×nh ph¸t triÓn ®ã, c«ng t¸c qu¶n lý nãi chung vµ c«ng t¸c kÕ to¸n nãi riªng ®· kh«ng ngõng ®­îc cñng cè vµ hoµn thiÖn. Bé m¸y kÕ to¸n cña C«ng ty ®­îc tæ chøc gän nhÑ vµ hîp lý, vÒ c¬ b¶n ®· ®¸p øng ®­îc yªu cÇu h¹ch to¸n cung cÊp th«ng tin kÕ to¸n t­¬ng ®èi ®Çy ®ñ vµ chÝnh x¸c. Víi ®Æc ®iÓm lµ doanh nghiÖp cã quy m« võa vµ nhá, ho¹t ®éng tËp trung nªn viÖc tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n tËp trung lµ hoµn toµn phï hîp. C¸c nh©n viªn cña c¸c phßng ban thùc hiÖn nhiÖm vô h¹ch to¸n ban ®Çu , thu thËp ®Ó kiÓm tra chøng tõ, sau ®ã chøng tõ kÕ to¸n ®­îc göi vÒ phßng kÕ to¸n ®Ó kiÓm tra vµ ghi sæ tõ ®ã t¹o c¬ së ®Ó kiÎm tra, gi¸m ®èc t×nh h×nh sö dông vËt t­ lao ®éng, tiÒn vèn, thu nhËp…, xö lý vµ cung cÊp nh÷ng th«ng tin cña c¸c ho¹t ®éng kinh tÕ tµi chÝnh diÔn ra trong toµn C«ng ty, gióp gi¸m ®èc C«ng ty kÞp thêi ra nh÷ng quyÕt ®Þnh qu¶n lý. C«ng t¸c kÕ to¸n ë C«ng ty HiPT ®­îc thùc hiÖn theo ®óng chÝnh s¸ch, chÕ ®é vÒ qu¶n lý kinh tÕ tµi chÝnh ph¸t sinh vµ thùc sù hoµn thµnh trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh ®Òu ®­îc C«ng ty lËp chøng tõ lµm c¬ së ph¸p lý cho mäi sç liÖu, ph¶n ¸nh trªn c¸c tµi kho¶n, b¶ng kª, b¶ng ph©n bæ, nhËt ký chung, sæ chi tiÕt, sæ tæng hîp vµ c¸c b¸o c¸o kÕ to¸n. C¸c chøng tõ kÕ to¸n ®­îc tËp hîp kÞp thêi vµ theo ®óng quy ®Þnh. Víi h×nh thøc sæ NhËt ký chung, c«ng t¸c tæ chøc chøng tõ cña C«ng ty t­¬ng ®èi tèt, lu«n ®¶m b¶o ®­îc tÝnh chÝnh x¸c cña sè liÖu. C«ng ty cã ®éi ngò nh©n viªn trÎ, cã tr×nh ®é vµ rÊt n¨ng ®éng ®¸p øng ®­îc tèt kh¶ n¨ng n¾m b¾t th«ng tin, nhanh nh¹y víi nh÷ng thay ®æi cña thÞ tr­êng, c­êng ®é lµm viÖc cao. ViÖc HiPT øng dông c«ng nghÖ tin häc vµo c«ng t¸c kÕ to¸n ®· gãp phÇn quan träng trong viÖc ®¶m b¶o vai trß, chøc n¨ng cña h¹ch to¸n kÕ to¸n. Th«ng tin kÕ to¸n cung cÊp ®¶m b¶o tÝnh chÝnh x¸c ®Çy ®ñ, kÞp thêi nh÷ng biÕn ®éng hµng ho¸ cña C«ng ty t¹i thêi ®iÓm cña chu kú kinh doanh còng nh­ cung cÊp nh÷ng c¨n cø x¸c ®¸ng cho viÖc ph©n tÝch ho¹t ®éng vµ ®Ò r a nh÷ng quyÕt ®Þnh kinh doanh kÞp thêi, phï hîp v¬Ý thùc tiÔn kinh doanh ®Æt ra cho C«ng ty, tõ ®ã gãp phÇn C«ng ty ®øng v÷ng vµ ph¸t triÓn. 2. Nh­îc ®iÓm 2.1. KÕ to¸n hµng ho¸ Thø nhÊt, m¸y vi tÝnh, m¸y quÐt, m¸y in,…lµ lo¹i m¸y mãc thiÕt bÞ cã nhiÒu chi tiÕt phøc t¹p, ®­îc s¶n xuÊt t¹i nhiÒu quèc gia kh¸c nhau do ®ã sÏ cã nhiÒu mÉu m·, møc gi¸ vµ tÝnh n¨ng kh¸c nhau. Tuy C«ng ty ®· cã sù ph©n lo¹i vÒ m¸y, nh­ng v× kh«ng lËp sæ danh ®iÓm nªn viÖc s¾p xÕp m¸y mãc kh«ng cã thø tù nhÊt ®Þnh lµm cho c«ng t¸c tæng hîp sè liÖu kÕ to¸n gÆp khã kh¨n. Thø hai , c¸c lo¹i m¸y mãc mµ C«ng ty kinh doanh lµ lo¹i s¶n phÈm hµng ho¸ dÔ bÞ gi¶m gi¸ trong thêi gian ng¾n, g©y tæn thÊt vÒ tµi chÝnh cho C«ng ty. Bªn c¹nh ®ã, gi¸ c¶ trªn thÞ tr­êng m¸y tÝnh lu«n lu«n biÕn ®éng nh­ng C«ng ty kh«ng lËp dù phßng gi¶m gi¸ hµng tån kho vµ kh«ng tu©n theo nguyªn t¾c thËn träng cña kÕ to¸n. Thø ba, lµ mét C«ng ty kinh doanh vÒ m¸y tÝnh nh­ng viÖc b¸n hµng qua m¹ng l¹i ch­a ®­îc C«ng ty ¸p dông ®Ó më réng thªm thÞ tr­êng tiªu thô. Do ®ã, viÖc t¹o lËp 1 trang WEB b¸n hµng trªn m¹ng Internet lµ kh«ng thÓ thiÕu . Thø t­ , trong tæ chøc h¹ch to¸n chi tiÕt hµng ho¸ theo ph­¬ng ph¸p thÎ song song, trong ®ã cã thÎ kho b¶n chÊt lµ ®­îc dïng ®Ó ph¶n ¸nh t×nh h×nh nhËp, xuÊt, tån vÒ mÆt sè l­îng, ®­îc më cho tõng danh ®iÓm vËt t­, hµng ho¸ vµ theo tõng kho. §ång thêi thÎ kho do thñ kho ghi, c¬ së ®Ó ghi lµ chøng tõ nhËp xuÊt, tÝnh ra sè tån trªn tõng thÎ sau ®ã ®èi chiÕu víi tõng sæ chi tiÕt. Nh­ng ®Ó ®¬n gi¶n, C«ng ty HiPT ®· thiÕt kÕ thÎ kho bao gåm c¶ ®¬n gi¸ tiÒn nhËp, tiÒn xuÊt vµo thÎ kho th× vÉn ph¶i tiÕp tôc vµo sæ chi tiÐt hµng ho¸ sau ®ã vµo b¶ng tæng hîp nhËp xuÊt tån. ViÖc ghi thÎ kho nh­ vËy võa lµm mÊt thêi gian cña kÕ to¸n hµng ho¸, võa khã kh¨n cho viÖc theo dâi thÎ kho. Bëi v× nÕu sè l­îng hµng ho¸ nhËp xuÊt qu¸ nhiÒu th× kÕ to¸n hµng ho¸ mÊt nhiÒu c«ng søc vµo sæ. 2.2. Tæ chøc h¹ch to¸n vèn b»ng tiÒn KÕ to¸n tiÒn mÆt cña C«ng ty kiªm nhiÖm c¶ c«ng viÖc giao dÞch tiÒn vµ gi÷ tiÒn tøc lµ C«ng ty kh«ng cã sù t¸ch biÖt viÖc b¶o ®¶m vèn b»ng tiÒn víi viÖc ghi chÐp c¸c nghiÖp vô nµy. §iÒu nµy thÓ hiÖn rÊt râ qua quy tr×nh lu©n chuyÓn chøng tõ thu tiÒn vµ chi tiÒn. ( S¬ ®å sè 14 ) Ng­êi nép KÕ to¸n KÕ to¸n KÕ to¸n NghiÖp vô tiÒn tiÒn mÆt tiÒn mÆt tiÒn mÆt thu tiÒn (1) (2) (3) (4) §Ò nghÞ LËp phiÕu Thu tiÒn Ghi sæ nép tiÒn thu KÕ to¸n KÕ to¸n tr­ëng tiÒn mÆt (5) (6) Ký phiÕu B¶o qu¶n Thu l­u tr÷ Ng­êi nhËn Gi¸m KÕ to¸n KÕ to¸n NghiÖp vô tiÒn ®èc tr­ëng tiÒn mÆt chi tiÒn (1) (2) (3) (4) §Ò nghÞ DuyÖt DuyÖt LËp phiÕu chi tiÒn chi chi chi Thñ quü KÕ to¸n Gi¸m ®èc KÕ to¸n tiÒn mÆt tiÒn mÆt (5) (6) (7) (8) XuÊt quü Ghi sæ Ký phiÕu chi B¶o qu¶n L­u tr÷ 2.3. Tæ chøc h¹ch to¸n chi phÝ b¸n hµng vµ chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp Chi phÝ lµ mét trong nh÷ng yÕu tè trung t©m trong c«ng t¸c qu¶n lý ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña nhµ qu¶n trÞ. Chi phÝ ¶nh h­ëng trùc tiÕp ®Õn nguån lîi nhuËn, tµi s¶n, sù tån t¹i vµ ph¸t triÓn cña doanh nghiÖp. Tuy nhiªn, hiÖn t¹i C«ng ty chØ tiÕn hµnh ph©n lo¹i chi phÝ theo néi dung kinh tÕ. Theo c¸ch ph©n lo¹i nµy, doanh nghiÖp dÔ dµng chøng minh c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh liªn quan ®Õn chi phÝ b»ng nh÷ng chøng cø cô thÓ vµ c¸c ®èi t¸c bªn ngoµi còng kiÓm tra tÝnh chÝnh x¸c, tÝnh trung thùc th«ng tin chi phÝ trªn qua chøng tõ. §ång thêi nã phï hîp víi viÖc cung cÊp th«ng tin c«ng khai, phï hîp víi lÜnh vùc b¸o c¸o chi phÝ cña kÕ to¸n tµi chÝnh. Tuy nhiªn vÊn ®Ò ®Æt ra lµ khi t¨ng doanh thu, nhµ qu¶n trÞ doanh nghiÖp sÏ kh«ng biÕt ®­îc dßng chi phÝ sÏ biÕn ®éng nh­ thÕ nµo, lîi nhuËn sÏ thay ®æi nh­ thÕ nµo, nh÷ng dßng chi phÝ nµo liªn quan trùc tiÕp ®Õn sù biÕn ®éng doanh thu ®Ó cã nh÷ng gi¶i ph¸p ®iÒu chØnh, dù b¸o chi phÝ thÝch hîp. 2.4. Tæ chøc h¹ch to¸n c¸c nghiÖp vô thanh to¸n Trong qu¸ tr×nh tiÕn hµnh ho¹t ®éng kinh doanh t¹i C«ng ty HiPT th­êng xuyªn ph¸t sinh c¸c nghiÖp vô thanh to¸n c«ng nî b»ng ngo¹i tÖ. Vµo cuèi n¨m tµi chÝnh, C«ng ty tiÕn hµnh ®¸nh gi¸ l¹i c¸c sè d­ nî ph¶i tr¶ vµ d­ nî ph¶i thu cã gèc ngo¹i tÖ theo tû gÝa giao dÞch b×nh qu©n trªn thÞ tr­êng ngo¹i tÖ liªn ng©n hµng do Ng©n hµng Nhµ n­íc VIÖt Nam c«ng bè t¹i thêi ®iÓm cuèi n¨m tµi chÝnh. C«ng ty h¹ch to¸n chªnh lÖch tû gi¸ hèi ®o¸i, ®¸nh gi¸ c¸c sè d­ c¸c kho¶n nî ph¶i thu, ph¶i tr¶ cã gèc ngo¹i tÖ vµo TK 721 vµ Tk 821. ViÖc h¹ch to¸n nh­ vËy lµ kh«ng ®óng víi chÕ ®é h¹ch to¸n hiÖn hµnh. 2.5. Tæ chøc h¹ch to¸n tiÒn l­¬ng vµ c¸c kho¶n trÝch theo l­¬ng Hµng th¸ng, C«ng ty tiÕn hµnh tÝnh l­¬ng cho nh©n viªn b¸n hµng, nh©n viªn qu¶n lý doanh nghiÖp vµ thanh to¸n l­¬ng th«ng qua Ng©n hµng mµ C«ng ty quyÕt ®Þnh. Nh­ng viÖc tÝnh c¸c kho¶n b¶o hiÓm, kinh phÝ c«ng ®oµn kh«ng thèng nhÊt trªn mét lo¹i h×nh cô thÓ. C¸c kho¶n b¶o hiÓm th× tÝnh trªn tiÒn l­¬ng c¬ b¶n, cßn kinh phÝ c«ng ®oµn tÝnh trªn tiÒn l­¬ng thùc tÕ. §iÒu nµy lµm cho chi phÝ t¨ng ¶nh h­ëng ®Õn kÕt qu¶ kinh doanh cña doanh nghiÖp. 2.6. Tæ chøc h¹ch to¸n c¸c nghiÖp vô dù phßng Lµ mét doanh nghiÖp th­¬ng m¹i kinh doanh d­íi nhiÒu h×nh thøc b¸n bu«n, b¸n lÎ, b¸n ®¹i lý… vµ cã nhiÒu h×nh thøc thanh to¸n kh¸c nhau nh­ thanh to¸n nhanh, thanh to¸n chËm . Nh­ng dï kinh doanh thÕ nµo ch¨ng n÷a, kh«ng ph¶i lóc nµo còng tr¶ nî cho kh¸ch hµng ®­îc ngay, mua hµng lµ cã tiÒn thanh to¸n lu«n. Do vËy, ®Ó tiªu thô ®­îc nhiÒu hµng ho¸, C«ng ty ph¶i chÊp nhËn h×nh thøc thanh to¸n chËm. Trong thêi gian chê thu håi c«ng nî, C«ng ty kh«ng tr¸nh khái rñi ro tõ phÝa b¹n hµng ®em l¹i. VÝ dô nh­ b¹n hµng ®ang ho¹t ®éng kinh doanh tèt nh­ng do chÞu chi phèi kh¾c nghiÖt cña quy luËt c¹nh tranh vµ c¸c quy luËt kinh tÕ vèn cã cña thÞ tr­êng, b¹n hµng kinh doanh thua lç kÐo dµi d½n ®Õn ph¸ s¶n hoÆc b¹n hµng cã kh¶ n¨ng thanh to¸n nh­ng l¹i kh«ng muèn thanh to¸n nî, cè t×nh kÐo dµi trong nhiÒu n¨m… V× vËy viÖc C«ng ty kh«ng trÝch lËp nî ph¶i thu khã ®ßi kh«ng ®¶m b¶o nguyªn t¾c thËn träng cña kÕ to¸n 3. Nh÷ng ®Ò xuÊt nh»m hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n t¹i C«ng ty HiPT 3.1. Tæ chøc chøng tõ kÕ to¸n X©y dùng ch­¬ng tr×nh lu©n chuyÓn mét c¸ch khoa häc cho tõng lo¹i chøng tõ nh»m rót ng¾n thêi gian lu©n chuyÓn, t¨ng ®é nhanh nh¹y cña th«ng tin kÕ to¸n. X©y dùng ph­¬ng ph¸p ph©n lo¹i tæng hîp chøng tõ vµ cung cÊp sè liÖu gi÷a c¸c bé phËn mét c¸ch hîp lý, t¹o ®iÒu kiÖn dÔ dµng cho viÖc ghi sæ kÕ to¸n vµ cung cÊp th«ng tin. V× chøng tõ lµ sù minh chøng c¸c nghiÖp vô kinh tÕ, tµi chÝnh ph¸t sinh vµ thùc sù hoµn thµnh mét c¸ch hîp ph¸p, hîp lý. Do ®ã, C«ng ty cÇn ph¶i t«n träng c¸c thñ tôc lËp chøng tõ, lËp ngay khi nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh vµ thùc sù hoµn thµnh t¹i mét thêi gian, ®Þa ®iÓm cô thÓ. Sau khi lËp, chøng tõ ®­îc lu©n chuyÓn theo tr×nh tù nhÊt ®Þnh ®Ó thùc hiÖn chøc n¨ng th«ng tin vµ kiÓm tra. Chøng tõ cÇn ®­îc ph©n lo¹i vµ m· ho¸ cho phï hîp nh»m lµm gi¶m bít c«ng viÖc kÕ to¸n. 3.2. KÕ to¸n hµng ho¸ Sau khi ph©n lo¹i hµng ho¸ thµnh tõng nhãm, C«ng ty cÇn lËp sæ danh s¸ch ®iÓm khi ®ã c¸c hµng ho¸ ®· ®­îc m· ho¸ theo thø tù hîp lý sÏ ®­îc sö dông ®Ó ghi thÎ kho, sæ chi tiÕt hµng ho¸ vµ c¸c sæ kh¸c. Theo nguyªn t¾c thËn träng cña kÕ to¸n cÇn ph¶i lËp dù phßng cho tõng lo¹i hµng ho¸ nãi riªng vµ nhãm hµng tån kho nãi chung. Khi cã b»ng chøng ch¾c ch¾n vÒ sù ph¸t sinh cã thÓ x¶y ra nh­ c¸c kho¶n thua lç, h­ háng, mÊt m¸t th× kÕ to¸n cã thÓ dÔ dµng xö lý theo ®óng quy ®Þnh cña kÕ to¸n. C«ng ty nªn më réng ph­¬ng thøc b¸n hµng ®Ó thóc ®Èy h¬n n÷a viÖc tiªu thô s¶n phÈm c«ng ty nh­ khuyÕn m·i, gi¶m gi¸ trong c¸c dÞp lÔ tÕt… §ång thêi nªn cã kÕ ho¹ch thùc hiÖn viÖc b¸n hµng qua m¹ng. 3.3. KÕ to¸n vèn b»ng tiÒn Do cã sù kiªm nhiÖm cña kÕ to¸n tiÒn mÆt ®ã lµ võa gi÷ quü võa lµm c«ng t¸c giao dÞch tiÒn kiªm lu«n viÖc viÕt phiÕu chi ®· vi ph¹m nguyªn t¾c bÊt kiªm nhiÖm trong kÕ to¸n. C«ng ty nªn xem xÐt viÖc t¸ch b¹ch nhiÖm vô cña kÕ to¸n tiÒn mÆt ®ång thêi ®iÒu chØnh l¹i quy tr×nh cña nghiÖp vô thu vµ chi tiÒn. 3.4. KÕ to¸n chi phÝ b¸n hµng vµ chi phÝ qu¶n lý C«ng ty nªn ph©n lo¹i chi phÝ theo mèi quan hÖ víi khèi l­îng ho¹t ®éng. Nh÷ng th«ng tin thu nhËn tõ c¸ch ph©n lo¹i nµy sÏ gióp cho nhµ qu¶n trÞ lËp kÕ ho¹ch kiÓm tra vµ chñ ®éng ®iÒu tiÕt chi phÝ cho phï hîp. Nhµ qu¶n trÞ biÕt ®­îc khi møc ®é ho¹t ®éng biÕn ®éng th× chi phÝ sÏ biÕn ®éng thÕ nµo, tõ ®ã doanh nghiÖp x©y dùng kÕ ho¹ch vÒ chi phÝ b¸n hµng, chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp nh»m qu¶n lý tèt chi phÝ. Nhµ qu¶n trÞ còng cã thÓ dÔ dµng nhËn biÕt mèi quan hÖ chi phÝ – khèi l­îng – lîi nhuËn tõ ®ã t¹o ®iÒu kiÖn tèt h¬n cho viÖc ho¹ch ®Þnh c¸c møc ®é chi phÝ, khèi l­îng, doanh thu ®Ó ®¹t ®­îc lîi nhuËn mong muèn. 3.5. KÕ to¸n c¸c nghiÖp vô thanh to¸n C«ng ty nªn h¹ch to¸n chªnh lÖch tû gi¸ hèi ®o¸i tõ viÖc ®¸nh gi¸ l¹i sè d­ c¸c kho¶n nî ph¶i thu, ph¶i tr¶ cã gèc ngo¹i tÖ vµ c¸c kho¶n môc tiÒn cã gèc ngo¹i tÖ cuèi n¨m tµi chÝnh vµo Tµi kho¶n 515 – Doanh thu tõ ho¹t ®éng tµi chÝnh (nÕu l·i) vµ Tµi kho¶n 635 – Chi phÝ ho¹t ®éng tµi chÝnh (nÕu lç). §iÒu nµy sÏ ®¶m b¶o cho C«ng ty h¹ch to¸n ®óng theo chÕ ®é kÕ to¸n hiÖn hµnh. 3.6. KÕ to¸n tiÒn l­¬ng vµ c¸c kho¶n trÝch theo l­¬ng C«ng ty nªn h¹ch to¸n c¸c kho¶n b¶o hiÓm, kinh phÝ c«ng ®oµn trªn tiÒn l­¬ng c¬ b¶n vµ hµng th¸ng ph¶i trÝch lËp c¸c kho¶n nµy. Khi tÝnh trÝch c¸c kho¶n b¶o hiÓm, kinh phÝ c«ng ®oµn cho nh©n viªn b¸n hµng vµ nh©n viªn qu¶n lý doanh nghiÖp theo tû lÖ quy ®Þnh trªn tiÒn l­¬ng c¬ b¶n : Kinh phÝ c«ng ®oµn Nî TK 641/ Cã TK 338 (3382) B¶o hiÓm x· héi Nî TK 641/ Cã TK 338 (3383) B¶o hiÓm y tÕ Nî TK 641/ Cã TK 338 (3384) 3.7. KÕ to¸n c¸c nghiÖp vô dù phßng C«ng ty nªn trÝch lËp dù phßng ph¶i thu khè ®ßi ®Ó tr¸nh nh÷ng tæn thÊt, rñi ro kh«ng ®¸ng cã vµ ®¶m b¶o nguyªn t¾c thËn träng cña kÕ to¸n. Khi cã nghiÖp vô nî ph¶i thu khã ®ßi ph¸t sinh, doanh nghiÖp chñ ®éng ®iÒu tiÕt chi phÝ lµm cho chi phÝ kinh doanh cña kú ®ã kh«ng bÞ t¨ng lªn mét c¸ch ®ét biÕn vµ nh­ vËy sÏ kh«ng ¶nh h­ëng lín ®Õn kÕt qu¶ kinh doanh cña doanh nghiÖp trong kú ®ã. 3.8. Hoµn thiÖn quy tr×nh ¸p dông kÕ to¸n m¸y §Ó ph¸t huy thÕ m¹nh cña phÇn mÒm kÕ to¸n trong h¹ch to¸n kÕ to¸n lµm gi¶m bít khèi l­îng c«ng viÖc trïng lÆp, C«ng ty nªn x©y dùng l¹i quy tr×nh xö lý, hÖ thèng ho¸ th«ng tin trong hÖ thèng kÕ to¸n tù ®éng nh­ sau : ( S¬ ®å sè 15 )Chøng tõ kÕ to¸n TÖp sè liÖu chi tiÕt TÖp sæ c¸i TÖp sè liÖu tæng hîp th¸ng B¸o c¸o kÕ to¸n, sæ kÕ to¸n C«ng ty nªn quan t©m ®Õn viÖc tæ chøc lu©n chuyÓn chøng tõ, xö lý, l­u tr÷, vµ b¶o qu¶n chøng tõ trªn m¸y. §èi víi tõng lo¹i nghiÖp vô kinh tÕ, tµi chÝnh liªn quan ®Õn c¸c bé phËn, c¸ nh©n nhÊt ®Þnh phï hîp víi chøc tr¸ch, nhiÖm vô ®­îc ph©n c«ng. V× vËy, cÇn ph¶i x©y dùng tr×nh tù lu©n chuyÓn chøng tõ kÕ to¸n thÝch hîp víi tõng lo¹i nghiÖp vô kinh tÕ tµi chÝnh ph¸t sinh ë ®¬n vÞ. Tr×nh tù lu©n chuyÓn chøng tõ trªn phÇn mÒm kÕ to¸n ph¶i quy ®Þnh nh÷ng néi dung sau : + Quy ®Þnh vÒ ng­êi lËp vµ kiÓm tra chøng tõ + Thêi h¹n chuyÓn giao chøng tõ + N¬i nhËn vµ chuyÓn giao chøng tõ + Thêi gian vµ ng­êi nhËp chøng tõ vµo + Bé phËn l­u tr÷ chøng tõ KÕt luËn §Ó tiÕp tôc sù nghiÖp ®æi míi kinh tÕ, ®Èy m¹nh c«ng nghiÖp ho¸, hiÖn ®¹i hãa ®Êt n­íc, v× môc tiªu d©n giµu n­íc m¹nh, nhiÖm vô ph¸t triÓn kinh tÕ x· héi trong nh÷ng n¨m tr­íc m¾t lµ ph¸t huy cao nhÊt c¸c nguån lùc, c¸c tiÒm n¨ng lîi thÕ, kh¾c phôc nh÷ng khã kh¨n vµ nh÷ng vÊn ®Ò míi n¶y sinh, t¹o sù ph¸t triÓn nhanh vµ bÒn v÷ng. Víi t­ c¸ch lµ bé phËn cÊu thµnh quan träng cña hÖ c«ng cô qu¶n lý tµi chÝnh trong nÒn kinh tÕ thÞ tr­êng më cöa vµ h«Þ nhËp, kÕ to¸n cÇn ph¶i tiÕp tôc hoµn thiÖn vµ ph¸t triÓn. Ra ®êi trong thêi kú nÒn kinh tÕ ViÖt Nam ®ang cã nh÷ng b­íc tiÕn quan träng, C«ng ty cæ phÇn Hç trî ph¸t triÓn tin häc HiPT ®· kh¾c phôc nh÷ng khã kh¨n ban ®Çu ®Ó v­¬n lªn chiÕm lÜnh thÞ tr­êng m¸y tÝnh. MÆc dï quy m« kh«ng lín nh­ng nh÷ng g× mµ C«ng ty ®¹t ®­îc trong nh÷ng n¨m võa qua cµng kh¼ng ®Þnh nh÷ng b­íc ®i v÷ng ch¾c cña C«ng ty trong viÖc ph¸t triÓn thÞ tr­êng m¸y tÝnh ë ViÖt Nam. Lµ mét sinh viªn lÇn ®Çu tiªn tiÕp cËn víi c«ng t¸c kÕ to¸n t¹i mét doanh nghiÖp kinh doanh vÒ mét lÜnh vùc tin häc, em kh«ng tr¸nh khái nh÷ng sai sãt vµ h¹n chÕ. Em rÊt mong cã sù gãp ý, nhËn xÐt cña c¸c thÇy c« gi¸o vµ sù ®ãng gãp ý kiÕn cña Ban l·nh ®¹o C«ng ty ®Ó bµi viÕt nµy x¸c thùc vµ ®óng h­íng h¬n. Mét lÇn n÷a, em xin ch©n thµnh c¶m ¬n thÇy gi¸o TS. Ph¹m Quang vµ Phßng KÕ to¸n Tµi chÝnh cña C«ng ty HiPT ®· nhiÖt t×nh gióp ®ì em hoµn thµnh b¸o c¸o thùc tËp nµy Môc lôc Trang Lêi nãi ®Çu 3