Đề tài Xây dựng chiến lược hoạt động mua hàng cho sản phẩm động cơ Vikyno – Vinappro tại doanh nghiệp tư nhân Hưng Phát

ư là 130.000.000đ nên chỉ kinh doanh ít mặt hàng như là: động cơ diesel Nhật đã qua sử dụng và các phụ tùng chà lúa, phụ tùng lò che đường, phụ tùng động cơ diesel Nhật… Tuy doanh nghiệp mới thành lập nhưng hoạt động kinh doanh khá tất bật do nhu cầu sử dụng động cơ khá cao. Nền nông nghiệp cũng đang phát triển mạnh giúp người nông dân có thể trang bị máy móc, thiết bị để phục vụ tốt cho hoạt động sản xuất. Đến tháng 02 năm 2002 doanh nghiệp tư nhân Hưng Phát dời trụ sỡ về số 68 đường Lê Lợi phường 2 Thành Phố Bến Tre do nhu cầu về diện tích mặt bằng tăng. Vốn đầu tư tăng lên 803.500.000đ nên mặc hàng kinh doanh được mỡ rộng thêm các động cơ diesel của Trung Quốc và đầu bơm nước, phụ tùng máy diesel Trung Quốc… Động cơ diesel của Trung Quốc cũng được nhiều người tiêu dùng chấp nhận tuy không tốt hơn động cơ của Nhật đã qua sử dụng, nhưng giá thấp hơn, mẩu mã mới hơn, đẹp hơn. Sau một thời gian nghiên cứu, nắm bắt được xu hướng thị trường, mặt hàng động cơ tăng, máy xăng bơm nước, máy cắt cây, máy cắt cỏ… cũng được doanh nghiệp kinh doanh. Với ưu điểm nhỏ gọn, dễ vận chuyễn, không gây ồn nên sản phẩm được người dân ưa chuộng. Doanh nghiệp ngày càng phát triển, cạnh tranh trên thị trường ngày càng gay gắt nên chi nhánh doanh nghiệp của doanh nghiệp Hưng Phát ra đời, vào tháng 05 năm 2009. Với mặc bằng rộng và giao thông thuận lợi nên chi nhánh được công ty TNHH MTV động cơ và máy nông nghiệp Miền Nam Vikyno – Vinappro ủy quyền làm đại lí tại tỉnh Bến Tre. Ngoài ra, doanh nghiệp còn làm đại lí độc quyền cho sản phẩm dây curoa truyền động Misuboshi của Nhật Bản. 1.1.3 Quy mô doanh nghiệp. 1.1.3.1 Quy mô kinh doanh. Doanh nghiệp tư nhân Hưng Phát có 2 cửa hàng và một kho hàng. Trụ sỡ chính: Địa chỉ: 68 Lê Lợi - phường 2 - Thành Phố Bến Tre Diện tích khoảng 240m2. Chi nhánh: Địa chỉ: 68 – 70 Nguyễn Đình Chiểu – phường 1 – Thành Phố Bến Tre. Diện tích khoảng 118m2. Kho hàng: Địa chỉ: 20 Hùng Vương – phường 1 – Thành Phố Bến Tre. Diện tích khoảng 130m2 1.1.3.2 Năng lực nhân sự. Tổng số lao động của doanh nghiệp là 7 người: Trong đó: Cán bộ quản lí: 02 người. Lao động trực tiếp: 05 người 1.1.3.3 Thị trường tiêu thụ. Thị trường tiêu thụ chủ yếu của doanh nghiệp tư nhân Hưng Phát là trong tỉnh Bến Tre vá các vùng lân cận. Các huyện Ba Tri, Thạnh Phú, Bình Đại là khách hàng thường xuyên củ doanh nghiệp do nhu cầu phục vụ cho công tác nuôi trồng thủy hải sản quanh năm. Loại hàng hóa mà các huyện này cần cung cấp như: máy bơm nước, bơm thổi khí và máy phát điện… Huyện Châu Thành, Chợ Lách thì có nhu cầu lớn về máy bơm nước về mùa mưa để đảm bảo cho thu hoạch ruộng vườn đạt hiệu quả cao. Quanh năm còn có nhu cầu về động cơ diesel phục vụ cho công trình xây dựng thay máy thủy, máy kéo… Cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp. 1.2.1 Sơ đồ tổ chức chung. GIÁM ĐỐC KẾ TOÁN VIÊN CÁN BỘ QUẢN LÝ (NHÂN VIÊN MUA HÀNG) NHÂN VIÊN SỬA CHỮA NHÂN VIÊN KINH DOANH 1.2.2 Chức năng từng bộ phận. 1.2.2.1 Giám đốc. Giám đốc chịu trách nhiệm trước phát luật về việc chấp hành luật pháp, các chính sách, chế độ của Nhà nước trong việc điều hành kinh doanh của doanh nghiệp. Thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ bão tồn vốn có tích lũy, không ngừng nâng cao hiệu quả kinh doanh, cải thiện đời sống vật chất tinh thần cho nhân viên trong đơn vị. Đảm bảo chính sách chế độ với người lao động, đúng quy đinh của Nhà nước và cam kết thỏa ước trong lao động tập thể. Điều hành toàn bộ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp đảm bảo tính khoa học, hợp lý, hiệu quả. Tạo điều kiện cho tổ chức chính trị xã hội hoạt động đúng theo phát luật. Quyết định giá mua, giá bán sản phẩm cho phù hợp với điều kiện kinh doanh của doanh nghiệp. Quyết định đơn giá lao động tiền lương, bổ nhiệm, miễn nhiệm các nhân viên trong doanh nghiệp. 1.2.2.2 Các bộ phận khác. Bộ phận kế toán thực hiện công tác kế toán thống kê và nghiệp vụ tài chính tỏng doanh nghiệp một cách khoa học, đúng pháp luật. Bộ phận cán bộ quản lý kiểm tra, kiểm soát các nhân viên sửa chữa và nhân viên kinh doanh. Giải quyết, điều hành các trường hợp bảo hành, mua bán trong trường hợp cần thiết. Kiểm kê lượng hàng bán ra trong ngày và số tiền thu về trong ngày rồi giao lại cho chủ doanh nghiệp. Ngoài ra cán bộ quản lý đảm nhận nhiệm vụ của nhân viên mua hàng. Nhân viên sửa chữa đảm nhận việc bảo hành máy cho khách hàng, chỉnh sửa máy mới trước khi giao hàng cho khách, vệ sinh động cơ đã qua sử dụng và các nghiệp vụ chuyên môn khác. Nhân viên kinh doanh phụ trách đón tiếp khách, giới thiệu sản phẩm và tư vấn loại hàng phù hợp với nhu cầu của khách hàng. Nếu khách đã đồng ý mua hàng thì xuất đơn bán hàng, giao hàng cho họ và thu tiền sản phẩm đó. Số tiền hàng bán được thì nhân viên kinh doanh sẽ giao lại cho cán bộ quản lý. Chức năng và nhiệm vụ của doanh nghiệp. 1.3.1 Chức năng. Là doanh nghiệp tư nhân nên mọi hoạt động của doanh nghiệp đè bị chi phối bởi Luật doanh nghiệp và Luật thương mại. Thu mua và ký kết hợp đồng địa lý từ nhà sản xuất sau đó cung cấp hàng hóa tại thị trường tỉnh Bến Tre. 1.3.2 Nhiệm vụ. Thực hiện các nhiệm vụ được giao trong nền kinh tế thị trường là vừa kinh doanh, vừa phục vụ và phải đảm bảo có lãi để tái sản xuất và hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế vào Ngân sách Nhà nước, đảm bảo đời sống vật chất và tinh thần cho mọi công nhân viên. Về cơ cấu tổ chức theo phương châm tinh, gọn, hiệu quả, từng thành viên phải dựa vào quyền hạn và trách nhiệm của mình để thực hiện nhiệm vụ được giao. Sản xuất kinh doanh có hiệu quả đảm bảo 4 lợi ích: lợi ích của doanh nghiệp, lợi ích của công nhân, lợi ích của Nhà nước, lợi ích người tiêu dùng. Tổ chức công tác kinh doanh của doanh nghiệp. 1.4.1 Tổ chức công tác kinh doanh. Do cơ cấu tổ chức chưa cao nên tổ chức công tác kinh doanh cũng còn đơn sơ. Cán bộ quản lý kiêm nhiệm vụ mua hàng và kiểm hàng, chịu sự chỉ đạo của Giám đốc. Hiện tại Doanh nghiệp tư nhân Hưng Phát có 2 cửa hàng kinh doanh: Tại trụ sở chính, doanh nghiệp kinh doanh và trưng bày các mặt hàng như: động cơ diesel đã qua sử dụng của Nhật, động cơ diesel Trung Quốc, động cơ xăng, máy bơm nước, máy phát điện các loại và phụ tùng của các động cơ trên, phụ tùng chà lúa, phụ tùng lò che đường, dây curoa truyền động, bạc đạn…Ngoài ra trụ sở chính là địa điểm trưng bày và địa lý độc quyền cho snar phẩm dây curoa Mitsuboshi của Nhật Bản. Chi nhánh của doanh nghiệp là đại lý cho công ty TNHH MTV động cơ và máy nông nghiệp miền nam nên đa số sản phẩm trưng bày là của thương hiệu này: động cơ diesel, động cơ xăng, máy phun thuốc, máy bơm nước, máy phát điện Vikyno, cụm hộp giảm tốc và phụ tùng của sản phẩm Vikyno – Vinappro… còn lại là các động cơ diesel đã qua sử dụng của Nhật, động cơ diesel Trung quốc, động cơ xăng Trung Quốc, máy cắt cây, máy cắt cỏ, phụ tùng các loại động cơ, bạc đạn…Công tác bảo hành cho sản phẩm của Vikyno – Vinappro được tiến hành tại đây. 1.4.2 Lĩnh vực hoạt động. Ký kết hợp đồng đại lý và làm hợp đồng kinh tế mua hàng hóa và phân phối lại các mặt hàng: máy nổ, máy phát điện, máy cắt cỏ, máy cắt cây, máy bơm nước, phụ tùng máy nổ, điện cơ, máy xay xát, lò che đường… Những thuận lợi, khó khăn và phương hướng phát triển. 1.5.1 Thuận lợi. Doanh nghiệp luôn vận dụng tiềm năng sẵn có của mình, tạo thành thế thuận lợi thúc đẩy doanh nghiệp phát triển, đồng thời khắc phục khó khăn, thiếu sót ảnh hưởng đến qua trình kinh doanh của doanh nghiệp. Dựa vào mối quan hệ giao tiếp rộng rãi và uy tín trong thương trường nên doanh nghiệp luôn có những khách hàng truyền thống, tìm được nhiều khách hàng mới và được khách hàng tin cậy. Thành viên trong doanh nghiệp luôn nhiệt tình, năng nổ trong công việc, nhạy bén với thị trường, nắm bắt nhu cầu khách hàng. Tinh thần đoàn kết, giúp đỡ nhau và quyết tâm giúp doanh nghiệp ngày càng phát triển. 1.5.2 Khó khăn. Sau khi mở thêm chi nhánh thì nguồn nhân sự trong doanh nghiệp còn thiếu nên gây ra nhiều khó khăn. Hầu hết các nhân viên tuyển vào đều phải đào tạo lĩnh vực chuyên môn cho họ nhưng nhân viên lành nghề vừa làm, vừa đào tạo cho nhân viên mới nên làm đình trệ công việc và hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Một số sản phẩm bị cạnh tranh gay gắt như: động cơ diesel của Trung Quốc, Dynamo và một số phụ tùng nông ngư cơ. Nguồn hàng có lúc cạn kiệt khi vào mùa vụ. Do một số sản phẩm mà doanh nghiệp làm đại lý mà chỉ được lấy của một nhà cung ứng nên nguồn hàng của nhà cung ứng có lúc không đủ đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp. Thời điểm nhu cầu của người tiêu dùng cao thì không đủ hàng đáp ứng, khi nhu cầu giảm thì hàng dư thừa. Doanh nghiệp phải chịu một khoản lãi suất do vốn chủ sở hữu không đủ chỉ cho vốn lưu động nên phải vay. 1.5.3 Phương hướng kinh doanh trong thời gian tới. Tiếp tục nghiên cứu, tìm kiếm thị trường mới. Tìm kiếm nguồn hàng phù hợp với nhu cầu thị trường, giá cả phải chăng, chất lượng cao và bảo đảm nguồn hàng luôn đáp ứng đủ nhu cầu thị trường. Doanh nghiệp luôn đặt chất lượng và uy tín lên hàng đầu. Cập nhật thường xuyên các sản phẩm công nghệ mới, có chất lượng cao, đảm bảo đáp ứng một cách tốt nhất nhu cầu của người tiêu dùng. CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP 2.1 Nội dung của nghiệp vụ mua hàng tại doanh nghiệp thương mại. 2.1.1 Khái niệm về mua hàng. Mua hàng là một hoạt dộng nghiệp vụ kinh doanh thương mại của doanh nghiệp thương mại, sau khi xem xét chào hàng, mẫu mã chất chất lượng hàng hóa, giá cả hàng hóa,doanh nghiệp thương mại cùng với đơn vị bán hàng, thỏa thuận điều kiện mua bán, giao nhận, thanh toán tiền bằng hợp đồng mua bán hàng hóa hoặc trao đổi bằng tiền. 2.2.2 Nội dung về nghiệp vụ mua hàng. 2.2.2.1 Nội dung về nghiệp vụ mua hàng. - Nghiên cứu nhu cầu mặt hàng của khách hàng. Mua hàng của doanh nghiệp thương mại phải nhằm mục đích là thỏa mãn nhu cầu của khách hàng, tức là phải bán được hàng. Bán hàng được nhanh, nhiều doanh nghiệp thương mại mới tăng lợi nhuận và sử dụng vốn kinh doanh có hiệu quả. Vì vậy nghiên cứu nhu cầu mặt hàng của khách hàng về quy cách, cỡ loại, số lượng, màu sắc, thời gian, địa điểm bán hàng, giá cả hàng hóa và dịch vụ là vấn đề đầu tiên và hết sức quan trọng đối với bộ phận mua hàng ở doanh nghiệp thương mại. Bộ phận mua về nhằm thỏa mãn nhu cầu của khách hàng nào, khối lượng, chất lượng hàng hóa mà khách hàng cần, thời gian, địa điểm cần hàng, tính tiên tiến của mặt hàng doanh nghiệp đang đáp ứng và xu hướng của khách hàng đối với mặt hàng mà doanh nghiệp kinh doanh. Các mặt hàng tiên tiến hơn, hiện đại hơn và hàng thay thế, cũng như sự đáp ứng nhu cầu trên thị trường của các đối thủ cạnh tranh…chỉ có thể nắm chắc được các thông tin trên, việc mua hàng mới tránh được sai lầm và khắc phục được hiện tượng lạc hậu về công nghệ và kiểu dáng, hàng bị ứ đọng, chậm tiêu thụ, giá cao không bán được, không đáp ứng đúng thời gian, đúng đại điểm… -Thiết lập mối quan hệ kinh tế - thương mại bằng hợp đồng kinh tế mua bán hàng hóa. Khi đã chọn đối tác phù hợp với yêu cầu và điều kiện của doanh nghiệp thương mại thì doanh nghiệp cần thiết lập mới quan hệ kinh tế - kỹ thuật – tổ chức – thương mại với đối tác để hai bên hợp tác, giúp đỡ lẫn nhau để thỏa mãn yêu cầu của mỗi bên. Yêu cầu của bên mua là khối lượng, cơ cấu hàng mua, chất lượng, quy cách, cỡ loại, mẫu mã, màu sắc, bao bì, đóng gói, địa điểm giao hàng, thời gian giao hàng, giá cả hàng mua và phương thức thanh toán…Yêu cầu của bên bán về khối lượng và cơ cấu hàng bán, chất lượng, nguyên phụ liệu, giá cả hàng hóa, phương thức giao nhận, kiểm tra hàng hóa. Có những đơn vị sản xuất có điều kiện sản xuất như đất đai, nhà xưởng, công nhân nhưng không có nguyên vật liệu, phụ liệu cũng như một số điều kiện để sản xuất như mẫu mã, công nghệ, thị trường tiêu thụ, bao bì…nếu có sự hợp tác các đối tác thì có thể tạo nguồn hàng phù hợp. Hai bên mua bán cần có sự thương thảo và ký kết với nhau bằng các hợp đồng mua bán hàng hóa. Hợp đồng kinh tế mua bán hàng hóa chính là cam kết của hai bên về quyền và nghĩa vụ của hai bên trong mối quan hệ trao đổi hàng hóa. Trong hợp đồng mua bán hàng hóa có những điều khoản về tên hàng, quy cách ký mã hiệu, nhãn hiệu, số lượng, giá cả, phẩm chất (điều kiện kỹ thuật), thời gian giao nhận, địa điểm giao nhận, phương thức thanh toán, điều kiện vận chuyển, bao bì, bốc dở…là những điều khoản không thể thiếu hai bên phải có trách nhiệm thực hiện đúng hợp đồng đã ký. -Kiểm tra hàng hóa và thực hiện đúng hợp đồng mua bán hàng háo. Để tạo sự tin tưởng lẫn nhau trong mua bán hàng hóa, hai bên có thể cho phép kiểm tra ngay từ khi hàng hóa được sản xuất ra, ở nơi đóng gói và ở các cơ sở giao hàng. Bên mua hàng hóa có thể cử người đến nơi sản xuất xem xét quy trình công nghệ, chất lượng hàng hóa và quy cách đóng gói…Việc kiểm tra nơi sản xuất và cơ sở giao hàng cho phép hai bên có sự tin tưởng lẫn nhau trong giao nhận và thanh toán. Việc kiểm tra chất lượng ở các cơ quan kiểm tra có thể chỉ kiểm tra xác suất theo mẫu. Việc thực hiện nghiêm túc các hợp đồng mua bán hàng hóa đã được ký kết là điều kiện quan trọng nhất đảm bảo sự đầy đủ, kịp thời và ổn định nguồn hàng, đồng thời cũng giúp cho đơn vị sản xuất có thị trường tiêu thụ vững chắc. 2.2.2.2 Xác định khối lượng hàng cần mua và phương pháp chọn thị trường mua bán. Xác định khối lượng hàng cần mua. Xác định đúng khối lượng hàng cần mua trong kỳ là vấn đề cực kỳ quan trọng đối với doanh nghiệp thương mại không bán được hết, hàng hóa bị ứ đọng, chậm tiêu thụ, vốn chậm thu hồi, nếu mua ít quá, doanh nghiệp thương mại bị đứt quãng không có hàng để bán, muốn có hàng ngay thì chi phí cho một lô hàng bổ sung thường cao, do đó doanh nghiệp sẽ không có lãi. Để xác định khối lượng hàng cần mua người ta dùng công thức sau: M = Xkh + Dch - Ddk Ở đây: M = Khối lượng cần mua tính theo từng loại trong kỳ kế hoạch (đơn vị hiện vật: tấn, m3…) Xkh = Khối lượng hàng hóa bán ra trong kỳ kế hoạch tính theo từng loại (đơn vị hiện vật: tấn…) Dck = Khối lượng hàng cần dự trữ ở cuối kỳ kế hoạch (đơn vị hiện vật: tấn…) Ddk = Khối lượng hàng cần dự trữ ở đầu kỳ kế hoạch (đơn vị hiện vật: tấn…) Phương pháp chọn thị trường cần mua và cần bán. Khi mua hàng phải chọn thị trường cần mua với giá hạ nhất, trong điều kiện chất lượng hàng hóa không thay đổi. Đó là mua ở thị trường có nhiều hàng hóa (hàng hóa phong phú), mua vào đúng mùa vụ thu hoạch rộ, mua khối lượng lớn (mua buôn) và khi bán cần chọn thị trường bán được giá cao nhất, bán ở những nơi khan hiếm hàng, ít hàng hoặc hàng hóa nghèo nàn, bán sớm trước vụ và bán lẻ tức là bán trực tiếp cho người tiêu dùng. Nếu gọi: Py là đơn giá mua hàng tại thị trường Y Px là đơn giá bán hàng tai thị trường X Ta sẽ tính được TR có thể kiếm được do việc kinh doanh hàng hóa: TR = (Px – Py). Q Ở đây, TR lớn hay nhỏ phụ thuộc vào hai yếu tố: + Chênh lệch H = (Px – Py) cao hay thấp. Có 3 trường hợp: H=0, H0. Hai trường hợp đầu ta nên loại bỏ không nên mua vì giá ở thị trường bán bằng và thấp hơn giá ở thị trường mua. Trường hợp thứ ba H>0 ta tính tiếp: + H.Q>0. Sau khi trừ chi phí vận chuyển, chi phí trả lãi tiền vay ngân hàng (nếu khoản mua này phải vay ngân hàng); chi phí trượt giá (do lạm phát); chi phí hao hụt; chi phí quản lý; chi phí đóng thuế và mua bảo hiểm, nếu thấy có lãi thì quyết định mua. (Có thể tính cả chi phí cho phương thức thanh toán khoản tiền hàng mua bán). Việc tính toán cho cả một khối lượng hàng (Q) cũng tương tự như tính cho một đơn vị hàng hóa (nếu chi phí trên chia cho đơn vị hàng hóa phải chịu). 2.2 Các hình thức và mua hàng của doanh nghiệp thương mại. Hoạt động mua hàng ở doanh nghiệp thương mại có nhiều hình thức khác nhau do đặc điểm, tính chất của các mặt hàng của từng ngành hàng khác nhau quyết định. Dưới đây là các hình thức mua hàng chủ yếu nhất: 2.2.1 Mua theo đơn đặt hàng và hoạt động mua hàng. Đơn đặt hàng (còn gọi tắt là đơn hàng) là việc xác định các yêu cầu cụ thể mặt hàng về số lượng, chất lượng, quy cách, cỡ loại, màu sắc…và thời gian gioa hàng mà người mua (doanh nghiệp thương mại) lập và gửi cho người bán (nhà sản xuất kinh doanh hoặc doanh nghiệp thương mại khác). Để có hàng hóa thích hợp với khối lượng, cơ cấu và đúng thời gian yêu cầu, dựa vào mối quan hệ kinh doanh sẵn có hoặc thông qua chào hàng của các hàng sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp thương mại sau khi khảo sát, điều tra, thăm dò và đánh giá chất lượng hàng hóa, doanh nghiệp thương mại phải lập đơn hàng và đặt hàng với các đơn vị nguồn hàng đã được lựa chọn (doanh nghiệp sản xuất - kinh doanh, doanh nghiệp xuất nhập khẩu…). Đơn hàng là yêu cầu cụ thể mặt hàng cần nhập hàng của doanh nghiệp thương mại. Các yêu cầu cụ thể mặt hàng là tên hàng, ký mã hiệu, nhãn hiệu, quy cách, cỡ loại, màu sắc…số lượng, trọng lượng theo đơn vị tính (hiện vật, giá trị); theo tiêu chuẩn kỹ thuật mặt hàng, chất lượng, bao bì, giá cả, thời gian giao hàng…mà người ta không thể nhầm lẫn sang mặt hàng khác được. Nếu cùng nhóm mặt hàng có nhiều quy cách, cỡ loại khác nhau thì có thể lập thành bảng kê chi tiết từng danh điểm mặt hàng với số lượng và thời gian giao hàng tương ứng. Khi lập đơn hàng cần phải hoán triệt các yêu cầu sau đây: - Lựa chọn mặt hàng và đợt mua loại hàng phải phù hợp với nhu cầu của khách hàng về số lượng, chất lượng, quy cách, màu sắc, cỡ loại…và thời gian giao hàng. - Phải nắm vững khả năng mặt hàng đã có hoặc có thể mua được ở doanh nghiệp thương mại. - Phải tìm hiểu kỹ đối tác về chất lượng mặt hàng, trình độ tiên tiến của mặt hàng, công nghệ chế tạo mặt hàng, giá thành và giá bán của đối tác và khai thác đến mức cao nhất khả năng đáp ứng của đơn vị nguồn hàng. - Phải yêu cầu chính xác về chất lượng, số lượng của từng danhh điểm mặt hàng và thời gian giao hàng bởi vì mọi sai sót về chất lượng, số lượng, quy cách, màu sắc, cỡ loại…đều dẫn đến tình trạng thừa, thiếu, ứ đọng, chậm tiêu thụ và việc khắc phục nó phải mất thời gian và phải chi phí tốn kém. Đơn hàng thường là một căn cứ để ký kết vào hợp đồng mua bán hàng hóa. Đối với loại hàng hóa có nhiều quy cách, màu sắc, cỡ loại khác nhau thì đơn hàng là bảng liệt kê theo danh điểm mặt hàng và được kèm với hợp đồng kinh tế như bản phụ lục hợp đồng để hai bên ký kết và thực hiện việc giao nhận hàng hóa. Mua hàng theo đơn đặt hàng và hợp đồng mua bán hàng hóa là hình thức chủ động, có kế hoạch trong việc tạo hàng của doanh nghiệp thương mại. Nó đảm bảo sự ổn định chắc chắn cho cả người sản xuất (nguồn sản xuất) và đơn vị kinh doanh. Nó là hình thức mua bán có sự chuẩn bị trước, một hình thức văn minh, khoa học. Vì vậy, doanh nghiệp thương mại cần quan tâm, theo dõi, kiểm tra, giúp đỡ và hợp tác chặt chẽ với các đơn vị nguồn hàng để thực hiện đúng đơn hàng và hợp đồng mua bán đã ký kết. 2.2.2 Mua hàng không theo hợp đồng mua bán. Trong quá trình kinh doanh, tìm hiểu thị trường và khảo sát thị trường nguồn hàng, có những loại hàng hóa doanh nghiệp thương mại kinh doanh, có nhu cầu của khách hàng, giá cả phải chăng, doanh nghiệp thương mại có thể mua hàng không theo hợp đồng mua bán ký trước. Mua hàng theo hình thức mua bán đứt đoạn, mua bằng quan hệ hàng – tiền, hoặc quan hệ hàng – hàng. Đây là hình thức mua hàng trên thị trường không có kế hoạch trước, mua không thường xuyên, thấy rẻ thì mua…Với hình thức mua hàng này, người mua hàng phải có trình độ kỹ thuật, nghiệp vụ mua hàng thông thạo¸phải có kinh nghiệm và đặc biệt chú ý kiểm tra kỹ mặt hàng về số lượng, chất lượng, quy cách, cỡ loại, màu sắc, kỳ hạn sử dụn, phụ tùng…để đảm bảo hàng mua về có thể bán được. 2.2.3 Mua hàng qua đại lý. Ở những nơi tập trung nhiều nguồn hàng, doanh nghiệp có thể đặt mạng lưới thu mua trực tiếp. Ở những khu vực nguồn hàng nhỏ lẻ, không tập trung, không thường xuyên doanh nghiệp thương mại có thể mua hàng thông qua đại lý. Tùy theo tính chất, kỹ thuật và đặc điểm của mặt hàng thu mua, doanh nghiệp thương mại có thể chọn các đại lý theo các hình thức đại lý độc quyền, đại lý rộng rãi hoặc đại lý lựa chọn. Mua hàng qua đại lý thì doanh nghiệp thương mại không phải đầu tư cơ sở vật chất nhưng doanh nghiệp thương mại cần phải giúp đỡ điều kiện vật chất cho đại lý thực hiện việc thu mua và giúp đỡ, huấn luyện cả về kỹ thuật – nghiệp vụ. Doanh nghiệp thương mại phải ký kết hợp đồng với đại lý, xác định rõ quyền lợi và trách nhiệm của đại lý. Quyền lợi và trách nhiệm của bên giao đại lý (doanh nghiệp thương mại), đặc biệt chú ý đến số lượng, chất lượng, giá cả hàng hóa thu mua được và trả thù lao cho bên đại lý. 2.2.4 Nhận bán hàng ủy thác và bán hàng ký gởi. Doanh nghiệp thương mại có mạng lưới bán hàng rộng rãi, quy mô lớn hoặc có cả bộ phận xuất khẩu hàng hóa ra nước ngoài, có thể nhận bán hàng ủy thác và bán hàng ký gửi. Về thực chất, hàng ủy thác và hàng ký gửi là loại hàng thuộc sở hữu của đơn vị khác. Các đơn vị đó không có điều kiện bán hàng cho khách hàng nên ủy thác theo hợp đồng ủy thác hoặc ký gửi cho doanh nghiệp thương mại bán hàng cho khách hàng. Doanh nghiệp thương mại bán hàng ủy thác theo hợp đồng ủy thác và khi bán được hàng nhận được phí ủy thác. Doanh nghiệp thương mại bán hàng ký gửi theo điều lệ nhận hàng ký gửi và khi bán được hàng được hưởng tỉ lệ phí ký gửi. Như vậy, khi nhận bán hàng ủy thác hoặc bán hàng ký gửi, doanh nghiệp thương mại có thêm các nguồn hàng mới, phong phú hơn, đáp ứng được nhu cầu đa dạng, nhiều vẻ của khách hàng, tận dụng được cơ sở vật chất và lao động ở doanh nghiệp thương mại, đồng thời lôi kéo được nhiều doanh nghiệp đến với doanh nghiệp. 2.2.5 Gia công đặt hàng và bán nguyên vật liệu, thu mua thành phẩm. Gia công đặt hàng là hình thức bên đặt gia công có nguyên vật liệu giao cho bên nhận gia công thực hiện việc gia công thực hiện việc gia công hàng hóa theo yêu cầu và giao hàng cho bên đặt gia công. Bên nhận gia công được hưởng phí gia công, bên đặt gia công có hàng hóa để bán cho khách hàng trên thị trường. Nội dung của gai công đặt hàng trong thương mại gồm: sản xuất, chế biến, chế tác, sữa chữa, tái chế, lắp ráp, phân loại, đóng gói hàng hóa theo yêu cầu và bằng nguyên liệu, vật liệu của bên đặt gia công (Điều 129 – Luật Thương Mại). Gia công đặt hàng là một hình thức tạo nguồn hàng của doanh nghiệp thương mại. Doanh nghiệp thương mại có tiến hành gia công đặt hàng thì doanh nghiệp thương mại mới có nguồn hàng phù hợp với nhu cầu của thị trường và mới đảm bảo kinh doanh có hiệu quả. Thông thường, việc gia công đặt hàng được thực hiện bằng hợp đồng gia công. Hợp đồng gia công xác định quyền, nghĩa vụ của bên nhận gia công và đặt gai công. Hai bên phải thực hiện đầy đủ quyền và nghĩa vụ theo hợp đồng đã ký. Bán nguyên vật liệu thu mua thành phẩm là hình thức tạo nguồn hàng chủ động hơn của người sản xuất. Người sản xuất mua nguyên vật liệu và tiến hành sản xuất ra hàng hóa và ký hợp đồng bán hàng hóa do người đã bán nguyên vật liệu cho mình. Quan hệ giữa bán nguyên vật liệu và mua thành phẩm vẫn có nhưng đã có sự độc lập hơn giữa người sản xuất và người cung ứng nguyên vật liệu. Về chất lượng hàng hóa sản xuất ra, mẫu mã, màu sắc, quy cách…đều do nhà sản xuất phải chịu trách nhiệm, người mua chỉ mua những hàng hóa đủ tiêu chuẩn kỹ thuật, quy cách, mẫu mã, màu sắc…theo hợp đồng bán hàng hóa đã ký. Bán nguyên vật liệu và thu mua thành phẩm cũng phải được xác lập bằng hợp đồng mua bán nguyên vật liệu và mua bán hàng hóa. Với hình thức này nhà sản xuất chủ động hơn và có lợi hơn. Người kinh doanh thương mại (mua hàng hóa) không phải lo nguyên vật liệu, kiểm tra, kiểm soát ở người sản xuất nhưng lợi nhuận thu được sẽ không cao như hình thức gia công đặt hàng. 2.2.6 Tự sản xuất khai thác hàng hóa. Để chủ động trong tổ chức tạo nguồn hàng, khai thác các nguồn lực và thế mạnh của doanh nghiệp thương mại, cũng như đa dạng hóa hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp thương mại có thể tự tổ chức các xưởng (xí nghiệp) sản xuất ra hàng hóa để cung ứng cho khách hàng. Đầu tư vào lĩnh vực sản xuất đòi hỏi doanh nghiệp thương mại phải có nguồn vốn lớn, phải chú trọng đến các yếu tố sản xuất – kỹ thuật – công nghệ, nguyên vật liệu, phụ liệu… Doanh nghiệp thương mại có thể bắt đầu tổ chức những xưởng sản xuất nhỏ, sau đó phát triển nâng dần lên quy mô trung bình và lớn. Doanh nghiệp thương mại cũng có thể mua lại các doanh nghiệp sản xuất nguồn hàng không có hiệu quả, tái cơ cấu và đầu tư để trở thành xí nghiệp trực thuộc tạo nguồn hàng cho mình. Doanh nghiệp thương mại cũng có thể tự tổ chức khai thác nguồn hàng hóa để đáp ứng nhu cầu cho thị trường. Khai thác các nguồn tài nguyên thiên nhiên sẵn có ở địa phương, ở những vùng doanh nghiệp thương mại hoạt động kinh doanh và có điều kiện khai thác cho phép, doanh nghiệp thương mại sẽ làm phong phú thêm nguồn hàng của mình, vừa thỏa mãn nhu cầu tối đa của khách hàng, vừa thay thế được hàng nhập khẩu, vừa có giá cả phải chăng và doanh nghiệp thương mại chủ động phát triển được nguồn hàng của mình. Một ví dụ về vấn đề này: có doanh nghiệp cung ứng phân bón hóa học cho nông nghiệp, khi phát hiện ở địa phương có dòng song bị lấp hiện có khối phân bùn rất lớn, doanh nghiệp thương mại đã tổ chức khai thác chế biến thành phân vi sinh cung ứng cho khách hàng. Có doanh nghiệp thương mại cung ứng dây điện, cáp điện nhập khẩu, trong khi đó doanh nghiệp thương mại lại cung ứng cả đống cả cao su, cả hạt nhựa…Doanh nghiệp thương mại đã tổ chức xưởng sản xuất dây điện, cáp điện cung ứng cho khách hàng với chất lượng không kém hàng ngoại nhập và gía thành lại thấp hơn do đó hạ được gía bán cho khách hàng và được khách hàng hoan nghênh. Như vậy, với doanh nghiệp thương mại có nguồn vốn dồi dào, có nguồn nguyên vật liệu, có các nguồn lực có thể tự sản xuất, khai thác nguồn hàng để có thể đưa vào kinh doanh. Đầu tư vào sản xuất, khai thác thì doanh nghiệp thương mại có nguồn hàng vững chắc, vừa đảm bảo lợi ích của người sản xuất, vừa đảm bảo lợi ích của người kinh doanh, doanh nghiệp thương mại hiểu biết sản xuất hơn. Tuy nhiên đầu tư vào sản xuất, khai thác, đòi hỏi nguồn vốn lớn, vòng quay vốn dài, sinh lợi chậm và đặc biệt phải có hiểu biết về công nghệ mới tiên tiến, hiện đại và xu hướng phát triển của nó. 2.3 Chính sách mua hàng. 2.3.1 Mục tiêu mua hàng. - Mục tiêu chi phí: doanh nghiệp mua hàng đảm bảo soa cho chi phí thấp. - Mục tiêu chất lượng: doanh nghiệp mua hàng hóa đảm bảo chất lượng. - Mục tiêu an toàn: hàng hóa mua về phải đảm bảo sự an toàn. 2.3.2 Lựa chọn nhà cung ứng. Một nhà cung ứng Ưu điểm: Quan hệ dễ dàng. Dễ quản lý và giám sát. Giảm chi phí vận chuyển. Nhược điểm: Gây khó khăn cho doanh nghiệp. Không an toàn. Không có sự so sánh, độc quyền. Hàng hóa không đa dạng. Phụ thuộc vào nhà cung ứng, mất tính cạnh tranh. Nhiều nhà cung ứng - Có quyền lựa chọn, có sự cạnh tranh giữa các nhà cung ứng về giá cả, chất lượng, giá cả, khuyến mãi, giao hàng, vận chuyển… - An toàn trong kinh doanh. Nguyên tắc lựa chọn nhà cung ứng trong doanh nghiệp thương mại: + Không hoàn toàn lệ thuộc vào nhà cung ứng mà phải có sự lựa chọn tối ưu từ nhiều nhà cung ứng khác nhau. + Theo dõi, nắm bắt thường xuyên tình hình tài chính, khả năng cung ứng và khả năng sản xuất của nhà cung ứng hàng hóa. 2.3.3 Lựa chọn nhân viên giao hàng. Nhân viên mua hàng giỏi phải đảm bảo các nguyên tắc sau: - Kiến thức phong phú. - Năng động, tỉnh táo. - Có khả năng giao tiếp. - Am hiểu được ngành hàng và khách hàng. 2.4 Quá trình mua hàng. Tìm và lựa chọn nhà cung ứng Đánh giá kết quả Theo dõi – kiểm tra – giao hàng – nhận hàng Nhu cầu mua hàng 2.5 Các nguyên tắc đảm bảo mua hàng có hiệu quả. - Không bỏ tiền vào một túi. - Luôn giữ thế chủ động trước nhà cung ứng. - Phải đảm bảo hợp lý về quyền lợi giữa người mua và nhà cung cấp. CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG VỀ HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG CHO SẢN PHẨM VIKYNO – VINAPPRO TẠI DOANH NGHIỆP TƯ NHÂN HƯNG PHÁT 3.1 Đôi nét về công ty TNHH MTV động cơ và máy nông nghiệp Miền Nam (SVEAM). Hiện nay, SVEAM có khoảng 40 trung tâm gia công CNC và trên 400 thiết bị máy móc phục vụ sản xuất. Trong đó có nhiều thiết bị đo kiểm hiện đại như máy đo 3 chiều, máy đo độ bong bề mặt, máy đo profile răng, máy đo bề dày lớp sơn xi mạ. Năng lực sản xuất của SVEAM đạt 45.000 động cơ/năm và trang thiết bị phục vụ nông nghiệp là 25.000 máy/năm. Nhằm không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm, nâng cao năng suất cũng như bảo vệ môi trường. Công ty đã liên tục đầu tư mua sắm máy móc hiện đại, thiết bị chuyên dụng, xây dựng và duy trì hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 và hệ thống quản lý môi trường ISO 14001:2004. Với sản phẩm phong phú, đa dạng, chất lượng cao và ổn định, SVEAM đã thiết lập được hệ thống đại lý bán hàng rộng khắp cả nước (05 tổng đại lý với trên 200 đại lý trải khắp ba miền Bắc – Trung – Nam). Trên thị trường nước ngoài, sản phẩm của SVEAM đã có mặt tại hơn 20 quốc gia ở Châu Á, Châu Phi, Trung Mỹ và Trung Đông như: Malaysia, Philippine, Lào, Indonesia, Thái Lan, Singapore, Nhật Bản, Myanmar, Hàn Quốc,… Nhằm đa dạng hóa sản phẩm, SVEAM đã liên tục nghiên cứu, chế tạo thành công nhiều loại động cơ thế hệ mới có công suất mạnh, nhỏ gọn, kiểu dáng đẹp, hiện đại, mức tiêu hao nhiên liệu thấp như: RV125-2, RV145-2, RV165-2, RV320… Với những thành tích đạt được trong những năm qua, SVEAM đã được Nhà nước, Chính phủ và các ban ngành tặng thưởng nhiều huân chương, danh hiệu cao quý như: Huân chương lao động hạng nhất (2004), Danh hiệu anh hung lao động thời kỳ đổi mới (2005), Huân chương độc lập hạng 3 (2008), giải thưởng hàng Việt Nam chất lượng cao, thương hiệu bạn nhà nông… Vikyno – Vinappro là công ty chuyên: - Sản xuất kinh doanh các loại máy nổ từ 5 đến 30 mã lực theo công nghệ tiên tiến của Nhật Bản, các loại máy công tác phục vụ nông lâm ngư nghiệp và phụ tùng thay thế. - Gia công và xuất khẩu các sản phẩm cơ khí theo đơn đặt hàng trong và ngoài nước. - Dịch vụ hậu mãi và chăm soc khách hàng chu đáo. Các sản phẩm của Vikyno đều phù hợp tiêu chuẩn quản lý chất lượng quốc tế ISO 9001:2000 do tổ chức DNV cấp. 3.2 Ký kết hợp đồng đại lý cho sản phẩm Vikyno – Vinappro. Căn cứ vào Bộ Luật thương mại số 36/2005/QH11 ngày 14 tháng 06 năm 2005 của nước Cộng Hòa Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam. Căn cứ vào nhu cầu và khả năng của hai bên. Hôm nay, ngày 01 tháng 06 năm 2009 tại văn phòng công ty TNHH MTV Động cơ & Máy nông nghiệp miền nam (Vikyno – Vinappro), chúng tôi gồm có: BÊN A: CÔNG TY TNHH MTV ĐỘNG CƠ & MÁY NÔNG NGHIỆP MIỀN NAM (VIKYNO & VINAPPRO) Giấy phép kinh doanh số 4704000708 do Sở KH&ĐT tỉnh Đồng Nai cấp ngày 18/12/2008. Mã số thuế: 360013309369 Đại diện là Ông: NGUYỄN VĂN VŨ Chức vụ: Tổng Giám Đốc Tài khoản: 0121.000000.325 tại Ngân hàng Ngoại Thương Tỉnh Đồng Nai Địa chỉ: Khu phố I, phường Bình Đa, Tp.Biên Hòa, tỉnh Đồng Nai. Điện thoại: 0613.837138 Fax: 0613.837224 BÊN B: CHI NHÁNH DOANH NGHIỆP TƯ NHÂN HƯNG PHÁT Mã số thuế: 1300227483002 Đại diện là Ông:VĂN VINH Chức vụ: Giám Đốc Địa chỉ: 68 Nguyễn Đình Chiểu, phường 1, Tp.Bến Tre, tỉnh Bến Tre. Điện thoại: 075.3500392 Fax: 075.3829659 Sau khi trao đổi, hai bên thống nhất ký kết hợp đồng ký gởi sản phẩm với các điều khoản sau: ĐIỀU 1: MẶT HÀNG, SỐ LƯỢNG VÀ GIÁ CẢ Bên A đồng ý ký gởi cho bên B các sản phẩm do bên A sản xuất với quy cách, chủng loại, số lượng, giá cả như hai bên đã thỏa thuận. Ghi chú: Bên A sẽ thông báo ngay cho bên B khi có thay đổi giá cả sản phẩm và sẽ áp dụng giá bán tại thời điểm thay đổi giá. ĐIỀU 2: TRÁCH NHIỆM CỦA BÊN A Giao hàng cho bên B đúng theo chất lượng sản phẩm của VIKYNO & VINAPPRO, hàng mới 100%. Giao hàng tại kho bên A theo địa chỉ ghi trên. Hỗ trợ bên B trưng bày sản phẩm. ĐIỀU 3: TRÁCH NHIỆM CỦA BÊN B Bên B phải thanh toán cho bên A 30% trên tổng giá trị lô hàng ký gởi. Tổ chức trưng bày, quảng cáo, bán hàng và bảo quản số sản phẩm ký gởi của bên A. Hướng dẫn khách hàng sử dụng theo đúng chỉ dẫn của bên A. Tiếp thu ý kiến khách hàng về chất lượng sản phẩm và phản ánh cho bên A. Định kỳ kiểm kê hàng tháng và báo cáo cho bên A số lượng hàng đã bán ra trong tháng. ĐIỀU 4: PHƯƠNG THỨC THANH TOÁN Bên B phải thông báo cho bên A ra hóa đơn và thanh toán trị giá sản phẩm bán ra trong vòng 05 (năm) ngày kể từ ngày bán. Bên B thanh toán cho bên A bằng chuyển khoản. ĐIỀU 5: ĐIỀU KHOẢN BẢO HÀNH Bên A sẽ giao kèm theo mỗi sản phẩm một cách hướng dẫn sử dụng nêu rõ đặc tính kỹ thuật và cách sử dụng của sản phẩm để bên B giao cho khách hàng khi bán máy. Bên B sẽ đại diện cho bên A công việc bảo hành cho khách hàng. Sauk hi bảo hành bên B thực hiện các thủ tục theo biểu mẫu bên A cung cấp để được hoàn phụ tùng hoặc chi phí thực hiện. Trường hợp máy hỏng do người sử dụng không thực hiện đúng theo nguyên tắc trong sách hướng dẫn sử dụng thì bên B sẽ sữa chữa cho người sử dụng và chịu hoàn toàn phí tổn. ĐIỀU 6: ĐIỀU KHOẢN CHUNG Hai bên có trách nhiệm thực hiện đúng các điều khoản đã thỏa thuận trong hợp đồng này. Trong trường hợp có vấn đề phát sinh hai bên sẽ bàn bạc và thống nhất biện pháp giải quyết bằng văn bản. Nếu bên nào vi phạm hợp đồng thì sẽ bồi thường cho phía bên kia theo quy định của pháp luật hiện hành. Hợp đồng lập thành 3 bản, bên A giữ 02 bản, bên B giữ 01 bản có giá trị như nhau và có hiệu lực từ ngày ký. ĐẠI DIỆN BÊN B ĐẠI DIỆN BÊN A Giám Đốc Tổng Giám Đốc VĂN VINH NGUYỄN VĂN VŨ 3.3 Các loại hàng của doanh nghiệp. Doanh nghiệp tư nhân Hưng Phát là doanh nghiệp chuyên kinh doanh máy nổ, nông ngư cơ, máy cắt cỏ, máy cắt cây, máy phát điện, phụ tùng chà lúa, dây curoa…và nhiều mặt hàng khác. Ngoài ra doanh nghiệp tư nhân Hưng Phát là đại lý cho sản phẩm động cơ Vikyno – Vinappro. Đa số mỗi tỉnh thành đều có một đại lý chiếm đóng nên không có tình trạng cạnh tranh cùng một loại mặt hàng. Tuy nhiên, sản phẩm Vikyno – Vinappro cũng phải cạnh tranh với các mặt hàng khác như máy của Trung Quốc hoặc là máy Nhật đã qua sử dụng. Sản phẩm của Trung Quốc rất được người tiêu dùng lựa chọn do giá vừa túi tiền và nhiều mẫu mã, nhãn hiệu nhưng lại khó sử dụng, không bền, mức tiêu hao nhiên liệu cao và không được bảo hành. Động cơ Nhật đã qua sử dụng thì rất bền, không hao nhiên liệu, dễ sử dụng nhưng cũng chỉ là máy cũ, không có xuất xứ, không được bảo hành, dễ bị mua nhằm hàng kém chất lượng. Đối với sản phẩm của Vikyno & Vinappro thì khác, khách hàng có thể mua được hàng chính hãng tại các đại lý trong mỗi tỉnh thành. Động cơ được kiểm tra kỹ trước khi xuất xưởng, hàng có bảo hành, mức tiêu hao nhiên liệu thấp, bền bỉ và mạnh mẽ. Chính vì vậy, sản phẩm Vikyno & Vinappro là mặt hàng chiến lược giúp doanh nghiệp cạnh tranh trên thị trường. 3.4 Kế hoạch mua hàng của doanh nghiệp. 3.4.1 Xác định lượng hàng cần mua. Dựa vào khối lượng hàng hóa bán ra trong kỳ kế hoạch, khối lượng hàng cần dự trữ cuối kỳ kế hoạch và khối lượng hàng dự trữ còn lại đầu kỳ kế hoạch để ta xác định khối lượng hàng cần mua trong kỳ. Doanh nghiệp tư nhân Hưng Phát là đại lý cho sản phẩm Vikyno – Vinappro tại tỉnh Bến Tre nên nguồn hàng mà doanh nghiệp cần dự trữ phải đầy đủ. Tùy thuộc vào từng thời điểm mà khối lượng hàng mua hàng khác nhau (thời điểm được xác định như phần 3.4.2). BẢNG THỐNG KÊ SỐ LƯỢNG SẢN PHẨM VIKYNO – VINAPRRO NHẬP TRONG 5 THÁNG ĐẦU NĂM 2010 Thời điểm nhập sản phẩm Chủng loại ĐVT Số lượng Tháng 01/2010 Động cơ xăng 168F Cái 7 Động cơ xăng168F-2 Cái 3 Động cơ diesel DS 80 Cái 3 Động cơ diesel DS 80R Cái 1 Động cơ diesel D S105 Cái 2 Động cơ diesel R V70 Cái 1 Động cơ diesel R V80 Cái 1 Động cơ diesel RV 125-1N Cái 1 Động cơ diesel RV 125-2 Cái 1 Động cơ diesel RV 125-2N Cái 2 Động cơ diesel RV 145-2 Cái 2 Động cơ diesel RV 165-2 Cái 1 Động cơ diesel RV 195 Cái 1 Động cơ diesel RV 320H Cái 2 Động cơ diesel EV 2600N Cái 3 Động cơ diesel EV 2600-NA Cái 3 Máy phun thuốc MPT 768 Bộ 4 Máy phun thuốc MPT 900A Bộ 10 Tháng 02/2010 Động cơ diesel RV 125-2 Cái 4 Động cơ diesel EV 2600N Cái 2 Động cơ diesel EV 2600NA Cái 3 Máy phun thuốc MPT 768 Bộ 2 Máy bơm nước diesel Bộ 1 Máy bơm nước xăng 168F Bộ 6 Hộp giảm tốc Cái 10 Tháng 03/2010 Động cơ xăng 168F Cái 4 Động cơ diesel DS 160R Cái 5 Động cơ diesel RV 125-1 Cái 1 Động cơ diesel RV 125-2 Cái 3 Động cơ diesel RV 145-2 Cái 2 Động cơ diesel EV 2600-N Cái 3 Máy phát điện MF5-LDE Bộ 4 Máy phát điện MF10-LDE Bộ 2 Máy phát điện MF5+RV125-2N Bộ 4 Máy phát điện MF3X-L Bộ 2 Máy bơm nước xăng 168 Bộ 2 Tháng 04/2010 Động cơ diesel DS 80 Cái 3 Động cơ diesel DS 130 Cái 2 Động cơ diesel RV 125-1 Cái 4 Động cơ diesel RV 125-2 Cái 3 Máy phát điện MF3X-L Bộ 4 Máy phát điện MF5+RV125-2N Bộ 4 Tháng 05/2010 Động cơ xăng 168F Cái 2 Động cơ diesel DS 80 Cái 5 Động cơ diesel DS 80R Cái 5 Động cơ diesel DS 130 Cái 1 Động cơ diesel RV 70 Cái 2 Động cơ diesel RV 70N Cái 2 Động cơ diesel RV 125-1 Cái 1 Động cơ diesel RV 125-2 Cái 1 Động cơ diesel RV 145-2 Cái 4 Động cơ diesel RV 165-2 Cái 3 Động cơ diesel EV 2600-NA Cái 2 Máy phát điện MF3X-L Bộ 3 Máy phát điện MF5+RV125-2N Bộ 9 3.4.2 Các loại hàng hóa cần mua. Các loại hàng hóa mà doanh nghiệp cần mua tủy thuộc vào từng thời vụ của người tiêu dùng mà chủng loại hàng hóa Vikyno – Vinappro nhập vào khác nhau. Thời điểm mùa vụ của từng loại hàng hóa như: - Vào tháng 1 – tháng 4, theo nhu cầu của người dân thì mặt hàng bơm nước, máy phát điện bán chạy hơn so với thời điểm khác. - Từ tháng 6 – tháng 10, trong giai đoạn làm vườn, ruộng thì nhu cầu về động cơ xới, máy cắt cây, máy cắt cỏ, máy phun thuốc, bơm nước…tăng cao. - Đến tháng 11 – 12, do nhu cầu tu sửa, làm mới ghe, tàu nên mặt hàng hộp số thủy, máy thủy, động cơ diesel hút hàng hơn cả. Theo cơ sở đó, doanh nghiệp có thể tạo được nguồn hàng phù hợp với nhu cầu thị trường, tạo điều kiện tốt nhất cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. 3.4.3 Thị trường mục tiêu của doanh nghiệp. Thị trường tiêu thụ chủ yếu của doanh nghiệp tư nhân Hưng Phát là trong tỉnh Bến Tre và các vùng lân cận. Các huyện Ba Tri, Thạnh Phú, Bình Đại là khách hàng thường xuyên củ doanh nghiệp do nhu cầu phục vụ cho công tác nuôi trồng thủy hải sản quanh năm. Loại hàng hóa mà các huyện này cần cung cấp như: máy bơm nước, bơm thổi khí và máy phát điện… Huyện Châu Thành, Chợ Lách thì có nhu cầu lớn về máy bơm nước về mùa mưa để đảm bảo cho thu hoạch ruộng vườn đạt hiệu quả cao. Quanh năm còn có nhu cầu về động cơ diesel phục vụ cho công trình xây dựng thay máy thủy, máy kéo… 3.5 Các hình thức mua hàng của doanh nghiệp. 3.5.1 Mua theo đơn đặt hàng và hợp đồng mua bán hàng hóa. Khi khách hàng có nhu cầu cao, mua số lượng nhiều thì doanh nghiệp phải nắm được loại sản phẩm, số lượng, thời gian giao hàng mà khách hàng cần. Doanh nghiệp phải liên hệ trực tiếp với nhà cung cấp để bảo đảm lượng hàng cung ứng là phù hợp. Doanh nghiệp thỏa thuận giá và thời gian giao hàng cho khách, nếu đã thỏa thuận xong thì doanh nghiệp tiến hành làm hợp đồng mua bán. Tiến hành đặt hàng với nhà cung ứng. Kiểm tra mẫu mã, quy cách, màu sắc…trước khi giao cho khách. 3.5.2 Mua hàng không theo hợp đồng mua bán. Áp dụng cho những mặt hàng mà trên thị trường khá dồi dào, ít có sự biến động về giá…Cần xác định rõ lượng hàng mình mua để có thể đáp ứng nhu cầu thị trường, đảm bảo sao cho không quá thừa và không thiếu. Để làm được như vậy người mua hàng phải có kinh nghiệm để đảm bảo hàng mau về có thể bán được. 3.6 Chính sách mua hàng của doanh nghiệp. 3.6.1 Mục tiêu mua hàng. Doanh nghiệp ít tốn thời gian mục tiêu mua hàng. Bởi vì, snar phẩm Vikyno & Vinappro là sản phẩm đã có sẵn thương hiệu mà doanh nghiệp lại là địa lý cho công ty TNHH MTV động cơ và máy nông nghiệp miền nam. Tuy nhiên, bảo đảm cho nguồn hàng của doanh nghiệp thì việc tìm them nhà cung ứng khác với giá rẻ và có chính sách sau bán hàng tốt cũng không thể thiếu. 3.6.2 Lựa chọn nhà cung ứng. Các tiêu chí để lựa chọn nhà cung ứng của doanh nghiệp như sau: 3.6.2.1 Giá cả. Gía rẻ luôn là tiêu chí hàng đầu của doanh nghiệp. 3.6.2.2 Chất lượng hàng hóa. Hàng hóa chất lượng phải tốt, đảm bảo đúng quy cách, mẫu mã, màu sắc quy định. (giới thiệu tiêu chuẩn kỹ thuật một và sản phẩm đang kinh doanh) 3.6.2.3 Phương thức thanh toán. Vào đầu kỳ, nếu doanh nghiệp lấy hàng thì phải trả cho nhà cung ứng 30% giá trị tổng lượng hàng mà mình lấy và khi doanh nghiệp thông báo cho nhà cung ứng ra hóa đơn và thanh toán trị giá sản phẩm đã bán ra trong vòng 05 (năm) ngày kể từ ngày bán. Phương thức thanh toán sử dụng là chuyển khoản. 3.6.2.4 Phương thức nhận hàng và vận chuyển. Doanh nghiệp mua hàng chủ yếu qua điện thoại hoặc fax. Nhà cung ứng sẽ giao hàng tại kho nhà cung ứng. Sau đó, công ty vận tải sẽ chuyển hàng đến doanh nghiệp bằng xe tải. Chi phí vận chuyển do doanh nghiệp chi trả. 3.6.3 Quy trình đánh giá nhà cung ứng. 3.6.3.1 Mục đích. - Tìm kiếm nhà cung ứng sao đảm bảo cho hàng hóa nhập về phù hợp theo các nhu cầu của doanh nghiệp về quy cách, cỡ loại, màu sắc, mẫu mã… - Đảm bảo hàng hóa luôn đáp ứng đủ nhu cầu của người tiêu dùng trên thị trường tỉnh Bến Tre. 3.6.3.2 Nội dung. a. Nhận yêu cầu tìm kiếm của nhà cung ứng. Nhu cầu tìm kiếm nhà cung ứng cho doanh nghiệp phát sinh trong các trường hợp sau: - Tìm mặt hàng mới cho công ty. - Nhà cung ứng trước đó không còn cung ứng cho doanh nghiệp nữa. - Theo yêu cầu khác của chủ doanh nghiệp. - Nhân viên mua hàng chịu trách nhiệm tiếp nhận hoặc chủ động đề xuất các yêu cầu về tìm nhà cung ứng cho doanh nghiệp. b. Xác định tiêu chí đánh giá nhà cung ứng. Nhân viên mua hàng phải chịu trách nhiệm xây dựng bản tiêu chuẩn đánh giá nàh cung ứng và giao cho chủ doanh nghiệp. Tiêu chuẩn đánh giá nhà cung ứng bao gồm và không giới hạn trong các nội dung sau: - Tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm cung cấp. - Phương thức giao hàng. - Điều kiện về hóa đơn. - Điều kiện thanh toán. - Gía cả sản phẩm mua vào hợp lý. - Mức độ đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm. - Khả năng cung ứng về số lượng. - Bảo hành. c. Thu thập thông tin về nhà cung ứng. Tìm kiếm thông tin nhà cung ứng: Thông tin về nhà cung ứng có thể thu thập từ các nguồn như sau: Thông tin quảng cáo trên truyền thông, truyền hình, báo chí… Catalogue chào hàng của nhà cung ứng. Trực tiếp liên hệ tại cơ sở nhà cung ứng. Sự giới thiệu của các đơn vị có liên quan. Thu thập bộ hồ sơ nhà cung ứng: Nhân viên mua hàng có trách nhiệm thu thập đủ bộ hồ sơ nhà cung ứng bao gồm và không hạn chế các nội dung sau: - Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. - Catalogue giới thiệu công ty, hàng hóa, dịch vụ. - Bảng báo giá. - Dự thảo hợp đồng. Ngoài ra, nhân viên mua hàng cũng có trách nhiệm xác minh nguồn hàng, cơ sở vật chất, cách thức trưng bày, chất lượng sản phẩm và phương thức phục vụ khách hàng của công ty. d. Ký hợp đồng. Nếu chủ doanh nghiệp đã phê duyệt, nhân viên mua hàng phải cùng với nhân viên mua hàng thảo lại bản hợp đồng và làm thủ tục ký hợp đồng như quy định. Hồ sơ đánh giá nhà cung ứng do nhân viên mua hàng lưu giữ. e. Khảo sát giá trên thị trường. Nhân viên mua hàng phải thực hiện khảo sát trên thị trường trong các trường hợp sau: - Khảo sát định kỳ: 1 tháng 1 lần. Đối với nhà cung ứng và các đại lý khác để đảm bảo hàng hóa doanh nghiệp bán ra luôn hợp lý. - Khi nhà cung cấp báo giá tăng. - Khi nguồn hàng bắt đầu khan hiếm hay đang trong thời vụ. 3.7 Quá trình mua hàng của doanh nghiệp. Doanh nghiệp khi cần mua hàng thì phải thực hiện các quy trình sau: - Nhân viên xác định loại hàng, số lượng hàng cần mua. - Tìm kiếm và lựa chọn nàh cung ứng (nếu như chưa có xác định nhà cung ứng). - Lập đơn đặt hàng và chuyển cho nhà cung ứng. - Xác định thời gian nhận hàng và kiểm tra hàng hóa được giao. - Thanh toán chi phí mua hàng và chi phí vận chuyển. 3.8 Nguyên tắc mua hàng của doanh nghiệp. Doanh nghiệp luôn đặt uy tín lên hàng đầu. Vì vậy hàng của doanh nghiệp cần phải luôn đảm bảo là hàng thật, chất lượng thật, giá cả phù hợp, vận chuyển dễ dàng. Mua hàng phải đảm bảo sao cho khách hàng luôn hài lòng về chất lượng, mẫu mã, màu sắc, quy cách… 3.9 Tiêu chuẩn và nhiệm vụ của nhân viên bán hàng. 3.9.1 Tiêu chuẩn nhân viên mua hàng - Trình độ học vấn / chuyên môn: có bằng 12/12 trở lên. - Có trình độ B vi tính trở lên. - Có kiến thức tốt về sản phẩm doanh nghiệp kinh doanh. - Khả năng giao tiếp tốt. - Tác phong nhanh nhẹn, sức khỏe tốt, trung thực, cẩn thận. 3.9.2 Nhiệm vụ nhân viên giao hàng - Nhận phiếu yêu cầu mua hoặc bảo hành cho sản phẩm của doanh nghiệp. - Tìm nhà cung ứng, lấy báo giá, lựa chọn nhà cung ứng cho doanh nghiệp. - Kiểm tả nguồn hàng tgrong doanh nghiệp và đảm bảo cho nguồn hàng luôn đáp ứng đủ nhu cầu của khách hàng. - Thực hiện công tác mua hàng khi nguồn hàng thiếu hụt. - Một số công việc khác… CHƯƠNG 4: NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ. 4.1 Nhận xét. Qua qúa trình thực tập tại Doanh nghiệp tư nhân Hưng Phát đã giúp em học hỏi và tiếp thu được phần nào về tình hình hoạt động của doanh nghiệp. Sau đây là những nhận xét của em về hoạt động của doanh nghiệp: Những ưu điểm phát huy: -Doanh nghiệp có các thành viên luôn năng nổ, nhiệt tình với công việc, nhạy bén với thị trường. Kiến thức nhân viên về hàng hóa của doanh nghiệp khá cao, trình độ kỹ thuật chuyên môn cũng đáp ứng vừa đủ những yêu cầu doanh nghiệp đưa ra. -Doanh nghiệp luông quan tâm chặt chẽ về tình hình tài chính, đó là thước đo mức độ kinh doanh của công ty. Nguồn vốn lưu động luôn đủ để phục vụ cho công tác mua hàng đảm bảo cho việc kinh doanh diễn ra liên tục. -Hiện công ty có rất nhiều nhà cung ứng đảm bảo đủ nguồn hàng cho hoạt động kinh doanh diễn ra liên tục. -Mặt hàng của doanh nghiệp luôn đa dạng và phong phú về giá cả và chất lượng là điều kiện thuận lợi cho khách hàng lựa chọn. Bên cạnh đó, dù giá cả của sản phẩm Vikyno & Vinappro tương đối cao nhưng phù hợp với khả năng tài chính của người tiêu dùng và đi đôi với chất lượng. Ngoài ra thương hiệu Vikyno & Vinappro đã được nhiều người biết đến và ưa chuộng. Đây cũng là mặt hàng chiến lược để doanh nghiệp cạnh tranh trên thị trường thông qua việc làm đại lý cho sản phẩm này. Những khuyết điểm cần khắc phục: -Nguồn nhân lực còn thiếu nên doanh nghiệp chưa thể khai thác hết khả năng kinh doanh của mình và làm chậm trễ quá trình mua bán khi lượng khách hàng đông. -Lượng vốn vay còn lớn trong tổng số vốn đầu tư nên tiền lãi doanh nghiệp phải trả là khá lớn, tương ứng thì lợi nhuận của doanh nghiệp cũng giảm đáng kể. Chính vì vậy, doanh nghiệp cần phải sử dụng nguồn vốn vay sao cho có hiệu quả nhất. Và phải có giải pháp để thay dần lượng vốn vay bằng vốn chủ sở hữu. 4.2 Kiến nghị. 4.2.1 Kiến nghị đối với doanh nghiệp Xây dựng nguồn nhân sự tinh, gọn, hiệu quả. Nâng cao trình độ chuyên môn của các nhân viên trong doanh nghiệp. Lắng nghe và tiếp thu ý kiến của người tiêu dùng về các mặt hàng của doanh nghiệp để biện pháp tích cực để đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Hoạt động kinh doanh trên thị trường luôn cạnh tranh gay gắt nên doanh nghiệp phải luôn có chiến lược cạnh tranh linh hoạt. Kinh doanh thêm những mặt hàng phụ kiện kèm theo để tạo điều kiện thuận lợi cho người mua và tăng thu nhập cho doanh nghiệp. Cụ thể như: phụ tùng máy xăng, máy cắt cỏ, máy cắt cây… 4.2.2 Kiến nghị đối với nhà cung ứng Khả năng đáp ứng lượng hàng còn kém trong những thời điểm trọng yếu của thời vụ nên làm cho doanh nghiệp đình trệ hoạt động kinh doanh. Nhà cung ứng cũng nên tạo nguồn hàng đầy đủ tránh trường hợp có khách nhưng không có hàng đáp ứng. Sản xuất thêm nhiều nhiều sản phẩm có công nghệ tiên tiến để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của người tiêu dùng. Đa dạng hóa sản phẩm để tạo thêm nhiều cơ hội lựa chọn và phù hợp với khả năng tài chính của khách hàng. Giúp doanh nghiệp tạo mối quan hệ với nhà cung ứng sản phẩm Vikyno & Vinappro ở các miền khác đồng cấp để đảm bảo cho nguồn hàng không bị thiếu hụt do ảnh hưởng của nhà cung ứng hiện thời. 4.2.3 Kiến nghị đối với khách hàng. Đóng góp ý kiến về sản phẩm cho doanh nghiệp, tao điều kiện cho doanh nghiệp biết được nhu cầu về sản phẩm để tìm kiếm nguồn hàng cho phù hợp. Tìm hiểu kỹ về sản phẩm mà họ có nhu cầu trước khi mua, tránh trường hợp mua nhằm rồi mang đổi lại làm ảnh hưởng tới hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Nên lựa chọn nhà cung ứng có uy tín, cung ứng các sản phẩm có chất lượng tốt. KẾT LUẬN Trong xã hội hiện nay, một doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển thì trước hết phải trải qua quá trính chọn lựa sản phẩm một cách chặc chẽ và hợp lý. Có như vậy doanh nghiệp mới có thể đứng vững trên thị trường hiện nay, và hiện nay doanh nghiệp tư nhân Hưng Phát đã có thể lựa chọn được loại sản phẩm và có những chiến lược phù hợp cho hoạt động mua hàng, từ đó có thể cung cấp và đáp ứng nhu cầu cho người tiêu dùng tốt hơn. Hoạt động mua hàng cho sản phẩm động cơ Vikyno-Vinappro đã góp phần không nhỏ vào kết quả kinh doanh của doanh nghiệp tư nhân Hưng Phát. Qua thời gian thực tập và nghiên cứu đề tài, em đả học hỏi được nhiều kinh nghiệm về thực tiễn để củng cố cho các kiến thức đã học ở trường. Tuy đã cố gắng rất nhiều nhưng do trình độ, năng lực và thời gian có hạn nên bài báo cáo không tránh khỏi thiếu xót. Kính mong được sự góp ý của cô để bái báo cáo được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ của các anh chị trong doanh nghiệp, cùng cô hướng dẫn thực tập, đã tạo điều kiện cho em hoàn thành bài báo cáo này. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn. TÀI LIỆU THAM KHẢO Quản trị doanh nghiệp (Phạm Vũ Luân 1995). Các tài liệu của doanh nghiệp tư nhân Hưng Phát. Quản trị học (NXB Văn Hóa). Các tài liệu khác qua truyền thông báo chí. MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VỂ DOANH NGHIỆP TƯ NHÂN HƯNG PHÁT KẾT LUẬN 32 TÀI LIỆU THAM KHẢO .33