Đề tài Xây dựng các tiêu chí đánh giá trưởng phòng hành chính công ty cổ phần tập đoàn INTIMEX

KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH Lớp K08407B Tiểu Luận: Môn Quản Trị Nguồn Nhân Lực Đề Tài: XÂY DỰNG CÁC TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ HIỆU SUẤT CÔNG VIỆC CỦA TRƯỞNG PHÒNG HÀNH CHÍNH CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN INTIMEX Giảng viên hướng dẫn: PGS.TSKH Phạm Đức Chính Nhóm thực hiện: Nhóm 10 K08407B Trần Xuân Quỳnh K084071364 Lê Huy Hoàng K084071313 Nguyễn Quốc Khánh K084071321 Đặng Văn Hòa K084071311 Phạm Công Thi K084971377 TPHCM - 2011 NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN ............................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................. ............................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................. ............................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................. Mục Lục LỜI MỞ ĐẦU Trong bối cảnh toàn cầu hóa hiện nay, khi mà công nghệ không còn là yếu tố tạo nên ưu thế cạnh tranh giữa các công ty, thì vai trò của con người trong một tổ chức ngày càng trở nên quan trọng.Yếu tố con người đóng vai trò quyết định đến sự thành công hay thất bại của một doanh nghiêp. Chính vì lí do đó mà các vấn đề về quản trị nhân sự ngày càng được quan tâm nhiều trong các tổ chức. Để có được một đổi ngũ nhân viên có chất lượng tốt , yêu nghề cũng như trình độ chuyên môn cao thật không đơn giản.  Trong mọi tổ chức, người quản lý thường quan sát và nhìn nhận về tình hình thực hiên công việc của các nhân viên dưới quyền của mình sau những khoản thời gian nhất định để từ đó có được những kết luận chính xác và đưa ra những quyết định đúng đắn trong việc quản lý nhân lực nhằm nâng cao hiệu suất lao động của mỗi cá nhân cũng như mục tiêu của tổ chức. Đánh giá hiệu suất công việc là một hoạt động không thể thiếu trong quản trị nhân sự. Nó tác động lên cả tổ chức lẫn cá nhân, giúp tổ chức kiểm tra lại chất lượng của các hoạt động quản trị nguồn nhân lực, từ đó đưa ra các phương hướng điều chỉnh phù hợp. Để hiểu rõ tầm quan trọng cũng như quy trình đánh giá hiệu suất công việc của nhân viên trong một tổ chức, nhóm quyết định thực hiện đề tài “ Xây dựng tiêu chí đánh giá hiệu suất công việc của trưởng phòng hành chính Công Ty Cổ Phần Tập Đoàn INTIMEX”.. Đối tượng nghiên cứu: Đối tượng được lựa chọn của việc nghiên cứu là các tiêu chí đánh giá hiệu suất công việc của Trưởng phòng hành chính của Công Ty Cổ Phần Tập Đoàn INTIMEX Nội dung nghiên cứu: Tìm hiểu và đánh giá các tiêu chí để đánh giá hiệu suất công việc của trưởng phòng hành chính Ông Đặng Văn Hưng do Công Ty Cổ Phần Tập Đoàn INTIMEX thiết lập. Từ đó đưa ra những hướng để hoàn thiện cách đánh giá này. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài: Việc nghiên cứu nhằm tìm hiểu rõ về công việc hay những nhiệm vụ của trưởng phòng hành chính của Công Ty Cổ Phần Tập Đoàn INTIMEX để từ đó hiểu được cách xây dựng các tiêu chí để đánh giá hiệu suất công việc do Công Ty Cổ Phần Tập Đoàn INTIMEX thiết lập đối với Trưởng phòng hành chính. Nhận xét đánh giá và đưa ra những phương pháp để hoàn thiện hơn hệ thống đánh giá hiệu suất công việc do Công Ty Cổ Phần Tập Đoàn INTIMEX thiết lập đối với Trưởng phòng hành chính. Phạm vi nghiên cứu: Phòng hành chính của Công Ty Cổ Phần Tập Đoàn INTIMEX . Công Ty Cổ Phần Tập Đoàn INTIMEX là một trong những đơn vị đầu ngành về xuất nhập khẩu nông sản tại Việt Nam. Phương pháp nghiên cứu: Thông qua những dữ liệu mà nhóm chúng tôi suu tầm từ công ty cổ phần tập đoàn INTIMEX và nguồn thông tin nhóm chúng tôi tìm được trên những wedsite trên mạng .Đây là một bộ phân làm việc theo khuôn khổ và đi vào nề nếp nên nhóm chúng tôi đã tiến hành phân tích , xử lý dữ liệu theo phương pháp định lượng đánh giá năng lực thực hiện một cách cẩn thận để tiến hành xây dựng nên các tiêu chí đánh giá hiệu quả công việc của trưởng phòng hành chính Công ty cổ phần tập đoàn INTIMEX. Kết cấu đề tài : Chương 1 : Cơ sở lý luận Chương 2 : Xây dựng tiêu chí đánh giá Chương 3 : Kết luận CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ LÝ THUYẾT ĐÁNH GIÁ HIỆU SUẤT CÔNG VIỆC 1.1Đánh giá hiệu suất công việc 1.1.1Khái niệm đánh giá hiệu suất công việc Đánh giá hiệu suất làm việc là một phương pháp chính thức để đánh giá mức độ thực hiện công việc của nhân viên xét theo các mục tiêu đã được giao phó. Mục đích chính của phương pháp này là truyền đạt các mục tiêu cá nhân, khuyến khích thực hiện hiệu quả, cung cấp và đón nhận ý kiến phản hồi và chuẩn bị cho một kế hoạch phát triển hiệu quả và đồng bộ. Nhìn chung, việc đánh giá hiệu suất làm việc thường được tiến hành theo chu kỳ hàng năm hoặc thường xuyên hơn nếu cần thiết. Cuộc kiểm tra toàn bộ hàng năm này sẽ tạo cơ hội cho các nhà quản lý và công ty phát hiện ra các vấn đề về hiệu suất làm việc trước khi chúng trở thành thói quen. Cuộc kiểm tra này cũng giúp nhân viên và nhà quản lý tập trung vào mục tiêu và kết quả thực hiện liên quan đến chế độ lương bổng, khen thưởng hoặc thăng tiến. Kết quả của việc đánh giá vừa là sự xác nhận vừa chính thức đưa ra ý kiến phản hồi vốn là một phần công việc trong mối quan hệ giữa nhà quản lý và cấp dưới 1.1.2Mục đích của việc đánh giá hiệu suất công việc Cung cấp thông tin phản hồi cho nhân viên về mức độ hoàn thành công việc của mình so với yêu cầu và so với đồng nghiệp. Giúp nhân viên điều chingr sửa chữa sai lầm của mình. Khuyến khích, động viên nhân viên thong qua cấc điều khoản về đánh giá, ghi nhận và hỗ trợ Cung cấp các thông tin làm cơ sở cho các vấn đề đào tạo, trả lương, khen thưởng, thuyên chuyển, sắp xếp cơ cấu tổ chức. Mở rộng hiểu biết về công ty thông qua đàm thoại về cơ hội và hoạch định nghề nghiệp Tăng cường mối quan hệ chặt chẽ giữa cấp trên, cấp dưới. Bắt buộc các doanh nghiệp phải chú trọng và khuyến khích nhân viên thực hiện tốt các mục tiêu, yêu cầu của công việc 1.1.3Vai trò của đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên đối với quản trị nguồn nhân lực. Trong thực tế, việc đánh giá hiệu suất làm việc đôi khi bất tiện và rõ ràng là tốn thời gian. Nhưng khi được tiếp cận bằng những suy nghĩ đúng đắn và cách thực hiện hiệu quả, việc đánh giá này sẽ xứng đáng với những nỗ lực đã bỏ ra. Khi nhìn nhận rằng nhiệm vụ chính yếu của một nhà quản lý là đạt được kết quả công việc thông qua nhân viên, thì một phương pháp có hệ thống để đánh giá tài sản con người là điều bắt buộc. Ngoài việc cung cấp những hiểu biết sâu sắc về hiệu suất làm việc của nhân viên, các cuộc đánh giá còn tạo cơ hội cho các nhà quản lý đạt được các mục tiêu khác như: + Truyền đạt mục tiêu cho những người báo cáo trực tiếp + Tăng năng suất bằng cách đưa ra ý kiến phản hồi kịp thời + Giúp tổ chức có quyết định đúng đắn về lương bổng, phát triển và thăng tiến + Bảo vệ tổ chức thoát khỏi những vụ kiện tụng của các nhân viên bị thôi việc, hạ cấp hay từ chối tăng lương thưởng 1.1.4Quy trình nội dung đánh giá nhân viên 1.1.4.1Xác định mục tiêu của việc đánh giá Đánh giá nhân viên có nhiều mục tiêu: Nâng cao và hoàn thiện hiệu suất làm việc của nhân viên. Xác định mức độ hoàn thành công việc của nhân viên. Nhận biết khả năng của nhân viên. Để sắp sếp người đúng việc, thông qua đánh giá nhân biết được khả năng của nhân viên cũng như những khiếm khuyết từ thuyên chuyển bố trí công việc thích hợp. Tăng cường mối quan hệ trong công ty… 1.1.4.3Xác định thời gian đánh giá một nhân viên Thời gian đánh giá nhân viên theo tuần, theo tháng,theo quí hay theo năm tùy theo mục đích sử dụng việc đánh giá của từng công ty 1.1.4.4Chọn lựa phương pháp đánh giá Có rất nhiều phương pháp đánh giá, ta cần lựa chọn phương pháp đánh giá đúng. Nhà quản lý có thể dựa vào mục tiêu của việc đánh giá để xác định phương pháp đánh giá phù hợp cho từng vị trí công việc. 1.1.4.5Xác định tiêu chí đánh giá Đây là bước quan trọng trong quy trình đánh giá nhân viên, mỗi nhà quản lý sẽ đưa ra những tiêu chí đánh giá nhân viên riêng. Tiêu chí đánh giá có hai loại: - Tinh thần trách nhiệm (mức độ hoàn thành công việc, chất lượng công việc,…). Tiêu chí này được xây dựng dựa vào bảng mô tả công việc của nhân viên. - Thái độ làm việc (tuân thủ nội quy, làm việc chăm chỉ,…).Được xây dựng dựa trên hành vi, thái độ của nhân viên đối với công việc. 1.1.4.6Các tiêu chí đánh giá nhân viên phải thỏa nguyên tắc SMART Các tiêu chí đánh giá được xây dựng phải dựa trên một nguyên tắc nhất quán nhằm đạt hiệu quả cao nhất , đồng thời giúp doanh nghiệp sử dụng hợp lý cho quỹ thời gian của mình trong việc đánh giá.Trong kinh doanh hiện đại, người ta thường đề cập đến nguyên tắc SMART, tức là mục tiêu được xây dựng dựa trên những tiêu chí sau:     * S-Specific: Cụ thể, rõ ràng và dễ hiểu.     * M-Measurable: Đo đếm được.     * A-Achievable: Có thể đạt được bằng chính khả năng của mình.     * R-Realistic: Thực tế, không viển vông.     * T-Time bound: Thời hạn để đạt được mục tiêu đã vạch ra. 1.1.4.7Xác định mục tiêu và kết quả mới cho nhân viên Điều quan trọng trong đánh giá thực hiện công việc là cần vạch ra các phương hướng, cách thức cải tiến thực hiện công việc, đề ra các chỉ tiêu mới cho nhân viên. Toàn bộ những bước trên, cuối cùng cần phải đạt được các kết quả sau: Xác định công việc: Xác định công việc có nghĩa là sự thống nhất giữa cán bộ nhân sự và nhân viên về: Doanh nghiệp mong đợi nhân viên thực hiện cái gì? Những tiêu chuẩn mẫu, căn cứvào đó sẽ tiến hành đánh giá thực hiện công việc của nhân viên. Đánh giá việc thực hiện công việc có nghĩa là so sánh việc thực hiện công việc của nhân viên với tiêu chuẩn mẫu. Trong bước này có thể sử dụng nhiều phương pháp đánh giá thực hiện công việc khác nhau. Cung cấp thông tin phản hồi: Có thể thực hiện một lần khi việc đánh giá thực hiện công việc kết thúc hoặc có thể thực hiện công việc nhiều lần trong suốt quá trình đánh giá việc thực hiện công việc của nhân viên, điều này phụ thuộc vào tính chất, đặc điểm của công việc 1.2Các phương pháp để đánh giá hiệu suất công việc 1.2.1Phương pháp xếp hạng luân phiên Đây là một phương pháp đơn giản để đánh giá nhân viên là sắp xếp họ từ người giỏi nhất đến người kém nhất, theo một số điểm chính như: Thái độ làm việc, kết quả công việc...Cách thựchiện: Liệt kê tất cả các nhân viên cần đánh giá; Trên biểu mẫu, đối với từng điểm chính, xác định nhân viên được đánh giá cao nhất, lần lượt đến người kém nhất.. 1.2.2Phương pháp bảng điểm Đây là phương pháp đơn giản và phổ biến nhất để đánh giá thực hiện công việc. Trong bảngliệt kê những điểm chính yếu theo yêu cầu của công việc như chất lượng, số lượng công việc... vàsắp xếp thứ tự theo đánh giá thực hiện công việc từ mức kém nhất đến xuất sắc, hoặc theo cácthang điểm 1.2.3Phương pháp lưu giữ Lãnh đạo ghi lại những sai lầm, trục trặc lớn hay những kết quả rất tốt trong việc thực hiện công việc của nhân viên. Những kết quả bình thường sẽ không ghi lại. Do đó, những nhân viên thực hiện công việc rất tốt hoặc rất yếu sẽ được đánh giá riêng. Đối với những nhân viên đã có những sai sót lớn, lãnh đạo sẽ lưu ý kiểm tra lại xem nhân viên đã khẵc phục được chưa. Phương pháp phê bình lưu giữ sẽ nhẵc nhở các lãnh đạo nhớ về những điểm yếu, những sai sót của cấp dưới và có biện pháp giúp đỡ họ làm việc tốt hơn, tránh bớt sai lầm trong thực hiện công việc. 1.2.4Phương pháp quan sát hành vi Phương pháp quan sát hành vi được thực hiện trên cơ sở quan sát các hành vi thực hiện công việc của nhân viên. Căn cứ vào hai yếu tố: số lần quan sát và tần số nhắc lại của các hành vi, người lãnh đạo sẽ đánh giá được tình hình thực hiện công việc chung của nhân viên 1.2.5Phương pháp quản trị theo mục tiêu Quản trị theo mục tiêu chú trọng lên các vấn đề: - Sự phối hợp của lãnh đạo và nhân viên đối với việc xếp đặt mục tiêu cho nhân viên trong một khoảng thời gian nhất định. - Định kỳ xem xét các tiến bộ đã đạt được. - Đánh giá mức độ hoàn thành các mục tiêu đã đề ra trong công việc. Trong phương pháp quản trị theo mục tiêu, các nhà lãnh đạo thường chú trọng đến các mục tiêu được lượng hoá, mặc dù trong thực tế sẽ có nhiều mục tiêu chỉ có thể đánh giá theo định tính hoặc chất lượng.. 1.2.6Phương pháp phân tích định lượng Trong nhiều đơn vị doanh nghiệp, không có tiêu chuẩn mẫu về đánh giá năng lực thực hiện công việc, hoặc nếu có, cũng không rõ ràng, mang tính chất chung chung. Điều này khiến cho các nhân viên dễ gây thắc mắc,mỗi khi cần bình bầu tuyển chọn, xét nâng lương, khen thưởng,v.v... Phương pháp đánh giá năng lực thực hiện công việc của nhân viên bằng định lượng sẽ giúp cho doanh nghiệp có cái nhìn tổng quát, chính xác và rõ ràng về việc thực hiện công việc của nhân viên. 1.2.7Phương pháp so sánh cặp Phương pháp so sánh cặp cũng tương tự như phương pháp xếp hạng luân phiên, tuy nhiên, mức độ xếp hạng hay phân loại sẽ chính xác hơn. Từng cặp nhân viên lần lượt được đem so sánh về những yêu cầu chính, người được đánh giá tốt hơn hẳn sẽ đựơc cho 4 điểm, người được đánh giá yếu hơn hẳn sẽ được cho 0 điểm; người được đánh giá tốt hơn sẽ được cho 3 điểm, ngườiđược đánh giá yếu hơn sẽ được cho 1 điểm 1.2.8Đánh giá nhân viên bằng phương pháp định lượng Khái niệm Là phương pháp dựa vào trọng số của từng tiêu chí, kết họp với phương pháp cho điểm để đánh giá nhân viên chính xác và hiệu quả nhất. Quy trình đánh giá nhân viên theo phương pháp định lượng Bước 1: Xác định được các yêu cầu chủ yếu khi thực hiện công việc. Trước hết nhà lãnh đạo cần chỉ cho nhân viên biết là họ có những yêu cầu chủ yếu gì đối với nhân viên thực hiện công việc. Các công việc khác nhau sẽ có các yêu cầu chủ yếu khác nhau về chuyên môn nghiệp vụ, tính tình, sức khoẻ, v.v... Nếu bị điểm kém đối với bất cứ yêu cầu chủ yếu nào, nhân viên cũng có thể bị thuyên chuyển công tác hoặc bị cho nghỉ việc. Do đó, số lượng các yêu cầu chủ yếu này không nên nhiều quá, cũng không nên ít quá. Bước 2: Phân loại các mức độ thoả mãn yêu cầu khi thực hiện công việc. Mỗi yêu cầu thường được phân thành 5 mức độ: xuất sẵc, khá, trung bình, yếu và kém. Mức độ kém là không thể chấp nhận được, xứng đáng cho nghỉ việc hoặc phaỉ chuyển sang thực hiện công việc khác. Mức độ xuất sắc thể hiện nhân viên hoàn toàn đáp ứng yêu cầu cao nhất về mặt đó, và xứng đáng được điểm 9 hoặc 10. ở mỗi mức độ, nên có các điểm minh hoạ cụ thể cho nhân viên. Bước 3: Đánh giá tầm quan trọng của mỗi nhóm yêu cầu đối với hiệu quả thực hiện công việc của nhân viên. Các yêu cầu khác nhau có tầm quan trọng khác nhau đối với hiệu quả thực hiện công việc, điều này cần được thể hiện qua điểm trọng số của từng yêu cầu. Cần lưu ý là tầm quan trọng của mỗi yếu tố chủ yếu trong hoạt động của nhân viên sẽ không giống nhau ở các doanh nghiệp khác nhau. Có thể áp dụng các phương pháp sau đây để xác định tầm quan trọng của mỗi yêu cầu đối với kết quả thực hiện công việc: - Sắp xếp thứ tự và cho điểm. - So sánh cặp và cho điểm. Bước 4: Đánh giá tổng hợp về năng lực thực hiện công việc của nhân viên. Một nhân viên có thể được đánh giá xuất sắc về mặt này, khá về mặt khác. Đánh giá tổng hợp về năng lực thực hiện công việc của nhân viên sẽ được căn cứ trên điểm số trung bình của các yêu cầu, có tính đến trọng số của các yêu cầu đó, theo công thức: Công thức là:G=inKi*GiKi trong đó. G: Điểm tổng họp cuối cùng để đánh giá nhân viên. N: số tiêu chí đánh giá. Ki: trọng số quan trọng của từng tiêu chí đánh giá. Gi: điểm số đánh giá năng lực thực hiên của nhân viên Ưu điểm và khuyết điểm của phương pháp đánh giá định lượng Ưu điểm: Định lượng đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên giúp cho các doanh nghiệp có thể dễ dàng so sánh, phân loại nhân viên. Mang lại hiệu quả cao cho việc đánh giá Việc công bố các chỉ tiêu cũng giúp cho nhân viên hiểu rõ ràng, chính xác yêu cầu của doanh nghiệp đối với bản thân. việc đánh giá sẽ giúp cho nhân viên hiểu được những điểm mạnh, yếu của họ trong quá trình thực hiện công việc, từ đó có thể điều chỉnh, cố gắng rèn luyện phấn đấu tốt hơn. Nhược điểm: Tốn nhiều thời gian. Khó đồng bộ trong toàn công ty Khó xác định rõ trọng số đánh giá CHƯƠNG 2: XÂY DỰNG TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ HIỆU SUẤT CÔNG VIỆC CỦA TRƯỞNG PHÒNG HÀNH CHÍNH CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN INTIMEX 2.1. Giới Thiệu Về Công Ty Cổ Phần Tập Đoàn INTIMEX: 2.1.1Giới thiệu chung : Công Ty Cổ Phần Tập Đoàn INTIMEX có trụ sở chính tại số 61 Nguyễn Văn Giai, Đakao, Quận 1, TP.Hồ Chí Minh. Điện thoại: (08) 38201754 - 38201998 - 38203033 - Fax: 08. 38201997. Website: www.INTIMEXhcm.com E-mail :INTIMEXhcm@INTIMEXhcm.com Công ty Cổ phần Tập đoàn INTIMEX, tên gọi trước đây là Công ty Cổ phần XNK INTIMEX (INTIMEX Hochiminh) chính thức đi vào hoạt động từ ngày 01 tháng 07 năm 2006. INTIMEX Hochiminh được hình thành trên cơ sở cổ phần hóa Chi nhánh Công ty XNK INTIMEX tại TPHCM được thành lập năm 1995 và trực thuộc Bộ Công Thương. Sau 10 năm hoạt động dưới hình thức chi nhánh, mà sự khỏi đầu chỉ có hai bàn tay trắng, không nhà, không tiền và đội ngũ chỉ vỏn vẹn 5 CBCNV, đến hết năm 2005, khi chuẩn bị chuyển sang công ty cổ phần, doanh thu của INTIMEX Hochiminh đã đạt trên 1.860 tỷ đồng, kim ngạch xuất nhập khẩu vượt 105 triệu USD, nộp ngân sách trên 30 tỷ đồng. Và từ sau khi cổ phần hóa với vốn điều lệ là 14,4 tỷ đồng, 91 CBCNV, 1 nhà máy chế biến tiêu sạch tại Bình Dương, văn phòng tại TPHCM và 3 chi nhánh, sau 5 năm Công ty đã có bước phát triển vượt bậc với tốc độ tăng trưởng bình quân từ 30-50%/năm. Đến nay, kim ngạch xuất nhập khẩu của Công ty đã tăng 5 lần, doanh thu tăng hơn 5 lần, nộp ngân sách tăng trên 10 lần, đội ngũ CBCNV tăng trên 6 lần. Vốn điều lệ Công ty đạt 100 tỷ đồng, vốn chủ sở hữu trên 160 tỷ đồng, hệ thống mạng lưới hoạt động của Công ty đã trải dài từ Bắc đến Nam với 5 chi nhánh và Trung tâm Thương mại, 8 doanh nghiệp mà Công ty chiếm cổ phần chi phối từ 51% trở lên. Công ty đã xây dựng nhà máy chế biến cà phê xuất khẩu chất lượng cao nằm ở các vùng trọng điểm sản xuất cà phê của Việt Nam với tổng công suất 150.000 tấn/năm, 1 nhà máy chế biến tiêu sạch xuất khẩu cùng 2 Trung tâm Thương mại đã hoạt động và đang xây dựng tại Buôn Ma Thuột và Tây Ninh. Tổng tài sản của INTIMEX Hochiminh đã lên đến trên 2.200 tỷ đồng, đó chính là cơ sở quan trọng cho sự phát triển mới của Công ty trong giai đoạn tiếp theo. Công ty và các đơn vị thành viên trở thành đơn vị xuất khẩu cà phê hàng đầu Việt Nam với tổng lượng xuất khẩu là 270.000 tấn/năm, chiếm 25% lượng xuất khẩu của cả nước. INTIMEX Hochiminh đứng thứ 3 Việt Nam về xuất khẩu hạt điều chế biến với số lượng trên 10.000 tấn/năm, đứng thứ 3 về xuất khẩu hồ tiêu của Việt Nam với số lượng gần 10.000 tấn/năm. Công ty còn là nhà nhập khẩu thực phẩm đông lạnh hàng đầu Việt Nam với số lượng bình quân là 1.000 tấn/ tháng, cung cấp cho thị trường TPHCM , Hà Nội và các tỉnh thành trên cả nước. Công ty còn là nhà xuất nhập khẩu lớn về thép chuyên dụng. Từ một đơn vị kinh doanh thương mại thuần túy, INTIMEX Hochiminh đã dần hình thành nhiều ngành nghề mới như tham gia sản xuất chế biến nông sản, sản xuất vật liệu xây dựng, tham gia hoạt động mua bán doanh nghiệp, tham gia đấu thầu các dự án xây dựng lớn, nạo vét sông… bằng vốn ODA của Chính phủ như cảng Cái Mép (Bà Rịa – Vũng Tàu), sông Sài Gòn… Công ty rất chú trọng đên quá trình phát triển nguồn nhân lực, với các đối tượng đang làm việc tại Công ty, trong quá trình làm việc, Công ty thường xuyên tổ chức các khóa đào tạo bên trong lẫn bên ngoài nhằm bổ sung, mở rộng kiến thức chuyên môn, nâng cao kỹ năng nghiệp vụ, tăng cường các kỹ năng sống và làm việc chuyên nghiệp để phát triển đội ngũ nhân lực có đủ khả năng đưa công ty chinh phục những mục tiêu cao hơn, xa hơn. Không chỉ đào tạo bên ngoài, công ty còn chú trọng đến công tác đào tạo nội bộ để tăng sự gắn kết giữa các thành viên; qua đó có thể phát hiện và đào tạo đội ngũ chuyên viên huấn luyện nội bộ cho công ty. Cùng với đội ngũ này, công ty xây dựng và duy trì một môi trường làm việc và học tập trong đó mọi thành viên phải luôn vận động bằng cách học tập, trau dồi tích cực những kiến thức mới, rèn luyện kỹ năng để có thể đảm nhận những nhiệm vụ mà công ty giao phó. Chính vì vậy, cơ hội thăng tiến luôn có cho những ai không ngừng nỗ lực phấn đấu cùng công ty chinh phục những đỉnh cao mới. Công ty luôn tạo cơ hội và điều kiện cho nhân viên phát triển hết khả năng, năng lực của mình, không bó gọn, không chặn đứng con đường sự nghiệp, mọi nhân viên đều được phát triển và vươn tới một vị trí phù hợp với khả năng và mong muốn của từng cá nhân . Công ty có chính sách quy hoạch nguồn cán bộ lâu dài từ những cán bộ, nhân viên có tâm huyết, đủ trình độ, năng lực lãnh đạo, có thành tích trong lao động được lãnh đạo đơn vị đánh giá cao và đưa vào nguồn cán bộ quy hoạch dài hạn cho công ty. Những cán bộ thuộc diện quy hoạch sẽ được bồi dưỡng, đào tạo bổ sung kiến thức chuyên môn để điều hành các hoạt động của Công ty trong những năm tiếp theo. Sơ Đồ Tổ Chức Và Cơ Cấu Quản Lý công ty cổ phần tập đoàn INTIMEX Tổng số lao động bình quân của công ty là 1435 người . Đây là một lực lượng lao động lớn nên việc quản lý phải thật khéo léo và linh hoạt. 2.1.2Giới thiệu phòng hành chính của công ty cổ phần tập đoàn INTIMEX: Phòng hành chính là một bộ phận quan trọng của công ty. Chức vụ trưởng phòng tổ chức hành chính do Ông Đặng Văn Hưng đảm trách. Trong Công Ty Cổ Phần Tập Đoàn INTIMEX, phòng hành chính là một phòng độc lập chịu sự quản lý trực tiếp của ban giám đốc, phòng hành chính có những chức năng nhiệm vụ như sau: a. Chức năng tham mưu: Nghiên cứu và nắm vững quy định pháp luật liên quan đến hoạt động của Công Ty, kiểm tra việc thực hiện nội qui của các bộ phận và cá nhân trong toàn công ty. Tổ chức và phối hợp với các đơn vị khác thực hiện quản lý nhân sự, tuyển dụng, đào tạo và tái đào tạo và là cầu nối giữa ban Tổng Giám Đốc và người lao động trong công ty. Tham mưu đề xuất cho lãnh đạo để xử lý các vấn đề thuộc lãnh vực tổ chức – hành chính- nhân sự. Tham gia xây dựng hệ thống quản lý môi trường và trách nhiệm xã hội của công ty. Xây dựng hệ thống các quy chế, quy trình, quy định cho công ty và quản lý việc chấp hành các nội quy đó. b. Chức năng hậu cần: Phục vụ các công tác hành chính để Tổng Ban Giám Đốc(TBGĐ) thuận tiện trong việc chỉ đạo- điều hành, phục vụ hành chính để các bộ phận khác có điều kiện hoạt động tốt. Quản lý việc sử dụng và bảo vệ các loại tài sản của công ty. c. Chức năng đại diện: Cùng với công đoàn trao đổi, dung hòa các lợi ích giữa các cá nhân với cá nhân, giữa các cá nhân với tổ chức. Xử lý tốt các mâu thuẫn nội bộ trong tập thể cán bộ công nhân viên, gìn giữ đoàn kết và kỷ luật trong công ty. Tổ chức phối hợp và hỗ trợ các bộ phận khác để thực hiện các công tác đặc biệt do ban Giám đốc phân công. 2.2. Mô tả công việc của Trưởng Phòng Hành Chính tại công ty cổ phần tập đoàn INTIMEX: Tham mưu cho Ban lãnh đạo Công ty trong việc tổ chức thực hiện và kiểm soát công tác tổ chức cán bộ, quản lý lao động, tiền lương, chế độ chính sách, tuyển dụng đào tạo đối với người lao động theo đúng quy định của pháp luật lao động và quy chế, quy định của Công ty. Hoạch định chiến lược nguồn nhân lực theo kế họach kinh doanh từng thời điểm của Công ty, dự báo các yêu cầu về nguồn nhân lực của Công ty trong tương lai. Theo dõi, đánh giá tình hình nguồn nhân lực và đề xuất thực hiện các chính sách phát triển nguồn nhân lực. Tổ chức thực hiện và hoàn thiện các chế độ chính sách, nội quy, quy chế phù hợp cho từng thời điểm. Tiến hành định biên nhân sự cho các bộ phận trong công ty. Kiểm tra các báo cáo, công văn, tài liệu liên quan đến công tác hành chính. Trực tiếp quản lý công tác an ninh quốc phòng, bảo vệ trật tự, công tác lễ tân và văn thư lưu trữ của Công ty. Trực tiếp phụ trách tổ chức các cuộc họp, hội nghị, hội thảo, đón tiếp khách hàng, đối tác và tổ chức các chương trình thăm quan, du lịch... của Công ty. Hỗ trợ Bộ phận khác trong việc quản lý nhân sự và là cầu nối giữa BGĐ và Người lao động trong công ty. Hỗ trợ cho các bộ phận liên quan về công tác đào tạo nhân viên, cách thức tuyển dụng nhân sự… Hỗ trợ các phòng ban khác như phòng kinh doanh xuất khẩu , phòng tài chính kế toán ,phòng kinh tế tổng hợp… 2.3 Xây dựng các tiêu chí đánh giá hiệu suất công việc của trưởng phòng hành chính: 2.3.1Kỹ năng và hiểu biết công việc: + Đáp ứng đầy đủ các yêu cầu nghiệp vụ, chuyên môn và ngoại ngữ. + Thường xuyên học hỏi nâng cao nhận thức và nghiệp vụ 2.3.2 Khối lượng công việc: + Số lượng công việc giải quyết hàng kỳ. + Có bỏ sót phần việc nào không. 2.3.3 Chất lượng công việc : + Tham mưu chính xác , hợp lý + Hoạch định chiến lược tốt, mang lại hiệu quả cao + Khả năng hoàn thành các công visệc theo dõi đánh giá tình hình nguồn nhân lực, tổ chức thực hiện các chính sách trong công ty + Quá trình kiểm tra công tác hành chính , định biên nhân sự, tổ chức các cuộc họp hội nghị + Quản lý hồ sơ và báo cáo kết quả 2.3.4 Sáng kiến, sáng tạo: + Có sang kiến , sáng tạo khi gặp khó khăn. + Số lượng các sang kiến. + Tính hữu ích của sang kiến 2.3.5 Quan hệ và giao tiếp : + Quan hệ làm việc khó hay dễ. + Thái độ làm việc và tính hợp tác. + Đoàn kết và tương trợ đồng nghiệp. + Khả năng trình bày và truyền đạt thông tin. 2.3.6 Tác phong làm việc: + Thái độ , sự tôn trọng nội quy đơn vị và kỹ luật lao động. + Tính khẩn trương , tự giác , siêng năng.. + Bảo đảm tiến độ công việc. + Có nghị lực khi gặp công việc phức tạp khó khăn. 2.3.7 Độ tin cậy trong công tác + Ý thức trách nhiệm và sự tận tâm với công việc + Không để vi phạm nội quy kỷ luât. + Ý thức tiết kiệm và bảo vệ của công. + Trung thực, cẩn thận, luôn giữ được long tin đối với cấp trên , đồng nghiệp và nhân viên.(có ai phàn nàn, kêu ca). 2.3.8 Khả năng và trách nhiệm của người quản lý: + Khả năng tư duy và phán đoán. + Khả năng ra quyết định. + Khả năng lập kế hoạch và phân công lao động. + Khả năng thuyết phục và gương mẫu trước nhân viên. + Khả năng tổ chức , theo dõi và giám sát nhân viên thừa hành. + Khả năng đánh giá và động viên nhân viên. 2.4 Bảng đánh giá hiệu quả công việc. CÔNG TY CP INTIMEX VIỆT NAM CỘNG HOÀ Xà HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do – Hạnh phúc ---- –&— ---- TP.HCM, ngày 01 tháng 9 năm 2011. BẢNG ĐÁNH GIÁ CÔNG VIỆC QUÝ 3 NĂM 2011 Họ và tên: ĐẶNG VĂN HƯNG Phòng : Tổ chức hành chính Bộ Phân: Trưởng Phòng Tổ Chức Hành Chính CÁC CHỈ TIÊU ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ CÔNG VIỆC MỨC ĐỘ ĐÁNH GIÁ 1 (Không Hài Lòng) 2 (Bình Thường) 3 (Tốt) 4 (Rất Tốt) 5 (Tuyêt Vời) Ghi Chú 1.Khả năng tư chất cá nhân 1.1 Tư cách cá nhân, ý thức kỷ luật x 1.2 Gương mẫu trước nhân viên x 1.3 Tính liêm chính x 1.4 Khả năng đồng cảm x 1.5 Khả năng chịu đựng rủi ro x 2. Khả năng chuyên môn 2.1 Năng lực kỹ thuật chuyên môn x 2.2 Hiểu biết về ngề nghiệp, sang tạo x 2.3 Khả năng giao quyền quyết định cho nhân viên x 2.4 Khả năng giúp đỡ, khuyến khích nhân viên cải tiến phát triển x 3.Khả năng lãnh đạo 3.1 Khả năng phân tích , tư duy và hành động hướng về viễn cảnh tương lai x 3.2 Biết cho nhân viên tham gia thảo luận các mục tiêu x 3.3 Vững vàng trong việc ra quyết định x 4. Khả năng giao tiếp 4.1 Biết lắng nghe, có kinh nghiệm về vấn đề xã hội , con người. x 4.2 Cởi mở trong việc trao đổi thông tin mang tính xây dựng. x 4.3 Tài năng giáo dục, khuyến khích nhân viên phát triển tinh thần đồng đội x 4.4 Tính lạc quan thực tế x Tổng cộng điểm 0 0 0 44 25 Điểm Trung Bình: 4.60 Ghi chú: Thang điểm. Từ 4.81 trở lên Xuất sắc Từ 3.81 đên 4.80 Trên mức yêu cầu Tử 3.00 đến 3.80 Đạt yêu cầu Từ 2.00 đên 2.90 Dưới mức yêu cầu Từ 0.00 đên 1.99 Không Xếp Loại: Trên mức yêu cầu TP.HCM, ngày 01 tháng 9 năm 2011 Giám Đốc Nhân Sự Nguyễn Văn Tạc TP.HCM, ngày 01 tháng 9 năm 2011 Chủ tịch HĐQT, Tổng Giám đốc Đỗ Hà Nam CHƯƠNG 3 : ĐÁNH GIÁ ƯU NHƯỢC ĐIỂM CỦA PHƯƠNG PHÁP 3.1 Ưu nhược điểm của phương pháp. 3.1.1 Ưu điểm: Đưa ra đầy đủ các chỉ tiêu cần thiết để đánh giá hiệu suất công việc của một nhân viên nói chung và trưởng phòng hành chính nói riêng. Định lượng đánh giá năng lực thực hiên công việc của nhân viên giúp cho doanh nghiệp có thể dễ dàng so sánh, phân loại nhân viên. Làm rõ trách nhiệm và năng lực cũng như năng suất làm việc của nhân viên. Giúp cho nhân viên hiểu được điểm manh, điểm yếu trong công việc từ đó có quá trình điều chỉnh thích hợp, cố gắng rèn luyện tốt hơn. 3.1.2Nhược điểm: Phương pháp định lượng tốn thời gian và công sức rất nhiều . đòi hỏi người đánh giá phải khách quan, có tinh thần công tâm cao và đặc biệt là phải trung thực. Mặt khác đây là việc đánh giá cán bộ nên hệ thống chỉ tiêu còn chưa sát với tình hình thực tế làm việc . 3.1.3 Khắc phục nhược điểm : Ứng dụng công nghệ thông tin vào việc đánh giá để làm tăng tính minh bạch , đồng thời giúp công việc nhanh chóng , chính xác. Tập huấn cán bộ đánh giá nhiều lần , ở nhiều trường hợp khác nhau. Xây dựng hệ thống tiêu chí sát với thực tế, rõ ràng , cụ thể , hợp lý , có thể đo lường lột cách khách quan KẾT LUẬN Việc đánh giá hiệu suất công việc nằm trong các chuỗi hoạt động nhằm thu hút, duy trì và phát triển nguồn nhân lực được bao gồm trong một hệ thống quản lý và phát triển nguồn nhân lực được bao gồm trong một hệ thống quản lý và phát triển nguồn nhân lực trong thời gian dài. Hệ thống này cần phải được xây dựng thật chi tiết, khoa học và phù hợp với mô hình và văn hóa của doanh nghiệp mới đảm bảo tính hiệu quả. Nhờ nó mà người làm công tác quản lý tránh được các vấn đề như nguồn nhân lực cạn kiệt, tinh thần sa sút, sắp xếp nhân sự không hợp lý dẫn đến năng suất thấp, chi phí cao, chất lượng sản phẩm kém. Đánh giá đúng năng lực và kết quả thực hiên công việc tốt của nhân viên quyết định một phần không nhỏ sự thành công của một tổ chức,để làm được điều này thì việc xác định đúng các tiêu chí đánh giá hiệu suất công việc cũng không kém phần quan trọng. Các tiêu chí này cần phải được các doanh nghiệp quan tâm và thuờng xuyên sửa đổi, bổ sung nhằm có được các tiêu chí phù hợp, đánh giá chính xác công bằng nhằm thúc đẩy khuyến khích đội ngũ lao động của mình làm việc hiệu quả hơn, công ty phát triển theo xu hướng ổn định, bền vững. Tài liệu tham khảo: 1. Sách “Quản trị nguồn nhân lực “ của TSKH.Trần Kim Dung. 2. Sách “ Quản trị nhân sự “ của TS. Nguyễn Hữu Thân. 3. Sách “Quản trị nhân sự tổng thể “ Martin Hilb. 4. Slide bài giảng “Môn Quản Trị Nguồn Nhân Lực” của PGS.TSKH Phạm Đức Chính 4.