Đề tài Tổ chức thanh toán hàng nhập khẩu bằng phương thức tín dụng chứng từ (L/C) trả chậm tại ngân hàng Eximbank chi nhánh Sài Gòn

TRƢỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƢƠNG CƠ SỞ II TẠI TP. HỒ CHÍ MINH CHUYÊN NGÀNH: KINH TẾ ĐỐI NGOẠI ------oOo------ BÁO CÁO THỰC TẬP GIỮA KHÓA Đề tài: TỔ CHỨC THANH TOÁN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG PHƢƠNG THỨC TÍN DỤNG CHỨNG TỪ (L/C) TRẢ CHẬM TẠI NGÂN HÀNG EXIMBANK CHI NHÁNH SÀI GÒN SVTH: Lê Thị Thanh Trang Lớp: K47D-A14 Khóa: K47 GVHD: Ths Nguyễn Thị Phƣơng Chi Thành phố Hồ Chí Minh tháng 8 năm 2011 1 LỜI MỞ ĐẦU Trong xu thế toàn cầu hóa hiện nay, ngoại thương đóng vai trò ngày càng quan trọng với kinh tế thế giới nói chung và kinh tế Việt Nam nói riêng. Những năm qua, kim ngạch xuất nhập khẩu của Việt Nam không ngừng gia tăng. Để đạt được điều này, ngoài những chính sách đúng đắn mang tầm vĩ mô của nhà nước, phải kể đến một phần công sức không nhỏ của hệ thống các ngân hàng thương mại, nơi làm trung gian cho quá trình thanh toán, góp phần hổ trợ việc buôn bán giữa các doanh nghiệp trong và ngoài nước diễn ra an toàn và suông sẻ hơn. Có rất nhiều hình thức khách nhau trong quá trình thanh toán quốc tế thông qua hệ thống ngân hàng như Nhờ thu (Collection), Điện chuyển tiền (T/T), nhưng phổ biến hơn cả là Tín dụng chứng từ (L/C). Hình thức này hiện đang được áp dụng cho hơn 80% các hợp đồng thương mại nhờ vào các đặc tính an toàn và ưu việt của nó. Vì thế, cùng với sự phát triển của qui mô xuất nhập khẩu, tín dụng chứng từ ngày càng trở nên quan trọng. Chính vì sự quan trọng đó, việc đào sâu nghiên cứu về cách thức tổ chức thanh toán thương mại quốc tế bằng tín dụng chứng từ là hết sức quan trọng. Điều này không những giúp sinh viên trau dồi và cũng cố kiếm thức mà còn góp phần thúc đẩy sự phát triển và hoàn thiện cho phương thức này. Từ thực tiễn trên, tôi đã mạnh dạn quyết định chọn đề tài “TỔ CHỨC THANH TOÁN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG PHƢƠNG THỨC TÍN DỤNG CHỨNG TỪ (L/C) TRẢ CHẬM TẠI NGÂN HÀNG EXIMBANK CHI NHÁNH SÀI GÒN” cho bài báo cáo thực tập giữa khóa của mình. Bài báo cáo có kết cấu 3 chương chính như sau: Chương 1: Tổng quan về Ngân hàng Eximbank Sài Gòn Chương 2: Tổ chức thanh toán hàng nhập khẩu bằng phương thức tín dụng chứng từ (L/C) trả chậm tại Ngân hàng Eximbank Sài Gòn Chương 3: Các đề xuất hoàn thiện nghiệp vụ thanh toán hàng nhập khẩu bằng thư tín dụng (L/C) trả chậm tại Ngân hàng Eximbank Sài Gòn Mục đích của bài viết nhằm phân tích đánh giá về việc tổ chức thanh toán bằng phương pháp L/C trả chậm tại ngân hàng Eximbank Sài Gòn, trên cơ sở đó 2 đưa ra những đề xuất, kiến nghị cho vấn đề này. Đây cũng là cơ hội giúp tôi nắm bắt thực tiễn và cũng cố sâu hơn kiến thức lí thuyết đã học. Trong quá trình thực hiện bài báo cáo này, mặc dù đã có nhiều cố gắng nhưng tôi không khỏi tránh nhiều sai sót. Do đó, tôi rất mong nhận được nhiều sự góp ý chân thành từ phía nhà trường và ngân hàng Eximbank chi nhánh Sài Gòn. Cuối cùng, thay cho lời kết, tôi xin chân thành cám ơn Nhà trường và Ngân hàng Eximbank chi nhánh Sài Gòn đã hướng dẫn và tạo điều kiện cho tôi hoàn thành bài báo cáo này. Đặc biệt tôi xin chân thành cám ơn cô giáo ThS Nguyễn Thị Phương Chi đã tận tình chỉ bảo tôi trong cách chọn đề tài và chỉnh sửa nội dung bài viết. Cám ơn anh Nguyễn Tuấn Huy, trưởng phòng thanh toán quốc tế ngân hàng Eximbank Sài Gòn đã tạo điều kiện thuận lợi cho tôi được thực tập tại ngân hàng. Cám ơn anh Liêu Hùng Khang, thanh toán viên phòng thanh toán quốc tế, đã nhiệt tình hướng dẫn tôi về các nghiệp vụ phát sinh trong thực tế. Tôi cũng xin cám ơn các bạn cùng nhóm thực tập tại Eximbank Sài Gòn đã giúp đỡ tôi rất nhiều trong quá trình thực tập và viết bài báo cáo này. Tp. Hồ Chí Minh tháng 8 năm 2011 Lê Thị Thanh Trang 3 CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ NGÂN HÀNG EXIMBANK SÀI GÒN I. Quá trình hình thành và phát triển 1. Lịch sử hình thành và phát triển của Ngân hàng Eximbank Eximbank được thành lập vào ngày 24/05/1989 theo quyết định số 140/CT của Chủ Tịch Hội Đồng Bộ Trưởng với tên gọi đầu tiên là ngân hàng Xuất Nhập Khẩu Việt Nam (Vietnam Export Import Bank). Ngân hàng chính thức đi vào hoạt động ngày 17/01/1990 Ngày 06/04/1992, Thống Đốc NHNN Việt Nam ký giấy phép số 11/NH-GP cho phép ngân hàng hoạt động trong thời hạn 50 năm với tên mới là ngân hàng Thương Mại Cổ Phần Xuất Nhập Khẩu Việt Nam (Vietnam Export Import Commercial Joint - Stock Bank), gọi tắt là Vietnam Eximbank. Từ số vốn điều lệ đăng ký ban đầu chỉ là 50 tỷ đồng Việt Nam tương đương 12, 5 triệu USD, đến nay vốn điều lệ của Eximbank đạt 10.560 tỷ đồng, vốn chủ sở hữu vào khoảng 13.627 tỷ đồng. Eximbank có địa bàn hoạt động rộng khắp cả nước với trụ sở chính đặt tại TP. Hồ Chí Minh và hơn 180 chi nhánh, phòng giao dịch có mặt tại nhiều tỉnh thành lớn như Hà Nội, Hải Phòng, Đà Nẵng, Cần Thơ, Đồng Nai, Bình Dương… Đặc biệt trên phương diện hợp tác quốc tế, Eximbank đã thiết lập được quan hệ đại lý với hơn 750 ngân hàng ở tại 72 quốc gia trên thế giới. 2. Giới thiệu về Eximbank Chi nhánh Sài Gòn - Ngân hàng TMCP Xuất Nhập Khẩu Việt Nam – chi nhánh Sài Gòn (ban đầu có tên là Ngân hàng TMCP Xuất Nhập Khẩu Việt Nam chi nhánh Tôn Thất Đạm) NGÂN HÀNG XUẤT NHẬP KHẨU VIỆT NAM VIETNAM EXPORT IMPORT BANK Trụ sở chính: 7 Lê Thị Hồng Gấm, Quận 1, Tp.HCM Tel: (84-8) 3821 0055 - Fax: (84-8) 3829 6063 Telex: 812690EIB.VT Swift: EBVIVNVX 4 được thành lập theo quyết định số 18/EIB/HĐQT-03 về việc thành lập chi nhánh cấp II do hội đồng quản trị ký ngày 8 tháng 5 năm 2003. + Tên giao dịch quốc tế: Vietnam Export Import Commercial Join Stock Bank – Saigon Branch. + Tên viết tắt: Eximbank Sài Gòn. + Địa chỉ: 28-30 Huỳnh Thúc Kháng, Quận 1, Tp.HCM + Điện thoại: (848) 39143152 + Fax: (848) 39143150 + Swift: EBVIVNXTTD - Ban đầu Eximbank Sài Gòn trực thuộc chi nhánh Chợ Lớn. Vào cuối năm 2004 đầu năm 2005, ngân hàng được hội đồng quản trị nâng cấp lên thành chi nhánh cấp I trực thuộc Hội sở. II. Các hoạt động kinh doanh chủ yếu tại Eximbank Sài Gòn Là chi nhánh cấp I trực thuộc Hội sở, Eximbank Sài Gòn đảm bảo cung cấp đầy đủ các dịch vụ của một ngân hàng tầm cỡ quốc tế mà cả hệ thống Eximbank Việt Nam cung cấp cho khách hàng, cụ thể như sau: - Huy động tiền gởi tiết kiệm, tiền gởi thanh toán của cá nhân và đơn vị bằng VND, ngoại tệ và vàng. - Cho vay ngắn hạn, trung và dài hạn; cho vay đồng tài trợ; cho vay thấu chi; cho vay sinh hoạt, tiêu dùng; cho vay theo hạn mức tín dụng bằng VND, ngoại tệ và vàng với các điều kiện thuận lợi và thủ tục đơn giản. - Mua bán các loại ngoại tệ theo phương thức giao ngay, hoán đổi, kỳ hạn và quyền lựa chọn tiền tệ. - Thanh toán, tài trợ xuất nhập khẩu hàng hóa, chiết khấu chứng từ hàng hóa - Phát hành và thanh toán thẻ tín dụng nội địa và quốc tế. Chấp nhận thanh toán thẻ quốc tế Visa, MasterCard, JCB...thanh toán qua mạng bằng thẻ - Thực hiện giao dịch ngân quỹ, chi lương, thu chi hộ, thu chi tại chỗ, thu đổi ngoại tệ, nhận và chi trả kiều hối, chuyển tiền trong và ngoài nước. 5 - Các nghiệp vụ bảo lãnh trong và ngoài nước (bảo lãnh thanh toán, thanh toán thuế, thực hiện hợp đồng, dự thầu, chào giá, bảo hành, ứng trước...) - Một số gói dịch vụ khác (Ví dụ: tài chính trọn gói hỗ trợ du học, home- loaning…) III. Cơ cấu tổ chức, nhân sự và mô tả vị trí thực tập 1. Cơ cấu tổ chức của Eximbank Sài Gòn Sơ đồ 1.1: Cơ cấu tổ chức các phòng ban tại Chi nhánh Sài Gòn (Nguồn: tư liệu Phòng Hành chánh – Ngân quỹ) Là chi nhánh cấp I trực thuộc Hội sở và chỉ mới thành lập năm 2003, quy mô vẫn còn nhỏ nên Eximbank Sài Gòn có một cơ cấu tổ chức đơn giản, rõ ràng giữa các phòng ban và bộ phận thuộc phòng ban. Cơ cấu tổ chức bao gồm: 1 Giám đốc, 2 Phó giám đốc, 4 phòng ban, 7 bộ phận và 8 phòng giao dịch. Eximbank Sài Gòn phân bổ mỗi phòng ban làm một chức năng, nhiệm vụ cụ thể, riêng biệt nhưng giữa các phòng ban vẫn có sự liên hệ, gắn bó chặt chẽ và hỗ Giám đốc chi nhánh Phó giám đốc Dịch vụ khách hàng Hành chánh-Ngân quỹ Tín dụng Kế toán giao dịch Thẻ Thánh toán quốc tế Kế toán nội bộ Ngân quỹ Hành chánh Doanh nghiệp Cá nhân Phòng giao dịch Kinh doanh tiền tệ 6 trợ lẫn nhau trong công việc. Chính sự liên kết này giúp cho các phòng ban có thể hoàn thành tốt vai trò của mình cũng như có thể phục vụ khách hàng một cách tốt nhất. Ngoài ra cơ cấu tổ chức trên còn giúp Ban giám đốc có thể kiểm soát hoạt động của ngân hàng hiệu quả hơn, và nhân viên cũng có ý thức, trách nhiệm hơn trong công việc của mình. Như vậy, mặc dù chưa được thành lập lâu nhưng nhìn chung Eximbank Sài Gòn có một cơ cấu tổ chức phục vụ tốt cho hoạt động kinh doanh của mình. 2. Cơ cấu nhân sự Hiện nay, toàn bộ hệ thống Eximbank Sài Gòn có khoản 171 nhân viên và được phân bổ như sau: + Ban giám đốc: 1 Giám đốc, 2 Phó giám đốc + Phòn hành chánh - ngân quỹ: 20 nhân viên + Phòng dịch vụ khách hàng: 34 nhân viên trong đó Bộ phận thanh toán quốc tế là 12 nhân viên + Phòng tín dụng: 25 nhân viên + Các hòng giao dịch: 82 nhân viên Với một độ ngũ nhân viên có trình độ đại học và sau đại học trên 50% và tỷ lê nhân viên dưới 35 tuổi là 83%, có thể thấy rằng Eximbank đang sở hữu một nguồn nhân lực đầy tiềm năng có trình độ cao, trẻ và năng động. Đây là một điều kiện rất thuận lợi cho chi nhánh Sài Gòn nói riêng và cả hệ thống Eximbank nói chung phát triển mạnh hơn nữa và cạnh tranh hiệu quả trước các đối thủ khác. 3. Mô tả vị trí thực tập Từ ngày 27/6 đến 1/8, tôi được ngân hàng Eximbank chi nhánh Sài Gòn nhận vào kiến tập tại phòng thanh toán quốc tế trực thuộc bộ phận dịch vụ khách hàng. Nhiệm vụ của tôi trong thời gian kiến tập là quan sát tìm hiểu những kiến thức thực thế về các hoạt động thanh toán quốc tế tại Ngân hàng Eximbank chi nhánh Sài Gòn. Trong khoảng thời gian đầu, theo phân công của phó phòng thanh toán quốc tế, tôi được thanh toán viên Liêu Hưng Khang hướng dẫn tìm hiểu về qui trình và các hình thức thanh toán quốc tế của ngân hàng Eximbank. Sau khi đã tiếp xúc với các hồ sơ, chứng từ thực tế, tôi được giao nhiệm vụ photo và chuyển chứng 7 từ giữa các phòng ban. Đây là một cơ hội giúp tôi có thể hiểu rõ hơn sự vận hành và mối liên quan giữa phòng thanh toán quốc tế và các phòng ban khác trong ngân hàng. Tôi còn được hướng dẫn sắp xếp một số chứng từ và được tiếp xúc tìm hiểu nội dung ý nghĩa của các chứng từ trong thực tế.Vì thời gian kiến tập khá ngắn, tôi chưa có cơ hội được tiếp xúc nhiều hơn với hệ thống Korebank, và chưa được trực tiếp tham gia soạn thảo điện thư. Song, đây là cơ hội để tôi học hỏi và tìm hiểu thực tế hoạt động thanh toán quốc tế qua hệ thống điện tử tại một trong những ngân hàng có nghiệp vụ thanh toán quốc tế phát triển hàng đầu tại Việt Nam. IV. Kết quả hoạt động kinh doanh tại Eximbank Sài Gòn từ năm 2008-2010 Bảng 1.1: Tình hình kinh doanh của Eximbank Sài Gòn trong giai đoạn 2008 - 2010 Đơn vị tính: triệu đồng Chỉ tiêu 2008 2009 2010 2009/2008 2010/2009 Tổng vốn 4438799,90 6021248,20 8392727,60 35,65% 39,39% Vốn huy động 3122126,95 4704383,20 6845319,80 50,68% 45,51% Doanh thu 442874,89 730802,69 1242364,57 65,01% 70,00% Lợi nhuận sau thuế 65413,29 104186,60 188638,50 59,27% 81,06% Vốn chủ sở hữu 1316672,95 1316865,00 1547407,80 0,01% 17,51% ROE 4,97% 7,91% 12,19% 59,25% 54,08% ROA 1,47% 1,73% 2,25% Doanh thu/Vốn chủ sở hữu 33,64% 55,50% 80,29% Nguồn: Tổng hợp bảng cáo cáo tài chính của Phòng kế toán từ 2008-2010 8 Nhìn chung tình hình kinh doanh của Ngân hàng Eximbank chi nhánh Sài Gòn trong 3 năm qua có những bước tiến rất khả quan. Tốc độ tăng trưởng trung bình của tổng vốn mỗi năm khoảng 37-38%. Vốn huy động chiếm khoảng trên 70% tổng vốn năm 2008, và chiếm trên 80% năm 2010. Điều này thể hiện đặc thù của Ngân hàng thương mại: tỷ số đòn bẩy tài chính rất cao. Các chỉ số này cũng cho thấy qui mô hoạt động của Ngân hàng Eximbank chi nhánh Sài Gòn ngày càng được mở rộng, mức độ sử dụng vốn ngày càng gia tăng. Mặt khác, doanh thu trong 3 năm qua có tốc độ tăng trưởng rất mạnh, doanh thu năm 2008 tăng 65% so với 2009, năm 2010 so với 2009 là 70%. Lợi nhuận sau thuế có tốc độ tăng vượt bậc, đặc biệt là tốc độ tăng lợi nhuận sau thuế năm 2010 so với 2009 hơn 80%. Điều này một mặt phản ánh tình hình kinh doanh của Ngân hàng Eximbank chi nhánh Sài Gòn đang không ngừng được mở rộng, đồng thời cũng thể hiện chi phí hoạt động cũng giảm dần. Về mặt hiệu quả hoạt động, chỉ số ROE cho thấy lợi nhuận của ngân hàng mang lại cho các cổ đông trong năm 2008 chỉ có 4,97%, sang năm 2010 là 12, 19%, trung bình mỗi năm tốc độ tăng của ROE là hơn 50%. Điều này thể hiện rằng khả năng sinh lời của Eximbank chi nhánh Sài Gòn không nhỏ và có tốc độ tăng rất cao. Qua phân tích tình hình kinh doanh của ngân hàng Eximbank chi nhánh Sài Gòn từ năm 2008 đến 2010 ta nhận thấy chỉ trong một khoảng thời gian ngắn ngân hàng đã đạt được những tốc độ phát triển vượt bậc với những con số rất ấn tượng. Điều này phần nào thể hiện được chiến lược phát triển hiện tại của ngân hàng Eximbank chi nhánh Sài Gòn đi đúng hướng, góp phần tạo một thuận lợi cho những bước phát triển dài hạn trong những năm tiếp theo. 9 CHƢƠNG 2: TỔ CHỨC THANH TOÁN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG PHƢƠNG THỨC TÍN DỤNG CHỨNG TỪ (L/C) TRẢ CHẬM TẠI NGÂN HÀNG EXIMBANK SÀI GÒN I. Tổ chức thanh toán hàng nhập khẩu bằng phƣơng thức thƣ tín dụng chứng từ (L/C) trả chậm tại ngân hàng Eximbank Sài Gòn Sơ đồ 2.1: Tổng quan qui trình thực hiện thanh toán bằng L/C trả chậm (Nguồn: Qui trình nghiệp vụ thanh toán nhập khẩu của Phòng thanh toán quốc tế) (Các bước qui trình cụ thể, xem phụ lục về qui trình thanh toán hàng nhập khẩu bằng L/C trả chậm) MỞ L/C THU KÝ QUỸ NHẬN VÀ KIỂM CHỨNG TỪ CHẤP NHẬN HỐI PHIẾU GIA HẠN THANH TOÁN (nếu có) THANH TOÁN L/C LƢU HỒ SƠ HOÀN TRẢ CHỨNG TỪ YÊU CẦU HỦY L/C HỦY L/C Hợp lệ/ chấp nhận BHL/ từ chối BHL 10 II. Tổ chức thanh toán lô hàng thuốc lá nhập khẩu bằng phƣơng thức tín dụng chứng từ (L/C) trả chậm tại ngân hàng Eximbank Sài Gòn Một công ty nhập khẩu của Việt Nam, nhập khẩu một lô hàng thuốc lá từ Đức, thanh toán bằng hình thức thư tín dụng trả chậm được mở tại Ngân hàng Eximbank Sài Gòn, ngân hàng thông báo là HSBC Bank PLC, CITY OF LONDON. Công ty xuất khẩu có địa chỉ tại Hamburg - Đức, nên xuất trình chứng từ tại HSBC Trinkaus & Burkhardt, Hamburg - Đức. Ngân hàng Eximbank không có tài khoản tại ngân hàng HSBC Trinkaus & Burkhardt Hamburg - Đức, cho nên thông qua tài khoản của mình tại Ngân hàng HSBC New York thanh toán cho ngân hàng HSBC tại DUESSELDORF – Đức (theo chỉ thị thanh toán trên thư Ngân hàng) 1. Phát hành L/C - Ngày 11/3, đơn vị nhập khẩu gửi Giấy đề nghị mở tín dụng thư (L/C trả chậm), đề nghị Eximbank chi nhánh Sài Gòn mở L/C có nội dung chính như sau: + To: HSBC BANK PLC, CITY OF LONDON CORPORATE OFFICE (SWIFT CODE: MIDLGB22) + FM: VN EXIMBANK, SAIGON BRANCH, HO CHI MINH CITY (ATTN: L/C ADVISING DEPT.) + L/C được mở cho công ty xuất khẩu hưởng, với trị giá L/C là USD 33.792,00 giá CIF Tân Cảng, TP. HCM, VIETNAM (INCOTERMS 2000) + NGÀY HẾT HẠN VÀ ĐỊA ĐIỂM: 31/05/2011 TẠI VIỆT NAM (NGÂN HÀNG PHÁT HÀNH) + Công ty đề nghị kí quĩ 100% trị giá L/C (Những điều kiện cụ thể khác xem phụ lục 1) Giấy đề nghị mở tín dụng của công ty nhập khẩu phải có chữ kí của giám đốc hoặc thay quyền giám đốc và đóng dấu của công ty, ngoài ra, có thêm chữ kí của kế toán trưởng. a. Thanh toán viên tiếp nhận hồ sơ và ghi nhận lại ngày tháng và trị giá của L/C đƣợc mở, có chữ kí của LĐP phê duyệt 11 Ngoài ra, thanh toán viên còn yêu cầu khách hàng cung cấp thêm các giấy tờ sau làm hồ sơ mở thư tín dụng: 01 bản sao hợp đồng ngoại thương (phụ lục 2) b. Thanh toán viên kiểm tra chi tiết hồ sơ Kiểm tra sự đồng nhất giữa các điều khoản trong giấy đề nghị mở L/C và hợp đồng, và chữ ký con dấu của khách hàng trên giấy đề nghị mở L/C so với chữ ký và con dấu được khách hàng cung cấp khi mở tài khoản tại Eximbank được lưu trên cơ sở dữ liệu c. Thanh toán viên soạn L/C nháp, gửi khách hàng kiểm tra và thống nhất ý kiến trƣớc khi mở L/C chính thức d. Thanh toán viên tiến hành mở L/C chính thức  TTV1 - Kiểm tra nguồn tiền kí quĩ, chuyển giấy bán ngoại tệ cho bộ phận kinh doanh - Nhập dữ liệu vào hệ thống Korebank, hạch toán thủ tục phí mở L/C, điện phí mở L/C - Theo dõi phiếu hạch toán được in ra: + Phí mở L/C: 2,116.308 VND (đơn vị tính : triệu đồng) + Điện phí mở LC: 3,757.500 VND (đơn vị tính : triệu đồng) + Thuế VAT: 10% điện phí mở L/C: 375,750 VND (đơn vị tính : triệu đồng) + Kí quĩ 100% trị giá L/C: 33.792,000 USD (Tất cả các số tiền trên sẽ trừ vào tài khoản của đơn vị nhập khẩu tại Eximbank) - Chuyển điện mở L/C bằng MT700 qua hệ thống SWIFT trực tiếp cho ngân hàng HSBC tại London - In điện mở L/C, kiểm tra lại L/C đã mở, ký tên trên bản in L/C. Kiểm tra lại giấy báo, phiếu hạch toán, ký tên, và chuyển toàn bộ sang cho TTV2  TTV2 - Kiểm tra lại toàn bộ thông tin trên hợp đồng, giấy đề nghị mở L/C, và bản in điện mở L/C. Sau khi kiểm tra kí tên đã kiểm trên L/C. 12  KSV - Kiểm tra lại toàn bộ nội dung giấy đề nghị mở L/C kèm các chứng từ liên quan, hồ sơ pháp lý của đơn vị nhập khẩu, của mặt hàng thuốc lá và nguồn tiền sử dụng để mở L/C - Kiểm tra trên máy tính dữ liệu TTV đã nhập và ký kiểm sát trên bản in điện L/C và giấy báo gửi khách hàng.  LĐP - Kiểm tra lại hồ sơ mở L/C và nguồn tiền mở L/C, duyệt bút toán trên máy và ký duyệt trên bản in điện mở L/C - Trả hồ sơ lại cho TTV trực tiếp mở L/C  TTV1 - Xem xét những ý kiến chỉnh sửa L/C của KSV, LĐP trên bản in và thực hiện thao tác cập nhật trên máy: + Bổ sung Documentary credit number: 1401ILUEIB1100 + Bổ sung Date of Issue: 110311 + Tại mục 46A: chỉnh sửa 2/3 ORIGINALS thành FULL SET (3/3) ORIGINALS + Bổ sung “UNDER SHIPPER ITEM MUST MENTION „CONG TY B‟” + Điểm 8: chỉnh sửa 1/3 ORIGINAL B/L thành 01 PHOTOCOPY OF B/L + Tại mục 47A: bỏ cụm từ “ VARIATION OF” (xem bản in L/C chỉnh sửa tại phụ lục) - Sau khi đã sửa xong, ghi xác nhận và kí xác nhận đã sửa, chuyển cho KSV  KSV - Kiểm tra lại điện L/C đã được TTV chỉnh sửa trên máy. Ký kiểm soát bằng mực đỏ lên bản in điện L/C  LĐP 13 - Kiểm tra lại điện L/C lần cuối trước khi đẩy điện thư ra hội sở. Hội sở sẽ đẩy điện này ra nước ngoài. LĐP ký tên duyệt lên bản in L/C bằng mực đỏ trước khi trả TTV e. Giao bản gốc L/C cho đơn vị nhập khẩu đƣợc in trên giấy logo Eximbank và có chữ ký của LĐP. Khách hàng có ký nhận lên bản L/C lƣu của ngân hàng, ghi rõ ngày nhận và tên họ ngƣời nhận. (xem mặt trước của bản in L/C chính thức) f. Lƣu hồ sơ - Hồ sơ lưu bao gồm: + Hợp đồng ngoại thương bản sao + Giấy đề nghị mở L/C bản gốc + Bản in L/C chỉnh sửa + Phiếu hạch toán + Bản điện chuyển L/C (tại mục Status: ACK’ed: L/C đã phát hành) - Ghi đầy đủ lên bìa L/C 2. Chấp nhận L/C trả chậm: - Ngày 11/4 ngân hàng nước ngoài là HSBC tại Hamburg – Đức gửi thư ngân hàng cùng bộ chứng từ về cho Eximbank. Chứng từ đến vào ngày 13/4 theo dấu của phòng hành chánh. Trong thư, HSBC thông báo về: + Bộ chứng từ được gửi kèm theo + Bất hợp lệ được tìm thấy: B/L không ghi cảng đến là Tân Cảng, TPHCM, VIETNAM + Yêu cầu xác nhận ngày đáo hạn trên B/E, và xác nhận chấp nhận thanh toán hối phiếu vào ngày 28/5/2011 + Chỉ thị thanh toán: Ngày 31 tháng 5 (ngày làm việc tiếp theo sau ngày 28 tháng 5) Eximbank sẽ điện thanh toán đến văn phòng của chúng tôi tại DUESSELDORF (mã BIC: TUBDDEDD) thông qua tài khoản USD với ngân hàng HSBC tại New York (mã BIC: MRMDUS33) cho chúng tôi 14 được hưởng (mã BIC: TUBDDEHH) dựa theo số tham chiếu được nêu ở trên (số B/E: BACTBH188308) a. TTV đối chiếu chứng từ với hồ sơ L/C và nhập máy ngay trong ngày để theo dõi bộ chứng từ nhận thông qua phiếu kiểm chứng từ nhập khẩu (xem phiếu kiểm chứng từ nhập khẩu tại phụ lục) - Nội dung của phiếu kiểm chứng từ nhập khẩu ghi rõ số L/C, trị giá L/C, tên công ty Việt Nam, ngày nhận chứng từ và danh sách những chứng từ nhận được, cùng những sai sót được phát hiện Ví dụ: Draft: 1 or/2: 1 bản gốc (Draft được phát hành 2 bản) Invoice: 1or + 1c: 1 bản gốc và 1 bản copy - Sau khi kiểm chứng từ, có 2 sai sót được phát hiện: + Cảng đến không chính xác + Gross weight on shipping marks differs from other document (“95.04 kg” I/O “95kg”) - Chứng từ được chuyển sang cho TTV2 kiểm tra lại một lần nữa sau đó trình KSV kiểm và kí xác nhận. Việc kiểm chứng từ và xác nhận kéo dài từ ngày 13/4 đến 14/4 b. Thông báo bất hợp lệ cho khách hàng đồng thời điện báo bất hợp lệ cho ngân hàng nƣớc ngoài: - Ngày 14/4 sau khi KSV kiểm và ký xác nhận các bất hợp kệ, TTV thông báo bất hợp lệ cho đơn vị nhập khẩu có chữ ký của trưởng phòng thanh toán quốc tế. (Mẫu thông báo xem phụ lục) - Ngay sau khi thông báo bất hợp lệ cho doanh nghiệp, điện báo bất hợp lệ cho ngân hàng nước ngoài (HSBC tại Hamburg) bằng điện MT999. Bản in điện MT999 được soạn và kiểm tra tương tự như bản in điện phát hành L/C (xem bản điện MT999 chỉnh sửa tại phụ lục). In điện báo bất hợp lệ chính thức MT999 (ACK’ed) (xem bản điện MT999 chính thức tại phụ lục) c. Ngày 27 tháng 4, sau khi nghiên cứu các bất hợp lệ, đơn vị nhập khẩu gửi thông báo chấp nhận các bất hợp lệ trên và đồng ý thanh toán đúng 15 hạn bộ chứng từ trị giá USD 33,792.00 có chữ ký của giám đốc công ty và kế toán trƣởng cùng con dấu công ty. - Sau khi nhận được thông báo chấp nhận bất hợp lệ cả đơn vị nhập khẩu, thanh toán viên kiểm tra nguồn tiền thanh toán và làm thủ tục ký hậu B/L và giao chứng từ cho khách hàng d. Ký hậu B/L và giao chứng từ cho khách hàng: - Đóng dấu ký hậu B/L ở mặt sau B/L: Delivery to: đơn vị nhập khẩu Date: 28/4/2011 FOR VIETNAM EXIMBANK SAIGON BRANCH (chữ ký của LĐP) - Sau khi kiểm tra xem đơn vị nhập khẩu có đủ tiền thanh toán bộ chứng từ và các chi phí liên quan, giao chứng từ cho khách hàng và đề nghị khách hàng ký nhận chứng từ ở mặt sau chứng thư ngân hàng nước ngoài và ghi rõ: “đã nhận đầy đủ chứng từ, 28/04/2011, kí tên” - Ngày 29 tháng 4, HSBC tại Hamburg điện nhắc về L/C và nội dung thanh toán của L/C (xem B/L được kí hậu và điện nhắc của HSBC tại Hamburg tại phụ lục) e. Điện thông báo chấp nhận bất hợp lệ cho ngân hàng nƣớc ngoài (HSBC tại Hamburg) - TTV soạn điện thông báo chấp nhận các bất hợp lệ của bộ chứng từ. Bản in điện MT999 được chỉnh sửa theo qui trình giống như bản in điện mở L/C. Nội dung cụ thể được chỉnh sửa và bổ sung đó là: “ATTN: TRADE AND SUPPLY CHAIN. FUTHER TO OUR SWIFT MSG DD 14/04/2011 CONCERNING DISCS OF YR SAID BILL DD…” - Ngày 5 tháng 5, điện chính thức MT999 thông báo cho HSBC Hamburg về việc chấp nhận những bất hợp lệ của bộ chứng từ và xác nhận ngày đáo hạn của B/E là ngày 28 tháng 5 năm 2011. (xem điện thông báo MT999 chỉnh sửa và bản in điện chính thức tại phụ lục) 3. Thanh toán hối phiếu khi đến hạn: 16 - Ngày 26/05 TTV đăng kí vốn tại hội sở. - TTV kiểm tra lại hồ sơ, nhập dữ liệu vào máy, hạch toán thu điện phí, thủ tục phí và chuyển điện thanh toán. - Eximbank chi nhánh Sài Gòn không có tài khoản tại ngân hàng HSBC tại Hamburg – Đức, nhưng có tài khoản tại HSBC tại New York. Vì thế, Eximbank sẽ ra lệnh cho HSBC tại New York thanh toán cho tài khoản của HSBC tại Harmburg có văn phòng tại DUESSELDORT là HSBC DUESSELDORT. - Nội dung của biểu phí và điện phí như sau: + Tổng giá trị L/C phải thanh toán là 33.792,00; 120 USD điện phí (gồm có phí của 4 điện); 60 USD phí bất hợp lệ. (nội dung chi tiết xem Phiếu hạch toán thanh toán hàng nhập tại phụ lục) + In phiếu hạch toán, kiểm tra, ký xác nhận và chuyển cho LĐP kí duyệt. + Làm P/A: chọn điện MT999 thông báo cho HSBC tại Hamburg về việc hướng dẫn HSBC New York thanh toán cho HSBC tại Hamburg 33,612 (giá trị L/C là 33.792,00 USD trừ đi 120 USD điện phí và 60 USD phí bất hợp lệ) + Làm P/O: điện MT202 cho ngân hàng HSBC tại New York hướng dẫn thanh toán theo như trên thư ngân hàng. + Cả P/O và P/A đều được in bản điện và được kiểm tra lại và kí xác nhận giống như quá trình phát hành L/C - Hạch toán như trên - Chuyển toàn bộ hồ sơ, điện thanh toán và giấy báo cho KSV trước khi trình LĐP kí duyệt. - Lưu bìa hồ sơ tất cả các chứng từ có liên quan. III. Nhận xét về qui trình thanh toán bằng phƣơng thức tín dụng chứng từ (L/C) trả chậm tại ngân hàng Eximbank chi nhánh Sài Gòn 1. Những điểm mạnh Nghiệp vụ thanh toán bằng phương thức tín dụng chứng từ trả chậm tại Eximbank Sài Gòn được quan tâm nghiên cứu và được qui định một các rất cụ thể, 17 chi tiết và thống nhất từ hội sở đến các chi nhánh. Chính vì thế, qui trình thanh toán bằng L/C trả chậm tại đây có rất nhiều ưu điểm nổi bật: a. Qui trình thanh toán bằng L/C tại Eximbank có tính an toàn cao Tính an toàn vốn là một ưu thế của hình thức thanh toán bằng L/C. Tại Eximbank, tính an toàn càng được đảm bảo thông qua những bước kiểm tra kĩ càng của thanh toán viên, kiểm soát viên và lãnh đạo phòng cùng sự liên kết chặt chẽ giữa từng bộ phận trong phòng thanh toán quốc tế và giữa phòng thanh toán quốc tế với các phòng ban trong ngân hàng. Cụ thể như: - Khi nhận hồ sơ mở L/C, ngoài việc yêu cầu khách hàng những thủ tục và giấy tờ cần thiết, TTV luôn chú ý kiểm tra tư cách pháp nhân của khách hàng, cũng như tình hình tài chính của khách hàng khi mở L/C. Nếu L/C được ký quỹ 100%, thanh toán viên phải kiểm tra kỹ nguồn tiền ký quỹ. Nếu L/C không được ký quỹ 100%, thanh toán viên phải liên hệ liên hệ với phòng tín dụng doanh nghiệp và yêu cầu khách hàng phải có giấy giới thiệu của phòng tín dụng doanh nghiệp. Việc kiểm tra kĩ hồ sơ pháp lý và nguồn tiền của doanh nghiệp xin mở L/C thể hiện sự thận trọng của Eximbank trong qui trình phát hành L/C. - Quá trình tiến hành mở L/C chính thức được kiểm tra và giám sát gắt gao cũng là một ưu điểm lớn trong quá việc hạn chế rủi ro do sai sót gây ra. Việc kiểm tra một L/C chính thức phải qua 6 lần kiểm và chỉnh sửa: từ thanh toán viên 1 – thanh toán viên 2 – kiểm soát viên – lãnh đạo phòng – thanh toán viên 1 – kiểm soát viên – lãnh đạo phòng. Đối với các điện thư khác cũng phải trải qua ít nhất 4 lần kiểm và chỉnh sửa như vậy. Điều này thể hiện việc kiểm tra rất chặt chẽ và kĩ càng của Eximbank đối với một điện thư bất kì trước khi đẩy điện ra nước ngoài. - Việc chuyển bất kì một điện thư nào đều thông qua LĐP kí duyệt, đẩy điện ra hội sở, sau đó hội sở mới đẩy ra nước ngoài. b. Chú trọng đến lợi ích và hỗ trợ cho khách hàng Trong suốt qui trình thanh toán hàng nhập khẩu bằng L/C, TTV luôn quan tâm và nhắc nhở DN những vấn đề phát sinh ảnh hưởng đến công việc và lợi ích của khách hàng. Cụ thể như: 18 - Một TTV sẽ phụ trách một khách hàng và sẽ chịu trách nhiệm với hồ sơ của khách hàng đó trong suốt qui trình từ bước mở L/C cho tới lúc đóng hồ sơ. Việc sắp xếp công việc như vậy sẽ tạo thuận lợi cho việc xử lý những trục trặc phát sinh trong suốt quá trình, đồng thời việc liên lạc với khách hàng và ngân hàng Eximbank sẽ thuận tiện hơn. - TTV soạn thảo giúp khách hàng nội dung của thư đề nghị L/C trong trường hợp nếu khách hàng không quen với ngôn ngữ trong thư đề nghị mở L/C. - Chủ động liên lạc với nhân viên phòng tín dụng hỗ trợ cho khách hàng khi tới hạn thanh toán, giúp khách hàng thực hiện thao tác bán tiền VND mua ngoại tệ để thanh toán hoặc ký quỹ L/C. 2. Điểm còn hạn chế Bên cạnh những ưu điểm nổi bật nêu trên, qui trình thanh toán hàng nhập bằng L/C cũng còn một vài hạn chế nhất định. Cụ thể là: a. Qui trình còn chưa gọn nhẹ, tốn nhiều thời gian và công sức Nếu như sự kiểm soát chặt chẽ giúp cho giảm thiểu tối đa rủi ro phát sinh trong việc mở L/C cũng như trong việc mở điện thư, thì mặt trái của nó là tạo cảm giác cồng kềnh, tốn nhiều thời gian và công sức.Ví dụ như trong quá trình kiểm tra một L/C phải trải qua 6 lần kiểm tra và chỉnh sửa, việc kiểm tra một điện thư cũng tương tự. Đặc biệt điều này sẽ gây ảnh hưởng không ít trong lúc khối lượng công việc lớn, và ảnh hưởng tới chi phí phát hành L/C và điện thư. Chi phí một điện thư hiện nay là 30USD, chi phí phát sinh do bất hợp lệ là 60 USD. b. Sự liên kết giữa các phòng ban còn chưa linh hoạt và thiếu sự hỗ trợ từ công nghệ Hiện nay Eximbank đang sử dụng phần mềm Korebank trong qui trình của mình, đây có thể coi là một ưu điểm so với các ngân hàng trong nước. Tuy nhiên, vẫn còn một số mặt hạn chế, ví dụ như: sự liên lạc giữa các phòng ban như phòng thanh toán quốc tế và phòng kinh doanh tiền tệ, và phòng tín dụng doanh nghiệp vẫn mang tính thủ công và chưa được vi tính hóa. Điều này sẽ gây lãng phí thời gian và khiến cho qui trình không linh hoạt cho những thao tác phụ trong qui trình. 19 CHƢƠNG 3: CÁC ĐỀ XUẤT HOÀN THIỆN NGHIỆP VỤ THANH TOÁN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG THƢ TÍN DỤNG TRẢ CHẬM TẠI NGÂN HÀNG EXIMBANK I. Đề xuất các vấn đề về kỹ thuật Ngày nay, công nghệ kĩ thuật là một công cụ phục vụ đắc lực trong công việc nói chung, và trong qui trình thanh toán L/C nói riêng. Nó không những giúp cho qui trình thanh toán L/C trở nên gọn nhẹ, chính xác và hiệu quả mà còn tăng năng suất làm việc của thanh toán viên, giúp ngân hàng giảm chi phí hoạt động. Hiện nay, hệ thống ngân hàng Eximbank đang sử dụng phần mềm Korebank trong nghiệp vụ thanh toán quốc tế. Đây một phần mềm khá mới và khá hiện đại so với các ngân hàng nội địa. Tuy nhiên, thực tế vẫn còn một số điểm còn hạn chế cụ thể như tính tự động hóa chưa cao, thiếu đồng bộ giữa các bộ phận trong suốt qui trình thanh toán, một số bước trong qui trình còn thủ công và tốn nhiều thời gian của khách hàng. Một số đề kiến nhằm hoàn thiện nghiệp vụ thanh toán bằng L/C như: 1. Đơn giản hóa các bƣớc trong qui trình thanh toán - Xây dựng chương trình trên website nhằm giúp cho khách hàng có thể yêu cầu mở L/C trên trang web, cũng như giản lược các bước khách hàng phải đến tận chi nhánh để đưa các giấy tờ cần thiết. TTV trực tiếp phụ trách khách hàng linh hoạt hơn trong việc liên lạc với doanh nghiệp (không chỉ liên lạc thông qua điện thoại, có thể liên lạc trực tiếp qua mạng… nhằm hỗ trợ và giải đáp những thắc mắc của khách hàng một cách nhanh chóng) 2. Hiện đại hóa hệ thống xử lý chứng từ và liên lạc giữa các phòng ban - Xây dựng mạng nội bộ hiện đại nhằm gia tăng sự liên hệ giữa phòng thanh toán quốc tế với phòng tín dụng doanh nghiệp và phòng kinh doanh tiền tệ nhằm đẩy nhanh tốc độ liên lạc cũng như xử lý các nghiệp vụ phát sinh - Hoàn thiện qui trình kiểm tra và xử lý chứng từ trên máy tính, nhằm tiết kiệm thời gian và công sức. Việc kiểm một L/C nháp hoặc một điện thư có thể được làm và kí duyệt ngay trên máy tính . Như thế vừa đảm bảo tính an toàn và chính xác cho L/C vừa giúp qui trình trở nên gọn nhẹ, tiết kiệm chi phí in ấn. II. Đề xuất các vấn đề về con ngƣời 20 Con người vốn là nhân tố quyết định trong việc tạo nên sự thành công của một tập thể. Đầu tư và phát triển con người luôn luôn là một điểm then chốt khi muốn nâng cao năng lực hoạt động cho một hệ thống. Đặc biệt là trong lĩnh vực thanh toán quốc tế, nơi mà con người chiếm một vị trí quan trọng. 1. Nâng cao kiến thức nghiệp vụ cho nhân viên phòng thanh toán quốc tế - Song song với việc hiện đại hóa hệ thống thanh toán quốc tế trên máy, nhân viên thanh toán quốc tế nên được cập nhật liên tục kiến thức nghiệp vụ trên máy bằng cách tham gia những buổi huấn luyện ngắn hạn do Ngân hàng tổ chức. - Cùng với việc có ngày càng nhiều khách hàng đến với Eximbank trong việc thanh toán XNK trong những năm gần đấy, những nghiệp vụ phát sinh cũng ngày càng nhiều và phức tạp hơn. Vì thế, cần có những buổi huấn luyện nghiệp vụ chuyên sâu hơn cho nhân viên, đặc biệt đối với những nhân viên trẻ mới ra trường. Điều này nhằm gia tăng năng lực của TTV, giảm thiểu những sai sót trong quá trình xử lý chứng từ, cũng như nâng cao uy tín cho ngân hàng Eximbank. - Nâng cao trình độ tiếng Anh của nhân viên bằng cách yêu cầu thêm những bằng tiếng Anh thông dụng như TOEIC như một tiêu chuẩn tuyển nhân viên. Đặc biệt khi tiếng Anh là ngôn ngữ chủ yếu trong suốt qui trình thanh toán L/C trong hệ thống ngân hàng. 2. Có chế độ khuyến khích khen thƣởng nhân viên - Nhằm gia tăng năng suất công việc, Ngân hàng nên có chế độ khen thưởng khuyến khích nhân viên có những thành tích tốt trong suốt quá trình làm việc. Ví dụ như: khen thưởng dành cho nhân viên hoạt động hiệu quả và đạt được sự thỏa mãn nhiều nhất từ khách hàng - Có chế độ khen thưởng và danh hiệu cho phòng ban hoạt động hiệu quả nhằm làm động lực cho tập thể nhân viên mỗi bộ phận, từ đó duy trì uy tín cao trong tâm trí khách hàng và lợi thế cạnh tranh của Eximbank trên thị trường ngân hàng nói chung 21 KẾT LUẬN Bài báo cáo trên đã chỉ ra rằng, việc tổ chức thanh toán một L/C trong thực tế diễn ra rất nhiều bước chi tiết và được chặt chẽ. Để cho quá trình thanh toán hàng hóa được diễn ra suông sẻ và an toàn, cần có một sự phối hợp chặt chẽ giữa các nhân viên trong bộ phận thanh toán quốc tế, và giữa phòng thanh toán quốc tế và các phòng ban khác. Thực tiễn trên góp phần nhấn mạnh thêm một lần nữa tính an toàn của phương thức thanh toán bằng L/C do những ràng buộc chặt chẽ giữa các bên có liên quan. Ngân hàng Eximbank nói chung và Eximbank chi nhánh Sài Gòn nói riêng đã thể hiện được tính chuyên nghiệp của mình trong lĩnh vực thanh toán quốc tế. Mặc dù vẫn còn một vài hạn chế nhỏ, nhưng không thể không khẳng định rằng qui trình mà Eximbank đang thực hiện và một kiểu mẫu cho nhiều ngân hàng noi theo. Qua quá trình thực tập tại Eximbank Sài Gòn, ngoài những phát triển về kĩ năng nghiệp vụ và những hiểu biết sâu sắc hơn về lĩnh vực thanh toán quốc tế, em còn được học tập rất nhiều về phong cách làm việc và thói quen kĩ luật. Đây là những bài học bổ ích và cần thiết cho những sinh viên còn non kinh nghiệm như tôi.