Đề tài Tổ chức hạch toán vốn bằng tiền với việc tăng cường quản lý lưu thông tiền tệ trong kinh doanh tại Tổng Công ty giao nhận kho vận ngoại thương

00,000 8,774,700,000 8,774,700,000 2. Vèn tù bæ xung. 21,842,405,777 21,842,405,777 21,842,405,777 3. Vèn liªn doanh. 49,480,815,000 49,480,815,000 49,480,815,000 Tæng céng 80,097,920,777 80,097,920,777 80,097,920,777 Ngoµi vèn Nhµ n­íc cÊp doanh nghiÖp huy ®éng vèn ®Ó kinh doanh b»ng c¸c c¸ch huy ®éng vèn trong n­íc, vèn cña Ng©n hµng, c¸c c¸ nh©n,... huy ®éng n­íc ngoµi, liªn doanh víi TNT nh»m bæ xung vèn kinh doanh cña doanh nghiÖp. C¸c chØ tiªu vÒ t×nh h×nh vÒ lao ®éng ChØ tiªu 1996 1997 1998 1. Tæng sè lao ®éng (ng­êi) 645 617 617 2. Thu nhËp BQ th¸ng (®) 1.267.000 1.300.000 1.405.000 VÒ t×nh h×nh kinh doanh cña C«ng ty §¬n vÞ tÝnh: ®ång. C¸c chØ tiªu N¨m 1997 N¨m 1998 1. Doanh chi 27.243.653.120 33.473.386.674 2. Tæng doanh thu 36.793.657.029 53.228.774.029 3. Tæng nép ng©n s¸ch 6.859.427.284 9.330.147.416 4. Lîi tøc tr­íc thuÕ 3.380.328.004 4.886.026.555 5. Tæng TS cña C«ng ty 100.942.700.864 139.185.528.168 Nh×n vµo c¸c chØ tiªu ë b¶ng trªn ta thÊy r»ng ho¹t ®éng cña C«ng ty n¨m 1998 so víi 1997 lµ hiÖu qu¶ - thÓ hiÖn ë chç tæng doanh thu vµ tæng tµi s¶n ®Òu t¨ng. Tæng doanh thu t¨ng lµ 30%, tæng tµi s¶n lµ 28%. Lîi tøc tr­íc thuÕ cña C«ng ty còng t¨ng 22% ®Æc biÖt C«ng ty ®· thùc hiÖn ®Çy ®ñ nghÜa vô ®èi víi Nhµ n­íc vµ lµm lîi cho Nhµ n­íc. 2-/ C¬ cÊu m¹ng l­íi kinh doanh vµ tæ chøc Bé m¸y qu¶n lý cña C«ng ty: M¹ng l­íi kinh doanh cña C«ng ty ®­îc tr¶i réng theo suèt chiÒu dµi cña ®Êt n­íc. Trô së chÝnh ë 13 Lý Nam §Õ - Hµ Néi c¸c chi nh¸nh bao gåm ë H¶i Phßng, §µ N½ng, Quy Nh¬n, Nhµ Trang, TP. HCM, c¸c liªn doanh bao gåm liªn doanh Lotus vµ liªn doanh TNT c¸c chi nh¸nh H¶i Phßng, §µ N½ng, Quy Nh¬n tù h¹ch to¸n ®éc lËp vµ chÞu sù chØ ®¹o cña trô së chÝnh c¸c phßng kinh doanh t¹i trô së Hµ Néi lµm nhiÖm vô giao nhËn vËn chuyÓn hµng ho¸, thuª kho, l­u kho, ®ãng b¶o hiÓm vµ lµm thñ tôc h¶i quan. Bé m¸y qu¶n lý cña Tæng c«ng ty giao nhËn kho vËn Ngo¹i th­¬ng bao gåm Ban Gi¸m ®èc, khèi v¨n phßng (gåm phßng tæ chøc c¸n bé, phßng tæng hîp, phßng kÕ to¸n, phßng xuÊt nhËp khÈu b¶n th©n tªn cña chóng ®· ®ñ nãi lªn nhiÖm vô qu¶n lý cña tõng phßng. Ban Gi¸m ®èc C«ng ty lµ cÊp qu¶n lý cao nhÊt, chÞu tr¸ch nhiÖm tiÕn hµnh chung toµn bé ho¹t ®éng cña C«ng ty ®©y lµ n¬i ra quyÕt ®Þnh kinh doanh vµ quyÕt ®Þnh qu¶n lý, trùc tiÕp ®iÒu hµnh ho¹t ®éng cña c¸c phßng ban vµ c¸c chi nh¸nh. Tæng Gi¸m ®èc lµ ng­êi ®øng ®Çu víi hÖ thèng néi bé vµ ®¹i diÖn cho Tæng c«ng ty trong ho¹t ®éng ®èi ngo¹i. Phã Tæng Gi¸m ®èc lµ nh÷ng ng­êi trî gióp Tæng gi¸m ®èc trong c¸c ho¹t ®éng vµ cã thÓ thay mÆt Tæng gi¸m ®èc trong mét sè tr­êng hîp mµ quy ®Þnh cho phÐp. NhiÖm vô cña tõng phßng ban qu¶n lý còng ®­îc ph©n ra râ rµng phßng tæ chøc c¸n bé chÞu tr¸ch nhiÖm vÒ vÊn ®Ò nh©n sù trong C«ng ty, bè trÝ c«ng viÖc vµ c¬ cÊu c¸c phßng ban kh¸c. - Phßng ph¸p chÕ vµ quan hÖ ®èi ngo¹i. - Phßng xuÊt nhËp khÈu: Lµm thñ tôc cho hµng ho¸ xuÊt nhËp khÈu, uû th¸c xuÊt nhËp khÈu vµ c¸c c«ng viÖc liªn quan ®Õn xuÊt nhËp khÈu kh¸c. - Phßng hµng kh«ng: chÞu tr¸ch nhiÖm vÒ c«ng viÖc vËn t¶i hµng kh«ng. tæng gi¸m ®èc c¸c phã tæng gi¸m ®èc c¸c phßng kinh doanh c¸c phßng qu¶n lý c¸c trî lý tæng gi¸m ®èc Liªn doanh TNT Liªn doanh Lotus PHßNG TæNG HîP PHßNG TCCB PHßNG HµNG KH¤NG PHßNG PH¸P CHÕ Vµ QUAN HÖ §èI NGO¹I C¸C CHI NH¸NH - H¶I PHßNG - §µ N½NG - QUI NH¥N - TP Hå CHÝ MINH 3-/ §Æc ®iÓm tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n t¹i Tæng c«ng ty giao nhËn kho vËn Ngo¹i th­¬ng. Bé m¸y kÕ to¸n cña C«ng ty n»m trong c¬ cÊu cña phßng qu¶n lý kinh tÕ. Tr­ëng phßng qu¶n lý kinh tÕ kiªm kÕ to¸n tr­ëng. NhiÖm vô cña bé m¸y kÕ to¸n C«ng ty. - Lùa chän tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n vµ bé m¸y kÕ to¸n phï hîp víi tæ chøc kinh doanh cña C«ng ty. Phßng kÕ to¸n ë C«ng ty cã nhiÖm vô ph¶n ¸nh kÞp thêi c¸c biÕn ®éng vÒ tµi s¶n, vËt t­ hµng ho¸ vµ vèn,... cña c¸c phßng kinh doanh t¹i trô së Hµ Néi, c¸c chi nh¸nh, TP. Hå ChÝ Minh, Nha Trang vµ tiÕp nhËn c¸c quyÕt to¸n cßn l¹i nh»m thiÕt lËp c¸c b¸o c¸o tµi chÝnh theo chÕ ®é quy ®Þnh phôc vô cho c«ng t¸c kÕ to¸n ®­îc chÝnh x¸c ®Çy ®ñ,... Tæ chøc h­íng dÉn thi hµnh kÞp thêi chÕ ®é thÓ hÖ tµi chÝnh C«ng ty cã ®éi ngò c¸n bé kÕ to¸n víi tr×nh ®é tay nghÒ cao, kh¸ ®ång ®Òu ®· qua ®µo t¹o nghiÖp vô sö dông thµnh th¹o m¸y vi tÝnh, kÕ to¸n m¸y vµ cã ®ñ kh¶ n¨ng ®¶m nhiÖm c«ng viÖc cña m×nh. KÕ to¸n tr­ëng cã nhiÖm vô chØ ®¹o thùc hiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n ë C«ng ty tham m­u gióp gi¸m ®èc qu¶n lý tµi chÝnh lËp quyÕt to¸n vµ c¸c b¸o c¸o néi bé. - KÕ to¸n tæng hîp: cã nhiÖm vô trî gióp kÕ to¸n tr­ëng, trong c«ng t¸c qu¶n lý, lËp b¸o c¸o quyÕt to¸n - theo dâi tµi s¶n cè ®Þnh. Thùc hiÖn h¹ch to¸n kÕ to¸n b»ng m¸y vi tÝnh: Tæng hîp sè liÖu thµnh c¸c b¶ng c©n ®èi, sè m¸y tÝnh: d­íi sù chØ ®¹o cña kÕ to¸n tr­ëng. KÕ to¸n theo dâi thanh to¸n qua Ng©n hµng, chÞu tr¸ch nhiÖm qu¶n lý, theo dâi vµ lËp b¶ng biÓu vµ t×nh h×nh t¨ng gi¶m sè d­ tiÒn göi Ng©n hµng ®ång thêi theo dâi c¸c nghiÖp vô giao nhËn vËn t¶i. KÕ to¸n chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp, thanh to¸n t¹m øng, tµi kho¶n 3388. KÕ to¸n c¸c nghiÖp vô chi nh¸nh, nghiÖp vô vËn t¶i quèc tÕ hµng kh«ng c«ng tr×nh. KÕ to¸n theo dâi kho, ®éi xe, Marketing thanh to¸n víi ng©n s¸ch. KÕ to¸n chuyªn tiÕp nhËn c«ng v¨n theo dâi vÒ tiÒn mÆt t¹i quü nghiÖp vô hµng kh«ng, chuyÓn t¶i. KÕ to¸n c«ng cô dông cô, nguyªn vËt liÖu, theo dâi chi tiÕt t×nh h×nh nhËp xuÊt vµ ph©n phèi c«ng cô, dông cô vµ nguyªn vËt liÖu trong kú. Thñ quü qu¶n lý thu chi tån tiÒn mÆt. - C¸c kÕ to¸n theo dâi trùc tiÕp t×nh h×nh ho¹t ®éng t¹i c¸c chi nh¸nh vµ c¸c phßng kinh doanh còng chÞu sù chØ ®¹o ®iÒu hµnh cña phßng kÕ to¸n Tæng c«ng ty. HiÖn nay Tæng c«ng ty ®ang ¸p dông h×nh thøc kÕ to¸n chøng tõ ghi sæ, ®­a vi tÝnh vµo h¹ch to¸n kÕ to¸n. C¸c yÕu tè phôc vô cho c«ng t¸c kÕ to¸n bao gåm: HÖ thèng chøng tõ kÕ to¸n, gåm cã: C¸c chøng tõ vÒ tiÒn l­¬ng, c¸c ho¸ ®¬n, c¸c chøng tõ liªn quan ®Õn tiÒn tÖ, chøng tõ tµi s¶n cè ®Þnh vµ c¸c chøng tõ kh¸c. + Chøng tõ tiÒn l­¬ng. + B¶ng thanh to¸n tiÒn l­¬ng, quyÕt ®Þnh tuyÓn dông lao ®éng, quyÕt ®Þnh h­u trÝ, hîp ®ång lao ®éng, phiÕu nghØ h­ëng BHXH, b¶ng chÊm c«ng, quyÕt ®Þnh t¨ng l­¬ng, thanh to¸n lµm thªm giê. + C¸c ho¸ ®¬n: Ho¸ ®¬n b¸n hµng, hîp ®ång kinh tÕ, ho¸ ®¬n tiÒn ®iÖn, n­íc,... + C¸c chøng tõ liªn quan ®Õn tiÒn tÖ: PhiÕu thu, phiÕu chi, giÊy ®Ò nghÞ t¹m øng, giÊy thanh to¸n t¹m øng, giÊy b¸o nî, giÊy b¸o cã (tiÒn viÖt, ngo¹i tÖ). + Chøng tõ vÒ tµi s¶n cè ®Þnh: Biªn b¶n giao nhËn TSC§, biªn b¶n thanh lý TSC§, b¶ng tÝnh vµ ph©n bæ khÊu hao, biªn b¶n ®¸nh gi¸ l¹i TSC§, quyÕt ®Þnh TSC§ thiÕu. + C¸c chøng tõ kh¸c: B¶ng kª nép thuÕ, nép BHXH,... - HÖ thèng tµi kho¶n kÕ to¸n: Tr­íc ®©y doanh nghiÖp ¸p dông hÖ thèng tµi kho¶n kÕ to¸n ban hµnh n¨m 1990, ®Õn th¸ng 4 n¨m 1995 C«ng ty b¾t ®Çu thö nghiÖm vµ chÝnh thøc sö dông hÖ thèng tµi kho¶n kÕ to¸n ban hµnh míi do Bé Tµi chÝnh ban hµnh theo quyÕt ®Þnh sè 1141 TC/Q§/C§KT ngµy 1/11/1995. HÖ thèng tµi kho¶n ¸p dông hiÖn nay bao gåm: Lo¹i 1: Tµi s¶n l­u ®éng vµ ®Çu t­ ng¾n h¹n. Nhãm 11: TK 111 : TiÒn mÆt t¹i quü (Chi tiÕt theo c¸c chi nh¸nh). TK 112 : TiÒn göi ng©n hµng (Chi tiÕt theo lo¹i tiÒn vµ chi nh¸nh). TK 113 : TiÒn ®ang chuyÓn (Chi tiÕt theo lo¹i tiÒn). Nhãm 12: TK 121 : §Çu t­ chøng kho¸n ng¾n h¹n. Nhãm 13: TK 131 : Ph¶i thu kh¸ch hµng (Chi tiÕt theo c¸c phßng kinh doanh vµ chi nh¸nh). TK 133 : ThuÕ GTGT ®­îc khÊu trõ (Chi tiÕt theo chi nh¸nh). TK 136 : Ph¶i thu néi bé. TK 138 : Ph¶i thu kh¸c. Nhãm 14: TK 141 : T¹m øng. TK 142 : Chi phÝ tr¶ tr­íc. TK 144 : ThÕ chÊp ký quü. Nhãm 15: TK 151 : Hµng mua ®ang ®i ®­êng. TK 152 : Nguyªn vËt liÖu. TK 153 : C«ng cô, dông cô. TK 154 : Chi phÝ SXKD (Chi tiÕt theo c¸c phßng kinh doanh vµ chi nh¸nh Nha Trang, TP. HCM). TK 156 : Hµng ho¸. TK 1561 : Hµng ho¸ tån kho. TK 1562 : Chi phÝ thu mua hµng ho¸. TK 159 : Dù phßng gi¶m gi¸ hµng tån kho. Lo¹i 2: Nhãm 21: TK 2112 : Nhµ cöa vËt kiÕn tróc (Chi tiÕt theo nguån). TK 2114 : Ph­¬ng tiÖn vËn t¶i (Chi tiÕt theo nguån). TK 2115 : Dông cô qu¶n lý. TK 214 : Hao mßn TSC§ (Chi tiÕt theo c¸ch ph©n lo¹i TSC§ h÷u h×nh). Nhãm 22: TK 221 : §Çu t­ chøng kho¸n dµi h¹n. TK 222 : Gãp vèn liªn doanh. TK 228 : §Çu t­ dµi h¹n kh¸c. Nhãm 24: TK 244 : Ký quü, ký c­îc ViÖt Nam Airlines, dù thÇu (Chi tiÕt theo Hµ néi & Sµi Gßn). Lo¹i 3: Nhãm 31: TK 311 : Vay ng¾n h¹n ng©n hµng. TK 315 : Vay dµi h¹n ng©n hµng. Nhãm 33: TK 331 : Thanh to¸n víi ng­êi b¸n (Chi tiÕt theo c¸c phßng kinh doanh vµ c¸c chi nh¸nh: Nha Trang, TP. Hå ChÝ Minh). TK 33311 : ThuÕ GTGT ®Çu ra theo v¨n phßng vµ c¸c chi nh¸nh. TK 33312 : ThuÕ GTGT hµng nhËp khÈu (Chi tiÕt theo v¨n phßng Hµ Néi vµ c¸c chi nh¸nh Nha Trang vµ TP. Hå ChÝ Minh). TK 3333 : ThuÕ xuÊt, thuÕ nhËp khÈu. TK 3334 : ThuÕ thu nhËp doanh nghiÖp. Nhãm 34: TK 334 : Ph¶i tr¶ c«ng nh©n viªn. TK 335 : Chi phÝ ph¶i tr¶. TK 3388 : Ph¶i tr¶ kh¸c. TK 3382 : Kinh phÝ c«ng ®oµn. TK 3383 : B¶o hiÓm x· héi. TK 3384 : B¶o hiÓm Y tÕ. Lo¹i 4: Nhãm 41: TK 4111 : Nguån vèn cè ®Þnh. TK 4113 : Nguån vèn l­u ®éng. TK 4117 : Nguån vèn gãp liªn doanh (chi tiÕt theo ph¸p ®Þnh vµ tù bæ xung). TK 412 : Chªnh lÖch ®¸nh gi¸ l¹i tµi s¶n. TK 413 : Chªnh lÖch tû gi¸. TK 414 : Quü ph¸t triÓn kinh doanh. TK 415 : Quü dù phßng tµi chÝnh. TK 416 : Quü trî cÊp mÊt viÖc. Nhãm 42: TK 4211 : L·i ch­a ph©n phèi n¨m tr­íc. TK 4212 : L·i ch­a ph©n phèi n¨m nay (chi tiÕt theo c¸c phßng kinh doanh, c¸c chi nh¸nh, ho¹t ®éng kinh doanh TNT, lotus, ho¹t ®éng bÊt th­êng). Nhãm 43: TK 4311 : Quü khen th­ëng. TK 4312 : Quü phóc lîi. Nhãm 44: TK 4411 : Nguån vèn x©y dùng c¬ b¶n cÊp ph¸t. TK 4412 : Nguån vèn x©y dùng c¬ b¶n tù bæ xung. Nhãm 46: TK 461 : Nguån kinh phÝ. TK 462 : Nguån kinh phÝ (tiÒn nhµ c¸n bé c«ng nh©n viªn). Lo¹i 5: TK 511 : Doanh thu (Chi tiÕt theo c¸c phßng kinh doanh vµ chi nh¸nh). Lo¹i 6: TK 632 : Gi¸ vèn (Chi tiÕt theo phßng kinh doanh vµ chi nh¸nh). TK 642 : Chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp. Lo¹i 7: TK 711 : Thu nhËp ho¹t ®éng tµi chÝnh (bµn ®æi, liªn doanh). Lo¹i 8: TK 811 : Chi phÝ ho¹t ®éng tµi chÝnh (bµn ®æi, liªn doanh). Lo¹i 9: TK 911 : KÕt qu¶ kinh doanh (Chi tiÕt theo c¸c phßng kinh doanh vµ c¸c chi nh¸nh, liªn doanh ho¹t ®éng bÊt th­êng). - H×nh thøc tæ chøc sæ kÕ to¸n: HiÖn nay C«ng ty ®ang ¸p dông h×nh thøc kÕ to¸n “Chøng tõ ghi sæ”, cã c¸c lo¹i sæ s¸ch nh­: sæ ®¨ng ký ho¸ ®¬n, sæ chi tiÕt tµi kho¶n, sæ x¸c ®Þnh kÕt qu¶, phiÕu kÕ to¸n, b¶ng tÝnh vµ ph©n bæ khÊu hao, nhËt biªn quü thu, quü chi, ng©n hµng,... Tr×nh tù ghi sæ t¹i C«ng ty: VÒ c¬ b¶n C«ng ty còng tu©n thñ chÕ ®é vµ tr×nh tù ghi sæ nh­ quy ®Þnh. Hµng n¨m c¨n cø vµo c¸c chøng tõ gèc ®· ®­îc kiÓm tra tõ c¸c phßng kinh doanh vµ chi nh¸nh Nha Trang, TP. Hå ChÝ Minh nép lªn, c¸c kÕ to¸n viªn ghi chÐp vµo sæ theo ®óng ch¾c n¨ng cña m×nh. Mçi nghiÖp vô ph¸t sinh ®Òu ®­îc ph¶n ¸nh kÞp thêi, ®Çy ®ñ, ®Çu tiªn lµ ghi vµo sæ §¨ng ký ho¸ ®¬n, tiÕp theo lµ sæ chi tiÕt c¸c tµi kho¶n kÕt thóc hµng quý. KÕ to¸n viªn tÝnh to¸n x¸c ®Þnh cña c¸c nghiÖp vô kinh doanh ®ång thêi nhËp c¸c nhËt biªn dùa trªn sù tæng hîp vµ ®èi chiÕu víi c¸c sæ chi tiÕt. Cuèi cïng lµ viÕt c¸c phiÕu kÕ to¸n nh»m phôc vô cho viÖc lËp b¶ng c©n ®èi tµi kho¶n, khi lËp kÕ to¸n tæng hîp lu«n lu«n ph¶i ®èi chiÕu víi c¸c sæ chi tiÕt. §èi víi c¸c lo¹i chi phÝ kinh doanh ph¸t sinh nhiÒu lÇn hoÆc mang tÝnh chÊt ph©n bæ, c¸c chøng tõ tr­íc hÕt tËp hîp vµ ph©n lo¹i trong c¸c b¶ng ph©n bæ, sau ®ã lÊy kÕt qu¶ ph©n bæ ghi vµo phiÕu kÕ to¸n. Sè liÖu céng ë phiÕu kÕ to¸n vµ b¶ng c©n ®èi tµi kho¶n ®­îc sö dông ®Ó lËp c¸c b¸o c¸o tµi chÝnh. HÖ thèng b¸o c¸o tµi chÝnh cña c«ng ty Vietrans. - C¸c b¸o c¸o ®Þnh kú: B¶ng c©n ®èi tµi s¶n, b¶ng kª nép thuÕ, b¶ng c©n ®èi tµi kho¶n, b¸o c¸o kÕt qu¶ kinh doanh, b¸o c¸o t×nh h×nh nép ng©n hµng, thuyÕt minh b¸o c¸o tµi chÝnh. - C¸c b¸o c¸o phôc vô qu¶n trÞ néi bé. C¸c dù to¸n kinh doanh b¸o c¸o t×nh h×nh kinh doanh cña c¸c ®¬n vÞ phßng ban. B-/ T×nh h×nh tæ chøc h¹ch to¸n vèn b»ng tiÒn ë c«ng ty Vietrans. I-/ Nh©n viªn kÕ to¸n vèn b»ng tiÒn: 1. Nh©n viªn kÕ toµn tiÒn mÆt, theo dâi thanh to¸n b»ng tiÒn mÆt, viÕt phiÕu thu, phiÕu chi, theo dâi thu chi, sè d­ cuèi th¸ng ®èi chiÕu víi thñ quü. 2. Nh©n viªn kÕ to¸n tiÒn göi ng©n hµng: theo dâi viÖc thanh to¸n qua ng©n hµng vÒ tiÒn ViÖt Nam, ngo¹i tÖ, sÐc, uû nhiÖm thu, uû nhiÖm chi,... vµ th­êng xuyªn lµm viÖc víi ng©n hµng ®èi chiÕu víi ng©n hµng kiÓm tra chøng tõ vµ ghi sæ s¸ch. II-/ Tæ chøc sö dông hÖ thèng tµi kho¶n ®Ó h¹ch to¸n vèn b»ng tiÒn vµ sæ kÕ to¸n t¹i c«ng ty Vietrans: 1-/ C¸c tµi kho¶n ®Ó sö dông h¹ch to¸n vèn b»ng tiÒn: TK 111 tiÒn mÆt. Chi tiÕt thµnh 3 TK cÊp 2: TK 1111, TK 1112, TK 1113. Ph©n lo¹i theo v¨n phßng Hµ Néi vµ c¸c chi nh¸nh Nha Trang, TP. HCM. TK 112 - TiÒn göi ng©n hµng. Chi tiÕt thµnh 4 TK cÊp 2: TK 1121 - TiÒn ViÖt Nam göi ng©n hµng. TK 1122 - TiÒn USD göi ng©n hµng. TK 11222 - TiÒn Franc ph¸p göi ng©n hµng. TK 11229 - TiÒn Rup X« ViÕt. Mçi tiÓu kho¶n ®­îc chi tiÕt thµnh c¸c TK cÊp 3 theo n¬i göi tiÒn, VD: VietcomBank TW, VietcomBank HCM. TK 113 - TiÒn ®ang chuyÓn. Chi tiÕt thµnh 2 TK cÊp 2: TK 1131 - TiÒn ®ang chuyÓn VN§. TK 1132 - TiÒn ®ang chuyÓn USD. 2-/ Sæ s¸ch h¹ch to¸n vèn b»ng tiÒn t¹i C«ng ty Vietrans: H×nh thøc sæ s¸ch sö dông nh÷ng tõ ghi sæ. C¸c sæ s¸ch sö dông nh­: sæ chi tiÕt c¸c TK 111,112, NhËt biªn quü thu, quü chi, nhËt biªn Ng©n hµng, bót to¸n tËp trung. C¸c nhËt biªn chÝnh lµ sæ c¸i cña h×nh thøc chøng tõ ghi sæ sö dông cho h¹ch to¸n vèn b»ng tiÒn, theo dâi ®Çy ®ñ mäi yÕu tè tõ néi dung nghiÖp vô, ngµy th¸ng, tµi kho¶n ®èi øng, ph¸t sinh nî cã. KÕ to¸n thùc hiÖn cËp nhËt sè liÖu tõ c¸c chøng tõ vµo m¸y tÝnh, cuèi kú in ra bót to¸n tËp trung quý. III-/ Thùc tÕ c«ng t¸c h¹ch to¸n vèn b»ng tiÒn t¹i c«ng ty Vietrans: 1-/ C¸c kho¶n thu chi cña C«ng ty: L­u chuyÓn tiÒn mÆt ®­îc chia thµnh dßng thu vµ dßng chi trong ho¹t ®éng kinh doanh, ho¹t ®éng ®Çu t­ x©y dùng c¬ b¶n, ho¹t ®ång tµi chÝnh, cô thÓ: - Ph¸t sinh tõ ho¹t ®éng kinh doanh: thu tõ c¸c cÊp dÞch vô giao nhËn vËn t¶i l­u kho, thu tõ liªn doanh vµ c¸c chi nh¸nh chi cho c­íc phÝ vËn t¶i, l­¬ng cho c¸n bé c«ng nh©n viªn, dÞch vô mua ngoµi,... - Chi kh¸c: + Ph¸t sinh tõ ho¹t ®éng ®Çu t­ cho x©y dùng c¬ b¶n vµ tµi s¶n cè ®Þnh. Thu tõ thanh lý TSC§ thu kh¸c chi mua s¾m TSC§, söa ch÷a, n©ng cÊp nhµ cöa. + Ph¸t sinh tõ ho¹t ®éng tµi chÝnh: thu tõ ®Çu t­ ng¾n, dµi h¹n, l·i tiÒn vay vµ tiÒn göi ng©n hµng. Chi l·i tiÒn vay, chi phÝ ng©n hµng,... 2-/ Lu©n chuyÓn chøng tõ t¹i phßng kÕ to¸n: Tõ c¸c chøng tõ gèc, chøng tõ ban ®Çu nh­ hîp ®ång kinh doanh, biªn b¶n thanh lý, giÊy ®Ò nghÞ t¹m øng,... tuú theo yªu cÇu kho¶n chi thu b»ng tiÒn mÆt hay tiÒn göi ng©n hµng c¸c nh©n viªn kÕ to¸n sÏ kiÓm tra, lËp phiÕu thu, phiÕu chi hoÆc kÕ to¸n tiÒn göi ng©n hµng viÕt sÐc, uû nhiÖm thu ® lËp ®Þnh kho¶n trªn phiÕu thu, phiÕu chi ® ®­a cho c¸n bé phßng ký ® kÕ to¸n ghi sæ ® l­u tr÷ chøng tõ. 3-/ H¹ch to¸n c¸c nghiÖp vô tiÒn mÆt: a-/ H¹ch to¸n c¸c nghiÖp vô ph¸t sinh t¨ng tiÒn mÆt t¹i quü: §Ó phôc vô cho nhu cÇu chi tiªu hµng ngµy t¹i kÐt b¹c cña C«ng ty lu«n ph¶i dù tr÷ mét l­îng tiÒn nhÊt ®Þnh, c¸c phßng kinh doanh muèn rót tiÒn víi khèi l­îng ®Ó phôc vô kinh doanh th× ph¶i b¸o tr­íc cho thñ quü ®Ó rót tiÒn tõ ng©n hµng vÒ. Ngoµi ra cßn rÊt nhiÒu néi dung kh¸c kÕ to¸n viÕt phiÕu thu, mét liªn giao cho ng­êi nép tiÒn, mét ®Ó l¹i cho thuû quü sau ®ã thñ quü chuyÓn cho kÕ to¸n ®Ó ghi sæ. KÕ to¸n lËp ®Þnh kho¶n: Nî TK 111 rót tiÒn göi ng©n hµng vÒ nhËp quü thùc tÕ t¨ng. Cã TK 112 rót tiÒn göi ng©n hµng vÒ nhËp quü. Cã TK 131 kh¸ch hµng thanh to¸n b»ng tiÒn mÆt,... VD: ngµy 30/03/1999 chÞ Ph¹m ThÞ §«ng cña c«ng ty Nestle nép tiÒn c­íc vËn t¶i « t« b»ng tiÒn mÆt. KÕ to¸n tiÒn mÆt viÕt phiÕu thu: PhiÕu thu MÉu sè 01-TT §¬n vÞ : Vietrans Sè: 200 (Q§ sè 1141-TC/Q§K§KT §Þa chØ : 13 Lý Nam §Õ Ngµy 30/03/99 Ngµy 1/11/95 cña BTC Nî TK: 111 Cã TK: 131 Hä tªn ng­êi nép tiÒn : Ph¹m ThÞ §«ng. §Þa chØ : C«ng ty Nestle. Lý do nép : Nép tiÒn c­íc vËn t¶i « t«. Sè tiÒn : 24.000.000 (Hai m­¬i t­ triÖu ®ång ch½n) KÌm theo: Chøng tõ: §· nhËn ®ñ sè tiÒn (viÕt b»ng ch÷): Ngµy 30/03/99 Thñ tr­ëng ®¬n vÞ KÕ to¸n tr­ëng Ng­êi lËp phiÕu Thñ quü Ng­êi nép (Ký tªn, ®ãng dÊu) KÕ to¸n sau khi viÕt phiÕu thu ®­a cho nh÷ng ng­êi liªn quan ký, ng­êi nép tiÒn cÇm phiÕu thu ®Õn nép tiÒn cho thñ quü. Thñ quü gi÷ l¹i liªn 3 ®Ó ghi sæ quü råi giao cho kÕ to¸n ®Ó ghi sæ chi tiÕt TK 111. C¸c chøng tõ ®­îc tËp trung ë thñ quü råi giao cho kÕ to¸n cã thÓ lµ hµng ngµy hoÆc vµi ngµy. Chøng tõ ®­îc kÕ to¸n ghi vµo sæ chi tiÕt th¸ng 3 n¨m 1999 §Þnh kho¶n: Nî TK 111 24.000.000 Cã TK 131 24.000.000 Tµi kho¶n 131 chi tiÕt 1314 phßng vËn t¶i quèc tÕ. b-/ H¹ch to¸n c¸c nghiÖp vô ph¸t sinh gi¶m tiÒn mÆt: Hµng ngµy c¨n cø vµo c¸c kÕ ho¹ch thu chi, c¸c giÊy thanh to¸n, giÊy ®Ò nghÞ t¹m øng lµm hµng. KÕ to¸n thanh to¸n b»ng tiÒn mÆt, viÕt phiÕu chi tiÒn, chuyÓn cho kÕ to¸n tr­ëng vµ thñ tr­ëng ®¬n vÞ duyÖt, liªn 1 ®­îc l­u l¹i cuèng phiÕu, liªn 2 ®­îc chuyÓn cho thñ quü. Thñ quü chi tiÒn, ký hä tªn, ng­êi nhËn tiÒn ký tªn. Chøng tõ ®­îc chuyÓn cho kÕ to¸n ghi sæ chi tiÕt TK 111. §Þnh kho¶n: Nî TK 153 Nî TK 141 Cã TK 1111 - TiÒn mÆt t¹i quü thùc chi. VÝ dô minh ho¹: Ngµy 26/03/1999 phßng giao nhËn vËn t¶i lÜnh kho¶n tiÒn t¹m øng lµm hµng vËn chuyÓn l« m¸y cho C«ng ty thiÕt bÞ d­îc. KÕ to¸n viÕt phiÕu chi nh­ sau: PhiÕu chi MÉu sè 02-TT §¬n vÞ : Vietrans Sè: 250 (Q§ sè 1141-TC/Q§K§KT §Þa chØ : 13 Lý Nam §Õ Ngµy 26/03/99 Ngµy 1/11/95 cña BTC Hä tªn ng­êi nhËn tiÒn : Phßng giao nhËn vËn t¶i. §Þa chØ : Lý do nép : T¹m øng lµm hµng. Sè tiÒn : 55.000.000 (B»ng ch÷) N¨m m­¬i nh¨m triÖu ®ång ch½n. KÌm theo: Chøng tõ gèc: §· nhËn ®ñ sè tiÒn (viÕt b»ng ch÷): Ngµy 26/03/99 Thñ tr­ëng ®¬n vÞ KÕ to¸n tr­ëng Ng­êi lËp phiÕu Thñ quü Ng­êi nép (Ký tªn, hä tªn) (Ký tªn, hä tªn) (Ký tªn, hä tªn) (Ký tªn, hä tªn) (Ký tªn, hä tªn) Sau khi chi tiÒn vµ cã ®Çy ®ñ ch÷ ký, thñ quü tiÕn hµnh ghi sæ quü sau ®ã chuyÓn chøng tõ cho kÕ to¸n ghi sæ. C¨n cø vµo phiÕu chi kÕ to¸n tiÒn mÆt ghi vµo sæ chi tiÕt TK 111 Theo ®Þnh kho¶n: Nî TK 141 55.000.000 Cã TK 1111 55.000.000 Tõ c¸c chøng tõ phiÕu thu, phiÕu chi kÕ to¸n nhËn d÷ liÖu vµo m¸y vµ cuèi quý in ra bót to¸n tËp trung vµ nhËp trªn quü thu, quü chi nh­ sau: Bót to¸n tËp trung quü thu hµ néi quý I/1999 TK Nî Sè tiÒn TK Cã Sè tiÒn 1111 3.334.780.616 141 645.266.117 334 10.514.499 338 27.000.000 131 580.000.000 331 795.000.000 131 1.186.000.000 511 91.000.000 3.334.780.616 3.334.780.616 Tån quý 4/98 : 200.000.000 Thu quý I/99 : 3.334.780.616 Chi quý I/99 : 3.291.568.049 Tån quý I/99 : 243.212.567 Bót to¸n tËp trung quü chi hµ néi quý I/1999 TK Nî Sè tiÒn TK Cã Sè tiÒn 141 718.550.986 1111 3.291.568.049 334 618.683.931 152 13.456.891 154 138.527.127 3337 4.231.000 338 223.236.756 431 140.000.000 13311 14.679.028 642 98.0200.000 112 450.000.000 211 82.726.782 331 1.081.000.000 3.291.568.049 3.291.568.049 C«ng ty Vietrans NhËt biªn quü thu quý 1/1999 §¬n vÞ tÝnh: ®ång. Ngµy th¸ng Sè CT Sè TT Tªn ng­êi nhËn Néi dung Tæng sètiÒn nî TK Cã Sè cã 1/1 102 1 Phßng VTQT Thanh to¸n chi phÝ lµm hµng 15.620.000 3315113311 14.200.0001.420.000 2/1 193 2 Lª Thuû H­¬ng Thanh to¸n chi phÝ lµm hµng 15.300.000 33151 15.300.000 2/1 197 3 Vò ThÞ Toµn Thanh to¸n chi phÝ héi nghÞ TK 22.954.400 3388 21.704.1001.250.000 6/1 171 4 Lª Gi¶n C«ng t¸c phÝ 217.000 642813311 211.0006.000 8/1 173 5 Phßng XNK TiÒn thuÕ NK 44.147.000 3311 44.147.000 10/1 175 6 Phan ThÞ T©n Nép tiÒn thu cña kh¸ch hµng 150.000.000 11211 150.000.000 12/1 179 7 NguyÔn ThÞ Lý Trî cÊp mæ mËt 200.000 4312 200.000 15/1 180 8 CBCNV L­¬ng kú 2 th¸ng 1/99 46.705.400 3343388 34.365.4002.340.00010.000.000 ..... .... .... ................... ................... ......... ....... ........ 24/1 207 214 XÝ nghiÖp §VXD Vay t¹m quü ®Ó chi 10.000.000 3388 10.000.000 24/1 146 215 Ph¹m Hoµng Anh Thanh to¸n tiÒn c­íc VC 216.547.800 33125 216.547.800 25/3 295 216 NguyÔn Thu Ph­¬ng Nép tiÒn tËp huÊn 200.000 6428 200.000 26/3 228 217 CBCNV Tr¶ l·i gãp VL/Q1/99 44.231.250 81132 44.231.250 26/3 250 218 Phßng GNVT T¹m øng lµm hµng 55.000.000 141 55.000.000 26/3 300 219 NguyÔn Kh¾c Phô Rót tiÒn gãp VL§ 50.000.000 3388 50.000.000 28/3 301 220 TrÇn Hång Hoa Thanh to¸n tiÒn LH 41.311.730 331541545413311 40.040.870854.795426.065 30/3 305 221 §inh HuyÒn Anh T¹m øng lµm hµng 20.000.000 141 20.000.000 31/3 309 222 Ph¹m ThÞ §«ng Mua x¨ng dÇu TS 199 5.114.614 1522 4.731.123383.491 Tæng céng 3.291.568.049 3.291.568.049 C«ng ty Vietrans NhËt biªn quü chi quý 1/1999 §¬n vÞ tÝnh: ®ång. Ngµy th¸ng Sè CT Sè TT Tªn ng­êi nép Néi dung Tæng sètiÒn nî TK Nî Sè tiÒn Nî 1/1 56 1 NguyÔn Xu©n Thµnh Thu l¹i tiÒn 2.000.000 141 2.000.000 2/1 57 2 Phan ThÞu T©n Rót TGNH vÒ quü 100.000.000 11211 100.000.000 3/1 60 3 Vò V¨n Nghiªn Thu tiÒn l­u kho 3.440.000 51133 3.440.000 4/1 62 4 §inh HuyÒn Anh Thu tiÒn vËn chuyÓn l« ®éng c¬ m¸y H¶i Phßng-§µ N½ng 6.877.000 3311 6.877.000 5/1 5 CBCNV Nép tiÒn BHYT 99 7.319.252 3384 7.319.252 6/1 6 NguyÔn Thu Ph­¬ng TrÝch 5% quü BHYT ®· mua thuèc 2.750.000 3388 2.750.000 20/3 220 180 Phßng GNVT Thu c­íc vËn t¶i 100.000.000 33151 100.000.000 21/3 222 181 Phßng VTQT Thu tiÒn lµm hµng 5.379.400 13151 5.379.400 22/3 230 182 C«ng ty TM & PTCN Thu tiÒn thuÕ XK 1.700.000 3311 1.700.000 23/3 235 183 Phßng XNK Thu phÝ uû th¸c XNK 3.338.372 1311 3.338.372 25/3 240 184 NguyÔn Thuý Hoa Thu tiÒn l­¬ng lµm cho viffas 3.000.000 334 3.000.000 27/3 270 185 Ph¹m ThÞ T©n Rót TGNH vÒ quü 270.000.000 11211 270.000.000 29/3 275 186 §µo ¸nh TuyÕt Thu tiÒn lµm hµng 58.990.000 33151 58.990.000 30/3 280 187 Ph¹m ThÞ §«ng Thu tiÒn c­íc vËn t¶i 24.000.000 1314 24.000.000 Tæng céng 3.334.780.616 3.334.780.616 Ngµy th¸ng n¨m Ng­êi lËp kÕ to¸n tr­ëng Gi¸m ®èc 4-/ H¹ch to¸n tiÒn göi ng©n hµng t¹i C«ng ty Vietrans: V× ph¹m vi ho¹t ®éng cña C«ng ty réng, kh«ng chØ ph¹m vi trong n­íc mµ cßn ë c¸c thÞ tr­êng n­íc ngoµi nªn doanh nghiÖp më tµi kho¶n riªng t¹i ng©n hµng VIETCOMBANK - ng©n hµng ngo¹i th­¬ng ViÖt Nam chi nh¸nh Hµ Néi. Hµng ngµy kÕ to¸n ph¶i theo dâi sè d­ TK ng©n hµng, ®Õn ng©n hµng nhËn chøng tõ vÒ ®èi chiÕu víi sè h¹ch to¸n chi tiÕt do ng©n hµng chuyÓn cho sau ®ã tiÕn hµnh ghi sæ. VÒ c¬ b¶n kÕ to¸n ph¶i tiÕn hµnh viÖc ghi sæ vµ ®Þnh kho¶n nghiÖp vô gièng nh­ phÇn lý thuyÕt ®· nªu ë phÇn mét. Cô thÓ lµ sau khi ®Þnh kho¶n nghiÖp vô nã ghi chÐp vµo sæ chi tiÕt TK 112 kÕ to¸n ph¶i nhËp d÷ liÖu vµo m¸y hµng ngµy cuèi mçi th¸ng qóy tæng hîp; in ra nhËt biªn ng©n hµng, bót to¸n tËp trung. a. §èi víi nghiÖp vô t¨ng tiÒn göi ng©n hµng. a1. Göi tiÒn mÆt vµo ng©n hµng. Thñ qòy viÕt giÊy nép tiÒn vµ göi tiÒn vµo ng©n hµng vµ cÇm liªn 2 (mµu ®á) cho ng­êi nép. KÕ to¸n dùa vµo ®ã viÕt phiÕu chi sæ kÕ to¸n tiÒn mÆt. C¨n cø vµo giÊy b¸o cã cña ng©n hµng göi kÕ to¸n tiÒn göi ng©n hµng tiÕn hµnh ghi sæ chi tiÕt TK 1121 VD: ngµy 30/3/99 thñ qòy nép tiÒn vµo ng©n hµng sè tiÒn lµ 150.000.000 ®ång. Liªn 2 cña giÊy nép tiÒn nh­ sau: Ng©n hµng VCB Hµ Néi GiÊy nép tiÒn sè 343b nép ®Ó ghi vµo TK Liªn 2 Biªn lai thu Ngµy 30/3/1999 Giao cho ng­êi nép tiÒn Ng­êi nép: Ph¹m ThÞ T©n §Þa chØ: C«ng ty Vietrans Ng­êi nhËn: Lª ThÞ Minh §Þa chØ: VIETCOMBANK Hµ Néi Lo¹i N.V... KHTK Tµi kho¶n cã Sè 361.111.000.014 ® Néi dung nép Sè tiÒn (Khi nép tiÒn ph¶i ghi chi tiÕt tõng TK) 150.000.000 ® nép tiÒn vµo TK t¹i VCB Céng 150.000.000 ® Tæng sè tiÒn b»ng ch÷: Mét tr¨m n¨m m­¬i triÖu ®ång ch½n Ng­êi nép tiÒn ký Thñ qòy ký Sè phô kiÓm so¸n ký KiÓm so¸t G§ ng©n hµng KÕ to¸n viÕt phiÕu chi, thñ qòy ghi sæ qòy, kÕ to¸n m¸y tÝnh in ra bót to¸n tËp trung VN§ Hµ Néi khi kÕt thóc qóy I/99. KÕ to¸n tiÒn mÆt ghi nhËt biªn qòy chi khi nhËn giÊy b¸o cã cña ng©n hµng kÕ to¸n ®èi chiÕu víi chøng tõ ghi vµo nhËt biªn ng©n hµng: Nî TK 1121 150.000.000 ® Cã TK 1111 150.000.000 ® VCB Hµ Néi Ngµy 30/3/99 GiÊy b¸o cã Liªn 2 Sè chøng tõ 280112 Tµi kho¶n Sè tiÒn Nî TK 261 2.000.000 Ng©n hµng NT - HN Cã TK 361 111.00.0014 TCT giao nhËn kho vËn ngo¹i th­¬ng Sè tiÒn VN§ 150.000.000 VN§ 150.000.000 Sè tiÒn b»ng ch÷: Mét tr¨m n¨m m­¬i triÖu ®ång ch½n Néi dung: Phan ThÞ T©n nép tiÒn vµo TK 361 111.00.0014 Thanh to¸n viªn KiÓm so¸t Tr­ëng phßng a2. Nép sÐc vµo ng©n hµng. C«ng ty th­êng ®­îc kh¸ch hµng thanh to¸n b»ng sÐc chuyÓn kho¶n vµ sÐc b¶o chi khi kh¸ch hµng tr¶ b»ng sÐc kÕ to¸n viÕt phiÕu thu sÐc sau ®ã lËp b¶ng kª nép sÏ vµ ®­a sÐc ra nép ë ng©n hµng VN§, Hµ Néi sÏ tiÕn hµnh thanh to¸n víi ng©n hµng hoÆc víi ng­êi ph¸t hµnh sÐc. KÕ to¸n tiÒn göi ng©n hµng sÏ h¹ch to¸n chi tiÕt do ng©n hµng göi ®Õn. VD: Ngµy 25/3/1999, kÕ to¸n tiÒn göi ng©n hµng lËp b¶ng kª nép sÐc ®Ó nép sÐc sè 018312, ngµy 26/3 ng©n hµng chuyÓn ®Õn b¶ng kª nép sÐc cïng sæ h¹ch to¸n chi tiÕt sau: B¶ng kª nép sÐc Ngµy 25/3/1999 PhÇn do NH ghi tµi kho¶n nî Tµi kho¶n cã 361.111.000.014 §¬n vÞ: C«ng ty Vietrans nép sÐc Ng©n hµng bªn b¸n: VCB Hµ Néi TØnh: ......................... STT Sè sÐc TK ghi nî trªn sÐc Tªn ®¬n vÞ ph¸t hµnh sÐc Sè tiÒn 108312 C«ng ty Thµnh Nam thuª kho 4.600.000 Céng 4.600.000 Tæng sè tiÒn (ghi b»ng ch÷): Bèn triÖu s¸u tr¨m ngµn ®ång. §¬n vÞ nép sÐc (Ký tªn ®ãng dÊu) Ng©n hµng bªn b¸n nhËn ngµy 26/3/99 KÕ to¸n TP kÕ to¸n Ng©n hµng bªn mua NhËn ngµy KÕ to¸n TP kÕ to¸n Sæ h¹ch to¸n chi tiÕt sè 45 Tê sè 1 VIETCOMBANK Hµ Néi C«ng ty Vietrans Ngµy HT§: 26/3/99 Ngµy 26/3/99 TK 361 111.00.0014 M· TTV 02017 LE HUU DUNG sè Sè d­ ®Çu ngµy Sè Ct TK D-uNG Doanh sè nî Doanh sè cã 108312 261.200.000.002 4.600.000 Doanh sè ngµy: Doanh sè th¸ng: Doanh sè n¨m: Sè thÎ cuèi: 4.600.000 Sau khi kiÓm tra kÕ to¸n ghi sè chi tiÕt TK 1121 theo ®Þnh kho¶n: Nî TK 1121 Cã TK 511 (TK 511 chi tiÕt 511.34 tiÒn thu t¹i ®éi xe) b. §èi víi nghiÖp vô gi¶m tiÒn göi ng©n hµng. b1. Rót tiÒn mÆt vÒ qòy §Ó rót tiÒn mÆt vÒ qòy cña C«ng ty, kÕ to¸n TGNH sÏ viÕt mét sÐc rót tiÒn mÆt, kÕ to¸n tr­ëng vµ phã gi¸m ®èc duyÖt sau ®ã thñ quü ký nhËn sÐc råi ®em sÐc ®Õn ng©n hµng ®Ó rót tiÒn kÕ to¸n lËp phiÕu thu chi tiÒn nhËp quü. Ng©n hµng göi giÊy b¸o nî, kÕ to¸n TGNH kiÓm tra chøng tõ vµ tiÕn hµnh ghi sæ. VÝ dô : ngµy 2/3/99 thñ quü c«ng ty sè tiÒn 100.000.000 ® vÒ quü, thñ quü lµm c¸c thñ tôc sÐc tiÒn vÒ quü nh­ trªn ng©n hµng quü giÊy b¸o nî sau ®©y vÒ c«ng ty Vietrans : Ng©n hµng NTHN GiÊy b¸o nî Sè 018009 Phßng kÕ to¸n Liªn 2 Ngµy 2/3/99 Tµi kho¶n ViÖt Nam ®ång NO 361.111.000.014 C«ng ty Vietrans 100.000.000 CO 261.200.000.001 NHNT Hµ Néi 100.000.000 Sè tiÒn b»ng ch÷: Mét tr¨m triÖu ®ång Néi dung : Phan ThÞ T©n rót tiÒn mÆt Thanh to¸n viªn Tr­ëng phßng Gi¸m ®èc b2. Tr¶ tiÒn b»ng uû nhiÖm thu cña ®¬n vÞ kh¸c : Khi ®¬n vÞ kh¸c theo hîp ®ång ®· ký kÕt, göi ho¸ ®¬n vµ uû nhiÖm thu tíi ng©n hµng nh­ ng©n hµng thu tiÒn cña C«ng ty. Ng©n hµng sÏ chuyÓn cho C«ng ty 1 liªn uû nhiÖm thu vµ giÊy b¸o nî ®Ó C«ng ty kiÓm tra ghi sæ TK 1121. VÝ dô : Ngµy 1/3/99 ng©n hµng chuyÓn ®Õn mét uû nhiÖm thu kÌm theo ho¸ ®¬n vËn chuyÓn l« hµng may dÖt cña xÝ nghiÖp vËn t¶i Trung Dòng sè tiÒn lµ 50.515.245 ®. KÕ to¸n ghi sæ chi tiÕt TK 1121 theo ®Þnh kho¶n : Nî TK 33172 : 45.900.000 Nî TK 13311 : 4.592.295 Cã TK 112 : 50.515.245 uû nhiÖm thu Sè: ....................... Ngµy 29/2/1999 Tªn ®¬n vÞ mua hµng: TCT giao nhËn kho vËn ngo¹i th­¬ng Sè tµi kho¶n: 361.111.00.0014 T¹i ng©n hµng VCB Hµ Néi Trªn ®¬n vÞ b¸n hµng: XÝ nghiÖp vËn t¶i Trung Dòng Sè tµi kho¶n: 361.300.002.752 Tµi VCB Hµ Néi Hîp ®ång sè: 491 ngµy 1/2/99 Sè l­îng chøng tõ kÌm theo: ho¸ ®¬n c­íc vËn chuyÓn Sè tiÒn chuyÓn (b»ng ch÷) N¨m m­¬i triÖu n¨m tr¨m m­êi l¨m ngµn hai tr¨m bèn nh¨m ®ång ch½n B»ng sè: 50.515.245 VN§ Sè ngµy chËm tr¶: Sè tiÒn ph¹t chËm tr¶ (b»ng ch÷) B»ng sè: Tæng sè tiÒn chuyÓn (b»ng ch÷) n¨m m­¬i triÖu n¨m tr¨m m­êi n¨m ngµn hai tr¨m bèn n¨m ®ång ch½n §¬n vÞ b¸n (Ký tªn, ®ãng dÊu) Ng©n hµng bªn b¸n nhËn chøng tõ ngµy .......... ®· kiÓm so¸t vµ göi ®i ngµy Tr­ëng phßng kÕ to¸n (Ký tªn, ®ãng dÊu) Ng©n hµng bªn mua NhËn ngµy ............ Thanh to¸n ngµy 30/3/99 KÕ to¸n TP KÕ to¸n MC bªn b¸n h¹ch to¸n Ngµy ........th¸ng ......n¨m ........ KÕ to¸n TP kÕ to¸n NhËt biªn Ng©n hµng quý I 1999 Ngµy th¸ng Sè CT STT Néi dung TS tiÒn cã TK Cã ST cã Tsè tiÒn nî TK nî Sè tiÒn nî 1/3/99 0539 120 Tr¶ c­íc §T cho ®éi xe T2/99 444,204 1544 13311 403,822 40382 1/3/99 34036 125 Tr¶ XN - VT Trung Dòng c­íc VC 50.515.245 33172 50.515.245 2/3 S4 130 Rót tiÒn vÒ quü 100.000.000 1111 100.000.000 3/3 b345 132 Tr¶ c­íc ®iÖn tho¹i cho Yªn Viªn 1.215.409 1543 1.215.409 .... .... ... .... ..... ...... .... ...... ..... ....... 25/3/99 21 280 CT-DV vËn t¶i b­u ®iÖn t¶i c­íc 16.640.000 13151 16.640.000 0834 281 CT Thµnh Nam tr¶ sÐc 4.600.000 51134 4.600.000 26/3/99 B4 282 L·i TK ký quü T3/99 1.120.000 7112 1.120.000 8004 283 L·i TK 361 4.674.002 7112 4.674.002 1532 284 NM bia §NA tr¶ c­íc 54.450.000 13172 54.450.000 342 285 Tr¶ c­íc ®iÖn tho¹i theo dâi 284.225 154 13311 258.386 25.829 30/3/99 971 286 Nép tiÒn vµo TK 150.000.000 1111 150.000.000 511 287 XN fanh Nissin tr¶ c­íc 15.359.688 13175 15.359.688 31/3/99 3435 288 Nép thuÕ gi¸ trÞ gia t¨ng th¸ng 3 n¨m 99 19.995.788 3331 19.995.788 4.569.759.639 2.476.934.856 Bót to¸n tËp trung VN§ quý I/99 Hµ Néi TK Nî Sè tiÒn Nî TK Cã Sè tiÒn Cã 11211 2.476.934.856 141 169.139.720 144 7.795.136 1111 150.000.000 331 27.000.000 338 367.000.000 711 28.000.000 131 1.075.000.000 511 627.000.000 333 26.000.000 2.476.934.856 2.476.934.856 Bót to¸n tËp trung VN§ 1/99 Hµ Néi TK Nî Sè tiÒn Nî TK Cã Sè tiÒn Cã 141 154.000.000 11211 4.569.759.639 1111 1.536.000.000 338 1.529.000.000 331 1.058.000.000 333 104.000.000 154 132.000.000 642 30.000.000 811 5.000.000 431 5.000.000 13311 16.759.639 4.569.759.639 4.569.759.639 5-/ H¹ch to¸n ngo¹i tÖ t¹i C«ng ty Vietrans Do ®Æc ®iÓm kinh doanh cã giao dÞch nhiÒu víi c¸c ®¬n vÞ n­íc ngoµi nªn C«ng ty ®­îc sö dông ngo¹i tÖ phôc vô kinh doanh theo ®óng quy ®Þnh cña Nhµ n­íc. HiÖn t¹i ngo¹i tÖ ®­îc sö dông th­êng xuyªn ë C«ng ty lµ ®« la Mü (USD) ®­îc göi t¹i tµi kho¶n cña C«ng ty t¹i ng©n hµng VIETCOMBANK tµi kho¶n sö dông ®Ó h¹ch to¸n ngo¹i tÖ C«ng ty. TK 1122 TiÒn USD göi ng©n hµng TK 11222 TiÒn Franc Ph¸p göi Ng©n hµng TK 11229 TiÒn Rup X« ViÕt Do ®iÒu kiÖn kh«ng cho phÐp em xin tr×nh bµy vÒ viÖc h¹ch to¸n ngo¹i tÖ lµ USD Mü. KÕ to¸n tiÒn göi Ng©n hµng ghi chÐp biÕn ®éng ngo¹i tÖ trong sæ chi tiÕt TK 1122. §Þnh kú mçi qóy in ra bót to¸n tËp trung ng©n hµng thu chi USD t¹i ng©n hµng vµ nhËt biªn ng©n hµng thu chi USD, sæ chi tiÕt TK 413. - §èi víi c¸c nghiÖp vô ph¸t sinh t¨ng ngo¹i tÖ, kÕ to¸n tiÕn hµnh ®Þnh kho¶n nh­ sau: Nî TK 1122 Ngo¹i tÖ thùc t¨ng (tû gi¸ h¹ch to¸n) Cã TK 511 (5118) Doanh thu cung cÊp dÞch vô b»ng ngo¹i tÖ (tû gi¸ thùc tÕ) Cã TK 1111, 1121 Mua ngo¹i tÖ phôc vô kinh doanh (tû gi¸ thùc tÕ) Cã TK 413 Sè chªnh lÖch tû gi¸ h¹ch to¸n h¬n tû gi¸ thùc tÕ. HoÆc Nî TK 413 sè chªnh lÖch tû gi¸ - §èi víi c¸c nghiÖp vô lµm gi¶m ngo¹i tÖ kÕ to¸n tiÕn hµnh ®Þnh kho¶n Nî TK 153 mua CCDC b»ng ngo¹i tÖ Nî TK 1111, 1121 b¸n ngo¹i tÖ lÊy tiÒn nhËp qòy hoÆc TK TGNH .................. (C¸c TK trªn ghi theo tû gi¸ thùc tÕ) Cã TK 1122 Ngo¹i tÖ thùc gi¶m Cã TK 431 Sè chªnh lÖch tû gi¸ thùc tÕ nhá h¬n tû gi¸ h¹ch to¸n - §èi víi kho¶n tr¶ nî ng­êi b¸n b»ng ngo¹i tÖ Nî TK 331 Sè tiÒn tr¶ nî Cã TK 1122 Ngo¹i tÖ thùc gi¶m (Tû gi¸ h¹ch to¸n) Tû gi¸ h¹ch to¸n ®­îc ¸p dông cho mét th¸ng bÊt kú lµ tû gi¸ mua thùc tÕ cña Ng©n hµng vµo thêi ®iÓm cuèi th¸ng ®ã. NÕu chªnh lÖch gi¶m ghi Nî TK 413 Cã TK 1122 NÕu chªnh lÖch t¨ng ghi Nî TK 1122 Cã TK 413 Cuèi qóy kÕ to¸n tÝnh ra sè d­ TK 413 d­ cã TK 413 ®­îc chuyÓn sang TK 711 thu nhËp ho¹t ®éng tµi chÝnh * Khi thanh to¸n víi ng­êi n­íc ngoµi C«ng ty sö dông lÖnh chuyÓn tiÒn (Payment order) LÖnh chuyÓn kho¶n lµ mét v¨n th­, C«ng ty ra lÖnh cho ng©n hµng trÝch mét sè tiÒn trªn TK cña m×nh ®Ó chuyÓn vµo TK ng­êi h­ëng thô ë n­íc ngoµi. C¸c tr­êng hîp chi tr¶ ngo¹i tÖ trong n­íc b»ng chuyÓn kho¶n C«ng ty sö dông ñy nhiÖm chi b×nh th­êng. VD: Ngµy 2/1/1999 c¨n cø vµo giÊy chi tiÒn c­íc vËn chuyÓn cho ®¹i diÖn kinh tÕ th­¬ng m¹i t¹i Frankfurt ®· ®­îc kÕ to¸n tr­ëng vµ phã gi¸m ®èc duyÖt, kÕ to¸n tiÒn göi ng©n hµng viÕt lÖch chuyÓn tiÒn theo mÉu in s¾n cña VIETCOMBANK Hµ Néi ®Ó chuyÓn 716 USD tõ ng©n hµng ngo¹i th­¬ng ViÖt Nam ®Õn ng©n hµng FRANFUTER VOLKSBANK vµ ngµy 6/1/99 VCB - Hµ Néi chuyÓn cho C«ng ty mét liªn cña phiÕu chuyÓn kho¶n th«ng b¸o ®· ghi nî TK 36211137.0014 theo dâi ngo¹i tÖ cña C«ng ty ®Ó chuyÓn tiÒn ®i. LÖnh chuyÓn tiÒn vµ phiÕu chuyÓn kho¶n cã néi dung nh­ sau: (chØ trÝch phÇn tiÕng ViÖt). LÖnh chuyÓn tiÒn PAY MENT ORDER KÝnh göi: Ng©n hµng ngo¹i th­¬ng ViÖt Nam Víi tr¸ch nhiÖm thuéc vÒ m×nh, chóng t«i ®Ò nghÞ qóy ng©n hµng ghi nî TK cña chóng t«i ®Ó ph¸t hµnh lÖnh chi sau ®©y: ¨ B»ng Telex ¨ B»ng Th­ ¨ B»ng sÐc Ngµy gi¸ trÞ 2/1/1999 Ngo¹i tÖ sè tiÒn b»ng sè: 716 USD Sè tiÒn b»ng ch÷: Seven hundred sixteen US dollars Ng­êi ra lÖnh: Vietrans TK 362111.37.0014 Tªn: §Þa chØ: N0 13 Ly Nam §e, Ha Noi Viet Nam Ng©n hµng trung gian Ng­êi ra lÖnh: Vietrans TK 362111.37.0014 Ng©n hµng ng­êi h­ëng: FRANFURTER VOLK SBANK EG 603 B FRANFURT/MAIN Ng­êi h­ëng: C¬ quan ®¹i diÖn kinh tÕ th­¬ng m¹i Néi dung thanh to¸n: Thanh to¸n c­íc vËn chuyÓn Tµi kho¶n sè 113140, BANK SORT CODE 50190000 PhÝa ViÖt Nam do: Chóng t«i chÞu x Ng­êi h­ëng chÞu PhÝa ngoµi ViÖt Nam do: Chóng t«i chÞu Ng­êi h­ëng chÞu x Chóng t«i cam kÕt r»ng lÖnh chuyÓn tiÒn nµy tu©n thñ mäi quy ®Þnh hiÖn hµnh vÒ qu¶n lý ngo¹i th­¬ng vµ ngo¹i hèi cña n­íc CHXHCN ViÖt Nam KÕ to¸n tr­ëng Ngµy 2 th¸ng 1 n¨m 1999 DÊu vµ ch÷ ký cña chñ tµi kho¶n Ng©n hµng ngo¹i th­¬ng Hµ Néi Phßng xuÊt nhËp khÈu Sè 072008 Liªn 2 PhiÕu chuyÓn kho¶n Tµi kho¶n Ngo¹i tÖ Nî 362.111.37.0014 Tæng C«ng ty giao nhËn kho vËn ngo¹i th­¬ng USD 717 Cã 809.050.37.1600 Thu phÝ dÞch vô thanh to¸n n­íc ngoµi 609.921.30.002 TGTT t¹i VIETCOMBANK USD 1 716 Sè tiÒn b»ng ch÷: B¶y tr¨m m­êi s¸u dollar Mü ch½n Néi dung: Tr¶ tiÒn c­íc vËn chuyÓn Thanh to¸n viªn KiÓm so¸t Tr­ëng phßng KÌm víi phiÕu chuyÓn kho¶n trªn lµ sæ h¹ch to¸n chi tiÕt ngo¹i tÖ cña ngµy 6/1/99. Sæ h¹ch to¸n chi tiÕt Tê sè 1 VIETCOMBANK Hµ Néi Tæng C«ng ty giao nhËn kho vËn ngo¹i th­¬ng Ngµy HT§: 6/1/99 Sè d­ ®Çu ngµy: Sè 14 Ngµy 6/1/99 TK 362111.37.0014 M· TTV 02006 NguyÔn ThÞ HiÒn Sè C«ng ty TK §óng Doanh sè nî Doanh sè cã 072008 609.927.370.002 717 000004 401010.370001 12000 Doanh sè ngµy: 717 12000 KÕ to¸n sau khi kiÓm tra chøng tõ sÏ ghi sæ chi tiÕt TK 1122 nhËp sè liÖu vµo m¸y tÝnh cuèi th¸ng in ra bót to¸n tËp trung vµ nhËt biªn ng©n hµng USD. TËp trung ng©n hµng thu chi USD Hµ Néi qóy I 1999 TK Nî Sè tiÒn USD VN§ TK Cã Th¸ng 1 USD VN§ Th¸ng 2 USD VN§ Th¸ng 3 USD VN§ S USD SVN§ 1122 181,626.37 2.521.861.613 3388 6,140.00 85,204.780 42,000.00 583.800.000 48,140.00 668.616.460 711 41.88 575.618 17.14 238,092 15.05 209,195 73.67 1.023.202 131 2,937.05 40.798.561 14,303.10 199.669.330 17,301.75 240.304.400 331 77,299.800 1.072.689.325 4,049.86 56.256.605 1,658.50 22.775.150 82,988.16 1.152.622.554 1122a 33,122.79 459.644.957 33,122.79 4.600.424.303 181,626.37 2.521.861.613 116,604.07 1,618.114.680 7,004.05 97.293.258 58,018.25 806.453.675 181,626.37 2.521.861.613 Tû gi¸ h¹ch to¸n: Th¸ng 1: 13.877 §/USD; Th¸ng 2: 13.891 §/USD; Th¸ng 3: 13.900 §/USD TK Nî Th¸ng 1 USD VN§ T2 USD VN§ Th¸ng 3 USD VN§ S USD S VN§ TK Cã Sè tiÒn USD VN§ 3388 6,000.00 32,262.000 186.00 2.583.726 6.30 88.404 6,192.36 85.934.130 1122 204,437.56 2.838.100.344 6427 133.32 1.572.542 2.00 27.800 115.32 1,600.342 154 161.38 2.239.470 43.31 601.620 137.53 1.911.667 342.22 4.752.757 331 86,810.84 1.204.674.027 3,433.33 47.692.387 46,320.00 643.848.000 136,564.17 1.890.800.739 13311 16.31 226.334 4.33 60.148 14.38 199.882 35.02 486.364 112211a 61,172.80 848.894.945 61,172.80 848.894.945 154,294.65 2.141.146.858 3,662.64 50.877.733 46,480.27 646.075.753 204,437.56 2.838.100.334 204,437.56 2.838.100.344 Tû gi¸ h¹ch to¸n b×nh qu©n: 13.889 §/USD D­ qóy 4/98: 40,998.67 569.471.526 Thu qóy 1/99: 181,626.37 2.521.861.613 Chi qóy 1/99: 204,437.56 2.838.100.344 D­ qóy 1/99: 18,187.48 252.605.907 §iÒu chØnh: 252.805.972 (tû gi¸ cuèi th¸ng 3) NhËt biªn ng©n hµng thu chi USD qóy I n¨m 1999 (§¬n vÞ tÝnh: §ång) Ngµy th¸ng Sè CT Sè TT Néi dung Tæng sè tiÒn cã TK Cã Sè tiÒn Cã Tæng sè tiÒn Nî TK Nî Sè tiÒn Nî 1/1/99 34019 1 Tr¶ c­íc APL H¶i Phßng 2,200.00 33152 2,200.00 34051 2 ChuyÓn tiÒn tõ TK sè 1 sang 362 33,122.79 1122 33,122.79 34052 3 Tr¶ APM 701.00 33161 700.00 15461 0.91 13311 0.09 2/1/99 345055 4 Tr¶ c­íc vËn chuyÓn 716.00 33153 716.00 12/1/99 34045 5 Tr¶ tiÒn TNT tiÒn chuyÓn lÖnh cho DAD 111.50 6427 111.50 16/1/99 34527 6 Tr¶ c­íc cho VINATRANS 1,397.40 33172 1,397.40 20/1/99 696021 7 Vinatea tr¶ c­íc vËn chuyÓn chÌ ®i Nga 76,700.00 33151 76,700.00 23/1/99 68045 8 Ng©n hµng tr¶ l¹i kho¶n tr¶ VISA do TK bÞ ®ãng 6,000.00 3388 6,000.00 25/1/99 34028 9 Tr¶ c­íc C«ng ty SATIEN 75,697.83 33151 75,660.00 15451 34.39 13311 3.44 .......... ............ ... ........................ ............... ............. .................... .......... ............. ... ........................ ............... ............. .................... ............ ................. 15/3/99 280013 220 TPFTINTL tr¶ c­íc 1,017.00 13151 1,017.00 19/3/99 104004 221 YVNDA tr¶ tiÒn 296.20 13153 296.20 27/3/99 174002 222 Tr¶ c­íc l« xe cøu háa 41,820.00 3311 41,820.00 29/3/99 696071 223 TCT chÌ ViÖt Nam tr¶ c­íc vËn chuyÓn chÌ ®i Nga 12,000.00 13151 12.000.00 31/3/99 104009 224 Kline tr¶ phÝ giao nhËn 29.90 13172 29.90 181,626.37 181,626.37 204,437.56 204,437.56 b3. Thanh to¸n b»ng sec SÐc do ®¬n vÞ ph¸t hµnh ph¶i cã lý do vµ lµm theo chøng tõ gèc sau khi ng©n hµng nhËn ®­îc sec tõ ®¬n vÞ c¨n cø vµo sè d­ trªn tµi kho¶n cña C«ng ty c¾t phÇn tiÒn ghi trªn sec ra mét tµi kho¶n riªng cho sec b¸o chi, tiÒn göi ng©n hµng lu«n lu«n theo dâi sè d­ trªn tµi kho¶n cña m×nh v× vËy sec chuyÓn kho¶n cña C«ng ty ch­a bao giê bÞ ph¸t hµnh qu¸ sè d­. VÝ dô: Ngµy 31/3 kÕ to¸n tiÒn göi ng©n hµng viÕt sec chuyÓn kho¶n sè 152201 c¾t sè tiÒn lµ 1.236.950 ® chi tiÒn ®iÖn tho¹i cho kho Yªn Viªn. Ngµy 9/3 ng©n hµng b¸o nî TK 361.111.00.0014 cña C«ng ty thanh to¸n sec sè 15.3201 kÕ to¸n tiÕn hµnh kiÓm tra vµ tiÕn hµnh ghi sæ, §Þnh kho¶n Nî TK 13311 21.541 Nî TK 1543 1.215.409 Cã TK 1121 1.236.950 b4. ñy nhiÖm chi. H×nh thøc thanh to¸n kh«ng dïng tiÒn mÆt phæ biÕn nhÊt khi C«ng ty tr¶ tiÒn cho c¸c nhµ cung cÊp vµ ñy nhiÖm chi. VD: Ngµy 31/3/99 kÕ to¸n tiÒn göi ng©n hµng c¨n cø vµo b¶ng thèng kª khai thuÕ T3/99 viÕt ñy nhiÖm chi nh­ sau: ñy nhiÖm chi ChuyÓn kho¶n chuyÓn tiÒn, th­ ®iÖn §V tr¶ tiÒn: Vietrans Sè 252 LËp ngµy 31/3/99 Tµi kho¶n 361.111.00.0014 PhÇn do ng©n hµng ghi Ng©n hµng VCB - NH §¬n vÞ nhËn tiÒn: Tæng côc thuÕ NH T¹i NH VCB - TBHCM Tµi kho¶n nî Tµi kho¶n cã Sè tiÒn b»ng sè 19.995.768 Sè tiÒn b»ng ch÷, m­êi chÝn triÖu chÝn tr¨m chÝn m­¬i nh¨m ngh×n b¶y tr¨m s¸u m­¬i t¸m ®ång ch½n Néi dung thanh to¸n Nép tiÒn thuÕ T3/99 §¬n vÞ tr¶ tiÒn Ng©n hµng A ghi Sè ngµy 31/3/99 Ng©n hµng B ghi Sæ ngµy KÕ to¸n Chñ TK KÕ to¸n TP kÕ to¸n KÕ to¸n TP KÕ to¸n Ngµy 1/4/99 kÕ to¸n nhËn ®­îc ñy nhiÖm chi vµ giÊy b¸o nî sè 0118006 sau khi kiÓm tra kÕ to¸n ghi sæ, nhËp d÷ liÖu vµo. §Þnh kho¶n: Nî TK 331 19.995.788 Cã TK 1121 19.995.788 C¸c nghiÖp vô t¨ng, gi¶m tiÒn göi ng©n hµng ®­îc h¹ch to¸n nhËp vµo m¸y tÝnh cuèi qóy in ra bót to¸n tËp trung vµ nhËt biªn tµi kho¶n 1122 nh­ sau: 6-/ §èi chiÕu vµ ®iÒu chØnh sæ s¸ch a. §èi chiÕu, kiÓm tra vµ ®iÒu chØnh c¸c nghiÖp vô ph¸t sinh tiÒn mÆt hiÖn t­îng ph¸t hiÖn thiÕu, thõa tiÒn mÆt t¹i qòy so víi sè tiÒn sæ s¸ch lµ rÊt khã tr¸nh khái. Nguyªn nh©n dÉn ®Õn t×nh tr¹ng nµy hoÆc lµ do s¬ suÊt cña thñ qòy hoÆc do viÖc ph¶n ¸nh ghi chÐp kh«ng chÝnh x¸c ®Çy ®ñ c¸c nghiÖp vô ph¸t sinh trong ngµy cña nh©n viªn kÕ to¸n. Khi x¶y ra t×nh tr¹ng chªnh lÖch trªn th× thñ qòy vµ kÕ to¸n ph¶i phèi hîp víi nhau b»ng c¸ch kiÓm tra l¹i sæ s¸ch cña m×nh, cã thÓ ph¶i theo tõng nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh, sau ®ã l¹i ®èi chiÕu kiÓm tra cho ®Õn khi c©n b»ng hoÆc t×m ra nguyªn nh©n sai sãt. Tïy chªnh lÖch do bªn nµo, kh©u nµo th× ng­êi ®ã cã tr¸ch nhiÖm ®iÒu chØnh l¹i trªn sæ s¸ch cña m×nh. §Çu th¸ng 4/99 ®· cã ®ît kiÓm tra qòy, toµn bé tiÒn tån qòy vµ sæ s¸ch ®Òu hîp lý vµ khíp nhau kh«ng cã sù chªnh lÖch. b. §èi chiÕu, kiÓm tra vµ ®iÒu chØnh c¸c nghiÖp vô ph¸t sinh thêi gian ng¾n h¹n. ViÖc kiÓm tra, ®èi chiÕu vµ ®iÒu chØnh trªn tµi kho¶n thêi gian ng¾n h¹n nh»m ®¶m b¶o sù thèng nhÊt sè tiÒn ®· ph¸t sinh vµ hiÖn cßn d­ t¹i tµi kho¶n tiÒn göi, gi÷a sæ s¸ch cña ng©n hµng vµ sæ s¸ch cña C«ng ty. Ng©n hµng vµ C«ng ty gi÷ c¸c sæ s¸ch kÕ to¸n ®éi lËp nhau vÒ tiÒn, hµng ngµy kÕ to¸n thêi gian ng¾n h¹n ra ng©n hµng lµm viÖc nép sÐc, ñy nhiÖm chi... NhËn sæ h¹ch to¸n chi tiÕt cña ng©n hµng vµ sæ s¸ch cña ng©n hµng. Do ®­îc kiÓm tra chÆt chÏ vµ thËn träng nªn cña C«ng ty vµ VCB - Hµ Néi ch­a x¶y ra chªnh lÖch hay sai sãt. PhÇn III Mét sè kiÕn nghÞ nh»m hoµn thiÖn tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n vèn b»ng tiÒn t¹i c«ng ty giao nhËn kho vËn ngo¹i th­¬ng - Vietrans. I-/ §¸nh gi¸ chung Tæng C«ng ty giao nhËn kho vËn ngo¹i th­¬ng ®· tr¶i qua h¬n 20 n¨m ho¹t ®éng, tõ trong c¬ chÕ bao cÊp khi b­íc sang ho¹t ®éng theo c¬ chÕ thÞ tr­êng, Tæng C«ng ty ®· mau chãng thÝch nghi víi c¬ chÕ míi vµ ho¹t ®éng ngµy mét hiÖu qu¶ h¬n. MÆc dï ngµnh dÞch vô vËn t¶i cßn g¨p r¸t nhiÒu khã kh¨n nh­ng C«ng ty ®· t×m ra h­íng ®i ®óng t¨ng c­êng më réng kinh doanh, hîp t¸c liªn doanh liªn kÕt víi c¸c ®¬n vÞ c¸ nh©n trong vµ ngoµi n­íc, më réng c¸c chi nh¸nh réng kh¾p theo chiÒu dµi ®Êt n­íc. VÒ mÆt qu¶n lý, bé m¸y qu¶n lý cña C«ng ty ®­îc tæ chøc gän nhÑ hîp lý thùc hiÖn chuyªn m«n ho¸ vµ tinh gi¶m bít lao ®éng gi¸n tiÕp, kh«ng ngõng n©ng cao tr×nh ®é chuyªn m«n cña c¸n bé qu¶n lý. VÒ c«ng t¸c kÕ to¸n, viÖc ®­a kÕ to¸n xuèng c¸c chi nh¸nh, c¸c ®¬n vÞ h¹ch to¸n t¹i chç lµ mét h×nh thøc cã nhiÒu ­u ®iÓm gän nhÑ cho bé m¸y kÕ to¸n cña C«ng ty, s©u s¸t kÞp thêi trong c«ng t¸c h¹ch to¸n kÕ to¸n, ®ång thêi viÖc ph©n c«ng r¹ch rßi nh­ vËy lµm cho mçi nh©n viªn kÕ to¸n g¾n víi tr¸ch nhiÖm cña m×nh nªn hiÖu qu¶ sÏ cao h¬n. MÆt kh¸c viÖc chi tiÒn, thu tiÒn ph¶i th­êng xuyªn b¸o c¸o, viÖc cÊp vèn vµ quan hÖ víi ng©n s¸ch ph¶i th«ng qua kÕ to¸n C«ng ty ®¶m b¶o cho viÖc gi¸m s¸t ho¹t ®éng cña c¸c ®¬n vÞ ®­îc chÆt chÏ h¬n. VÒ tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n, bé m¸y kÕ to¸n ë phßng kÕ to¸n t¹i v¨n phßng Tæng C«ng ty gåm cã 8 ng­êi, mèi kÕ to¸n ®­îc ph©n c«ng nhiÖm vô râ rµng thùc hiÖn c¸c nhiÖm vô nhÊt ®Þnh kh«ng cã tÝnh tr¹ng ®ïn ®Èy tr¸ch nhiÖm. Tr×nh ®é cña mçi kÕ to¸n kh«ng ngõng ®­îc n©ng cao th­êng xuyªn ®­îc dµo t¹o vµ båi d­ìng nghiÖp vô chuyªn m«n hîp lý phï hîp víi kh¶ n¨ng, tr×nh ®é cña mçi ng­êi ®èi víi phÇn hµnh c«ng viÖc kÕ to¸n m×nh ®¶m nhËn. MÆt kh¸c khi cã dÞp ®ét xuÊt kÕ to¸n còng cã thÓ lµm thay c«ng viÖc cña ng­êi kh¸c, ®©y cóng lµ mét ­u ®iÓm cña tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n C«ng ty. VÒ h×nh thøc sæ s¸ch, h×nh thøc chøng tõ ghi sæ ®Ó h¹ch to¸n t¹i c¸c chi nh¸nh phï hîp cíi viÖc ®­a m¸y vi tÝnh vµo phôc vô kÕ to¸n. Song kÕ to¸n viªn vÉn ph¶i ghi chÐp thñ c«ng nhiÒu, cßn m¸y tÝnh chØ in ra bót to¸n tËp trung, nhËt biªn lµ mét t×nh tr¹ng l·ng phÝ ch­a n©ng cao hiÖu qu¶ sö dông m¸y vi tÝnh gi¶m bít c«ng viÖc cho nh©n viªn kÕ to¸n. Nh×n chung bé m¸y kÕ to¸n cña C«ng ty ®· ®­îc tæ chøc kh¸ hîp lý ph¸t huy vai trß Gi¸m ®èc tµi chÝnh trong hÖ thèng qu¶n lý kinh tÕ cña C«ng ty, viÖc ®æi míi hiÖu qu¶ cña c«ng t¸c kÕ to¸n còng rÊt ®­îc l·nh ®¹o C«ng ty chó träng. §¸nh gi¸ h¹ch to¸n vèn b»ng tiÒn nãi riªng. ViÖc h¹ch to¸n c¸c phÇn hµnh kÕ to¸n ®­îc tiÕn hµnh trªn m¸y vi tÝnh nªn c«ng viÖc cña kÕ to¸n nãi chung vµ söa sè liÖu ®­îc tiÕn hµnh nhanh chãng vµ thuËn tiÖn. Sè liÖu ®­îc cËp nhËt th­êng xuyªn nªn th«ng tin kinh tÕ mang tÝnh liªn tôc chÝnh x¸c. C«ng ty ®· ®¶m b¶o an toµn trong viÖc gi÷ g×n vµ b¶o qu¶n tiÒn mÆt trong kÐt còng nh­ sæ s¸ch h¹ch to¸n. Thñ quü cña c«ng ty lµ ng­êi cÈn thËn vµ cã tr¸ch nhiÖm, sæ s¸ch ®­îc ghi chÐp ®Çy ®ñ, tiÒn ®­îc gi÷ cÈn thËn nªn ch­a hÒ cã sai sãt trong b¶o qu¶n tiÒn mÆt t¹i quü lµ b¸o c¸o quan träng ®Ó gi¸m ®èc qu¶n lý thu chi tiÒn mÆt. HiÖnnay hÖ thèng b¸o c¸o tµi chÝnh cña C«ng ty cong rÊt míi mÎ vµ ch­a ph¶i lµ mét b¸o c¸o b¾t buéc. Thùc tÕ C«ng ty kh«ng theo dâi tiÒn ®ang chuyÓn. II-/ Mét sè kiÕn nghÞ nh»m hoµn thiÖn c«ng t¸c vèn b»ng tiÒn 1-/ VÒ mÆt tæ chøc: Phßng kÕ to¸n nªn bè trÝ dµn ®Òu c«ng viÖc gi÷a c¸c phÇn hµnh kÕ to¸n, gi¶m khèi l­îng cña kÕ to¸n tæng hîp vµ nªn bè trÝ sao cho mçi kÕ to¸n phÇn hµnh ®Òu sö dông m¸y tÝnh. 2-/ VÒ h×nh thøc sæ s¸ch: HiÖn nay C«ng ty ®ang ¸p dông h×nh thøc chøng tõ ghi sæ lµ rÊt hîp lý, thuËn tiÖn cho viÖc ®­a vi tÝnh vµo kÕ to¸n. Tuy nhiªn vÉn ch­a vËn dông tèi ®a nh÷ng chøc n¨ng t©n tiÕn cña m¸y tÝnh nh»m gi¶m tèi ®a viÖc ghi chÐp cña kÕ to¸n. Theo em C«ng ty nªn ¸p dông kÕ to¸n m¸y nh»m hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n m¸y nh»m hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n ®¸p øng viÖc ghi chÐp khèi l­îng nghiÖp vô khæng lå trªn toµn c«ng ty. Sau ®©y lµ tr×nh tù t¹o lËp th«ng tin kÕ to¸n trªn m¸y: Th«ng tin vµo Kho th«ng tin Ch­¬ng tr×nh m¸y tÝnh Th«ng tin ra Theo tr×nh tù nµy, chøng tõ gèc ®­îc ®­a ®Õn ®Ó n¹p vµo m¸y tÝnh ph¶i ®­îc ph©n lo¹i vµ th­êng ®Þnh kho¶n s½n (hoÆc x©y dùng hÖ thèng quan hÖ ®èi øng tiªu chuÈn) trªn c¬ së ®ã t¹o ra mét kho th«ng tin chung tõ sè liÖu ®Çu vµo ®Ó tõ ®ã cã thÓ tù ®éng lÊy ®­îc ë ®Çu ra nh÷ng th«ng tin ®¸p øng yªu cÇu qu¶n lý. Khi ¸p dông h×nh thøc sæ kÕ to¸n “Chøng tõ ghi sæ” th× mèi quan hÖ gi÷a kho th«ng tin víi c¸c lo¹i sæ kÕ to¸n nh­ sau: chøng tõ gèc chøng tõ ghi sæ kho th«ng tin kÕ to¸n chi tiÕt kÕ to¸n tæng hîp b¸o c¸o tµi chÝnh b¶ng ghi chi tiÕt sè ph¸t sinh th«ng tin kh¸c Trong kÕ to¸n kÐp viÖc sö dông kho th«ng tin vµ kÕ to¸n tæng hîp lµ qu¸ tr×nh phøc t¹p h¬n c¶. §Ó tiÕn hµnh thuËn lîi tr­íc hÕt cÇn t¸ch néi dung thµnh 2 phÇn vµ ghi vµo hai tÖp (file) riªng, tÖp sè d­ (chØ ghi mét bªn) vµ tÖp sè ph¸t sinh (cã thÓ ghi c¶ hai bªn), sau ®ã tiÕn hµnh kiÓm tra sè l­îng ph¸t sinh vµ thùc hiÖn ghi sæ tæng hîp “ghÐp file”. §ång thêi víi qu¸ tr×nh kÕ to¸n tæng hîp, thùc hiÖn c¸c qu¸ tr×nh h¹ch to¸n chi tiÕt. Theo h×nh thøc trªn viÖc cËp nhËt sè liÖu ®­îc tiÕn hµnh dÔ dµng, h¹n chÕ ®­îc sù trïng lÆp tõ khi vµo d÷ liÖu ®Õn kh©u lËp b¸o c¸o, tõ c«ng viÖc h¹ch to¸n chi tiÕt ®Õn kh©u h¹ch to¸n tæng hîp sÏ thuËn lîi trong viÖc t×m kiÕm còng nh­ xö lý th«ng tin, gi¶m bít lao ®éng thñ c«ng cho c¸n bé kÕ to¸n. MÆt kh¸c, cÇn bè trÝ sao cho kÕ to¸n phÇn hµnh ®Òu tù lµm viÖc víi m¸y tÝnh ®Ó chñ ®éng trong cËp nhËt, kiÓm tra vµ xö lý d÷ liÖu. 3-/ VÒ hÖ thèng b¸o c¸o: B¸o c¸o quü vµ b¸o c¸o l­u chuyÓn tiÒn tÖ lµ hai b¸o c¸o quan träng trong qu¶n lý l­u th«ng tiÒn tÖ do ®ã nªn tiÕn hµnh lËp hai b¸o c¸o nµy. ViÖc lËp b¸o c¸o nµy sÏ gióp cho c«ng ty tæng hîp ®­îc c¸c kho¶n thu chi trong kú b¸o c¸o ®Ó cã thÓ ph©n tÝch ®­îc kh¶ n¨ng kinh doanh t¹o ra tiÒn cña c«ng ty. C¸c kho¶n môc chñ yÕu ph¸t sinh ¶nh h­ëng tíi kh¶ n¨ng thanh to¸n vµ nhu cÇu vèn b»ng tiÒn trong kú tiÕp theo. B¸o c¸o l­u chuyÓn tiÒn tÖ sÏ phôc vô cho c¸c nhµ l·nh ®¹o lµm c¨n cø ®Ó ra c¸c quyÕt ®Þnh, mÆt kh¸c gióp cho kh¸ch hµng cã c¸c th«ng tin vÒ c«ng ty t¹o an t©m trong kinh doanh. 4-/ ý kiÕn vÒ kÕ ho¹ch thu chi: C«ng ty nªn lËp ®Þnh møc chi tiªu, hµng th¸ng, thËm chÝ hµng tuÇn sao cho møc tiÒn tån quü kh«ng qu¸ Ýt còng nh­ kh«ng qu¸ nhiÒu. 5-/ VÒ tµi kho¶n sö dông: C«ng ty nªn xo¸ bá tµi kho¶n 113 trong hÖ thèng tµi kho¶n cña c«ng ty v× thùc tÕ c«ng ty kh«ng theo dâi bÊt kú mét kho¶n tiÒn ®ang chuyÓn nµo. KÕt luËn Qua thêi gian thùc tËp ®· gióp cho em tiÕp cËn ®­îc víi ®iÒu kiÖn thùc tÕ cñng cè vµ vËn dông nh÷ng kiÕn thøc ®· ®­îc trang bÞ trong nhµ tr­êng vµo thùc tÕ. Thêi gian thùc tËp cã ý nghÜa rÊt quan träng gióp cho em lµm quen víi thùc tÕ cã sù h­íng dÉn tr¸nh khái sù lóng tóng bëi gi÷a lý luËn vµ thùc tÕ cã sù kh¸c nhau nhÊt ®Þnh. Trong qu¸ tr×nh thùc tËp t¹i Tæng c«ng ty giao nhËn kho vËn ngo¹i th­¬ng. B»ng viÖc vËn dông lý luËn ®· häc vµ th«ng qua thùc tÕ t¹i C«ng ty d­íi sù h­íng dÉn cña c« gi¸o NguyÔn ThÞ Nô vµ c¸c c¸n bé phßng kÕ to¸n cña C«ng ty Vietrans ®· gióp em nhËn thøc ®­îc nh÷ng ®iÒu c¬ b¶n vÒ mét C«ng ty ®ång thêi ®i s©u t×m hiÓu vµ hoµn thµnh luËn v¨n víi néi dung: “Tæ chøc h¹ch to¸n vèn b»ng tiÒn víi viÖc t¨ng c­êng qu¶n lý l­u th«ng tiÒn tÖ trong kinh doanh t¹i Tæng c«ng ty giao nhËn kho vËn ngo¹i th­¬ng”. LuËn v¨n ®· ®Ò cËp tíi nh÷ng vÊn ®Ò sau: - C¬ së lý luËn chung vÒ tæ chøc h¹ch to¸n vèn b»ng tiÒn. - T×nh h×nh tæ chøc c«ng t¸c h¹ch to¸n vèn b»ng tiÒn t¹i Tæng c«ng ty giao nhËn kho vËn ngo¹i th­¬ng. - Mét sè kiÕn nghÞ nh»m hoµn thiÖn c«ng t¸c qu¶n lý vµ tæ chøc h¹ch to¸n vèn b»ng tiÒn t¹i C«ng ty. MÆc dï ®· hÕt søc cè g¾ng nh­ng do tr×nh ®é vµ thêi gian thùc tËp cßn h¹n chÕ, kinh nghiÖm thùc tÕ ch­a cã nhiÒu nªn nh÷ng thiÕu sãt lµ kh«ng thÓ tr¸nh khái, em rÊt mong ®­îc sù chØ b¶o cña c« gi¸o vµ c¸c c¸n bé kÕ to¸n trong C«ng ty nh»m gióp em hoµn thiÖn luËn v¨n nµy. Em xin ch©n thµnh c¶m ¬n c« gi¸o h­íng dÉn NguyÔn ThÞ Nô vµ c¸c c¸n bé phßng qu¶n lý kinh tÕ C«ng ty Vietrans ®· nhiÖt t×nh h­íng dÉn vµ t¹o ®iÒu kiÖn thuËn lîi gióp em hoµn thµnh luËn v¨n nµy. Môc lôc