Đề tài Vốn bằng tiền và các khoản phải thu tại công ty cổ phần bệnh viện máy tính quốc tế Icare

.051 LỚP : T11NAKT2 TP. Hồ Chí Minh, ngày 30 tháng 8 năm 2013 NIÊN KHÓA 2011 – 2013 LỜI CẢM ƠN Trước hết em xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến toàn thể quý thầy cô Trường Cao Đẳng Công Nghệ Thông Tin , tất cả quý thày cô đã dạy dỗ em , truyền đạt những kiến thức quý báu cho em trong suốt thời gian học tập và rèn luyện tại trường . Em xin cảm ơn thầy Ths Nguyễn Minh Tân , người đã nhiệt tình hướng dẫn em thực hiện bài báo cáo thực tập này. Đồng thời em cũng xin cảm ơn ban lãnh đạo và các anh chị trong công ty CỔ PHẦN BỆNH VIỆN MÁY TÍNH QUỐC TẾ ICARE đã tạo điều kiện cho em được thưc tập tại công ty , được tiếp xúc thực tế giải đáp thắc mắc, giúp em hiểu biết thêm công việc kế toán trong suốt quá trình thực tập. Với vốn kiến thức hạn hẹp và thời gian thực tập tại công ty có hạn nên em không tránh khỏi những thiếu sót , em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp , phê bình của quý thầy cô . Đó sẽ là hành trang quý giá giúp em hoàn thiện kiến thưc của mình sau này . Em xin chân thành cảm ơn! NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN Tp.Hồ Chí Minh, ngày tháng năm 2013 Giảng viên hướng dẫn DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU Bảng 1: Sổ cái tài khoản 1111 25 Bảng 2: Sổ tài khoản tiền gửi ngân hàng 29 Bảng 3: Sổ tiền gửi ngân hàng 32 Bảng 4: Sổ cái tài khoản phải thu khách hàng 35 DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ Sơ đồ 2.1: Tổng hợp tài khoản tiền mặt 16 Sơ đồ 2.2: Tổng quát kế toán tiền gửi ngân hàng 18 Sơ đồ 2.3: Hạch toán tổng hợp tiền đang chuyển 20 Sơ đồ 2.4: Tổng hợp phải thu khách hàng 22 Sơ đồ 2.5: Tổng hợp tài khoản 111 26 Sơ đồ 2.6: Tổng hợp tài khoản 1121 30 Sơ đồ 2.7: Tổng hợp tài khoản 1311 36 DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT TGNH : Tiền gửi ngân hàng NH : Ngân hàng TNHH : Trách nhiệm hữu hạn DVNH : Dịch vụ ngân hàng SDĐK : Số dư đầu kỳ SDCK : Số dư cuối kỳ TSCĐ : Tài sản cố định GTGT : Giá trị gia tang KD : Kinh doanh DN : Doanh nghiệp MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU Qua thời gian học tập và rèn luyện ở trường ,em được trang bị một lượng kiến thức khá đủ nhưng đó chỉ là lý thuyết sách vở . Vì vậy , để củng cố thêm kiến thức chuyên môn và để hiểu thêm về thực tế, thực hiện phương châm” học đi đôi vơí hành” từ những kiến thức cơ bản mà em đã được thầy cô truyền đạt đem so sánh với thực tế nhằm củng cố lại những kiến thức đã học , trang bị thêm một số kiến thức còn thiếu , nắm biết trong thực tế và từ đó có cái nhìn đúng đắn với thực tiễn. Được sự phân công của trường và sự đồng ý của công ty CỔ PHẦN BỆNH VIỆN MÁY TÍNH QUỐC TẾ ICARE, em đã được vào thực tập tại công ty.Trên những cơ sở lý thuyết đã được học và sự hướng dẫn của thầy cô giáo , các anh chị ở phòng kế toán và ban lãnh đạo công ty đả giúp em hoàn thành nhiệm vụ với chuyên đề: “KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN PHẢI THU” nhằm chuẩn bị cho mình những kiến thức cơ bản của một nhân viên kế toán khi ra trường công tác. Trong nền kinh tế thị trường, việc đổi mới cơ chế quản lý kết hợp với việc mở rộng thị trường hiện nay đang là xu hướng thị trường của thời đại. Mọi doanh nghiệp, mọi dự án đầu tư đều phải dặt lợi ích kinh tế xã hội là hàng đầu , có như vậy mới đứng vững trên thị trường. Mỗi doanh nghiệp đều có quyền tự do kinh doanh và chịu trách nhiệm trong kinh doanh nên việc quản lý đầu tư và sử dụng vốn sao cho có hiệu quả là vấn đề quan tâm hàng đầu . Vì nó gắn liền với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp . Hằng ngày , tại các doanh nghiệp luôn có nguồn vốn thu chi xen kẽ nhau . Các khoản phải thu là để có vốn bằng tiền để chi. Các khoản chi là để thực hiện hoạt động sản xuất kinh doanh từ đó có nguồn thu để đáp ứng các khoản chi . Dòng lưu chuyển tiền tệ diễn ra không ngừng. Có thời điểm lượng tiền thu nhiều hơn lượng tiền chi và ngược lại. Như vậy , qua sự luân chuyển vốn bằng tiền người ta có thể kiểm tra , đánh giá hiệu quả của các hoạt động kinh tế, tình hình tài chính của doanh nghiệp. Mặt khác, trong tình hình tài chính của doanh nghiệpluôn tồn tại các khoản phải thu , phải trả , tình hình thanh toán các khoản nàyphụ thuộc vào phương thức thanh toán đang áp dung tại công ty và sự thỏa thuận giữa các đơn vị kinh tế . Để theo dõi kịp thời nhanh chóng và cung cấp đầy đủ thông tin chính xác, với sự nhận định về việc tổ chức hạch toán kế toán vốn bằng tiền và các khoản phải thu là những khâu rất quan trọng trong toàn bộ công tác kế toán doanh nghiệp. Vốn bằng tiền là một bộ phận của tài sản lưu động với tính lưu động cao , nó được dùng để đáp ứng nhu cầu thanh toán , thực hiện mua sắm và chi tiêu của doanh nghiệp . Đối với hoạt động kinh tế bên ngoài , vốn bằng tiền là yếu tố cơ bản để đối tác căn cứ đánh giá khả năng thanh toán tức thời của các khoản nợ đến hạn của công ty. Với ý nghĩa ấy vốn bằng tiền của công ty CỔ PHẦN BỆNH VIỆN MÁY TÍNH QUỐC TẾ ICARE là yếu tố xuyên suốt và đặc biệt quan trọng từ khi công ty bắt đầu thành lập và phát triển như ngày nay .Vốn bằng tiền luôn có mặt kịp thời để đáp ứng nhu cầu của công ty. Với tầm quan trọng như vậy , việc sử dụng làm sao , như thế nào để phát huy tính năng của vốn bằng tiền và doanh nghiệp luôn có một lượng vốn dự trữ để đáp ứng kịp thời , không ứ đọng là yêu cầu trọng điểm quyết định sự tồn tại của doanh nghiệp . Chính vì vậy em đã chọn đề tài “ KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN PHẢI THU “ tại công ty CỔ PHẦN BỆNH VIỆN MÁY TÍNH QUỐC TẾ ICARE CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN BÊNH VIỆN MÁY TÍNH QUỐC TẾ ICARE 1.1 Tổng quan về Cty Cổ Phần Bệnh Viện Máy Tính Quốc Tế iCARE 1.1.1 Giới thiệu chung : Với tốc độ phát triển nhanh chóng trên mọi lĩnh vực, việc trang bị và sử dụng thiết bị công nghệ thông tin đã trở thành yêu cầu không thể thiếu được của bất cứ doanh nghiệp, tổ chức nào và đã dần trở thành một công cụ đắc lực cho quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp cũng như một phần lớn bộ phận dân cư. Do nhu cầu khám chữa bệnh cho máy vi tính là nhu cầu rất lớn của người tiêu dùng, trong thời gian qua đã không ít người tiêu dùng và các doanh nghiệp đã nản lòng đối diện với bảo hành sản phẩm và các dịch vụ chưa được phục vụ đúng mức, trước sự cần thiết của các doanh nghiệp, tổ chức trong việc đảm bảo an toàn của người tiêu dùng về các dịch vụ trọn gói chăm sóc máy tính, Bệnh Viện Máy Tính Quốc Tế iCARE đã được thành lập nhằm mục đích phục vụ khách hàng chặn đứng các chứng bệnh của máy tính. 1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển của công ty Công Ty Cổ Phần Bệnh Viện Máy Tính Quốc Tế iCARE : được thành lập vào ngày 15/11/2003 tại địa chỉ: 104 Nguyễn Văn Cừ, Phường Nguyễn Cư Trinh, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh, trở thành Bệnh Viện chuyên khoa máy tính đầu tiên tại Việt Nam với được sự ủng hộ của khách hàng các và nhà sản xuất máy tính. Tháng 11 năm 2005 với sự mong muốn được phục vụ khách hàng tốt hơn Công Ty quyết định xây dựng một Bệnh Viện Máy Tính Quốc Tế iCARE mới đưa vào hoạt động đặt tại: 181 Phan Đăng Lưu, Phường 1, Q.Phú Nhuận, TP Hồ Chí Minh. 1.1.3 Chức năng, nhiệm vụ và mục tiêu 1.1.3.1 Chức năng Kinh doanh linh kiện, thiết bị công nghệ thông tin Sữa chữa linh kiện, thiết bị điện tử và công nghệ thông tin Tư vấn thiết kế hệ thống mạng máy tính và hệ thống bảo mật. Thực hiện hợp đồng bảo trì hệ thống máy tính Nghiên cứu ứng dụng và các giải pháp về Bảo hành tất cả các sản phẩm do công ty bán ra Đào tạo bác sĩ máy tính chuyên khoa PC. Đào tạo kỹ thuật viên chuyển tiếp lên Đại Học Thiết kế thi công lắp đặt hệ thống mạng. Cài đặt phần mềm, sữa chữa máy tính đơn lẻ. Tư vấn và hỗ trợ khách hàng qua internet. 1.1.3.2 Nhiệm vụ Tư vấn cung cấp cho khách hàng các giải pháp công nghệ thông tin trọn gói để khai thác tối đa hiệu suất của hệ thống các thiết bị tin học đang và sẽ được quý khách sử dụng. Hạn chế đến mức thấp nhất rủi ro để đảm bảo an toàn tài sản dữ liệu của khách hàng. Bảo đảm sức khoẻ, độ bền tuyệt hảo của toàn hệ thống trong mọi điều kiện hoạt động 1.1.3.3 Mục tiêu Mở rộng thị trường ra các tỉnh lân cận Phục vụ công nghệ thông tin trong cả nước, cho nhu cầu phát triển ngành công nghệ thông tin trong hiện tại và tương lai. Đáp ứng nhu cầu về thông tin giúp cho nhà quản lý chính xác kịp thời. Xác định các mục tiêu chiến lược từ đó phân bổ tiêu chí từng đơn vị, từng thành viên phải tuân thủ theo tiêu chuẩn smart. 1.2 Cơ cấu tổ của doanh nhiệp chức và bộ máy quản lý 1.2.1 Sơ đồ tổ chức Bệnh Máy Tính Quốc Tế ICARE là công ty cổ phần, công ty chuyên về khám và chữa bệnh cho máy tính. Phương châm chủ yếu của công ty là “Luôn hướng về khách hàng và các sản phẩm công nghệ thông tin” với khẩu hiệu iCARE (In Computer Absolute Readiness) Ý nghĩa ICARE (Innovative Carrity Add Value Reliable Easy) Innovative: có sáng kiến đổi mới. Add Value: thêm vào giá trị gia tang Reliable: sự tin cậy, tin tưởng Easy: dễ sử dụng Do môi trường kinh doanh của công ty trong lĩnh vực công nghệ thông tin đang trở nên rất phát triển với tốc độ nhanh chóng. Công ty phải chú trọng đến kết quả kinh doanh cuối cùng và hoàn thành những mục tiêu đã được đề ra, các bộ phận của công ty được kết nối với nhau thật chặt chẽ, hỗ trợ trong công việc, tạo điều kiện cho ban lãnh đạo công ty nắm rõ mọi hoạt động của công ty hơn trong việc điều hành công ty, đồng thời kết hợp với sự hỗ trợ đắc lực của các phòng ban, nhằm giúp cho Ban giám đốc giảm đi một số công việc đáng kể và có cơ hội tìm kiếm phương hướng phát triển cho công ty. Ngoài ra còn tạo điều kiện cho các phòng ban chức năng phát huy năng lực của mình. Điều này được thể hiện qua sơ đồ sau: HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ BAN KIỂM SOÁT TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ ISPACE CHI NHÁNH 1 CHI NHÁNH 2 CHI NHÁNH 3 CHI NHÁNH 4 CHI NHÁNH BIÊN HÒA CHI NHÁNH 6 CHI NHÁNH 7 CHI NHÁNH 8 CHI NHÁNH CẦN THƠ GIÁM ĐỐC SALE & MARKETING GIÁM ĐỐC KỸ THUẬT TỔNG GIÁM ĐỐC iCARE Khoa giải phẫu& phục hồi chức năng Khoa điều trị nội trú Khoa cấp cứu & điều trị ngoại trú Khoa mạng & bảo mật Khoa bảo trì Khoa bảo hành Phòng tài chính kế toán Phòng hành chính nhân sự Phòng kinh doanh Phòng Marketing ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG 1.2.2 Nhiệm vụ và chức năng từng phòng ban Hội đồng quản trị (HĐQT) gồm 4 thành viên: Ông Hoàng Quốc Việt: Chủ tịch HĐQT Ông Trần Đại Hải: thành viên HĐQT, kiêm Tổng Giám Đốc Bà Hoàng Nguyễn Thu Thảo: Thành viên HĐQT Kế toán trưởng: Bùi Thị Thu Giám đốc (CEO): CEO là người điều hành cao nhất của công ty, thực hiện các nhiệm vụ và mục tiêu mà HĐQT giao phó. Giám đốc quản lí và điều hành mọi hoạt động của các phòng ban và bộ phận của các công ty, phân việc bàn bạc và thông qua HĐQT những vấn đề chiến lược về nhân sự, kinh doanh, tài chính….Ngoài ra giám đốc còn là người đại diện trước pháp luật, thực hiện đầy đủ các chính sách pháp luật do Bộ tài chính và nhà nước quy định. Khoa cấp cứu và điều trị ngoại trú: Nhận bệnh khám, tổng quát, ghi phiếu chuẩn đoán và hướng dẫn chữa trị cho tất cả các khoa và điều trị ngoại trú, tư vấn trả lời báo chí, quản lí website, kiểm soát chất lượng dịch vụ và thực hiện bảo hành tận nơi. Khoa điều trị nội trú: Điều trị các máy PC và linh kiện, điều trị các thiết bị văn phòng, các máy laptop, máy kĩ thuật số, thiết bị mạng… Khoa giải phẫu và phục hồi chức năng: Sửa chữa các linh kiện điện tử do các khoa khác chuyển sang; liên kết, hợp tác với bên ngoài điều trị tất cả các chứng bệnh của mọi loại thiết bị. Khoa mạng và bảo mật: Chuyên nghiên cứu giáp pháp thích hợp công nghệ và giải pháp về mạng máy tính, thực hiện các dự án và ứng dụng trong bảo mật công nghệ thông tin. Bộ phận bảo hành: Thực hiện công tác bảo hành tất cả các thiết bị của khách hàng, lưu trữ các linh kiện bảo hành sửa chữa, các linh kiện thay thế quản lý hàng hóa và theo dõi tình trạng thiết bị. Phòng kế toán Thực hiện kiểm soát tình hình tài chính nội bộ công ty. Theo dõi tình hình thu - chi, công nợ, hàng tồn kho, tài sản cố định, thanh toán lương… của công ty. Lập báo cáo tài chính và báo cáo thuế nhằm thực hiện nghĩa vụ nộp thuế với nhà nước. Thường xuyên cập nhật thông tin của Bộ tài chính và nhà nước về các điều luật hiện hành. Phòng hành chính nhân sự: Thực hiện việc quản lý, tuyển dụng và đào tạo nguồn nhân lực của công ty. Lập các thủ tục hành chính cho công ty Hoạch định các chiến lược cụ thể trong việc đào tạo các bác sĩ máy tính cho công ty. Thực hiện các chính sách pháp luật về hành chính và nhân sự do nhà nước ban hành. Quản lý và cung cấp các thiết bị, đồ dùng văn phòng cho các phòng ban. Phòng Marketing: Chuyên thiết kế các gói dịch vụ để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của người tiêu dùng và cung cấp các linh kiện, thiết bị chuyên dùng cho các doanh nghiệp trong quá trình thực hiện các giải pháp về công nghệ thông tin. Phòng kinh doanh Chuyên về kinh doanh bán hàng và cung cấp dịch vụ cho khách hàng và tìm ra những giải pháp kinh doanh hiệu quả cho công ty. Tìm ra đối tác kinh doanh cho công ty. 1.3 Tổ chức công tác kế toán tại công ty 1.3.1 Tổ chức bộ máy kế toán 1.3.1.1 Hình thức tổ chức Bộ máy kế toán Công ty Cổ Phần Bệnh Viện Máy Tính Quốc Tế iCARE được tổ chức theo hình thức kế toán tập trung. Theo hình thức này, chứng từ được lập ở nhiều bộ phận khác nhau, sau đó được đưa về phòng kế toán trong thời gian ngắn nhất nhằm đảm bảo tính kịp thời cho việc kiểm tra, xử lý, cung cấp thông tin. Việc hạch toán kế toán từ xử lý chứng từ đến ghi sổ kế toán hay lập báo cáo kế toán đều được thực hiện tập trung ở phòng kế toán của công ty. Tất cả chứng từ được lưu trữ tại công ty. Nhờ phát huy được lợi thế này mà toàn bộ thông tin kế toán được cung cấp kịp thời, từ đó kiểm tra, đánh giá tình hình hoạt động kinh doanh của công ty một cách chính xác và nhanh nhất. 1.3.1.2 Sơ đồ bộ máy kế toán Kế toán bán hàng Thu ngân Kế toán hoá đơn chứng từ và báo cáo thuế Kế toán vật tư hànghoá Kế toán thanh toán Kế toán tổng hợp Thủ quỹ KẾ TOÁN TRƯỞNG 1.3.1.3 Chức năng, nhiệm vụ các nhân viên phòng kế toán Kế toán trưởng: Quản lý và điều hành công việc của kế toán viên Quản lý hệ thống Sofware cho công ty. Đăng ký với cơ quan thuế đồng thời cập nhật thường xuyên các thay đổi về luật thuế nhằm thực hiện đầy đủ và kịp thời. Theo dõi tình hình thu- chi, công nợ, tài sản cố định nhập xuất tồn hàng hóa…của Cty Kiểm tra và theo dõi công việc của các kế toán viên. Phê duyệt về các khoản chi phí cho công ty một cách hợp lý. Thực hiện đầy đủ quyền và nghĩa vụ của công ty đối với cơ quan thuế, nhà nước. Kế toán bán hàng: Theo dõi và trực tiếp giám sát doanh thu bán hàng và dịch vụ Cập nhật thông tin khách hàng và đưa lên kế toán chứng từ xuất hóa đơn giá trị gia tăng cho khách hàng. Đối chiếu với số liệu hàng hóa thực xuất hàng ngày. Lập báo cáo bán hàng, công nợ vào cuối tháng cho kế toán Trưởng. Thu ngân: Phụ trách các khoản thu của khách hàng về tiền bán hàng và cung cấp dịch vụ đầy đủ và đúng theo tỷ giá. Kế toán hóa đơn chứng từ và báo cáo thuế Phụ trách xuất hóa đơn giá trị gia tăng hợp lệ. Kết hợp với kế toán bán hàng để thường xuyên kiểm tra phiếu bán hàng. Tiến hành điều chỉnh nếu nhập hàng hóa trả lại. Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn vào cuối tháng cho kế toán Trưởng. Lập báo cáo tổng hợp trình kế toán Trưởng duyệt và tiến hành lập báo cáo thuế một cách chính xác. Thực hiện nghĩa vụ nộp thuế. Kế toán thanh toán: Phụ trách trực tiếp tình hình thu chi và tiến hành lập phiếu thu chi theo đúng thủ tục, chứng từ hợp lý. Theo dõi và đôn đốc việc thu hồi công nợ cho công ty khi đến hạn. Lập các báo cáo công nợ, thanh toán sổ bảo hiểm vào cuối ngày, cuối tháng chuyển cho kế toán Trưởng. Kế toán vật tư hàng hóa: Theo dõi trực tiếp việc nhập xuất tồn vật tư hàng hóa. Theo dõi các hợp đồng từ bộ phận mua hàng và kiểm tra chất lượng, quy cách hang hóa. Đối chiếu tình hình giá cả hàng nhập, xuất và cập nhật hàng hóa lưu thông trên thị trường. Lập bảng nhập- xuất-tồn hàng hóa, vật tư vào cuối mỗi tháng chuyển cho kế toán Trưởng. Kế toán tổng hợp: Kiểm tra số liệu hàng hóa đầu vào, đầu ra vào cuối mỗi tháng. Lập báo cáo thuế chính xác, đúng hạn, đầy đủ. Tổng hợp các số liệu kế toán và lập báo cáo tổng hợp số liệu cho hợp lý. Thủ quỹ: Chịu trách nhiệm về tất cả các khoản thu chi tiền của công ty được kế toán Trưởng duyệt. Lập bảng chiết khấu hàng hóa cho công ty. Lập bảng kê thu-chi tiền vào mỗi cuối ngày, cuối tháng và cuối niên độ kế toán và chuyển đến kế toán Trưởng duyệt. 1.3.2 Chế độ kế toán tại công ty 1.3.2.1 Niên độ kế toán Năm tài chính của Công ty bắt đầu từ 01/07 kết thúc ngày 30/6 năm sau. 1.3.2.2 Hình thức sổ kế toán Công ty Bệnh Viện Máy Tính Quốc Tế iCARE sử dụng hình thức kế toán trên máy vi tính. Phần mềm kế toán hỗ trợ: ERP (INTEGRATED BUSINESS MANAGEMENT SYSTEM) Đặc điểm phần mềm kế toán hỗ trợ: ERP được thiết kế lập trình dựa trên công nghệ 2 lớp, 3 lớp nên đáp ứng được mô hình triển khai trên diện rộng từ mạng LAN, WAN, Internet…với cơ sở dữ liệu tập trung tại một bộ phận. Hệ điều hành mạng có thể là Windows, Server hoặc Novell net ware. Hệ điều hành các máy trạm là Win 98, win XP, Win 2000 hoăc cao hơn. ERP cho phép người sử dụng sữa lỗi phân hệ nghiệp vụ phù hợp với sự thay đổi về quy mô, cách thức quản lý, mô hình kinh doanh và hình thức hạch toán của doanh nghiệp. ERP còn cho phép quản lý nhiều đơn vị cơ sỡ, bộ phận hạch toán. Cho phép lên số liệu đơn vị hoặc số liệu toàn (tổng) công ty với số liệu cho nhập từ nhiều nơi chuyển về Cty. Ngoài ra, ERP cho phép quản trị công nợ đến chi tiết từng khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên tạm ứng, từng hóa đơn phải thu-phải trả; từng vụ việc, hợp đồng, tuổi nợ của khách hàng trên từng hóa đơn, từng món vay, từng lần tạm ứng, và rất nhiều tính năng khác hữu ích. Với mô hình hoạt động có nhiều phân viện như công ty, phần mềm này đã giúp cho bộ phận kế toán thuận lợi hơn trong việc xử lý, cập nhật và quản lý dữ liệu. SỔ KẾ TOÁN - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết CHỨNG TỪ KẾ TOÁN BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN CÙNG LOẠI - Báo cáo tài chính - Báo cáo kế toán quản trị PHẦN MỀM KẾ TOÁN MÁY VI TÍNH TFDGSDFGTTÍNHTÍNH Sơ đồ: Ghi chú: Nhập số liệu hàng ngày In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra Trình tự ghi chép: (1) Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán. Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái hoặc Nhật ký- Sổ Cái...) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan. (2) Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy. Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định. Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay. 1.3.2.3 Hệ thống tài khoản sửa dụng Công ty sử dụng hệ thống tài khoản kế toán theo “Chế độ kế toán doanh nghiệp” ban hành kèm theo quyết định số: 15/2006/QĐ-BTC 1.3.2.4 Phương pháp hạch toán hàng tồn kho Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên 1.3.2.5 Phương pháp trích khấu hao TSCĐ Công ty trích khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng 1.3.2.6 Phương pháp tính thuế Công ty tính thuế theo phương pháp khấu trừ thuế. CHƯƠNG 2 KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN PHẢI THU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BỆNH VIỆN MÁY TÍNH QUỐC TẾ ICARE Những vấn đề chung về kế toán vốn bằng tiền 2.1.1 Khái niệm vốn bằng tiền Vốn bằng tiền là một bộ phận thuộc tài sản ngắn hạn của DN. Trong quá trình SXKD của DN vốn bằng tiền là tài sản được sử dụng linh hoạt nhất và nó được tính vào khả năng thanh toán tức thời của DN. Vốn bằng tiền gồm : Tiền mặt tại quỹ. Các khoản TGNH, tiền gửi các công ty tài chính. Các khoản tiền đang chuyển. Trong đó kể cả tiền VN, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý. Qua sự luân chuyển vốn bằng tiền có thể kiểm tra, đánh giá chất lượng các hoạt động kinh tế, tài chính của DN. Nhiệm vụ của kế toán vốn bằng tiền Phản ánh chính xác kịp thời những khoản thu chi và tình hình còn lại của từng loại vốn bằng tiền,kiểm tra và quản lý nghiêm ngặt việc quản lý các loại vốn bằng tiền, nhằm đảm bảo an toàn cho tiền tệ, phát hiện và ngăn ngừa các hiện tượng tham ô và lợi dụng tiền mặt trong kinh doanh. Giám sát tình hình thực hiện kế toán thu chi các loại vốn bằng tiền, kiểm tra việc chấp hành nghiêm chỉnh chế độ quản lý vốn bằng tiền, đảm bảo chii tiêu tiết kiệm và có hiệu quả cao. Vốn bằng tiền của Doanh nghiệp bao gồm tiền mặt tại quỹ, tiền gửi tại các ngân hàng và các khoản tiền đang chuyển ( kể cả nội tệ, ngoại tệ, ngân phiếu, vàng bạc, kim khí quý, đá quý) Phân loại: Tiền gồm tất cả : tiền giấy , tiền xu , séc , chuyển khoản ở Ngân Hàng. Kế toán tiền mặt: 2.2.1 Nội dung: Tiền mặt tại quỹ của các DN là tiền VN( kể cả ngân phiếu ) ngoại tệ, vàng bạc, đá quý do thủ quỹ bảo quản về hiện vật và kế toán quản lí về mặt sổ sách.Trong các DN, bao giờ cũng phải có một lượng tiền mặt nhất định tại quỹ để phục vụ nhu cầu chi tiêu hằng ngày cho hoạt động SXKD của DN, do đó nghiệp vụ kế toán tiền mặt luôn có trong các DN và là một trong những nghiệp vụ quan trọng trong toàn bộ quá trình kế toán tại DN. 2.2.2 Tài khoản sử dụng: TK 111 có 3 TK cấp 2 : TK 1111 - Tiền Việt Nam : phản ánh tình hình thu - chi, tồn quỹ tiền Việt Nam tại quỹ tiền mặt, bao gồm cả ngân phiếu. TK 1112 - Ngoại tệ : phản ánh tình hình thu - chi, tăng - giảm tỷ giá và tồn quỹ ngoại tệ tại quỹ tiền mặt theo giá trị quy đổi ra Việt Nam đồng. TK 1113 – Vàng bạc, đá quý : phản ánh giá trị vàng bạc, đá quý nhập, xuất, tồn quỹ. 2.2.3 Chứng từ sử dụng: Chứng từ kế toán phản ánh tiền mặt và dùng để ghi sổ sách là các chứng từ : Phiếu thu Phiếu chi Biên lai thu tiền Bảng kê ngoại tệ, vàng bạc, đá quý Báo cáo quỹ Chứng từ tự lập để phản ánh thu – chi – tổn quỹ Giấy đề nghị tạm ứng Giấy thanh toán tiền tạm ứng Các chứng từ liên quan khác. 2.2.4 Nguyên tắc hạch toán: Sơ đồ 2.1: Tổng Hợp TK Tiền Mặt TK 151,152,153,156 TK 121,128,221, 222,223,228 TK 311,315,333, 334,338,341,343 TK 211,213,217,241 TK 112 TK 138 TK 131,136,138 TK 121,128,221,222,223 TK 112 TK 413 TK 3381 TK 411 TK 413 TK 711,511,512 TK 111 Mua NVL,CCDC,hàng hóa Trả nợ hoặc ứng trước tiền cho người bán Thuế GTGT đầu vào Mua TSCĐ, BĐS Thanh toán các khoản phải trả Trả lại vốn chủ sở hữu Chênh lệch giảm khi đối chiếu với ngân hàng TK 133 TK 331 Chênh lệch tỷ giá giảm do đánh giá lại ngoại tệ Xuất quỹ tiền mặt gửi vào NH Chi đầu tư tài chính TK 411 do đánh giá lại ngoại tệ DT,TN khác phát sinh Thu hồi vốn đầu tư Tiền mặt thừa khi kiểm kê Chênh lệch tỷ giá tăng Rút TGNH về nhập quỹ Thu nợ bằng tiền mặt Nhận vốn góp của cổ đông 2.3 Kế toán tiền gửi ngân hàng: 2.3.1 Nội dung: TGNH của DN là giá trị các loại vốn bằng tiền mà DN đang gửi tại các ngân hàng, kho bạc, công ty tài chính, tổ chức tín dụng nói chung. Theo chế độ quản lý tiền mặt và chế độ thanh toán không dùng tiền mặt toàn bộ vốn bằng tiền của DN trừ số được phép để lại quỹ theo quy định, số còn lại phải được gửi vào tài khoản ngân hàng, công ty tài chính. Các khoản tiền gửi của DN gồm : Tiền gửi vốn KD. Tiền gửi vốn XDCB. Tiền gửi về các quỹ DN. Tiền gửi về các khoản kinh phí. Các khoản khác. 2.3.2 TK sử dụng: Tài khoản 112 có 3 tài khoản cấp 2 : TK 1121 : Tiền Việt Nam : Phản ánh số tiền gửi vào, rút ra và hiện đang gửi tại ngân hàng bằng VND. TK 1122 : Ngoại tệ : Phản ánh số tiền gửi vào, rút ra và hiện đang gửi tại ngân hàng bằng ngoại đã quy đổi ra VND. TK 1123 : Vàng bạc, kim khí quý, đá quý : Phản ánh giá trị vàng bạc, đá quý gửi vào, rút ra và hiện đang gửi tại ngân hàng. 2.3.3 Chứng từ sử dụng: Chứng từ phản ánh TGNH và dùng để ghi sổ sách kế toán là các chứng từ sau: Giấy nộp tiền Ủy nhiệm chi Uỷ nhiệm thu Giấy báo ngân hàng( báo có, báo nợ, bản sao kê hay sổ phụ) Các chứng từ liên quan khác 2.3.4 Nguyên tắc hạch toán: Chi đầu tư tài chính Mua TSCĐ,BĐS TK 333 TK 138 (8) TK 112 TK 711,511,512,515 DT,TN khác phát sinh TK 131,136,138 Thu hồi các khoản phải thu TK 411 Nhận vốn góp của các cổ đông TK 121,128,221,222,223 Thu hồi vốn đầu tư TK 3381 Tiền gửi NH thừa khi kiểm kê TK 413 Lãi tỷ giá hối đoái TK 411 TK 211,213,217 TK 133 TK 331 Trả nợ hoặc ứng trước Rút TGNH về quỹ TM TK 111 TK 151,152,153,156 CL giảm khi đối chiếu với NH Trả lại vốn chủ sở hữu Trả nợ vay,nợ nhà nước,công nhân Thanh toán thuế GTGT khi mua Mua NVL, CCDC, hàng hóa TK 413 viên và các khoản nợ khác tiền cho người bán vật tư,hàng hóa,DV,TSCĐ Lỗ tỷ giá hoái đoái TK 111 Xuất quỹ TM gửi vào NH Sơ đồ 2.2: Tổng Quát Kế Toán Tiền Gửi Ngân Hàng TK 121,128,221,222,223,228 TK 311,315,333,334,338,341,343 2.4 Kế toán tiền đang chuyển: 2.4.1 Nội dung: Tiền đang chuyển là các khoản tiền DN đã nộp vào ngân hàng, kho bạc hoặc đã gửi bưu điện chuyển cho người được hưởng hoặc số tiền mà DN đã làm thủ tục chuyển từ tài khoản tiền gửi tại ngân hàng để trả cho người khác nhưng chưa nhận được giấy báo hay bảng sao kê của ngân hàng. 2.4.2 TK sử dụng Tài khoản 113 có 2 tài khoản cấp 2 : TK 1131 : Tiền Việt Nam TK 1132 : Ngoại tệ 2.4.3 Chứng từ sử dụng Các chứng từ nộp tiền mặt, nộp séc, chuyển tiền qua ngân hàng. Các chứng từ nhờ chuyển tiền qua bưu điện. Các giấy báo của ngân hàng hay thông báo của bưu điện về tiền đã chuyển hoặc đã có người nhận. 2.4.4 Nguyên tắc hạch toán: Kế toán phản ánh các khoản tiền của DN đã nộp vào ngân hàng, kho bạc nhà nước, đã gửi bưu điện chuyển trả cho các đơn vị khác nhưng chưa nhận được giấy báo nợ, giấy báo có hay bảng sao kê của ngân hàng. Sơ đồ 2.3: Hạch Toán Tổng hợp Tiền đang chuyển TK 131 TK 113 TK 112 Thu tiền nợ của KH nộp vào NH Nhận được giấy báo có của NH Thuế GTGT ( nếu có ) Nhận được giấy báo nợ của NH TK 331 Thu tiền bán hàng hoặc các khoản thu nhập khác Xuất quỹ tiền mặt gửi vào NH Chuyển TGNH trả nợ Đánh giá lại số dư ngoại tệ cuối kỳ Đánh giá lại số dư ngoại tệ cuối kỳ TK 413 của ngoại tệ đang chuyển ( chênh lệch tỷ giá giảm) của ngoại tệ đang chuyển ( chênh lệch tỷ giá tăng ) nhưng chưa nhận được giấy báo nợ nhưng chưa nhận được giấy báo có nộp vào NH nhưng chưa nhận được giấy báo có nhưng chưa nhận được giấy báo có về số tiền đã gửi vào NH về số tiền đã trả cho người bán TK 3331 TK 511,512,515,711 TK 111 TK 112 TK 413 2.5 Kế toán phải thu 2.5.1 Nội dung Phải thu của khách hàng là các khoản nợ phải thu của DN với khách hàng về giá trị sản phẩm, hàng hóa đã bán, lao vụ, dịch vụ đã cung cấp nhưng chưa thu tiền. Kế toán các khoản phải thu cần tôn trọng các quy định có tính nguyên tắc sau: Phải chi tiết theo từng đối tượng phải thu và ghi chép theo từng lần thanh toán. Phải phân loại các khoản phải thu thành các loại: có thể trả đúng hạn, khó đòi hoặc không có khả năng thu hồi để có căn cứ xác định số dự phòng phải thu khó đòi hoặc không có khả năng thu hồi. Mọi khoản thanh toán với khách hàng điều phải được ghi chép phản ánh vào sổ kế toán trên cơ sở chứng từ có lien quan được lập theo đúng phương pháp quy định như: hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng… 2.5.2 Tài khoản sử dụng TK 131 có 2 TK cấp 2 TK 1311: Nợ phải thu KH trong nước TK 1312: Nợ phải thu KH nước ngoài 2.5.3 Chứng từ sử dụng Hợp đồng kinh tế. Hóa đơn bán hàng. Các chứng từ thanh toán : phiếu thu, phiếu chi, giấy báo ngân hàng… Hóa đơn GTGT Giấy đề nghị thanh toán, tạm ứng Biên bảng giao nhận, thảo luận vay mượn tạm thời tài sản. 2.5.4 Nguyên tắc hạch toán TK 131 TK 139,642 TK 511,512 TK 635 TK 33311 TK 521,531,532 TK 711 TK 111,112 TK 413 TK 004 TK 331 TK 33311 Doanh thu Tổng giá phải thanh toán Thu nhập do thanh lý Tổng số tiền KH phải thanh toán nhượng bán TSCĐ chưa thu tiền Chiết khấu thanh toán CK thương mại,giảm giá,hàng bán bị trả lại Thuế GTGT ( nếu có ) KH ứng trước hoặc thanh toán tiền Nợ khó đòi đã xử lý xóa sổ Đồng thời ghi Các khoản chi hộ KH Chênh lệch tỷ giá tăng khi đánh giá các khoản phải thu của KH bằng ngoại tệ cuối kỳ Chênh lệch tỷ giá giảm khi đánh giá các khoản phải thu KH bằng ngoại tệ cuối kỳ chưa thu tiền Sơ đồ 2.4 Tổng hợp phải thu khách hàng Thuế GTGT ( nếu có ) Bù trừ nợ TK 111,112,113 2.6 Nội dung kế toán VBT 2.6.1 Công tác quản lý VBT 2.6.2 VBT hiện có Bao gồm: tiền mặt tại quỹ và tiền gửi ngân hàng. Khi thu, chi quỹ tiền mặt phải dựa vào cơ sở phiếu thu, phiếu chi hợp lệ, và có đầy đủ các chữ ký củ: kế toán trưởng, người lập phiếu, thủ quỹ, giám đốc. Thủ quỹ chĩu trách nhiệm thu, chi quỹ tiền mặt. Phải thường xuyên đối chiếu, kiểm tra sổ sách, nếu phát hiện chênh lệch phải tìm ra nguyên nhân và biện pháp xử lý kịp thời. 2.6.3 Nguyên tắc quản lý VBT VBT là tài sản dễ bị biến thủ bằng các thủ đoạn mang tính nghiệp vụ chuyên môn. Do đó kiểm soát nội bộ đối với VBT phải thực bằng nhiều biện pháp ở các khâu lien quan đến tiền như: lập chứng từ, duyệt chi, quản lý tiền, khâu bán hàng, khâu mua hàng,… Kiểm soát nội bộ đối với tiền được thực hiện thong qua chứng từ gồm các chứng từ gồm quy định sau: Nhân viên giữ tiền phải là người liêm chính và có tính cẩn thận. Tập trung tiền vào 1 đầu mối, tránh giữ tiền nhiều người. Các khoản thu và chi tiền điều phải được thể hiện rõ trên chứng từ. Chứng từ phải có chữ ký của những người liên quan đến nghiệp vụ thu,chi tiền. Thực hiện đối chiếu hàng ngày giữa thủ quỹ với kế toán và định kì kiễm quỹ. 2.7 Kế toán tiền mặt 2.7.1 Nội dung Hằng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã được kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi các nghiệp vụ phát sinh vào sổ NHẬT KÝ CHUNG, sau đó căn cứ số liệu trên sổ NHẬT KÝ CHUNG để ghi vào SỔ CÁI theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ NHẬT KÝ CHUNG, các nghiệp vụ phát sinh cũng được ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan. 2.7.2 Chứng từ sổ sách sử dụng Chứng từ gồm: Phiếu thu, phiếu chi, bảng kê thu tiền mặt, sổ quỹ tiền mặt, giấy đề nghị thanh toán được lập theo mẫu do bộ tài chính quy định. 2.7.3 Tài khoản sử dụng TK 1111: tiền mặt TK 1311: phải thu khách hàng TK 6413: chi phí bán hàng TK 141: hàng tồn kho 2.7.4 Trình tự hạch toán Vài nghiệp vụ phát sinh trong tháng 1 năm 2011 Ngày 1/01/2011, thu tiền hàng chị Viên số tiền 750,000 đ. Hóa đơn số T000053-0111: Nợ TK 1111: 750,000 Có TK 1311 : 750,000 Ngày 2/01/2011, thu tiền hàng chị Thúy số tiền 361,000 đ. Hóa đơn số T000047-0111: Nợ TK 1111 : 361,000 Có TK 1311 : 361,000 Ngày 31/01/2011 Thu hồi tạm ứng PC C000200-0111: Nợ TK 1111 : 1,335,000 Có TK 141 : 1,335,000 CTY CỔ PHẦN BỆNH VIỆN MÁY TÍNH QUỐC TẾ ICARE Mẫu số S03a-DN Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ Trưởng BTC SỔ CÁI TÀI KHOẢN TỪ 01/01 ĐẾN 30/01/2011 Số hiệu tài khoản: 1111 Tên tài khoản: tiền mặt Ngày ghi sổ Chứng Từ Diễn Giải TKĐƯ Số phát sinh SỐ NGÀY Nợ Có 1/1/2011 T000053-0111 211/2011 Thu tiền hàng chị Viên 1311 750,000 2/1/2011 T000047-0111 2/1/2011 Thu tiền hàng chị Thúy 1311  361,000 20/1/2011 T001611-0111 20/1/2011 Thu tiền dịch vụ-chị Như 5113  150,000 22/1/2011 C000230-0111  22/01/2011 Chi tiền tiếp khách-Anh Hải 6428 3,000,000 …. 31/01/2011 PT-0072 31/01/2011 Thu hồi tạm ứng PC C000200-0111 141  1,335,000 Tong Phat Sinh 77,278,014,079 77,247,729,973 So Du cuoi Ki 44,490,163 ( Nguồn : Phòng kế toán ) Người lập Kế toán trưởng Ngày 30 tháng 01 năm 2011 Giám đốc (Ký và ghi rõ họ tên) Bảng 1 : Sổ cái tài khoản 1111 Sơ đồ 2.5: Sơ đồ tổng hợp tài khoản 111 111 SDĐK: 14,206,057 1311 641 750,000 3,000,000 361,000 5113 150,000 141 1,335,000 PS: 77,278,014,079 77,247,729,973 CK: 44,490,163 2.8 Kế toán TGNH 2.8.1 Kế toán tiền gửi ngân hàng Việc thanh toán tiền của khách hàng được thực chủ yếu qua chuyển khoản. Tuy nhiên, do khách hàng mở tài khoản tại nhiều ngân hàng khác nhau nên Công ty cũng phải mở tài khoản tại các ngân hàng tương ứng để việc thanh toán diễn ra thuận tiện, nhanh chóng. Đồng thời kế toán cũng mở sổ chi tiết cho từng tài khoản tiền gửi ngân hàng để tiện theo dõi. Cuối kỳ đối chiếu giữa sổ kế toán của công ty và sổ phụ của ngân hàng để phát hiện xử lý chênh lệch (nếu có). 2.8.2 Chứng từ sổ sách sử dụng Chứng từ gồm: giấy báo Có, giấy báo Nợ, ủy nhiệm thu, giấy báo Nợ, ủy nhiệm chi. 2.8.3 Tài khoản sử dụng và kết cấu TK 336: tạm ứng kinh phí Bảng 1 : Sổ cái tài khoản 1111 TK 112: tiền gửi NH 2.8.4 Trình tự hạch toán Vài nghiệp vụ phát sinh trong tháng 1năm 2011 Ngày 1/1, chi điều vốn - NH ARIBANK số tiền 680,000,000 đ với chứng từ là chứng từ ngân hàng chi 001/CG-06, kế toán ghi : Nợ TK 336 : 680,000,000 Có TK 1121: 680,000,000 Ngày 2/1, có vài nghiệp vụ phát sinh liên quan đến TGNH sau : Thu tiền hàng công ty TNHH Hành Tinh số tiền 74,560,000 đ, hóa đơn số 0006016, chứng từ ngân hàng thu 003/TG-06, kế toán ghi : Nợ TK 1121: 74,560,000 Có TK 1311: 74,560,000 Phí DV NH ĐÔNG Á số tiền 121,000đ chứng từ 007/CG-06, kế toán ghi : Nợ TK 6418 : 110,000 Nợ TK 13311: 11,000 Có TK 1121 : 121,000 Ngày 30/1, phát sinh các nghiệp vụ sau : Thu lãi tiền gửi tháng 6/2010 số tiền 658,584đ chứng từ gốc 096/TG-06, kế toán ghi : Nợ TK 1121: 658,584 Có TK 515: 658,584 Bảng 2 : Sổ tài khoản TGNH CTY CỔ PHẦN BỆNH VIỆN MÁY TÍNH QUỐC TẾ ICARE Mẫu số S03a-DN Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ Trưởng BTC SỔ CÁI TÀI KHOẢN TỪ 01/01 ĐẾN 30/01/2011 Số hiệu tài khoản: 1121 Tên tài khoản: TGNH Ngày ghi sổ Chung Tu Diễn Giải TKĐƯ So phát sinh SỐ NGÀY Nợ Có 1/1/2011 001/CG-06 1/1/2011 Chi điều vốn- NH ĐÔNG Á 336 680,000,000 2/1/2011 003/TG-06 2/1/2011 Thu tiền hàng cty TNHH Hành Tinh 1311 74,560,000 007/CG-06 Phí DV NH Ngoại Thương 6418 110000 007/CG-06 Phí DV NH Ngoại Thương 13311 11000 …. 30/01/2011 096/TG-06 30/01/2011 thu tiền lãi gửi tháng 1/2011 515 658,584 Tong Phat Sinh 15,595,724,441 15,576,960,094 So Du cuoi Ki 4,905,382,788 ( Nguồn : Phòng kế toán ) Người lập Kế toán trưởng Ngày 30 tháng 01 năm 2011 Giám đốc (Ký và ghi rõ họ tên) Sơ đồ 2.6: Sơ đồ tổng hợp tài khoản 1121 1121 SDĐK: 4,886,618,441 1311 336 10,117,124,393 10,956,000,750 6418 4,980,545,366 13311 515 498,054,5366 4,620,959,724 PS: 15,595,724,295 15,576,960,474 CK: 4,905,382,7 SỔ TIỀN GỬI NGÂN HÀNG Nơi mở tài khoản giao dịch : NHTMCP KỸ THƯƠNG VIỆT NAM-CN Số hiệu tài khoản tại nơi gửi : 14022346111018 Tháng 1/2011 Chứng từ Diển giải TK ĐỨ Số tiền Số tồn Ngày ghi sổ Số hiệu Ngày tháng Thu ( gửi vào ) Chi ( rút ra ) Số dư đầu kỳ : 253,197,870 1/1/2011 006/CG-06 1/1/2011 Chi tiền vốn + phí DV ARIBANK 13311 7,500 1/1/2011 006/CG-06 1/1/2011 Chi tiền vốn + phí DV ARIBANK 336 250,000,000 1/1/2011 006/CG-06 1/1/2011 Chi tiền vốn + phí DV ARIBANK 6418 75,000 11/1/2011 033/CG-06 11/1/2011 Thu tiền hàng cty I.P.L,HĐ 1311 220,000,000 15/1/2011 027/CG-06 15/1/2011 Chi tiền vốn + phí DV ARIBANK 13311 6,600 15/1/2011 027/CG-06 15/1/2011 Chi tiền vốn + phí DV ARIBANK 336 220,000,000 15/1/2011 027/CG-06 15/1/2011 Chi tiền vốn + phí DV ARIBANK 6418 66,000 28/1/2011 077/CG-06 28/1/2011 Thu tiền hàng cty CP công nghệ và giáo dục Nguyễn Hoàng 1311 300,000,000 30/1/2011 097/CG-06 30//2011 Thu lãi TG tháng 01/2011 NH ARIBANK 515 124,820 Tổng cộng số phát sinh: 520,124,820 470,155,100 Số dư cuối kỳ: 303,167,590 ( Nguồn : Phòng kế toán ) Người ghi sổ Kế toán trưởng Ngày lập 30 tháng 06 năm 2010 (Ký và ghi rõ họ tên) (Ký và ghi rõ họ tên) Giám Đốc (Ký và ghi rõ họ tên) Bảng 3: Sổ TGNH 2.8.5 Kế toán tiền đang chuyển Do trong tháng không phát sinh tiền đang chuyển 2.9 Kế toán các khoản phải thu tại công ty cổ phần bệnh viện máy tính quốc tế icare 2.9.1 Nội dung Các khoản phải thu tại Công Ty CỔ PHẦN BỆNH VIỆN MÁY TÍNH ICARE chủ yếu là các khoản phải thu của khách hàng mà không có các khoản phải thu khác. Phải thu khách hàng là khoản tiền khách hàng còn thiếu cần phải thu nhanh chóng, kịp thời để đảm bảo khả năng xoay vòng vốn của Công ty. Sau khi trực tiếp đến Công ty hoặc gọi điện đặt hàng, nếu không thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc thông qua chuyển khoản khách hàng có thể nợ lại nhưng không quá 7 ngày. 2.9.2 Chứng từ sử dụng Chứng từ phiếu chi, phiếu thu… Một vài nghiệp vụ phát sinh trong tháng 1/2011 liên quan đến các khoản phải thu của khách hàng : Ngày 1/1 có phát sinh các nghiệp vụ liên quan đến phải thu khách hàng sau: Thu tiền hàng cty TNHH Hành Tinh theo hóa đơn số 0006011 số tiền 48,800,000đ chứng từ là chứng ngân hàng thu 001/TG-06, kế toán ghi : Nợ TK 1121 : 48,800,000 Có TK 1311: 48,800,000 Xuất bán hàng cho Cty TNHH Hành Tinh chưa thu tiền với số tiền 46,716,000 đ, thuế GTGT 10%, chứng từ phiếu bán hàng PBHVP-0001, hóa đơn0006012, kế toán ghi: Nợ TK 1311 : 46,716,000 Có TK 5111: 42,469,091 Có TK 33311: 4,246,909 Ngày 30/6 phát sinh vài nghiệp vụ sau: Trần Văn Minh trả tiền mua hàng còn thiếu bằng tiền mặt số tiền 55,114,000đ, chứng từ gốc PT-0070,PT-0071,PT-0072, kế toán ghi : Nợ TK 1111: 55,114,000 Có TK 1311: 55,114,000 CTY CỔ PHẦN BỆNH VIỆN MÁY TÍNH QUỐC TẾ ICARE Mẫu số S03a-DN Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ Trưởng BTC SỔ CÁI TÀI KHOẢN TỪ 01/01 ĐẾN 30/01/2011 Số hiệu tài khoản: 1121 Tên tài khoản: TGNH Ngày ghi sổ Chung Tu Diễn Giải TKĐƯ Số phát sinh SỐ NGÀY Nợ Có 1/1/2011 001/TG-06 1/1/2011 Thu tiền bán giấy CTY HAKIA 1121 48,800,000 1/1/2011 PBHVP-0001 1/1/2011 Bán hàng cho CTY Lan Anh 5111 42,469,091 1/1/2011 PBHVP-0001 1/1/2011 Bán hàng cho CTY Lan Anh 33311 4,246,909 …. 30/01/2011 PT-0070 30/01/2011 CTY Anh Thư trả tiền hàng 1111 55,114,000 Tong Phat Sinh 15,449,968,400 15,677,588,800 So Du cuoi Ki 2,860,784,700 84,624,875 ( Nguồn : Phòng kế toán ) Người lập Kế toán trưởng Ngày 30 tháng 01 năm 2011 Giám đốc (Ký và ghi rõ họ tên) Bảng 4: Sổ cái tài khoản phải thu khách hàng Sơ đồ 2.7: Sơ đồ tổng hợp tài khoản 1311 1311 SDĐK: 3,054,19,600 50,329,375 3331 1211 13,904,971,560 5,789,674,900 5111 1111 1,544,996,840 9,887,913,900 PS: 15,449,968,400 15,677,588,800 CK: 2,860,784,700 84,624,875 Trang 6/6 CHƯƠNG 3 NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ 3.1 So sánh giữa lý thuyết và thực tế Sau thời gian thực tập tại Công ty TNHH MỘT THÀNH VIÊN DV CAO ĐÔNG so sánh với lý thuyết đã được học em thấy có một vài điểm giống và khác nhau sau : Giống nhau : Đơn vị sử dụng các mẫu sổ ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Trưởng Bộ Tài Chính. Các phiếu thu, phiếu chi khi lập đều ghi rõ ngày tháng năm lập và ngày tháng năm thu, chi tiền. Hóa đơn GTGT được kế toán lập thành 3 liên : Liên 1 : Lưu cùi phiếu. Liên 2 : Giao khách hàng. Liên 3 : Lưu chứng từ kế toán Tiền gửi ngân hàng sử dụng các chứng từ do ngân hàng lập và chuyển đến như giấy báo nợ, giấy báo có, bảng sao kê tài khoản như lý thuyết đã học. Phần kế toán “ Vốn bằng tiền và các khoản phải thu ” cũng như các phần hành khác được hạch toán như chế độ kế toán quy định. Khác nhau : Phải thu khách hàng không hạch toán theo từng đối tượng khách hàng mà chỉ theo dõi trên số liệu tổng hợp. Từ những mẫu biểu đã trình bày có thể thấy các mẫu biểu, chứng từ, sổ sách dể lập, trình tự luân chuyển ít hơn so với lý thuyết. Thông qua việc tìm hiểu thực tế tại Công ty Cổ Phần Năng Lượng Đại Việt - Chi nhánh Vinagas Miền Tây em không chỉ tìm hiểu riêng phần kế toán “Vốn bằng tiền và các khoản phải thu” mà em còn tìm hiểu thêm các phần hành kế toán khác, các phần hành này cũng có một vài điểm khác biệt so với lý thuyết : Giá thành do Tổng Công ty quyết định. Các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán được trừ thẳng vào giá bán. Cty không theo dõi chi phí hằng ngày trên các tài khoản 627,642 mà theo dõi trên các tài khoản chi tiết của tài khoản 641. Cty không tính khấu hao TSCĐ và thuế thu nhập doanh nghiệp mà do Tổng Công ty tính. 3.2 Nhận xét Qua thời gian thực tập, tìm hiểu thực tiễn tình hình hoạt động kinh doanh tại Công Ty CỔ PHẦN BỆNH VIỆN MÁY TÍNH QUỐC TẾ ICARE, được sự giúp đỡ tận tình của các anh chị trong phòng kế toán đã giúp em nắm được tổng quát tình hình hoạt động kinh doanh của Vinagas Miền Tây. Dựa vào kiến thức đã học và tìm hiểu thực tế trong thời gian qua, tuy còn nhiều hạn chế em có một vài nhận xét khái quát sau: 3.2.1 Nhận xét chung về tình hình công ty Tuy mới được thành lập không lâu nhưng được sự giúp đỡ từ Tổng Công ty, sự sáng suốt trong lãnh đạo của ban lãnh đạo đã giúp Cty đứng vững trên thị trường, từng bước khẳng định, nâng cao vị thế của mình trong ngành kinh doanh năng lượng cạnh tranh đầy khốc liệt. Đội ngũ cán bộ - công nhân viên luôn chủ động sáng tạo, có tinh thần trách nhiệm với công việc, đoàn kết gắn bó với nhau, không ngừng học tập nâng cao trình độ chuyên môn. Đây là nguồn lực rất quan trọng trong sự phát triển của Cty. Công ty được quản lý theo tiêu chuẩn chất lượng ISO 9001:2000, định kỳ có lãnh đạo từ Tổng Công Ty điều xuống kiểm tra giám sát giúp nâng cao chất lượng quản lý của đơn vị. Hiện nay, tình hình kinh doanh của Cty gặp ít nhiều khó khăn do sự biến động của tình hình thế giới khiến giá xăng, dầu, gas tăng cao gây ảnh hưởng không nhỏ đến Công ty. Tuy nhiên, với ban lãnh đạo giàu kinh nghiệm thương trường, đội ngũ nhân viên nhạy bén, nhiệt tình với công việc, với mạng lưới chi nhánh và các nhà bán lẽ rộng khắp Cty sẽ nhanh chóng vượt qua khó khăn và vững bước phát triển. 3.2.2 Nhận xét chung về công tác kế toán Bộ phận kế toán được bộ trí phù hợp với quá trình kinh doanh cũng như quy mô đơn vị mình. Công ty sử dụng hệ thống tài khoản theo quy định của Bộ Tài Chính, đồng thời mở các tài khoản chi tiết để phục vụ cho công tác kế toán tại Công ty. Hình thức kế toán (nhật ký chung) được áp dụng tại Công ty phù hợp với thực tế hoạt động kinh doanh tại đơn vị. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được phản ánh theo trình tự thời gian, phòng kế toán được tổ chức tập trung thuận lợi cho việc kiểm tra, đối chiếu sổ sách và công việc hằng ngày. Việc sử dụng phần mềm SSP ( Sài Gòn Software Park ) rất phù hợp với đặc điểm kinh doanh của Công ty, giúp công việc kế toán được thực hiện một cách thuận lợi nhanh chóng, chính xác, dễ dàng kiểm tra, đối chiếu. Định kỳ, vào cuối mỗi quý sẽ có lãnh đạo từ Tổng công ty xuống kiểm tra từ việc ghi chép các số liệu hằng ngày đến việc lập các sổ sách và báo cáo tài chính đảm sự chính xác và tin cậy của các số liệu kế toán 3.2.3 Nhận xét chung về tình hình thanh khoản của Công ty : Khả năng thanh toán ngắn hạn: Chỉ tiêu Tháng 4 Tháng 5 Tháng 6 1.Tài sản lưu động 8,208,043,719 9,509,128,575 9,204,377,775 2.Nợ ngắn hạn 23,751,494,254 22,673,470,393 22,945,332,896 3.Tỷ lệ thanh toán hiện hành (1/2 ) 34% 42% 40% Khả năng thanh toán ngắn hạn tháng 5 là 42%, tức là cứ một đồng nợ ngắn hạn đến hạn trả thì Công ty có sẵn 42 đồng có khả năng thanh toán hiện hành. Cao hơn 8% so với tháng 4 cho thấy Công ty có đủ khả năng để trả nợ. Tuy nhiên, tháng 6 khả năng thanh toán nợ hiện hành lại giảm đi 2% cho thấy khả năng trả nợ của Công ty giảm nhưng khả năng quản lý tài sản lưu động của Công ty được thực hiện tốt và lượng vốn mà Công ty sử dụng có hiệu quả hơn so với tháng 5. Tỷ lệ thanh toán nhanh: Chỉ tiêu Tháng 4 Tháng 5 Tháng 6 1.Tiền 3,672,420,713 5,102,931,206 5,132,767,438 2.Đầu tư ngắn hạn 0 0 0 3.Khoản phải thu 3,689,226,725 3,003,780,225 2,776,159,825 4.Nợ ngắn hạn 23,751,494,254 22,673,470,393 22,945,332,896 5.Tỷ lệ thanh toán nhanh ( 1+2+3/4 ) 30% 36% 34% Khả năng thanh toán nhanh tháng 5 là 36%, cao hơn 6% so với tháng 4 cho thấy khả năng thanh toán của Công ty là rất tốt, tình hình tài chính ổn định có đủ khả năng thanh toán các khoản nợ đến hạn trả. Tỷ lệ thanh toán bằng tiền mặt: Chỉ tiêu Tháng 04 Tháng 05 Tháng 06 1.Tiền 3,672,420,713 5,102,931,206 5,132,767,438 2.Nợ ngắn hạn 23,751,494,254 22,673,470,393 22,945,332,896 3.Tỷ lệ thanh toán bằng tiền ( 1/2 ) 15% 23% 22% Khả năng thanh toán bằng tiền tháng 5 là 23% cao hơn 8% so với tháng 4 và cao hơn 1% so với tháng 6. Tỷ lệ này cho thấy Công ty đang thực hiện rất tốt các chính sách tài chính của mình, khả năng thanh toán bằng tiền tăng nhanh qua từng năm tuy nhiên tỷ lệ này vẫn còn tương đối thấp. Đồng thời, qua phân tích Báo Cáo Kết Quả Hoạt Động Kinh Doanh tại Công ty nhận thấy tình hình kinh doanh tại Chi nhánh là tương đối khả quan, lợi nhuận tăng đều qua từng tháng. Tuy nhiên, chi phí bán hàng cao dẫn đến lợi nhuận của Công ty giảm đi khá nhiều, do đó cần tìm các biện pháp nhằm giảm chi phí bán hàng hơn nữa. 3.3 Kiến nghị Về Công ty : Cần nắm rõ tình hình thực tế của thị trường để đưa ra chiến lược đúng đắn cho từng thời điểm. Với tình hình thế giới luôn biến động như hiện nay thì việc chủ động nguồn hàng là vô cùng quan trọng, tránh việc thiếu hàng cung cấp cho thị trường dẫn đến nguy cơ mất thị phần vào tay đối thủ cạnh tranh. Cần nghiên cứu mở rộng thị trường đồng thời mở rộng quy mô sản xuất tạo ra nhiều sản phẩm chất lượng cao phù hợp với nhu cầu của khách hàng tăng sức cạnh tranh của Công ty trên thị trường. Công ty cần đề ra những biện pháp thích hợp để giảm đến mức tối thiểu các loại chi phí, thu hồi các khoản nợ để giảm bớt các khoản vốn bị chiếm dụng góp phần làm tăng nguồn vốn tạo lợi nhuận cho Công ty. Trong thời đại công nghệ thông tin đang phát triển như hiện nay, việc vi tính hóa cho công tác kế toán là đều cần thiết nhằm tránh các sai sót khi làm thủ công, đảm bảo ghi chép số liệu chính xác không bị trùng lắp và an toàn cho việc lưu trữ chứng từ. Do vậy, cần trang bị đầy đủ phương tiện kỹ thuật tính toán, đồng thời thường xuyên bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn và sử dụng thành thạo phương tiện tính toán hiện đại. Phòng kinh doanh với nhân sự còn quá ít không thể bao quát được cả thị trường Miền Nam rộng lớn nên việc tuyển thêm nhân sự cho bộ phận này là vô cùng cần thiết. Nâng cao hơn nữa đời sống cán bộ công nhân viên, tạo các phong trào thi đua nhằm kích thích cán bộ nhân viên không ngừng phấn đấu nâng cao năng suất lao động. Mặt khác, Công ty cần phải dựa vào những điều kiện cụ thể của mình mà tổ chức các công tác phân tích hoạt động kinh doanh sao cho hợp lý nhằm khai thác được hết khả năng tiềm tàng, cũng như xác định được nguyên nhân của những yếu kém còn tồn tại trong Công ty nhằm đưa ra những biện pháp xử lý cụ thể, thích hợp. Về công tác kế toán : Cần cập nhật thường xuyên và kịp thời những thông tin mới nhất về hệ thống kế toán. Đổi mới trang thiết bị phục vụ nhằm nâng cao hiệu quả công tác kế toán. Không ngừng học tập nâng cao trình độ chuyên môn để thực hiện tốt hơn nữa công việc của mình. Về tình hình tài chính của Công ty: Hiệu quả sử dụng vốn của Công ty là tương đối tốt, Cty có đủ khả năng thanh toán các khoản nợ đến hạn cần tiếp tục duy trì phát huy. Trong kinh doanh hiện nay không tránh khỏi việc mua bán chịu, do đó Công ty cần tăng cường công tác điều tra thẩm định năng lực của khách hàng trước khi bán hàng nhằm tránh rủi ro không thu hồi được nợ. Đồng thời, tăng cường công tác quản lý thu hồi nợ, xác định thời điểm bán chịu và điều kiện ràng buộc nếu cần thiết. Tuy không có các khoản nợ xấu nhưng cũng nên lập dự phòng phải thu khó đòi để tránh sự ảnh hưởng xấu về vốn khi xãy ra rủi ro không thu hồi được nợ. Trước sức ép từ các đối thủ cạnh tranh Công ty cần phải có sự nhạy bén và linh hoạt trong lĩnh vực kinh doanh của mình, nâng cao uy tín tạo thế đứng trước các đối thủ. Ngoài ra, Công ty cũng cần theo dõi, phân tích tình hình tài chính của mình để phát huy những mặt mạnh, hạn chế mặt yếu kém từ đó xây dựng một kế hoạch kinh doanh thích hợp và có hiệu quả cao nhất. KẾT LUẬN ›&š Với sự chuyển đổi sang nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp đang gặp sự cạnh tranh gay gắt và ngày càng rõ nét, đòi hỏi các DN phải luôn luôn nhận thức, đánh giá được tiềm năng của DN mình trên thị trường để có thể tồn tại, đứng vững và ngày càng phát triển, để đạt được điều đó thì Kế toán là một bộ phận không thể thiếu trong việc cấu thành DN. Có thể nói Kế toán là một công cụ đắc lực cho nhà quản lý, nó không ngừng phản ánh toàn bộ tài sản, nguồn vốn của DN mà nó còn phản ánh tình hình chi phí, lợi nhuận hay kết quả của từng công trình cho nhà quản lý nắm bắt được. Hoạt động KD trong nền kinh tế thị trường đòi hỏi phải có sự quản lý chặt chẽ về vốn về vốn đảm bảo cho việc sử dụng vốn một cách hiệu quả nhất, hạn chế đến mức thấp nhất tình trạng ứ đọng vốn hoặc thiếu vốn trong KD từ đó đảm bảo hiệu quả KD tối ưu nhất. Vì vậy không thể không nói đến vai trò của công tác hạch toán kế toán trong việc quản lý vốn, cũng từ đó vốn bằng tiền đóng vai trò và là cơ sở ban đầu, đồng thời theo suốt quá trình sản xuất KD của các DN. Trong điều kiện nền kinh tế thị trường sôi động và cạnh tranh ngày nay, để có thể tận dụng cơ hội và tạo ra lợi thế cạnh tranh, bên cạnh việc nâng cao chất lượng và hình ảnh sản phẩm, công tác kế toán mà đặc biệt là việc quản lý tốt vốn bằng tiền là một vấn đề quan trọng của các doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp dịch vụ. Kế toán là một công cụ hữu hiệu giúp cho không chỉ các nhà quản lý nắm được thực trạng tài chính nhằm hoạch định kế hoạch phát triển cho tương lai của công ty mà còn là mối quan tâm của các nhà đầu tư tài chính, các ngân hàng, Nhà nước… nhằm phục vụ cho những mục đích của mình. Mục đích của công tác hạch toán vốn bằng tiền nhằm nghiên cứu quá trình vận động của tiền, giúp cho nhà quản lý có một cái nhìn khái quát quá trình lưu chuyển tiền tệ tại đơn vị để đưa ra những quyết định kinh doanh tại những thời điểm thích hợp mang lại hiệu quả kinh tế cao nhất. TÀI LIỆU KHAM KHẢO: Báo cáo thực tập sinh viên Viettronics